BAB IV PEMBAHASAN
IV.1
Evaluasi Pengendalian Intern Atas Sistem Pengelolaan Persediaan Pada PT. IMP PT. IMP merupakan perusahaan retail maka sangat penting bagi perusahaan
untuk menjalankan proses pengelolaan persediaan dengan seefektif dan seefisien mungkin. Evaluasi pengendalian intern atas sistem pengelolaan persediaan pada PT. IMP dimulai saat DC menerima persediaan yang dikirim supplier, lalu proses warehousing dimana pengaturan atas penempatan dan pengambilan barang ke display, hingga proses issuing yaitu pengiriman barang ke gerai-gerai yang dimiliki PT. IMP untuk area Jakarta dan sekitarnya. Berdasarkan hasil evaluasi yang telah dilakukan penulis atas sistem pengelolaan persediaan yang dilakukan di DC Jakarta 1, penulis mengidentifikasi beberapa kebaikankebaikan dan kekurangan-kekurangan atas sistem pengelolaan persediaan yang didasarkan pada lima komponen pengendalian intern, antara lain:
IV.1.1 Lingkungan Pengendalian 1. Integritas Dan Nilai Etika Adapun kebaikan-kebaikan yang telah diterapkan atas sistem pengelolaan persediaan berdasarkan integritas dan nilai etika yaitu: a. Para manager dan petinggi di DC pun mengikuti standar integritas dan etika yang tinggi, dimana manager DC tetap masuk pada hari Sabtu padahal hal
1
tersebut di luar jam kerja manager tersebut. Hal tersebut menunjukkan bahwa manager memiliki standar yang tinggi dalam tanggung jawab pekerjaannya. b. Tidak terdapat godaan atas insentif karena pembayaran terhadap karyawan tidak berdasarkan suatu target. Hal ini akan mengurangi potensi karyawan untuk berlaku tidak jujur, tidak etis ataupun melawan hukum. c. Karyawan juga menggunakan waktu istirahat secara bertanggungjawab dan kembali bekerja tidak melebihi jam makan yang telah ditetapkan. Hal ini menunjukkan integritas karyawan yang baik. Terdapat juga kekurangan-kekurangan atas faktor integritas dan nilai etika yaitu: a. Tidak dikomunikasikannya kepada seluruh karyawan mengenai kewajiban karyawan untuk melaporkan pelanggaran yang mereka ketahui. Seharusnya pihak manajemen mengkomunikasikan kepada seluruh karyawan baik secara verbal maupun pernyataan tertulis mengenai tanggung jawab karyawan untuk melaporkan
pelanggaran
yang
mereka
ketahui.
Penyebab
tidak
dikomunikasikannya hal tersebut karena belum adanya kebijakan perusahaan secara tertulis mengenai pelaporan atas pelanggaran dalam kode etik prilaku karyawan. Akibatnya karyawan tidak mengetahui akan tanggung jawab mereka untuk melaporkan setiap tindakan pelanggaran yang dilakukan di DC dan pelanggaran-pelanggaran yang terjadi tidak dapat dideteksi secara cepat. Rekomendasi penulis yaitu DC membuat kebijakan untuk melapor kepada atasan jika mengetahui adanya pelanggaran dalam kode etik prilaku karyawan secara tertulis dan dikomunikasikan secara langsung kepada setiap karyawan. 2
b. Tidak diberikan bimbingan moral kepada karyawan. Bimbingan moral perlu diberikan kepada karyawan untuk membina moral karyawan agar dapat membedakan tindakan yang benar dan yang salah. Penyebabnya karena pihak manajemen menilai kinerja karyawan berdasarkan output yang dihasilkan seperti kecepatan proses picking, dsb. DC tidak menilai karakter individu karyawan. Akibatnya karyawan tidak memperdulikan mana tindakan yang baik maupun yang buruk. Karyawan tidak menekankan pentingnya berprilaku etis dalam lingkungan kerja. Rekomendasi dari penulis yaitu DC mengadakan bimbingan moral secara rutin seperti: persekutuan doa, sholat bersama untuk meningkatkan moral karyawan sehingga dapat berprilaku etis. 2. Komitmen Terhadap Kompetensi Kebaikan-kebaikan yang dapat diidentifikasi penulis dari faktor komitmen terhadap kompetensi yaitu: Kompetensi karyawan sesuai dengan kebutuhan tenaga kerja oleh DC. Kebanyakan karyawan di DC adalah lulusan SMK/SMA, karena pekerjaan di DC lebih banyak menggunakan tenaga fisik. Hal ini mencakup pertimbangan atas biaya tenaga kerja yang harus dikeluarkan perusahaan, jika harus merekrut tenaga kerja dengan pendidikan tinggi. Adapun kekurangan-kekurangan yang dapat diidentifikasi penulis antara lain yaitu: Tidak dilakukannya pelatihan-pelatihan atau training terhadap karyawan. Pelatihan penting dilakukan bagi karyawan untuk menambah skill dan pengalaman dalam melakukan tugas dan tanggung jawab mereka. Penyebab 3
tidak dilakukan pelatihan adalah tidak dianggarkannya biaya untuk pelatihan karyawan. Hal ini akan berakibat tidak adanya perkembangan dari ketrampilan maupun keahlian karyawan sehingga kinerja karyawan tidak akan maksimal bagi perusahaan. Rekomendasi penulis adalah perusahaan menganggarkan biaya secara efisien untuk pelatihan karyawan secara rutin untuk mengembangkan ketrampilan dan kompetensi karyawan. 3.
Dewan Direksi dan Komite Audit Penulis mengidentifikasikan beberapa kebaikan-kebaikan berdasarkan faktor tersebut yaitu: a. Adanya internal audit dari head office yang melakukan audit secara rutin dan berkala. Audit yang dijalankan meliputi seluruh kegiatan operasi dan administrasi di DC. b. Adanya audit secara mendadak. Audit dari cabang dilakukan secara mendadak dan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu. Tujuannya untuk memeriksa kinerja karyawan apakah telah berjalan dengan efektif atau belum. Observasi dan inspeksi secara langsung memberikan keunggulan tersendiri dalam melaksanakan audit. c. Setiap setahun sekali diadakan audit oleh pihak eksternal (external audit).
