EVALUASI OPERASIONAL AUDIT ATAS PERSEDIAAN PADA FUNGSI PERGUDANGAN PT. ALAM TRI ABADI
SKRIPSI Program Studi Akuntansi
Nama : Yulinah NIM : 43206120099
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2008
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
Nama
: Yulinah
NIM
: 43206120099
Program Studi
: Akuntansi
Judul Skripsi
: EVALUASI OPERASIONAL AUDIT ATAS PERSEDIAAN PADA FUNGSI PERGUDANGAN PT. ALAM TRI ABADI
Tanggal Ujian Skripsi :
Disahkan Oleh:
Pembimbing
(Syahril Djaddang,SE.AK,M.Si.) Tanggal :
Dekan,
Ketua Jurusan Manajemen/ Akuntansi
(Drs.Hadri Mulya, MSi)
(H.Sabaruddin Muslim, SE,MSi )
Tanggal :
Tanggal :
i
KATA PENGANTAR Segala puji syukur kepada Sang Hyang Adi Buddha atas karunia dan kemuliaan, sehingga akhirnya penulis dapat menyelesaikan penyusunan skripsi ini dengan
judul
“EVALUASI
OPERASIONAL
AUDIT
ATAS
FUNGSI
PERGUDANGAN PADA PT. ALAM TRI ABADI “ Tujuan penyusunan skripsi ini adalah untuk meningkatkan pengetahuan dan wawasan penulis dengan membandingkan antara teori dengan permasalahan yang diperoleh selama melakukan penelitian. Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih belum sempurna, karena itu saran dan kritik yang konstruktif dari pembaca sangat penulis harapkan. Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada seluruh pihak yang telah membimbing dan membantu dan proses penyusunan skripsi ini dari awal hingga akhirnya, yaitu kepada yang terhormat: 1.
Bapak Syahril Djaddang, SE. Ak, M.Si. selaku dosen pembimbing Fakultas Ekonomi Universitas Mercu Buana
yang telah banyak meluangkan waktu,
tenaga, kesabaran dan pikirannya dalam memberikan bimbingan selama penyusunan skripsi ini. 2.
Bapak H.Sabaruddin
Muslim, SE.Msi. selaku ketua jurusan Manajemen/
Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Mercu Buana yang telah memberikan kesempatan kepada penulis dalam menyusun skripsi ini.
ii
3.
Bapak Drs. Suharmadi selaku sekretaris ketua jurusan Manajemen / Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas mercu Buana yang banyak memberikan arahan, bimbingan dan semangat selama penulis menyusun skripsi ini.
4.
Seluruh Staf dosen dan petugas administrasi Fakultas Ekonomi Universitas Mercu Buana yang telah memberikan ilmu pengetahuan dan pengalaman selama penulis menuntut ilmu di bangku kuliah.
5.
Papa, Mama, Cici, dede, khiu – khiu Abun dan segenap anggota keluarga yang telah memberikan dukungan dan bantuan secara meterial dan moral kepada penulis selama menuntut ilmu di Universitas Mercu Buana
6.
Segenap pimpinan dan karyawan PT. Alam Tri Abadi yang telah memberikan bantuan kepada penulis berupa data dan informasi untuk penyusunan skripsi ini.
7.
Ci Fanti, Ibu Susanti, Pak Adrian Lembong, Pak Marjoko, Pak Ery, Ibu Yanti, Marki, Anna dan Pak Ari , Kak pipin, yang telah memberikan bantuan tenaga, nasihat dan dorongan dalam penyusunan skripsi ini.
8.
Sahabat-sahabat saya yang secara langsung maupun tidak langsung memberikan dukungan dan bantuan kepada penulis selama penyusunan skripsi.
Akhirnya penulis berharap semoga skripsi ini dapat menambah wawasan dan bermanfaat bagi para pembaca. Jakarta, 9 September 2008 Penulis
iii
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI KATA PENGANTAR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .i DAFTAR ISI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .iii BAB I
:
PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pemilihan Judul . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 B. Perumusan Masalah . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 C. Tujuan dan Manfaat Penelitian . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
BAB II :
LANDASAN TEORI A. Audit Secara Umum...........................................................................6 1.
Defiinisi Audit Operasional.........................................................6
2.
Jenis – jenis Audit Operasional..................................................10
B. Operasional Audit secara Umum......................................................12 1.
Definisi Efisiensi, Efektivitas, dan Ekonomisasi.......................12
2.
Tujuan Pemeriksaan Operasional...............................................13
3.
Langkah – langkah Audit Operasional.......................................16
C. Ruang Lingkup Audit Operasional ......... ........................................17 D. Pengertian Pergudangan dan Persediaan ......................................... 24 1. Definisi Persediaan dan Pengelolaannya....................................24 2. Jenis – Jenis Persediaan .............................................................28
iv
3. Pengendalian Intern atas Persediaan..........................................29 4. Metode Pencatatan dan Penilaian Persediaan............................32 BAB III :
METODOLOGI PENELITIAN A. Gambaran Umum................................. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37 B. Metode Penelitian.............. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 C. Metode Pengumpulan Data................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 D. Metode Analisis Data......................................................................44
BAB IV :
ANALISIS DAN PEMBAHASAN A. Perencanaan Pemeriksaan Operasional atas Akun Persediaan . . . .45 B. Kebijakan Manajemen Perusahaan atas Pengelolaan Persediaan . . 47 C. Program Pemeriksaan Manajemenl atas Pengelolaan Persediaan . .49 D. Evaluasi Operasional Audit atas Akun Persediaan Pada Fungsi Pergudangan....................................................................................52 E. Kertas Kerja Pemeriksaan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 F. Laporan
Hasil
Pemeriksaan
Operasional
atas
Pengelolaan
Persediaan.........................................................................................68 G. Penilaian Efisiensi , Efektivitas ,dan Ekonomisasi Pengelolaan Persediaan . . . . . ..............................................................................78 BAB V :
KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83
v
B. Saran . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..84 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Pemilihan Judul Pada umumnya setiap perusahaan bertujuan untuk memperoleh laba yang sebesar-besarnya dan dapat berlangsung untuk waktu yang tidak terbatas, serta mencapai tingkat pertumbuhan perusahaan yang tinggi. Oleh karena itu diperlukan usaha yang optimal agar pengelolaan sumber daya yang dimiliki perusahaan dapat dilakukan dengan lebih ekonomis, efisien dan efektif sesuai dengan tujuan perusahaan. Dengan semakin berkembangnya suatu perusahaan menuntut pula perkembangan di bidang pemeriksaan. Pemeriksaan yang dilakukan tidak hanya pemeriksaan keuangan saja tetapi juga pemeriksaan yang menekankan penilaian sistematis dan objektif serta berorientasi pada tujuan untuk memperoleh keyakinan tentang keefektifan dan memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan yang diperiksa. Pimpinan perusahaan memerlukan audit operasional yang menyajikan informasi mengenai aktivitas operasional perusahaan dan tidak terbatas pada informasi keuangan dan akuntansi saja. Audit operasional merupakan evaluasi atas berbagai kegiatan operasional perusahaan sedangkan sasarannya adalah untuk menilai apakah pelaksanaan kegiatan operasional telah dilaksanakan secara ekonomis, efektif dan efisien. Apabila belum dilaksanakan seperti seharusnya, maka auditor akan memberikan rekomendasi atau saran agar pada masa yang akan datang menjadi lebih baik.
1
Salah satu bagian dalam perusahaan yang perlu dilakukan audit operasional adalah masalah pengelolaan persedian barang dagangan karena persediaan barang dagangan merupakan bagian utama dalam neraca dan seringkali merupakan perkiraan yang nilainya cukup besar serta membutuhkan modal kerja yang besar pula. Dengan besarnya jumlah uang yang ditanamkan pada persediaan barang dagangan suatu perusahaan, jelaslah bahwa persediaan barang dagangan merupakan aktiva yang sangat penting untuk dilindungi. Setiap perusahaan dalam melaksanakan kegiatan pemasaran tidak terlepas akan kebutuhan akan barang-barang dagangan yang menjadi faktor utama dalam menunjang jalannya aktivitas pemasaran perusahaan. Dengan terpenuhinya akan barang tepat pada waktunya, maka kegiatan suatu perusahaan akan dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Tanpa adanya persediaan barang dagangan, perusahaan akan menghadapi resiko dimana pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan dari para pelanggannya. Tentu saja kenyataan ini dapat berakibat buruk bagi perusahaan, karena secara tidak langsung perusahaan menjadi kehilangan kesempatan untuk memperoleh keuntungan yang seharusnya didapatkan. Salah satu cara perusahaan untuk mencapai tujuan tersebut adalah dengan melakukan kegiatan penjualan. Penjualan umumnya berkaitan erat dengan persediaan, karena aktiva yang dijual biasanya adalah persediaan. Persediaan merupakan salah satu jenis aktiva lancar dan merupakan unsur terbesar dari total aktiva lancar yang dimiliki perusahaan.
2
Berbagai macam persediaan yang dimiliki perusahaan serta penempatan persediaan pada
lokasi yang berbeda-beda,
memerlukan
adanya suatu
perencanaan, pengawasan dan pengendalian yang baik terhadap persediaan. Selain itu, investasi terbesar dalam perusahaan pada umumnya ditanamkan pada persediaan. Oleh karena itu diperlukan pengelolaan persediaan yang baik serta diperlukan juga kebijakan perusahaan untuk mengelola persediaan tersebut. Perusahaan juga perlu melakukan penilaian terhadap pelaksanaan kebijakannya mengenai pengelolaan persediaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Untuk pelaksanaan kegiatan penilaian terhadap bagaimana pelaksanaan dari kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, umumnya pemilik mempercayakan pelaksanaan atas kebutuhan pemeriksaan perusahaan kepada pemeriksa internal atau pemeriksa eksternal yaitu Kantor Akuntan Publik. Pemeriksaan internal dilakukan melalui pendekatan siklus-siklus kegiatan tertentu yang dilakukan oleh perusahaan. Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah pemeriksaan, seperti siklus persediaan dan pergudangan serta beberapa siklus lainnya. Perlunya dilakukan pemeriksaan atas persediaan karena nilainya yang cukup besar dibandingkan dengan aktiva lancar lainnya, sehingga perlu diketahui pelaksanaan pengelolaan yang dilakukan oleh perusahaan. Selain itu persediaan merupakan kegiatan utama perusahaan, dalam hal ini dikaitkan dengan persediaan pada perusahaan PT. Alam Tri Abadi yang memiliki berbagai macam persediaan. PT. Alam Tri Abadi adalah perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur.
3
Perusahaan ini menghasilkan produk berupa keramik. Keramik yang dihasilkan adalah keramik lantai dan keramik dinding. Masalah pemeriksaan internal terhadap pengelolaan persediaan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting, karena pemeriksaan fisik atas persediaan ini banyak melibatkan investasi rupiah dan mempengaruhi efektifitas, efisiensi dan ekonomisasi kegiatan perusahaan. Oleh sebab itu, audit operasional atas persediaan barang sangat diperlukan untuk mengurangi resiko terjadinya selisih, kehilangan, mengantisipasi kemungkinan terjadinya kecurangan dan memastikan bahwa prosedur telah dilakukan dengan baik sehingga kemudian dapat dibuatlah suatu usulan perbaikan. Berkaitan dengan hal-hal tersebut di atas, maka penulis tertarik untuk memilih judul:” EVALUASI OPERASIONAL AUDIT ATAS PERSEDIAAN
PADA FUNGSI PERGUDANGAN
PT ALAM TRI
ABADI”. B. Perumusan Masalah Masalah yang dihadapi setiap perusahaan bermacam-macam, mulai dari yang sederhana sampai yang kompleks. Semakin besar suatu perusahaan maka masalah yang dihadapi akan semakin kompleks. Dalam skripsi ini akan membahas masalah mengenai pengelolaan persediaan pada PT.Alam Tri Abadi. Perumusan masalah yang akan menjadi bahan penelitian dalam skripsi ini adalah sebagai berikut:
1. Apakah Operasional Audit
atas persediaan yang ada di gudang telah
dikelola secara efisien, efektif dan ekonomis?
4
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dilakukan penelitian pengelolaan persediaan pada PT. Alam Tri Abadi adalah sebagai berikut: 1. Untuk mengevaluasi operasional audit atas persediaan pada fungsi pergudangan telah dilaksanakan secara efektif, efisien dan ekonomis.
Manfaat dilakukan penelitian pengelolaan persediaan pada PT. Alam Tri Abadi adalah sebagai berikut:
1. Bagi Penulis Dari hasil kegiatan mempelajari, meneliti serta membandingkan teori dengan permasalahan yang ada, diharapkan dapat menambah pengetahuan serta wawasan penulis. 2. Bagi Perusahaan Dapat memberikan informasi dan masukan kepada pihak perusahaan mengenai evaluasi audit operasional dan pengelolaan persediaan barang dagangan terhadap fungsi pergudangan. 3. Bagi Ilmu Pengetahuan Sebagai bahan bacaan untuk menambah pengetahuan mengenai konsep ,prosedur-prosedur dan teknik-teknik audit operasional dan pengelolaan persediaan pada fungsi pergudangan.
5
BAB II LANDASAN TEORI
A. Audit secara Umum 1. Definisi Audit Operasional Sampai saat ini belum ada kesepakatan mengenai definisi pengauditan operasional. Oleh karenanya, pengauditan operasional sering juga disebut sebagai pengauditan manajemen, pengauditan prestasi, pengauditan sistem, pengauditan efisiensi, dan berbagai istilah lainnya. Beberapa penulis tidak membedakan pengertian istilah-istilah diatas, tetapi ada juga penulis yang membedakannya. Definisi pengauditan operasional menurut Arens and Loebbecke (2002:4) :An operational audit is review of any part of an organization’s operating procedures and methods for the purpose of evaluating efficiency and effectiveness. Berdasarkan definisi diatas dapat diartikan bahwa pengauditan operasional adalah: a.
Merupakan suatu proses penelaahan yang sistematis atas aktivitas, metode, dan prosedur pengelolaan suatu badan usaha.
b.
Mengevaluasi efektivitas dan efisiensi dari aktivitas, metode, dan prosedur pengelolaan yang dilakukan oleh suatu badan usaha.
6
c.
