PENERAPAN AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA PERUSAHAAN KAPAS UD. JAYA ABADI DI SURABAYA SKRIPSI. Oleh : IKA LESTARI

PENERAPAN AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA PERUSAHAAN KAPAS UD. JAYA ABADI DI SURABAYA

SKRIPSI

Oleh : IKA LESTARI NPM : 28133075

UNIVERSITAS WIJAYA PUTRA FAKULTAS EKONOMI SURABAYA 2012

PENERAPAN AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA PERUSAHAAN KAPAS UD. JAYA ABADI DI SURABAYA

SKRIPSI

Diajukan sebagai salah satu syarat memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Pada Fakultas Ekonomi Universitas Wijaya Putra Surabaya

Oleh : IKA LESTARI NPM : 28133075

UNIVERSITAS WIJAYA PUTRA FAKULTAS EKONOMI SURABAYA 2012

HALAMAN PENGESAHAN

Telah di terima dan di setujui oleh tim Penguji Skripsi serta di nyatakan LULUS. Dengan demikian Skripsi ini dinyatakan sah untuk melengkapi syarat – syarat mencapai gelar Sarjana EKONOMI pada FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS WIJAYA PUTRA SURABAYA.

Tim Penguji Skripsi: Dr. Soenarmi, SE., MM

(

)

(

)

(

)

(

)

( Dekan Fakultas Ekonomi )

Aminatuzzuhro, SE., M.Si ( Ketua Program Studi )

Antoni, SE.,MSA. ( Dosen Penguji 1 )

Drs. Ec Koes Soeparno, Ak. ( Dosen Penguji 2)

PENERAPAN AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA PERUSAHAAN KAPAS UD. JAYA ABADI DI SURABAYA

NAMA

: IKA LESTARI

FAKULTAS

: EKONOMI

JURUSAN

:AKUNTANSI

NPM

: 28133075

DISETUJUI dan DITERIMA OLEH: DOSEN PEMBIMBING

Drs. Bachtiar Rahman Halik, SE., MM.

HALAMAN PERSEMBAHAN

Setelah melewati masa yang panjang dalam proses penyusunan akhirnya penulis dapat menyelesaikan skripsi ini tepat waktu dan menyelasaikan studi di peguruan tinggi. Skripsi ini aku persembahkan untuk seluruh orang – orang terdekat yang telah membantu dan mendoakan. Kedua orang tuaku papa dan mama yang terus mendukung dan mendoakan, adik ku yang tersayang, teman – teman sekelas yang telah membantu dan orang terdekatku yang selalu mendampingiku, membantuku, memberiku semangat untuk bisa menyelesaikan skripsi ini. Terima kasih banyak untuk kalian semuanya

Surabaya, Penulis

juli 2012

KATA PENGANTAR

Segala puji syukur saya panjatkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan karuniaNya yang tak terhingga sehingga saya berkesempatan menimba ilmu hingga jenjang Perguruan Tinggi. Berkat rahmatNya pula memungkinkan saya untuk menyelesaikan skripsi dengan judul “PENERAPAN AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA PERUSAHAAN KAPAS UD. JAYA ABADI DI SURABAYA. Sebagaimana diketahui bahwa penulisan skripsi ini merupakan salah satu syarat untuk dapat memperoleh gelar Sarjana Ekonomi (SE). Walaupun dalam penulisan skripsi ini penulis telah mencurahkan segenap kemampuan yang dimiliki, tetapi penulis yakin tanpa adanya saran dan bantuan maupun dorongan dari beberapa pihak maka skripsi ini tidak akan mungkin dapat tersusun sebagaimana mestinya. Pada kesempatan ini, penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar – besarnya kepada : 1.

Bapak Budi Endarto, SH., M.Hum. Rektor Universitas Wijaya Putra Surabaya.

2.

Ibu Dr. Soenarmi, SE., MM. Selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Wijaya Putra Surabaya.

3.

Ibu Aminatuzzuhro, SE., M.Si. Selaku Ketua Program Studi Akuntansi Universitas Wijaya Putra Surabaya.

4.

Bapak Drs. Bachtiar Rahman Halik, SE., MM. Selaku dosen pembimbing

yang

dengan

kesabaran

dan

kerelaan

telah

membimbing dan memberi petunjuk yang sangat berguna sehingga terselesaikannya skripsi ini. 5.

Segenap tenaga pengajar, karyawan dan seluruh rekan – rekan mahasiswa terutama Fakultas Ekonomi Universitas Wijaya Putra Surabaya.

6.

Bapak dan Ibu tercinta terima kasih atas doa, kasih sayang, dukungan dan bantuannya secara moril maupun materil yang telah diberikan selama ini.

Akhirnya penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan didalam penulisan skripsi ini, oleh karenanya penulis senantiasa mengharapkan kritik dan saran bagi perbaikan di masa mendatang. Besar harapan penulis, semoga skripsi ini memberikan manfaat bagi pembaca.

Surabaya,

Juli 2012

Penulis

DAFTAR ISI

HALAMAN PERSEMBAHAN............................................................... KATA PENGANTAR………………………………………………….. DAFTAR ISI……………………………………………………………. DAFTAR GAMBAR …………………………………………………… DAFTAR TABEL ……………………………………………………… DAFTAR LAMPIRAN………………………………………………… ABSTRAKSI…………………………………………………………….

BAB 1

BAB 11

PENDAHULUAN 1.1.

Latar Belakang Masalah………………………….1

1.2.

Rumusan Masalah………………………………...3

1.3.

Tujuan Penelitian…………………………………4

1.4.

Manfaat Penelitian………………………………..4

TELAAH PUSTAKA 2.1.

Landasan Teori…………………………………..6

2.1.1. Pengertian Auditing………………………………6 2.1.2. Jenis atau Tipe Auditing………………………….8 2.1.3. Manfaat Auditing…………………………………10 2.2.

Kerangka Konseptual……………………………..12

2.2.1. Audit Operasional……………………...................12 2.2.2. Pentingnya Audit Operasional…………………....14

2.2.3. Jenis – Jenis Audit Operasional…………………15 2.2.4. Manfaat Audit Operasional……………………...16 2.2.5. Pihak – Pihak Yang Melaksanakan Audit Operasional……………………………………...17 2.2.6. Tahap – Tahap Audit Operasional………………18 2.2.7. Hubungan Antara Audit Operasional Dan Pengendalian Intern………………………………......................19

BAB 111

2.3.

Fungsi Pembelian………………………………...20

2.4.

Pengendalian Atas Transaksi Pembelian…………25

2.5.

Audit Fungsi Pembelian………………………….27

METODE PENELITIAN 3.1. Jenis Penelitian…………………………....................31 3.2. Diskripsi Populasi dan Penelitian Sampel……………………………….........................31 3.3. Variabel – Variabel dan Definisi Operasional Variabel……………………………………………...32 3.4. Teknik Pengumpulan Data…………………………..34 3.5. Teknik Analisa Data………………………………....34 3.6. Teknik Keabsahan Data……………………………..35

BAB 1V

PENYAJIAN DAN ANALISIS DATA 4.1.

Penyajian Data.…………………………………..36

4.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan……………………..36 4.1.2. Lokasi Perusahaan………………………………37

4.1.3. Bahan Baku Dan Daerah Perolehan……………..38 4.1.4. Struktur Organisasi………………………………38 4.1.5. Proses Produksi…………………………………..45 4.1.6. Hasil Produksi Dan Daerah Pemasaran………….48 4.1.7. Prosedur Pembelian Bahan Baku………………..48. 4.2.

Analisis data....…………………………………....52

4.2.1. Audit Fungsi Pembelian……………………….....52 a.

Fungsi Pembelian………………………...52

b.

Kuisioner Audit Operasional Pada Fungsi Pembelian………………………………....53

c.

Sistem Akuntansi Pembelian……………...56

d.

Prosedur Pengendalian Pembelian Bahan Baku…………………………….....57

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN 5.1.

Kesimpulan……………………………………......65

5.2.

Saran……………………………………………....66

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN – LAMPIRAN

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 : Jaringan Prosedur Dalam System Akuntansi Pembelian……….. Gambar 2 : Struktur Organisasi UD. Jaya Abadi ……………………..

DAFTAR TABEL

Tabel 1 : Kuisioner Audit Operasional Bagian Pembelian…………………… Tabel 2 : Daftar Temuan Pemeriksaan Manajemen Audit……………………..

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 : Bukti Barang Masuk UD. Jaya Abadi Lampiran 2 : Bukti Kas Keluar UD. Jaya Abadi Lampiran 3 : Order Permintaan Barang UD. Jaya Abadi Lampiran 4 : Kartu Hutang UD. Jaya Abadi Lampiran 5 : Kartu Persediaan UD . Jaya Abadi Lampiran 6 : Kartu Konsultasi Bimbingan Skripsi

PENERAPAN AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA PERUSAHAAN KAPAS UD. JAYA ABADI DI SURABAYA Oleh : Ika Lestari ABSTRAKSI Dalam penelitian ini penulis akan membahas mengenai “PENERAPAN AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA PERUSAHAAN KAPAS UD. JAYA ABADI DI SURABAYA” Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengevaluasi terhadap efisiensi dan efektifitas operasional organisasi , atau perusahaan baik secara keseluruhan atau berbagai dengan tujuan mengidentifikasi kemungkinan – kemungkinan diadakannya perbaikan dan guna memberikan rekomendasi kepada manajemen untuk melaksanakan perbaikan dan tindakan yang perlu dilakukan lebih lanjut. Penelitian ini dilakukan pada bulan Mei 2012 sampai Juni 2012, Analisa Penerapan Audit Operasional merupakan bagian dan audit operasional yang bertujuan untuk membantu perusahaan beroperasi secara lebih efisien dan efektif. Sehingga perusahaan dapat menempati posisi persaingan yang cukup baik dalam penjualan produk. Audit Operasional merupakan pemeriksaan internal pada bidang operasional. Dari hasil penelitian ini dapat diperoleh bahwa factor – factor penyebab barang rusak adalah , factor manusia , bahan baku. Perusahaan perlu melakukan Audit Operasional terhadap proses produksi dalam menjamin efektifitas dan efisiensi proses produksi khususnya dalam upaya menekan tingkat barang rusak.

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1.

Latar Belakang Masalah Pertumbuhan perekonomian Indonesia berkembang sangat

pesat terutama perkembangan dalam bidang industri, perdagangan dan jasa. Dalam menjalankan roda perusahaan, prinsip efisiensi mutlak di pegang teguh dan di terapkan. Penerapan prinsip - prinsip efisiensi di pandang mutlak

karena

pada

umumnya

perusahaan

menghadapi

suasana

keterbatasan dalam perolehan dana, sarana dan prasarana kerja.

Suatu perusahaan didirikan dengan maksud untuk mencapai suatu tujuan yang telah diciptakan baik tujuan jangka panjang maupun jangka pendek.

