BAB 4 PEMBAHASAN 4.1 Evaluasi Pengendalian Intern Atas Persediaan Suku Cadang pada PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur PT.Setiajaya Mobilindo Cibubur ini merupakan perusahaan dealer outlet penjualan resmi mobil Toyota dan layanan purna jual seperti suku cadang asli Toyota (Toyota Genuine Parts). Setelah penulis melakukan observasi dan wawancara dengan beberapa jajaran manajemen, penulis mengidentifikasikan masalah yang terjadi didalam perusahaan terutama terkait dengan persediaan suku cadang. Berikut adalah masalah-masalah yang terjadi dalam pengendalian intern atas suku cadang pada PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur ini : a) Adanya resiko kelebihan atau kekurangan stok persediaan suku cadang. b) Ketidaktepatan atau kesalahan dalam menghitung tingkat stok persediaan suku cadang yang ada sehingga mengakibatkan stok untuk suku cadang terkadang menumpuk di gudang atau kekurangan stok persediaan. c) Adanya stok suku cadang yang tidak terjual akibat batal order dalam pesanan pelanggan atau kesalahan ordering part yang sebenarnya dapat dikembalikan melalui sistem Return Part Policy (RPP) tetapi belum dijalankan secara konsisten sehingga mengakibatkan terjadinya deadstock. Secara khusus, penulis akan membahas lebih jauh mengenai apa yang sudah diidentifikasikan dan melakukan evaluasi tentang pengendalian intern yang didasarkan pada lima komponen Committee of Sponsoring Organizations (COSO) yang dikaitkan dengan permasalahan persediaan suku cadang pada PT. Setiajaya
74
Mobilindo Cibubur melalui tahapan sistem dan prosedur yang meliputi sebagai berikut : 1. Prosedur atas pengadaan stok suku cadang 2. Prosedur atas penerimaan stok suku cadang 3. Prosedur atas penyimpanan stok suku cadang 4. Prosedur atas pengeluaran stok suku cadang 5. Stock Opname/perhitungan fisik stok suku cadang
4.1.1 Evaluasi Lingkungan Pengendalian (Control Enviroment) Penulis akan melakukan evaluasi terhadap komponen pertama dari pengendalian intern yaitu Lingkungan Pengendalian, dengan menguraikannya menjadi 7 subkomponen yang membentuk pengendalian dalam suatu entitas yaitu: 1) Integritas dan Nilai Etika Penulis dapat menilai pelaksanaan integritas dan nilai etika perusahaan, pada saat penulis melakukan observasi dan wawancara. Dalam penerapannya di perusahaan, integritas dan nilai etika berarti sikap seseorang dalam melakukan wewenang dan tanggungjawabnya dengan baik dan sesuai dengan standar yang diterapkan perusahaan. Intergritas dan nilai etika dimana kesadaran individu sangatlah berpengaruh terhadap kinerja perusahaan. Dari hasil observasi dan wawancara dengan Service Manager, penulis menemukan beberapa hal positif pengendalian intern yang sudah diterapkan oleh perusahaan berhubungan integritas dan nilai etika, yaitu:
75
a) Setiap pagi sekitar pukul 08.00 WIB seluruh manager, karyawan dan staf melakukan apel pagi untuk mengadakan pertemuan/perkumpulan untuk kekompakan atau kerja sama untuk melakukan tugas dengan semaksimal mungkin untuk tercapainya target yang telah diterapkan perusahaan. Didalam apel pagi tersebut perusahaan biasanya membahas hasil kerja dihari sebelumnya dan mencoba memberikan problem solving bagi permasalahan yang dihadapi perusahaan. Hal ini menunjukkan bahwa adanya integritas para manajer, karyawan dan staf yang memiliki integritas yang tinggi dan tanggung jawab dalam masing-masing tugas yang diberikan. b) Pada hari sabtu di luar jam kerja operasional, beberapa manager seperti Service Manager tetap masuk untuk menyelesaikan tugasnya di lapangan. Semua pekerjaan sudah dibuat skedul dengan baik oleh manajemen, akan tetapi adanya volume pekerjaan yang meningkat diluar planning karena keterbatasan sumber daya manusia dan waktu membuat adanya jam kerja lembur. Dalam hal ini biasanya tim manajemen memperkirakan biaya tambahan atau overhead (biaya tak terduga) seperti biaya kerja lembur. Hal ini menunjukkan bahwa Service Manager memiliki standar integritas yang tinggi dalam tanggung jawab pekerjaannya walaupun dibatasi dengan waktu atau skedul yang ditentukan oleh manajemen. c) Setiap karyawan atau staf saling menghormati dan menghargai tentang nilai etika akan perbedaan tingkatan level atau jabatannya sebagai contoh bawahan melaksanakan pekerjaan atas perintah atasan sesuai peraturan yang ada di perusahaan, begitu juga sebaliknya atasan menghormati bawahan dengan memberikan apresiasi baik berupa reward yaitu piagam 76
penghargaan atas hasil kinerja karyawan yang baik. Hal ini menunjukkan bahwa nilai etika yang saling menghormati dan menghargai antara atasan dan bawahannya. d) Karyawan
atau
staf
juga
menggunakan
waktu
istirahat
secara
bertanggungjawab dan kembali bekerja tidak melebihi jam makan yang telah ditetapkan. Perusahaan menerapkan sistem absensi pada saat bekerja diwaktu jam istirahat, dengan adanya sistem absensi tersebut secara otomatis akan menjadi pegawasan kerja karyawan. Hal ini menunjukkan integritas karyawan atau staf yang baik akan batasan waktu yang telah ditentukan oleh perusahaan. Disamping kebaikan-kebaikan tersebut, penulis juga menemukan beberapa kelemahan dalam pelaksanaan integritas dan nilai etika pada perusahaan, yaitu: a) Masih ada beberapa karyawan atau staf yang datang tidak tepat waktu sesuai jam apel pagi yang ditentukan oleh perusahaan. Hal ini terjadi karena kurangnya kesadaran pada diri masing-masing karyawan atau staf dan kurangnya pengawasan dari pihak manajemen. Dari hasil wawancara dengan Service Manager, ditemukan bahwa ada sebagian karyawan atau staf yang memang datang terlambat dengan alasan tertentu. Saran penulis untuk hal ini adalah ketika karyawan atau staf yang datang terlambat harus ada teguran dari pihak perusahaan melalui Manager dengan memberikan surat peringatan yang biasanya diberikan peringatan ke 1 sampai dengan ke 3. Tujuannya agar karyawan yang sering terlambat menyadari kesalahan mereka. 77
b) Divisi pergudangan terkadang kurang teliti memeriksa pada saat adanya pemesanan parts sehingga hal ini menimbulkan resiko bagi perusahaan yaitu terjadinya potensi deadstock yang ada di gudang. Hal ini disebabkan kurangnya perhatian dan pengawasan manager pada bawahannya. Saran penulis dengan hal tersebut adalah membuat rules atau peraturan secara tertulis yang tertera dibagian gudang untuk menanggulangi jika terjadi kesalahan pemesanan parts dan memberikan sanksi tegas berupa surat peringatan jika menimbulkan kerugian bagi perusahaan.
2) Komitmen Terhadap Kompetensi Menurut Boynton, Johnson, (2006), “Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen mengenai pengetahuan dan keahlian yang diperlukan, dan bauran dari intelegensi, pelatihan, dan pengalaman yang diperlukan untuk mengembangkan kompetensi tersebut.” Dari hasil observasi dan wawancara dengan Service Manager, penulis menemukan kebaikan-kebaikan dari faktor komitmen terhadap kompetensi a) Kompetensi karyawan yang meliputi mekanik atau teknisi sesuai dengan kebutuhan tenaga kerja oleh PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur. Tenaga kerja yang direkrut oleh PT. Setijaya Mobilindo Cibubur ini lebih banyak menggunakan tenaga fisik, oleh sebab itu kebanyakan karyawan mekanik atau teknisi adalah lulusan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) dibidang otomotif. Hal ini mencakup pertimbangan atas biaya tenaga kerja yang harus dikeluarkan perusahaan.
