PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS SIKLUS PENGELUARAN PADA HOTEL MUTIARA DI BOYOLALI
ANNILIA SEPTEMA M, S.KOM UNIVERSITAS GUNADARMA,
[email protected] ABSTRAK
Sistem Informasi Akuntansi atas Siklus Pengeluaran pada Hotel Mutiara masih manual. Selama ini Hotel Mutiara tidak dapat memperoleh informasi tentang aktivitas pembelian barang serta arus barang secara akurat dan cepat, sehingga mengakibatkan penumpukan barang di gudang. Selain itu banyaknya dokumen yang digunakan untuk melakukan pembelian barang, pembayaran dan penerimaan barang. Sehingga perlu adanya perancangan sistem informasi akuntansi atas siklus pengeluaran. Kata kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Perancangan, Permintaan Pembelian Barang, Pembelian Barang, Penerimaan Barang, Bukti Kas Keluar. PENDAHULUAN Hotel Mutiara merupakan salah satu bidang usaha bergerak dibidang jasa yang membutuhkan sistem informasi akuntansi, sesuai dengan kebutuhannya Hotel Mutiara memiliki adanya kebutuhan sarana dan kebutuhan prasarana yang memadai dalam memberikan pelayanan kepada para tamu hotel. Kebutuhan sarana yang diperlukan antara lain adanya tempat parkir yang memadai, jalan lingkungan (komplek hotel) yang baik sedangkan kebutuhan prasarana antara lain ruang lobby, ruang rapat, perlengkapan yang cukup, kebersihan / kenyamanan hotel, penyediaan perlengkapan kebutuhan tamu hotel serta pelayanan sarapan pagi untuk tamu hotel yang menginap. Sistem informasi akuntansi dapat dilakukan secara manual dan terkomputerisasi. Kelemahan utama pada proses manual disebabkan karena adanya faktor human error. Pada prakteknya terbukti sering terjadi kesalahan dalam pencatatan atas aktivitas dan transaksi, yang disebebkan karena keteledoran karyawan. Kelemahan lainnya berupa kehilangan dokumen-dokumen fisik yang disimpan, duplikasi dalam pencatatan data dan proses pengolahan data membutuhkan waktu yang lama sehingga menyebabkan kinerja yang tidak efektif dan efisien. Pada sistem komputerisasi, sebagian besar kegiatan pemrosesan data dan transaksi dilakukan secara komputer. Keuntungannya adalah adanya jaminan kemanan data, kecepatan proses pengolahan data, pencatatan aktivitas data dan transaksi yang lebih akurat, sehingga menghasilkan informasi yang lebih akurat dan tepat waktu.
TINJAUAN PUSTAKA Sistem Menurut (Raymond McLeod.Jr,2004:13) sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan. Menurut (Gordon B Davis, 2002:68) sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. Menurut Romney dan Steinbart (2003:2), sistem adalah suatu kumpulan dari beberapa komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Menurut Jerry Fitzgerald dkk (1987:5), sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Informasi Menurut (Jogiyanto,2001:8) informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Menurut (Raymond McLeod. Jr,2004:18) informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti bagi penerimanya dan dapat bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau dimasa yang akan datang. Sistem Informasi Wilkinson (2000:12) mengatakan bahwa sistem informasi adalah suatu kerangka kerja dengan mana sumber daya (manusia, komputer) dikoordinasikan untuk mengubah masukan (data) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan. Komponen Sistem Informasi Menurut Jogiyanto (2005:697) Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya istilah Blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output blok), blok teknologi (technology blok), blok basis data (database blok) dan blok kendali (control blok) sebagai suatu sistem. Akuntansi Akuntansi adalah sebuah proses yang terdiri dari tiga aktivitas yaitu : identifikasi, Pencatatan, dan pengkomunikasian kejadian-kejadian ekonomi sebuah organisasi (bisnis atau nonbisnis) kepada pemakai informasi yang berkepentingan (Weygandt et.Al, 2007:2). Menurut AICPA “Accounting is the art of recording, classifying, and summarizing in a significant manner and in terms of money, transaction and event which are, in part at least, of financial character, and interpreting the result threre off” akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, dan peringkasan transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang berdaya guna dan dalam bentuk satuan uang, dan menginterprestasikannya hasil proses tersebut. Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi merupakan suatu komponen yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan kepada pihak luar (Baridwan Zaki, 2003).
