PENGEMBANGAN MODEL DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENGELUARAN DAN PERSEDIAAN BERBASIS WEB PADA PT CIPTA RETAIL PRAKARSA
Almira Della Rosa Nauli Binus University, Sektor 4 Bintaro Jaya, 081617168426,
[email protected] Abstract Every company faces its own business competition that forces it to survive or to be better than its competitors. The purpose of this research is to analyze the business process and identify its problems, to give solution for existing problems, and to design an Accounting Information System (AIS) for expenditure cycle and commercial inventory at PT Cipta Retail Prakarsa. The research was done by analyzing the current system, which is illustrated using an activity diagram, and by analyzing the need for a system using the Object Oriented Analysis and Design (OOAD) approach based on the theory by Satzinger, Jackson, and Burd, which resulted in the AIS design of the expenditure and commercial inventory cycle. The conclusion achieved by this research is this AIS planning may help maximize the company’s productivity in terms of doing its business processes such as buying, cash expenditure, and inventory management. Keywords : accounting information system, AIS, expenditure and inventory cycle, object oriented, inventory, consignmnet, purchasing, accounts payable.
Abstrak Setiap perusahaan menghadapi suatu kompetisi bisnis yang menuntut perusahaan dapat bertahan atau menjadi lebih unggul dari para pesaingnya. Penelitian bertujuan untuk menganalisis proses bisnis dan mengidentifikasi masalah, memberikan rekomendasi atas masalah yang terjadi, serta merancang Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang terkait siklus pengeluaran dan persediaan barang dagang pada PT Cipta Retail Prakarsa. Analisis dilakukan dengan menganalisis sistem yang sedang berjalan yang digambarkan menggunakan activity diagram serta menganalisis kebutuhan sistem menggunakan metode perancangan yang digunakan adalah dengan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) berdasarkan teori Satzinger, Jackson, dan Burd yang mengacu pada business modeling, requirement, serta design discipline. Hasil yang dicapai berupa rancangan SIA siklus pengeluaran dan persediaan. Kesimpulan yang diperoleh adalah dengan adanya perancangan SIA ini dapat membantu memaksimalkan kinerja perusahaan dalam menjalankan proses bisnis pembelian, pengeluaran kas, dan pengelolaan persediaan. Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, SIA, siklus pengeluaran dan persediaan, berorientasi objek, persediaan, konsinyasi, pembelian, hutang usaha, pengeluaran kas.
PENDAHULUAN Pesatnya perkembangan ilmu teknologi dan informasi pada era globalisasi ini, membuat persaingan bisnis semakin kompetitif terutama perusahaan yang bergerak pada sektor perdagangan. Perusahaan diwajibkan untuk dapat menciptakan pertumbuhan ekonomi yang kondusif dan mampu menggerakan roda pembangunan untuk menuju kemandirian ekonomi. Salah satu strategi pembelian yang dilakukan para pelaku bisnis dan perusahaan perdagangan saat ini, di antaranya adalah dengan pembelian barang dagang secara konsinyasi. Pembelian secara konsinyasi banyak diminati karena saat ini perusahaan dagang sering kali keberatan jika harus membeli langsung dari perusahaan, penyebabnya seperti keterbatasan modal dan resiko yang besar yang harus ditanggung jika barang yang sudah mereka beli dari perusahaan kurang laku di pasaran. Perusahaan dagang yang menerapkan sistem konsinyasi adalah The Goods Dept (TGD) yang merupakan perusahaan dagang yang dibawahi oleh PT Cipta Retail Prakarsa (CRP) yang berpusat di Grand Wijaya Center, Jakarta, Indonesia. Di bangun pada tahun 2010 oleh penemu bazaar Brightspot Market, PT CRP membangun lingkungan dimensional ritel unik dan menjadi pionir dalam mengenalkan fashion alternatif, seni kreatif, dan produk dari desainer-desainer