BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN A.
Gambaran Umum 1. Sejarah Singkat Perusahaan PT. Penta Valent PT. Penta Valent telah berdiri pada 28 September 1968. PT. Penta Valent berlokasi di Jl. Kedoya Raya No. 33 Rt.002/Rw.07, Kebon Jeruk, Jakarta Barat. PT. Penta Valent merupakan distributor produk farmasi dan produk konsumen
yang menjual barangnya ke seluruh pelosok
negeri. PT. Penta Valent telah mempunyai 34 cabang di seluruh daerah Indonesia. Persediaan yang dijualnya seperti produk farmasi dan konsumer 2. Jenis Usaha Kegiatan usaha PT. Penta Valent adalah Perusahaan dagang yang menjual berbagai jenis farmasi (obat-obatan) dan produk konsumen seperti parfum, alat-alat make up, dll. Kegiatan usaha ini sudah berjalan sangat lama dan maju. Hal ini dapat dilihat dari adanya 34 cabang yang tersebar di Indonesia sehingga masyarakat yang membutuhkan produkproduk tersebut dapat membelinya di cabang PT. Penta Valent terdekat.
3. Visi dan Misi PT. Penta Valent PT. Penta Valent memiliki visi untuk menjadi perusahaan yang berkembang. Adapun visi PT. Penta Valent adalah untuk menjadi pilihan layanan kesehatan nasional dan perusahaan distribusi terbaik di Indonesia baik untuk pelanggan maupun prinsipal (suplier). Sedangkan misi dari PT. Penta Valent adalah memberikan layanan kesehatan yang sangat baik dan berkualitas melalui produk konsumen dan produk farmasi. 4. Struktur Organisasi Perusahaan Bagi suatu perusahaan, proses pengorganisasian merupakan tindakan untuk menentukan pekerjaan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Pembagian kerja dan penetapan mekanisme yang tepat dalam mengkoordinasi aktivitas-aktivitas perusahaan akan membawa dampak baik berupa keefektifan dan keefesienan bagi perusahaan. Struktur organisasi adalah susunan unit-unit organisasi dimana telah ada pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab yang telah ditentukan sebelumnya. Struktur oraganisasi PT. Penta Valent dapat dilihat pada Gambar I.
Berikut ini akan diuraikan secara singkat tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian divisi dalam struktur organisasi PT. Penta Valent (Gambar I), yaitu : 1. Kepala Cabang Kepala cabang ialah pimpinan unit perusahaan yang bertugas untuk memimpin perusahaan, adapun tugas dan tanggungjawab kepala cabang adalah sebagai berikut : - Memberikan arahan kepada staff dalam melaksanakan tugas - Mempunyai wewenang dan tanggungjawab dalam aktivitas penjualan - Mengotorisasi penjualan barang - Mempunyai tujuan dan pemikiran yang luas untuk mencapai target penjualan perusahaan Apabila kepala cabang memiliki prestasi yang baik, apalagi dapat melebihi target, maka akan dipromosikan kantor pusat untuk menempati jabatan yang lebih tinggi. 2. Internal Audit Tugasnya adalah : - Memastikan bahwa setiap orang didalam perusahaan bekerja sesuai dengan aturan dan prosedur perusahaan. - Melakukan pengawasan terhadap aktivitas operasional
- Melakukan kroscek atas penyajian laporan keuangan 3. Supervisor Merupakan kepala regu atau unit satu bagian, masing-masing supervisor membawahi karyawan dibagian penjualan, tugasnya : - Menjelaskan kepada setiap bawahan atas instruksi dari atasan - Memantau kinerja karyawan - Memberikan arahan, pendidikan, teladan serta motivasi. - Mengkoordinir catatan administrasi 4. Bagian Sales Bagian sales yang terdiri atas beberapa sub bagian mempunyai tugas dan wewenang dan tanggungjawab sebagai berikut ; a. Sales supervisor : - Mengkoordinir salesman dalam pelaksanaan tugas penjualan - Menanggapi dan mempelajari masalah yang dihadapi oleh bawahan - Menjalin hubungan yang baik dengan relasi - Membuat laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas kepada kepala cabang b. Sales/Salesman - Memasarkan produk yang akan dipasarkan ke kostumer - Memperluas daerah pemasaran dan mencari relasi baru
- Mengikuti perkembangan dan mengantisipasi situasi pasar - Menjalin
hubungan
baik
dengan
relasi
dan
menjalankan
kebijaksanaan perusahaan dalam penjualan jasa sebagai distributor - Membuat laporan harian penjualan dan mengisi kartu penjualan per relasi ke sales supervisor. 5. PJ Alkes (Apoteker) Tugasnya adalah : - Melakukan pengawasan atas ketersediaan obat - Melakukan otorisasi penjualan dibidang farmasi 6. Bagian Logistic Bagian ini bertugas atas ketersediaan barang dan memantau persediaan barang yang akan dijual. 7. Bagian Gudang - Mempersiapkan barang yang akan dikirim dan bertanggung jawab atas penyimpaanan kembali barang yang diterima dari retur penjualan; - Bertanggung jawab menyerahkan surat order penjualan barang ke bagian pengiriman. - Membuat laporan bulanan stock barang kepada bagian logistic 8. Admin sales Tugasnya adalah :
- Menyiapkan segala keperluan administrasi sales sesuai dengan SOP (Standart Operasional Prosedur) perusahaan. - Menginput daftar pesanan pelanggan 9. Admin Debitur Tugasnya adalah : - Mengeluarkan faktur pajak sebagai faktur penagihan ke pelanggan - Membuat sechedule penagihan 10. Bagian Kasir Tugasnya adalah : - Menerima daftar penerimaan kas, bukti kas masuk, dan kas/cek,dan membuat bukti setor bank dan menyetorkan kas tersebut ke bank dan mengarsipkan daftar penerimaan kas dan bukti kas masuk berdasarkan urutan tanggal; - Memberikan tanggal dan cap lunas terhadap bukti penerimaan dan pengeluaran kas dan bertanggung jawab dalam menerima dan mengeluarkan uang kas perusahaan. - Mencatat berkurangnya piutang di transaksi pelunasan piutang oleh debitur dan mengotorisasi bukti penerimaan kas masuk. 11. Bagian Pengiriman Tugasnya adalah mnyerahkan barang yang dipesan sesuai dengan mutu, kuantitas, spesifikasinya, sesuai dengan yang tercantum dalam
tembusan faktur penjualan kredit yang diterima dari penjual mengotorisasi dalam membuat nota pengiriman. 12. Bagian Collector Tugasnya adalah : - Mengantar dokumen-dokumen penagihan ke pelanggan - Menyetor penerimaan penjualan dari pelanggan ke kasir B. Kebijakan Penjualan Perusahaan Dalam melaksanakan aktivitas penjualan PT Penta Valent menerapkan beberapa kebijakan yang terkait dengan penjualan antara lain: 1. PT Penta Valent atas penjualan kredit dengan menetapkan jatuh tempo pembayaran. 2. Tenggat waktu pembayaran, berdasarkan perjanjian distribusi dihitung dari tanggal delivery order sampai dengan tanggal jatuh tempo pembayaran, harus dicantumkan pada faktur penjualan. C.
