BAB 4 PEMBAHASAN
4.1
Perencanaan Kegiatan Evaluasi Pengendalian Internal Evaluasi pengendalian internal adalah suatu kegiatan untuk menilai dan
mengevaluasi pengendalian internal perusahaan dan hasil evaluasi tersebut dilaporkan kepada orang-orang yang tepat serta memberikan rekomendasi perbaikan. Untuk melakukan evaluasi pengendalian internal diperlukan persiapan dan perencanaan yang baik agar memperoleh hasil yang maksimal sehingga dapat memberikan rekomendasi dan saran sebagai bahan pertimbangan perusahaan serta membantu
meningkatkan
kinerja
perusahaan
sehingga
tercapainya
tujuan
perusahaan. Perencanaan pengendalian internal atas fungsi penjualan pada PT. Gracindo Express Abadi sebagai berikut: a. Diterimanya proposal oleh pihak PT. Gracindo Express Abadi untuk menjadi obyek penelitian skripsi yang telah disetujui oleh direktur. b. Survei Pendahuluan yang dilakukan untuk memperoleh informasi umum tentang perusahaan yang berupa sejarah perusahaan, bidang usaha, produk-produk dan juga struktur organisasi beserta uraian tugas. c. Melakukan wawancara dengan bagian terkait dengan proses penjualan untuk memperoleh data-data dan informasi mengenai kegiatan perusahaan, kebijakan dan prosedur yang diterapkan, serta proses penjualan yang terjadi dalam perusahaan. d. Melakukan pengamatan langsung terhadap proses terjadinya transaksi penjualan. e. Melakukan pengisian Internal Control Questionnaire yang diisi oleh bagianbagian terkait. Tujuan dilakukannya pengisian Internal Control Questionnaire agar dapat lebih memahami prosedur penjualan di PT. Gracindo Express Abadi secara lebih baik lagi. f. Melakukan penelusuran atas dokumen-dokumen pendukung yang berhubungan dengan transaksi penjualan untuk mengetahui apakah pencatatannya telah sesuai dengan prosedur yang berlaku.
41
42
4.2
Evaluasi berdasarkan Kuesioner Pengendalian Internal atas Fungsi
Penjualan Jasa Ekspor Impor Dengan adanya evaluasi sistem pengendalian internal, dapat ditemukan kelebihan dan kelemahan dalam pelaksanaan pengendalian internal atas fungsi penjualan jasa ekspor impor pada PT. Gracindo Express Abadi, maka dapat dilakukan analisis melalui media kuesioner (Internal Control Questionnaire) dengan tujuan agar dapat membantu memperjelas pemahaman mengenai data-data dan aktivitas terkait. Kuesioner yang tersaji dalam halaman lampiran disusun berdasarkan 5 elemen dasar COSO (Committee of Sponsoring Organizations): 1. Lingkungan Pengendalian (control envinronment) Merupakan suatu suasana organisasi, yang mempengaruhi kesadaran akan suatu pengendalian dari sikap orang-orangnya, sehingga merupakan suatu fondasi dari semua komponen pengendalian internal. 2. Penilaian Risiko (risk assessment) Merupakan suatu kebijakan dan prosedur yang dapat membantu suatu perusahaan dalam meyakinkan bahwa tugas dan perintah yang diberikan oleh manajemen telah dijalankan. 3. Aktivitas Pengendalian (control activities) Merupakan suatu kebijakan dan prosedur yang dapat membantu suatu perusahaan dalam meyakinkan bahwa tugas dan perintah yang diberikan oleh manajemen telah dijalankan. 4. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) Merupakan pengidentifikasian, penangkapan dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan kerangka waktu yang membuat orang mampu melaksanakan tanggung jawabnya. 5. Pemantauan (Monitoring) Merupakan suatu proses yang menilai kualitas kerja pengendalian internal pada suatu waktu. Pemantauan melibatkan penilaian rancangan dan pengoperasian pengendalian dengan dasar waktu dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan.
43
Kuesioner terdiri dari tabel daftar pertanyaan yang akan disebarkan ke bagian yang terkait dengan fungsi penjualan. ICQ juga dilengkapi dengan kolom pilihan jawaban yang terdiri dari: 1. Jawaban “Ya” menunjukkan adanya kekuatan dalam pelaksanaan pengendalian atas fungsi penjualan. 2. Jawaban “Tidak” menunjukkan kelemahan dalam pengendalian atas fungsi penjualan. Dari hasil pengumpulan data melalui kuesioner atas sistem pengendalian internal didalam PT. Gracindo Express Abadi terkait fungsi penjualan jasa ekspor impor, berikut adalah hal-hal yang menjadi kelebihan sistem pengendalian internal fungsi penjualanjasa ekspor impor di PT. Gracindo Express Abadi: a) Bagian Penjualan 1. Selalu melakukan konfirmasi ulang setelah menerima Sales Order dari customer. 2. Daftar harga diperbaharui secara berkala. 3. Perusahaan memiliki daftar konsumen secara tertulis 4. Faktur penjualan sudah bernomor urut dan diotorisasi oleh Direktur. 5. Semua kebijakan telah dikomunikasikan dengan baik antara manajer penjualan dengan seluruh bagian penjualan. 6. Terjalinnya hubungan baik antara karyawan bagian penjualan dengan karyawan bagian lain. 7. Dibuat laporan per bulan dan per tahun oleh bagian accounting untuk diserahkan kepada manajemen b) Bagian Gudang 1. Hanya karyawan gudang yang memiliki akses keluar masuk gudang. 2. Setiap penerimaan barang didasarkan pada sales order dan surat jalan. 3. Selalu melakukan pengecekkan terhadap mutu, spesifikasi, dan kuantitas barang sebelum melakukan pengiriman barang kepada customer. 4. Bagian gudang selalu membuat laporan
pengeluaran barang setelah
mengirim barang dengan laporan yang sudah bernomor urut tercetak, diotorisasi oleh kepala bagian gudang, dan tembusan diarsip untuk diberikan kepada bagian accounting dan penjualan. 5. Semua kebijakan sudah dikomunikasikan dengan baik antara seluruh bagian gudang.
