ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI PERSEDIAAN
(Studi Kasus Pada CV Sentosa Electric)
ANALYSIS AND DESIGN APPLICATIONS OF INVENTORY ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM
(Case Study At CV Sentosa Electric)
TUGAS AKHIR Disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Diploma III Program Studi Akuntansi
Oleh: Daniel Harrie Jeffrico 095111035
JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI BANDUNG 2012
ABSTRAK
CV Sentosa Electric merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang pembuatan alat elektronik seperti lampu, telepon, bel, dll. Dengan begitu banyaknya produk yang harus diproduksi, berakibat pada banyaknya pula persediaan yang harus dimiliki oleh CV Sentosa Electric, pengelolaan terhadap persediaan yang jumlahnya banyak akan kurang maksimal apabila perusahaan hanya menggunakan sistem semi-computerised. Penulis melakukan riset data pada CV Sentosa Electric mengenai sistem informasi akuntansi persediaan dengan tujuan untuk mengetahui sistem informasi akuntansi persediaan yang diterapkan pada CV Sentosa Electric, dan untuk mengetahui rancangan program aplikasi sistem informasi akuntansi persediaan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Selama melakukan penelitian, penulis menemukan masih banyak kelemahan-kelemahan pada sistem yang diterapkan sekarang, seperti masih kurangnya pendistribusian dokumen kepada bagian-bagian terkait, dan deskripsi jabatan masih kurang tegas dalam mengatur fungsi, tugas, dan wewenang, hal ini menyebabkan terjadinya rangkap jabatan yang dapat memicu terjadinya kecurangan. Untuk mengatasi kelemahan-kelemahan tersebut diperlukan tahapan-tahapan pengembangan sistem yang terdiri dari perencanaan, analisis, desain dan seleksi sistem untuk mendesain sebuah aplikasi tentang sistem informasi akuntansi persediaan yang diharapkan dapat menghasilkan suatu aplikasi sistem informasi akuntansi persediaan yang handal dan mampu menghasilkan informasi yang berkualitas untuk membantu pihak manajemen dalam pengambilan keputusan. Dengan dibuatnya desain aplikasi yang telah disesuaikan dengan kebutuhan sistem informasi akuntansi persediaan pada CV Sentosa Electric, maka diharapkan nantinya aplikasi persediaan yang telah didesain penulis dapat membantu perusahaan mengelola persediaan perusahaan dengan efektif dan efisien. Kata kunci:
Tujuan SIA Persediaan, Kelemahan SIA CV Sentosa Electric, Solusi kelemahan SIA CV Sentosa Electric.
i
ABSTRACT
CV Sentosa Electric is a manufacturing company engaged in the manufacture of electronic equipment such as lights, telephones, bells, etc. With so many products to be produced, resulting in too much inventory should be carried by CV Sentosa Electric, managing the supply of a polynomial be less than the maximum if the company uses only semi-computerized system. The author did some research data on the CV Sentosa Electric regarding inventory accounting information system in order to find out inventory accounting information system is applied to the CV Sentosa Electric, and to find out the draft program of inventory accounting information system applications that suit the of the company. needs During the study, the authors found many weaknesses in the system are implemented now, such was the lack of distribution of documents to the related sections, and a position description is still less decisive in regulating the functions, duties, and authority, this causes the occurrence of duplicate positions can lead to cheating. To overcome these weaknesses is necessary stages of system development which consists of planning, analysis, design and selection to design an application system of inventory accounting information system is expected to generate an inventory accounting information system applications that are reliable and able to produce quality information to assist the management in decision making. With the establishment of design applications that have been adapted to the needs of inventory accounting information system at CV Sentosa Electric, it is expected that future applications have been designed to supply a writer can help companies manage inventory effectively and efficiently with the company. Key words:
The Purpose of Inventory AIS, The AIS Weakness in CV Sentosa Electric, Solution of The AIS Weakness in CV Sentosa Electric.
ii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yesus Kristus. Karena
hanya karena cinta kasih-Nya lah penulis dapat menyelesaikan laporan tugas akhir
yang berjudul “ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN (Studi Kasus pada CV Sentosa
Electric).”
Penyusunan tugas akhir ini merupakan salah satu syarat menyelesaikan pendidikan Diploma III, Program Studi Akuntansi, Jurusan Akuntansi, Politeknik Negeri Bandung.