Fungsi-fungsi yang Terlibat dalam Aktivitas Penjualan Dalam pelaksanaan aktivitas penjualan, PT Penta Valent memerlukan fungsi-fungsi yang menunjang aktivitas penjualan baik tunai maupun kredit. Fungsi-fungsi yang terkait dengan aktivitas penjualan, antara lain: 1. Fungsi Admin Penjualan Fungsi ini bertanggungjawab menerima pesanan pelanggan, memproses pesanan pelanggan dengan menggunakan sistem Sapora, mengeluarkan
delivery order untuk pengiriman barang serta mencetak faktur penjualan dan faktur pajak. 2. Fungsi Kasir Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima kas dari pelanggan dan menyetor kas tersebut ke bank. Dan melakukan pencatatan pembayaran dari pelanggan ke system. 3. Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan. Fungsi ini dipegang oleh bagian pergudangan. 4. Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang kepada pelanggan berdasarkan delivery order yang diberikan oleh fungsi penjualan. 5. Fungsi Penagihan(Collector) Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan berikut dengan faktur pajak kepada pelanggan. Fungsi ini dipegang oleh bagian administrasi penjualan. 6. Fungsi Admin Debitur Fungsinya menangani penagihan piutang, sehingga hasil tagihan dapat diterima sesuai jangka waktu kredit yang disepakati.
D.
Dokumen yang digunakan a. Invoice Merupakan nota perincian tentang keterangan barang-barang yang dijual dan harga dari barang tersebut. b. Surat Order Penjualan Merupakan surat pemesanan dari pelanggan yang berguna untuk merekam pesanan pelanggan. c. Surat Pengiriman Barang/Surat Jalan Merupakan dokumen tertanggal yang dikeluarkan oleh distributor sebagai bukti pengiriman ke outlet. d. Daftar Pengambilan Barang Merupakan rincian barang dari pesanan pelanggan yang digunakan sebagai serah terima barang dari petugas gudang ke pengantar untuk diantar ke outlet. e. Daftar Hantaran Barang Merupakan bukti pengiriman dari admin penjualan ke pengantar untuk dibawa ke outlet. f. Faktur Penjualan Sebagai perincian pengiriman barang yang mencatat daftar barang, harga dan hal-hal lain.
Digunakan sebagai tanda bukti telah terjadinya transaksi pembayaran sejumlah uang dari pelanggan. g. Faktur Pajak Sebagai faktur penagihan E. Pelaksanaan prosedur (siklus) aktivitas penjualan PT Penta Valent (Gambar II) Prosedur yang digunakan PT Penta Valent dalam melaksanakan transaksi penjualan, antara lain prosedur penerimaan pesanan penjualan dimulai dari komunikasi yang dilakukan antara pihak pelanggan dengan sales. Pihak pelanggan akan memberikan surat pesanan untuk memesan produk yang diinginkan kepada bagian sales. Kemudian bagian sales akan menyerahkan surat pesanan dari pelanggan ke admin penjualan. Setelah itu admin penjualan akan memproses surat pesanan dengan menginput ke sistem Sapora untuk mencetak 1) daftar pengambilan barang (DPB) 2 rangkap 1 asli untuk arsip gudang dan rangkap 2 untuk petugas penghantar, 2) daftar hantaran barang (DHB) 2 rangkap 1 asli untuk admin penjualan dan 2 rangkap untuk petugas penghantar dan dokumen yang ke 3) Surat jalan ada 4 rangkap 1 asli untuk admin penjualan copy 2 untuk admin penjualan dan copy 3 dan 4 untuk outlet. Setelah dikirim dan disetujui oleh outlet, admin penjualan akan memvalidasi faktur ke sistem (ship confirmed) untuk dijadikan faktur penagihan. Faktur asli dan bukti
pengiriman (surat jalan asli) diserahkan ke admin debitur untuk melakukan penagihan. F. Proses Penagihan Pada PT Penta Valent (Gambar III) Prosedur penagihan, setelah menerima surat jalan dari admin sales, admin debitur mencetak faktur 4 rangkap untuk melakukan penagihan. 1 asli dan rangkap 2 untuk pelanggan, rangkap 3 untuk admin sales dan rangkap 4 untuk admin debitur. Setelah itu akan dicetak faktur pajak rangkap 2, 1 asli untuk pelanggan dan rangkap 2 untuk admin sales sebagai lampiran dari proses penagihan. Langkah berikutnya adalah proses scheduling, terlebih dahulu dilakukan proses penaggalan tagihan berikutnya admin debitur akan mencetak collection list dua rangkap 1 asli untuk admin debitur rangkap 2 untuk collector. Setelah itu collector akan menerima faktur yang telah disiapkan oleh admin debitur untuk dilakukan proses tukar faktur ke pelanggan, sebelumnya collector mengecek faktur ke collection list dan memberikan tandatangan sebagai bukti tanda terima antara debitur dengan collector. Apabila dokumen tersbut sudah lengkap, collector akan membawa dokumen-dokumen yang telah disiapkan oleh admin debitur berupa surat jalan asli 1 lembar diserahkan ke outlet serta faktur penagihan 3 rangkap, 1 dan 2 untuk pelanggan sedangkan rangkap 3 untuk pembukuan yang digunakan oleh collector sebagai bukti penyetoran tagihan ke admin debitur dan dokumen terakhir adalah faktur pajak asli
yang akan diserahkan ke outlet, setelah itu outlet akan melakukan pembayaran. Proses pembayaran, setelah outlet melakukan pembayaran, collector akan membawa collection list beserta faktur rangkap 3 sebagai bukti penyetoran tagihan ke kasir lalu kasir akan menginput ke komputer dengan menggunakan sistem sapora lalu kasir akan membuatkan receipt note. Jika yang terbayar menggunakan giro mundur akan dicatat secara manual dalam buku setoran giro mundur. Jika status belum bayar, akan dilakukan schedule ulang kapan akan dilakukan penagihan.
G. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern dalam Meningkatkan Efektivitas Penjualan Secara Umum Evaluasi yang dilakukan terhadap pengendalian internal secara umum adalah untuk menilai keefektifan dan kesesuaian prosedur yang telah diterapkan oleh perusahaan berdasarkan lima komponen pengendalian internal menurut COSO (Committee of Sponsoring Organization), yaitu Lingkungan Pengendalian (Control Environment), Penilaian Risiko (Risk Assessment), Aktivitas Pengendalian (Control Activities), Informasi dan Komunikasi
(Information
and
Communication),
dan
Pemantauan
(Monitoring). Kelima komponen ini harus terpenuhi dalam kegiatan pengendalian internal perusahaan untuk menunjukkan bahwa pengendalian yang diterapkan oleh perusahaan sudah berjalan dengan efektif dan efisien demi tercapainya tujuan perusahaan. 1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan
pengendalian
merupakan
fondasi
untuk
keempat
komponen pengendalian yang lain didalam perusahaan. Pengendalian ini terdiri dari tindakan, kebijakan, dan prosedur yang menggambarkan bagaimana sikap manajemen, direksi, dan pemilik entitas mengenai pengendalian internal dan pentingnya bagi entitas.
a. Intergritas dan nilai Etis Dalam sosialisasi dan penerapannya, setiap 3 bulan PT. Penta Valent selalu mengingatkan karyawan mengenai tata nilai dan etika dalam praktek kerja. Selain itu, adanya pelanggaran kode etik oleh karyawan juga akan dikenakan sanksi sesuai dengan ketentuan yang tertera diperusahaan. b. Komitmen terhadap kompetensi PT. Penta Valent memiliki standar kompetensi masing-masing untuk setiap bagian pekerjaannya. Pada pekerjaan yang membutuhkan keahlian tertentu maka akan dipilih karyawan yang memiliki latar belakang sesuai dan kompeten agar dapat berjalan dengan efektif dan efisien sehingga tujuan perusahaan tercapai. Sebaik apapun kebijakan dan proses yang telah dirancang tidak akan membuahkan hasil yang optimal jika manusia yang menjalankan aktivitas tersebut
tidak
profesional.
