EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL SIKLUS PENJUALAN DAN PIUTANG USAHA STUDI KASUS PADA PT. X JAKARTA
Skripsi Program Studi Akutansi
Nama
: Asi Hartami
Nim
: 43205110243
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2009
EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL SIKLUS PENJUALAN DAN PIUTANG USAHA STUDI KASUS PADA PT.X JAKARTA
Skripsi Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar SARJANA EKONOMI Program Studi Akutansi
Nama
: Asi Hartami
Nim
: 43205110243
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2009 ii
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
Nama
: Asi Hartami
Nim
: 43205110243
Program Studi
: Akuntansi
Judul Skripsi
: “ Evaluasi Pengendalian Internal Siklus Penjualan Dan Piutang Usaha Studi Kasus pada PT. X
Tanggal Ujian Skripsi
:
26 Agustus 2009
Disahkan Oleh :
Pembimbing ,
( H. Sabarudin Muslim, SE,MSi )
Tanggal :
Dekan Fakultas Ekonomi,
Ketua Jurusan Akutansi,
( Dra. Yuli Harwani,MM )
( Nurul Hidayah, SE,Ak,Msi )
Tanggal :
Tanggal :
iii
LEMBAR PENGESAHAN DEWAN PENGUJI
Skripsi Berjudul
Evaluasi Pengendalian Internal Siklus Penjualan dan Piutang Usaha Studi Kasus pada PT. X
Disiapkan dan Disusun oleh: Asi Hartami NIM : 43205110243 Telah dipertahankan didepan Dewan Penguji pada tanggal 26 Agustus 2009 Dan dinyatakan telah memenuhi syarat untuk diterima
Susunan Dewan Penguji Ketua Penguji/Pembimbing Skripsi
(H. Sabarudin Muslim SE, Msi)
Anggota Dewan Penguji
( Marsyaf Samsuri SE,Ak )
Anggota dewan penguji
( Hari Setyawati SE, Ak, Msi )
DAFTAR ISI
Halaman Judul
......................................................................................................... ii
Halaman Pengesahan Skripsi ............................................................................................
iii
Kata Pengantar ........... ....................................................................................................... iv Daftar Isi ............................................................................................................................. vi Bab I Pendahuluan ........................................................................................................... 1 A. Latar Belakang Masalah ................................................................................... 1 B. Perumusan Masalah .......................................................................................... 2 C. Tujuan Penelitian ............................................................................................... 2 D. Kegunaan Penelitian Bab II Landasan Teori
................................................................................... 3
............................................................................................... 4
A. Pengendalian Internal
.................................................................................. 4
1. Pengertian Sistem Pengendalian Internal .............................................4 2. Model model Kontrol Internal B. Siklus Penjualan dan Penagihan
......................................................... 4
.................................................................... 6
C. Prosedur Analisis Untuk Siklus Penjualan dan Penagihan .............................. 6 D. Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian .......................................................... 9 E. Prosedur Piutang Usaha ................................................................................... 13 F. Kesalahan Operasional Perusahaan
............................... ........................... 14
G. Pemahaman atas Pengendalian Internal ........................................................... 16 H. Konsep Tentang Akuntansi Piutang Usaha ...................................................... 16 Bab III Metodologi Penelitian ........................................................................................... 18 vi
A. Gambaran Umum PT. X ................................................................................... 18 1. Nama dan Bentuk Perusahaan
........................................................... 18
2. Bidang Usaha Perusahaan ...................................................................... 20 3. Lokasi Perusahaan
............................................................................. 20
4. Struktur Perusahaan
....................................................................... 20
B. Deskripsi Pekerjaan dari Struktur Perusahaan 1. Struktur Organisasi dari PT. X
............................................... 21
........................................................... 21
2. Struktur Organisasi dari Toko PT. X
............................................... 25
C. Metode Penelitian ............................................................................................... 28 D. Definisi Operasional Variabel
....................................................................... 29
E. Metode Pengumpulan Data
...................................................................... 29
F. Metode Analisis Data ........................................................................................ 30 Bab IV Analisa dan Pembahasan ........................................................................................ 32 A. Pengendalian Internal dan Siklus Penjualan
............................................... 32
1. Prosedur Terjadinya Piutang Usaha ...................................................... 32 B. Hambatan – hambatan yang dihadapi dalam Pengendalian Internal Atas Piutang Usaha
.............................................................................
44
C. Upaya Penanggulangan Hambatan – hambatan dalam Pengendalian Internal atas Piutang Usaha
..............................................................
46
Bab V Kesimpulan dan Saran
................................................................................... 49
A. Kesimpulan
................................................................................... 49
B. Saran – saran
.............................................................................................. 50
Daftar Pustaka ..................................................................................................................... 52
vii
Lampiran – lampiran Daftar Riwayat Hidup
viii
INTERNAL CONTROL EVALUATION CYCLE SALES AND TRADE RECEIVABLES PT. MODERN PUTRAINDONESIA ABSTRACT
Reason for choosing this title for the development of increasingly rapid trading activities in which the company must face competitive competition. Sales on credit are the ways that companies can increase sales. But credit sales to face many risks. The evaluation is performed to determine the necessary internal controls to reduce the amount of risk. After the evaluation can be seen that the overall sales cycle and account receivable already no separation of function but in the accounts receivable was only one who handles the receipt of cash, demand deposits and checks to accounts receivable customer authorization. Conclusions obtained after the research is not yet effective internal controls in the accounts receivable because the employee could be wrong or intentionally authorize the accounting fraud in the receipt of money from customers. Advice given the addition of employees in the account receivable section.
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Usaha jenis retail adalah usaha dagang yang dijalankan diperusahaan ini yaitu retail photografi (cuci cetak, photo studio), pulsa isi ulang, produk digital, frame, photobook serta motor listrik. Perusahaan memang
memiliki
beberapa toko – toko yang tersebar di mall dan
pertokoan yang berdiri sendiri ( toko yang berdiri tidak dalam gedung mall ataupun plaza, tapi di jalan utama yang strategis letaknya) yang ada di seluruh Indonesia, untuk menjalankan usaha dagang retailnya. Dan beberapa label toko yang menjadi agen dari produk photografi atau waralaba photobox studio yang bekerjasama dengan perusahaan ini. Dalam menjalankan bisnis usahanya perusahaan melakukan transaksi usahanya dengan cara penjualan tunai di toko yang ada di mall ataupun yang berdiri sendiri serta penjualan secara kredit. Barang dagangan
yang
biasa
dijual
oleh
sales
marketing
diantaranya
chemical, paper, film, kamera digital dan konvesional, cetakan pembesaran dan kanvas. Transaksi piutang terjadi adalah hasil dari sales – sales marketing kantor pusat mencari pelanggan atau customer dalam mencari omzet penjualan untuk memenuhi target perusahaan dan mengembangkan usaha agar perusahaan tetap dapat melangsungkan kegiatan
usahanya. Namun dalam proses pembayaran atas transaksi
1
piutang usaha perlu dilakukan pengendalian internal secara supaya
intensif
faktur penjualan yang telah terjadi dapat dibayarkan oleh
customer sesuai dengan tanggal jatuh tempo yang telah ditetapkan. Sehingga penerimaan tunai atas piutang usaha dapat tertagih dengan cepat dan mengurangi resiko dari piutang usaha yang tidak tertagih dari customer. Oleh karena itu penulis terdorong dan berkeinginan turut serta berpartisipasi dalam
ruang lingkup organisasi PT.X dan berdasarkan
pengamatan tersebut diatas maka penulis tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai “Evaluasi Pengendalian Internal Siklus Penjualan dan Piutang Usaha Studi Kasus pada PT.X”.
B. Perumusan Masalah Berdasarkan uraian di atas penulis mencoba merumuskan masalah masalah dalam penelitian ini dirumuskan sebagai berikut : 1. Bagaimana pengendalian internal siklus penjualan pada PT.X ? 2. Apakah pengendalian piutang usaha di PT. X sudah berjalan efektif ?
C. Tujuan Penelitian Maksud dan tujuan penulis mengadakan penelitian ini adalah : 1. Untuk menganalisa pengendalian internal siklus penjualan pada PT.X. 2. Untuk menganalisa ke efektifan pengendalian internal piutang usaha pada PT.X.
2
D. Kegunaan Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat ataupun kegunaan terhadap perusahaan tersebut. Manfaat yang diharapkan adalah sebagai berikut : 1. Mencoba memberikan perbandingan dalam masalah pengendalian internal siklus penjualan dan piutang usaha secara akuntansi yang berlaku umum. 2. Memberikan
manfaat serta masukkan yang berguna dan perlu
diperhatikan dalam penerapan pengendalian internal piutang usaha pada PT.X. 3. Informasi yang diperoleh dari penelitian ini bagi pihak lain khususnya akademi mengenai perlunya dilakukan pengendalian internal dalam piutang usaha di suatu perusahaan dan semoga dapat dijadikan perbandingan dalam penelitian selanjutnya.