4. Filosofi dan Gaya Operasi Manajemen Kebaikan-kebaikan yang dapat diidentifikasi penulis atas filosofi dan gaya operasi manajemen yaitu: a. Adanya budaya di DC yaitu “Menjunjung tinggi nilai-nilai kejujuran, kebenaran dan keadilan, kerja sama kelompok, kemajuan melalui inovasi 4
yang ekonomis serta mengutamakan kepuasan konsumen”. Dimana hal ini memberikan gambaran kepada karyawan mengenai parameter atau dasar pertimbangan dalam melakukan pekerjaan sehari-hari. b. Target DC yang paling utama yaitu “One Day Service”, dimana ketepatan waktu dan proses warehousing yang cepat sangat diperlukan. Oleh sebab itu di setiap line picking ada kepala zona yang mengawasi kecepatan picking karyawan/picker sehingga target DC dapat tercapai. c. Adanya sanksi yang tegas terhadap pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan secara sengaja yang dapat merugikan sesama rekan kerja maupun perusahaan. Sanksi tersebut antara lain seperti pemberian surat peringatan atau pemecatan secara langsung. d. Karakter pimpinan DC yang terbuka dan ramah. Hal tersebut memberikan pengaruh
yang
positif
terhadap
karyawan
sehingga
lebih
berani
berkomunikasi dan melakukan interaksi langsung terhadap pimpinan. Penulis juga mengidentifikasi kekurangan-kekurangan yang terdapat di DC yaitu: a. Belum adanya reward terhadap karyawan yang kinerjanya paling baik dalam periode tertentu. Seharusnya reward diberikan kepada karyawan sebagai suatu bentuk penghargaan perusahaan terhadap karyawan tertentu yang memiliki performance paling baik diantara sesama rekan kerjanya. Hal tersebut akan menjadi motivasi seluruh karyawan untuk saling berkompetisi memberikan hasil yang outstanding dalam pekerjaannya. Tidak adanya reward disebabkan belum terciptanya pikiran manajemen untuk menilai hasil kinerja karyawan secara lebih jauh. Akibatnya karyawan kurang merasa 5
termotivasi untuk bekerja lebih baik lagi dan hanya mengikuti standar yang telah ada. Rekomendasi penulis yaitu manajemen mengadakan suatu program “employee of the month” sebagai bentuk penghargaan terhadap karyawan yang memiliki performance paling baik diantara rekan kerjanya. b. Adanya pemikiran manajemen puncak bahwa beban barang hilang tidak akan bisa dihilangkan. Seharusnya manajemen selalu melakukan tindakan perbaikan secara berkelanjutan untuk mengurangi beban barang hilang yang menjadi beban DC. Penyebabnya dikarenakan manajemen berpikir bahwa jumlah persediaan DC yang begitu besar dan tidak dapat dengan mudah di monitor sehingga beban barang hilang akan tetap selalu ada. Akibatnya jumlah barang hilang yang menjadi beban DC selalu ada setiap periode perhitungannya/setiap bulan. Rekomendasi penulis yaitu manajemen harus mengadakan pertemuan secara rutin dengan pihak-pihak kunci untuk membahas masalah penanggulangan barang-barang yang hilang yang menjadi beban DC. Sekaligus manajemen juga harus mengubah pandangan bahwa jumlah beban barang hilang dapat diminimalkan atau dihilangkan sama sekali. 5.
Struktur Organisasi Penulis mengidentifikasikan beberapa kebaikan-kebaikan yang telah dilakukan oleh manajemen yaitu: Telah terdapat struktur organisasi secara tertulis. Struktur organisasi penting sebagai pedoman bagi karyawan dalam melakukan pekerjaan mereka dan pelaporan serta pertanggungjawaban terhadap atasan mereka. Jika tidak terdapat 6
struktur organisasi secara tertulis, rantai komando akan menjadi tidak jelas bagi karyawan sehingga kinerja karyawan akan menjadi tidak maksimal. Struktur Organisasi menunjukkan pola wewenang dan tanggung jawab yang ada dalam suatu perusahaan. Namun masih terdapat kelemahan pada struktur organisasi Head Office dimana Direktur Internal Audit berada sejajar dengan Direktur bagian operasional lainnya. Seharusnya Direktur Internal Audit berada terpisah dengan departemen lain dan langsung bertanggungjawab terhadap dewan komisaris. Penyebab hal ini yaitu PT. IMP belum memiliki Dewan Komisaris dan semua pertanggungjawaban kepada President Director. Hal ini mengakibatkan kurangnya independensi Audit pada perusahaan sehingga masih bisa dipengaruhi oleh kepentingan manajemen. Rekomendasi penulis yaitu PT. IMP menyusun Dewan Komisaris yang berfungsi sebagai kelompok independen dalam perusahaan dan bebas dari kepentingan manajemen serta melakukan pengawasan dan memberikan nasihat kepada Direksi. 6.
Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab Penulis mengidentifikasikan beberapa kebaikan-kebaikan yang terdapat dalam sistem pengelolaan persediaan yaitu: a. Penetapan wewenang dan tanggung jawab telah secara jelas. Garis pelaporan dan wewenang telah secara jelas digambarkan dalam struktur organisasi perusahaan, sehingga setiap personel yang bertanggung jawab dapat
dengan
mudah
mengetahui
kepada
siapa
mereka
harus
mempertanggung jawabkan setiap pekerjaan. 7
b. Sistem wewenang desentralisasi. Sistem ini sangat efektif untuk suatu perusahaan yang sudah memiliki banyak karyawan. Tentunya sistem desentralisasi ini harus diimbangi dengan pemberian wewenang yang disesuaikan dengan level dan kemampuan dari masing-masing karyawan. Adapun kekurangan yang dapat diidentifikasi penulis adalah: a. Belum terdapat job description secara tertulis terhadap seluruh karyawan. Job description penting sebagai suatu gambaran sistematis yang berisikan tugas dan tanggung jawab dari suatu jabatan serta wewenang yang diberikan kepada orang yang memegang jabatan tersebut. Penyebabnya yaitu job description yang telah ada hanya mencakup job description bagi para supervisor tidak seluruh karyawan perusahaan. Perusahaan berpendapat bahwa pemberitahuan secara lisan oleh masing-masing supervisor akan lebih efektif terhadap karyawan. Akibatnya karyawan tidak mengetahui secara jelas atas tugas dan tanggungjawab mereka sehingga dapat terjadi perebutan pekerjaan atau sebaliknya. Perusahaan akan mengalami kesulitan dalam menelusuri pihak yang bertanggung jawab atas suatu kesalahan. Rekomendasi penulis yaitu dibuat job description secara tertulis yang memuat tugas, tanggung jawab, acuan, serta batas wewenang atas masing-masing personel karyawan, sehingga hal-hal seperti perebutan tanggung jawab dan sebagainya dapat dihindari. 7. Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia Penulis mengidentifikasikan beberapa kebaikan dalam kebijakan dan praktik SDM yaitu:
8
a. Pemberian kompensasi oleh perusahaan telah cukup baik, dimana selain diberikan gaji tetap setiap bulan juga diberikan bonus tahunan setiap tahunnya. Perusahaan juga memberikan uang lembur bagi karyawan gudang yang bekerja di luar shift. b. Telah diberlakukannya pemberian sanksi secara tegas bagi karyawan yang melakukan pelanggaran atau melakukan perbuatan tidak etis, seperti pencurian barang ataupun melakukan tindakan kekerasan. c. Terdapat human resources policies and procedures secara tertulis bagi karyawan DC. Human resources policies and procedures sangat penting sebagai pedoman yang mengatur kedisiplinan karyawan. Setiap karyawan harus mengetahui peraturan dan kebijakan SDM yang harus mereka patuhi. Adapun kekurangan yang dapat diidentifikasi penulis yaitu: a. Adanya karyawan yang tidak masuk kerja tanpa pemberitahuan terlebih dahulu. Dengan jadwal kegiatan operasional yang begitu ketat, maka sangat penting bagi DC untuk karyawannya tetap lengkap. Setiap ketidakhadiran karyawan di DC seharusnya dapat diberitahukan terlebih dahulu sehingga DC dapat mencari karyawan pengganti dari shift berikutnya. Penyebab hal ini yaitu tidak adanya tindakan tegas mengenai prilaku karyawan yang menyimpang tersebut. Akibatnya karyawan mulai meremehkan mengenai peraturan izin cuti jika hanya sehari dengan anggapan perusahaan akan memaklumi hal tersebut. Rekomendasi penulis yaitu tindakan tegas harus diambil perusahaan mengenai pelanggaran tersebut. Jika karyawan sakit sehingga tidak bisa mengabari perusahaan pada hari itu, bisa meminta saudara ataupun 9
keluarga untuk mengabari ke perusahaan ataupun atasan karyawan tersebut. Kemudian saat karyawan masuk kembali, karyawan tersebut harus memberikan bukti tertulis seperti surat keterangan dari rumah sakit ataupun kwitansi pemeriksaan oleh dokter atau klinik.