Dalam
implementasinya,
pengelolaan
pengetahuan di PT. Penta Valent difokuskan untuk menciptakan nilai kerja yang bagus untuk mencapai sebuah target. Untuk membekali pengetahuan yang lebih bagus lagi perusahaan mengadakan breafing tiap hari sebelum jam kerja dimulai dan mengadakan rapat internal untuk mengetahui kendala apa yang dihadapi dalam aktivitas pekerjaan.
c.
Dewan Komisaris dan pastisipasi Komite Audit Dewan Komisaris telah melaksanakan fungsinya mengawasi
pelaksanaan tugas-tugas dalam mengelola jalannya perusahaan. Komite Audit berada dibawah Dewan Komisaris, Komite Audit menjalankan tugas berdasarkan mandat yang ditetapkan dengan Keputusan Dewan Komisaris. Komite Audit di perusahaan bertanggung jawab untuk : 1) Mengawasi proses pelaporan keuangan Perusahaan atas nama Dewan Komisaris. 2) Memberikan rekomendasi kepada Dewan Komisaris mengenai penunjukan auditor eksternal. 3) Mendiskusikan dengan auditor internal dan eksternal semua lingkup pekerjaan, baik pekerjaan audit dan non-audit serta rencana audit mereka. 4) Menelaah laporan keuangan konsolidasian serta efektifitas pengendalian internal atas pelaporan keuangan. 5) Mengadakan rapat secara berkala dengan auditor internal dan eksternal, tanpa kehadiran manajemen, masing-masing untuk membahas hasil evaluasi dan hasil audit mereka atas pengendalian internal serta laporan keuangan perusahaan secara keseluruhan.
Komite Audit perusahaan juga ikut serta dalam layanan konsultasi internal, yang lebih merupakan solusi pencegahan sebagai antisipasi agar penyelenggaraan bisnis tetap pada arah yang tepat dan taat pada ramburambu pertaturan yang berlaku. Komite audit juga akan menindaklanjuti apabila ada pengaduan yang berkaitan dengan : 1) Akuntansi
dan
Auditing.
Permasalahan
akuntansi
dan
pengendalian internal pelaporan keuangan yang berpotensi mengakibatkan salah saji material dalam laporan keuangan serta permasalahan audit terutama yang menyangkut independensi Kantor Akuntan Publik. 2) Pelanggaran
paraturan.
Pelanggaran
terhadap
peraturan
peraturan perundangan yang berkaitan dengan operasi maupun pelanggaran
terhadap
peraturan
internal
yang
berpotensi
mengakibatkan kerugian bagi PT. Penta Valent. 3) Kecurangan dan/atau dugaan korupsi. Kecurangan dan/atau dugaan korupsi yang dilakukan oleh pejabat dan/atau karyawan. 4) Kode etik. Perilaku direksi dan manajemen yang tidak terpuji (tidak jujur, benturan kepentingan dengan perusahaan, atau memberikan informasi yang menyesatkan kepada publik) yang berpotensi mencemarkan reputasi perusahaan atau mengakibatkan kerugian bagi PT. Penta Valent.
d.
Filosofi dan Gaya Operasi Manajemen Dalam pengelolaan manajemennya, PT. Penta Valent berfokus
kepada pelayanan pelanggan untuk terus mengembangkan solusi terbaik. Kepuasan pelanggan tidaklah cukup, maka dari itu perusahaan terus berusaha untuk memberikan lebih kepada pelanggan dengan cara terus menetapkan standar pelayanan yang tinggi. Mengingat pimpinan adalah memimpin dan mengelola perusahaan agar tetap berjalan sesuai dengan tujuan dan target perusahaan, serta menjaga tingkat efisiensi dan efektivitas perusahaan. Wewenang dan tanggung jawab setiap pimpinan adalah mengelola dengan baik divisi yang dibawahinya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan serta saling mendukung antar divisi demi tercapainya tujuan dan target perusahaan. Struktur Organisasi
e.
Struktur organisasi pada halaman sebelumnya sudah digambarkan dengan jelas termasuk uraian tugas untuk setiap unit organisasi secara tertulis. Dalam hal kebijakan perusahaan dan praktik sumber daya manusia,
masing-masing
personal
dalam
perusahaan
mempunyai
kemampuan yang sesuai dengan bidang yang mereka kuasai. Lingkungan pengendalian yang terdapat pada PT. Penta Valent sudah cukup memenuhi syarat sebagai lingkungan pengendalian yang baik, meskipun masih ada kelemahan yang perlu diperbaiki. Dalam
organisasi tidak ada satupun transaksi yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi. Berdasarkan hasil penelitian, fungsi pemisahan tugas berdasarkan struktur organisasi di PT. Penta Valent sudah sepenuhnya berdasarkan prinsip-prinsip dan tata kelola perusahaan yang baik. Jadi, dapat dikatakan bahwa unsure komponen lingkungan pengendalian perusahaan mengenai struktur organisasi sudah berjalan efektif dan efisien. f.
Pemberian wewenang dan Tanggung jawab Setiap personil dalam struktur organisasi memiliki wewenang dan
tanggung jawab masing-masing terhadap perusahaan. Wewenang dan tanggung jawab kepala cabang adalah memimpin dan mengelola perusahaan agar tetap berjalan sesuai dengan tujuan dan target perusahaan, serta menjaga tingkat efisiensi dan efektivitas perusahaan. Wewenang dan tanggung jawab setiap pimpinan adalah mengelola dengan baik divisi yang dibawahinya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan serta saling mendukung antar divisi demi tercapainya tujuan dan target perusahaan. Berdasarkan hasil penelitian diatas, dapat disimpulkan bahwa komponen lingkungan pengendalian terutama mengenai pemberian wewenang dan tanggung jawab di perusahaan sudah berjalan dengan efektif dan efisien sesuai dengan komponen pengendalian internal menurut COSO.
g.
Kebijakan dan praktik sumber daya manusia Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang distributor PT Penta
Valent harus mempertahankan kinerja yang telah dicapai hingga saat ini dan meningkatkan kinerja untuk kedepannya karena tanggung jawabnya terhadap perusahaan. Sumber daya yang dimiliki perusahaan sudah memenuhi standar yang telah ditetapkan. Perusahaan memiliki uraian pekerjaan (job description) untuk setiap pekerjaan. Untuk merekrut pegawai baru, PT. Penta Valent mempunyai standard dan kualifikasi tertentu sesuai dengan tingkat kebutuhan operasional dan secara umum Untuk posisi keuangan, PT Penta Valent merekrut lulusan sarjana sesuai dengan bidangnya sedangkan untuk bagian operasional seperti bagian gudang dan pengiriman PT Penta Valent merekrut lulusan kejuruan atau sederajat dengan tamatan SMK,STM dan SMA. PT Penta Valent juga memberikan beberapa fasilitas untuk karyawan, seperti tunjangan kesehatan, tunjangan hari raya dan Bonus. Dan bagi kepala cabang daerah yang kinerjanya bagus dengan mencapai target penjualan yang sesuai dengan harapan akan mendapatkan reward atau bonus berupa uang tunai sesuai kebijakan dari Pusat. Hal ini merupakan langkah perusahaan untuk memberikan semangat kerja bagi karyawan
agar
menghasilkan
kinerja
menghasilkan keuntungan bagi perusahaan.