3
BAB II LANDASAN TEORI
A. Pengendalian Internal 1. Pengertian Sistem Pengendalian Internal Dengan berkembangnya usaha perusahaan mengakibatkan banyak masalah – masalah bagi manajemen dalam
mengendalikan
operasional bisnis perusahaan. Untuk mengatasi masalah tersebut manajemen
membutuhkan sarana pengendalian yang meliputi
berbagai aktivitas atau transaksi yang terjadi dalam perusahaan agar dapat mencapai tujuannya. Menurut
Walter, dkk
(2002 : 254) memberikan pengertian
pengendalian internal adalah sebuah proses yang dihasilkan oleh dewan direksi entitas, manajemen dan personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan
kepastian
yang
layak
dalam
pencapaian tujuan dengan kategori sebagai berikut : a. Keandalan b. Ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku c. Efektivitas dan efisiensi operasi 2. Model – model Kontrol Internal Berdasarkan Sawyers, dkk ( 2003 : 60 ) dulunya auditor sering menggunakan serangkaian fungsi kontrol internal untuk menentukan kecukupan fungsi kontrol organisasi. Kontrol internal memiliki banyak
4
konsep. Untuk menstandarkan definisi, Committee of sponsoring organization mendefinisikan dan menjelaskan kontrol internal untuk : a. Menetapkan definisi yang sama untuk kelompok yang berbeda b. Memberikan definisi standar yang bisa digunakan perusahaan sebagai perbandingan dengan sistem kontrolnya. Komite tersebut diberi nama COSO, yang
kemudian
memberikan
definisi berikut kontrol internal dirancang untuk memberikan keyakinan yang memadai tentang pencapaian tujuan dalam hal : a.
Efektivitas dan efisiensi operasi
b. Keandalan informasi keuangan c. Ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku Komite tersebut menyatakan bahwa proses kontrol dapat membantu dalam mencapai : a. Tujuan dasar usaha dan operasional b. Pengamanan aktiva c. Keandalan laporan keuangan d. Ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku Model COSO Model COSO terdiri atas lima komponen kontrol internal : 1. Lingkungan Kontrol 2. Penentuan Risiko 3. Aktivitas Kontrol 4. Informasi dan komunikasi
5
5. Pengawasan
B. Siklus Penjualan dan Penagihan Berdasarkan Arens, dkk ( 2006 : 5 ) siklus penjualan dan penagihan adalah untuk mengevaluasi apakah saldo rekening terpengaruh. Dalam siklus
ini
secara
wajar
disajikan
sesuai
dengan
prinsip
dasar
akunting. Memperlihatkan lima golongan transaksi di dalam siklus penjualan dan penagihan : 1.Penjualan ( tunai dan penjualan kredit ) 2.Penerimaan Kas 3.Retur Penjualan dan potongan 4.Penghapusan piutang yang tidak tertagih 5.Memperkirakan piutang tak tertagih Juga memperlihatkan pengecualian terhadap penjualan secara tunai dimana setiap transaksi dan jumlah akhirnya akan masuk ke salah satu dari dua rekening neraca yaitu rekening piutang atau cadangan piutang tak tertagih, diasumsikan bahwa pengendalian internal pada golongan penjualan kredit dan tunai adalah sama.
C. Prosedur analisis untuk Siklus Penjualan dan Penagihan Prosedur analisis dilaksanakan untuk seluruh siklus penjualan dan penagihan, tidak hanya untuk rekening piutang. Ada tinjauan rekening
6
piutang untuk jumlah yang tidak biasa dan besar. Menurut Arens dkk, (2006 : 103 ) dalam bentuk tabel berikut ini : Tabel : Prosedur analisis untuk siklus Penjualan dan Penagihan Prosedur Analisis
Kemungkinan Kesalahan
Bandingkan persentase margin kotor
Laporan yang berlebihan atau
dengan tahun sebelumnya
laporan yang mengecilkan
( berdasarkan produk ).
terhadap
penjualan
dan
rekening piutang. Bandingkan penjualan perbulan
Laporan yang berlebihan atau
(berdasarkan produk) setiap waktu.
laporan yang mengecilkan terhadap
penjualan
dan
rekening piutang. Bandingkan retur penjualan dan
Laporan yang berlebihan atau
pengurangan harga dalam persen
laporan yang mengecilkan
terhadap penjualan kotor dengan
terhadap retur penjualan dan
piutang tahun sebelumnya.
pengurangan
harga
dan
rekening piutang. Bandingkan masing – masing saldo
Kesalahan dalam rekening
pelanggan dalam jumlahnya dengan
piutang dan yang berhubung
tahun sebelumnya.
dengan laporan rekening pendapatan.
Bandingkan piutang yang tidak
Piutang yang tak tertagih yang belum
7
tertagih dalam persen terhadap
dilakukan lagi dicadangkan.
penjualan kotor dengan tahun sebelumnya. Bandingkan jumlah hari rekening
Laporan yang berlebihan atau
piutang yang belum dibayar
laporan yang mengecilkan
dengan tahun sebelumnya
penukaran barang yang rekening
yang berkaitan dengan pergantian
belum ditagih dan hutang tak
rekening piutang.
dibayar, juga mengindikasikan rekening piutang yang fiktif.
Bandingkan kategori umur dalam
Laporan yang berlebihan atau
persen dengan rekening piutang
laporan yang mengecilkan cadangan
pada tahun sebelumnya.
piutang yang tidak tertagih dan beban piutang tak tertagih.
Bandingkan cadangan piutang tak
Laporan yang berlebihan atau
tertagih yang dalam persen dengan
laporan yang mengecilkan
rekening piutang pada tahun
penukaran barang yang rekening
sebelumnya.
belum ditagih dan beban piutang tak tertagih.
Bandingkan rekening penghapusan Laporan yang berlebihan dan piutang yang belum ditagih dalam
laporan yang mengecilkan
persen dengan total rekening
cadangan piutang tak tertagih
8
piutang pada tahun sebelumnya.
dan beban piutang tak tertagih.
D. Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian Himasi Blog /Beranda /Info Kampus /Galeri Himasi/ Bantuan AccountingCoach Complete PDF Package Download AccountingCoach Exam (PDF) Accounting Puzzles PDF Package/Download 17 Agustus 2008memberikan pengertian akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian : a. fungsi gudang, bertanggung jawab : mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada digudang b. menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan i. fungsi pembelian, bertanggung jawab : ii. memperoleh informasi mengenai harga iii. menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang iv. mengeluarkan order pembelian kepada pemasok dipilih a) fungsi penerimaan, bertanggung jawab : b) melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang diterima dari pemasok c) menerima barang yang diretur oleh pembeli fungsi akuntansi, bertanggung jawab : i. menerima faktur tagihan dari pemasok
9
ii. mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian : a.
prosedur permintaan pembelian
b. prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok c. prosedur order pembelian d. prosedur penerimaan barang e. prosedur pencatatan utang f. prosedur distribusi pembelian informasi yang diperlukan manajemen dari sistem akuntansi pembelian : i. jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point) ii. order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok iii. order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok iv. total saldo utang dagang pada tanggal tertentu v. saldo utang dagang kepada pemasok tertentu vi. tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian dokumen yang digunakan : a) surat permintaan pembelian, dibuat b) lembar untuk setiap kali pemesanan. c) Satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.
10
d) surat permintaan penawaran harga. Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaraan harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. c. surat order pembelian. Dokumen ini terdiri dari 7 tembusan, yaitu : i. surat order pembelian, merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirim kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan. ii. Tembusan pengakuan oleh pemasok, tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujui order pembelian serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tsb dalam dokumen. iii. Tembusan bagi unit peminta barang, tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan. iv. Arsip tanggal penerimaan, tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian
menurut
diharapkan.
