TUGAS AKHIR SISTEM AKUNTANSI
Tugas ini disusun untuk melengkapi tugas mata kuliah Sistem Akuntansi
Disusun Oleh : Vina Nuryuliutami 08403244008
JURUSAN PENDIDIKAN AKUNTANSI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA 2009
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Segala sesuatu yang ada di dunia ini terdiri atas berbagai sistem, seperti halnya sistem tata surya, sistem pernapasan, sistem kekebalan tubuh, dan masih banyak lagi sistem yang lainnya. Setiap sistem tersebut selalu terdiri dari unsurunsur yang satu sama lainnya terpadu dan bekerja sama untuk mencapai tujuan. Selain itu, setiap sistem tersebut merupakan bagian dari sistem yang lain yang lebih besar. Suatu sistem memang sengaja dibuat dengan tujuan untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau secara rutin terjadi. Dalam bidang ekonomi, kita mengenal salah satu sistem yang selalu melekat pada kegiatan bisnis, yaitu sistem akuntansi. Seperti halnya sistem yang telah disebutkan sebelumnya, sistem akuntansi juga terdiri dari unsur-unsur yang terpadu dan bekerja sama untuk mencapai tujuan, antara lain formulir, catatan, dan laporan. Sistem akuntansi juga merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar, yaitu sistem informasi manajemen, dan sistem informasi manajemen tersebut juga merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar dan begitu seterusnya. PT Intervero Mangando merupakan perusahaan yang kegiatan utamanya adalah mengelola bahan baku campuran besi berupa mangan. Perusahaan ini pun menggunakan sistem akuntansi dalam menangani kegiatan pokok perusahaannya seperti penjualan, pembelian, penggajian dan pengupahan, penerimaan dan pengeluaran kas. PT Intervero Mangando yang dipimpin oleh Pak Philip Wong di kawasan Manis II Jatiwung, Tangerang. Perusahaan ini mengelola bahan baku campuran besi berupa mangan yang nantinya akan dipasarkan ke perusahaan besar di Indonesia, seperti
perusahaan Krakatau Stil bertempat di Cilegon,
perusahaan Wahana Stil bertempat di Semarang, ada juga perusahaan di Surabaya, dan juga Jakarta.
Makalah ini akan membahas lebih lanjut tentang sistem akuntansi yang ada di dalam perusahaan tersebut dan bagaimana pelaksanaannya. Beberapa sistem yang penulis jadikan contoh adalah sistem penggajian dan pengupahan sistem penjualan tunai, dan sistem pembelian.
B. Rumusan Masalah 1. Seperti apa profil umum U.D. Mekar Jaya? 2. Apa definisi sistem secara umum? 3. Bagaimana pelaksanaan sistem akuntansi, khususnya sistem penggajian dan pengupahan, sistem penjualan tunai, dan sistem pembelian yang terdapat dalam PT Intervero Mangando? 4. Bagaimana bentuk bagan alir dari sistem yang telah ada pada PT Intervero Mangando?
BAB II PEMBAHASAN A. Profil PT Intervero Mangando PT Intervero Mangando merupakan perusahaan yang kegiatan utamanya adalah mengelola bahan baku campuran besi berupa mangan. Perusahaan ini pun menggunakan sistem akuntansi dalam menangani kegiatan pokok perusahaannya seperti penjualan, pembelian, penggajian dan pengupahan, penerimaan dan pengeluaran kas. PT Intervero Mangando yang dipimpin oleh Pak Philip Wong di kawasan Manis II Jatiwung, Tangerang. Perusahaan ini mengelola bahan baku campuran besi berupa mangan yang nantinya akan dipasarkan ke perusahaan besar di Indonesia, seperti
perusahaan Krakatau Stil bertempat di Cilegon,
perusahaan Wahana Stil bertempat di Semarang, ada juga perusahaan di Surabaya, dan juga Jakarta.
B. Definisi Sistem Akuntansi Untuk mengetahui definisi sistem akuntansi, sebelumnya kita harus tahu dahulu definisi dari sistem itu sendiri. Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Dari definisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem sebagai berikut a. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur. b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan. c. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Setelah diuraikan pengertian sistem secara umum, berikut ini diuraikan pengertian sistem akuntansi. Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Kegiatan pokok perusahaan manufaktur terdiri dari desain dan pengembangan produk, pengolahan bahan baku menjadi produk jadi, dan penjualan produk jadi kepada pembeli. Untuk menangani kegiatan pokok perusahaan, umumnya dirancang sistem akuntansi yang terdiri dari a. Sistem akuntansi Pokok. b. Sistem akuntansi Piutang. c. Sistem akuntansi Utang. d. Sistem akuntansi Penggajian dan pengupahan. e. Sistem akuntansi Biaya. f. Sistem akuntansi Kas. g. Sistem akuntansi Persediaan. h. Sistem akuntansi Aktiva tetap. Namun, disini hanya akan diambil beberapa contoh untuk dijadikan bahan pembahasan, antara lain sistem penggajian dan pengupahan, sistem penjualan tunai dan sistem pembelian. a. Sistem penggajian dan pengupahan Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang untuk menangani
transaksi
perhitungan
gaji
dan
upah
karyawan
dan
pembayarannya. b. Sistem penjualan tunai Sistem penjualan tunai dirancang untuk menangani alur penjualan tunai yang terjadi dalam PT Intervero Mangando. c. Sistem pembelian Sistem pembelian dirancang untuk menangani pengadaan barang yang diperlukan oleh PT Imtervero Mangando.