Melaporkan hasil evaluasi kepada pihak yang berwenang dan memberikan rekomendasi yang berguna bagi peningkatan dan perbaikan kepada pihak manajemen.
Audit manajemen (management audit) adalah pengevaluasian terhadap efisiensi dan efektivitas operasi perusahaan .(Bhayangkara,IBK 2008:2) Audit operasional (operational auditing) memfokuskan penilaiannya pada efisiensi dan efektivitas operasi suatu entitas. Lebih lanjut AICPA mendefinisikan operational auditing sebagai “ a systematic review of an organization activities…in relation to specified objective. The purpose of the engagement may be : (a) to asses performance, (b) to identify opportunities for improvement, and (c) to develop
recommedaton
for
improvement
or
further
action.”(Bhayangkara,IBK 2008:3) Management Audit ( Operational Audit ) adalah suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditentukan oleh manajemen, untuk mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah dilakukan secara efektif, efisien dan ekonomis. (Sukrisno Agoes 2004:3). Beberapa bagian yang penting dari definisi-definisi diatas dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Audit operasional merupakan suatu proses yang sistematis seperti dalam audit laporan keuangan,audit operasional mencakup serangkaian langkah atau prosedur yang terstruktur dan terorganisasi. Aspek ini
7
mencakup perencanaan yang tepat, dan juga mendapatkan dan secara objektif menilai bukti yang berkaitan dengan aktivitas yang diaudit. 2. Penilaian operasi organisasi yang didasarkan pada suatu criteria yang ditetapkan atau yang disetujui (established atau agreed-upon criteria).Dalam audit operasional, criteria sering dinyatakan dalam standar kinerja (performance standards) yang ditetapkan manajemen. Namun dalam beberapa hal, standar-standar mungkin ditetapkan industri. Kriteria sering kurang jelas didefinisikan daripada criteria yang digunakan dalam audit laporan keuangan. Audit operasional mengukur tingkat hubungan antara kinerja actual dengan criteria. 3. Tujuan utama dari audit operasional adalah membantu manajemen dari organisasi yang diaudit untuk memperbaiki effectiveness, efficiency dan economy dari operasi. Dengan demikian,audit operasional memfokuskan pada masa yang akan datang, ini berlawanan langsung dengan audit laporan keuangan, yang mempunyai fokus historis. 4. Penerima yang tepat dari laporan audit operasional adalah manajemen atau individual yang meminta diadakannnya audit. Kecuali jika audit diminta oleh pihak ketiga, pembagian laporan atau dalam entitas. Dalam kebanyakan hal, dewan komisaris atau panitia audit menerima copy laporan audit operasional. 5. Tidak seperti audit laporan keuangan , suatu audit operasional tidak berakhir dengan laporan atas temuan. Audit operasional memperluas dengan
memberikan
rekomendasi
untuk
perbaikan.
Dalam
8
kenyataannya, mengembangkan rekomendasi merupakan salah satu aspek yang paling menantang dari audit operasional. Menurut Alvin A. Arens dan James K. Leobbecke, suatu pengertian terhadap pemeriksaan (audit) yaitu : "Auditing is the accumulation and evaluation of evidence about information to determine and report on the degree of correspondence between the information and established criteria. Auditing should be done by a competent independent person."
(Arens, et al. 2000 : 9)
Menurut Alvin A. Arens dan James K. Leobbecke, ada 3 (tiga) jenis pemeriksaan, yaitu : 1. Pemeriksaan laporan keuangan (Financial Statement Audit) Pemeriksaan laporan keuangan bertujuan untuk menentukan apakah laporan keuangan secara keseluruhan telah disajikan dengan benar dan wajar sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan. Kriterianya adalah Standar Akuntansi Keuangan (SAK). Pemeriksaan ini sendiri dilakukan berdasarkan standar pemeriksaan yang telah ditetapkan di Indonesia dikenal dengan Standar Profesional Akuntan Publik (SPAP). 2. Pemerikasaan operasional (Operational Audit) Pemeriksaan opersional merupakan suatu penelaahan terhadap setiap bagian dari prosedur dan metode operasional perusahaan dengan tujuan untuk menilai efisiensi, efektivitas, dan ekonomis. Hasil audit operasional biasanya diharapkan adanya saran-saran yang diajukan kepada pihak manajemen mengenai penyempurnaan operasional perusahaan.
9
3. Pemeriksaan ketaatan (Compliance Audit) Pemeriksaan ketaatan merupakan pemeriksaan yang dilakukan untuk menentukan apakah klien telah mengikuti prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan. Hasil pemeriksaan ketaatan biasanya tidak dilaporkan kepada pihak luar, namun hanya terbatas untuk pihak tertentu yang berkepentingan dalam perusahaan. (Arens, et al. 2000 : 4)
2. Jenis-jenis Audit Operasional Didalam buku “Audit Sistem Informasi + Pendekatan CobIT,2007:1) pelaksanaannya,operational audit dibedakan dalam: a.
Fungsional Audit operasional lazim dilakukan berdasarkan unit/fungsi organisasi, misalnya audit departemen produksi, pemasaran, atau personalia.
b.
Organisasional Audit dilakukan berdasarkan struktur organisasi, pusat, divisi, cabang, maupun subsidiary company. Tekanannya pada baik atau tidaknya koordinasi.
c.
Tujuan khusus Audit dapat dilaksanakan secara khusus, misalnya evaluasi mengenai baik/ tidaknya suatu divisi, bagaimana mengurangi biaya
10
produksi, atau khusus mengenai komputerisasi suatu organisasi, pengadaan barang (procurement ), dan sebagainya.
Pengauditan operasional menurut Arens dan Loebbecke ( 2002:793) dapat dikelompokan dalam tiga jenis, yaitu : 1. Fungsional 2. Terorganisasi 3. Penugasan khusus Pengauditan fungsional berkaitan dengan sebuah fungsi atau lebih dalam suatu badan usaha secara keseluruhan, dimana fungsi merupakan suatu alat penggolongan kegiatan badan usaha, seperti fungsi penagihan atau fungsi produksi. Keunggulan pengauditan operasional adalah memungkinkan adanya spesialisasi dalam suatu bidang tertentu sedangkan kekurangan pengauditan fungsional adalah tidak dievaluasinya fungsi yang saling
berkaitan.
Pengauditan
operasional
atas
suatu
organisasi
menyangkut keseluruhan unit organisasi, seperti departemen, cabang atau anak badan usaha. Penekanan dalam suatu pengauditan organisasional adalah seberapa efisiensi dan efektif fungsi- fungsi saling berinteraksi. Oleh karena itu rencana organisasi dan metode-metode untuk mengkoordinasi aktivitas yang ada sangat penting dalam pengauditan organisasi . Penugasan pengauditan operasional khusus timbul atas permintaan
11
manajemen. Sebagai contoh adalah pengauditan untuk menentukan penyebab ketidakefisienan dalam dan pengauditan kemungkinan terjadinya penyelewengan dalam suatu divisi.
B. Operasional Audit secara Umum 1. Definisi Efisiensi , Efektivitas dan Ekomomisasi Menurut IBK.Bhayangkara (2008:12), pengertian Ekonomisasi, Efisiensi dan Efektivitas adalah sebagai berikut; Ekonomisasi merupakan ukuran input yang digunakan dalam berbagai program yang dikelola.Artinya, jika perusahaan mampu memperoleh sumber daya yang akan digunakan dalam operasi dengan pengorbanan yang paling kecil, ini berarti perusahaan telah mampu memperoleh sumber daya tersebut dengan cara yang ekonomis Efisiensi merupakan ukuran proses yang menghubungkan antara input dan output dalam operasional perusahaan. Efisiensi berhubungan dengan bagaimana perusahaan melakukan operasinya, sehingga dicapai optimalisasi
penggunaan
sumber
daya
yang
dimiliki.
Efisiensi
berhubungan dengan metode kerja (operasi). Dalam hubungannya dengan konsep input-proses-output, efisiensi adalah rasio antara output dan input. Seberapa besar output yang dihasilkan dengan menggunakan sejumlah tertentu input yang dimiliki perusahaan. Metode kerja yang baik akan
12
dapat memandu proses operasi berjalan dengan mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang dimiliki perusahaan. Efektivitas secara singkat diartikan sebagai tingkat keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya. Apakah pelaksanaan suatu program/aktivitas telah mencapai tujuannnya. Efektivitas merupakan ukuran dari output.
2. Tujuan Pemeriksaan Operasional Tujuan pengauditan,operasional menurut Sukrisno Agoes ( 2004: 173) adalah sebagai berikut: a. Untuk menilai kinerja dari manajemen dan berbagai fungsi
dalam badan
usaha. b. Untuk menilai apakah berbagai sumber daya (manusia, mesin, dana, dan harta lainnya) yang dimiliki oleh badan usaha telah digunakan secara efisien dan ekonomis. c. Untuk menilai efektivitas badan usaha dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. d. Untuk memberikan rekomendasi kepada manajemen puncak untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam penerapan struktur pengendalian internal, sistem pengendalian manajemen dan proses operasional badan usaha, dalam rangka meningkatkan efisiensi, keekonomisan dan efektivitas dari kegiatan operasi badan usaha.
13
Beberapa tujuan Audit Operasional menurut Amin Widjaja (2008:7) adalah sebagai berikut : a.
Objek dari audit operasional adalah mengungkapkan kekurangan dan ketidakberesan dalam setiap unsur yang diuji oleh auditor operasional dan untuk
menunjukkan
perbaikan
apa
yang
dimungkinkan
untuk
memperoleh hasil yang terbaik dari operasi yang bersangkutan b.
Untuk membantu manajemen mencapai administrasi operasi yang paling efisien.
c.
Untuk mengusulkan kepada manajemen cara-cara dan alat-alat untuk mencapai
tujuan
apabila
manajemen
organisasi
sendiri
kurang
pengetahuan tentang pengelolaan yang efisien. d.
Audit operasional bertujuan untuk mencapai efisiensi dan pengelolaan.
e.
Untuk membantu manajemen, auditor operasional berhubungan dengan setiap fase dari aktivitas usaha yang dapat merupakan dasar pelayanan kepada manajemen.
f.
Untuk membantu menajemen pada setiap tingkat dalam pelaksanaan yang efektif dan efisien dari tujuan dan tanggungjawab mereka.
Beberapa alasan tentang diadakannya audit operasional adalah: a.
Manajemen puncak ingin mendapatkan kepastian tentang keefektifan unit, fungsi,atau perusahaan walaupun semua tampak dalam keadaan baik, seperti halnya para pimpinan menjalani “medical checkups” secara rutin.
14
b.
Audit operasional dilakukan karena ditemukan atau dirasakan adanya masalah.
c.
Pihak luar (misalnya penyumbang atau kreditor) ingin mendapat kepastian bahwa dana yang diberikan digunakan dengan baik dan sesuai dengan persyaratan yang telah disetujui oleh penerima dana.
d.
Badan pemerintah yang mengelola peraturan memerlukan laporan audit operasional sebagai masukan/dasar tambahan untuk menilai prestasi operasi dan posisi keuangan dari suatu lembaga.
Menurut IBK.Bhayangkara (2008:1) ada 3 (tiga) elemen pokok dalam tujuan audit: a.
Kriteria (Criteria) Kriteria merupakan standar (pedoman,norma) bagi setiap individu/ kelompok di dalam perusahaan dalam melakukan aktivitasnya.
b.
Penyebab (Clause) Penyebab merupakan tindakan (aktivitas) yang dilakukan oleh setiap individu/ Kelompok di dalam perusahaan. Penyebab dapat bersifat positif, program/aktivitas berjalan dengan tingkat efisiensi dan efektivitas yang lebih rendah dari standar yang telah ditetapkan.
c.
Akibat (Effect) Akibat merupakan perbandingan antara penyebab dengan kriteria yang berhubungan dengan penyebab tersebut. Akibat negatif menunjukkan bahwa program/aktivitas telah terselenggara secara baik dengan tingkat pencapaian yang lebih tinggi dari kriteria yang ditetapkan. Hubungan
15
elemen tujuan audit ini membentuk kerangka kerja audit manajemen seperti yang digambarkan. 3. Langkah-langkah Audit Operasional Sebelum melaksanakan tugasnya seorang pemeriksa hendaknya merencanakan tahap-tahap pengauditan yang akan dilaksanakannya .Hal ini perlu dilakukan karena hasil yang diperoleh dalam suatu tahap pengauditan akan mempengaruhi keberhasilan pelaksanaan tahap berikutnya. Dengan adanya perencanaan diharapkan pemeriksa dapat mengkoordinasikan tahaptahap pengauditan tersebut dan dengan demikian tujuan audit tercapai. Menurut Arens dan Loebbecke (2000:1) ada tiga tahap pengauditan yaitu : 1. Tahap perencanaan a.
Menentukan ruang lingkup penugasan
b.
Menentukan sifat yang tepat dalam penugasan
c.
Memperoleh informasi mengenai latar belakang unit organisasi
d.
Memahami struktur pengendalian internal
e.
Memutuskan bukti-bukti tepat yang harus dikumpulkan
2. Tahap pengumpulan dan evaluasi bahan bukti atau pengauditan secara mendalam yang terdiri dari: a.
Mengumpulkan dokumentasi
b.
Mengevaluasi bahan bukti
c.
Melakukan pengamatan
d.
Tanya jawab dengan pihak yang terkait
16
3. Tahap pelaporan dan tindak lanjut yang terdiri dari: a.
Membuat laporan pengauditan operasional
b.
Melakukan tindak lanjut jika rekomendasi diterima.
C. Ruang Lingkup Audit Operasional Sesuai
dengan
meningkatkan
tujuannya,
audit
ekonomisasi,efisiensi
operasional ,pengolahan
dilaksanakan sumber
daya,
untuk serta
efektivitas pencapaian tujuan perusahaan. Oleh karena itu, audit operasional diarahkan untuk menilai secara keseluruhan pengelolaan operasional objek audit, baik fungsi manajerial (perencanaan, pengorganisasian,pengarahan, dan pengendalian) maupun fungsi – fungsi bisnis perusahaan secara keseluruhan ditujukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Audit operasional pada berbagai fungsi perusahaan dan ruang lingkupnya sebagai berikut: (IBK.Bayangkara 2008: 15)
1.
