BAB 4 PEMBAHASAN
Perusahaan harus memiliki pengendalian internal yang memadai dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya, terutama yang berkaitan dengan siklus pendapatanya. siklus pendapatan terdiri dari kegiatan penjualan, piutang, penagihan, dam penerimaan kas yang merupakan sumber pendapatan utama perusahaan yang akan digunakan untuk keperluan membiayai aktivitas perusahaan. Jika tidak terdapat pengendalian internal yang memadai, maka mungkin saja akan ada peluang terjadi penyimpangan dan penyalahgunaan terhadap pendapatan perusahaan. Dengan demikian PT. Jakarta Rajawali Nusindo Cabang Jakarta
harus memiliki
pengendalian yang memadai agar dapat menjamin bahwa dalam pelaksanaan prosedur penjualan kredit tidak terdapat praktek-praktek yang tidak sehat yang dapat merugikan perusahaan. Dalam bab ini, penulis akan mengevaluasi terhadap kelima komponen pengendalian internal dari siklus pendapatan yang diterapkan oleh PT. Jakarta Rajawali Nusindo Cabang Jakarta. Evaluasi tersebut akan menjelaskan kondisi yang terdapat pada perusahaan, pandangan perusahaan atas kelemahan serta rekomendasi yang disarankan penulis terhadap pengendalian internal yang belum memadai. Berikut ini akan dijelaskan kerangka berpikir untuk mengevaluasi pengendalian internal pada siklus pendapatan PT. Jakarta Rajawali Nusindo Cabang Jakarta .
47
Komponen pengendalian internal (Menurut COSO) :
Kondisi yang terdapat pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Jakarta :
1. 2. 3. 4.
Lingkungan Pengendalian Penaksiran Resiko Aktivitas Pengendalian Informasi dan komunikasi 5. Monitoring
(penjelasan terdapat di Bab 2)
1. Struktur organisasi 2. Pembagian tugas dan wewenang 3. Prosedur yang berjalan pada perusahaan dengan komponen pengendalian internal 4. Dokumen-dokumen yang digunakan perusahaan
(penjelasan lebih detail mengenai kondisi perusahaan terdapat di bab 3)
Evaluasi Pengendalian Internal Pada Siklus Pendapatan :
(penjelasan lebih lanjut terdapat di dalam bab 4) Saran perbaikan (terdapat di bab 5) Tujuan Pengendalian Internal: 1. Keandalan laporan keuangan 2. Efektifitas dan efesiensi operasi 3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
Gambar 4.1
Kerangka pikir (framework) evaluasi pengendalian internal pada prosedur pendapatan pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Jakarta
48
Pengendalian internal suatu perusahaan dapat dikatakan sudah memadai apabila seluruh kebijakan dan prosedur yang dilaksanakan oleh perusahaan dalam menjalankan seluruh aktivitas perusahaanya mencakup kedalam komponenkomponen pengendalian internal, dan kebijakan serta prosedur yang dilaksanakan oleh perusahaan telah mencapai tujuan dari pengendalian internal tersebut. Berikut ini dijelaskan gambaran pengendalian internal yang telah dijalankan oleh perusahaan berdasarkan komponen pengendalian internal, serta akan dijelaskan kelemahan yang ada dan rekomendasi yang disarankan oleh penulis terhadap pengendalian internal yang dinilai kurang atau belum memadai.
4.1
Evaluasi Pengendalian Internal pada PT. Rajawali Cabang Nusindo cabang Jakarta
1. Lingkungan Pengendalian (control environment) a. Integritas dan Etika PT. Rajawali Nusindo Cabang Jakarta sudah memiliki Tata Tertib Kerja yang berlaku untuk setiap karyawan . hal tersebut dinyatakan secara tertulis dalam Buku Tata Tertib Kerja yang dibuat secara jelas oleh Kantor Pusat PT. Rajawali Nusindo Cabang Jakarta. Tata Tertib yang berkaitan dengan integritas dan kejujuran adalah setiap karyawan tidak di ijinkan : a. Melakukan pekerjaan untuk kepentingan/keuntungan dirinya sendiri sehubung dengan jabatanya. b.
Melakukan tindakan yang pada umumnya berlawanan dengan hukum atau tindakan yang merugikan perusahaan baik secara moril maupun materil.
49
c. Mengunakan barang-barang milik perusahaan
ke luar lingkungan
tempat kerjanya tanpa mendapat persetujuan pemimpin. d. Membawa barang-barang milik perusahaan ke luar lingkungan tempat kerjanya tanpa mendapat persetujuan pemimpin. Tata Tertib yang berkaitan dengan etika kedisiplinan adalah : 1. Setiap karyawan wajib hadir di tempat jam kerja dan siap melaksanakan tugas tepat pada waktu dimulainya jam kerja. 2. Setiap karyawan hanya boleh meninggalkan tempat kerja setelah usai jam kerja atau pada jam-jam istirahat. 3. Pengecualian di atas adalah harus mendapatkan ijin atasan langsung atau manajer. Tata Tertib yang berkaitan dengan etika kesopanan adalah : a. Karyawan wajib menghormati atasan dengan berperilaku sopan dalam bertindak dan dalam berbicara. b. Karyawan wajib menghormati pelanggan. c. Karyawan wajib menjaga etika yang baik, ramah kepada setiap pelangganya. d. Komitmen untuk meningkatkan kompetensi. Dengan adanya Tata Tertib Kerja yang berlaku pada PT. Jakarta Nusindo Cabang Jakarta , maka karyawan mengerti batasan-batasan yang boleh dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan. Dari observasi yang dilakukan peneliti, bahwa penyelengaraan tata tertib yang dilakukan oleh karyawan sudah diterapkan dengan baik dan tata tertib yang dibuat oleh perusahaan sudah baik untuk mendukung kegiatan-kegiatan yang dilakukan perusahaan.
