EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL SIKLUS PEMBELIAN DAN PENJUALAN PADA PD. GLOBE STATIONERY Abraham Dwitama Wijaya Putra BINUS University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11530 Telp. (62-21) 535 0660 Fax. (62-21) 535 0644
[email protected] Dosen Pembimbing: Drs. Hery Gunawan, M.M.
ABSTRACT
The purpose of this research is to know about how far the application of internal control of purchase and sales cycle that has been applied by the enterprise, and to give recommendation to improve the internal control system in PD. Globe Stationery. The research method that used in this research is descriptive qualitative method. This method tries to explain characteristics of an object which in this research is internal control. Overall, internal control system in PD. Globe Stationery assessed as not sufficient. This is because there is still many weaknesses that has been found in the internal control, including not using computer system for the transactions and there are still lacks of segregation of duties. From the evaluation results, enterprise is recommended to recruit new employees so the employees can have their own function and enterprise is also recommended to use computer system for inventory stock recording and transactions. ADWP Keywords: Internal control, purchase cycle, sales cycle
ABSTRAK
Tujuan penelitian adalah mengetahui sejauh mana penerapan pengendalian internal siklus pembelian dan penjualan yang telah diterapkan oleh perusahaan, dan memberikan rekomendasi untuk memperbaiki sistem pengendalian internal di PD. Globe Stationery. Metode penelitian yang digunakan pada penelitian ini adalah metode deskriptif kualitatif. Metode ini mencoba menjelaskan karakteristik dari suatu objek yang dalam penelitian ini merupakan pengendalian internal. Secara keseluruhan, sistem pengendalian internal dalam PD. Globe Stationery dinilai belum memadai. Hal ini disebabkan masih banyaknya kelemahan pengendalian internal yang dijumpai, di antaranya belum menggunakan sistem komputer untuk transaksinya dan masih banyaknya perangkapan tugas. Dari hasil evaluasi, disarankan agar perusahaan merekrut karyawan-karyawan baru sehingga para karyawan memiliki fungsinya masing-masing dan disarankan agar perusahaan menggunakan sistem komputer untuk pencatatan persediaan barang dan transaksi. ADWP Kata Kunci: Pengendalian internal, siklus pembelian, siklus penjualan
PENDAHULUAN Kecurangan dapat berbentuk berbagai macam hal seperti korupsi, penggelapan dan penipuan. Salah satu bentuk kecurangan yang banyak dihadapi oleh perusahaan-perusahaan dagang adalah pencurian barang dagang dengan cara mengambil secara diam-diam. Kecurangan ini dapat dilakukan oleh pengunjung toko maupun oleh karyawan dari dalam perusahaan yang bersangkutan. Ini merupakan masalah yang besar bagi perusahaan-perusahaan dagang karena sebagian besar aset perusahaan merupakan persediaan barang dagang, sehingga apabila kecurangan semacam ini tidak terdeteksi dan/atau ditindaklanjuti, perusahaan akan mengalami kerugian yang besar. Peranan sistem pengendalian internal sangat berpengaruh pada besar kecilnya kemungkinan terjadinya kecurangan di dalam suatu perusahaan. Sistem pengendalian internal yang belum diterapkan dengan baik dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan akibat pencurian. Oleh karena itu diharapkan dengan mengevaluasi sistem pengendalian internal di perusahaan, dapat mengurangi kemungkinan terjadinya pencurian yang merugikan perusahaan. Penelitian ini akan meneliti sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan barang, yaitu PD. Globe Stationery. Salah satu kelemahan perusahaan ini adalah belum ada sistem pencatatan persediaan barang dagang secara baku sehingga kemungkinan terjadinya pencurian cukup besar, padahal nilai persediaan barang dagang di perusahaan ini besar dan aktivitas keluar masuk barang cukup tinggi. Banyak juga barang-barang kecil