78
b) Seluruh karyawan atau staf yang ada di perusahaan PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur ini melakukan pelatihan kerja atau disebut Basic Service Training (BST). Jika ada karyawan baru akan dilakukan BST secepatnya namun jika karyawan telah lama yang ada diperusahaan maka setiap 3 bulan sekali dilakukan refresh BST tersebut. Hal ini menunjukkan bahwa pertimbangan manajemen akan pelatihan dan pengalaman untuk mengembangkan kompetensi tersebut. Disamping itu penulis juga menemukan kelemahan-kelemahan yang dapat diidentifikasikan seperti berikut: a) Belum ada follow up terhadap training atau BST yang telah dilakukan. Hal ini merupakan kinerja perusahaan yang kurang maksimal dalam menindak lanjuti pengembangan atas kompetensi tersebut. Saran penulis adalah melakukan tindak lanjut dengan memilih staf yang berpengalaman dalam bidangnya dan sebelumnya memperoleh reward atas hasil kinerjanya yang baik untuk menjadi mentoring internal yang ada didalam perusahaan sehingga perusahaan tidak harus menjelaskan kepada mentor apa yang dibutuhkan oleh perusahaan dari hasil training atau BST yang telah dilakukan. 3) Dewan Direksi dan Komite Audit Dewan Direksi memiliki fungsi mendelegasikan tanggung jawab untuk pengendalian internal kepada manajemen kepada Dewan Komisaris. Dewan Komisaris yang memberikan pengawasan terhadap pengelolaan perusahaan dan Komite Audit sebagai perangkat dari Komisaris ikut berperan
79
serta dan memonitor dalam sistem pengendalian intern dengan adanya Good Corporate Governance yaitu penerapan tata kelola perusahaan yang baik yang diimplementasikan melalui Pakta Integritas sebagai bukti adanya komitmen yang dimulai dari direksi sampai ke level ke bawah. PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur mempunyai Dewan Komisaris yang dapat dilihat dari sejarah organisasi dan struktur organisasi
yang telah
dipaparkan pada bab 3. PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur merupakan perusahaan milik keluarga, sehingga pemilik perusahaan PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur adalah Dewan Komisaris itu sendiri. Berbeda dengan di perusahaan perseroan terbatas pada umumnya memiliki wakil pemegang saham dalam perusahaan. Jadi dapat disimpulkan bahwa pemilik perusahaan sebagai Dewan Komisaris ini yang berkuasa dan berperan aktif dalam mengawasi
pengelolaan
perusahaan
yang
dilaksanakan
oleh
pihak
manajemen. Oleh karena itu PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur tidak memiliki Komite Audit. Hal ini dikarenakan Dewan Komisaris merasa perusahaan ini adalah milik keluarga dan ruang lingkup dalam struktur organisasi masih kecil dan dapat diawasi oleh Dewan Komisaris, maka tidak memerlukan bantuan dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya dalam memegang tanggung jawab sehingga Dewan Komisaris memberikan kepercayaan tanggung jawab langsung kepada Direktur Utama.
80
4) Filosofi dan Gaya Operasi Manajemen PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur telah mempunyai filosofi dan gaya operasi manajemen yaitu: a) Memberikan reward dalam bentuk hadiah langsung atau piagam penghargaan terhadap karyawan atau staf yang kinerjanya paling baik dalam periode tertentu. Sebuah reward ini akan memotivasi karyawan sebagai bentuk penghargaan perusahaan terhadap karyawan tertentu yang memiliki performance paling baik diantara sesama rekan kerjanya. b) Dengan saling memahami dan menghargai antara pihak manajemen dengan karyawan, berdasarkan pembagian kerja yang telah diterapkan oleh perusahaan,
karyawan memiliki rasa tanggung jawab masing-
masing untuk menghasilkan rasa saling percaya. Hal ini menunjukkan bahwa dalam sikap individu dibutuhkan sikap respect yang tinggi agar komunikasi dapat berjalan dengan efektif dan saling percaya antara satu dengan yang lainnya. c) Mendorong pengembangan pribadi dan profesional berbagi kesempatan untuk memaksimalkan performa individu dan tim. Hal ini menunjukkan bahwa dalam setiap individu dapat mengembangkan pribadi dan diharuskan agar dapat memaksimalkan performa invidu dan masingmasing tim tersebut. d) Adanya sanksi tegas terhadap pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan secara sengaja yaitu tidak mengikuti prosedur-prosedur mengenai pengaadaan,
penerimaan,
penyimpanan,
dan
pengerluaran
stok
persediaan suku cadang yang telah diterapkan diperusahaan. Hal tersebut 81
dilakukan perusahaan yang berfungsi untuk mengatur kinerja para karyawannya agar menjalankan tugas dan kewajibannya sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. e) Para Manager sudah memiliki jiwa kepemimpinan dalam menjalankan tugasnya serta turut langsung ke lapangan dalam proses monitoring. Hal ini
ditunjukkan
karyawannya
dengan
pada
saat
seorang
Service
penerimaan
barang
Manager dari
memantau
supplier
dan
penyimpanan barang di gudang. Hal tersebut menimbulkan pengaruh positif untuk karyawan sehingga dapat berintraksi langsung terhadap pimpinan jika terjadi problem seperti kerusakaan barang pada saat penerimaan barang disekitar lapangan tersebut.
Hasil dari wawancara dengan Service Manager, PT Setiajaya Mobilindo Cibubur mengutamakan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan dengan menyediakan suku cadang asli Toyota yang berkualitas sesuai dengan keinginan pelanggan. Jika barang stok suku cadang tidak ada di gudang atau melainkan habis, secara cepat perusahaan akan berusaha untuk menyediakan suku cadang yang diperlukan dengan cara menghubungi cabang lain yang berlokasi di Depok. Evaluasi yang diberikan terkait bagaimana perusahaan mengimplementasikan hal tersebut adalah pihak manajemen harus berusaha lebih dalam mengawasi jumlah antara stok suku cadang yang tersedia dengan tingkat persediaan yang disarankan.
82
5) Struktur Organisasi
Penulis menemukan satu hal positif dalam struktur organsasi PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur yaitu telah memiliki struktur organisasi secara tertulis lengkap dan jelas. Dimana fungsi struktur organisasi tersebut menunjukkan pola wewenang dan tanggung jawab setiap karyawan sesuai dengan job description yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Tetapi masih terdapat kelemahan pada struktur organisasi dimana kurangnya bagian untuk proses pengawasan dan pembagian kerja khusus dalam pengadaan, penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang. Alasan dari perusahaan terkait dengan kurangnya penambahan bagian struktur organisasi tersebut dikarenakan harus mengrekrut karyawan baru dan penambahan biaya atas karyawan baru tersebut. Saran dari penulis adalah mencari karyawan yang ada di dalam perusahaan yang memiliki potensi dan kemampuan kerja tinggi agar dapat diberikan tugas atau wewenang pekerjaan pada bagian struktur organisasi secara khusus untuk divisi pergudangan untuk proses pengadaan, penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran juga seperti halnya bagian Supervisor Partman dibagian divisi pergudangan yang melakukan pengawasan langsung ke lapangan. 6) Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab Dalam hasil observasi, penulis menemukan beberapa hal positif yang terdapat dalam penetetapan wewenang dan tanggung jawab yaitu:
83
a) Pelaporan dan wewenang telah secara jelas digambarkan dalam struktur organisasi perusahaan. Dalam pelimpahan wewenang pada perusahaan adalah wewenang lini yang ditunjukkan adanya hubungan seorang atasan untuk memerintahkan bawahan langsung dan tiap bawahan hanya mempunyai tanggung jawab terhadap satu atasan saja sehingga setiap karyawan atau staf yang bertanggung jawab dapat mudah mengetahui kepada siapa mereka harus mempertanggung jawabkan setiap perkerjaan. b) Terdapat job description secara tertulis terhadap seluruh karyawan. Job descripstion itu penting untuk menjadi gambaran sistematis yang berisikan tugas dan tanggung jawab dari suatu jabatan serta wewenang yang diberikan kepada orang yang memegang jabatan tersebut. Dan perusahaan akan memberikan masing-masing job description kepada masing-masing karyawan atau staf sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.
