BAB 4 PEMBAHASAN
Sebuah perusahaan dalam pelaksanaan kegiatan operasionalnya harus memiliki pengendalian internal yang memadai, terutama pada siklus pendapatannya. Siklus pendapatan terdiri dari kegiatan penjualan, penagihan piutang, penerimaan kas, dan retur penjualan yang merupakan sumber pendapatan utama perusahaan yang akan digunakan untuk keperluan selanjutnya dalam membiayai semua aktivitas perusahaan. Jika tidak terdapat pengendalian internal yang memadai, maka mungkin saja akan ada peluang terjadi penyimpangan dan penyalahgunaan terhadap pendapatan perusahaan. Oleh karena itu PT. Valindo Global harus memiliki pengendalian internal yang memadai agar dapat menjamin bahwa dalam pelaksanaan prosedur penjualan kredit tidak terdapat praktek-praktek yang tidak sehat yang dapat merugikan perusahaan. Dalam bab ini, penulis akan melakukan pembahasan yang dilakukan mencakup evaluasi dan penerapan pengendalian internal atas siklus pendapatan pada PT. Valindo Global. Termasuk didalamnya mengenai sebab, akibat serta rekomendasi yang dapat diberikan terhadap kelemahan pengendalian internal yang ditemukan berdasarkan control environment, risk assessment, information and communication, control activities, dan monitoring yang terdapat pada PT. Valindo Global.
54
4.1 Penerapan Sistem Pengendalian Internal Yang Terdapat Pada PT. Valindo Global Pengendalian internal suatu perusahaan dapat dikatakan sudah memadai apabila seluruh prosedur
dan kebijakan yang dilaksanakan oleh perusahaan dalam
menjalankan seluruh aktivitas perusahaannya mencakup ke dalam komponenkomponen pengendalian internal dan kebijakan serta prosedur yang dilaksanakan oleh perusahaan telah mencapai tujuan dari pengendalian internal tersebut.Berikut ini dijelaskan gambaran pengendalian internal yang telah dijalankan oleh perusahaan berdasarkan komponen pengendalian internal beserta kelemahan dan upaya perbaikannya. Gambar 4.1 Tahapan evaluasi pengendalian internal pada prosedur penjualan kredit pada PT Valindo Global.
Komponen Pengendalian Internal (Menurut COSO) :
Kondisi yang terdapat pada PT. Valindo Global :
- Lingkungan Pengendalian - Penaksiran Risiko - Aktivitas Pengendalian - Informasi dan Komunikasi - Pemantauan (penjelasan terdapat di Bab 2)
- Struktur organisasi - Uraian tugas dan wewenang - Standar operasional perusahaan dan prosedur perusahaan Fungsi terkait:
Evaluasi Pengendalian Internal pada Siklus Pendapatan : (penjelasan lebih lanjut terdapat di dalam bab 4)
- Dokumen dan catatan yang di perlukan
Saran Perbaikan : Tujuan Pengendalian Internal : - Keandalan Laporan Keuangan - Efektivitas dan efisiensi operasi - Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
(Terdapat di dalam Bab 5)
55
4.1.1 Lingkungan Pengendalian (Control Environment) 1. Integritas dan Nilai Etika Direktur utama perusahaan sangat menekankan kedisiplinan, integritas serta etika dalam bekerja. Ia mengatakan bahwa kediplinan sangat lah penting agar kinerja dapat maksimal dan target perusahaan dapat tercapai. Integritas dalam bekerja tidak kalah penting karena menurutnya, jika bekerja dengan integritas tinggi maka kinerja perusahaan pun akan ikut maksimal dan yang terakhir etika dalam bekerja, jika kita beretika dalam bekerja maka pelanggan pasti akan senang berbisnis dengan kita. 2. Komitmen terhadap Kompetensi Agar tujuan entitas dapat tercapai, personel di setiap tingkat organisasi harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya secara efektif. Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen atas pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan, dan paduan antara kecerdasan pelatihan, dan pengalaman yang dituntut dalam pengembangan kompetensi. Pada PT Valindo Global, setiap karyawan baik karyawan kantor dan karyawan lapangan sudah ditempatkan sesuai dengan keahlian dan kemampuan dibidang
mereka
masing-masing.
