ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN PADA CV. SUMBER ABADI Rifky Sefti Nugroho Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, (021)53696969,
[email protected]
Iswandi, SE., Ak., MM Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, (021)53696969 dan
Henry Antonius Eka W, S.Kom., MM Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, (021)53696969
ABSTRAK The purpose of the research is to identify and analyze accounting information systems needed both processes, procedures and documents related to the purchase and inventory cycle on the CV. Abadi sources such as the lack of supporting documentation for transactions and the difficulty of obtaining relevant reports and inventory purchase activity, therefore frequent mismatches between data items with the physical condition and sometimes purchases made excess, the lack of good inventory management often occur out of stock, the lack of a system that supports the purchase cycle related with the reorder point, returns, and lack of in debt management. The method used in the research is a method of collecting data by performing library research, field research such as observations, interviews, documentation, and analytical procedures. And methods used in the analysis and design of accounting information systems using Object Oriented approach Analysis and Design which refers to the use of modeling and requirements discipline and design discipline according to the theory Satzinger using the Unified Modeling Language. Conclusions derived from the analysis and design does is the implementation of a desktop application-based related to the purchasing, and inventory cycle that can assist companies in implementing any activity related to the business process like purchasing and inventory cycle, and can overcome the problems that arise and the company faced. It also can provide the required reports relating to the company's business processes so as to produce the proper decision-making and reduce the risk that could make the company loss. (RSN). Keywords: Analysis, design, accounting information systems, purchasing, inventory, reorder point.
Tujuan penelitian yang dilakukan adalah untuk mengidentifikasi dan menganalisis kebutuhan akan sistem informasi akuntansi baik secara proses, prosedur maupun dokumen yang berkaitan dengan siklus pembelian dan persediaan pada CV. Sumber Abadi seperti belum adanya dokumen pendukung atas transaksi dan sulitnya memperoleh laporan-laporan terkait aktivitas pembelian dan persediaan, oleh karena itu sering terjadi ketidak sesuaian antara data barang dengan kondisi fisik dan terkadang pembelian dilakukan secara berlebihan, kurang baiknya pengelolaan persediaan sering terjadi out of stock, belum adanya sistem yang mendukung siklus pembelian terkait dengan reorder point, retur barang, dan kurang baiknya dalam pengelolaan utang. Metode yang digunakan dalam penelitian adalah metode pengumpulan data dengan melakukan penelitian kepustakaan, penelitian lapangan seperti pengamatan, wawancara, dokumentasi, dan prosedur analitis. Dan metode yang digunakan dalam analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis and Design yang mengacu pada penggunaan modeling and requirement discipline serta design discipline menurut teori Satzinger dengan menggunakan notasi Unified Modelling Language. Simpulan yang didapat dari hasil analisis dan perancangan yang dilakukan adalah adanya penerapan aplikasi berbasis desktop application terkait dengan siklus pembelian, dan persediaan yang dapat membantu perusahaan dalam melaksanakan segala aktivitas proses bisnis yang berhubungan dengan siklus pembelian dan persediaan serta dapat mengatasi masalah yang timbul dan dihadapi perusahaan. Selain itu juga dapat memberikan laporan-laporan yang dibutuhkan yang berkaitan dengan proses bisnis perusahaan sehingga dapat menghasilkan pengambilan keputusan yang tepat dan mengurangi resiko yang dapat merugikan perusahaan. (RSN). Kata Kunci : Analisis, perancangan, sistem informasi akuntansi, pembelian, persediaan, reorder point.