Adapun kelemahan dalam penetapan wewenang dan tanggung jawab a) Masih ada karyawan atau staf yang bekerja yang belum efektif dalam bekerja dengan job description yang ditentukan oleh perusahaan. Seperti contoh dalam observasi yang diteliti penulis adalah petugas Foreman yang memiliki job description menganalisa work order dari Service Advisor atas keluhan pelanggan untuk mendistribusikan job kepada mekanik, tetapi tidak menganalisa terlebih dahulu melainkan langsung memberikan job kepada mekanik tersebut.
84
Saran penulis dalam kelemahan yang terjadi adalah Service Manager seharusnya melakukan pengawasan terhadap kinerja bawahannya yang terjadi dilapangan. Dan ketika ada bawahannya yang bekerja diluar job descripstion tersebut, maka Service Manager berhak menegur atau memberikan sanksi agar bawahannya dapat bekerja dengan efektif sesuai dengan job description yang diterapkan oleh perusahaan tersebut. 7) Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia Dalam hasil wawancara dan observasi dengan Service Manager, penulis mengidentifikasikan beberapa kebaikan dalam kebijakan dan praktik sumber daya manusia yaitu: a) Pemberian reward kepada karyawan atau staf yang memiliki performance tinggi dalam tugas dan tanggung jawabnya. Sangat penting dalam pemberian reward ini karena dapat memotivasi karyawan atau staf, jika tidak mendapatkan reward dalam jangka waktu yang disesuaikan makan tidak ada kenaikan jabatan atau kenaikan gaji yang diberikan oleh perusahaan. b) Pemberlakuan sanksi secara tegas bagi karyawan yang melakukan pelanggaran seperti halnya pencurian barang ataupun melakukan tindakan kekerasan didalam perusahaan. c) Perusahaan memberikan kompensasi yang baik kepada karyawan atau stafnya dimana selain memberikan gaji tetap setiap bulan juga memberikan bonus tahunan setiap tahunnya. Jika ada karyawan atau staf
85
yang lembur diluar jam kerja shift yang ditetapkan perusahaan, maka perusahaan juga memberikan uang lembur.
Adapun kelemahan yang ada dalam kebijakan dan praktik sumber daya manusia yaitu: a) Adanya penyimpangan terhadap sistem cuti yang diberikan oleh perusahaan. Adanya karyawan atau staf yang melakukan cuti tanpa mengikuti prosedur atau aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan sebelumnya. Karyawan atau staf tersebut tidak memberikan konfirmasi terlebih dahulu kepada perusahaan. Seperti halnya dalam petugas mekanik atau teknisi, petugas ini yang memiliki keahlian khusus dalam bidang service mobil tidak mungkin digantikan oleh petugas Partman dikarenakan berbeda keterampilan dan keahlian. Oleh sebab itu, petugas mekanik atau teknisi jika ingin melakukan cuti harus mengkonfirmasikan terlebih dahulu untuk melakukan cuti. Saran penulis untuk kelemahan yang terjadi adalah memberikan tindakan tegas berupa surat peringatan dari yang ke 1 sampai ke 3 ataupun pemotongan gaji karyawan jika ada karyawan atau staf khususnya mekanik atau teknisi tersebut jika tidak melakukan konfirmasi terlebih dahulu dalam mengambil cuti. Seharusnya mekanik atau teknisi tersebut harus memberikan konfirmasi lebih dahulu untuk melakukan proses cuti. 4.1.2 Evaluasi Penilaian Resiko (Risk Assessment) Resiko yang akan timbul pada PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur telah diidentifikasikan, dianalisis dan diantisipasikan dengan cukup baik, sehingga 86
dapat mempermudah pelaksanaan pengendalian intern. Dari adanya training atau BST terhadap karyawan yang dapat berupa pendidikan keahlian dan pendidikan lainnya yang dapat meningkatkan keahlian karyawan setiap 3 bulan sekali, Service Manager mengaku bahwa sangat efektif dengan adanya program BST tersebut. Berikut merupakan resiko-resiko yang telah diketahui Service Manager dan pengantisipasiannya yaitu: a) Resiko tidak tercapainya permintaan part yang dibutuhkan pelanggan. Target part division yang utama adalah dapat memenuhi permintaan part atau suku cadang yang dibutuhkan oleh pelanggan. Oleh sebab itu PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur harus memiliki pencegahan resiko bagaimana jika terjadi permasalahan secara mendadak tentang permintaan part yang tidak terpenuhi tersebut. Berdasarkan hasil wawancara dengan Service Manager, perusahaan mempunyai salah satu solusi pencegahan resiko yaitu dengan cara menjalin hubungan dengan bengkel resmi yang ada disekitar Cibubur dan part shop yang menjual sparepart resmi toyota sehingga dimaksimalkan semua kebutuhan mengenai part terpenuhi ketika stok tidak ada di gudang. b) Resiko adanya kecurangan karyawan. PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur menyadari bahwa adanya tindakan kecurangan karyawan. Tindakan kecurangan tersebut dapat berupa pencurian suku cadang yang berukuran kecil seperti busi mobil. Oleh karena itu untuk mencegah terjadinya hal tersebut manajemen telah melakukan tindakan pencegahan yaitu sering dilakukan sidak inspeksi mendadak terhadap item87
item part suku cadang khususnya suku cadang yang berukuran kecil yang ada di gudang. Hal ini membuat petugas atau yang disebut dengan bagian gudang menjadi peduli akan stok suku cadang yang ada di area kerjanya jikalau stok persediaan suku cadang berbeda antara database yang tersimpan di komputer dengan stok fisik persediaannya. Selain pencegahan sidak tersebut, manajemen juga telah memasang kamera CCTV (Closed Circuit Television) secara teratur di setiap sudut ruangan di bagian gudang. Pemasangan kamera CCTV ini juga dapat dilakukan guna meminimalisir tindakan kecurangan atas pencurian stok persediaan suku cadang yang dilakukan oleh karyawan. c) Resiko human error/kesalahan karyawan yang tidak disengaja. Dalam resiko human error ini biasanya meliputi aktivitas kesalahankesalahan yang dilakukan oleh karyawan tanpa unsur kesengajaan seperti halnya dengan kesalahan penghitungan dokumen dan kesalahan dalam jumlah part yang dikeluarkan dari gudang dengan bukti pencatatannya. Berkaitan dengan hal ini, manajemen akan melakukan pencegahannya dengan cara memberlakukan sistem gate to gate. Dimana ketika Partman mencetak 2 rangkap supply slip (bukti pengeluaran stok persediaan dari gudang) atau serah terima barang dikeluarkan dari bagian gudang, supply slip tersebut akan divalidasi oleh foreman kemudian divalidasikan kembali oleh Service Advisor.
