BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Sistem Informasi Akuntansi 2.1.1
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Romney & Steinbart (2006, p6) mendesksripsikan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) sebagai “A system that collect, records, stores, and processes data to produce information for decision makers”. Yang berarti sebuah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi bagi pengambil keputusan. Bodnar (2001, p1) berpendapat bahwa Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. dan melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan. Sedangkan menurut Jones and Rama (2006, p5) pengertian Sistem Informasi Akuntansi adalah “A subsystem of an MIS that provides accounting and financial information, as well as other information obtained in the routine processing of accounting transactions”. Yang berarti Sistem Informasi Akuntansi adalah subsistem atau bagian dari MIS (Management Information System) yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, serta informasi lain yang diperoleh dari proses transaksi akuntansi secara rutin. Berdasarkan definisi - definisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi merupakan subsistem dari sistem 9
10
informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, yang bertujuan untuk mengumpulkan, mencatat, mengolah, menyimpan, dan melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi akuntansi dan keuangan bagi pengambil keputusan.
2.1.2
Komponen Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney dan Steinbart (2003, p2), an AIS consists of five components: a.
The people who operate the system and perform various functions
b.
The procedures, both manual and automated, involved in collecting,
processing,
and
storing
data
about
the
organization’s activities c.
The data about the organization’s business process
d.
The software used to process the organization’s data
e.
The
information
technology
infrastructure,
including
computers, peripheral devices, and network communication devices.
2.1.3
Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi Menurut Rama dan Jones (2008, p7) yang diterjemahkan oleh M. Slamet Wibowo, ada 5 kegunaan Sistem Informasi Akuntansi antara lain:
11
a.
Membuat laporan eksternal Perusahaan menggunakan sistem informasi akuntansi untuk menghasilkan laporan – laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, badan – badan pemerintah, dan yang lain contohnya: laporan keuangan dan SPT pajak. Laporan jenis ini mengikuti suatu struktur yang ditetapkan oleh organisasi – organisasi seperti Financial Accounting Standard Board – FASB (Dewan Standar Akuntansi Keuangan AS), Securities Exchange Comission – SEC (Badan Pengawas Pasar Modal AS), Internal Revenue Service – IRS (Dinas Pajak AS), dan regulator lainnya.
b.
Mendukung aktivitas rutin Para manajer memerlukan satu sistem informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan
itu.
Contohnya
antara
lain
menerima
pesanan
langganan, mengirimkan barang dan jasa, membuat faktur penagihan pelanggan, dan menagih kas ke pelanggan. Sistem komputer mahir menagani transaksi – transaksi yang berulang, dan banyak paket piranti lunak akuntansi yang mendukung fungsi – fungsi yang rutin ini. Teknologi lain, seperti scanner untuk memindai kode produk, meningkatkan efisiensi dari proses bisnis. c.
Mendukung pengambilan keputusan Informasi
juga
diperlukan
untuk
mendukung
pengambilan
keputusan tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi.
12
Contohnya antara lain mengetahui produk – produk yang penjualannya bagus dan pelanggan mana yang paling banyak melakukan pembelian. d.
Perencanaan dan pengendalian Sebuah
sistem
informasi
juga
diperlukan
untuk
kegiatan
perencanaan dan pengendalian. Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem informasi, dan laporan yang dirancang untuk membandingkan jumlah anggaran dengan jumlah yang sebenarnya. Sebagai contoh, analisis pendapatan dan beban bisa dilakukan di tingkatan produk secara individu data historis dapat diambil dari basis data dan digunakan dalam lembar kerja atau program lain untuk meramalkan arus kas. Para perencana dapat menggunakan data minning (penggalian data dengan menggunakan piranti lunak) untuk mengungkapkan tren jangka panjang dengan hubungan data. e.