yang
maksimal
sehingga
2. Taksiran Risiko Penilaian risiko mempertimbangkan kejadian ekstern dan intern yang mungkin timbul dan secara tidak baik mempengaruhi kemampuan perusahaan untuk mencatat, mengolah, mengihktisarkan, dan melaporkan data keuangan. Beberapa risiko intern yang muncul dan dihadapi perusahaan diantaranya sebagai berikut : a. Perubahan Dalam Lingkungan Operasional atas Penjualan Dalam kegiatan perusahaan, PT Penta Valent sudah memikirkan resiko apa yang akan terjadi bilaman terjadi perubahan dalam lingkungan operasional. Dalam hal persaingan dari luar, dengan adanya perusahaanperusahaan baru memungkinkan akan adanya persaingan ketat dalam penjualan, bilamana pelanggan beralih ke perusahaan lain. Dengan ini PT Penta Valent dalam lingkungan operasionalnya memiliki strategis untuk lebih memahami lingkungan pasar dan memberikan pelayanan terbaik untuk kostumer. b. Penempatan Karyawan Baru Untuk menghindari adanya kesalahan yang disengaja atau tidak sengaja perusahaan terlebih dahulu akan melakukan pelatihan terhadap karyawan baru sesuai dengan bidang yang dia kuasai. Sebelumnya pihak intern akan melakukan pengarahan dan tata cara kerja serta sanksi apa yang akan dilakukan jika ada tindakan kecurangan. Misalnya, dibagian gudang. Jika stok barang tidak sesuai dengan data administrasi maka
kekurangan barang tersebut harus diganti oleh petugas gudang yang bertanggungjawab atas barang tersebut, dilengkapi dengan alasan mengapa barang itu tidak sesuai dengan catatan administrasi. Oleh pihak intern, akan melakukan stock opname atas persediaan barang yang akan dijual ke outlet. c. Perubahan Sistem Informasi Penggunaan sistem sapora yang mempermudah proses transaksi penjualan ke dalam sistem agar semua yang terkait menerima informasi yang sama dalam waktu cepat sehingga mempercepat penyebaran informasi. Namun perkembangan aplikasi akan semakin canggih lagi ke depannya apabila perusahaan tidak bisa mengimbangi maka akan berisiko mempengaruhi kegiatan pengendalian. Oleh sebab itu PT Penta Valent sudah menyiapkan tenaga ahli IT untuk mengantisipasi hal tersebut. Pihak IT akan memberikan masukan sistem rancangan yang tepat untuk menggantikan sistem yang sudah lama, agar kegiatan penjualan berjalan lebih baik lagi. d. Pertumbuhan yang cepat Pertumbuhan perusahaan menjadi semakin berkembang akan membutuhkan personil tambahan untuk mendukung personil yang sudah ada dalam menjalankan tugasnya. Apabila perusahaan tidak dapat menangani dengan cepat terhadap pertumbuhan perusahaan maka akan
dapat membebani pengendalian dan meningkatkan risiko melemahnya pengendalian yang sudah ada. e. Teknologi Baru Menggabungkan
teknologi
baru
pada
perusahaan
dapat
meningkatkan risiko aplikasi. Seperti risiko kerusakan sistem, sistem menolak data yang di-input, system down, dan lain-lain. Sehingga membutuhkan pengendalian internal mengenai sistem. f. Pernyataan Akuntansi Perubahaan standar akuntansi di Indonesia dari US GAAP menjadi International Financial Reporting Standards (IFRS) berpengaruh pada kegiatan pelaporan keuangan perusahaan. Sistem pencatatan atas transaksi juga mengalami perubahan, meskipun tidak semuanya, namun tetap mengharuskan perusahaan mengikuti peraturan yang ditetapkan oleh pemerintah, sehingga perlu evaluasi lagi bagi karyawan untuk memahami standar pelaporan menurut IFRS. Kemungkinan adanya perubahan standar akuntansi lagi kedepannya dapat menimbulkan risiko pencatatan. g. Keterlambatan Pembayaran Keterlambatan pembayaran oleh Konsumer dapat mempengaruhi pendapatan perusahaan, karena dari hasil penjualan perusahaan dapat menjalankan aktivitasnya untuk lebih berkembang. Jika konsumen telat bayar, maka langkah yang diambil adalah PT Penta Valent tidak
memberikan penjualan berikutnya terhadap konsumen sampai konsumen terlebih dahulu melunasi hutangnya kepada PT Penta Valent. h. Tidak tercapainya target Target penjualan adalah salah satu tujuan perusahaan, oleh sebab itu perusahaan mengharapkan kinerja yang maksimal dari setiap karyawan agar tercapainya target tersebut. Karena sangat mempengaruhi efektivitas dan efisiensi penjualan. Berdasarkan hasil penelitian diatas, dapat disimpulkan bahwa penilaian risiko yang akan dihadapi oleh PT. Penta Valent yang dikelola oleh manajemen risiko yang dimiliki perusahaan sudah berjalan dengan efektif. Karena berdasarkan
risiko-risiko diatas, perusahaan telah
melakukan berbagai upaya antara lain : 1) Membangun
dan
mengembangkan
aspek
struktural,
operasional dan perawatan atas implementasi manajemen risiko. 2) Peningkatan kualitas pengambilan keputusan. 3) Pengembangan manajemen kelangsungan usaha (Business Continuity management) dan Crisis Management.
3. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang telah dibuat perusahaan dengan tujuan pengendalian dapat tercapai. Adapun sistem dan prosedur kebijakan pengendalian atas penjualan yang diterapkan oleh Penta Valent adalah sebagai berikut : a. Adanya tinjauan pelaksanaan kerja Tinjauan pelaksanaan kerja yang dilakukan oleh pihak perusahaan adalah meninjau pelaksanaan proses penjualan, apakah sudah dijalankan sebagaimana mestinya dan apakah telah memenuhi prosedur. Setiap transaksi pencatatan dan dokumen-dokumen terkait penjualan selalu di kroscek hal ini dilakukan untuk mengantisipasi adanya kecurangan atau kesalahan yang tidak sengaja b. Pengolahan Informasi Memformulasikan kebijakan IT dan master plan guna menegakkan IT Governance, menjamin perkembangan dan perubahan dalam operasi dan aplikasi IT, dan menjamin bahwa penggunaan aplikasi telah sesuai dengan pengaturan otorisasi dan hak akses, seperti manajemen password, end user computing, dan lain-lain.