Sistem informasi akuntansi merupakan sistem pemrosesan transaksi, sistem penganggaran belanja, dan sistem akuntansi pertanggung jawaban. Masing-masing merupakan komponen sistem informasi manajemen yang memberikan informasi untuk mengambil keputusan pada semua tingkatan organisasi (Soeparlan Soetoyo, 1996) Menurut Romney (2003:3) Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan, mencatat dan memperoses data untuk menghasilkan informasi untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi akuntansi terbagi menjadi menjadi 5 (lima) siklus, yaitu siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus produksi, siklus sumber daya manusia (SDM), siklus arus kas (Romney, 2003:29). Dari 5 (lima) siklus diatas yang menjadi fokus penulis didalam penelitian ini adalah siklus pengeluaran. Sistem Pengendalian Internal Muyadi ( 2002:160 ) mendefinsikan sebagai berikut: Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. tujuan dari pengendalian internal adalah menjaga keamanan harta kekayaan milik organisasi, memeriksa ketepatan dan kebenaran atau keandalan data akuntansi, meningkatkan atau mendorong efisiensi operasi kegiatan, mendorong ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan. Analisis Sistem Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu system informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikanperbaikannya. (Jogiyanto, 2001:129) Perancangan Sistem Perancangan sistem adalah penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi (Burch dan Grudnitski,1986:461). System design is processed of planning a new business system or one to replace or complement and existing system, yang diterjemahkan sebagai “perancangan sistem adalah proses perencanaan sistem yang baru untuk menggantikan atau menyempurnakan sistem yang telah ada” (Senn,1989:9) Perancangan sistem adalah proses penyiapan spesifikasi yang terperinci untuk mengembangkan suatu sistem baru (Cushing,1996:348) Tujuan Perancangan Sistem Tujuan perancangan sistem menurut Jogiyanto (2005) adalah: a. Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem
b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram computer dan ahli-ahli teknik yang terlihat. Perancangan Output sistem Output adalah komponen pengendalian rancangan sistem. Rancangan output yang dihasilkan pada tahap rancangan sistem general biasanya bersifat konseptual dan tidak dibentuk secara tepat. Selain itu, beberapa alternatif rancangan output general disajikan untuk evaluasi dan seleksi. Pada tahap ini, rancangan output general yang dipilih sehingga memudahkan dalam merancang secara rinci, termasuk membentuk dan mengumpulkan semua rincian yang berkaitan untuk mengkonversi output ke bentuk akhir yang akan digunakan oleh pemakai akhir dalam lingkungan operasi. Bentuk laporan yang dapat menyingkat data untuk tingkat manajemen yang berbeda yaitu laporan hierarki adalah laporan yang menyingkat, mengumpulkan dan menyesuaikan data untuk hierarki manajemen, agar memungkinkan para manajer pada semua tingkat menerima informasi yang memenuhi kebutuhan tanpa harus menyortir melalui rincian yang tidak relevan. Perancangan input sistem Rancangan input harus direncanakan dan dilaksanakan dengan hati-hati untuk mengkonversi data mentah (input) ke dalam informasi yang dapat digunakan (output). Perancangan Database Database adalah suatu gabungan file yang saling berhubungan dan dikoodinasikan secara terpusat (Romney, 2003 : 95). Rancangan data base terjadi pada dua tingkat, kecuali jika kebutuhan pemakai sederhana. Pada tingkat pertama, perencanaan system, analisis, dan rancangan system untuk menetapkan kebutuhan pemakai, bebas dari rancangan database tertentu atau DBMS. Pada tingkat kedua, rncangan umum, seperti diagram entitas relasi tingkat tinggi, ditransformasikan dikomposisikan ke dalam rancangan database rinci untuk sebuah DBMS tertentu yang akan digunakan untuk mengimplementasikan system total, model database yaitu Database Relasional menyajikan database dalam bentuk sekumpulan tabel yang saling berelasi. Tabel / relasi tersebut mempunyai beberapa karakteristik seperti : - Setiap baris berisi nilai yang berbeda - Setiap kolom mempunyai attribute yang berbeda - Setiap tabel mempunyai key attribute - Setiap tabel harus berelasi dengan tabe lainnya. Diagram Flow Data Diagram aliran data adalah suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Komponen-komponen yang digunakan dalam diagram aliran data adalah: a. Externality Entity