Tujuan jangka panjang perusahaan

eksistensi kemampuan

perusahaan. menguasai

Dengan

makin

adalah

mempertahankan

tingginya

tingkat

persaingan,

pangsa pasar. Yang lebih

besar,

kemampuan

memanfaatkan terobosan teknologikal sehingga proses produksi langsung dengan lebih efisien, dan juga kecekatan memanfaatkan berbagai peluang yang timbul dan ketangguhan menghadapi tantangan masa depan yang penuh ketidakpastian, selama itu untuk memperoleh laba maksimal yang merupakan tujuan jangka pendek perusahaan. Untuk mencapai tujuan tersebut maka masing - masing perusahaan diharapkan dapat mengorganisasikan seluruh bagian - bagian yang ada

dalam perusahaan dimana pihak manajemen antar bagian atau departemen yang satu dengan yang lainnya untuk dapat menerapkan kebijaksanaan kebijaksanaan yang tetap baik dalam kebijaksanaan produksi, pemasaran maupun

kebijaksanaan

manajerial.

Hal

ini dimaksudkan

agar

semua

aktifitas perusahaan itu secara keseluruhan dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif.

Dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan - perusahaan selalu memerlukan informasi guna pengambilan segala keputusannya, agar dapat diperoleh informasi yang dapat dipercaya maka perlu dilakukan beberapa jenis pemeriksaan (auditing) adalah proses pengumpulan dan penilaian bukti - bukti yang dilakukan oleh seseorang / kelompok orang yang independen dan kompeten mengenai informasi yang dikwatifisir dari suatu badan tertentu untuk tujuan penentuan pelaporan tingkat kesesuaian antara informasi yang dapat dikwatifisir dengan criteria yang sudah ditetapkan.

Jenis pemeriksaan yang digunakan oleh suatu perusahaan adalah audit operasional. Audit operasional merupakan suatu pemeriksaan kembali setiap bagian dari prosedur dan metode operasi suatu organisasi dengan tujuan untuk menilai efisiensi dan efektifitas. Selama ini banyak perusahaan yang memakai audit keuangan dan melakukan audit operasional hanya bila diperlukan saja. Padahal audit

operasional memiliki kontribusi yang tidak kalah pentingnya dengan audit keuangan.

Perbedaan kontribusi keduanya diantaranya : Audit keuangan merupakan pada bidang keuangan yang hasilnya untuk pihak kas perusahaan dan orientasinya pada masa lalu, sedangkan audit operasional merupakan pada bidang non keuangan atau bidang operasional

yang

hasilnya

untuk

pihak

manajemen

perusahaan

dan

orientasinya ke masa depan.

Sebelum dilaksanakan suatu audit operasional suatu badan usaha harus membuat criteria tertentu mengenai apa yang dimaksud efisiensi dan efektivitas operasional, peraturan criteria tersebut bukanlah hal yang mudah tetapi auditor harus mempertimbangkan sumber - sumber criteria yang mencakup kinerja histories, kinerja yang dapat diperbandingkan, diskusi dan kesepakatan.

Dalam melaksanakan audit operasional, tinjauan yang dilakukan tidak terbatas pada masalah - masalah akuntansi. Tetapi juga meliputi evaluasi

terhadap struktur

organisasi,

pemanfaatan

keputusan,

metode

produksi, pemasaran dan bidang - bidang lain sesuai dengan keahlian auditor. Dari hasil audit operasional merupakan referensi untuk perbaikan kinerja perusahaan dimasa yang akan datang.

1.2

Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang permasalahan tersebut diatas maka dapat

dibuat perumusan masalah sebagai berikut :

Bagaimana

Perusahaan

Dapat

Menerapan Audit Operasional

Atas Fungsi Pembelian Bahan Baku Pada Perusahaan Kapas UD. Jaya Abadi di Surabaya

1.3

Tujuan Penelitian Adapun tujuan penelitian yang dapat penulis kemukakan sebagai

berikut : “Untuk mengetahui penerapan audit operasional terhadap system suatu perusahaan”

1.4

Manfaat Penelitian Adapun manfaat penelitian yang dapat penulis kemukakan adalah sebagai berikut :



Manfaat Praktis a. Bagi Penulis Untuk menambah pengetahuan dan wawasan tentang teori analisis audit operasional atau fungsi pembelian bahan baku.

b. Bagi Perusahaan Dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam menilai audit operasional dalam perusahaan terhadap pembelian bahan baku yang rusak. c. Bagi Pembaca Dapat digunakan sebagai landasan dan bahan perbandingan di masa yang akan datang. d. Bagi Universitas Sebagai tambahan perbendaharaan perpustakaan, bahan referensi dan bahan masukan bagi penelitihan lebih lanjut, yang berhubungan dengan masalah yang ada.



Manfaat Teoritis Agar dapat memantau hasil kerja audit operasional terhadap penelitian sehingga dapat di ketahui pesanan pembelian untuk barang dan bahan baku dan di keluarkan sesuai dengan kebutuhan , dengan jumlah yang optimal.

BAB II TELAAH PUSTAKA

2.1.

Landasan Teori

2.1.1. Pengertian Auditing Auditing merupakan salah salah satu bidang akuntansi yang membahas

tentang

prinsip,

prosedur,

metode

perolehan

dan

penilaian bukti yang berkaitan dengan laporan keuangan dengan tujuan

untuk memberikan

pendapat

mengenai

kewajaran

atau

kesesuaian laporan keuangan tersebut dengan criteria yang telah ditetapkan, yaitu PABU (Prinsip Akuntansi yang Berlaku Umum).

Definisi tersebut dapat diuraikan menjadi tujuh elemen yang harus diperhatikan dalam melaksanakan audit, yaitu :

a.

Proses yang sistematis. Auditing bersifat

merupakan

proses

logis, terstruktur,

dan

dan

prosedur

yang

terorganisir. Auditing

meliputi rangkaian proses pemeriksaan atau mengkaji ulang

laporan

keuangan

yang digunakan

pencapaian tujuan perusahaan.

di

dalam

b.

Menghimpun dan mengevaluasi bukti secara obyektif. Hal ini berarti bahwa proses untuk menghimpun bukti - bukti yang mendasari asersi - asersi yang dibuat oleh individu maupun entitas. Pengertian obyektif dalam proses

menghimpun

dan

mengevaluasi bukti

adalah

mengungkapkan fakta apa adanya, tidak memihak dan tidak berprasangka buruk terhadap individu atas entitas yang membuat representasi tersebut.

c.

Asersi - asersi tentang berbagai tindakan dan kejadian ekonomi. Asersi

merupakan

suatu

pernyataan,

atau

suatu

rangkaian pernyataan secara keseluruhan, oleh pihak yang bertanggung jawab

atas

pernyataan

tersebut,

laporan

operasi internal, dan laporan biaya maupun pendapatan berbagai

pusat

pertanggung jawaban

pada

suatu

perusahaan. Asersi atau pernyataan tentang tindakan dan kejadian ekonomi merupakan hasil proses akuntansi.

d.

Menentukan tingkat kesesuaian. Penghimpunan dimaksudkan untuk

dan

pengevaluasian

menentukan

dekat

bukti

-

tidaknya

bukti atau

sesuai tidaknya asersi - asersi tersebut dengan criteria

yang telah ditetapkan. Tingkat kesesuaian tersebut dapat diekspresikan dalam bentuk kuantitatif maupun kualitatif.

e.

Kriteria yang ditentukan. Kriteria yang ditentukan merupakan standar - standar pengukuran untuk mempertimbangkan asersi - asersi. Kriteria tersebut berupa : 1.

Peraturan yang ditetapkan oleh suatu badan

legislative.

f.

2.

Anggaran atau ukuran lain kinerja manajemen.

3.

PABU (Prinsip Akuntansi yang Berlaku Umum).

Menyampaikan hasilnya. Hasil - hasil audit dikomunikasikan melalui laporan tertulis yang mengindikasikan tingkat kesesuaian antara asersi - asersi dan criteria yang telah ditetapkan.

g.

Para pemakai yang berkepentingan. Para pemakai yang berkepentingan terhadap laporan audit adalah para pemakai informasi keuangan seperti : 1.

Pemegang saham

2.

Manajemen

3.

Calon investor dan Kreditor

2.1.2. Jenis atau Tipe Auditing Macam - macam auditing pada dasarnya dapat dilihat dari sisi untuk siapa audit dilaksanakan, obyek yang diaudit, dan waktu pelaksanaanya. Ditinjau dari sisi untuk siapa audit dilaksanakan, auditing dapat diklasifikasi menjadi :

a.

Auditing Eksternal. Suatu control social yang memberikan jasa untuk memenuhi kebutuhan informasi untuk pihak luar perusahaan yang diaudit. Auditing ini pada umumnya bertujuan untuk memberikan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan.

b.

Auditing Internal. Suatu control organisasi yang mengatur dan mengevaluasi efektifitas organisasi.

Informasi

yang dihasilkan, tujuan untuk

manajemen organisasi itu sendiri.

c.

Auditing Sektor Publik. Suatu control atas organisasi pemerintah yang memberikan jasanya

kepada

masyarakat,

seperti

pemerintah

pusat

maupun

pemerintah daerah. Ditinjau dari obyek yang diaudit, auditing dapat diklasifikasikan menjadi :

a. Audit Laporan Keuangan (Financial Statement Audit). Dalam audit terus menerus, auditor mengunjungi beberapa kali dalam satu periode akuntansi dan setiap kali melakukan kunjungan mengadakan audit sejak kunjungan sebelumnya.

b. Auditing Periodik (Periodikal Audit). Jika pelaksanaan audit secara periode, tahunan, semesteran, kwartalan (sesuai dengan periode akuntansi klien) maka audit seperti ini dinamakan periodical audit. Dalam hal ini laporan auditor yang formal hanya dibuat akhir tahun akuntan.

2.1.3. Manfaat Auditing Auditing

dirasakan

manfaatnya

oleh

masyarakat

karena

audit

mempunyai pengaruh yang signifikan terhadap resiko informasi (Informasi Risk) yaitu resiko yang mencerminkan kemungkinan informasi yang disajikan dasar untuk menilai resiko bisnis telah dibuat dengan tidak tepat. Penyebab terjadinya resiko informasi besar kemungkinan karena ketidak tepatan laporan keuangan.

Cara yang umum ditempuh untuk mendapatkan informasi yang dapat diandalkan adalah dengan mengharuskan dilakukan audit secara independent. Informasi yang telah diaudit kemudian digunakan dalam proses pengambilan keputusan dengan asumsi bahwa informasi tersebut lengkap dan akurat.

a. Manfaat ekonomi suatu audit antara lain :

1)

Akses ke pasar modal. UU pasar modal mewajibkan perusahaan public untuk diaudit laporan keuangannya agar bisa didaftar dan bisa menjual sahamnya di pasar modal. Tanpa audit, perusahaan akan ditolak untuk melakukan akses ke pasar modal.