Audit Operasi pada fungsi Pemasaran Audit operasional ini bertujuan untuk menilai bagaimana setiap program/aktivitas pemasaran yang dilakukan mencapai tujuannya melalui pengelolaan sumber daya yang ekonomis dan efisiensi.. Disamping itu, audit juga dilakukan terhadap bagaimana perusahaan menetapkan strategi pemasarannya apakah sudah sesuai dengan lingkungan pemasaran yang dihadapi perusahaan, intensitas persaingan, dan berbagai keterbatasan yang secara internal dihadapi perusahaan. Beberapa ruang lingkup audit operasional pemasaran meliputi:
17
a) Lingkungan Pemasaran Menekankan audit pada analisis terhadap kondisi ekonomi makro yang berpengaruh baik secara langsung maupun tidak langsung kepada aktivitas pemasaran perusahaan. b) Strategi Pemasaran Menekankan
kepada
penelahan
terhadap
tujuan
dan
strategi
pemasaran. c) Organisasi Pemasaran Menekankan pada penilaian terhadap kemampuan struktur organisasi pemasaran dalam menerapkan strategi yang ditetapkan. d) Produktivitas Pemasaran Menekankan pada pengujian terhadap berbagai program/aktivitas dan pengeluaran biaya yang berkaitan aktivitas tersebut. e) Fungsi Pemasaran Menekankan audit pada penilaian terhadap berbagai unsur bauran pemasaran (marketing mix) yang ditetapkan perusahaan. 2.
Audit Operasional pada Fungsi Produksi dan Operasi Audit manajemen pada fungsi ini bertujuan untuk melakukan pengujian terhadap ketaatan perusahaan dalam menerapkan berbagai aturan dan kebijakan yang ditetapkan dalam operasi perusahaan . Disamping itu ,audit pada fungsi ini juga ditujukan untuk menilai ekonomisasi dan efisiensi pengelolaan sumber daya dan efektivitas pencapaian tujuan perusahaan . Ruang lingkup audit ini meliputi:
18
a) Perencanaan b) Pengendalian kualitas (quality control) c) Produktivitas dan efisiensi d) Metode dan standar kerja e) Pemeliharaan peralatan f) Organisasi manajemen produksi dan operasi g) Plant dan layout
3.
Audit Operasional pada Fungsi Sumber Daya Manusia Audit operasional pada fungsi ini bertujuan untuk menilai apakah kebutuhan SDM suatu perusahaan sudah terpenuhi dengan cara yang hemat,efisien, dan efektif. Ruang lingkup pada audit ini mencakup keseluruhan dari proses SDM yang meliputi: a) Perencanaan tenaga kerja b) Penerimaan (rekrutmen) karyawan c) Seleksi d) Orientasi dan penempatan e) Pelatihan dan pengembangan f) Penilaian kerja g) Pengembangan karier h) Sistem imbalan dan kompensasi i) Perlindungan karyawan j) Hubungan karyawan
19
k) Pemutusan hubungan kerja (PHK) 4.
Audit Operasional pada Fungsi Sistem Informasi Audit operasional pada fungsi sistem informasi menekankan pada penilaian terhadap keandalan sistem informasi yang dimiliki perusahaan untuk menghasilkan berbagai informasi yang diperlukan secara akurat dan tepat waktu. Sistem informasi mencerminkan sistem pengendalian yang diterapkan perusahaan. Oleh karena itu, keandalan suatu sistem informasi berhubungan erat dengan keandalan sistem pengendalian yang diterapkan perusahaan. Untuk menilai keandalan sistem informasi berhubungan erat dengan keandalan sistem pengendalian yang diterapkan perusahaan. Untuk menilai keandalan sistem informasi ini dapat dilihat apakah tujuan pengendalian didalam perusahaan telah tercapai atau tidak. Dengan berkembangnya teknologi saat ini sebagian besar audit operasional pada fungsi ini diarahkan untuk audit sistem informasi yang berbasis komputer (electronic data processing-EDP). Ruang lingkup audit ini meliputi:
a) Dukungan satuan pengolah data b) Perencanaan pengolahan data c) Organisasi pengolahan data d) Pengendalian pengolahan data
20
5.
Audit Operasional Lingkungan Tujuan utama audit operasional pada fungsi ini adalah untuk menilai sejauh
mana
perusahaan
telah
melaksanakan
tanggungjawab
lingkungannya. Tujuan audit pada fungsi ini mencakup baik tanggungjawab (keselamatan
perusahaan dan
terhadap
kesehatan
kerja)
lingkungan maupun
internalnya
tanggungjawab
lingkungan eksternal (Pencernaan limbah). 6.
Audit Sistem Operasional Kualitas Kualitas pada saat ini banyak digunakan sebagai strategi dalam memenangkan persaingan. Menawarkan produk dengan kualitas yang relatif lebih tinggi dan harga yang relatif sama dari pesaing dapat menjadi modal bagi perusahaan untuk memperluas pangsa pasarnya. Tetapi kualitas juga bisa menjadi sumber pemborosan bagi perusahaan. Produk dengan kualitas rendah (tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan) akan membutuhkan berbagai tambahan sumber daya (tenaga,bahan,waktu dan sebagainya) utnuk menjadikan produk tersebut mencapai kualitas yang sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Oleh sebab itu, produk yang dihasilkan dengan kualitas yang rendah merupakan salah satu sumber pemborosan bagi perusahaan. Audit sistem kepastian kualitas bertujuan untuk menilai apakah sistem kepastian kualitas yang diterapkan perusahaan telah mampu memandu proses operasi perusahaan untuk dapat mencapai kualitas
21
produk sesuai dengan standar yang ditetapkan. Produk yang memenuhi standar kualitas pada dasarnya adalah produk yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. 7.
Audit Operasional Bidang Perpajakan Fungsi perpajakan pada perusahaan sebenarnya bukan hanya pada bagaimana perusahaan melaksanakan kewajiban perpajakannya secara benar sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan perpajakan yang berlaku, tetapi yang
paling penting adalah bagaimana
perusahaan mengelola fungsi ini untuk meminimalkan kewajiban perpajakannya. Melalui perencanaan perpajakan yang matang, perusahaan dapat mengelola berbagai transaksi yang terjadi dengan memaksimalkan jumlah beban yang bisa dikurangkan terhadap penghasilan yang diperoleh perusahaan, sehingga dapat memperkecil penghasilan kena pajak
(yang merupakan dasar pengenaan bagi
perusahaan). Audit perpajakan dapat membantu Wajib Pajak dengan melakukan penilaian terhadap pengelolaan fungsi perpajakan untuk menentukan: a) Apakah setiap transaksi yang mengandung unsur perpajakan telah dikelola dengan baik sehingga dapat meminimalkan kewajiban perpajakan perusahaan (memaksimalkan deductable expense). b) Apakah pengelolaan fungsi perpajakan telah dilakukan dengan baik dan tidak melanggar aturan serta ketentuan perpajakan yang berlaku.
22
c) Apakah
penyelesaian
kewajiban
perpajakan
perusahaan
(Pembayaran dan pelaporan ) telah dilakukan dengan tepat waktu. Pelaksanaan audit perpajakan dapat membantu perusahaan dalam mengelola kewajiban perpajakannya dengan efektif dan efisien, sehingga perusahaan dapat meminimalkan kewajiban perpajakannya tanpa melanggar aturan dan ketentuan perpajakan yang berlaku. Tanpa audit internal yang memadai terhadap pengelolaan fungsi perpajakan dikhawatirkan terjadi kesalahan dalam menerapkan (menginterpretasikan) aturan perpajakan yang berakibat dikenakannnya sanksi perpajakan terhadap perusahaan. Setiap sanksi (baik administrasi maupun pidana) akan berakibat terjadinya pemborosan karena perusahaan harus membayar denda dan terjadinya pengeluaran-pengeluaran lain berkaitann dengan sanksi tersebut. Bidang audit operasional tidaklah terbatas hanya pada bidang dan ruang lingkup yang diuraikan pada bab ini, karena audit manajemen sangat dipengaruhi oleh komitmen dari manajemen untuk memperbaiki setiap kekurangan yang terjadi pada perusahaan yang dikelolanya. Bidang audit dan ruang lingkupnya dapat berkembang dan bervariasi sesuai dengan kebutuhan perbaikan yang diinginkan oleh manajemen.
23
D. Pengertian Pergudangan dan Persediaan Warahouse atau pergudangan berfungsi menyimpan barang untuk produksi atau hasil produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan. (id.wikipedia.org/wiki/Pergudangan) Pergudangan berhubungan erat dengan persediaan , selama
persediaan
bergerak dalam perusahaan harus ada pengendalian yang baik atas pengelolaan persediaan yang ada di dalam gudang serta kebijakan – kebijakan yang diterapkan oleh pihak manajemen perusahaan harus terorganisir dengan baik untuk mengelola persediaan yang ada di pergudangan.
1. Definisi Persediaan dan Pengelolaannya Secara umum persediaan dilakukan untuk menjaga stabilitas proses atau kegiatan transaksi usaha perusahaan ataupun menjaga stabilitas proses produksi agar tidak terganggu serta untuk menunjukan antisipasi terhadap pemenuhan permintaan konsumen setiap saat. Dengan adanya persediaan, proses jual beli dapat dilakukan. Berikut ini beberapa definisi mengenai persediaan.
Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) no. 14 per 1 Oktober 2004, persediaan adalah aktiva : 1. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal,
24
2. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan, atau 3. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa. (IAI, 2002 : 14.1)
Pengertian persediaan menurut Skousen, Stice and Stice adalah sebagai berikut: "The term inventory designates goods held for sale in the normal course of business and, in the case of a manufacturer, goods in production or to be placed in production."
(Skousen, et al. 2000 : 425)
Dalam perusahaan dagang persediaan berupa barang dagang dan dalam perusahaan manufaktur persediaan berupa:
1
Bahan baku (raw material) Bahan baku merupakan barang-barang yang diperoleh untuk digunakan dalam proses produksi. Beberapa bahan baku diperoleh secara langsung dari sumber-sumber alam. Akan tetapi, lebih sering bahan baku diperoleh dari perusahaan lain yang merupakan produk akhir pemasok tersebut. bahan penolong atau bahan pembantu digunakan untuk sebagai bahan tambahan, yaitu bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi tetapi secara tidak langsung dimasukkan ke dalam produk sedangkan bahan baku yang secara langsung digunakan dalam produksi disebut bahan langsung.
25
2
Barang dalam proses (work in process) Barang dalam proses terdiri dari bahan baku yang sebagian telah diproses dan perlu dikerjakan lebih lanjut sebelum dapat dijual. Persediaan ini meliputi tiga unsur biaya : a. Bahan langsung b. Upah langsung c. Overhead pabrik
3. Barang jadi (finished goods) Barang jadi merupakan produk akhir yang telah selesai diproduksi dan siap untuk dijual. Biasanya barang jadi yang telah selesai diproduksi langsung dikirim ke bagian gudang, atau langsung dikirim ke konsumen bila produk tersebut diproduksi berdasarkan pesanan. Pengelolaan persediaan yang ekonomis, efisien dan efektif tidak datang dengan sendirinya, melainkan harus direncanakan dan diarahkan. Ada beberapa faktor yang merupakan prasyarat untuk tercapainya pengelolaan persediaan yang ekonomis, efisien dan efektif, antara lain sebagai berikut : 1. Penetapan wewenang dan tanggung jawab yang jelas terhadap persediaan Dalam perusahaan dan organisasi apapun, suatu elemen yang penting adalah pendelegasian wewenang dan tanggung jawab secara jelas. Hal tersebut bukan saja merupakan prasyarat bagi perencanaan dan pengendalian persediaan, tapi juga membantu tercapainya koordinasi yang wajar. 2. Sasaran dan kebijakan yang dirumuskan dengan baik
26
Sasaran perencanaan persediaan adalah mendukung tercapainya keuntungan maksimal sehingga para karyawan yang bertanggung jawab untuk melaksanakan kebijakan manajemen dalam hubungannya dengan persediaan, harus memahami dengan jelas aturan bertindak yang akan menjadi pedoman bagi mereka. Kebijakan umum yang akan mengatur akumulasi persediaan dan juga fungsi-fungsi yang berhubungan dalam berbagai divisi perusahaan harus dibuat oleh tingkat pimpinan tertinggi. 3. Fasilitas pergudangan dan pengendalian yang cukup Bagian pergudangan dan penyimpanan harus terorganisir dan dilengkapi dengan fasilitas yang baik. Sebaiknya fasilitas yang tersedia tidak boleh terlalu luas atau terlalu sempit sehingga menimbulkan biaya pengendalian dan penyimpanan yang tidak efisien. 4. Klasifikasi dan identifikasi persediaan secara layak Klasifikasi dan identifikasi persediaan secara layak diperlukan dalam menetapkan anggaran dan pengendalian serta memperoleh keyakinan bahwa persediaan telah dicatat semestinya. Identifikasi secara cermat juga diperlukan agar dapat melaporkan persediaan yang benar dan akurat. 5. Standarisasi dan simplifikasi persediaan Tujuannya untuk mengurangi banyaknya jenis barang yang ada sehingga masalah pengendalian dapat lebih mudah. 6. Catatan dan laporan yang memadai Catatan persediaan haruslah berisikan informasi yang dapat memenuhi kebutuhan para staf pembelian, produksi, penjualan dan keuangan.
27
2.
Jenis-jenis Persediaan Dalam perusahaan dagang persediaan berupa barang dagang dan dalam perusahaan manufaktur persediaan berupa: a. Persediaan bahan baku (raw material ) Bahan baku merupakan barang-barang yang diperoleh untuk digunakan dalam proses produksi. Beberapa bahan baku diperoleh secara langsung dari sumber-sumber alam. b. Persediaan bagian produk atau parts yang dibeli (Purchased Parts or Component Stock) Adalah persediaan barang-barang yang terdiri dari parts yang diterima dari perusahaan lain yang didapt secara langsung dan dirakit dengan parts lain tanpa melalui proses produksi sebelumnya. c. Persediaan bahan pembantu atau barang-barang perlengkapan (Supplies Stock) Adalah persediaan barang-barang atau bahan-bahan yang diperlukan dalan proses produksi untuk membantu berhasilnya produksi tetapi tidak merupakan bagian atau komponen dari barang jadi. Adalah persediaan barang setengah jadi yang dihasilkan dari proses produksi dan masalah memerlukan pengolahan lebih lanjut sebelum barang tersebut dijual.