IV.1.2 Penilaian Resiko Penilaian resiko di DC telah cukup baik dinilai dari resiko yang telah diketahui manager dan telah diantisipasi manager DC. Berikut merupakan resiko-resiko yang telah di ketahui manager DC yaitu: 1. Resiko tidak tercapainya target DC Target DC yang paling utama yaitu tercapainya “One Day service” dimana DC dapat mensupply seluruh permintaan toko/gerai setiap harinya dalam satu hari. Biasanya toko melakukan permintaan barang terhadap DC berdasarkan stok barang yang keluar atau terjual hari tersebut. Cut off perhitungan penjualan dilakukan oleh karyawan toko pada saat akan tutup toko. Berdasarkan data yang diproses melalui DPS, DC akan melakukan proses pendistribusian barang persediaan ke gerai pada keesokan harinya. Hal ini dilakukan untuk mencegah kosongnya stok di toko/gerai. Maka penting bagi DC untuk menjaga kecepatan proses picking sesuai prosedur. Tindakan pencegahan yang dilakukan DC untuk menghilangkan resiko keterlambatan distribusi yaitu penerapan DPS (digital picking system) yang mempercepat dan meningkatkan efisiensi proses pengambilan barang dari rakrak penyimpanan. Penggunaan tail gate pada mobil angkut barang juga berfungsi sebagai peningkatan efisiensi pemuatan barang ke dalam mobil angkut. DC juga 10
menempatkan kepala zona-kepala zona pada setiap line barang untuk menjaga kecepatan proses picking. 2. Resiko adanya kecurangan oleh karyawan DC menyadari rawannya tindakan kecurangan oleh karyawan. Tindakan kecurangan tersebut dapat berupa pencurian barang persediaan oleh karyawan. Untuk mencegah terjadinya hal tersebut manajemen telah melakukan tindakan pencegahan yaitu melakukan check body terhadap setiap personel karyawan yang keluar dari gudang. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi tindakan pencurian barang dari gudang. Kemudian juga terdapat kepala zona di setiap line dimana kepala zonaakan melakukan patroli secara terus menerus untuk memastikan kinerja karyawan, sehingga dapat meminimalkan resiko kecurangan dari karyawan. Setiapformulir dibuat rangkap agar tidak terjadi penggandaan atau pemalsuan dokumen yang akhirnya dapat merugikan perusahaan. 3. Resiko terhadap human error/kesalahan karyawan yang tidak disengaja. Human error merupakan kesalahan-kesalahan yang dilakukan oleh karyawan tanpa unsur kesengajaan. Biasanya berupa kesalahan pencatatan, kesalahan penghitungan, dan kesalahan penggunaan dokumen. Human error yang dapat terjadi di DC yaitu karyawan bagian penerimaan barang salah hitung jumlah barang yang dikirim ke DC. Maka DC melakukan pemeriksaan kedua atas barang yang diterima di gudang oleh checker warehouse. Hal ini dilakukan manajemen untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan jumlah dan jenis barang yang tertera di dokumen. Manajemen juga memasang CCTV di bagian scanner untuk memastikan bahwa scanner benar telah
11
mengeluarkan barang persediaan dari gudang sesuai dengan permintaan toko/gerai. 4. Resiko kosongnya persediaan di DC Kosongnya persediaan di gudang menjadi perhatian utama DC dalam menentukan resiko operasionalnya. Dimana DC melakukan tindakan antisipasi seperti menerapkan safety stock pada persediaan di display. Sedangkan untuk permintaan barangnya DC menetapkan akan memproses permintaan barang setiap hari berdasarkan PKM guna mengantisipasi kosongnya stok. Perusahaan juga menerapkan sistem service level supplier untuk mengukur kemampuan supplier dalam memenuhi kebutuhan DC. Akan tetapi penilaian resiko DC masih memiliki kekurangan-kekurangan dimana manajemen masih belum memperhitungkan beberapa resiko yang bisa menimbulkan ketidakefektifan dan ketidakefisiensian dalam kegiatan operasional DC. Penulis mengidentifikasi beberapa resiko yang masih belum diantisipasi manajemen antara lain yaitu: 1. Resiko human error/kesalahan karyawan Resiko human error yang belum diantisipasi manajemen yaitu kesalahan pengeluaran jumlah barang dalam satuan karton/bulky oleh karyawan warehouse. Seharusnya kamera CCTV dipasang tidak hanya di bagian scanner di display atau dalam bentuk eceran, namun juga di bagian pengeluaran barang dalam bentuk bulky atau karton utuh. Penyebab hal ini dikarenakan manajemen berpikir bahwa pecurian barang dalam bentuk bulky atau karton akan riskan dan kecil kemungkinan dapat dilakukan oleh karyawan. Akibatnya ketika toko mengajukan proforma terhadap jumlah barang yang diterima dalam bentuk 12
karton/bulky, DC tidak bisa melacak kebenaran hal tersebut lewat kamera CCTV. Hal tersebut hanya bisa dibuktikan oleh berita acara yang ditandatangani driver sebagai pernyataan tertulis bahwa memang benar jumlah barang yang diterima lebih sedikit dari jumlah permintaan barang oleh toko. Rekomendasi penulis yaitu manajemen memasang kamera CCTV di bagian scanner dalam satuan bulky seperti di display. Hal tersebut sebagai tindakan pencegahan adanya kesalahan dalam pengeluaran barang dalam satuan bulky/karton.