44
6. Terjalinnya hubungan baik antara karyawan gudang dengan bagian lain. c) Bagian finance 1. Melakukan rekonsiliasi secara berkala antara penerimaan dan pengeluaran kas secara periodik dan diadakan pemisahan piutang yang sudah dibayar dengan yang belum dibayar. 2. Seluruh dokumen pendukung transaksi dicap “LUNAS” dan dikirimkan ke bagian accounting setelah transaksi selesai dibayar. 3. Bagian finance selalu mendapat konfirmasi dari bagian penerimaan apabila terjadi retur dan Laporan Penerimaan Kas diberikan secara berkala ke bagian accounting &management. 4. Terjalin hubungan baik antara karyawan bagian keuangan dengan bagian lainnya. 5. Membuat laporan pengeluaran giro dan penerimaan kas untuk dilaporkan kepada manajemen secara berkala. d) Bagian Accounting 1. Hanya bagian accounting yang dapat mengakses pencatatan akuntansi dan selalu diperbaharui per transaksi setiap harinya. 2. Pembukuan perusahaan hanya boleh diakses oleh pejabat yang berwenang. 3. Bagian accounting memiliki fungsi yang terpisah dari fungsi penjualan. 4. Bagian accounting selalu melakukan pembaharuan status piutang serta melakukan pengecekkan ulang atas kelengkapan dan kesesuaian dokumendokumen terkait. 5. Adanya pengecekan ulang secara periodik terhadap buku besar dan neracasaldo atas semua transaksi, serta menyusun rekonsiliasi bank dan laporan keuangan secara rutin. Selain kelebihan dalam pengendalian internal fungsi penjualan, adapun beberapa kelemahan yang didapat setelah mempelajari hasil kuesioner tersebut, antara lain: a)
Bagian Penjualan 1. Perusahaan tidak memiliki prosedur atau kebijakan tertulis mengenai syarat penjualan. 2. Perusahaan tidak memiliki daftar uraian tugas secara tertulis untuk karyawan bagian penjualan.
45
3. Kegiatan penjualan dalam perusahaan tidak hanya dilakukan oleh bagian penjualan, biasanya Direktur juga ikut serta dalam kegiatan penjualan misalnya menerima pesanan dari pelanggan lama. 4. Harga yang diberikan kepada setiap pelanggan berbeda-beda, apabila pelanggan yang sudah lama dan jumlah pengirimannya banyak biasanya diberikan diskon yang lebih besar. Jadi, diskon yang diberikan ke pelanggan berpedoman pada hasil negosiasi secara langsung dengan direktur 5. Perusahaan tidak memiliki pedoman secara tertulis dalam pemberian potongan harga dan setiap pelanggan diberikan potongan harga yang berbedabeda. 6. Penerimaan barang oleh pelanggan tidak selalu tepat pada waktunya, karena terkadang timbul beberapa kendala dalam proses pengiriman barang. b)
Bagian Gudang 1. Perusahaan tidak memiliki prosedur atau kebijakan tertulis mengenai pengiriman barang. 2. Perusahaan tidak memiliki daftar uraian tugas secara tertulis untuk karyawan bagian gudang. 3. Pengiriman barang tidak selalu tepat pada waktunya. 4. Manajemen tidak melakukan peninjauan aktivitas dalam gudang secara berkala.
c)
Bagian Finance 1. Perusahaan tidak memiliki prosedur atau kebijakan tertulis mengenai pembayaran piutang. 2. Perusahaan tidak memiliki daftar uraian tugas secara tertulis untuk karyawan bagian finance. 3. Bagian keuangan tidak selalu menyetorkan uang tunai, cek tunai, bilyet giro dari hasil penjualan pada hari yang sama. 4. Pembayaran piutang perusahaan tidak berjalan lancar dan tidak selalu tepat waktu. 5. Laporan pengeluaran giro tidak diberikan setiap hari kepada manajemen.
46
d)
Bagian Accounting 1. Perusahaan tidak memiliki prosedur atau kebijakan tertulis yang mengatur pencatatan transaksi (penjualan). 2. Perusahaan tidak memiliki daftar uraian tugas secara tertulis untuk karyawan bagian accounting. 3. Bagian accounting tidak memiliki fungsi yang terpisah dari fungsi keuangan.
