4. HASIL DAN PEMBAHASAN
Sejarah Singkat dan Struktur Organisasi Perusahaan
PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan barang bermerek Yamaha. Kehadirannya dalam dunia usaha adalah jawaban atas tuntutan masalah transportasi yang dibutuhkan di Provinsi Maluku, khususnya kota Ambon. Untuk mengenal PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon maka kita perlu untuk mengenal sejarah singkat perusahaan tersebut. Sebelumnya perusahaan tersebut berada di luar kota Ambon, perusahaan ini memiliki kantor pusat di Jakarta, sebagai sentral operasional sehingga dalam rangka pengembangan perusahaan memperlebar jangkauan usaha, maka lewat berbagi kerja keras yang dilakukan, perusahaan ini mulai membangun usaha kerja sama dengan Fa. Tri Dharma yang bergerak dalam bidang penjualan kendaraan bermerek Yamaha. Selama Terjalinnya kerja sama antara kedua perusahaan, terakhir kerja sama ini menunjukan kekuatan masing-masing pada tanggal 27 Juni 1986 saham masing-masing yang di peroleh PT Hasjrat Abadi 49%, sedangkan Fa. Tri Dharma 51%. Kerja sama antara keduanya di buat dalam bentuk akta notaris dengan nama PT. Lawamena Abadi, didirikan pada tanggal 15 Agustus 1986, dengan kegiatan usahanya adalah bengkel dan dipimpin oleh Bapak Sandy Tanamal, kemudian dialihkan ke adiknya Ibu Merry Tanamal. Pada tahun 1988 terjadi pengalihan saham ke Tn Willy Lontoh, yang juga bergerak pada kegiatan penjualan.
10
Kepala Cabang Sekertaris
Kep. Bag Adm. /Penjualan
Kep. Bag Penjualan
Adm. Perpajakan Kep. Sek Penj. Yamaha K. S. Adm Keuangan Adm. Persediaan K. S. Spare Part Yamaha K. S. Adm Pembukuan
Pembukuan umum
K. S. Penjualan K. S. Pembukuan K. S. Penj. Brg Umum K. S. Penggudangan
Ekspedisi
Kasir
Penagihan
Struktur Organisasi Prosedur Penjualan Kredit Pada PT. Hasjrat Abdi Cabang Ambon K.S.
: Kepala Seksi
Sumber : PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon 11
Berdasarkan bentuk struktur organisasi di depan maka uraian tugas dan tanggung jawab masing – masing adalah sebagai berikut: 1. Kepala Cabang a. Bertindak untuk dan atas nama perusahaan, baik kedalam ataupun kelauar. b. Memberikan laporan kepada pihak perusahaan di Jakarta. c. Menetapkan usaha dari perusahaan demi kelancaran pengembangan usaha dan keuangan perusahaan d. Menandatangani semua perikatan dengan berbagai pihak dan semua surat keluar untuk atas nama perusahaan. e. Menerima semua laporan harian, mingguan, dan bulanan, termasuk laporan indensital dari semua bagian seksi, menganalisa, menetapkan semua kebijakan- kebijakan selanjutnya. 2. Bagian Penjualan a. Membuat anggaran operasional dan program kerja dengan bantuan dari kepala-kepala seksi bawahannya dan mengajukan kepada kepala kantor cabang b. Mengawasi prosedur kerja, di bidang pengawasan penjualan sesuai dengan peraturan yang berlaku. c. Menjaga hubungan baik dengan konsumen serta memperluas daerah pemasaran. d. Mengkoordinir penjualan unit yang ada dengan pihak gudang. 3. Bagian Administrasi dan Penjualan a. Mengontrol
keuangan
perusahaan
baik
dibidang
keuangan,
pembukuan,
penggudangan, serta administrasi sesuai dengan peraturan yang ada.