Aktivitas pengendalian sistem informasi terdiri atas: 1) Pengendalian Umum : a) Pengendalian Organisasi : Dalam system penjualan terdapat pengendalian secara umum agar tidak terjadi kesalahan pencatatan dan penerimaan atas penjualan. Dalam pengendalian umum ini PT Penta
Valent
menggunakan
system
pemisahan
tugas
dan
tanggungjawab masing-masing. Dalam praktek penjualan, terdapat bagian sales yang tugasnya menjual/memasarakan produk, bagian gudang menyiapakn barang yang akan dijual, bagian admin sales menyiapkan dokumen penjualan berupa faktur penjualan, surat jalan,Daftar Hantaran barang dan dafar pengambilan barang, bagian admin debitur menyiapkan faktur penagihan/faktur pajak dan collection list, bagian collector melakukan penagihan dan bagian kasir melakukan pencatatan penerimaan pembayaran dari outlet dan melakukan rekonsiliasi Bank. b) Pengendalian operasi : Pengendalian operasi yang terdapat pada PT Penta Valent sudah menggunakan sistem sapora untuk menginput data-data penjualan. Dalam prakteknya, data pesanan pelanggan akan diinput menggunakan sistem ini, bagian admin sales akan menginput data pelanggan, lalu piutang pelanggan akan dicatat dengan menggunakan operasi sistem sapora oleh admin debitur dan bagian kasir akan
menginput data pelanggan yang sudah melakukan pembayaran. Untuk keamanan
setiap
fungsi,
mempunyai
kata
sandi
untuk
mengoperasikan sistem ini. Ini berguna untuk menghindari terjadinya manipulasi data. Sedangkan untuk pemeliharaan sistem software dilakukan dengan cara memasang anti virus agar sistem berjalan dengan lancar dan terhindar dari gangguan virus. Setiap komputer tidak dibolehkan mengakses data dengan menggunakan USB, ini merupakan pengendalian yang dilakukan oleh perusahaan agar kegiatan operasional berjalan dengan lancar. c) Pengendalian Aplikasi Pengendalian masukan secara umum memproses identifikasi, pencatatan, penyiapan data dan data entry yang terjadi pada PT Penta Valent. Perusahaan melakukan pengendalian ini untuk mengantisipasi terjadinya kesalahan atau kecurangan yang terjadi dilingkungan perusahaan. d) Adanya pihak wewenang yang melakukan otorisasi Pemisahan tugas yang dilakukan PT Penta Valent dengan memberikan tanggungjawab kepada orang yang berbeda untuk mengotorisasi transaksi dan mencatat transaksi, hal ini dilakukan untuk mengurangi resiko penyelewengan atau kesalahan yang tidak sengaja yang kemungkinan terjadi dalam aktivitas penjualan.
e) Adanya sistem untuk mengontrol penjualan Dalam kegiatan penjualan, PT Penta Valent menggunakan sistem dengan aplikasi sapora untuk memantau aktivitas penjualan. Data pesanan hingga proses pelaporan terkontrol dalam sistem ini. Pihak manajemen akan memantau penjualan dari sistem ini, pengendalian yang dilakukan pikah intern adalah melakukan monitoring service level dengan memeriksa surat jalan dari sistem sapora, apakah surat jalan tersebut sudah didistribusikan ke outlet atau tidak, dalam sistem sapora akan ada proses yang menyatakan sudah berjalan atau tidaknya surat jalan tersebut, yaitu : 1. Acc 2. Transit 3. Available Jika posisi surat jalan masih transit, pihak intern akan melakukan tindakan terhadap karyawaan untuk menindaklanjuti proses surat jalan tersebut. Karena semakin banyak surat jalan yang transit, penjualan akan semakin rendah dan jauh dari target yang diharapkan.
f) Adanya pengendalian terhadap ketersediaan barang Pihak intern selalu memastikan bahwa persediaan barang selalu ready untuk dijual ke outlet. Karena apabila permintaan barang dari oulet harus segera dikirim pada saat itu juga, pihak Penta Valent harus segera melakukan pengiriman untuk menghindari adanya outlet yang berpindah ke distribusi lain karena kurang puas akan pelayanan yang diberikan oleh Penta valent. Dalam hal ini pengendalian intern yang dilakukan dengan cara melakukan pengecekan atas ketersediaan barang, hal lain yang dilakukan adalah jika cabang A tidak memiliki persediaan barang yang akan dijual ke outlet pada saat terjadinya pesanan, maka langkah yang utama dilakukan adalah meminjam barang dari cabang B atau terdekat untuk dijual ke outlet tersebut. Ini merupakan salah satu cara yang dilakukan untuk mengantisipasi kepuasaan dan lepercayaan pelanggan. g) Adanya pemisahan tugas Dalam aktivitas penjualan sudah memiliki fungsi dan tugas masing-masing. Pihak intern akan memantau setiap aktivitas penjualan dari setiap fungsi masing-masing karyawan. Pengendalian intern atas pemisahan tugas berdasarkan wawancara yang dilakukan adalah pihak intern melakukan evaluasi kerja terhadap karyawan mulai dari pihak gudang sampai dengan kasir.
4.
Informasi dan Komunikasi Pada PT Penta Valent transaksi dan pencatatannya telah
menggunakan sistem informasi akuntansi yang sudah terkomputerisasi. Penta Valent menggunakan sistem sapora, sistem ini sifatnya sudah terintegrasi. Pada sistem ini laporan akuntansi sudah disajikan secara jelas dimulai dari terjadinya transaksi awal sampai dengan laporan akhir. Ini memudahkan bagi pihak intern untuk mengirim, memproses, memelihara dan mengakses informasi yang telah dijalankan.4. 5.
Pemantauan Pengendalian yang ada pada PT Penta Valent melakukan monitor
terhadap segala aktivitas penjualan, mulai dari proses penjualan sampai tahap pelunasan dari pelanggan. Kinerja karyawan juga sangat diperhatikan dengan memonitor absensi karyawan serta menilai hasil kerja para karyawan apakah telah sesuai dengan target yang telah direncanakan atau tidak.
Disamping itu, pihak Penta Valent juga
melakukan evaluasi secara terus menerus dan berkesinambungan atas seluruh kegiatan operasional perusahaan yaitu dengan mengadakan rapat tahunan yang membicarakan mengenai kinerja perusahaan selama satu tahun ini. Selain itu pihak perusahaan juga membuat anggaran dan target penjualan yang akan dilakukan di tahun selanjutnya, sehingga penjualan dapat terus meningkat dan piutang dapat diminimalisasikan.
H. Evaluasi Sistem pengendalian Intern Penjualan Terhadap Efektivitas Penjualan (Khusus) 1. Lingkungan Pengendalian Seluruh kegiatan yang berhubungan dengan penjualan dilakukan oleh satu unit didalam perusahaan. Didalam unit ini terdapat sumber daya yang kompeten dan menjungjung tinggi kedisplinan terhadap peraturan yang ditetapkan oleh perusahaan guna mencapai tujuan perusahaan. Proses pemesanan dilakukan oleh pelanggan dapat melalui sales,via telepon,email dan website perusahaan. Setelah memesan barang, pusat operasional penjualan akan melakukan tugasnya masingmasing sesuai dengan fungsi dan tanggungjawab masing-masing. Kerjasama antara personil yang terkait dalam aktivitas penjualan sudah dilakukan dengan baik sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Penerimaan pesanan dari pelanggan oleh sales akan diproses ke admin sales, yang bertanggungjawab atas kelengkapan dokumen untuk pengiriman barang ke outlet, bagian gudang fungsinya menyediakan barang sesuai yang tertera di daftar pengambilan barang yang di cetak oleh admin sales, kemudian bagian penghantar akan mengirimkan barang pesanan ke outlet, admin debitur akan melakukan penagihan ketika admin sales memvalidasi faktur dan surat jalan asli untuk
dijadikan faktur penagihan oleh admin debitur. Setelah itu collector akan mengunjungi outlet untuk menagih pembayaran setelah pembayaran dilakukan collector akan menyetor ke kasir dan kasir akan menginput ke receipt note. Setiap proses penjualan harus melalui otorisasi pihak yang berwenang. Mulai dari verifikasi kelengkapan dokumen, input data ke dalam sistem dan otorisasi, semua dilakukan oleh personil yang kompeten disertai pengendalian yang sesuai dengan kondisi didalamya. Setiap kegiatan pasti memiliki resiko namun perusahaan telah mengantisipasi dengan cara menerapkan pengendalian-pengendalian yang dapat menghindari dan meminimalisir terjadinya kesalahan dalam aktivitas penjualan. 2. Penilaian Resiko - Risiko Bisnis Risiko ini terjadi karena semakin tingginya tingkat persaingan menjalankan bisnis usaha perdagangan khususnnya distributor yang ada sekarang. Atau adanya pelayanan yang kurang memuaskan dari pihak PT Penta Valent sehingga menyebabkan kostumer kecewa.
