EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PENDAPATAN PREMI PADA PT. ALLIANZ LIFE INDONESIA
SKRIPSI Program Studi Akuntansi
Disusun Oleh : Nama
: TUGIYONO
NIM
: 4310411-334
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2008
EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PENDAPATAN PREMI PADA PT. ALLIANZ LIFE INDONESIA
SKRIPSI Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh GELAR SARJANA EKONOMI Program Studi Akuntansi
Disusun Oleh : Nama
: TUGIYONO
NIM
: 4310411-334
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2008
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
Nama
:
TUGIYONO
NIM
:
310411-334
Program Studi
:
Akuntansi
Judul Skripsi
:
EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL ATAS
PENDAPATAN
PREMI
PADA
PT. ALLIANZ LIFE INDONESIA
Tanggal Ujian Skripsi :
28 Agustus 2008
Disahkan Oleh : Pembimbing,
(Diah Iskandar, SE, M.Si) Tanggal:
Dekan Fakultas Ekonomi,
(Drs. Hadri Mulya, M.Si) Tanggal :
Ketua Jurusan Akuntansi,
(H. Sabarudin Muslim, SE, M.Si) Tanggal:
LEMBAR PENGESAHAN DEWAN PENGUJI
SKRIPSI EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PENDAPATAN PREMI PADA PT. ALLIANZ LIFE INDONESIA Dipersiapkan dan disusun oleh :
Nama
: TUGIYONO
NIM
: 4310411-334
Telah Dipertahankan Di Depan Dewan Penguji pada Tanggal 28 Agustus 2008
Susunan Dewan Penguji Ketua Penguji,
( Diah Iskandar, SE, M.Si ) Anggota Penguji I,
( Sri Rahayu, SE, M.Si )
Anggota Penguji II,
( Nurul Hidayah, SE, Ak, M.Si )
KATA PENGANTAR Assalamualaikum Warrahmatullahi Wabarakatuh, Segala puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT, Tuhan semesta alam, yang telah memberikan Berkah, Hidayah dan RahmatNya kepada penulis hingga dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik. Penulisan skripsi ini sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar Sarjana Strata Satu (S1) di Fakultas Ekonomi Universitas Mercu Buana Jakarta, dengan judul ; Evaluasi Pengendalian Internal atas Pendapatan Premi PT. Allianz Life Indonesia. Pada kesempatan ini izinkan penulis menyampaikan rasa hormat dan terima kasih yang sebesar-besarnya, khususnya kepada : 1.
Bapak H Probo Sutedjo, Selaku Ketua Yayasan Menara Bhakti
2.
Bapak DR.Ir.H. Suharyadi, MS selaku Rektor Universitas Mercu Buana;
3.
Bapak Drs. Hadri Mulya, M.Si., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Mercu Buana;
4.
Bapak H. Sabarudin Muslim, SE, M.Si selaku Ketua Jurusan Akuntansi;
5.
Ibu Diah Iskandar, SE selaku Pembimbing Materi yang telah banyak meluangkan
waktu
untuk
memberikan
pengarahan, petunjuk
dan
bimbingan kepada penulis; 6.
Bapak/Ibu Dosen Universitas Mercu Buana yang telah memberikan ilmu dan bimbingan selama penulis menjalani masa perkuliahan;
7.
Seluruh karyawan dan staff Universitas Mercu Buana yang telah membantu baik secara langsung dan tidak langsung;
8.
Ibu dr Ginawati selaku Director PT. Allianz Life Indonesia
9.
Ibu Sri Widyarti selaku Internal Audit Director PT.Allianz Life Indonesia, yang telah memberikan kesempatan untuk melakukan penelitian kepada penulis,
10.
Ibu Metty Mekarsari selaku Collection Department Head PT. Allianz Life Indonesia, yang telah memberikan data yang penulis butuhkan,
11.
Kedua orang tercinta yang telah memberikan do’a, restu kasih sayang dan nasehat yang tak terhingga,
12.
Istri tercinta Sri Astuti,SE, anakku tersayang Annisa Widiastuti dan Reza Dwi Prasetya yang telah memberikan cinta, do’a dan dorongan kepada penulis,
13.
Kawan-kawan
baikku
Suryadi,
Dani,
Bowo,
Fany
yang
selalu
mengingatkan dan memberikan dorongan serta semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Penulis sudah berupaya untuk menyelesaikan skripsi ini sebaik mungkin, namun penulis menyadari keterbatasan skripsi ini, apabila terdapat kritik dan saran guna perbaikan penulis ucapkan terima kasih. Semoga skripsi ini dapat berguna dan bermanfaat. Amin. Wassalamualaikum Warrahmatullahi Wabarakatuh. Jakarta, Agustus 2008 Penulis
TUGIYONO
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ......................................................................................
i
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI ..........................................................
ii
KATA PENGANTAR ...................................................................................
iii
DAFTAR ISI ..................................................................................................
v
DAFTAR BAGAN ..........................................................................................
viii
DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................
ix
BAB I
BAB II
PENDAHULUAN A. Latar Belakang .........................................................................
1
B. Perumusan Masalah .................................................................
3
C. Pembatasan Masalah..................................................................
3
D. Tujuan dan Kegunaan ..............................................................
4
LANDASAN TEORI A. Sistem Informasi Akuntansi ..... ...............................................
5
1. Pengertian Sistem Informasi ...............................................
5
2. Prinsip-Prinsip Dasar dalam Pelaksanaan Sistem ...........
7
3. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi....................................
7
B. Pengendalian Internal ...............................................................
8
1. Pengertian Pengendalian Internal ………………………...
8
2. Tujuan Pengendalian Internal …………………………….
10
3. Komponen Pengendalian Internal………………………...
12
C. Pengertian Pendapatan ..…………..........................................
14
1. Pengertian Pendapatan ……………………………………
14
2. Penjualan………………………………………………….
15
3. Prosedur Penerimaan Kas Otomatis ……………………..
19
4. Pertimbangan Pengendalian Untuk Sistem Berbasis
BAB III
Komputer ………………………………………………..
23
D. Pendapatan Premi ....................................................................
26
E. Asuransi....................................................................................
27
1. Pengertian dan Tujuan Asuransi.…………………………
27
2. Jenis-Jenis Asuransi.……………………………………..
29
3. Karakteristik Asuransi Jiwa.……………………………..
29
METODOLOGI PENELITIAN A. Gambaran Umum ....................................................................
32
1. Lokasi Penelitian ................................................................
32
2. Visi dan Goal Allianz Indonesia..........................................
32
3. Sejarah Perusahaan....... ......................................................
32
4. Produk PT. Allianz Life Indonesia......................................
35
B. Metode Penelitian ...................................................................
39
C. Definisi Operasional Variabel .................................................
39
D. Metode Pengumpulan Data .....................................................
40
E. Metode Analisis Data ..............................................................
41
BAB IV
ANALISA HASIL DAN PEMBAHASAN A. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Siklus Penerimaan Premi PT. Allianz Life Indonesia ………………………………………
42
1. Fungsi-Fungsi yang terkait dalam Siklus Pendapatan Premi...
44
2. Dokumen yang digunakan dalam Siklus Pendapatan Premi...
47
3. Work Flow Penerimaan Premi………....................................
49
B. Analisis Sistem Pengendalian Internal PT. Allianz Life Indonesia ...........................................……………………...........
54
1. Pengendalian Umum (General Control).................................
54
2. Pengendalian Aplikasi (Application Control).........................
56
3. Pengendalian Fisik atas Sistem Akuntansi Siklus Pendapatan.. 58
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan .................................................................................... 60 B. Saran .............................................................................................. 61
DAFTAR PUSTAKA DAFTAR RIWAYAT HIDUP SURAT KETERANGAN
DAFTAR BAGAN
4.1. Work Flow Penerimaan Premi ...................................................................
49
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Struktur file untuk file penjualan, persediaan, dan piutang dagang Lampiran 2 Sistem pemesanan penjualan batch Lampiran 3 Pembaruan akses langsung dari file piutang dagang dan file persediaan secara bersamaan Lampiran 4 Sistem penerimaan kas otomatis Lampiran 5 Voucher Penerimaan Brosur PT. Allianz Life Indonesia
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya suatu organisasi tidak lepas dari pendapatan yang diperoleh. Perusahaan memperoleh pendapatan dari hasil penjualan yang dilakukan. Begitu juga suatu perusahaan asuransi tidak jauh beda dari perusahaan umumnya, perusahaan asuransi memperoleh pendapatan dari premi yang diterima. Perusahaan asuransi pada hakekatnya adalah suatu sistem pengalihan (transfer) resiko kepada pihak lain, baik secara perorangan maupun kelompok tertentu. Dalam hal ini dapat dikatakan perusahaan asuransi menjadi padat resiko apabila tidak dikelola dengan baik. Semakin meningkatnya kesadaran masyarakat akan pentingnya asuransi menyebabkan bertambahnya pemegang polis. Hal ini mempunyai pengaruh meningkatnya pendapatan premi perusahaan asuransi. Oleh karena penting bagi perusahaan asuransi untuk menanamkan kepercayaan kepada individu atau masyarakat tentang arti pentingnya bergabung dengan asuransi sebagai pemegang polis. Melalui penerimaan premi yang diterima perusahaan asuransi ini merupakan bentuk pendapatan yang diterima. Selain itu perusahaan asuransi sebagai salah satu perusahaan keuangan menjadi penting peranannya karena kegiatannya memberikan perlindungan resiko, perusahaan juga menghimpun dana melalui pendapatan premi yang diterimanya.
Usaha dalam bidang asuransi pada dasarnya merupakan kepercayaan dari masyarakat. Masyarakat mentransfer suatu resiko atas kejadian dan kepada perusahaan asuransi. Dengan cara tersebut perusahaan memperoleh pendapatan yang sering disebut dengan istilah penerimaan premi. Besarnya premi yang dibebankan kepada konsumen ini akan menjadi besarnya pendapatan yang diterima oleh perusahaan tersebut. Pendapatan premi yang diterima bisa dibayarkan langsung kepada kasir dan juga bisa dilakukan melalui transfer, hal ini berarti pada penerimaan premi terdapat nilai rupiah yang diterima perusahaan. Untuk itu perlu diperhatikan siklus penerimaannya agar menjadi panduan dalam pelaksanaan kegiatan dan tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. Pengendalian internal mempunyai peran yang penting dalam perusahaan terutama pengendalian atas pendapatan, dalam hal ini adalah pengendalian internal atas pendapatan premi pada perusahaan asuransi. Pengendalian internal meliputi organisasi serta semua metode dan ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta miliknya, mengecek kecermatan dan kehandalan data akuntansi, meningkatkan efesien operasi dan mendorong ditaatinya kebijakan-kebijakan manajemen yang telah digariskan. Suatu pengendalian internal yang baik dapat mendorong adanya efesiensi usaha dan terus menerus memonitor bahwa kebijaksanaan yang telah ditetapkan dapat dijalankan, sehingga melalui pengendalian internal ini dapat mengetahui dengan cepat penyelewengan yang terjadi. Pengendalian Internal dapat digunakan untuk mencegah dan mengoreksi adanya kesalahan maupun penyimpangan yang terjadi dalam suatu sistem
informasi akuntansi. Struktur Pengendalian Internal didalamnya menyarankan tindakan-tindakan yang harus diambil oleh perusahaan dalam mengatur dan mengarahkan aktivitas-aktivitas suatu organisasi, sehingga suatu tujuan organisasi tersebut dapat dicapai. Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik melakukan penelitian dalam bentuk skripsi ini dengan judul, Evaluasi Pengendalian Internal atas Pendapatan Premi pada PT. Allianz Life Indonesia.