88
d) Resiko adanya potensi deadstock yang terjadi di dalam gudang. Hasil dari observasi dan wawancara dengan Service Manager, penulis mengidentifikasikan bahwa terdapat tiga hal dalam resiko adanya deadstock yaitu: 1. Terjadinya pemesanan sparepart tanpa menggunakan data kendaraan yang lengkap baik nomer rangka kode model maupun tahun kendaraan sehingga hal ini dapat mengakibatkan kesalahan pemesanan part. Sehingga part tidak bisa digunakan pada kendaraan tersebut. Manajemen melakukan berbagai pencegahan akan resiko ini dengan cara selalu mencatat data-data yang dibutuhkan dan harus disesuaikan dengan masing-masing data part yang dibutuhkan pelanggan. 2. Karena tidak adanya kebijakan yang membatasi mengenai pelanggan yang melakukan pemesanan melalui part counter, akan menimbulkan potensi deadstock yang disebabkan oleh tidak diambilnya part pesanan oleh pelanggan yang memesan melalui part counter. Pihak manajemen akan mencegah resiko ini dengan cara selalu memberikan konfirmasi atas ketersediaan part yang telah dipesan oleh pelanggan. Jika pelanggan tidak memberikan konfirmasi lebih lanjut, manajemen akan mengkonfirmasikan kepada supplier atas pengembalian suku cadang dengan menggunakan RPP (Return Policy Part) sesuai dengan aturan dan ketetapan yang berlaku dari supplier. 3. Terjadinya potensi deastock dapat muncul karena tipe kendaraan lama seperti contoh toyota kijang LGX dibawah tahun 2004 yang sudah jarang masuk ke bengkel. Adanya stok suku cadang tipe kendaraan 89
lama tersebut juga dapat menimbulkan deadstok pada gudang. Hal ini dapat dilakukan oleh pihak manajemen dengan cara memberikan diskon untuk pembelian part tersebut atau menjualnya kepada part shop di sekitar wilayah Cibubur.
e) Resiko adanya overstock yang terjadi di dalam gudang. Hal pertama adanya overstock (kelebihan persediaan stok suku cadang) yang terjadi karena tidak diupdatenya indikator-indikator untuk menghitung MIP (Maksimum Inventory Posisition) stok persediaan suku cadang yang disarankan. Sebenarnya manajemen telah menerapkan suatu solusi dalam keterkaitannya dengan masalah kelebihan stok ini dengan maksimal, akan tetapi seperti terjadinya yang disebabkan akibat salah estimasti pemesanan yang dilakukan oleh partman untuk mengcover pada hari-hari besar tertentu. Contoh pada hari lebaran, partman melakukan pemesanan stok lebih dari stok yang disarankan atau yang disebut dengan MIP yang mengakibatkan terjadinya overstock (kelebihan stok). Pihak manajemen sendiri sudah memaksimalkan usahanya untuk tidak terjadinya overstock kembali dengan melihat perkembangan penjualan part-part dalam rata-rata per bulannya dan selalu memberikan masukan kepada partman yang mengelola jumlah stok persediaan gudang yang disarankan atau pentingnya sistem MIP tersebut. f) Adanya kecelakan yang tidak diprediksi Dimana teknisi yang belum ahli dalam mengendarai kendaraan (test dive) tetapi mengendarai mobil tersebut lalu menabrak salah satu mekanik 90
yang sedang bekerja. Hal seperti itu juga akan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan, dikarenakan teknisi yang belum ahli dalam mengendarai mobil atau tidak memliki surat izin mengemudi tetapi mengendarai mobil (test drive). Pihak manajemen telah mengantisipasi resiko tersebut dengan menyesuaikan atau mengizinkan teknisi yang memiliki surat izin mengemudi saat melakukan test drive mobil milik pelanggan. Adapun penilaian resiko yang masih dimiliki oleh PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur dimana manajemen masih belum mengantisipasi beberapa resiko tersebut yang dapat menimbulkan ketidakefektifan dan ketidakefesienian dalam kegiatan operasionalnya yaitu : 1. Petugas bagian pergudangan belum konsisten menerapkan sistem RPP ketika adanya kesalahan pemesanan part pelanggan secara konsisten, dan tidak mengkonfirmasikan laporan kepada part counter sehingga ketika ada part yang berpotensi deadstock tidak dikembalikan ke supplier. Dalam hal seperti ini bagian manager seperti Service Manager harus lebih memerhatikan dan mengawasi kinerja bawahannya dengan lebih tepat dan tegas karena tanpa adanya pengawasan tersebut, petugas dapat saja kurang teliti dalam mengerjakan tugasnya seperti halnya tidak konsisten dengan menerapkan sistem RPP yang berlaku jika ada part yang tidak diambil oleh pelanggan berdasarkan pesanannya tetapi part diterima dari supplier. Dan pihak manajemen kurang selektif dalam pengrekrutan karyawan. Saran penulis terkait dengan hal ini adalah manajemen harus lebih selektif dalam pengrekrutan karyawan dan terutama para manager yang memiliki wewenang yang lebih tinggi turut mengambil dalam mengawasi kinerja para 91
bawahannya atau memberikan pertanyaan seputar pemesanan part yang telah dibooking oleh pelanggan apakah telah sesuai dengan prosedur. 2. Tidak ada prosedur RPP secara tertulis yang tertera di gudang mengenai kebijakan terhadap pelanggan yang batal atau cancel order dalam special order part. Prosedur tersebut sangat jelas dibutuhkan untuk meminimalkan resikonya deadstock yang ada di gudang. Rekomendasi penulis adalah manajemen seharusnya menempatkan prosedur RPP tersebut secara tertulis mengenai waktu yang ditetapkan yaitu tidak melewati 8 hari setelah barang diterima oleh bagian pergudangan dapat dikembalikan ke supplier. Hal ini dapat memberikan informasi lebih lanjut kepada petugas pergudangan dapat mengetahui secara jelas tentang prosedur kebijakan tersebut dan mengambil tindakan atau keputusan yang tepat sesuai prosedur yang berlaku. 3. Petugas bagian pergudangan belum konsisten untuk melakukan update terhadap indikator-indikator yang mendukung untuk posisi stok yang disarankan atau yang disebut dengan sistem MIP dan SOQ. Dimana sistem MIP ini sangat berguna untuk jumlah persediaan yang harus distok (maksimum) dalam gudang sehingga akan meminimalisasikan adanya resiko overstock (kelebihan stok) dan sistem SOQ berguna untuk proses pemesanan yang disarankan atas stok persediaan di gudang. Akan tetapi karyawan bagian gudang terkadang tidak lebih memperhatikan sistem peng -update-an MIP dan SOQ tersebut yang mengakibatkan adanya resiko kelebihan dalam stok persediaan.