IV.1.3 Informasi dan Komunikasi 1. Informasi dan komunikasi menggunakan sistem Entreprise Development Program (EDP) di DC. Informasi dan komunikasi di DC dengan menggunakan sistem EDP sudah berjalan dengan baik. Sistem ini dimulai ketika setiap akhir penjualan dalam satu hari (cut off day), karyawan toko akan melakukan pengiriman data melalui sistem EDP dari komputer toko ke DC mengenai permintaan atas barang persediaan yang akan didistribusikan DC keesokkan harinya. Dimana DC akan mengcluster pengiriman-pengiriman tersebut ke DPD tiap item yang akan dikirim ke toko/gerai. Sehingga picker hanya perlu mengambil barang yang DPDnya
menampilkan
angka
permintaan
tiap-tiap
toko
kemudian
memasukkannya ke dalam kontainer-kontainer. Hal ini memudahkan DC dalam melakukan proses distribusi secara efektif dan efisien. EDP juga memudahkan karyawan dalam mencetak rekapitulasi daftar stok, kartu stok, permintaan barang, daftar retur barang, SLP (Slip Lokasi Penempatan), BPB (Bukti 13
Penerimaan Barang), Nota Pengiriman Barang, Service Level Supplier secara komputerisasi. Adapun kekurangan yang dapat diidentifikasi penulis yaitu dapat terjadinya error saat melakukan pengolahan data sehingga data yang dibutuhkan akan menjadi lama untuk diproses atau hilang. Seharusnya kecepatan proses data menjadi perhatian yang paling penting bagi DC dalam menghasilkan laporan pertanggungjawaban atas kegiatan operasionalnya. Data tersebut juga harus selalu di back up agar tidak hilang. Penyebabnya adalah maintenance atas sistem kurang baik dan tidak dilakukannya back up data atas server. Hal ini dapat menimbulkan masalah dalam pengelolaan laporan sehingga data menjadi tidak akurat atau bahkan hilang. Selain itu tidak digunakannya password dalam mengakses data, sehingga data-data dapat dengan mudah diakses oleh karyawan yang tidak berkepentingan. Seharusnya setiap komputer diberi password individu sehingga data hanya dapat diakses oleh karyawan tersebut. Hal ini disebabkan oleh kurangnya kesadaran karyawan atas pentingnya data perusahaan agar tetap confidential. Hal ini dapat mengakibatkan data perusahaan dicuri oleh pesaing atau pihak lain yang dapat merugikan perusahaan. Rekomendasi penulis yaitu DC melakukan maintenance untuk software maupun hardware secara rutin, sehingga jika terdapat masalah dalam sistem tersebut akan segera diketahui. DC juga lebih baik memback up data di server secara rutin untuk data-data yang penting seperti arus barang masuk dan keluar DC. Penulis juga menyarankan untuk setiap komputer memiliki password sehingga data tidak dapat diakses oleh karyawan lain yang tidak berkepentingan.
14
2. Informasi dan komunikasi menggunakan sistem DPD di DC. DC menggunakan Digital Picking System (DPS) yang merupakan sistem teknologi informasi yang memungkinkan pelayanan permintaan dan suplly barang dari pusat distribusi ke toko-toko dengan tingkat kecepatan yang tinggi dan efisiensi yang optimal. DPS menggunakan alat yang bernama DPD (Digital Picking Device) dalam proses pengambilan permintaan barang tiap toko. Setiap permintaan dari toko akan di cluster berdasarkan lokasi toko, sehingga dapat dibentuk daftar toko-toko yang terletak di daerah yang berdekatan. Setelah data tersebut terbentuk kemudian akan didistribusikan ke DPD masing-masing barang, dimana barang yang diminta toko akan memunculkan angka permintaan pada layar DPDnya. Hal ini membuat pekerjaan picker sangat efisien. Akan tetapi sistem DPS ini masih memiliki kekurangan yaitu jika DPD suatu item rusak, maka DC akan kesulitan dalam menentukan jumlah yang dipesan atas item tersebut oleh setiap toko. Hal ini akan membuat kinerja DC menjadi terhambat. Seharusnya DC memiliki bagian IT yang dapat segera memperbaiki jika terdapat DPD yang rusak. Hal ini disebabkan karena DC tidak memiliki bagian IT sendiri, dimana IT berada di kantor pusat sehingga menyebabkan penanganan terhadap DPD yang rusak akan memakan waktu. Hal ini akan mengakibatkan kinerja picking yang tidak efisien. Rekomendasi penulis yaitu DC harus memiliki bagian IT sendiri untuk memudahkan penanganan terhadap alat-alat IT yang terdapat di DC. DC juga harus melakukan maintenance secara rutin dengan periode yang lebih singkat. Hal ini dapat dilakukan agar DC bisa mendeteksi adanya kerusakan terhadap DPD lebih cepat. 15
3. Informasi dan komunikasi yang terjalin di DC Saat ini informasi dan komunikasi yang terjalin di DC sudah cukup baik, dimana data dapat dengan mudah diakses oleh karyawan yang berwenang. Hal ini membuat akses informasi menjadi mudah sehingga kinerja karyawan menjadi lebih efektif. Pembuatan dokumen juga dapat dengan mudah dilakukan secara komputerisasi sehingga lebih efisien dan efektif dibandingkan secara manual. Seperti pembuatan Bukti Penerimaan Barang, Permintaan Barang, Nota Retur Barang, dan sebagainya. Hal ini merupakan kelebihan DC dalam sistem informasi dan komunikasi. Komunikasi manager dengan para karyawan juga baik dilihat manager selalu berinteraksi setiap hari dengan karyawan baik dalam rapat maupun dalam percakapan sehari-hari. Karyawan juga dapat menanyakan hal-hal pekerjaan dengan terbuka dengan manager.
IV.1.4 Aktivitas Pengendalian 1. Pemisahan Tugas dan Wewenang Pemisahan tugas dan wewenang dalam proses pengelolaan persediaan di DC sudah berjalan baik. Hal ini dapat dilihat dari tidak adanya pekerjaan yang rangkap oleh satu orang atau bagian yang sama. Tiap karyawan telah memiliki Job Description secara terpisah, seperti misalnya karyawan bagian penerimaan (receiving) tidak sama dengan karyawan bagian pengiriman (issuing). Hal ini memberikan pengendalian yang efektif atas faktor Segregation of Duties. Kemudian fungsi operasi dan penyimpanan telah terpisah dari fungsi akuntansi dimana fungsi akuntansi berada di bawah kantor cabang sehingga terpisah dari DC, DC hanya bertanggung jawab penuh terhadap kegiatan operasional. DC 16
tidak berhubungan langsung dengan supplier sehingga dapat mengurangi resiko perusahaan. Prosedur pemisahan tugas dan wewenang ini sesuai dengan komponen pengendalian intern menurut COSO yaitu pemisahan tugas dan wewenang. 2. Prosedur dokumen yang digunakan Dokumen-dokumen yang digunakan oleh PT. IMP tersebut secara umum memiliki beberapa kelebihan yaitu: a. Perusahaan telah menggunakan pre-numbered form. Dokumen dengan nomor urut tercetak merupakan salah satu poin penting dalam pengendalian intern perusahaan. Pre-numbered form telah digunakan untuk dokumen seperti Purchase Order, Permintaan Barang, Bukti Penerimaan Barang, Nota Pengiriman Barang, Nota Retur Barang. Hal ini mencegah terjadinya penggandaan maupun pemalsuan dokumen yang tidak diotorisasi serta memudahkan penelusuran kembali atas dokumen tersebut. b. Perusahaan telah menggunakan sistem yang computerized untuk mencetak formulir. Formulir-formulir seperti kartu stok, nota retur barang, permintaan barang telah dicetak secara komputerisasi sehingga meminimalkan resiko kesalahan pencatatan oleh karyawan/human error. c.
