3
BAB II LANDASAN TEORI
A. Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi diperlukan oleh pihak manajemen maupun pihak lain yang berkepentingan di luar perusahaan dengan tujuan untuk memperoleh data keuangan. Oleh karena itu, data keuangan harus disusun dalam bentuk yang sesuai, sehingga diperlukan suatu sistem yang dapat mengatur jalannya arus dan pengolahan data akuntansi dalam perusahaan. a. Pengertian Sistem Definisi sistem adalah “sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-samauntuk mencapai tujuan tertentu.” (Mulyadi, 2001:2) Sistem adalah “rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.” (Romney dan Steinbart, 2004:1)
3
4
b. Pengertian Informasi Definisi Informasi adalah “data yang telah diolah menjadi suatu bentuk
yang
mempunyai
arti
dan
bermanfaat
bagi
manusia.”
(Muhammad,2003:5) Informasi adalah “data yang telah di organisasi,dan telah memiliki kegunaan dan manfaat.”(Krismiaji,2005:15) c. Pengertian Sistem Informasi akuntansi Sistem informasi akuntansi adalah “susunan berbagai dokumen alat komunikasi, tenaga pelaksana, dan berbagai laporan yang didesain untuk mentransformasikan
data
keuangan
menjadi
informasi
keuangan”
(Nugroho,2004:4) Sistem informasi akuntansi adalah “kumpulan sumber daya seperti peralatan dan manusia, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi.” Bodnar dan Hopwood,2000:1)
2. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Tujuan utama sistem informasi akuntansi adalah: a. Untuk
mendukung
fungsi
kepengurusan
(stewardship)
manajemen. b. Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen.
5
c. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari.(Hall,2001:18)
3. Elemen-elemen Sistem Informasi akuntansi Sistem informasi akuntansi merupakan bagian dari sistem informasi, sehingga elemen-elemen pembentuk sistem informasi identik atau sama dengan elemen-elemen sistem informasi akuntansi. Adapun elemen-elemen sistem informasi akuntansi terdiri dari: a. Blok Masukan (Input Block) Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. b. Blok Model (Model Block) Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang yersimpan di basis dta dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. c. Blok Keluaran (Out Block) Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitasdan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
6
d. Blok Teknologi (Technology Block) Teknologi merupakan “kotak alat” dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirim keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama yang teknis : Pengguna (humanware), perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware). e. Blok Basis Data (Database Block) Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras computer ddan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. f. Blok Pengendalian (Control Block) Beberapa
pengendalian
perlu
dirancang
dan
diterapkan
untuk
meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat,langsung cepat diatasi. (Jogiyanto:2000:37-39)
B. Pengendalian Internal 1. Definisi Pengendalian Internal Definisi pengendalian internal menurut IAI (2001:319) adalah sebagai berikut:
7
Suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) Efektifitas dan efisiensi operasi, dan (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. 2. Tujuan Pengendalian Internal Adapun tujuan dari pengendalian internal adalah: a. Keandalan pelaporan keuangan b. Efektifitas dan efisiensi operasi c. kepatuhan
terhadap
hukum
dan
peraturan
yang
berlaku.
(IAI,2001:319)
3. Elemen-elemen Pengendalian Internal Menurut IAI (2001:319) pengendalian internal satuan usaha terdiri dari lima unsure sebagai berikut: a. Lingkungan
pengendalian
menetapkan
corak
suatu
organisasi,
mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur. b. Penaksiran resiko adalah identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola.
8
c. Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan. d. Informasi dan komunikasi adalah pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran infomasi dalam bentuk dan waktu yang memmungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka. e. Pemantauan
adalah
proses
yang
menentukan
kualitas
kinerja
pengendalian internal sepanjang waktu.