Rekomendasi
penulis
adalah
manajemen
harus
lebih
memperhatikan kinerja karyawannya dan terlebih dalam proses peng-updatean MIP dan penggunaan sistem SOQ tersebut agar stok persediaan suku cadang yang ada di gudang dapat berjalan dengan efektif. 92
4. Pengrekrutan karyawan baru (magang) Berdasarkan hasil wawancara dengan Service Manager terkait dengan pengrekrutan karyawan baru mengatakan bahwa setiap tahun dipastikan ada karyawan baru yang direkrut bekerja dibagian gudang dan mekanik. Menurut Service Manager, pengrekrutan karyawan baru ini sebatas magang dalam jangka waktu 3 bulan ke depan sehingga tidak terlalu diperhatikan oleh pihak manajemen atas kerjanya selama waktu yang ditentukan. Evaluasi yang diberikan sehubungan dengan hal tersebut adalah walaupun sebatas 3 bulan bekerja, perlu bagi manajer yang bersangkutan yang memiliki kewewenang untuk lebih memperhatikan dan mengawasi kinerja karyawan baru agar kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan efektif tanpa adanya gangguan. 4.1.3 Evaluasi Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) Berdasarkan atas observasi dan dokumentasi yang diberikan kepada pihak Service Manager, penulis menemukan beberapa hal yang terkait dengan penerapan informasi dan komunikasi pada perusahaan yaitu: 1) Informasi dan komunikasi menggunakan sistem aplikasi berbasis Structured Query Language (SQL) Informasi dan komunikasi yang menggunakan sistem aplikasi berbasis SQL sudah berjalan dengan baik. Sistem ini dapat digunakan oleh user seperti Partman,
Service
Advisor,
Service
Manager,
PTM,
Pic
Booking,
Maintenance Remainder System, Foreman, Gudang Material. Masing-masing user akan diberikan id dan password tersendiri. Jadi dapat diakses lebih
93
privasi untuk masing-masing user tersebut. Hal ini juga dapat meminimalkan pencurian data perusahaan oleh pesaing atau pihak lain yang dapat merugikan perusahaan. Dalam sistem aplikasi ini, khususnya partman dapat mengolah atau mengakses stok persediaan dengan mengupdate database secara rutin sesuai dengan penerimaan dan pengeluaran stok persediaan suku cadang. Hal ini memudahkan bagian gudang partman dalam melakukan pengelolaan persediaan suku cadang secara efektif. Sistem ini memudahkan partman dalam melihat laporan daftar stok, penerimaan order (receive order), permintaan atau ordering part (suku cadang), daftar retur barang, dan mencetak supply slip (pengeluaran stok persediaan suku cadang) secara terkomputerisasi. Adapun kekurangan yang dapat diindetifikasikan penulis yaitu Dapat terjadinya error dan jaringan terkadang putus saat melakukan pengolahan data sehingga data yang dibutuhkan akan menjadi lama untuk diproses atau bahkan hilang. Seharusnya dalam pemrosesan data tersebut menjadi lebih diperhatikan oleh perusahaan untuk menghasilkan laporan pertanggung jawaban atas kegiatan operasionalnya. Penyebabnya adalah dalam sistem aplikasi tersebut masih kurang baik atau belum adanya maintenance dan tidak adanya jaringan pendukung untuk pem-back up-an data jika terjadi putusnya jaringan online yang terhubung. Saran penulis terkait dengan kelemahan yang terjadi adalah dengan melakukan maintenance untuk software dan hardware secara rutin, sehingga jika terdapat masalah dalam sistem aplikasi tersebut akan segera ditemukan
94
sumber permasalahannya. Untuk terputusnya jaringan online yang terhubung, perusahaan lebih sering melakukan pem-back up-an data secara rutin untuk data-data terpenting dalam permintaan, pernerimaan, dan pengeluaran barang suku cadang. 2) Informasi dan komunikasi menggunakan sistem Toyota Parts Online System (TPOS). PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur menggunakan sistem Toyota Parts Online System https://portal.oasis.toyota.astra.co.id/Login/Login. Sistem teknologi informasi ini merupakan sistem TI berbasis portal website dengan yang memungkinkan pelayanan permintaan dan supply suku cadang dari supplier PT. TAM SPLD. Dalam TPOS ini perusahaan terutama Partman dapat mengakses untuk mengorder atau memesan stok suku cadang yang telah dipesan pelanggan atau untuk mensupply stok persediaan suku cadang di gudang. Berikut ini adalah gambar portal dari TPOS tersebut:
Gambar 4.1.3.1 PrintScreen Portal TPOS (login) 95
Setelah Partman melakukan proses login pada TPOS (TAM Security Center Online Portal) tersebut, lalu partman melakukan proses login kembali dalam Online Part System. Setelah melakukan proses login kembali, partman melakukan proses permintaan atas suku cadang yang diperlukan gudang atau sesuai pesanan pelanggan.
Gambar 4.1.3.2 PrintScreen Online Parts System Akan tetapi sistem TI berbasis portal website ini memiliki kelemahan yaitu sistem TI ini tidak dapat diakses ketika hari libur atau tidak bisa diakses di luar jam kerja yang telah disesuaikan. Dikarenakan pada hari libur digunakan untuk peng-udpate-an database dari sistem TI tersebut. 3) Informasi dan komunikasi antara karyawan dengan Manager sudah cukup baik dengan penyampaian prosedur dan kebijakan. Di dalam perusahaan PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur ini telah terjalin dengan baik dimana para Manager tidak hanya bekerja didalam ruangan saja tetapi terkadang juga mengawasi kinerja bawahannya di lapangan maupun berinteraksi setiap hari dengan bawahannya terkait pekerjaan yang dikerjakannya sesuai 96
dengan job description secara terbuka. Sehingga hubungan antara penyampaian informasi dan komunikasi dari pihak manager dengan bawahannya terjalin sudah cukup baik. 4.1.4 Evaluasi Aktivitas Pengendalian (Control Activities) Dalam artikel ilmiah yang terdapat dalam website Journal of Accountancy (2011) terkait penjelasan bahwa “Control activities are established to help ensure management’s directives to mitigate risks get carried out. Control activities are performed at all levels and at various stages within the business process and over technology.” Dalam pengembangan aktivitas pengendalian yang berhubungan dengan kebijakan dan prosedur akan dibahas dengan spesifik yang meliputi lima jenis pengendalian yaitu: 1. Pemisahan kewajiban yang memadai Berdasarkan hasil wawancara dan observasi, penulis menemukan bahwa dalam pemisahan kewajiban atau tugas khususnya dalam persediaan suku cadang (warehousing) cukup berjalan dengan baik. Hal ini di dapat dilihat dari pembagian kerja antara 4 orang bagian gudang yang meliputi pengadaan, penerimaan, penyimpanan dan pengelolaan, pengeluaran stok persediaan suku cadang yang bertugas khusus dalam proses pergudangan persediaan. Aktivitasnya yang dilakukan seperti memesan stok, menerima dan memeriksa stok suku cadang dari supplier, menyimpan dan meng-update sistem database persediaan suku cadang, serta aktivitas proses pengeluaran barang dari gudang. Setelah bagian penerimaan barang selesai pemeriksaan catatan antara
97
surat jalan, proforma invoice dengan barang yang diterima, lalu bagian gudang penyimpanan dan pengelolaan persediaan suku cadang di gudang yang mengatur stok seperti mencatat dan menyesuaikan jumlah stok persediaan sesuai sistem MIP yang diterapkan. Dan bagian gudang pengeluaran persediaan stok suku cadang dalam hal mengatur sistem keluarnya stok suku cadang dengan metode FIFO dan meng-update kartu persediaan dan melaporkan peng-update-an tersebut kepada partman untuk segera mencocokkan dengan sistem yang terkomputerisasi. Evaluasi atas pemisahan kewajiban tersebut penulis memberikan rekomendasi yaitu seharusnya manajemen memisahkan aktivitas-aktivitas tersebut dengan membagi dalam job description secara tertulis yang sesuai dengan aktivitasnya masing-masing seperti halnya dalam bagian penerimaan dan penyimpanan, bagian pengelolaan dan bagian pengeluaran stok persediaan suku cadang. Dengan pemisahan aktivitas-aktivitas tersebut menurut bagian-bagiannya, akan mendukung kinerja para karyawan untuk melakukan aktivitasnya dengan lebih baik dan dapat mengurangi atau meminimalisasikan resiko kekeliruan dalam proses pengelolaan stok persediaan suku cadang tersebut. 2. Otorisasi yang sesuai dari transaksi dan aktivitas Setiap transaksi harus disahkan dengan benar jika kendali diharapkan untuk memuaskan. Seperti contohnya jika ada seseorang yang bekerja dibidang pemesanan persediaan barang dengan memesan barang “sesuka hati” tanpa persetujuan atasannya, akan menghasilkan kekacauan sepenuhnya dalam stok
98
persediaan tersebut. Oleh sebab itu, setiap transaksi yang terjadi seperti halnya pemesanan barang tersebut harus ada sistem otorisasi yang jelas dan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan service manager, penulis dapat menemukan bahwa otoritas yang sesuai dengan transaksi dan aktivitas telah berjalan dengan baik. Diantaranya adalah: a. Dimana dalam pemesanan stok persediaan suku cadang, bagian pergudangan atau partman telah melakukan prosedurnya dengan baik yang sebelumnya harus disesuaikan atas otorisasi dalam sistem yang diterapkan oleh perusahaan yaitu sistem MIP dan sistem SOQ (Suggested
Ordering
Quantity).