Pendahuluan Masalah pembelian dan persediaan inilah yang menjadi fokus permasalahan yang perlu penanganan serius oleh perusahaan. Mengingat permasalahan yang ada yakni penanganan pembelian persediaan bahan jadi pada CV. Sumber Abadi, serta pentingnya pengendalian intern yang berhubungan dengan prosedur pembelian persediaan bahan baku jadi agar terhindar kesalahan yang disengaja maupun tidak disengaja dan penyelewengan yang dilakukan oleh pihak manajemen atau pekerja, Permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan ini adalah pengelolaan persediaan yang belum terintegrasi dan pencatatan yang masih belum terotomatisasi maka diperlukan sistem yang membantu perusahaan dalam melakukan pembelian agar persediaan akan barang jadi selalu tersedia bagi pembeli dan menjaga agar posisi persediaan tetap tersedia untuk menghindari out of stock Masalah pembelian terkait masalah : Belum baiknya pengelolaan pembelian dikarenakan semua pencatatan pembelian masih dilakukan secara trandisional dan sederhana, belum adanya laporan yang dihasilkan untuk mendukung proses bisnis perusahaan, dan tidak ada dokumen pendukung seperti tidak adanya dokumen atas retur barang belum ada sistem yang mendukung pada siklus pembelian terkait dengan reorder point pada quantity on hand, dan belum adanya sistem yang mengelola utang jatuh tempo. Masalah persediaan seperti belum adanya dokumen pendukung atas transaksi yang terjadi yang dilakukan oleh bagian pembelian dan penerimaan sehingga sering terjadi ketidaksesuaian pencatatan persediaaan dengan bukti fisik persediaan yang ada. Tujuan yang ingin dicapai adalah Merancang sistem informasi akuntansi untuk siklus pembelian dan persediaan pada C.V Sumber Abadi.Mengidentifikasi dan menganalisis masalah-masalah dan kelemahankelemahan yang ada pada sistem pembelian dan persediaan. Merancang sistem yang dapat menyediakan dokumen dan laporan yang dibutuhkan oleh manajemen secara tepat waktu, akurat, relevan, dan up to date. Menghasilkan suatu sistem yang dapat melakukan pemrosesan transaksi secara terkomputerisasi secara lebih efektif dalam proses pembelian kredit, pembayaran utang, dan pengelolaan persediaan. Sistem yang dirancang dilengkapi dengan indikator yang dapat membantu perusahaan dalam pengendalian terhadap persediaan
(safety stock) dan pengendalian atas utang usaha (laporan utang jatuh tempo). Membantu bagian pembelian dan persediaan dalam menangani masalah pembelian dan persediaan terkait melakukan pemesanan kembali persediaan (reorder point) secara tepat, cepat, dan akurat sehingga dapat meminimalisasi terjadinya over stock maupun out of stock. Selain itu membantu pihak manajemen dalam meminimalisir resiko yang timbul dari aktifitas pembelian dan persediaan Manajemen dapat memperoleh informasi-informasi dari dokumen dan laporan-laporan yang diperlukan manajemen terkait dengan pembelian, persediaan, dan pengeluaran kas dengan tepat waktu, akurat, relevan, dan up to date sehingga dapat mendukung proses pengambilan keputusan
Metode Penelitian Metode pengumpulan data, dalam penyusunan skripsi ini digunakan beberapa metode pengumpulan data diantaranya penelitian kepustakaan (Library Research), Penelitian lapangan (Field Research) mencakup Pengamatan (Observation), Wawancara (Interview), Dokumentasi (Documentation), Analytical procedures. Metode analisis mencakup analisis terhadap sistem yang sedang berjalan, identifikasi masalah dan dampak sistem yang lama, identifikasi kebutuhan informasi, memberikan usulan untuk masalah yang dihadapi, dan analisa persediaan. Metode perancangan menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) oleh Satzinger, Jackson dan Burd, dengan pembuatan activity diagram, event table, use case diagram, use case description, state chart diagram, domain class diagram, first-cut class diagram, system sequence diagram, three-layer sequence diagram, updated class diagram, package diagram, user interface storyboard dan user interface.
Hasil dan Bahasan Analisis Masalah pada Sistem yang Berjalan Bagian gudang sering sekali mengalami kehilangan barang atau pembelian tidak berdasarkan kondisi fisik didalam gudang. Dikarenakan bagian pembelian belum disertai oleh sistem database yang belum terintegrasi dengan baik antara data bagian gudang dengan bagian pembelian. Pada saat pemesanan seharusnya perusahaan memesan barang dengan menyertakan surat order pembelian dan surat order pembelian sebagai dasar bukti pemesanan kepada pemasok, bukan hanya kwitansi / tanda terima. Kondisi perusahaan sekarang hanya mengandalkan kwitansi / tanda terima yang sangat rentan terjadinya duplikasi atau kesalahan dalam penulisan. Dibutuhkan dokumen yang akurat, dapat dilacak sebab dokumen tersebut dibuat, dan otorisasi atas dokumen. Oleh karena itu dibutuhkan surat order