C. Struktur Organisasi PT Intervero Mangando Struktur organisasi PT Intervero Mangando dapat dilihat pada gambar 1.1
D. Deskripsi Jabatan pada PT Intervero Mangando Tugas dari setiap jabatan pada PT Intervero Mangando : 1. Direktur utama Memanag perusahaan, misalnya mengetahui bagaimana terwujudnya kemajuan perusahaan Membentuk struktur organisasi Memperkirakan anggaran yang akan dibutuhkan perusahaan Menempatkan orang-orang sesuai dengan jabatannya 2. Direktur produksi Mengatur bagian produksi, termasuk menentukan harga barang yang diproduksi Menentukan berapa karyawan yang dibutuhkan di bagian produksi Mengatur perencanaan bahan baku 3. Direktur keuangan Merencanakan anggaran yang diperlukan perusahaan Merencanakan penggajian keryawan 4. Direktur pemasaran Mencari patner untuk kerja sama barang 5. Departemen produksi Melaksanakan bagian pengolahan bahan baku Mengarahkan tenaga kerja 6. Bagian perencanaan dan pengawasan produksi Mengawasi sistem operasional produksi Mengawasi tenaga kerja di bagian produksi 7. Departemen teknik Menentukan seberapa besar daya listrik yang digunakan di perusahaan 8. Bagian listrik dan air Memasang instalasi listriik. Seperti kabel, lampu, dll Memasang instalasi air. Seperti pipa, jetpam, waterpam Melakukan pengadaan air 9. Bagian reparasi dan pemeliharaan Memelihara instalasi listrik dan air Melakukan reparasi mesin-mesin rusak
10. Bagian gudang Menerima dan mengeluarkan barang-barang yang diperlukan perusahaan
11. Bagian personalia dan umum Mengatur atau melaksanakan UUD ketenagakerjaan di perusahaan. Seperti pengupahan, jam kerja, jam libur Menentukan penerimaan karyawan Melakukan proses seleksi karyawan
12. Bagian kasir Menerima keluar masuknya uang Melakukan pengecekan nota-nota yang diberikan dari bagian-bagian lain
E. Pelaksanaan Sistem yang Dilakukan PT Intervero Mangando Ada banyak sistem akuntansi dalam PT Intervero Mangando. Namun, di sini hanya akan dijabarkan tiga buah sistem, yaitu sistem penggajian dan pengupahan, sistem pehjualan tunai, dan sistem pembelian. 1. Sistem Penggajian dan Pengupahan PT Intervero Mangando Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan pada PT Intervero Mangando : a. Kartu jam hadir Kartu jam hadir digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan PT Intervero Mangando. Catatan kartu jam hadir yang digunakan oleh PT Invero Mangando berupa kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu, jadi tidak perlu ada bagian yang khusus untuk mengabsen setiap karyawan. Contoh daftar hadir karyawan PT Intervero Mangando dapat dilihat pada gambar A.1.1 b. Daftar gaji dan upah Daftar gaji dan upah ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan PT Intervero Managndo.
c. Amplop gaji d. Laporan pengeluaran kas e. Bukti penerimaan gaji dan upah f. Daftar hadir karyawan Catatan yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan pada PT Intervero Mangando : a. Buku pemasukan pengeluaran b. Buku besar Fungsi yang terkait dalam sistem penggajian dan pengupahan PT Intervero Mangando : a. Fungsi Gaji dan Upah Tugas dari bagian gaji adalah untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan PT Intervero Mangando. Selian itu, bagian ini juga bertugas untuk membuat daftar hadir gaji karyawan. Jadi dalam perusahaan PT Intervero Mangando yang menjalankan fungsi absensi dan fungsi pembuat daftar gaji dikelola oleh 1 orang. b. Fungsi akuntansi Tugas dari bagian akuntansi adalah mencatat dan menghitung semua pengeluaran dan pemasukan semua yang ada di perusahaan PT Intervero Mangando. c. Fungsi keuangan Tugas dari bagian keuangan adalah membuat laporan pengeluaran kas untuk keperluan perusahaan PT Intervero Mangando. Prosedur kegiatan sistem penggajian dan pengupahan PT Intervero Mangando : a. Bagian Gaji dan Upah Prosedur I Membuat kartu jam hadir (KJH). Berdasarkan kartu jam hadir (KJH), membuat daftar hadir karyawan (DHK).