Dengan
demikian,
pekerjaan
dapat
terselesaikan dengan baik oleh masing-masing bagian yang memiliki kompetensi dalam bekerja. 3. Struktur Organisasi dan Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab Dalam PT. Valindo Global belum ada pedoman pasti tentang wewenang dan tanggung jawab yang tertulis dengan jelas dan formal namun semua karyawan sudah mengerti gambaran struktur organisasi sehingga semua karyawan sudah 56
mengerti akan posisi tertinggi dari perusahaan serta wewenang dan tanggung jawabnya masing-masing meskipun penjabarannya belum jelas.
4.1.2 Penilaian Resiko (Risk Assessment) Direktur perusahaan telah melakukan penaksiran risiko atas faktor eksternal dan internal, yaitu : a. Risiko perkembangan kompetitor serta persaingan harga. Klien dari perusahaan ini beragam, ada yang perusahaan besar, perusahaan menengah, dan ada pula yang perusahaan kecil. Dalam hal ini, direktur termasuk orang yang berhati-hati dalam menjaga kualitas perusahaan, dengan selalu berusaha memberikan jasa yang maksimal terutama dalam hal ketepatan waktu pengiriman untuk menangani klien baik perusahaan kecil atau perusahaan besar. Kebijakan ini akan meningkatkan kualitas perusahaan dan merupakan salah satu kekuatan perusahaan di tengah kompetitor yang semakin berkembang. Perusahaan juga memberikan harga yang bersaing di bandingkan dengan perusahaan-perusahaan ekspedisi lain. Namun perusahaan tetap menjaga kualitas jasa pengirimannya. b. Risiko terhadap penurunan permintaan. Perusahaan sudah mengidentifikasi beberapa risiko yang berkaitan dengan penurunan permintaan. Oleh karena itu, perusahaan berusaha meningkatkan penjualan dengan mempekerjakan sales marketing untuk mencari pelanggan sebanyak-banyaknya terutama diprioritaskan pada perusahaan yang memiliki prestige yang tinggi. Perusahaan berpikir bahwa tingkat penjualan yang tinggi
57
dapat memikat calon pelanggan, oleh karena itu perusahaan sengaja tidak membatasi pelanggan yang hendak menggunakan jasa perusahaan. c. Risiko terhadap kecurangan karyawan. Perusahaan tidak mengidentifikasi lebih jauh tentang risiko yang mungkin terjadi jika ada kecurangan yang dilakukan oleh bawahannya. Sejauh ini direktur memberikan kepercayaan kepada semua personel. d. Risiko terhadap keandalan pelaporan keuangan. Perusahaan atau manajemen tidak mengetahui pentingnya penggunaan laporan keuangan untuk mendukung pengambilan keputusan. Laporan keuangan hanya digunakan untuk pelaporan pajak saja, sehingga laporan keuangan menjadi kurang efektif.
4.1.3 Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) 1. Informasi dan dokumen terkait Perusahaan dalam menjalani aktifitasnya telah mempunyai dokumen yang terkait pada setiap transaksi untuk mencegah adanya misinformation antar bagian. Misalnya untuk menawarkan harga akan digunakan dokumen Surat Penawaran Harga, bukti pemesanan dari pelanggan menggunakan dokumen Purchase Order, pengiriman barang menggunakan dokumen Surat Jalan dan Berita Acara Serah Terima, Bukti penagihan kepada pelanggan maka dibuat dokumen Invoice, dan bukti pembayaran sudah dilakukan maka akan dibuat dokumen Bukti Kas Masuk. Semua dokumen akan diarsip menurut tanggal, bulan,
dan
tahun
keterjadiannya.
Manajemen
belum
menyadari
dan
menggunakan laporan keuangan dalam proses pengambilan keputusan yang 58
bijak. Pengambilan keputusan biasanya berdasarkan laporan tiap bulan, misal laporan penjualan, laporan piutang, dan laporan penerimaan kas. Laporan keuangan dibuat untuk keperluan pelaporan pajak saja. 2. Komunikasi antar bagian Komunikasi antar bagian pun juga terjalin dengan baik. Sebagai contoh, jika ada keterangan tambahan pada Berita Acara Serah Terima (BAST) yang dibuat oleh bagian pengiriman dan jika bagian akuntansi sebagai pencatat kejadian tidak mengerti, maka mereka akan mengkomunikasikannya sampai jelas. Begitu juga, komunikasi antara atasan dan bawahan tetap terjaga karena setiap hari atasan akan berinteraksi langsung dengan para karyawannya.
