BAB IV AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PEMBELIAN BAHAN BAKU PT KARYADINAMIKA GRAHA MANDIRI
IV.1. Tahap Penelitian Tahapan penelitian dibagi menjadi beberapa bagian yaitu: a.
Tahap Pendahuluan Pada tahap ini dikumpulkan informasi mengenai sistem pembelian bahan baku yang terjadi agar dapat mengetahui kelemahan yang ada pada sistem pembelian bahan baku pada PT Karyadinamika Graha Mandiri. Pemeriksaan pendahuluan dilakukan dengan beberapa perosedur sebagai berikut : -
Wawancara dengan manager pembelian Wawancara dengan manager pembelian dilakukan dengan menggunakan kuesioner yang telah dirancang sedemikian rupa sehingga hasilnya dapat mencerminkan apa yang sebenarnya terjadi dibagian pembelian bahan baku.
-
Mencari informasi Melakukan pengumpulan informasi sebagai dasar penyusunan rencana kerja anggaran pembelian.
-
Melakukan survei dan pemantauan langsung Mengadakan survei secara langsung ke bagian pembelian dengan mengamati aktivitas yang dilakukan. Selain pengamatan terhadap aktivitas, juga
40
mengajukan beberapa pertanyaan yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pembelian yang dilakukan oleh PT Karyadinamika Graha Mandiri. b.
Tahap Pengujian Terinci Setelah tahap pendahuluan selesai, maka dilanjutkan dengan melakukan pemeriksaan yang lebih mendalam agar mendapatkan gambaran yang lebih utuh dalam pemeriksaannya. Pada tahap ini dilakukan studi lapangan dan analisa terhadap objek pemeriksaan dan selain itu dilakukan identifikasi terhadap masalah-masalah
yang
dianggap
lemah
yang
ditentukan
pada
tahap
pendahuluan. c.
Pelaporan Hasil Pemeriksaan Laporan pemeriksaan mencakup antara lain : -
Pengorganisasian konsep laporan yang meliputi pengutaraan temuan, rekomendasi dan manfaat.
-
Pendiskusian konsep laporan dengan para pejabat dan manager dari organisasi yang diteliti dan apabila mungkin dengan pihak yang memberikan tugas.
-
Pengajuan laporan Setelah laporan selesai, laporan diserahkan kepada pemakainya, yaitu pihak manajemen perusahaan yang diaudit dan pimpinan PT Karyadinamika Graha Mandiri yang terkait.
41
IV.2. Pelaksanaan Audit Operasional atas Fungsi Pembelian Bahan Baku Tujuan dari audit operasional atas fungsi pembelian bahan baku adalah : a.
Untuk menilai apakah proses pembelian bahan baku telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.
b.
Menilai kinerja dari manajemen pembelian dan berbagai fungsi yang terkait.
c.
Menilai dan memastikan bahwa semua barang yang dibeli merupakan barang yang dibutuhkan oleh perusahaan.
d.
Menilai apakah berbagai sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan telah digunakan secara efisien dan ekonomis.
e.
Memberikan saran dan rekomendasi perbaikan yang diperlukan apabila ditemukan penyimpangan dan kelemahan-kelemahan dalam sistem pengendalian manajemen. Dalam melaksanakan audit operasional digunakan tahapan audit sebagai berikut:
1.
Survei Pendahuluan ( Preliminery survey ) Survei pendahuluan ini diawali dengan menentukan ruang lingkup audit
pembelian yaitu menilai apakah fungsi manajemen pembelian bahan baku pada PT Karyadinamika
Graha
Mandiri
telah
memadai,
efektif
dan
efisien
dengan
mengumpulkan informasi dan dokumen-dokumen mengenai hal-hal berikut : a.
Struktur Organisasi Struktur Organisasi telah sesuai dengan kegiatan yang tercakup dan persyaratan personil telah sesuai dengan fungsi dan tanggung jawab yang telah ditentukan.
42
b.
Perencanaan -
Untuk setiap kegiatan telah dibuat rencana terlebih dahulu.
-
Dalam setiap pembuatan rencana telah dipilih alternative yang paling menguntungkan bagi perusahaan.
c.