Terdapat otorisasi yang jelas di setiap dokumen. Terdapat kolom tanda tangan yang jelas di setiap formulir, sehingga otorisasi atas dokumen dapat secara mudah diketahui.
d. DC memiliki laporan rekapitulasi atas jumlah stok persediaan, rekapitulasi atas jumlah permintaan barang, rekapitulasi atas jumlah barang yang di retur. 17
Selain kelebihan-kelebihan di atas juga terdapat beberapa kelemahankelemahan yang diidentifikasi penulis yaitu: a.
Kurangnya rangkap BPB (Bukti Penerimaan Barang) yang dicetak oleh admin bagian receiving sebagai bukti telah diterimanya barang oleh bagian receiving. Seharusnya copy BPB juga harus dikirim ke bagian Merchandising (MD) atau accounting cabang sebagai dasar untuk melakukan proses pembayaran kepada supplier. Hal ini sesuai dengan komponen pengendalian intern yaitu prosedur dokumen. Hal ini disebabkan manajemen melakukan proses pembayaran berdasarkan BPB yang di bawa supplier saat mengirim invoice. Akibatnya bisa terjadi kesalahan pembayaran terhadap supplier karena keliru atau pemalsuan BPB.
3. Kebijakan retur Kebijakan retur untuk barang yang rusak terhadap supplier sudah cukup baik, dimana DC menetapkan setiap supplier yang datang untuk mengirimkan barang diharuskan mengambil barang retur yang ditujukan terhadap supplier tersebut, sebelum supplier menerima Bukti Penerimaan Barang atas barang yang dikirimkannya. Hal ini memberikan pengendalian yang efektif terhadap barang retur agar dapat langsung diretur kepada supplier yang bersangkutan dan meminimalkan resiko kecurangan karyawan saat mengantarkan barang retur terhadap supplier. Hal tersebut sesuai dengan komponen pengendalian intern menurut COSO yaitu aktivitas pengendalian. Kebijakan retur dari toko/gerai ke DC telah cukup baik, dimana telah terdapat dokumen pendukung yaitu Nota Retur barang yang diletakkan ke dalam kontainer beserta barang retur tersebut, sehingga driver tidak mengetahui isi 18
kontainer tersebut. Hal ini telah sesuai dengan komponen pengendalian intern menurut COSO yaitu aktivitas pengendalian. 4. Perusahaan telah memiliki daftar rekanan supplier Proses pembelian yang baik adalah pembelian yang dilakukan kepada supplier yang telah memiliki catatan (record) yang baik. Dalam hal ini, perusahaan telah memiliki daftar rekanan supplier sehingga service level supplier dapat diukur berdasarkan kemampuan supplier dalam memenuhi permintaan barang perusahaan. Service level supplier dilaporkan dalam laporan service level supplier. Penulis juga mengidentifikasi adanya kekurangan manajemen dalam mengelola laporan service level supplier, dimana DC hanya mengukur service level supplier berdasarkan kemampuan supplier dalam memenuhi jumlah kuantitas permintaan DC. Sedangkan waktu pemenuhan atau pengiriman barang dari supplier tidak diukur. Seharusnya service level supplier tidak hanya mengukur jumlah kuantitas pemenuhan supplier saja, namun juga ketepatan waktu pemenuhan. Hal ini disebabkan adanya ketergantungan DC terhadap supplier sehingga DC tidak bisa memberikan tindakan tegas terhadap supplier yang waktu pengirimannya telat. Akibatnya DC sering kehabisan stok atas barang yang pengirimannya terlambat. Rekomendasi penulis yaitu DC melakukan antisipasi terhadap supplier yang waktu pengirimannya sering terlambat, sehingga dapat dilakukan permintaan pembelian sebelum waktunya pemesanan atau memesan dengan jumlah yang lebih besar untuk menghindari resiko kosongnya stok saat menunggu pengiriman supplier. 19
5. Pengendalian fisik Pengendalian secara fisik atas persediaan sudah cukup baik dimana aktivitas pengendalian yang dilakukan yaitu: a.
Adanya aktivitas check body (pemeriksaan fisik) setiap akan meninggalkan gedung DC atau pertukaran shift kerja. Hal ini menghindari resiko pencurian barang di gudang oleh karyawan.
b. Lalu ada kamera CCTV yang secara rutin memantau kegiatan proses warehousing sehingga dapat mengawasi kegiatan para karyawan saat bekerja. Hal ini untuk menghindari resiko pencurian barang ataupun pelaksanaan tugas secara tidak bertanggungjawab. c.
DC melakukan permintaan barang berdasarkan Persediaan Kuantitas Maksimal (PKM). DC melakukan permintaan barang ke supplier setiap hari berdasarkan Persediaan Kuantitas Maksimal (PKM), dimana hal ini merupakan kebaikan DC. Setiap hari jumlah barang yang keluar per item akan di rekapitulasi sehingga keesokkan hari permintaan barang akan dibuat berdasarkan jumlah barang keluar atau harus memenuhi Persediaan Kuantitas Maksimal (PKM). Hal ini dapat menghindari terjadinya kosongnya stok DC.
d. Telah terdapat pencocokan fisik secara periodik Stock opname (pemeriksaan fisik) dilakukan secara rutin oleh staf yang selalu ditukar, sehingga memberikan pengendalian yang lebih baik. Stock opname dilakukan untuk mengupdate data persediaan perusahaan sehingga jumlah persediaan secara database dan fisik adalah sama.
20
e.
Metode persediaan yang digunakan yaitu metode FIFO Metode pengeluaran barang dari gudang berdasarkan metode FIFO (First In First Out) yaitu barang yang masuk di gudang terlebih dahulu akan keluar terlebih dahulu, sehingga persediaan yang masih ada di gudang dianggap berasal dari pembelian barang terakhir. Hal ini juga menjadi pengendalian terhadap tanggal expired persediaan, dimana barang dengan tanggal expired lebih dulu akan keluar dari gudang lebih dulu.
f.