28
d. Persediaan barang jadi (Finished goods) Adalah barang yang telah selesai diolah dalam proses produksi dan siap untuk dijual kepada pelanggan atau perusahaan lain. 3.
Pengendalian Intern Atas Persediaan Mengingat pentingnya persediaan yang dimiliki perusahaan, maka dibutuhkan suatu pengendalian yang memadai agar pengelolaannya dapat lebih efisien dan efektif. Maka diperlukan prosedur dan kebijakan yang baik mengenai pengendalian internal atas persediaan perusahaan. Pada dasarnya pengendalian intern persediaan perusahaan dapat meliputi dua bagian utama, yaitu :
1.
Pengendalian fisik perusahaan Pengendalian fisik meliputi : a. Pembelian Perusahaan harus mempunyai bagian khusus yang diberi wewenang untuk melakukan kegiatan pembelian. Diperlukan pula adanya prosedur untuk melakukan pengawasan terhadap kegiatan pembelian serta untuk menjamin persediaan selalu tersedia di perusahaan. b. Penerimaan barang Fungsi ini terpisah dari fungsi pembelian. Harus ada prosedur yang memastikan bahwa kualitas dan kuantitas barang yang diterima adalah benar-benar sesuai dengan order pembelian.
29
c. Penyimpanan Fungsi ini juga terpisah dari fungsi pembelian dan penerimaan barang. Perlu adanya prosedur yang menjamin bahwa barang-barang disimpan di gudang dengan aman dan sistematis penempatannya. d. Pengeluaran Semua pengeluaran barang di gudang harus melewati prosedur yang sudah ditetapkan, misalnya dengan menggunakan bon permintaan bahan baku yang harus ditandatangani pihak berwenang. e. Produksi Semua barang yang diproduksi harus sesuai denga kapasitas normal usaha yang telah ditetapkan oleh perusahaan, sehingga tidak terjadi produksi yang berlebihan.
f. Pengiriman Setiap barang jadi yang dikirimkan harus melewati prosedur yang telah ditetapkan, misalnya barang dikirim sesuai dengan surat jalan dan order penjualan yang telah diotorisasi. g. Perhitungan fisik Perhitungan fisik diperlukan untuk mencocokan persediaan yang ada di gudang dengan catatan akintansi, sehingga dapat diketahui seberapa besar efektivitas pengendalian terhadap persediaan yang ada di gudang, apakah cukup memadai atau belum.
30
2. Pengendalian Akuntansi Perusahaan Pengendalian Akuntansi meliputi : a. Sistem akuntansi biaya Penilaian perusahaan sangat penting karena dapat mempengaruhi secara langsung posisi keuangan dan hasil usaha suatu perusahaan. Prinsip dasar penilaian adalah seluruh biaya yang terjadi sehubungan dengan usaha memperoleh persediaan sampai diterima dan disimpan di gudang. b. Sistem pencatatan perpetual (khususnya perusahaan manufaktur) Dengan pencatatan ini, maka setiap waktu dapat diketahui jumlah persediaan yang ada di gudang, yang digunakan untuk kegiatan produksi, dan jumlah pembelian yang dilakukan. Setiap terjadi mutasi persediaan suatu bahan, baik pembelian maupun pengeluaran, selalu dicatat di kartu persediaan dan kartu gudang, sehingga dapat mencegah pencurian dan pemborosan.
Hal-hal penting dalam pengendalian intern persediaan adalah : 1. Persediaan barang harus dilindungi (safeguard) dengan baik 2. Jika memungkinkan, hendaknya pengaturan persediaan dilakukan menurut perpetual inventory method untuk mengetahui saldo persediaan setiap saat. 3. Secara berkala perusahaan harus menghitung persediaan barang yang ada dan mencocokkan dengan persediaan menurut kartu-kartu persediaan barang. Berapa seringnya perhitungan ini (inventory taking atau stock opname) harus dilakukan dalam satu tahun tergantung dari sifat persediaan barang dan berapa
31
tingkat perputaran barang tersebut (rate of inventory turnover). Dalam perusahaan yang mempunyai banyak persediaan, perhitungan dapat dilakukan setiap bulan sehingga sampai akhir tahun semua akhir barang dihitung dalam tahun berjalan. 4. Memelihara tempat yang aman bagi persediaan, semua persediaan bernilai tinggi harus mendapatkan perhatian khusus. 5. Adanya penyimpanan barang yang baik dan disusun teratur menurut jenisnya. 6. Persediaan barang sebaiknya diasuransikan terhadap resiko rusaknya barang akibat kebakaran, kebanjiran dan bencana-bencana lainnya. 7. Pemindahan bahan dari satu lokasi ke lokasi lain harus dilakukan sesuai dengan persetujuan manajemen, bahan-bahan hanya boleh dikeluarkan berdasarkan surat permintaan bahan yang telah disetujui atasan yang berwenang.
4.
Metode Pencatatan dan Penilaian Persediaan
Ada 2 (dua) metode pencatatan untuk persediaan, yaitu : 1. Metode Pencatatan Persediaan Perpetual Metode ini mencatat mutasi persediaan secara berkesinambungan. Setiap terjadi pembelian dan pengeluaran barang selalu dicatat ke perkiraan persediaan. Harga pokok penjualan juga langsung dihitung pada saat terjadi pengeluaran barang. Jumlah persediaan barang yang ada dapat langsung diketahui dari catatan pemasukan dan pengeluaran barang yang jenisnya relatif sedikit dengan nilai barang yang tinggi.
32
2. Metode Pencatatan Persediaan Periodik Metode
ini
tidak
mengikuti
mutasi
persediaan
secara
berkesinambungan. Pembelian akan dicatat dalam perkiraan pembelian dan pada saat pengeluaran barang tidak diadakan perhitungan harga pokok penjualan maupun pengurangan terhadap jumlah persediaan yang ada, sehingga saldo awal persediaan tidak berubah selama satu periode akuntansi. Oleh karena itu untuk mengetahui jumlah persediaan yang ada harus diadakan perhitungan secara fisik. Pada akhir periode akuntansi, perkiraan persediaan harus disesuaikan dengan menutup saldo awal persediaan dan mencatat jumlah persediaan akhir yang ada. Harga pokok penjualan dihitung dari saldo persediaan awal ditambah dengan pembelian bersih dikurangi dengan persediaan akhir. Umumnya perusahaan eceran yang menjual banyak jenis barang dengan nilai barang yang rendah menggunakan Metode persediaan periodik. Penilaian terhadap persediaan merupakan masalah yang penting karena nilai persediaan ini mempunyai pengaruh yang besar terhadap kewajaran dari laporan keuangan. Dalam menentukan nilai terhadap persediaan dikenal 2 (dua) metode penilaian, yaitu :
1. Metode penilaian persediaan berdasarkan harga perolehan Pada metode penilaian ini, persediaan dinilai berdasarkan harga perolehannya. Secara umum ada 4 (empat) metode alokasi yang dapat diterapkan dalam penilaian persediaan berdasarkan harga perolehan, yaitu :
33
a. Metode identifikasi khusus Didasarkan pada anggapan bahwa arus barang harus sama dengan arus biaya. Untuk itu perlu dipisahkan tiap-tiap jenis barang berdasarkan harga pokoknya dan untuk masing-masing kelompok dibuatkan kartu persediaan sendiri sehingga masing-masing harga pokok bisa diketahui. Harga pokok penjualan terdiri atas harga pokok barang-barang yang dijual dan sisanya merupakan persediaan akhir. Jadi pada metode ini memerlukan pengidentifikasian biaya historis dari masing-masing unit persediaan sampai saat penjualannya. Dengan metode ini, arus biaya yang tercatat dibandingkan dengan arus fisik barang. b. Metode First In First Out (FIFO) Berasumsi bahwa harga pokok barang yang digunakan pertama adalah yang dibeli pertama. Jadi persediaan barang akhir dianggap dari pembelian terakhir. c. Metode Last In First Out (LIFO) Beranggapan bahwa harga pokok pembelian terakhirlah yang dibebankan ke pendapatan. Jadi persediaan yang ada dianggap berasal dari harga pokok paling awal. d. Metode harga pokok rata-rata (Average) Didasarkan atas asumsi bahwa harga pokok harus dibebankan ke pendapatan menurut harga rata-rata tertimbang per unit dari barang yang dijual. Harga rata-rata tertimbang ini juga yang digunakan untuk menentukan harga pokok persediaan akhir.
34
2. Metode penilaian persediaan berdasarkan estimasi Pada metode ini persediaan dinilai berdasarkan prosedur estimasi. Selain itu dapat juga dilakukan penilaian terhadap persediaan dengan metode-metode sebagai berikut : a. Metode Laba Kotor (Gross Profit Method) Metode ini didasarkan pada hubungan yang diasumsikan antara laba kotor dari penjualan. Persentase laba kotor dikalikan dengan penjualan guna untuk menentukan harga pokok penjualan kemudian harga pokok penjualan tersebut dikurangkan dengan harga pokok barang yang tersedia untuk dijual guna memperoleh saldo perkiraan taksiran. b. Metode Harga Eceran (Retail Inventori Method) Metode ini dipakai secara luas oleh perusahaan-perusahaan yang menjual secara eceran, terutama toko serba ada, guna memperoleh estimasi yang handal tentang posisi persediaan setiap kali hal itu diinginkan. Seperti halnya metode laba kotor, metode ini memungkinkan perhitungan jumlah persediaan tanpa memerlukan waktu atau biaya untuk melakukan perhitungan fisik atau menyelenggarakan catatan persediaan perpetual yang rinci bagi masing-masing dari ribuan jenis barang dagang yang tercakup dalam penjualan eceran.
Pada metode penilaian persediaan selain dengan harga pokok dikenal pula metode penilaian persediaan menurut nilai terendah antara biaya perolehan
35
dengan nilai pasar (Cost or Market Which is Lower / COMWIL). Dalam menerapkan metode ini, harga pokok yang sesuai dibandingkan dengan nilai pasar pada akhir periode. Jika nilai pasar lebih rendah dari harga pokok, dapat dibuat suatu ayat jurnal penyesuaian untuk mencatat kerugian dan menetapkan kembali persediaan akhir dengan nilai yang lebih rendah.
36
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
A. Gambaran Umum 1. Riwayat singkat PT Alam Tri Abadi
didirikan berdasarkan Akta No. 2 tanggal 1
Desember 2004, yang dibuat di hadapan Rusli, SH, Notaris di Bekasi yang telah disahkan oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia berdasarkan
Keputusan No.C-31123HT.01.01.TH-2004 tanggal 23 Desember
2004 dan telah diumumkan dalam BNRI No.52, tanggal 1 Juli 2005, Tambahan No.6922. Anggaran Dasar ATA telah beberapa kali diubah, dan perubahan terakhir berdasarkan Akta No.3, tanggal 3 Januari 2008, dibuat di hadapan Humberg Lie, SH,SE,MKn, Notaris di Tangerang yang telah disetujui Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia berdasarkan Keputusan No.AHU-00535.AH.01.02.Tahun 2008 tanggal 4 Januari 2008. PT. Alam Tri Abadi merupakan perusahaan pabrikase (manufacturing) yang memproduksi bahan kimia yaitu Polystar 7448 khusus untuk kontraktor batu bara. Jadi Polystar 7448 merupakan produk cairan pembersih sejenis sabun yang digunakan untuk membersihkan batu bara sebelum diekspor ke luar.
37
PT. Alam Tri Abadi memproduksi Polystar dengan membeli bahan baku yang telah diuji kualitasnya. Bahan baku yang digunakan ada dua yaitu Mg OH2 dan Lquipol. Peningkatan permintaan kontraktor batu bara terhadap produk bahan kimia ini meningkat seiring dengan semakin meningkatnya jumlah batu bara yang dieksport ke luar. Lokasi pabrik berada di Kelanis, Kalimantan selatan. Sejalan dengan meningkatnya nilai penjualan dan dapat dikuasainya sebagian besar pangsa pasar di dalam negeri, perusahaan juga merencanakan untuk melakukan kegiatan ekspor untuk dapat memasuki pasar internasional, Australia,Belanda,Jepang dan Singapura. Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai susunan dan hubungan antar bagian-bagian fungsional dalam suatu perusahaan. Tujuan pengorganisasian adalah merumuskan wewenang dan tanggung jawab agar dapat menerapkan kebijakan manajemen dengan lebih baik dan dapat mencapai tujuan perusahaan. Struktur organisasi PT.Alam Tri Abadi dan uraian tugasnya masingmasing adalah sebagai berikut : 1. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) RUPS merupakan kekuasaan tertinggi dalam perseroan yang diselenggarakan minimal setahun sekali. Dalam RUPS ini dibahas mengenai hal-hal sebagai berikut : a. Penentuan arah, tujuan dan kebijakan perusahaan b. Pelaporan mengenai laporan keuangan dari direksi perihal jalannya kegiatan perusahaan dan keadaan keuangan
38
c. Mempertimbangkan dan memutuskan apakah laporan keuangan perseroan dapat diterima atau tidak dan apakah sesuai dengan anggaran dasar perusahaan d. Mengangkat dan memberhentikan dewan komisaris e. Menyetujui pengangkatan atau penggantian dan seleksi atas direksi 2. Dewan Komisaris Dewan Komisaris memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : a. Mengawasi kepengurusan perseroan dan Direksi b. Memeriksa segala dokumen serta kekayaan perusahaan c. Komisaris Utama dapat memberhentikan dan mengangkat direksi baru jika dianggap direksi lama tidak mampu melakukan tugasnya sesuai dengan yang telah ditetapkan 3. Direktur Utama Mempunyai tugas dan wewenang untuk : a. Menetapkan garis-garis besar kebijakan serta rencana-rencana perusahaan secara keseluruhan sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai b. Merencanakan, memimpin, mengevaluasi serta bertanggung jawab kepada Komisaris Utama atas seluruh kegiatan perusahaan. 4. Manajer Pabrik Tugas dan wewenang manajer pabrik adalah : a. Bertanggung jawab kepada Direksi tentang segala urusan yang berhubungan dengan pengolahan bahan baku menjadi barang jadi hingga siap dikirim
39
b. Menyusun jadwal produksi setelah berkonsultasi dengan Direktur dan Manager Marketing. Manajer pabrik membawahi 5 (lima) bagian, yaitu : a. Bagian produksi yang bertugas mengkoordinasi penggunaan sumbersumber daya produksi agar dapat dimanfaatkan secara efisien dan efektif, mengendalikan proses produksi sesuai dengan spesifikasi dan jadwal produksi, bila perlu melakukan perbaikan-perbaikan terhadap proses produksi yang ada. b. PPIC yang bertanggung jawab untuk melakukan pengendalian terhadap persediaan bahan baku yang diperlukan, serta melakukan konfirmasi dengan bagian pembelian mengenai kebutuhan bahan baku untuk produk. c. Bagian gudang yang bertugas menerima dan menyimpan bahan baku dan bahan pembantu yang telah dibeli oleh bagian pembelian sebelum dikeluarkan untuk produksi, menerima dan mengeluarkan bahan baku yang sesuai dengan bukti penerimaan dan pengeluaran barang, dan menyimpan barang jadi yang telah diproduksi sebelum dipasarkan. d. Bagian Laboratorium dan Quality Control yang bertugas untuk memeriksa bahan baku yang diterima dan barang jadi yang diproduksi agar hasil produksi mempunyai mutu dan kualitas yang baik. e. Bagian teknik bertugas menjaga dan merawat serta membersihkan peralatan dan mesin perusahaan yang dipakai dalam proses produksi, serta memperbaiki mesin yang rusak.
