TUGAS MATAKULIAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
DAUR PENGELUARAN Oleh : Dwi Rahayu Nina Faridha Sandhy Meru Argo P Agustina T Amartha Selviana
( 0400910033 ) ( 0400910074 ) ( 0400910094 ) ( 0500910008 ) ( 0500910018 )
PROGRAM DIPLOMA TIGA MENEJEMEN INFORMATIKA FAKULTAS MATEMETIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG
Oktober , 2007
DAUR PENGELUARAN
Suatu organisasi melakukan pengeluaran untuk barang dan jasa. Barang mungkin terdiri dari barang dagang, bahan baku, suku cadang (parts), sub perakitan (subassemblies), perlengkapan (suplies),dan aktiva tetap. Jasa mencakup jasa-jasa yang diberikan oleh pihakpihak luar seperti jasa telepon dan hukum, juga jasa-jasa yang diberikan oleh karyawan organisasi. Secara konseptual, keseluruhan barang dan jasa ini dapat dicakup oleh siklus atau daur pengeluaran. Karena daur pengeluaran melibatkan arus keluar dana, siklus ini merupakan lawan dari daur penerimaan, yang menyediakan arus masuk dana. Daur pengeluaran diperlukan dalam setiap organisasi. Sebagian besar barang dan jasa yang diperoleh merupakan sumber daya bagi organisasi, dan aktivitas dalam memperoleh sumber daya tersebut berkaitan dengan daur pengeluaran.
Daur Pengeluaran I A. Tujuan Daur Tujuan utama daur adalah mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan Tujuan khusus adalah: 1. Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai kebutuhan 2. Menerima seluruh barang yang dipesan dan memverifikasikan bahwa barang tersebut berada dalam kondisi yang baik 3. Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan 4. Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa valid dan benar 5. Mencatat dan mengklarifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat 6. Memposkan kewajiban dan pengeluarn kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di dalam buku besar utang usaha 7. Memastikan bahwa seluruh pengeluran kas berhubungan dengan pengeluaran yang sudah diotorisasi 8. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluran kas dengan cepat dan tepat 9. Menyiapkan seluruh dokumen dn laporan yang diperlukan yang berhubungan dengan barang dan jasa
B. Fungsi – Fungsi 1. Mengetahui kebutuhan akan barang dan jasa 2. Menempatkan pesanan untuk barang dan jasa 3. Menerima dan menyimpan barang atau menyetujui jasa 4. Memastikan validitas kewajiban pembayaran 5. Menyiapkan pengeluran kas 6. Mengelola utang usaha 7. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum 8. Menyiapkan laporan keuangan dan keluaran lain yang dibutuhkan
Mengetahui kebutuhan akan barang /jasa
Menempatkan pesanan
Menerima dan menyimpan barang
Menyetujui jasa
Melakukan pengeluaran kas
Memastikan validitas kewajiban pembayaran
Fungsi-fungsi khas dalam siklus pengeluaran
Fungsi- fungsi lainnya: 1. Retur dan potongan pembelian 2. Pengeluran kas rupa-rupa 3. Pengeluran kas kecil
Memposkan transakasi ke dalam buku besar umum
Mengelola uatang usaha (jika pembelian berdasarjkan kredit)
Menyiapkan laopran keuangan
Gambar hubungan-hubungan dalam transaksi pengeluaran
Permintaan pembelian
Register faktur
Embelian bahan &sumber daya selain tenaga kerja Penyampaian barang oleh pemasok
Pesanan pembalian
Pengeluaran kas pemasok
Voucher pengeluar an
Kreditur lain
Laporan penerimaa nn
Voucher cek
Faktur pemasok
Hutang usaha
Buku besar pembantu hutang ushaa
Nota rektur pembelian
Ikhtisar hutang usaha terbuka
Register cek
Penyesuaian (mis.rektur pembelian)
C. Hubungan dengan organisasi 1. Manajemen Persediaan ( logistik ) Fungsi manajemen persediaan (dalam konteks perusahaan dagang) mempunyai tujuan mengelola persediaan barang dagang yang dibeli perusahaan untuk dijual kembali. Selain bertanggung jawab atas perencanaan, fungsi ini berkaitan dengan aktivitas fisik seperti membeli,menerima dan menyimpan barang. Fungsi manajemen persediaan dapat dipandang sebagai sub fungsi utama dalam fungsi logistik yang lebih luas, yang termasuk dalam fungsi logistik adalah distribusi barang dagang kepada para pelanggan, suatu aktivitas yang secara organisasi dapat diberikan pada fungsi pamasaran. Pembelian difokuskan pada pemilihan pemasok atau vendor yang paling cocok. Pembelian melakukan seleksi ini berdsasarkan faktor-faktor seperti harga satuan yang dibebankan untuk barang atau jasa, mutu barang yang ditawarkan dan lain-lain. Penerimaan bertanggung jawab menerima barang yang diverifikasikan kuantitas dan kualitasnya serta memindahkan barang tersebut ke ruang penyimpanan.