Menerapkan pengendalian internal Pengendalian internal (internal control) mencakup kebijakan – kebijakan, prosedur – prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset – aset perusahaan dari kerugian atau korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan. Sebagai contoh, satu sistem informasi dapat menggunakan kata sandi (password) untuk mencegah individu lain memiliki akses ke format data entri dan laporan yang tidak diperlukan untuk menjalankan pekerjaan mereka. Selain itu, format data entri dapat
13
dirancang untuk secara otomatis memeriksa error dan mencegah jenis tertentu dari data entri yang akan melanggar aturan – aturan yang sudah dibuat.
2.1.4
Siklus Sistem Informasi Akuntansi dalam Proses Bisnis Menurut Rama dan Jones (2008, p22) yang diterjemahkan oleh M. Slamet Wibowo, proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama yaitu sebagai berikut: a.
Siklus Pemerolehan / Pembelian (Acquisition / Purchasing Cycle) Siklus pemerolehan mengacu pada proses pembelian barang dan jasa.
b.
Siklus Konversi (Corversion Cycle) Siklus konversi mengacu pada sumber daya yang diperoleh menjadi barang – barang dan jasa.
c.
Siklus Pendapatan (Revenue Cycle) Siklus pendapatan mengacu pada proses penyediaan barang dan jasa kepada pelanggan dan mengumpulkan uang kas.
2.1.5
Siklus Pendapatan (Revenue Cycle) Seperti yang ditunjukan Jones and Rama (2008, p165-166), mengenai siklus pendapatan dari berbagai jenis organisasi yang berbeda adalah sama dan meliputi beberapa atau semua operasi berikut ini: a.
Merespons pertanyaan pelanggan. Pertanyaan pelanggan bisa ditangani oleh tenaga penjual. Di beberapa industri (misalnya,
14
komputer dan peranti lunak), produk – produknya bersifat kompleks. Tenaga penjualan memainkan peran penting dalam membantu para pelanggan untuk memahami suatu produk perusahaan dan memilih produk yang sesuai untuknya. b.
Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa di masa yang akan datang. Contoh dari perjanjian tersebut meliputi pesanan pelanggan untuk produk atau jasa serta kontrak antara perusahaan dengan pelanggan untuk menyerahkan barang atau jasa di masa depan. Karyawan penting di dalam fungsi ini adalah petugas pencatat pesanan dan tenaga penjualan.
c.
Menyediakan jasa atau pengiriman barang ke pelanggan. Fungsi ini sangat penting dalam proses pendapatan. Untuk jasa, karyawan pentingnya adalah para penyedia layanan. Untuk barang, petugas gudang dan pengiriman memainkan peran yang aktif.
d.
Mengakui klaim atas barang dan jasa yang disediakan. Pada kejadian ini, perusahaan mengakui klaimnya terhadap pelanggan dengan mencatat piutang dan menagih pelanggan.
e.
Menerima kas. Pada suatu waktu dalam siklus pendapatan, kas diperoleh dari pelanggan.
f.
Menyetorkan kas ke bank. Agen yang terlibat di sini adalah kasir dan bank.
15
g.
Menyusun laporan. Berbagai macam laporan yang mungkin dibuat untuk siklus pendapatan. Contohnya mencakup daftar pesanan, daftar pengiriman, dan daftar penerimaan kas.