B. Perumusan Masalah Sesuai dengan judul yang akan penulis susun, masalah-masalah yang akan dibahas adalah : 1. Bagaimana prosedur atas pendapatan
premi pada PT. Allianz Life
Indonesia. 2. Apakah Penerapan Pengendalian Internal atas Pendapatan Premi pada PT. Allianz Life Indonesia sudah memadai.
C. Pembatasan Masalah Karena luasnya permasalahan dalam perusahaan asuransi maka penulis melakukan pembatan masalah penelitian yaitu Pengendalian Internal atas Pendapatan Premi PT. Allianz Life Indonesia Kantor Pusat, Jakarta.
D. Tujuan dan Kegunaan 1. Tujuan Penelitian : a. Untuk mengetahui Penerapan Prosedur Pendapatan Premi pada PT. Allianz Life Indonesia b. Untuk mengetahui penerapan Pengendalian Internal atas Pendapatan Premi pada PT. Allianz Life Indonesia sudah baik atau belum.
2. Kegunaan Penelitian : a. Bagi Penulis Untuk menerapkan ilmu pengetahuan yang telah didapat selama di bangku kuliah, mengembangkan pemikiran, dan menambah wawasan khususnya dalam Pengendalian Internal atas Pendapatan Premi b. Bagi Perusahaan Sebagai bahan masukan dan informasi bagi pimpinan atau pihak-pihak terkait dalam menerapkan dan meningkatkan Pengendalian Internal atas Pendapatan Premi c. Bagi Pembaca Untuk bahan bacaan ilmiah dan sebagai bahan perbandingan bagi mahasiswa yang akan melakukan penelitian masalah Pengendalian Internal atas Pendapatan Premi
BAB II LANDASAN TEORI
A. Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Sistem Informasi Menurut James A Hall yang diterjemahkan oleh Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary (2007 : 62 ), yaitu : "Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi tujuan yang sama". Sementara menurut George H.Bodnar yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf (2000:1), "Sistem adalah Kumpulan sumberdaya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu". Pengertian informasi menurut George H.Bodnar alih bahasa Amir Jusuf (2000:1), "Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat ". Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menurut Nugroho Widjajanto (2001:4) adalah : Sistem Informasi Akuntansi adalah susunan berbagai formulir catatan, peralatan termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksanaannya dan laporan terkoordinasikan secara erat yang didisain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.
Definisi sistem informasi diatas mengandung arti suatu kumpulan sumber daya baik teknologi dan manusia dimana didalamnya mengumpulkan, menggolongkan, menganalisa dan menyediakan informasi keuangan dan informasi yang diperoleh dari suatu transaksi. Hakekatnya akuntansi merupakan sistem informasi dan merupakan penerapan teori umum informasi terhadap masalah operasi yang ekonomik dan efesien. Akuntansi juga membentuk sebagian besar informasi umum yang dinyatakan secara kuantitatif. Dalam sistem infomasi akuntansi ini terdiri dari subsistem, menurut James A Hall yang diterjemahkan oleh Dewi Fitriasari dan Deny Arnos (2007:10) tiga subsistem SIA adalah : 1) Sistem pemrosesan transaksi (transaction processing system-TPS), yang mendukung operasi bisnis harian melalui berbagai dokumen serta pesan untuk para pengguna di seluruh perusahaan; 2) Sistem buku besar/pelaporan keuangan (general ledger/financial reporting system-GL/FRS), yang menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak, serta berbagai laporan lainnya yang disyaratkan oleh hukum; dan 3) Sistem pelaporan manajemen (management reporting system-MRS), yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan,
seperti
pertanggungjawaban.
anggaran,
laporan
kinerja,
serta
laporan
2. Prinsip-Prinsip Dasar dalam Pelaksanaan Sistem, menurut Nugroho Widjajanto (2001:8) adalah : 1) Analisa transaksi bisnis 2) Pencatatan ke dalam formulir dan catatan yang tepat 3) Perancangan Sistem Internal Check dalam transaksi 4) Pencatatan transaksi yang telah terekam di formulir ke dalam buku (jurnal dan buku besar}. 5) Perancangan berbagai pernyataan (statement) akuntansi dan laporan statistik dengan sumber data dari transaksi yang telah tercatat di buku. 6) Pelaksanaan
pemeriksaan
intern
(internal
audit)
yang
berkesinambungan dan pemeriksaan eksternal secara periodik terhadap sistem informasi akuntansi. 7) Penyajian laporan untuk memenuhi kebutuhan instansi pemerintah.
3. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Tujuan dasar pengembangan Sistem Informasi Akuntansi menurut James A Hall yang diterjemahkan oleh Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary (2007: 21 ) adalah sebagai berikut : 1. Mendukung fungsi penyediaan (stewardship) pihak manajemen. Administrasi mengacu pada tanggung jawab pihak manajemen untuk mengelola dengan baik sumber daya perusahaan. Sistem informasi menyediakan informasi mengenai penggunaan sumber daya ke para pengguna eksternal melalui laporan keuangan tradisional serta dari
berbagai laporan lain yang diwajibkan. Secara internal, pihak manajemen menerima informasi pelayanan dari berbagai laporan pertanggungjawaban. 2. Mendukung pengambilan keputusan pihak manajemen. Sistem informasi memberikan pihak manajemen informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan tanggung jawab pengambilan keputusan tersebut. 3. Mendukung
operasional
harian
perusahaan.
Sistem
informasi
menyediakan informasi bagi para personel operasional untuk membantu mereka melaksanakan pekerjaan hariannya dalam cara yang efisien dan efektif.
B. Pengendalian Internal 1. Pengertian Pengendalian Internal Pengendalian internal terjemahan dari bahasa Inggris Internal Control yang berarti sebagai suatu kegiatan atau sistem untuk mengusahanakan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai yang diharapkan. Pengendalian Internal merupakan salah satu fungsi dari manajemen, dimana diperlukan oleh pimpinan perusahaan untuk membantu apakah kebijaksanaan yang telah ditetapkan telah dijalankan sesuai arah dan tujuan yang telah ditentukan. Menurut PSAK 12 pengertian Pengendalian (Control) adalah wewenang (power) untuk mengatur dan menentukan kebijakan keuangan dan operasi dari suatu kegiatan usaha dengan tujuan untuk mendapat manfaat dari kegiatan tersebut.
Pengertian Pengendalian Internal menurut James A Hall dalam buku yang diterjemahkan oleh Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary (2007: 181) adalah : Internal control system (sistem pengendalian internal) terdiri atas berbagai kebijakan, praktik, dan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan untuk mencapai empat tujuan umumnya: 1. Menjaga aktiva perusahaan. 2. Memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi akuntansi. 3. Mendorong efisiensi dalam operasional perusahaan. 4. Mengukur kesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang ditetapkan oleh pihak manajemen. Menurut Nugroho Widjajanto (2001:18) adalah : Pengendalian internal (internal control) adalah suatu sistem pengendalian yang meliputi struktur organisasi beserta semua metode dan ukuran yang diterapkan dalam perusahaan dengan tujuan untuk: 1. mengamankan aktiva perusahaan, 2. mengecek kecermatan dan ketelitian data akuntansi, 3. meningkatkan efisiensi, dan 4. mendorong agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh segenap jajaran organisasi. Dari pengertian sistem pengendalian internal di atas dapat diartikan suatu sistem yang digunakan untuk pengendalian dalam mencapai suatu tujuan perusahaan, pengendalian internal bertujuan untuk menjaga integritas informasi akuntansi, melindungi aktiva perusahaan terhadap kecurangan, pemborosan, dan pencurian yang dilakukan oleh pihak di dalam maupun di luar perusahaan. Selain itu, pengendalian internal juga harus dapat memudahkan pelacakan kesalahan baik yang disengaja ataupun tidak, demikian rupa sehingga memperlancar prosedur audit.
2. Tujuan Pengendalian Internal Tujuan Khusus pengendalian Internal menurut Tata Sutabri (2004:70) meliputi : a. Otoritas transaksi dan aktivitas yang memadai Otorisasi membatasi aktivitas transaksi atau kinerja-kinerja hanya pada orang-orang yang terpilih. Otoritas mencegah terjadinya transaksi dan aktivitas-aktivitas yang tidak diotorisasi. Otorisasi manajemen pada hakekatnya dapat bersifat umum maupun khusus. Otorisasi khusus dilakukan terhadap transaksi-transaksi yang bersifat individual. Penetapan titik pengorderan kembali secara otomatis untuk barangbarang persediaan merupakan contoh otorisasi umum karena bukan transaksi khusus. b. Pemisahan tugas Kegiatan ini diperlukan untuk mengurangi kemungkinan bagi seseorang
berada
ketidakberesan
serta
dalam
posisi
mengoreksinya
melakukan sendiri.
kekeliruan Pemisahan
dan tugas
diimplementasikan dengan memberikan tanggung jawab otorisasi transaksi, pencatatan transaksi, dan penanganan fisik aktiva kepada orang yang berbeda dan dilakukan oleh fungsi-fungsi yang terpisah. c. Dokumen dan catatan yang memadai Prosedur-prosedur harus mencakup perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan transaksi dan kejadian-kejadian secara memadai.
Dokumen dan catatan merupakan media fisik yang digunakan untuk menyimpan informasi, dapat berbentuk formulir-formulir yang berbeda, seperti order penjualan dan order pembelian sampai dengan media penyimpanan magnetik dan optikal. Praktek pengendalian tertentu relevan terhadap setiap jenis dokumen dan catatan. Formulir-formulir harus menyediakan spasi khusus untuk otorisasi dan persetujuan. d. Pembatasan akses terhadap aktiva Akses ke aktiva hanya diperbolehkan sesuai dengan otorisasi manajemen. Hal ini mensyaratkan pengendalian dan penjagaan fisik atas aktiva dan penggunaan aktiva dan pencatatan, seperti fasilitas yang aman dan otorisasi untuk akses ke program komputer dan file-file data. Sudah jelas bahwa pencurian fisik dan penggelapan merupakan perlakukan substansial terhadap solvensi organisasi bisnis.