b. Data Flow (Arus Data) c. Proses (Fugsi Transformasi) d. Data Store (Simpana Data) Entity Diagram Relationship Model Entity Relationship merupakan suatu penyajian data dengan menggunakan Entity dan Relationship. Normalisasi Normalisasi adalah suatu teknik untuk mengorganisasikan data ke dalam tabel-tabel untuk memenuhi kebutuhan pemakai di dalam suatu organisasi Siklus Hidup Pengembangan Sistem Dalam pengembangan suatu sistem terdapat beberapatahap yang dikenal sebagai siklus hidup pegembangan sistem (system development life cycle-SDLC) Tahapan Analisis Sistem Dimulai karena adanya permintaan terhadap sistem baru. Proyek baru ditangani dalam bentuk tim, yang melibatkan pemakai, analis sistem, dan para spesialis sistem informasi yang lain, serta auditor internal. Tujuan utama analisis sistem adalah untuk menentukan hal-hal detil yang akan dikerjakan oleh sistem yang diusulkan (dan bukan bagaimana caranya). Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan analisis kebutuhan. Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan analisis kebutuhan. Tahapan Implementasi Mencakup aktivitas-aktivitas: • Pemrograman dan pengujian • Instalasi perangkat keras dan perangkat lunak • Pelatihan kepada pemakai • Pembuatan dokumentasi • Konversi Tahapan Dokumentasi Dokumentasi merupakan hal yang sangat penting dilakukan karena akan menjadi acuan pada tahapan operasi dan pemeliharaan. Pada tahapan ini, dokumentasi yang dibuat dapat dibagi menjadi tiga jenis, yaitu: dokumentasi pengembangan, dokumentasi operasi, dokumentasi pemakai Operasi dan Perawatan • Perawatan perfektif ditujukan untuk memperbaharui sistem sebagai tanggapan atas perubahan kebutuhan pemakai dan kebutuhan organisasi, meningkatkan efisiensi sistem, dan memperbaiki dokumentasi.
• •
Perawatan adaptif, berupa perubahan aplikasi untuk menyesuaikan diri terhadap lingkungan perangkat keras dan perangkat lunak baru. Perawatan korektif berupa pembetulan atas kesalahan yang ditemukan pada saat sistem berjalan.
Siklus Pengeluaran Siklus pengeluaran adalah suatu aktifitas berulang atas aktivitas bisnis dan proses data, yang terkait dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa. Siklus pengeluaran mencakup perolehan untuk dijual kembali atau digunakan dalam produksi, perolehan jasa-jasa perorangan, dan perolehan aktiva dan peralatan. Siklus pengeluaran menurut Romney (2003:74) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi. Menurut Romney (2003:96) fungsi dari siklus pengeluaran yang di dsain dengan baik adalah menyediakan pengendalian yang memenuhi tujuan-tujuan berikut: 1. Semua transaksi diotorisasi dengan benar 2. Semua transaksi yang dicatat adalah valid (benar-benar terjadi) 3. Semua transaksi yang valid dan diotorisasi telah dicatat 4. Asset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari risiko kehilangan atau pencurian 5. Aktivitas bisnis dilakukan secara efisien dan efektif. Pembelian Pembelian dapat diartikan sebagai urutan kerja atau salah satu proses yang berkaitan dengan pengadaan barang dagangan. Pembelian adalah kegiatan pemilihan sumber, pemesanan dan perolehan barang dan jasa sebagai salah satu aktivitas utama operasi bisnis perusahaan (Sulistyo Heripracoyo, 2009). Tujuan diadakannya persedian di hotel antara lain: 1. Menjaga kontiunitas usaha 2. Mencegah over investment dan barang yang busuk/rusak. 3. Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan 4. Membuat perencanaan pembelian yang optimal 5. Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang 6. Mencegah slow moving item
Fungsi pembelian pada umumnya bertanggungjawab untuk : a. Menentukan kuantitas barang yang akan dibeli secara tepat. b. Menentukan waktu penerimaan barang yang tepat. c. Menentukan rekanan pemasok barang yang tepat.