2.2
Analisis dan Perancangan Sistem Berbasis Object Oriented 2.2.1
Pengertian Analisis Sistem Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman
(2004, p38) analisis
sistem adalah“ the study of business problem domain to recommend improvements and specify the business requirements and priorities for the solution ”. Yang berarti pembelajaran dari permasalahan bisnis domain untuk merekomendasikan perbaikan dan menentukan kebutuhan bisnis dan prioritas untuk solusi. Sedangkan dalam buku karangan Jones and Rama (2006, p588) analisis sistem adalah “ The second phase of the systems development life cycle. It involves a study of the current system and proposed solution in more detail than the investigation stage. The main objective is to develop requirements for the new system ”. Yang berarti tahap kedua dari siklus pengembangan sistem. Yang melibatkan studi tentang sistem saat ini dan solusi yang diusulkan lebih terperinci dari tahap penyidikan. Tujuan utamanya adalah untuk mengembangkan persyaratan untuk sistem baru. Adapun pengertian menurut O’Brien (2005, p518) yang diterjemahkan oleh Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary, “Analisis sistem merupakan studi mendalam mengenai informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir yang menghasilkan persyaratan fungsional (functional
16
requirement) yang digunakan sebagai dasar untuk desain sistem informasi baru”. Dari definisi - definisi tersebut maka dapat disimpulkan bahwa analisis sistem merupakan tahap kedua dari siklus pengembangan sistem, yang mempelajari tentang permasalahan sistem yang ada saat ini dan merekomendasikan
solusi
dari
permasalahan
tersebut
untuk
mengembangkan sistem baru.
2.2.2
Pengertian Perancangan Sistem Pengertian perancangan sistem menurut Whitten, Bentley, dan Dittman
(2004, p39) adalah “The specification or construction of a
technical, computer-based solution for the business requirements identified in a system analysis”. Yang berarti spesifikasi atau konstruksi dari sebuah teknik, solusi berbasis komputer untuk kebutuhan bisnis yang diidentifikasikan
dalam kebutuhan
sistem.
Sedangkan
pengertian
perancangan sistem menurut Bodnar & Hopwood (2010, p399), adalah ”the formulation of a blueprint for a completed system”. Yang berarti rumus dari sebuah blueprint untuk sebuah sistem yang lengkap. Dalam bukunya O’Brien (2005, p521) yang diterjemahkan oleh Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary juga menjelaskan, “perancangan sistem adalah menentukan bagaimana sistem akan memenuhi tujuan tersebut. Design systems terdiri dari aktivitas desain yang menghasilkan spesifikasi
sistem yang
memenuhi
persyaratan
dikembangkan dalam proses analisis sistem”.
fungsional
yang
17
Dari definisi - definisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah perumusan solusi berbasis komputer yang di identifikasikan untuk memenuhi kebutuhan sistem. Dalam bukunya Romney & Steinbart (2006, p742) tahap desain dibagi menjadi 2 yaitu: a.
Conceptual Systems Design In the conceptual system design phase, the developer creates a general framework for implementing user requirement and solving problems identified in the analysis phase. There are three main steps in conceptual design: evaluating design alternatives, preparing design specifications, and preparing the conceptual systems design report.
b.
Physical Design During the physical systems design phase, the company determines how the conceptual AIS design is to be implemented. Physical design translates the broad, user oriented AIS requirements of conceptual design into detailed specifications that are used to code and test the computer programs. Physical system design phases include designing output, creating files and databases, designing input, writing computer programs, developing procedures, and building controls into the new AIS”.
18
2.2.3
Pengertian Object Oriented Analysis and Design Object-Oriented Analysis and Design (OOAD) adalah metode untuk
menganalisis
dan
merancang
sistem
dengan
pendekatan
berorientasi object menurut Mathiassen (2000, p135). Sedangkan OOAD menurut Larman (1996, p6) menjelaskan hubungan sebuah masalah utama dan solusi logis dari pandangan sebuah object.
2.2.4
Activity Diagram Pengertian Activity Diagram menurut Jones and Rama (2006, p60), the UML activity diagram plays the rule of a “map” in understanding business processes by showing the sequence of activities in the process, yang artinya activity diagram yang berperan sebagai sebuah “peta” dalam memahami proses bisnis dengan menunjukkan urutan kegiatan dalam proses. Sedangkan pengertian activity diagram menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p428), activity diagram merupakan diagram yang dapat digunakan untuk menggambarkan langkah - langkah secara grafis aliran proses bisnis. Adapun pengertian menurut Marakas (2006, p419), “an activity diagram is a special type of statechart diagram”. Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa activity diagram adalah suatu diagram yang menggambarkan proses bisnis suatu perusahaan yang terdiri dari gambaran umum maupun detailnya. Dalam bukunya Jones and Rama (2006, p61), activity diagram dapat diklasifikasikan menjadi dua tipe yaitu:
19
a.