pembelian, surat order pembelian ini sebagai dasar yang digunakan pada bagian penerimaan barang hingga pelunasan utang sebagai perbandingan atau pencocokan antara barang yang diterima dengan surat jalan, faktur dan dokumen eksternal dengan surat order pembelian yang diterbitkan oleh bagian pembelian. Bagian pembelian mengalami kesulitan untuk melakukan penilaian terhadap pemasok dari segi harga, kualitas barang, dan ketepatan waktu dalam pengiriman barang. Harusnya bagian pembelian melakukan pencatatan history dengan menggunakan dokumen berupa surat permintaan penawaran harga yang dikirim ke masing-masing pemasok. Yang kemudian diterima kembali dari pemasok berupa surat penawaran harga sebagai perbandingan harga dari masing-masing pemilihan pemasok yang mempertimbangkan kriteria lain seperti: ketepatan waktu pengiriman, ketepatan jumlah, dan jumlah keseringan barang retur. Hal ini akan mengakibatkan sulitnya dalam menilai pemasok baru, dan perusahaan tidak optimal dalam mendapatkan pemasok yang sesuai karena akan berdampak kepada kebutuhan perusahaan dalam memenuhi pesanan pelanggan serta dalam efisiensi biaya pembelian barang. Terkait masalah penerimaan dari pemasok, selama ini belum ada proses pencatatan dokumen atau bukti penerimaan barang dari pemasok, pencatatan masih dilakukan secara tradisional dan sederhana yaitu masih menggunakan buku. Hal ini mengakibatkan bagian penerimaan hanya mencatat tidak sesuai dengan prosedur pencatatan persediaan maupun penerimaan karena tidak dibuat rangkapnya, sehingga sering kali terjadi kesalah pahaman dan telat dalam memberikan laporan ke bagian gudang. Disamping itu juga dapat mengakibatkan ada resiko hilangnya data, dan sulit dilakukan penelusuran atas penerimaan fisik barang yang telah terjadi. Terkait masalah persediaan, belum adanya kebijakan mengenai jumlah persediaan minimum
yang ditetapkan sebagai dasar untuk proses pemesanan kembali. Proses pembelian hanya dilakukan berdasarkan permintaan dari bagian penjualan, sehingga sering sekali pelanggan tidak mendapatkan barang yang di inginkan atau out of stock. Dampak akibat dari tidak adanya kebijakan persediaan minimum akan mempersulit perusahaan dalam memprediksi dan mempersiapkan persediaan barang dan akan menurunkan laba perusahaan karena banyak permintaan dari pelanggan yang tidak terpenuhi. Terkait masalah pengelolaan utang usaha, sulit mengetahui tanggal jatuh tempo utang secara cepat agar bisa mengatur arus kas yang mendukung kelancaran pemenuhan pembayaran kepada pemasok. Seharusnya perusahaan dapat memperoleh informasi secara aktual mengenai tanggal jatuh tempo utang dengan mudah sehingga dapat melakukan perencanaan arus kas yang baik untuk menunjang kelancaran pemenuhan pembayaran utang ke pemasok. Selama ini pemasok yang melakukan penagihan secara langsung bukan perusahaan yang membayar berdasarkan jatuh tempo, hal ini mengakibatkan pada saat para pemasok datang pada hari yang sama untuk menagih utang maka akan mengakibatkan belum siapnya dana yang tersedia untuk pemenuhan pelunasan utang dan hubungan terhadap pemasok kurang baik. Terkait masalah pembayaran utang, perusahaan masih rentan akan kecurangan dari pihak penagih hal ini terjadi karana proses penagihan yang belum baik, proses penagihan dilakukan dengan cara tukar menukar dokumen antara kwitansi / tanda terima 2 rangkap dari perusahaan, dan faktur 2 rangkap dari pemasok. Dan pada saat penagihan, pihak penagih datang dengan membawa kwitansi / tanda terima asli yang asalnya dari perusahaan untuk dilakukannya penagihan utang. Hal ini berdasarkan wawancara dengan perusahaan mengatakan bahwa pihak penagih sering melakukan penipuan dan duplikasi faktur. Perusahaan belum mampu mengelola cash flow dengan baik dikarenakan belum adanya dokumen bukti kas keluar atas pembayaran utang. Permasalahan yang timbul dikarenakan prosedur penagihan utang yang masih belum baik, belum adanya laporan yang mampu mengelola cash flow perusahaan, dan dikarenakan pegawai yang tidak teliti dalam memeriksa faktur dan kurangnya dokumentasi atas pencatatan transaksi perusahaan yang belum baik. Pada saat retur barang, belum adanya dokumen yang diterbitkan dari perusahaan untuk mengurangi utang perusahaan terhadap pemasok dan pada saat penukaran barang tidak ada dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan. Perusahaan hanya mengandalkan dokumen dari pihak pemasok dengan mencoret atau mengubah dokumen faktur secara langsung. Kurangnya dokumen dari perusahaan yang akan memicu kesalahan dalam penukaran barang dan perhitungan nilai utang atas barang tidak sesuai untuk dikembaikan ke pemasok dan tidak ada bukti dokumen yang di keluarkan pihak perusahaan yang menyatakan bahwa utang perusahaan pada pemasok berkurang akibat barang yang tidak sesuai untuk dikembalikan.