4.3
Evaluasi Sistem Pengendalian Internal Secara Umum pada PT. Gracindo Express Abadi Menurut Committee of Sponsoring Organizations (COSO), terdapat lima
komponen pengendalian internal yang saling berkaitan. Untuk dapat memperoleh pengendalian yang baik dan dapat berjalan secara efektif, komponen-komponen dari pengendalian internal tersebut harus diperhatikan. Komponen-komponen tersebut antara lain: 4.3.1
Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Lingkungan pengendalian merupakan fondasi dari semua komponen
pengendalian intern lainnya yang mencakup seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian, yang menyediakan disiplin dan struktur dari perusahaan serta suatu tindakan, kebijakan, serta prosedur yang menggambarkan secara menyeluruh manajemen puncak, direktur, dan komisaris serta pemilik terhadap pengendalian. 1. Komitmen kepada Integritas dan Nilai Etika Pentingnya integritas dan nilai etika diantara semua personel dalam organisasi dibutuhkan untuk menciptakan sistem pengendalian yang baik. Direktur menetapkan suasana melalui contoh mendemontrasikan integritas dan mempraktikkan standar yang tinggi dari perilaku yang etis, mengkomunikasikan ke semua karyawan melalui masing-masing divisi. Pada PT. Gracindo Express Abadi, direktur mengkomunikasikan peraturan mengenai tugas yang harus dijalankan kepada karyawan secara lisan dan tidak terdapat pernyataan kebijakan secara tertulis, akan tetapi direktur sangat menjunjung tinggi nilai kejujuran, sebagai contoh atasan mengharuskan biaya-biaya yang dikeluarkan saat perjalanan mengantar paket kiriman ke pelanggan harus disertai bukti pembayaran (seperti: struk pembayaran tol, struk pengisian bahan bakar, struk parkir, dan biaya lainnya), apabila tidak ada bukti
47
pembayaran maka biaya yang sudah dikeluarkan tidak akan ditanggung oleh perusahaan. Dengan begitu, karyawan akan bertanggungjawab dan tidak melakukan kecurangan atas biaya yang dikeluarkan. Dari hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan, terdapat beberapa hal yang telah dilakukan oleh perusahaan terkait dengan integritas dan nilai etika, setiap pegawai menjalankan tugasnya masing-masing, perusahaan telah membentuk kebijakan yang sesuai dengan tujuan dari bisnis, perusahaan telah menciptakan komunikasi yang baik kepada semua karyawan dalam bentuk lisan dengan selalu mengadakan diskusi setiap harinya tentang keluhan pekerjaan yang dialami oleh masing-masing karyawan dan solusi yang tepat dalam menghadapi masalah. 2. Filosofi dan Gaya Operasi Manajemen Dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan harus melakukan pemilihan untuk berlaku selektif atau agresif, baik dalam mengambil dan memonitor risiko bisnis, sikap dan tindakan terhadap laporan keuangan, pemahaman terhadap risiko bisnis. PT. Gracindo Express Abadi memiliki prosedur dalam memberikan penjualan kredit kepada pelanggan. Untuk pelanggan baru akan diberikan sistem kredit apabila sudah melakukan pengiriman minimal sebanyak dua kali dalam satu bulan, maka pada pengiriman ketiga diperbolehkan untuk menggunakan sistem kredit. Sedangkan untuk pelanggan yang sudah lama diperbolehkan menggunakan sistem kredit dengan batas pembayaran 2 minggu setelah barang diterima di tempat pelanggan. Hal tersebut dilakukan agar bagian yang menjalankan fungsi penjualan dapat memantau terjadinya transaksi. Dengan adanya otorisasi oleh direktur atas penjualan, dapat memantau dalam kegiatan transaksi tersebut, sehingga dalam transaksi penjualan berdasarkan prosedur yang ada. 3. Struktur Organisasi Kegiatan pokok suatu perusahaan dapat berjalan dengan lancar, jika setiap bagian dan fungsi yang ada dalam perusahaan dibagi-bagi dan dipisahkan sesuai dengan tanggung jawabnya masing-masing. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Hal ini dilakukan untuk mencegah dan menghindari terjadinya kecurangan ataupun penyelewengan wewenang dan tanggung jawab. Struktur organisasi
48
berkontribusi terhadap kemampuan suatu entitas untuk memenuhi tujuan dengan menyediakan kerangka kerja menyeluruh atas perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pemantauan aktivitas perusahaan. Pada struktur organisasi akan memperlihatkan wewenang dan tanggung jawab, serta garis pelaporan yang tepat. PT. Gracindo Express Abadi belum memiliki struktur organisasi secara tertulis yang menjelaskan wewenang dan tanggung jawab, serta garis pelaporan yang tepat. Direktur hanya memberitahukan secara lisan mengenai tingkatan posisi, bagian, tugas dan wewenang masing-masing karyawan. Direktur menganggap perusahaan belum terlalu besar sehingga tidak perlu membuat struktur organisasi secara tertulis. Tanpa adanya struktur organisasi yang secara tertulis dianggap karyawan sudah dapat melihat dan mengerti dengan jelas tugas dan wewenang masing-masing. PT. Gracindo Express Abadi untuk kedepannya sebaiknya membuat SOP untuk sistem perekrutan dan jobdesk (uraian tugas/gambaran pekerjaan) karyawan secara tertulis. Melalui uraian tugas tersebut sangat mendukung kinerja atas perusahaan karena melalui wewenang serta tanggung jawab yang tertulis dalam SOP PT.Gracindo Express Abadi, jobdesk masing-masing karyawan saling terkait dan saling membantu guna mencapai tujuan perusahaan. Dengan adanya uraian tugas juga dapat membantu untuk menghindari double job ataupun overlap perkerjaan karyawannya, sehingga karyawan dapat bekerja dengan efisien dan efektif. Double job artinya satu orang mengerjakan dua pekerjaan yang berbeda, sebaliknya overlap artinya satu pekerjaan dikerjakan oleh dua orang/lebih dimana sebenarnya pekerjaan tersebut sudah cukup apabila dikerjakan oleh satu orang. Dengan demikian, aktivitas yang terjadi didalam perusahaan menjadi lebih lancar karena setiap karyawan mengerti dengan jelas atas wewenang dan tanggung jawabnya dan memahami pengaruh atas tindakannya terhadap aktivitas di perusahaan. 4. Komite Audit Dewan komisaris dan komite audit secara signifikan mempengaruhi kesadaran akan pengendalian suatu entitas. Komite audit merupakan sub panitia dari dewan direksi yang biasanya terdiri dari direktur-direktur yang bukan merupakan bagian dari tim manajemen. Dewan Komisaris dan komite audit
49
adalah orang-orang yang terpercaya dan secara aktif mengawasi akuntansi entitas, kebijakan dan prosedur pelaporan. Dalam PT. Gracindo Express Abadi, terdapat dewan komisaris. Hal ini bisa dilihat dari struktur organisasi perusahaan yang telah dipaparkan pada BAB 3. Mengingat PT. Gracindo Express Abadi berasal dari perusahaan milik keluarga, jadi dewan komisaris tersebut adalah pemilik perusahaan PT. Gracindo Express Abadi itu sendiri. Jadi dewan komisaris dalam PT. Gracindo Express Abadi tidak seperti dewan komisaris di perusahaan perseroan terbatas pada umumnya yang memiliki wakil pemegang saham dalam perusahaan. Jadi owner perusahaan yang berkuasa serta mengawasi pengelolaan data perusahaan yang dilaksanakan oleh manajemen. Owner perusahaan juga aktif menjalankan fungsi seperti dewan komisaris. Untuk komite audit, PT. Gracindo Express Abadi tidak memiliki komite audit yang independen. PT. Gracindo Express Abadi beralasan karena ini adalah perusahaan keluarga, jadi dewan komisaris merasa tidak memerlukan bantuan dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya dalam memegang tanggung jawab. Owner perusahaan tersebut memberikan kepercayaan tanggung jawab langsung kepada direktur utama selaku pemimpin semua dewan. Owner melakukan pemeriksaan laporan keuangan yang dibuat oleh bagian keuangan setiap bulannya. Hal tersebut dapat memungkinkan terjadinya kecurangan, penggunaan kas perusahaan oleh karyawan. Karena owner hanya memeriksa laporan keuangan setiap bulan sekali. Oleh karena ketiadaan komite audit untuk pengawasan di dalam perusahaan, maka disarankan sebaiknya perusahaan mengoptimalkan ketiadaan komite audit dengan pengawasan internal yang kuat. Sehingga owner yang bertindak sebagai dewan komisaris dan direktur utama selaku pemimpin semua dewan harus memantau secara rutin operasional perusahaan secara rutin sehingga dapat terkendali dengan baik. Disarankan juga untuk membuat laporan keuangan harian yang akan diperiksa direktur untuk meningkatkan pengendalian pada perusahaan. Dengan dibuat laporan keuangan harian maka owner dapat mengontrol transaksi yang berjalan, serta pemasukan dan pengeluaran kas.