Unsur-Unsur Yang Berkaitan Dengan Sistem Akuntansi Pembelian Barang Dagangan. a. Fungsi gudang b. Fungsi pembelian c. Fungsi penerimaan d. Fungsi akuntansi Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian barang dagangan adalah : a. Surat permintaan pembelian b. Surat permintaan penawaran harga c. Surat order pembelian d. Laporan penerimaan barang e. Surat perubahan order pembelian. f. Bukti kas keluar Kas Setiap perusahaan memerlukan kas dalam menjalankan aktivitas usahanya baik sebagai alat tukar dalam memperoleh barang atau jasa maupun sebagai investasi dalam perusahaan tersebut. Standar Akuntansi Keuangan (2007:85) memberikan pengertian sebagai berikut : “Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas digunaka untuk membiayai kegiatan umum perusahaan”. Yang dimaksud dengan bank adalah sisa rekening giro perusahaan yang dapat dipergunakan secara bebas untuk kegiatan umum perusahaan. Sedangkan menurut Zaki Baridwan (2003 :85) “ kas merupakan suatu alat pertukaran dan digunakan sebagai suatu ukuran dalam akuntansi”. Dalam neraca kas merupakan aktiva yang paling serimg berubah. Hampir dalam setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas. sifat-sifat kas yaitu : a. Kas terlalu terlibat dalam hampir semua transaksi perusahaan. b. Kas merupakan harta yang siap dan muda untuk digunakan dalam transaksi serta ditukarkan dengan harta lain, mudah dipindahkan dan beragam tanpa tanda pemilik. c. Jumlah uang kas yang dimiliki oleh perusahaan harus di jaga sedemikian rupa sehingga tidak terlalu banyak dan tidak kurang. Pengolahan kas dapat dikriteriakan sebagai berikut : a. Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang sah b. Dapat digunakan setiap saat bila dikehendaki c. Penggunaannya secara bebas d. Diterima sesuai nilai nominalnya pada saat diuangkan tersebut. METODE PENELITIAN Metode yang digunakan oleh penulis untuk mengumpulkan data pada penelitian ini adalah sebagai berikut :
Wawancara Metode wawancara adalah metode pengumpulan data yang dilakukan dengan melakukan tanya jawab secara langsung dengan pimpinan hotel dan karyawan hotel yang berwenang untuk memberi data. Observasi Metode observasi adalah metode pengumpulan data yang dilakukan dengan mengamati secara langsung obyek yang berkaitan dengan penelitian. Dokumentasi Metode dokumentasi adalah metode pengumpulan data yang dilakukan dengan mengumpulkan dokumen / berkas-berkas yang ada di hotel. HASIL DAN PEMBAHASAN Hotel Mutiara dalam melaksanakan kegiatan usahanya menyediakan sarana dan prasarana hotel, salah satu sarana yang harus disediakan adalah makanan dan minuman untuk para tamu yang menginap. Secara garis besar siklus pengeluaran yang terjadi berasal dari pembelian barang pesediaan terhadap bahan makanan dan minuman di Hotel Mutiara, salah satu sarana yang harus disediakan adalah makanan dan minuman untuk para tamu yang menginap. Secara garis besar siklus pengeluaran yang terjadi berasal dari pembelian barang pesediaan terhadap bahan makanan dan minuman di Hotel Mutiara. Prosedur Akuntansi Pembelian Prosedur pembelian yang dilakukan oleh Hotel Mutiara adalah pembelian harian dan secara kas dari masing-masing bagian, berikut penjelasan dari masing-masing bagian : 1. Bagian gudang a. Menerima barang dari supplier berdasarkan invoice lembar 1 b. Melakukan penyimpanan barang c. Menyerahkan invoice lembar 1 ke bagian keuangan 2. Bagian Makanan dan Minuman a. Memberitahukan secara lisan kepada bagian keuangan bahwa barang digudang sudah habis b. Menerima salinan purchase requisition lembar ke 2 sebagai konfirmasi bahwa akan melakukan pembelian barang. 3. Bagian penerimaan barang a. Menerima barang dari supplier b. Mengecek jumlah barang dan jenis barang yang diterima dengan memberi tanda pada invoice lembar ke 1 serta memeriksa kualitas barang yang diterima c. Menyerahkan barang dan invoice lembar ke 1 pada bagian gudang 4. Bagian Keuangan Melakukan pembayaran ke supplier berdasarkan invoice yang telah di beri tanda.
