BAB IV PEMBAHASAN
IV.1
Evaluasi Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
merupakan salah satu dari unsur pengendalian internal. Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Struktur juga menunjukkan hierarki dan struktur wewenang organisasi, serta memperlihatkan hubungan pelaporannya. Fungsi-fungsi pekerjaan para karyawan harus dibagi-bagi diantara mereka dan para pekerja yang memiliki fungsi-fungsi yang saling berkaitan lazimnya mempunyai bidang kerja yang sama dan merupakan sebuah unit kerja. Efisiensi dari arus kerja tergantung pada berhasilnya pemaduan berbagai unit di dalam organisasi yang bersangkutan. Dengan terspesialisasinya suatu pekerjaan maka tingkat kesalahan dan ketidaktelitian dapat dikurangi. Struktur organisasi yang ada di PT. Arezda Purnama Loka sudah cukup baik. Hal ini diperlihatkan dengan adanya beberapa divisi yang mempunyai fungsi, serta tanggung jawab yang berbeda. Untuk mengevaluasi pengendalian internal pada struktur organisasi, maka diperlukan keterkaitan fungsi-fungsi yang saling berhubungan di dalam menjalankan penjualan tunai dan penerimaan kas yang sedang berjalan didalam perusahaan tersebut, serta fungsi-fungsi apa saja yang harus dipisahkan agar tidak terjadi penyelewengan. Beberapa fungsi yang sudah mendapat pemisahan yang baik dan telah memenuhi kriteria diantaranya adalah sebagai berikut: 77
1.
Fungsi Penjualan (proses pesanan penjualan) terpisah dari Fungsi Penerimaan Kas Pada sistem penjualan dan penerimaan kas pada PT. Arezda Purnama Loka, fungsi penjualan (proses pesanan penjualan) dilakukan oleh Bagian Penjualan. Sedangkan fungsi penerimaan pembayaran (kas) dilakukan oleh Bagian Keuangan. Hal tersebut sudah mencerminkan adanya pengendalian internal yang baik.
2.
Fungsi Penjualan terpisah dari Fungsi Akuntansi Pada sistem penjualan dan penerimaan kas pada PT. Arezda Purnama Loka, fungsi akuntansi dilakukan oleh bagian Bagian Keuangan sedangkan fungsi penjualan dilakukan oleh Bagian Penjualan. Hal tersebut sudah mencerminkan sebuah pengendalian internal yang baik, karena dalam suatu pengendalian internal yang baik harus terdapat pemisahan diantara fungsifungsi yaitu pemisahan antara fungsi yang melakukan operasi penjualan dengan fungsi yang mencatat operasi penjualan.
3.
Fungsi Gudang terpisah dari Fungsi Pengiriman Penjualan dan penerimaan kas yang terdapat pada PT. Arezda Purnama Loka, menunjukkan bahwa fungsi gudang yang mempunyai fungsi mengurusi persediaan yang terdapat didalam gudang terpisah dengan fungsi pengiriman yang dilakukan oleh Bagian Ekspedisi. Dengan adanya pemisahan antara fungsi gudang dan pengiriman, maka hal tersebut sudah mencerminkan adanya pengendalian internal yang baik.
4.
Fungsi Pemasaran terpisah dari Fungsi Penerimaan Kas Fungsi pemasaran dilakukan oleh Bagian Pemasaran sedangkan fungsi penerimaan pembayaran (kas) dilakukan oleh Bagian Keuangan. Hal tersebut 78
sudah mencerminkan sebuah pengendalian internal yang baik, karena terdapat pemisahan diantara fungsi yang melakukan operasi penjualan dengan fungsi yang menerima penghasilan atas hasil penjualan tersebut.
Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan oleh penulis masih ada beberapa kelemahan yang terdapat pada sistem penjualan dan penerimaan kas PT. Arezda Purnama Loka. Antara lainnya adalah sebagai berikut: 1.
Fungsi yang mencatat kas belum terpisah dengan fungsi yang menerima kas. Kondisi Pada sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang terdapat pada PT. Arezda Purnama Loka, fungsi akuntansi yang mencatat dan yang membuat Bukti Tanda Terima kas masih di kelola oleh bagian yang sama yaitu Bagian Keuangan, untuk fungsi yang melakukan penerimaan kas juga masih dilakukan oleh bagian yang sama yaitu Bagian Keuangan. Kriteria Menurut Mulyadi (2001) fungsi yang mencatat kas tidak boleh digabungkan dengan fungsi penerimaan kas, untuk menghindari kemungkinan penggunaan catatan akuntansi untuk menutupi kecurangan yang dilakukan oleh karyawan. Jika fungsi yang mencatat kas digabungkan dengan fungsi penerimaan kas, timbul kemungkinan fungsi penerimaan kas menggunakan kas yang diterima dari debitur untuk kepentingannya sendiri dan menutupi kecurangan tersebut dengan memanipulasi catatan piutang. Seharusnya fungsi yang menerima kas terpisah dengan fungsi yang melakukan pencatatan atas kas yang diterima. Dimana fungsi yang menerima kas dilakukan oleh Kasir dan pencatatan dilakukan oleh Bagian Keuangan yaitu 79
Manajer Keuangan. Sebab Tidak adanya pemisahan fungsi yang menerima kas dengan yang mencatat kas, dikarenakan perusahaan hanya membagi Bagian Keuangan menjadi dua fungsi. Yaitu fungsi penerimaan dan fungsi pengeluaran dan bukan sebagai fungsi kasir dengan fungsi akuntansi. Jadi fungsi penerimaan bertugas dalam melakukan penerimaan kas serta mencatat kas masuk dan fungsi pengeluaran yaitu mengeluarkan kas serta mencatat kas keluar. Akibat Hal ini dapat mengakibatkan penyelewengan dalam melakukan penerimaan kas, karena dilakukan oleh orang yang sama, serta membuka kesempatan bagi karyawan untuk melakukan kecurangan dalam mengubah catatan akuntansi untuk menutupi kecurangan yang dilakukannya. Salah satunya adalah dengan melakukan penundaan pencatatan penerimaan kas, dan menggunakan uang kas tersebut untuk kepentingan pribadinya. Selain itu kemungkinan lainnya yang dapat terjadi adalah bisa saja jumlah kas yang diterima lebih besar daripada jumlah kas yang dicatat, dan juga mengakibatkan tidak adanya saling crosscheck dalam melakukan pekerjaan sehingga keterandalan data dan keakuratan data akuntansi menjadi kurang. Rekomendasi Penulis mengusulkan agar Bagian Keuangan diberikan staf finance dan dibagi menjadi dua bagian, yaitu Kasir dan Bagian Akuntansi dimana fungsi Kasir adalah melakukan penerimaan kas masuk serta pengeluaran kas keluar dan fungsi Bagian Akuntansi adalah melakukan pencatatan atas kas masuk dan kas keluar. Dengan adanya pemisahan fungsi ini, maka dapat mengurangi tindakan 80
penyelewengan dan penggelapan uang kas perusahaan serta penyalahgunaan penggunaan uang kas oleh staf bagian penerimaan untuk kepentingan pribadi serta adanya saling cross check antara Kasir dengan Bagian Akuntansi sehingga sehingga data akuntansi akan terjamin ketelitian dan keandalannya. 2.
