ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TRADING PADA CV. EFORTA MAHOCA
David Jayaputra Binus University, DKI Jakarta, Indonesia
Stanis Laus Massora Binus University, DKI Jakarta, Indonesia dan
Matthew Binus University, DKI Jakarta, Indonesia
Abstract Thesis Purpose, is to know what problems and needs of CV.EFORTA MAHOCA in running its business. And also to give recommendation for the trading problems.Thesis Method Analysis, by using direct observation, interview and document collecting. Analysis Method for knowing problems and needs. System development method and library search with study, literature and other source. Results are weakness founded in which the trading system informations manual and no database of buyer and supplier found. Summary of writer is to analyze and develop new trading system information to prevent problems(DSM). Glossary: Analysis, Development, System Information, Trading
ABSTRAK
TUJUAN PENELITIAN, ialah untuk mengetahui kebutuhan dan masalah sistem trading yang dihadapi oleh CV. Eforta Mahoca dalam menjalankan bisnisnya. Serta memberikan usulan berupa rancangan sistem untuk mengatasi masalah pada trading. 1
METODE PENELITIAN ANALISIS dengan menggunakan metode studi lapangan yang berupa observasi, wawancara, dan pengumpulan dokumen. Metode analisis untuk mengetahui permasalahan dan kebutuhan. Metode perancangan sistem dan metode penelitian perpustakaan (Library Search) dengan melalui pembelajaran, literatur dan sumber bacaan lainnya. HASIL YANG DICAPAI adalah ditemukannya kelemahan berupa sistem informasi trading yang masih manual serta tidak adanya database buyer dan supplier untuk menjaga keamanan data. SIMPULAN penulis adalah melakukan analisis dan perancangan sistem informasi trading yang baru untuk mengatasi masalah-masalah tersebut. (DSM) Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi, Trading.
2
PENDAHULUAN Teknologi informasi saat ini sudah merupakan sarana informasi yang sangat penting bagi suatu perusahaan kecil hingga perusahaan besar, sistem informasi berbasis komputer kini menjadi suatu hal yang primer bagi kebutuhan pemenuhan kebutuhan informasi. Banyak bidang yang telah memanfaatkan sistem informasi berbasis komputer sebagai sarana untuk mempermudah pekerjaan. ”Information is a business resources: it is vital to the survival of the contemporary business organization. Specific information system objective may differ from firm to firm. Accountans and auditors are stakeholders in all accounting information system“, (Doinea, Ovidia; Lep, Gheorghe; Tomita, Vasile; Daniasa, Ionela. Econemics, Management And Financial Markets 6.2 Jun 2011: 188193. The Role Of Accounting Information In Decision-Making Strategies And Processes). Menurut Alves (2010) dalam jurnal yang berjudul “Information Technology Plays A Critical Role In Modern Business, Especially Regarding The Accounting Function”. TI memegang peranan penting dalam dunia bisnis. Agar mampu bertahan dan berkembang dipersaingan global yang semakin ketat saat ini, sebuah perusahaan harus mampu mengumpulkan, menyimpan, menyebar dan mengolah data dan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat agar dapat tercapainya kebutuhan perusahaan. Oleh karena itu dibutuhkan sistem yang terkomputerisasi. Kesalahan pencatatan, kehilangan, kerusakan dan penggandaan antara data yang diperoleh dengan kenyataan yang terjadi pada perudahaan menyebabkan sistem informasi perusahaan tidak berjalan dengan baik. “an important characteristic of accounting information system is its control fuction because the probability of unauthorized dispotition to an acceptable level. Accounting is a supplementary activity in creating value added”, (Tokic, Marjia; Spanja, Mateo; Tokic, Iva; Blazevic, Ivona. Annals of the Faculty of Engineering Hunedoara 9.2 (2011): 165-168. Functional Structure Of Entreprenerrial Accounting Information Systems). “Organization need computer information system that help them achieve business, strategic and competitive goals”, (Brencht, H. David; Martin, P. Merle; Accounting Horizons Vol. 10 No. 4 December 1996:16-22. Accounting Information System: The Challenge Of Extending Their Scope To Business And Information Strategy). Sistem kerja yang manual perlahan mulai tergantikan dengan adanya teknologi terbaru yang semakin canggih, yang pada awalnya membutuhkan waktu yang relatif lama menjadi dapat terselesaikan dengan waktu yang relatif singkat dengan hasil yang memuaskan.