Overview Activity Diagram Menurut Jones and Rama (2006, p61), overview activity diagram is: presents a high level view of the business process by document the key events, the sequence of these event, and the information flows among this event, yang berarti menggambarkan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan peristiwa peristiwa yang sesuai dengan urutan peristiwanya.
b.
Detailed Activity Diagram Jones and Rama (2006, p61), mendefinisikan detailed activity diagram is similiar to a map of a city or town. It provides a more detailed representation of a activites associated with one or two events shown on the overview diagram, yang berarti diagram yang menyediakan penyajian yang lengkap dari aktivitas - aktivitas yang dihubungkan dengan satu atau dua peristiwa yang ditunjukkan pada overview activity diagram.
2.2.5
Workflow Table Jones and Rama (2006, p73) menyatakan bahwa workflow table adalah tabel dua kolom yang mengidentifikasikan actor dan kegiatan kegiatan dalam proses. Sedangkan menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p69) workflow table adalah aliran dari transaksi yang melalui proses bisnis untuk menjamin pengecekan dan otorisasi yang
20
diimplementasikan. Dalam bukunya Whitten dan Bentley (2007, p54) juga menjelaskan, workflow adalah “the flow transactions throught business processes to ensure appropriate checks and approvals are implemented”. Dari definisi di atas, disimpulkan bahwa workflow table adalah suatu tabel yang menggambarkan transaksi dari suatu proses bisnis yang berisi actor dan aktivitas yang dilakukan.
2.2.6
UML (Unified Modelling Language) Jones and Rama (2008, p78) yang diterjemahkan oleh M. Slamet Wibowo mendefinisikan UML (Unified Modelling Language) adalah sebuah bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun,
dan
mendokumentasikan
sistem
informasi.
UML
dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain berorientasi objek”. Sedangkan menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p408) adalah
sekumpulan
rangkaian
model
yang
digunakan
untuk
menspesifikasikan atau menggambarkan sistem sebuah sistem perangkat lunak dalam kaitannya dengan objek. Adapun pengertian UML menurut Whitten dan Bentley (2007, p371), UML (Unified Modelling Language) adalah “a set of modelling conventions that is used to specify or describe a software system in terms of objects”. Berdasarkan journal of object technology (Vol. 8, No. 2, March – april 2009), dijelaskan mengenai UML (Unified Modelling Language) yaitu, “UML (Unified Modeling Language) is a language for
21
specifying, visualizing and constructing the artifacts of software systems. UML has become a standard for object-oriented modeling. Its graphical notation makes it easy to understand, in particular during the first phases of the development process”. Berdasarkan definisi di atas, maka dapat disimpulkan pengertian UML adalah model bahasa yang digunakan untuk menggambarkan sistem informasi yang berkaitan dengan objek yang digunakan untuk mendokumentasikan suatu bisnis, serta dapat menjelaskan dokumen apa yang dipakai.