12
b. Mengadakan pemeriksaan harian terhadap pekerja di bidang keuangan dan pembukuan. 4. Seksi Penjualan PT. Hasjrat Abadi a. Membantu bagian penjualan dalam pembuatan anggaran operasional dan program kerja dibidang penjualan bermotor. b. Melaksanakan penjualan kendaraan bermotor merk Yamaha yang dimulai sejak saat realisasi. c. Melaksanakan kegiatan di bidang penjualan kendaraan. d. Membuat laporan pertangung jawaban kepada pimpinan perusahaan menggenai hasil penjualan. 5. Seksi Spare Part PT. Hasjrat Abadi a. Membantu kepala bagian penjualan dalam membuat anggran operasional dan program kerja di bidang Yamaha. b. Melakukan spare part Yamaha yang di mulai sejak tanggal pemesanan sampai dengan direalisasinya. c. Membuat laporan pertangung jawaban kepada pimpinan menggenai hasil penjualan. 6. Seksi Penjualan Barang Umum a. Membantu kepala bagian penjualan dan menyusun anggaran operasional dan program kerja di bidang barang umum. b. Melakukan penjualan barang dangang umum yang dimulai sejak saat barang di pesan. c. Membuat laporan pertangungjawaban kepada pimpinan perusahaan menggenai hasil penjualan barang dagang umum.
13
7. Seksi Administrasi Sales / Penjualan a. Mengawasi semua karywan dari seksi administrasi penjualan. b. Melakukan pemeriksaan kembali konfirmasi penjualan / penjualan barang yang diminta. c. Membuat permintaan faktur kendaraan ke Jakarta, mencatat nomor faktur pada register motor. d. Adanya pemeriksaan / pengawasan administrasi pengurusan surat – surat. e. Melakukan penyimpanan, dan mengawasi masuk dan keluarnya buku kendaraan bermotor. f. Melakukan Penyimpanan, dan mengawasi masuk dan keluarnya Surat Penagihan spare part yamaha ocet board motor / motor temple. g. Membuat laporan dari hasil penjualan dan persediaan barang serta masalahnya. h. Melakukan pemeriksaan tagihan lalu lintas angkutan jalan raya. i. Membuat order pembelian local. 8. Seksi Administrasi Keuangan a. Mengkoordinir dan mengawasi tugas dan pekerjaan kasir. b. Mengkoordinir posisi keuangan menyangkut dengan permintaan dan pengeluaran penyimpanan uang cek dan giro. c. Mengatur dan mengawasi tugas serta kerja dari sub seksi penagihan. d. Melakukan daftar gaji karywan serta pembayaran gaji upah karyawan. Membuat rekonsiliasi bank.
14
9. Seksi Administrasi Pembukuan a. Mengkoordinir dan mengawasi tugas dan pekerjaan seksi pembukuan b. Mengawasi seksi pembukuan menyangkut dengan pengeluaran kas dan memeriksa daftar penjualan serta jurnal umum. c. Mengatur dan mengawasi tugas serta kerja dari sub seksi pembukuan umum. d. Melakukan pemeriksaan kembali terhadap seksi pembukuan dan seksi pembukuan umum terkait dengan dokumen-dokumen yang di gunakan selama satu periode. 10. Seksi Pembukuan a. Membuat nota debit / kredit b. Membuat buku harian, buku penerimaan dan pengeluaran kas serta daftar penjualan dan jurnal umum. c. Mencatat buku besar secara mutasi. d. Membuat rekonsiliasi bank antara kantor cabang dan kantor pusat atau perusahaan lainnya. e. Membuat pembukuan CV. Motor cabang ambon. f. Membuat konfirmasi dan Kartu Gudang / faktur. g. Membuat daftar piutang. h. Memeriksa bukti kas / bank. i. Membuat kartu piutang / hutang j. Menganalisis saldo piutang.
15
11. Pembukuan Umum a. Melakukan pencatatan dengan benar terhadap transaksi hutang, piutang, uang, jaminan, uang muka penjualan, dana pengobatan, panjar karywan, dan BDN. b. Membuat daftar mutasi atas perkiraan-perkiraan terbukti pada setiap akhir bulan. c. Membuat daftar umum piutang. d. Membuat daftar pengiriman barang antara kantor dan perusahaan. e. Membuat pengiriman barang 12. Kepala Seksi Umum a.
Melakukan pengaturan dan pengawasan ketertiban umum di lingkungan perusahaan.
b.
Melakukan pengurusan perijinan
c.
