BAB 4 EVALUASI DAN PEMBAHASAN
4.1 Evaluasi Investasi SI / TI dengan Menggunakan Metode Information Economics Evaluasi sistem dan teknologi informasi dengan menggunakan metode information economics pada PT. PDM, dilakukan dengan mengevaluasi 3 (tiga) domain, yaitu:
1. Evaluasi terhadap domain keuangan Meliputi analisis terhadap biaya manfaat, manfaat terhadap peningkatan kinerja, manfaat terhadap kecepatan kerja, manfaat terhadap struktur organisasi, dan manfaat terhadap inovasi perusahaan, yang akan dibahas pada bab 4.2.
2. Evaluasi terhadap domain bisnis Meliputi evaluasi terhadap data yang berkaitan dengan strategis, data yang terkait dengan kemampuan bersaing, dukungan sistem informasi manajemen, respon dalam persaingan, dan resiko proyek yang dihadapi yang akan dibahas lebih lanjut pada bab 4.3. 76
77
3. Evaluasi terhadap domain teknologi Meliputi evaluasi terhadap data terkait dengan arsitektur SI, data berkaitan dengan ketidakpastian, ketidakpastian teknologi, dan resiko terkait dengan infrastruktur SI, yang akan dibahas pada bab 4.4.
4.2 Evaluasi pada Domain Keuangan Penilaian domain keuangan dihitung dengan menggunakan metode ROI sederhana, dimana ROI diukur dari total investasi, biaya berjalan dan manfaatmanfaat yang diperoleh. Penggembalian atau manfaat lalu dikalkulasikan untuk suatu periode waktu tertentu untuk menciptakan suatu persentase dalam investasi. Teknik information ecnomics untuk mengembangkan perhitungan ROI sederhana yaitu analisis biaya manfaat, manfaat terhadap peningkatan kinerja, manfaat terhadap kecepatan kerja, manfaat terhadap struktur organisasi, dan manfaat terhadap inovasi perusahaan.
4.2.1 Analisis Biaya Manfaat 1. Biaya Investasi Sistem Informasi Teknologi Biaya investasi sistem informasi teknologi yang keluarkan oleh PT. PDM terdiri atas biaya investasi awal, biaya operasional yang merupakan biaya yang dikeluarkan selama sistem berjalan dan biaya yang merupakan biaya-
78
biaya yang diperlukan oleh perusahaan selama sistem berjalan (seperti biaya alat tulis kantor, biaya kertas, dan lain sebagainya).
a. Biaya investasi awal Biaya pembangunan investasi teknologi informasi terdiri dari biaya pembelian perangkat lunak (software), biaya pembelian perangkat keras (hardware) dan biaya pembelian peralatan pendukung lainnya. Secara keseluruhan biaya yang diperlukan untuk menerapkan teknologi informasi pada PT. PDM adalah sebesar Rp. 257.353.000
b. Biaya bejalan (on-going cost) Biaya berjalan investasi teknologi informasi ini merupakan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mendukung kegiatan operasional dari penerapan teknologi informasi. Biaya pada tahun berjalan dimulai pada tahun 2004 sampai tahun 2008 dengan rincian sebagai berikut: a. Pada tahun 2004, tahun pertama implementasi teknologi informasi, PT. PDM mengeluarkan biaya sebesar Rp. 10.040.000 b. Pada tahun 2005, PT. PDM mengeluarkan biaya sebesar Rp. 9.960.000 c. Pada tahun 2006, PT. PDM mengeluarkan biaya sebesar Rp. 10.590.000
79
d.
Pada tahun 2007, PT. PDM mengeluarkan biaya sebesar Rp. 10.240.000
e.
Pada tahun 2008, PT. PDM mengeluarkan biaya sebesar Rp. 9.850.000
c. Penghematan pengeluaran biaya operasional Selama diterapkannya sistem teknologi informasi, terjadi penurunan pada pengeluaran biaya operasional PT. PDM. Hal ini disebabkan karena adanya pergantian proses bisnis dari manual ke komputerisasi. Biaya operasional yang mengalami pengurangan tersebut adalah biaya penggunaan alat tulis kantor dan biaya penggunaan kertas. 1) Penghematan biaya alat tulis kantor
Dampak dari diimplementasikannya komputer dan jaringan LAN pada PT. PDM adalah berkurangnya biaya operasional berupa biaya penggunaan alat tulis kantor (ATK), seperti pulpen, pensil, tipe-x, stabilo, banner, gunting, dll. Biaya penggunaan alat tulis kantor pada tahun 2003 adalah sebesar Rp. 6.960.000. Berdasarkan data dari PT. PDM, maka ditemukan adanya penghematan biaya dalam penggunaan ATK yang terjadi setelah adanya implementasi TI pada tahun 2004 dibandingkan dengan tahun 2003 sebelum perusahaan menggunakan
80
TI. Perhitungan penghematan biaya ATK adalah dengan mengurangi biaya tahun 2003 dengan biaya pada tahun sistem diterapkan (lihat tabel 4.1).
Tabel Biaya & Penghematan Biaya Alat Tulis Kantor (ATK) Tahun 2004 2005 2006 2007 2008 Total
Biaya ATK Rp. 6.360.000 Rp. 5.880.000 Rp. 5.040.000 Rp. 4.800.000 Rp. 3.780.000 Rp. 25.860.000
Penghematan ATK Rp. 600.000 Rp. 1.080.000 Rp. 1.920.000 Rp. 2.160.000 Rp. 3.180.000 Rp. 8.940.000
Tabel 4.1 Biaya Tabel Biaya & Penghematan Biaya Alat Tulis Kantor (ATK) 2) Penghematan biaya kertas
Biaya penggunaan kertas yang dikeluarkan oleh PT. PDM pada tahun 2003 adalah sebesar Rp. 6.480.000, dimana biaya tersebut digunakan untuk membeli kertas fax, kertas kwarto, A4 dan kertas lainnya untuk menunjang proses bisnis. Namun sejak adanya implementasi pada tahun 2004, biaya penggunaan kertas dapat ditekan karena LAN dan komputer mempermudah dalam pertukaran data dan informasi, sehingga pada tahun berikutnya biaya kertas yang dikeluarkan dapat diminimalisasi, dengan rincian sebagai berikut :
81
Tabel Biaya & Penghematan Biaya Kertas Tahun 2004 2005 2006 2007 2008 Total
Biaya Pengunaan Kertas Rp. 5.400.000 Rp. 5.112.000 Rp. 4.896.000 Rp. 4.464.000 Rp. 3.960.000 Rp. 23.823.000
Penghematan Biaya Kertas Rp. 1.080.000 Rp. 1.368.000 Rp. 1.584.000 Rp. 2.016.000 Rp. 2.520.000 Rp. 8.568.000
Tabel 4.2 Tabel Biaya & Penghematan Biaya Kertas
Berdasarkan data biaya investasi awal, biaya berjalan, dan biaya penghematan operasional di atas, kemudian dilakukan perhitungan ROI dalam lembar kerja ekonomis, seperti pada tabel 4.3.