Terdapat Safety Stock di display Safety stock untuk barang-barang yang di display sebesar 20% sehingga jika barang yang berada di display kurang dari 20% akan muncul permintaan pada layar brecket untuk didistribusikan atas barang tersebut. Safety stock berfungsi sebagai pengendalian atas barang sehingga tidak terjadi stok kosong.
g. Ruang barang persediaan terpisah sesuai kebutuhan Ruang barang dipisah-pisah sesuai kebutuhan seperti ruang untuk cokelat, dimana ruangan tersebut harus bersuhu rendah untuk tetap menjaga kualitas cokelat. Lalu persediaan dalam bentuk coly dan pieces dipisah, dimana dalam bentuk pieces akan ditaruh di display. Hal ini akan memudahkan dalam pengambilan barang dalam proses picking, sehingga kinerja karyawan menjadi lebih efisien dan efektif. h. Telah terdapat job rotation Perputaran jabatan dapat dilakukan antara para karyawan gudang secara rutin, seperti antara scanner dengan picker. Perputaran jabatan yang dilaksanakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam 21
melaksanakan tugasnya, sehingga persengkongkolan di antara mereka dapat dihindari. Namun
penulis
juga
mengidentifikasikan
beberapa
kekurangan-
kekurangan yang terdapat atas pengendalian fisik DC yaitu: a. Adanya barang hilang di gudang Terdapat beban barang hilang yang cukup banyak di DC setiap bulannya. Seharusnya beban barang hilang dapat diminimalkan atau dihilangkan untuk menghindari kerugian perusahaan. Barang yang hilang dari gudang dapat disebabkan bermacam-macam hal seperti: human error (kesalahan karyawan yang tidak di sengaja), bagian receiving yang salah menghitung saat menerima barang datang karena padatnya lalu lintas barang datang di gudang. DC menjawab proforma toko atas barang retur dari toko namun barang retur tidak dikirim toko. Kemudian dapat terjadi kesalahan stock opname karena barang tidak diletakkan pada raknya, sehingga saat dibandingkan oleh admin dengan database terdapat selisih yang dimasukkan ke dalam beban barang hilang. Hal-hal tersebut akan mengakibatkan beban barang hilang DC tinggi. Rekomendasi penulis yaitu DC tidak perlu menjawab proforma dari toko sebelum terdapat NRB yang telah ditandatangani oleh officer retur. Hal ini untuk menghindari adanya proforma yang terjawab sebelum barang diterima oleh DC. DC juga bisa menambah karyawan bagian checker warehouse yang akan memeriksa kembali barang yang telah diterima oleh officer receiving sehingga double check lebih efektif.
22
b. Kosongnya stok Distribution Centre (DC) Hal ini sangat penting mengingat PT. IMP merupakan perusahaan retail, dimana
pemasukan
utamanya
berasal
dari
kemampuan
perusahaan
mensupply kebutuhan konsumen melalui gerai-gerainya. Jika stock di DC kosong, maka gerai-gerai akan kehabisan barang yang seharusnya dijual ke konsumen yang secara tidak langsung akan mengakibatkan kerugian perusahaan. Penyebabnya antara lain yaitu: 1. Supplier terlambat mengirimkan barang Seharusnya supplier mengirimkan barang sesuai dengan ketentuan tanggal pengiriman di PO. Hal ini dapat mengakibatkan kosongnya persediaan DC atas barang tersebut, sehingga tidak dapat didistribusikan ke gerai yang melakukan permintaan. Rekomendasi penulis yaitu DC menegaskan pentingnya tanggal pengiriman kepada supplier dan jika record supplier tersebut buruk dalam waktu pengiriman, DC dapat melakukan permintaan sebelum mendekati batas safety stock atau melakukan permintaan dengan jumlah lebih besar. 2. Persediaan Kuantitas Maksimal (PKM) Distribution Centre untuk barang baru kecil DC menerapkan PKM (Persediaan Kuantitas Maksimal) yang kecil terhadap produk baru. Hal ini dikarenakan DC belum mengetahui tren permintaan toko atas barang tersebut. Jika barang baru tersebut laku dan banyak peminatnya, toko akan melakukan permintaan ke DC sehingga DC belum sempat melakukan permintaan kembali ke supplier atau 23
sedang dalam lead time/waktu tunggu. Sehingga stok di DC akan kosong untuk produk tersebut karena banyaknya permintaan dari toko. Penulis merekomendasikan agar DC lebih cepat tanggap terhadap penjualan produk baru, sehingga dapat lebih cepat melakukan permintaan barang dan menaikkan jumlah Persediaan Kuantitas Maksimal (PKM) atas produk baru tersebut. 3. Ada item promosi sehingga permintaan melonjak Item promosi biasanya memang digemari dan laku di toko, sehingga permintaan toko naik seiring melonjaknya penjualan toko. Kenaikan permintaan toko tidak dapat dipenuhi oleh DC, sehingga menyebabkan kosongnya persediaan DC. Hal ini disebabkan DC tidak meningkatkan stok atas barang promosi tersebut, sehingga pengeluaran persediaan dengan penerimaan persediaan DC tidak seimbang. Seharusnya DC dapat mengantisipasi adanya kenaikan permintaan atas item promosi. Penulis merekomendasikan DC untuk meningkatkan persediaan DC atas barang/item promosi untuk mengantisipasi kenaikan permintaan toko. 4. Service level supplier kurang baik Service level supplier dalam pemenuhan permintaan barang DC diharapkan 100%. Namun supplier tidak selalu mengirimkan barang sejumlah yang tertera di PO. Hal ini disebabkan kemampuan supplier dalam memproduksi atau distribusi barang sesuai pesanan kurang baik. Hal tersebut mengakibatkan jumlah yang dipesan DC tidak terpenuhi sehingga persediaan DC menjadi berkurang. Dengan permintaan toko 24
yang rutin setiap hari maka dapat menyebabkan kosongnya persediaan DC atas barang tersebut. Rekomendasi penulis yaitu DC dapat melakukan permintaan atas barang tersebut dengan kuantitas yang lebih banyak untuk antisipasi tidak terpenuhinya jumlah permintaan. c. Terdapat barang rusak di gudang Kualitas persediaan juga menjadi perhatian yang penting agar persediaan DC tetap memiliki nilai jual. Namun terdapat beberapa barang dengan kondisi tidak baik di DC. Seharusnya karyawan menjaga kondisi persediaan agar tetap baik sehingga tetap layak dijual. Barang rusak dapat terjadi ketika penanganan karyawan atas barang persediaan kurang baik, seperti melempar/membanting barang yang mudah pecah. Human error juga berperan seperti karyawan yang tanpa sengaja menjatuhkan barang yang mudah pecah dan bagian receiving yang tidak memperhatikan kualitas barang yang diterima. Hal ini dapat mengakibatkan kerugian perusahaan karena menurunnya nilai persediaan DC atas barang yang rusak dan meningkatnya beban barang hilang. Rekomendasi penulis yaitu karyawan diberitahukan tentang larangan membanting ataupun melempar barang di DC. Jika terjadi pelanggaran dan menyebabkan barang rusak, karyawan yang bersangkutan harus mengganti biaya kerugian DC. Bagian receiving dan checker warehouse juga dapat dihimbau untuk memperhatikan juga kualitas barang yang diterima, bukan hanya kuantitas.