11
tanggal
penerimaan
barang
yang
v. Arsip pemasok, tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok. vi. Tembusan fungsi penerimaan, tembusan ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tsb. vii. Tembusan fungsi akuntansi, tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. d. laporan penerimaan barang, dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang
diterima dari
pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. e. surat perubahan order pembelian f. bukti kas keluar, dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian dan berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran. Catatan akuntansi yang digunakan : 1. register bukti kas keluar (voucher register) 2. jurnal pembelian 3. kartu utang
12
E. Prosedur Piutang Usaha Untuk mencapai tujuan kegiatan pekerjaan yang baik perusahaan memiliki prosedur atas suatu langkah pelaksanaan operasional. Menurut Kieso (2004:215) prosedur merupakan urutan yang disusun untuk perlakuan transaksi yang terjadi. Dalam hal ini dapat ditetapkan langkah terjadinya piutang usaha : a. Penetapan Kebijaksanaan kredit Kebijaksanaan akan syarat kredit yang dapat diberikan, dan bagaimana penyesuaian itu dapat dilakukan. b. Persetujuan Kredit Adanya suatu divisi tertentu yang dapat menyetujui kredit para pelanggan atas transaksi tersebut. c. Penetapan Batas Kredit Persetujuan akan kredit yang diberikan ada batas limit atau jumlah tertentu dimana pelanggan diberikan kepercayaan dalam pengajuan kredit. d. Pelaksanaan Syarat Diskon Diskon diberikan oleh pelanggan atas kebijaksanaan dan prosedur yang diberlakukan oleh perusahaan kepada pelanggan. e. Metode Penagihan Disini perusahaan mengatur metode akan langkah – langkah untuk penagihan piutang baik yang lambat dan tertunggak. f. Persetujuan Penghapusan Piutang
13
Proses untuk penghapusan piutang atas tidak tertagihnya ke pelanggan harus di setujui oleh divisi – divisi yang memiliki hak untuk penandatanganan dalam rangka pengendalian internal yang baik, agar tidak disalahgunakan dalam otorisasinya.
F. Kesalahan yang mungkin terjadi dalam operasional perusahaan Menurut Joseph, dkk (2003:180)menyatakan bahwa ada beberapa resiko yang berkaitan dengan sistem yang dihadapi oleh perusahaan, selain resiko yang disebabkan oleh buruknya pengambilan keputusan dan tidak efisiennya operasi adalah sebagai berikut : a. Kesalahan yang disengaja Kesalahan ini meliputi penipuan, tindak pengelabuan untuk menutupi perbuatan melanggar hukum atau ketidak jujuran. b. Kesalahan yang tidak di sengaja Kesalahan dapat terjadi pada data masukan, seperti nama atau nomor pelanggan atau kesalahan selama pemrosesan. c. Pencurian asset Dimana asset perusahaan dapat disalah gunakan artinya dapat diambil oleh karyawan yang mengurusinya, atau asset perusahaan dapat dicuri oleh orang dari luar. d. Kehilangan Asset secara tidak disengaja Asset hilang salah letak karena ketidak sengajaan, asset yang hilang dapat berupa asset data maupun asset fisik.
14
e. Pelanggaran Keamanan Orang yang tidak berhak mungkin saja memperoleh akses ke arsip data atau asset perusahaan lainnya. f. Tindak kekerasan atau bencana alam Tindak kekerasan tertentu dapat menyebabkan kerugian pada asset perusahaan termasuk data. Jika cukup serius, tindak kekerasan ini dapat menghentikan operasi bisnis dan bahkan menjerumuskan perusahaan ke arah kebangkrutan. Pengendalian internal dalam rangka melindungi piutang adanya pemisahan fungsi dari setiap kegiatan yang di kerjakan oleh masing – masing karyawan. Individu yang bertanggung jawab yang menangani penjualan harus dipisahkan dengan individu
yang menangani
akuntansi untuk piutang, penagihan dan persetujuan kredit. Dengan pemisahan fungsi ini mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan penyalahgunaan dana Warren,dkk ( 2005 : 320 ). Menurut IAI ( 2007 : 275 ) definisi pengendalian intern yaitu pengendalian yang dibuat untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan entitas tertentu akan dicapai. Dengan adanya keterbatasan inilah pengendalian internal sangatlah membutuhkan kepedulian pihak manajemen karena dari pihak merekalah yang dengan kemampuan secara tingkatan struktur maupun pengetahuan akan dapat memutuskan titik mana yang kemungkinan
15
dapat dilakukannya kecenderungan penyimpangan, dan mereka dapat langsung melakukan tindakan antisipasi supaya hal tersebut.
G. Pemahaman atas Pengendalian Internal Karena baik dan buruknya pengendalian internal akan memberikan pengaruh yang besar terhadap keamanan aset perusahaan dan dapat dipercayai atau tidaknya laporan perusahaan. Jika pengendalian intern lemah maka kemungkinan terjadinya kesalahan, ketidakakuratan atau kecurangan dalam perusahaan sangat besar. Maka untuk mencegah terjadinya hal tersebut dilakukan pemahaman dan evaluasi pengendalian intern perusahaan terhadap penjualan kredit khususnya Sukrisno Agus ( 2004 : 79 ). Disini kita harus melihat siklus dari penjualan – piutang – penerimaan kas dimana pada saat di prosesnya persetujuan kredit atas penjualan barang maka terbitlah faktur penjualan (terjadilah piutang) dan pelanggan
mendapatkan informasi data yang
harus dibayarkan senilai faktur penjualan dan dibayarkan maksimal pada akhir masa jatuh tempo atas tagihan tersebut (aging schedule).
H. Konsep tentang Akuntansi Piutang Usaha Karena penjualan dilakukan secara kredit maka ada saat dimana pelanggan tidak dapat melunasi utangnya. Resiko tersebutlah yang harus dapat diminimalkan oleh perusahaan sehingga kemungkinan atas piutang tak tertagih dapat dikurangi.
16
Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan No.43 tentang Akuntansi Anjak Piutang yaitu pernyataan yang dibuat untuk mengatur perlakuan akuntansi beserta pengungkapan transaksi anjak piutang baik bagi factor maupun klien. Definisi Anjak piutang adalah jenis pembiayaan dalam bentuk pembelian dan atau pengalihan piutang atau tagihan jangka pendek suatu perusahaan yang berasal dari transaksi usaha. Klien adalah perusahaan yang menjual dan atau mengalihkan piutang. Factor adalah lembaga pembiayaan atau lembaga lain yang membeli dan atau menerima pengalihan piutang ( PSAK No.43 reformat 2007 : 43.1 ). Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan No.54 tentang Akuntansi Restrukturisasi Utang Piutang Bermasalah yaitu pernyataan yang dibuat untuk mengatur standar keuangan dan pelaporan restrukturisasi utang – piutang bermasalah baik bagi debitor maupun kreditor. Pernyataan ini tidak mencakup akuntansi untuk penyisihan piutang tidak tertagih dan tidak mengatur metode estimasi piutang tidak tertagih ( PSAK No.54 2007 : 1-2 ) Namun di perusahaan tempat saya bekerja tidak melakukan akuntansi Anjak Piutang ataupun Restrukrisasi Piutang bermasalah dengan lembaga pembiayaan. Sebab nilai dari total aging atas penjualan kredit tidaklah terlalu besar. Dan tidaklah perlu dilakukan hal tersebut diatas.
17
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
A. Gambaran Umum PT.X 1. Nama dan Bentuk Perusahaan PT.Modern PutraIndonesia didirikan pada tanggal 21 November 1988 dihadapan notaris F. J. Mawati, SH berdasarkan akta nomer 34 yang berkedudukan di Jakarta. PT.Modern PutraIndonesia merupakan bagian dari PT.Modern PutraIndonesia, yang berkantor pusat di Jl.Matraman Raya, Jakarta Timur. Modal dasar perusahaan saat awal pendirian sebesar satu milyar rupiah, yang terdiri atas 100 (seratus) lembar saham dengan ketentuan semua saham harus dikeluarkan dalam waktu 10 (sepuluh) tahun, kecuali jika waktunya diperpanjang oleh pemerintah. Perusahaan ini bergerak di bidang perdagangan eceran produkproduk fotografi yang diharapkan akan menjadi agen utama dari produk -produk PT.Modern PutraIndonesia, di samping itu perusahaan ini juga bergerak
di
bidang
jasa
pelayanan
cuci
cetak
foto.