- Risiko Operasional Risiko ini kemungkinan dapat terjadi karena lambatnya pelayanan yang diberikan pihak PT Penta Valent, misalnya lamanya pengiriman barang pesanan kostumer. - Risiko Produk atau Barang Persediaan Risiko ini dapat terjadi pada persediaan barang/produk yang akan di jual ke outlet. Perusahaan harus lebih teliti dengan barang dagangan khususnya persediaan dengan expired date yang lebih membutuhkan perhatian. Karena risiko yang ada untuk persediaan jenis ini lebih kompleks jika dibandingkan dengan persediaan non expired date. Hal ini harus diperhatikan sebelum di salurkan ke outlet karena apabila lalai,maka akan berdampak besar terhadap reputasi perusahaan. - Risiko Keuangan Risiko ini terjadi karena tidak tercatat suatu transaksi penjualan atau terjadi kesalahan pencatatan pada suatu transaksi penjualan. - Risiko Piutang Adanya keterlambatan pembayaran dari pelanggan sehingga mengakibatkan kredit macet. Untuk mengantisipasi terjadinya hal-hal tersebut diatas, PT Penta Valent melakukan pengendalian sebagai berikut :
- Supaya volume penjualan meningkat, perusahaan melakukan service yang lebih bagus dan melakukan promo atau potongan harga atas barang yang dijual. Dan melakukan evaluasi kinerja karyawan. - Untuk kegiatan operasionalnya setiap karyawan yang kinerjanya lambat dalam memberikan pelayanan terhadap kostumer dengan cara menegur dan memberikan arahan bagaimana seharusnya bersikap yang baik dalam melakukan pekerjaan. - Untuk
pengendalian
persediaan
perusahaan
melakukan
penyimpanan barang yang baik. Hal ini terkait dengan ketepatan dan kesesuaian dalam penyimpanan barang digudang dan layout gudang yang memudahkan keluar masuknya barang. Sehingga bagian gudang sendiri juga dapat mengatur atau melakukan rolling posisi persediaan berdasarkan expired datenya dan persediaan dapat menggunakan dengan metode FEFO, yaitu First Expired First Out. Ini berarti yang kadaluarsa terlebih dahulu harus keluar lebih dulu. - Dalam hal pencatatan, setiap harinya seluruh laporan penerimaan atas penjualan diperiksa oleh pihak internal. Bilamana terjadinya kesalahan pencatatan atau ada suatu transaksi yang tidak tercatat maka hal tersebut akan menjadi tanggungjawab kasir.
- Penilaian resiko piutang berdasarkan aktivitas yang terjadi dalam proses penjualan, yaitu penjualan secara kredit. Resiko yang kemungkinan terjadi adalah adanya kredit macet, keterlambatan pembayaran oleh pelanggan dan salahnya pencatatan atas pelunasan piutang bisa berpengaruh terhadap laporan keuangan yang berdampak bagi kelangsungan hidup perusahaan. Untuk mengantisipasi adanya kredit macet PT Penta Valent sudah mempunyai langkah atau kebijakan untuk mengantipasi hal ini dengan cara mencari informasi customer terlebih dahulu. Contohnya NPWP,KTP,SIUP,Foto Pelanggan,dll. Untuk penjualan kredit biasanya perusahaan akan memberikan kredit bagi pelanggan lama atau tetap, sedangkan untuk pelanggan baru akan diberikan penjualan secara tunai dalam jangka waktu yang telah ditetapkan oleh pihak Penta Valent. Dalam waktu 1 s.d 3 bulan, Penta Valent memberikan penjualan secara tunai kepada pelanggan baru. Ini dilakukan untuk mengetahui kemampuan klien dalam membayar pelunasan tagihan dan untuk menghindari kredit macet. Pihak intern juga melakukan rolling terhadap collector, dimana collector akan ditugaskan bukan hanya stuck disatu tempat (pelanggan) saja tetapi akan dirolling secara acak sesuai dengan kebijakan Penta Valent itu sendiri. Hal ini dilakukan untuk melihat kemampuan sales dalam melakukan penagihan dan untuk menghindari kredit macet,
karena bisa saja pelanggan A tidak suka dengan collector A sehingga pelanggan tersebut mengundur waktu pembayaran. Untuk pencatatan piutang, bagian kasir akan memvalidasi pembayaran yang diterima dari pelanggan untuk mencatat pelunasan dengan menggunakan sistem sapora, dalam setiap transaksi penerimaan dari hasil penjualan akan di input di sistem ini. Karena sistem ini digunakan untuk mempermudah proses pencatatan. Setiap transaksi pencatatan pelunasan piutang akan di awasi oleh pihak intern agar tidak terjadi kesalahan. Oleh karena itu pihak intern melakukan kebijakan ini agar menghindari kredit macet dan salah pencatatan yang sangat berkaitan dengan penjualan. Di sisi lain, pengendalian intern terhadap piutang adalah dengan memberikan target penagihan terhadap collector. Dalam hal ini collector per hari harus mempunyai target pelunasan piutang per hari, kemudian dibagian sales pihak intern memberikan target untuk penjualan atau mendapatkan outlet baru agar bisa menutupi kemungkinan terjadinya kredit macet dari outlet lain. Pengendalian resiko atas penjualan secara kredit dapat dikatakan efektif , karena dengan adanya pengendalian dan rancangan-rancangan oleh pengendalian intern untuk mengatasi adanya kredit macet dari pelanggan.