Solusi Permasalahan Untuk menyelesaikan masalah terkait sering terjadinya kehilangan dan pembelian tidak berdasarkan kondisi fisik didalam gudang maka dibutuhkan sistem database yang terintergrasi dengan baik yang membantu dalam hal pengecekan kesesuaian barang antara data barang didalam database dengan fisik barang yang dilakukan oleh bagian gudang dan bagian pembelian dapat memperoleh informasi mengenai data barang secara akurat, cepat, dan tepat Untuk menyelesaikan masalah terkait pembelian kepada pemasok yang masih menggunakan kwitansi / tanda terima, maka dibutuhkan prosedur yang sesuai dengan proses pembelian yaitu dengan menerbitkan dokumen surat order pembelian yang berisikan data barang, data pemasok, dan kuantitas order. Bagian pembelian yang memiliki otorisasi atas terbitnya surat order pembelian, surat order pembelian tersebut digunakan untuk melakukan pembelian kepada pemasok. Untuk menyelesaikan masalah pada bagian pembelian mengenai pemilihan pemasok yang terbaik dibutuhkan sistem pencatatan semua informasi mengenai harga yang ditawarkan oleh pemasok selama ini. Dengan adanya sistem pencatatan yang teratur, informasi perbandingan harga yang terbaru dapat langsung dimanfaatkan sebagai pendoman dalam memilih pemasok. Dari pemilihan pemasok yang terbaik selanjutnya bagian pembelian membuat surat permintaan penawaran harga (SPPH) yang dikirim ke setiap pemasok dan melakukan penilaian pemasok yang menghasilkan nilai dan score untuk pengambilan keputusan. Untuk menyelesaikan masalah terkait dengan pencatatan barang dari pemasok yang dibutuhkan pencatatan barang berupa bukti penerimaan barang sebanyak 2 rangkap yang dibuat oleh bagian penerimaan barang yang nantinya akan dikirim ke bagian gudang untuk dilakukan pencatatan atas penerimaan barang
yang telah terjadi, pencatatan ini dilakukan agar bagian gudang mengetahui bahwa barang yang dipesan telah sampai dan diterima oleh bagian penerimaan barang. Untuk menyelesaikan masalah terkait dengan masalah persediaan minimum, dibutuhkan suatu sistem yang mampu menyediakan sistem pengendalian internal atas ROP berdasarkan kebijakan persediaan minimal sehingga diharapkan persediaan dapat selalu tersedia sesuai dengan jumlah kebutuhan pemakainya dan jumlah kapasitas persediaan digudang. Untuk menyelesaikan masalah yang terkait dengan pengelolaan utang, perlu dirancang suatu sistem yang dapat merekapitulasi terkait dengan nilai utang sehingga memudahkan bagian utang untuk dapat mengetahui jumlah utang yang seharusnya dibayar dan tanggal jatuh tempo utang yang akan datang, sistem tersebut mampu memberikan informasi yang dibutuhkan bagian utang dalam mengelola utang dan terdapat informasi terkait status utang terhadap faktur yang jatuh tempo maupun yang telah terbayarkan. Untuk menyelesaikan masalah pembayaran utang yang rentan akan kecurangan dari pihak penagih, yang banyak disebabkan karena proses penagihan yang belum baik, serta proses penagihan yang melakukan tukar menukar dokumen yang dapat memicu timbulnya kecurangan yang dilakukan oleh penagih. Maka dari itu seharusnya perusahaan tidak melakukan tukar menukar dokumen internal perusahaan dengan penagih, seharusnya perusahaan hanya akan menerima faktur dari penagih atas utang yang akan ditagih. Yang pada dasarnya faktur tersebut menjadi dokumen yang hanya digunakan pada saat penagihan, faktur tersebut harus diterima oleh bagian pembelian untuk memeriksa keabsahan dari faktur yang diberikan oleh penagih. Untuk menagatasi masalah kurangnya dokumentasi pada saat barang tidak sesuai dan dikembalikan ke pemasok atau tidak ada pergantian barang serta pada saat penukaran barang akibat barang rusak ke pemasok, belum adanya dokumen yang diterbitkan dari perusahaan untuk mengurangi utang perusahaan terhadap pemasok dan pada saat penukaran barang tidak ada dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan, bagian pembelian untuk melakukan retur atau membuat memo debit sebagai pemotongan utang apabila barang dikembalikan karena tidak sesuai dengan pesanan atau tidak ada pergantian barang dan ketika barang ditukar ke pemasok.