Tidak adanya departemen Internal Auditor pada perusahaan Kondisi Dalam pelaksanaan kegiatan operasinya perusahaan tidak mempunyai Departemen Internal Audit sendiri yang merupakan departemen independen yang bertugas untuk memeriksa dan menilai tugas-tugas yang dilakukan oleh masing-masing bagian. Hasil pekerjaan yang dilakukan oleh para manajer dan bagian-bagian hanya diperiksa dan diawasi oleh satu bagian yaitu Direktur. Perusahaan tidak melakukan pemeriksaan terhadap setiap bagian. Kriteria Firman Syarif (2004) mengatakan bahwa, hampir semua perusahaan besar menerapkan fungsi internal audit untuk melihat sejauh mana masing-masing bagian dalam perusahaan tersebut mematuhi kebijaksanaan dan prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya. Divisi pengawasan internal ini berada di dalam dan ada di bawah serta langsung bertanggungjawab pada manajemen puncak. Sebab Hal ini terjadi karena perusahaan merasa tidak perlu membentuk suatu departemen internal audit sendiri dengan alasan kepercayaan pada karyawan dan ada pertimbangan lainnya yang harus dikeluarkan apabila membentuk suatu departemen baru. Akibat Akibat yang dapat terjadi adalah munculnya penyimpangan dan kecurangan 81
yang dilakukan oleh karyawan atau bahkan oleh suatu departemen yang sulit untuk ditemukan. Selain itu, dengan tidak adanya departemen internal auditor, manajer atau kepala bagian dapat dengan mudah menutupi penyimpangan atau kecurangan yang dilakukan oleh bawahannya atau bahkan oleh dirinya sendiri. Rekomendasi Pihak manajemen perlu mempertimbangkan adanya suatu pengendalian terhadap kegiatan perusahaan dengan membentuk suatu departemen internal audit yang merupakan bagian yang independen dalam memeriksa dan menilai tugas-tugas yang dilakukan oleh masing-masing bagian, tidak hanya Bagian Keuangan saja yang diperiksa tetapi seluruh bagian. Meskipun biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan perlu menjadi pertimbangan, namun dengan adanya departemen internal audit, pengendalian atau pelaksanaan dan pertanggungjawaban kegiatan perusahaan akan lebih baik sehingga kekayaan perusahaan akan terjamin dan data akuntansi akan terjamin ketelitian serta keandalannya. Pertanggungjawaban departemen ini langsung kepada pimpinan perusahaan yaitu direktur dengan demikian direktur dapat mengetahui apakah operasi perusahaan telah dijalankan dengan baik. 3.
Fungsi penagihan belum terpisah dengan fungsi yang menerima kas Kondisi Dalam melaksanakan kegiatan operasional perusahaan sehari-hari, kegiatan penagihan terhadap pelanggan dilakukan oleh Bagian Keuangan yaitu manajer keuangan berdasarkan dokumen yang diperoleh dari Bagian Penjualan dan Bagian Ekspedisi. Dan bagian yang melakukan penerimaan pembayaran (kas) juga masih dilakukan oleh bagian yang sama yaitu Bagian Keuangan yaitu manajer keuangan. 82
Kriteria Menurut Mulyadi (2001), untuk dapat menciptakan pengendalian internal, fungsi penagihan yang bertanggung jawab untuk menagih dan menerima cek atau uang tunai dari debitur harus dipisahkan dari fungsi penerimaan kas yang bertanggungjawab untuk melakukan endorsement (memberikan tanda tangan di belakang cek) dan menyetorkan cek dan uang tunai hasil penagihan ke rekening giro perusahaan di bank. Sebab Tidak adanya pemisahan fungsi yang menerima kas dengan yang melakukan penagihan, dikarenakan perusahaan tidak membagi tugas penagihan dan penerimaan pembayaran (kas). Pendelegasian tugas penagihan dan penerimaan kas sepenuhnya diberikan kepada Bagian Keuangan. Akibat Penyelewengan dalam proses penerimaan kas dapat terjadi dan dapat dilakukan oleh orang yang sama, karena karyawan yang bersangkutan mendapat celah untuk melakukan kecurangan dan dapat sekaligus menutupi catatan akuntansi yang dilakukannya. Salah satunya cara yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan penundaan pencatatan penerimaan kas, dan menggunakan uang kas tersebut untuk kepentingan pribadinya. Selain itu kemungkinan lainnya yang dapat terjadi adalah nilai piutang yang telah ditagih dan diterima tidak dihapuskan dari daftar piutang, atau jumlah uang yang diterima lebih besar dari pada jumlah piutang yang dihapuskan. Rekomendasi Penulis mengusulkan agar Bagian Keuangan yang memiliki tugas menerima pembayaran (kas) dari pelanggan dipisahkan dengan tugas melakukan 83
penagihan. Untuk bagian penerimaan dapat diberikan kepada Kasir, sedangkan untuk penagihan dapat tetap diberikan kepada Bagian Keuangan yaitu manajer keuangan. Hal ini bertujuan agar jumlah uang yang ditagih oleh manajer keuangan dan jumlah uang yang diterima oleh Kasir langsung dapat disesuaikan. Selain itu kemungkinan untuk dapat terjadinya kecurangan menjadi sangat kecil karena jumlah uang yang ditagih manajer kuangan langsung masuk ke Kasir.
Berdasarkan hasil evaluasi tersebut, penulis memberikan usulan atas struktur organisasi yaitu:
84
85
IV.2
Evaluasi Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada PT. Arezda Purnama
Loka sudah cukup baik, tetapi sebagai perusahaan trading yang masih dalam tahap berkembang, PT. Arezda Purnama Loka juga tidak luput dari kekurangankekurangan akan penerapan suatu prosedur sistem akuntansi, diantaranya adalah: 1.