Melakukan pencatatan pemeliharaan barang – barang inventaris perusahaan.
d. Membuat surat – surat teguran kepada debitur yang menyalahi kontrak perjanjian. 13. Kasir a. Melakukan pencatatan laporan kas baik harian berdasarkan buku penerimaan dan pengeluaran kas. b. Membuat daftar penerimaan serta pengeluaran cek, bilyet langganan. c. Melakukan pengecekan giro, bilyet dari faktur pengeluaran setipa akhir periode. 14. Penagihan a. Membuat kwitansi untuk penagihan dan mencatatnya ke dalam buku register piutang. b. Melakukan pengaturan dan member penugasan kepada juru tagih unutk melaksanakan penagihan. c. Melakukan penyimpanan kwitansi yang belum tertagih.
16
15. Administrasi Perpajakan a. Membuat buku penjualan b. Membuat buku pembelian c. Membuat surat pemberitahuan mas / bulan dan tahun d. Melakukan penyetoran ke kas negara e. Membuat laporan daftar pajak penghasilan dari pegawai. f. Melapor pajak ke kantor pajak 16. Administrasi Persediaan a. Melakukan pencatatan atas pengeluaran barang pada kartu persediaan b. Melakukan pencatatan buku pembantu untuk mengawasi pengeluaran barang pada kartu persediaan c. Membuat daftar penerimaan barang. d. Membuat daftar mutasi persediaan setiap akhir bulan. 17. Seksi Pergudangan a. Mengontrolpenerimaan, penyimpanan dan pengiriman barang. b. Mengawasi administrasi dan adanya laporan penggudangan yang dikerjakan oleh pengurus gudang. c. Membuat berita acara laporan atas kekurangan dan kehilangan barang sejak penerimaan. d. Mencatat penerimaan dan pengeluaran pada kartu gudang. e. Membuat mutasi laporan barang setiap hari.
17
18. Ekspedisi a. Menyusun jadwal pengiriman barang karena steder dari bagian penjualan. b. Mempersiapkan klaim apabila terjadi kerusakan / kehilangan barang yang di kirim / diterima. 19. Sekretaris a. Mengatur dan menerima surat – surat dan mencatat dalam buku agenda. b. Mendistribusikan surat – surat masuk ke alamat yang bersangkutan. c. Mengerjakan surat keluar serta mengetiknya. d. Mengatur penggunaan telex dan telepon. e. Mengatur keguanaan mesin ketik, mesin hitung, komputer dan mesin foto copy.
Prosedur Persyaratan – Persyaratan dan Dokumen Penjualan Kredit motor pada PT. Hasjrat Abadi. Dalam penjualan kredit motor pada suatu perusahaan perlu adanya beberapa persyaratan serta dokumen yang dilengkapi atau dipenuhi oleh pelanggan atau kreditur terhadap PT. Hasjrat Abadi, yaitu : a. KTP Suami dan Istri b. Kartu Keluarga c. Rekening Listrik
Berlaku bagi wiraswasta
d. PBB ( Rumah ) e. Buku Tabungan f. Slip Gaji g. Surat Keputusan (SK)
Berlaku bagi PNS dan Karyawan Swasta
18
Untuk itu adapun beberapa dokumen – dokumen ( persyaratan kredit ) diajukan kepada bagian penjualan, kemudian dokumen ini di lampirkan dengan dokumen – dokumen yang ada di PT. Hasjrat Abadi, dan dokumen – dokumen ini di berikan kepada bagian administrasi sales. Dokumen tersebut diperiksa kembali kelengkapannya, setelah terpenuhi maka dokumen – dokumen tersebut diajukan kembali kepada bagian pemasaran dan kepala cabang untuk membuat keputusan yang terakhir, bahwa seorang calon kreditur mempunyai hak untuk mendapat motor tersebut dengan cara kredit. Setelah persyaratan yang telah ditetapkan oleh pihak perusahaan atau PT. Hasjrat Abadi telah dilengkapi oleh seorang kreditur, maka pihak perusahaan akan melaksanakan kegiatan survei ke rumah calon kreditur melalui utusan yang telah ditetapkan yaitu bagian kolektor atau penagihan, dengan tujuan agar pihak perusahaan mengetahui dan mendapat kebenaran bahwa calon kreditur akan mampu melunasi angsuran yang telah di sepakati bersama, diantaranya perusahaan harus mengetahui seberapa besar jumlah pendapatan atau gaji dan pengeluaran calon kreditur untuk setiap bulannya. Setelah pihak perusahaan memutuskan bahwa calon kreditur berhak membeli motor secara kredit maka pihak perusahaan membuat kontrak perjanjian antara dua belah pihak baik Perusahaan PT. Hasjrat Abadi sebagai pihak pertama dan calon kreditur sebagai pihak kedua untuk disepakati bersama sesuai prosedur dengan pasal – pasal perjanjian yang harus ditaati serta ditanda tangani bersama yang sah secara hukum dan saling mengikat antara kedua belah pihak diantaranya, untuk menjelaskan seberapa besar pembayaran angsuran, asuransi kredit dan ketentuan lainnya.