2)

Biaya modal menjadi lebih rendah. Laporan keuangan auditan dapat menurunkan resiko informasi, dalam rangka mendapatkan kredit dari bank atau dalam upaya mendapatkan persyaratan pinjaman yang lebih menguntungkan dengan bunga yang lebih rendah atas investasinya.

3)

Pencegahan terjadinya ketidak efisienan dan kecurangan. Apabila para karyawan mengetahui bahwa perusahaan akan diaudit oleh auditor independen, mereka cenderung untuk lebih berhati hati agar dapat memperkecil terjadinya kekeliruan dalam pelaksanaan fungsi akuntansi dan memperkecil kemungkinan terjadinya penyalah gunaan aktivitas perusahaan.

4)

Perbaikan dalam pengendalian dan operasional. Berdasarkan observasi yang dilakukan selama auditor melaksanakan audit, auditor seringkali dapat memberi berbagai saran untuk

memperbaiki pengendalian dan mencapai efisiensi operasi yang lebih besar dalam organisasi klien.

b. Manfaat audit dilihat dari sisi pengawasan antara lain :

1)

Preventive Control. Tenaga akuntansi akan bekerja lebih berhati - hati bila mereka menyadari akan diaudit.

2)

Detective Control. Suatu penyimpanan atau kesalahan yang terjadi lazimnya akan dapat diketahui melalui suatu proses audit.

3)

Reporting Control. Setiap kesalahan perhitungan, penyajian atau pengungkapan yang tidak dikoreksi dalam keuangan akan direbutkan dalam laporan pemeriksaan. Dengan demikian pembaca laporan keuangan terhindar dari informasi yang keliru atau menyesatkan.

2.2.

Kerangka Konseptual

2.2.1. Audit Operasional. Audit

operasional

menurut

Haryono

Yusuf

(2001:16)

adalah

“pengkajian (review) atas setiap bagian dari prosedur dan metode yang

diterapkan suatu organisasi dengan tujuan untuk mengevaluasi efisiensi dan efektifitas”.

Audit operasi meliputi penghimpunan dan pengevaluasian bukti mengenai kegiatan operasional organisasi dengan hubungannya dengan tujuan pencapaian efisiensi, efektivitas, maupun kehematan (ekonomis) operasional. Tujuan Audit Operasional Adalah :

a. Menilai Prestasi. b. Mengidentifikasikan kesempatan untuk perbaikan. c. Membuat

rekomendasikan

untuk

pengembangan

dan

perbaikan, dan tindakan lebih lanjut.

Menurut Arens dan Loebbecke (diterjemahkan oleh Amir Abadi Yusuf 1996:4) definisi audit operasional adalah “penelahan atas bagian maupun dari prosedur dan metode operasi suatu organisasi untuk menilai efisiensi dan efektivitasnya”.

Pembahasan mengenai audit operasional tidak dapat dipisahkan dengan istilah efektivitas, kehematan (ekonomis), dan efisiensi. Pengertian efektivitas, ekonomis, efisiensi dapat diuraikan sebagai berikut :

a.

Efektif. Bahwa produk akhir suatu kegiatan operasi telah mencapai tujuannya

baik ditinjau dari segi kualitas hasil kerja, kuantitas hasil kerja maupun batas waktu yang ditargetkan.

b.

Kehematan (ekonomis) Kehematan berarti cara penggunaan sesuatu barang (hal) secara berhati -

hati dan bijak (prudent) agar diperoleh hasil yang terbaik.

c.

Efisiensi Efisiensi berarti bertindak dengan cara yang dapat meminimalisir

kerugian atau pemborosan sumber daya dalam melaksanakan atau menghasilkan sesuatu.

Dari pernyataan diatas dapat dilihat bahwa efisiensi menekankan pada kemampuan perusahaan dalam memanfaatkan sumber dayanya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan berhubungan dengan melakukan sesuatu yang benar (misalnya pelaksanaan kebijaksanaan manajemen seperti job description terlaksana dengan baik). Sedangkan ekonomis menekankan pada penghematan penggunaan barang sehingga perusahaan memperoleh hasil output yang terbaik.

2.2.2. Pentingnya Audit Operasional. Berbeda dengan audit laporan keuangan (financial statement audit) yang memeriksa kewajaran akuntansi yang ada dalam suatu laporan keuangan sebelum disajikan kepada pihak - pihak yang berkepentingan, audit operasional dilakukan apabila organisasi atau perusahaan menghadapi kesulitan atau hal hal berikut ini :

a.

Terjadi penurunan kinerja ekonomi perusahaan, seperti kinerja laba dan produktivitas yang terus menerus. Penurunan kinerja laba dan produktivitas karyawan yang terus menerus mengindikasikan bahwa terjadi inefisiensi dan inefektivitas dalam proses organisasional karena terjadi inefisiensi dan inefektivitas, mengakibatkan terjadi kenaikan biaya operasional manajemen disatu sisi dan menurunkan kualitas kerja dan kualitas produk atau jasa di sisi lain.

b.

Terjadi turn over karyawan yang begitu tinggi, lingkungan kinerja yang tidak harmonis dan kondusif, konflik dan pertentangan kepentingan antar pelaku organisasi begitu tajam, rendahnya komitmen para pelaku organisasi terhadap tujuan bersama organisasi, dan lemahnya team work.

c.

Terjadinya persoalan - persoalan tersebut menunjukkan bahwa ada sesuatu yang tidak beres dalam proses manajemen. Kondisi demikian dapat mengakibatkan rendahnya produktifitas, efisiensi,

dan efektivitas individu, menghadapi kondisi ini maka audit kinerja manajemen diharapkan akan membantu menemukan sumber sumber penyebabnya dan merekomendasikan kepada top manajemen tindakan - tindakan yang perlu dilakukan untuk mengatasi persoalan - persoalan tersebut.

2.2.3. Jenis - Jenis Audit Operasional. Ada tiga kategori audit operasional, yaitu : Fungsional, Organisasional, dan Penugasan khusus. Dalam setiap kasus, sebagai audit tersebut cenderung mencakup evaluasi pengendalian intern untuk efisiensi dan efektivitas.

a.

Fungsional. Merupakan suatu alat penggolongan kegiatan suatu perusahaan, seperti

fungsi penagihan atau produksi. Ada banyak cara untuk menggolongkan dan membagi lagi fungsi - fungsi yang ada. Keunggulan audit fungsional adalah memungkinkan adanya spesionalisasi oleh auditor. Auditor - auditor tersebut dalam staf audit intern dapat mengembangkan banyak keahlian dalam suatu bidang, seperti rekayasa produksi. Kekurangan audit fungsional adalah evaluasi fungsi yang saling terkait.

b.

Organisasional. Audit operasional atas suatu organisasi menyakut keseluruhan unit

organisasi, seperti departement, cabang atau anak perusahaan. Penekanan dalam suatu audit organisasi adalah seberapa efisiensi dan efektif fungsi - fungsi saling

berinteraksi. Rencana organisasi dan metode - metode untuk mengkoordinasi aktivitas yang ada, sangat penting dalam audit jenis ini.

c.

Penugasan Khusus. Penugasan audit operasional khusus timbul atas permintaan manajemen.

Ada variasi dalam audit seperti itu. Contoh - contohnya mencakup penyelidikan kemungkinan fraud (kecurangan) dalam suatu divisi, dan membuat rekomendasi untuk mengurangi biaya produksi suatu barang.

2.2.3. Manfaat Audit Operasional. Menurut Amin Widjaya Tunggal (2000:14) manfaat dari pelaksanaan audit operasional adalah sebagai berikut :

a.

Memberikan informasi operasi yang relevan dapat tepat waktu pengambilan keputusan

b.

Membantu manajemen dalam mengevaluasi catatan, laporan, dan pengendalian yang direncanakan.

c.

Memastikan ketaatan terhadap kebijaksanaan manajerial yang ditetapkan, rencana - rencana, prosedur serta persyaratan peraturan pemerintah.

d.

Menilai ekonomisasi dan efisiensi penggunaan sumber - sumber daya termasuk memperkecil pemborosan.

e.

Menilai efektivitas dalam mencapai tujuan dan sasaran perusahaan yang telah ditetapkan.

2.2.5. Pihak - Pihak Yang Melaksanakan Audit Operasional. Audit operasional biasanya dilaksanakan oleh salah satu dari tiga kelompok :

a. Auditor Intern. Auditor internal merupakan karyawan suatu perusahaan tempat mereka melakukan audit. Tujuan audit internal adalah untuk membantu manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab secara efektif. Auditor intern berkewajiban memberi informasi kepada manajemen yang berguna untuk pengambilan keputusan yang berkaitan dengan efektivitas perusahaan.

b. Auditor Pemerintah. Auditor pemerintah adalah auditor yang bekerja di instansi pemerintah yang tugas utamanya adalah melakukan audit atas pertanggungjawaban keuangan dari berbagi unit organisasi dalam pemerintahan, auditing ini dilaksanakan oleh auditor pemerintah yang bekerja di Badan Pemeriksa Keuangan.

c. Akuntan Publik Terdaftar (Auditor Independen). Tanggung jawab utama auditor independen atau lebih umum disebut akuntan public adalah melakukan pengauditan atas laporan keuangan yang diterbitkan perusahaan. Pengauditan ini dilakukan pada perusahaan

- perusahaan terbuka yaitu perusahaan yang menjual sahamnya kepada masyarakat melalui pasar modal, perusahaan - perusahaan besar maupun perusahaan kecil, serta organisasi - organisasi yang tidak bertujuan mencari laba.

2.2.6. Tahap - Tahap Audit Operasional. Auditor hendaknya merencanakan tahap - tahap pemeriksaan yang akan dilaksanakan sebelum melaksanakan tugasnya. Hal ini perlu dilakukan agar hasil yang diperoleh dalam suatu tahap pemeriksaan dapat mempengaruhi keberhasilan pelaksanaan tahap berikutnya. Tahap - tahap audit operasional tersebut adalah sebagai berikut :

a.

Perencanaan. Dalam tahap perencanaan, auditor operasional harus menentukaan staf yang tepat dalam penugasan, mendapatkan informasi mengenai latar belakang unit organisasional, memahami struktur pengendalian intern, dan memutuskan bahan bukti yang tepat yang harus dikumpulkan.

b.

Pengumpulan dan Evaluasi Bahan Bukti Auditor operasional harus mengumpulkan cukup bahan bukti kompeten agar dapat menjadi dasar yang layak guna menarik suatu kesimpulan mengenai tujuan yang sedang di uji.

c.

Pelaporan dan Tindak Lanjut. Setelah hasil audit operasional diketahui, maka auditor mendapatkan hasil yang dapat dilaporkan kepada pihak yang berwenang antara lain pihak manajemen dan satu salinan untuk unit yang diaudit. Tindak lanjut merupakan tindakan yang wajar dalam audit operasional jika rekomendasi - rekomendasi disampaikan kepada manajemen, tujuannya adalah

memastikan

apakah

perubahan

-

perubahan

yang

direkomendasikan telah dilakukan.