2. Aktivitas Pengendalian a) Tinjauan Pelaksanaan Kerja Prosedur penjualan tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Setiap harinya kepala cabang akan mengawasi, mengecek dan mengotorisasi setiap transaksi penjualan termasuk kelengkapan dokumen-dokumen. Kepala cabang juga akan mengawasi kinerja karyawannya agar tetap sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Pengecekan dan pengawasan dilakukan setiap proses yang terjadi dalam penjualan. Pengecekan dan pengawasan dimulai sejak awal proses dengan tujuan tetap terjaga keakuratan data hingga akhir proses sehingga meminimalisir terjadinya kesalahan. Pengecekan secara independen keseluruhan dilakukan oleh internal audit. Internal audit yang dibentuk oleh perusahaan bertugas melakukan evaluasi terhadap hasil pemeriksaan secara periodik untuk mengukur tingkat kecukupannya serta menghasilkan rekomendasi perbaikan baik terhadap rancangan maupun pelaksanaan kegiatan di dalam perusahaan. Dalam kegiatan penjualan segala fungsi yang terkait harus dilakukan
pengawasan
sesuai
dengan
fungsi,
pengendalian atas tinjauan pelaksanaan kerja dari :
adapun
aktivitas
1. Admin Penjualan, dalam kegiatannya admin penjualan harus teliti atas pesanan barang dari pelanggan. Setiap item, Quantity dan harga harus sesuai dengan pesanan yang dilakukan oleh outlet. Oleh sebab itu pihak intern selalu memantau apakah semua data pesanan pelanggan sesuai dengan yang dikeluarkan oleh admin penjualan. 2. Kasir, setiap transaksi yang dicatat oleh kasir selalu dipantau dari sistem. Penerimaan dari penjualan harus sesuai dengan yang diterima oleh kasir. Pihak intern memastikan bahwa saldo penerimaan harus sama dengan saldo bank atas apa yang diterima dan disetor oleh kasir ke bank, setiap hari dilakukan rekonsiliasi Bank dan memastikan bahwa kasir telah mencatat penerimaan ke dalam sistem. 3. Gudang, pihak intern melakukan kroscek atas persediaan barang yang menjadi tugas bagian gudang atas ketersediaan barang. Pihak intern memastikan bahwa stock persediaan antara data administrasi dengan stock phisik gudang harus sama. Stok opname dilakukan secara periodik mengingat banyaknya persediaan barang yang ada. Pihak gudang diwajibkan membuat laporan stock di kartu stock persediaan atas barang yang ada. Apabila data administrasi tidak sesuai
dengan persediaan gudang maka petugas gudang harus mengganti atas selisih barang tersebut. 4. Bagian pengirim, pihak intern memastikan bahwa barang yang dipesan oleh outlet sampai dengan tepat waktu dengan memantau kinerja petugas pengirim dengan cara menanyakan langsung ke outlet, apakah barang yang dipesan sudah sampai dan tidak telat melebihi hari yang sudah diminta oleh outlet. Selain itu, pihak intern juga memeriksa bukti kiriman barang ke outlet. 5. Collector, tugasnya adalah melakukan penagihan pihak intern memberikan target penagihan terhadap collector. Apabila outlet sudah melakukan pembayaran, maka pihak collector harus segera melapor dan menyetor uang atas pembayaran yang diterima dari outlet. Tidak boleh melebihi hari dari penerimaan pembayaran. 6. Admin Debitur, bagian ini harus memastikan bahwa piutang atas pelanggan sudah lunas atau belom dengan memantau ke sistem sapora. Jika pelanggan sudah melakukan pembayaran dan sudah di bukukan oleh kasir maka admin debitur harus menghapus data pelanggan tersebut dari buku piutang yang terdapat pada sistem. Pihak intern selalu memantau hal ini,
untuk menghindari adanya pencatatan double atas penagihan terhadap outlet. 7. Sales, sangat berperan penting dalam kegiatan penjualan. Oleh sebab itu, perusahaan selalu melakukan evaluasi kinerja sales. Dimana sales mempunyai target kunjungan untuk setiap outlet yang dilakukan setiap hari, kunjungan ini disebut sebagai efectiv call. Efektiv call merupakan kunjungan yang dilakukan sales ke outlet. Sales dituntut untuk melakukan kunjungan ke outlet berdasarkan ketentuan yang dikeluarkan oleh perusahaan, minimal 8 faktur per hari atau rata-rata 15 faktur/hari ini dilakukan untuk meningkatkan target penjualan. Pada kunjungannya, setiap sales membuat laporan kunjungan harian. Pihak intern akan memeriksa kelengkapan form kunjungan sales ke outlet, form kunjungan tersebut harus tertera tandatangan atau cap outlet yang dikunjungi ini berguna untuk mengatasi kecurangan yang dilakukan oleh sales, hal ini dilakukan untuk menghindari terjadinya kelalaian sales dalam melakukan pekerjaan Misalnya : bermalasmalasan atau hal lainnya sehingga pihak intern tiap hari melakukan pengawasan terhadap kunjungan yang dilakukan oleh sales. Karena sangat berdampak terhadap
penjualan. Dalam perusahaan dagang khususnya distributor sales
merupakan
tonggak
perusahaan
dalam
kegiatan
penjualan, oleh karena itu pihak intern sangat memperhatikan kinerja sales agar tercapainya target penjualan. b) Pengolahan Informasi Pengolahan informasi yang terdapat pada PT Penta Valent yaitu : 1.
Pengendalian Umum :
a)
Pengendalian Organisasi : Dalam system penjualan terdapat pengendalian secara
umum agar tidak terjadi kesalahan pencatatan dan penerimaan atas penjualan. Dalam pengendalian umum ini PT Penta Valent menggunakan system pemisahan tugas dan tanggungjawab masingmasing. Dalam praktek penjualan, terdapat bagian sales yang tugasnya menjual/memasarkan produk, bagian gudang menyiapakan barang yang akan dijual, bagian admin sales menyiapkan dokumen penjualan berupa faktur penjualan, surat jalan,Daftar Hantaran barang dan dafar pengambilan barang, bagian admin debitur menyiapkan faktur penagihan/faktur pajak dan collection list, bagian collector melakukan penagihan dan bagian kasir melakukan pencatatan penerimaan pembayaran dari outlet dan melakukan rekonsiliasi Bank.
b)
Pengendalian operasi : Pengendalian operasi yang terdapat pada PT Penta Valent
sudah menggunakan sistem sapora untuk menginput data-data penjualan. Dalam prakteknya, data pesanan pelanggan akan diinput menggunakan sistem ini, bagian admin sales akan menginput data pelanggan,
lalu
piutang
pelanggan
akan
dicatat
dengan
menggunakan operasi sistem sapora oleh admin debitur dan bagian kasir akan menginput data pelanggan yang sudah melakukan pembayaran dan melakukan pencatatan atas pelunasan oleh pelanggan. Untuk keamanan setiap fungsi, mempunyai kata sandi untuk mengoperasikan sistem ini. Ini berguna untuk menghindari terjadinya manipulasi data. Sedangkan untuk pemeliharaan sistem software dilakukan dengan cara memasang anti virus agar sistem berjalan dengan lancar dan terhindar dari gangguan virus. Setiap komputer tidak dibolehkan mengakses data dengan menggunakan USB, ini merupakan pengendalian yang dilakukan oleh perusahaan agar kegiatan operasional berjalan dengan lancar.
c)
Pengendalian Aplikasi Dalam prakteknya, PT Penta Valent melakukan proses
identifikasi, proses pencatatan, Penyiapan data dan data entry. -
Pengendalian proses pengolahan data : Proses pengolahan data
karyawan ditugaskan agar lebih teliti dalam menjalankan sistem pencatatan, kelengkapan data dan nomor urut/seri faktur penjualan, faktur pajak dan dokumen-dokumen pendukung lainnya. Dalam prakteknya, perusahaan memberikan nomor urut/seri faktur penjualan, faktur pajak dan dokumen lainnya untuk setiap transaksi penjualan. -
Pengendalian Keluaran
Sebelum output, kepala bagian mengecek kembali laporan yang akan dikirim kepada atasan. -
Pengendalian Fisik (Phisical control) Pengendalian internal yang baik atas dokumen dan catatan dapat
memberikan jaminan bahwa setiap transaksi sudah dijalankan dengan baik sesuai prosedur. Kelengkapan dokumen akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya bahwa telah ada transaksi dengan bukti yang memadai. Dokumen yang memadai adalah dokumen yang di otorisasi baik dengan tanda tangan ataupun stempel oleh pejabat yang berwenang.
Berdasarkan penelitian, diketahui bahwa dokumen-dokumen yang digunakan harus sesuai standar operasional perusahaan, adapun dokumen yang digunakan : 1. Surat pesanan dari pelanggan harus tertera nama outlet beserta alamat lengkap dan nomor tlfn tanggal pesanan dan nama barang yang mau dipesan. 2. Faktur Pajak dilengkapi dengan nomor seri faktur pajak, nama pengusaha kena pajak beserta alamat dan NPWP, nama pembeli barang lengkap dengan NPWP dan NPWP, nama brang dan harga jualnya. 3. Faktur Penjualan dilengkapi dengan nama pelanggan sebagai penerima tagihan, nomor faktur, nomor dan tanggal surat pesanan, tanggal faktur, tanggal jatuh tempo , nama salesman, nama dan kode barang, expaiyed barang, quantity,harga,jumlah harga, tanda tangan penerima beserta cap/stempel asli dari outlet, persetujuan dari pimpinan atau yang berwenang. 4. Surat Jalan, harus dilengkapi dengan nomor order,nomor delivery, tanggal order, tanggal delivery, salesman, pengantar, nama dan alamat penerima barang, nama dan kode barang, expaiyed barang, quantity,harga,jumlah harga, tangan penerima beserta cap/stempel asli dari outlet, persetujuan dari pimpinan atau yang berwenang.