Rekomendasi Sistem Informasi yang Diusulkan Prosedur pemesanan barang ke pemasok diantaranya bagian pembelian memonitor level persediaan. Bagian gudang memonitor level persediaan dengan melakukan pengecekan ke dalam database persediaan. Bagian pembelian melakukan pemesanan barang ke pemasok langganan. Hasil monitoring tersebut bagian pembelian menghubungi pemasok via telepon untuk mengetahui apakah pemasok mampu memenuhi pesanan barang dari bagian pembelian atau tidak. Jika tidak dapat memenuhi maka bagian pembelian akan menghubungi pemasok lain. Bagian pembelian membuat surat order pembelian (SOP). Bagian pembelian membuat dan menyimpan SOP didalam database SOP yang berisikan data barang yang dipesan, data pemasok, dan status “dipesan”. Prosedur Perjanjian Penawaran Harga Dengan Pemasok Menerima tawaran dari pemasok baru atau barang dan harga baruBerdasarkan tawaran dari pemasok baru untuk menjadi pemasok tetap atau terdapat barang dengan tipe, harga, dan jenis yang baru, maka bagian pembelian akan melakukan perjanjian dengan pemasok dengan cara membuat surat permintaan penawaran harga (SPPH), surat ini digunakan sebagai perjanjian awal dengan pemasok baru dengan spesifikasi barang yang diinginkan bagian pembelian, harga, jenis, jumlah barang yang ingin dipesan. Pemasok akan menerima SPPH dan mempertimbangkan SPPH yang diajukan oleh bagian pembelian, kemudian membuat keputusan atas SPPH. Setelah bagian pembelian menerima SPH dari pemasok maka kemudian bagian pembelian akan meminta keputusan pemilik sekaligus pemilik mengetahui dan memberikan otorisasi agar tidak terjadi kolusi. Pemilik akan memilih dan memutuskan SPH dari pemasok. Rekomendasi prosedur penerimaan barang dari pemasok. Membuat bukti penerimaan barang (BPB). Setelah proses pemesanan selesai, pemasok akan mengirimkan barang sesuai dengan pesanan dan dilengkapi dengan surat jalan (SJ) dan faktur sebanyak dua rangkap yang diberikan kepada bagian penerimaan. Bagian penerimaan menerima barang beserta surat jalan dan faktur dua rangkap dari kurir pemasok Mengarsip BPB, SOP, dan SJ. Bagian penerimaan akan menandatangani faktur sebagai bukti bahwa bagian penerimaan telah menerima barang, setelah itu mengarsip BPB rangkap ke tiga, SOP rangkap ke tiga, dan SJ dari pemasok
untuk digunakan sebagai dokumentasi perusahaan. Memberikan barang ke bagian gudang dan mengorganisasikan dokumentasi BPB rangkap satu dan dua, serta faktur dua rangkap. Rekomendasi prosedur retur barang ke pemasok. Bagian penerimaan akan meminta bagian gudang dan pembelian untuk memeriksa barang dan membuatkan memo debit. Membuat bukti penerimaan barang (BPB). Setelah proses pengecekan kesesuiaan barang telah selesai maka, bagian penerimaan akan membuat BPB sebanyak tiga rangkap, berdasarkan kuantitas yang diterima dari pemasok sesuai dengan SJ dan SOP maka jumlah stok database barang secara otomatisasi akan bertambah. Bagian penerimaan akan menandatangani faktur sebagai bukti bahwa bagian penerimaan telah menerima barang, setelah itu mengarsip BPB rangkap ke tiga, SOP rangkap ke tiga, dan SJ dari pemasok untuk digunakan sebagai dokumentasi perusahaan. Bagian penerimaan melakukan konfirmasi terhadap bagian gudang atas barang yang diterima rusak atau cacat, proses ini berfungsi sebagai pemberiaan otorisasi yang tidak hanya dilakukan terhadap bagian penerimaan barang saja melainkan bagian gudang juga mengetahui dan memberikan otorisasi atas barang yang rusak, bagian penerimaan akan membuka kembali BPB dan mengupdate jumlah terima barang dengan kuantitas sesuai dengan SOP dan total barang yang diterima dari pemasok. Bagian gudang melakukan pengecekan ulang atas barang rusak yang diterima dari bagian penerimaan serta memverifikasi dokumen