2.2.7. Hubungan antara Audit Operasional dan Pengendalian Intern. Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran - ukuran yang dikoordinasikan oleh manajemen atau pimpinan perusahaan didalam pencapaian sasaran perusahaan tersebut.

Lima kepentingan dalam penyusunan struktur pengendalian intern, adalah sebagai berikut :

a.

Untuk menyediakan data yang dapat diandalkan.

b.

Untuk mengamankan aktiva dan catatan - catatan

c.

Untuk meningkatkan efisiensi operasional.

d.

Untuk meningkatkan efisiensi perusahaan

e.

Untuk mendorong ketaatan pada kebijakan yang sudah ditetapkan

Masing - masing dari lima kepentingan ini dapat menjadi bagian audit operasional jika tujuannya adalah operasi yang efektif dan efisien. Ruang lingkup evaluasi pengendalian intern untuk audit operasional mencakup setiap pengendalian yang mempengaruhi efisiensi dan efektifitas.

2.3.

Fungsi Pembelian Fungsi yang terkait dalam fungsi pembelian meliputi :

1. Fungsi gudang Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk barang – barang yang langsung pakai (tidak di selenggarakan persediaan barang di gudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.

2. Fungsi pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang di pilih.

3. Fungsi penerimaan barang Fungsi penerimaan barang bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas

barang yang di terima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.

4. Fungsi pencatat utang Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang fungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan buku pembantu utang.

5. Fungsi akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat persediaan dan aktiva tetap. Dalam system akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar). Sedangkan fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.

Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur sebagai berikut :

1.

Prosedur Permintaan Pembelian. Fungsi

gudang mengajukan permintaan

pembelian

kepada fungsi pembelian untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan suatu permintaan pembelian.

2.

Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok. Fungsi

pembelian

mengirimkan

surat

permintaan

penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, syarat pembayaran, kualitas, dan berbagai syarat pembelian yang lain.

3.

Prosedur Order Pembelian. Fungsi pembelian membuat surat order pembelian barang yang diperlukan paling sedikit satu lembar pesanan pembelian dikirimkan kepada rekanan, satu untuk bagian penerimaan, dan satu untuk bagian akuntansi sebagai bahan monitor pesanan yang belum terpenuhi seluruhnya, serta untuk memverifikasikan harga jika barang dan faktur diterima. Bagian pembelian akan menahan paling tidak satu lembar.

4.

Prosedur Penerimaan Barang. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan kualitas barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan barang dari pemasok tersebut.

5.

Prosedur Pencatatan Utang. Fungsi akuntansi memeriksa dokumen - dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan

barang,

menyelenggarakan

dan

faktur

pencatatan

utang

dari atau

pemasok)

dan

mengarsipkan

dokumen sumber sebagi catatan utang.

6.

Prosedur Distribusi Pembelian. Meliputi distribusi rekening yang didebit dan transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen. Fungsi pembelian diselenggarakan dengan maksud menjamin kesinambungan suplai bahan mentah, bahan baku, dan bahan lain yang diperlukan sehingga proses produksi berlangsung dengan lancar dalam arti terpenuhinya jadwal dan volume produksi yang telah ditentukan dan dikaitkan dengan permintaan pasar atau pesanan khusus dari para pelanggan atau konsumen (Sondang P.Siagian, 1997:194)

Gambar 2.3.1. Jaringan Prosedur dalam Sistem Akuntansi Pembelian

FUNGSI GUDANG

FUNGSI PEMBELIAN

1 2

4

3 5

6

PEMASOK

8

FUNGSI PENERIMAAN

7

FUNGSI AKUNTANSI

Sumber Data : System Akuntansi, Mulyadi (2002 : 289 ) Keterangan : 1) Permintaan Pembelian 2) Permintaan Penawaran Harga 3) Penawaran Harga 4) Order Pembelian 5) Penerimaan Barang Dari Pemasok 6) Penyimpanan Barang 7) Laporan Penerimaan Barang 8) Penerimaan Faktur Dari Pemasok

2.4.

Pengendalian Atas Transaksi Pembelian, Aktivitas Pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu

meyakinkan bahwa pemerintah manajemen telah dijalankan. Kebijakan dan prosedur tersebut membantu meyakinkan bahwa tindakan yang diperlukan telah dijalankan untuk mencapai tujuan perusahaan. Aktivitas pengendalian memiliki berbagai tujuan dan diterapkan pada berbagai jenjang organisasi dan fungsi. (Haryono Jusup, 2001: 263) Agar pelaksanaan pembelian dapat berjalan dengan efektif, maka harus diterapkan unsur - unsur pengendalian intern dalam system akuntansi pembelian, meliputi :

1.

Organisasi a.

Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan

b.

Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi

c.

Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang

d.

Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.

2.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan. a.

Surat Permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang

b.

Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian

c.

Laporan

penerimaan

barang

diotorisasi

oleh

fungsi

penerimaan barang d.

Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang

e.

Pencatatan kedalam kartu utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok

f.

Pencatatan kedalam kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher register) diotorisasikan oleh fungsi akuntansi.

3.

Praktek yang sehat a.

Surat permintaan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang

b.

Surat

order

pemakaiannya

pembelian

bernomor

urut

dipertanggungjawabkan

tercetak oleh

dan

fungsi

pembelian c.

Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan

oleh

fungsi

penerimaan d.

Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian

e.

Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perhitungan dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.

Dengan merancang unsur - unsur pengendalian intern dalam system pembelian seperti yang diuraikan diatas, transaksi pembelian yang mengubah utang, persediaan, atau biaya yang akan dicatat dan disajikan dengan ketelitian dan keandalan yang tinggi, Karena dilaksanakan oleh berbagai fungsi yang mengadakan pengecekan intern dan didasarkan atas dokumen sumber (bukti kas keluar) dan dokumen pendukung (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok)

Pengendalian intern akuntansi tersebut menjamin :

1.

Barang dan jasa yang dibeli adalah yang diperlukan oleh perusahaan yang dibuktikan dengan adanya surat permintaan pembelian dari fungsi gudang atau dari pembelian

2.

Barang yang dibeli adalah yang dipesan yang dibuktikan dengan adanya surat order pembelian yang diotorisasi oleh kepala fungsi pembelian

3.

Utang yang dicatat adalah kewajiban perusahaan atas barang atau jasa yang dibeli dan diterima oleh perusahaan, yang dibuktikan dengan adanya bukti kas keluar yang dilampiri oleh laporan

penerimaan barang yang ditanda tangani oleh kepala fungsi penerimaan, faktur dari pemasok, dan surat order pembelian

2.5.

Audit Fungsi Pembelian. Dalam menjalankan roda perusahaan, prinsip efisiensi mutlak dipegang

teguh dan diterapkan. Penerapan prinsip efisiensi dipandang mutlak karena pada umumnya perusahaan menghadapi suasana keterbatasan dalam perolehan dana, daya, sarana, dan prasarana kerja, Situasi keterbatasan itu yang mendorong para pakar manajemen untuk menekankan bahwa tidak ada alasan apapun yang dapat menjadi pembenaran tindakan yang boros atau tidak efisien, Dari sudut pandang inilah sangat penting audit pembelian harus dipahami dan dilihat.

Fungsi pembelian merupakan fungsi yang paling penting dan yang sangat berpengaruh, sehingga mutlak perlunya prinsip efisiensi diterapkan dalam fungsi pembelian karena dalam penyelenggaraan fungsi inilah pemborosan dan inefisiensi mudah terjadi ( Sondang P.Siagian, 1997 : 193).

Dalam fungsi pembelian seluruh aspek kegiatan pembelian harus terselenggara dengan tingkat efisiensi yang setinggi mungkin dapat dikatakan bahwa audit fungsi pembelian wajar dan tepat dijadikan sebagai salah satu sasaran audit.

Sebagaimana halnya dengan bidang - bidang fungsional lain dalam perusahaan, fungsi pembelian pun perlu dirumuskan sedemikian rupa sehingga berbagai sasaran strategi yang ingin dicapai jelas terlihat dan dipahami oleh para karyawan yang terlibat sasaran strategi yang ingin dicapai melalui pelaksanaan audit fungsi pembelian, antara lain :

1.

Fungsi pembelian diselenggarakan dengan maksud menjamin kesinambungan suplai bahan mentah, bahan baku, dan bahan lain yang diperlukan sehingga proses produksi berlangsung dengan lancar dalam arti terpenuhi jadwal dan volume produksi yang telah ditentukan dikaitkan dengan permintaan pasar atau pesanan khusus dari para pelanggan atau konsumen.

2.

Satuan kerja yang menangani pembelian untuk perusahaan harus mampu

menyakinkan

manajemen

puncak

tentang

perlunya

perusahaan membuat investasi dalam jumlah yang menjamin tersedianya persediaan bahan dan suku cadang pada tingkat yang aman.

3.

Peralatan dan bahan baku yang diperlukan harus memenuhi standar mutu dan ketepatan penggunaannya.

4.

Pengadaan bahan, suku cadang dan jasa pemeliharaan sesuai dengan persyaratan proses produksi dan dengan biaya yang serendah mungkin merupakan salah satu sasaran strategi yang harus tercapai.

5.

Satuan kerja yang bertanggung jawab menyelenggarakan fungsi pembelian harus mengembangkan suatu system pemantauan melalui nilai dan biaya pengadaan bahan dan suku cadang benar – benar seimbang dengan tetap mengupayakan pengurangan biaya pembelian yang dilakukan.

6.

Fungsi pembelian memerlukan berlangsungnya komunikasi yang efektif antara satuan kerja pembelian dengan manajemen puncak.

Jelaslah bahwa pelaksanaan audit secara benar akan sangat besar peranannya dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja satuan pembelian yang akan meningkatkan produktivitas kerja perusahaan sebagai keseluruhan.

BAB III METODE PENELITIAN

3.1.

Jenis Penelitian. Sesuai dengan tujuannya penelitian ini merupakan usaha untuk

menemukan, mengembangkan dan melakukan vertifikasi kebenaran suatu peristiwa atau suatu pengetahuan dengan menggunakan metode

- metode

penelitian. Metode penelitian adalah berhubungan dengan upaya memecahkan persoalan atau usaha guna menentukan suatu baik dalam ilmu pengetahuan dalam kemasyarakatan yang dikembangkan dan diuji kebenarannya, dengan menggunakan cara atau prosedur yang bersifat ilmiah untuk keperluan tersebut. Penelitian mengungkapkan alternative sebagai berikut :

3.2.

Diskripsi Populasi Dan Penelitian Sampel Pengertian Populasi menurut Sud Jana (1996 : 6) adalah totalitas semua

nilai yang mungkin hasil menghitung atau pun pengukuran kuantitatif maupun kualitatif mengenai karakteristik tertentu dari semua anggota kumpulan yang lengkap dan jelas ingin dipelajari sifat - sifatnya.

Populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas obyek atau subyek yang mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya (Sugiono : 2000).