2. Keuangan Tujuan
manajemen
keuangan
berhubungan
secara
luas
dengan
dana,data,
informasi,perencanaan dan pengendalian atas sumber daya. Dalam daur pengeluaran tujuan ini terbatas pada perencanaan dan pegendalian kas, pada data yang berhubungan dengan perkiraan pembelian dan pemasok.
Logistik
Keuangan
Wakil direktur utama logistik
Wakil direktur utama keuangan
pembelia n
penerima an
penyimpa nan persedian an
Mengetah uai kebutuha n akan barang /jasa
Menempa tkan pesanan
Menerim a dan menyimp an barang
produksi
Pengangg aran dan perencan aan kas
Pengenda lian persediaa n
Utang usaha
Pengeluar an kas
Memastikan validitas kewajiban pembayaran
Buku besar umum
Menyiapakan pengeluaran kas
Mengelola utang usaha
Memposkan transaksi dan menyiapkan laporan keuangan
Hubungan unit-unit organisasi dengan fungsi-fungsi pengeluaran
D. Sumber Data dan Masukan Sumber data: Data yang digunakan dalam siklus pengeluaran terutama didasarkan pada masukan dari catatan peresediaan dan dari pemasok. Catatan persediaan merupakan sumber utama untuk sebagian besar transaksi pembelian sedangkan faktur pemasok adalah sumber untuk transaksi utang / pengeluaran. Sumber data lain seperti: Formulir Masukan terdiri dari : 1. Permintaan pembelian ( purchase requisition) Formulir
ini
memberi
otorisasi
pada
departemen
pembelian
untuk
menempatkan pesanan barang atau jasa. 2. Pesanan pembelian ( purchase order) Formulir ini merupakan dokumen formal yang ditandatangani oleh manajer pembelian.
3. Laporan penerimaan (receiving report) Suatu dokemen yang telah bernomor yang disiapkan oleh seorang klerk dalam departemen penerimaan 4. Faktur pemasokan ( vendor ) Faktur pemasok merupakan tanggapan atas pesanan pembelian yang diterbitkan sebelumnya. 5. Voucher pengeluaran 6. Voucher cek 7. Dokumen-dokumen lain
Daur Pengeluaran II A. Tujuan Daur Manajemen Jasa Karyawan Jasa karyawan merupakan komponen utama dalam sumber daya manusia yang dipakai oleh organisasi.Dalam organisasi tertentu seperti perusahaan yang berorientasi pada pelayanan dan badan-badan pemerintahan, sumber daya ini mengambil bagian yang terbesar dalam pengeluaran yang berulang. Dalam perusahaan manufaktur sumber daya ini merupakan biaya kunci dalam konversi bahan baku menjadi barang jadi. Jasa karyawan dalam organisasi semacam itu mungkin dianggap sebagai bagian dari siklus konversi produk. Namun dalam hal ini kami menempatkannya dalam daur manajemen jasa karyawan dan termasuk dalam siklus /daur pengeluaran.
Tujuan utama siklus atau daur manajemen jasa karyawan adalah melancarkan pertukaran kas dengan karyawan untuk jasa yang dibutuhkan ( karena siklus ini berpusat pada pembayaran jasa karyawan sering disebut juga siklus penggajian).