Dampak Ekonomis Traditional Cost Benefit Analysis
Tabel 4.3 Lembar Kerja Dampak Ekonomis Traditional Cost Benefit Analysis
83
Dari perhitungan ROI cost benefit, didapatkan persentase ROI sebesar 2,57% pertahun. Dari hasil analisa diketahui bahwa besarnya nilai skor dampak ekonomis PT. PDM adalah 0, yang berarti zero atau less. Artinya implementasi SI belum menghasilkan dampak ekonomis yang cukup berarti untuk PT. PDM.
4.2.2 Manfaat terhadap Peningkatan Kinerja Informasi yang akurat dan up to date mengenai data persediaan barang merupakan hal yang sangat penting agar dapat melayani pelanggan dengan cepat dan memuaskan. Hal ini tentu dapat meningkatkan citra perusahaan sehingga perusahaan memiliki keunggulan diantara kompetitor lainnya. Namun hal seperti ini belum dapat terwujud sebelumnya karena tidak adanya fasilitas yang menunjang untuk pertukaran informasi yang baik diantara bagian – bagian yang saling berhubungan langsung. Pada sistem sebelumnya, Bagian Penjualan membutuhkan waktu lebih banyak untuk mengetahui informasi mengenai persediaan barang yang ada di gudang. Hal ini terjadi karena Bagian Penjualan dan Bagian Logistik yang menangani persediaan barang di gudang tidak dapat saling bertukar informasi secara cepat. Pelayanan yang diberikan dengan tidak adanya dukungan teknologi informasi dinilai cukup lamban sehingga banyak pelanggan yang membatalkan pesanannya. Setelah PT. PDM menggunakan SI penjualannnya semakin meningkat tiap tahun. Pada tahun 2003 laba penjualan sebesar Rp. 875.000.000, tahun
84
selanjutnya dapat dilihat dari analisis mengenai laba penjualan tiap tahunnya di bawah ini:
Tahun 2004 2005 2006 2007 2008
Total Laba Penjualan Rp. 971. 250.000 Rp. 1.078.087.000 Rp. 1.196.676.000 Rp. 1.328.310.000 Rp. 1.474.420.000
Tabel 4.4 Total Laba Penjualan PT.PDM
Berdasarkan data yang terdapat dalam tabel 4.4 maka dapat diketahui adanya peningkatan laba penjualan yang dilakukan PT. PDM mulai dari tahun 2004 sampai dengan tahun 2008. Pada tahun 2003 sebelum menggunakan TI laba penjualan pada PT. PDM mencapai 875 juta rupiah. Namun semenjak tahun 2004, setiap tahunnya PT. PDM mengalami peningkatan laba yang cukup signifikan, dengan persentase peningkatan antara 10%-12%. Hal ini membuktikan bahwa terkait dengan penjualan PT. PDM, penerapan SI dinilai tepat, karena memberikan nilai manfaat tangible, yaitu peningkatan laba perusahaan, dan manfaat intangible berupa peningkatan pada performa kinerja karyawan.
4.2.3 Manfaat terhadap Kecepatan Kerja Dalam analisis manfaat terhadap kecepatan kerja yang dihitung adalah perbandingan percepatan dalam mengerjakan tugas secara manual, sebelum
85
menggunakan sistem dengan setelah menerapkan SI. Percepatan kerja yang dimaksud adalah penurunan waktu kerja yang dilakukan oleh seluruh bagian perusahaan, khususnya Bagian Marketing, karena mengalami penurunan waktu lembur yang cukup significan. Sejak implementasi teknologi informasi, bagian Marketing dapat meningkatkan kinerjanya dalam mempromosikan perusahan kepada para klien, serta menangani pesanan pelanggan juga semakin cepat karena adanya dukungan SI. Penilaian dalam manfaat terhadap kecepatan kerja ini meliputi penghematan biaya lembur Staf Marketing yang terjadi setelah implementasi teknologi informasi. Sebelum diimplementasikannya SI pada PT. PDM tahun 2003, berdasarkan hasil wawancara dengan Manajer Marketing dan Trading, Staf Marketing memerlukan waktu 6 jam lembur tiap minggunya (jumlah karyawan pada Bagian Marketing 8 orang) dalam mempersiapkan pameran yang biasa diikuti perusahaan. Berdasarkan informasi tersebut, maka dapat dihitung, bahwa dibutuhkan 288 jam lembur pertahun. Untuk lebih rincinya dapat dilihat dalam tabel 4.5. Setelah dilakukannya investasi SI pada PT. PDM pada tahun 2004, terjadi perubahan dalam jam lembur karyawan yang dibutuhkan oleh Staf Marketing, yaitu hanya membutuhkan (rata-rata) 2 jam lembur untuk setiap minggunya. Sehingga dibutuhkan 96 jam kerja lembur untuk setiap tahunnya. Untuk lebih rincinya dapat dilihat dalam tabel 4.5 berikut ini.
86
Jam Kerja Lembur Marketing Tahun 2003 dan 2004 Tahun 2003 2004
Jabatan Marketing Marketing
Lembur/periode 6 jam 2 jam
Lembur/tahun 288 jam 96 jam
Tabel 4.5 Jam Kerja Lembur Marketing Sebelum dan Sesudah Implementasi Teknologi Informasi
Berdasarkan tabel 4.5, maka dapat kita ketahui bahwa perusahaan dapat menghemat 192 jam kerja lembur (288 jam – 96 jam) sejak diterapkannya SI. Berdasarkan hasil wawancara, diketahui bahwa upah lembur dibayarkan 2 kali lebih besar dari upah jam kerja normal. Gaji yang diterima oleh Staf Marketing pada tahun 2003 adalah sebesar Rp. 2.200.000 setiap bulannya. Dalam satu hari seorang karyawan bekerja 8 jam sehingga dalam 1 bulan jam kerjanya adalah 160 jam perbulan. Berdasarkan informasi tersebut maka dapat kita hitung gaji per jamnya pada tahun 2003 adalah Rp.13.750 (Rp.2.200.000/160). Berdasarkan informasi diatas disimpulkan bahwa gaji/jam marketing pada jam normal adalah sebesar Rp.13.750, karena upah lembur dibayarkan 2 kali lebih besar maka upah marketing adalah Rp. 27.500 (Rp. 13.750 x 2). Hasil analisa kami menyatakan, pada tahun 2003 sebelum PT. PDM menggunakan sistem teknologi informasi, perusahaan harus mengeluarkan dana sebesar Rp. 63.360.000 (288 jam kerja lembur X Rp. 27.500 X 8orang). Setelah melakukan investasi teknologi informasi, staf marketing hanya memerlukan 96 jam lembur tiap tahunnya. Dengan tingkat kenaikan gaji sebesar 15% pertahun. Jadi besarnya upah lembur perjam pada tahun 2004
87
adalah Rp. 31.625 (Rp. 27.800 + (Rp. 27.800 x 15%). Hal ini berarti pada tahun 2004 biaya lembur yang dikeluarkan sebesar (96 jam kerja lembur x Rp. 31.625 x 8 orang). Sedangkan perhitungan penghematan untuk biaya lembur adalah (288 jam x 8 orang x gaji perjam) – (96 jam x 8 orang x gaji perjam). Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dalam tabel dibawah ini.