Pengendalian
fisik
diarahkan
pada
pengurangan
kemungkinan pencurian dan penggelapan. e. Pengecekan independen atas kinerja Pertanggung jawaban tertulis atas aktiva harus dibandingkan dengan aktiva yang ada dalam suatu interval yang memadai dan tindakan yang tepat diambil sesuai dengan perbedaan-perbedaan yang terjadi. Fungsi rekonsiliasi ini harus dilakukan oleh seseorang yang independen terhadap otorisasi, pencatatan, dan penanganan fisik aktiva. Contoh pengecekan independen atas kinerja dan penilaian
yang mencukupi atas jumlah yang tercatat mencakup pengecekan klerikal, rekonsiliasi, pembandingan aktiva dengan pertanggung jawaban tercatat pengendalian komputer terprogram, penelaahan manajemen atas laporan-laporan yang mengiktisarkan rincian saldo akuntansi, dan penelaahan pemakai atas laporan-laporan.
3. Komponen Pengendalian Internal Lima komponen Pengendalian Internal, menurut James A Hall yang diterjemahkan
oleh
Dewi
Fitriasari
dan
Deny
Arnos
Kwary
(2007:186) adalah 1. Lingkungan Pengendalian (control environment), menentukan arah perusahaan mempengaruhi kesadaran pengendalian pihak manajemen
dan
karyawan.
Berbagai
elemen
penting
dari
lingkungan pengendalian adalah: a. Integritas dan nilai etika manajemen. b. Struktur organisasi. c. Keterlibatan dewan komisaris dan komite audit, jika ada. Filosofi manajemen dan siklus operasionalnya. d. Prosedur untuk mendelegasikan tanggung jawab dan otoritas. Metode manajemen untuk menilai kinerja. e. Pengaruh eksternal, seperti pemeriksaan oleh badan pemerintah. f. Kebijakan dan praktik perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia.
2. Penilaian Resiko (Risk Assessment), Untuk mengidentifikasi, menganalisis dan mengelola berbagai resiko yang berkaitan dengan laporan keuangan. 3. Informasi dan Komunikasi Sistem informasi akuntansi (SIA) terdiri atas berbagai record dan metode yang digunakan untuk melakukan, mengidentifikasi, menganalisis, mengklasifikasi, dan mencatat berbagai transaksi perusahaan serta untuk menghitung berbagai aktiva dan kewajiban yang terkait di dalamnya. Kualitas suatu informasi yang dihasilkan oleh SIA berdampak pada kemampuan pihak manajemen untuk mengambil tindakan serta membuat keputusan dalam hubungannya dengan operasional perusahaan, serta membuat laporan keuangan yang andal. 4. Pengawasan (Monitoring) Proses yang memungkinkan kualitas desain pengendalian internal serta operasinya berjalan. Hal ini dapat diwujudkan melalui beberapa prosedur terpisah atau melaui aktivitas yang berjalan dalam bentuk penggunaan laporan manajemen yang lengkap. 5. Aktivitas Pengendalian (Control Activities) Adalah berbagai kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat diambil untuk mengatasi resiko yang telah diidentifikasi. Aktivitas pengendalian dapat dikelompokkan ; pengendalian komputer dan pengendalian fisik.
C. Pengertian Pendapatan 1. Pengertian Pendapatan Pendapatan adalah unsur utama dalam laporan keuangan, terutama sebagai keberhasilan perusahaan dalam melakukan penjualan barang/jasa, sebagai penentu kebijaksanaan pembayaran deviden, kenaikan gaji karyawan, dasar perhitungan pajak, suatu pedoman investasi dan pengambilan keputusan serta suatu elemen dalam prediksi. Pengertian pendapatan menurut PSAK No. 23 tahun 2007 adalah : Pendapatan adalah arus masuk bruto dari manfaat ekonomi yang timbul dari aktivitas normal perusahaan selama suatu periode bila arus masuk itu mengakibatkan kenaikan ekuitas, yang tidak berasal dari kontribusi penanaman modal. Dari pengertian pendapatan dimaksud diatas adalah pendapatan yang diperoleh dari aktivitas hasil operasional atau dari hasil penjualan yang dilakukan oleh perusahaan. Pendapatan dari suatu transaksi yang diterima oleh perusahaan bisa secara tunai, Cek/Giro yang nantinya masuk Kas/Bank dan secara kredit atau dikenal dengan adanya piutang. Pengertian Kas menurut Niswonger yang diterjemahkan oleh Affonsus Sirait (2001;290) adalah : Kas (cash) meliputi koin, uang kertas, cek, wesel (money order atau kiriman uang melalui draf bank atau cek bank).
2. Penjualan a. Sistem Akuntansi Berbasis Komputer Teknologi dapat menjadi alat yang sangat bagus untuk mencapai perubahan organisasi. Pada bagian bawah dari spektrum perubahan organisasi adalah otomatisasi, sedangkan bagian atasnya adalah rekayasa ulang. Otomatisasi (automation) mencakup penggunaan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pekerjaan. Namun demikian, sistem yang otomatis sering hanya menyerupai proses manual tradisional yang digantikannya. Di sisi lain, rekayasa ulang (reengineering) meliputi perubahan-mendasar pola pikir atas proses bisnis dan alur pekerjaan. Tujuan dari rekayasa ulang adalah untuk memperbaiki kinerja operasional dan mengurangi biaya dengan cara mengidentifikasi dan menghilangkan tugas yang tidak bernilai tambah. Hal ini meliputi penggantian prosedur tradisional dengan prosedur yang inovatif dan sering sangat berbeda dari yang pernah dijalankan sebelumnya. Pada bagian ini; pertama-tama akan dibahas teknik otomatisasi dan rekayasa ulang yang diterapkan pada pemrosesan pesanan penjualan dan sistem penerimaan kas. Akan dibahas juga fitur-fitur utama dari sistem poin of sale (POS), yang mengombinasikan fitur proses penjualan secara kredit dan tunai. Akhirnya, akan dibahas pertukaran data elektronik (electronic data interchage-EDI) dan Internet sebagai teknik alternatif dari rekayasa ulang siklus pendapatan. Sistem akuntansi berbasis komputer dibahas pada bagian akhir bab ini.
Struktur file yang digunakan untuk mengilustrasilan metode pemrosesan data. Perhatikan bahwa file transaksi catatan pesanan penjualan mempunyai tiga komponen utama : Nomor Pesanan Penjualan, Nomor Akun, dan Nomor Persediaan. Nomor pesanan Penjualan merupakan kunci primer karena merupakan komponen yang mengidentifikasi setiap catatan pesanan penjualan pada file. Ini merupakan nomor yang telah dicetak pada dokumen sumber yang dibuat pada saat operasi pengetikan data. Pada sistem yang tidak memakai dokumen sumber, penomoran ini dihasilkan oleh program komputer. Kunci primer sangat penting dalam menyediakan jejak audit. Kunci tersebut menyediakan : hubungan antara catatan pesanan penjualan yang disimpan pada disket komputer dengan dokumen sumber dan kejadian bisnis yang diwakilinya. Nomor Akun dan Nomor Persediaan merupakan kunci sekunder karena keduanya tidak dapat mengidentifikasi cacatan dalam file pesanan penjualan. Misalnya, kemungkinan ada lebih dari satu pesanan penjualan untuk satu pelanggan. Demikian pula untuk tipe barang yang sama kemungkinan dijual kepada lebih dari satu pelanggan. Oleh sebab itu, nilai dari kunci ini tidak unik. Tujuan dari kunci tersebut adalah untuk mencari hubungan antara buku besar pembantu piutang dagang dengan file master persediaan. James A Hall yang diterjemahkan oleh Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary (2007:249).
b. Pemrosesan Pesanan Penjualan dengan Teknologi Batch Sistem pesanan penjualan otomatis yang menggunakan pemrosesan batch. Perpindahan yang utama dari sistem manual adalah tidak adanya fungsi akuntansi dalam operasi sehari-hari. Prosedur akuntansi tradisional dari penagihan, pengendalian persediaan, piutang dagang, dan buku besar umum dilakukan oleh aplikasi komputer. Namun demikian, tugas operasional lainnya tidak terpengaruh oleh tingkat teknologi ini. Penerimaan pesanan penjualan, pemeriksaan kredit, penggudangan, dan pengiriman masih dilaksanakan sama dengan pada sistem manual. Dua keunggulan utama dari otomatisasi adalah penghematan biaya dan pengurangan kesalahan. Dengan mengotomatisasi fungsi akuntansi, perusahaan dapat mengurangi jumlah staf akuntansi dan risiko kesalahan administrasi. Tahap-tahap pemrosesan komputer dari sistem ini dibahas di bawah ini. Perhatikan bahwa varian warisan yang umum dari sistem ini, yang menggunakan file datar berurutan. 1) Pemasukan Data Proses
ini dimulai
dengan
diterimanya sekumpulan
dokumen
pemberitahuan pengiriman dari departemen pengiriman. Dokumen ini merupakan salinan dari pesanan penjualan yang berisi informasi tentang jumlah unit yang dikirimkan dan informasi mengenai pelanggan. Staf yang melakukan pemasukan data mengonversikan dokumen pemberitahuan pengiriman ke media digital untuk menghasilkan file transaksi pesanan penjualan. Hal tersebut merupakan proses yang berkesinambungan. Dalam
satu hari, staf pemasukan data menerima dan mengonversi beberapa batch dokumen pemberitahuan pengiriman selama beberapa kali. File transaksi yang
dihasilkan
berisi
beberapa
batch
pesanan
penjualan.
Total
pengendalian batch secara otomatis dihitung untuk setiap batch yang disimpan pada file tersebut. 2) Pengeditan Sistem
pesanan
penjualan
batch
dijalankan
secara
berkala.
Bergantung pada volume transaksi dan kebutuhan akan informasi terbaru, hal ini bisa dijalankan satu kali saja pada akhir hari kerja atau beberapa kali per hari. Program edit memvalidasi transaksi dengan menguji setiap record untuk mengetahui jika terjadi kesalahan yang diakibatkan karena pengetikan atau kesalahan logis. Pengujian yang biasanya dilakukan termasuk pemeriksaan field, pengujian batasan, pengujian jangkauan dan ekstensi harga-kali-kuantitas. 3) Prosedur Pembaruan Proses pembaruan akses langsung dengan menggunakan data percontoh. Mulai dari bagian atas file pesanan penjualan yang diedit, program pembaruan memasukkan transaksi pertama ke record buku besar pembantu persediaan dan piutang dagang dengan menggunakan kunci sekunder (Nomor Persediaan dan Nomor Akun) untuk mencari record yang sesuai secara langsung. Record transaksi dicatat dalam jurnal, dan program kemudian pindah ke transaksi selanjutnya dan mengulangi proses ini. Hal ini terus berjalan sampai seluruh catatan dalam file transaksi selesai
dibukukan. Akun buku besar umum biasanya diperbarui setelah setiap batch. Ketika program mencapai akhir dari file transaksi, program tersebut akan berakhir. Prosedur akhir hari kerja dalam sistem ini menghasilkan sejumlah laporan manajemen. Hal ini bisa mencakup rangkuman penjualan, laporan status persediaan, daftar transaksi, daftar voucher jurnal, serta laporan anggaran dan kinerja. Laporan manajemen kualitas memainkan peran penting dalam membantu manajemen senior untuk memantau operasi guna memastikan bahwa pengendalian dijalankan dan berfungsi dengan baik. James A Hall yang diterjemahkan oleh Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary (2007:252).