SJ dan faktur atas barang yang rusak. Kemudian menyerahkan barang yang rusak beserta dokumen ke bagian pembelian untuk melakukan proses retur. Apabila barang rusak maka memberikan keterangan barang yang ingin diretur, bila barang tidak sesuai memo debit diisi keterangan bahwa barang tidak sesuai maka dikembalikan dan apabila barang rusak tidak bisa dikembalikan atau tidak ada fasilitas retur yang diberikan pemasok maka memo debit dibuat untuk memotong utang. Setelah kurir memberikan keterangan dan menandatangani pada SJ atas retur barang, bagian pembelian harus mengawasi dan menyaksikan pada saat kurir memberikan keterangan dan menandatangani SJ yang menujukkan bahwa bagian pembelian menyetujui adanya retur dan sebagai penanggung jawab adanya proses retur. Rekomendasi prosedur pembayaran utang ke pemasok. Bagian utang akan memeriksa secara rutin utang yang mendekati jatuh tempo pada database faktur dengan kebijakan dan prosedur dari perusahaan yang mengharuskan bagian utang mengecek tanggal sekarang dengan tanggal jatuh tempo yang status fakturnya masih tunggak atau belum dibayarkanPemilik menerima informasi dari bagian utang bahwa terdapat utang yang sudah mendekati jatuh tempo untuk segera dilakukan pembayaran. Setelah itu pemilik akan mengisi giro berdasarkan nama pemasok, dan nomor urut giro tanpa membubuhi tanda tangan, jumlah pembayaran dan tanggal. Hal ini dilakukan untuk mempersiapkan dana yang digunakan untuk pembayaran utang, dan pemilik akan membubuhi tanda tangan beserta tanggal, dan jumlah pembayaran pada saat penagih datang dan meminta giro. Setelah pemilik mengisi giro maka pemilik akan menyimpan sementara giro bedasarkan nomor sampai pemasok datang menagih, kemudian pemilik akan memberitahukan kepada bagian utang bahwa giro telah siap dan segera menghubungi pemasok untuk menyelesaikan proses pembayaran utang. Bagian utang akan menerima informasi bahwa giro sudah siap dan kemudian menghubungi pemasok yang terkait pelunasan utang. Pemasok akan menerima informasi bahwa CV. Sumber Abadi sudah mempersiapkan giro untuk proses pelunasan, pemasok melalui penagihnya melakukan penagihan datang ke bagian pembelian dengan membawa faktur asli. Bagian pembelian sebagai perantara dan memverifikasi menerima faktur asli dari penagih dan memeriksa kesesuaian faktur dengan SOP. Pada saat bagian pembelian memberikan faktur asli ke bagian utang, maka proses selanjutanya mencocokkan faktur dengan SOP rankap empat, dan laporan penerimaan barang apakah sesuai dengan yang dipesan dengan yang diterima sesuai dengan faktur yang diberikan oleh penagih. Setelah BKK dibuat maka bagian utang memeriksa apakah ada barang yang diretur terkait BKK dengan memo debit yang harus dilakukan proses rekapitulasi. Bagian utang akan meminta otorisasi dan mengeluarkan giro untuk membayar utang dengan menyerahkan faktur dan BKK agar pemilik mengetahui dan mengisi jumlah pembayaran giro berdasarkan faktur dan BKK. Kemudian pemilik akan memeriksa faktur dan BKK serta memberikan otorisasi pembayaran utang, pemilik akan membuka arsip giro menyesuaikan nomor giro dan nama pemasok kemudian menulis jumlah pembayaran dan memberikan tanda tangan pada giro. Setelah giro telah diterbitkan dan telah diotorisasi dengan pemilik, kemudian bagian utang memberikan faktur asli ke bagian pembelian sebagai arsip dokumentasi bahwa faktur dengan nomor dan nama pemasok telah diselesaikan. Bagian utang membuat register giro dan menyimpan data giro yang dikeluarkan dari pemilik ke dalam database giro. Setelah proses arsip dan menginput giro sebagai dokumentasi kemudian bagian utang memberikan giro beserta BKK asli ke penagih sebagai bukti pelunasan selain itu untuk menghindari pemasok melakukan penagihan kembali.