Analisis Penghematan Biaya Lembur Selama 5 Tahun Tahun 2003 2004 2005 2006 2007 Total
Perkiraan Biaya Lembur Rp. 24.288.000 Rp. 27.931.200 Rp. 32.120.880 Rp. 36.939.012 Rp. 42.479.863 Rp. 163. 758.955
Penghematan Rp. 48.576.000 Rp. 55.862.400 Rp. 64.241.756 Rp. 73.878.021 Rp. 84.959.727 Rp. 327.517.904
Tabel 4.6 Analisis Penghematan Biaya Lembur Selama 5 Tahun
Hasil dari kuantitatif perhitungan penghematan biaya lembur karyawan marketing dalam manfaat terhadap kecepatan kerja akan dimasukan dalam lembar kerja ekonomis pada tabel 4.10.
4.2.4 Manfaat terhadap Struktur Organisasi Manfaat terhadap struktur organisasi merupakan nilai yang terkait dengan adanya perubahan restrukturisasi perusahaan setelah SI diimplementasikan. Adanya perubahan dalam struktur organisasi ini dilakukan untuk mendukung
88
sistem yang diterapkan perusahaan. Guna mendukung efektivitas sistem, PT. PDM memerlukan karyawan untuk melakukan back up dan maintanance rutin terhadap jaringan dan komputer. Terkait dengan penambahan jumlah pegawai, biaya gaji yang harus dikeluarkan PT. PDM pun bertambah Rp.2.400.000/bulan (1.200.000 x 2orang) atau Rp.28.800.000/tahun (2.400.000 x 12bulan). Karena standar gaji karyawan meningkat sekitar 15% setiap tahunnya, maka total biaya gaji teknisi SI selama 5 tahun adalah sebesar Rp. 194.180.580.
Biaya Gaji Staf TI Tahun 2004 2005 2006 2007 2008 Total
Gaji/Tahun Rp. 28.800.000 Rp. 33.120.000 Rp. 38.088.000 Rp. 43.801.200 Rp. 50.371.380 Rp. 194.180.580
Tabel 4.7 Total Biaya Gaji Staf TI
Diharapkan adanya penambahan jumlah karyawan yang berkaitan dengan TI, dapat menghemat biaya operasional perusahaan dalam hal menangani masalah pada sistem yang tidak bisa ditangani oleh Bagian Avicom. Sebelum ada penambahan teknisi TI, jika terjadi masalah pada komputer, PT. PDM akan menyerahkan masalah tersebut langsung ke toko komputer untuk diperbaiki. Diketahui jumlah kerusakan pada tahun 2003 tercatat 22 kejadian, pengeluaran
89
untuk biaya maintanance komputer pada tahun 2003 sejumlah Rp. 6.600.000 (Rp. 300.000 x 22). Setelah menggunakan implementasi SI, biaya perawatan komputer dapat ditekan sampai dengan 30% pertahunnya. Analisis Biaya dan Penghematan Maintenance Komputer Tahun 2004 2005 2006 2007 2008 Total
Biaya Rp. 4.620.000 Rp. 3.234.000 Rp. 2.263.800 Rp. 1.584.660 Rp . 1.109.262 Rp. 12.811.722
Penghematan Biaya Rp. 1.980.000 Rp. 3.366.000 Rp. 4.336.200 Rp. 5.015.340 Rp. 5.490.738 Rp. 16.285.698
Tabel. 4.8 AnalisisBiaya dan Penghematan Maintenance Komputer Berdasarkan informasi di atas maka kita dapat mengetahui bahwa setelah adanya implementasi SI, terjadi peningkatan pengeluaran biaya gaji yang harus dibayarkan oleh PT. PDM, namun sekaligus mengurangi biaya operasional maintenance komputer yang dilakukan toko komputer. Untuk lebih jelasnya, dapat kita lihat dalam tabel 4.10. Manfaat terhadap Struktur Organisasi Tahun 2004 2005 2006 2007 2008
Penambahan gaji/tahun Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.
28.800.000 33.120.000 38.088.000 43.801.200 50.371.380 Total
Penghematan biaya operasional Rp. 1.980.000 Rp. 3.366.000 Rp. 4.336.200 Rp. 5.015.340 Rp. 5.490.738
Tabel 4.9 Total Penghematan Biaya Manfaat terhadap Struktur Organisasi
Total biaya Rp. 26.820.000 Rp. 29.754.000 Rp. 33.751.800 Rp. 38.785.860 Rp. 44.880.642 Rp. 173.992.302
90
Hasil dari kuantitatif dari perhitungan dalam manfaat terhadap struktur organisasi akan dimasukan dalam lembar kerja ekonomis dan lembar kerja NPV dapat dilihat dalam tabel 4.10 dan tabel 4.11
Tabel 4. 10 Lembar Kerja Dampak Ekonomis Value Linking, Value Acceleration, dan Value Restructuring
Information Economics Score Card Evaluator
ROI
Domain Bisnis
Domain Teknologi
ROI
DS
DB
DI
RP
RD
DA
DK
KT
RI
(Factor)
4
4
3
4
3
-1
4
-1
-1
-2
Domain Bisnis
1
4
2
4
2
-1 3
-2
-1
-3
12
2
1
6
Domain Teknologi Weight Value
4
16
6
16
6
1
Weight Score
70
Tabel 4.15 Information Economics Score Card
Keterangan: ROI : Return On Investment Penilaian DomainBisnis
Penilaian Domain Teknologi
DS : Data yang berkaitan dengan strategis
DA : Data terkait dengan arsitektur SI
DB : Data yang terkait dengan kemampuan bersaing
DK : Data berkaitan dengan ketidakpastian
RP : Respon dalam persaingan
KT : Ketidakpastian teknologi
RD : Resiko-resiko proyek yang dihadapi
RI : Resiko-resiko terkait infrastruktur
DI : Dukunagn sistem informasi manajemen
92
Berdasarkan tabel 4.10, dapat dilihat bahwa persentase ROI dari perhitungan ini adalah 473,62% per tahun, atau berada pada skor 2, artinya investasi PT. PDM dinilai memberikan keuntungan ekonomis yang cukup menjanjikan.
Lembar Kerja NPV
Tabel 4.11 Lembar Kerja NPV
Rincian Perhitungan: 1) Peningkatan perbulan = total penghematan biaya tahun ke-n – total biaya berjalan 2) Annual net benefit (keuntungan bersih pertahun) = peningkatan per bulan * 12 3) ROI pertahun = Annual net benefit / total biaya awal * 100% 4) Simple payback = total biaya awal – annual net benefit
93
Dalam kasus ini, 257.353.000 – 160.752.000 = 96.601.000 96.601.000/ 257.353.000 * 12 Hasilnya, 1 tahun 4 bulan. 5) Discount Annual Net Benefit (1* annual net benefit tahun ke-n) / (1+ % cost of capital)^n 6) Net Present Value (NPV) -257.353.000 + (255.665.454 / 1,1^1 + … + 357.001.315 / 1,1^5 ) 7) Profitability Index = 1 – (NPV + 1) / (total biaya awal)
Seperti terlihat pada tabel 4.11, dapat disimpulkan bahwa peningkatan persentase ROI yang terjadi pada setiap tahunnya bernilai cukup besar. Pada tahun pertama SI diterapkan, sudah terlihat peningkatan pendapatan yang cukup signifikan. Berdasarkan hasil perhitungan NPV didapatkan hasil bahwa pengembalian investasi terjadi setelah satu tahun empat bulan.