yang bernilai tinggi seperi Flash Disk, tinta printer dan pulpen bermerek mahal yang mudah sekali diambil dan disembunyikan, sehingga memperbesar kemungkinan pencurian. Maka dari itu, penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi sistem pengendalian perusahaan atas siklus pembelian dan penjualan guna melindungi aset perusahaan. Dan dari hasil evaluasi tersebut diharapkan dapat diketahui gambaran pengendalian internal yang ada di perusahaan ini untuk meningkatkan pengendalian internal. Berdasarkan uraian di atas, topik yang akan diambil pada penelitian ini adalah mengenai pengendalian internal, dengan judul: "EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL SIKLUS PEMBELIAN DAN PENJUALAN PADA PD. GLOBE STATIONERY.” Pada tahun 2011, Heny Kurniawati menulis jurnal yang berjudul “Sistem Pengendalian Intern pada Perusahaan Kecil dan Menengah”. Jurnal ini membahas mengenai bagaimana penerapan sistem pengendalian intern pada perusahaan kecil dan menengah, apa karakteristik dan kelemahan pengendalian serta kekuatan pengendalian intern pada perusahaan-perusahaan tersebut. Hasil penelitian menunjukkan bahwa karakteristik perusahaan kecil dan menengah berpengaruh terhadap kelemahan dan kekuatan pengendalian intern perusahaan tersebut. Dari penelitian tersebut, dikembangkan lebih spesifik lagi untuk mengevaluasi suatu perusahaan menengah, yaitu PD. Globe Stationery, yang dibahas dalam skripsi ini. Penelitian ini hanya berfokus pada satu perusahaan, dan mencoba menilai kelemahan dan kekuatan pengendalian internal perusahaan tersebut. Selain itu, pada tahun 2013, Aries Wicaksono menulis jurnal yang berjudul “Evaluasi Pengendalian Internal Siklus Pendapatan pada PT X”. Jurnal tersebut membahas mengenai evaluasi penerapan pengendalian internal dalam siklus pendapatan, dan identifikasi atas kelemahan dan keterbatasan pengendalian internal PT X. Hasil yang diperoleh adalah pengendalian internal dalam siklus pendapatan yang diterapkan perusahaan pada umumnya sudah cukup baik, meskipun masih terdapat beberapa kelemahan pada pengendalian internal di PT X. Siklus pendapatan yang dibahas dalam jurnal tersebut berkaitan dengan siklus penjualan yang dibahas dalam skripsi ini. Dalam penelitian tersebut, perusahaan yang diteliti, yaitu PT X, sudah memiliki pengendalian internal yang cukup baik. Namun dalam penelitian yang dibahas dalam skripsi ini, pengendalian internal perusahaan yang diteliti, yaitu PD. Globe Stationery, dinilai masih kurang baik karena banyak terjadinya kasus pencurian di perusahaan ini. Diharapkan dengan penelitian kali ini, dapat lebih menjelaskan aspekaspek penting dalam pengendalian internal di perusahaan. Rumusan masalah yang akan diteliti dan diidentifikasi pada PD. Globe Stationery adalah sebagai berikut: 1. Apakah perusahaan telah memiliki sistem pengendalian internal yang baik? 2. Apakah pengendalian internal telah diterapkan dengan baik? 3. Bagaimanakah sistem pengendalian internal yang baik dan tepat untuk perusahaan?
1. 2. 3.
Tujuan penelitian ini antara lain: Mengetahui sejauh mana penerapan pengendalian internal siklus pembelian dan penjualan yang telah diterapkan oleh perusahaan Mengetahui apakah pengendalian internal yang diterapkan sudah berjalan dengan baik dan apakah masih ada kelemahan pada pengendalian internal perusahaan Memberikan rekomendasi untuk memperbaiki sistem pengendalian internal di PD. Globe Stationery
METODE PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan pada penelitian ini adalah metode deskriptif kualitatif. Metode ini mencoba menjelaskan karakteristik dari suatu objek yang dalam penelitian ini merupakan pengendalian internal. Dengan metode ini, diharapkan dapat diperoleh gambaran mengenai pengendalian internal perusahaan dan dengan demikian pengendalian internal perusahaan dapat dievaluasi berdasarkan teori-teori yang ada dan standar-standar yang ingin dicapai. Pengumpulan data dilakukan dengan cara: a.