C. Sistem Informasi Akuntansi Siklus Produksi 1. Siklus Produksi Siklus Produksi menurut George H. Bodnar (2003:671) didefinisikan “The production cycle is a recurring set of business activities and related data processing operations associated with the manufacture of products”, yang artinya: didalam siklus produksi terdapat kesatuan aktifitas bisnis dan operasi pemprosesan data yang berhubungan dengan pembuatan produk yang dilakukan berulang-ulang. Dalam suatu siklus produksi secara garis besar dibagi menjadi 4 tahapan sebagai berikut: a. Desain Produk Desain produk merupakan aktivitas paling awal dalam siklus produksi yang melakukan kegiatan perancangan produk untuk memenuhi
9
kebutuhan konsumen baik dari sisi kualitas, daya tahan, dan fungsionalitas, dengan biaya produksi yang seminimal mungkin. Tahapan ini dimulai dari penerimaan informasi dari bagian penjualan (pemasaran) oleh bagian PPC (Production Planning and Control) pada perusahaan manufaktur mass production. Informasi dari pihak pemasaran sangat berguna sekali karena bagian pemasaran lebih banyak mengerti kondisi pasar mengenai permintaan produk yang diminati
konsumen,
sehingga
informasinya
relevan
untuk
dipertimbangkan sebagai salah satu penentu perencanaan produksi. Dokumen yang yang dihasilkan dalam tahapan ini antara Iain : 1. Bill of material: dokumen yang berisi spesifikasi kode bahan baku, deskripsi, dan jumlah komponen bahan baku yang dibutuhkan untuk memproduksi satu unit produk. Dokumen ini dipakai sebagai bahan informasi dalam membuat production order. 2. Operation List : dokumen yang menjelaskan tentang urutan kegiatan yang harus dilakukan untuk melaksanakan proses produksi sesuai dengan production order Prosedur yang dilaksanakan adalah departemen produksi mereview kembali ramalan penjualan {current sales forecast) yang berasal dari departemen penjualan, laporan-Iaporan status stok barang jadi dari
10
departemen barang jadi dan laporan-Iaporan status stok bahan baku dari departemen persediaan. Jadi departemen produksi menentukan apa yang harus diproduksi atas dasar informasi yang sama yaitu dari ramalan penjualan dan laporan status persediaan. b. Planning and Scheduling Planning dan scheduling merupakan tahap kedua dari aktivitas yang dilakukan dalam siklus produksi, tujuannya adalah untuk membuat rencana produksi yang memadai supaya dapat memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menyebabkan kelebihan persediaan barang jadi. Perencanaan produksi baik jenis produk. jumlah yang harus diproduksi. kapan akan dilakukan produksi dan selesainya ini dilakukan oleh bagian PPC (Production Planning and Control) setelah mengetahui informasi produk yang akan diproduksi. Dokumen yang digunakan dalam tahapan ini antara lain : 1. The Master Production schedule (MPS) : kertas kerja yang berisi jumlah produk yang akan diproduksi, penjelasan secara detail mengenai waktu produksi, kapan produksi akan dirnulai dan
kapan
selesainya.
Informasi
mengenai
permintaan
pelanggan (customer orders), peramalan penjualan (sales
11
forecast), persediaan barang jadi (finished good inventory) juga digunakan dalam siklus produksi. 2. Production order : perintah tertulis dari PPC kepada bagian produksi untuk melaksanakan aktivitas produksi yang juga mencantumkan jenis produk, jumlah yang akan diproduksi. 3. Material requisition:
perintah tertulis untuk mengeluarkan
bahan baku dan bahan penolong dari tempat penyimpanan dan akan dikirim ke bagian produksi uniuk diproses sesuai dengan production order. Prosedur yang dilaksanakan adalah bagian perencanaan produksi akan menyiapkan 2 lembar data otorisasi pembuatan yang menunjukkan kuantitas setiap produksi yang harus di produksi dan prioritas relativ dari tiap produk. Lembar pertama diberikan kepada departemen penyiapan input dan menjadi input pada proses yang dikomputerisasi untuk menyiapkan order-order produksi, permintaan bahan dan jadwal produksi. sedangkan lembar kedua diarsip berdasarkan nomor persediaan produk. Kemudian diolah bersama-saina dengan file material requisition serta file production order dan data operasi yang ada dengan komputer dan dilaksanakan secara berurutan menurutt nomor persediaan produk. Untuk setiap produk yang harus dibuat, suatu production order