Pembuatan laporan tugas akhir ini tentunya tidak lepas dari bantuan banyak pihak. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada : 1. Bapak Dadang Hermawan, SE. M.Si selaku Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Bandung. 2. Bapak Arry Irawan, SE. M.Si selaku Ketua Program Studi Akuntansi Polikteknik Negeri Bandung. 3. Bapak Sudjana, Drs. M.Si. Ak, selaku staf akuntansi dan pembimbing penulis yang telah memberikan bimbingan, ilmu, dan saran dalam membimbing penulis menyelesaikan laporan tugas akhir ini. 4. Seluruh dosen dan staff Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Bandung 5. Bapak Ahmad selaku pembimbing di CV Sentosa Electric yang telah banyak memberikan kesempatan dan kemudahan.
iii
6. Orang tua, kakak dan adik tercinta yang telah memberikan dukungan baik secara moril maupun secara materil.
7. Ratna Kartikasari yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan
tugas akhir ini. 8. Wafiq yang telah menjadi teman sharing bagi penulis pada saat menyusun tugas akhir.
9. Wina sebagai teman penulis pada saat melakukan bimbingan.
10. Rere dan Ipeh yang memberi semangat dan dukungannya pada penulis. 11. Rekan – rekan seperjuangan di kelas 3 Ak B yang senantiasa berjuang besama, saling membantu dan saling memberi dukungan. 12. Seluruh sahabat dan rekan-rekan yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu, yang secara langsung maupun tidak langsung yang telah memberi bantuan dan dukungannya dalam menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini. Penulis sadar bahwa laporan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna. Kekurangan ini akibat keterbatasan kemampuan penulis. Oleh karena itu, penulis berharap adanya saran dan kritik yang membangun dari semua pihak. Penulis berharap semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak dan dapat memberikan kontribusi yang positif bagi pengetahuan. Bandung, Juni 2012
Penulis
iv
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN
ABSTRAK ............................................................................................................. i
ABSTRACT ............................................................................................................ ii
KATA PENGANTAR ......................................................................................... iii
DAFTAR ISI ..........................................................................................................v
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ ix DAFTAR TABEL ................................................................................................ xi DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................... xii BAB I
PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penelitian ...............................................................1 1.2. Identifikasi Masalah .......................................................................4 1.3. Tujuan Penelitian ............................................................................4 1.4. Manfaat Penelitian ..........................................................................5 1.5. Pendekatan Masalah .......................................................................5 1.6. Metodologi Penelitian .....................................................................7 1.6.1. Metode Penelitian ..................................................................7 1.6.2. Data Penelitian ......................................................................8 1.6.2.1. Jenis Data .................................................................8 1.6.2.2. Sumber Data .............................................................8 1.6.2.3. Teknik Pengumpulan Data .......................................9
v
1.6.3. Alat Analisis Data .............................................................. 10
1.7. Lokasi dan Waktu Penelitian ........................................................10
BAB II
2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi ...................................11
TINJAUAN PUSTAKA
2.1.1. Pengertian Sistem ................................................................11