25
d. Terdapat item mati di gudang (item promotional) Item-item promotional antara lain seperti item promosi lebaran, imlek, atau natal. Seharusnya DC tidak memiliki lagi persediaan atas item-item promotional yang telah lewat periodenya. Namun item-item yang menjadi sisa dari toko akan diretur oleh toko kemudian menumpuk di gudang tanpa bisa digunakan lagi. Hal ini membuat ruang penyimpanan atas item tersebut menjadi tidak efektif. Rekomendasi penulis yaitu toko dapat mengadakan penjualan secara murah atas barang-barang promo yang telah lewat periode promonya tersebut sehingga tidak perlu diretur ke DC lagi. Hal ini akan membuat ruang penyimpanan DC lebih efektif. e. CCTV tidak dipasang di gudang bagian bulky CCTV digunakan agar dapat mengawasi kegiatan operasional DC dan mengawasi kinerja karyawan. CCTV seharusnya tidak hanya dipasang pada bagian display saja, namun juga untuk bagian bulky. CCTV yang hanya dipasang di bagian display saat picking dengan asumsi bahwa picking merupakan proses yang rentan kecurangan. Namun di bagian bulky tidak dipasang CCTV karena manajemen berpikir bahwa barang yang masih berupa satu kardus utuh tidak mungkin hilang. Akan tetapi terdapat kasus barang yang dikirim tidak sesuai permintaan dalam bentuk bulky. Jika DC tidak memasang CCTV di bagian bulky maka proforma yang diajukan gerai akan menjadi beban DC tanpa ada pengecekan melalui CCTV. Rekomendasi penulis yaitu DC dapat memasang kamera CCTV juga pada bagian scanner bulky agar dapat dilakukan pengecekan atas proforma toko. 26
f. Kurangnya ruang penyimpanan barang Seiring meningkatnya permintaan toko, permintaan barang DC juga meningkat, sehingga ruang penyimpanan pun berkurang. Seharusnya ruang penyimpanan ditambah atau diperbesar sesuai meningkatnya permintaan DC. Hal ini disebabkan kurangnya perhatian manajemen dan sibuknya arus lalu lintas DC setiap hari, sehingga mengakibatkan ruang penyimpanan DC berkurang. Hal ini akan berdampak negatif bagi DC selain penyimpanan barang akan berantakan, officer SLP juga akan meletakan barang tidak pada tempat yang seharusnya di rak penyimpanan, karena kurangnya ruang penyimpanan, sehingga saat melakukan stock opname karyawan akan kesulitan menghitung jumlah fisik barang. Penulis
merekomendasikan
agar
manajemen
menambah
ruang
penyimpanan DC agar kebutuhan ruang DC tercukupi. Hal ini juga menghindari kesalahan pendataan jumlah fisik barang. 6.
Pengendalian prosedur pengelolaan persediaan a. Prosedur PO 2 minggu PO yang dikirimkan dari MD ke supplier memiliki masa aktif selama 2 minggu terhitung dari hari dikeluarkannya PO tersebut. Jika supplier tidak melakukan pengiriman dalam jangka waktu tersebut, maka PO akan menjadi tidak valid atau mati. Hal ini memberikan pengendalian terhadap waktu pengiriman dari supplier agar tidak terlambat yang dapat menyebabkan kosongnya stok di DC.
27
b. Prosedur atas permintaan barang oleh DC sudah cukup baik Dikarenakan bagian pembelian dilakukan oleh bagian MD yang terpisah dari DC, sehingga DC tidak berhubungan langsung dengan supplier. Hal ini cukup baik dalam langkah mencegah terjadinya fraud dalam proses pembelian barang. Setiap hari PB akan dicetak DC berdasarkan jumlah persediaan yang dibutuhkan dan kemudian akan direview DC Manager untuk memastikan jumlah PB sudah sesuai kebutuhan. c.
Dalam proses receiving dicocokan dengan PO, faktur surat jalan, dan jumlah fisik barang yang dikirim. Dalam proses receiving, admin akan memeriksa PO yang dibawa dari pihak supplier apakah masih aktif dan terdata dalam sistem. Jika cocok, admin akan memeriksa PO dengan faktur surat jalan yang dibawa apakah terdapat perbedaan. Jika ada perbedaan seperti kuantitas yang berkurang, admin akan update data di sistem. Kemudian officer receiving akan memeriksa jumlah fisik barang dengan PO yang telah update dari admin menggunakan handheld, sehingga double check.
d. Dalam proses scanning terdapat CCTV Di bagian scanner terdapat kamera CCTV yang secara rutin memantau kegiatan proses scanning, sehingga jika terdapat proforma dari toko, DC dapat menyelidiki hal tersebut dari rekaman CCTV. Hal ini sebagai pengendalian atas barang yang kurang kirim ke toko dan beban barang hilang DC. Namun penulis juga mengidentifikasikan beberapa kekurangan yang terdapat atas prosedur warehousing DC yaitu: 28
a.
Belum ada SOP tertulis SOP secara tertulis penting sebagai pedoman karyawan yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan karyawan untuk mencapai standarisasi proses yang diinginkan oleh perusahaan. SOP penting karena salah satu komponen untuk menjalankan perusahaan secara efektif adalah sistem. Dengan sistem yang baik, (termasuk SOP) maka terhindarlah penafsiran secara pribadi dan one man show. Hal ini juga dapat meningkatkan kinerja karyawan secara efektif. SOP juga merupakan alat komunikasi yang efektif antara top management, pelaksana dan pengawas. Jadi tidak ada saling menyalahkan karena SOP yang sudah jelas dan tertulis. Namun di DC belum terdapat SOP secara tertulis. Hal ini disebabkan karena perusahaan berpikir bahwa pemberitahuan secara lisan kepada karyawan lebih efektif daripada secara tertulis. Hal tersebut dapat mengakibatkan kinerja karyawan yang tidak efektif karena tidak mengetahui secara jelas bagaimana cara prosedur pelaksanaan tugas dan kewajiban karyawan. Selain itu bisa terjadi salah penafsiran atas prosedur kerja karyawan secara pribadi. Jadi rekomendasi penulis yaitu DC membuat SOP tertulis yang bisa dibaca dengan mudah oleh seluruh karyawan yang bersangkutan. DC juga dapat membuat flowchart agar alur pekerjaan serta prosedur dapat lebih mudah dipahami karena dalam bentuk gambar.
b. Tidak ada job description secara tertulis Perusahaan tidak memiliki job description secara tertulis terhadap karyawan. Job description secara tertulis penting sebagai uraian tanggung jawab karyawan
dalam
melakukan
tugasnya.