12
dikutip dari catatan otorisasi pembuatan dan catatan daftar operasi yang bersangkutan. Komputer akan mencetak 2 lembar production order untuk diberikan kepada departemen perencanaan produksi sebagai arsip dan departemen pabrik dimana pekerjaan dimulai. Lembaran ini akan menyertai pekerjaan dalam proses selama perjalanannya dalam pabrik. Selain itu, komputer juga akan mencetak 3 lembar material requisition untuk diberikan kepada departemen perencanaan produksi sebagai arsip dan 2 lembar material requisition lainnya akan diberikan kepada departemen pabrik c. Production Operations Tahapan ini merupakan proses pembuatan yang sesungguhnya dari produk. Prosedur yang dilaksanakan adalah departemen pabrik mengirimkan
satu
lembar
material
requisition
ke
ruangan
penyimpanan bahan baku dimana hal ini memberikan otorisasi kepada petugas penyimpanan untuk mengeluarkan bahan baku ke pabrik. Bila pemindahan bahan baku terjadi, orang yang menerima bahanbahan harus menandatangani formulir lalu menyerahkan formulir tersebut ke departemen penyimpanan input untuk diakses pada komputer sebagai material issue master file. Departemen pabrik harus menyiapkan job time tickets dan move ticket untuk diberikan kepada departemen penyiapan input. Bila produk selesai dipindahkan
13
dari departemen pabrik ke departemen finished goods, maka production order dan material requisition yang dilampirkan akan menyertainya. Departemen operasi komputer akan membuat laporan pemakaian bahan dan laporan biaya upah departemen sebagai print out komputer. Dokumen yang digunakan dalam tahapan ini antara lain: 1. Move ticket : daftar urutan kerja yang diikatkan pada barang yang akan dikerjakan agar pekerja tahu pemindahan dari tempat kerja satu ke tempat kerja yang lain. d. Cost Accounting Tahapan yang terakhir adalah aktivitas penghitungan biaya yang bertujuan menyediakan infonnasi untuk perencanaan, pengontrolan, dan pengevaluasian kinerja operasi produksi dan untuk menyediakan data biaya produk yang akurat yang digunakan dalam penentuan harga jual. Sistem akuntansi biaya menyediakan informasi yang digunakan untuk kalkulasi nilai persediaan dan harga pokok penjualan yang akan ditampilkan dalam laporan keuangan perusahaan. Tipe sistem akuntansi biaya ada dua, yaitu job order costing dan process costing. Karena sistem akuntansi biaya yang digunakan dalam penelitian ini adalah process costing, maka teori mengenai Job order costing tidak dibahas. Process costing digunakan ketika barang atau jasa yang sama diproduksi sejenis (homogen), memerlukan proses
14
produksi yang berlanjut dan diproduksi dalam kuantitas massal. Dalam process costing, bahan baku, tenaga kerja dan overhead dibebankan ke cost center. Cost setiap unit produk ditentukan dengan membagi total cost yang dibebankan ke cost center dengan jumlah unit yang diproduksi. Prosedur yang dilaksanakan adalah departemen cost center akan melakukan perhitungan untuk menentukan biaya produksi yang terjadi atas produk dan departemen operasi komputer akan melakukan pengolahan summary journal entries yang akan diberikan kepada bagian General ledger. Pemilihan metode job order costing maupun process costing mempengaruhi penentuan biaya produksi ke produk saja dan tidak mempengaruhi metode pengumpulan data. Dokumen yang digunakan dalam tahapan ini adalah Cost sheet yaitu form yang berisi rindian biaya produksi. Komponen biaya atau harga pokok produksi dikelompokkan menjadi tiga yaitu: 1. Bahan baku langsung. Bahan baku langsung adalah semua material yang digunakan untuk membentuk keseluruhan bagian dari barang jadi. Material requisition forms merupakan dasar yang digunakan untuk membebankan biaya
15