4.2.5 Manfaat terhadap Inovasi Perusahaan Digunakan untuk mengevaluasi biaya dan manfaat langsung maupun tidak langsung yang diperoleh karena terjadinya sebuah inovasi baru dengan adanya penerapan sistem dan TI. Pada PT. PDM tidak ada inovasi-inovasi yang dihasilkan oleh sistem dan TI yang diterapkan.
94
4.3 Evaluasi pada Domain Bisnis Penilaian domain bisnis pada PT. PDM berdasarkan pada hasil kuesionerkuesioner yang telah dibagikan dan diisi oleh bagian-bagian yang menggunakan langsung sistem dan TI. Penilaian ini bertujuan untuk mengevaluasi kesesuaian antara penerapan sistem dan TI dengan kondisi pada perusahaan. Kuesioner yang dievaluasi pada sub bab ini mencakup lima domain bisnis, yaitu: data yang berkaitan dengan strategis, data yang terkait dengan kemampuan bersaing, respon dalam persaingan, resiko proyek yang dihadapi, dan dukungan sistem informasi manajemen. Pada penilaian faktor domain, empat elemen bernilai positif dan menambah nilai dari sistem, sedangkan resiko proyek yang dihadapi mempunyai score negatif dan mengurangi nilai dari sistem. Hasil dari jawaban seluruh responden dapat dilihat pada gambar 4.1. Gambar tersebut menampilkan skor rata-rata yang diberikan oleh responden sejumlah 6 orang dan dilakukan pembulatan untuk skor yang nilainya berupa desimal.
95
Hasil Kuesioner Domain Bisnis
Gambar 4.1 Hasil Kuesioner Domain Bisnis
Keterangan: Responden 1: Bagian Logistik Responden 2: Bagian HRD Responden 3: Bagian Akuntansi Responden 4: Bagian Penjualan Responden 5: Bagian Marketing dan Trading Responden 6: Bagian Keuangan
4.3.1 Data yang Berkaitan dengan Strategis Evaluasi terhadap data yang berkaitan dengan strategis maksudnya adalah kesesuain dari investasi dibidang sistem dan teknologi informasi apakah secara langsung mendukung pencapaian tujuan bisnis atau strategi perusahaan. Dari kuesioner yang dibagikan, score akhir yang diperoleh bernilai +4. Score yang diperoleh diberi nilai tersebut karena investasi SI yang diimplementasikan di
96
perusahaan sudah sesuai dengan kondisi dalam perusahaan dan telah mendukung kegiatan bisnis utama perusahaan. Modus yang dihasilkan kuesioner ini adalah +4. Namun memiliki tingkat keseragaman jawaban responden yang cukup tinggi.
4.3.2 Data Terkait dengan Kemampuan Bersaing Evaluasi
terhadap
data
terkait
dengan
kemampuan
bersaing
mempertimbangkan strategi bisnis yang sejalan dengan proses bisnis utama. Jadi data terkait dengan kemampuan bersaing berfokus pada tingkat dimana sebuah investasi sistem dan teknologi informasi mendukung perusahaan utnuk mempertahankan atau meningkatkan keunggulan persaingannya. Dari hasil perhitungan kuesioner didapatkan nilai +2, dimana investasi teknologi informasi dengan menggunakan komputer tidak menciptakan akses atau petukaran data, tetapi meningkatkan posisi kompetitif perusahaan dengan meningkatkan efisiensi operasi pada suatu area strategis perusahaan. Skor terbanyak yang diberikan oleh responden adalah +1, dengan standar deviasi yang cukup tinggi.
4.3.3 Dukungan Sistem Informasi Manajemen Evaluasi terhadap dukungan sistem informasi manajemen
maksudnya
adalah melihat apakah investasi dibidang sistem dan teknologi informasi
97
menyediakan manajemen informasi bagi aktivitas utama didalam suatu perusahaan. Nilai perhitungan kuesioner yang didapat adalah +4. Hal ini berarti investasi sistem dan teknologi informasi penting bagi aktivitas utama perusahaan antara lain aktivitas logistik, keuangan, penjualan, pembelian, dan sebagainya. Investasi sistem dan TI memudahkan dan meningkatkan kinerja perusahaan sehingga aktivitas perusahaan dapat terorganisir dengan baik. Namun, sebagian besar responden memberikan skor +4 untuk pertanyaan ini. Standar deviasi yang dihasilkan untuk jawaban cukup rendah, dengan skor minimal +3 dan skor maksimal +5.
4.3.4 Respon dalam Persaingan Evaluasi terhadap respon dalam persaingan adalah mengukur tingkat kegagalan sistem yang akan mengakibatkan menurunnya daya saing. Sebagian besar responden memberikan skor +2, dan skor yang didapatkan dari kuesioner adalah +2, yang merupakan pembulatan dari +2,33. Nilai ini diberikan karena investasi sistem dan TI tidak mempengaruhi posisi bersaing perusahaan, akan tetapi investasi sistem dan TI mengefisiensikan biaya tenaga kerja yang seharusnya dikeluarkan oleh perusahaan. Biaya tenaga kerja digantikan dengan penerapan investasi sistem dan TI sehingga aktivitas di dalam perusahaan menjadi lebih efisien dan efektif. Tingkat keseragaman jawaban responden dinilai cukup tinggi.
98
4.3.5 Resiko Proyek yang Dihadapi Evaluasi terhadap resiko proyek yang dihadapi berfokus pada tingkat dimana perusahaan mampu mambawa perubahan yang dibutuhkan dan kesiapan perusahaan untuk berubah akibat diterapkannya investasi sistem dan teknologi informasi. Evaluasi ini menitikberatkan pada pengguna atau domain bisnis. Nilai yang diperoleh adalah -1. Hal ini berarti ada beberapa kriteria yang mampu dipenuhi perusahaan dan ada juga kriteria yang tidak mampu dipenuhi oleh perusahaan. Dengan kriteria yang tidak mampu dipenuhi maka hal itu menjadi resiko perusahaan. Skor terbanyak yang diberikan responden adalah 0. Standar deviasi yang dihasilkan atas jawaban ini bernilai cukup rendah, artinya tingkat keseragaman jawaban responden cukup tinggi.
4.4 Evaluasi pada Domain Teknologi Penilaian domain teknologi pada PT. PDM berdasarkan pada hasil kuesionerkuesioner yang telah dibagikan. Penilaian ini ditujukan kepada pihak yang terlibat dalam pengembangan investasi dan yang menggunakan investasi sistem dan TI tersebut. Kuesioner yang dievaluasi pada sub bab ini mencakup empat domain teknologi, yaitu: data terkait dengan arsitektur SI, data berkaitan dengan ketidakpastian, ketidakpastian teknologi, dan resiko-resiko terkait dengan infrastruktur SI. Dalam faktor domain teknologi terdapat tiga elemen bernilai negatif, dan hanya terdapat satu elemen bernilai positif, yaitu data terkait dengan arsitektur SI yang menambah
99
nilai dan sistem. Hasil dari jawaban seluruh responden dapat dilihat pada gambar 4.2. pada gambar tersebut dihitung skor rata-rata yang diberika oleh responden sejumlah enam orang dan dilakukan pembulatan untuk skor yang nilainya berupa desimal.