50
5. Metode Penerapan Wewenang dan Tanggung jawab Wewenang
dan
tanggungjawab
mencakup
penjelasan
mengenai
bagaimana dan kepada siapa wewenang dan tanggung jawab untuk aktivitasaktivitas yang dibebankan dan harus diketahui oleh setiap karyawan bahwa setiap tindakan saling berhubungan dengan karyawan lainnya dalam pencapaian tujuannya. PT. Gracindo Express Abadi belum memiliki kebijakan tertulis mengenai wewenang dan tanggung jawab untuk karyawannya. Selama ini pembagian tugas dan wewenang disampaikan langsung secara lisan oleh direktur kepada karyawannya. Perusahaan diangap belum terlalu besar dan jumlah karyawan juga tidak banyak, direktur merasa pebagian tugas dan wewenang yang disampaikan langsung secara lisan sudah cukup dapat dimengerti oleh setiap karyawannya. 6. Praktik dan Kebijakan tentang Sumber Daya Manusia Agar pengendalian internal efektif, penerapan kebijakan dan prosedur sumberdaya manusia penting untuk dilakukan. Kebijakan dan prosedur sumberdaya yang ditetapkan akan menjamin bahwa personel memiliki integritas, nilai etika, dan kompetensi yang diharapkan. Hal itu mencakup kebijakan perekrutan dan proses penyeleksian yang dikembangkan dengan baik, kebijakan pelatihan yang mengkomunikasikan peran dan tanggungjawab karyawan, tindakan pendisiplinan untuk pelanggaran perilaku yang diharapkan, program kompensasi yang memotivasi, pemberian penghargaan atas kinerja tinggi serta punishment apabila melakukan pelanggaran. Perekrutan karyawan pada PT. Gracindo Express Abadi dilakukan oleh direktur perusahaan sendiri. Dalam perekrutan karyawan, direktur selalu mencari orang yang berkompeten dalam bidangnya. Misalnya untuk pekerjaan dibidang keuangan dan accounting, direktur mencari orang yang memiliki latar belakang pendidikan sarjana ekonomi dan telah memiliki pengalaman bekerja. Lain halnya untuk karyawan yang ditugaskan sebagai sopir, direktur tidak memberikan persyaratan khusus seperti pendidikan, karena biasanya akan diajarkan terlebih dahulu mengenai apa saja tugas yang harus dilakukan. Dalam perekrutan karyawan, direktur hanya melakukan wawancara, melihat latar belakang pendidikan serta pengalaman pelamar kerja. Tidak ada ujian-ujian yang dilakukan secara tertulis.
51
Tabel 4.1 Evaluasi atas Lingkungan Pengendalian No
Keterangan Pengendalian
Efektif (√) / Tidak Efektif (X)
1
Komitmen kepada Integritas dan Nilai Etika
√
2
Filosofi dan Gaya Operasi Manajemen
√
3
Struktur Organisasi
X
4
Komite Audit
√
5
Metode Penerapan Wewenang dan Tanggung jawab
X
6
Praktik dan Kebijakan tentang Sumber Daya Manusia
√
Berdasarkan tabel evaluasi diatas maka dapat disimpulkan bahwa lingkungan pengendalian yang ada pada perusahaan sudah cukup efektif, tetapi masih ada yang harus diperbaiki perusahaan yaitu perusahaan disarankan untuk membuat prosedur tertulis berkaitan dengan integritas dan nilai etika misalnya peraturan jam kerja karyawan, absen saat datang/istirahat/pulang kantor, dll. Dan juga disarankan untuk membuat prosedur tertulis berkaitan dengan struktur organisasi, wewenang dan tanggung jawab karyawan tiap divisinya agar karyawan lebih dapat memahami tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. PT. Gracindo Express Abadi saat ini masih merupakan perusahaan skala kecil sehingga semua peraturan dan prosedur disampaikan secara lisan. Akan tetapi, perusahaan yang memiliki visi menjadi salah satu perusahaan jasa pengiriman ekspor-impor terbesar dan terkemuka di Indonesia secara bertahap harus memulai untuk membuat prosedur tertulis sesuai standar perusahaan Perseroan Terbatas (PT).