2.1.2. Pengertian Informasi ...........................................................11 2.1.3. Pengertian Sistem Informasi................................................12 2.1.4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ..............................13 2.1.5. Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi Akuntansi .................14 2.1.6. Komponen Sistem Informasi Akuntansi .............................15 2.2 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan ........................................15 2.2.1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Persediaan ...........16 2.2.2. Metode Pencatatan dan Penilaian Persediaan .....................17 2.2.3. Fungsi-fungsi yang Terkait Dengan SIA ............................18 2.2.4. Jenis-jenis Persediaan ..........................................................20 2.2.4. Dokumen-dokumen yang Digunakan ..................................21 2.2.5 Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Persediaan ...............23 2.2.6. Laporan yang Dihasilkan .....................................................23 2.3. Sistem Informasi Berbasis Komputer ............................................25 2.3.1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern ...............................25 2.3.2. Tujuan Sistem Pengendalian Internal ..................................26 2.3.3. Pengendalian Umum............................................................26
vi
2.3.4. Pengendalian Aplikasi .........................................................33
2.4. Metodologi Pengembangan Sistem ..............................................39 2.4.1. Pengertian Metodologi Pengembangan Sistem ...................39
2.4.2. Tujuan Pengembangan Sistem ...........................................40
2.4.3 Jenis-jenis Metodologi Pengembangan Sistem ..................40
2.4.4. Tahap-tahap Pengembangan Sistem dengan Pendekatan Tradisional ..........................................................................42 2.4.5. Alat Bantu Pengembangan Sistem ......................................48 2.4.6. Normalisasi Database ..........................................................53
BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1. Gambaran Umum Aktivitas Perusahaan ......................................55 3.1.1. Sejarah Perusahaan ..............................................................55 3.1.2. Lokasi ..................................................................................56 3.1.3. Struktur Organisasi ..............................................................56 3.1.4. Ketenagakerjaan ..................................................................62 3.1.5. Aktivitas Perusahaan ...........................................................62 3.2. Pembahasan ..................................................................................65 3.2.1. Tahap Analisis .....................................................................65 3.2.1.1. Tahap Survei Pendahuluan ....................................65 3.2.1.2. Tahap Studi Kelayakan ..........................................80 3.2.2. Tahap Desain / Perancangan Sistem....................................82 3.2.2.1 Perancangan Awal .................................................82
vii
3.2.2.2 Perancangan Rinci .................................................84
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN
4.2 Saran ............................................................................................112
4.1 Simpulan ......................................................................................111
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 : Struktur Organisasi
Gambar 3.2 : DFD Context Sistem Persediaan Lama
Gambar 3.3 : DFD Physic Sistem Persediaan Lama Gambar 3.4 : Usulan Flowchart Pemesanan Barang
Gambar 3.5 : Usulan Flowchart Penerimaan Barang
Gambar 3.6 : Usulan Flowchart Penerimaan Barang Lanjutan Gambar 3.7 : Usulan Flowchart Pengeluaran Barang Gambar 3.8 : Usulan DFD Context Persediaan Barang Gambar 3.9 : Usulan DFD Context Logic Level 0 Gambar 3.10: ERD Pembelian Gambar 3.11: ERD Penjualan Gambar 3.12: Relationship Gambar 3.13: Form Produk Gambar 3.14: Form Data Grup Barang Gambar 3.15: Form Data Barang Gambar 3.16: Form Data Pemasok Gambar 3.17: Form Permintaan Pembelian Gambar 3.18: Form Retur Gambar 3.19: Form Transaksi Penjualan Gambar 3.20: Form Penerimaan Barang Gambar 3.21: Form Cari Data Barang Gambar 3.22: Form Cari Data Supplier
ix
Gambar 3.23: Form Cari PP (Permintaan Pembelian) Gambar 3.24: Form Cari Peringatan ROP
Gambar 3.25: Form Cetak Laporan HPP
Gambar 3.26: Form Cetak Laporan Penerimaan Barang per Faktur Gambar 3.27: Form Cetak Laporan Penerimaan Barang per Periode Gambar 3.28: Form Cetak Laporan Penjualan Barang per Periode