Hasil Kuesioner Domain Teknologi
Gambar 4.2 Hasil Kuesioner Domain Teknologi
Keterangan: Responden 1: Teknisi TI Responden 2: Bagian Audit Responden 3: Bagian Avicom Responden 4: Manajer Avicom Responden 5: Manager HRD Responden 6: Manajer Keuangan
100
4.4.1 Data Terkait dengan Arsitektur SI Data terkait dengan arsitektur SI mengevaluasi tingkat kesesuaian project dengan keseluruhan strategi atau lingkungan SI yang ditetapkan perusahaan. Skor yang didapatkan dari kuesioner adalah +3. Hal ini berarti investasi TI yang dibangun merupakan bagian integral dari perencanaan strategi SI perusahaan, dan memiliki payoff hasil yang cukup. Jawaban ini memiliki tingkat keseragaman yang cukup tinggi dengan nilai tertinggi 0,6, tertinggi +3 dan terendah +2. Modus yang dihasilkan adalah +3.
4.4.2 Data Berkaitan dengan Ketidakpastian Data berkaitan dengan ketidakpastian adalah tingkat kemampuan perusahaan untuk mengelola perubahan, dimana pencapaian target dapat ditoleransi, kebutuhan dari spesifikasi sistem telah diketahui, mengukur kompleksitas area dan kemungkinan adanya perubahan nonrutin. Skor yang diperoleh adalah -2. Hal ini dikarenakan kebutuhan dan spesifikasi dari sistem yang cukup jelas serta memiliki probabilitas perubahan nonrutin yang masuk akal. Skor tertinggi yang diberikan adalah -1, sementara skor terendahnya -3, artinya standar deviasi atas jawaban responden cukup rendah. Modus yang dihasilkan adalah -1.
101
4.4.3 Ketidakpastian Teknologi Menilai kesiapan teknologi untuk menerima investasi sistem dan TI. Tujuan dari penilaian ini adalah untuk mengenali resiko dan mempersiapkan hal-hal yang berhubungan dengan kesuksesan investasi sistem dan TI. Terdapat lima penilaian yang dilihat dari ketidakpastian teknologi, yaitu: a. Keterampilan yang dibutuhkan. Skor yang diperoleh dari kuesioner -1. Yang berarti dibutuhkan keterampilan baru bagi staf, tetapi tidak untuk manajemen. b. Ketergantungan perangkat keras. Skor yang diperoleh dari kuesioner bernilai 0. Yang berarti perangkat keras digunakan untuk aplikasi sejenis. c. Ketergantungan piranti lunak. Skor yang diperoleh dari kuesioner bernilai 1. Yang berarti piranti lunak yang digunakan standar, dan tidak diperlukan pemrograman yang kompleks. d. Aplikasi piranti lunak. Skor yang diperoleh dari kuesioner bernilai 0. Yang berarti pemrograman yang ada hanya membutuhkan modifikasi minimal. e. Ketergantungan implementasi. Skor yang diperoleh dari kuesioner bernilai 1. Yang berarti pengimplementasian sistem dibutuhkan sedikit keahlian khusus dan sistem ini memiliki tingkat kesulitan yang relatif rendah.
Penilaian dari kelima element ketidakpastian teknologi dirata-ratakan menjadi: (-1)+0+(-1)+0+(-1)= (-3)/5 = -1 , dari hasil pembulatan -0,6.
102
4.4.4 Resiko Terkait Infrastruktur SI Menilai tingkat investasi diluar investasi sistem dan teknologi informasi yang dibutuhkan untuk mendukung sistem informasi. Investasi ini meliputi faktor-faktor seperti administrasi data, komunikasi, dan distribusi sistem. Penilaian ini menekankan pada organisasi SI yang sudah ada mencakup hardware, software, dan staf. Penilaian yang diperoleh dari kuesioner adalah 3. Nilai diberikan karena dibutuhkan investasi lain yang tidak terkait dengan investasi sistem dan TI yang mendukung aplikasi PT. PDM.
Table Weight Value Keterangan Kondisi A. Domain Keuangan Return of Investment Rendah B. Domai Bisnis Data yang berkaitan dengan strategis Tinggi Data yang terkait dengan kemampuan Menengah bersaing Dukungan sistem informasi manajemen Tinggi Respon dalam persaingan Menengah Resiko proyek yang dihadapi Rendah C. Domain Teknologi Data terkait dengan arsitektur SI Menengah Data berkaitan dengan ketidakpastian Rendah Ketidakpastian teknologi Rendah Resiko-resiko terkait dengan Menengah infrastruktur SI Total Nilai Total Resiko dan Ketidakpastian
Tabel 4.12 Weight Value
Skor +1 +4 +2 +4 +2 -1 +3 -2 -1 -3 16 -7
103
4.5 Corporate Value Dalam corporate value dilakukan pembobotan terhadap nilai dan resiko dari investasi sistem dan teknologi informasi yang diterapkan oleh perusahaan. Terdapat dua sumber dalam penentuan corporate value, yaitu: 1. Menetukan nilainya berdasarkan corporate culture, yaitu dengan mencari sumber data dari budaya perusahaan itu sendiri. Aspek-aspek dari corporate culture: a. Organization, yaitu hubungan pelaporan secara tradisional atau matrix. b. Sistem, yaitu proses planning dan budgeting berjalan secara formal atau informal. c. Resources, yaitu sumber daya kunci yang dibutuhkan untuk melakukan suatu proses kegiatan dapat secara langsung diperoleh atau harus melalui proses persetujuan birokrasi. d. Culture, yaitu suatu cara pengambilan keputusan yang dilakukan secara konservatif atau dengan mengambil resiko dan cara perusahaan menentukan target yang akan dicapai untuk mengakseskan perusahaannya, baik secara jangka panjang maupun jangka pendek.
2. Menetukan nilai berdasarkan fungsi dari misi perusahaan. Terdapat dua sudut pandang utnuk menentukan kuadran, antara lain: a. Dari lini bisnis, dengan melihat lini bsinis tersebut menguntungkan dan dalam keadaan yang baik atau tidak.
104
b. Dari dukungan komputer yang digunakan dalam lini bisnis dengan melihat keefektifitasan dukungan komputer tersebut.
Setelah melakukan penelitian pada PT. PDM, maka dapat disimpulkan bahwa PT. PDM berada pada kuadran A “investasi” dimana dapat dilihat pada gambar 4.3 bahwa perusahaan dalam sisi bisnisnya kuat dengan dukungan komputer yang lemah.
Gambar 4.3 Tingkat investasi TI pada PT. PDM
Sistem pembobotan nilai yang terdapat dalam kuadran A “investasi” dalam teori information economics mempunyai standar sebagai berikut :
105
4.5.1 Pembobotan Domain Keuangan dalam Corporate Value Return on investement (ROI) merupakan pengukuran terhadap tingkat pengembalian secara financial suatu investasi terhadap organisasi. Penilain ini dianggap penting oleh PT. PDM dalam menghitung dampak financial (biaya dan manfaat) dari investasi sistem dan teknologi informasi untuk mengetahui kelayakan dan kesuksesan suatu investasi teknologi informasi yang dilakukan sehingga mendapatkn bobot tinggi yaitu +4.