3. Prosedur Penerimaan Kas Otomatis Prosedur penerimaan kas adalah sistem batch alami. Tidak seperti transaksi penjualan, yang cenderung terjadi terus-menerus dalam satu hari, penerimaan kas merupakan kejadian yang berbeda. Cek dan permintaan pembayaran diterima dari kurir secara berkelompok. Sama halnya, penyetoran kas yang diterima hanya dilakukan sekali pada akhir hari kerja. Sistem penerimaan kas menggunakan teknologi yang mengotomatiskan prosedur manual. Bagian berikut ini menjelaskan poin-poin utama dari sistem ini.
a). Prosedur Pembaruan Ruang Penerimaan Dokumen. Ruang penerimaan dokumen memisahkan cek dengan permintaan pembayaran dan menyiapkan daftar pembayaran. Cek dan salinan daftar pembayaran dikirimkan ke departemen penerimaan kas. Dokumen permintaan pembayaran dan salinan daftar pembayaran dikirim ke departemen piutang dagang. Departemen Penerimaan Kas. Staf penerimaan kas mencocokkan cek dan daftar pembayaran dan menyiapkan slip setoran. Melalui terminal komputer, staf membuat record voucher jurnal dari total kas yang diterima. Staf menyimpan daftar pembayaran dan satu salinan dari slip setoran. Pada akhir hari kerja, staf menyetorkan uang tersebut ke bank. Departemen Piutang Dagang. Staf departemen piutang dagang menerima dan mencocokkan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran. Melalui terminal komputer, staf membuat transaksi penerimaan kas berdasarkan setiap dokumen pembayaran. Staf bagian ini kemudian menyimpan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran. Departemen Pemrosesan Data. Pada akhir hari kerja, program. batch mencocokkan voucher jurnal dengan file transaksi penerimaan kas, dan memperbarui buku besar pembantu piutang dagang dan akun pengendali buku besar umum (Piutang Dagang - Pengendali dan Kas). Proses ini menggunakan metode akses langsung seperti yang sudah
dijelaskan sebelumnya. Akhirnya, sistem membuat daftar transaksi yang akan direkonsiliasikan oleh staf piutang dagang dengan daftar pembayaran. b). Rekayasa Ulang Prosedur Penerimaan Kas Tugas
membuka
amplop
dan
mencocokkan
dokumen
pembayaran dengan cek dari pelanggan adalah pekerjaan yang melibatkan banyak pekerja, memakan biaya, dan menciptakan risiko pengendalian. Beberapa perusahaan telah melakukan rekayasa ulang prosedur penerimaan dokumen untuk mengurangi risiko dan biaya secara efektif. Staf penerimaan dokumen meletakkan kumpulan amplop yang belum dibuka ke mesin yang secara otomatis membukanya dan memisahkan antara dokumen permintaan pembayaran dan cek. Logika sederhana digunakan untuk membuat perbedaan tersebut. Karena dokumen permintaan pembayaran berisi alamat dari organisasi yang melakukan pembayaran, informasi tersebut terletak pada halaman muka surat untuk dapat dibaca pada layar. Saat amplop dibuka, mesin mengetahui bahwa dokumen yang pertama dalam amplop adalah dokumen permintaan pembayaran. Jadi, yang kedua adalah cek. Proses ini dijalankan secara internal, dan setelah amplop dibuka, staf penerimaan dokumen tidak dapat mengakses isinya. Sistem tersebut menggunakan peranti lunak validasi transaksi khusus yang menggunakan kecerdasan buatan yang mempunyai
kemampuan untuk mengenali tulisan. Sistem memindai dokumen permintaan pembayaran dan cek untuk mencocokkan bahwa jumlah uang pada masing-masing dokumen sama, dan bahwa cek sudah ditandatangani. Item yang tidak konsisten atau tidak dapat diinterpretasikan oleh sistem, validasi akan ditolak dan akan diproses secara manual. Kemudian, sistem menyiapkan file penerimaan kas yang dapat dibaca oleh komputer, yang akan dibukukan ke akun pelanggan yang sesuai dan akun buku besar umum. Kumpulan cek dikirim ke departemen penerimaan kas untuk disetorkan ke bank. Daftar transaksi dikirim ke manajemen departemen piutang dagang, penerimaan kas, dan buku besar umum untuk dilakukan pemeriksaan dan audit. Keuntungan dari perbaikan pengendalian dan pengurangan biaya operasi dapat dicapai oleh organisasi dengan volume transaksi yang cukup banyak sehingga menguntungkan untuk melakukan investasi peranti keras dan peranti lunak. Sistem akan
bekerja
dengan baik jika dokumen permintaan pembayaran dan cek pelanggan konsisten. Pembayaran secara menyicil, pembayaran untuk beberapa tagihan (satu cek untuk beberapa faktur), dan bila terjadi kesalahan penulisan yang dilakukan oleh pelanggan pada cek akan membuat proses ini menjadi rumit dan menghasilkan banyak dokumen yang ditolak, yang memerlukan pemrosesan tersendiri.
James A Hall yang diterjemahkan oleh Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary (2007:258)
4. Pertimbangan Pengendalian Untuk Sistem Berbasis Komputer Bagian ini membahas hubungan antara pengendalian internal dan alternatif teknologi pemrosesan. Risiko-risiko yang mungkin terjadi akan diidentifikasi. Pertimangan pengendalian untuk sistem berbasis komputer menurut James A Hall yang diterjemahkan oleh Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary (2007:265) adalah : a. Otorisasi Tugas otorisasi transaksi dalam sistem pemrosesan real-time dilakukan secara otomatis. Manajemen dan akuntan harus member perhatian yang lebih atas kebenaran aturan program komputer dan kualitas dari data yang digunakan untuk membuat keputusan tersebut. Dalam sistem POS, proses otorisasi melibatkan validasi biaya kartu kredit dan menetapkan bahwa pelanggan tersebut adalah pengguna sah dari kartu kredit tersebut. Setelah menerima persetujuan dari perusahaan yang mengeluarkan kartu kredit secara on-line, staf harus mencocokkan tanda tangan pelanggan pada slip kartu kredit dengan yang berada pada kartu kredit itu tersendiri. b. Pemisahan Tugas Sejumlah tugas yang biasanya dipisah-pisah dalam sistem manual digabungkan pada sistem berbasis komputer. Aplikasi
komputer melaksanakan tugas pengendalian persediaan, piutang dagang, penagihan, dan buku besar umum. Karena tidak terdapat pemisahan pada area ini, perhatian kita berfokus pada integritas program komputer yang melaksanakan tugas-tugas tersebut. Akuntan harus mencari jawaban atas pertanyaan-pertanyaan: Apakah logika program komputer sudah benar? Apakah semua orang menerima aplikasi tersebut sejak pertama digunakan? Apakah perubahan yang dilakukan pada program mengakibatkan terjadinya kesalahan yang tidak terlihat? Pertanyaan-pertanyaan ini mengingatkan akuntan untuk memisahkan tugas dalam mendesain, menyimpan, dan mengoperasikan program komputer. Pemrogram yang menulis program komputer seharusnya bukan yang bertanggung jawab untuk membuat perubahan atas program tersebut. Kedua fungsi ini harus dipisahkan dalam pengoperasian sistem sehari-hari. c. Supervisi Pada sistem POS, di mana persediaan dan kas berisiko, supervisi merupakan hal yang penting. Pelanggan dapat secara langsung mengakses persediaan pada sistem POS, dan kejahatan pencurian barang merupakan hal yang menjadi perhatian manajemen. Supervisi dalam bentuk kamera pengamatan dan penjagaan toko dapat mengurangi risiko tersebut. Teknik ini juga dapat dipakai untuk staf yang menangani penerimaan uang tunai dari pelanggan. Selain itu, gulungan kertas internal mesin kasir juga merupakan bentuk supervisi. Gulungan kertas tersebut berisi semua catatan transaksi penjualan yang sudah diproses oleh mesin kasir.
Hanya pengawas staf yang mempunyai akses ke gulungan tersebut, yang digunakan untuk mencatat saldo laci mesin kasir pada saat pergantian staf. d. Pengendalian Akses Dalam sistem yang terkomputerisasi, catatan akuntansi disimpan dalam bentuk digital dan rentan terhadap akses yang tidak mempunyai otorisasi dan tidak terdeteksi. Hal ini dapat menarik orang untuk melakukan penipuan, perusakan oleh karyawan yang kecewa, atau kecelakaan. Risiko tambahan terjadi pada sistem realtime yang sering kali menyimpan catatan akuntansi pada bentuk digital. Tanpa adanya dokumen fisik untuk cadangan, kehancuran file komputer dapat mengakibatkan perusahaan tidak mempunyai catatan akuntansi lagi. Untuk menjaga integritas dari catatan akuntansi, perusahaan harus menerapkan pengendalian yang membatasi akses ke file. Selain itu juga risiko dari program komputer yang membuat program pembuat keputusan, manipulasi catatan akuntansi, dan mengizinkan akses ke aktiva. Tanpa adanya pengendalian akses yang baik, perusahaan dapat menderita kerugian karena penipuan dan kesalahan. James A Hall yang diterjemahkan oleh Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary (2007:265) D. Pendapatan Premi Pendapatan Premi menurut (PSAK, 2007 : 28.4) adalah ; Premi yang diperoleh sehubungan dengan kontrak asuransi dan reasuransi diakui sebagai pendapatan selama periode polis (kontrak) berdasarkan proporsi jumlah proteksi yang diberikan.
Dalam hal periode polis berbeda secara signifikan dengan periode risiko (misalnya pada penutupan jenis pertanggungan asuransi konstruksi), maka seluruh premi yang diperoleh tersebut diakui sebagai pendapatan selama periode risiko, kecuali sebagaimana diatur dalam paragrap 16. Paragrap 16 yang dimaksud adalah, Apabila jumlah premi masih dapat disesuaikan, misalnya premi ditentukan pada akhir kontrak atau premi disesuaikan pada akhir kontrak berdasarkan nilai pertanggungan, maka pendapatan premi diakui sebagai berikut: (a)
Apabila jumlah premi dapat diestimasi secara layak, maka pendapatan premi diakui selama periode kontrak dan estimasi jumlah premi tersebut disesuaikan setiap periode untuk mencerminkan jumlah premi yang sebenarnya.