Dimana
sistem-sistem
ini
menunjukkan bahwa partman dan bagian gudang diharuskan memesan barang stok persediaan suku cadang sesuai jumlah MIP yang tertera dikartu persediaan barang dan menghitung kembali dengan SOQ. Sistem MIP ini menunjukkan bahwa berapa jumlah stok yang disarankan untuk disimpan dalam gudang sedangkan SOQ menunjukkan bahwa tingkat jumlah pesanan yang disarankan. Bila jumlah stok yang tertera di kartu persediaan barang jumlahnya dibawah MIP dan setelah perhitungan SOQ, maka partman berhak melakukan pemesanan stok persediaan suku cadang tersebut.
99
Penerapan sistem MIP pada PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur adalah Maxsimum Inventory Position (MIP) MIP = MAD x (O/C + L/T + S/Sdem + S/SL/T
Dimana MIP dipengaruhi oleh:
Order Cycle :
1. MAD : Monthly Average Demand
Monthly : 1 X / bulan = 1.00
2. O/C : Order Cycle
Weekly : 4 X / bulan = 0.25
3. L/T : Lead Time
Daily
: 20 hari kerja / bulan = 0.05
4. S/Sdem : Safety stock untuk fluktuasi demand 5. S/SL/T : Safety stock untuk fluktuasi leadtime
Contoh: Part 15600-0A010 rata-rata diminta oleh konsumen Toyota sebanyak 50 buah/bulan. PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur mengorder ke Depo TAM setiap hari dan diterima hari berikutnya. Keterlambatan pengiriman paling lama terjadi 1 minggu dan permintaan konsumen PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur sangat berfluktuasi. Sehingga stok pengamanan untuk hal ini ditentukan sebanyak 1/4 bulan. Maka stok maksimum yang diperbolehkan untuk part ini adalah? MAD = 50buah/bulan L/T
= 1 hari = 0.05
O/C
= 0.05
S/S
= 0.25 + 0.25 = 0.5 bulan
MIP
= 50 X (0.05 + 0.05 + 0.5) = 30 buah.
100
MIP meliputi stok yang ada di gudang dan stok yang sedang diorder ke supplier, tetapi belum disuplai. Suggested Ordered Quantity (SOQ) SOQ = MIP – (O/H + O/O) Dimana : O/H : On Hand / Jumlah stok yang ada di gudang O/O : On Order / Jumlah yang sedang diorder B/O : Back Order / Order konsumen yang belum di suplai oleh dealer Contoh : Part 23304-17810 yang ada di gudang PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur sebanyak 20 buah, dan yang sedang diorderkan ke Depo TAM sebanyak 15 buah. Di dalam pengorderannya menggunakan parameter order sebagai berikut : 1. Lead time
= 1 hari
2. Order Cycle
= 0.05 bulan
3. Safety Stock
= 0.50 bulan
Permintaan bulanan untuk part diatas sebesar 100 buah/bulan. Maka pada saat itu, jumlah yang disarankan untuk diorderkan adalah : MIP = 100 X (0.05 + 0.05 + 0.50) = 60 buah SOQ = 60 – (20 + 15)
= 25 buah
101
b. Dalam melakukan pemesanan stok persediaan suku cadang melalui PO (purchase order) yang telah dibuat, partman akan meminta persetujuan atas proses pemesanan stok persediaan suku cadang tersebut kepada Service Manager. Dari proses persetujuan tersebut Service Manager akan memeriksa kembali PO tersebut sesuai dengan stok persediaan yang disarankan 3.
Dokumen dan catatan yang memadai Menurut Arens A, Randal J. Elder dan Mark S. Beasley (2012) “Dokumen dan catatan adalah obyek fisik dimana transaksi dimasukkan dan diringkaskan. Banyak dari dokumen dan catatan ini dipelihara dalam bentuk arsip komputer hingga mereka dicetak untuk tujuan yang spesifik. Dokumen dari entri dan catatan asi dimana transaksi dimasukkan adalah sama pentingnya, tetapi dokumen yang tidak memadai biasanya menyebabkan masalah pengawasan yang lebih besar.” Oleh sebab itu dokumen dan catatan harus memadai untuk memberikan jaminan wajar bahwa semua aset dikendalikan dengan baik dan semua transaksi dicatat dengan benar. Dari hasil observasi ke perusahaan dan wawancara kepada service manager, penulis menemukan beberapa temuan terkait dengan dokumen dan catatan yang memadai. Dibawah ini penulis mengidentifikasikan bahwa dokumen dan catatan yang memadai yaitu: a.
Perusahaan telah menggunakan atau mencetak dokumen pre-numbered form. Penting dalam pencetakan dokumen yang dicetak dan diarsipkan pre-numbered atau bernomor urut. Dokumen yang meliputi dokumen 102
rangkap surat jalan, purchase order, proforma invoice, supply slip, work order, dan nota kontan. Atas penomoran urut dokumen tersebut akan membuat pengendalian intern yang baik khususnya dalam pengelolaan stok persediaan suku cadang.
Menurut Arens A, Randal J. Elder dan Mark S. Beasley (2012) “Dalam penomoran urut dokumen ini akan memudahkan kendali atas dokumen hilang dan sebagai bantuan dalam mencari dokumen ketika mereka diperlukan dikemudian hari (sangat mempengaruhi sasaran kelengkapan audit yang terkait dengan transaksi). b.
Perusahaan telah menggunakan sistem yang terkomputerisasi dalam proses pengelolaan persediaan suku cadang untuk mencetak dokumen. Dokumen-dokumen yang dicetak dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi meliputi purchase order, work order, supply slip, dan nota kontan. Dokumen-dokumen tersebut dicetak dan disimpan dengan sistem yang terkomputerisasi untuk mencegah atau meminimalisasikan resiko pencatatan oleh karyawan (Partman).
c.
Terdapatnya otorisasi yang jelas di setiap dokumen. Setiap dokumen tersebut memiliki kolom tanda tangan yang jelas, sehingga otorisasi atas dokumen tersebut dapat diketahui dengan mudah. Seperti dalam dokumen supply slip yang dicetak oleh karyawan yang tertera nama dan tanda tangannya.
d.
Perusahaan juga memiliki laporan rekapitulasi atas jumlah stok permintaan atau pengadaan suku cadang, rekapitulasi jumlah stok
103
persediaan suku cadang, rekapitulasi pengeluaran suku cadang dari gudang yang tersusun rapi dan diarsipkan dalam sistem komputerisasi.
4. Pengendalian fisik atas aset dan catatan PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur telah menerapkan pengendalian fisik yang baik atas aset dan catatannya khususnya dalam persediaan stok suku cadang di bagian pergudangan (warehousing). Dari hasil observasi, penilaian resiko, kuesioner
dan
wawancara
dengan
Service
Manager,
penulis
mengidentifikasikan beberpa pengendalian fisik atas aset dan cacatan tersebut diantaranya adalah: a. Setiap sudut didalam ruang gudang stok persediaan suku cadang terdapat CCTV yang memantau rutin kegiatan proses pengelolaan persediaan dari penerimaan, penyimpanan dan pengelolaan, dan pengeluaran stok suku cadang. Pemasangan CCTV tersebut akan menghindari resiko pencurian stok barang atau tugas yang dilakukan secara tidak bertanggungjawab. b. Perusahaan telah menerapkan sistem MIP disetiap kartu persediaan suku cadang, dimana sistem ini digunakan untuk pengendalian atas efektifnya stok persediaan suku cadang yang disarankan digudang. Setiap hari jumlah barang yang keluar per item akan direkapitulasi dan disesuaikan dengan proses permintaan barang stok suku cadang untuk memenuhi stok yang berdasarkan sistem MIP tersebut. Hal ini dapat menghindari terjadinya kelebihan stok dan kekurangan stok yang terjadi didalam gudang.