50
b. Komitmen untuk meningkatkan kompetensi Komitmen terhadap meningkatkan kompetensi hukumnya adalah mutlak, dalam pelaksanakanya sesuai dengan keahlian dan keterampilan yang dimiliki seorang karyawan setiap karyawan dituntut memiliki keahlian
dibidangya
masing-masing,
karena
keberhasilan
suatu
perusahaan ditunjang oleh keahlian dari pekerjaanya. Jika setiap karyawan bekerja dengan baik sesuai dengan posisi yang ada di dalam perusahaan, maka akan menjadi sebuah keuntungan bagi perusahaan memiliki karyawan yang berkomitmen tinggi. Dari wawancara dengan perusahaan, perusahaan sangat berkomitmen untuk meningkatkan kompetensi karyawan dengan cara memberikan pelatihan-pelatihan yang dapat membuat karyawan lebih kompetitif untuk perusahaan seperti memberikan pelatihan komputer bagi karyawan yang tidak mengerti komputer. Karena dengan memberikan pelatihan komputer kepada karyawan dapat diartikan akan meningkatkan kerja yang lebih efisien dan efektif. Tetapi tidak semua karyawan mendapatkan pelatihan tersebut hanya karyawan yang sangat membutuhkan pelatihan tersebut.
c. Filosofi manajemen dan Gaya operasi. Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar (basic beliefs) yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawanya. Filosofi merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan oleh perusahaan. Filosofi manajemen yang ditetapkan PT. Rajawali Nusindo cabang Jakarta menekankan kerjasama dalam menjalankan
51
bisnisnya yaitu: “kami berkeyakinan bahwa dengan berkerjasama merupakan landasan semua hubungan bisnis kami; oleh karena itu, kami mengharapkan semua karyawan kami dapat saling berkerjasama dengan baik antara satu dengan yang lainya guna mencapai kepentingan bersama”. Gaya operasi mencerminkan ide Kepala cabang tentang bagaimana operasi suatu entitas harus dilaksanakan. dalam lingkungan bisnis, pada PT. Rajawali Nusindo cabang Jakarta sangat mementingkan kepuasan customer atas produknya sehingga sedikit atau bahkan hampir tidak ada customer yang komplain atas produk yang dibeli.
d. Struktur Organisasi Struktur organisasi menentukan bagaimana wewenang dan tanggung jawab didelegasikan dan diawasi. Struktur ini menyediakan kerangka kerja di mana aktivitas entitas direncanakan, dilaksanakan, dikendalikan, dan di-review untuk mencapai tujuan entitas secara keseluruhan. Suatu entitas menyusun struktur organisasi disesuaikan dengan kebutuhanya. Dalam
menyusun
struktur
organisasi
yang
relevan
diperlukan
pertimbangan mengenai area-area kunci dari wewenang dan tanggung jawab dan garis pelaporan yang tepat. PT. Rajawali Nusindo sendiri sudah memiliki gambaran struktur organisasi yang jelas sehingga semua karyawan sudah mengerti akan posisi tertinggi dari perusahaan serta wewenang dan tanggung jawab masing-masing. Di samping itu penerapan yang dilakukan PT. Rajawali Nusindo Cabang Jakarta pada struktur organisasi tidak sesuai dengan pedoman
52
yang diberikan oleh PT. Rajawali Pusat. Karena struktur organisasi pusat mengharuskan setiap kepala operasional pada setiap cabang harus terdapat 2 orang, yaitu Kepala Operasional HC dan Kepala Operasional PU, pembagian kepala operasional tersebut dikarenakan terdapatnya perbedaan kewajiban dan tanggung jawab. Dimana terdapat perbedaan seperti kemampuan yang harus dimiliki Kepala Operasional HC yaitu harus
dapat
mengidentifikasi
obat
yang
dipesan
dan
dapat
mengidentifikasi kegunaan obat yang dipesan, sedangkan Kepala Operasional PU hanya mengorganisasikan berjalanya proses penjualan di sektor umum. apabila Kepala Operasional hanya 1 akan adanya kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dalam proses penjualan pada perusahaan tersebut. Adapun alasan mengapa perusahaan melakukan perangkapan tugas tersebut karena menurut perusahaan hal itu dilakukan agar dapat mengefesiensikan biaya yang dapat dikeluarkan perusahaan. Atas kelemahan tersebut, peneliti memberikan saran agar PT.Jakarta Rajawali Nusindo Cabang Jakarta seharusnya mencari seorang yang tepat dan sesuai kriteria perusahaan untuk mengisi jabatan Kepala Operasional HC, hal ini dibutuhkan oleh perusahaan agar dapat menjalankan operasional perusahaan dengan baik. e. Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia Proses rekrutmen karyawan baru yang terdapat pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Jakarta, biasanya dengan cara memasang ilkan di.masyarakat yang tertarik dapat mengirimkan email maupun pemberian cv secara langsung, dan semua lamaran yang masuk tersebut akan disortir oleh bagian SDM pada perusahaan, setelah itu bagian SDM memberikan
53
serangkaian seleksi untuk pelamar, setelah penyeleksian selesai karyawan baru tersebut di kirimkan pada bagian yang bersangkutan agar diberikan pengarahan lebih lanjut. Proses rekrutmen karyawan yang bertanggung jawab adalah Kepala Cabang. 2. Penaksiran Resiko (risk assessment) Risiko-risiko yang telah diidentifikasi oleh perusahaan adalah sebagai berikut: a. Risiko terhadap perkembangan kompetitor Klien dari perusahaan ini beragam, ada yang perusahaan besar, perusahaan menengah, dan ada pula yang perusahaan kecil. Adapun cara agar perusahaan tetap memegang klien-klienya tersebut dengan cara melakukan penawaran harga di bawah pasar maupun penggunaan harga diskon pada produk tersebut. selain penawaran harga kepala cabang juga menekankan pendistribusian barang dengan cepat dan tepat. kebijakan ini akan meningkatkan kualitas perusahaan dan merupakan salah satu kekuatan perusahaan di tengah kompetitor yang semakin berkembang.