3
Komputer sebagai media pengolahan data terus mengalami perkembangan pesat demi memenuhi keinginan dan kebutuhan penggunanya untuk dapat melakukan pekerjaan dengan cepat dan tepat. Kemudahan pemrograman komputer yang terus dikembangkan telah mempengaruhi penggunaan komputer sebagai alat bantu pekerjaan manusia. Dengan memiliki sistem informasi yang cepat, tepat dan akurat akan dapat mengetahui keinginan dan memuaskan kebutuhan pelanggan. “Accurate information was the basis of the whole solution. Thus, the customer’s motivation to co-operate was critical for the service process.” (Brax, Saara. Managing Service Quality 15.2 (2005): 142-155 A manufacture becoming service provider – challenges and a paradox) CV. Eforta Mahoca merupakan perusahaan broker general trading dalam dan luar negeri yang lebih memprioritaskan pada tekstil dan garmen. Dalam kesehariannya perusahaan ini masih menggunakan sistem manual dalam melakukan penyimpanan dokumen-dokumen transaksi. Kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan ini akan berakibat pada kemungkinan terjadinya kehilangan atau kerusakan dokumen-dokumen, penggandaan data maupun ketidak akuratan data perusahaan dengan pembeli sehingga berpengaruh saat pengambilan keputusan, dengan demikian dibutuhkan adanya suatu sistem yang terkomputerisasi yang mampu melakukan pencatatan dan penyimpanan data transaksi yang dilakukan oleh CV.EFORTA MAHOCA Proses bisnis yang masih manual ini akan berpengaruh pada kinerja persuahaan. Penelitian berfokus untuk berupaya merancang suatu aplikasi yang dapat membantu permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan CV. Eforta Mahoca, sehingga membantu memberikan solusi untuk merancang sistem informasi trading yang dituangkan dalam skripsi yang berjudul “ ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TRADING PADA CV. EFORTA MAHOCA”.
METODOLOGI Untuk mewujudkan penelitian ini, metodologi yang digunakan adalah sebagai berikut :
1. Studi Kepustakaan 2. Studi Lapangan a.
Observasi
b.
Wawancara
4
c.
Review Dokumen
3. Metode Analisis 4. Metode Perancangan Sistem
HASIL DAN PEMBAHASAN Prosedur Sistem Informasi Trading 1.
Buyer a.
Dimulai ketika Buyer melakukan pemesanan barang kepada CV. Eforta Mahoca.
b.
Buyer akan meminta membuat Puchase Order yang berisikan pesanan barang dan akan diserahkan kepada bagian marketing
2.
Supplier a.
Dimulai ketika adanya penawaran barang dari supplier kepada CV Eforta Mahoca.
b.
Supplier akan memberitahukan list barang (catalog) yang dijual oleh pihak supplier kepada bagian marketing.
3.
Bagian Marketing a.
Bagian marketing akan menerima PO dari buyer dan menginputnya pada database Buyer.
b.
Bagian marketing akan menerima penawaran barang dari buyer dan menginputnya pada database Supplier.
c.
Melakukan konektifitas dengan membuka From Transaction berdasarkan permintaan yang diinginkan oleh pihak buyer dan supplier sehingga terjadi kecocokan item barang yang sama.
d.
Melakukan negoisasi hingga terjadi kesepakatan yang telah disetujui.
e.
Bagian marketing akan meminta pihak supplier untuk membuat sales contract sebanyak 2 rangkap untuk diberikan kepada pihak Buyer dan pihak CV Eforta Mahoca untuk diarsip.
f.
Membuat PO sebanyak 3 rangkap
5
g.
Memberikan rangkap 1 kepada supplier untuk permintaan barang, rangkap 2 diberikan kepada bagian keuangan dan rangkap 3 untuk arsip.
h.
Meminta Buyer untuk segera membuka L/C untuk melakukan pembayaran yang ditujukan kepada pihak bank supplier
4.
Bagian keuangan a.
Membuka Form Transaction Pending untuk melakukan pengecekan pembayaran komisi yang telah jatuh tempo pada pihak supplier dan pihak buyer.
b.
Melakukan update pada status Transaksi Pending bagi yang telah melunasi pembayaran komisi.
c. 5.
Membuat invoice yang akan diserahkan kepada pihak buyer.
Bagian Akuntansi
a. Membuat laporan keuangan setiap 6 bulan sekali.
6
Overview Activity Diagram (OAD)
7
Rancangan Database Nama Tabel
BUYER
Engine
MyISAM
Primary Key Buyer_id
Column Name
Data Type
Length
Property
Keterangan
Buyer_id
Int
11
Not Null, Auto Increment
No ID Buyer
Name
Char
23
Not Null
Nama Buyer
Item
Char
32
Not Null
Nama Barang
Quantity
Int
11
Not Null, Default 0
Jumlah Barang
Date
Datetime
11
Datetime
Tanggal Berlaku
Tel_no
Char
20
Not Null
No telepon pembeli
Country
Char
20
Not Null
Negara pembeli
Rancangan Formulir
8
Rancangan Layar
9
Rancangan Laporan
SIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian dan analisis sistem informasi trading yang telah dilakukan pada CV. EFORTA MAHOCA yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut: 1.