(b)
Apabila jumlah premi tidak dapat diestimasi secara layak, maka premi diperlakukan dengan menggunakan metode uang muka (deposit method) sampai jumlah premi dapat diestimasi secara layak. Pengertian premi bruto, (PSAK, 2007 : 28.2) : Premi bruto adalah premi yang diperoleh dari penutupan langsung (direct premiur written) dan penutupan tidak langsung (indirect premium written). Premi-premi penutupan langsung termasuk premi yang diperoleh dari penutupan polis bersama. Sedangkan polis bersama adalah, : "Penutupan terhadap 1(satu) obyek asuransi yang dilakukan secara bersama oleh beberapa perusahaan asuransi dan dinyatakan dalam 1(satu) polis. "
E. Asuransi 1. Pengertian dan Tujuan Asuransi Pengertian asuransi atau pertanggung jawaban berdasarkan KUHD (Kitab Undang-Undang Hukum Dagang) Pasal 246, (Sigit Triandanu dan Totok Budisantoso, 2006:177) adalah ; Asuransi adalah suatu perjanjian dengan seorang penanggung mengikatkan diri kepada seseorang tergantung, dengan menerima suatu premi, untuk memberikan penggantian kepadanya karena suatu kerugian, kerusakan atau kehilangan keuntungan yang diharapkan yang mungkin akan diderita karena suatu peristiwa yang tidak tentu. Menurut Undang-Undang Nomor 2 Tahun 1992 tentang Usaha Perasuransian (Sigit Triandanu dan Totok Budisantoso 2006:177) Asuransi atau pertanggungan adalah perjanjian antara dua pihak atau lebih, dengan mana pihak penanggung mengikatkan diri kepada tertanggung, dengan menerima premi asuransi, untuk memberikan penggantian kepada tertanggung karena kerugian, kerusakan, atau kehilangan keuntungan yang diharapkan, atau tanggung jawab hukum kepada pihak ketiga yang mungkin akan diderita tertanggung, yang timbul dari suatu peristiwa yang tidak pasti, atau untuk memberikan suatu pembayaran yang didasarkan atas meninggal atau hidupnya seseorang yang dipertanggungkan
Menurut paham ekonomi (Sigit Triandanu dan Totok Budisantoso 2006:177) ; Asuransi merupakan suatu lembaga keuangan karena melalui asuransi dapat dihimpun dana besar, yang dapat digunakan untuk membiayai pembangunan, disamping bermanfaat bagi masyarakat yang berpartisipasi dalam bisnis asuransi, serta asuransi bertujuan memberikan perlindungan atau proteksi atas kerugian keuangan (financial loss), yang ditimbulkan oleh peristiwa yang tidak diduga sebelumnya (fortuitous event).
Sedangkan usaha asuransi menurut Sigit Triandaru dan Totok Budisantoso (2006:178) ; Usaha asuransi adalah suatu mekanisme yang memberikan perlindungan pada tertanggung apabila terjadi risiko di masa mendatang. Apabila risiko tersebut benar-benar terjadi, pihak tertanggung akan mendapatkan ganti rugi sebesar nilai yang diperjanjikan antara penanggung dan tertanggung. Mekanisme perlindungan ini sangat dibutuhkan dalam dunia bisnis yang penuh dengan risiko. Secara rasional para pelaku bisnis akan mempertimbangkan usaha untuk mengurangi risiko yang dihadapi. Pada tingkat kehidupan keluarga atau rumah tangga, asuransi juga dibutuhkan untuk mengurangi permasalahan ekonomi yang akan dihadapi apabila ada salah satu anggota keluarga menghadapi risiko cacat atau meninggal.
Beberapa resiko yang dipertanggungkan dalam asuransi jiwa meliputi kematian, kecelakaan atau cacat dan kehilangan kemampuan untuk memperoleh penghasilan. Perusahaan asuransi akan menanggung seluruh atau sebagian dari resiko keuangan yang diderita tertanggung karena kejadian atau situasi yang diasuransikan selama masa kontrak asuransi.
Tujuan asuransi menurut Buchari Alma (2007:333) ialah ; menggeser resiko (kemungkinan menderita kerugian) kepada orang lain atau kepada suatu badan dan pekerjaannya menanggung kerugian orang lain, karena kehilangan atau kerusakan dengan mendapatkan premi.
2. Jenis-Jenis Asuransi menurut Buchari Alma (2007:334) a. b. c. d. e. f. g. h.
Asuransi kebakaran Asuransi Pengangkutan Asuransi Jiwa Asuransi Kredit Asuransi Kecurian Asuransi Perusahaan Asuransi Mobil Asuransi terhadap tanggung jawab karena hukum
3. Karakteristik Asuransi Jiwa Beberapa karakteristik usaha asuransi jiwa menurut PSAK No.36 (2007:36.1), antara lain: (a) Usaha asuransi jiwa merupakan suatu sistem proteksi menghadapi risiko keuangan atas hidup atau meninggalnya seseorang dan sekaligus merupakan upaya penghimpunan dana masyarakat. (b) Premi merupakan pendapatan perusahaan asuransi, disamping hasil investasi yang menjadi kegiatan tak terpisahkan dari usaha asuransi jiwa. (c) Investasi berfungsi utama untuk memenuhi seluruh kewajiban manfaat yang akan diberikan kepada tertanggung. (d) Kewajiban keuangan bagi usaha asuransi jiwa terkait dengan ketidakpastian terjadinya suatu peristiwa, hal ini mempengaruhi penyajian laporan keuangan. (e) Laporan keuangan sangat dipengaruhi oleh unsur estimasi, misalnya estimasi jumlah kewajiban manfaat polis masa depan (liability for future policy benefits) yang dihitung berdasarkan perhitungan aktuaria,
estimasi jumlah premi yang belum merupakan pendapatan (unearned premium income), estimasi jumlah kewajiban klaim, serta estimasi jumlah klaim terjadi namun belum dilaporkan (incured but not reported claims). (f) Pihak tertanggung (pembeli kontrak asuransi) membayar terlebih dahulu premi asuransi atau titipan premi kepada perusahaan asuransi sebelum sesuatu atau peristiwa yang diasuransikan
terjadi.
Pembayaran ini merupakan pendapatan (revenue) bagi perusahaan asuransi. Pada saat kontrak asuransi disetujui, perusahaan asuransi biasanya belum mengetahui apakah ia akan membayar manfaat asuransi, berapa besar pembayaran itu, dan kalau terjadi, kapan terjadinya. Hal ini akan berpengaruh pada masalah pengakuan pendapatan dan pengukuran beban (g) Perusahaan asuransi jiwa harus memenuhi kesehatan keuangan sesuai dengan
ketentuan
peraturan
perundang-undangan
di
bidang
perasuransian, misalnya batas tingkat solvabilitas (solvency margin).
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
A. Gambaran Umum 1. Lokasi Penelitian Lokasi penelitian dilakukan pada
PT. Allianz Life Indonesia yang
beralamat di Jl. Jend. Sudirman Jakarta, Indonesia. 2. Visi dan Goal Allianz Indonesia Visi Allianz Indonesia is the First Choice for Customers, Business Partners and Employees. We build long-term relationships based on Mutual Trust. Goal 2010-ONE The number One Insurance Group in Indonesia by 2010. 3. Sejarah Perusahaan Berdiri tahun 1890 di Berlin, Jerman, saat ini Allianz merupakan salah satu perusahaan jasa keuangan terkemuka di dunia dan hadir di lebih dari 70 negara di seluruh dunia. Total pendapatan Allianz SE tahun 2006 sebesar 101,1 miliar Euro. Bisnis inti dari Allianz terfokus di tiga bidang utama yaitu : Protection termasuk asuransi umum dan kerugian, Provision termasuk asuransi jiwa dan kesehatan, Performance termasuk manajemen aset dan perbankan.
Allianz menjadi sponsor kejuaraan olahraga kelas dunia seperti Formula 1, Allianz Arena di Munich yang merupakan salah satu stadium sepak bola termegah di dunia dan America’s Cup, kejuaraan kapal layar. Sebagai wujud kepedulian sosial di Indonesia, bersama GTZ, Allianz SE membangun kembali Aceh dan Nias yang hancur akibat tsunami. Diantaranya, pembangunan SDN 81 Allianz Tibang di Banda Aceh, sekolah di Nias, pembangunan panti asuhan, microfinance dan lainnya.
Allianz di Asia Pasifik Allianz hadir di Asia Pasifik sejak tahun 1917 di pesisir Cina dengan menyediakan asuransi kebakaran dan asuransi pengangkutan. Saat ini, Allianz telah beroperasi di lebih dari 20 perusahaan yang terletak di 16 negara di Asia Pasifik. Setiap perusahaan mengembangkan keahlian khususnya melalui asuransi properti dan asuransi aneka, asuransi jiwa dan asuransi kesehatan. Kemampuan Allianz yang dengan cepat dapat memenuhi kebutuhan masyarakat setempat menjadi kunci sukses di regional ini. Sejak tahun 1996 kantor pusat regional Asia Pasifik berada di Singapura, untuk mengkoordinasikan dan mendukung pertumbuhan kegiatan bisnis sehingga tercipta hubungan yang semakin erat dengan kantor pusat di Munich, Jerman.
Allianz Life Indonesia Allianz hadir di Indonesia pada tahun 1981 melalui kantor representatif yang selanjutnya berdiri sebagai perusahaan asuransi kerugian joint venture di tahun 1989 yang dikenal sebagai PT. Asuransi Allianz Utama Indonesia. Kemudian tahun 1996 Allianz mengembangkan bisnis di bidang asuransi jiwa, asuransi kesehatan dan dana pensiun dengan mendirikan PT. Asuransi Allianz Life Indonesia. Saat ini Allianz Life Indonesia termasuk 10 perusahaan asuransi jiwa terbesar dengan didukung lebih dari 6.000 tenaga pemasaran yang tersebar di 75 kantor pemasaran dan outlet yang berlokasi di 43 kota di seluruh Indonesia, mulai Banda Aceh sampai dengan Jayapura (Papua). Dan melayani lebih dari 360 ribu nasabah individu dan korporasi. Jaringan distribusi Allianz Life luas dan kuat dengan mitra bisnis yang terpercaya, yaitu melalui Allianz Planner Network, terdiri dari Allianz Agency dan PT BUSS; Account Executives; broker; dan kerjasama bancassurance dengan bank-bank terkemuka di Indonesia yaitu Standard Chartered Bank, Bank Danamon, PermataBank dan Bank NISP. Dengan komitmen untuk memberikan Service Beyond ExpectatioN kepada para nasabah, Allianz Life mendirikan 4 Customer Care Centers yang berada di Jakarta, Surabaya, Medan dan Denpasar. Allianz Life Indonesia mendapat penghargaan Service Quality Award 2007 dari majalah Marketing dan Carre-CCSL dan Indonesian
Customer Satisfaction Award 2004 (ICSA 2004) dari majalah SWA dan Frontier. Bersama Allianz Utama yang bergerak di bisnis asuransi umum, Allianz di Indonesia mendirikan Layanan Satu Atap atau One Stop Solution (OSS). Melalui OSS, Allianz Indonesia memenuhi semua kebutuhan asuransi jiwa, asuransi kesehatan, pensiun dan asuransi umum dalam satu atap dan menjadi satu-satunya perusahaan asuransi dengan layanan terlengkap di Indonesia. Sebagai bentuk kepedulian sosial, Allianz Indonesia melakukan berbagai kegiatan kemanusiaan diantaranya donor darah, program anak asuh, sumbangan ke panti asuhan dan bantuan kepada korban bencana alam seperti tsunami, gempa bumi dan banjir.