b. Risiko terhadap penurunan permintaan Perusahaan sudah mengidentifikasi beberapa resiko yang berkaitan dengan penurunan permintaan. Dengan cara pengunjungan langsung terhadap klien untuk menanyakan terhadap penurunan permintaan tersebut, dan apabila ada kesalahan perusahaan akan langsung mengevaluasi hasil dari pengunjungan tersebut. Menurut perusahaan hal ini dilakukan karena perusahaan dapat mengetahui mengapa
54
terjadinya penurunan penjualan dari sumbernya yang sudah pasti. Namun dalam hal ini menurut peneliti cara tersebut tidak efektif dilakukan karena adanya kecenderungan susahnya klien memberikan alasan terhadap penurunan permintaan. Dari hasil kelemahan yang di dapat, peneliti merekomendasi hal yang dapat dilakukan perusahaan untuk meningkatkan permintaan seperti : a. Pemasaran produk yang harus diperluas ruang lingkupnya agar mendapatkan pelanggan baru. b. Perusahaan harus membuat riset atas penurunan permintaan dan mengidentifikasi kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi pada produknya. c. Melakukan evaluasi tentang produk maupun pelayanan yang digunakan perusahaan.
c. Risiko atas kecurangan yang dilakukan karyawan Dalam hal ini, yang dilakukan perusahaan untuk mengidentifikasi kecurangan samgat minim, karena tidak adanya control langsung yang dilakukan atasan kepada karyawan. Dengan hal seperti ini dapat menimbulkan masalah yang mungkin terjadi dan dapat memberatkan perusahaan. karena sudah terjadi kasus kecurangan yang terjadi pada perusahaan seperti hilangnya persediaan barang, maupun adanya pengelapan uang piutang yang dilakukan karyawan. Dalam hal ini peneliti menyarankan, harus adanya pengawasan yang serius pada karyawan untuk dapat mengurangi atau mrnghilangkan masalah yang dapat terjadi pada perusahan.
55
d. Risiko terhadap kehandalan laporan keuangan Dalam pembuatan laporan keuangan pada perusahaan ini yang bertugas adalah bagian akuntansi, dalam PT. Rajawali Nusindo Cabang Jakarta
yang
terdapat
pada
prosedur
penjualan
yang
mendokumentasikan faktur penjualan adalah bagian akuntansi. Dengan kata lain tidak adanya pengawasan yang diberikan kepada atasan terhadap pembuatan laporan keuangan dalam hal ini peneliti menyarankan agar perusahaan perlu menambah dokumen untuk menjadikan sebagai pengawasan yang diberikan terhadap laporan keuangan. 3. Informasi dan Kominukasi a. Informasi dan Dokumen terkait Perusahaan telah mempunyai dokumen yang terkait pada setiap transaksi untuk mencegah adanya misinformation antar bagian. Misalnya untuk menawarkan harga akan digunakan dokumen Surat Penawaran Harga, bukti pemesanan pelanggan mengunakan dokumen Surat Pesanan, pengiriman barang menggunakan Surat Penerimaan Barang, bukti penagihan kepada pelanggan maka dibuat Faktur, dan bukti pembayaran sudah dilakukan maka akan dibuat dokumen Bukti Masuk Kas. Semua dokumen akan diarsip menurut tanggal, bulan , dan tahun keterjadianya. b. Komunikasi antar Bagian Komunikasi antar bagianpun berjalan dengan baik. Sebagai contoh jika ada terjadinya pemesanan barang, maka bagian kasir akan
56
berkomunikasi dengan bagian gudang untuk mengkonfirmasikan apakah barang yang sedang dipesan terdapat digudang atau tidak. Begitu juga, komunikasi antara atasan dan bawahan tetap terjaga karena setiap hari atasan akan berinteraksi langsung dengan para karyawan. Disamping itu adanya kegiatan rutin seperti meeting , dapat membuktikan adanya komunikasi antar bagian. Komunikasi yang terjalin dengan baik antar bagian dan dengan atasan menjadi faktor penting dan merupakan kekuatan pengendalian internal dalam
suatu
perusahaan.