4.1.4 Aktivitas Pengendalian (Control Activities) 1. Otorisasi yang jelas Perusahaan memiliki jenjang otorisasi yang cukup jelas meskipun tidak ada dokumen tertulis tentang hal tersebut. Pengotorisasian telah dilakukan oleh orang yang tepat dan berwenang terhadap fungsinya sebagai persetujuan dan pemberitahuan mengenai kegiatan operasional yang terjadi di perusahaan. 2. Pemisahan fungsi dan tanggung jawab Perusahaan ini dalam menjalankan aktivitasnya, masih ada bagian yang dirangkap oleh bagian lain. Perusahaan tidak memiliki fungsi atau bagian kredit yang bertanggungjawab untuk melakukan pengecekan status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi penjualan kredit kepada pelanggan sehingga menghindari piutang tak tertagih. Lalu perusahaan tidak memiliki fungsi audit internal, audit internal perusahaan dirangkap oleh bagian akuntansi. 59
3. Penggunaan dokumen yang cukup Perusahaan dalam menjalankan aktifitasnya menghasilkan dokumen yang cukup menunjang sebagai bukti kelancaran transaksi penjualan kredit. Namun, dokumen-dokumen tersebut sering tidak ditandatangani oleh pihak yang bersangkutan dalam transaksi tersebut. Sehingga bisa membuka peluang terjadinya kecurangan selain itu pada dokumen penjualan hanya terdapat dokumen purchase order tidak terdapat dokumen sales order. 4. Pengendalian fisik Perusahaan memiliki beberapa cara dalam melakukan perlindungan fisik terhadap asset perusahaan serta barang pelanggan yang akan dikirim yaitu atas a) Kas Kas yang diterima biasanya disetorkan langsung ke bank mendekati akhir dari jam kerja bank. Jika pembayaran baru dilakukan melebihi dari jam kerja bank, maka uang tersebut akan diberikan kepada direktur. Serta untuk pelanggan yang melakukan pembayaran dengan cara transfer ke rekening perusahaan akan diurus oleh manajer F&A b) Gudang Bagian gudang akan menganalisa total kebutuhan barang dan mengatur penyediaan, pengadaan, dan pengiriman barang sedemikian rupa agar alokasi barang di setiap tempat dapat memenuhi kebutuhan dengan efisien, efektif dan tepat waktu serta mengendalikan dan mengawasi keluar masuknya barang pelanggan yang ada di gudang.
60
c) Dokumen Semua dokumen yang mendukung aktivitas perusahaan, seperti penjualan kredit misalnya, akan selalu disimpan dengan baik dan tersusun rapi berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun keterjadiannya. Namun perusahaan ini belum melakukan pengendalian fisik yang memadai atas asset tetap berupa gedung beserta isinya. Aset gedung perusahaan ini tidak diasuransikan. 5. Tidak adanya kebijakan piutang dan akun penyisihan piutang tak tertagih Aktivitas utama perusahaan ini adalah penjualan kredit. Perusahaan hanya menetapkan jatuh tempo untuk pelunasan piutang penjualan kredit adalah satu bulan dan tidak membuat kebijakan piutang lebih detail. Dan yang terjadi selama ini, klien banyak yang mundur atau telat dalam melakukan pembayaran. Perusahaan tidak memberikan batas jumlah atau persyaratan kredit untuk setiap pelanggan terutama pada pelanggan yang sudah sering menggunakan jasa mereka. Selain itu, perusahaan juga tidak menganggarkan atau tidak membuat akun penyisihan piutang tak tertagih, karena perusahaan sangat menekankan pada azas kepercayaan dan komunikasi yang baik dengan klien. 6. Perusahaan tidak memiliki fungsi atau bagian kredit Fungsi kredit adalah fungsi yang bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi penjualan kredit kepada pelanggan. Dalam hal ini, perusahaan tidak memiliki fungsi kredit, sehingga setiap penjualan langsung dilayani tanpa ada pengecekan status pelanggan terlebih dahulu. 7. Sistem prosedur yang berjalan Urutan jalur sistem penjualan kredit yang berjalan pada PT Valindo Global dapat dilihat pada gambar 3.2. Dalam perusahaan ini, terlihat beberapa kekuatan 61
pengendalian internal perusahaan yaitu adanya dokumen yang mendukung untuk setiap transaksi atau yang menunjang setiap aktivitas penjualan kredit. Dokumen pun dibuat sesuai dengan yang dibutuhkan dan tidak mencetak terlalu banyak seperti yang ada di prosedur standar.