CV. Eforta Mahoca adalah perusahaan yang bergerak pada dibidang general trading, dimana sistem yang digunkaan masih manual atau belum terkomputerisasi
2.
Penyimpanan data masih sederhana.
3.
Adanya kerusakan, kehilangan dan penggandaan data.
4.
Sistem informasi trading yang dirancangan dapat mengurangi kesalahan dalam melakukan transaksi dan mampu menyimpan dan menjaga data buyer dan supplier serta transaksi yang telah dilakukan.
5.
Data yang aktual, akurat, dan up to date dapat disediakan oleh sistem yang telah dirancang. Sistem ini berguna dalam meningkatkan kinerja perusahaan dalam melakukan bisnisnya.
10
6.
Pada sistem yang baru dapat menghasilkan laporan, yang isinya mencakup informasi tentang transaksi-transaksi yang dilakukan perusahaan. Mengetahui supplier dan buyer yang telah dijembatani oleh perusahaan.
7.
Didalam sistem yang baru ini, manager dapat pula mengetahui loyalitas buyer dan supplier yang sering menggunakan jasa CV Eforta Mahoca dalam mempermudah transaksi dan menjembatani pihak buyer dan supplier.
REFERENSI Ardian Adi (2008). The Maters Traders, Jakarta: PT Gramedia Pustaka. Bennet, S; McRobb, S; & Farmer R. (2006). Object-Oriented System Analysis and Design. (3rd edition). McGraw Hill. Bodnar, George H dan Hoopwood, William S. (2004). Accounting Information System. Penerbit Salemba Empat. Connoly, Thomas M. & Begg Caroline E. (2005). Database System : A Pratical Approach to Design, Implementation, and management, 4th Edition. Addison Wesley, Canada. Dasaratha V. Rama/Frederick L. Jones (2008), Accounting Information System, 18th ed, Jakarta: Salemba Empat Ginting, Ramlan (2007), Transaksi Bisnis dan Perbankan International, Jakarta: Salemba Empat Gelinas dan Dull. (2008). Accounting Information System, 7th Edition Canada: a division of Thomson Learning. Hall, James A.(2007), Accounting Information System, 4th ed, Jakarta: Salemba Empat Al Fatta, Hanif (2007), Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, yogyakarta: ANDI Mitfakul, Huda dan Komputer Bunafit (2010), Membuat Aplikasi Database dengan Java, MySQL dan NetBeans, Jakarta: PT Elex Media Komputindo Jerry J.Weygant, Donald E. Kieso, Paul D, Kimmel (2007), Accounting Priciples 7th, Jakarta: Salemba Empat Kroenke, DM. (2002). Database Processing Fundamentals, Design, and Implementation. (8th edition). Pearson Education. Mathiassen, Lars. Munk-Madsen, Andreas. Nielsen, Alex Peter. Stage, Jan. (2006). Object Oriented Analysis and Design. Marko Publishing ApS, Aabrog, Denmark.
11
McLeod, R,. (2001). Sistem Informasi Manajemen. Jilid 1. Edisi 7. Terjemahan Tegu,H. PT Prenhallindo, Jakarta. Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi, Edisi ke-3. Salemba Empat. Jakarta O’Brien, James A. (2003), Introduction to Information Systems:Pengantar Sistem Informasi, edisi ke-12, Penerbit Salemba Empat, PT Salemba Emban Patria, Jakarta. O’Brien, James A. (2006). Pengantar Sistem Informasi (Judul Asli: Introduction to Infromation System, diterjemahkan oleh tim penerjemah Dewi Fitriasari, S.S., M.Si dan Denny Arnos Kwary, S.S., M.Hum.). edisi ke-12. Penerbit Salemba Empat. Romney, Marshall dan Steinbart, Paul (2006). Accounting Information System. International Edition. (Tenth Edition). USA: Pearson Education Inc. Sarosa, Samiaji (2009), Sistem Informasi Akuntansi, jakarta: Grasindo Warren, Carl S., Reeve, James M., & Fees, Philip E (2005). Accounting. 21th Edition. Thompson/SouthWestern. Whitten, Jeffery, L., Bentley, Lonnie D., & Dittman, Kevin C. (2007). “System Analysis and Design Methods.” 6th Edition. Singapore : McGraw Hill. http://www.sectoredwin.net/2009/04/sales-contract-awal-transaksi.html. Tanggal akses: September 2012 http://www.sectoredwin.net/2009/06/langkah-langkah-pembukaan-letter-of.html. Tanggal akses: September 2012
RIWAYAT PENULIS 1. Nama TTL 2. Nama TTL 3. Nama TTL
: David Jayaputra, :Bandarlampung, 05 Juli 1991 : Stanis Laus Massora :Madiun, 11 April 1991 :Matthew :Jakarta, 13 Mei 1991 12