lokal dan beberapa brand internasional. Pembelian barang dagang yang digunakan adalah dengan menggunakan metode konsinyasi dan beli putus (wholesale). Barang yang telah dibeli akan dimasukkan ke dalam gudang pusat The Good Dept untuk menjadi persediaan dan akan disalurkan toko-toko TGD dan dilakukan pencatatan secara berkala. Dalam operasionalnya, perusahaan ini sering mengalami beberapa masalah yang terkait dengan proses pembelian dan persediaan barang dagang, diantaranya pembaharuan data persediaan yang tidak akurat, dan terjadinya overlapping dimana staf akuntansi juga merangkap sebagai staf keuangan. Selain itu, tingginya omset perusahaan tidak didukung dengan pengolahan data yang baik sehingga menyulitkan manajemen dalam memperoleh laporan-laporan terkait yang akurat misalnya mengetahui stok barang yang sudah menipis pada gudang pusat dan gudang cabang. Serta pentingnya pengendalian interen yang berhubungan dengan prosedur pembelian persediaan agar terhindar dari kesalahan yang disengaja maupun tidak disengaja dan penyelewengan yang dilakukan oleh pihak manajemen atau pekerja, serta menjaga aset perusahaan yang sangat berharga. Untuk menghadapi kendala bisnis yang ada, penerapan sistem informasi berbasis komputer sangat dibutuhkan untuk menjaga kelangsungan bisnis pada The Goods Dept. Karena hal tersebut diatas, diperlukan sistem yang baik dalam melakukan pengelolaan terhadap pembelian dan persediaan serta pengendalian agar dapat mengurangi kemungkinan risiko yang terjadi pada siklus ini. Hasil penjabaran uraian di atas dapat dikemukakan bahwa, diperlukan suatu sistem informasi akuntansi berbasis kompter untuk membantu proses bisnis dan prosedural pembelian dan persediaan pada TGD, serta diterapkannya pengendalian interen yang baik yang dapat mengurangi penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dalam operasional sehari-hari dan untuk membantu pihak manajemen dalam pengambilan keputusan.
METODE PENELITIAN Metodologi penelitian yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. Metode pengumpulan data A. Studi Kepustakaan Melakukan studi kepustakaan dengan cara mengambil referensi dari beberapa sumber buku, artikel, jurnal dan sumber internet untuk mencari teori mengenai sistem informasi akuntansi siklus pembelian dan persediaann. Contohnya mengambil refrensi dari jurnal atau skripsi dari peneliti sebelumnya yang mempunyai topik sama sehingga pembahasan topik penelitian sesuai dengan teori yang mendukung. B. Studi Lapangan Melakukan pengumpulan data dengan melakukan : 1)
Analisis Sistem Berjalan Melakukan peninjauan langsung terhadap PT Cipta Retail Prakarsa dan membuat activity diagram dari proses berjalan di perusahaan.
2)
Observasi Melakukan pengamatan langsung untuk mengetahui prosedur siklus pengeluaran dan persediaan yang dilakukan sehari-hari oleh perusahaan, Adapun tahapannya yaitu : a)
Menyiapkan bahan materi apa saja yang akan di observasi, seperti ; prosedur dan pencatatan pembelian, penerimaan, retur, dan pengeluaran kas serta pencatatan dan pelaporan keuangan, regulasi dan kebijakan yang diterapkan perusahaan dalam menjalankan bisnisnya dan pihak-pihak yang terkait dalam menjalankan bisnis perusahaan.
b) Mendatangi langsung ke perusahaan dan menemui pihak-pihak terkait yang akan membantu dalam proses observasi di perusahaan, seperti ; Pemilik perusahaan, Bagian Pembelian, Bagian Akuntansi dan Bagian Finance. c)
Melakukan pengamatan langsung kepada bagian pembelian dalam mengerjakan proses pembelian dari pemasok dan mengukur kinerjanya apakah sudah sesuai dengan prosedur pembelian yang sudah ditetapkan.
d) Mengecek Purchase Order untuk pemasok dari bagian pembelian apakah sudah sesuai dengan detail dan jumlah barang yang dipesan. e)
Mengecek form penerimaan barang yang diterima dari pemasok apakah sudah sesuai, detail dan benar jumlah barang yang diterima.