4.3.2
Penilaian Risiko (Risk Assessment) Penilaian risiko harus meliputi pertimbangan risiko yang dihubungkan
dengan risiko yang terdapat dalam pelaporan keuangan. Penilaian risiko juga harus meliputi pertimbangan mengenai risiko yang berhubungan dengan teknologi informasi. Penilaian risiko juga harus mencakup pertimbangan khusus dan risiko yang dapat muncul dari perubahan kondisi seperti: perubahan dalam lingkungan operasi, personel baru, sistem informasi yang baru atau dimodifikasi, pertumbuhan
52
yang cepat, teknologi baru, produk atau aktivitas baru, restrukturisasi perusahaan, operasi luar negeri, pernyataan akuntansi. PT. Gracindo Express Abadi telah melakukan penilaian risiko bisnisnya yang berhubungan dengan aktivitas siklus pendapatan. Berikut ini adalah penilaian risiko yang telah dilakukan perusahaan dan antisipasi yang diambil antara lain: 1. Risiko Pesaing Baru Risiko ini muncul karena semakin besar peluang bisnis ekspor impor barang. Semakin banyak muncul perusahaan yang menyediakan jasa pengiriman ekspor impor dan tentunya dengan harga yang sangat bersaing. PT Gracindo Express Abadi merasa munculnya pesaing baru adalah ancaman sekaligus tantangan bagi perusahaan. Tantangannya adalah mendorong perusahaan untuk terus meningkatkan kualitas pelayanan kepada pelanggan. Risiko adanya pesaing bisnis di bidang yang sama. Untuk terus bertahan dari persaingan bisnis maka perusahaan selalu menjaga kepercayaan pelanggan dengan memberikan pelayanan yang memuaskan misalnya dengan melakukan pengiriman tepat waktu dan biaya yang kompeten. 2. Risiko Piutang Tak Tertagih Perusahaan dalam melaksanakan penjualan kredit tidak menetapkan kebijakan limit kredit bagi pelanggan, sehingga pelanggan yang masih memiliki hutang atau jatuh tempo yang seharusnya sudah dilunasi tetap dapat melakukan permintaan jasa pengiriman. Perusahaan memberi kepercayaan yang besar terhadap pelanggan dan perusahaan tidak ingin membatasi transaksi pelanggan. Perusahaan tidak ingin kehilangan pelanggan dengan batasan kredit. PT. Gracindo Express Abadi seharusnya melakukan analisis kredit terhadap pelanggan untuk mempertimbangkan apakah pelanggan tersebut berpotensi untuk diberikan penjualan jasa secara kredit. Dan juga harus menetapkan limit kredit yang dimaksudkan agar piutang pelanggan tidak melebihi kemampuan dalam melakukan pembayaran, sehingga terjadinya keterlambatan dalam pembayaran dan adanya piutang tak tertagih dapat dihindari. 3. Risiko Barang Rusak Perusahaan mempunyai risiko pengiriman barang yang cukup besar. Kadangkala barang yang dikirim ke dalam maupun luar negeri terdapat kerusakan saat barang tiba di Negara tujuan. Biasanya risiko barang yang terjadi
53
kerusakan yaitu saat melakukan pengiriman peralatan kesehatan, sparepart mesin karena barang tersebut memiliki komponen-komponen yang sensitif dan mudah rusak apabila terjadi pemindahan barang yang dilakukan dengan tidak hati-hati. Namun perusahaan telah mengatasi risiko adanya barang rusak dengan menyarankan kepada pelanggan untuk menjaminkan barangnya dengan asuransi, sehingga segala kerusakan saat pengiriman akan ditanggung oleh jasa asuransi. Dengan begitu, perusahaan tidak menganggung kerugian atas barang rusak. Terdapat juga risiko pengiriman barang sampai ke pelanggan tidak sesuai dengan
waktu
yang
telah
ditetapkan.
Perusahaan
telah
meningkatkan
pengendalian pada permasalahan keterlambatan barang dengan melakukan pengiriman hanya melalui jalur udara, sebelumnya perusahaan melakukan pengiriman barang melalui jalur laut. Akan tetapi setelah melakukan pengiriman jalur udara juga masih menimbulkan permasalahan keterlambatan, keterlambatan tersebut biasanya muncul akibat dari keterlambatan pada agen pengirim di luar negeri
dalam
melakukan
pengiriman
sehingga
mempengaruhi
waktu
penyampaian barang. Perusahaan harus selalu follow up agen pengirim supaya melakukan pengiriman tepat waktu dan menciptakan komunikasi dua arah yang baik. 4. Risiko kecelakaan dan musibah yang tidak diprediksi PT. Gracindo Express Abadi tidak ingin mengalami kerugian yang besar yang dapat disebabkan oleh hal-hal seperti pencurian produk, kebakaran serta bencana alam. Oleh karena itu, perusahaan mengantisipasi risiko tersebut dengan memiliki bagian keamanan untuk mencegah adanya pencurian produk dan menyediakan tabung pemadam kebakaran di setiap sudut ruangan serta mengasuransikan bangunannya sehingga kerugian yang terjadi akibat kebakaran ditanggung oleh asuransi. Tabel 4.2 Evaluasi atas Penilaian Risiko No
Keterangan Pengendalian
Efektif (√) / Tidak Efektif (X)
1
Risiko Pesaing Baru
√
2
Risiko Piutang Tak Tertagih
X
3
Risiko Kerusakan Barang
√
4
Risiko Kecelakaan dan Musibah yang tidak Diprediksi
√
54
Berdasarkan tabel evaluasi diatas maka dapat disimpulkan bahwa lingkungan pengendalian yang ada pada perusahaan sudah cukup efektif, tetapi masih ada yang harus diperbaiki perusahaan yaitu perusahaan disarankan untuk menetapkan kebijakan limit kredit bagi pelanggan baru maupun pelanggan lama yang berguna untuk menghindari kemacetan penagihan piutan dan meminimalkan piutang tak tertagih. Perusahaan juga disarankan untuk menawarkan jasa asuransi kepada pelanggan sebagai jaminan atas barang kiriman apabila terjadi kerusakan saat proses pengiriman.