4.1.5 Pemantauan (Monitoring) 1. Pemantauan oleh internal auditor Perusahaan ini tidak memiliki fungsi internal auditor secara formal, fungsi tersebut di rangkap oleh bagian akuntansi. Namun internal auditor yang merangkap bagian akuntansi di perusahaan ini hanya bertugas memeriksa laporan yang terkait dengan keuangan saja (financial audit), tidak melaksanakan fungsi auditor untuk operasi atau aktivitas perusahaan yang lain (operational audit). Internal auditor tersebut hanya memeriksa laporan penjualan, laporan penerimaan kas, laporan kas besar, laporan kas kecil, dan laporan persediaan, dan tidak memeriksa sistem dan kualitas kinerja keseluruhan. Internal auditor ini melakukan pemeriksaan sebanyak sekali dalam setahun. 2. Pemantauan oleh atasan Setiap penerimaan penjualan oleh sales akan dipantau dan diotorisasi oleh manajer penjualan beserta direktur. Setiap invoice dan faktur pajak akan diotorisasi langsung oleh direktur. Direktur akan selalu memantau dan melakukan verifikasi atas laporan penjualan yang dibuat oleh bagian akuntansi. 3. Pemantauan laporan Laporan penjualan yang telah dibuat oleh bagian akuntansi akan dicek dan dicocokkan dengan Invoice yang sudah diarsip. Selain itu, direktur juga akan 62
meminta catatan rekonsiliasi bank secara bulanan untuk menambah keakuratan dalam melakukan verifikasi laporan.
4.2 Sistem Pengendalian Internal Atas Siklus Pendapatan Pada PT.Valindo Global Berdasarkan Prinsip COSO Kekuatan sistem pengendalian internal atas siklus pendapatan pada PT.Valindo Global berdasarkan prinsip COSO adalah: 1. Direktur utama perusahaan sangat menekankan kedisiplinan, integritas serta etika dalam setiap aktivitas. 2. Direktur termasuk orang yang berhati-hati dalam menjaga kualitas perusahaan, dengan selalu berusaha memberikan jasa yang maksimal terutama dalam hal ketepatan waktu pengiriman untuk menangani klien baik perusahaan kecil atau perusahaan besar. 3. Komunikasi yang terjalin dengan baik antar bagian dan dengan atasan menambah
kenyamanan
dalam
bekerja
serta
akan
mengurangi
miscommunication dan pekerjaan pun akan terlaksana dengan baik. 4. Perusahaan melakukan perlindungan fisik atas kas, persediaan, dan dokumen. 5. Direktur selalu memantau perkembangan pasar dan target penjualan yang telah diraih karyawannya. Dengan beberapa kekuatan tersebut, penulis masih menemukan kelemahan pengendalian internal pada beberapa poin, yaitu sebagai berikut: 1. Proses perekrutan karyawan yang tidak ketat karena tidak disertai dengan tes tertulis. Hal ini memungkinkan calon karyawan untuk lolos masuk dan diterima tetapi kurang kompeten, karena pada saat interview hanya dapat diketahui latar belakang, pengalaman kerja dan proses pendidikan dari calon karyawan tersebut. 63
2. Tidak adanya pedoman pasti tentang penetapan wewenang dan tanggung jawab yang tertulis dengan jelas dan formal. Hal ini menyebabkan kekurang jelasan dalam pelaksanaan dan pemantauan setiap aktivitas dalam perusahaan. Selain itu juga menyebabkan ketidakjelasan kewajiban dan tanggung jawab setiap personel dan kepada siapa setiap personel harus bertanggungjawab. 