Dan Sample adalah bagian dari jumlah karakteristik yang dimiliki oleh populasi tersebut (Sugiono : 2000).

3.3. Variabel - Variabel Penelitian dan Definisi Operasional Variabel. Variabel Penelitian Berdasarkan permasalahan yang dikemukakan diatas, maka variabel yang diamati adalah ;

1.

Observasi data mengenai bahan baku pembuatan barang dagangan pada perusahaan UD. Jaya Abadi.

2.

Proses auditing terhadap kegiatan operasional atas fungsi pembelian bahan baku.

Definisi Operasional. Agar tidak menimbulkan penafsiran yang keliru terhadap materi pembahasan, maka penulis akan terlebih dahulu memberikan definisi operasional variabel yang diamati.

Pengertian operasional variabel adalah mengubah konsep atau variabel yang abstrak ketingkat yang lebih realistis dan kongkrit serta dapat diuji secara empiris. Untuk menjelaskan pengertian suatu variabel yang abstrak pada tingkat yang lebih kongkrit, realistis, dan mudah dikenal memerlukan beberapa indicator sebagai alat ukurnya.

Sesuai judul dalam skripsi ini adalah Penerapan Audit Operasional Atas Fungsi Pembelian Bahan Baku Pada Perusahaan Kapas UD. Jaya Abadi di Surabaya. Maka untuk lebih jelasnya penulis akan menguraikan variabel yang terkait dalam pembahasan masalah sebagai berikut :

a.

Audit Operasional. Audit operasional adalah suatu kegiatan meneliti kembali (review) atau mengkaji ulang hasil operasi pada setiap bagian dari suatu perusahaan, dengan tujuan untuk mengevaluasi dan menilai efisiensi dan efektifitasnya.

b.

Fungsi Pembelian. Fungsi pembelian merupakan fungsi yang diselenggarakan dengan maksud untuk menjamin kesinambungan suplai bahan mentah, bahan baku, dan bahan lain yang diperlukan sehingga proses produksi berlangsung dengan lancar dalam arti terpenuhinya jadwal dan volume produksi yang telah ditentukan dikaitkan dengan permintaan pasar atau pesanan khusus dari para pelanggan atau konsumen.

c.

Audit Fungsi Pembelian. Audit fungsi pembelian diselenggarakan untuk mencegah terjadinya pemborosan dalam perolehan sarana dan prasarana kerja.

3.4. Teknik Pengumpulan Data dan Instrument Penelitian. Adapun cara pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah :

1. Studi Pustaka Yaitu studi pengumpulan data dengan cara memperoleh literature atau referensi dari kepustakaan dan hasil - hasil penelitian terdahulu yang ada hubungannya dengan pokok permasalahan.

2. Interview Yaitu mengadakan wawancara langsung dengan pihak - pihak yang terkait untuk memperoleh informasi tentang masalah yang diteliti

3. Observasi Yaitu teknik pengumpulan data dimana peneliti mengadakan pengamatan terhadap prosedur yang diterapkan perusahaan dan melakukan pemeriksaan atas catatan akuntansi

3.5. Teknik Analisa Data. Penulisan mengadakan pendekatan kualitatif dan kuantitatif, dimana langkah - langkah yang diambil sebagai berikut :

1.

Mengumpulkan data tentang kondisi perusahaan secara umum

2.

Mengamati data tentang penerimaan arus bahan baku barang dagangan

3.

Mengamati data dalam pengendalian bahan baku

Teknik Keabsahan Data. 

Validitas Data Validitas adalah ukuran yang menunjukkan tingkat – tingkat kevaliditan atau kesasihan suatu olah data yang di peroleh dari tempat penelitian sehingga dapat menunjukkan kondisi dari sebuah perusahaan yang diteliti , baik mengenai masalah yang dihadapi sampai cara untuk memecahkan masalah atau kasus yang dihadapi.



Reabilitas Data Reabilitas adalah ukuran yang digunakan untuk mengetahui apakah alat pengumpulan data yang digunakan secara konsisten dapat memberikan data penelitihan yang real atau nyata sesuai dengan kondisi yang terjadi pada tempat penelitian.

BAB 1V PENYAJIAN DAN ANALISIS DATA

4.1.

Penyajian Data

4.1.1.

Sejarah Singkat Perusahaan UD. Jaya Abadi merupakan perusahaan yang bergerak dalam

bidang Pengolahan Kapas. Perusahaan ini didirikan oleh Bapak Welly pada tahun 1990 yang merupakan pemilik sekaligus pimpinan perusahaan tersebut. Kantor pusat perusahaan ini berlokasi di Jl. Dukuh Kupang XV1/45 Surabaya, sedangkan Bagian Produksi ( Workshop ) berlokasi di Jl. Simo Langit Gg.1V No 67 Surabaya. Pada mulanya Perusahaan Kapas olahan ini berawal dari pengalaman Bapak Welly, dimana sebelum mendirikan perusahaan ini beliau pernah bergabung pada suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang yang sama. Karena perusahaan tersebut mengalami kesulitan dalam hal keuangan dan kemudian berimbas pada produksi, sehingga beliau memutuskan untuk berhenti bekerja pada perusahaan tersebut.

Dengan adanya pengalaman tersebut, Bapak Welly mencoba untuk mendirikan produksi sendiri. Karena keterbatasan dana, maka beliau mencari bantuan dana kepada rekannya. Setelah dana yang dibutuhkan sudah terkumpul maka berdirilah UD. Jaya Abadi. Yang para

karyawannya tidak lain adalah teman – teman kerja ditempat sebelumnya, serta warga disekitarnya beliau tinggal.

Berkat kerja keras dan semangat para marketing, bagian produksi dan semua pihak yang membantu, maka dalam waktu yang singkat perusahaan Kapas olahan ini mampu mendapatkan order penjualan yang cukup banyak dari para pelanggannya, sehingga perusahaan ini dapat berkembang seperti sekarang ini.

4.1.2.

Lokasi Perusahaan Dalam pendirian suatu perusahaan, lokasi perusahaan merupakan salah satu factor pendukung penting yang dapat menjamin tercapainya tujuan perusahaan. Ketepatan ketentuan lokasi perusahaan pada tempat yang tepat akan memberikan bantuan yang sangat berharga, baik dalam kaitannya dengan kemudahan – kemudahan yang diberikan maupun dalam kaitannya dengan efisiensi biaya produksi. Dengan demikian dalam menentukan lokasi perusahaan harus diputuskan dengan hati – hati atas dasar fakta yang lengkap, ditinjau dari aspek ekonomi maupun aspek teknik.

Lokasi perusahaan perlu mendapatkan sorotan yang mendalam sebelum memutuskannya pada suatu tempat tertentu karena suatu keputusan yang diambil mengenai hal tersebut, memegang peranan

penting dalam tujuan merealisir tujuan perusahaan. Pemilihan lokasi perusahaan selalu didasarkan atas motif ekonomi.

Disamping pertimbangan terhadap kebutuhan pada saat pendirian, pemilihan

lokasi

perusahaan

harus

pula

mempertimbangkan

fleksibilitasnya terhadap kemungkinan rencana di masa depan dalam hal diversifikasi produksi, daerah pemasaran hasil produksi, perubahan dan perluasan bahan baku.

Lokasi

perusahaan

dimana

tempat

penulis

mengadakan

penelitian pada perusahaan Kapas olahan yaitu di Jl. Simo Langit Gg. 1V No 67 Surabaya.

4.1.3.

Bahan Baku Dan Daerah Perolehan Bahan baku yang digunakan dalam operasional perusahaan Kapas Olahan adalah Kapas Kelaten.

4.1.4.

a.

Kapas Kelaten perolehannya di Jawa Tengah dan Jakarta.

b.

Kapas biasa diperoleh dari sekitar Jawa Timur.

Struktur Organisasi Keberhasilan suatu perusahaan banyak tergantung pada struktur

organisasi yang dimilikinya. Struktur organisasi perusahaan merupakan dasar yang digunakan sebagai pedoman kerja dalam perusahaan. Dengan

struktur organisasi yang jelas maka fungsi dari masing – masing bagian dapat dipisahkan secara tegas sehingga tidak ada kekeliruan dalam pembagian kerja karena tugas dari masing – masing bagian sudah jelas.

Didalam suatu organisasi selalu dituntut adanya ketepatan dalam suatu system kerja sama seperti yang direncanakan, sehingga diperlukan struktur organisasi yang merupakan hubungan struktual antara beberapa factor ( tugas, wewenang dan tanggung jawab ) dari fungsi – fungsi yang ada dalam perusahaan, struktur organisasi tersebut harus memberikan gambaran mengenai tugas dan wewenang masing – masing fungsi didalam menjalankan aktivitas perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Struktur organisasi UD. Jaya Abadi secara keseluruhan sebagai berikut : ( gambar 2.3.2. )

Sumber data : interen perusahaan

Untuk memperoleh gambaran yang jelas, penulis sajikan struktur organisasi pada UD. Jaya Abadi mengenai tugas dan wewenang dari masing – masing bagian adalah sebagai berikut :

a.

Komisaris 1)

Bertugas menilai kegiatan dan mengawasi pekerjaan dari direksi perusahaan.

b.

Direktur 1)

Menyusun

rencana

kegiatan

perusahaan

dan

mengawasi

kelancaran jalannya operasi perusahaan. 2)

Menentukan arah, tujuan dan kebijakan perusahaan yang harus dijalankan oleh bawahannya.

3)

Menandatangani dan mengecek dokumen – dokumen, formulir – formulir sehubungan dengan kegiatan – kegiatan perusahaan.

4)

Menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan memperoleh informasi mengenai harga barang.

5)

Bertanggung jawab atas maju mundurnya perusahaan yang dipimpinnya.

c.

Manajer Keuangan dan Administrasi 1)

Merencanakan dan menetapkan anggaran dalam perusahaan.

2)

Mengadakan kegiatan pembukuan dan pemeriksaan keuangan.

3)

Melakukan pembayaran yang berhubungan dengan tagihan perusahaan.

4)

Menguasai seluruh factor keuangan serta penggunaannya.

5)

Memberikan

laporan

pertanggung

jawaban

penggunaan

keuangan perusahaan kepada pimpinan.

d.

Manajer Produksi 1)

Merencanakan dan melaksanakan program produksi perusahaan.

2)

Mengadakan pemeriksaan terhadap semua hasil kerja sesuai dengan criteria yang telah ditetapkan.

3)

Menentukan kualitas dan kuantitas bahan baku dan bahan penolong yang diperlukan dalam proses produksi.

4)

Bertanggung jawab atas kuantitas dan kualitas hasil produksi.

5)

Mengkoordinir dan mengawasi kegiatan yang dilakukan bawahan yang ada dalam kewenangannya serta bertanggung jawab kepada pimpinan atas pelaksanaan kegiatan produksi.

e.

Manajer Pemasaran 1)

Mencatat dan menentukan jumlah pesanan.