Dengan
begitu,
akan
mengurangi
miscommunication dan pekerjaanpun akan menjadi lancar. 4. Aktivitas Pengendalian (control activities) a. Otoritas yang jelas Perusahaan memiliki jenjang otoritas yang sangat jelas, dan mempunyai dokumen tersendiri tentang otoritas tersebut. Pembuatan pengotorisasian dibuat oleh kantor pusat dan kemudian diberikan kepada perusahaan berupa Standar Operasional Prosedur (SOP). Pengotorisasian telah dilakukan sesuai dengan SOP yang berisikan kewenang terhadap tugas dan fungsinya. Dan menjadi persetujuan mengenai kegiatan operasional yang terjadi di perusahaan. b. Pemisahaan fungsi dan tanggung jawab Dalam perusahaan ini, masih ada bagian yang dirangkap oleh bagian lain, perusahaan cabang tersebut beralasan agar dapat menghemat biaya. Sebagai contoh bagian Kepala Operasional yang dimiliki perusahaan harus terdapat 2 orang, bukan hanya satu. Karena perusahaan tersebut memiliki produk yang dijual berbeda-beda yang
57
mengharuskan perusahaan membagi dua penjualan tersebut, hal ini sebenarnya sudah terdapat pada Standar Operasional Prosedur (SOP) yang diberikan oleh kantor perusahaan pusat terhadap kantor cabang. Mengapa hal ini menjadi suatu kelemahan karena menurut peneliti seharusnya terdapat 2 orang Kepala Operasional untuk memfokuskan penjualan produk-produk perusahaan tersebut yang dimana produkproduk yang dijual beraneka ragam. yaitu obat, alat kesehatan dan produk umum seperti minyak dan gula. di samping itu perlu adanya pembagian tugas kepala operasional karena apabila pelanggan memesan produk obat dan alat kesehatan. Kepala operasional harus dapat mengidentifikasi obat tersebut dan harus dapat mengetahui alasan kenapa obat tersebut dipesan, agar tidak adanya kesalahgunaan obat dalam kondisi seperti ini peneliti menyarankan agar perusahaan harus dapat mencari pekerja yang tepat untuk mengisi pekerjaan tersebut, karena pekerjaan tersebut harus orang yang mengerti di bidang farmasi dan mengerti kegiatan operasional suatu perusahaan. Selain perangkapan jabatan perusahaan juga tidak memiliki fungsi kredit Fungsi kredit adalah fungsi yang bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi penjualan kredit kepada pelanggan. Dalam hal ini, perusahaan tidak memiliki fungsi kredit, sehingga setiap penjualan langsung dilayani tanpa ada pengecekan status pelanggan terlebih dahulu. Alasan mengapa perusahaan tidak memiliki fungsi kredit adalah karena perusahaan beranggapan bahwa tanpa memakai fungsi kereditpun kegiatan operasional perusahaan sudah berjalan baik. 58
Dari kondisi di atas, terdapat kelemahan pengendalian internal dalam perusahaan yaitu tidak adanya fungsi kredit. Jika tidak ada fungsi ini maka bagian penjualan akan terus memproses penjualan kredit meskipun kepada pelanggan yang pembayarannya masih macet. Kelemahan tersebut mengakibatkan adanya kemungkinan pelanggan memesan
kembali
sebelum
melunasi
pembayaran
transaksi sebelumnya. Hal ini dapat menyebabkan penumpukan piutang yang makin lama makin banyak, dan kemungkinan piutang tak tertagih menjadi semakin besar. Seharusnya perusahaan membentuk fungsi kredit untuk mengontrol piutang pelanggan sebelum memberikan otorisasi penjualan kredit. Berdasarkan kelemahan pengendalian internal tersebut, penulis menyarankan agar perusahaan membuat fungsi kredit, jika tidak memungkinkan membentuk suatu fungsi lagi, maka perusahaan dapat merangkapkan fungsi ini pada bagian yang lain yang masih berhubungan. Contohnya, fungsi kredit dirangkap oleh bagian Penjualan, yang harus mengotorisasi setiap pembelian dengan terlebih dahulu melihat catatan piutang pelanggan. Atau bisa juga perusahaan dapat membuat sistem yang dapat menghubungkan langsung antara data pelanggan yang pembayarannya masih macet atau belum lunas dengan otorisasi penjualan kredit yang tidak memenuhi syarat.
59
c. Penggunaan dokumen yang cukup Perusahaan ini menghasilkan dokumen yang cukup menunjang sebagai bukti kelancaran transaksi penjualan. Dengan menggunakan program foxfro yang digunakan perusahaan dapat mempermudah pembuatan dokumen. Tetapi dokumen yang digunakan masih kurang bukan untuk transaksi penjualan tetapi untuk pengarsipan dan pengawasan terhadap pembuatan laporan keuangan. Penggunaan dokumen menurut perusahaan disesuaikan karena perusahaan sangat mengefesienkan dokumen yang ada. Dan tetapi terkadang pihak klien merasa meminta lebih dokumen-dokumen tersebut untuk pengarsipan mereka. Dari kondisi di atas, dapat dilihat kekurangan yang perlu dievaluasi dalam penggunaan dokumen agar dapat memgakusisi keseluruhan transaksi dari penjualan sampai pembuatan laporan keuangan. dari hal ini peneliti merekomendasikan bahwa perusahaan perlu menambahkan 1 rangkap dokumenyaitu. 1 faktur penjualan dan 1 surat pemesanan barang hal ini diperlukan untuk pengarsipan yang dilakukan oleh kepala cabang, hal ini berguna untuk dapat mengevaluasi ke ahlian pembuatan laporan akuntansi yang dibuat oleh bagian akuntansi. Dalam
wawancara,
peneliti
juga
mendapatkan
bahwa
perusahaan tidak memiliki Surat Kontrak Penjualan yang berisikan keterangan mengenai syarat pembayaran, syarat retur dan sanksi apabila pembayaran melebihi jatuh tempo. Dalam transaksi yang dilakukan perusahaan tidak memiliki penjelasan yang cukup kepada
60
pelangganatas pembayaran kredit, syarat retur dan sanksi apabila pembayaran melebihi batas tanggal jatuh tempo. karena setiap tahunya perusahaan harus melakukan penghapusan piutang walaupun jumlahnya tidak sedikit. Atas kondisi tersebut, maka peneliti merekomendasikan kepada perusahaan agar menbuat Surat Kontrak Penjualan yang berisikan syarat pembayaran kepada pelanggan, syarat retur dan sanksi yang dapat digunakan apabila pelanggan melebihi tanggal waktu jatuh tempo yang telah diberikan. Karena dengan hal ini dapat meminimalisasikan penghapusan piutang tak tertagih perusahaan dan mungkin dapat mentiadakan akun tersebut.