Bagian Penjualan melakukan penjualan kredit tanpa adanya prosedur analisa kredit Kondisi Pada saat Bagian Penjualan akan melakukan penjualan secara kredit, pengecekan terhadap status kredit pelanggan tidak dilakukan sebelum penjualan dilaksanakan. Bagian Penjualan dapat menolak permintaan dari pelanggan, tetapi itu hanya dalam keadaan apabila bagian PPC Pabrik tidak dapat memenuhi permintaan pelanggan. Sehingga
bukan penolakan atas
pertimbangan status kredit pelanggan, karena penetapan jangka waktu kredit dan pemberian reward ditentukan sepenuhnya oleh Bagian Penjualan sesuai dengan hasil negosiasi dengan calon pelanggan tersebut. Kriteria Menurut James A.Hall (2007), bagian yang mengotorisasi transaksi harus terpisah dengan bagian yang memproses transaksi. Dalam siklus pendapatan, departemen kredit harus terpisah dari seluruh proses, sehingga otorisasi formal untuk transaksi merupakan aktivitas yang independen. Pentingnya pemisahan ini jelas mengingat adanya konflik potensial dalam tujuan antara karyawan pemasaran dengan organisasi. Seringkali kompensasi untuk staf penjualan di dasarkan pada penjualan mereka. Untuk mencapai tujuan pribadi mereka memaksimalkan penjualan, staf pemasaran mungkin tidak mempertimbangkan 86
kelayakan kredit dari calon pelanggan. Departemen kredit, yang bertindak sebagai kelompok otorisasi indepanden, mendeteksi pelanggan yang beresiko dan menghalangi keputusan penjualan yang tidak mendukung dan tidak bertanggung jawab (h. 245) Mengacu pada pendapat James A.Wall tersebut, setiap kali Bagian Penjualan akan melakukan penjualan secara kredit, seharusnya dilakukan pemeriksaan atas status kredit pelanggan, dimana peninjauan status tersebut dapat diketahui dari jumlah piutang yang dicatat oleh Bagian Administrasi didalam file transaksi piutang. Sehingga prosedur pemberian status kredit dapat diberikan oleh Bagian Keuangan yaitu oleh manajer keuangan. Jadi otorisasi pemberian kredit bukan lagi dilakukan oleh Bagian Penjualan, melainkan oleh Bagian Keuangan. Sebab Hal ini dapat terjadi karena perusahaan lebih mengutamakan kepercayaan terhadap pelanggan. Selain itu, perusahaan merasa bahwa apabila Bagian Penjualan menerapkan prosedur analisa kredit untuk pelanggan yang sudah lama, hal ini juga akan cukup memakan waktu dan memperlamban proses penjualan. Perusahaan berasumsi bahwa transaksi penjualan dapat langsung dilakukan pada pelanggan lama tanpa harus melakukan analisa kredit. Hal tersebut diberlakukan karena mengingat hubungan dengan pelanggan yang sudah terjalin cukup lama. Akibat Hat tersebut dapat mengakibatkan keterlambatan pembayaran oleh para pelanggan. Dan hal yang lebih buruk yang dapat terjadi adalah, tanpa adanya prosedur penilaian kredit besar risiko yang dapat timbul adalah penjualan yang 87
tidak tertagih. Selain itu menumpuknya jumlah piutang dapat mengakibatkan jumlah modal kerja menjadi tidak efektif. Rekomendasi Penulis mengusulkan sebaiknya perusahaan menetapkan limit kredit sesuai dengan kondisi pelanggan dan syarat pembayaran. Otorisasi kredit dapat didelegasikan kepada Bagian Keuangan yaitu manajer keuangan, sehingga Bagian Penjualan dapat melakukan penjualan kredit kepada pelanggan setelah mendapatkan persetujuan kredit dari Bagian Keuangan. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk meminimalkan risiko kemacetan pembayaran atau bahkan tidak tertagihnya piutang perusahaan. Disamping itu untuk kredit yang telah melebihi batas, pejabat yang berwenang yaitu manager keuangan yang akan menentukan apakah pelanggan yang bersangkutan dapat diberi tambahan kredit atau tidak. Keputusan tersebut dapat dilihat dari hubungan bisnis yang telah terjalin selama ini, reputasi bisnis pelanggan, besar kecilnya bisnis pelanggan dan kemampuan pelanggan dalam melunasi kewajibannya. 2.
Pada saat melakukan pengiriman barang, Bagian Penjualan tidak mendapatkan tembusan dokumen barang (supply list) yang dikirimkan ke pelanggan. Kondisi Pada saat Bagian Ekspedisi menyiapkan barang untuk dikirimkan kepada pelanggan, supply list yang dibuat oleh Bagian Ekspedisi tidak diberikan kepada Bagian Penjualan. Sehingga bukti dokumen pengeluaran barang yang dimiliki oleh Bagian Penjualan hanya RK dan RP yang dibuat oleh bagiannya sendiri. Kriteria Mulyadi (2001) menambahkan, jika fungsi penjualan telah menerima tembusan 88
surat order pengiriman dari fungsi pengiriman yang merupakan bukti telah dilaksanakan pengiriman barang, arsip pengendalian pengiriman ini kemudian diambil dan dipindahkan ke arsip order pengiriman yang telah dipenuhi. Arsip pengendalian pengiriman merupakan sumber informasi untuk membuat laporan mengenai pesanan pelanggan yang belum dipenuhi. Dalam hal ini, pada saat Bagian Ekspedisi membuat supply list atas barang yang akan dikirim ke pelanggan, selain memberikan tembusan pada Bagian Keuangan dan pelanggan, Bagian Ekspedisi juga harus membuat tembusan yang ditujukan kepada Bagian Penjualan atas keluarnya persediaan yang ada, sehingga Bagian Penjualan dapat langsung mengetahui pesanan pelanggan yang belum terpenuhi dan juga dapat mengetahui berapa jumlah persediaan yang masih tersedia. Karena selain dapat mempermudah dalam memperkirakan jumlah persediaan, cross check juga menjadi lebih mudah dilakukan. Sebab Bagian Penjualan merasa bahwa catatan atas RK dan RP sudah cukup mewakili atas barang yang dikirimkan kepada pembeli. Selain itu, jika Bagian Penjualan ingin mengetahui jumlah barang yang masih tersedia, Bagian Penjualan dapat menghubungi bagian PPC Pabrik untuk mengetahui jumlahnya. Akibat Akibat yang dapat terjadi adalah jika ternyata jumlah persediaan yang ada pada PPC Pabrik dikurangi dengan jumlah persediaan sisa yang terdapat di Gudang tidak cocok dengan jumlah barang yang dikeluarkan, maka selisih dari jumlah persediaan tersebut tidak dapat dilacak kehilangannya. Selain itu, untuk barang yang dikirimkan kepada pembeli pun menjadi tidak jelas. 89
Rekomendasi Pada saat Bagian Ekspedisi akan mengirimkan barang sesuai dengan MPB dari PPC Pabrik serta RK dan RP dari Bagian Penjualan, sebaiknya pencetakan supply list yang dibuat oleh Bagian Ekspedisi dibuatkan tembusannya untuk Bagian Penjualan juga. Selain Bagian Penjualan dapat langsung mengetahui pesanan yang belum dipenuhi, juga dapat mengetahui jumlah barang yang masih tersedia digudang. Selain itu juga mempermudah proses pemeriksaan, sebab langsung dapat disesuaikan. Untuk cross checknya, setiap sebulan sekali atau per periode Bagian Gudang dapat membuat laporan atas keluar masuknya persediaan dan diserahkan kepada Bagian Penjualan serta Bagian Administrasi. 3.