19
Terdapat bagian – bagian, fungsi serta dokumen-dokumen yang memiliki tugas pada PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon antara lain sebagai berikut :
Tabel 1. Bagian–bagian, fungsi dan dokumen Yang Terkait Dalam Prosedur Penjualan Kredit Pada PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon Komponen-komponen
Penerapan di PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon
Penjelasan (Analisis)
Ada
Dalam transaksi penjualan kredit,
Bagian-bagian 1. Bagian order penjualan
bagian ini memiliki tanggung jawab untuk
menerima
pelanggan,
order
mengedit
dari
order
dari
pelanggan, memberi otorisasi kredit dan membuat daftar pesanan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute untuk pengiriman), kredit,
meminta
otorisasi
menentukan
tanggal
pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat pengantar pengiriman. Bagian ini juga bertangung jawab untuk membuat “ back order “ pada saat di ketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order pelanggan, sebaliknya
bagian
ini
juga
bertanggung jawab untuk membuat surat pengantar sebagai pengantar
20
pengiriman kepada pelanggan.
2. Bagian kredit
Ada
Bagian ini berada di bawah bagian keuangan
yang
dalam
transaksi
penjualan kredit, bertangung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Karena hampir
semua
perusahaan
penjualan
dagang
dalam
merupakan
penjualan kredit, maka sebelum order dari pelanggan dipenuhi, harus lebih dulu diperoleh otoritas penjualan kredit dari bagian kredit.
Komponen-komponen 3. Bagian gudang
Penerapan di PT. Hasjrat Penjelasan (Analisis) Abadi Cabang Ambon Ada Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini berfungsi untuk bertangung jawab
menyimpan
barang
dan
menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang
yang dipesan
ke bagian
pengiriman.
4. Bagian pengiriman
Ada
Dalam Bagian pengiriman ini, fungsi gudang memberikan barang sesuai dengan pesanan dan menyiapkan
21
barang
kemudian
mengirimkan
barang dan faktur kepada pelanggan sesuai
dengan
informasi
yang
tercantum pada surat pengantar yang diterima dari bagain order penjualan yang sudah di otorisasi oleh fungsi pengiriman. 5. Bagian Penagihan
Ada
Dalam bagian penagihan ini bertugas, fungsi akuntansi menerima faktur dari fungsi
penjualan
dan
bagian
penagihan membuat faktur kemudian mengirimkannya kepada pelanggan dengan
dilampiri
menyediakan kepentingan
copy
kwitansi.
Serta
faktur
bagi
pencatatan
transaksi
penjualan oleh fungsi akuntansi.
Komponen-komponen 6. Bagian akuntansi
Penerapan di PT. Hasjrat Abadi Cabanng Ambon Ada
Penjelasan Analisis Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini mencatat piutang yang timbul dan bertangung jawab untuk mencatat
daftar
membuat
surat
pesanan
barang,
penagihan
dan
membuat kwitansi serta mengirimkan pernyataan
piutang
kepada
para
pelanggan. Serta bagian ini juga bertanggung jawab untuk mencatat jurnal
penjualan
dan
mencatat
piutang ke buku piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit. 22
Fungsi-fungsi 1. Fungsi penjualan
Ada
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertugas memeriksa daftar pesanan barang dan membuat faktur.
2.
Fungsi kredit
Ada
PT. Hasjrat Abadi sendiri fungsi kredit memiliki tugas Bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
3.