f)
Mengecek dan mengamati langsung prosedur retur barang yang sudah diteapkan diperusahaan, apakah sudah sesuai dengan prosedur dan regulasi.
g) Mengecek Transfer Order yang dibuat oleh bagian pembelian untuk wilayah cabang, apakah sudah sesuai dengan prosedur, dan sudah berisi detail dari barang yang akan ditransfer. h) Mengecek dan mengamati langsung manajemen persediaan yang berjalan pada perusahaan, apakah sudah terintegraasi langsung dengan siklus pengeluaran atau belum. i)
Mengecek penghitungan yang dilakukan bagian keuangan atas pengakuan komisi, pendapatan konsinyor yang akan dibayarkan, apakah sudah sesuai dengan kebijakan keuangan yang diterapkan oleh bagian keuangan dalam menentukan pengakuan komisi.
j)
Mengamati dan mengecek bagian akuntansi dalam melakukan pencatatan dan pelaporan keuangan pengeluaran kas setiap terjadi transaksi, apakah sudah sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang ada pada perusahaan dan diatur dalam standar Akuntansi Keuangan Internasional
3) Dokumentasi Menelusuri bukti-bukti transaksi keuangan perusahaan seperti : purchase order, penerimaan barang, transfer order, laporan keuangan dan pencatatan hutang pembelian dan konsinyasi yang mendukung kelengkapan data. 4) Wawancara Membuat daftar pertanyaan dan bertanya langsung pada pihak yang terkait seperti : a) Pemilik perusahaan dalam latar belakang berdirinya perusahaan, visi dan misi peruahaan, struktur organisasi, konumen segmen dan konsep yang dianut oleh perusahaan. b) Bagian pembelian dalam mejalankan prosedur pembelian, distribusi, untuk me c) Bagian gudang pusat dalam menjalankan prosedur manajemen dan mengelola persediaan dalam perusahaan. d) Bagian Store Merchandiser dalam menjalankan prosedur penerimaan barang dagang dari gudang pusat dan melaporkan barnag yang terlah keluar dan masuk dari gudang cabang. e) Bagian akuntansi dalam mencatat dan melaporkan keuangan pengeluaran kas setiap terjadi transaksi. f) Bagian keuangan dalam mengitung dan menetapkan pengakuan komisi untuk perusahaan dan bagaimana prosedur untuk pengeluaran kas. 2.
Analisis dan Perancangan yang akan dibuat dalam sistem ini menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design oleh Satzinger, Jackson, and Burd, yang terdiri dari:
a. Menganalisis Requirement b. Merancang Deployment Environment & Support Services Architecture c. Merancang Software Architecture d. Merancang Use Case Realizations e. Merancang Database f. Merancang System & User Interface g. Merancang System Security & Control
3.
Pengembangan sistem yang dibuat pada penelitian ini adalah berorientasi objek dengan Unified Process Life Cycle oleh Satzinger, Jackson, and Burd adalah : a.
Inception : a) Menentukan dan mengembangkan ruang lingkup proyek b) Membuat ‘Business Case’ c) Mengidentifikasi apakah proyek penelitian akan menciptakan business case yang lebih baik.
3. b.
Elaboration : a) Menganalisa berbagai persyaratan dan resiko b) Menetapkan ‘base line’ c) Merencanakan fase berikutnya yaitu construction
c.
Construction : a) Melakukan sederetan iterasi b) Pada setiap iterasi akan melibatkan proses berikut: analisa desain, implementasi dan testing
HASIL DAN BAHASAN Tujuan Struktur Organisasi yang Diusulkan Berdasarkan sumber struktur organisasi yang ada pada PT Cipta Retail Prakarsa, terdapat beberapa titik kelemahan yang bisa membuat Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Pengeluaran dan Persediaan yang akan dirancang kurang maksimal manfaatnya, maka berikut adalah struktur organisasi yang diusulkan yang bermaksud untuk memaksimalkan fungsi SIA yang akan dirancang. Pemisahan tugas antara bagian keuangan dan bagian akuntansi. Penambahan baru pada bagian akuntansi diusulkan untuk memaksimalkan kinerja dalam menyajikan laporan keuangan yang lebih akurat. Berikut adalah tujuan organisasi yang diusulkan :
Tujuan Perubahan Struktur Organisasi Berdasarkan usulan perubahan Struktur Organisasi pada PT Cipta Retail Prakarsa dengan tujuan untuk meminimalisasi masalah yang dihadapi perusahaan saat ini dari hasil identifikasi masalah yaitu : 1.