Bagian Keuangan tidak maksimal dalam melakukan penagihan kepada pelanggan. Kondisi Pada saat pengiriman barang telah selesai dilakukan oleh Bagian Ekspedisi, dan setelah faktur pajak sampai pada pembeli, maka penagihan sudah dapat dilakukan oleh Bagian Keuangan. Dengan catatan bahwa penjualan tersebut dilakukan secara kredit. Karena salah satu fungsi pada Bagian Keuangan yaitu melakukan penagihan kepada pelanggan. Akan tetapi yang terjadi adalah sangat banyak jumlah piutang yang belum ditagih ke pelanggan. Selain itu, terlambatnya faktur pajak sampai ke tangan pelanggan merupakan salah satu penyebab terjadinya keterlambatan penagihan perusahaan. Kriteria Menurut Mulyadi (2001), fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkan kepada pembeli. Dalam metode tertentu faktur penjualan tersebut dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu fungsi penjualan 90
membuat surat order pengiriman untuk nantinya digunakan sebagai dasar penagihan oleh fungsi penagihan. Selain itu, penagihan langsung dapat dilakukan apabila pengiriman barang telah dilakukan dan faktur pajak telah sampai kepada pelanggan. Dan juga, perjanjian yang telah melebihi tanggal jatuh tempo merupakan salah satu kriteria dalam melakukan penagihan, supaya modal kerja perusahaan dapat dipergunakan secara efektif untuk kepentingan lainnya. Sebab Perusahaan merasa bahwa Bagian Keuangan dapat melakukan penagihan, dengan pertimbangan bahwa apabila menambah karyawan baru maka akan menambah jumlah biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan. Disamping itu pada Bagian Keuangan terlalu banyak pekerjaan yang harus diselesaikan, karena selain harus melakukan penagihan, juga harus mengurusi jumlah pembayaran yang diterima. Sehingga tugas penagihan tidak dilakukan dengan maksimal dan terabaikan. Selain itu, terlalu lamanya pengiriman dokumen faktur pajak kepada pelanggan juga menjadi permasalahan. Selama ini perusahaan mengirimkan dokumen faktur pajak tersebut dengan menggunakan jasa pengiriman. Akibat Hal tersebut dapat mengakibatkan kerugian pada perusahaan, mengingat keterlambatan dalam melakukan penagihan dan penagihan yang dilakukan tidak maksimal akan membuat perputaran modal kerja menjadi semakin lamban. Sehingga pada akhirnya dapat mengakibatkan jumlah piutang yang mengendap pada pelanggan menjadi besar.
91
Rekomendasi Pada Bagian Keuangan, tugas penagihan dapat tetap dilakukan oleh pejabat yang berwenang yaitu manajer keuangan. Hal ini direkomendasikan oleh penulis mengingat bahwa pada Bagian Keuangan sudah diberikan staf untuk dapat membantu Bagian Keuangan yaitu Kasir. Tugas dari Kasir adalah mengurusi pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan baik secara tunai ataupun transfer. Dengan adanya Kasir, Bagian Keuangan dapat lebih fokus dalam melaksanakan fungsi penagihan. Sehingga kegiatan penagihan dapat dilakukan secara maksimal dan tidak terabaikan. Selain itu tambusan pencatatan atas piutang perusahaan yang dibuat oleh Bagian Administrasi juga dapat digunakan menjadi acuan bagi Bagian Keuangan untuk melakukan penagihan. Selain catatan tersebut sebagai dasar dalam melakukan penagihan, juga dapat digunakan sebagai dasar dalam proses otorisasi pemberian kredit oleh Bagian Keuangan.
Berdasarkan kelemahan diatas, penulis mencoba untuk merancang usulan sistem penjualan dan penerimaan kas pada PT. Arezda Purnama Loka. Usulan untuk sistem penjualan dan penerimaan kas adalah sebagai berikut: 1.
Proses Inquiry a.
Bagian Penjualan menerima inquiry dari pelanggan berupa telepon, fax, e-mail, atau datang langsung dengan disertai dokumen permintaan penawaran harga dari pelanggan.
b.
Bagian Penjualan akan mengkonfirmasikan inquiry tersebut dengan membaca dari file persediaan untuk meninjau ulang (review) dan untuk memastikan bahwa permintaan pelanggan dapat dipenuhi atau tidak. 92
c.
Jika inquiry dari pelanggan tersebut tidak dapat diberikan penawaran harganya karena persyaratan yang diminta tidak dapat dipenuhi, maka Bagian Penjualan akan membuat Surat Tolakan inquiry yang ditujukan ke pelanggan yang bersangkutan.
d. 2.
Semua catatan hasil review disimpan.
Proses Quatation Bagian Penjualan memberikan penawaran harga (quotation) kepada pelanggan dengan membuat Quatation, mengikuti tender atau dengan menjawab langsung via telepon. Quatation dibuat sebanyak 2 (dua) rangkap. Lembar pertama akan dikirimkan ke pelanggan, sedangkan lembar kedua akan disimpan untuk proses berikutnya.
3.
Proses Penerimaan Purchase Order (PO) a.
Bagian Penjualan menerima Purchase Order dari pelanggan. PO tersebut kemudian akan dibandingkan dengan quatation yang telah dibuat sebelumnya.
b.
Jika terjadi perbedaan spesifikasi barang yang diminta pada PO dengan Quatation maka Bagian Penjualan akan melakukan klarifikasi terhadap PO dengan pelanggan yang bersangkutan melalui fax, atau email.
c.
Purchase Order yang diterima dari pelanggan tersebut akan dicopy sebanyak 2 (dua) lembar. PO asli dan PO copy kedua akan disimpan berdasarkan tanggal, sedangkan PO copy pertama akan dikirim ke Bagian Keuangan.