5. Bagian Akuntansi dan Pembelian a. Mendapat informasi dari bagian pembelian bahwa barang digudang sudah habis b. Melakukan pengecekan ke gudang untuk memastikan barang apa saja yang akan dibeli c. Membuat purchase requisition (PR) sebanyak 2 lembar Lembar ke 1 untuk disimpan di bagian akuntansi dan keuangan Lembar ke 2 untuk bagian pembelian d. Membuat purchase order sebanyak 2 lembar Lembar ke 1 untuk supplier Lembar ke 2 untuk disimpan e. Melakukan pembelian dan negosiasi harga dengan suplier f. Menerima invoice lembar 1 dari bagian gudang g. Melakukan pembayaran kepada supplier berdasarkan invoice lembar ke 1 Evaluasi Sistem Berdasarkan pengamatan yang dilakukan, sistem akuntansi yang terjadi di Hotel Mutiara cukup memadai. Menurut penulis masih terdapat beberapa kelemahan yang perlu di perbaiki antara lain : a. Terbatasnya jumlah tenaga kerja sehingga dalam melakukan pencatatan dan pembayaran serta penerimaan uang masih dilakukan oleh satu bagian yaitu akuntansi dan keuangan. Pembagian tugas tersebut kurang memadai dan mengingat potensi Hotel untuk berkembang sehingga jumlah karyawan mungkin harus ditambah. b. Adanya perangkapan tugas di bagian akuntansi dan bagian pembelian, yaitu selain melakukan pencatatan transaksi dan pembayaran serta penerimaan uang bagian ini juga melakukan pembelian kepada supplier. Perangkapan tugas seperti ini dapat menimbulkan kemungkinan manipulasi transaksi pembelian secara fiktif sekalipun karyawan itu dipercaya oleh manajemen c. Pembuatan pembelian barang (PO) dan permintaan pembelian barang (PR), bukti penerimaan barang, buku besar pembelian buku besar pembayaran, buku besar kas, data supplier, data barang dan bukti kas keluar, masih manual yaitu masih menggunakan pulpen dan kertas sehingga masih kurang memadai. d. Belum memiliki kartu stok yang berfungsi sebagai pencatatan atas penambahan barang maupun pengurangan barang. e. Pada pembelian barang (PO) dan permintaan pembelian barang (PR) tidak dicantumkan nomor dokumen. Kebutuhan Perbaikan Sistem Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan maka kebutuhan sistem dirasakan perlu untuk memperbaiki kinerja perusahaan secara keseluruhan meliputi hal-hal sebagai berikut : 1. Struktur organisasi perusahaan Dalam struktur organisasi sebaiknya dilakukan pemisah tugas yang jelas antara bagian akuntansi dan bagian pembelian agar tercipta pembagian tugas yang jelas dan tidak
menggangu kelancaran fungsi satu dengan yang yang lainnya serta menjalankan fungsi internal control yang baik. 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan terjadi seharusnya melalui sistem otorisasi yang memadai terutama untuk a. Bagian penerimaan tidak memiliki dokumen penerimaan barang sendiri, sehingga tidak dapat mencatat aktivitasnya sehari-hari untuk itu bagian penerimaan harus memiliki dokumen penerimaan (Receiving Report) sendiri untuk mencatat semua barang yang diterima dan untuk mencegah hilangnya barang saat dikirim dari bagian penerimaan ke bagian penyimpanan. b. Permintaan pembelian barang (PR) dan Pembelian barang (PO) yang diserahkan ke supplier selain tanggal pembelian, nomor dokumen juga harus dicantumkan yang digunakan untuk mempermudah dalam mencatat urutan aktivitas pembelian barang. c. Bagian gudang harus memiliki file barang dan selalu melakukan up to date file barang. 3. Penanganan Dokumen a. Sistem harus mampu mengolah, menyimpan, mengakses dan meng up date data scara cepat dan tepat. b. Data-data manual yang ada dalam bentuk dokumen dapat digantikan dengan database dan files untuk meminimalisasi penggunaan kertas dan untuk efisien. c. Sistem dapat menghasilkan laporan kapan saja dibutuhkan. Laporan yang dibutuhkan oleh hotel adalah: 1. Laporan persediaan barang digudang 2. Laporan permintaan pembelian barang 3. Laporan pembelian barang 4. Laporan penerimaan barang 5. Laporan pengeluaran kas. Laporan yang dibutuhkan dapat dihasilkan dalam bentuk cetakan dan tampilan di layar komputer Dokumen-dokumen manual diganti dengan form komputer yang sederhana yang mudah diisi dan dicetak. Form yang dibuat adalah permintaan pembelian barang (PR), pembelian barang (PO), penerimaan barang (RR), buku besar pembelian, buku besar pembayaran, buku besar kas, data supplier, data barang dan bukti kas keluar. Rancangan Sistem yang Diusulkan DFD digunakan untuk mendokumentasikan sistem yang ada dan merencanakan serta mendesain sistem baru yang memperbaiki sistem informasi akuntansi manual atas siklus pengeluaran. Rancangan sistem usulan ini penulis menggunakan diagram konteks untuk untuk menggambarkan ruang lingkup sistem. Diagram Zero digunakan untuk menggambarkan proses utama DFD, Diagram Rinci untuk menguraikan proses yang ada dalam diagram zero.