Rekomendasi prosedur rekapitulasi bukti kas keluar atas memo debit. Bagian utang menerima memo debit rankap dua dan informasi bahwa terjadi pengembalian barang dari bagian pembelian, kemudian bagian utang memeriksa memo debit rangkap dua terkait retur pembelian. Melakukan rekapitulasi dan update ke dalam database BKK atas memo debit dengan cara perhitungan ulang atas pengurangan utang atas memo debit dengan nama debitur yang belum dibayar atau dengan kata lain barang tidak bisa diretur kerusakan barang menjadi tanggung jawab pembeli. Rekomendasi prosedur membuat laporan bulanan. Setelah bagian utang menyelesaikan proses pembayaran utang, kemudian bagian utang memberikan faktur asli ke bagian pembelian dengan tujuan agar bagian pembelian mengetahui atau memonitor kinerja pemasok, apakah SOP telah terselesaikan proses pelunasan terkait pembelian. Setelah faktur asli diterima kemudian bagian pembelian mengarsip faktur asli berdasarkan nama pemasok sebagai dokumentasi penyelesaian pembelian. Bagian utang mencetak laporan utang. Bagian utang mencetak laporan bukti kas keluar. Bagian pembelian mencetak laporan pembelian Bagian gudang mencetak laporan persediaan barang Rekomendasi prosedur barang keluar. Pelanggan melakukan pemesanan secara langsung datang ke toko atau melalui telepon untuk memesan barang yang pelanggan inginkan. Dari pesanan pelanggan tersebut bagian penjualan akan menerima pesanan dari pelanggan dan mencatat pesanan pelanggan. Kemudian setelah pesanan pelanggan tercatat dan pelanggan telah menyelesaikan pembayaran atas pembelian barang, dan bagian penjualan telah menerima dan mencatat penerimaan uang dari pelanggan. Setelah menerima perintah dari bagian penjualan untuk mengeluarkan barang sesuai dengan pesanan pelanggan, bagian gudang akan mengeluarkan barang dan membuat bukti barang keluar (BBK) ke dalam sistem dan sistem secara langsung mengurangi jumlah stok persediaan. Rekomendasi solusi tersebut dapat digambarkan dengan use case diagram sebagai berikut :
Rekomendasi solusi tersebut dapat digambarkan dengan domain class diagram sebagai berikut :
Simpulan dan Saran Simpulan Berdasarkan analisis dan perancangan sistem informasi akutansi pembelian, dan persediaan yang dilakukan, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan: 1. Dari analisis masalah, didapatkan bahwa tidak adanya sistem yang terintegrasi antara data barang dengan kondisi fisik barang dikarenakan pencatatan persediaan barang masih tradisional dan sederhana. Perlunya sistem database persediaan barang yang terintergrasi. 2. Pada saat pemesanan barang perusahaan belum memiliki dokumen pendukung melainkan hanya mengandalkan kwitansi / tanda terima maka dari itu dapat didukung dengan menerbitkan dokumen surat order pembelian (SOP). 3. Bagian pembelian mengalami kesulitan untuk melakukan penilaian terhadap pemasok dari segi harga, kualitas barang, dan ketepatan waktu dalam pengiriman barang. Dapat didukung dengan dokumen surat permintaan penawaran harga (SPPH). 4. Terkait masalah penerimaan barang dari pemasok, selama ini perusahaan hanya mencatat keluar masuknya barang menggunakan buku. Untuk menyelesaikan masalah terkait dengan pencatatan barang dari pemasok yang dibutuhkan dokumen penerimaan barang berupa bukti penerimaan barang (BPB). 5. Terkait masalah persediaan, belum adanya kebijakan mengenai jumlah persediaan minimum yang ditetapkan sebagai dasar untuk proses pemesanan kembali. Maka dibutuhkan suatu sistem yang mampu menyediakan sistem pengendalian internal atas ROP berdasarkan kebijakan persediaan minimal. 6. Terkait retur barang, belum adanya dokumen yang diterbitkan dari perusahaan terkait retur barang. Diusulkan untuk merancang sebuah dokumen memo debit yang diterbitkan oleh perusahaan sebagai bukti retur pembelian dan sistem yang dapat secara otomatis untuk menghitung utang akhir perusahaan. 7. Terkait masalah pengelolaan utang usaha, perusahaan sulit mengetahui tanggal jatuh tempo utang. Dapat didukung dengan sistem yang dapat mengelola utang dengan baik dan dapat memberikan informasi utang jatuh tempo. 8. Terkait masalah pembayaran utang, terdapat permasalahan dalam membayar utang ke pemasok karena belum disertai dengan dokumen bukti kas keluar. Oleh karenanya dapat didukung dengan merancang sistem yang mampu memberikan transaction history dan laporan utang secara akurat, dan memperbaiki prosedur pembayaran utang yang baik terkait dalam membuat dokumen bukti kas keluar.
Saran Adapun saran-saran yang diusulkan kepada C.V Sumber Abadi sehubungan dengan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan diantaranya: 1. Perusahaan perlu melakukan perawatan atau maintenance infrastruktur yang mendukung sistem terkomputerisasi untuk mencegah kerusakan data atau asset perusahaan yang akan mengganggu dalam proses bisnis perusahaan serta memberikan pengendalian terhadap akses komputer dengan menggunakan password untuk menghindari manipulasi terhadap data keuangan dan transaksi perusahaan. 2. Perusahaan perlu mengadakan pelatihan bagi karyawan mengenai ilmu dasar akuntansi untuk mendukung pemahaman mengenai teknis sistem. 3. Perusahaan perlu melakukan evaluasi secara periodik terhadap keseluruhan sistem terutama yang berkaitan dengan prosedur pembelian dan persediaan sehingga dapat mengetahui apakan sistem yang telah dirancang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan seiring perkembangan bisnis perusahaan. 4. Untuk meningkatkan keamanan dan meminimalisasi kerusakan atau kehilangan data, ada baiknya perusahaan melakukan back-up terhadap data perusahaan secara konsisten.