3. Perusahaan belum menyadari pentingnya penggunaan laporan keuangan. Hal ini mengakibatkan keputusan yang diambil oleh perusahaan menjadi kurang berdasar dan kurang intuitif karena tidak didukung oleh faktor-faktor yang tersirat dalam laporan keuangan dan tidak dianalisa dengan baik. 4. Adanya perangkapan tugas yang saling berkaitan, contohnya bagian internal auditor yang dirangkap sekaligus oleh seorang personel dari bagian akuntansi. Hal ini mengakibatkan kemungkinan terjadi kesalahan dalam bekerja dan bisa juga menimbulkan kesempatan untuk melakukan fraud. 5. Perusahaan tidak melakukan pengendalian fisik atas aset tetap berupa gedung beserta isinya. Hal ini mengakibatkan risiko kehilangan yang mengancam semua anggota perusahaan jika sampai terjadi kecelakaan yang tidak terduga. 6. Tidak adanya kebijakan piutang dan akun penyisihan piutang tak tertagih. Hal ini mengakibatkan seringnya terjadi keterlambatan pembayaran. 7. Perusahaan tidak memiliki fungsi kredit yang bertanggungjawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi penjualan kredit kepada pelanggan. Hal ini mengakibatkan adanya kemungkinan pelanggan memesan kembali sebelum melunasi pembayaran transaksi sebelumnya. 8. Perusahaan tidak membuat dokumen Sales Order setelah menerima Purchase Order dari pelanggan. Hal ini mengakibatkan kesulitan dalam pembuatan 64
Laporan Penjualan dan jikalau PO itu hilang maka tidak akan tercatat dalam Laporan Penjualan.
4.2.1 Lingkungan Pengendalian (control environment). Lingkungan pengendalian menetapkan suasana dari suatu organisasi yang mempengaruhi kesadaran akan pengendalian dari orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan pondasi dari semua komponen pengendalian internal lainnya yang menyediakan disiplin dan struktur. Sejumlah faktor membentuk lingkungan pengendalian antara lain: a) Integritas dan nilai etika. Bagian bisnis seperti karyawan, pelanggan, pemasok, dan masyarakat meminta peningkatan yang lebih tinggi dari integritas dan etika sebagai bagian dari manajer bisnis. b) Komitmen
terhadap
kompetensi.
Komitmen
terhadap
kompetensi
mencakup pertimbangan manajemen mengenai pengetahuan dan keahlian yang diperlukan, dan pengalaman yang diperlukan untuk mengembangkan potensi tersebut. c) Filosofi dan gaya operasi manajemen. Banyak karakteristik yang dapat membentuk bagian dari filosofi dan gaya operasi manajemen dan memiliki dampak terhadap lingkungan pengendalian. d) Struktur organisasi. Berkontribusi terhadap kemampuan entitas untuk memenuhi tujuan dengan menyediakan kerangka kerja menyeluruh atas perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pemantauan aktivitas suatu entitas.
65
e) Penetapan wewenang dan tanggung jawab. Wewenang dan tanggung jawab merupakan penjelasan mengenai bagaimana dan kepada siapa wewenang dan tanggung jawab untuk semua aktivitas entitas dibebankan. f) Kebijakan dan praktik sumber daya manusia. Kebijakan dan prosedur sumber daya manusia yang diterapkan akan menjamin bahwa personel entitas memiliki tingkat integritas, nilai etika, dan kompensasi yang diharapkan.
4.2.2 Penilaian Resiko (risk assessment). Penilaian resiko untuk tujuan pelaporan keuangan adalah identifikasi, analisis,dan pengolahan resiko suatu entitas yang relevan dengan penyusunan laporan keuangan yang disajikan secara wajar sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum.