40
5. Manajer penjualan Memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : a. Bertanggung jawab atas pemasaran dan penjualan produk yang dihasilkan, meninjau dan mengevaluasi hasilnya serta mengadakan penyempurnaan b. Mengadakan penelitian harga pasar dari barang-barang yang diproduksi dan memberikan usul perihal strategi pemasaran dan penjualan c. Menetapkan kebijaksanaan pemasaran dan penjualan seperti penjualan kredit, potongan penjualan, promosi dan lain-lain d. Bertanggung jawab kepada direktur atas produk yang dijual. 6. Manajer Akuntansi dan Keuangan Memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : a. Menentukan dan mengawasi prosedur akuntansi b. Meneliti, menganalisis laporan keuangan guna mengetahui kebijaksanaan yang perlu diambil agar perusahaan tetap berada pada tujuan yang telah ditetapkan c. Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan sistem dan prosedur keuangan Manajer Akuntansi dan Keuangan juga membawahi 2 (dua) jabatan, yaitu : a. Bagian Akuntansi Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah : 1) Bertanggung jawab atas pelaksanaan sistem dan prosedur akuntansi dan penyusunan laporan keuangan bulanan dan tahunan 2) Bertugas untuk mengkalkulasi biaya-biaya yang terjadi, menganalisa dan menghitung biaya mutu, menganalisa biaya bagi produk baru
41
b. Bagian Keuangan Bagian keuangan mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut : 1) Mengelola dana perusahaan sebaik mungkin sehingga likuiditas dan rentabilitas dalam posisi yang sehat 2) Merencanakan dan mengendalikan anggaran pengeluaran 3) Mengambil keputusan mengenai investasi 4) Memeriksa pelaksanaan rencana keuangan secara periodik 7. Manajer Personalia Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut : a. Melakukan perekrutan karyawan yang handal yang dibutuhkan perusahaan dan penempatannya pada bidang yang sesuai dengan keahliannya b. Bertanggung jawab dalam hal pendidikan dan pelatihan karyawan untuk meningkatkan keahlian dan ketrampilan karyawan c. Mengurus masalah gaji dan memperhatikan kesejahteraan karyawan d. Menciptakan dan meningkatkan semangat kerja karyawan 8. Manajer Pembelian Memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : a. Memilih para pemasok bahan baku dan bahan pembantu yang dibutuhkan dalam proses produksi b. Mengatur persetujuan pemastian mutu dan memelihara hubungan dengan para pemasok c. Mengawasi pembelian mesin-mesin baru
42
d. Mengawasi dan mengatur masalah pengadaan bahan baku dan bahan pembantu lainnya e. Memelihara bahan dan suku cadang yang diterima, memproses pesanan serta pembayarannya 9. Internal Auditor Memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : a. Menilai dan mengevaluasi kinerja dari manajemen dan berbagai fungsi dalam perusahaan b. Memastikan ketaatan terhadap kebijakan, prosedur-prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen c. Memberikan rekomendasi kepada top manajemen untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam struktur pengendalian intern
B.
Metode Penelitian Dalam melakukan penelitian, digunakan metode deskriptif studi kasus yaitu suatu metode penelitian untuk mempelajari dan memperoleh gambaran mengenai situasi dan kejadian.
Dengan tujuan untuk membuat deskripsi
secara sistematis,faktural, dan akurat mengenai fakta-fakta dan sifat-sifat dari populasi (obyek ) penelitian.
C. Metode Pengumpulan Data Untuk memperoleh data dan informasi yang diperlukan dapat
penulis
menggunakan metode sebagai berikut:
43
1. Penelitian Kepustakaan ( Library Research) Penelitian kepustakaan adalah suatu penelitian yang dilakukan dengan cara mencari dan mempelajari buku-buku,internet ,serta sumber-sumber lain yang berkaitan dengan masalah operasional audit dan persediaan. 2. Penelitian Lapangan (Field Research) Dalam metode ini penulis menggunakan cara-cara sebagai berikut: a. Wawancara Cara ini dilakukan untuk memperoleh keterangan baik dari pihak perusahaan terutama bagian-bagian yang terlibat dalam operasi perusahaan, khususnya yang berkaitan dengan persediaan. b. Observasi Berupa peninjauan langsung ke tempat perusahaan yang menjadi objek penelitian penulis yaitu pabrik di kelanis,kalimantan.
D. Metode Analisis Data Dalam menganalisis data penulis menggunakan metode analisis deskriptif kuantitatif dan kualitatif. Analisis deskriptif kuantitatif adalah analisa data dengan berdasarkan angka – angka ,persentase, frekuensi, rata – rata, diagram atau grafik dimana untuk mengelolanya dapat digunakan statistik deskriptif. Analisis deskriptif kualitatif adalah analisis yang didasarkan pada pernyataan keadaan dan ukuran kualitas.
44
BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Evaluasi operasional terhadap pengelolaan persediaan pada PT. Alam Tri Abadi dilakukan oleh pemeriksa internal untuk menilai pelaksanaan pengelolaan persediaan pada perusahaan tersebut, apakah telah dilaksanakan secara ekonomis berhubungan dengan bagaimana perusahaan dalam mendapatkan sumber – sumber yang digunakan dalam setiap aktivitas, efisien baik dari segi biaya maupun waktu, serta efektif dalam arti mencapai tujuan perusahaan. Pihak pemeriksa internal yang ditugaskan untuk mengevaluasi pengelolaan persediaan adalah staf yang dinilai kompeten. Dalam hal ini pihak pemeriksa memiliki pengetahuan dan keahlian yang memadai mengenai cara-cara pemeriksaan internal, dan mengetahui dengan baik objek yang akan diperiksa yaitu mengenai pengelolaan persediaan perusahaan, sistem pengendalian intern, prosedur pemeriksaan, teknik pemeriksaan dan penyusunan laporan pemeriksaan. PT.
Alam
Tri
Abadi
merupakan
perusahaan
manufaktur
yang
memproduksi bahan kimia Polystar 7448, maka perencanaan yang baik diperlukan dalam mengelola persediaan agar proses produksi dapat lebih ekonomis, efisien dan efektif. Pengawasan dan pengendalian atas pelaksanaan perencanaan sangat penting untuk menilai apakah rencana yang telah disusun telah dilaksanakan dengan baik.
45
A. Perencanaan Pemeriksaan Operasional atas Akun Persediaan Perencanaan pemeriksaan diperlukan agar pelaksanaan pemeriksaan dapat berjalan dengan efisien dan efektif. Agar dapat membuat perencanaan dengan baik, pemeriksa harus memahami kegiatan operasional perusahaan sehingga dapat membantu dalam mengidentifikasikan bidang yang perlu mendapatkan perhatian khusus, menilai data akuntansi yang dihasilkan, menilai kewajaran estimasi seperti penilaian terhadap persediaan, mempertimbangkan kesesuaian prinsip akuntansi yang diterapkan dan pengungkapannya yang memadai. Perencanaan pemeriksaan tersebut umumnya dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Mengumpulkan informasi dari pihak manajemen mengenai kebijakankebijakan perusahaan dalam melakukan pengelolaan atas persediaan. Pengelolaan persediaan dapat dikatakan efektif bila pengelolaannya telah sesuai dengan kebijakan-kebijakan yang ditetapkan oleh manajemen. 2. Menetapkan tujuan pemeriksaan Tujuan pemeriksaan merupakan titik dasar dalam melakukan analisis pengendalian internal, penyusunan program pemeriksaan, pembuatan daftar pertanyaan, dan penyusunan laporan pemeriksaan. 3. Menyusun prosedur pemeriksaan Prosedur pemeriksaan merupakan tahap-tahap yang harus dilakukan selama pemeriksaan berlangsung agar pemeriksaan dapat berjalan dengan baik dan terarah.
46
4. Evaluasi pengendalian internal atas persediaan Evaluasi pengendalian internal dilakukan untuk mendeteksi kelemahankelemahan yang ada, serta memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan atas kelemahan-kelemahan yang ditemukan, serta penyusunan daftar pertanyaan. 5. Penyusunan kertas kerja pemeriksaan kertas kerja pemeriksaan disusun untuk menentukan bahwa kebijakan perusahaan telah dijalankan dengan benar dan persediaan yang terdapat dalam gudang sesuai dengan catatan akuntansi. 6. Menyusun laporan pemeriksaan Laporan pemeriksaan merupakan rangkuman hasil pemeriksaan yang dilakukan internal auditor selama pemeriksaan. Laporan pemeriksaan diberikan kepada direktur, manajer keuangan, serta manajer pabrik.
B. Kebijakan Manajemen Perusahaan atas Pengelolaan Persediaan Pengelolaan persediaan memerlukan keahlian khusus karena persediaan merupakan komponen utama dalam neraca, terutama dalam perusahaan manufaktur. PT. Alam Tri Abadi memiliki bermacam-macam persediaan mulai dari bahan baku hingga barang jadi. Untuk itu diperlukan kebijakan-kebijakan dari pihak manajemen agar pengelolaan persediaan dapat berjalan dengan efisien dan efektif sesuai dengan tujuan perusahaan. Kebijakan-kebijakan Pengelolaan persediaan pada PT. Alam Tri Abadi adalah sebagai berikut:
47
1. Pencatatan persediaan dengan menggunakan metode perpetual inventory system, maksudnya Setiap terjadi mutasi persediaan dicatat dalam catatan akuntansi. 2. Penilaian persediaan menggunakan metode FIFO (First In First Out), maksudnya Barang yang masuk terlebih dahulu ke Gudang dikeluarkan terlebih dahulu. 3. Persediaan bahan baku bahan kimia dibeli dari pemasok-pemasok yang terdapat dalam daftar pemasok terpilih. 4. Persediaan bahan baku dalam bentuk bahan-bahan kimia untuk memproduksi Polystar 7448. 5. Setiap bahan baku dan barang jadi yang digunakan atau dijual harus mendapatkan otorisasi dari pejabat yang berwenang. 6. Pembelian bahan baku dilakukan secara periodik atau bila ada permintaan pembelian dari pihak gudang, dimana sebelumnya dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu. 7. Bagian produksi meminta bahan baku berdasarkan rencana produksi yang ditetapkan manajemen dan barang jadi yang dihasilkan harus segera disimpan dalam gudang. 8. Bagian penjualan yang meminta barang jadi dari bagian gudang harus didukung dengan dokumen yang telah diotorisasi manajer penjualan. 9. Dilakukan perhitungan fisik bahan baku dan barang jadi di gudang secara periodik yang dilakukan oleh pegawai gudang dan diawasi oleh bagian
48
akuntansi dan internal auditor. bagian gudang bertanggung jawab atas bahan baku dan barang jadi yang disimpan didalam gudang. 10. Bahan baku disimpan dalam gudang yang dibatasi oleh pemisah-pemisah untuk setiap jenis bahan baku, dan barang jadi disimpan dalam tabung di gudang .
C. Program Pemeriksaan Manajemen atas Pengelolaan Persediaan Tujuan Pemeriksaan Pemeriksaan internal atas pengelolaan persediaan dilakukan oleh internal auditor perusahaan yang tentunya mempunyai tujuan tertentu. Tujuan pemeriksaan manajemen akan menentukan bagaimana pemeriksaan akan dilakukan agar tujuan pemeriksaan dapat tercapai. Tujuan pemeriksaan manajemen atas pengelolaan persediaan pada PT. Alam Tri Abadi adalah sebagai berikut : 1. Untuk memeriksa apakah metode pencatatan persediaan sesuai dengan kebijakan manajemen perusahaan. 2. Untuk memeriksa apakah metode penilaian persediaan sesuai dengan kebijakan manajemen perusahaan (Valuation). 3. Untuk mendeteksi kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam struktur pengendalian internal atas persediaan, serta memberikan rekomendasirekomendasi perbaikan atas kelemahan-kelemahan pengendalian internal yang ditemukan guna perbaikan operasional perusahaan.
49
4. Untuk memeriksa apakah ada perangkapan fungsi dalam perusahaan yang dapat memberikan peluang terjadinya kecurangan. 5. Untuk memastikan bahwa persediaan yang ada di gudang sesuai dengan catatan akuntansi (Completeness). 6. Untuk memastikan bahwa persediaan benar-benar ada di gudang dan milik perusahaan (Existence). 7. Pos-pos persediaan telah diklasifikasikan dengan tepat (Classification) dan diungkapkan dengan benar (Disclosure). 8. Untuk mengevaluasi ekonomisasi, efisiensi dan efektivitas pengelolaan persediaan yang dilakukan oleh manajemen perusahaan.
Prosedur Pemeriksaan Prosedur pemeriksaan disusun untuk mempermudah Internal Auditor dalam melakukan pemeriksaan agar dapat berjalan dengan baik dan terarah. Prosedur pemeriksaan merupakan tahap-tahap pemeriksaan yang akan dilaksanakan oleh internal auditor dalam melakukan pemeriksaan. Berikut ini akan dibahas prosedur pemeriksaan atas pengelolaan persediaan PT. Alam Tri Abadi adalah sebagai berikut: 1.