5. Perusahaan dapat mengembangkan apalikasi sistem ini yang memungkinkan pengurangan penggunaan kertas dalam pengiriman dokumen untuk efisiensi dan mengurangi biaya pengeluaran dimana semua dokumen yang tercetak diganti dengan penggunaan email dalam pengiriman dokumen dari perusahaan ke pemasok begitu juga sebaliknya. 6. Disarankan agar perusahaan menerapkan sistem yang telah dirancang untuk menyelesaikan masalah yang ada.
Referensi Elisabeth, Kartika., Yunarso, Eka Widhi., dan Putro, Budi Laksono. (2012). Sistem Informasi Absensi dan Penggajian Pegawai. Jurnal PA Politeknik Telkom Bandung (Online). 1(1): 1, diakses 20 Maret 2013 dari http:// ejournal.narotama.ac.id En, Tan Kwang dan Suryandi, Fransisca Adelyna. (2011). Peranan Sistem Informasi Akuntansi Terhadap Pengendalian Intern Aktivitas Pembelian Bahan Baku Guna Mencapai Penyerahan Bahan Baku yang Tepat Waktu (Studi Kasus pada Perusahaan “X” Bandung). Jurnal Ilmiah Akuntansi (Online). 6(2):7, diakses 11 Maret 2013 dari http://repository.maranatha.edu/455/. Gelinas, U.J. dan Richard B. Dull. (2008). Accounting Information Systems, 7th Edition. Thomson South – Western, Canada. Hall, J. A. (2008). Introduction to Accounting Information System, (7th edition). New York: McGraw-Hill. Harahap, Ludwina dan Wardhani Ratna. (2012). Analisis Komprehensif Pengaruh Family Ownership, Masalah Keagenan, Kebijakan Deviden, Kebijakan Hutang, Corporate Governance dan Opportunity Growth Terhadap Nilai Perusahaan. Skripsi S1. Jakarta: Fakultas Ekonomi, Universitas Indonesia, diakses 20 Maret 2013 dari http://ebookbrowse.com/065-cg-11-pdf-d409959752. Heizer, Jay., Render, Barry. (2011). Manajemen Operasi. Jakarta: Salemba Empat. Husni, Hari Setiabudi., Tandra, Tan Willy., dan Anugrah Ade. (2010). Evaluasi Pengendalian Sistem Informasi Penjualan Pada PT.XYZ. Jurnal ComTech (Online). 1(2):970, diakses 6 April 2013 dari http://library.binus.ac.id. Ikatan Akuntan Indonesia. (2009). Standar Akuntansi Keuangan. Jakarta: Salemba Empat. Mulyadi. (2010). Sistem Akuntansi, (Edisi 5). Jakarta: Salemba Empat. O’Brien, James A dan Marakas, George M. (2010). Introduction To Information System, (15th edition). New York: McGraw-Hill. Pusica, Sasa., Pusica, M. (2009). Database Information System For The Result In Mineral Processing. International Journal of Reviews in Computing (Online). 5(1):1, diakses 5 April 2013 dari http://www.ijric.org/volumes/Vol1/first_volume_2009.php. Rama, Dasaratha V dan Jones, Frederick L. (2009). Accounting Information Systems. Canada: Thomson South-Western. Reddy, G.S., Srinivasu, Rallabandi., Rikkula, S.R., Rao, V.S. (2009). Management Information System To Help Managers For Providing Decision Making In An Organization. International Journal of Reviews in Computing (Online). 1(8):61, diakses 5 April 2013 dari http://www.ijric.org/volumes/Vol1/first_volume_2009.php. Satzinger, John., W. Robert B., Jackson, Stephen D. Burd. (2005). Object-Oriented Analysis & Design With The Unified Process. Boston: Course Technology. Siayor, Anne Daladem. (2010). Risk Management and Internal Control System In The Financial Sector of the Norwegian Economy: A Case Study of DnB NOR ASA. Master Thesis. Norwegia: Economic and Business Administration,University of Tromso, diakses 20 Maret 2013 dari http://munin.uit.no/handle/10037/3267?show=full. Soemarso, S.R. (2008). Akuntansi, Suatu Pengantar. Jakarta: PT Rineka Cipta. Sutabri, Tata. (2012). Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Vladimir, Birsan. (2012). Cash Flow Management In Jeltec OY. Bachelor Thesis. Southern Savonia: Business Management, Mikkeli University, diakses 20 Maret 2013 dari http://publications.theseus.fi/handle/10024/49317.
Riwayat Penulis Rifky Sefti Nugroho lahir di kota Jakarta pada 9 September 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi dan Akuntansi pada tahun 2013. Penulis aktif di dalam organisasi RISNI (Remaja Islam Nurul Iman) memegang jabatan sebagai bendahara umum.