4.2.3 Aktivitas Pengendalian (control activities). Merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa perintah manajemen telah dilaksanakan. Aktivitas pengendalian membantu memastikan bahwa tindakan yang dilakukan berkenaan dengan risiko yang diambil untuk pencapaian tujuan entitas. Aktivitas pengendalian memiliki beberapa tujuan dan diaplikasikan pada berbagai tingkatan organisasional dan fungsional. Aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit laporan keuangan dapat dikategorikan dalam beberapa cara. Salah satu cara adalah sebagai berikut: 66
a) Pemisahan tugas b) Otorisasi yang memadai atas transaksi dan aktivitas c) Dokumen dan catatan yang memadai d) Pengecekan independen atas pelaksanaan
4.2.4 Informasi dan Komunikasi (information processing and communication). Informasi dan komunikasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan yang memasukkan sistem akuntansi terdiri dari metode-metode dan catatancatatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, menganalisis, mengklasifikasikan, mencatat dan melaporkan transaksi-transaksi entitas dan juga kejadian-kejadian serta kondisi dan untuk memelihara akuntabilitas dari aktiva-aktiva dan kewajiban-kewajiban yang berhubungan. Komunikasi melibatkan penyediaan suatu pemahaman yang jelas mengenai peran dan tanggung jawab individu berkenaan dengan pengendalian internal atas pelaporan keuangan.
4.2.5 Pemantauan(monitoring). Suatu proses yang menilai kinerja pengendalian internal pada suatu saat. Pemantauan melibatkan penilaian rancangan dan pengoperasian pengendalian dengan dasar waktu dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan. Pemantauan dapat dilaksanakan melalui aktivitas yang berkelanjutan, pengevaluasian periodik secara terpisah.
67
4.3 Rekomendasi Yang Diberikan Atas Kelemahan Sistem Pengendalian Internal Siklus Pendapatan Pada PT. Valindo Global 4.3.1 Lingkungan Pengendalian (Control Environment) 1. Integritas dan Nilai Etika Mengenai intergritas dan etika pada PT. Valindo Global sudah cukup baik, penulis menyarankan agar PT. Valindo Global dapat mempertahankan apa yang sudah berjalan dengan baik. 2. Komitmen terhadap Kompetensi Atas kelemahan yang ada pada PT. Valindo Global, penulis menyarankan agar: a) Perusahaan
meningkatkan
standar
perekrutan
karyawan
dengan
menyaringnya lebih ketat lagi. Dengan ketatnya penyaringan ini diharapkan perusahaan memperoleh karyawan yang bermutu dan berkompeten. Seperti misalnya, tes penerimaan karyawan tidak hanya melalui wawancara, tetapi dengan tes-tes tertulis lain yang mendukung, seperti psikotest, tes bahasa, dan tes kemampuan dasar. b) Perusahaan memberikan training lain yang dapat mendukung kemajuan perusahaan. Seperti misalnya untuk menghadapi dunia akuntansi yang makin berkembang dan berubahnya cara pelaporan keuangan, maka personel bagian akuntansi dapat diikutsertakan dalam training yang membahas tentang hal tersebut, sehingga para personel pun dapat menghasilkan laporan yang lebih akurat dan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Dengan adanya pemberian training gratis ini diharapkan para personel dapat menambah pengetahuan dan dapat meningkatkan kemampuan kinerjanya. 68
4. Struktur Organisasi dan Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab Atas kelemahan-kelemahan yang ada pada PT. Valindo Global, penulis menyarankan agar: a) Perusahaan segera membuat struktur organisasi yang jelas dan pedoman yang jelas tentang urutan daftar wewenang dan tanggung jawab untuk tiap personel atau bagian, dan dilakukan sosialisasi sehingga seluruh karyawan mengerti dan memahami tugas dan tanggung jawab masing-masing, serta hubungan tiap unit kerja. b) Perusahaan membentuk bagian sendiri yang independen untuk melakukan audit atas segala aktivitas yang terkait dalam perusahaan. Lebih baik jangan merangkapkan tugas, terlebih dirangkapkan dengan bagian akuntansi.