5. Daftar Pengambilan Barang (DPB) harus dilengkapi dengan nomor list pemesanan, tanggal pemesanan, kode dan nama barang serta kuantiti. 6. Daftar Hantaran Barang, harus dilengkapi dengan nomor DHB (Daftar Hantaran Barang), nomor dan tanggal surat pesanan, nama pengantar. Dokumen-dokumen pendukung diatas akan diperiksa kelengkapannya oleh bagian ferivikasi, kemudian akan diserahkan ke kepala cabang untuk melakukan otorisasi terhadap bagian dokumen yang memerlukan tandatangan persetujuan oleh kepala cabang. d)
Otorisasi dan transaksi
Penjualan yang dilakukan perusahaan mempunyai prosedur dan wewenang sesuai dengan jabatannya. Pada saat pemesanan barang dilakukan oleh pelanggan pada produk farmasi yang berhak melakukan otorisasi atas barang yang akan dijual adalah Apoteker, dalam setiap transaksi pengeluaran barang yang akan dikirim ke outlet apoteker terlebih dahulu memeriksa jenis barang yang akan dikirim , apakah kadar obat yang dipesan sudah sesuai, apakah takarannya sudah sesuai dengan pesanan. Setelah itu apoteker akan membubuhkan tandatangan persetujuan bahwa barang tersebut sudah boleh didistribusikan ke outlet. Karena
obat-obatan sangat bermanfaat bagi masyarakat untuk kesehatan. Dan untuk menjaga nilai perusahaan hal ini sangat diterapkan karena akan ada tinjauan dari BPOM. Sedangkan untuk barang consumer, BCC/SPV yang akan melakukan otorisasi untuk pengiriman barang ke outlet setelah proses pemesanan terjadi untuk diproses lebih lanjut. e)
Pemisahan Tugas
Pemisahan tugas dan fungsi menjelaskan tidak ada karyawan yang melakukan pekerjaan ganda, antara penjualan dan pencatatan. Terdapat pemisahan fungsi antara bagian sales yang memasarkan produk, gudang menyediakan barang, pengirim tugasnya menghantar, admins sales menyediakan dokumen yang terkait, admin debitur mencetak faktur pajak, bagian collector melakukan kunjungan ke outlet untuk menagih atas pembelian barang oleh outlet dan bagian kasir melakukan pencatatan atas pembayaran dari outlet. 4. Informasi dan Komunikasi Infromasi yang dilakukan dalam seluruh kegiatan penjualan dimulai dari proses pemesanan pelanggan dan prosesnya akan ditindaklanjuti oleh setiap bagian yang sesuai dengan tugas dan fungsinya. Setelah itu akan disalurkan ke dalam system yang sudah terkomputerisasi. Mekanisme
penjualan
sudah
jelas
digambarkan
dalam
perusahaan ini, melalui system yang ada seluruh data yang mencakup
penjualan dicatat dan diawasi karena system yang dimiliki sudah cukup memadai untuk melakukan kroscek. 5. Pemantauan Pengendalian yang ada pada PT Penta Valent melakukan monitor terhadap segala aktivitas penjualan, mulai dari proses penjualan sampai tahap pelunasan dari pelanggan. Kinerja karyawan juga sangat diperhatikan dengan memonitor absensi karyawan serta menilai hasil kerja para karyawan apakah telah sesuai dengan target yang telah direncanakan atau tidak. Disamping itu, pihak Penta Valent juga melakukan evaluasi secara terus menerus dan berkesinambungan atas seluruh kegiatan operasional perusahaan yaitu dengan mengadakan rapat tahunan yang membicarakan mengenai kinerja perusahaan selama satu tahun ini. Selain itu pihak perusahaan juga membuat anggaran dan target penjualan yang akan dilakukan di tahun selanjutnya, sehingga penjualan dapat terus meningkat dan piutang dapat diminimalisasikan.
I. Peranan Sistem Pengendalian Intern Penjualan dalam meningkatkan Efektivitas Penjualan Sistem pengendalian intern penjualan yang baik secara langsung berfungsi dapat melindungi aset perusahaan dan juga menunjang pencapaian tujuan perusahaan. Karena itu pengendalian intern penjualan terhadap efektivitas penjualan sangatlah penting untuk menjaga dan menghindari kesalahan-kesalahan atau kecurangan yang dilakukan oleh karyawan. Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan, efektivitas penjualan pada PT Penta Valent meningkat dengan adanya sistem pengendalian intern penjualan tersebut. PT Penta Valent dalam target penjualannya minimal lebih besar dari tahun sebelumnya atau diharapkan dapat 70% lebih tinggi dari Volume penjualan dari budget yang ditetapkan oleh perusahaan. Pada Tahun 2013 PT Penta Valent memiliki penjualan sebesar Rp.2.070.847.849 sedangkan pada Tahun 2014 mencapai sebesar Rp. 2.590.826.601
Tabel 1.2. Hasil Penjualan PT Penta Valent Tahun
Realisasi
2014
Penjualan
Target Penjualan
Persentase (%)
Januari
170.418.608
252.830.000
67%
Februari
200.560.090
236.135.000
85%
Maret
200.194.759
261.372.000
77%
April
221.555.021
264.590.000
84%
Mei
200.342.267
268.852.000
75%
Juni
219.497.547
253.005.000
87%
Juli
246.771.300
269.325.000
92%
Agustus
213.156.944
262.842.000
81%
September
242.236.335
253.005.000
96%
Oktober
170.787.046
252.391.000
68%
Nopember
264.592.302
256.866.000
103%
Desember
240.714.382
256.459.000
94%
TOTAL
2.590.826.601
3.087.672.000
84%
Sumber : Data Setelah Diolah Berdasarkan
tabel
diatas
dapat
disimpulkan
bahwa
sistem
pengendalian intern penjualan sudah dijalankan dengan baik dan dapat dikatakan efektif dengan adanya peningkatan penjualan setiap tahunnya.
Dari data tabel tersebut hanya ada 2 (dua) bulan pendapatan penjualan yang dibawah 70% dari budget yang ingin dicapai yaitu pada bulan Januari 67% dan bulan Oktober sebesar 68%. Walaupun penjualan di bulan Januari dan Oktober tidak mencapai target tetapi secara akumulasi keseluruhan penjualan sudah melampaui target. Total hasil penjualan sebesar 84% dari budget yang diberikan merupakan suatu hasil yang sangat baik bagi PT Penta Valent. j. Pembahasan Penerapan sistem pengendalian intern penjualan dapat dikatakan efektiv dengan adanya 5 komponen pengendalian intern yang sudah dilaksanakan oleh PT Penta Valent untuk meningkatkan efektivitas penjualan. PT Penta Valent memiliki prosedur penjualan yang memadai sesuai dengan struktur organisasi yang ada pada perusahaan. Sistem pengendalian intern dalam meningkatkan penjualan terbukti dengan adanya peningkatan angka penjualan pada PT Penta Valent. Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan telah melakukan pengendalian yang efektif. Hasil penelitian yang dilakukan penulis juga mendukung penelitian yang telah dilakukan oleh Triandi dan Tjahja Diapari Siregar (2007) yang menyatakan bahwa evaluasi sistem pengendalian intern penjualan terhadap peningkatan efektivitas penjualan berjalan efektif dengan adanya kenaikan angka penjualan sesuai dengan target perusahaan.