2.2.7
UML Class Diagram Pengertian class menurut Bennet, McRobb dan Farmer (2006, p649), adalah “a descriptor for a collection of object that are logically similar in terms of their behavior and the structure of their data”. Sedangkan menurut Marakas (2006, p408), “the class of an object is a generalized description we create to describe objects that are similar in nature or share many of the same characteristics”. Dari definisi – definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa class digunakan untuk mendeskripsikan semua objek dan event yang ada serta sesuai dengan struktur yang ada. Mathiassen (2000, p92), mengartikan attribute is a descriptive property of a class or an event, yang artinya sebuah sifat dari suatu class atau event. Sedangkan menurut Haigh Andrew (2001, p21) attributes adalah “a characteristic of an object that has value within the context of
22
the system”. Yang berarti karakteristik dari sebuah objek yang memiliki nilai dalam sistem. Dalam buku Jones and Rama (2006, p181) “Attributes is the smallest units of data that can have meaning to a user. The column in a relational database that are equivalent to fields in a file”. Yang berarti unit terkecil dari data yang memiliki arti. Kolom dalam hubungan database harus sama dengan field dalam file. Berdasarkan definisi definisi di atas, maka dapat disimpulkan pengertian atribut adalah unit terkecil dari data yang digunakan untuk menjelaskan class atau event. Mathiassen (2000, p51), memberi pengertian event sebagai suatu kejadian instant yang melibatkan suatu object atau lebih. Adapun menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p349), event adalah unit kerja logika yang harus diselesaikan secara keseluruhan. Event terkadang disebut juga transaksi. Dalam bukunya, Marakas (2006, p135) menuliskan, event adalah “the transaction from one state to another occurs as the result of some phenomenon or stimulus reffered to as an event”. Dari definisi - definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa event adalah aktivitas - aktivitas yang terjadi dalam suatu rangkaian sistem yang berjalan dalam perusahaan. Marakas (2006, p416) dalam bukunya menjelaskan, “the class diagram provides a static structure of all the classes that exist within the system”. Sedangkan Bennet, McRobb, dan Farmer (2006, p649) menjelaskan, “class diagram a UML structure diagram that shows classes with their attributes and operations, together with the associations between classes”. Berdasarkan journal of object technology
23
(Vol. 8, No. 2, March – april 2009) menjelaskan, “UML class diagrams express the static structure of a system, in terms of classes and relationships between classes. Classes are essentially organized through aggregation, inheritance or association relationships”. Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa UML class diagram digunakan untuk menghubungkan antara satu class dengan class lain.
2.2.8
Use Case Diagram Berdasarkan Jones and Rama (2006, p228) Use Case Diagram diartikan sebagai berikut, use case diagram is a list of use case that occur in an application and that indicate the actor responsible for each use case, yang artinya presentasi grafik yang dapat menyediakan daftar use case yang terdapat dalam suatu aplikasi. Sedangkan menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p271), mengartikan “Use case diagram is a diagram that depict the interactions between the system and external system and users.”, yang artinya use case diagram adalah sebuah diagram yang menggambarkan interkasi antara sistem dan sistem eksternal dan pengguna. Adapun definisi Use Case Diagram menurut Hoffer, George, and Valacich (2006, p226), “use case diagram is a picture showing system behavior along with the key actors that interact with the system”. Yang artinya Use case merupakan gambar yang menunjukkan perilaku sistem bersama aktor-aktor yang berinteraksi dengan sistem. Berdasarkan journal of object technology (Vol. 8, No. 2, March – april 2009)
24
menjelaskan, “UML use case diagrams describe, in the form of action and reaction, the system’s behaviour from the user’s point of view. They allow defining the system’s limits and the relationships between the system and the environment. The use case diagrams represent use cases, actors and the relationships between the use cases and the actors”. Berdasarkan definisi – definisi di atas, maka dapat disimpulkan pengertian use case diagram adalah suatu atau diagram yang menggambarkan sistem yang dilakukan antara pengguna dengan sistem yang ada.
2.2.9
Navigation Diagram Berdasarkan Mathiassen (2000, p344), “Navigation Diagram is a special kind of statechart diagram that focuses only the overall dinamics of the user interface. The diagram shows the participating windows and the transitions between them. The navigation diagram is not found in UML”.