104
c. Metode persediaan yang digunakan untuk mengelola persediaan suku cadang ini yaitu metode FIFO (First In First Out) yang mendefinisikan bahwa barang yang masuk di gudang terlebih dahulu akan keluar terlebih dahulu, sehingga persediaan yang dibeli diperiode akhir akan disimpan untuk stok persediaan berikutnya. Hal ini menjadi pengendalian terhadap persediaan suku cadang berdasarkan tanggal produksi persediaan, dimana barang dengan tanggal produksi sudah lama akan keluar dari gudang lebih dulu. d. Terdapat pemisahan rak atau lokasi persediaan stok suku cadang yang terpisah antara stok persediaan di gudang dengan pesanan pelanggan (special order parts). Hal ini akan memudahkan pengambilan barang suku cadang yang telah dipesan oleh pelanggan sebelumnya, sehingga kinerja karyawan menjadi lebih efektif dan efisien. e. Perusahaan secara berkala membuat rekapitulasi laporan atau file-file laporan yang ada dalam proses pengadaan, penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran stok persediaan suku cadang. Selain itu dengan adanya back up data yang dilakukan untuk proses pendukung dan pemulihan yang baik jika sewaktu-waktu terjadi kehilangan data akibat kecelakaan atau musibah yang terjadi seperti kebakaran. f. Terdapatnya fasilitas-fasilitas yang terdapat di gudang seperti ventilasi untuk pengaturan suhu seperti suku cadang elektronik yang tidak boleh terkena suhu panas yang dapat mengakibatkan kerusakan fisik. Terdapatnya alat pemadam kebakaran (hydrant) untuk antisipasi penanganan kebakaran jika sewaktu-waktu terjadi kebakaran. Selain itu juga lampu penerangan di gudang yang memudahkan pencarian lokasi 105
rak penempatan barang suku cadang. Fasilitas-fasilitas tersebut juga dapat mengendalikan aset dengan baik khususnya stok persediaan suku cadang di gudang. g. Keluar masuknya pergudangan dibatasi hanya kepada bagian gudang yang bertugas. Hanya bagian gudang yang bertugas dalam penyimpanan dan pengambilan suku cadang di gudang. Selain bagian gudang tersebut, seperti mekanik atau teknisi dilarang masuk ke dalam gudang. Hal ini menunjukkan bahwa terdapat pengendalian fisik yang baik terhadap akses fisik yaitu keluar masuk gudang, sehingga jika adanya kecurangan atau
kesalahan
maka
mudah
mencari
penyebabnya
dan
penanggulanggannya karena hanya bagian gudang yang bertugas tidak ada karyawan lain yang memasuki gudang. h. Pengendalian aplikasi yang terkomputerisasi yang diterapkan oleh perusahan yang sudah berjalan dengan baik. Dalam pengelolaan persediaan stok suku cadang, diterapkan sebuah sistem aplikasi yang terkomputerisasi dari proses permintaan barang kepada supplier, pengupdate-an database stok persediaan, pengeluaran stok persediaan. Penggunaan sistem aplikasi yang terkomputerisasi ini hanya digunakan oleh beberapa user khusus dalam pengelolaan persediaan yaitu partman. Setiap user dibatasi dengan ID dan password dan pengaksesannya hanya meliputi aktivitas yang dijalaninya saja untuk meningkatkan kinerja karyawan sehingga dapat meminimalisasikan kecurangan dalam proses pencurian data dan meminimalkan kesalahan dalam penginputan data yang melibatkan beberapa user.
106
i. Dalam proses penerimaan barang dari supplier, jika terjadi kerusakan atau kurangnya kuantitas pada barang yang diterima berdasarkan PO dan proforma invoice akan dilakukan pencatatan khusus atas kejadian tersebut dan barang yang rusak segera dikembalikan kepada supplier pada saat penerimaan barang terjadi. j. Stock opname (pemeriksaan fisik) dilakukan secara rutin oleh staf karyawan bagian gudang penyimpanan minimal 1 (satu) tahun sekali. Stock opname dilakukan untuk mengetahui perbedaan antara catatan gudang dengan inventory akuntansi yang memiliki perbedaan fungsi antara pembelian sampai penyimpanan barang di gudang.
Adapun penulis mengidentifikasikan kekurangan yang terdapat atas pengendalian fisik yaitu: a. Masih terdapatnya stok yang kelebihan atau kekurangan stok dalam persediaan suku cadang. Hal ini terkadang disebabkan oleh kinerja Partman yang kurang efektif dan human error (kesalahan karyawan yang tidak di sengaja) dalam melakukan tugas dan tanggung jawabnya yang ditandai dengan ketidaktepatan perhitungan stok persediaan yang disarankan dalam mengikuti sistem MIP yang telah diterapkan oleh perusahaan yang mengakibatkan kelebihan atau kekurangan stok persediaan suku cadang.
Rekomendasi penulis yaitu manajemen atau manager sebaiknya lebih memerhatikan dan mengawasi kinerja bawahannya dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab yang seharusnya dan jikalau kinerja Partman 107
tersebut kurang efektif, maka diharuskan mengikuti pelatihan kinerja karyawan yang lebih dari sebelumnya.
b. Terdapat deadstock (persediaan yang tidak terjual dan menumpuk di gudang). Potensi deadstock masih terjadi didalam stok persediaan suku cadang di gudang, hal ini dikarenakan oleh batalnya order atau kesalahan dalam pemesanan special order part. Dalam hal ini perusahaan sebenarnya sudah mendapatkan kebijakan waktu 8 hari kerja setelah barang diterima jika ada batal order atau kesalahan dalam pemesanan dapat dikembalikan kepada supplier, akan tetapi karyawan Partman tidak memerhatikan lebih lanjut dan tidak mengambil tindakan dalam mengkonfirmasikan kepada supplier atas kebijakan proses retur ini yang dinamakan RPP. Atas kinerja karyawan yang kurang efektif ini, akan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan yaitu adanya deadstock (stok yang tidak terjual dan menumpuk di gudang) dan mengeluarkan biaya tambahan untuk membayar stok pesanan persediaan tersebut.
Rekomendasi penulis terkait dengan hal ini adalah pihak manajemen seharusnya menindak tegas berupa surat peringatan bagi karyawan yang lalai dalam menjalankan proses retur RPP dan memberikan lebih memerhatikan hasil pelatihan kerja yang dilakukan oleh karyawan sebelumnya sehingga dapat bekerja lebih efektif khususnya dalam menerapkan sistem retur RPP dan otomatis tidak menimbulkan adanya deadstock.
108
5) Pemeriksaan independen atau verifikasi internal Pemeriksaan independen mencakup verifikasi terhadap pekerjaan yang dilaksanakan sebelumnya oleh individu atau penilaian semestinya terhadap jumlah yang dicatat. Dalam pemeriksaan independen yang dilakukan oleh PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur ini adalah: a.
Petugas karyawan bagian gudang seperti Partman memeriksa kesesuaian Purchase Order dengan permintaan barang berdasarkan sistem MIP pada stok persediaan suku cadang di gudang atau memeriksa kembali suku cadang pesanan pelanggan.
b.
Bagian gudang penerima atau Partman melakukan pengecekan terhadap penerimaan barang yang telah ditempatkan di area transit dari supplier berdasarkan PO dan mencocokkan ulang jumlah barang yang diterima antara surat jalan dengan proforma invoice.