Observasi Observasi adalah penelitian dengan cara mengamati langsung proses bisnis sehari-hari dan kegiatan yang berkaitan dengan persediaan barang dagang di PD. Globe Stationery.
b.
Wawancara Wawancara dilakukan kepada manajemen perusahaan untuk mendapatkan data-data yang dibutuhkan.
c.
Kuesioner Teknik pengumpulan data dengan cara kuesioner adalah memberikan kuesioner yang berisi pilihan untuk diisi oleh manajemen perusahaan. Dari pilihan yang diisi, dapat diketahui apakah suatu pengendalian internal lemah atau tidak.
HASIL DAN BAHASAN Evaluasi pengendalian internal PD. Globe Stationery dilakukan berdasarkan pedoman dari COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission). COSO menjelaskan bahwa ada lima komponen pengendalian internal yang saling terkait yaitu lingkungan pengendalian, penilaian risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, dan pemantauan. Perincian evaluasi berdasarkan kelima komponen tersebut akan dijelaskan di bawah ini. 1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian mempengaruhi kesadaran para pegawai akan pentingnya pengendalian. Lingkungan pengendalian merupakan dasar dari komponen-komponen pengendalian internal lainnya, yang menyediakan kedisiplinan dan struktur. Lingkungan pengendalian terdiri dari beberapa faktor, di antaranya: 1. Integritas dan Nilai-nilai Etika Dalam hal nilai etika, pimpinan telah membuat etos kerja secara tertulis dan membagikannya kepada setiap pegawai. Etos kerja berisi kode-kode etik dalam bekerja di perusahaan ini. Dilihat dari sisi integritas, integritas para pegawai di perusahaan ini masih dinilai kurang karena tidak jarang pegawai datang terlambat. Ada beberapa pegawai yang memiliki pola pikir untuk masuk kerja tepat waktu atau terlambat sedikit namun ingin pulang kerja secepat-cepatnya. Dari situ dapat dinilai bahwa dedikasi para pegawai terhadap perusahaan masih kurang.
2. Komitmen terhadap Kompetensi Dalam hal kompetensi, kompetensi para pegawai di perusahaan ini dinilai cukup baik karena seluruh pegawai diharuskan memiliki pendidikan akhir minimal SMA. Hal ini dirasa cukup karena para pegawai di perusahaan ini tidak diharuskan untuk melakukan pekerjaan yang membutuhkan keahlian atau kepintaran khusus.
2. Penilaian Risiko Penilaian risiko adalah proses identifikasi, analisis, dan manajemen risiko-risiko yang dapat dihadapi perusahaan. Risiko dapat berasal dari dalam perusahaan (risiko internal) dan luar perusahaan (risiko eksternal). Beberapa risiko memang tidak dapat dihindari namun dapat diminimalkan. Perusahaan harus memiliki strategi untuk meminimalkan risiko-risiko yang tidak dapat dihindari dan strategi untuk mencegah risiko-risiko yang mungkin dihadapi. Risiko-risiko yang terdapat pada perusahaan ini antara lain: 1. Risiko Pencurian Perusahaan menghadapi risiko pencurian barang yang cukup besar. Pencurian dapat dilakukan oleh pengunjung toko maupun oleh karyawan perusahaan ini sendiri. Risiko pencurian besar karena pencuri potensial dapat mengambil barang yang kecil dan berharga dan menyimpannya tanpa diketahui orang lain. Barang-barang yang kecil dan berharga antara lain seperti flash disk, pulpen bermerek mahal, tinta printer, dan lain-lain. Metode yang digunakan perusahaan untuk menanggulangi risiko ini adalah pemasangan kamera-kamera CCTV di berbagai sudut ruangan, pengunjung toko dilarang masuk ke gudang, setiap akan pulang kerja tas dan barang bawaan lainnya milik pegawai diperiksa.