4.5.2 Pembobotan Domain Bisnis dalam Corporate Value 1. Data berkaitan dengan strategis Data-data berkaitan dengan strategis berfokus pada derajat dimana sistem dan teknologi informasi selaras dengan strategi bisnis. Sistem dan teknologi informasi mempunyai posisi penting dalam membantu mencapai visi dan misi PT.PDM yang telah dirumuskan. Karena itu organisasi memandang nilai ini sangat penting dan mendapat bobot +4.
2. Data yang terkait dengan kemampuan bersaing Berfokus pada derajat dimana sebuah investasi sistem dan teknologi informasi dengan menggunakan manajemen sistem atau teknologi informasi mendukung perusahaan untuk mempertahankan dan atau meningkatkan
106
keunggulan kompetitifnya. PT. PDM memendang hal ini cukup penting bagi organisasinya sehingga nilai yang didapatkan berbobot +3.
3. Dukungan sistem informasi manajemen Berfokus pada derajat dimana semua investasi sistem dan teknologi informasi dengan menggunakan dukungan Sistem Infomrasi Manajemen menyediakan manajemen informasi pada aktivitas utama perusahaan atau line of business (Management Information Support of Core Activities / MISCA). Dengan penggunaan sistem dan teknologi informasi diharapkan informasi bisa diperoleh dengan cepat dan akurat sehingga membantu dalam pengambilan keputusankeputusan strategis. PT. PDM mempunyai tingkat kepentingan yang tinggi dengan nilai teknologi informasi ini agar dapat mengambil keputusan yang tepat sehingga mendapat bobot yang besar yaitu +4.
4. Respon dalam persaingan Faktor ini berhubungan dengan kerugian yang akan diterima oleh perusahaan karena adanya penundaan dalam mengimplementasikan sistem dan teknologi informasi. Kondisi pasar selalu berubah, kebutuhan dan kepuasan pelanggan pun akan berubah. Manajemen mengatakan bahwa organisasi sebaiknya dapat merespon perubahan yang terjadi dengan baik. Karena itu nilai ini mendapat bobot +3.
107
5. Resiko proyek yang dihadapi Berfokus pada derajat dimana perusahaan mampu membawa perubahan yang dibutuhkan dalam investasi manajemen sistem dan teknologi informasi. Kemampuan organisasi itu meliputi keahlian yang dimiliki dalam organisasi, kemampuan manajerial atau pengalaman. Evaluasi faktor ini memperlihatkan pengguna dari organisasi area bisnis, bukan organisasi teknis. Resiko proyek yang dihadapi diberi -1 karena perusahaan memiliki rencana domain bisnis yang terformulasi dengan baik untuk mengimplementasikan sistem dan teknologi informasi yang dibangun.
4.5.3 Pembobotan Domain Teknologi dalam Corporate Value 1. Data terkait dengan arsitektur SI Mengevaluasi tingkat dimana investasi sistem dan teknologi informasi diselaraskan dengan keseluruhan strategi sistem informasi, dicerminkan dalam perencanaan sistem informasi (blue print). Dalam pandangan organisasi, elemen ini penting demi pencapain perencanaan strategis organisasi sehingga faktor ini mendapat bobot +4.
2. Data berkaitan dengan ketidakpastian
108
Mengukur derajat dimana kebutuhan dan spesifikasi telah diketahui dan kompleksitas dari area dengan probabilitas dari perubahan yang bersifat tidak rutin. Spesifikasi kebutuhan dan masalah dalam aktivitas bisnis harus jelas agar sistem dan teknologi informasi dapat menyediakan solusi yang tepat. Resiko yang timbul adalah ketidakpastian akan kebutuhan dan masalah ini, sehingga teknologi informasi tidak dapat menyediakan jawaban dan solusi yang tepat. Bagi organisasi, kondisi ini bisa saja terjadi karena bagian teknologi informasi tidak memahami masalah bisnis dan kebutuhan bisnis yang selalu berubah, namun penentuan user requirement yang baik memungkinkan perubahan jarang terjadi, sehingga faktor ini mendapatkan bobot rendah yaitu 1.
3. Ketidakpastian teknologi Salah satu bagian dari kriteria pengambilan keputusan bisnis dalam pendanaan dan pengembangan strategi teknologi organisasi adalah kesanggupan organisasi untuk menyediakan sumber daya sistem dan teknologi informasi yang dibutuhkan. Terdapat lima komponen yang harus dinilai pada kategori ini yaitu: a. Keterampilan yang dibutuhkan oleh staf dan manjemen. Bagi PT. PDM, minimnya keterampilan karyawan dalam menggunakan sistem bukanlah masalah besar, hal itu karena teknologi yang digunakan PT. PDM masih tergolong sederhana, sehingga mendapat bobot rendah yaitu -1.
109
b. Ketergantungan perangkat keras. Penggunaan perangkat keras yang ada secara optimal untuk berbagai aplikasi yang
berbeda di dalam organisasi
menyebabkan kebutuhan perangkat keras baru menjadi minimal, sehingga menghasilkan resiko yang rendah, yaitu -1. c. Ketergantungan piranti lunak. PT. PDM tidak mengalami kendala yang berarti untuk penyediaan piranti lunak pendukung aplikasi sehingga resiko ini mendapat bobot yang rendah yaitu 0. d. Piranti lunak aplikasi. Program yang diimplementasikan perusahaan
masih
tergolong sederhana dengan modifikasi yang minimal. Sehingga menghasilkan bobot rendah, yaitu -1. e. Ketergantungan implementasi. Ketergantungan implementasi dibutuhkan sedikit keahlian khusus dan sistem ini memiliki tingkat kesulitan yang relatif rendah. Faktor ini mendapat bobot rendah, yaitu -1.
Secara rata-rata resiko yang dihadapi organisasi dari segi teknis TI adalah: (-1 + -1 + 0 + -1 + -1) = -4/5 = - 1 (pembulatan dari -0,8).
4. Resiko-resiko terkait infrastruktur SI Faktor ini menilai seberapa banyak investasi non proyek yang perlu segera dilakukan agar sistem dapat berjalan dengan baik seperti administrasi
110
data, jaringan komunikasi, dan sistem yang tersebar (seperti kebutuhan metode akses data yang baru). Bobot pada penilain ini adalah -2 karena dibutuhkan sedikit perubahan pada beberapa investasi berikutnya untuk integrasi lebih lanjut atas investasi teknologi informasi dengan menggunkan komputer dalam mainstream dari lingkungan sistem informasi.