Dalam
pendistribusiannya, perusahaan memiliki toko. Sampai saat sekarang ini, perusahaan memiliki kurang lebih 105 (seratus lima) toko yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia, di antaranya kurang lebih 58 (lima puluh delapan) toko berada di wilayah Jabotabek dan 47 (empat puluh tujuh) toko berada di luar wilayah Jabotabek. Seluruh toko berada di bawah
18
pengendalian kantor pusat Jakarta. Untuk pengendalian atas pelaksanaan harian, maka dibentuk kantor cabang di setiap daerah. Dalam rangka pembukaan toko, pihak perusahaan bekerja sama dengan pemilik tempat atau gedung melalui perjanjian bagi hasil (komisi) antara kedua belah pihak, yang dialokasikan sebagai biaya sewa oleh perusahaan. Selama perkembangannya, perusahaan tidak hanya menjual produk - produk fotografi dan jasa pelayanan cuci cetak foto saja, tetapi juga
produk - produk telekomunikasi dan elektronik lainnya seperti
voucher isi ulang kartu prabayar, handphone dan aksesorisnya, kamera analog
dan
digital
dari
berbagai
merk. Untuk barang - barang
dagangannya sendiri dikirim dari masing - masing supplier, di samping itu ada yang dikirim dari kantor pusat. Hingga saat ini, jumlah karyawan perusahaan mencapai kurang lebih 800 (delapan ratus) orang dengan berbagai tingkat pendidikan. Perusahaan
menyadari
peran
penting
sumberdaya
manusia
bagi
keberhasilan usaha dan kegiatannya, sehingga perhatian terpusat pada berbagai upaya untuk meningkatkan kualitas sumberdaya manusianya. Salah satu cara meningkatkan kualitas sumberdaya manusianya tersebut, perusahaan melaksanakan program pendidikan dan pelatihan bagi para karyawan. Program ini dilaksanakan untuk melatih, mengembangkan pelayanan,
dan
proses
manajemen.
Semua
itu
didukung
oleh
berkembangnya iklim profesionalisme di dalam sistem dan perilaku manajemen.
19
Secara
berkala, para manajer, asisten manajer, dan penyelia
dikirim untuk mengikuti seminar, pertemuan, dan kursus keterampilan sehingga dapat menambah pengetahuan serta memperluas wawasan dan keterampilan mereka. Sedangkan bagi para karyawan, perusahaan selalu berusaha untuk meningkatkan program
seperti
jaminan
kesejahteraannya
kesehatan
bagi
melalui
berbagai
karyawan dan keluarga,
jaminan pensiun, jaminan asuransi tenaga kerja, tunjangan rekreasi, tunjangan hari raya, serta berbagai program lainnya.
2. Bidang Usaha Perusahaan PT.Modern PutraIndonesia adalah perusahaan yang bergerak di bidang retail photografi pada umumnya. Produk yang dijual di beberapa toko yang menjadi outlet milik perusahaan ada berbagai macam seperti cuci cetak, photo album, frame, photo studio, produk telekomunikasi, camera digital.
3. Lokasi Perusahaan Lokasi Operasional Perusahaan : Tersebar seluruh Indonesia, baik di plaza, mall
dan
berdiri
di
gedung
milik
perusahaan sendiri. Lokasi Kantor Pusat
: Jl.Matraman Raya no.12 Jakarta Timur
20
4. Struktur Perusahaan Struktur organisasi yang diterapkan oleh PT.Modern PutraIndonesia adalah struktur organisasi lini dan staff. Dimana setiap divisi memiliki atasan dan bawahan yang memiliki tugas dan tanggung jawabya sesuai dengan fungsinya. Setiap tahunnya perusahaan selalu merubah struktur organisasinya agar lebih dinamis bagi divisi atau unit – unit tertentu yang dikehendaki oleh owner selaku manajemen paling atas.
B. Deskripsi Pekerjaan dari Struktur Organisasi Berdasarkan uraian tersebut di atas, berikut ini akan dijabarkan struktur organisasi PT.Modern PutraIndonesia dan toko beserta tugas, wewenang, serta tanggung jawab dari masing-masing bagian.
1. Struktur Organisasi PT.Modern PutraIndonesia a. Managing Director Direksi merupakan pimpinan tertinggi dalam kegiatan operasional perusahaan, yang bertugas mengelola seluruh kegiatan operasioal perusahaan agar sesuai dengan tujuan perusahaan.
Adapun kegiatan
direksi antara lain : i. Menetapkan kebijakan dan strategi perusahaan untuk mencapai sasaransasaran serta meninjau kembali kebijakan dan strategi tersebut secara berkala sesuai dengan perkembangan perusahaan,
21
ii. Menetapkan
rencana
jangka
pendek
dan
jangka
panjang
perusahaan; iii. Mengkoordinasikan para manajer dan supervisor dalam melaksanakan kebijakan umum perusahaan; dan iv. Bertanggung jawab atas jalannya kegiatan perusahaan. v. Menyiapkan konsep perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian manajemen yang efektit dan efisien. b. General Manager Keuangan dan Akuntansi Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari General Manager Keuangan dan Akuntansi adalah sebagai berikut. i. Menyusun anggaran keuangan perusahaan setiap tahunnya; ii. Membuat laporan keuangan perusahaan dan melaporkannya kepada Managing Director; iii. Menghimpun
dana dan mengatur penggunaannya sesuai dengan
kebutuhan perusahaan secara efektif dan efisien; iv. Melakukan pengawasan dan koordinasi terhadap pelaksanaan kegiatan akuntansi serta keuangan perusahaan; dan v. Bertanggung jawab atas penerimaan, pengeluaran, dan penyimpanan dana perusahaan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. c. Internal Audit Manager Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari Internal Audit Manager adalah sebagai berikut. i. Mengawasi pelaksanaan peraturan dan kebijakan perusahaan;
22
ii. Mengawasi tingkat presensi dan semua fasilitas kesejahteraan sosial yang diperlukan karyawan; iii. Mengevaluasi prestasi perusahaan pada setiap departemen atau divisi; iv. Memberikan opini atas tingkat efektivitas dan efisiensi perusahaan pada setiap departemen atau divisi; dan v. Bertanggung jawab atas opini yang diberikan. d. Marketing Manager Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari Marketing Manager adalah sebagai berikut. i. Menetapkan kebijakan pemasaran dan prosedurnya termasuk mengenai marketing mix yang meliputi produk, promosi, harga, dan distribusi; ii. Menentukan proyeksi penjualan setiap tahuannya; iii. Mempertahankan kualitas layanan purna jual (after sales service); iv. Menyetujui usulan penjualan produk baru atau perbaikan produk lama untuk meningkatkan penjualan; dan v. Bertanggung jawab atas pencapaian proyeksi penjualan yang telah ditentukan setiap tahunnya. e. Operation Manager Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari Operation Manager adalah sebagai berikut : i. Menetapkan rencana kegiatan operasional perusahaan terutama yang berhubungan dengan toko dan counter untuk periode tertentu;
23
ii. Menyusun
anggaran
untuk
pelaksanaan
kegiatan
operasional
perusahaan selama periode tertentu; iii. Mengkoordinasikan para asisten manajer, supervisor area toko, serta kepala toko dan counter dalam pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan; iv. Mengawasi semua kegiatan yang dilakukan oleh bawahannya; dan v. Bertanggung jawab atas pelaksanaan dan hasil kegiatan operasional perusahaan. f. HRD & General Affairs Manager Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari HRD & General Affairs Manager adalah sebagai berikut. i. Menyelenggarakan kegiatan perencanaan, pengadaan, pengembangan, dan pengadministrasian karyawan; ii. Menetapkan peraturan-peraturan bagi karyawan guna menciptakan lingkungan kerja yang harmonis; iii. Menyediakan fasilitas – fasilitas kantor; iv. Menyediakan sarana dan prasarana kantor bagi kesejahteraan karyawan; dan v. Bertanggung jawab atas penyelenggaraan kegiatan perencanaan, pengadaan, pengembangan, dan pengadministrasian karyawan, serta penyediaan fasilitas-fasilitas kantor.