2. Risiko Human Error Risiko Human Error, atau kekeliruan yang disebabkan oleh manusia secara tidak sengaja, tidak dapat dihindari, namun dapat diminimalkan. Risiko Human Error yang dapat dijumpai di perusahaan ini antara lain adalah salah menentukan harga, pengirim barang ditilang karena tidak memakai helm, kecelakaan saat dalam perjalanan mengirim barang, dan sebagainya. Cara untuk meminimalkan risiko Human Error antara lain dengan memberikan pengarahan kepada para pegawai. Misalnya jika seorang pegawai raguragu dalam menentukan harga, sebaiknya ia bertanya kepada pegawai lain; saat mengirim barang memakai sepeda motor, pengirim barang harus memakai helm; pengendara sepeda motor dan mobil yang mengirim barang harus memiliki SIM yang sesuai dengan kendaraan yang dikendarainya dan harus berhati-hati dalam berkendara, dan sebagainya. 3. Risiko Penggantian Karyawan Kejujuran merupakan hal yang penting dalam bekerja di perusahaan ini. Personil-personil penting seperti kasir memegang peran yang penting dalam keuangan perusahaan, oleh karena itu karyawan yang telah dipercaya dapat memegang jabatan kasir. Namun ada kalanya kasir akan berhenti bekerja dan harus digantikan oleh orang lain. Jika terjadi demikian perusahaan harus menemukan orang yang tepat, yaitu orang yang jujur, untuk menjadi kasir baru. Risikonya adalah kasir yang baru merupakan orang yang tidak jujur. Dalam menanggulangi risiko ini, perusahaan memiliki kebijakan bahwa yang dapat memegang jabatan kasir adalah karyawan yang telah lama bekerja di PD. Globe Stationery. Selain itu karyawan juga dinilai perilakunya dalam bekerja
sehari-hari. Jika seorang karyawan dianggap jujur, maka ia dapat memegang jabatan kasir. 4. Risiko Kebakaran Perusahaan menghadapi risiko terjadinya kebakaran. Jika kebakaran terjadi, efeknya akan berat karena sebagian dari persediaan barang dagang perusahaan ini adalah kertas-kertas yang mudah terbakar. Selain itu banyak kemasan kardus yang mudah terbakar. Perusahaan belum memiliki prosedur untuk menanggulangi kebakaran. Rekomendasi yang diberikan adalah perusahaan sebaiknya menyediakan alat pemadam api ringan (APAR) untuk memadamkan api saat kebakaran terjadi. Selain itu juga memberikan arahan kepada karyawan tentang penggunaan APAR. Dengan menyediakan APAR, kebakaran dapat segera dihentikan sebelum menyebar ke area lain.
3. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian adalah kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur untuk memastikan bahwa amanat dari manajemen terlaksana dan untuk mencegah risiko-risiko yang dapat mengganggu pencapaian tujuan perusahaan. Aktivitas pengendalian berlaku bagi keseluruhan organisasi, pada setiap tingkat dan pada setiap fungsi. Aktivitas pengendalian terdiri dari beberapa aktivitas di antaranya: 1. Otorisasi dan Verifikasi Dalam segi otorisasi dan verifikasi, perusahaan masih memiliki beberapa kelemahan, di antaranya barang masuk yang tidak dicek lagi oleh pimpinan dan faktur langsung ditandatangani. Selain itu, kadang-kadang ada barang keluar dalam bentuk pak yang isinya tidak dicek lagi oleh pimpinan sehingga terdapat risiko barang di dalam pak tidak sesuai dengan kemasan paknya. Misalnya kardus map yang diisi dengan pensil bermerek mahal. Jika terjadi demikian, perusahaan akan mengalami kerugian karena harga map tidak sebanding dengan harga pensil bermerek mahal. Rekomendasi yang diberikan adalah sebaiknya pimpinan melakukan verifikasi dan pemeriksaan ketika barang masuk dan keluar.