Prosedur Pada PT Karyadinamika Graha Mandiri, semua pembelian bahan material dilakukan secara kredit, maka prosedur yang dibahas ini adalah prosedur pembelian kredit. Dokumen-dokumen yang dipergunakan dalam prosedur pembelian kredit pada PT Karyadinamika Graha Mandiri adalah : -
Surat Order Pembelian Laporan ini dibuat oleh fungsi Pembelian yang dimaksudkan untuk melakukan pemesanan bahan baku yang dibutuhkan.
-
Permintaan Penawaran Harga Laporan ini dibuat oleh fungsi Pembelian kepada pemasok untuk meminta daftar harga per masing-masing bahan baku ( material ) yang didasarkan atas spesifikasi kualitas, kuantitas, ukuran bahan, discount, jangka waktu pembayaran, dan waktu penerimaan barang.
-
Surat Jalan Merupakan formulir yang diterima oleh bagian gudang sebagai bukti bahwa bahan baku yang dipesan telah diterima.
43
-
Faktur Merupakan tagihan dari pemasok yang menyebutkan jenis barang yang dikirim, jumlah yang harus dibayar, discount, serta jagka waktu pembayaran.
-
Laporan Penerimaan Bahan Baku Formulir ini merupakan formulir yang dibuat oleh supervisor di lapangan yang menunjukkan bahwa bahan baku yang diterima dari pemasok telah memenuhi kualitas dan kuantitas. Lapaoran penerimaan bahan baku dibuat 2 lembar. Lembar pertama kepada fungsi pembelian, lembar kedua diarsip menurut nomor urut.
-
Voucher Merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi akuntansi setelah mengecek keakuratan dokumen-dokumen yang terkait. Dokumen ini digunakan untuk melakukan pencatatan akuntansi yang timbul dengan mengakui kewajiban yang timbul atas transaksi pembelian.
-
Memo Debit Merupakan formulir yang diisi oleh manajer pembelian untuk menunjukkan bahan baku yang dikembalikan pada pemasok. Misalnya : bahan baku yang diterima ternyata sebagian tidak memenuhi kualitas yang diinginkan. Sehingga perusahaan menolak bahan baku yang dikirim oleh supplier. Memo debit ini dibuat 2 rangkap, lembar pertama diberikan kepada pemasok dan lembar kedua disimpan oleh manajer pembelian, yang nantinya akan digabungkan dengan faktur dari pemasok.
44
-
Giro Merupakan fasilitas pembayaran yang digunakan untuk mempermudah dan memperlancar transaksi pembayaran bahan baku yang telah jatuh tempo kepada pemasok. Giro dibuka oleh manajer accounting setelah mengecek setiap dokumen-dokumen pembelian yang diberikan oleh manajer pembelian yang berupa surat order pembelian, faktur, formulir persetujuan faktur, memo debit ( apabila ada sebagian material yang ditolak karena tidak sesuai dengan yang dipesan ).
2.
Penelaahan dan Pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen Pada tahap ini dilakukan pengujian terhadap fungsi manajemen pembelian bahan
baku yang diterapkan perusahaan yang berkaitan dengan sistem pengendalian manajemen. Untuk mengetahui pelaksanaan kegiatan pembelian bahan baku di PT Karyadinamika Graha Mandiri, maka dilakukan melalui Internal Control Questionare. Pertanyaan yang diajukan adalah mengenai hal-hal umum diperusahaan, kegiatan pembelian, kegiatan penerimaan dan pembayaran. Berikut adalah daftar Internal Control Questionare beserta jawaban yang diberikan perusahaan :
45
TABEL IV. 1. Internal Control Questionares untuk Hal-hal Umum Internal Control Questionares
Y = Ya
T=Tidak
Hal-hal Umum Y 1.
√
Apakah ada pembagian tugas fungsi dan tanggung jawab sehingga dihindari tumpang
√
tindih, duplikasi dan pertentangan ? 3.
Apakah manajemen telah membuat sasaran jangka panjang untuk perusahaan ?
4.
Keterangan
Apakah struktur organisasi telah dijalankan sesuai dengan pembagian tugas yang ada ?
