Week 10
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENGELUARAN Awalludiyah Ambarwati
Accounting Information Systems Sales order processing
Billing
Accounts receivable
Cash Receipts
Sales analysis
Accounts Cash payable disbursement
General ledger
Purchases
Payroll
Inventory processing
Time keeping
Financial reporting
Expenditure Cycle • Kumpulan aktivitas bisnis yang berulangulang dan hubungan data proses operasi yang berkaitan dengan pembelian (purchase) dan pembayaran (payment) barang dan jasa.
Tujuan utama Expenditure Cycle • Meminimasi total biaya yang dibutuhkan untuk memaintain inventory, supplies, dan berbagai macam jasa yang dibutuhkan untuk organisasi dalam melakukan fungsi.
Goals of the Expenditure Cycle • The goal of providing needed resources to organization can be broken down into several objectives: – – – – – – – –
purchase from reliable vendors purchase high quality items obtain best possible price purchase only items that are properly authorized have resources available when they are needed receive only those items ordered ensure items are not lost, stolen, or broken pay for the items in a timely manner
Keputusan Penting Expenditure Cycle • Berapa jumlah tingkat optimal inventory dan supplies yang disimpan? • Supplier mana yang bisa menyediakan kualitas dan servis yang terbaik pada harga yang murah? • Dimana inventories dan supplies ditempatkan? • Bagaimana cara organisasi dapat melakukan konsolidasi terhadap pembelian untuk semua unit agar mencapai harga yang optimal? • Bagaimana IT dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi inbound logistics function? • Apakah ketersediaan kas mencukupi untuk mendapatkan keuntungan dari diskon yang disediakan oleh suplier? • Bagaimana cara melakukan pembayaran kepada vendor agar dapat mengelola aliran kas yang besar?
Aktivitas Bisnis Expenditure Cycle 1. Ordering goods, supplies and services 2. Receiving and storing goods, supplies and services 3. Paying for goods, supplies and services
Purchase Requisition
Purchasing
1
2 PROCUREMENT CYCLE (SUBSYSTEM) Receiving/ Inspection 3
Cash Disbursements 5
Accounts Payable 4
Ordering goods, supplies and services • Metode pengendalian persediaan secara tradisional adalah EOQ (economic order quantity) yang didasarkan pada – perhitungan ukuran order yang optimal untuk meminimasi jumlah biaya order (ordering cost), – biaya penyimpanan (carrying cost) dan – biaya akibat kehabisan persediaan (stock out cost).
Alternative inventory control methods • MRP (material requirement planning). Pendekatan ini dilakukan dengan mengurangi kebutuhan tingkat dengan cara membuat jadual produksi yang mendekati terhadap estimasi kebutuhan yang sebenarnya. • JIT (just in time). JIT systems berusaha meminimasi biaya penyimpanan dan biaya akibat kehabisan persediaan (carrying and stock out costs).
Perbedaan utama antara MRP dengan JIT • Jadual produksi sistem MRP berusaha menyesuaiakan dengan perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga terdapat persediaan barang jadi. • Jadual produksi sistem JIT berusaha menyesuaiakan dengan permintaan kostumer, serta berusaha mengurangi persediaan barang jadi seminimal mungkin.
• Dokumen permintaan pembelian (purchase requisition document) berisi: – Daftar permintaan dan jumlah masing-masing – Lokasi dan tanggal pengiriman yang diminta – Deskripsi lain yang spesifik, jumlah dan harga masing-masing item yang diminta – Vendor yang diarapkan
• Yang merupakan keputusan kunci adalah pemilihan vendor. • Faktor yang harus dipertimbangkan dalam memilih vendor – Qualitas material yang diberikan – Harga – dependability in making deliveries
• Dokumen order pengadaan (purchase order document) adalah daftar permintaan kepada vendor untuk menjual dan mengirim produk dengan harga tertentu. • Dokumen yang berisi perjanjian untuk membayar dan kontrak yang diterima oleh vendor. • Seringkali beberapa order pengadaan (purchase orders) dihasilkan dari purchase requisition.
Receiving and storing goods, supplies and services • Aktivitas bisnis utama kedua melibatkan penerimaan dan penyimpanan (receipt and storage ) item yang telah diorder. • Departemen penerimaan mempunyai dua tangung jawab: 1. Menentukan apakah pengiriman diterima 2. Verifikasi kuantitas dan kualitas
• Dokumen detail laporan penerimaan tentang – – – – –
masing-masing delivery, data penerimaan, pengirim, vendor, dan jumlah order pengadaan.
• Untuk masing-masing item yang diterima, akan menunjukkan jumlah item, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah kuantitas yang diterima.
Paying for goods, supplies and services • Accounts payable department menyetujui tagihan untuk pembayaran • Kasir bertanggung jawab dalam melakukan pembayaran
• Tujuan dari accounts payable adalah otorisasi pembayaran untuk barang dan jasa yang telah di order dan diterima.
Efisiensi proses penagihan dapat ditingkatkan dengan cara: • Meminta suplier agar mengajukan faktur tagihan secara elektronik (invoices electronically ) melalui EDI atau internet. • Mengeliminasi tagihan (vendor invoices) atau memakai pendekatan invoiceless. • Kasir menyetujui faktur tagihan. • Gabungan antara tagihan dari vendor (vendor invoice) dan dokumen pendukung (supporting document) disebut sebagai voucher package. • Keputusan kunci dari proses pembayaran kas adalah menentukan diskon apabila pembayaran dipercepat.
Thanks…..