2. Pemisahan Tugas Pemisahan tugas di perusahaan ini masih sangat kurang karena hampir seluruh pegawai memiliki dua fungsi atau lebih. Misalnya bagian gudang juga melakukan fungsi pengantaran barang, kasir kadang-kadang melakukan fungsi seorang pramuniaga, dan sebagainya. Hal ini memperbesar risiko kecurangan yang dapat dilakukan oleh individu-individu pegawai. Terjadinya perangkapan tugas seperti ini disebabkan oleh kurangnya personil pegawai dalam perusahaan, sehingga terpaksa suatu fungsi juga dikerjakan oleh orang dalam fungsi lain. Rekomendasi yang diberikan adalah sebaiknya perusahaan merekrut beberapa pegawai baru sehingga masing-masing pegawai memiliki fungsi yang terpisah. Pemisahan tugas perlu dilakukan terutama untuk fungsi-fungsi yang rentan akan terjadinya kecurangan apabila fungsi-fungsi tersebut digabung, di antaranya seperti fungsi gudang dan fungsi penjualan, fungsi penjualan dan fungsi penerimaan uang (kasir), fungsi penerima barang dan fungsi pemeriksa faktur.
3. Pengendalian Fisik Pengendalian fisik yang diterapkan oleh perusahaan adalah penggunaan kamera-kamera CCTV di berbagai sudut ruangan di perusahaan. Output dari kamera-kamera CCTV ditayangkan melalui televisi yang ada di ruang utama toko. Pimpinan mengawasi televisi tersebut secara real-time, namun pimpinan dan wakil pimpinan juga memiliki tugas lain yang membuat mereka sibuk sehingga tidak dapat terus memantau televisi. Untuk penerapan kamera CCTV di perusahaan, masih dinilai kurang efektif karena hanya diawasi secara real-time dan tidak dipantau lagi seusai jam kerja. Hal ini merupakan kelemahan pengendalian internal karena pimpinan dan wakil pimpinan tidak dapat terus mengawasi televisi di mana output dari kamera CCTV ditayangkan. Sebaiknya pimpinan melihat rekaman dari CCTV setidaknya seminggu sekali untuk mengetahui kejadian-kejadian yang terlewat. Dengan demikian pimpinan dan wakil pimpinan dapat mengetahui kelemahan-kelemahan perusahaan yang sebelumnya tidak terdeteksi.
4. Penilaian Kinerja Dari waktu ke waktu kinerja para pegawai dinilai oleh pimpinan dengan mendiskusikannya bersama dengan wakil pimpinan. Pimpinan dan wakil pimpinan mengawasi dan meneliti kinerja sehari-hari pegawai, dan dari situ dapat diketahui kekurangan dari para pegawai. Pegawai yang dianggap belum menjalankan tugasnya dengan maksimal diberi peringatan. Pegawai yang dianggap terlampau tidak kompeten meskipun telah diberi peringatan terpaksa diberhentikan. Salah satu contoh dari pegawai yang tidak kompeten adalah pegawai yang sering tidak masuk kerja.
4. Informasi dan Komunikasi Dalam segi informasi dan komunikasi, perusahaan ini dinilai masih kurang baik karena peran setiap individu dan tanggung jawab setiap individu belum dikomunikasikan secara jelas. Hal ini dikarenakan masih terdapatnya perangkapan tugas, sehingga satu orang dapat mengerjakan dua tugas atau lebih, dengan kata lain tidak ada job description yang jelas dan tertulis. Setiap beberapa waktu, diadakan briefing untuk para pegawai, misalnya pada saat akan masuk ke libur tahun ajaran baru. Briefing bertujuan untuk mengingatkan kembali para pegawai akan tanggung jawab mereka dan kode etik perusahaan. Namun briefing ini dianggap kurang efektif karena dilakukan sembari makan bersama, sehingga para pegawai kurang serius dalam mendengarkan arahan dari pimpinan.
5. Pemantauan Berikut adalah upaya pemantauan yang telah dilakukan perusahaan untuk mempertahankan kegiatan pengendalian internal: 1.
Sistem CCTV selalu diperiksa dari waktu ke waktu untuk memastikan bahwa sistem CCTV berfungsi dengan baik. Hal ini dilakukan dengan cara memeriksa setiap output dari dari kamera-kamera yang ada. Selain itu CCTV juga harus bisa diakses dari internet agar perusahaan dapat dipantau dari manapun oleh pimpinan.