2.2.10 Rancangan Database Connolly (2002, p14), dalam bukunya mendefinisikan “Database is a shared collection of logically related data, and a description of this data, designed to meet the informations needs of an organtization”, yang artinya database adalah kumpulan dari logika data yang saling berhubungan yang digunakan bersama-sama, dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi pada organisasi. Sedangkan Jones and Rama (2006,
25
p156), mengartikan “Database is comprehensive collection of related data”, yang artinya database adalah kumpulan data - data yang berkaitan. Selain itu Ramakrishnan dan Gehrke (2003, p27) menyatakan, “database design tools: design tools are available from RDBMS vendors as well as third – party vendors”. Berdasarkan definisi – definisi di atas, maka dapat disimpulkan pengertian database adalah kumpulan elemen data yang saling berhubungan. Jenis - jenis database : a. Database
Operasional
menyimpan
data
terinci
yang
dibutuhkan untuk mendukung proses bisnis dan operasi dari suatu perusahaan. b. Database Terdisitribusi ini dapat bertempat dalam server jaringan di world wide web, di intranet dan ekstranet perusahaan, atau di jaringan perusahaan lain. c. Database External tersedia secara gratis dari berbagai layanan komersial online dan dengan atau tanpa biaya dari banyak sumber di world wide web. Menurut Connolly (2002, p281-282), ada tiga tahapan rancangan database yaitu: a. Conceptual Database Design Proses untuk membangun satu model dari keterangan yang dipergunakan pada satu perusahaan, tidak terkait dari semua bahan pertimbangan fisik.
26
b. Logical Database Design Proses untuk membangun satu model dari keterangan yang dipergunakan pada satu perusahaan berlandaskan satu model data spesifik, tetapi tidak terikat dari DBMS tertentu dan bahan pertimbangan fisik lain. c. Physical Database Desgin Proses untuk menghasilkan satu uraian tentang implementasi dari
database
pada
tempat
penyimpanan
kedua,
ini
mendeskripsikan hubungan dasar, data organisasi, dan tolak ukur yang dipergunakan untuk mencapai akses efisien data dan apapun batasan integritas berhubungan dan ukuran jaminan keamanan.
2.2.11 Rancangan Formulir Jones and Rama (2006, p288), mengartikan “Form is a formatted document containing blank fields that users can fill in with data. When the form is displayed on a computer screen, the data entered in the blank fields are saved to one or more tables”, yang artinya formulir adalah dokumen yang terformat yang berisikan field kosong yang dapat diisi data oleh pengguna. Sedangkan menurut Mulyadi (2001, p75), “Formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi”. Manfaat formulir menurut Mulyadi (2001, p78) adalah untuk: a. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan.
27
b. Merekam data transaksi bisnis perusahaan. c. Mengurangi
kemungkinan
kesalahan
dengan
cara
menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan. d. Menampikan informasi pokok dari satu orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain. Menurut Jones and Rama (2006, p262-264), menyatakan tipe input formulir terdiri dari: a. Single – record entry form Sebuah formulir yang digunakan untuk memasukkan, menghapus atau memodifikasi data pada record tunggal dalam suatu table. b. Tabular entry form Sebuah
formulir
yang
menampilkan
tabel
untuk
menambahkan beberapa record dalam suatu table. c. Multi – table entry form Sebuah formulir yang digunakan untuk memasukkan atau memodifikasi record dalam dua atau lebih file yang berhubungan, biasanya sebuah main form dan sub form.
2.2.12 Rancangan Layar Pengertian rancangan layar menurut Britton dan Doake (2003, p268), adalah suatu tampilan yang berhubungan dengan dunia luar. Sedangkan menurut Mathiassen (2000, p151), interface adalah fasilitas yang menyediakan sebuah model dan fungsi dari sistem untuk actor.
28
Adapun menurut buku Valacich, George, dan Hoffer (2004, p451), rancangan layar
adalah “point of contact where a system meets its
environment or where subsystems meet each other”. Dari definisi – definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pengertian rancangan layar atau interface adalah suatu tampilan untuk memudahkan actor berhubungan dengan sistem. Menurut Jones and Rama (2008, p335) yang diterjemahkan oleh M. Slamet Wibowo, elemen rancangan layar meliputi: a.
Text Boxes Digunakan untuk memasukkan informasi yang akan ditambahkan ke table atau untuk menampilkan informasi yang diambil dari sebuah table.
b.
Labels Membantu user untuk mengetahui informasi apa yang dibutuhkan untuk dimasukkan.
c.