4.3.3
Aktivitas Pengendalian (Control Activities) Aktivitas pengendalian terhadap penjualan atas PT. Gracindo Express Abadi,
diantaranya: 1. Pemisahan Tugas Pemisahaan
tugas
melibatkan
pemastian
bahwa
individu
tidak
melaksanakan tugas yang tidak seimbang. Misalnya, tanggung jawab untuk melaksanakan transaksi, mencatat transaksi dan memelihara penjagaan aktiva yang dihasilkan harus dibebankan kepada departmen yang berbeda. Dalam perusahaan sudah terdapat pemisahan tugas antara bagian penjualan, bagian pemasaran, bagian keuangan, bagian penagihan. PT. Gracindo Express Abadi telah memiliki struktur organisasi yang cukup baik dan memadai tetapi perusahaan hanya melakukan pemisahan tugas dan tanggung jawab secara lisan kepada setiap karyawan. SOP tertulis sangat penting dimiliki perusahaan dimana untuk memberikan penjelasan atas jobdesk masing-masing karyawan. Oleh karena itu, perusahaan disarankan untuk membuat SOP secara tertulis sehingga karyawan memahami wewenang dan tanggungjawab.
2. Otorisasi yang Memadai atas Transaksi dan Aktivitas Setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari direktur untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Dengan demikian, sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya. Dengan adanya otorisasi tersebut akan mencegah adanya kecurangan dan penyelewengan yang dilakukan karyawan. Apabila terjadi kehilangan atau kesalahan data atau
55
dokumen maka karyawan mana yang bertanggung jawab menjadi jelas dengan adanya otorisasi. 3. Dokumen dan Catatan yang Memadai Tersedianya dokumen-dokumen yang berhubungan dengan aktivitas perusahaan sehingga dapat ditelusuri jejaknya. Penggunaan formulir bernomor urut cetak. Pengendalian internal yang baik atas dokumen dan catatan dapat memberikan jaminan bahwa setiap transaksi dikendalikan dengan baik dan dicatat dengan benar. Oleh karena itu, penggunaan dokumen dan catatan yang memadai akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya tentang adanya pencatatan transaksi dan kejadian secara memadai. Dokumen yang memadai adalah dokumen yang di otorisasi baik dengan tanda tangan ataupun stempel oleh pihak yang berwenang. Perusahaan
telah
memiliki
dokumen-dokumen
pendukung
yang
digunakan dalam kegiatan penjualan seperti faktur penjualan, packing list, surat penagihan, surat penawaran harga, surat konfirmasi pemesanan jasa. Dokumen-dokumen pendukung pada kegiatan penjualan telah bernomor urut tercetak dikarenakan untuk mempermudah apabila terjadinya kesalahan. Maka dari itu, adanya dokumen penjualan yang bernomor urut cetak, agar dokumen penjualan tidak disalahgunakan demi kepentingan pribadi dan meminimalkan risiko kecurangan yang dilakuakn oleh karyawan.
Tabel 4.3 Evaluasi atas Aktivitas Pengendalian No
Keterangan Pengendalian
Efektif (√) / Tidak Efektif (X)
1
Pemisahan Tugas
X
2
Otorisasi yang Memadai atas Transaksi dan Aktivitas
√
3
Dokumen dan Catatan yang Memadai
√
Berdasarkan tabel evaluasi diatas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa aktivitas pengendalian yang ada pada perusahaan sudah berjalan dengan efektif walaupun pemisahan tugas dilakukan secara lisan akan tetapi karyawan dapat memahami tanggung jawabnya dengan baik, namun lebih baik lagi apabila dibuat pemisahan tugas secara tertulis. Otorisasi transaksi sudah efektif yang dilakukan oleh Direktur PT. Gracindo Express Abadi dikarenakan perusahaan
56
masih belum terlalu besar sehingga Direktur dapat mengawasi sendiri semua transaksi yang terjadi.
4.3.4
Infomasi dan Komunikasi Komunikasi berfungsi untuk memastikan bahwa setiap karyawan yang
terlibat di kegiatan bisnis tersebut mampu memahami kegiatannya berhubungan dengan orang di dalam maupun di luar perusahaan. Setiap perusahaan harus memiliki dokumen atau informasi yang lengkap dan valid mengenai kegiatan bisnisnya dan harus menyampaikan informasi tersebut dengan melaksanakan komunikasi yang baik. Sehingga dapat diperoleh rincian yang mencukupi dari semua transaksi untuk memungkinkan penyajian yang tepat dilaporan keuangan dan pengungkapan yang diperlukan. Bagian keuangan hanya mengidentifikasi dan mencatat transaksi yang valid berdasarkan dokumen-dokumen pendukung. Sehingga apabila ada kesalahan dapat ditelusuri jejaknya. Dokumen-dokumen yang digunakan berupa PO, SJ, faktur penjualan, bukti penerimaan kas/bank. Piutang yang telah dilunasi akan ditandai dengan memberikan cap pada faktur penjualan. Direktur memberikan kepercayaan kepada bagian keuangan dengan menyerahkan tugas menerima dan mengeluarkan kas serta melakukan pencatatan keuangan. Direktur hanya menerima leporan keuangan yang dibuat oleh bagian keuangan setiap bulannya disertai dengan bukti dokumen pendukung. Informasi laporan keuangan hanya diterima sebulan sekali oleh direktur , hal tersebut mengakibatkan bagian keuangan dapat dengan mudah melakukan kecurangan dan penyalahgunaan. Untuk kedepannya secara bertahap disarankan perusahaan memulai pencatatan akuntansi, pencatatan penjualan, pencatatan piutang dilakukan secara terkomputerisasi. Pencatatan yang terkomputerisasi dapat mempermudah karyawan dalam melakukan kegiatan pencatatan dan juga membantu perusahaan dalam menganalisa data/laporan serta penyimpanan data yang lebih efektif karena tidak menggunakan banyak file fisik. Apabila file di komputer sudah terlalu banyak maka dilakukan backup file, oleh karena itu teknologi informasi dapat memperkecil dokumentasi secara fisik.