2.
Pemberian peringatan secara lisan dan tertulis kepada karyawan yang kinerjanya kurang maksimal atau melanggar peraturan perusahaan. Karyawan sebisa mungkin tidak menganggur dan bermalas-malas saat toko sepi dari pengunjung, tidak ada barang masuk, atau tidak ada pesanan barang. Saat tidak ada kegiatan perusahaan, karyawan diharuskan untuk merapikan barang-barang,
menggulung kertas-kertas seperti kertas kado dan kertas karton, membersihkan tempat kerja, dan sebagainya. Karyawan yang bermalas-malas diberikan peringatan secara lisan. Selain itu karyawan yang sering terlambat atau tidak masuk kerja dapat diberikan surat peringatan, tergantung beratnya pelanggaran. Di samping upaya pemantauan yang telah dilakukan perusahaan, masih terdapat kelemahan dalam segi pemantauan, di antaranya: 1.
Tidak adanya fungsi audit internal PD. Globe Stationery belum memiliki fungsi audit internal sehingga belum ada prosedur yang efektif untuk menilai kinerja perusahaan dan memperbaiki kegiatan operasi perusahaan.
2.
Belum adanya penilaian kinerja secara formal Perusahaan belum menerapkan kebijakan penilaian kinerja secara formal. Kinerja para karyawan hanya dipantau sehari-harinya dan tidak didokumentasikan. Sebaiknya perusahaan menerapkan kebijakan penilaian kinerja sehingga kinerja para karyawan dapat didokumentasikan. Dengan adanya dokumen penilaian kinerja, pimpinan dan wakil pimpinan dapat menilai karyawan-karyawan dengan lebih baik dengan melihat sejauh mana pencapaian para karyawan, apa saja kekuatan dan kelemahan para karyawan, dan lain-lain.
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Secara keseluruhan, sistem pengendalian internal dalam PD. Globe Stationery dinilai belum memadai. Hal ini disebabkan masih banyaknya kelemahan pengendalian internal yang dijumpai. Simpulan berdasarkan lima komponen pengendalian internal menurut COSO adalah sebagai berikut: 1.
Lingkungan Pengendalian Integritas para karyawan di perusahaan dinilai masih kurang baik. Terkadang karyawan didapati berlengah-lengah padahal ada sesuatu yang dapat dikerjakan. Selain itu beberapa karyawan memilih untuk masuk kerja tepat waktu atau terlambat sedikit, namun tidak bersedia untuk pulang terlambat.
2.
Penilaian Risiko Masih terdapat beberapa risiko yang belum ditetapkan dan dimitigasi oleh perusahaan, seperti risiko human error, risiko penggantian karyawan dan risiko kebakaran. Risiko human error, atau kekeliruan yang disebabkan oleh manusia secara tidak sengaja, tidak dapat dihindari, namun dapat diminimalkan. Risiko human error yang dapat dijumpai di perusahaan ini antara lain adalah salah menentukan harga, pengirim barang ditilang karena tidak memakai helm, kecelakaan saat dalam perjalanan mengirim barang, dan sebagainya. Perusahaan juga belum menyadari risiko kebakaran. Sebagian besar persediaan perusahaan terdiri dari berbagai jenis kertas yang mudah terbakar. Aktivitas Pengendalian Perusahaan belum menerapkan sistem komputer untuk transaksi pembelian dan penjualannya, selain itu juga belum ada sistem pencatatan persediaan barang. Perusahaan ini menjalankan banyak transaksi setiap harinya. Transaksi-transaksi masih dijalankan secara manual, seperti penentuan harga dan pembuatan nota penjualan. Akibatnya proses transaksi menjadi lambat dan tidak efisien. Selain itu tanpa sistem komputer, perusahaan tidak dapat meng-update data persediaan barang ketika transaksi terjadi.
3.
4.