d. Pengendalian fisik Perusahaan ini telah melakukan beberapa cara perlindungan fisik perusahaan atas: 1. Kas Kas yang diterima biasanya disetorkan langsung ke bank mendekati akhir dari jam kerja bank. Jika pembayaran baru dilakukan melebihi dari jam kerja bank, maka uang tersebut akan diserahkan kepada kasir. Di samping itu kebijakan perusahaan mengharuskan perusahaan memiliki kas di tangan sebanyak Rp. 15.000.000,- . 2. Persediaan Setiap barang yang masuk atau keluar dari gudang akan dicatat pada buku persediaan. Pencatatan dilakukan secara manual oleh
61
bagian gudang, dan biasanya pada akhir bulan pihak gudang melakukan inspeksi langsung untuk memerikas persediaan. 3. Dokumen Semua dokumen yang mendukung aktivitas perusahaan, seperti dokumen yang meliputi penjualan kredit akan selalu disimpan dengan baik dan tersusun rapi berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun keterjadianya. Dari kondisi di atas peneliti dapat mengidentifikasi kelemahan pengendalian internal yang dilakukan perusahaan diantaranya : 1. Penerimaan kas biasanya langsung disetorkan pada bank, tetapi apabila penerimaan kas sudah melewati jam kerja maka yang menyimpan adalah kasir. hal ini dapat menimbulkan resiko kehilangan dan mungkin saja akan menimbulkan kecurangan. Dari kelemahan diatas peneliti merekomendasi sebagai berikut : 1. Sebaiknya untuk penerimaan kas diserahkan langsung kepada kepala cabang. karena dengan hal ini dapat meminimalkan resiko kecurangan yang mungkin dapat terjadi. 5.
Pemantauan (monitoring) Pemantauan di dalam perusahaan sangat diperlukan. Sistem pengendalian
internal
perlu
memerlukan
pemantauan
untuk
menemukan kekurangan dan meningkatkan efektivitas pengendalian. Pemantauan perlu dilakukan untuk mengetahui dan menilai tingkat resiko dari kinerja yang sudah berjalan. Pemantauan diperlukan oleh setiap individu perusahaan unutk menilai sudah sejauh mana kinerja yang dilakukan.
62
Pada PT. Rajawali Nusindo cabang Jakarta, pemantauan hanya dilakukan kurang baik, karena pemantauan hanya dilakukan oleh atasanya, seperti kepala cabang, kepala non-operasional dan kepala operasional. Dan pemantauan yang dilakukan tidak terbilang rutin karena tidak adanya jadwal untuk pemantauan tersebut. Dari hasil wawancara yang dilakukan peneliti menjelaskan adanya beberapa kasus yang dikarenakan kurangnya pemantauan atasan
pada
karyawanya,
seperti
adanya
penggelapan
uang
pembayaran yang diterima dari pembayaran piutang dari klien pada perusahaan. Hal ini karena tidak adanya pengawasan atasan terhadap penagih, dimana hal ini berawal dari adanya penagihan yang dilakukan oleh karyawan dengan membuat sebuah argument bahwa pembayaran hanya dapat dilakukan dengan karyawan tersebut dan cara pembayarnya dengan membayar tunai, sehingga pembayaran tersebut tidak diketahui oleh perusahaan dan hal seperti ini sangat merugikan perusahaan. Dari kelemahan tersebut, peneliti memberikan saran agar pemantauan yang dilakukan tidak hanya dalam perusahaan tetapi harus sampai proses pembayaran dengan kondisi perusahaan seharusnya pemantauan dilakukan oleh kepala non-operasional karena penagih adalah bawahanya. Dan seharusnya perusahaan dapat membuat pemberitahuan terhadap klien bahwa setiap transaksi pembayaran hanya dibolehkan pembayaran yang langsung pada perusahaan tanpa adanya perantara pembayaran, seperti halnya melakukan
transfer
maupun
datang
ke
perusahaan
apabila
63
pembayaran tunai dan tidak lupa klien melakukan konfirmasi pada perusahaan apabala sudah membayar.
Tidak hanya itu kelemahan pemantauan dalam PT. Rajawali Nusindo cabang Jakarta terdapat pada pemantauan terhadap kehandalan pembuatan laporan keuangan dimana tidak adanya pengawasan terhadap laporan keuangan yang sudah dibuat oleh bagian akuntansi. pemantauan yang dilakukan hanya melihat apakah perusahaan mendapatkan peningkatan pendapatan. Kelemahan berawal dari kurangya dokumen yang di arsip sendiri kepala cabang terhadap transaksi-transaksi yang ada pada perusahaan. Dari kelemahan tersebut, peneliti memberikan saran agar perusahaan menambah jumlah dokumen yaitu 1 rangkap dokumen yang dapat di arsip oleh kepala cabang dan dapat menganalisa laporan keuangan dari setiap transaksi yang ada pada laporan keuangan, tidak hanya itu peneliti juga menyarankan bahwa perlunya pemantauan terhadap pembuatan laporan keuangan hal ini berguna untuk dapat menghindari kecurangan yang dilakukan oleh karyawan. 4.2
Evaluasi Pengendalian Internal pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Jakarta atas Pendapatan 1. Lingkungan Pengendalian (control environment) a. Integritas dan Etika PT. Rajawali Nusindo Cabang Jakarta sudah memiliki Tata Tertib Kerja yang berlaku untuk setiap karyawan. hal tersebut dinyatakan secara tertulis dalam Buku Tata Tertib Kerja yang dibuat secara jelas oleh
64
Kantor Pusat PT. Rajawali Nusindo Cabang Jakarta. Pada dasarnya tata tertib harus dilakukan agar dapat memberikan gambaran hal-hal apa saja yang dapat dilakukan karyawan, dalam siklus pendapatan pada perusahaan tata tertib ini sangat penting karena dapat membantu meningkatkan dan menstabilkan proses pendapatan tersebut, adapun ada beberapa tata tertib yang dilakukan dalam perusahaan antara lain : 1. Tata Tertib yang berkaitan dengan integritas dan kejujuran adalah setiap karyawan tidak di ijinkan : a. Melakukan pekerjaan untuk kepentingan atau keuntungan dirinya sendiri sehubung dengan jabatanya. b.