57
Tabel 4.4 Evaluasi atas Informasi dan Komunikasi No
Keterangan Pengendalian
Efektif (√) / Tidak Efektif (X)
1
Dokumen dan Catatan
√
2
Pencatatan yang Terkomputerisasi
X
3
Komunikasi antar Karyawan
√
Berdasarkan tabel evaluasi diatas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa informasi dan komunikasi yang ada pada perusahaan sudah berjalan cukup efektif, tetapi masih ada yang harus diperbaiki yaitu perusahaan belum melakukan pencatatan secara komputerisasi untuk pemrosesan transaksi dan pencatatan, penggunaan
komputer
merupakan
komponen
penting
dalam
memperbaiki
pengendalian karena dapat mempermudah karyawan dalam melakukan pencatatan dan pemeriksaan sehingga kinerja karyawan menjadi lebih efektif dan efisien.
4.3.5
Pemantauan Pemantauan melibatkan penilaian rancangan pengendalian dengan dasar
waktu dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan. Pemantauan dapat dilaksanakan melalui aktivitas yang berkelanjutan. Dari hasil pemantauan maka dapat diketahui kelemahan yang terdapat pada perusahaan sehingga dapat mencari solusi perbaikan. Perusahaan tidak memiliki auditor internal yang menilai kinerja perusahaan. Direktur memeriksa laporan keuangan yang dibuat oleh bagian keuangan sebulan sekali dan sesekali meninjau kinerja karyawannya. Dan direktur melakukan pemantauan melalui adanya keluhan yang diterima dari pelanggan, seperti adanya kerusakan saat barang diterima pelanggan, barang yang hilang pada saat perjalanan pengiriman barang. Direktur PT. Gracindo Express Abadi sangat tegas dalam memberikan tugas kepada karyawannya. Oleh karena itu karyawan merasa segan dan sangat menghormati direktur sehingga karyawan tidak berani melakukan kecurangan. Maka direktur memberi kepercayaan penuh terhadap kinerja karyawan dan pemantauan kinerja karyawan tidak dilakukan secara periodik.
58
Tabel 4.5 Evaluasi atas Pemantauan No
Keterangan Pengendalian
Efektif (√) / Tidak Efektif (X)
1
Auditor internal
X
2
Peninjauan Kinerja secara Periodik
X
Berdasarkan tabel evaluasi diatas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa pemantauan yang ada pada perusahaan masih kurang memadai karena tidak memiliki auditor internal dan juga peninjauan kinerja karyawan oleh Direktur juga tidak dilakukan secara rutin. Direktur merasa bahwa perusahaannya belum membutuhkan auditor internal karena perusahaan masih tergolong kecil, sehingga direktur dan dewan komisaris yang melakukan pemeriksaan/pengawasan atas laporan keuangan maupun kinerja karyawan secara keseluruhan. Direktur tidak melakukan peninjauan secara periodik karena mempercayai karyawan bahwa tidak akan melakukan kecurangan. Tetapi disarankan agar direktur melakukan peninjauan rutin setidaknya setiap dua minggu sekali, peninjauan bukan saja untuk mengetahui apakah karyawan berbuat curang/tidak, namun untuk memantau apakah pekerjaan karyawan sudah dikerjakan secara tepat/benar.
4.4
Hasil Analisis Prosedur Operasional Penjualan PT. Gracindo Express Abadi
4.4.1
Prosedur Permintaan Penjualan PT. Gracindo Express Abadi melakukan penawaran jasa pengiriman ekspor-
impor ke ruko-ruko, pameran, perusahaan-perusahaan, dan lokasi bisnis lainnya yang mempunyai peluang pengguna jasa pengiriman ekspor-impor untuk mendapatkan calon pelanggan baru. Dalam hal ini perusahaan melakukan penawaran secara manual yaitu penjelasan lisan oleh tim pemasaran kepada pelanggan dan usaha untuk memperoleh pelanggan baru hanya berdasarkan kemampuan dari tim pemasaran. Melihat kondisi sistem pemasarannya hanya bergantung pada kemampuan dari karyawan tim pemasaran, perusahaan disarankan kedepannya untuk membuat website / situs untuk membantu sistem pemasaran jasa pengiriman dimana pada zaman sekarang semua sudah modern sehingga sangat mungkin terjadi pelanggan yang sedang mencari jasa pengiriman ekspor-impor akan melakukan pencarian melalui media internet. Contohnya saja banyak online shop yang menjual barang
59
impor dan bagaimana perusahaan bisa menawarkan jasa pengiriman kepada para online shop dimana mereka hanya melakukan penjualan produk secara online sehingga tim pemasaran tidak dapat menawarkan jasa secara penjelasan lisan. Oleh karena itu penting bagi perusahaan untuk membuat website agar dapat memasarkan jasa pengiriman melalui sistem online.
4.4.2
Prosedur Penerimaan Pelanggan Kredit PT.Gracindo telah menetapkan sistem penerimaan pelanggan kredit dengan
memberikan syarat pelanggan baru harus menggunakan pembayaran cash on delivery (COD) minimal sebanyak dua kali transaksi dalam satu bulan. Apabila sudah mengikuti syarat tersebut, maka pada transaksi ketiga diperbolehkan untuk menggunakan sistem kredit. Namun, perusahaan tidak memberikan limit kredit kepada pelanggannya dengan alasan memberikan kepercayaan penuh terhadap pelanggan karena yakin pelanggan akan dapat melunasi hutangnya. Limit kredit adalah jumlah maksimum kredit yang dapat diberikan perusahaan kepada pelanggannya dalam rangka pemenuhan perjanjian kredit. Pemberian limit kredit sangatlah penting agar perusahaan dapat mengontrol pelanggan yang sehat / tidak sehat dalam melakukan pembayaran hutangnya dan mengantisipasi agar tidak memiliki piutang yang terlalu besar. Oleh karena itu, disarankan PT. Gracindo Express Abadi menetapkan kebijakan limit kredit bagi pelanggan baru maupun lama. Penetapan limit kredit ini ditentukan berdasarkan penilaian status kelayakan kredit pelanggan yang dilihat dari daftar piutang pelanggan. Dengan adanya kebijakan ketetapan limit kredit, diharapkan piutang pelanggan tidak melebihi kemampuan pelanggan dalam melakukan pembayaran serta untuk meminimalisir kemungkinan terjadinya risiko kredit macet dan piutang tak tertagih.