bahan baku ke produk. Selain itu, material requisition forms juga digunakan sebagai alat pengendali bahan baku. 2. Tenaga kerja langsung. Tenaga kerja langsung adalah biaya tenaga kerja yang mengubah bahan baku langsung menjadi barang jadi dan dapat ditelusuri langsung ke produk. Dasar yang digunakan menentukan biaya tenaga kerja adalah clock card atau job lime ticket yang berupa dokumen yang berisi catatan waktu bekerja setiap karyawan sebagai tenaga kerja langsung dalam melakukan pekerjaan tertentu. 3. Biaya pabrikasi. Biaya pabrikasi merupakan biaya-biaya produksi yang tidak dapat ditelusuri secara spesifik ke produk. Beberapa komponen biaya pabrikasi adalah biaya bahan baku tidak langsung. tenaga kerja tidak langsung. dan termasukjuga beban penyusutan aktiva tetap, dan sebagainya. Bahan baku tidak langsung adalah sejumlah material yang dibutuhkan untuk menyelesaikan produk tetapi tidak dikelompokkan sebagai bahan baku langsung karena tidak menjadi bagian dari produk. Sedangkan biaya tenaga kerja tidak langsung merupakan biaya tenaga kerja yang tidak dapat ditelusuri langsung ke produk. Biaya tenaga kerja tidak langsung termasuk gaji pengawas, teknisi, dan lain-lain , Pembebanan biaya overhead dapat menggunakan dua metode , yailu:
16
a. Mencatat
dan
membebankan
biaya
overhead
actual
secara
langsung. b. Menggunakan predetermined factory overhead rate. Karena biaya overhead aktual berbeda setiap periode dan bukan merupakan biaya variabel yang berhubungan dengan aktivitas produksi, maka predetermined overhead rate sering digunakan untuk membebankan biaya overhead ke aktivitas produksi selama satu periode. Factory overhead dibebankan ke departemen produksi pada akhir setiap periode untuk menentukan cost dari unit produk yang diproduksi pada periode tersebut. Jika predetermined rate digunakan, maka perhitungannya yaitu dengan mengalikan rate dengan jumlah aktual dari dasar aktivitas yang digunakan pada setiap departemen produksi. Dalam proses produksi terkadang terjadi penyusutan jumlah material (unit) yang disebabkan adanya penguapan ataupun proses alami yang lain (normal production shrinkage). Penyusutan jumlah material mengakibatkan adanya biaya yang harus dibebankan pada unit cost. Cara pembebanan biaya penyusutan ada bermacam-macam, salah satunya dibebankan langsung pada unit yang ada / tersisa. Pada process costing, semua biaya yang dibebankan ke departemen diringkas dalam laporan biaya produksi (cosf of production report). Selain itu, cost of production report juga merupakan
17
sumber informasi dalam menyiapkan ringkasan jurnal untuk mencatat cost dari unit produk yang ditransfer dari satu departemen produksi ke departemen lainnya dan pada akhirnya ke persediaan barang jadi. Cost of production report dari suatu departemen dapat disajikan dalam berbagai bentuk, tetapi pada dasarnya laporan tersebut harus menunjukan halhal seperti : 1. Total dan unit cost of work yang diterima dari satu atau lebih departemen. 2. Total dan unit cost dari bahan baku, tenaga kerja dan overhead yang ditambahkan ke departemen 3. cost awal dan akhir dari persediaan barang dalam proses, 4. cost yang ditransfer ke departemen berikutnya atau ke barang jadi. Bagian dari report yang menyajikan informasi biaya biasanya dibagi menjadi dua bagian yaitu pertama, menunjukkan total cosi dari departemen yang dicatat, dan kedua, menunjukkan disposisi atas cost tersebut. Total cost yang dilaporkan pada kedua bagian tersebut harus sama. Cost of production report juga berisi informasi mengenai quantity schedule, dimana informasinya digunakan untuk menentukan jumlah unit equivalen dari produksi untuk tiap elemen cost. Pada akhir periode, terkadang terdapat persediaan akhir yang belum selesai dikerjakan, sehingga jumlah unit equivalen harus dihitung untuk setiap elemen cost.
18
Unit equivulen adalah jumlah sumber daya (seperti bahan baku, tenaga kerja dan overhead) yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu unit produk dengan mempertimbangkan elemen cost. Informasi mengenai biaya yang ada pada cost of production report akan digunakan dalam perhitungan harga pokok produksi.