Fungsi gudang
Ada
Dalam transaksi penjualan kredit Pada PT. Hasjrat Abadi, gudang berfungsi untuk menjalankan tugas menyiapkan barang dan menyimpan barang yang dipesan oleh pelanggan serta membuat kartu gudang dan menyerahkannya
ke
bagian
pengiriman. 4.
Fungsi pengiriman
Ada
PT. Hasjrat abadi dalam melakukan penjualan kredit transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertugas membuat surat pengantar dan mengirimkan barang.
5.
Fungsi penagihan
Ada
Pada
PT.
Hasjrat
abadi
fungsi
penagihan bertugas bertangung jawab untuk
membuat
surat
pengantar/
faktur penjualan dan kwitansi kepada pelanggan.
23
6.
Ada
Fungsi akuntansi
Pada PT. Hasjrat abadi Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertugas
mencatat
harga
pokok
penjualan, jurnal penjualan, dan mencatat piutang ke dalam buku piutang. Komponen-komponen
Penerapan di PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon
Penjelasan (Analisis)
Tidak ada
Pada PT. Hasjrat Abadi dokumen
Dokumen-dokumen 1. Surat Order Pengiriman
yang digunakan yaitu daftar pesanan barang, daftar pesanan barang adalah dokumen
yang
berisi
order
permintaan dari pelanggan/konsumen yang dibuat oleh bagian penjualan dan
ditandatangani
oleh
bagian
penjualan dan bagian akuntansi.
Ada
2. Faktur penjualan
Faktur penjualan adalah dokumen yang berisikan harga barang dan sebagai bukti bahwa barang telah diterima oleh pelanggan.
3. Rekapitulasi pokok penjualan
harga
Tidak ada
Pada
PT.
Hasjrat
abadi
tidak
mengunakan dokumen rekapitulasi harga
pokok
penjulan.
Tetapi
dokumen yang di gunakan yaitu surat penagihan
adalah
surat
yang
berisiskan rincian tagihan, tanggal pembayaran, tanggal jatuh tempo,
24
rincian cicilan tiap bulannya piutang
dan
digunakan
atas untuk
menagih piutang yang timbul akibat transaksi penjualan kredit kepada pelanggan/konsumen.
4. Bukti memorial
Tidak ada
Dalam Penjualan kredit dokumen yang di gunakan oleh PT. Hasjrat abadi cabang ambon yaitu kwitansi, kwitansi digunakan sebagai bukti pembayaran pelanggan atas transaksi penjualan.
1. Surat Pengantar / Surat Jalan
Ada
Surat pengantar adalah surat yang memberikan otoritas kepada fungsi pengiriman
untuk
mengirimkan
barang kepada pelanggan/konsumen dan
bukti
bahwa
barang
sudah
diterima oleh pelanggan.
25
Bagian Order Penjualan
Bagian Kredit
Mulai
1
3 Menerima Order dari Pelanggan
DPB
3
DPB
3
Membuat daftar pesanan barang (DPB) Memeriksa status kredit
3 2 1
1 DPB
DPB
2
3
N
Memberi otorisasi kredit
Membuat surat pengantar (SP)
DPB
3
3 2 1 SP
N
3
Ke Pelanggan 2
N
Gambar 1. Flowchart Prosedur Penjualan Kredit Pada PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon Keterangan : DPB (Daftar Pesanan Barang) SPB (Surat Pengantar Barang)
SP (Surat Pengantaran) N (Nomor Urut)
26
Bagian Gudang
Bagian Pengiriman 4
2
DPB
2
SP
2
DPB
2
SP
2
Membuat surat pengantaran barang (SPB)
Menyiapkan barang
DPB
DPB
2
SP
2
A rus Bara ng
2
A r us B ar a ng
SP
SPB
2
1 2
3
SPB 4
4 5
2 N
N
Kartu Gudang 4
Membuat Surat Pengantar barang
A r us B ar a ng
SPB
1
SPB Keterangan : DPB : Daftar Pesanan Barang SPB : Surat Pengantar Barang SP