24
2. Struktur Organisasi Toko a. Kepala Toko Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari Kepala Toko adalah sebagai berikut : i. Menentukan target penjualan bulanan kepada setiap pramuniaga; ii. Mengevaluasi hasil penjualan harian setiap pramuniaga; iii. Mengawasi dan melaporkan biaya operasional toko ke supervisor area setiap bulannya; iv. Memberikan pengarahan (briefing) kepada bawahan setiap harinya; v. Menjalankan program promosi dari Marketing; dan vi. Bertanggung jawab atas jalannya kegiatan toko. b. Wakil Kepala Toko Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari Wakil Kepala Toko adalah sebagai berikut. i. Mengirimkan data penjualan harian toko ke kantor pusat melalui email; ii. Menyetorkan hasil penjualan toko setiap harinya ke Bank yang telah ditunjuk kecuali hari sabtu dan minggu, serta mengirimkan bukti setoran tersebut ke kantor pusat; iii. Mengawasi
display
serta kebersihan dan
kerapihan
dagangan; iv. Menjaga persediaan barang inventaris yang ada di toko; v. Menyusun dan mengawasi jadwal kerja bawahan;
25
barang
vi. Mengawasi pelayanan serta penampilan bawahan; vii. Mewakili kepala toko apabila kepala toko berhalangan hadir c. Kasir Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari Kasir adalah sebagai berikut. i. Membuat laporan hasil penjualan harian dan bulanan toko serta laporan posisi keuangan toko (keluar masuknya uang); ii. Menghitung uang hasil penjualan toko setiap harinya yang dicocokkan dengan print out hasil penjualan yang tertera di komputer; iii. Melaporkan kepada kepala toko sebelum dan sesudah melakukan pengeluaran biaya operasional toko; iv. Mengetahui dan menguasai sistem transaksi penggunaan kartu kredit/debet serta dapat mencegah terjadinya transaksi dengan kartu kredit/debet palsu; v. Memberikan struk pembelanjaan kepada konsumen; vi. Menginput penjualan dengan mencantumkan nama penjualnya; dan vii. Bertanggung jawab atas keluar masuknya uang toko. d. Administrasi Toko Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari Administrasi Toko adalah sebagai berikut : i. Melakukan arsip dokumen-dokumen yang berhubungan dengan toko seperti faktur penjualan dan kwitansi pembelian barang dagangan toko serta dokumen-dokumen lainnya;
26
ii. Menyusun dan menyimpan dengan rapih dokumen-dokumen toko terutama dokumen-dokumen yang dianggap penting; iii. Membuat laporan daftar hadir (absensi) karyawan; iv. Menyediakan fasilitas-fasilitas kantor seperti alat tulis kantor serta lain sebagainya untuk kepentingan karyawan; dan v. Bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen-dokumen toko. e. Penanggung Jawab Laboratorium Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari Penanggung Jawab Lab. adalah sebagai berikut : i. Merencanakan kebutuhan produksi bulanan dan melakukan koordinasi dalam hal pelaksanaan rencana tersebut dengan bagian-bagian terkait; ii. Melaksanakan standar kualitas yang telah ditetapkan oleh perusahaan; iii. Mengecek hasil kerja produksi harian serta membuat laporan produksi berdasarkan data produksi yang dikeluarkan; iv. Membimbing serta memberikan pengarahan tentang cara kerja yang baik dan benar kepada operator lab. agar berproduksi sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan oleh perusahaan; v. Mengevaluasi hasil kerja operator lab. sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan oleh perusahaan; vi. Membuat jadwal perawatan mesin untuk setiap hari, setiap minggu, serta setiap bulannya; dan vii. Bertanggung jawab atas kualitas hasil produksi.
27
f. Pramuniaga Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari Pramuniaga adalah sebagai berikut : i. Mencatat target serta pencapaian hasil penjualan toko setiap harinya; ii. Melakukan pelayanan kepada konsumen dengan maksimal; iii. Melakukan penawaran barang dengan maksimal kepada konsumen; iv. Menjaga dan mengetahui kondisi stok barang dagangan; v. Membuat dan melaporkan order barang dagangan ke kepala toko; vi. Merapihkan serta membersihkan display barang dagangan; dan vii. Bertanggung jawab atas kebersihan, kerapihan, dan kenyamanan toko.
C.
Metode Penelitian Penelitian yang dilakukan untuk menyusun skripsi ini adalah : menggunakan metode Penelitian deskriptif, yaitu : penelitian yang bertujuan untuk membuat deskripsi secara sistematis, aktual dan akurat mengenai fakta - fakta dan sifat – sifat dari populasi (obyek) penelitian. Penelitian ini tidak perlu mencari atau menerangkan saling hubungan (korelasi) atau pengaruh, dan juga tidak perlu menguji hipotesis
D.
Definisi Operasional Variabel Definisi operasional variabel dimaksudkan untuk menjelaskan apa saja yang menjadi variabel yang akan diteliti oleh penulis karena tanpa mengetahui variabel yang akan diteliti maka penelitian ini tidak akan jelas
28
adanya. Berdasarkan materi skripsi yang penulis ambil berjudul “ Evaluasi Pengendalian Internal Siklus Penjualan dan
Piutang Usaha”, maka
variabel yang menjadi fokus pada penelitian adalah : 1. Pengendalian Internal Siklus Penjualan Meliputi cara dan organisasi yang ada dalam perusahaan dengan tujuan untuk memeriksa kebenaran data yang ada, memberikan keefektifan dalam operasional perusahaan, melaksanakan kebijakan – kebijakan yang berlaku dan dijalankan dengan maksimal. 2. Piutang Usaha Piutang usaha atau penjualan kredit terjadi dari hasil aktifitas operasional perusahaan dalam menjual produknya keluar atau ke pelanggan. Dalam menjalankan kegiatan usaha normal perusahaan biasanya piutang usaha dapat dilunasi sesuai dengan jatuh temponya yang kurang dari 60 ( enam puluh ) hari, dan dikelompokkan sebagai aktiva lancar.
E.
Metode Pengumpulan Data Dalam usaha mengumpulkan data dan informasi yang relevan dengan masalah yang diteliti, maka diperlukan suatu pendekatan – pendekatan tertentu yang pada nantinya dapat lebih memudahkan penulis untuk mengerjakan penulisan yaitu dengan : 1. Studi Lapangan (Field Research) Yaitu suatu metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengumpulkan data yang diperlukan secara langsung dari perusahaan
29
yang menjadi objek penelitian. Dari penelitian lapangan didapatkan data primer dan dan sekunder. Data primer berupa hasil pengisian kuesioner, wawancara dan observasi, sedangkan data sekunder berupa sejarah perusahaan, struktur organisasi dan data – data perusahaan (obyek penelitian) yang berkaitan dengan masalah yang diteliti. 2. Studi kepustakaan (Library Research) Yaitu suatu metode pengumpulan yang dilakukan dengan cara mengumpulkan data yang diperlukan melalui literature atau buku – buku yang menjadi objek penelitian. Dengan penelitian kepustakaan dapat diperoleh data sekunder yang ada dalam jurnal, majalah, makalah, buku – buku text dan lain – lain.
F.
Metode Analisis Data Setelah semua data – data yang diperlukan untuk penelitian sudah didapatkan, maka diperlukan suatu cara untuk menganalisa atas data – data yang telah diperoleh. Adapun jenis analisis data yang dilakukan penulis adalah deskriptif kualitatif yaitu metode analisa dengan melakukan penilaian terhadap suatu masalah yang ada dengan membandingkannya dengan teori yang sudah ada. Metode analisis deskriptif tidak hanya memberikan gambaran terhadap objek yang diteliti, tetapi juga menerangkan suatu keadaan yang berkaitan dengan variabel – variabel yang ada, membuat prediksi serta mendapatkan makna dan implikasi dari
30
suatu masalah yang ingin dipecahkan. Data dan informasi yang diperoleh akan dianalisis untuk menarik suatu kesimpulan.
31
BAB IV ANALISA HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Pengendalian Internal Siklus Penjualan dan Piutang Usaha pada PT.Modern PutraIndonesia 1. Prosedur dan siklus penjualan Penjualan yang ada di perusahaan retail PT.ModernPutraIndonesia ini ada dua macam yaitu penjualan tunai dan penjualan kredit. Piutang usaha pada PT.Modern PutraIndonesia dimulai dari adanya pesanan atau penerimaan order dari customer, kemudian persetujuan atas order tersebut, persetujuan
atas
pemberian
kredit, pengiriman
barang,
pembuatan faktur penjualan, pembukuan piutang ( timbul aging atau saldo atas piutang usaha dari customer tersebut ), penagihan dari piutang usaha, yang pada akhirnya mempengaruhi saldo kas dan bank. Bagian atau divisi yang terkait
dalam
siklus
penjualan
pada
PT.Modern PutraIndonesia terdiri dari : a. Bagian Pemasaran atau divisi sales marketing b. Bagian Keuangan ( yang menangani piutang usaha ) c. Bagian Input data proses ( yang membuat faktur penjualan , EDP ) d. Bagian Akuntansi ( bagian pembukuan )
32
Ada beberapa formulir yang digunakan dalam siklus penjualan dan piutang usaha pada PT.Modern PutraIndonesia antara lain : a. Surat Penawaran ( Quotation ) Merupakan surat
penawaran barang kepada customer, berisi
penawaran barang, harga barang, cara pembayaran barang, dan ditandatangani oleh manager pemasaran. b. Surat Penawaran dan Kerjasama Merupakan surat yang dibuat ke customer dalam perihal kerjasama pembelian
barang dengan cara kredit dengan mencantumkan nama
barang, spesifikasi barang, harga, yang ditanda-tangani oleh bagian penjualan. c. Surat Permintaan Pembelian Dalam surat ini tercantum nama perusahaan penjual barang, kode barang, spesifikasi barang, kuantitas yang dibeli, harga barang, ditandatangani
oleh
yang
membuat, manager
manager, manager keuangan. Dengan
pembuat, general
melampirkan surat
penawaran
yang diatas. d. Formulir Pesanan Merupakan
formulir
yang digunakan
untuk
mengikat antara
penjual dan pembeli dalam melakukan pesanan barang. Di formulir ini berisi nama customer, nama barang, jumlah barang, harga barang, cara pembayaran, tanggal kirim yang diminta oleh customer, cara pengiriman, di tanda-tangani oleh penjual dan pembeli.