Look Up Feature Umumnya dimasukkan ke dalam text boxes yang digunakan untuk memasukkan foreign key.
d.
Command Button Digunakan untuk melakukan sebuah action.
e.
Radio Button Memungkinkan user untuk memilih salah satu dari beberapa pilihan yang disediakan.
29
f.
Check Boxes Memungkinkan user untuk memilih lebih dari satu pilihan dari beberapa pilihan yang disediakan.
2.2.13 Rancangan Laporan Dalam buku karangan Jones and Rama (2006, p201), “a report is a formatted and organized presentation of data”, yang berarti laporan adalah presenstasi data yang telah terformat dan terorganisasi dengan baik. Adapun menurut Mulyadi (2001, p5), laporan adalah informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi dan berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer. Menurut Jones and Rama (2006, p214-215), the report design template have 4 subset element such as : a. Label boxes and text box Dua elemen penting dari segala laporan adalah label dan data. Dalam Microsoft Access, elemen – elemen ini ditunjukkan oleh label boxes dan text boxes. b. Grouping attribute Laporan yang berkelompok, dikelompokkan oleh sesuatu. c. Group header Group header dapat digunakan untuk menyajikan informasi yang umum pada kelompok.
30
d. Group detail Transaksi yang terjadi pada kelompok didaftarkan di dalam kelompok secara rinci dan lengkap. e. Group footer Group footer
juga dapat digunakan untuk menyediakan
informasi yang berguna dalam laporan yang berkelompok.
2.3
Sistem Informasi Penjualan Tunai Menurut La Midjan (2001, p170), penjualan secara tunai yaitu penjualan yang bersifat cash dan carry pada umumnya terjadi secara kontan, dapat pula terjadi pembayaran selama 1 bulan juga dianggap kontan. Sedangkan menurut Mulyadi (2001, p202), dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. Kegiatan penjualan secara tunai ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan tunai. Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.
31
2.3.1
Dokumen yang Digunakan Dokumen – dokumen penjualan menurut La Midjan (2001,p183) antara lain sebagai berikut: a. Order Penjualan Barang (Sales Order) Merupakan
penghubung
antara
beragam
fungsi
yang
diperlukan untuk memproses langganan dengan menyiapkan peranan penjualan. b. Nota Penjualan Barang Merupakan catatan atau bukti atas transaksi penjualan barang yang telah ditentukan oleh pihak perusahaan dan sebagai dokumen bagi pelanggan. c. Perintah Penyerahan Barang (Delivery Order) Merupakan suatu bukti dalam pengiriman barang untuk diserahkan kepada pelanggan setelah adanya pencocokan rangkap slip. d. Faktur Penjualan (Invoice) Adalah dokumen yang menunjukkan jumlah yang berhak ditagih kepada pelanggan yang menunjukkan informasi kuantitas, harga, dan jumlah tagihannya. e. Surat Pengiriman Barang (Shipping Slip) f. Jurnal Penjualan (Sales Journal)
Sedangkan dokumen – dokumen yang terkait dengan siklus pendapatan menurut Wilkinson (2000, p419) adalah:
32
a. Customer order Setiap permintaan pembelian yang berasal dari konsumen atau sebuah form yang disiapkan oleh karyawan penjualan. b. Sales order Form resmi berangkap yang disiapkan dari dokumen customer order. c. Order acknowledgment Biasanya sebuah copy dari sales order dikirimkan kepada konsumen untuk mengetahui apakah barang yang dikirim sudah diterima. d. Picking list Setiap copy dari sales order atau dokumen terpisah yang dikirimkan ke gudang untuk digunakan dalam pengambilan barang pesanan konsumen dari dalam penyimpanan. e. Packing slip Copy dari sales order atau picking list yang disertakan dengan barang ketika barang tersebut dikemas dan dikirim. f. Billing of lading Dokumen
pengiriman
yang
diserahkan
kepada
agen
pengiriman sebagai acuan untuk mengirimkan barang kepada pelanggan.