B. Fungsi-Fungsi 1. Penetapan gaji 2. Pengukuran jasa yang diberikan 3. Penyiapan cek gaji 4. Penerbitan dan pendistribusian cek gaji 5. Pendistribusian biaya jasa karyawan 6. Penyiapan laporan dan pernyataan yang diharuskan
C. Hubungan dengan organisasi
Personalia Tujuan
utama
manajemen
personalia
dalam
daur
ini
adalah
merencanakan,
mengendalikan, dan mengkoordinasikan karyawan didalam suatu organisasi. Diantara berbagai fungsi-fungsi yang dilakukan, fungsi yang paling berhubungan dengan penetapan status gaji karyawan adalah yang paling relevan dengan pembayaran untuk jasa yang diberikan. Departemen personalia melakukan fungsi ini dengan menyiapkan dan mendistribusikan kerja secara manual yang diperlukan mengenai tindakan bayaran karyawan ( employee pay actions)
Keuangan Tujuan manajemen keuangan berhubungan dengan dana.perencanaan, data, informasi dan pengendalian atas sumber daya. Unit-unit organisasional yang berada dalam fungsi ini dan yang
terlibat
dalam
manajemen
jasa
karyawan
mencakup
pencatatan
waktu,
penggajian,utang usaha, pengeluaran kas, distribusi biaya dan buku besar umum
Personalia
Menetapk an status gaji
Pencatatan waktu
Mengukur jasa yang diberikan
penggajian
Menyiapk an cek gaji
Utang usaha & pengeluaran kas
Menertibkan & mendistribusikan cek gaji
Memelihara catatan karyawan
Distribusi gaji
Memposkan transaksi & menyusun laporan yang diperlukan
Memelihara catatan beban tenaga kerja
Buku besar umum
Mendistribusikan biaya untuk jasa karyawan
D. Sumber Data dan Masukan Sumber data: 1. Formulir tindakan personalia ( personel action form) berfungsi untuk memberitahu pihak-pihak yang berkepentingan mengenai tindakan-tindakan yang berkenaan dengan karyawan. 2. Formulir jam kerja ( time and/or attendance form) berfungsi untuk mencatat waktu sesungguhnya yang dihabiskan karyawan per jam dilokasi kerja mereka. Form ini berisi nama dan nomor karyawan serta tanggal-tanggal periode pembayaran yang sesuai. 3. Tiket jam kerja ( job time ticket ) 4. Cek gaji
Database: 1. Arsip induk gaji karyawan berisi catatan penghasilan para karyawan per periode 2. Arsip referensi dan riwayat karyawan berisi berbagai data non-keuangan juga data keuangan setiap karyawan misalnya alamat, keahlian, jenis pekerjaan, pengalaman kerja, riwayat pendidikan, evaluasi kerja, dan status keluarga karyawan 3. Arsip transaksi catatan waktu berisi salinan-salinan seluruh transaksi kartu atau lembar jam kerja untuk suatu periode pembayaran gaji. 4. Arsip transaksi cek gaji berisi salinan setiap cek gaji, diatur menurut urutan nomor cek 5. Arsip kompensasi berisi tabel tarif pembayaran dan tingkat gaji untuk berbagai uraian pekerjaan di dalam perusahaan
E. Arus dan Pemrosesan Data
System pemrosesan manual 1. Menentukan status gaji 2. Mengukur jasa yang diberikan 3. Menyiapkan cek gaji 4. Menertibkan dan mendistribusikan cek gaji 5. Mendistribusikan biaya tenaga kerja 6. Menyiapkan laporan dan pernyataan yang diharuskan
System pemrosesan computer Bagan arus system prosedur pemrosesan transaksi penggajian karyawan secara terkomputer Dari pencatatan waktu
Kartu absensi
Dilakukan oleh klerk penggajian
Hitung total batch
Total bacth
Kartu absensi
Depart.personali a
Dilakukan dlm depart.Pemrose san data
Recorcd tindakan penggajian Dilakukan oleh klerk personalia begitu perubahan disetujui
Laporan penyimpanga n &ikhtisar
Data jam kerja
Operasi1: pilah menurut nomer karyawan
Memasukkan perubahan data
Mengakses record karyawan &mengubah
Data jam kerja yg telah dipilih
Operasi2: memutakhirkan file karyawan dan menyiapkan cek gaji
File induk gaji karyawan
depart.penggajian
Ketik pada pita edit
Cek gaji
Register gaji
kasir
Laporan penyimpana gan &ikhtisar
File transaksi buku besar umum
Prosedur buku besar