2.
T
√ Belum ada
Apakah ada kebijakan dan prosedur formal secara
tertulis
dalam
melakukan
Terjadi perangkapan fungsi penerimaan bahan baku, dan penyimpanan.
setiap
√
SOP baku
aktivitas dan kegiatan dari masing-masing fungsi ? 5.
Belum adanya
Apakah uraian tugas masing-masing fungsi
√
dituangkan dalam bentuk tertulis ? 6.
Apakah
dalam
melakukan
hal
secara tertulis
tertentu
√
dari masing-
mempunyai suatu program yang terencana ? 7.
uraian tugas
Apakah setiap awal tahun dilakukan analisa
masing fungsi
√
terhadap kebijakan ?
46
Kelemahan hal-hal umum : -
Tidak adanya pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing fungsi sehingga dihindarinya tumpang tindih, duplikasi, dan pertentangan.
-
Pembuat keputusan di dalam organisasi tidak mempergunakan sejumlah kebijaksanaan dan prosedur formal tertulis dalam melakukan fungsinya.
-
Setiap awal tahun tidak dilakukan analisa terhadap kebijakan.
TABEL IV.2. Internal Control Questionare Kegiatan Pembelian Internal Control Questionare
Y= Ya
T= Tidak
Kegiatan Pembelian Y 1. Apakah PT Karyadinamika Graha Mandiri mem-
T
Keterangan
√
punyai fungsi pembelian ? 2. Apakah fungsi pembelian terpisah dari bagian : a. Akuntansi
√
b. Pembayaran
√
c. Penerimaan bahan baku
√
d. Penyimpanan
√
e. Pencatatan Persediaan
√
47
Internal Control Questionare
Y= Ya
T=Tidak
Kegiatan Pembelian Y
3. Apakah dibuatkan dokumen tertulis mengenai
√
permintaan barang dari orang yang berwenang kepada bagian pembelian ? 4. Apakah dalam melakukan pembelian dibuat order
T
Keterangan
Permintaan hanya melalui telepon dari orang dilapangan
√
pembelian kepada pihak supplier ? 5. Apakah order pembelian : a. Diotorisasi pejabat tertentu ?
√
b. Diberi nomor urut tercetak ?
√
c. Tersimpan lengkap termasuk yang dibatalkan ?
√
d. Tembusan dikirimkan kepada : - Sub departemen accounting untuk dicocokkan √ dengan laporan penerimaan bahan baku, dan faktur ? - Bagian penerimaan barang sebagai otorisasi
√
untuk menerima bahan baku ?
48
Internal Control Questionare
Y= Ya
T= Tidak
Kegiatan Pembelian Y
T
Keterangan
√
Beberapa supplier memiliki hubungan istimewa dengan bagian pembelian
6. Apakah dalam pengendalian persediaan bahan baku perusahaan menetapkan : a. Safety stock yang menggambarkan batasan te-
√
rendah dari persediaan bahan baku yang digunakan dalam keadaan tidak terduga ? b. Titik maksimum yang menggambarkan batas
√
Tertinggi persediaan yang diperlukan ? 7. Apakah departemen pembelian melakukan penyeleksian supplier? 8. Apakah departemen pembelian mencari sumber in-
√
formasi mengenai supplier-supplier bahan baku yang ada ? 9.
Apakah pada transaksi dilakukan negosiasi harga
√
dengan supplier ? 10. Apakah manajemen menetapkan anggaran pembe-
√
lian bahan baku ? 11. Apakah pemasok mengirimkan barang yang dipesan tepat pada waktu yang ditentukan ?
√ Beberapa supplier terjadi keterlambatan dalam pengiriman bahan
49
Kelemahan kegiatan pembelian : -
Dalam kegiatan penerimaan, penyimpanan, dan pencatatan persediaan perusahaan tidak memisahkan tugasnya.
-
Tidak dibuatkan dokumen tertulis atas permintaan pembelian bahan baku dari pihak yang memerlukan.
-
Bagian pembelian tidak melakukan penyeleksian untuk beberapa supplier, supplier tersebut memiliki hubungan dengan bagian pembelian.