2)

Mengadakan penelitian pasar untuk mengetahui kebutuhan konsumen yang diinginkan.

3)

Menyelenggarakan pelayanan yang sebaik – baiknya terhadap para pelanggan serta mengurus dan mengatur pengiriman produk.

4)

Membuat laporan kepada pimpinan tentang hasil penjualan yang dicapai oleh perusahaan.

f.

Bagian Penagihan dan Bidang Umum 1)

Melakukan penagihan kepada para pelanggan yang telah jatuh tempo.

2)

Berhubungan dengan bank untuk kegiatan penyimpanan, pengiriman serta transfer financial

g.

Bagian Kasir 1)

Menerima uang dari hasil penjualan sesuai dengan bukti yang ada.

2)

Mengeluarkan uang tunai demi kelancaran proses produksi ataupun untuk gaji para karyawan.

3)

Bertanggung jawab terhadap kepala bagian keuangan dan administrasi.

h.

Bagian Administrasi 1)

Bertanggung jawab kepada kepala bagian keuangan dan administrasi.

2)

Merumuskan system kompensasi gaji, upah, tunjangan, dan penghasilan lain.

3)

Mencatat surat – surat yang masuk dan keluar serta menyampaikan surat yang masuk dan keluar atau dokumen – dokumen kepada manajer keuangan dan administrasi.

4)

Memberikan saran dan usul kepada manager keuangan dan administrasi terutama yang menyangkut tugasnya.

i.

Kepala Bagian Gudang 1)

Bertanggung jawab kepada Kepala bagian produksi

2)

Mengawasi keluar masuknya barang dari gudang

3)

Mencatat setiap mutasi barang di gudang

4)

Memeriksa dan menyetujui setiap dokumen penerimaan maupun pengeluaran

5)

Bertanggung jawab atas jumlah fisik persediaan barang yang ada di gudang

j.

Kepala Bagian Pekerja Harian 1)

Mengkoordinasi seluruh pekerja harian yang ada di bagian produksi

2)

Memeriksa hasil kerja pekerja harian berupa penyelesaian akhir ( finishing ) terhadap kapas olahan

3)

Menentukan layak tidaknya hasil produksi yang dikirim

k.

Manager Personalia 1)

Menangani pemberhentian karyawan

2)

Membuat catatan tentang data pribadi karyawan

3)

Membuat penentuan cuti karyawan

4)

Mengadakan penilaian terhadap prestasi kinerja karyawan dan sekaligus menyusun program promosinya

5)

Menyusun program kesejahteraan karyawan

6)

Manajer personalia bertanggung jawab langsung kepada direktur perusahaan atas segala aktivitas yang menjadi tugasnya

l.

Pembelian 1)

Menjaga kelancaran pengadaan bahan - bahan yang diperlukan baik untuk keperluan produksi maupun penjualan

2)

Melaksanakan operasional pembelian

3)

Memilih supplier yang dapat memberikan harga yang paling baik dan syarat pembayaran yang menguntungkan perusahaan.

4)

Bekerja sama dengan bagian produksi dalam mengawasi dan meneliti kualitas bahan yang digunakan dalam proses produksi

m.

Kepala bagian pengiriman 1)

Melakukan pengiriman keluar kota maupun di dalam kota.

2)

Bertanggung jawab kepada kepala bagian pemasaran.

n.

Group leader 1)

o.

Mengkoordinasi para marketing di wilayah Surabaya I

Group leader 1)

p.

Mengkoordinasi para marketing di wilayah Surabaya II

Marketing 1)

Mencari konsumen sebanyak mungkin.

4.1.5. Proses Produksi Proses awal pembuatan kapas kecantikan dan cotton bud adalah pengeringan kapas. Pada tahap ini kapas di keringkan sampai kadar air mencapai 25 % – 20 %, dalam prosesnya kapas – kapas tersebut di masukan kedalam oven selama 3 – 4 jam tergantung pada jenis kapasnya. Setelah melalui proses pengeringan maka kapas siap untuk di proses untuk lebih lanjut , antara lain :



Proses produksi untuk bahan pembuatan kapas kecantikan : 1)

Proses pemilihan bahan - bahan

Dalam proses ini kapas akan melalui proses pemilihan, dimana kapas akan di bedakan beberapa jenis berdasarkan : a. Ukuran Ukuran standart yang digunakan adalah 5 x 5, 5 x 6 dan 6 x 7, untuk panjang di sesuaikan dengan permintaan.

b. Kelurusan bahan baku Pada saat pemilihan kapas yang harus di perhatikan adalah lembut tidaknya kapas yang akan di gunakan.

c. Kualitas kapas Dalam proses pemilihan kapas perlu di hindari adanya cacat pada kapas antara lain; garis – garis hitam, bruntuk, cepat hangus, tepi berkembang dan lain sebagainya.

2)

Pelurusan Pada tahap ini kapas yang akan di proses dipastikan terlebih

dahulu apakah kapas – kapas tersebut sudah kering atau masih basah. Hal ini dilakukan dengan tujuan kapas yang diproses tersebut akan menghasilkan produk kapas yang berkualitas. Peralatan yang digunakan pada tahap ini adalah mesin elpiji / oven.

3)

Pemotongan Kapas Merupakan proses untuk mempersiapkan bahan baku sehingga

mempunyai dimensi atau ukuran kapas sesuai dengan permintaan produksi.

4)

Penghalusan Pada tahap ini kapas yang sudah di potong tersebut selanjutnya

di haluskan dengan tujuan untuk memperoleh hasil yang di inginkan.

5)

Pembentukan Pada tahap ini kapas – kapas akan di bentuk menjadi komponen

– komponen produk dengan menggunakan tenaga kerja karyawan.



Proses produksi untuk pembuatan cotton bud : 1) Pemilihan bahan Sebelum melaksanakan proses pembuatan cotton bud, terlebih dahulu bagian produksi melakukan pemilihan bahan baku untuk :

1. Cotton bud untuk ukuran kecil 2. Cotton bud untuk ukuran besar

2) Pembuatan a. Proses pembuatan cotton bud besar dan kecil diukur sesuai kebutuhan. b. Proses pembuatan ini dilakukan dengan menggunakan kapas yang kemudian di bentuk sesuai dengan ukuran yang di kehendaki.



Penyelesaian Akhir a.

Untuk penyusunan kapas kecantikan, kapas – kapas di potong sesuai dengan kebutuhan dan di susun rapi ke dalam plastic (pack). Begitu pula dengan cotton bud hasil yang sudah selesai di susun rapi kedalam plastic kemasan.

b.

Setelah kapas tersebut di pack dan di periksa oleh bagian pemasaran maka siap untuk dipasarkan.



Hasil Produksi Dan Daerah Pemasaran UD. Jaya Abadi, menghasilkan produk – produk sebagai berikut : 1. Kapas kecantikan 2. Cotton bud Produk – produk tersebut kemudian di pasarkan di kota Surabaya dan sekitarnya antara lain : jombang, pasuruan, malang, kediri dan sekitarnya. Selain itu kapas hasil produksi juga dipasarkan ke pulau bali dan madura.



Prosedur Pembelian Bahan Baku Prosedur pembelian bahan baku UD. Jaya Abadi dapat di uraikan sebagai berikut ini :

a.

Prosedur pembelian bahan baku di awali dengan pengajuan rencana produksi yang di buat oleh bagian proses kepada kepala bagian produksi. Setelah rencana produksi ini disetujui oleh pimpinan dan kepala bagian produksi, salinan dari rencana ini di berikan kepada kepala bagian produksi, dimana kepala produksi ini yang bertanggung jawab terhadap proses produksi. Sedangkan rencana produksi yang asli tetap berada pada bagian proses arsip.

b.

Dari rencana produksi ini, kepala bagian produksi mengajukan permintaan pembelian setelah mengecek terlebih dahulu persediaan yang ada untuk di gunakan didalam produksi.

Dengan adanya

permintaan pembelian ini, pimpinan mengadakan penawaran kepada pihak pemasok – pemasok yang ada di dalam daftar pemasok perusahaan.

c.

Pemasok yang berminat dengan penawaran tersebut menindak lanjuti dengan mengirimkan contoh bahan baku yang di butuhkan oleh perusahaan. Contoh bahan baku tersebut sesuai dengan spesifikasi maka pemasok mengajukan penawaran harga. Setelah itu terjadi negosiasi antara perusahaan dan pemasok. Umumnya untuk satu jenis bahan, perusahaan tidak hanya mengambil pada satu pemasok tetapi dari beberapa pemasok.

d.

Setelah negosiasi di setujui, kepala bagian administrasi membuat surat perjanjian antara dua pihak. Dalam perjanjian diantaranya mencakup pembebanan biaya angkut dan kerusakan dalam perjalanan menjadi tanggung jawab pihak mana serta pengembalian bahan baku bila ternyata tidak sesuai dengan spesifikasi yang telah di setujui / sepakati.

e.

Pada saat barang dari pemasok di terima, maka petugas sertifikasi akan menandatangani surat jalan yang dibawa oleh

pengirim dan mengambil satu lembar surat jalan. Bahan baku yang telah di terima lalu di periksa untuk di sesuaikan dengan spesifikasi yang telah di setujui. Bila bahan baku tersebut sesuai dengan spesifikasi yang di setujui, bagian gudang menerima bukti barang masuk sebagai laporan di terimanya barang dari pemasok dan berisikan nama barang, ukuran dan kwalitas barang, tinggal penerimaan serta otorisasi dari petugas yang menerima barang. Bukti barang masuk ini dibuat bagi bagian gudang sendiri sebagai arsip dan selanjutnya di serahkan kebagian akuntansi.

f.

Bahan baku yang di terima dari pemasok yang sudah siap di gunakan untuk produksi, setelah di periksa kesesuaiannya dengan spesifikasi maka langsung di tempatkan di gudang dan langsung dapat di gunakan untuk proses produksi.

g.

Pada saat faktur dari pemasok di terima, bagian akuntansi membandingkannya dengan bukti barang masuk. Bila kedua dokumen telah sesuai, bagian akuntansi juga memeriksa hasil perhitungan dari faktur. Faktur dari pemasok ini biasanya di terima 15 hari setelah tanggal penerimaan, setelah itu perusahaan dapat membayar hutangnya sesuai dengan yang tertera pada faktur dan membuat bukti kas keluar sebagai arsip.

Berdasarkan prosedur pembelian tersebut maka fungsi – fungsi yang terlibat dalam prosedur pembelian adalah:

1)

Fungsi Gudang Dalam fungsi akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung

jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang. Disini fungsi gudang juga merangkap sebagian fungsi penerimaan yang bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kwalitas barang yang diterima dari pemasok. Sedangkan yang melakukan penawaran kepada pemasok untuk memperoleh informasi mutu dan harga bahan baku serta menentukan pemasok merupakan tanggung jawab dari pimpinan perusahaan.