Tabel Corporate Value Keterangan A. Domain Keuangan Return of Investment (ROI) B. Domain Bisnis Data yang berkaitan dengan strategis Data yang terkait dengan kemampuan bersaing Dukungan sistem informasi manajemen Respon dalam persaingan Resiko proyek yang dihadapi C. Domain Teknologi Data terkait dengan arsitektur SI Data berkaitan dengan ketidakpastian Ketidakpastian teknologi Resiko terkait infrastruktur SI Total Values Total Risks and Uncertainties
Kondisi
Skor
Tinggi
+4
Tinggi Menengah
+4 +3
Tinggi Menengah Rendah
+4 +3 -1
Tinggi Rendah Rendah Menengah
+4 -1 -1 -2 19 -5
Tabel 4.13 Corporate Value
111
4.6 Nilai Proyek Maksimum dan Minimum Nilai proyek maksimum diperoleh dari pembobotan (corporate value) pada tabel 4.13 dikali dengan skor maksimum dari kuesioner yaitu 5 (lima), dimana nilai positif dari domain teknologi itu dijumlahkan sehingga menjadi nilai maksimum dalam skala pengukuran. Sedangkan nilai negatif dari domain bisnis dan domain teknologi dijumlahkan sehingga menjadi nilai minimum dalam skala pengukuran. Hasil dari penjumlahan nilai proyek maksimum akan digunakan dalam penentuan interval dalam skala pengukuran Likert. Hal ini dapat dilihat pada gambar 4.4.
Nilai Proyek Maksimum dan Minimum Domain Domain Bisnis & Teknologi (Maksimum) ROI Data-data yang berkaitan dengan strategis Data yang terkait dengan kemampuan bersaing Dukungan sistem informasi manajemen Respon dalam persaingan Data terkait dengan arsitektur SI Total Maximun Score Domain Bisnis & Teknologi (Minimum) Resiko proyek yang dihadapi Data berkaitan dengan ketidakpastian Ketidakpastian teknologi Resiko-resiko terkait infrastruktur SI Total Minimum Score
corporate
Total Score
+4 +4 +3 +4 +3 +4
+20 +20 +15 +20 +15 +20 110
-1 -1 -1 -2
-5 -5 -5 -10 -25
Tabel 4.14 Nilai Proyek Maksimum dan Minimum
112
4.7 Information Economic Scorecard Setelah evaluasi terhadap domain keuangan, domain bisnis, domain teknologi serta corporate value langkah selanjutnya adalah memasukkan hasil evaluasi tersebut kedalam information economic scorecard (tabel 4.15). Di dalam scorecard ini akan diperoleh skor akhir dari investasi sistem dan teknologi informasi yang telah dilakukan oleh PT.PDM.
Information Economics Score Card Evaluator
ROI
Domain Bisnis
Domain Teknologi
ROI
DS
DB
DI
RP
RD
DA
DK
KT
RI
(Factor)
4
4
3
4
3
-1
4
-1
-1
-2
Domain Bisnis
1
4
2
4
2
-1 3
-2
-1
-3
12
2
1
6
Domain Teknologi Weight Value
4
16
6
16
6
1
Weight Score
70
Tabel 4.15 Information Economics Score Card
Keterangan: ROI : Return On Investment Penilaian DomainBisnis
Penilaian Domain Teknologi
DS : Data yang berkaitan dengan strategis
DA : Data terkait dengan arsitektur SI
DB : Data yang terkait dengan kemampuan bersaing
DK : Data berkaitan dengan ketidakpastian
RP : Respon dalam persaingan
KT : Ketidakpastian teknologi
RD : Resiko-resiko proyek yang dihadapi
RI : Resiko-resiko terkait infrastruktur
DI : Dukunagn sistem informasi manajemen
114
Dari hasil perhitungan pada tabel 4.15, maka didapatkan skor untuk investasi sistem dan teknologi informasi pada PT. PDM sebesar 70. Dimana nilai 70 tersebut akan dimasukkan kedalam Skala Likert untuk mengetahui dan menilai seberapa besar pengaruh investasi sistem dan teknologi informasi terhadap PT.PDM. Nilai tersebut dimasukkan kedalam Skala Likert dengan nilai maksimum dan minimum yang didapatkan dari 4.14 Skor maksimum yang diperoleh adalah sebesar +110, dan skor minimum yang diperoleh adalah sebesar -25. Besarnya pengaruh dari investasi sistem dan teknologi informasi pada PT.PDM dapat dilihat pada skala Likert berikut ini.
sangat kecil
kecil
cukup
-25
9
43
besar
70 77
sangat besar
110
Gambar 4.4 Skala Likert
Dari gambar 4.4, dapat ditarik kesimpulan bahwa investasi sistem dan teknologi informasi pada PT. PDM berada diantara “cukup” dan “ besar”, yang berarti bahwa investasi yang dilakukan dinilai banyak membantu dan bermanfaat dalam menunjang proses bisnis perusahaan.
115
4.8 Analisis SWOT Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategis perusahaan. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (strengths) dan peluang (opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (weaknesses) dan ancaman (threats). Proses pengambilan keputusan strategis selalu berkaitan dengan pengembangan misi, tujuan strategis, dan kebijakan perusahaan. Dengan demikian perencanaan strategis (strategic plan) harus menganalisis faktor–faktor strategis perusahaan (kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman) dalam kondisi yang ada saat ini. Dari data yang diperoleh pada bab sebelumnya, faktor strategi eksternal yang merupakan peluang bagi PT. PDM yaitu : a. Inovasi terbaru. Dalam mengembangkan usahanya, perusahaan selalu berusaha untuk melakukan inovasi yang baru untuk dapat menarik perhatian pelanggan. Dengan inovasi dan promosi yang menarik dari perusahaan, diharapkan pelanggan dan supplier tertarik untuk bekerja sama dengan perusahaan. Inovasi juga dilakukan dalam cara kerja para pegawai yang dimiliki oleh perusahaan sehingga pegawai dapat bekerja secara maksimal, efektif dan efisien. Segala bentuk inovasi yang dibuat oleh perusahaan disemua unit kerja diharapkan mampu mendorong tumbuh kembang perusahaan saat ini. b. Perkembangan teknologi informasi. Perkembangan dari teknologi informasi mempengaruhi perkembangan bisnis perusahaan untuk berada lebih maju selangkah dibanding kompetitor. Dengan adanya perkembangan teknologi
116
informasi juga membuat pekerjaan menjadi lebih efisien dan efektif untuk menghasilkan laba bagi perusahaan. PT. PDM sebagai perusahaan yang mengikuti perkembangan teknologi informasi merasakan pengaruh yang sangat besar dengan adanya teknologi. Perkembangan teknologi informasi dijadikan perusahaan sebagai alat pemacu untuk meingkatkan kualitas perusahaan.
Sedangkan yang merupakan faktor ancaman bagi perusahaan yaitu : a. Meningkatnya persaingan. Saat ini banyak perusahaan yang bergerak dalam bidang yang sama bermunculan menjadi para pesaing baru PT. PDM. Dengan meningkatnya persaingan ini, menjadi ancaman bagi kelangsungan kinerja perusahaan. Perusahaan semakin dipicu oleh adanya pesaing–pesaing tersebut untuk dapat miningkatkan pelayanan dan
kualitas sehingga tetap memiliki
keunggulan tersendiri dibanding kompetitor. b. Persaingan yang tidak sehat. Dalam menjalankan bisnisnya, perusahaan sering mendapati persaingan yang tidak sehat diantara para pesaing yang dimiliki oleh PT. PDM. Persaingan yang tidak sehat ini , misalnya dengan segala cara menjatuhkan pihak tertentu untuk mendapatkan sebuah proyek. Hal itu merupakan ancaman yang dapat mempengaruhi citra baik perusahaan yang telah dibangun. Apabila citra perusahaan menjadi buruk maka mungkin pelanggan tidak akan mempercayakan proyek yang dimilikinya kepada perusahaan.