4. Produk PT. Allianz Life Indonesia a. My Education Asuransi Pendidikan untuk Putra-Putri Anda Untuk Anda yang ingin menyiapkan dana pendidikan untuk putra-putri tercinta, Allianz menyediakan program asuransi my Education untuk mewujudkan
rencana
Anda
mengantar
putra-putri
mendapatkan
pendidikan yang baik dan bermutu. Manfaat My Education 1) Manfaat Tahapan untuk keperluan dana pendidikan anak maksimum sebesar 240% dari Uang Pertanggungan ditambah manfaat tambahan.
2) Perlindungan jiwa bagi Tertanggung/orang tua sebesar 150% dari nilai pertanggungan selama masa pembayaran premi. 3) Jika Tertanggung mengalami musibah meninggal dunia dalam masa pembayaran premi, maka ahli waris dibebaskan dari kewajiban membayar premi sampai dengan masa pembayaran premi berakhir. 4) Jangka waktu pembayaran premi hanya sampai usia anak 18 tahun. 5) Manfaat Tahapan diatas akan tetap kami bayarkan tanpa menghiraukan status hidup Tertanggung. Program asuransi ini masih dimungkinkan ditambah.
b. My Future Mempersiapkan Masa Depan yang Sempurna Memiliki
masa depan
yang
bahagia,
merupakan
impian
setiap
orang. Allianz menyediakan program asuransi yang memberikan jaminan masa depan Anda dengan lebih baik ketika Anda memasuki usia pensiun hingga Anda mencapai usia 70 tahun. Dana yang Anda terima dapat digunakan untuk menikmati masa pensiun guna memenuhi berbagai kebutuhan seperti biaya kesehatan, biaya berlibur bersama keluarga dan sebagainya. Manfaat My Future 1) Dengan kebebasan menentukan usia purnakarya (50, 55 dan 60 tahun), Anda akan mendapatkan jaminan dana tunai pada usia purnakarya (pensiun) sebesar 100% Uang Pertanggungan.
2) Manfaat Tahapan sebesar 12% dari Uang Pertanggungan setiap tahun setelah usia purnakarya sampai dengan Anda berusia 69 tahun. 3) Manfaat akhir kontrak sebesar 100% Uang Pertanggungan yang akan Anda terima pada saat Anda mencapai usia 70 tahun. 4) 100% Uang Pertanggungan jika Tertanggung meninggal dunia. 5) Pembebasan premi jika Tertanggung meninggal dalam masa pembayaran Premi. 6) Jaminan dana tunai, Manfaat Tahapan dan Akhir Kontrak diatas akan tetap kami bayarkan tanpa menghiraukan status hidup Tertanggung. Program asuransi ini masih dimungkinkan ditambah.
c. My Protection Perlindungan untuk Masa Depan Program perlindungan asuransi seumur hidup khusus untuk Anda yang ingin memastikan terjaminnya kesejahteraan hidup keluarga Anda dimasa datang. Dana yang tersedia dari program ini dapat dimanfaatkan oleh keluarga Anda apabila terjadi sesuatu dengan diri Anda yang mengakibatkan Anda tidak dapat lagi memberikan dukungan finansial bagi keluarga.
Manfaat My Protection 1) Santunan meninggal dunia sebesar 100% dari Uang Pertanggungan dibayarkan plus manfaat tambahan apabila Tertanggung meninggal dunia sebelum mencapai usia 100 tahun.
2) Manfaat maturity atau akhir masa asuransi sebesar 100% dari Uang Pertanggungan plus manfaat tambahan akan dibayarkan apabila Tertanggung hidup mencapai usia 100 tahun. Program asuransi ini masih dimungkinkan ditambah.
d. Smartlife Program asuransi khusus untuk Anda yang membutuhkan proteksi jangka pendek. Dana asuransi yang tersedia dapat digunakan untuk membantu memenuhi kebutuhan finansial keluarga Anda dimasa datang apabila terjadi musibah terhadap diri Anda. Manfaat Smartlife Santunan meninggal dunia sebesar 100% dari Uang Pertanggungan dibayarkan apabila Tertanggung mengalami musibah meninggal dunia. Program asuransi ini masih dimungkinkan ditambah.
1) Jens Reisch
5. Management Committee President Director
2) Rianto A. Djojosugito
Vice President Director
3) Vincentius Wilianto
Director of Actuarial Services
4) Meylindawati
Director of FA & Risk Management
5) Alan Tangkas Darmawan Director of Investment 6) Ahmir ud Deen
Chief Operating Officer
7) Dr. Ginawati Djuandi
Life Operation & Cust. Care Director
8) Handojo G. Kusuma
Director of Bancassurance & Alternative Distribution Director of Bancassurance
9) Anita Ekasari
10) Herman Tioe
IT, Customer Focus Initiatives & OPEX Director
11) Kiswati Soeryoko
Director of Syariah
12) Banua Sianturi
Chief Agency Officer
13) Inkes Lukman
Director of Employee Benefits Sales
14) Mursosan Wiguna
Director of HR, IS, Legal, Compliance, Sales Service
15) Sri Widiyarti
Director of Internal Audit
B. Metode Penelitian Metode penelitian yang penulis gunakan adalah
metode penelitian
deskriptif. Metode Deskriptif ini bertujuan untuk membuat deskripsi secara sistematis, aktual dan akurat mengenai fakta-fakta dari Pengendalian Internal atas Pendapatan Premi pada PT. Allianz Life Indonesia.
C. Definisi Operasional Variabel 1. Pengertian Pengendalian Internal adalah : Internal control system (sistem pengendalian internal) terdiri atas berbagai kebijakan, praktik, dan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan untuk mencapai empat tujuan umumnya: 1. Menjaga aktiva perusahaan. 2. Memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi akuntansi. 3. Mendorong efisiensi dalam operasional perusahaan. 4. Mengukur kesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang ditetapkan oleh pihak manajemen.
2. Pendapatan Premi adalah ; Premi yang diperoleh sehubungan dengan kontrak asuransi dan reasuransi diakui sebagai pendapatan selama periode polis (kontrak) berdasarkan proporsi jumlah proteksi yang diberikan. Dalam hal periode polis berbeda secara signifikan dengan periode risiko (misalnya pada penutupan jenis pertanggungan asuransi konstruksi), maka seluruh premi yang diperoleh tersebut diakui sebagai pendapatan selama periode risiko, kecuali sebagaimana diatur dalam paragrap 16.
D. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan adalah berikut : 1. Studi Pustaka ( Library Research ) Untuk memperoleh landasan teori yang digunakan dalam menganalisa masalah yang timbul. Dasar teoritis ini diperoleh dari literatur-literatur buku perpustakaan ada serta tulisan-tulisan ilmiah lainnya yang berhubungan dengan masalah yang sedang diteliti. 2 Penelitian Lapangan ( Field Research ) Yaitu mengumpulkan data dengan cara mendatangi dan meninjau langsung yakni ke lokasi PT. Allianz Life Indonesia. Penelitian di lapangan ini dilakukan dengan : a. Melakukan wawancara dengan pihak PT. Allianz Life Indonesia tentang masalah yang berhubungan dengan fungsi-fungsi yang terkait tentang pengendalian internal atas pendapatan premi. b. Observasi Lapangan, observasi dilakukan dengan cara melakukan pengamatan secara langsung ke PT. Allianz Life Indonesia, mencatat data yang diperlukan, mengumpulkan
dokumen-dokumen
yang
diperlukan dalam rangka memperoleh informasi dari pihak yang bersangkutan menangani masalah yang sedang dibahas. Data yang didapat berupa Data Sekunder, yakni ; Sejarah Perusahaan, Struktur Perusahaan, Dokumentasi.
E. Metode Analisis Data Penelitian akan dilakukan dengan cara mengumpulkan data-data yang dibutuhkan sesuai dengan permasalahan, setelah semua data terkumpul, penulis melakukan analisis data dengan menggunakan metode analisis deskriptif kualitatif, yaitu dengan menganalisa data yang ada dan kemudian membandingkan dengan teori yang telah diperoleh melalui buku- buku.
BAB IV ANALISA HASIL DAN PEMBAHASAN
Dalam menjalankan operasional
perusahaan, kegiatan penting untuk
memperoleh pendapatan adalah melakukan penjualan berupa produk barang atau jasa. Demikian halnya perusahaan yang bergerak di bidang asuransi pendapatan diperoleh dimulai dari penjualan polis asuransi. PT. Allianz Life Indonesia adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang asuransi, perolehan pendapatannya melalui penerimaan premi dari proses terjadinya penjualan polis.
A. Analisis
Sistem
Informasi
Akuntansi
Siklus
Penerimaan
Premi
PT. Allianz Life Indonesia. Siklus dalam pendapatan merupakan suatu siklus atau prosedur dimana fungsi masing-masing bagian diperlukan dalam rangka menjual suatu produk barang atau jasa. Salah satu jenis penerimaan premi pada PT. Allianz Life Indonesia diperoleh dari pelanggan yang menjadi pemegang polis asuransi jiwa, yaitu pemegang polis dengan nama my education, my future dan my protection. Perusahaan pada umumnya melakukan penjualan untuk memperoleh pendapatan.