Mengumpulkan informasi dari pihak manajemen mengenai kebijakankebijakan manajemen atas pengelolaan persediaan.
2.
Memahami struktur pengendalian intern atas persediaan perusahaan guna memahami prosedur pengelolaan persediaan.
50
3.
Menyusun daftar pertanyaan mengenai pengendalian internal perusahaan dengan jawaban “Ya” atau “Tidak”.
4.
Membuat kesimpulan mengenai Daftar Pertanyaan Pengendalian Internal dengan mengungkapkan kelemahan dan kelebihannya.
5.
Melakukan observasi atas Perhitungan persediaan (Stock Taking) di gudang yang dilakukan oleh bagian gudang dan diawasi oleh bagian akuntansi dan internal auditor.
6.
Minta Final Inventory List dan periksa mengenai harga, penjumlahan dan perkalian, kuantitas, jenis, dan totalnya.
7.
Periksa bahwa persediaan di gudang merupakan milik perusahaan dan persediaan yang ada ditempat lain.
8.
Pastikan bahwa persediaan terorganisir dengan baik dan penyimpanannya dibatasi oleh pembatas-pembatas untuk tiap jenis bahan baku dan barang jadi.
9.
Minta dokumen-dokumen yang berhubungan dengan persediaan, berupa dokumen pembelian bahan baku, bukti penerimaan bahan baku, kartu stok gudang, dan bukti pengeluaran barang jadi.
10. Periksa dokumen-dokumen tersebut apakah telah dicatat dengan benar mengenai kuantitas, harga, dan jumlah. 11. Periksa apakah dokumen-dokumen tersebut bernomor urut atau tidak. 12. Lakukan rekonsiliasi jika perhitungan persediaan dilakukan beberapa waktu sebelum atau sesudah tanggal neraca.
51
13. Periksa kejadian-kejadian yang berhubungan dengan persediaan setelah tanggal neraca. 14. Periksa Cut-off penjualan barang jadi dan Cut off pembelian bahan baku. 15. Periksa apakah ada persediaan yang masih dalam perjalanan 16. Buat kesimpulan dari hasil pemeriksaan dan buat usulan audit adjustment jika diperlukan. 17. Periksa apakah penyajian persediaan di laporan keuangan sudah sesuai dengan kebijakan manajemen perusahaan.
D. Evaluasi Operasional Audit atas Fungsi Pergudangan Evaluasi atau penilaian sistem pengendalian intern sangat diperlukan untuk menentukan luas sempitnya pemeriksaan yang akan dilaksanakan serta menilai keandalan pengendalian intern perusahaan. Struktur pengendalian intern yang berhubungan dengan persediaan adalah sebagai berikut:
1. Prosedur Pembelian Bahan baku Siklus pembelian dimulai dari permintaan bahan baku dari bagian gudang sampai bahan baku tersebut diterima dan dimasukkan ke dalam gudang. Kegiatan pembelian umumnya akan mempengaruhi pendebetan rekening persediaan yang berasal dari transaksi pembelian yang telah terjadi, sedangkan prosedur pemakaian bahan berpengaruh pada pengkreditan rekening persediaan.
52
Uraian penjelasan prosedur pembelian bahan baku adalah sebagai berikut : a. Bagian gudang membuat surat permintaan pembelian (SPP) yang berfungsi memberitahukan kepada bagian pembelian bahwa bahan baku yang terdapat di gudang sudah habis atau tinggal sedikit sehingga perlu dibeli kembali untuk kelancaran proses produksi. b. Berdasarkan surat permintaan pembelian (SPP), bagian pmbelian melakukan pemeriksaan atas kartu stok bahan baku, kemudian meminta otorisasi dari manajer pembelian. c. Bagian pembelian melakukan seleksi pemasok atau berdasarkan daftar pemasok yang telah ada diperusahaan, kemudian melakukan pemesanan atas bakan baku yang dibutuhkan berdasarkan jenis, kuantitas, dan harga. d. Apabila semua telah disetujui lalu dibuat order pembelian atau purchase order (PO) sebagai dasar melakukan pembelian bahan baku. 2. Prosedur Penerimaan Bahan baku Setelah pemasok menerima order pembelian dari perusahaan, maka pemasok akan mengirim barang tersebut. Prosedur penerimaan barang secara lengkap adalah sebagai berikut : a. Berdasarkan order pembelian, bagian gudang menerima bahan yang diminta bersama dengan surat jalan (SJ). Sebelum surat jalan (SJ) tersebut ditandatangani oleh bagian gudang, terlebih dahulu bahan baku diperiksa oleh petugas gudang apakah sesuai dengan kuantitas yang
53
tercantum di dalam surat jalan dan order pembelian yang telah diterima bagian gudang. b. Bagian laboratorium and quality control memeriksa apakah bahan baku dari pemasok sesuai dengan spesifikasi yang diminta perusahaan. Setelah semuanya sesuai maka surat jalan (SJ) ditandatangani oleh petugas gudang, yang asli diserahkan kembali kepada pemasok dan tembusannya diarsip bersama dengan order pembelian oleh bagian gudang, tetapi sebelumnya data yang ada di dalam surat jalan tersebut dicatat dalam kartu persediaan bahan. c. Berdasarkan surat jalan yang telah ditandatangani oleh petugas gudang, bagian gudang membuat laporan penerimaan barang. 3. Prosedur Penyimpanan Bahan baku Prosedur penyimpanan bahan baku adalah sebagai berikut : a. Penyimpanan dilakukan oleh petugas gudang yang dibagi berdasarkan jenis . Untuk barang jadi berupa Polystar 7448 dimuat dalam tabung berukuran 22 ton dan 15 ton. b. Bagian gudang melakukan penyimpanan atas bahan baku yang diterima dari pemasok dan barang jadi yang telah selesai diproduksi. c. Kunci gudang dipegang oleh kepala gudang. d. Pemeriksaan fisik barang dilakukan oleh petugas bagian gudang bersama dengan petugas bagian akuntansi.
54
4. Prosedur Pengeluaran Bahan Prosedur pengeluaran bahan baku adalah sebagai berikut : a. Berdasarkan kebutuhan bahan baku untuk produksi, bagian produksi mengajukan permintaan pengeluaran barang secara tertulis kepada bagian gudang. Bagian gudang membuat surat permintaan kebutuhan bahan (SPKB) yang ditandatangai oleh petugas gudang dan kepala seksi produksi. b. Berdasarkan surat permintaan kebutuhan bahan (SPKB) ini setiap transaksi pengeluaran bahan langsung dicatat ke dalam kartu persediaan bahan sebagai pengendalian atas persediaan. c. Berdasarkan surat permintaan kebutuhan bahan (SPKB) yang telah disetujui kepala seksi produksi, setiap bulan bagian gudang akan membuat laporan pengeluaran bahan. d. Berdasarkan surat permintaan kebutuhan bahan (SPKB) dan laporan pengeluaran bahan, bagian akuntansi akan menjurnal dalam buku memorial sebagai berikut : Barang dalam proses
xxx
Bahan baku
xxx
e. Barang jadi yang telah selesai diproduksi dikirim kebagian gudang untuk disimpan menunggu permintaan dari bagian penjualan dan dijurnal: Barang jadi Barang dalam proses
xxx xxx
55
Cara mengevaluasi manajemen pergudangan adalah dengan menggunakan “Internal Control Questionnaire” atau daftar pertanyaan pengendalian intern yang dijawab dengan “ya” atau “tidak”. Dari jawaban yang diterima, pemeriksa intern dapat menilai bagaimana penerapan pengendalian intern atas persediaan. Kemudian pemeriksa intern akan dapat menarik suatu kesimpulan untuk menentukan langkah selanjutnya dalam pelaksanaan pemeriksaan. Bentuk daftar pertanyaan pengendalian intern tersebut sebagai berikut : PT. Alam Tri Abadi Internal Control Questionnaire Managements
No. 1.
Pertanyaan Apakah
perusahaan
memiliki
Ya
Tidak
Keterangan
struktur
organisasi yang mempunyai pembagian tugas, wewenang, dan tanggungjawab yang jelas? 2.
√
Apakah perusahaan mempunyai fungsi-
Kecuali
fungsi yang terpisah dalam melakukan
penerimaan
pengelolaan persediaan?
√
fungsi dan
penyimpanan barang
3.
Apakah manajemen perusahaan mempunyai
Pencatatan dengan
kebijakan dalam melakukan pencatatan dan
metode
perpetual
dan
penilaian
penilaian persediaan?
√
metode FIFO
56
4.
Apakah manajemen perusahaan melakukan
Kecuali
pengendalian persediaan dengan baik dan
barang rusak
melakukan
pemeriksaan
fisik
secara √
berkala? 5.
untuk
Apakah dokumen-dokumen yang berkaitan dengan persediaan telah diotorisasi dengan √
semestinya dan bernomor urut? 6.
Apakah
transaksi-transaksi
berhubungan
dengan
yang
persediaan
telah
dicatat dengan semestinya sesuai dengan √
kebijakan manajemen perusahaan? 7.
Apakah
perusahaan
mengasuransikan
persediaan yang ada di gudang secara √
memadai? 8.
Apakah perusahaan mempunyai bagian Laboratorium dan Quality Control untuk mengembangkan
kualitas
produk √
perusahaan? 9.
Apakah
perusahaan
memiliki
internal
Auditor yang independen yang berfungsi untuk
melakukan
pemeriksaan
pengelolaan persediaan?
atas √
57
10.
Apakah perusahaan memiliki kebijakankebijakan dalam mengelola persediaan untuk
meningkatkan
efisiensi
dan √
efektivitas perngelolaan persediaan? Prepared by :
Reviewed by :
Date :
Date :
PT. Alam Tri Abadi Internal Control Questionnaire Pengelolaan Persediaan
Pembelian Barang No.
Pertanyaan
Ya
1.
Apakah setiap pembelian didahului dengan
Apakah order pembelian diotorisasi oleh √
pejabat yang berwenang? 3.
Apakah
semua
pesanan
pembelian √
dilakukan secara tertulis? 4.
Keterangan
√
surat permintaan pembelian? 2.
Tidak
Apakah menentukan pemasok?
bagian
pembelian
yang
dan
melakukan
seleksi √
58
5.
Apakah terdapat katalog dan daftar harga pemasok atas barang yang akan dibeli?
6.
√
Apakah ada kebijakan manajemen dalam menentukan kapan suatu pesanan harus √
dilakukan? 7.
Apakah
semua
pesanan
pembelian
dibuatkan nomor urutnya (prenumbered)? 8..
√
Apakah bagian pembelian mencocokkan faktur dengan : √
a, b, c dilakukan
b. Laporan penerimaan barang?
√
oleh
c.
√
gudang.
a.
9.
Pesanan pembelian?
Biaya-biaya yang bersangkutan
Apakah pengeluaran atas biaya pembelian telah dilakukan dengan efisien?
10.
bagian
√
Apakah jangka waktu pesanan pembelian hingga barang diterima sesuai dengan jadwal?
11.
√
Apakah pembelian telah dilakukan dengan efektif sesuai dengan tujuan perusahaan?
√
59
Penerimaan dan Penyimpanan Bahan baku No.
Pertanyaan
Ya
1.
Apakah dibuat laporan penerimaan bahan
Apakah laporan penerimaan bahan baku √
diotorisasi oleh pejabat berwenang? 3.
Keterangan
√
baku atas bahan baku yang diterima? 2.
Tidak
Apakah laporan penerimaan bahan baku dibuatkan nomor urutnya (prenumbered) √
dan terkendali? 4.
Apakah bagian penerimaan bahan baku memeriksa bahan baku yang diterima mengenai jenis, kuantitas, dan kualitas √
bahan baku? 5.
Apakah
barang
yang
diterima
dibandingkan dengan order pembelian dan √
surat permintaan pembelian? 6.
Apakah penerimaan bahan baku dilakukan dengan efisien dan efektif sesuai dengan √
jadwal yang telah ditentukan? 7.
Apakah
lokasi
gudang
hanya
dapat
dimasuki oleh orang-orang dari bagian gudang saja?
√
60
8.
Apakah
kartu-kartu
persediaan
selalu
dicocokkan dengan hasil pemeriksaan fisik, sekurang-kurangnya sekali dalam setahun? 9.
Apakah secara
instruksi-instruksi tertulis
untuk
dilakukan melakukan √
inventarisasi persediaan bahan baku? 10.
Apakah terdapat pengawasan terhadap barang-barang
yang
dimasukan
dan √
dikeluarkan dari gudang? 11.
√
Apakah persediaan telah tersusun dengan rapi dan teratur menurut jenisnya sehingga
√
mudah dicari? Pengeluaran Barang No.
Pertanyaan
1.
Apakah penyerahan bahan baku dari gudang
hanya
dilakukan
Ya
atas
Keterangan
dasar √
permintaan bagian produksi? 2.
Tidak
Apakah penyerahan barang jadi dari gudang
hanya
dilakukan
atas
dasar
permintaan bagian penjualan berdasarkan order penjualan? 3.
√
Apakah bahan baku dan barang jadi yang
61
dikeluarkan dari gudang telah diotorisasi √
secara memadai? 4.
Apakah bukti pengeluaran bahan baku dan barang
jadi
bernomor
urut
cetak √
(prenumbered)? 5.
Apakah laporan pengiriman barang dibuat untuk barang-barang yang dikembalikan √
kepada pemasok? 6.
Apakah bahan sisa produksi dikembalikan √
ke gudang? 7.
Apakah bahan sisa produksi benar-benar √
dikontrol? 8.
Apakah bahan baku yang dikembalikan oleh perusahaan disalurkan melalui bagian √
pengiriman barang? 9.
Apakah barang-barang rusak benar-benar √
dikontrol dengan baik?
10.
Apakah perusahaan melakukan kontrak panjang dengan beberapa pemasok ?
√
62
11.
Apakah perusahaan memilih beberapa pemasok yang sesuai dengan kualifikasi √
kebutuhan perusahaan?