-
Beberapa supplier sering terjadi keterlambatan dalam pengiriman bahan baku.
TABEL IV.3. Internal Control Questionare Kegiatan Penerimaan
Internal Control Questionare
Y= Ya
T= Tidak
Kegiatan Penerimaan Y
T
Keterangan
1. Apakah barang yang diterima disertai : a. Surat jalan
√
b. faktur
√
2. Apakah bahan baku yang diterima diperiksa mengenai : √
a. Kuantitas
TABEL IV.3.
50
Internal Control Questionare Kegiatan Penerimaan Internal Control Questionare
Y= Ya
T= Tidak
Kegiatan Penerimaan Y b. Keadaan kualitas
√
c. Spesifikasi pembelian lainnya
√
d. Dicocokkan dengan order pembelian
√
3. Apakah bahan baku yang dipesan sesuai dengan
T
Keterangan
√
kualitas dan kuantitas yang diinginkan ? 4. Apakah laporan penerimaan barang : a. Dibuat untuk seluruh penerimaan barang ?
√
b. Mencatat jumlah yang diterima berdasarkan
√
perhitungan yang sebenarnya ? c. Diberi nomor urut ?
√
d. Disimpan yang selengkapnya termasuk yang di-
√
batalkan ? e. Tembusannya dikirimkan kepada : -
Fungsi pembelian untuk dicocokan dengan
√
order pembelian, faktur. -
Departemen pembelian sebagai informasi
√
bahwa pesanan telah diterima.
51
Internal Control Questionare
Y= Ya
T= Tidak
Kegiatan Penerimaan Y 5. Apakah dibuat laporan secara berkala mengenai
T
Keteranga n
√
analisa kualitas bahan baku yang dibeli ? 6. Jika bahan baku ditolak oleh supervisor di lapangan apakah : a. Dibuat surat jalan
√
b. Apakah retur pembelian cukup terkontrol untuk √ mengurangi jumlah utang yang dibutuhkan ?
Kelemahan kegiatan penerimaan : -
Tidak membuat laporan secara berkala mengenai analisa kualitas bahan baku yang dibeli.
52
TABEL IV.4. Internal Control Questionare Kegiatan Pembayaran Internal Control Questionare
Y= Ya
T= Tidak
Kegiatan Pembayaran Y 1. Apakah sub departemen accounting mengadakan
T
Keterangan
√
stock opname secara periodic ? 2. Apakah bagian keuangan membuat Bukti Kas
√
keluar setelah melakukan pembayaran kepada supplier ? 3. Apakah Bukti Kas Keluar bernomor urut ?
√
4. Apakah Bukti Kas Keluar diotorisasi oleh pihak
√
Yang berwenang ? 5. Apakah semua bukti segera distempel ” lunas ”
√
Untuk menghindari pembayaran dua kali ? 6. Apakah semua pencatatan hutang dari kegiatan
√
pembelian selama periode berjalan telah sesuai, termasuk pengendalian terhadap pengurangan hutang yang diakibatkan bahan baku yang di kembalikan kepada pemasok karena tidak sesuai ?
53
Kelemahan kegiatan Pembayaran : -
3.
Sub departemen accounting belum mengadakan stock opname secara periodic.
Pengujian Terinci ( Detailed examination ) Pada tahap ini, harus dikumpulkan bukti-bukti yang cukup, kompeten, material
dan relevan untuk dapat menentukan tindakan-tindakan apa saja yang dilakukan manajemen dan pegawai perusahaan yang merupakan penyimpangan terhadap kriteria dalam firm audit objevtive, dan bagaimana penyimpangan tersebut serta besar kecilnya kerugian yang terjadi. Dalam mensupervisi dan mengarahkan aktivitas internal auditor, dibutuhkan program audit yang tertulis dan mendetail. Program audit merupakan suatu daftar mengenai semua prosedur pemeriksaan yang harus dijalankan untuk menghimpun bahan bukti yang kompeten yang mencakup untuk mencapai tujuan pemeriksaan. Program audit dibuat agar proses pemeriksaan manajemen dapat berjalan dengan lancar dan terarah. Berikut ini adalah program audit yang disusun dalam rangka mengaudit fungsi pembelian bahan baku pada PT Karyadinamika Graha Mandiri :
54
No
Prosedur Efektif
1.