33
e. Surat Jalan Di formulir ini berisi informasi nama dan alamat pelanggan, kode pelanggan, tanggal pesan, jatuh tempo, nomor faktur, nomor barang, nama barang, kuantitas barang, alamat dikirimnya barang, tanggal dan nama
pengantar
dan nama sopir pengantar, ditandatangani
oleh
penerima. f. Faktur Penjualan Atas formulir pesanan tersebut di berikan ke bagian input data proses
agar
di
cetak faktur penjualan. Yang kemudian faktur ini
berfungsi sebagai dasar pencatatan akuntansinya. g. Formulir Laporan Penagihan Form ini menginformasikan nama pelanggan, nomor order, nomor faktur, nama pelanggan, nilai faktur, pembayaran dengan tunai , cek , giro. h. Daftar Umur Piutang ( Aging schedule ) Berisi
daftar
tanggal jatuh
umur
piutang dari
masing – masing pelanggan,
tempo, nominal piutang, berdasarkan catatan piutang
pelanggan. Prosedur
penjualan
yang
dilakukan
oleh
perusahaan
retail
PT.Modern PutraIndonesia adalah sebagai berikut : 1. Bagian penjualan menerima pesanan barang melalui telepon, faksimili, email atau customer datang langsung. Setiap pesanan dicatat oleh bagian
penjualan
pada lembaran
34
kertas lepas yang belum
diformulasikan. Bagian penjualan juga mencari pelanggan lain yang baru dan berpotensi membeli produk yang bisa dijual setiap harinya. Penjualan
diotorisasi
oleh
manager pemasaran dengan meminta
informasi pelunasan pembayaran piutang yang sebelumnya kepada manager keuangan dan akuntansi untuk pelanggan lama. Jika tidak disetujui pelanggan di informasikan oleh bagian penjualan bahwa permintaannya
ditolak
karena
ada tunggakkan
yang
masih harus
dibayar terlebih dahulu. Jika pelanggan meminta surat penawaran maka bagian
penjualan akan mengirimkan surat penawaran yang ditanda-
tangani oleh manager. Apabila pelanggan baru, kreditnya diotorisasi selama tidak melebihi batas kredit yang diberikan dan pelanggan dinilai mampu melunasi berdasarkan informasi data pelanggan baru tersebut yang diterima dari bagian penjualan ke manager pemasaran. 2. Bagian penjualan akan memeriksa status persediaan barang jika barang tersedia maka dibuat surat pengiriman barang atau surat jalan sebanyak 3(tiga) rangkap
yang
telah ditanda-tangani oleh pelanggan dan
transporter atau petugas pengirim dan didistribusikan sebagai berikut : 1) Lembar ke-1 berwarna putih untuk pelanggan dan
transporter
memberikan barang. 2) Lembar ke-2 berwarna merah untuk bagian akuntansi. 3) Lembar ke-3 berwarna kuning untuk bagian transporter atau pengirim.
35
3. Bagian akuntansi berdasarkan lembar ke-2 faktur penjualan mencatat jurnal penjualan dan setelah dihitung disiapkan lembar jurnal untuk dibukukan dalam buku besar umum. Surat pengiriman barang (delivery order) lembar ke-2 yang ditinggal pada bagian akuntansi di arsip berdasarkan nomor urut dan diakui sebagai dasar untuk pengecekan terhadap delivery order yang telah masuk. Dalam sistem penjualan kredit pada PT.Modern PutraIndonesia ini melakukan cara pembayaran dengan menggunakan mata uang Rupiah. Proses penagihan di PT.Modern PutraIndonesia dimulai setelah barang diterima oleh pelanggan. Dan bagian atau divisi organisasi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dan piutang adalah sebagai berikut : Divisi Keuangan yang meliputi : a. Kolektor b. Kasir c. Karyawan yang memegang pekerjaan piutang usaha Formulir yang digunakan sebagai berikut : 1. Tanda Terima Formulir ini merupakan sebagai informasi bahwa kolektor telah mengantarkan faktur penjualan yang dilampirkan dengan faktur pajak standar dan surat jalan ke pelanggan. Yang kemudian setelah tanggal tukar faktur tersebut ada masa jatuh tempo pembayaran piutang. Dan pelanggan menulis tanggal pembayaran piutangnya juga dengan cara pembayarannya.
36
2. Surat Pembayaran Disini biasanya pelanggan memberikan dokumen pembayaran baik berupa uang tunai, cek, giro ataupun foto copy slip setoran bank atas nama rekening perusahaan jika pelanggan melakukan pembayaran dengan cara transfer langsung ke rekening perusahaan yang memberinya piutang. Dokumen ini diberikan pelanggan untuk memberitahu bahwa ia telah melakukan pembayaran atas piutangnya. 3. Bukti setor Bank Bukti ini selain digunakan sebagai bukti transfer dari pelanggan juga merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian yang memegang piutang usaha sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang pelanggan ke bank. Untuk menghindari hal – hal yang tidak diinginkan PT.Modern PutraIndonesia menginformasikan bahwa setiap cek ataupun giro yang diberikan ditulis nama perusahaan, nomor rekening perusahaan. Prosedur
penerimaan kas dan penagihan piutang dilakukan oleh
PT.Modern PutraIndonesia adalah sebagai berikut : 1. Bagian piutang usaha, melihat data jatuh tempo atau aging schedule atas masing – masing pelanggan, dan kemudian melakukan pengecekan mutasi rekening koran bank PT.Modern PutraIndonesia , untuk melihat nilai nominal yang masuk atas pembayaran piutang dari pelanggan. Bagian yang memegang piutang usaha melakukan komunikasi melalui
37
telepon ke pelanggan bahwa piutang harus segera dilunasi sesuai dengan tanggal jatuh temponya. 2. Bagian piutang
mengutus
kolektor
untuk
datang
menagih
ke
pelanggan dengan membawa tanda – terima tukar faktur sesuai dengan tanggal yang telah ditulis oleh pelanggan. Semua cek, giro dan uang tunai yang diterima dari pelanggan ke kolektor, diserahkan ke bagian yang memegang piutang usaha. Yang kemudian selambat – lambatnya keesokan harinya atau sesuai dengan tanggal giro dan cek yang tercantum agar disetor ke bank. 3. Bagian piutang membuat setoran bank dan meminta kurir menyetorkan ke bank. Setelah itu kurir memberikan slip setoran bank tersebut ke bagian yang memegang piutang usaha. Prosedur pembukuan piutang usaha dan
uraian kegiatan tiap
organisasi yang terkait yang dilakukan oleh PT.Modern PutraIndonesia dalam pembukuan piutang pelanggannya adalah sebagai berikut : 1. Bagian piutang usaha membuat laporan penagihan yang dalam formulir tersebut dicantumkan
nomor
kode
pelanggan, nomor order, nomor
faktur, nama pelanggan, nilai faktur, pembayaran dengan cara tunai atau cek, giro, disertakan lampiran slip setoran bank tersebut juga print rekening
koran
perusahaan atas nilai moninal tersebut telah masuk
disetor. 2. Kemudian bagian piutang memberikan laporan penagihan tersebut untuk di input oleh bagian input data proses, agar dapat dilakukan
38
pembukuan piutang. Setelah di input oleh bagian input data proses, bagian piutang usaha melakukan pengecekan bahwa input data benar dan melakukan otorisasi (aprrover) pengkreditan atau membukukan piutang pelanggan. 3. Setiap
akhir
periode
pada
tiap
bulannya
perusahaan
menutup
pembukuannya. Disini bagian input data proses akan mencetak daftar umur piutang (aging) semua pelanggan. Dalam laporan aging ini tercantum saldo dari seluruh nilai nominal pelanggan yang masih menunggak pembayarannya. Laporan aging ini diberikan ke manager keuangan, manager akuntansi dan
manager
pemasaran. Manager keuangan, manager akuntansi,
manager pemasaran, melakukan rapat berdiskusi berapa kemungkinan piutang
yang
masih
bisa
tertagih dan tidak dapat tertagih, untuk
manager pemasaran agar dapat melanjuti ke para salesnya agar dapat membantu membicarakan ke pelanggan bagaimana pembayarannya. 4. Bagian akuntansi ( pembukuan ) membuat laporan rekonsiliasi piutang agar
mengetahui
bahwa antara general ledger dengan aging cocok
datanya dan akurat. Berikut ini penulis melakukan evaluasi atas pengendalian internal dan hal – hal yang berhubungan dengan pengelolaan piutang usaha pada PT.Modern PutraIndonesia sebagai berikut :
39
1) Pengendalian Organisasi Pada
PT.Modern
dilaksanakan
oleh
PutraIndonesia
bagian
transaksi
penjualan
telah
pemasaran, bagian akuntansi dan bagian
gudang. Dengan adanya pemisahan tugas dan fungsi dapat mengurangi resiko yang merugikan perusahaan. Dimana
resiko tersebut
adalah
kehilangan barang dilapangan, adanya pengiriman barang pelanggan yang mungkin tidak tercatat.