2)

Fungsi Proses Fungsi proses bertanggung jawab untuk mengajukan rencana

produksi yang sesuai dengan order penjualan berdasarkan spesifikasi yang di berikan pemesanan yang nantinya akan di tindak lanjuti oleh kepala bagian produksi untuk mengajukan permintaan pembelian bahan baku pada bagian gudang.

3)

Fungsi Akuntansi. Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat semua bukti

dalam transaksi pembelian, misalnya bukti barang masuk, faktur penjualan dan bukti kas keluar.

4.2.

Analisis Data

4.2.1. a.

Audit Fungsi Pembelian Fungsi Pembelian Pada prosedur pembelian bahan baku yang melakukan tugas sebagai

fungsi pembelian adalah fungsi gudang yang merangkap sebagai fungsi penerimaan dan pimpinan perusahaan. Dimana fungsi gudang bertanggung jawab mengajukan permintaan pembelian. Sedangkan yang menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang adalah pimpinan perusahaan.

Dalam hal ini, fungsi gudang tidak diberi tanggung jawab penuh untuk melakukan semua tugas dari fungsi pembelian. Jika fungsi gudang yang merangkap sebagai fungsi penerimaan diberi wewenang dan tanggung jawab sepenuhnya untuk merangkap sebagai fungsi pembelian, maka akan menyebabkan terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh fungsi gudang sehingga dokumen yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya dan sebagai akibatnya kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya. Setiap transaksi pembelian harus mendapat persetujuan dari kepala bagian produksi. Selain kepala bagian produksi, pembelian bahan baku juga

harus mendapat persetujuan dari pimpinan perusahaan yang bertugas untuk mengawasi sekaligus mengoreksi seluruh kegiatan pembelian bahan baku dan juga menandatangani dan juga mengecek dokumen – dokumen dalam system pembelian bahan baku.

Pada UD. Jaya Abadi pembelian bahan baku di lakukan dengan cara, pemimpin perusahaan melakukan pemilihan pemasok dengan cara terlebih dahulu melakukan penawaran kepada para pemasok yang ada di dalam daftar pemasok perusahaan berdasarkan permintaan pembelian. Setelah dilakukan penawaran pemasok yang berminat akan menindak lanjuti dengan contoh bahan baku. Apabila contoh bahan baku tersebut sesuai dengan spesifikasi

yang telah ditentukan perusahaan maka pemasok akan

memberikan penawaran harga. Setelah itu perusahaan akan melakukan negosiasi dan kemudian Kepala bagian keuangan dan administrasi akan membuat surat perjanjian dengan pemasok yang mencakup pembebanan biaya angkut dan kerusakan menjadi beban pihak mana, serta pengembalian bahan baku apabila ternyata tidak sesuai dengan spesifikasi yang disepakati sebelumnya. Transaksi pembelian bahan baku baru dapat terjadi apabila barang yang akan di beli perusahaan tersebut telah sesuai baik harga, kwantitas maupun kualitasnya.

b.

Kuisioner Audit Operasional Pada Fungsi Pembelian Dalam prosedur pembelian bahan baku di perlukan pemeriksaan

( monitoring ) untuk mengetahui dan menyakinkan apakah kegiatan pembelian bahan baku dapat dilaksanakan dengan baik, ada atau tidaknya hambatan yang menghalangi terlaksananya kegiatan pembelian bahan baku, perlu di lakukan secara terus menerus. Oleh karena itu dalam pelaksanaan audit operasional khususnya dalam aktivitas pembelian bahan baku di perlukan pengetahuan yang memadai.

Untuk memahami semua karakteristik dari perusahaan yang diaudit, disini penulis menerapkan teknik kuisioner agar dapat di ketahui bagaimana sebenarnya pengendalian yang di lakukan perusahaan di dalam aktivitas pembelian bahan baku. Kuisioner ini dirancang agar dapat mengetahui pendelegasian tugas dan wewenang, system pencatatan dan untuk mengetahui pengendalian intern yang dilakukan terhadap pembelian bahan baku. Disamping itu juga di lakukan wawancara ( Tanya jawab ) terhadap pimpinan dan beberapa bagian yang berwenang dan juga mengadakan outpeksi Pengamatan terhadap aktivitas

atau kegiatan

operasional

perusahaan .

Kuisioner dibuat dengan hanya dapat di jawab dengan “ya” dan “tidak”. Jawaban “ ya” berarti penerapan system perusahaan berjalan

dengan baik, jika sebaliknya atau system pengendalian intern perusahaan lemah maka jawaban yang di berikan adalah “ tidak “.

Adapun bentuk kuisioner dalam audit operasional bagian pembelian adalah sebagai berikut ini: ( Tabel 4.1. )

Berdasarkan pengamatan dan jawaban dari kuisioner terhadap prosedur pembelian bahan baku, maka dapat di ketahui bahwa UD. Jaya Abadi memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan antara lain :



Kelebihan 1. Transaksi pembelian bahan baku dilakukan oleh semua fungsi perusahaan yang terkait.

2. Adanya fungsi – fungsi dalam perusahaan yang di pisah. Di sini fungsi penerimaan barang tidak terpisah dari fungsi pembelian, tetapi fungsi pembelian tidak sepenuhnya di lakukan oleh fungsi penerimaan barang atau gudang.

3. Setiap transaksi pembelian yang terjadi di otorisasi oleh pihak atau bagian yang berwenang.

4. Adanya dokumen atau catatan yang cukup untuk mendukung fungsi akuntansi perusahaan antara lain; faktur penjualan dari pemasok, order

pembelian, laporan penerimaan barang, bukti barang masuk dan bukti kas keluar.

5. Adanya pengawasan terhadap stok persediaan, catatan dan dokumen secara fisik.



Kelemahan 1. Pemberian nomer urut pada dokumen dilakukan secara manual pada saat dokumen tersebut akan di gunakan.

2. Bukti barang masuk baru di buat setelah barang datang di sesuaikan dengan spesifikasi perusahaan.

3. Seluruh dokumen yang tidak jadi digunakan di buang, seharusnya dokumen – dokumen tersebut dapat di dokumentasikan dengan baik.

c.

Sistem Akuntansi Pembelian Sistem akuntansi adalah organisasi, formulir, catatan yang di tata sedemikian sehingga dapat memudahkan manajemen memperoleh informasi keuangan dalam mengelola perusahaan. Sistem akuntansi suatu satuan usaha bermanfaat untuk mengidentifikasi, menggabungkan, mengklasifikasikan, mencatat dan melaporkan seluruh transaksi biaya dalam sebuah satuan usaha. sistem akuntansi yang efektif

harus memenuhi keabsahan

pencatatan, otorisasi yang pantas, kelengkapan pencatatan, penilaian yang

pantas, keklasifikasian yang pantas, pencatatan yang tepat waktu, posting dan penghitungan yang tepat atas transaksi – transaksi yang terjadi. Pencatatan seluruh transaksi atas prosedur pembelian yang terjadi kedalam dokumen harus sesuai dengan kwantitas dan jenis barangnya, di otorisasi oleh pihak yang berwenang atas transaksi tersebut, serta di klasifikasi dengan benar dan di beri nilai dengan pantas. Seperti pada saat pembuatan bukti barang masuk sebagai laporan di terimanya barang dari pemasok oleh fungsi gudang sekaligus menerapkan sebagai fungsi penerimaan barang. Bukti barang masuk ini di buat bagi bagian gudang sendiri sebagai arsip dan salinannya di serahkan ke bagian akuntansi. Akan tetapi perusahaan ini memiliki suatu kelemahan yaitu pada saat penerimaan barang dari pemasok, petugas penerimaan barang dalam hal ini yaitu bagian gudang tidak segera membuat bukti barang masuk tetapi menunggu hingga bahan baku di seleksi sesuai dengan spesifikasi. Karena itu bagian akuntansi, menerima laporan bahan baku masuk hanya untuk bahan baku yang sesuai dengan spesifikasi perusahaan saja dan tidak mengetahui atau tidak menerima laporan adanya retur bahan baku. Hal ini memungkinkan terjadi adanya transaksi yang tidak di catat atau di catat pada jumlah yang tidak sesuai .

d.

Prosedur Pengendalian Pembelian Bahan Baku Prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang harus

di tetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu akan dapat tercapai. Secara umum prosedur

pengendalian meliputi pemisahan tugas yang cukup, otorisasi yang pantas atas transaksi dan aktivitas, dokumen dan catatan yang memadai, serta pengecekan yang independent atas pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan. Berdasarkan hasil

penelitian, UD. Jaya Abadi

tidak

memisahkan tugas bagian penerimaan barang ( bagian gudang ) dengan bagian pembelian. Dimana bagian gudang bertanggung jawab mengajukan permintaan pembelian sekaligus bertanggung jawab membuat pesanan pembelian berdasarkan dengan rencana produksi kepala bagian produksi. Tetapi yang bertanggung jawab memperoleh informasi mengenai harga barang dan menentukan pemasok dalam pengadaan barang adalah pimpinan perusahaan. Disini diharapkan pimpinan perusahaan melakukan koordinasi dan mengawasi dengan baik agar bagian penerimaan barang tidak menyalah gunakan tanggung jawab yang di bebankan kepadanya sebagai untuk mencapai tujuan organisasi.

Sedangkan untuk pencatatan hutang dan pembayarannya dilakukan oleh bagian akuntansi. Disamping itu, faktur penjualan dari pemasok tidak di sertakan pada saat pengiriman bahan baku, tetapi biasanya 15 hari. Selain itu bagian gudang yang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian dan juga bertanggung jawab dalam menyimpan bahan baku yang telah di terima. Dengan demikian, otorisasi untuk tiap transaksi dan kegiatan oleh orang berbeda dan berkepentingan.

Dokumen dan catatan berfungsi sebagai penghantar informasi keseluruhan bagian organisasi dan antara organisasi yang berbeda. Dokumen harus memadai untuk memberikan keyakinan yang cukup bahwa seluruh aktiva di kendalikan dengan pantas dan seluruh transaksi dicatat dengan benar. Untuk itu dokumen dan catatan berseri dan bernomor urut tercetak sehingga memungkinkan pengendalian atas hilangnya dokumen, disiapkan saat transaksi terjadi atau segera sesudahnya, dapat dimengerti dengan jelas, dirancang sedemikian mungkin untuk mendorong penyajian yang benar. Dokumen dan catatan yang ada pada UD. Jaya Abadi telah cukup jelas untuk dimengerti dan telah memuat informasi – informasi yang diperlukan. Namun sayangnya nomor urut dokumen tidak tercetak. Jadi dokumen tersebut di beri nomor urut secara manual pada saat dokumen tersebut akan digunakan.