Bagian marketing adalah bagian yang mempromosikan dan
mendapatkan pelanggan, begitu juga pada perusahaan asuransi, melalui bagian ini perusahaan melakukan penjualan produknya kepada calon pelanggan atau calon pemegang polis asuransi. Setelah bagian marketing atau customer
service mendapatkan pelanggan yang akan menjadi pemegang polis yang ditandai dengan
mengisi dan menandatangani surat
permintaan asuransi
dengan lampiran dokumen-dokumen yaitu copy identitas diri, slip setoran bank dan surat keterangan kesehatan (jika harus dengan surat keterangan dokter). Selanjutnya surat permintaan (SP) beserta dokumen yang dimaksud diperiksa kelengkapan administratifnya apakah telah terpenuhi atau belum. Perlu diketahui bahwa syarat-syarat administratif berhubungan dengan jumlah uang pertanggungan yang diminta oleh calon pemegang polis. Bilamana didapat calon tertanggung (orang yang diasuransikan) melimpahkan resiko dengan uang pertanggungan melebihi standard maka pemegang polis diwajibkan
tanpa pemeriksaan dokter
melampirkan surat pemeriksaan dokter
sesuai dengan kreteria-kreteria yang telah ditetapkan. Adanya standard tanpa pemeriksaan dokter bertujuan untuk mempercepat proses persetujuan asuransi dengan tanpa mengabaikan unsur kehati-hatian yaitu dengan mengisi daftar pertanyaan dan daftar isian yang terungkap dalam surat permintaan asuransi. Adanya standard dengan pemeriksaan dokter bertujuan untuk lebih selektif dan akuratif mengingat jumlah resiko financial yang dilimpahkan cukup material bagi perusahaan serta sebagai dokumen kelengkapan bilamana atas pelimpahan resiko tersebut direasuransikan. Surat Permintaan Asuransi yang telah diperiksa dan ditandatangani oleh Bagian Underwriter perusahaan selanjutnya diterbitkan polis dengan konfirmasi pembayarannya ke bagian keuangan, selanjutnya polis dikirim ke pemegang polis melalui kantor cabang dan/atau kantor agency dimana proses
penutupan dilakukan. Pelaksanaan pembayaran oleh pemegang polis dapat dilakukan oleh pemegang polis dengan melakukan transfer ke rekening bank atas nama PT. Allianz Life Indonesia pada Bank Danamon, Bank BII dan Bank BCA, dan apabila ingin melakukan pembayaran di tempat di mana pelanggan menghendaki maka dapat di pickup oleh bagian marketing yang melakukan proses penjualan dengan tanda bukti pembayaran sementara. Pelaksanaan kerja dari masing-masing bagian dilakukan dengan panduan operasional yang telah ditentukan oleh perusahaan. Berikut diuraikan prosedur kerja atau workflow yang menjadi panduan pelaksanaan penerimaan premi asuransi. 1. Fungsi-fungsi yang terkait dalam siklus pendapatan premi: a. Bagian Marketing & Customer Service. Bagian marketing melakukan fungsi penjualan melalui agen (pemasar) yang melakukan kontak langsung dengan calon pemegang polis atau calon tertanggung. Mendapatkan premi kepada calon PP (new business) berikut persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi. Membuat nota dan melakukan input nota kedalam sistem dimana dalam pelaksanaannya dilakukan koordinasi dengan bagian IT, selanjutnya menginformasikan Bagian Marketing terdiri dari beberapa kantor cabang dan beberapa kantor agency yang beroperasi untuk mendapatkan premi pertama (new business) dari pemegang polis baru. Sedangkan untuk mendapatkan premi lanjutan (old busniss / renewal) dilakukan oleh
bagian Customer Service Office (CSO) yang dimulai dengan mengirimkan surat pemberitahuan jatuh tempo pembayaran polis, melakukan penagihan dan pengiriman kwitansi atas pembayaran premi lanjutan (renewal). Apabila pemegang polis belum melakukan pembayaran premi lanjutan sampai batas tertentu maka bagian ini secara konsisten mengirimkan surat peringatan kepada pelanggan (reminding letter). Reminding letter terdiri dari satu sampai dengan reminding letter tiga, yaitu : a. Reminding letter I dikeluarkan 3 (tiga) minggu sesudah Surat Polis due date, b. Reminding letter II diberikan setelah jangka waktu 2(dua) minggu sesudah reminding I pemegang polis belum melakukan pembayaran, selanjutnya c. Reminding letter ke III diberikan sesudah reminding letter pertama dan reminding letter kedua. Pada reminding letter ke III ini akan menyebabkan polis lapse.
Dalam membuat dan mengirim Reminding letter bagian ini melakukan koordinasi dengan Bagian Underwriting untuk mengetahui polis client dan Bagian Keuangan untuk mengetahui apakah pembayaran sudah atau belum diterima. Selanjutnya memberikan tembusan kepada staff
IT guna iput data dalam sistem, bagian
Underwriting dan bagian Keuangan.
b. Bagian Underwriting Bagian ini melakukan proses pembuatan surat polis-polis baru dan melakukan pengecekan segala persyaratan yang harus dipenuhi, dan selajutnya membuat dan mencetak polis baru maupun polish lanjutan menyampaikan kepada bagian keuangan untuk selanjutnya dilakukan penagihan. Apabila
pemegang
polis
atau
agen
sudah
melakukan
pembayaran maka bagian ini melakukan konfirmasi kepada bagian keuangan untuk meyakinkan bahwa pembayaran sudah diterima, kemudian mencetak polis untuk selanjutnya dikirimkan kepada pemegang polis atau agent. c. Bagian Keuangan 1) Bagian keuangan mengecek online account di tiga rekening yang dimiliki yakni pada Bank Danamon, BBI dan BCA untuk mengetahui apakah ada transfer masuk dari pelanggan/agen/ pemegang polis. 2) Melakukan Download Statement Bank, mengkonfirmasi uang yang masuk ke dalam rekening dengan nama pelanggan/agen/pemegang polis, ke pihak bank. Memberi informasi ke bagian underwriting apabila diperlukan untuk memberi tahu bahwa pemegang polish sudah melakukan pembayaran. 3) Melakukan penagihan kepada agen atau kepada pemegang polis, yang pelaksanaannya dilakukan oleh bagian Collection. Bagian ini
melakukan penagihan kemudian menyetorkan uang yang diterima dari pelanggan ke Rekening Bank PT. Allianz Life Indonesia. Bukti pembayaran yang dianggap syah adalah bukti setoran bank, jadi pada saat melakukan transaksi pembayaran melalui Collection, pelanggan belum mendapatkan bukti setoran bank dan kwitansi tidak resmi dari collection. d. Bagian Accounting Melakukan pengecekan penerimaan uang yang dilakukan oleh bagian keuangan baik melalui sistem maupun secara fisik vocher penerimaan dan pengeluaran kas, pemberian kode rekening dan pembuatan jurnal. e. Bagian IT Pada bagian ini bertugas menangani masalah yang berkaitan dengan sofware dan hardware sistem informasi, melakukan pengelolaan sistem jaringan antar bagian, melakukan pengecekan secara berkala fasilitas computer yang digunakan oleh user termasuk fasilitas server.
2. Dokumen yang digunakan dalam Siklus Pendapatan Premi a. Surat Polis Surat polis adalah surat bukti pemegang polis dimana didalamnya disebutkan jenis polis, besarnya premi, nama tertanggung, jangka waktu dilengkapi dengan rincian keterangan tempat melakukan klaim. b. Debit Note Dokumen dimana didalamnya tertera jumlah biaya Polis yang harus dibayar oleh pemegang polis.
c. Policy Schedule Dokumen yang berisi data polis dan schedule pembayaran polis, biasanya merupakan polis installment. d. Kwitansi Sebagai bukti penerimaan uang atas pembayaran premi diberikan kepada client setelah uang diterima di Bank. e. Tanda Terima Dokumen ini digunakan sebagai bukti tanda terima surat polis asli atas nama pemegang polis, harus dilengkapi dengan tanda tangan, nama dan tanggal penerimaan. f. Voucher Penerimaan Voucher yang
digunakan sebagai bukti dokumen penerimaan
pendapatan. Dalam voucher ini berisi jumlah dan jenis mata uang, nama client dan kode rekening. Dokumen ini selanjutnya akan dikirim ke Bagian Accounting untuk dilakukan jurnal dan proses selanjutnya.
2. Workflow Process Penerimaan Premi
Workflow Process merupakan proses yang harus dilakukan antar bagian sehubungan dengan pendapatan premi yang diterima. Berikut penjelasan Workflow Process untuk Penerimaan Premi PT. Allianz Life Indonesia Jakarta.
a. Bagian Keuangan Finance Outstanding Premium 1) Setiap pagi bagian keuangan mengecek transfer melalui online account di tiga rekening yang dimiliki yakni pada Bank Danamon, BBI dan BCA
untuk
mengetahui
apakah
ada
transfer
masuk
dari
pelanggan/agen/pemegang polis. Semua pembayaran yang dilakukan oleh Agen/Broker atau Pemegang Polis baik customer Cabang atau Pusat
oleh dilakukan melalui transfer / setor
ke
Bank Pusat
PT. Allianz Life Indonesia. 2) Melakukan konfirmasi jumlah pembayaran dengan pihak Bank dan bagian terkait. 3) Melakukan download statement bank 4) Melakukan pengecekan di Bank berdasarkan nomor polis 5) Mengkonfirmasi uang yang masuk ke dalam rekening dengan nama pelanggan/agen/pemegang polis, ke pihak Bank. Memberi informasi ke bagian underwriting apabila diperlukan untuk memberi tahu bahwa pemegang polis sudah melakukan pembayaran.
6) Melakukan pengecekan statement bank berdasarkan nomor pemegang polis, selanjutnya mencocokan dengan nomor polis yang terdapat di sistem PT. Asuransi Allianz Life Indonesia. 7) Dilakukan pengecekan dan koreksi semua transaksi yang terdapat pada statement bank berdasarkan nomor polis, kemudian diteruskan pengecekan berdasarkan nama pemegang polis, transaksi pembayaran, jenis asuransi, manfaat dan keuntungan serta agen/broker atau pemegang polis langsung. 8) Apabila terdapat transaksi penerimaan premi yang terdapat pada statement bank tetapi belum diketahui nomor dan pemegang polisnya maka transaksi ini merupakan Suspend Account (account yang belum terdeteksi) maka akan ditangguhkan dulu, dan akan dikonfirmasi lebih lanjut
dengan
bagian-bagian
terkait
dalam
departemen
atau
agen/broker. 9) Melakukan pengecekan terhadap penerimaan uang yang masuk ke bank dan mengkonfirmasikan dengan, bagian terkait, dengan agen atau pemegang polis sehingga dapat diketahui pembayaran polis yang dilakukan merupakan, Renewal (premi lanjutan), Reguler Top Up (top up dengan cara penambahan premi atau lanjutan sesuai jumlah yang ditentukan), Single Top Up (top up yang hanya berlaku satu kali) atau pollicy change (perubahan polis). 10) Kasir menerima uang dari Collection, yang selanjutnya untuk disetorkan ke Bank, dalam pelaksanaannya uang yang diterima oleh
Colletor tidak langsung disetor ke Kasir, begitu juga uang yang di terima oleh Kasir dari collector tidak
segera mungkin disetorkan
ke Bank. 11) Membuat Voucher Penerimaan Pendapatan premi yang sudah disetor ke Bank dan sudah ada bukti setornya, maka dibuatkan voucher penerimaan, yang selanjutnya untuk dibukukan dan serahkan ke Bagian Accounting untuk dilakukan jurnal. -
Voucher Penerimaan/Revenue Voucher lembar ke 1 untuk Bagian Accounting
-
Voucher Penerimaan/Revenue Voucher lembar ke 2 untuk Bagian Keuangan
12) Membuat Laporan Produksi Finance Membuat dan mencetak Laporan Produksi Finance (Per Revenue of Debit Note/) untuk Polis yang sudah diterbitkan.