4.3.2 Penilaian Resiko (Risk Assessment) a. Risiko perkembangan kompetitor serta persaingan harga. Atas kelemahan pengendalian internal tentang competitor dan persaingan harga, penulis menyarankan agar perusahaan memberitahukan kisaran waktu pengiriman kepada setiap personel pengiriman agar setiap personel pun mempunyai target waktu yang harus diselesaikan dan dapat bekerja dengan semaksimal mungkin. b. Risiko terhadap penurunan permintaan. Atas kelemahan pengendalian internal yang ada pada PT. Valindo Global penulis menyarankan agar perusahaan memberikan job desk yang jelas kepada para sales marketing serta melakukan konfirmasi terhadap perusahaan calon
69
pelanggan tentang kedatangan dari para sales marketing dari perusahaan. Serta perusahaan tidak memaksakan tingkat penjualan yang tinggi dan tetap lakukan pengecekan terhadap calon pelanggan. Jika calon pelanggan memiliki riwayat pernah menunggak pembayaran, sebaiknya mintalah kepada pelanggan untuk melakukan pembayaran terlebih dahulu. Atau jika calon pelanggan memiliki riwayat pernah mangkir dari hutangnya, sebaiknya jangan melayani calon pelanggan tersebut dengan alasan yang beretika.
c. Risiko terhadap kecurangan karyawan. Atas kelemahan pengendalian internal yang ada, penulis menyarankan agar perusahaan tetap memikirkan setiap risiko yang mungkin terjadi yang bisa dilakukan oleh tiap karyawannya. Seperti misalnya, risiko kehilangan data, pencurian data ataupun perubahan data maka perusahaan harus membuat sistem pengaman untuk tiap-tiap komputer yang digunakan. d. Risiko terhadap keandalan pelaporan keuangan. Berdasarkan
kelemahan
pengendalian
internal
yang
ada,
penulis
menyarankan agar perusahaan dan manajemen menggunakan laporan keuangan agar menghasilkan keputusan yang efektif dan berdasarkan analisa yang baik.
4.3.3 Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) 1. Informasi dan dokumen terkait Atas
kelemahan-kelemahan
pengendalian
internal
tersebut,
penulis
menyarankan agar:
70
a) Sebaiknya perusahaan mengeluarkan Sales Order bernomor urut untuk mempermudah pembuatan laporan penjualan. Selain itu, perusahaan harus membuat, mengendalikan, serta menjamin kelengkapan data yang mendukung dalam pembuatan laporan penjualan. b) Perusahaan
dan
manajemen
dalam
mengambil
keputusan
harus
menggunakan analisa dari laporan keuangan agar mendapatkan keputusan yang efektif.
2. Komunikasi antar bagian Tentang komunikasi antar bagian yang terjadi di PT.Valindo Global, sudah cukup baik. Saran dari penulis yaitu seluruh karyawan PT. Valindo Global harus terus mempertahankan komunikasi yang sudah berjalan dengan baik.
4.3.4 Aktivitas Pengendalian (Control Activities) 1. Otorisasi yang jelas Sebaiknya perusahaan memiliki dokumen tertulis tentang jenjang otorisasi. Agar lebih memperjelas tentang jenjang otorisasi yang ada pada perusahaan 2. Pemisahan fungsi dan tanggung jawab Atas kelemahan-kelemahan pengendalian internal yang terdapat pada PT. Valindo global, penulis menyarankan agar: a) Perusahaan membentuk bagian sendiri yang independen untuk melakukan audit atas segala aktivitas yang terkait dalam perusahaan. Sebaiknya jangan merangkapkan tugas terlebih dirangkapkan dengan bagian akuntansi.
71
b) Perusahaan
membentuk
fungsi
kredit,
jika
tidak
memungkinkan
membentuk suatu fungsi lagi, maka perusahaan dapat merangkapkan fungsi ini pada bagian yang lain yang masih berhubungan. Misalnya fungsi kredit dirangkap oleh bagian Penjualan, yang harus mengotorisasi setiap Purchase Order dengan terlebih dahulu melihat catatan piutang pelanggan. Perusahaan juga dapat membuat sistem yang dapat menghubungkan langsung antara data pelanggan yang pembayarannya masih macet atau belum lunas dengan otorisasi penjualan kredit yang tidak memenuhi syarat.