Pengendalian terhadap dokumen yang tidak jadi digunakan kurang diperhatikan oleh pihak manajemen. Sebenarnya dokumen yang tidak jadi dipergunakan di dokumentasikan sesuai dengan nomor urutnya. Tetapi selama ini dokumen tersebut tidak dipertanggung jawabkan penggunaannya atau dengan kata lain dokumen tersebut akan dibuang dan tidak jadi di pergunakan. Hal ini bisa menyebabkan digunakannya dokumen tersebut oleh pihak yang tidak berwenang untuk melakukan hal yang tidak diinginkan. Untuk itu, dokumen – dokumen yang tidak jadi dipergunakan

sebaiknya harus tetap didokumentasikan dan diberi keterangan batal atau tidak jadi dipergunakan.

Berdasarkan uraian tersebut, dapat dinilai bahwa pelaksanaan audit operasional pada fungsi pembelian bahan baku mengasilkan temuan – temuan dimana untuk temuan – temuan yang negative dan dapat menyebabkan kurang efektifnya pengendalian intern yang ada.

Temuan – temuan negativ yang dihasilkan dari penerapan audit operasional adalah sebagai berikut : (lihat tabel 4.2.)

TABEL 4.1. Kuisioner Audit Operasional ( Bagian Pembelian )

Di isi oleh : Bagian Akuntansi dan Pembelian. No.

Pertanyaan

Ya

1

Apakah ada struktur organisasi perusahaan ?



2

Apakah ada uraian tugas secara tertulis ?



3

Apakah fungsi pembelian terpisah dengan fungsi

Tidak

 penerimaan barang atau fungsi gudang ? 4

Apakah fungsi pembelian terpisah dengan fungsi  akuntansi ?

5

Apakah fungsi pembelian terpisah dengan fungsi  penyimpanan barang ?

6

Apakah

transaksi

dilakukan

oleh

fungsi

pembelian, fungsi penerimaan, fungsi gudang dan  fungsi akuntansi ? 7

Apakah ada bagian fungsi yang menangani kartu persediaan

secara

tersendiri

dan

apakah 

perusahaan melakukan inspeksi / pemeriksaan fisik secara mendadak terhadap persediaan ? 8

Apakah

dalam

kontrak

pembelian

terdapat

perjanjian mengenai biaya angkut dan resiko  barang rusak dalam perjalanan ?

9

Apakah dalam tiap kebutuhan pembelian barang yang

berwenang

akan

mengajukan

surat 

permintaan pembelian ? 10

Apakah order pembelian akan dibuat atas setiap  permintaan pembelian yang di setujui ?

11

Apakah penerimaan barang tepat waktu ?

12

Apakah

surat

permintaan

dan

surat

 order

pembelian di otorisasi oleh personil yang  berwenang ? 13

Apakah

surat

permintaan

pembelian,

order 

pembelian dan bukti barang masuk bernomor urut tercetak ? 14

Apakah tembusan order pembelian dikirimkan  fungsi gudang / penerimaan barang ?

15

Apakah seluruh pembelian dikirim kebagian  penerimaan barang ?

16

Apakah bukti barang masuk di buat setelah  barang dari pemasok di terima ?

17

Apakah fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan barang yang di terima dari pemasok dengan cara di hitung dan menginspeksi barang  tersebut

dan

membandingkannya

tembusan order pembelian ?

dengan

18

Apakah fungsi penerimaan (fungsi gudang ) bertanggung jawab atas bukti barang masuk yang  di buat ?

19

Apakah ada pengecekan harga dan ketelitian  perkalian didalam faktur dari pemasok ?

20

Apakah informasi dalam dokumen – dokumen  telah mencukupi ?

TABEL 4.2. Daftar Temuan Pemeriksaan Manajemen Audit



Kondisi :

UD. Jaya Abadi tidak memisahkan tugas fungsi pembelian dengan bagian penerimaan barang ( fungsi gudang ).  1

Akibat :

Bagian penerimaan akan menyalah gunakan tanggung jawab yang di bebankan kepadanya apabila berhubungan langsung dengan pemasok. 

Solusi :

Perlu adanya pembagian tugas dan wewenang sesuai dengan keahlian masing – masing personil gudang. 2



Kondisi :

Dokumen – dokumen baru akan di beri nomor urut secara manual pada saat akan di gunakan. 

Akibat :

Memungkinkan adanya dokumen yang hilang. 

Solusi :

Sebaiknya semua dokumen dan catatan memilki nomor urut secara tercetak. 

Kondisi :

Bagian penerimaan hanya membuat bukti barang masuk untuk bahan baku yang sesuai dengan spesifikasi.  3

Akibat :

Memungkinkan adanya transaksi yang tidak dicatat atau dicatat pada jumlah yang tidak sesuai ( khususnya barang retur ). 

Solusi :

Sebaiknya bagian penerimaan membuat bukti barang masuk sesuai dengan transaksi yang terjadi. 

Kondisi :



Pengendalian pada dokumen ( bukti barang masuk, bukti kas keluar,

4

order

permintaan

barang,

kartu

hutang,

kartu

persediaan) yang tidak jadi di pergunakan, kurang di perhatikan oleh pihak manajemen.



Akibat :

Dapat di gunakannnya dokumen tersebut oleh pihak yang tidak berwenang. 

Solusi :

Sebaiknya dokumen yang tidak jadi dipergunakan harus tetap di dokumentasikan dan di beri keterangan “batal”.

Dari hasil solusi yang ada untuk menanggulangi temuan – temuan dari pelaksanaan operasional sebagai upaya dalam meningkatkan efektifitas pengendalian intern yang ada. Sehingga dengan meningkatkan efektifitas yang ada fungsi pembelian akan mendorong tercapainya efektifitas perusahaan secara menyeluruh.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan data – data dan informasi

yang di peroleh

selama

penelitian di perusahaan UD. Jaya Abadi, serta membandingkan dengan teori yang penulis kemukakan dalam bab sebelumnya, maka dalam bab yang merupakan penutup akhir dari skripsi ini maka penulis akan memberikan kesimpulan. Dalam bab ini, penulis juga memberikan saran yang terkait dengan permasalahan yang dibahas atau alternatife pemecahan masalah dengan harapan dapat memberikan manfaat yang berguna bagi perusahaan dimasa yang akan datang.

5.1

Kesimpulan Secara umum, unsur pengendalian intern pada fungsi pembelian telah

memberikan jaminan bahwa :

1. Pembelian telah di laksanakan oleh pihak yang berwenang dan dengan penawaran yang kompetitif.

2. Pesanan pembelian untuk barang dan bahan baku hanya di keluarkan sesuai dengan kebutuhan, dengan jumlah yang optimal.

3. Bilamana penyerahan barang tidak sesuai dengan jadwal harus di lakukan tindak lanjut seperlunya.

4. Kuantitas dan kualitas bahan yang di terima harus disesuaikan dengan spesifikasi pesanan sebelum pembayarannya di setujui.

5. Barang – barang retur harus di perhitungkan kembali penagihannya.

6. Kebutuhan pemesanan kembali harus didasarkan pada saat tingkat persediaan mencapai batas keamanan minimal.

Dari pembahasan pada bab sebelumnya, dapat dilihat bahwa audit operasional sangat berguna bagi manajemen karena dapat mengartikan temuan – temuan dalam upaya meningkatkan pengendalian intern pada fungsi pembelian. Hasil tersebut di harapkan dapat membantu manajemen untuk memperbaiki dan meningkatkan efektifitas pengendalian intern fungsi pembelian sebagai penunjang efektifitas perusahaan secara keseluruhan.

5.2

Saran Berdasarkan penelitian yang dilakukan pada fungsi pembelian UD. Jaya

Abadi di temukan kelemahan ketidakefektifan dan ketidakefisienan, berikut beberapa saran yang penulis harapkan dapat membantu / berguna bagi kelangsungan kinerja perusahaan, antara lain :

1. Perusahaan

hendaknya

memperbaiki

struktur organisasi

dengan

menempatkan fungsi pembelian secara tersendiri dan memisahkan bagian gudang dan bagian penerimaan sehingga dari masing - masing bagian dapat bekerja secara optimal.

2. Agar penggunaan formulir dapat di awasi, maka seharusnya di beri nomer urut tercetak untuk memudahkan pengecekan atas formulir yang tidak jadi di pergunakan ( salah dalam penulisan isi formulir ).

3. Sebaiknya perusahaan menggunakan audit operasional ada fungsi pembelian sehingga efisiensi dan efektifitas kegiatan operasional perusahaan dapat tercapai, terutama dalam pencapaian efektifitas pengendalian intern.

DAFTAR PUSTAKA Abdul Halim, Auditing I (dasar – dasar audit keuangan) edisi II, UPP AMP YKPN, Yogyakarta 1007. Agoes Sukrisno, Auditing (pemeriksaan akuntan), edisi II, jilid I dan II Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia 1999. Arens, Alvin A, and Loebbecke, James K, Aditing : An Integrated Ap, Fifih Edition, Proctice Hall Inc, 1991, diterjemahkan oleh amir abadi Yusuf, Auditing Suatu Pendekatan Terpadu, buku II, penerbit Harfarido, Jakarta, 1995. Amin Widjaya Tunggal, Audit Management Kontemporer, cetakan pertama, penerbit Harfarido, Jakarta, 2000. Haryono Yusuf, Auditing (pengauditan), penerbit STIE YKPN, Yogyakarta 2001. Manawir, H S, Auditing modern edisi I BPEE, Yogyakarta 1995. Mulyadi, Sistem Akuntansi, edisi III, penerbit Salemba empat, Jakarta 2001. , Auditing, buku II, penerbit Salemba empat, Jakarta, 1995. Sondang P.Siagian, Auditing Manajemen, penerbit bumi aksara, Jakarta, 1997.

Lampiran 1

BUKTI BARANG MASUK UD. Jaya Abadi

UD JAYA ABADI BUKTI BARANG MASUK No; Disiapkan oleh Nama barang

tanggal ukuran jumlah

Pemeriksa

Sumber data : Intern perusahaan

No. PO keterangan

Mengetahui

Lampiran 2

BUKTI KAS KELUAR UD Jaya Abadi

UD JAYA ABADI BUKTI KAS KELUAR Dibayarkan kepada; No No. Rek Tanggal dibayar No. Tanggal No Rek

Keterangan

Uraian

Total Potongan Bersih Penjelasan

Dibuat

tg

disetujui tg

Sumber data : Intern perusahaan

diperiksa tg

diterima tg

Lampiran 3

ORDER PERMINTAAN BARANG UD Jaya Abadi

BAGIAN Nama barang

UD. JAYA ABADI ORDER PERMINTAAN BARANG No. Tanggal. ukuran

Mengetahui

Sumber data : Intern perusahaan

jumlah

keterangan

yang meminta.

Lampiran 4

KARTU HUTANG UD Jaya Abadi

UD. JAYA ABADI KARTU HUTANG Nama kreditur Alamat No.

Tanggal

Keterangan

Sumber data : Intern perusahaan

Debet

Kredit

Saldo

Lampiran 5

KARTU PERSEDIAAN UD Jaya Abadi

UD. JAYA ABADI KARTU PERSEDIAAN Nama barang No. Tanggal

Keterangan

Sumber data : Intern perusahaan

Masuk

Keluar

saldo