4.
Proses Otorisasi persetujuan penjualan kredit a.
Proses kredit akan dilakukan oleh Bagian Keuangan berdasarkan PO yang diterima dari Bagian Penjualan. Bagian Keuangan akan memeriksa 93
status kredit pelanggan berdasarkan batas maksimum pemberian kredit yang diberikan oleh perusahaan dengan membaca file piutang dan file induk pelanggan. File-file tersebut akan dibuatkan back-up. b.
Jika status kredit pelanggan telah melewati batas limit yang ditentukan maka akan dibuatkan Surat Penolakan Kredit yang akan dikirimkan ke pelanggan.
c.
Jika status kredit tersebut diterima maka akan dilakukan otorisasi kredit oleh Bagian Keuangan dan dilanjutkan dengan tahap berikutnya. PO akan dikirim kembali ke Bagian Penjualan.
5.
Proses RK dan RP a.
Jika status kredit telah dapat diterima maka Bagian Penjualan akan mulai mempersiapkan rencana kerja dan rencana penjualan dengan membuat dokumen Rencana Kerja (RP) dan Rencana Penjualan (RP) berdasarkan Purchase Order (PO).
b.
RK dibuat sebanyak 3 (tiga) rangkap. Lembar pertama RK akan dikirim ke Bagian PPC Pabrik. Lembar kedua disimpan oleh Bagian Penjualan. Lembar ketiga akan diberikan kepada General Manager.
c.
RP dibuat sebanyak 5 (lima) rangkap. Lembar pertama akan dikirimkan ke Bagian Keuangan. Lembar kedua diberikan ke General Manager. Lembar ketiga disimpan oleh Bagian Penjualan. Lembar keempat akan dikirim ke Bagian Administrasi. Lembar kelima akan dikirimkan ke Bagian Ekspedisi.
6.
Proses Pengiriman a.
PPC Pabrik menerima PO dan RP dari Bagian Penjualan. 94
b.
Selanjutnya petugas akan melakukan entry data dan kemudian akan mencetak Memo Pengantar Barang (MPB) dengan menggunakan file persediaan dan file pengiriman dan dibuat back up terhadap file-file tersebut.
c.
MPB dicetak sebanyak 3 (tiga) lembar. Lembar pertama akan dikirim ke Bagian Ekspedisi. Lembar kedua dikirim ke Bagian Penjualan. Lembar ketiga MPB diarsip bersama RK.
d.
Selanjutnya Bagian Ekspedisi akan menerima RP kelima dari Bagian Penjualan dan menerima MPB dari PPC Pabrik.
e.
Berdasarkan dokumen-dokumen yang diterima oleh Bagian Ekspedisi tersebut, maka akan dibuat Supply List sebanyak 4 (empat) lembar. Lembar pertama dan kedua Supply List akan dikirim ke Bagian Keuangan. Lembar ketiga Supply List akan dikirim ke pelanggan bersama dengan barang. Lembar keempat Supply List akan dikirim ke Bagian Penjualan.
7.
Proses Invoice a.
Dengan adanya tembusan MPB dan Supply List yang diterima oleh Bagian Penjualan maka petugas penjualan akan menerbitkan Invoice.
b.
Invoice yang dibuat sebanyak 4 (empat) rangkap. Lembar pertama dan kedua Invoice akan dikirim ke Bagian Keuangan. Lembar ketiga dan MPB akan dikirim ke Bagian Administrasi. Lembar keempat akan dikirim ke Kasir. RK, RP dan PO akan diarsip.
8.
Proses Penagihan dan Penerimaan Kas a.
Bagian Keuangan menerima menerima lembar pertama dan kedua Invoice dari Bagian Penjualan. Berdasarkan supply list lembar pertama 95
dan kedua yang diterima dari Bagian Ekpedisi, maka Bagian Keuangan melakukan penagihan kepada pelanggan dengan mengirimkan lembar pertama invoice dan lembar pertama supply list ke pelanggan. S/L lembar kedua, RP dan Invoice lembar kedua akan diarsip menurut tanggal. b.
Kasir akan menerima pembayaran tunai atau slip pembayaran (bukti transfer) dari pelanggan. Berdasarkan invoice yang diterima dari Bagian Penjualan, Kasir akan mencocokkan jumlah pembayaran yang diterima olehnya dengan invoice. Kemudian, Kasir akan membuat Memo Penerimaan Kas (MPK) yang ditujukan kepada Bagian Keuangan. Dimana isi memo tersebut memperlihatkan jumlah uang diterima oleh Kasir. Dan apabila terdapat kekurangan harus dituliskan.
c.
Bagian Keuangan akan menerima Memo dari Kasir. Berdasarkan memo tersebut, Bagian Keuangan akan menyesuaikan jumlah pembayaran yang diterima Kasir dengan invoice lembar kedua yang diterima dari Bagian Penjualan. Bagian Keuangan akan membuat Bukti Tanda Terima (BTT) dengan menggunakan file piutang dan file pelanggan. Dimana untuk pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan, akan tertera jumlah pembayarannya. Setelah itu Bagian Keuangan akan melakukan back up terhadap file-file tersebut.
d.
Bukti tanda terima akan dibuat sebanyak 3 (tiga) rangkap. Lembar pertama akan dikirim ke pelanggan. Lembar kedua dikirim ke Bagian Administrasi. Lembar ketiga akan disimpan menurut nomor.
9.
Proses Pencatatan Jurnal a.
Berdasarkan lembar ketiga invoice dan lembar kedua MPB yang diterima setelah proses pencetakan invoice oleh Bagian Penjualan, maka Bagian 96
Administrasi akan membuat Jurnal Penjualan dan kemudian akan dibuat pula Laporan Penjualan untuk dikirim ke General Manager. b.
Bagian Administrasi juga menerima Bukti Tanda Terima (BTT) dari Bagian Keuangan. BTT tersebut akan diarsip menurut nomor. Berdasarkan BTT tersebut maka Bagian Administrasi akan membuat Kartu Piutang dan Laporan Piutang Dagang untuk dikirim ke General Manager.
10.
General Manager yang menerima laporan-laporan tersebut kemudian akan mempertanggungjawabkan ke Direktur.
IV.3
Evaluasi Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat
yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi, oleh karena itu penggunaan formulir ini harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Pada PT. Arezda Purnama Loka beberapa sistem otorisasi dan prosedur pencatatan sudah berjalan cukup baik, diantaranya adalah sebagai berikut: 1.
Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh Bagian Penjualan dengan menggunakan RK dan RP. Transaksi penjualan pada PT. Arezda Purnama Loka dimulai dengan diterbitkannya RK dan RP yang juga berfungsi sebagai PO, dimana fungsi dari RK ini digunakan sebagai pesanan pembuatan barang kepada PPC Pabrik.
2.
Penerimaan pembayaran dari pembeli diotorisasi oleh Bagian Keuangan 97
dengan menggunakan Bukti Tanda Terima (BTT). Transaksi penjualan pada PT. Arezda Purnama Loka diakhiri dengan proses penagihan oleh Bagian Keuangan. Dimana untuk setiap pembayaran yang telah lunas, akan dibuat Bukti Tanda Terima (BTT) oleh Bagian Keuangan dan BTT tersebut akan di cap “Lunas” untuk kemudian akan diserahkan kepada pelanggan bersamaan dengan invoice yang diterima dari Bagian Penjualan.
Selain kebaikan diatas, PT. Arezda Purnama Loka juga memiliki kelemahan dalam sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, yaitu: Tidak dibuatnya catatan akuntansi atas sistem umur piutang (aging schedule) Kondisi Pada saat terjadi transaksi penjualan yang dilakukan oleh Bagian Panjualan, proses pencatatan transaksi untuk penjualan secara kredit hanya sampai pada tahap pencatatan piutang oleh Bagian Administrasi untuk kemudian dilaporkan kepada General Manager. Proses penagihan yang dilakukan oleh Bagian Keuangan hanya berdasarkan tanggal jatuh temponya saja. Sehingga untuk piutang yang sudah lama hanya sesekali saja dilakukan penagihan kembali oleh Bagian Keuangan. Kriteria Pada saat Bagian Penjualan melakukan penjualan secara kredit kepada pelanggan, untuk pencatatan piutang yang dilakukan oleh Bagian Administrasi juga harus dibuatkan laporan piutang berdasarkan sistem umur piutang. Hal ini bertujuan untuk dapat mengestimasi lamanya jumlah piutang yang mengendap pada pelanggan. 98
Sebab Perusahaan merasa pembuatan sistem umur piutang tidaklah diperlukan. Hal ini disebabkan perusahaan merasa percaya kepada para pelanggan yang sudah lama menjalin bisnis, selain itu perusahaan juga melihat besar kecilnya bisnis pelanggan dan kemampuan pelanggan dalam melunasi hutangnya. Akibat Kemungkinan yang dapat terjadi adalah dalam melaksanakan fungsi penagihan, Bagian Keuangan tidak dapat membedakan mana penagihan yang lebih dahulu harus diutamakan. Sehingga penagihan lebih banyak dilakukan pada transaksi-transaksi yang baru. Akibatnya, untuk transaksi yang sudah melewati hari jatuh tempo tidak mudah untuk dideteksi. Sehingga akan muncul jumlah piutang yang mengandap pada pelanggan, dikarenakan proses penagihan yang dilakukan Bagian Keuangan tidak teratur. Rekomendasi Penulis mengusulkan agar pada saat Bagian Keuangan saat akan melakukan proses penagihan, terlebih dahulu melihat daftar piutang yang jatuh tempo berdasarkan lamanya piutang tersebut. Hal ini dimaksudkan agar selain penagihan dapat dilakukan secara teratur, perusahaan juga dapat terhindar dari jumlah piutang yang mengendap semakin lama pada pelanggan. Selain itu dengan adanya sistem umur piutang ini, perusahaan dapat mengestimasi atas jumlah piutang yang tidak dapat tertagih.
99
IV.4
Praktik yang Sehat Pembagian tanggungjawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur
pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Dalam hal ini penulis mencoba untuk mengevaluasi praktik-praktik sehat yang telah diterapkan dan belum diterapkan oleh PT. Arezda Purnama Loka. Praktik-praktik sehat yang telah dilakukan oleh perusahaan antara lain adalah: 1.
Jumlah kas yang diterima langsung dari pelanggan seluruhnya disetor ke bank pada hari yang sama. Jumlah kas yang diterima langsung dari pembeli langsung, seluruhnya disetor ke bank pada hari kerja berikutnya setelah tanggal transaksi penjualan. Hal ini mengingat jam operasi transaksi penjualan di PT. Arezda Purnama Loka sampai jam 5 sore, maka penyetoran kas ditangan dilakukan keesokan harinya. Dan pada keesokan harinya Bagian Keuangan menyetorkan uang kas atas transaksi kemarin seluruhnya ke Bank pada hari itu juga.
2.
Bagi pelanggan yang telah melunasi hutang, Faktur Penjualannya(invoice) selalu di cap “Lunas” Invoice pelanggan yang telah melunasi hutangnya selalu dicap “Lunas” oleh bagian keuangan. Hal ini bertujuan untuk menghindari adanya penagihan kembali atas transaksi yang sama.
3.
Dokumen Tanda Terima Pembayaran(TTP) telah bernomor urut cetak Pada dokumen TTP telah bernomor urut cetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh Bagian Keuangan sebagai bagian yang mencetak TTP tersebut kepada pelanggan. Pada laporan penggunaan TTP tersebut terdapat Nomor Urut TTP, Tgl TTP, Nama Pelanggan, dan Jumlah 100
Pembayaran.
Sedangkan praktik-praktik sehat yang belum diterapkan oleh PT. Arezda Purnama Loka antara lainnya adalah: 1.
Dokumen pengiriman barang (supply list) belum bernomor urut tercetak dan pemakaiannya belum dibuatkan laporan pertanggungjawabannya oleh Bagian Ekspedisi. Kondisi Dokumen pengiriman barang yang digunakan oleh Bagian Ekspedisi yaitu Supply List, yang dibuat berdasarkan RK dan RP yang diterima dari Bagian Penjualan masih belum bernomor urut tercetak yang ada hanya kode transaksi saja. Kriteria Mengacu pada pendapat Mulyadi (2001) yang menuliskan bahwa dokumen pengiriman harus memiliki nomor urut cetak dalam proses pemenuhan pesanan pelanggan. Sebab Menurut perusahaan tidak adanya nomor urut tercetak pada dokumen supply list adalah untuk mempermudah dalam memperbaiki kesalahan dalam pencetakan ulang dokumen supply list tersebut. dan menurut perusahaan yang lebih diperhatikan adalah kode transaksinya, bukan nomor urut tercetak pada bukti pembayaran tersebut. Akibat Tidak bernomor urut tercetaknya dokumen supply list ini dapat mengakibatkan ketidakteraturan dalam penggunaan dokumen. Bagian Ekspedisi bisa saja 101
membuat supply list dengan otorisasi dan cap. Tetapi perusahaan tidak pernah menerima pembayaran atas supply list tersebut, melainkan uang tersebut dapat masuk ke kas pribadi. Hal ini disebabkan tidaknya keharusan untuk menggunakan supply list yang bernomor urut cetak. Rekomendasi Sebaiknya supply list bernomor urut tercetak dan pada buku catatan ekspedisi juga dicantumkan nomor urut tercetak dokumen. Agar jika terjadi kesalahan pencatatan transaksi dapat dengan mudah dilacak dan diketahui dengan cepat. Dan juga untuk mencegah atau menghindari terjadinya penyalahgunaan dokumen supply list. 2.