Periksa
Check List
Kriteria
otorisasi
dari
√
Efisien
Keterangan
Ekonomis
√
Order pembelian telah
pejabat yang berwenang
mendapat
pada order pembelian. 2.
Periksa rincian dari surat
diotorisasi.
√
√
Surat jalan telah sesuai
jalan dibandingkan dengan
dengan
order pembelian
3.
order pembelian mengenai
mengenai jenis
jenis barang dan kuantitas.
barang
Bandingkan
faktur
√
√
dan
kuantitas. Faktur
pembelian dengan order
pembelian
pembelian. Periksa faktur
sesuai
dengan
order
pembelian dengan harga
pembelian. Dan
penawaran yang masuk. 4.
Untuk meyakinkan bahwa penerimaan barang telah
faktur
√
√
pembelian sesuai
dengan
harga
sesuai digunakan laporan
penawaran.
penerimaan barang untuk mengecek
kebenaran
Telah dibuatkan laporan
realisasi order pembelian.
penerimaan barang.
55
5.
Telaah aktivitas pembelian klien,
√
perhatikan
√
Beberapa
supplier
ditemukan memiliki hubungan istimewa
kemungkinan pembelian
fungsi mempunyai
dengan
fungsi
pembelian.
kepentinga keuangan pada beberapa supplier.
Untuk mendapatkan bukti-bukti yang kompeten dan terinci mengenai firm audit objective, maka dilakukan analisa terhadap beberapa hal : -
Berdasarkan uraian jabatan, supervisor dilapangan memiliki tanggung jawab untuk penerimaan bahan baku yang dikirimkan langsung oleh supplier ke lokasi proyek serta membuat laporan penerimaan. Serta supervisor lapangan juga bertanggung jawab melakukan penyimpanan bahan baku di lokasi proyek. Sedangkan untuk bahan baku yang dikirim langsung ke kantor, Fungsi pembelian yang menerima dan menyimpan bahan baku di gudang kantor.
56
-
Manajemen tidak mempergunakan kebijakan dan prosedur formal secara tertulis dalam melakukan setiap kegiatan dari masing-masing fungsi.
-
Tidak dibuatkan dokumen tertulis atas permintaan pembelian bahan baku dari pihak yang membutuhkan kepada departemen pembelian, tetapi permintaan pembelian bahan baku tersebut hanya disampaikan secara lisan melalui telepon.
-
Order pembelian telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang, telah diberi nomor urut, dicantumkan jenis dan kuantitas bahan yang dipesan, harga per unit, dan total jumlah harga, nama pemasok, tetapi bagian pembelian tidak mencantumkan tanggal pengiriman yang diharapkan.
-
Untuk beberapa supplier bagian pembelian tidak melakukan penyeleksian supplier dan tidak mencari informasi mengenai supplier lain agar dapat melakukan perbandingan harga bahan baku, kualitas dan jangka waktu pembayaran. Beberapa supplier mempunyai hubungan istimewa dengan bagian pembelian.
4.
Pengembangan Laporan ( Report development ) Setelah melaksanakan audit, disusun laporan hasil penelitian yang berisi antara
lain :
temuan-temuan mengenai kondisi yang terjadi dalam perusahaan dan
rekomendasi auditor. Laporan disampaiakan kepada pihak manajemen unit usaha yang diaudit. Laporan hasil penelitian haruslah objektif, seimbang, sistemetis, dan mudah dipahami oleh pembacanya. Selain itu laporan hasil penelitian juga harus dapat dipercaya.
57
Berikut ini adalah laporan hasil penelitian dari pemeriksaan atas prosedur pembelian bahan baku pada PT Karyadinamika Graha Mandiri : 1.