2) Sistem Otorisasi dan Pencatatan Semua transaksi penjualan yang terjadi tidak di otorisasi oleh yang memiliki
wewenang
untuk
menjual,
dengan
demikian
kekayaan
perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian dan keandalannya. Proses otorisasi piutang usaha dengan menilai pelanggan baru dari profile kemampuan pelanggan dan meminta informasi tentang pelunasan pembayaran piutang pelanggan lama kepada bagian akuntansi. Bagian akuntansi akan memberikan informasi sesuai dengan yang diperlukan berdasarkan daftar umur piutang yang telah dibuat bagian akuntansi. Apabila pembayaran tidak telat manager pemasaran akan melakukan otorisasi
dan menandatangani surat penjualan barang, bila pelanggan
dalam pembayarannya sering telat dan memiliki limit yang tidak mencukupi
untuk disetujui maka manager pemasaran
akan menolak
melakukan otorisasi. Pencatatan atas semua transaksi yang terjadi telah
40
dilakukan oleh bagian yang memiliki wewenang dalam proses pengerjaannya sehingga dalam mengarsip setiap dokumen – dokumen yang menjadi dasar pencatatan akurat. Dengan begitu dapat dilakukan cross cek data antar bagian yang saling berhubungan, sehingga memudahkan masing – masing bagian dalam memeriksa menelusuri laporan yang dibuat. Pencatatan semua transaksi yang dilaksanakan oleh PT.Modern PutraIndonesia dikerjakan oleh setiap bagian administrasinya pada tiap unit organisasi.
3) Praktek yang sehat Agar
usaha
dapat
berjalan
dengan
sehat PT.Modern
PutraIndonesia memakai formulir yang digunakan sebagai dokumen yang mendukung aktifitas perusahaan dan memakai sistem komputerisasi axapta pada setiap jenis kegiatan yang berlangsung disetiap divisi yang ada. Penjualan di perusahaan dibuat bernomor urut yang dipakai dasar penyusunan dilakukan.
laporan penjualan
bulanan. Register
pesanan juga
Otorisasi dilakukan oleh beberapa bagian yang memiliki
wewenang masing – masing
dari
yang
sudah
menjadi
kebijakan
perusahaan. Pengeluaran barang dari gudang ke pelanggan juga dilakukan dengan sistem yang jelas. Pembukuan dilakukan berdasarkan kelengkapan data pelanggan. Karena seluruh
sistem
komputerisasi
kegiatan
usahanya
dilaksanakan
maka aktifitas usaha perusahaan
41
dengan
sistem
dapat ditelusuri asal
terjadinya data tersebut. Setiap karyawan memiliki homebase ( menu program, password, user id ) atas program berdasarkan kepentingannya, sebagai identitas bahwa data tersebut dilakukan oleh siapa, dan untuk menghindari kesalahan yang terjadi. Sehingga semua yang terjadi dapat dipertanggungjawabkan dengan jelas.
4) Mutu Karyawan Unsur
pengendalian internal siklus penjualan dan piutang
yang
telah dijelaskan diatas tergantung pada sumber daya manusia yang melaksanakan, apakah mereka telah melakukan sesuai dengan kebijakan perusahaan, memiliki pengetahuan yang sesuai dengan bidangnya. Karyawan
bagian akuntansi
dan keuangan mempunyai latar
belakang
pengetahuan
akuntansi.
Karyawan
mempunyai
pengetahuan
pemasaran, begitu
bagian
pemasaran
juga dengan
masing bagian serta memiliki pengalaman dan pengetahuan
masingpada
pekerjaan yang mereka lakukan. Dalam melaksanakan pembukuan piutang di PT.Modern PutraIndonesia menggunakan formulir dan dokumen yang telah ditentukan : a. Faktur penjualan b. Bukti penerimaan kas c. Bukti penerimaan bank d. Formulir laporan penagihan
42
Setelah pelanggan membayar melalui bank maka pelanggan tersebut akan mengirimkan bukti transfer dengan cara faksimili dan email. Bukti pembayaran piutang didalamnya mencakup informasi nama perusahaan yang membayar piutang, jumlah nominal uang yang ditransfer, nomor faktur penjualan, untuk pembayaran barang apa yang dibeli. Kemudian
bagian
yang
memegang
piutang
usaha
mengecek
mutasi rekening koran harian bank perusahaan apakah uang tersebut telah masuk ke rekening perusahaan PT.Modern PutraIndonesia. Bagian keuangan yang memegang piutang membukukan dengan melampirkan dokumen copy dari laporan penagihan. Piutang usaha yang memang secara jelas tidak dapat ditagih dikarenakan usaha perusahaan pelanggan bangkrut atau tutup usaha, meninggal, rugi, dan lari dari kewajibannya. Maka piutang tidak dapat tertagih dan menjadi kerugian atas pendapatan perusahaan yang juga diperlukan pencatatan atas piutang yang tidak tertagih. Selama ini penghapusan piutang yang tidak tertagih dilakukan dengan metode penghapusan langsung, karena informasi yang telah di dapat dari berbagai divisi yang saling berkaitan, seperti salesman, kolektor, bagian keuangan telah berusaha untuk berkomunikasi dengan pelanggannya. PT.Modern PutraIndonesia
dapat menganalisa
piutang usahanya
dengan informasi umur piutang ( aging schedule ) yang ada, karena data tersebut memuat seluruh kode pelanggan, nama pelanggan, jatuh tempo,
43
saldo nominal piutang per pelanggan dan saldo total dari keseluruhan transaksi piutang. Saldo jatuh tempo dibagi berdasarkan umur, yaitu : a. Kelompok umur 1 – 30 hari b. Kelompok umur 31 – 60 hari c. Kelompok umur 60 – 90 hari d. Kelompok umur 91 – 120 hari Apabila piutang telah mencapai umur piutang 120 hari maka pelanggan akan di beritahukan baik lewat telepon, faksimili, email agar membayar, bila tidak dilakukan maka perusahaan akan mengirimkan surat ke pelanggan untuk melakukan pertemuan membahas piutang tersebut agar dapat ditemukan jalan keluar terbaik atas kesepakatan keduabelah pihak. Keterlambatan
pelunasan
piutang
yang
ada pada
PT.Modern
PutraIndonesia terjadi karena para pelanggannya tidak diberikan sanksi atau denda, sehingga pelanggan lalai dalam melaksanakan kewajibannya. Dengan alasan bahwa perusahaan menjaga hubungan baik
dengan
seluruh pelanggannya. Juga sulitnya perusahaan mendapatkan pelanggan – pelanggan baru. Dan hanya satu orang dalam divisi keuangan yang melaksanakan tugas tersebut.
B.
Hambatan – hambatan yang dihadapi dalam Pengendalian Internal Atas Piutang Usaha
44
Dalam menjalankan kegiatan usahanya setiap perusahaan pasti mengalami permasalahan dengan segala hal yang menjadi bagian dari kepentingan menjalankan aktifitas operasionalnya. Begitupun dengan perusahaan
retail
PT.Modern PutraIndonesia
adanya
permasalahan
yang terjadi dari piutang adalah tidak diterimanya penerimaan piutang pada saat batas waktu jatuh temponya. Dalam hal ini kebijakan – kebijakan yang ditetapkan
oleh perusahaan
mengenai
ketentuan
pemberian kredit sangat mempengaruhi penerimaan piutang. Berdasarkan informasi yang penulis dapatkan di PT.Modern Putra Indonesia, dimana tidak selalu terpenuhinya ketepatan waktu pelanggan
karena
perusahaan telah lama
penerimaan
piutang
dari
berhubungan baik dengan
pelanggan sehingga tidak mengkontrol pelanggan agar tidak lari ke perusahaan lain. Selain hambatan – hambatan diatas, dalam pengendalian internal atas piutang walaupun semua bagian sudah berusaha maksimal dalam menjalankan tugasnya, masih adanya hambatan lain seperti : a. Bagian pemasaran ( manager dan sales ) mendapat informasi dari pelanggan bahwa ia telah melunasinya
piutangnya, namun
informasi tersebut tidak benar adanya. Karena pelanggan ternyata belum membayar piutangnya. b. Bagian piutang telah
mencatat data piutang pelanggan yang
membayar tapi tidak menginformasikan ke bagian pemasaran, sehingga
para sales tidak melaksanakan order berikutnya dari
45
pelanggan. Disini akan mengurangi kepercayaan pelanggan atas aktifitas administrasi
diperusahaan
tersebut, apakah telah
dijalankan sesuai prosedur. c.