Finance Collection 1) Memperhatikan dan mengecek pembayaran premi yang masuk ke bank dengan tanggal jatuh tempo polis. 2) Melakukan penagihan kepada agen/broker atau kepada pemegang polis. Bagian ini melakukan penagihan kemudian menyetorkan uang yang diterima dari pelanggan ke Rekening Bank PT. Allianz Life Indonesia Bukti pembayaran yang dianggap syah adalah bukti setoran bank, jadi pada saat melakukan transaksi pembayaran melalui Collection, pelanggan belum mendapatkan bukti setoran bank dan bukti
pembayaran resmi. Bila client ingin mendapatkan tanda terima maka diberikan kwitansi tidak resmi dari collection. 3) Apabila pihak agen/broker
atau pemegang polis tidak melakukan
pembayaran transfer melalui bank dan ingin di pick up, maka penagihan pembayaran dapat dilakukan oleh bagian Collection, namun tanpa dilengkapi dengan dokumen pendukung yang sah. 4) Uang tunai yang diterima oleh bagian penagihan atau colector kemudian disetorkan ke Bank atas nama PT. Allianz Life Indonesia.
b. Bagian Underwriting 1) Melakukan pengecekan kembali dokumen-dokumen polis apakah sudah memenuhi persyaratan, dan sudah mendapat otorita dari manajer marketing. 2) Mencetak Surat Polis asli dengan tetap memperhatikan manajemen information sistem yang diberlakukan. Surat Polis Asli
lembar ke 1
Pemegang Polis
Surat Polis
lembar ke 2
Bagian Marketing
Surat Polis
lembar ke 3
Bagian Keuangan
Surat Polis
lembar ke 4
Arsip
Untuk Statement of Account (SOA) maka Surat polis lembar ke 4 untuk dikirim ke Agen/Broker. 3) Menginformasikan kepada pihak-pihak terkait untuk penerbitan polis 4) Menyampaikan dan melakukan konfirmasi dengan bagian finance untuk dilakukan pengecekan pembayaran dan penagihan.
c. Bagian IT 1) Melakukan pengawasan terhadap pemakaian sistem oleh user 2) Staff
IT membantu melakukan entry data
atas dokumen yang
diterima dari bagian terkait. 3) Menangani dan membantu user (bagian keuangan, bagian underwriting, bagian marketing, bagian accounting) yang mengalami trouble dalam pemakaian program komputer. 4) Melakukan pengawasan berkala secara keseluruhan sistem pada masing-masing bagian.
B. Analisis Sistem Pengendalian Internal PT. Allianz Life Indonesia. 1. Pengendalian umum (general control) a. Pengendalian organisasi Pemisahan tugas antara bagian yang bertanggungjawab atas operasi komputer (IT) dengan bagian yang menangani penjualan sampai penerimaan kas terpisah, hal ini dapat dilihat pada struktur organisasi. IT pada PT. Asuransi Allianz Indonesia, sudah sudah terpisah antara yang mengerjakan pemrograman komputer dan pengendalian data. Untuk pelaksanaan system dilakukan oleh oleh pihak ketiga. b. Prosedur-prosedur operasi umum 1. Kompeten personal IT supervisor dan asistennya adalah seseorang yang memiliki kemampuan teknis dan akademis dalam bidang komputer serta
memiliki kinerja yang baik di perusahaan. Fungsi IT merupakan DBA (Database Administrator) pada PT. Asuransi Allianz Indonesia Yang bertugas untuk melaksanakan pengawasan operasi komputer, memelihara serta melakukan pengecekan berkala fasilitas komputer yang ada dan melaksanakan penyusunan aplikasi 2. Rancangan Formulir Formulir yang digunakan dalam kegiatan siklus pendapatan dibuat secara jelas dan dapat dipahami serta memuat semua informasi yang diperlukan, formulir yang digunakan oleh PT. Asuransi Allianz Indonesia, penerimaan premi sudah jelas dan mudah dipahami. 3. Formulir yang benomor urut cetak (prenumbered) Setiap formulir yang digunakan seperti Delivery order, kwitansi dan Surat polis memiliki prenumbered form untuk memudahkan pengecekan jika terjadi kesalahan. 4. Prosedur-prosedur operasi komputer a. Setiap fungsi yang terkait dengan kegiatan pendapatan memiliki manual book run, berupa standar operasional instruksi yang memberikan arahan kerja setiap fungsi. Setiap karyawan yang memiliki wewenang dalam proses entry data kedalam program telah dibekali pengetahuan dan pemahaman dalam pengoperasiannya.
5. Pengendalian backup data Setiap data-data yang di entry kedalam komputer di back up, baik oleh user yang bersangkutan maupun oleh fungsi IT dengan harddisk, dan ke server. 6. Pengendalian akses data Perusahaan memiliki pengendalian akses berupa proses prosedur yang dirancang untuk membatasi akses kedalam program sistem dan data yang berkaitan dengan siklus pendapatan, sehingga dapat mencegah akses yang tidak semestinya masuk keperalatan komputer. Selain itu juga mencegah penggunaan program komputer oleh pihak yang tidak berwenang. 2. Pengendalian Aplikasi (application control) a. Pengendalian Masukan 1. Pengecekan Validitas a) Otorisasi Dengan pencocokan formulir order produksi dan surat jalan seluruh program up date dapat dijalankan. b) Persetujuan Surat Polis akan diproses oleh bagian underwriting apabila telah ada persetujuan dan Note Order dari manajer maketing. c) Pengecekan Format Nomor pelanggan diperiksa untuk meyakinkan bahwa seluruh karakter field adalah numerik.
2. Password Untuk menjaga keamanan data maka hanya setiap pegawai yang memiliki wewenang dan otoritas dapat mengakses database mengenai data-data yang berkaitan dengan siklus pendapatan. Karyawan sebagai user memiliki password masing-masing dan password tidak dapat diberikan kepada pegawai lain. b. Pengendalian proses standarisasi Bagan accounting yang berkaitan dengan transaksi pada siklus penerimaan premi mendokumentasikan dan melakukan jurnal setiap akun. c. Pengendalian Keluaran 1. Penggunaan database untuk pelaporan Database yang digunakan akan mencatat mengenai data yang sedang digunakan dan individu yang menginput data-data tersebut. Hal ini memudahkan para pengguna informasi yang memiliki otoritas mengenai database tersebut pada saat data tersebut diprint. 2. Deteksi kesalahan Output dari transaksi yang ada pada siklus pendapatan di seleksi dengan segera untuk mendeteksi kesalahan yang terjadi. 3. Matching Check Matching Check antara output control total dengan input control total, untuk memastikan bahwa tidak ada data yang ditambah atau hilang selama proses.
Pada pelaksanaan kegiatan operasional sehari-hari baik user yang melakukan input ke dalam program/aplikasi maupun bagian IT yang memantau pelaksanaan program/aplikasi sering mengalami kendala maintence, dikarenakan program aplikasi atau sofware yang digunakan sering berganti-ganti sehingga memerlukan waktu untuk melakukan penyesuaian. 3. Pengendalian Fisik atas Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan a. Pemisahan tugas Adanya tugas antar bagian yang menangani penjualan dengan bagian gudang. b. Pengendalian dokumen Dalam pengendalian dokumen dan data, bentuk pengendalian yang dilakukan adalah sebagai berikut: l. Dokumen yang berkaitan dengan keuangan (pembukuan) telah dibuat secara berseri (prenumbered). 2. Dokumen copy intern/ekstern yang resmi beredar, terkontrol dengan adanya stempel 3. Dokumen-dokumen yang ada dibuat cukup sederhana dan mudah dipahami serta dirancang dalam bentuk yang mendorong penyajian yang benar. 4. Dokumen disimpan ditempat khusus dan dokumen yang telah lewat dari tiga tahun akan dihancurkan agar tidak ada informasi
yang dapat diambil oleh pihak berwenang dan juga untuk penghematan pemakaian sarana dokumentasi.
c. Pengamanan kas Perusahaan Debitur diminta melakukan pembayaran piutang dalam bentuk cek, bilyet giro atau transfer melalui bank-bank yang telah ditunjuk oleh pihak PT. Hal ini mencegah terjadinya penyelewengan basil pendapatan oleh orangorang yang tidak bertanggungjawab. d. Monitoring dan pemantauan Pemantauan dalam bentuk aktivitas yang berkelanjuatan seperti laporan kepada pihak manajemen puncak, pengawasan penerimaan uang tunai dan serta verifikasi oleh supervisor dan manajer terhadap catatan dan dokumen yang beredar dapat dilihat dari setiap tandatangan sebagai bukti persetujuan. Pemantauan dalam bentuk evaluasi terpisah juga dilakukan oleh auditor ekternal dan secara internal sudah dilaksanakan dengan mengadakan audit internal setiap enam bulan sekali. Sistem pengendalian intern secara keseluruhan atas proses siklus penerimaan premi seperti tersebut diatas, maka dapat dikatakan bahwa PT. Asuransi Allianz Indonesia telah menerapkan pengendalian intern dengan baik dan cukup memadai walau masih lemahnya kontrol terhadap collection belum efektif. Pengendalian internal harus diterapkan untuk mencegah terjadinya kesalahan, manipulasi dan kecurangan yang dapat nerugikan perusahaan.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
KESIMPULAN 1. Pada Sistem Pendapatan Premi PT. Asuransi Allianz Indonesia dengan cara disetor ke Rekening Bank oleh Custumer sudah baik, hal ini untuk menghindari adanya penyelewengan terhadap kas. Namun pembayaran ditransfer ke Rekening Kantor Pusat menyebabkan kesibukan terpusat sehingga Bukti Pembayaran dan Polis sering lama diterima oleh customer, hal ini mengakibatkan claim custumer. Penerimaan Premi yang dilakukan Bagian Collection, yaitu uang tunai yang diterima oleh collector dengan memberikan tanda terima kepada Client, namun pelanggan belum mendapatkan pembayaran yang sah, sementara uang tunai yang di pickup oleh collector dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan dan pencurian. Selain itu fungsi kasir kurang maksimal, terbatas untuk keperluan internal outgoing cash 2. Pengendalian Internal atas Siklus Pendapatan
Premi pada PT. Asuransi
Allianz Indonesia sudah baik namun belum efektif secara maksimal. Pengendalian internal yang sudah berjalan dengan baik dan sudah ada : a. Pengesahan Transaksi, b. Pemisahan Fungsi, c. Supervisi, melakukan kontrol pada sistem yang terpisah.
d. Catatan Akuntansi, ada penomoran pada dokumen sumber, semua kwitansi dikeluarkan oleh kasir, ada jurnal khusus, Buku Besar Pembantu, Buku Besar Umum dan Dokumen Transmital. e. Pengendalian Akses, Kas harus disetorkan ke Bank tiap harian, uang tunai harus disetor ke pemegang outstanding premi dan disimpan di Kotak Deposit harus dikunci dan disimpan pada tempat yang aman f. Verifikasi Independen, Accounting melakukan rekonsiliasi Rekening Koran dari Bank tiap bulan. Sementara pengendalian yang belum berjalan dengan baik adalah ada penerimaan premi (uang tunai) yang di pickup oleh collector pada hari berjalan kadang-kadang disetor ke Bank beberapa hari berikut.
C. Saran 1. Program komputer yang digunakan sebaiknya lebih disempurnakan dan tidak sering berubah-ubah program sehingga menunjang kegiatan operasional kerja yang lebih efektif dan efesien. 2. Lebih diefektifkan fungsi kasir pada bagian keuangan sehingga bukti pembayaran dapat dengan cepat dikirim kepada customer, hal ini untuk menghindari claim dari custumer. 3. Pengendalian internal yang telah ada, perlu diberdayakan lebih efektif lagi, terutama terhadap proses collector yang melakukan penagihan dan uang tunai yang diterima, sehingga dapat membantu pihak manajemen dalam memberikan informasi dan menemukan penyimpangan yang terjadi sehingga dengan cepat dapat diatasi.
Dieses Dokument wurde mit Win2PDF, erhaeltlich unter http://www.win2pdf.com/ch Die unregistrierte Version von Win2PDF darf nur zu nicht-kommerziellen Zwecken und zur Evaluation eingesetzt werden.