Tidak adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab dari masing-masing fungsi sehingga pekerjaan menjadi tidak efektif. Belum adanya fungsi khusus yang bertanggung jawab terhadap kegiatan penerimaan, penyimpanan bahan baku yang dikirimkan oleh supplier ke gudang kantor. Selama ini, kegiatan penerimaan, penyimpanan bahan baku di lokasi kantor dilakukan oleh fungsi pembelian. Untuk bahan baku yang dikirim supplier ke lokasi proyek diterima oleh pelaksana proyek yang bertanggung jawab. Hal ini mengindikasikan lemahnya sistem pengendalian di gudang kantor dalam kegiatan penerimaan dan penyimpanan bahan baku sehingga pekerjaan menjadi tidak efektif. Manajemen sebaiknya melakukan pemisahan antara fungsi yang menerima bahan baku dan menyimpan (gudang) bahan baku di gudang kantor. Setiap fungsi-fungsi tersebut harus diberikan kepada orang atau departemen yang berbeda. Terjadinya perangkapan dalam kegiatan penerimaan dan penyimpanan bahan baku di gudang kantor disebabkan karena kurangnya sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan. Selain itu dengan manambahkan beberapa fungsi maka akan menambah beban gaji pegawai. Manajemen perusahaan sebaiknya membuat kebijakan untuk memisahkan antara fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan bahan baku di gudang kantor. Dengan adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab tersebut, pekerjaan
58
seorang pegawai dapat menyediakan pengecekan yang intern atas ketepatan pekerjaan yang dilakukan oleh fungsi yang satu dicek keandalannya oleh fungsi yang lain sehingga aktivitas penerimaan dan penyimpanan bahan baku dapat berjalan dengan efektif dan mengurangi resiko dari diterimanya barang yang tidak dibutuhkan oleh perusahaan . Hal dalam pemisahan fungsi ini sangatlah penting karena terkait dengan banyaknya biaya suatu aktiva perusahaan yang seharusnya sangatlah dijaga sehingga tidak memberikan kesempatan kepada setiap pegawai untuk melakukan kecurangan dan pencurian terhadap bahan baku tersebut karena lemahnya pengendalian manajemen dalam hal ini. 2.
Keterlambatan dalam penerimaan bahan baku sehingga proses pembangunan menjadi tidak efektif dan efisien. Beberapa bahan baku terjadi keterlambatan dalam pengiriman. Menurut hasil analisis penulis, kondisi tersebut dapat terjadi karena bagian pembelian tidak mencantumkan tanggal pengiriman yang diharapkan sehingga tidak memberikan kejelasan kepada pemasok mengenai tanggal pengiriman yang diharapkan. Bukti ini sesuai dengan nomor PO : 299/PO/KDGM/IV-09. Bagian pembelian sebaiknya mencantumkan tanggal penerimaan yang diharapkan sehingga dapat memberikan kejelasan bagi pemasok kapan saat yang tepat untuk dilakukan pengiriman bahan baku sesuai dengan yang diharapkan. Karena dengan keterlambatan dalam penerimaan bahan baku akan berakibat pada proses pembangunan yang tidak efektif dan efisien sehingga pekerjaan proyek akan mengalami keterlambatan yang menyebabkan bertambahnya upah pekerja.
59
3.
Bagian pembelian tidak melakukan penyeleksian dan pencarian informasi terhadap beberapa pemasok. Untuk beberapa pemasok seperti pemasok semen, bagian pembelian tidak melakukan penyeleksian supplier. Pemasok yang digunakan hanya satu pemasok. Kondisi diatas disebabkan karena bagian pembelian memiliki hubungan istimewa dengan pemasok tersebut. Hal ini dapat menyebabkan perusahaan kurang memiliki informasi mengenai harga bahan baku yang lebih murah, kualitas yang lebih baik, dan jangka waktu pembayaran yang menguntungkan perusahaan sehingga kegiatan pembelian tidak berlangsung dengan efisiensi yang tinggi. Selain itu, kondisi tersebut juga dapat memberikan celah kepada bagian pembelian dengan adanya komisi gelap yang diberikan oleh pemasok. Manajemen sebaiknya membuat kebijakan agar bagian pembelian melakukan penyeleksian supplier dan mendapatkan informasi mengenai berbagai
pemasok
yang
dapat
memberikan
penawaran
yang
paling
menguntungkan bagi perusahaan, dan memiliki bonafiditas yang tinggi sehingga dapat dicapainya pembelian yang efisien. Keputusan pemasok yang akan dipilih memerlukan otorisasi dari pejabat yang lebih tinggi. 4.