Informasi dan Komunikasi Perusahaan dinilai masih kurang baik dalam segi informasi dan komunikasi karena peran dan tanggung jawab setiap karyawan belum dikomunikasikan secara jelas. Belum ada job description yang menjelaskan tanggung jawab masing-masing karyawan.
5.
Pemantauan PD. Globe Stationery belum memiliki fungsi audit internal untuk menilai efektivitas pengendalian internal. Akibatnya efektivitas, efisiensi, dan ekonomisme operasi perusahaan tidak dapat dievaluasi dan diperbaiki. Selain itu pemantauan kegiatan sehari-hari melalui rekaman CCTV juga tidak dilakukan secara rutin, sehingga kemungkinan ada kelemahankelemahan pengendalian internal yang terlewat.
Saran Berikut adalah saran-saran yang diberikan untuk mengatasi masalah-masalah pengendalian internal yang ada di perusahaan ini. Saran-saran dikategorikan sesuai komponen-komponen pengendalian internal COSO: 1.
Lingkungan Pengendalian Pimpinan harus lebih menanamkan etos kerja kepada para karyawannya. Hal ini dapat dilakukan dengan cara memberi pengarahan setiap beberapa waktu sekali dan memberikan teladan ketegasan dan kedisiplinan.
2.
Penilaian Risiko A. Untuk meminimalkan risiko Human Error sebaiknya pimpinan memberikan pengarahan kepada para pegawai. Misalnya jika seorang pegawai ragu-ragu dalam menentukan harga, sebaiknya ia bertanya kepada pegawai lain; saat mengirim barang memakai sepeda motor, pengirim barang harus memakai helm; pengendara sepeda motor dan mobil yang mengirim barang harus memiliki SIM yang sesuai dengan kendaraan yang dikendarainya dan harus berhati-hati dalam berkendara, dan sebagainya. B. Perusahaan sebaiknya menyediakan alat pemadam api ringan (APAR) dan diletakkan di tempat yang mudah dijangkau sehingga apabila terjadi kebakaran ringan dapat segera dihentikan dan kebakaran tidak membesar.
3.
Aktivitas Pengendalian A. Perusahaan sebaiknya menerapkan sistem komputer untuk membuat jurnal transaksi dan mencatat persediaan barang dagang. Dengan adanya sistem komputer, transaksi penjualan akan jauh lebih efektif dan efisien karena semua transaksi tercatat dan pembuatan faktur penjualan menjadi lebih cepat. B. Merekrut karyawan-karyawan baru untuk ditempatkan pada posisi-posisi yang mandiri. Jika dipertimbangkan dari perbandingan antara aset perusahaan yang besar dengan jumlah karyawan saat ini, perusahaan sebaiknya merekrut karyawankaryawan baru. Karyawan-karyawan yang telah ada saat ini juga harus ditempatkan pada fungsinya masing-masing setelah karyawan-karyawan baru direkrut sehingga mencegah terjadinya kecurangan yang dapat terjadi apabila suatu karyawan menjalankan dua fungsi atau lebih. C. Sebaiknya perusahaan menggunakan dokumen-dokumen dalam menjalankan prosedur-prosedur bisnisnya sehingga seluruh kegiatan perusahaan dapat terdokumentasi dengan baik, dan apabila terdapat kesalahan, dapat ditemukan dengan memeriksa kembali dokumen-dokumen tersebut. D. Sebaiknya untuk setiap proses barang masuk dan keluar, dilakukan otorisasi oleh atasan sehingga memperkecil kemungkinan terjadinya kecurangan. Otorisasi juga harus dilakukan dengan seksama, tidak hanya menandatangani dokumen, namun atasan juga harus memeriksa kembali apakah pernyataan di dokumen telah sesuai dengan keadaan sebenarnya. E. Sebaiknya perusahaan menerapkan prosedur stock taking setidaknya satu tahun sekali agar perusahaan dapat memantau jumlah barang untuk setiap jenis barang. Dengan demikian perusahaan dapat mengetahui apabila hasil perhitungan fisik barang berbeda dengan catatan persediaan barang dan dapat menanggulangi kesalahan-kesalahan di waktu mendatang.
4.