Tidak adanya pemisahan tugas yang spesifik dan sinergi antara bagian keuangan dan akuntansi dalam perusahaan yang dapat menjadi kesempatan adanya perbuatan fraud atau kecurangan dalam siklus transaksi perusahaan. Tujuan Perubahan : Dengan adanya perubahan diharapkan akan meminimalisasi terjadinya hal tersebut dan menghindari adanya kecurangan atau fraud. Dengan mengurangi beban bagian akuntansi dan keuangan yang dulunya menyusun laporan keuangan, pemeriksaan hutang dagang yang jatuh setiap bulan, menjurnal seluruh kegiatan transaksi perusahaan, dan mengatur kegiatan arus kas perusahaan baik masuk maupun keluar menjadi pembagian tugas yang lebih spesifik.
A. Tugas dan Wewenang yang Diusulkan Dalam struktur organisasi yang diusulkan terdapat beberapa perubahan Tugas dan Wewenang pada bagian Keuangan dan Akuntansi. Tanggung jawab dan wewenangnya sebagai berikut : 1.
Bagian Akuntansi
Tugas : a)
Membuat Jurnal transaksi perusahaan
b) Memantau dan membuat laporan mengenai kegiatan arus kas perusahaan baik arus kas masuk maupun kas keluar pada PT Cipta Retail Prakarsa tiap bulannya c)
Menerima dan menyimpan bukti penerimaan dan pengeluaran kas
Wewenang : a)
Mengotorisasi pembayaran yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan.
2.Bagian Keuangan : Tugas : a) Bertanggung jawab atas laporan dan rincian keuangan perusahaan. b) Bertanggung jawab atas ketepatan data internal dan eksternal perusahaan. c) Membuat laporan keuangan pada PT Cipta Retail Prakarsa tiap bulannya. d) Melakukan dan bertanggung jawab atas internal auditing pada perusahaan. Wewenang : a) Menentukan besarnya biaya pengeluaran yang akan dibayarkan dan mengirim biaya pengeluaran kepada para supplier. b) Menentukan besarnya gaji karyawan berdasarkan laporan kegiatan perusahaan dari staf penggajian. Proses bisnis yang diusulkan adalah : a) Prosedur Pembelian Barang 1) Proses berawal dari adanya ketertarikan calon supplier untuk menjualkan produk di TGD. Supplier akan mengirimkan linesheet dan sampel produk kepada bagian pembelian. Bagian pembelian akan mempelajari linesheet dan menseleksi apakah produk yang ditawarkan supplier merupakan produk yang sesuai dengan konsep yang diusung TGD. 2) Jika ada ketertarikan dari bagian pembelian, maka bagian pembelian akan mengirimkan surat perjanjian pembelian barang. Dalam surat perjanjian tersebut terdapat poin penting seperti metode pembelian yang digunakan. Biasanya untuk supplier dalam negeri akan dikenakan metode pembelian konsinyasi dan untuk supplier luar negeri akan dikenakan metode pembelian beli putus. Dalam surat perjanjian terdapat hal-hal penting yang berkaitan dengan metode pembelian yang digunakan. Dalam surat perjanjian metode pembelian konsinyasi mencakup hak dan kewajiban konsinyor maupun konsinyi, persentase penerimaan komisi, pengakuan biaya angkut oleh konsinyor, kebijakan retur dan lainnya.