Melakukan tindakan yang pada umumnya berlawanan dengan hukum atau tindakan yang merugikan perusahaan baik secara moril maupun materil.
c. Mengunakan barang-barang milik perusahaan ke luar lingkungan tempat kerjanya tanpa mendapat persetujuan pemimpin. d. Membawa barang-barang milik perusahaan ke luar lingkungan tempat kerjanya tanpa mendapat persetujuan pemimpin. 2. Tata Tertib yang berkaitan dengan etika kedisiplinan adalah : a. Setiap karyawan wajib hadir di tempat jam kerja dan siap melaksanakan tugas tepat pada waktu dimulainya jam kerja. b. Setiap karyawan hanya boleh meninggalkan tempat kerja setelah usai jam kerja atau pada jam-jam istirahat. c. Pengecualian di atas adalah harus mendapatkan ijin atasan langsung atau manajer. 3.
Tata Tertib yang berkaitan dengan etika kesopanan adalah :
65
a. Karyawan wajib menghormati atasan dengan berperilaku sopan dalam bertindak dan dalam berbicara. b. Karyawan wajib menghormati pelanggan. c. Karyawan wajib menjaga etika yang baik, ramah kepada setiap pelangganya. d. Komitmen untuk meningkatkan kompetensi. Dengan adanya Tata Tertib Kerja yang berlaku pada PT. Jakarta Nusindo Cabang Jakarta, maka karyawan mengerti batasan-batasan yang boleh dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan. Dari observasi yang dilakukan peneliti, bahwa penyelengaraan tata tertib yang dilakukan oleh karyawan sudah diterapkan dengan baik dan tata tertib yang dibuat oleh perusahaan sudah baik untuk mendukung kegiatan-kegiatan yang dilakukan perusahaan. b. Filosofi manajemen dan Gaya operasi Manajemen Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar (basic beliefs) yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawanya. Filosofi merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan oleh perusahaan. Filosofi dan gaya operasi manajemen sangat jelas dibutuhkan oleh karyawan karena berhubungan dengan cerminan dan kejujuran
dan
pelaksanaan
tugasnya.
Gaya
operasi
manajemen
mencerminkan ide Kepala Cabang mengatur operasi dari suatu entitas yang harus dilaksanakan. Filosofi manajemen yang ditetapkan PT. Rajawali Nusindo cabang Jakarta menekankan kerjasama dalam menjalankan bisnisnya yaitu: “kami berkeyakinan bahwa dengan berkerjasama merupakan landasan semua
66
hubungan bisnis kami. oleh karena itu, kami mengharapkan semua karyawan kami dapat saling berkerjasama dengan baik antara satu dengan yang lainya guna mencapai kepentingan bersama”. Karena dengan Gaya Operasi Manajemen dapat meningkatkan operasi pada siklus pendapatan, karena dengan mempunyai Gaya Operasi Manajemen dengan benar dan terarah akan dapat menambahkan motivasi yang cukup dan dapat menghasilkan peningkatan pendapatan pada perusahaan. c. Struktur Organisasi Struktur organisasi menentukan bagaimana wewenang dan tanggung jawab didelegasikan dan diawasi. Struktur ini menyediakan kerangka kerja di mana aktivitas entitas direncanakan, dilaksanakan, dikendalikan, dan di-review untuk mencapai tujuan entitas secara keseluruhan. Suatu entitas menyusun struktur organisasi disesuaikan dengan kebutuhanya. Dalam
menyusun
struktur
organisasi
yang
relevan
diperlukan
pertimbangan mengenai area-area kunci dari wewenang dan tanggung jawab dan garis pelaporan yang tepat. PT. Rajawali Nusindo sendiri sudah memiliki gambaran struktur organisasi yang jelas sehingga semua karyawan sudah mengerti akan posisi tertinggi dari perusahaan serta wewenang dan tanggung jawab masing-masing. Pada penerapanya atas siklus pendapatan dalam struktur organisasi yang dibuat oleh kantor pusat sangat mementingkan keterkaitan antara bagian, hal ini dilakukan agar dapat menunjang kelancaran dan keefektivitasan dalam siklus akuntansi yang diteapkan oleh perusahaan.