Jadi
perusahaan
hanya 29
memberitahukan kepada karyawan tugas yang harus dikerjakan dan tanggung jawab mereka secara lisan. Hal ini dapat menyebabkan penghindaran tanggung jawab atau perebutan tanggung jawab yang mengakibatkan aktivitas karyawan menjadi tidak efektif. Penulis merekomendasikan agar DC membuat job description secara tertulis untuk masing-masing bagian pekerjaan yang terdapat dalam DC. c. Overtime karyawan Terkait dengan target “One Day Service” maka saat waktu picking menjadi lebih lama dari target karena adanya lonjakan permintaan ataupun kinerja karyawan yang lambat, secara tidak langsung akan menimbulkan overtime karyawan/lembur. Hal tersebut dilakukan agar target “One Day Service” dapat tercapai. Masalah overtime tersebut akan berdampak pada biaya gaji karyawan yang membengkak sehingga menimbulkan inefficiency. Penulis merekomendasikan agar manager DC dapat melakukan tindakan antisipasi terhadap lonjakan sales seperti beberapa saat sebelum hari raya ataupun hari besar agama. Tindakan antisipasi berupa peningkatan jumlah stok di toko dan di DC atas item-item yang biasanya mengalami lonjakan sales pada hari raya. Sehingga jauh-jauh hari DC telah mempersiapkan jumlah persediaan yang akan disupply berdasarkan data penjualan tahun sebelumnya. Hal ini akan membuat karyawan tidak perlu lembur pada saatsaat terjadi lonjakan sales sehingga lebih efisien.
30
IV.1.5 Aktivitas Pemantauan / Controlling 1. Verifikasi Antar Bagian Kegiatan pemantauan di DC sudah cukup baik, dimana terdapat bagian lain yang dapat memonitor kinerja suatu bagian. Seperti setiap beberapa line dipantau oleh kepala zona yang bertanggung jawab untuk memastikan kinerja karyawan tetap stabil sehingga target ”one day service” dapat tercapai. Kemudian para kepala zona juga dipantau oleh clerk floor yang bertugas menjaga kecepatan picking seluruh line dan terdapat warehouse supervisor yang bertugas memantau seluruh kegiatan warehousing di DC. Selain itu checker bagian warehousing juga dapat memantau kinerja officer bagian receving saat menerima barang masuk dengan memastikan jumlah yang diterima sama dengan yang terdapat pada sticker SLP. Hal ini merupakan kebaikan DC dalam sistem pemantauannya. 2. Pemantauan oleh manager DC Manager DC melakukan pemantauan atas keluar masuknya barang di DC setiap hari. Selain itu manager juga mereview setiap permintaan barang ke MD yang dilakukan DC setiap harinya. Manager juga memantau kondisi gudang secara rutin, seperti mengontrol barang yang menumpuk dipinggir-pinggir ruangan agar tidak menghalangi kegiatan warehousing. Hal ini merupakan salah satu kebaikan kegiatan pemantauan DC. 3. Telah adanya internal audit Internal audit membantu perusahaan dalam memberikan keyakinan yang memadai bahwa pelaksanaan kegiatan operasional DC telah sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang berlaku. Selain itu juga untuk memastikan keamanan aset perusahaan dan adanya perbaikan- perbaikan dari waktu ke waktu 31
secara rutin. Audit cabang dilakukan rutin dengan jadwal mendadak sehingga audit lebih efektif. Kemudian juga terdapat audit dari kantor pusat secara rutin dan audit eksternal setiap tahun. Hal ini memberikan nilai lebih dalam kegiatan pemantauan perusahaan. 4.
Service Level supplier Service level supplier digunakan sebagai kegiatan pemantauan atas kompetensi supplier dalam memenuhi kebutuhan DC. Hal ini diperlukan agar dapat memantau arus barang masuk dan keluar DC, sehingga DC dapat menilai dan memutuskan apakah diperlukan barang substitusi dengan merek lain dari supplier lain untuk memenuhi permintaan customer. Namun penulis juga mengidentifikasi adanya kelemahan yaitu: a. Services Level supplier yang buruk tidak dikenakan tindakan yang tegas Services Level supplier hanya diukur dari kemampuan supplier dalam memenuhi permintaan DC berdasarkan kuantitas tidak bedasarkan ketepatan waktu. Jadi jika PO telah mati karena batas waktu pengiriman barang oleh supplier telah lewat, MD hanya akan mengirim PO kembali untuk mengganti PO yang telah mati tersebut. Jika service level supplier buruk karena tidak mampu memenuhi permintaan DC, supplier hanya akan ditegur tanpa ada tindakan yang tegas. Seharusnya jika supplier memiliki service level yang buruk, pihak MD harus memberikan tindakan yang tegas seperti penahanan pembayaran terhadap supplier atau bahkan pemutusan hubungan kerja. Hal ini disebabkan DC terlalu bergantung dengan supplier yang mereknya sudah dikenal masyarakat. Hal ini akan mengakibatkan DC tidak memiliki kontrol atas pengiriman supplier dan sistem persediaan DC menjadi tidak efektif. 32
Penulis merekomendasikan agar DC selain mengukur kemampuan supplier dalam memenuhi permintaan barang DC berdasarkan kuantitas, namun juga berdasarkan waktu pemenuhannya. Sehingga services level supplier dapat lebih efektif dalam upaya memantau kompetensi supplier. Juga diberikan tindakan tegas atas services level supplier yang buruk, dapat berupa teguran, penundaan pembayaran atau bahkan pemutusan hubungan kerja. 5. Belum ada indeks penilaian kinerja karyawan Setelah karyawan diterima, ditempatkan dan dipekerjakan maka tugas seorang manajer selanjutnya adalah melakukan penilaian prestasi atas para karyawan. Penilaian prestasi karyawan mutlak harus dilakukan untuk mengetahui prestasi yang dapat dicapai setiap karyawan, apakah prestasi yang dicapai setiap karyawan baik, sedang, atau kurang. Hal ini disebabkan manajemen tidak memperhatikan dan mengukur kinerja karyawan secara individu dan tidak ada bonus/reward terhadap karyawan yang kinerjanya bagus. Akibatnya perusahaan tidak memiliki record kinerja karyawan dan seberapa baik kualitas karyawan. Penulis merekomendasikan agar manajemen membuat indeks kinerja karyawan yang akan direview oleh atasan atau kepala bagian masing-masing. Hal ini dilakukan agar perusahaan dapat memantau kinerja para karyawan dan memiliki dasar untuk melakukan promosi karyawan ataupun pemberian bonus.
33