4.1.5 Evaluasi Pemantauan (Monitoring) Pemantauan merupakan suatu proses yang menilai kualitas atas kinerja karyawan terhadap pengendalian internal yang telah dilakukan. Berdasarkan pengamatan dan wawancara kepada Service Manager yang dilakukan oleh penulis pada perusahaan, penulis menemukan hal yang terkait dengan penerapan pemantauan (monitoring) yang telah dilakukan dengan baik oleh manajemen pada pengelolaan stok persediaan suku cadang yaitu: 1) Pemeriksaan kembali atas kelengkapan dan keabsahan dokumen Dalam proses pengadaaan atau permintaan stok persediaan suku cadang karyawan Partman melakukan pemeriksaan kembali atas kelengkapan dan 109
keabsahan dokumen sesuai dengan pesanan pelanggan yang mencocokkan atau mengarsipkan data-data yang dibutuhkan pada saat memesan suku cadang yang meliputi data kendaraan mobil, kode part suku cadang yang dibutuhkan. Begitu juga dalam proses penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran stok persediaan suku cadang, Partman selalu melakukan pengecekan kembali atas kelengkapan dan keabsahan dokumen-dokumen tersebut seperti mencocokkan antara suku cadang yang diterima dengan proforma invoice dan mencocokkan antara suku cadang yang dikeluarkan dengan supply slip yang dibuat. Hal ini dimaksudkan agar sewaktu-waktu jika terjadi kesalahan dalam pencatatan dapat ditelusuri sebab akibatnya dan dengan adanya pemeriksaan kembali atas kelengkapan dan keabsahan dokumen ini, perusahaan dapat mendapatkan keandalan data akuntansi yang semakin terjaga dengan baik. 2) Pemantauan yang dilakukan oleh manajemen atas kinerja karyawan Service Manager sering melakukan proses pemantauan terhadap persediaan suku cadang didalam gudang, seperti halnya mengecek kembali kinerja karyawan partman apakah stok persediaan suku cadang telah memenuhi sistem MIP yang diterapkan perusahaan. Service Manager juga memantau kondisi rutin dalam pergudangan seperti melihat penempatan lokasi rak yang tepat dan benar sesuai dengan lokasinya dan mengontrol stok persediaan suku cadang yang menumpuk disalah satu tempat. Hal ini merupakan suatu kebaikan dalam proses pemantauan kinerja dalam pengelolaan stok persediaan suku cadang. 3) Perusahaan telah menetapkan sanksi atas pelanggaran yang dilakukan terhadap karyawan yang memiliki fungsi bagian CRC. 110
Berdasarkan hasil wawancara dengan service manager, dapat diketahui bahwa perusahaan telah menetapkan sanksi-sanksi yang berguna untuk mencegah dan menanggulangi pelanggaran yang mungkin dilakukan oleh karyawan. Adapun peringatan atau sanksi yang diberikan kepada karyawan atas kesalahannya seperti: a. Teguran atau peringatan lisan kepada karyawan Teguran ini biasanya bersifat kepada pelanggaran yang ringan atau umum yang masih dapat diperbaiki oleh karyawan tersebut. Seperti halnya keterlambatan dalam masuk kerja atau keterlambatan atas pekerjaan yang diberikan. b. Peringatan tertulis atau surat peringatan Sebuah surat peringatan ini diberikan kepada karyawan yang melakukan kesalahan atau pelanggaran yang berat atas pekerjaan yang dilakukannya. Surat peringatan ini yang terdiri dari 1 sampai dengan 3 jenis diberikan oleh atasan atau manager yang berwewenang dalam menilai pelanggaran yang dilakukan karyawan tersebut. Pemberian jenis surat peringatan tersebut tergantung dari pelanggaran yang dilakukan karyawan. Contohnya partman telah berulang kali melakukan kesalahan atau kelalaian dan ketidak tepatan dalam proses sistem retur RPP yang mengakibatkan tidak dapatnya pengembalian barang suku cadang yang dipesan dan menimbulkan kerugian bagi perusahaan dan memberikan surat peringatan kedua atas kesalahan yang dilakukan berulang kali. Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan, penulis menemukan temuan dan evaluasi yang disarankan terkait dengan proses penilaian kinerja karyawan di perusahaan terutama pada pengelolaan persediaan suku cadang di gudang. 111
Pemantauan dan kesadaran pengendalian yang ada didalam perusahaan khususnya bagian pergudangan tersebut masih kurang efektif. Hal ini disebutkan bahwa masih ada tingkat kesadaran karyawan yang kurang efektif atas kebijakan dan prosedur yang dijalankan. Salah satu contoh dalam proses sistem pengadaan atau permintaan suku cadang dalam special order part yang dipesan oleh pelanggan.
Dalam proses pemesanan ini dituntut bagi karyawan Partman untuk mengarsipkan data-data yang dibutuhkan seperti kode model part yang dibutuhkan, data no rangka, dan tahun kendaraan pelanggan. Akan tetapi dalam menjalankan pekerjaannya melengkapi data-data tersebut, partman terkadang menghiraukan salah satu data yang dibutuhkan seperti tahun kendaraan pelanggan. Perbedaan antara tahun kendaraan tersebut sangatlah penting dikarenakan struktur kendaraan yang berbeda setiap tahunnya. Seperti toyota kijang innova yang diproduksi tahun 2010 dengan tahun 2013 yang berbeda stuktur kendaraannya juga jenis suku cadangnya.
Evaluasi yang diberikan adalah pada tingkat kesadaran karyawan dalam meningkatkan kualitas kinerjanya tersebut sesuai dengan tugasnya. Disarankan sikap dan dukungan karyawan terhadap pengendalian internal untuk meningkatkan kualitas kinerjanya sesuai dengan tugas, kebijakan dan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan haruslah timbul dari kesadaran karyawan itu sendiri tanpa adanya teguran atau surat peringatan terlebih dahulu dan pihak manajemen lebih memerhatikan kinerja masing-masing karyawannya dengan kontrak janji akan melaksanakan kebijakan dan prosedur tersebut.
112
Dari hasil pembahasan dan evaluasi pada pengendalian intern atas persediaan suku cadang pada PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur, penulis telah menemukan jawaban atas pertanyaan identifikasi masalah yang telah dirangkum secara singkat bahwa pengendalian intern atas persediaan suku cadang telah berjalan sesuai dengan teori yang berlaku sesuai dengan komponen COSO meliputi evaluasi lingkungan, penilaian resiko, informasi dan komunikasi, aktivitas pengendalian, dan pemantauan yang ada didalam perusahaan.
Dalam pengimplementasian pengendalian intern atas persediaan suku cadang pada PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur secara menyeluruh telah memadai. Hal ini ditunjukkan bahwa adanya sistem pengendalian yang telah berjalan sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan. Seperti penganggulangan resiko tidak tercapainya permintaan part yang dibutuhkan pelanggan, resiko adanya kecurangan karyawan, resiko human error dan kecelakaan yang tidak diprediksi, resiko adanya potensi deadstock dan overstock yang terjadi didalam gudang. Informasi dan komunikasi telah menggunakan sistem aplikasi berbasis SQL dan TPOS. Akivitas pengendalian yang terbagi atas pemisahan kewajiban, otorisasi yang sesuai dari transaksi dan aktivitas, penerapan sistem MIP dan SOQ untuk sistem pengendalian persediaan yang disarankan, dan proses pemantauan yang dilakukan oleh pihak manajemen dengan pemeriksaan kembali keabsahan dokumen dan pemantauan manajer mengawasi kinerja karyawannya.
Pengendalian intern atas persediaan suku cadang pada PT. Setiajaya Mobilndo Cibubur sangat berpengaruh untuk meningkatkan kinerja perusahaan, meminimalisasikan kesalahan juga fraud yang akan terjadi dan tujuan pencapaian untuk mengoptimalisasikan jumlah tingkat persediaan suku cadang sehingga dapat 113
menghindari terjadinya kekurangan stok atau kelebihan stok, yang dapat memperbesar biaya yang dikeluarkan perusahaan. Sistem informasi akuntansi juga diperlukan dalam hubungan pengendalian intern ini dikarenakan informasi yang disajikan mampu mendukung pengambilan keputusan yang tepat mengenai tingkat persediaan minimum, kuantitas barang yang harus dipesan, kapan harus dilakukan pemesanan kembali, dan frekuensi pemesanan barang sehingga mencapai persediaan yang optimum.
114