3) Setelah ada persetujuan dari dua belah pihak, maka bagian pembelian akan mendaftarkan data lengkap supplier kepada master data supplier. Data yang akan didaftarkan adalah, nama merk dagang, nama pemilik, alamat, telepon, email dan nomor rekening yang digunakan untuk mentransfer pembayaran kas untuk supplier. 4) Kemudian bagian pembelian akan membuat Purchase Order (PO) berdasarkan linesheet yang berisi detail lengkap produk seperti nama supplier, nama barang, kuantiti barang yang akan dibeli. 5) Direktur Ritel akan mendapat notifikasi dari bagian pembelian untuk melakukan otorisasi persetujuan PO yang dibuat. Jika PO ditolak, maka akan kembali ke proses awal pembuatan PO dan apabila diterima bagian pembelian akan mengirimkan PO kepada supplier lewat email dan menyimpan data PO tersebut. 6) Supplier yang sudah menerima PO dari bagian pembelian akan menyiapkan barang sesuai dengan PO dan mengirimkan barang langsung ke gudang pusat. Dalam perjanjian konsinyasi di TGD, pihak yang menanggung biaya angkut adalah para supplier. 7) Bagian Gudang akan menerima barang yang dikirim oleh supplier dan menerima surat jalan dari supplier. Selanjutnya bagian gudang akan mengecek kondisi fisik barang dan mencocokan barang yang datang berdasarkan PO dengan cara mencari nomor PO yang dimaksud dan mengecek PO. Barang yang tidak ada dalam PO dan mempunyai kondisi fisik yang tidak baik tidak akan diterima oleh bagian gudang. 8) Bagian gudang akan meng-update data penerimaan barang pada menu transaksi Goods Receving dan menyimpan data tersebut. 9) Bagian Gudang kemudian akan mencetak Receive Note yang akan diberikan kepada supplier sebagai bukti barang sudah diterima di gudang pusat. 10) Restocking process akan dilakukan setiap 3 (tiga) bulan sekali. Untuk supplier lama, apabila mengirimkan sampel produk baru akan dicek kualitasnya oleh bagian pembelian dan untuk supplier baru akan diberlakukan proses pembelian yang sama seperti yang sudah dijabarkan.
Usulan Sistem – Proses Pembelian Pemasok
Direktur Ritel
Bagian Pembelian
Bagian Gudang Pusat
Ditolak
Linesheet
Mengirimkan Linesheet dan Sampel
Mengkurasi dan melihat kualitas produk
Produk Diterima/Ditolak
Diterima Surat Perjanjian Membuat dan mengirim Surat Perjanjanjian pembelian
Menyetujui Perjanjian
Mendaftarkan Pemasok
No Mengotorisasi PO
Approval?
Membuat Purchase Order (PO)
yes
Mengirim PO via email untuk pemasok
PO Membuka PO untuk cek barang
Megirimkan barang
Tidak
Sesuai dan kondisi fisik
Ya
Mengupdate Goods receiving
Phase
Receive Note
b) Proses Distrbusi dan Pengiriman barang
Mencetak Receive Note
Store Merchandiser
1) Bagian Pembelian akan mendapatkan update barang yang sudah masuk gudang dari notifikasi bertambahnya Goods Receiving. 2) Bagian Pembelian kemudian akan membuka menu AutoDelivery untuk menganalisa permintaan konsumen dan kebutuhan barang per cabang. 3) Dari data laporan AutoDelivery, Bagian Pembelian akan membuat Transfer Order (TO) yang berisi barang-barang yang akan di kirim dari gudang pusat untuk toko cabang. 4) Setelah itu, Bagian Gudang akan menyiapkan barang sesuai dengan TO dan mencetak TO yang dibuat oleh bagian pembelian sebagai bukti barang keluar dan surat jalan yang akan diberikan untuk toko cabang. 5) Store Merchandiser akan menerima barang dan surat jalan yang diberikan oleh Bagian Gudang pusat dan melihat kondisi barang. 6) Store Merchandiser menerima barang kiriman dari gudang pusat dan mencocokan dengan TO yang diberikan oleh bagian gudang pusat dan meng-update goods receiving cabang atas barangbarang yang sudah diterima. 7) Store Merchandiser akan mendisplay barang yang sudah ada di toko cabang. Pada akhir periode bisnis, store merchandiser akan meng-update data barang keluar atau data inventoty out.