Prepared by :
Reviewed by :
Date :
Date :
Berdasarkan Daftar Pertanyaan Pengendalian Intern atas pengelolaan persediaan dapat ketahui kelebihan-kelebihannya adalah: 1. prosedur pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dalam bentuk tertulis, sehingga pelaksanaan pembelian dan otorisasi menjadi lebih jelas. Hal ini dapat meningkatkan efektivitas pengelolaan persediaan. 2. Dokumen-dokumen dan pencatatan intern perusahaan sudah cukup memadai di mana setiap dokumen dibuat dengan nomor urut tercetak serta melalui prosedur otorisasi yang cukup memadai. 3. Pembelian dilakukan berdasarkan surat permintaan pembelian yang dibuat oleh bagian gudang melalui pertimbangan yang telah dikalkulasi dan dibuat anggarannya. Perusahaan memiliki bagian pembelian yang bebas dari bagian penerimaan barang, bagian pengiriman barang dan bagian pembukuan. Hal ini dimaksudkan untuk mencegah kemungkinan terjadinya kecurangan.
63
4. Bagian penerimaan barang membuat laporan penerimaan barang sebagai pertanggungjawaban kepada bagian pembelian yang tembusannya diserahkan juga ke bagian akuntansi. 5. Bagian gudang hanya akan menerima barang yang sesuai dengan spesifikasi yang tertera dalam order pembelian dan pada waktu penerimaan telah dilakukan perhitungan fisik terhadap barang yang diterima juga diperiksa kualitasnya oleh bagian lab and quality control. 6. Perusahaan melakukan perhitungan persediaan (Stock Taking) secara berkala dalam satu tahun yang dilakukan oleh bagian yang independen dan dilaksanakan tanpa adanya pemberitahuan terlebih dahulu. 7. Semua persediaan memiliki kartu persediaannya masing-masing yang terorganisir berdasarkan klasifikasi yang telah ditentukan, sehingga pengendaliaan atas persediaan dapat berjalan dengan efisien dan efektif. 8. Perusahaan tidak memiliki persediaan yang letaknya di luar gudang persediaan itu sendiri sehingga pengawasan dan pengendalian terhadap persediaan lebih terfokus pada gudang saja. 9. Perusahaan melakukan ikatan kontrak panjang dengan pemasok dan memilih beberapa pemasok yang sesuai dengan kualifikasi kebutuhan perusahaan.
Berdasarkan Daftar Pertanyaan Pengendalian Intern atas pengelolaan persediaan dapat ketahui kelemahan-kelemahannya adalah: 1. Adanya perangkapan fungsi penerimaan dan penyimpanan barang oleh bagian gudang. Jadi bagian gudang yang melakukan tugas untuk menerima
64
barang dan juga melakukan tugas untuk menyimpan barang. Hal ini dapat melemahkan pengendalian internal perusahaan. 2. Lokasi gudang perusahaan sering dimasuki oleh orang-orang yang tidak berkepentingan sehingga dinilai pengawasan terhadap persediaan digudang kurang memadai. 3. Pengasuransian persediaan tidak dengan premi yang mencukupi dan hanya atas barang yang dinilai cukup material saja. Hal ini dapat berakibat merugikan perusahaan apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti kebakaran, banjir dan pencurian. 4. Perusahaan tidak memiliki pengendalian intern yang memadai untuk barang rusak seperti keramik yang pecah sehingga tidak dapat dijual lagi. Persediaan tersebut menjadi barang yang menumpuk di gudang. 5. Bahan-bahan sisa produksi yang tidak dikembalikan lagi ke gudang dapat menyebabkan terjadinya kecurangan dengan memproduksi lebih dan menjualnya dengan harga murah sehingga merugikan perusahaan. Selain itu dapat terjadi pula pengambilan bahan sisa produksi untuk kepentingan pribadi sehingga merugikan perusahaan.
Pengendalian intern perusahaan secara keseluruhan cukup memadai, kecuali untuk kelemahan-kelemahan yang diuraikan di atas. Catatan akuntansinya mencerminkan angka yang sewajarnya. Untuk berbagai kelemahan yang ada direkomendasikan usulan perbaikan dalam bentuk management letter.
65
Selain itu jawaban yang diterima atas kuesioner atau daftar pertanyaan pengendalian intern yang diajukan oleh auditor intern ternyata jawaban “ya” persentasenya kurang lebih 90%. Berdasarkan hasil jawaban tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa perusahaan telah menerapkan Sistem Pengendalian Intern yang cukup baik dan efektif.
E. Kertas Kerja Pemeriksaan Kertas kerja pemeriksaan merupakan dokumentasi atas temuan-temuan audit yang dilakukan selama pemeriksaan berlangsung. Dalam kertas kerja akan dibahas mengenai permasalahan, akibat negatif, dan rekomendasi-rekomendasi atas temuan-temuan audit. kertas kerja pemeriksaan sangat penting bagi auditor untuk membuktikan bahwa pemeriksaan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedut pemeriksaan. Penyusunan kertas kerja harus berpedoman pada standar penyusunan kertas kerja, sesuai dengan untuk apa kertas kerja tersebut disusun. Kertas kerja yang baik harus lengkap, benar, ringkas, jelas, dan rapi. Kertas kerja pemeriksaan berikut ini akan membahas mengenai pengelolaan persediaan pada PT. Alam Tri Abadi. PT. Alam Tri Abadi Kertas kerja pemeriksaan Permasalahan 1.
Adanya tugas
Akibat Negatif
Rekomendasi
perangkapan Terjadi penumpukan tugas Sebaiknya antara
fungsi dan wewenang, sehingga pemisahan
dilakukan tugas
antara
66
penerimaan dan fungsi melemahkan pengendalian fungsi penyimpanan barang.
internal
penerimaan
terhadap fungsi
persediaan.
dan
penyimpanan
barang.
2. Kurangnya pengawasan Risiko kehilangan akibat Sebaiknya selain petugas terhadap persediaan di pencurian
persediaan gudang, orang dari bagian
gudang, karena orang menjadi lebih besar dan lain yang keluar masuk melemahkan gudang harus mendapat
dari bagian lain dapat dapat
terhadap otorisasi
masuk ke gudang tanpa pengendalian seijin kepala gudang.
dari
kepala
persediaan yang ada di gudang. gudang. Bila
3. Pengasuransian
terjadi
bencana Sebaiknya persediaan yang
persediaan tidak dengan seperti banjir, kebakaran, ada premi yang mencukupi dan
lain-lain,
di
gudang
maka diasuransikan
dan hanya atas barang kerugian perusahaan akan memadai yang
dinilai
cukup bertambah besar.
untuk
menghindari
kerugian
yang lebih besar.
material saja. 4. Perusahaan
secara
tidak Terjadi
penumpukan Sebaiknya barang rusak
memiliki pengendalian barang rusak di gudang diperbaiki
atau
dijual
intern yang memadai sehingga manambah biaya dengan harga lebih murah untuk
barang
rusak penyimpanan di gudang.
seperti polystar yang terkena campuran
kotoran
agar tidak menumpuk di gudang
atau cairan
67
lainnya. 5. Bahan produksi
baku
sisa Pengambilan sisa bahan Sebaiknya bahan baku sisa tidak baku untuk kepentingan produksi
dikembalikan lagi ke pribadi atau memproduksi lagi gudang.
ke
dikembalikan gudang
lebih dan hasilnya dijual menghindari dengan harga lebih murah.
Prepared by :
Prepared by :
Date :
Date :
untuk
kecurangan
terhadap persediaan.
F. Laporan Hasil Pemeriksaan Operasional atas Pengelolaan Persediaan. Langkah terakhir dalam suatu pelaksanaan pemeriksaan intern adalah dengan dikeluarkannya laporan hasil pemeriksaan, yang disebut Rangkuman Hasil Pemeriksaan. Laporan hasil pemeriksaan atas pengelolaan persediaan tersebut diberikan oleh pemeriksa intern kepada direktur, manajer akuntansi dan keuangan serta manajer pabrik. Tidak ada bentuk standar dari laporan pemeriksaan internal, karena laporan pemeriksaan internal harus lebih luwes dibandingkan dengan laporan pemeriksaan yang dihasilkan oleh pihak luar atau akuntan publik. Berdasarkan Rangkuman Hasil Pemeriksaan pihak manajer dapat melihat kekurangankekurangan apa saja yang terdapat pada bagian pengelolahan persediaan dan berupaya untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada.
68
Laporan audit operasional fungsi pergudangan atas pengelolaan persediaan merupakan informasi-informasi yang disajikan dari hasil pemeriksaan internal yang telah dilakukan oleh pemeriksa operasional atas pengelolaan persediaan pada PT. Alam Tri Abadi. Dalam laporan pemeriksaan audit operasional memberikan informasi mengenai:
1. Ruang lingkup pemeriksaan, 2. Risalah temuan, 3. Temuan dan rekomendasi, 4. Serta komentar manajemen.
69
PT . ALAM TRI ABADI MEMORANDUM SURVEY
Jakarta, 8 Agustus 2008 No
: 008/KAP/VIII/2008
Perihal
: Laporan Hasil Audit Operasional
Kepada Yth. Bapak Christian Ario Rachmat Direktur PT. Alam Tri Abadi Di Jakarta
Kami telah melakukan audit Fungsi Pergudangan atas Pengelolaan Persediaan pada PT. Alam Tri Abadi untuk periode 2005 / 2006. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran
laporan keuangan
tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Pengelolaan Persediaan yang dimiliki (terjadi pada ) PT.Alam Tri Abadi. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi ( kehematan), efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna ). Pengelolaan Persediaan
yang dilakukan dan memberikan saran
perbaikan atas kelemahan pelayanan yang ditemukan selama audit, sehingga diharapkan di masa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tesebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efisien, dan lebih efektif dalam mencapai tujuannya.
70
Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi: 1. Ruang lingkup pemeriksaan, 2. Risalah temuan, 3. Temuan dan rekomendasi, 4. Serta komentar manajemen. Dalam melaksanakan audit kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan kerja sama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang telah terjalin dengan baik ini.
Auditor
Laporan Hasil Pemeriksaan Operasional atas Pengelolaan Persediaan Kepada Yth. Bapak Christian Ario Rachmat Direktur PT. Alam Tri Abadi Di tempat
Dengan hormat,
Sesuai dengan program kerja penelaahan operasional atas persediaan PT. Alam Tri Abadi, kami telah melakukan pemeriksaan yang mencakup operasi perusahaan.
71
Ruang Lingkup
Pemeriksaan dilakukan untuk meyakini bahwa kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan telah dipatuhi, struktur pengendalian intern perusahaan sudah cukup ekonomis dalam memperoleh sumber daya yang digunakan dalam operasi perusahaan , efektif, dan perusahaan beroperasi sesuai dengan tujuannya. Berdasarkan hasil survei pendahuluan, ditentukan bahwa pemeriksaan akan dibatasi pada manajemen pengelolaan persediaan.
Risalah Temuan
1. Adanya perangkapan fungsi penerimaan dan penyimpanan barang oleh bagian gudang. Jadi bagian gudang yang melakukan tugas untuk menerima barang dan juga melakukan tugas untuk menyimpan barang. 2. Lokasi gudang perusahaan sering dimasuki oleh orang-orang yang tidak berkepentingan sehingga dinilai pengawasan persediaan tidak cukup memadai. 3. Pengasuransian persediaan tidak dengan premi yang mencukupi dan hanya atas barang yang dinilai cukup material saja. 4. Perusahaan tidak memiliki pengendalian intern yang memadai untuk barang rusak seperti keramik yang pecah sehingga tidak dapat dijual lagi. Persediaan tersebut menjadi barang yang menumpuk di gudang.
72
5. Bahan-bahan sisa produksi yang tidak dikembalikan lagi ke gudang. Selain itu dapat terjadi pula pengambilan bahan sisa produksi untuk kepentingan pribadi sehingga merugikan perusahaan.
Temuan dan Rekomendasi
1. Kondisi : Adanya perangkapan tugas antara fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan barang, di mana keduanya dilakukan oleh bagian gudang. Kriteria : fungsi penerimaan barang terpisah dari fungsi penyimpanan barang, di mana masing-masing fungsi dijabat oleh individu yang independen. Akibat : Adanya penumpukan tugas dan wewenang oleh bagian gudang sehingga akan menyebabkan
lemahnya
pengendalian
internal
terhadap
pengelolaan
persediaan dan dapat memberikan peluang terjadinya kecurangan. Sebab : Bagian gudang dinilai yang paling memahami mengenai persediaan perusahaan sehingga pihak manajemen memutuskan bahwa kedua fungsi tersebut dapat digabung.
73
Rekomendasi : Sebaiknya dilakukan pemisahan tugas dan wewenang yang jelas antara fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan barang, agar masing-masing fungsi dapat lebih fokus dalam melaksanakan tugas dan wewenangnya. 2. Kondisi : Kurangnya pengawasan terhadap persediaan di gudang, karena selain oleh petugas gudang, lokasi gudang boleh dimasuki oleh orang-orang dari fungsi lain dalam perusahaan tanpa melalui otorisasi oleh kepala gudang. Kriteria : Gudang hanya diperbolehkan untuk dimasuki oleh staf dari bagian gudang saja. Apabila ada staf dari fungsi lain yang berkepentingan untuk masuk ke gudang maka diperlukan otorisasi dari kepala gudang dan pengawasan dari petugas gudang yang bersangkutan. Akibat : Hal ini dapat memberikan peluang terjadinya pencurian dan penyalahgunaan atas persediaan yang disimpan di gudang sehingga dapat merugikan perusahaan. Sebab : Lokasi gudang dekat dengan lokasi pabrik dan untuk memudahkan arus barang yang keluar masuk gudang. Rekomendasi : Sebaiknya dibuat peraturan tertulis yang menyatakan bahwa bagian gudang hanya boleh dimasuki oleh staf gudang, kecuali untuk kondisi-kondisi
74
tertentu tetapi harus dengan otorisasi dari kepala bagian gudang dan pengawasan dari petugas gudang yang bersangkutan. 3. Kondisi : Pengasuransian persediaan tidak dengan premi yang memadai dan hanya atas barang yang dinilai cukup material saja. Kriteria : Semua persediaan yang ada di gudang diasuransikan dengan premi yang memadai baik terhadap persediaan yang nilainya material maupun tidak material. Akibat : Apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti pencurian atau kebakaran maka pihak perusahaan akan menanggung kerugian yang lebih besar untuk barang-barang yang tidak diasuransikan. Sebab : Pihak manajemen berkesimpulan barang yang kurang material tidak perlu untuk diasuransikan karena perusahaan akan membayar lagi biaya premi yang dianggap pemborosan biaya yang tidak perlu. Rekomendasi : Sebaiknya semua persediaan yang ada di gudang diasuransikan dengan premi yang memadai untuk menghindari risiko kerugian yang lebih besar bila terjadi pencurian atau kebakaran.