Pengajuan permintaan pembelian bahan baku tidak dibuatkan dokumen / laporan tertulis yaitu laporan permintaan pembelian bahan baku. Setiap permintaan pembelian bahan baku yang diajukan oleh pelaksana di lokasi proyek hanya dilakukan melalui telpon kepada bagian pembelian. Hal ini
60
mengindikasikan
lemahnya
pengendalian
ke
dalam
catatan
dokumen
perusahaan. Tidak dibuatkannya laporan permintaan pembelian bahan baku tersebut disebabkan karena masalah jarak yang umumnya terlampau jauh dari lokasi proyek ke kantor sehingga tidak memungkinkan pelaksana proyek harus memakan banyak waktu setiap kali ada permintaan pembelian bahan baku. Bagian pembelian sebaiknya membuat laporan permintaan pembelian bahan baku dengan mencatat nama pelaksana proyek yang mengajukan pengadaan bahan baku dan laporan tersebut diotorisasi oleh
bagian yang
mengajukan pembelian sehingga adanya bukti bahwa transaksi pembelian yang terjadi sesuai dengan permintaan pembelian dari pihak yang membutuhkan. Hal ini dapat mencegah terjadinya transaksi pembelian yang tidak sesuai dengan yang dibutuhkan. 5.
Bahan baku ( material ) sering terjadi pencurian / kehilangan. Beberapa bahan baku yang disimpan di gudang kantor dan gudang proyek sering terjadi pencurian. Dari hasil penelitian penulis, ditemukan bahwa hal tersebut terjadi karena kurangnya pengawasan dari manajemen dalam hal penyimpanan persediaan bahan baku di gudang kantor. Gudang kantor tidak dijaga dan karyawan yang tidak memiliki otorisasi dapat masuk ke gudang. Selain itu untuk bahan baku yang disimpan di gudang proyek, manager proyek kurang melakukan monitoring terhadap masalah penyimpanan bahan baku. Pelaksana proyek yang seharusnya bertanggung jawab terhadap masalah keamanan penyimpanan bahan baku tidak secara tergas untuk dimintakan
61
pertanggung jawaban. Hal ini mengindikasikan lemahnya pengendalian dalam hal pengawasan ( monitoring ) dari manajemen di dalam perusahaan. Penulis merekomendasikan agar manajemen melakukan perbaikan terhadap masalah tempat penyimpanan baik di lokasi kantor maupun di lokasi proyek. Di lokasi kantor sebaiknya manajemen membuat kebijakan agar setiap karyawan yang tidak memiliki otorisasi tidak dapat melakukan akses secara langsung ke dalam gudang, serta gudang senantiasa dalam keadaan terkunci dan hanya pihak yang diberi otorisasi untuk bertanggung jawab terhadap persediaan di gudang kantor yang dapat mengakses masuk. Sedangkan untuk tempat penyimpanan bahan baku di lokasi proyek seharusnya manager proyek senantiasa melakukan monitoring ke gudang proyek sehingga manager proyek dapat melakukan penilaian mengenai layak / tidaknya serta baik / tidaknya pengelolaan terhadap keamanan persediaan bahan baku yang dilakukan oleh pelaksana proyek. 6.
Belum adanya kebijakan dan prosedur tertulis dalam menjalankan setiap kegiatan dari masing-masing fungsi. Manajemen belum membuat SOP ( standart operating procedure ) secara baku yang merupakan suatu prosedur standar mengenai langkah-langkah kegiatan dan aktivitas opersional yang harus dijalankan oleh setiap fungsi di dalam perusahaan. Manajemen sebaiknya membuat suatu kebijakan dan prosedur secara baku. Tujuannya agar setiap fungsi di dalam perusahaan dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan
baik dan jelas karena setiap fungsi dapat
62
mengetahui, mengerti, dan mengingat langkah-langkah apa saja yang menjadi standart dalam pekerjaannya.
63