: Surat Pengantaran
N
: Nomor Urut
2
Pelanggan
3 SP
2
DPB
2
5
27
Bagian Penagihan
Bagian Akuntansi 6
5
SPB
Faktur 3
1
1 SPB
2 3 SP DPB
1 2
2 2
Membuat surat penagihan
N
Membuat faktur
Surat 1 Penagihan
Faktur 1
2 2 3 N Pelanggan
Pelanggan 6
Keterangan : DPB
: Daftar Pesanan Barang
SPB
: Surat Pengantar Barang
SP
: Surat Pengantaran
N
: Nomor Urut
28
Uraian Flowchart Bagan Alir Dokumen Dari Prosedur Penjualan Kredit Sepeda Motor Pada PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon
1. Bagian Order Penjualan a. Menerima order pelanggan (order Pembelian). b. Menyetujui order dari pelanggan. c. Membuat Daftar Pesanan Barang tiga rangkap. d. DPB (daftar pesanan barang) lembar satu di simpan di bagian order penjualan. e. DPB (daftar pesanan barang) lembar dua, ke bagian penagihan. Dan DPB (daftar pesanan barang) lembar tiga ke bagian kredit. f. Berdasarkan DPB (daftar pesanan barang) lembar satu kemudian membuat Surat Pengantar rangkap tiga. g. SP (surat pengantar) lembar satu, diarsip secara permanen berdasarkan nomor. h. SP lembar dua, dan tiga ke bagian gudang. i. SP lembar tiga, di berikan kepada pelanggan. 2. Bagian Kredit a. Berdasarkan DPB (daftar pesanan barang) lembar tiga dari bagian order penjualan dilakukan pemeriksaan status kredit dan memberikan otorisasi kredit, serta b. Daftar pesanan barang (DPB) lembar tiga dikembalikan ke bagian order penjualan dan disimpan menurut abjad.
29
3. Bagian Gudang a. Menerima DPB lembar dua dan SP (surat pengantar) dari bagian order penjualan kemudian menyiapkan barang yang dipesan pelanggan. b. Menyerahkan barang dan SP (surat pengantar) ke bagian pengiriman dan dicatat di kartu gudang. c. Menerima SPB Lembar ke empat dan di arsip berdasarkan nomor. 4. Bagian Pengiriman, a. Menerima DPB Lembar dua dan SP (surat pengantar) dan daftar pesanan barang dari bagian gudang. b. Membuat Surat pengantar barang rangkap lima. c. Menyerahkan barang kepada pelanggan, dan d. Membuat surat pengantar barang. e. SPB (surat pengantar barang) lembar satu,dua,tiga dan DPB lembar dua serta SP (surat pengantar), ke bagian penagihan. f. SPB (surat pengantar barang) lembar keempat diberikan kebagian gudang dan di arsip menurut nomor, dan SPB lembarkelima, diarsip berdasarkan nomor secara tidak permanen. 5. Bagian Penagihan, a. Berdasarkan daftar pesanan barang lembar dua (DPB) dari order penjualan dan SPB (surat pengantar barang) serta SP (surat pengantar) dari bagian pengiriman, kemudian dibuatkan faktur rangkap tiga.
30
b. SPB( surat pengantar barang)lembar satu, dua ke bagian akuntansi, SPB lembar tiga dan SP (surat pengantar) serta DPB lembar dua di arsip secara permanen berdasarkan nomor. c. Faktur lembar satu, dua di kirim ke pelanggan. Faktur lembar tiga ke bagian akuntansi. 6. Bagian Akuntansi a. Menerima faktur dan SPB (surat pengantar barang) dari bagian penagihan. b. Berdasarkan faktur dan SPB (surat pengantar barang), kemudian membuat surat penagihan rangkap dua. c. Surat penagihan lembar satu, dikirim ke pelanggan. Surat penagihan lembar dua, diarsip berdasarkan nomor.