Gambar 1 Diagram Konteks Sumber : Hasil Olahan Penulis
Pada gambar 1 tentang diagram konteks di atas dapat dilihat bahwa siklus pengeluaran akan melakukan permintaan pembelian barang, pembelian barang, penerimaan barang, pembayaran dan pencatatan yang dilakukan oleh bagian gudang, bagian pembelian, bagian penerimaan, bagian keuangan, bagian akuntansi,dan supplier sehingga dapat diperoleh laporan yang tepat, cepat serta akurat untuk diberikan kepada pemilik. Sistem pengendalian internal pada sistem ini untuk Menjaga keamanan harta kekayaan Hotel Mutiara agar tidak terjadi penyelewangan dana yang dilakukan para karyawan pada saat pembayaran ke supplier, mudah dalam pemeriksaan ketepatan dan kebenaran atau keandalan data akuntansi sehingga laporan pembelian yang diberikan akurat, Meningkatkan atau mendorong efisiensi operasi kegiatan dan tidak mempercepat dan mempermudah proses pemberian laporan pembelian kepada pemilik Hotel Mutiara, serta dapat mendorong ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan seperti tidak adanya pekerjaan double yang dilakukan dan semua bagian melakukan tugas dan fungsinya sesuai dengan prosedur yang berlaku di Hotel Mutiara.
Gambar 2 Diagram Level 0 Sumber : Hasil Olahan Penulis
Pada gambar 2 tentang diagram level 0, dideskripsikan tentang pembuatan siklus pengeluaran, dari mulai permintaan pembelian barang yang dilakukan oleh bagian gudang sampai pencatatan pembayaran yang dilakukan oleh bagian akuntansi. Bagian gudang setiap hari melakukan pemeriksaan terhadap barang yang ingin dibeli kemudian membuat PR untuk diserahkan ke bagian pembelian, sistem pengendalian internal yang dilakukan pada proses ini adalah meningkatkan atau mendorong efisiensi operasi kegiatan, ini dimaksudkan agar tidak terjadi penumpukan barang digudang. Bagian pembelian menerima PR dari bagian gudang, menerima invoice dari bagian pembelian dan mengirim invoice ke bagian keuangan kemudian bagian pembelian membuat PO untuk diserahkan ke supplier, . Sistem pengendalian internal yang dilakukan pada proses ini adalah meningkatkan atau mendorong efisiensi operasi kegiatan, ini dimaksudkan agar lebih jelas supplier mana yang akan dipilih untuk melakukan pembelian barang. Bagian penerimaan menerima barang dari supplier kemudian melakukan pencocokan antara invoice dan barang yang diterima kemuadian mengirim barang ke bagian gudang dan mengirim invoice ke bagian pembelian yang digunakan sebagai bukti bahwa yang dipesan sudah diterima. Sistem pengendalian pada proses ini adalah untuk meningkatkan atau mendorong efisiensi operasi, kegiatan ini dimaksudkan agar barang yang diterima sesuai dengan pesanan. Bagian keuangan menerima invoice dari bagian pembelian kemudian membuat BKK sebagai bukti pembayaran kepada supplier, kemudian BKK dan invoice dikirim ke bagian akuntansi. Sistem pengendalian internal pada proses ini adalah untuk menjaga keamanan
harta kekayaan Hotel Mutiara, kegiatan ini dimaksudkan agar jelas kepada siapa PO dibayar dan berapa jumlah yang ingin dibayarkan sehingga tidak terjadi pembayaran double atau pembayaran lebih ke supplier. Bagian akuntansi menerima BKK dan invoice dari bagian keuangan kemudian melaukukan pembukuan. Sistem pengendalian internal pada proses ini adalah untuk mempermudah dalam pemeriksaan ketepatan dan kebenaran atau keandalan data akuntansi serta untuk menjaga harta kekayaan Hotel Mutiara, kegiatan ini dilakukan untuk membuat laporan pembelian yang akurat kepada pemilik Hotel Mutiara. Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar 3 Entity Relation Diagram Sumber : Hasil Olahan Penulis