4.4.3
Prosedur Penerimaan Pesanan Apabila telah terjadi kesepakatan harga antara tim pemasaran dan calon
pelanggan, bagian marketing akan meminta purchase order (PO) ke customer kemudian dibuat faktur penjualan 3 rangkap (untuk bagian accounting, penjualan dan customer). PO disini merupakan daftar pesanan pembelian pelanggan yang akan dikirim barangnya dan sebagai pegangan/kepastian bagi perusahaan bahwa customer benar-benar akan melakukan pengiriman barang.
60
Direkur PT. Gracindo Express Abadi juga turut serta secara langsung menerima pesanan dari pelanggan lama biasanya melalui media e-mail dan telepon, direktur juga melakukan semua follow up ke agen di luar negeri atas pengiriman barang impor/ekspor. Dilihat dari kondisi di atas, direktur perusahaan yang melakukan penerimaan pesanan dari pelanggan tertentu dan memberi otorisasi terhadap pesanan yang diterima dari salesman. Pengendalian perusahaan atas penerimaan pesanan sudah efektif karena semua pesanan berdasarkan otorisasi dari direktur karena perusahaannya belum terlalu besar sehingga direktur masih bisa menjalankan kegiatan yang berkaitan dengan penjualan, penerimaan pesanan, otorisasi atas pesanan.
4.4.4
Prosedur Pengiriman Barang PT. Gracindo Express Abadi tidak melakukan pengiriman barang-barang
yang memiliki unsur berbahaya misalnya produk-produk yang berbentuk cairan, gas seperti parfum, sabun, shampoo, tabung gas kosong/isi. Perusahaan telah melakukan pengiriman barang dengan baik dan memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggannya. PT. Gracindo Express Abadi juga sudah memiliki dokumen/surat-surat yang dibutuhkan saat pengiriman barang secara memadai seperti SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan), TDP (Tanda Daftar Perusahaan, NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak), NPIK ( Nomor Pengenal Importir Khusus), NIK (Nomor Induk Kepabeanan), API (Angka Pengenal Importir), DNP (Deklarasi Nilai Pabean), packing list, PO (Purchase Order).
4.4.5
Prosedur Pencatatan Piutang Pencatatan piutang akan tercatat pada saat membuat faktur penjualan 3
rangkap (merah, kuning, putih). Faktur rangkap merah akan diberikan kepada customer
yang belum lunas, faktur rangkap kuning untuk diberikan ke bagian
accounting untuk pencatatan, faktur rangkap putih akan diberikan kepada customer apabila sudah membayar lunas transaksinya. Dari hasil analisa pencatatan piutang pada PT. Gracindo Express Abadi sudah baik dengan membuat faktur penjualan 3 rangkap, faktur penjualan juga sudah bernomor urut tercetak. Faktur penjualan dibuat sesuai dengan dengan barang yang
61
telah diserahkan/diterima dengan baik oleh customer. Kadangkala barang yang telah dikirim, ditolak/ditolak sebagian oleh customer. Oleh karena itu faktur dibuat setelah surat jalan ditandatangani oleh penerima. Pembuatan faktur penjualan secara langsung akan memperbaharui buku piutang dagang. Dengan ini dapat diartikan pembuat faktur penjualan adalah bagian yang juga mencatat piutang.
4.4.6
Prosedur Penagihan Piutang Perusahaan memberikan kebijakan kepada pelanggan untuk melunasi hutang
dalam tempo maksimal dua minggu setelah penerimaan barang oleh pelanggan. Penagihan piutang dilakukan oleh collector dengan membawa kwitansi, faktur penjualan rangkap putih, surat tanda terima barang yang telah ditandatangani saat penerimaan barang sebagai bukti pelanggan sudah menerima barang. Faktur penjualan rangkap putih akan ditukarkan dengan rangkap merah saat pelunasan. PT. Gracindo Express sudah memiliki bagian penagihan piutang yang akan melakukan penagihan langsung ke tempat pelanggan apabila belum melunasi hutang yang sudah jatuh tempo. Dokumen-dokumen yang dibutuhkan saat penagihan piutang sudah lengkap dan jelas. Perusahaan seringkali masih mengalami piutang tak tertagih. Dari hasil analisa, piutang tak tertagih muncul karena sebelum perusahaan memberikan kebijakan kredit kepada pelanggan, perusahaan tidak melakukan survey/analisa riwayat pelanggan mengenai kemampuan membayar hutangnya. Perusahaan juga tidak memberi limit kredit kepada pelanggan dimana limit kredit merupakan syarat penting dalam pemberian kredit.
4.4.7
Prosedur Penerimaan Kas Penerimaan kas dari pembayaran piutang pelanggan bisa melalui transfer
melalui bank, cek, dan bisa cash on delivery (COD). Pada saat kas sudah diterima akan dicatat oleh bagian accounting atas pelunasan pelanggan tersebut dan akan diarsipkan dokumen pelunasan setiap pelanggan oleh bagian administrasi untuk memudahkan pencarian apabila sewaktu-waktu membutuhkan dokumen tersebut. Dari hasil analisa prosedur penerimaan kas, perusahaan sudah cukup baik dalam mengelola penerimaan kas karena telah melakukan pencatatan penerimaan kas oleh bagian accounting kemudian pada dokumen-dokumen terkait diberikan cap
62
“LUNAS” yang akan memudahkan dalam pengkategorian piutang yang sudah lunas/belum lunas. Kemudian dokumen pelanggan yang sudah lunas akan diarsip oleh bagian administrasi. Dalam pengelolaan kas perusahaan yaitu bagian keuangan tidak melakukan penyetoran uang kas ke bank setiap harinya. Kondisi ini dapat menimbulkan peluang kecurangan oleh karyawan dengan menggunakan uang kas untuk kepentingan pribadi. Akan tetapi, direktur mengharuskan karyawan bagian keuangan untuk menyerahkan uang kas setiap harinya kepada direktur sehingga dapat memperkecil risiko kecurangan oleh karyawan.