Informasi dan Komunikasi Sebaiknya pimpinan membuat job description secara tertulis untuk masing-masing fungsi di perusahaan. Job description kemudian didistribusikan kepada setiap pegawai agar mereka dapat mempelajarinya, selain itu juga disimpan di dalam perusahaan supaya sewaktuwaktu dapat dilihat kembali oleh para pegawai.
5.
Pemantauan A. Sebaiknya perusahaan menerapkan kebijakan penilaian kinerja karyawan sehingga kinerja para karyawan dapat didokumentasikan. Dengan adanya dokumen penilaian kinerja, pimpinan dan wakil pimpinan dapat menilai karyawan-karyawan dengan lebih baik dengan melihat sejauh mana pencapaian para karyawan, kekuatan dan kelemahan para karyawan, dan lain-lain. B. Sebaiknya rekaman CCTV dipantau ulang secara berkala agar jika terjadi pencurian dapat diketahui dan dapat memperbaiki titik-titik lemah pada perusahaan.
REFERENSI Afifi, M. (2013). Audit Operasional atas Siklus Penjualan pada PT Global Contromation Indonesia. Skripsi S1. Akuntansi, Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Arens, A. A., Elder, R. J. & Beasley, M. S. (2014). Auditing and Assurance Services: An Integrated Approach. (15th Edition). New Jersey: Pearson Education Limited. Boynton, W. C., Johnson, R. N. (2006). Modern Auditing: Assurance Services and The Financial Reporting. (Eighth Edition). New Jersey: Wiley. Bragg,
Integrity of
S. (2015). What is purchasing?. Diperoleh 30-08-2015 http://www.accountingtools.com/questions-and-answers/what-is-purchasing.html
dari
Dull, R. B., Gelinas, U. J., Wheeler, P. R. (2012). Accounting Information Systems: Foundations in Enterprise Risk Management. (9th Edition). South-Western Cengage Learning. Kriswanto. (2011). Evaluasi Sistem Pengendalian Intern atas Penjualan Kredit, Piutang dan Penerimaan Kas pada PT Equipindo Perkasa: Studi Kasus pada Cabang Jakarta. Binus Business Review, Vol. 2, No. 2, November 2011: 1007-1024. Kurniawati, W. (2011). Sistem Pengendalian Intern pada Perusahaan Kecil dan Menengah. Binus Business Review, Vol. 2, No. 2, 923-935. Mulyadi. (2010). Sistem Akuntansi. (Edisi Tiga). Jakarta: Salemba Empat Mulyadi. (2010). Auditing. (Edisi 6). Jakarta : Salemba Empat. Sekaran, U., Bougie, R. (2010). Research Methods for Business: A Skill Building Approach. (Fifth Edition). New Jersey: Wiley. Syahdiyanti, E. (2012). Audit Operasional atas Siklus Pembelian dan Pembayaran Hutang pada PT. Quadra Solution. Akuntansi, Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Stice, E., Stice, J., Skousen, F. (2010). Intermediate Accounting. (17th Edition). Stamford: Cengage Learning. Tunggal, A. W. (2013). Corporate Fraud & Internal Control. Jakarta: Harvarindo Wicaksono, A. (2013). Evaluasi Pengendalian Internal Siklus Pendapatan pada PT X. Binus Business Review, Vol. 4, No. 2, 676-686. Wikipedia, the free encyclopedia. (2015). Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. Diperoleh 06-01-2015 dari https://en.wikipedia.org/wiki/Committee_of_Sponsoring_Organizations_of_the_Treadway_C ommission
Wikipedia, the free encyclopedia. (2015). Internal https://en.wikipedia.org/wiki/Internal_control
control.
Diperoleh
02-26-2015
dari
Yunisa, S. (2012). Evaluasi Pengendalian Intern atas Sistem Pengelolaan Persediaan pada PT. IMP. Skripsi S1. Akuntansi, Universitas Bina Nusantara, Jakarta.
RIWAYAT PENULIS Abraham Dwitama Wijaya Putra lahir di kota Jakarta pada 8 Desember 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang akuntansi pada 2015.