Tidak adanya penghitungan saldo penerimaan kas yang ada ditangan secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa internal. Kondisi Pemeriksaan terhadap penghitungan saldo penerimaan kas yang ada ditangan tidak dilakukan secara rutin tiap periodenya, dimana sifat pemeriksaannya secara mendadak. Kriteria Mengacu pada pendapat Mulyadi (2001) yang mengatakan bahwa dalam melaksanakan proses penerimaan kas, diperlukan pemeriksaan internal terhadap saldo kas yang dilakukan secara mendadak. Selain itu, perhitungan saldo kas yang ada ditangan fungsi kas dilakukan secara periodik sedikitnya satu atau dua kali dalam sebulan dan pemeriksaan mendadak dilakukan sedikitnya sekali dalam dua bulan atau sebulan sekali oleh fungsi pemeriksa internal.
102
Sebab Tidak adanya fungsi pemeriksa internal pada perusahaan menjadi penyebab utama tidak dilakukannya pemeriksaan ini. Akibat Tidak adanya pemeriksaan mendadak ini dapat mengakibatkan risiko penggelapan kas yang diterima oleh Bagian Keuangan. Selain itu, apabila terdapat kesalahan dalam pencatatan sangatlah sulit dan cukup lama untuk mencari dimana letak kesalahan tersebut, karena data yang diperiksa cukup banyak. Rekomendasi Penulis mengusulkan kepada perusahaan untuk membentuk bagian pemeriksa internal dan melakukan pemeriksaan secara rutin. Pemeriksaan ini dapat dilakukan sekali atau dua kali dalam sebulan, agar jika terdapat kesalahan dapat segera diketahui dan ditemukan kesalahannya. Dan untuk pemeriksaan secara mendadak sebaiknya dilakukan secara berkala misalnya dalam jangka waktu dua bulan sekali. Menurut penulis pemeriksaan mendadak tidak perlu menunggu dibentuknya bagian pemeriksaan internal, hal ini dapat dilakukan oleh pimpinan perusahaan langsung yaitu direktur perusahaan. Hal ini akan mendorong Bagian Keuangan untuk melaksanakan tugas penerimaan kas dan tanggungjawabnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
IV.5
Usulan Flowchart Berikut ini akan dijelaskan prosedur usulan sistem informasi akuntansi
penjualan dan penerimaan kas pada PT. Arezda Purnama Loka dalam bentuk bagan alir (Flowchart). 103
1.
Proses Inquiry dan Proses Quatation a.
Bagian Penjualan menerima inquiry dari pelanggan melalui telepon, fax, e-mail atau dengan datang langsung.
b.
Bagian penjualan akan mengkonfirmasikan Inquiry tersebut dengan membaca file persediaan untuk meninjau ulang (review) dan untuk memastikan bahwa permintaan pelanggan dapat dipenuhi.
c.
Jika inquiry dari pelanggan tidak dapat diberikan penawaran harganya karena persyaratan yang diminta tidak dapat dipenuhi, maka Bagian Penjualan akan membuat Surat Tolakan inquiry dan akan dikirim ke pelanggan yang bersangkutan.
d.
Semua catatan hasil tinjauan (review) terhadap inquiry harus disimpan.
e.
Bagian Penjualan memberikan penawaran harga (Quatation) kepada pelanggan dengan membuat Quatation. Quatation dibuat sebanyak 2 rangkap. Lembar pertama akan dikirim ke pelanggan, lembar kedua akan digunakan sebagai bahan perbandingan.
104
Berikut ini Flowchart Proses Inquiry dan Proses Quatation.
Gambar IV.2 Flowchart Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas
105
2.
Proses Penerimaan Purchase Order (PO) a.
Bagian Penjualan menerima atau mengambil Purchase Order (PO) dari pelanggan.
b.
Bagian Penjualan memeriksa kesesuaian PO dengan penawaran harga (quotation) yang telah dibuat sebelumnya.
c.
Jika terjadi perbedaan spesifikasi barang yang diminta pada PO dengan quotation maka Bagian Penjualan harus melakukan klarifikasi dengan pelanggan melalui telepon atau melalui fax.
d.
Purchase Order (PO) akan di copy sebanyak 2 (dua) rangkap. PO asli dan PO copy kedua akan disimpan berdasarkan tanggal. Sedangkan PO copy pertama dikirim ke Bagian Keuangan.
3.
Proses Kredit a.
Bagian Keuangan menerima PO copy pertama, berdasarkan PO tersebut maka Bagian Keuangan akan memeriksa status kredit pelanggan dengan membaca file transaksi piutang dan file master pelanggan dan kemudian akan dibuat back up terhadap file-file tersebut.
b.
Jika status kredit pelanggan telah melewati batas limit yang ditentukan maka akan dibuatkan Surat Penolakan Kredit dan akan dikirim ke pelanggan.
c.
Jika status kredit dapat diterima maka otorisasi kredit akan dilakukan oleh Manager Keuangan.
d.
Selanjutnya akan dilanjutkan ke proses berikutnya.
e.
PO copy tersebut kemudian akan dikirimkan ke Bagian Penjualan untuk dapat melanjutkan proses berikutnya.
106
Berikut Flowchart Proses Penerimaan Purchase Order (PO)
Gambar IV.2 Flowchart Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas
107
Berikut Flowchart Proses Kredit
Gambar IV.2 Flowchart Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas
108
4.
Proses RK dan RP a.
Bagian Penjualan menerima PO copy pertama dari Bagian Keuangan.
b.
Selanjutnya Bagian Penjualan akan menerbitkan Rencana Kerja (RK) dan Rencana Penjualan (RP) berdasarkan Purchase Order (PO) dengan menggunakan file master pelanggan dan dibuatkan back up terhadap filefile tersebut.
c.