Diagram-ER (ERD) atau Entity Relationship Diagram adalah suatu penyajian data dengan menggunakan Entity dan Relationship yang dimaksudkan agar dapat mudah dimengerti oleh pemakai dan mudah disajikan oleh perancang basis data. Gambar 4.8 merupakan diagram-ER dari rancangan basis data yang akan dibuat. Keterangan : ERD diatas terdiri dari 9 entity yaitu barang, permintaan pembelian barang (RR), pembelian barang (PO), penerimaan barang (RR), bukti kas keluar, pencatatan, supplier, buku besar kas, buku besar pembelian, buku besar pembayaran / cash payment. ERD mempunyai 13 relationship yaitu meminta barang, membuat, barang diterima, posting, posting, barang diterima keluar, catat kas, catat, catat, dibayar, barang dikirim dan dikirim. Maksud dari ERD diatas adalah banyak barang bisa dibeli dan dibuat satu PR, satu PR dibuat satu PO yang dikirim ke satu supplier, satu supplier dapat mengirim banyak barang. Banyak barang yang diterima akan diposting ke satu bukti kas keluar dengan
melihat satu buku besar kas dan satu bukti kas keluar akan dibayarkan kepada satu supplier. Berdasarkan satu bukti kas keluar akan di posting ke banyak pencatatan yaitu satu pencatatan ke satu buku besar kas, satu pencatatan ke satu buku besar pembayaran / cash payment, satu pencatatan ke satu buku besar pembelian. Rancangan Masukan Rancangan masukan yang diusulkan pada system ini menggunakan Form yang digunakan untuk memasukan data. Form yang dirancang adalah : a. Form Permintaan Pembelian Barang (PR) b. Form Pembelian Barang (PO) c. Form Penerimaan Barang (RR) d. Form buku besar pembelian e. Form buku besar pembayaran / cash payment f. Form buku besar kas g. Form bukti kas keluar h. Form data supplier i. Form data barang j. Form pencarian barang berdasarkan data supplier k. Form pencarian supplier berdasarkan barang Rancangan Keluaran Dalam rancangan keluaran yang diusulkan ada 6 laporan yaitu : a. Laporan permintaan pembelian barang b. Laporan pembelian barang c. Laporan penerimaan barang d. Laporan pembayaran / cash payment e. Laporan pengeluaran kas f. Laporan persediaan barang Rancangan Menu a. Menu Log In b. Menu KESIMPULAN DAN IMPLIKASI Kesimpulan Sistem informasi akuntansi manual atas siklus pengeluaran yang terjadi pada Hotel Mutiara di Boyalali kurang memadai sehingga menyebabkan permasalahan seperti kesalahan dalam pencatatan transaksi pembelian sehingga informasi pembayaran tidak akurat, tidak tersedianya informasi saat dibutuhkan dan banyaknya dokumen pendukung yang digunakan untuk membantu dalam pembayaran kepada supplier. Untuk menyelesaikan masalah yang ditimbulkan akibat sistem informasi akuntansi pada Hotel Mutiara yang masih manual, maka disediakan rancangan masukan, rancangan keluaran dan rancangan menu. Rancangan masukan berupa form purchasing receive, form
purchasing order, form receiving report, form buku besar pembelian, form buku besar pembayaran / cash payment, form buku besar kas, form bukti kas keluar, form data supplier, form data barang, form pencarian barang berdasarkan data supplier, form pencarian data supplier berdasarkan data barang. Rancangan keluaran terdiri dari laporan permintaan pembelian barang, laporan pembelian barang, laporan penenrimaan barang, laporan pembayaran / cash payment, laporan pengeluaran kas, laporan persediaan barang. Rancangan menu terdiri dari form log in dan form menu. Dengan adanya komputerisasi pada sistem informasi akuntansi atas siklus pengeluaran pada hotel mutiara sudah mencapai sasaran yang diinginkan yaitu dapat menjaga keamanan harta kekayaan Hotel Mutiara, dapat memeriksa ketepatan dan kebenaran atau keandalan data akuntansi, dapat meningkatkan atau mendorong efisiensi operasi kegiatan, dan dapat ditaatinya kebijaksanaan – kebijaksanaan yang telah ditetapkan. Implikasi Implikasi dari penerapan perancangan sistem yang diusulkan adalah : Dengan adanya sistem informasi akuntansi atas siklus pengeluaran pada hotel Mutiara yang