117
Dari data yang diperoleh pada bab sebelumnya, yang merupakan faktor strategi internal yang merupakan kekuatan bagi PT. PDM yaitu : a. Sumber daya manusia. Sumber daya manusia yang dimiliki oleh PT. PDM dinilai cukup membawa perusahaan menjadi berkembang seperti saat ini. Staf karyawan dan manajeman memiliki skill dan knowledge yang luas. Didukung juga oleh tenaga marketing yang handal dalam tugasnya menjalankan promosi produk perusahaan. Kerjasama antar unit yang baik ini memberikan kekuatan bagi perusahaan dalam menjalankan proses bisnis yang ada. Tanpa adanya dukungan dari sumber daya manusia yang ahli dalam bidangnya akan membuat perusahaan berhenti menjalankan bisnis yang dimilikinya. b. Relasi yang luas. Relasi yang luas merupakan faktor yang penting untuk mendapatkan banyak pelanggan. Dengan memiliki relasi yang luas maka akan memajukan perusahaan dengan datangnya pesanan dari banyak pihak. Relasi yang luas ini harus dijaga dengan baik oleh Bagian Marketing. Menjaga relasi yang baik dengan para pelanggan juga dilakukan oleh Bagian Marketing supaya dapat menjaring pangsa pasar yang lebih luas lagi. c. Modal yang besar. Keberadaan modal usaha penting adanya untuk memastikan perusahaan memiliki persediaan barang di gudang . Dengan ketersediaan modal usaha yang cukup maka akan mempermudah jalannya proses bisnis dan pesanan pelanggan dapat dipenuhi dengan baik. d. Jaminan kualitas produk. Menjaga kualitas produk merupakan hal yang selalu menjadi perhatian utama dari perusahaan. Proyek yang datang ke perusahaan
118
diusahakan semaksimal mungkin dikerjakan secara detail sehingga sesuai dengan harapan pelanggan. Hal ini dilakukan untuk menjaga citra positif perusahaan yang akan mendatangkan banyak pelanggan lainnya untuk memberikan proyek yang dimilikinya pada PT. PDM.
Sedangkan yang merupakan faktor kelemahan bagi perusahaan yaitu : a. Lemahnya pengendalian kecurangan. Terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh karyawan merupakan penghalang berkembangnya sebuah perusahaan. Hal ini pun terjadi pada PT. PDM, karyawan yang diharapkan dapat mendukung segala bentuk proses bisnis perusahaan ternyata melakukan kecurangan dengan menyerahkan pelanggan kepada pihak pesaing dengan komisi tertentu. Hal ini jelaslah sangat merugikan bagi pihak perusahaan, dan lemahnya pengendalian ini menjadi celah untuk para karyawan dengan mudah dapat melakukan kecurangan.
4.8.1 Tabel Analisis EFAS dan IFAS Berdasarkan identifikasi variabel–variabel eksternal dan internal PT.PDM diatas, tabel rangkuman analisis faktor strategis eksternal (EFAS) dan tabel rangkuman analisis faktor strategis internal (IFAS) dapat dibuat. Caranya adalah dengan membuat bobot dan rating. Pemberian bobot didasarkan pada keunggulan relatif terhadap pesaing. Sedangkan pemberian rating didasarkan pada prediksi atau kemampuan perusahaan.
119
Rangkuman Analisis Faktor Strategis Eksternal (EFAS) Faktor – faktor strategi eksternal Peluang Inovasi terbaru Perkembangan teknologi informasi Ancaman Meningkatnya persaingan Peraturan daerah Persaingan yang tidak sehat Total
Bobot
Rating
Bobot X Rating
0,20 0,25
3 4
0,60 1,00
0,20 0,15 0,20 1,00
1 3 2
0,20 0,45 0,40 2,65
Tabel 4.16 Rangkuman Analisis Faktor Strategis Eksternal (EFAS)
Rangkuman Analisis Faktor Strategis Internal (IFAS) Faktor – faktor strategi internal Kekuatan Sumber daya manusia Relasi yang luas Modal yang besar Jaminan kualitas produk Kelemahan Lemahnya pengendalian kecurangan Total
Bobot
Rating
Bobot X Rating
0,25 0,20 0,15 0,20
4 4 3 3
1,00 0,80 0,45 0,60
0,20 1,00
3
0,60 3.45
Tabel 4.17 Rangkuman Analisis Faktor Strategis Internal (IFAS)
Pada matriks internal nilai rata – ratanya adalah 2,5. Jika nilainya di bawah 2,5 menandakan bahwa secara internal perusahaan lemah, sedangkan posisi diatas 2,5 menunjukan posisi internal yang kuat. Lain halnya pada matriks eksternal dengan nilai maksimalnya adalah 4,0 mengindikasikan bahwa perusahaan dapat merespon secara luar biasa peluang – peluang yang datang pada perusahaan dan dapat mengatasi dengan baik segala bentuk ancaman yang mengancam kinerja perusahaan.
120
Dari hasil perhitungan pada tabel analisis faktor eksternal dan analisis faktor internal diperoleh hasil bahwa PT. PDM mendapatkan nilai 2,65 untuk analisis faktor eksternal dan mendapatkan nilai 3,45 untuk analisis faktor internal perusahaan. Hal ini berarti perusahaan dapat mengatasi ancaman yang datang dan memanfaatkan peluang–peluang yang ada karena nilai yang didapat diatas rata–rata. Perusahaan juga merupakan perusahaan yang kuat dalam segi internal perusahaan karena nilai rata–rata yang didapat melebihi 2,5.
4.8.2 Matrik SWOT Setelah mengumpulkan semua informasi yang berpengaruh terhadap kelangsungan perusahaan yaitu faktor strategi internal dan eksternal perusahaan, tahap selanjutnya adalah memanfaatkan semua informasi tersebut dalam model–model kuantitatif perumusan strategis. Model yang digunakan adalah matriks TOWS atau matrik SWOT. Matrik ini dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Matrik ini dapat menghasilkan empat set kemungkinan alternatif strategis.
121
Matrik SWOT IFAS
EFAS OPPORTUNIES (O) 1. Inovasi terbaru 2. Perkembangan TI
TREATHS (T) 1. Meningkatnya persaingan 2. Persaingan tidak sehat
STRENGTHS (S) 1. SDM 2. Relasi yang luas 3. Modal yang besar 4. Jaminan kualitas produk STRATEGI SO 1. Mempertahankan kualitas produk yang dihasilkan 2. Menciptakan inovasi dalam segala unit kerja 3. Meningkatkan kualitas pegawai STRATEGI ST 1. Menjaga hubungan yang baik dengan relasi 2. Menunjukkan kualitas produk yang terbaik pada pelanggan
Tabel 4.18 Matrik SWOT PT. PDM
WEAKNESSES (W) 1. Lemahnya pengendalian kecurangan
STRATEGI WO 1. Memaksimalkan tenaga kerja yang ada dengan pemanfaatan TI 2. Menjaga rahasia perusahaan
STRATEGI WT 1. Mengawasi kinerja pegawai 2. Meningkatkan sistem pengendalian internal perusahaan