Kurangnya tenaga kerja yang mengakibatkan satu orang pada divisi keuangan saja yang melakukan aktifitas piutang dari menerima faktur penjualan setelah dari bagian akuntansi, kemudian ia menerima segala bentuk pembayaran
dari pelanggan untuk
dicatat dalam buku penerimaan kasnya, juga mencatat untuk otorisasi
pembukuan
piutang
usahanya,
serta
melakukan
komunikasi dengan pelanggannya untuk mengingatkan
batas
tanggal pembayarannya. d.
Tidak adanya informasi yang jelas dari para salesman tentang perjanjian pembayaran ( term of payment ) dari pelanggan atas piutangnya ke bagian yang memegang piutang, sehingga komunikasi antara pelanggan dan bagian piutang terjadi salah paham.
C.
Upaya Penanggulangan Hambatan – Hambatan Dalam Pengendalian Internal Siklus Penjualan dan Piutang Usaha Supaya setiap tagihan – tagihan yang telah terjadi dapat segera cair atau pembayaran diterima dengan cepat, maka harus ada tindakan – tindakan untuk mengatasi segala masalah tersebut. Jika tidak menjadi berlarut – larut dan dapat merugikan usaha perusahaan sendiri. Dalam hal
46
ini perlakuan sistem akuntansi dalam pencatatan penjualan kredit di perusahaan umumnya harus dikerjakan oleh beberapa orang agar hal yang tidak di inginkan tidak terjadi, seperti yang telah diuraikan dalam teori di Bab II yaitu pada saat kolektor mendapatkan pembayaran dari pelanggan baik berupa uang tunai, cek, giro di setorkan ke bagian kasir, kemudian
bagian kasir yang mencatat pembukuan kas uang masuk,
setelah itu kasir memberikan bukti informasi slip setoran tersebut ke bagian piutang sebagai lampiran dokumen untuk pelunasan piutang pelanggan dan membuat pencatatan di form laporan penagihan. Bagian piutang memberikan dokumen laporan penagihan tersebut ke bagian input data proses, setelah itu hasil inputan di otorisasi oleh bagian akuntansi untuk pencatatan atau pembukuan piutang pelanggan. Sistem informasi
akuntansi
seharusnya
dapat
diterapkan
sesuai
dengan
prosedurnya. Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi penyalahgunaan dalam pengkreditan atau membukukan piutang pelanggan dan tidak hilangnya asset perusahaan karena resiko dari kecurangan yang mungkin dapat dilakukan oleh bagian piutang. Untuk mengatasi masalah – masalah yang lain maka hal – hal yang harus dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Perlunya adanya aturan dalam sistem proses pencatatan piutang dari bagian keuangan dengan bagian akuntansi yang jelas. Sehingga sistem informasi akuntansi dapat lebih akurat dan sesuai prosedur. Adanya kebijakan yang harus dilakukan oleh manajemen.
47
2. Komunikasi dan kerja sama antar bagian dari setiap divisi yang saling terkait, agar tidak terjadi salah paham dan mengurangi resiko kesalahan.
48
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A.
Kesimpulan Berdasarkan penelitian dan pembahasan yang telah dikemukakan dalam bab – bab sebelumnya akhirnya penulis dapat memberikan suatu kesimpulan atas analisis pengendalian internal atas piutang usaha PT.Modern PutraIndonesia. 1. Pengendalian Internal yang ditetapkan di PT.Modern PutraIndonesia pada umumnya belum efektif sebab tidak dipenuhi syarat pengendalian internal siklus penjualan dan piutang usaha, yaitu bagian piutang menerima uang tunai, cek, giro dari pelanggan yang diberikan ke kolektor. Hal ini memberikan kemungkinan besar bahwa bagian piutang dapat melakukan kecurangan. 2. Tidak adanya pemisahan fungsi yang jelas antara bagian dengan
piutang
kasir. Yang seharusnya penerimaan uang tunai, cek, giro
pelanggan ke kolektor diserahkan ke bagian kasir. 3. Bagian piutang selain membuat laporan penagihan juga membukukan piutang pelanggan (otorisasi pembayaran ). Yang seharusnya juga ada pemisahan fungsi dalam pekerjaan ini. 4. Berdasarkan hasil penelitian yang penulis peroleh bahwa PT.Modern PutraIndonesia
tidak
menerapkan
pengendalian
internal
dalam
piutangnya hanya di siklus penjualannya saja. Walaupun ada hambatan
49
yang ditemukan akan tetapi PT.Modern PutraIndonesia tetap dapat menjalankan aktivitas usahanya.
B.
Saran - saran Agar pengendalian internal penjualan dan piutang dapat lebih baik dimasa akan datang, berikut ini penulis mengajukan beberapa saran yang dapat digunakan sebagai pertimbangan untuk mengatasi dan mengurangi kelemahan – kelemahan yang ada : 1.
Dengan
adanya
prosedur kebijakan kredit seharusnya pihak
manajemen dapat menjalankan sebagaimana yang telah ditetapkan. Bahwa apabila piutang yang terlebih dahulu belum terbayar maka pengiriman barang berikutnya tidak dapat dikirimkan, apabila pengiriman barang berikutnya dikirim
akan memperbanyak jumlah
piutang. 2.
Perlu adanya penambahan karyawan pada bagian piutang usaha yaitu untuk memisahkan fungsi bagian piutang usaha yang mengerjakan pencatatan laporan penagihan dengan bagian otorisasi pembukuan piutang usaha. Jika pegawai tersebut melakukan otorisasi maka tidaklah mungkin akan ada penyalahgunaan wewenangnya.
3.
Perlu adanya penegasan kebijakan dari manajemen level atas ke bagian kasir dan kolektor bahwa setiap uang tunai, cek, dan giro yang diterima dari pelanggan harus diserahkan ke bagian kasir, agar tidak terjadi penyalahgunaan dari penerimaan uang tersebut.
50
4.
Hal yang harus di hindari agar tidak terjadi penyelewengan untuk uang setoran hasil penerimaan dari pelanggan disetor ke bank segera pada esok harinya hari kerja.
5.
Perlu dilakukan komunikasi yang lebih aktif antar bagian khususnya bagian piutang, bagian pemasaran, bagian akuntansi agar tidak terjadi kesalahpahaman diantara mereka.
6.
Konfirmasi seharusnya dilakukan dibuat seluruh tagihan yang barangnya telah dikirim dan bukan hanya yang sudah jatuh tempo. Karena jika yang sudah jatuh tempo yang di buat konfirm isinya maka pelanggan perhatiannya hanya pada tagihan yang sudah jatuh tempo saja sedangkan tagihan – tagihan yang lainnya cenderung diabaikan dan menunggu perusahaan memberitahukannya. Hal ini dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan karena pihak perusahaan harus mengeluarkan modal terlebih dahulu untuk membiayai pengambilan barang tersebut.
51
DAFTAR PUSTAKA
Arens, Alvin A,.Randal,.J,.Elder 2006. Auditing, Jilid dua, Salemba Empat, Edisi 9, Kelompok Gramedia, Jakarta. Donald E. Kieso , Jerry J. Weygandt dan Terry D. Warfield 2004.Akuntansi Intermediate, Edisi 10, Jilid 1, Erlangga, Jakarta. Blog,Himasi/AccountingCoach AccountingCoach
Exam
Complete (PDF)
PDF
Package
Accounting
Download
Puzzles
PDF
Package/Download 17 Agustus 2008 Ikatan Akuntans Indonesia 2007. Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan, Salemba Empat, Jakarta. Ikatan Akuntansi Indonesia 2007 Standar Profesional Akuntansi Publik, Salemba Empat, Jakarta. Sawyer,Lawrence B,. Mortimer, A,.Dittenhofer,.James H.Schelmer 2003. Internal Auditing. Salemba Empat, Jakarta. Sukrisno Agus 2004. Auditing, Edisi 3, Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta. Niswonger C.Rollin , Warren C. S dan Reeve James.M 2005. Prinsip – Prinsip Akuntansi, Edisi 19, Jilid 1, Erlangga, Jakarta. William C. Boyton N. Jhonson dan Walter G. Kell 2002. Modern Auditing, Edisi 7, Erlangga, Jakarta. Wilkinson W. Joseph 2003. Sistem Informasi dan Akuntansi, Terjemahan Herman Wibowo, Edisi Ke Empat, Binarupa Aksara, Jakarta
52
53