Berdasarkan kartu jam hadir (KJH) dan daftar hadir karyawan (DHK), membuat daftar gaji dan upah (DGU). Berdasarkan daftar gaji dan upah (DGU), membuat bukti penerimaan gaji dan upah (BPGU) rangkap 2. Mendistribusikan dokumen daftar gaji dan upah (DGU), bukti penerimaan gaji dan upah (BPGU) 1, bukti penerimaan gaji dan upah (BPGU) 2 ke bagian keuangan. Dokumen daftar hadir karyawan (DHK) dan kartu jam hadir (KJH) diarsip permanen berdasarkan tanggal.
Prosedur II Dokumen yang diterima dari bagian keuangan, digunakan untuk dasar melakukan pembayaran gaji dan upah pada karyawan disertai dengan amplop dan bukti penerimaan gaji dan upah (BPGU) 1. Memintakan tanda tangan pada karyawan untuk tanda terima. Mendistribusikan laporan pengeluaran kas (LPK), bukti penerimaan gaji dan upah (BPGU) 2 ke bagian akuntansi.
b. Bagian Keuangan Dokumen yang diterima dari bagian gaji dan upah digunakan untuk membuat laporan pengeluaran kas (LPK). Mendistribusikan laporan pengeluaran kas (LPK), bukti penerimaan gaji dan upah (BPGU) 1, bukti penerimaan gaji dan upah (BPGU) 2 ke bagian gaji dan upah. Daftar gaji dan upah (DGU) diarsip permanen berdasarkan tanggal.
c. Bagian Akuntansi Dokumen yang diterima dari bagian gaji dan upah digunakan untuk mengisi di buku kas (BK) Kemudian mengisi di buku besar (BB). Bukti penerimaan gaji dan upah (BPGU) 2 dan laporan pengeluaran kas (LPK) diarsip permanen berdasarkan tanggal.
2. Sistem Penjualan Tunai PT Intervero Mangando Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai pada PT Intervero Mangando : a. Nota b. Surat jalan c. Surat order barang Catatan yang digunakan dalam sistem penjualan tunai pada PT Intervero Mangando : a. Buku kas b. Buku besar Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan tunai PT Intervero Mangando : a. Fungsi Pemasaran b. Fungsi Gudang c. Fungsi Administrasi d. Fungsi Pengiriman e. Fungsi Keuangan Prosedur kegiatan sistem penjualan tunai PT Intervero Mangando : a. Bagian Pemasaran Yaitu menerima order dari pelanggan. Mengisi surat order barang (SOB). Mengirimkan surat order barang (SOB) ke bagian gudang.
b. Bagian Gudang Berdasarkan surat order barang (SOB) digunakan untuk membuat surat jalan (SJ) rangkap 3. Surat jalan (SJ) 2 dikirim ke bagian administrasi. Surat jalan (SJ) 2 dikirim ke bagian pengiriman. Surat jalan (1) diarsip permanen berdasarkan nomor.
c. Bagian Administrasi Berdasarkan surat jalan (SJ) 2 digunakan untuk membuat nota rangkap 2. Surat jalan (SJ) 2, nota 1 dan nota 2 dikirim ke bagian pengiriman.
d. Bagian Pengiriman Melakukan pengiriman barang ke pelanggan disertai pembayaran secara cash. Menyerahkan nota 1 dan surat jalan (SJ) 2 ke pelanggan. Mendistribusikan nota 2 dan surat jalan (SJ) 3 ke bagian keuangan.
e. Bagian Keuangan Berdasarkan dokumen yang diterima, mengisi buku kas harian (BKH) sesuai dengan keperluan. Mengisi di buku besar. Nota 2 dan surat jalan (SJ) 2 di bagian keuangan diarsip permanen berdasarkan tanggal.
3. Sistem Pembelian PT Intervero Mangando Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian pada PT Intervero Mangando : a. Surat order pembelian b. Surat jalan c. Nota Catatan yang digunakan dlam sistem pembelian pada PT Intervero Mangando : a. Buku kas keluar b. Buku besar Fungsi yang terkait dalam sistem pembelian PT Intervero Mangando : a. Fungsi gudang b. Fungsi pembelian c. Fungsi keuangan
Prosedur kegiatan sistem pembelian PT Intervero Mangando : a. Bagian Gudang Prosedur I Membuat surat orde pembelian (SOP) rangkap 2. Surat order pembelian (SOP) 1 diserahkan ke bagian pembelian Surat order pembelian (SOP) 2 diarsip permanen berdasarkan tanggal. Prosedur II Dari nota dan surat jalan, bagian gudang mencocokannya dengan jumlah barang dan bagian gudang baru Menandatangani setelah sesuai antara nota dengan jumlah barang. Nota dan surat jalan dikirim kebagian pembelian.