Usulan Sistem – Proses Distribusi dan Pengiriman Barang Pemasok
Direktur Ritel
Bag. Pembelian
Bag. Gudang Pusat
Store Merchandiser
Mendapat Notifikasi Update Barang
Analisa kebutuan barang percabang dan generate report
Membuat Transfer Order(TO) Pusat untuk cabang
Menyiapkan barang Seuai TO
Mencetak TO Pusat untuk cabang Update Goods Receiving cabang
Mendisplay barang
Phase
Update Barang Akhir periode
c) Proses Retur Barang 1) Proses retur ke supplier akan dimulai dimana setelah 3 bulan barang di tampilkan di toko cabang. Bagian pembelian akan menggunakan aplikasi Auto Return untuk menganalisi penjualan barang kurang baik (slow selling) dilihat dari data stok barang yang keluar.
2) Bagian pembelian akan menghubungi supplier lewat email untuk menginformasikan bahwa produk mereka slow selling dan akan diretur. 3) Bagian Pembelian akan membuat TO dari cabang ke pusat yang berisi barang-barang retur yang akan dikembalikan ke gudang pusat. Karena proses retur hanya boleh dilakukan pada gudang pusat. 4) Store Merchandiser kemudian mencetak TO yang dibuat oleh bagian pembelian yang akan digunakan sebagai surat jalan dan menyiapkan barang seperti yang sudah tertera pada TO. 5) Gudang pusat akan menerima dan memeriksa sesuai atau tidak kondisi fisik barang yang datang dengan TO dari cabang dan meng-update goods receiving, pertambahan barang retur di gudang pusat. Bagian Pembelian kemudian akan mendapatkan notifikasi bahwa barang retur sudah diterima di gudang pusat dan menghubungi supplier bahwa barang sudah bisa diambil. 6) Supplier yang sudah dihubungi bagian pembelian akan mengambil barang mereka, pihak gudang akan mengecek barang yang akan diretur bersama dengan supplier. Setelah barang selesai diambil, bagian gudang akan membuat form Return Supplier (RS) dan sekaligus mengurangi data stok barang retur pada sistem.
Usulan Sistem – Proses Retur Pemasok
Bag. Pembelian
Bag, Gudang Pusat
Store Merchandiser
Analisis barang terjual selama 3 bulan
Menghubungi pemasok akan dilakuakan retur
Membuat TO cabang untuk pusat
Menyiapkan barang
Mencetak TO Cabang untuk pusat
Mendapat notifikasi barang retur
Update Goods Receiving Retur
Membuat surat Return Supplier
Mengambil barang
Update stok yang sudah diretur
Phase
Return to Supplier
d) Proses Pembayaran Kas 1) Bagian Pembelian akan mencetak laporan pembelian per akhir periode bisnis yang akan diserahkan untuk bagian keuangan. 2) Store Merchandiser akan meng-update data Inventory Out berdasarkan barang yang sudah keluar tiap cabang. 3) Bagian Keuangan kemudian akan menarik data atau generate inventory out data dan memvalidasi laporan etrsebut. 4) Setelah itu, bagian keuagan akan membagi cara pembayaran menurut dua metode pembelian, yaitu metode konsinyasi dan beli putus. 5) Untuk metode konsinyasi, bagian akuntansi akan mencetak sales report dari barang yang sudah terjual. Sales report akan dikirimkan setiap tanggal 15 per bulannya oleh bagian akuntansi kepada supplier lewat email. Supplier yang sudah menerima sales report, wajib mengirimkan invoice yang ditujukan untuk bagian keuangan paling lambat 2 (dua) minggu setelah sales report diterima. 6) Setelah mengirimkan sales report, bagian akuntansi akan menjurnal hutang konsinyasi dengan sistem autojurnal untuk menandakan total pembayaran yang harus dibayarkan perusahaan. 7) Untuk metode beli putus, supplier akan langsung mengirimkan invoice yang ditujukan untuk bagian keuangan. 8) Bagian keuangan kemudian akan pengecekan secara manual atas invoice yang diberikan oleh konsinyor dengan sales report dan validasi invoice dari supplier sistem beli putus dengan PO. 9) Bagian keuangan kemudian akan melakukan pembayaran lewat transfer bank. 10) Bagian Akuntansi kemudian akan memposting jurnal ke general ledger menggunakan autojournal. 11) Terakhir, Bagian Akuntansi akan mencetak jurnal yang akan digunakan untuk dasar pengambilan keputusan dan informasi manajemen.