67
Di samping itu penerapan yang dilakukan PT. Rajawali Nusindo Cabang Jakarta pada struktur organisasi tidak sesuai dengan pedoman yang diberikan oleh PT. Rajawali Pusat. Karena struktur organisasi pusat mengharuskan setiap kepala operasional pada setiap cabang harus terdapat 2 orang, yaitu Kepala Operasional HC dan Kepala Operasional PU, pembagian kepala operasional tersebut dikarenakan terdapatnya perbedaan kewajiban dan tanggung jawab. Dimana terdapat perbedaan seperti kemampuan yang harus dimiliki Kepala Operasional HC yaitu harus
dapat
mengidentifikasi
obat
yang
dipesan
dan
dapat
mengidentifikasi kegunaan obat yang dipesan, sedangkan Kepala Operasional PU hanya mengorganisasikan berjalanya proses penjualan di sektor umum. apabila Kepala Operasional hanya 1 akan adanya kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dalam proses penjualan pada perusahaan tersebut. Adapun alasan mengapa perusahaan melakukan perangkapan tugas tersebut karena menurut perusahaan hal itu dilakukan agar dapat mengefesiensikan biaya yang dapat dikeluarkan perusahaan. Atas kelemahan tersebut, peneliti memberikan saran agar PT.Jakarta Rajawali Nusindo Cabang Jakarta seharusnya mencari seorang yang tepat dan sesuai kriteria perusahaan untuk mengisi jabatan tersebut, hal ini dibutuhkan oleh perusahaan agar dapat menjalankan operasional perusahaan dengan baik. 2. Penaksiran Resiko (risk assessment) Risiko-risiko yang telah diidentifikasi oleh perusahaan pada siklus pendapatan adalah sebagai berikut: a. Risiko terhadap perkembangan kompetitor
68
Resiko terhadap perkembangan kompetitor sangat berpengaruh pada pemasukan pendapatan pada perusahaan, karena pada dasarnya semakin berkembang kompetitor rmaka semakin sulit juga perusahaan mendapatkan
klien-klien
baru,
karena
dengan
berkembangnya
kompetitor juga mempererat persaingan pencarian klien baru dan mungkin klien lama perusahaan akan meninggalkan karena kalah saing dengan kompetitor lain. Perusahaan PT. Rajawali Nusindo Cabang Jakarta mempunyai beberapa klien baik perusahaan besar, perusahaan menengah, dan ada pula yang perusahaan kecil. Perusahaan ini mempunyai cara tersendiri agar perusahaan tetap memegang klienklienya tersebut dengan cara melakukan penawaran harga di bawah pasar maupun penggunaan harga diskon pada produk tersebut. selain penawaran harga kepala cabang juga menekankan pendistribusian barang dengan cepat dan tepat. kebijakan ini akan meningkatkan kualitas perusahaan dan merupakan salah satu kekuatan perusahaan di tengah kompetitor yang semakin berkembang.
b. Risiko terhadap penurunan permintaan Perusahaan sudah mengidentifikasi beberapa resiko yang berkaitan dengan penurunan permintaan. Dengan cara pengunjungan langsung terhadap klien untuk menanyakan terhadap penurunan permintaan tersebut, dan apabila ada kesalahan perusahaan akan langsung mengevaluasi hasil dari pengunjungan tersebut. Menurut perusahaan hal ini dilakukan karena perusahaan dapat mengetahui mengapa terjadinya penurunan penjualan dari sumbernya yang sudah pasti.
69
Namun dalam hal ini menurut peneliti cara tersebut tidak efektif dilakukan karena adanya kecenderungan susahnya klien memberikan alasan terhadap penurunan permintaan. Dari hasil kelemahan yang di dapat , peneliti merekomendasi hal yang dapat dilakukan perusahaan untuk meningkatkan permintaan seperti : 1. Pemasaran
produk
yang
harus
diperluas
ruang
lingkupnya agar mendapatkan pelanggan baru. 2. Perusahaan harus membuat riset atas penurunan permintaan dan mengidentifikasi kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi pada produknya . 3. Melakukan evaluasi tentang produk maupun pelayanan yang digunakan perusahaan.
3. Informasi dan Kominukasi a. Informasi dan Dokumen terkait Perusahaan telah mempunyai dokumen yang terkait pada setiap transaksi untuk mencegah adanya misinformation antar bagian. Misalnya untuk menawarkan harga akan digunakan dokumen Surat Penawaran Harga, bukti pemesanan pelanggan mengunakan dokumen Surat Pesanan, pengiriman barang menggunakan Surat Penerimaan Barang, bukti penagihan kepada pelanggan maka dibuat Faktur, dan bukti pembayaran sudah dilakukan maka akan dibuat dokumen Bukti Masuk Kas. Semua dokumen akan diarsip menurut tanggal, bulan , dan tahun keterjadianya.
70
b. Komunikasi antar Bagian Komunikasi antar bagianpun berjalan dengan baik. Sebagai contoh jika ada terjadinya pemesanan barang, maka bagian kasir akan berkomunikasi dengan bagian gudang untuk mengkonfirmasikan apakah barang yang sedang dipesan terdapat digudang atau tidak. Begitu juga, komunikasi antara atasan dan bawahan tetap terjaga karena setiap hari atasan akan berinteraksi langsung dengan para karyawan. Disamping itu adanya kegiatan rutin seperti meeting, dapat membuktikan adanya komunikasi antar bagian. Komunikasi yang terjalin dengan baik antar bagian dan dengan atasan menjadi faktor penting dan merupakan kekuatan pengendalian internal dalam
suatu
perusahaan.