b. Bagian Pembelian Prosedur I Surat order pembelian (SOP) 1 yang diterima dari bagian gudang digunakan untuk mengecek barang dan mencari barang yang sesuai dengan pesanan ke agen. Kemudian surat order pembelian (SOP) 1 diserahkan ke bagian keuangan untuk dimintakan uang. Prosedur II Berdasarkan surat order pembelian (SOP), bagian pembelian melakukan pembelian barang ke agen dan mendapat nota dan surat jalan yang sudah ditandatangani oleh bagian pembelian Menyerahkan surat order pembelian (SOP) ke agen. Mendistribusikan surat jalan dan nota ke bagian gudang. Prosedur III Dengan melihat nota dan surat jalan, bagian pembelian melakukan itung-itungan uang kas bon. Menyerahkan lagi nota dan surat jalan ke bagian keuangan.
c. Bagian Keuangan Prosedur I Berdasarkan surat order pembelian (SOP), bagian keuangan mengirimkan uang ke bagian pembelian sesuai dengan permintaan dari bagian pembelian. Surat order pembelian (SOP) diserahkan lagi ke bagian pembelian untuk membeli barang ke agen. Prosedur II Berdasarkan nota dan surat jalan, bagian keuangan mengisi buku kas keluar. Kemudian mengisinya ke buku besar. Nota dan surat jalan diarsip permanen berdasarkan tanggal.
F. Hasil Penyempurnaan Sistem pada PT Intervero Mangando
Bagan Alir Sistem Penggajian dan Pengupahan
Bagian Pencatat Waktu
Bagian Gaji dan Upah 1
Mulai
Membuat KJH
KJH DHK
KJH Membuat DGU
Membuat DHK
KJH DHK
DGU
Membuat BPGU
2 1
3
BPGU 1 DGU LPK 2 2
BPGU 1
Melakukan pembayaran gaji & upah
Ket : KJH
: Kartu Jam Hadir
DHK : Daftar Hadir Karyawan
Meminta TTD karyawan utk tanda terima
DGU : Daftar Gaji dan Upah BPGU : Bukti Penerimaan Gaji dan Upah LPK
: Laporan Pengeluaran Kas
LPK 2
BPGU 1 4 keryawan
Bagian Keuangan
Bagian Akuntansi
2
4
2 BPGU 1
LPK BPGU 2
DGU
LPK 2
Mengisi buku kas T
BPGU 1 DGU
T
Buku kas
3
Mengisi buku besar
Buku besar
Selesai
Ket : DGU : Daftar Gaji dan Upah BPGU : Bukti Penerimaan Gaji dan Upah LPK
: Laporan Pengeluaran Kas
Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai
Bagian Pemasaran
Bagian Gudang
Bagian Administrasi
Mulai
1
2
SOB
Membuat nota
Membuat SJ
SJ
Menerima order dr pelanggan
1 2
Nota
Mengisi SOB
1
2 SJ
1
SOB 4
1
Ket : SOB
: Surat Order Barang
SJ
: Surat Jalan
2
3
5
Bagian Pengiriman
3
SJ
Bagian Keuangan
4
4
2
2 Nota
SJ
6
1
Nota
1
Mengisi buku kas Mengirim brg ke pelanggan
-----
Membayar secara cash Buku kas
SJ
2 2
Nota
pelanggan
Mengisi buku besar
1
6
Buku besar
Selesai
Ket : SJ
: Surat Jalan
2
Baga Alir Sistem Pembelian
Bagian Gudang
4
Mulai
Membuat SOP
SJ Nota
2 SOP
1
Mencocokan dg jml barang
SJ 1
T
Nota
5
Ket : SOP
: Surat Order Pembelian
SJ
: Surat Jalan
Bagian Pembelian
1
SOP
3
1
Mengecek & mencari barang ke agen
SOP
SOP
-------
1
Membeli barang ke agen
Sesuai dg pesanan yg diminta
SOP SJ
1
1
Nota
2
agen 4
5
SJ Nota
Melakukan itung-itungan kas bon
SJ Nota
Ket : SOP
: Surat Order Pembelian
SJ
: Surat Jalan
Bagian Keuangan
2
SOP
6
SJ
1
Nota
Mengirim uang
SOP
Sesuai permintaan dr bag. pembelian
---------
Mengisi BKK
1 BKK
3 Mengisi buku besar
Buku besar
Selesai
Ket : SOP
: Surat Order Pembelian
SJ
: Surat Jalan
BKK : Buku Kas Keluar
T