Usulan Sistem – Pembayaran Kas Bagian Pembelian
Pemasok
Mencetak laporan pembelian
Bag. Keuangan
Bag. Akuntansi
Generate data Barang keluar
Metode Pembelian?
Konsinyasi
Mencetak sales report
wholesale Mengirim invoice Validasi manual invoice Dengan PO/sales report
Ya
Menjurnal Account Payable konsinyasi
Revisi Invoice?
Tidak
Melakukan Pembayaran
Transfer antar bank
Menjurnal transaksi
Phase
Mencetak Jurnal
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi siklus pengeluaran dan persediaan yang telah dilakukan pada PT Cipta Retail Prakarsa, maka dapat ditarik kesimpulan yang didapatkan adalah sebagai berikut: 1.
Terkait dengan overlapping, maka sebaiknya bagian akuntansi tidak merangkap sebagai bagian keuangan. Dengan adanya sistem informasi akuntansi siklus pengeluaran dan persediaan, dapat membantu perusahaan dalam memberikan dan membagi hak akses berdasarkan login yang dilakukan sebelum menggunakan aplikasi sehingga dapat meningkatkan pengendalian internal dalam perusahaan dan dapat meminimalisasi kecurangan-kecurangan yang dapat terjadi.
2.
Terkait dengan pendistribusian barang yang tidak merata dan kendala dalam melakukan prosedur evaluasi pemasok, maka sebaiknya perusahaan mempunyai suatu sistem pengolahan data terkait aktifitas distribusi barang dan evaluasi pemasok. Sistem akan menarik data dari database dan menghasilkan laporan dan informasi yang cepat dan akurat untuk menjadi dasar dalam pembantu pengambilan keputusan dalam pendistribusian barang dan evaluasi pemasok.
3.
Terkait dengan pembaharuan data barang yang tidak bisa didapat secara real time dan reliable, maka sebaiknya perusahaan membuat sistem informasi akuntansi persediaan barang yang terintegrasi pada gudang pusat dan gudang cabang yang di dalamnya terdapat pencatatan dalam penerimaan dan keluar barang serta laporan dari aktifitas tersebut yang dapat dimonitor secara real time dan laporan nya dapat diandalkan keakuratannya.
4.
Terkait dengan mekanisme penyediaan laporan keluar dan masuk barang serta informasi yang belum memadai, dapat didukung dengan adanya sistem yang dapat menghasilkan laporan secara lebih cepat, tepat, dan terperinci sesuai dengan periode yang dibutuhkan.
Saran Adapun saran-saran yang dapat diberikan kepada PT Cipta Retail Prakarsa terkait dengan sistem informasi akuntansi siklus pengeluarannya yaitu sebagai berikut: 1.
Sebelum sistem informasi akuntansi siklus pengeluaran dan persediaan diterapkan, perusahaan diharapkan
dapat
mengadakan
sosialisasi
dan
pelatihan
bagi
karyawan-karyawan
untuk
mengoperasikan sistem ini dengan baik. Pelatihan dapat berupa seminar atau sharing knowledge tentang implementasi sistem baru. Pelatihan ini digunakan untuk dapat menambah pemahaman karyawan mengenai cara kerja sistem yang dapat menunjang keberhasilan penerapan sistem yang baru. 2.
Perusahaan diharapkan dapat meningkatkan pengendalian internal terutama yang berkaitan dengan siklus pengeluaran dan persediaan sehingga semua prosedur yang ada dapat berjalan dengan lancar.