3. Penggunaan dokumen yang cukup Atas kelemahan pengendalian internal tersebut, penulis menyarankan agar perusahaan memberikan tata tertib tertulis di sertai sanksi jika ada dokumendokumen yang tidak ditandatangani oleh pihak yang bersangkutan serta membuat dokumen sales order untuk mempermudah dalam membuat laporan penjualan. 4. Pengendalian fisik Atas
kelemahan
pengendalian
internal
yang
teridentifikasi,
penulis
menyarankan agar perusahaan mengikutsertakan asuransi untuk menjaga semua asset yang dimiliki perusahaan, apakah itu all risk atau tidak tergantung dari kebijakan direktur. Penulis menyarankan agar perusahaan mulai mencari asuransi yang handal yang mau menerima klien dengan resiko pengiriman dan asset perusahaan. 5. Tidak adanya kebijakan piutang dan akun penyisihan piutang tak tertagih Atas kelemahan pengendalian internal terdapat di dalam perusahaan, maka penulis menyarankan agar perusahaan membuat akun penyisihan piutang tak 72
tertagih untuk mengantisipasi risiko-risiko yang mungkin akan timbul apabila terjadi piutang tak tertagih dalam jumlah yang cukup besar. Dengan adanya akun penyisihan piutang tak tertagih, jumlah piutang yang ada di neraca dilaporkan secara wajar dan tidak menjadi overstated. Estimasi jumlah piutang tak tertagih bisa didasarkan pada pengalaman perusahaan. Perusahaan juga sebaiknya membuat kebijakan piutang yang jelas dan rinci yang tercantum dalam Purchase Order dan Invoice dengan menerapkan prinsip 2/10, n/30 misalnya, dan juga memberikan denda untuk keterlambatan pembayaran. Pemberian denda ini dapat diwujudkan dalam bentuk wesel tagih atau Notes Receivable yang di dalamnya tercantum komponen tanggal jatuh tempo, jumlah nominal pembayaran, dan bunga keterlambatan. Apabila piutang sudah jatuh tempo dan belum dilakukan pembayaran, maka piutang tersebut akan dikonversi menjadi wesel dan pelanggan akan dikenai bunga keterlambatan apabila hutangnya tidak segera dilunasi. 6. Perusahaan tidak memiliki fungsi atau bagian kredit Berdasar kelemahan pengendalian internal yang ada, penulis menyarankan agar perusahaan membuat fungsi kredit, jika tidak memungkinkan membentuk suatu fungsi lagi, maka perusahaan dapat merangkapkan fungsi ini pada bagian yang lain yang masih berhubungan. Misalnya, fungsi kredit dirangkap oleh bagian Penjualan, yang harus mengotorisasi setiap Purchase Order dengan terlebih dahulu melihat catatan piutang pelanggan. Atau bisa juga perusahaan dapat membuat sistem yang dapat menghubungkan langsung antara data pelanggan yang pembayarannya masih macet atau belum lunas dengan otorisasi penjualan kredit yang tidak memenuhi syarat.
73
7. Sistem prosedur yang berjalan Atas semua kelemahan pengendalian internal yang ada, penulis menyarankan agar: a) Perusahaan mengeluarkan Sales Order untuk mempermudah pembuatan laporan penjualan. Sales Order yang dibuat dicopy rangkap tiga yang dikirimkan ke bagian gudang, akuntansi, dan keuangan. Selain itu, perusahaan juga harus mengendalikan dan menjamin kelengkapan data yang mendukung dalam pembuatan Laporan Penjualan. b) Perusahaan segera membentuk bagian kredit yang berfungsi untuk mengotorisasi setiap penjualan kredit dan juga perusaan sebaiknya menentukan batas limit kredit untuk setiap pelanggan agar tidak terjadi kredit yang menumpuk terlalu banyak.
4.3.5 Pemantauan (Monitoring) 1. Pemantauan oleh internal auditor Atas kelemahan pengendalian internal ini, penulis menyarankan agar perusahaan segera membentuk bagian internal auditor yang independen yang memiliki tugas untuk mengaudit segala aktivitas yang terkait dalam perusahaan, misalnya dalam hal keuangan dan operasional perusahaan. 2. Pemantauan oleh atasan Atas pengendalian internal tentang pemantauan oleh atasan yang terjadi pada PT. Valindo Global, penulis merasa sudah cukup baik. Hanya tinggal di tingkatkan lebih baik lagi serta mempertahankan
apa yang sudah berjalan
dengan baik. 74
3. Pemantauan laporan Tentang pemantauan laporan yang terjadi pada PT. Valindo Global sudah berjalan cukup baik.
75