PO asli dan PO copy pertama akan disimpan berdasarkan tanggal. RK dibuat dalam 3 (tiga) rangkap: - Lembar pertama (asli) dikirim ke PPC Pabrik - Lembar kedua akan disimpan oleh Bagian Penjualan - Lembar ketiga diberikan ke General Manager RP dibuat dalam 5 (lima) rangkap: - Lembar pertama dikirim ke Bagian Keuangan - Lembar kedua diberikan ke General Manager - Lembar ketiga disimpan berdasarkan tanggal - Lembar keempat dikirim ke Bagian Administrasi - Lembar kelima dikirim ke Bagian Ekspedisi PO copy kedua dikirim ke PPC Pabrik
109
Berikut Flowchart RK dan RP
Gambar IV.2 Flowchart Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas
110
5.
Proses pengiriman (PPC Pabrik) a.
PPC Pabrik menerima PO dan RK dari Bagian Penjualan.
b.
Petugas akan melakukan entry data pada terminal dan kemudian akan mencetak Memo Pengiriman Barang (MPB dengan menggunakan file persediaan dan file pengiriman barang. Akan dibuat back up terhadap filefile tersebut.
c.
MPB dicetak sebanyak 3 (tiga) rangkap. Lembar pertama dikirim ke Bagian Ekspedisi. Lembar kedua dikirim ke Bagian Penjualan, dan lembar ketiga akan diarsip oleh Bagian PPC Pabrik bersama dengan RK.
6.
Proses pengiriman (Ekspedisi) a.
Bagian Ekspedisi menerima lembar kelima RP dari Bagian Penjualan. Selain itu Ekspedisi juga menerima MPB dari PPC Pabrik
b.
Berdasarkan dokumen-dokumen tersebut maka akan dibuat supply list oleh Bagian Ekspedisi.
c.
MPB dan RP akan diarsip. Lembar pertama dan kedua S/L dikirim ke Bagian Keuangan. Lembar ketiga S/L dikirim ke pelanggan bersama dengan barang. Lembar keempat S/L dikirim ke Bagian Penjualan.
7.
Proses Invoice a.
Bagian penjualan menerima lembar kedua MPB dari bagian PPC Pabrik dan supply list dari bagian ekpedisi untuk di cocokkan. Kemudian berdasarkan MPB dan supply list tersebut maka Bagian Penjualan akan membuat Invoicce.
b.
Invoice dibuat sebanyak 4 (empat) rangkap. Lembar pertama dan kedua invoice dikirim ke bagian keuangan. Lembar ketiga invoice dan lembar 111
kedua MPB dikirimkan ke bagian administrasi. Lembar keempat akan dikirimkan ke Kasir. RK, RP, dan PO akan diarsip berdasarkan tanggal.
Berikut Flowchart Proses pengiriman (PPC Pabrik)
Gambar IV.2 Flowchart Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas
112
Berikut Flowchart Proses pengiriman (Ekspedisi)
Gambar IV.2 Flowchart Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas
113
Berikut Flowchart proses Invoice
Gambar IV.2 Flowchart Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas 114
8.
Proses Penagihan a. Bagian keuangan menerima lembar pertama RP serta lembar pertama dan kedua invoicei dari Bagian Penjualan, selain itu juga menerima lembar pertama dan kedua S/L dari Ekpedisi. b.
Berdasarkan dokumen tersebut maka Bagian Keuangan melakukan tagihan kepada pelanggan dengan mengirimkan lembar pertama invoice dan lembar pertama supply list ke pelanggan.
c.
Lembar kedua S/L dan RP akan di arsip berdasarkan tanggal.
Berikut Flowchart proses penagihan
Gambar IV.2 Flowchart Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas
115
9.
Proses Penerimaan Kas a.
Berdasarkan invoice lembar keempat yang diterima dari Bagian Penjualan, Kasir akan memcocokkan dengan jumlah pembayaran tunai atau slip pembayaran (bukti transfer) yang diterima dari pelanggan.
b.
Kemudian berdasarkan invoice dan slip pembayaran tersebut, Kasir akan membuat Memo Penerimaan Kas sebanyak 2 (dua) lembar. Lembar pertama akan dikirim ke Bagian Keuangan. Invoice, bukti pembayaran dan lembar kedua Memo Penerimaan Kas akan diarsip berdasarkan nomor.
10.
Proses Tanda Terima Pembayaran (BTT) a.
Berdasarkan Memo Penerimaan Kas yang diterima dari Kasir, Bagian Keuangan akan mencocokkan jumlah yang diterima dengan invoice lembar kedua yang diarsip berdasarkan nomor.
b.
Dengan menyesuaikan antara invoice dengan memo penerimaan kas, maka akan dibuat bukti tanda terima (BTT) dengan menggunakan file transaksi piutang, file master pelanggan, dan file penerimaan kas kemudian akan dilakukan back up terhadap file-file tersebut.
c.
Bukti tanda terima dibuat sebanyak 3 (tiga) rangkap. Lembar pertama BTT dikirim ke Pelanggan Lembar kedua BTT dikirim ke Bagian Administrasi Lembar ketiga BTT akan disimpan berdasarkan nomor bersamaan dengan invoice lembar kedua dan MPK.
116
Berikut Flowchart proses penerimaan kas
Gambar IV.2 Flowchart Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas
117
Berikut Flowchart proses tanda terima pembayaran (BTT)
Gambar IV.2 Flowchart Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas
118
11.
Proses pencatatan jurnal a.
Bagian Administrasi menerima lembar keempat RP, lembar ketiga invoice dan lembar kedua MPB dari Bagian Penjualan.
b.
Berdasarkan invoice dan MPB tersebut maka Bagian Administrasi akan membuat Jurnal Penjualan dan kemudian membuat Laporan Penjualan untuk dikirim ke General Manager sebagai bahan laporan
c.
Bagian Administrasi juga menerima Bukti Tanda Terima (BTT) dari Bagian Keuangan. BTT tersebut akan diarsip menurut nomor. Dengan adanya BTT tersebut maka Bagian Administrasi akan membuat kartu piutang.
d.
Bagian Administrasi juga membuat Laporan Piutang. Laporan piutang tersebut akan dikirim ke General Manager.
12.
Proses Pelaporan a.
General Manager menerima lembar ketiga RK dan lembar kedua RP dari Bagian Penjualan.
b.
General Manager juga menerima Laporan Penjualan dan Laporan Piutang dari Bagian Administrasi
c.
Laporan-laporan tersebut akan ditandatangani oleh General Manager. Laporan-laporan tersebut akan dipertanggungjawabkan kepada Direktur.
119
Berikut Flowchart proses pencatatan jurnal
Gambar IV.2 Flowchart Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas 120
Berikut Flowchart proses pelaporan
Gambar IV.2 Flowchart Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas
121