terkomputerisasi akan mempermudah pengawasan semua kegiatan seperti pengadaan barang yang sesuai dengan kebutuhan sehingga tidak terjadi penumpukan barang atau barang yang tidak terpakai, pengawasan terhadap keuangan lebih mudah untuk menghindari terjadinya penyelewengan dana sehingga lebih efektif dan efisien, dalam pencatatan akuntansi menjadi tertib, tepat dan akurat. DAFTAR PUSTAKA Arnold V, Clark N, Collier PA, Leech SA, Sutton SG, 2006, The differential useand effect of knowledge-based system explanations in novice and expert judgement decisions, Managemen Information System Baridwan Zaki, 2003, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 5, Penerbit : Offset Gajah Mada University Press, Yogyakarta Burch, John. Grudnitski, Gary, 1986, Information System Theory and Practic,. Edisi Keempat : New York. Cushing, Barry E, 1996, Sistem Informasi Akuntansi dan Organisasi Perusahaan, Terjemahan Ruchyat Kosasih, Edisi 7, Penerbit : Airlangga, Jakarta Davis B, Gordon, 2002, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, Penerbit : PT. Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta Elmasri. Ramez, Navathe. Shamkant B, 2000, Fundamentals of Database System. Edisi ke 3, California: The Benjamin/Cummings Publishing Company, Inc. Fazzari Steven , Ferri Piero, Greenberg Edward, 2006, Cash flow, investment, and Keynes–Minsky cycles, Washington, USA, Journal of Economic Behavior & Organization Vol. 65 (2008) Fitzgerald, dkk, 1987, Fundamentals of System Analysi, New York. Gitman J, Lawrence, FORRESTER Keith D, FORRESTER JR, R,
John,1976 MAXIMIZING CASH DISBURSEMENT FLOAT, Heripracoyo, Sulistyo, 2009, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Pada PT. Oliser Indonesia, Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi, Yogyakarta Ikatan Akuntan Indonesia , 2007, Standar Akuntansi Keuangan , Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Jogiyanto HM, 2001, Analisis dan Disain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur, Penerbit : Andi Offset, Yogyakarta Jogiyanto HM, 2005, Sistem Teknologi Informasi Pendekatan Terintegrasi Andi Offset, Yogyakarta Mascha, Maureen Franchis, Smedley, Georgia, 2007, Can computerized decision aid do “damage’? A case for tailoring feedback and task complexity based on task experience, International Journal of Accounting Information System 8 Mirhani, Siti, 2003, Penerapan Pengawasan Intern Pendapatan dan Pengeluaran Pada Garuda Plaza Hotel, Fakultas Ekonomi, Jurusan Akuntansi, Universitas Sumatera Utara McLeod., Raymond. & Schell, George P. (2004). Management information system (9th ed). New Jersey:Prentice Hall. Mulyadi, 2002, Sistem Akuntansi, Yogyakarta : Salemba Empat. Poston, Robin S, Grabski, Severin V, 2000, Accounting Information System Research: Is It Another QWERTY?, International Journal of Accounting Information System I Romney, Marshall B, Steinbart, Paul John, 2003, Accounting Information System, Penerbit : Salemba Empat, Jakarta Senn, James A, 1989, Analisis and Design Information System, Second Edition, New York Suparlan Soetoyo, 1996, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit : Gunadarma, Jakarta Sutton, Steve G, 2000, The Changing face of Accounting in an Information Technology Dominated World, International Journal of Accounting Information System, Vol. I (8) Weygandt. Jerry J and Kieso. Donald E and Kimmel. Paul D, 2007, Accounting Principles, Edisi Ketujuh, Penerbit Salemba Empat, Jakarta Widanaputra, AA, GP, 2009, Akuntansi Perhotelan Pendekatan Sistem Informasi, Graha Ilmu, Yogyakarta. Widjajanto Nugroho, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta: Erlangga Wilkinson, et al, (2000), Accounting information systems:Essential concepts and applications (4the,). NewYork:John Wiley and sons. Inc.