3.
Perusahaan diharapkan dapat melakukan maintenance terhadap infrastruktur yang mendukung sistem terkomputerisasi tersebut untuk mencegah kerusakan yang akan mengganggu kinerja sistem tersebut.
4.
Untuk meningkatkan keamanan dan juga meminimalkan kerusakan atau kehilangan data transaksi atau informasi keuangan, ada baiknya perusahaan melakukan back-up pada data transaksi secara konsisten
5.
Perusahaan diharapkan selalu melakukan peninjauan dan evaluasi sistem informasi akuntansi secara berkala yang dapat menjaga kesesuaian sistem yang digunakan dengan proses bisnis yang dijalankan oleh perusahaan. Apabila terdapat perubahan atau perkembangan proses bisnis, pengembangan sistem informasi akuntansi dapat dilakukan untuk menyesuaikannya dengan proses bisnis yang berjalan dalam perusahaan saat itu.
REFERENSI Assauri (2008). Manajemen Produks dan Operasi.Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Bismas, T., Wang, H., & Khisnamurti, R. (2008). Integrating Sustainable Building Rating Systems with Building Connolly, T. and Begg, C. (2010). Database Systems – A Practical Approach to Design,Implementation, and Management, Fifth Edition. Boston: Pearson Addison –Wesley. Donald E. Kieso, W. A. (2002). Advanced Accounting (Akuntansi Keuangan Lanjutan). Jakarta: Erlangga. Druzdel, M., & Flynn, R. (2002). Decision Support Systems. New York: Marcel Dekker. Earl K. Stice, James D. Stice dan K. Fred Skousen. 2004. Akuntansi Intermediate,Edisi Lima Belas, Buku 1, Alih Bahasa oleh Salemba Empat. Jakarta: SalembaEmpat, Gelinas, U.J. & Richard B. Dull. (2010). Accounting Information System. (7th edition). Canada: Thompson SouthWestern. Halim, Abdul. (2003). Akuntansi Keuangan Menengah. Yogyakarta: BPFE. Hall, J. A. (2011). Introduction to Accounting Information System. (9th edition). Canada: Cengage Learning SouthWestern. Hidayat, Rahmat. (2010). Cara Praktis Membangun Website Gratis, edisi pertama. Jakarta: Elex Media. Jones, Frederick L dan Rama, Dasaratha V. (2006). Accounting Information Systems: A Business Process Approach. 1st edition. Canada: Thompson South-Western. Kendall, K. d. (2003). Analisis dan Perancangan Sistem. Jakarta: Prenhallindho. Mulyadi. (2008). Sistem Informasi Akuntansi. (edisi 4). Jakarta: Salemba Empat.
O'Brien, James A. (2010). Introduction to Information System. New York: McGraw Hill Companies Inc. Ratnaningsih, Dewi. (2003). Akuntansi Keuangan Lanjutan. Jakarta: Gelora Aksara Pratama. Ristono, Agus. (2009). Manajemen Persediaan Edisi 1. Yogyakarta: Graha Ilmu. Romney, Marshall B., Steinbart, P.J. (2006). Accounting Information Systems. 10thEdition. Prentice Hall, New Jersey. Sajadi, H., Dastgir, M., Hashem Nejad, H. (2008). Evaluation of the effectiveness of Accounting Information Systems. The International Journal of Information Science and Technology, Vol 6, Number 2. Saputra, Wawan. (2010). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Persediaan, Pembelian, dan Penjualan Pada Toko Sinar Jaya. Jurnal ComTech, 1073-1082.
Satzinger, J.W., Jackson, R.B. and Burd, S.D. (2005). Object-Oriented Analysis & Design with the Unified Process. (1st edition). Boston: Course Technology Welling, Luke and Laura Thomson. (2008). PHP and MySQL Web Development. Indiana: Sams Publishing.
Riwayat Penulis Almira Della Rosa Nauli lahir di Jakarta pada tanggal 26 Oktober 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Sistem Informasi dan Akuntansi pada tahun 2015.