Dengan
begitu,
akan
mengurangi
miscommunication dan pekerjaanpun akan menjadi lancar . 4. Aktivitas Pengendalian (control activities) a. Pemisahaan fungsi dan tanggung jawab Dalam perusahaan ini, masih ada bagian yang dirangkap oleh bagian lain, perusahaan cabang tersebut beralasan agar dapat menghemat biaya. Sebagai contoh bagian Kepala Operasional yang dimiliki perusahaan harus terdapat 2 orang, bukan hanya satu. Karena perusahaan tersebut memiliki produk yang dijual berbeda-beda yang mengharuskan perusahaan membagi dua penjualan tersebut, hal ini sebenarnya sudah terdapat pada Standar Operasional Prosedur (SOP) yang diberikan oleh kantor perusahaan pusat terhadap kantor cabang. Mengapa hal ini menjadi suatu kelemahan karena menurut peneliti seharusnya terdapat 2 orang Kepala Operasional untuk memfokuskan
71
penjualan produk-produk perusahaan tersebut yang dimana produkproduk yang dijual beraneka ragam. yaitu obat, alat kesehatan dan produk umum seperti minyak dan gula. Di samping itu perlu adanya pembagian tugas kepala operasional karena apabila pelanggan memesan produk obat dan alat kesehatan. Kepala operasional harus dapat mengidentifikasi obat tersebut dan harus dapat mengetahui alasan kenapa obat tersebut dipesan, agar tidak adanya kesalahgunaan obat dalam kondisi seperti ini peneliti menyarankan agar perusahaan harus dapat mencari pekerja yang tepat untuk mengisi pekerjaan tersebut, karena pekerjaan tersebut harus orang yang mengerti di bidang farmasi dan mengerti kegiatan operasional suatu perusahaan. Selain perangkapan jabatan perusahaan juga tidak memiliki fungsi kredit Fungsi kredit adalah fungsi yang bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi penjualan kredit kepada pelanggan. Dalam hal ini, perusahaan tidak memiliki fungsi kredit, sehingga setiap penjualan langsung dilayani tanpa ada pengecekan status pelanggan terlebih dahulu. Alasan mengapa perusahaan tidak memiliki fungsi kredit adalah karena perusahaan beranggapan bahwa tanpa memakai fungsi kereditpun kegiatan operasional perusahaan tetap berjalan lancar. Dari kondisi di atas, terdapat kelemahan pengendalian internal dalam perusahaan yaitu tidak adanya fungsi kredit. Jika tidak ada fungsi ini maka bagian penjualan akan terus memproses penjualan kredit meskipun kepada pelanggan yang pembayarannya masih macet. 72
Kelemahan tersebut mengakibatkan adanya kemungkinan pelanggan memesan
kembali
sebelum
melunasi
pembayaran
transaksi sebelumnya. Hal ini dapat menyebabkan penumpukan piutang yang makin lama makin banyak, dan kemungkinan piutang tak tertagih menjadi semakin besar. Seharusnya perusahaan membentuk fungsi kredit untuk mengontrol piutang pelanggan sebelum memberikan otorisasi penjualan kredit. Berdasarkan kelemahan pengendalian internal tersebut, penulis menyarankan agar perusahaan membuat fungsi kredit, jika tidak memungkinkan membentuk suatu fungsi lagi, maka perusahaan dapat merangkapkan fungsi ini pada bagian yang lain yang masih berhubungan. Contohnya, fungsi kredit dirangkap oleh bagian Penjualan, yang harus mengotorisasi setiap pembelian dengan terlebih dahulu melihat catatan piutang pelanggan. Atau bisa juga perusahaan dapat membuat sistem yang dapat menghubungkan langsung antara data pelanggan yang pembayarannya masih macet atau belum lunas dengan otorisasi penjualan kredit yang tidak memenuhi syarat. 5. Pemantauan (monitoring) Pemantauan di dalam perusahaan sangat diperlukan. Sistem pengendalian
internal
perlu
memerlukan
pemantauan
untuk
menemukan kekurangan dan meningkatkan efektivitas pengendalian. Pemantauan perlu dilakukan untuk mengetahui dan menilai tingkat resiko dari kinerja yang sudah berjalan. Pemantauan diperlukan oleh
73
setiap individu perusahaan unutk menilai sudah sejauh mana kinerja yang dilakukan. Pada PT. Rajawali Nusindo cabang Jakarta, pemantauan hanya dilakukan kurang baik, karena pemantauan hanya dilakukan oleh atasanya, seperti kepala cabang, kepala non-operasional dan kepala operasional. Dan pemantauan yang dilakukan tidak terbilang rutin karena tidak adanya jadwal untuk pemantauan tersebut. Dari hasil wawancara yang dilakukan peneliti menjelaskan adanya beberapa kasus yang dikarenakan kurangnya pemantauan atasan
pada
karyawanya,
seperti
adanya
penggelapan
uang
pembayaran yang diterima dari pembayaran piutang dari klien pada perusahaan. Hal ini karena tidak adanya pengawasan atasan terhadap penagih, dimana hal ini berawal dari adanya penagihan yang dilakukan oleh karyawan dengan membuat sebuah argument bahwa pembayaran hanya dapat dilakukan dengan karyawan tersebut dan cara pembayarnya dengan membayar tunai, sehingga pembayaran tersebut tidak diketahui oleh perusahaan dan hal seperti ini sangat merugikan perusahaan. Dari kelemahan tersebut, peneliti memberikan saran agar pemantauan yang dilakukan tidak hanya dalam perusahaan tetapi harus sampai proses pembayaran dengan kondisi perusahaan seharusnya pemantauan dilakukan oleh kepala non-operasional karena penagih adalah bawahanya. Dan seharusnya perusahaan dapat membuat pemberitahuan terhadap klien bahwa setiap transaksi pembayaran hanya dibolehkan pembayaran yang langsung pada
74
perusahaan tanpa adanya perantara pembayaran, seperti halnya melakukan
transfer
maupun
datang
ke
perusahaan
apabila
pembayaran tunai dan tidak lupa klien melakukan konfirmasi pada perusahaan apabala sudah membayar. Tidak hanya itu kelemahan pemantauan dalam PT. Rajawali Nusindo cabang Jakarta terdapat pada pemantauan terhadap kehandalan pembuatan laporan keuangan dimana tidak adanya pengawasan terhadap laporan keuangan yang sudah dibuat oleh bagian akuntansi. pemantauan yang dilakukan hanya melihat apakah perusahaan mendapatkan peningkatan pendapatan. Kelemahan berawal dari kurangya dokumen yang di arsip sendiri kepala cabang terhadap transaksi-transaksi yang ada pada perusahaan. Dari kelemahan tersebut, peneliti memberikan saran agar perusahaan menambah jumlah dokumen yaitu 1 rangkap dokumen yang dapat di arsip oleh kepala cabang dan dapat menganalisa laporan keuangan dari setiap transaksi yang ada pada laporan keuangan, tidak hanya itu peneliti juga menyarankan bahwa perlunya pemantauan terhadap pembuatan laporan keuangan hal ini berguna untuk dapat menghindari kecurangan yang dilakukan oleh karyawan.
75