Pembahasan Berdasarkan hasil pembahasan diatas pada prosedur penjualan kredit pada PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon terdapat kelebihan dan kelemahan dalam melakukan proses usahanya, maka dalam pembahasan ini akan diuraikan kelebihan dan kelemahan yang ada pada PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon. 1. Pada Prosedur Penjualan Kredit di PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon, terdapat kelebihan yaitu :Dalam melaksanakan penjualan kredit PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon terdapat bagian-bagian yang terkait sehingga perusahaan dapat dikatakan sudah cukup baik dalam pelaksanaan kegiatannya. Hal ini dapat dilihat dari semua bagian yang terkait seperti bagian penjualan, bagian gudang, bagian pengiriman, bagian penagihan dan bagian akuntansi, sehingga dapat dikatakan bahwa semua
31
bagian telah melakukan tugas dan tangung jawabnya masing-masing sesuai dengan prosedur yang di terapkan oleh PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon. 2. Kelemahan yang terdapat pada prosedur penjualan kredit yang terjadi pada PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon adalah: Dalam proses penjualan, baik itu penjualan tunai maupun kredit terdapat fungsi yang menangani terjadinya penjualan kredit maupun tunai, fungsi itu adalah fungsi akuntansi. Tetapi pada PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon terdapat kelemahan pada fungsi akuntansi dimana pada fungsi akuntansi juga merangkap sebagai kas (kasir) ini dapat menyebabkan timbulnya masalah dalam penerimaan kas dan pecatatan piutang sehingga perlu adanya pemisahan fungsi kas dan fungsi akuntansi. Dengan melihat kelemahan yang ada pada PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon terutama pada prosedur penjualan kredit. Maka alternatif lain dapat diambil dengan cara pemisahan kedua fungsi antara fungsi akuntansi dan fungsi kas dengan melakukan kebijakan tertentu terhadap prosedur penjualan kredit di PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon.
Selain itu untuk mengatasi kelemahan yang ada pada PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon yang perlu dilakukan oleh perusahaan adalah dengan melakukan pemisahaan kedua fungsi tersebut dengan menerapkan kebijakan-kebijakan yang baik terhadap prosedur penjualan kredit, sehingga mengurangi kecurangan dalam proses pencatatan piutang dan penerimaan kas atau lapping, lapping dapat dilakukan oleh individu tertentu. (Kusnadi, 2000 : 62 ) dalam bukunya mengatakan Lapping adalah adalah tindak penipuan yang dilakukan seseorang dengan tujuan menyamarkanpenyalahgunaan dana, pada umumnya dana yang dibayarkan klien / pelanggan perusahaan terkait.Penyamaran dilakukan dengan menutup kekurangan dana pada penerimaan pelanggan pertama dengan menggunakan dana dari 32
pelanggan lain yang melakukan pembayaran tepat setelah pelanggan pertama.Akibatnya pada laporan
penerimaan
terlihat
adanya
kekurangan
pada
akun
pelanggan
kedua
(padahalsemestinya sudah dilakukan pembayaran penuh).Untuk itu perlu adanya pemisahan fungsi akuntansi dan fungsi kas serta adanya perhatian khusus terhadap masalah tersebut sehingga prosedur penjualan kredit pada PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon dapat di jalankan dengan baik. Selain itu dilakukannya pemisahan tugas akan memberikan dampak positif bagi perusahaan dalam mengurangi resiko piutang tak tertagih. Untuk fungsi akuntansi sendiri dapat dilihat bahwa fungsi ini sudah terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit.Dengan adanya pemisahan tiga fungsi utama tersebut, maka catatan piutang dapat dikatakan aman dalam ketelitiannya dan keandalannya serta kekayaan perusahaan dapat dijamin kekayaannya. Setelah langkah pemisahan kedua fungsi yang dilakukan, baik untuk fungsi akuntansi maupun fungsi kas, diharapkan dapat menguranggi tindakan kecurangan atau lapping, sehingga dari pemisahan kedua fungsi ini dapat menjalankan tugas dan tanggung jawab masing-masing.Dimanafungsi akuntansi yang bertugas untuk mencatat dan fungsi kas bertugas untuk penerimaan kas. Tindakan lapping dapat dikurangi dengan melihat apakah pelunasan yang dilakukan oleh pelanggan telah dicatat oleh fungsi akuntansi dan adanya penerimaan dari fungsi kas, kemudian fungsi kas dapat membandingkan penerimaan kas dengan perkiraan pelanggan.Selain itu dari kedua fungsi dapat melakukan konfirmasi langsung dengan pelanggan terkait apakah ada peluanasan yang dilakukan, selanjutnya membandingkan catatan piutang pada fungsi akuntansi dengan catatan pada penerimaan kas
33
pada fungsi kas.Dengan melakukan langkah-langkah seperti ini dapat di pastikan tindak kecurangan atau lapping yang sering dilakukan oleh individu tertentu dapat dikurangi.
34