75
4. Kondisi : Perusahaan tidak memiliki pengendalian intern yang memadai untuk barang rusak seperti Polystar 7448 yang tidak bisa dipakai karena terkena kotoran atau campuran cairan laiinya sehingga tidak dapat dijual lagi. Persediaan tersebut menjadi barang yang menumpuk di gudang. Kriteria : Perusahaan memiliki pengendalian intern yang memadai untuk barang rusak seperti dengan diproduksi ulang lagi atau dijual dengan harga yang lebih murah. Akibat : Barang rusak seperti Polystar yang tercampur kotoran akan menumpuk di gudang yang akan menambah biaya penyimpanan di gudang. Hal ini akan menimbulkan pemborosan dalam biaya penyimpanan persediaan di gudang. Sebab : Perusahaan baru beroperasi dua tahun dan barang rusak dari proses produksi baru sedikit, sehingga tidak memerlukan tempat yang terlalu luas untuk menyimpan barang rusak tersebut. Rekomendasi : Sebaiknya barang rusak yang ada di gudang diperbaiki atau dijual dengan harga yang lebih murah sehingga dapat menghemat biaya penyimpanan persediaan di gudang.
76
5. Kondisi : Bahan-bahan baku sisa produksi tidak dikembalikan lagi ke gudang dan tetap dibiarkan berada di pabrik untuk proses produksi selanjutnya. Kriteria : Bahan baku sisa produksi dikembalikan ke gudang dan dibuatkan buktinya serta diotorisasi oleh bagian produksi dan gudang untuk dipergunakan pada proses produksi berikutnya. Akibat : Memungkinkan terjadinya kecurangan dengan memproduksi lebih dari kapasitas yang ditentukan dan hasilnya dijualnya dengan harga murah sehingga merugikan pihak perusahaan. Selain itu dapat terjadi pula pengambilan bahan sisa produksi untuk kepentingan pribadi sehingga merugikan perusahaan. Sebab : Pihak manajemen berkesimpulan bahwa bahan baku sisa produksi jumlahnya tidak cukup material sehingga tidak perlu dikembalikan ke gudang. Rekomendasi : Sebaiknya bahan baku sisa produksi dibuatkan buktinya dan diotorisai oleh pihak berwenang untuk dikembalikan lagi ke gudang untuk proses produksi selanjutnya.
77
Komentar Manajemen Pihak manajemen perusahaan setuju atas hasil temuan dan rekomendasi yang diberikan serta akan melakukan tindakan perbaikan sesuai dengan rekomendasi dalam
waktu
secepatnya
untuk
mendapatkan
sumber
daya
secara
ekonomis,mengefektifkan dan mengefisienkan operasi perusahaan khususnya dalam bidang pengelolaan persediaan. Demikian laporan hasil pemeriksaan atas pengelolaan persediaan. Terima kasih atas kerjasama dan bantuan dari pihak manajemen perusahaan selama dilaksanakan pemeriksaan atas pengelolaan persediaan perusahaan. Hormat kami, Direktur
(Christian Ario Rachmat)
G. Penilaian Efisiensi ,Efektivitas dan Ekonomisasi atas Pengelolaan Akun Persediaan Perusahaan melakukan Evaluasi pemeriksaan internal atas pengelolaan persediaan
dengan tujuan utama untuk
menilai efisiensi, efektivitas dan
keekonomisan pengelolaan persediaan. Penilaian efisien , efektivitas dan keekonomisan atas pengelolaan persediaan dapat dilakukan dengan cara menganalisis rasio-rasio keuangan, ketaatan terhadap penerapan kebijakankebijakan perusahaan mengenai persediaan, Daftar pertanyaan pengendalian internal, analisis kelebihan dan kelemahan dalam struktur pengendalian internal
78
perusahaan mengenai persediaan, dan temuan-temuan selama dilakukan pemeriksaan. Berdasarkan analisis internal auditor dapat dinilai bahwa manajemen perusahaan telah melakukan pengelolaan persediaan dengan efisien, efektif dan ekonomis sesuai dengan tujuan perusahaan, walaupun masih terdapat kelemahankelemahan dalam struktur pengendalian intern perusahaan, karena kelemahankelemahan tersebut dianggap kurang material. Tetapi untuk prospek perusahaan ke depan, maka perlu dilakukan perbaikan atas kelemahan-kelemahan tersebut. Berikut ini akan dijelaskan mengenai hal-hal yang mendasari penilaian auditor terhadap efisiensi dan efektivitas pengelolaan persediaan pada PT. Alam Tri Abadi adalah sebagai berikut: 1. Analisis Return on Total Assets untuk tahun 2006 sebesar 18,7% bila dibandingkan dengan estimasi perusahaan sebesar 17% . Maka dengan Return on Total Assets sebesar 18,7% menunjukkan bahwa perusahaan dapat mengelola persediaannya dengan efisien, karena kegiatan utama perusahaan berasal dari pengelolaan persediaan. Rp. 1.081.847.016.774 Return on Total Assets
=
------------------------------ X 100% Rp. 57.744.732.755,50
=
18,7%
2. Analisis Inventory Turn Over untuk tahun 2006 sebesar 7,4 kali bila dibandingkan dengan estimasi perusahaan sebesar 7 kali menunjukkan bahwa pengelolaan persediaan cukup efisien.
79
Rp. 137.624.096.023 Inventory Turn Over
=
---------------------------- X 100% Rp. 18.597.850.814
=
7,4 kali
3. Analisis Economic Order Quantiy (EOQ) untuk tahun 2006 untuk pembelian barang yang paling ekonomis sebanyak 8.000.000 kg dan pemesanan yang paling ekonomis setiap 36 hari sekali, ini menunjukkan bahwa pemesanan persediaan sudah dilakukan dengan ekonomis sesuai dengan pemesanan yang telah dilakukan perusahaan setiap 5 minggu sekali dengan jumlah sebanyak 7.900.000kg. Biaya Bahan Baku: 1. Kebutuhan bahan baku setahun
: 12.000.000.000 kg
2. Harga / unit bahan baku
: Rp 45.000
3. Biaya Pemesanan
:
a. Biaya variabel
: Rp 12.000.000
b. Biaya tetap/ tahun : Rp 3.000.000 4. Biaya Penyimpanan
:
a. Biaya variabel
: 10%
b. Biaya tetap/tahun
: Rp 20.000.000
2 X 12.000.000.000 X 12.000.000 Economic Order Quantity
= √
----------------------------------45.000 x 10%
=
8.000.000 Kg
Jadi, pembelian yang ekonomis sebesar 8.000.000 Kg
80
T = 8.000.000 ------------------12.000.000.000 = 0,1 tahun atau setiap 36 hari 4. Perusahaan
melakukan
pencatatan
persediaan
dengan
menggunakan
Perpetual Inventory System dan penilaian persediaan dengan menggunakan FIFO Method sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. Ini menunjukkan bahwa pencatatan dan penilaian persediaan telah efektif sesuai dengan tujuan perusahaan. 5. Pemisahaan fungsi dalam struktur pengendalian intern perusahaan cukup efektif, kecuali untuk bagian penerimaan yang merangkap sebagai menyimpanan barang, karena pegawai yang bertugas menerima dan menyimpam barang dinilai perusahaan mempunyai integritas yang baik. 6. Dokumen-dokumen yang berhubungan dengan transaksi persediaan telah diotorisasi dengan semestinya dan bernomor urut, serta distribusi dokumendokumen kepada fungsi lain berjalan dengan baik dan benar. Hal ini dapat meningkatkan efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuannya. 7. Penyimpanan bahan baku dan barang jadi di gudang dibatasi pemisahpemisah sehingga letaknya menjadi teratur dan rapi dapat memudahkan dalam
distribusi
persediaan
keluar
masuk gudang sehingga
dapat
meningkatkan efisiensi perusahaan dalam melakukan pengelolaan persediaan. 8. Perusahaan melakukan perhitungan persediaan (Stock Taking) secara berkala tanpa pemberitahuan terlebih dahulu sehingga dapat mengurangi risiko
81
kehilangan persediaan di gudang. Cara ini dapat meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan persediaan. 9. Kebijakan-kebijakan yang ditetapkan perusahaan yang berhubungan dengan pengelolaan persediaan telah dijalankan dengan benar sehingga dapat meningkatkan efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuannya. 10. Perusahaan melakukan kontrak panjang dengan beberapa pemasok dan memilih beberapa pemasok terpilih yang memiliki kualifikasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang merupakan bentuk ekonomisasi perolehan sumber daya yang melibatkan pemasok dalam rencana operasinya. Cara ini dapat meningkatkan ekonomisasi dalam perolehan persediaan.
82
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan Setelah dilakukan evaluasi operasional atas fungsi pergudangan pada PT. Alam Tri Abadi, maka dapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut : 1. Semua sistem pencatatan dan penilaian, distribusi dokumen, sistim otorisasi, dan pengendalian terhadap persediaan telah dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai dengan kebijakan manajemen perusahaan, sehingga operasional perusahaan terutama yang berhubungan dengan persediaan dapat berjalan dengan efektif, efisien dan ekonomis. 2. Perusahaan telah mempunyai struktur organisasi dengan pembagian tugas, wewenang dan tanggungjawab yang jelas, serta kebijakan-kebijakan pengelolaan persediaan yang baik, sehingga pelaksanaan dan pengendalian operasional perusahaan dapat berjalan dengan efektif. Hal ini untuk menunjang pengelolaan persediaan yang efisien , efektif dan ekonomis. 3. Pengelolaan persediaan mulai dari pembelian bahan baku, penerimaan bahan baku, pengeluaran bahan baku, sampai proses produksi untuk menghasilkan barang jadi berupa keramik telah dilakukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan, sehingga pengelolaan persediaan dapat dinilai efisien , efektif dan ekonomis sesuai dengan tujuan perusahaan.
83
B. Saran Berdasarkan kelemahan-kelemahan yang ditemukan selama dilakukan evaluasi operasional atas fungsi pergudangan, maka saran-saran yang mungkin berguna bagi perusahaan dalam memperbaiki kelemahan-kelemahan dalam struktur pengendalian internal atas persediaan adalah sebagai berikut: 1. Sebaiknya dilakukan pemisahan tugas antara fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan bahan baku, hal ini dilakukan untuk menghindari kecurangan yang dilakukan seperti menerima bahan baku tetapi tidak dimasukkan ke gudang atau bahan baku yang dimasukkan ke gudang tidak sesuai dengan laporan penerimaan bahan baku. 2. Sebaiknya dilakukan pengendalian terhadap barang rusak, seperti meminta bagian produksi untuk memperbaiki kembali atau meminta bagian penjualan untuk menjualnya dengan harga yang lebih murah. Hal ini untuk menghindari penumpukan barang rusak di gudang dan untuk menghemat biaya penyimpanan. 3. Sebaiknya hanya staf gudang yang diperbolehkan untuk keluar masuk gudang, dan apabila terdapat fungsi lain yang ingin masuk ke gudang harus mendapat otorisasi terlebih dahulu dari kepala gudang. Hal ini untuk menghindari kehilangan persediaan akibat pencurian. 4. Seharusnya bahan baku sisa produksi dikembalikan kepada bagian gudang, agar pengendalian terhadap bahan baku dapat berjalan dengan baik dan dapat terhindar dari kecurangan terhadap bahan baku seperti memproduksi lebih atau digunakan untuk kepentingan pribadi.
84
DAFTAR PUSTAKA
Amin Widjaja Tunggal, Dasar – Dasar Audit Operasional, Harvarindo, Jakarta 2008 Amin Widjaja Tunggal, Audit Manajemen Kontemporer, Harvarindo, Jakarta 2000 Arens, Alvin A. and Loebbecke, James K., Auditing An Integrated Approach, 8th Ed, New Jersey : Prentice Hall, Inc., 2002 Arikunto Suharsimi, Manajemen Penelitian, PT Asdi Mahasatya, Jakarta 2005 Bayangkara, IBK. Audit Manajemen : Prosedur dan implementasi, 2008, Salemba, Jakarta Erlina, Http://home.ubaya.co.id/-Persediaan Gerhard Becker Mr Pieter van der Hoeven, Audit Procedure, Good manufacturing Practice, 2005 Graha Cendana, Http://digilib.petra.ac.id/jiunkpe/s1/2001/Capter2.pdf Gondodiyoto Sanyoto. 2008. Audit Sistem Informaasi + Pendekatan Cobit, Edisi Revisi, 2007, Mitra Wacana Media, Jakarta Harahap , Sofyan Syafri, Teori Akuntansi , PT RajaGrafindo Persada, Jakarta 2003 Ikatan Akuntan Indonesia, Standar Akuntansi Keuangan, Jakarta : Salemba Empat, 2004. _______________ , Standar Profesional Akuntan Publik, Jakarta : Salemba Empat, 2001. Jay Heizer and barry Render, Manajemen Operasi, Salemba Empat 2005 Konrath, L. F. (2002). “ Auditing Concepts and Applications-A Risk Analysis Approach. 5th ed.. West Publishing Company.
Skousen, Fred K., Stice, Earl K.,Stice, James D., and Smith, Jay M., Intermediate Accounting, 14th Ed, Cincinati, Ohio : South Western Publishing Co., 2000. Umar Husein, Research Methods in Finance and Banking, PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 2002
Lampiran 8 STRUKTUR ORGANISASI PT. ALAM TRI ABADI Rapat Umum Pemegang Saham Dewan Komisaris Internal Auditor Direktur Utama
Manajer Pabrik
Manajer Penjualan
Bagian Produksi
Bagian Gudang
PPIC
Bagian Laboratorium Bagian Teknik
Sumber : PT. ALAM TRI ABADI
Manajer Akuntansi dan Keuangan Bagian Penjualan Lokal Bagian Penjualan Ekspor
Bagian Akuntansi Bagian Keuangan
Manajer Personalia
Manajer Pembelian Bagian Personalia Pabrik
Bagian Pembelian Bahan Baku
Bagian Personalia Administrasi
Bagian Pembelian Perlengkapan dan Peralatan