Gambar 3.29: Form Cetak Laporan Penjualan Barang per Sales Order
Gambar 3.30: Form Cetak Laporan Retur per Periode Gambar 3.31: Form Cetak Laporan Saldo Akhir Persediaan Gambar 3.32: Kerangka Desain Hubungan Antar Objek Gambar 3.33: Start Up Gambar 3.34: Menu Login Gambar 3.35: Menu Utama Gambar 3.36: Struktur Modul
x
DAFTAR TABEL
2.1 : Kategori Pengendalian Aplikasi Tabel
Tabel 2.2 : Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
Tabel 2.3 : Simbol-simbol Flowchart Tabel 2.4 : Simbol Entity Relationship Diagram
Tabel 3.1 : Daftar Perusahaan yang Bekerja Sama
Tabel 3.2 : Tabel Data Barang Tabel 3.3 : Tabel Barang Tabel 3.4 : Tabel Data Grup Barang Tabel 3.5 : Tabel Grup Barang Tabel 3.6 : Tabel Produk Barang Tabel 3.7 : Tabel Pengguna Tabel 3.8 : Tabel Data Supplier Tabel 3.9 : Tabel Supplier Tabel 3.10 : Tabel Pelanggan Tabel 3.11 : Tabel Pembelian Tabel 3.12 : Tabel Pembelian Detail Tabel 3.13 : Tabel Retur Tabel 3.14 : Tabel Retur Detail Tabel 3.15 : Tabel PP (Permintaan Pembelian) Tabel 3.16 : Tabel Permintaan Pembelian Detail Tabel 3.17 : Tabel Penjualan Tabel 3.18 : Tabel Penjualan Detail
xi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1
Kartu Gudang
Lampiran 2
Permintaan Pembelian
Lampiran 3
Purchase Order
Lampiran 4
Kontra Bon
Lampiran 5
Bukti Terima Barang Gudang
Lampiran 6
Sales Order
Lampiran 7
Surat Jalan (Untuk Produk Lampu)
Lampiran 8
Surat Jalan
Lampiran 9
Surat Jalan Garansi
Lampiran 10 Flowchart Pemesanan Barang Lampiran 11 Flowchart Penerimaan Barang Lampiran 12 Flowchart Penjualan Lampiran 13 Laporan Daftar Seluruh Barang Lampiran 14 Laporan Keluar Barang per Sales Order Lampiran 15 Laporan Keluar Barang per Periode Lampiran 16 Laporan Retur Lampiran 17 Laporan Masuk Barang per Faktur Lampiran 18 Laporan Masuk Barang per Periode Lampiran 19 Laporan HPP Lampiran 20 Laporan Saldo Akhir Persediaan Lampiran 21 Surat Riset Data Lampiran 22 Kartu Bimbingan Lampiran 23 Curricullum Vitae
xii
DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, George H, dan William S Hopwood. 2000. Sistem Informasi Akuntansi Buku Satu. Alih Bahasa: Amir Abadi Jusuf, Rudi M. Tambunan. Jakarta: Salemba Empat.
Gelinas, Ulric J., Steve J. Sutton. 2010. Accounting Information Systems Fifth Edition. United States of America : South-Western. Gondodiyoto, Sanyoto. 2007. Audit Sistem Informasi +Pendekatan Cobit. Jakarta: Mitra Wacana Media
Hartanto, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: ANDI OFFSET. Husein, Muhammad Fakhri dan Amin Wibowo. 2006. Sistem Informasi Manajemen Edisi Revisi. Jogjakarta: UPP STIM YKPN IAI. 2007. Standar Akuntansi Keuangan. Jakarta : Salemba Empat. Krismiaji. 2010. Sistem Informasi Akuntansi Edisi Kedua. Yogyakarta: Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN. Kusrini dan Andri Koniyo. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic & Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Penerbit ANDI. La Midjan., dan Azhar Susanto. 2000. Sistem Informasi Akuntansi 1 Edisi 8: Pendekatan Manual Penyusunan Metode dan Prosedur. Bandung: Lingga Jaya. McLeod, Raymond,Jr. 2007. Sistem Informasi Manajemen. Alih Bahasa: Ali Akbar Yulianto. Jakarta: Salemba Empat Mulyadi. 2008 . Sistem Akuntansi . Jakarta: Salemba Empat. Nazir , Moh..2005. Metode Penelitian. Bogor : Ghalia Indonesia. Rangkuti, Freddy. 2007. Manajemen Persediaan. Jakarta: Raja Grafindo Persada Romney, Marshall B., dan Paul John Steinbart. 2004. Accounting Information Systems 9th:Sistem Informasi Akuntansi. Alih Bahasa: Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary. Jakarta: Salemba Empat.
Romney, Marshall B., dan Paul John Steinbart. 2005. Accounting Information Systems 9th:Sistem Informasi Akuntansi. Alih Bahasa: Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary. Jakarta: Salemba Empat.
Romney, Marshall B., dan Paul John Steinbart. 2006. Accounting Information Systems 10th. New Jersey: Person Education.
Sudjana. 2004 . Database Teori. Bandung Sugiyono.2009. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta Susanto, Azhar.2004. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Linggar Jaya
Whitehorn, Mark., dan Bill Marklyn. 2003. Seluk Beluk Database. Alih Bahasa: Zulkifli Harahap. Jakarta: Erlangga Widjajanto, Nugroho.2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Erlangga. Winarno, Wing Wahyu. 2006 . Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Dua. Yogyakarta: UPP STIM YKPN Yin, Robert K. 2005. Introducing the World of Education. Alih Bahasa: Mudzakir. Jakarta: Salemba Empat