33
g. Shipping notice Sebuah copy dari sales order atau dokumen pengiriman terpisah yang berguna sebagai bukti bahwa barang telah dikirim. h. Sales invoice Dokumen
yang
dikirimkan
kepada
pelanggan
yang
menunjukan jumlah nilai penjualan. i. Remittance advice Dokumen yang menunjukkan jumlah nilai yang diterima dari konsumen. j. Deposit slip Dokumen yang menyertai penyetoran kas ke bank k. Back order Dokumen yang disiapkan ketika kuantitas barang tidak tersedia untuk memenuhi sales order. l. Credit memo Dokumen yang mengijinkan kredit kepada konsumen untuk penjualan kredit m. Credit application Formulir yang disediakan ketika konsumen baru mengajukan kredit, menunjukan data rinci terkait dengan kondisi keuangan dan tingkat pendapatan pengaplikasian n. Salesperson call report
34
Form yang digunakan untuk mendeskripsikan panggilan yang dilakukan oleh bagian penjualan kepada customer dan untuk mengindikasikan hasil dari panggilan tersebut. o. Deliquent notice Peringatan yang dikirimkan kepada konsumen yang kreditnya sudah melebih jatug tempo. p. Write-off notice Dokumen yang diarsipkan oleh manajer kredit ketika terdapat kemungkinan tidak tertagih suatu piutang. q. Cash register receipt Formulir yang digunakan oleh pedagang untuk menunjukan jumlah uang yang diterima
2.3.2
Fungsi yang Terkait dalam Sistem Informasi Penjualan Berdasarkan buku Jones & Rama (2006, p42-43) unit yang terkait dalam sistem informasi akuntansi meliputi: 1. Agen eksternal Agen eksternal adalah orang-orang atau unit organisasi yang berada di luar perusahaan. Contohnya meliputi pelanggan, pemasok, dan bank. 2. Agen internal Agen internal adalah orang-orang atau unit organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian di dalam suatu proses bisnis. Contohnya meliputi karyawan yang di perusahaan seperti
35
bagian penjualan, bagian penagihan, bagian melayani. Sistem informasi akuntansi sering kali menelusuri informasi mengenai agen internal yang bertanggung jawab untuk kejadian di dalam proses bisnis
Menurut Mulyadi (2001, p462), fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah: a. Fungsi Penjualan b. Fungsi Kas
2.3.3
c.
Fungsi Gudang
d.
Fungsi Pengiriman
e.
Fungsi Akuntansi
Prosedur Penjualan Tunai Berdasarkan buku Jones & Rama (2006, p168-169) prosedur penjualan dalam siklus pendapatan meliputi: 1. Menerima Pesanan Petugas pencatat pesanan memasukan data pesanan ke dalam komputer. Sistem komputer memeriksa apakah pesanan adalah dari pelanggan yang sudah ada. Jika pesanan adalah dari pelanggan baru, petugas membuat record pelanggan di Tabel Pelanggan di dalam sistem komputer.
36
2. Mengambil Barang Karyawan gudang menggunakan slip pengambilan untuk mencari barang – barang yang akan diambil, selain produk dan jumlah, slip
pengambilan
mengidentifikasi
lokasi
gudang
agar
memudahkan karyawan gudang untuk mengumpulkan pesanan. 3. Mengirimkan Barang Setelah menerima barang dan slip pengambilan dari gudan, petugas pengiriman merekonsilasikan slip pengambilan dengan slip pengepakan dan memperbarui slip pengepakan apabila ada perubahan yang ditunjukan di slip pengambilan. Kemudian petugas membuat konosemen dan melampirkannya ke paket serta memasukan data pengiriman ke dalam sistem komputer. 4. Menagih Pelanggan Pada akhir hari, petugas piutang usaha menelaah slip pengepakan dan
konosemen
yang
diberikan
oleh
pengirim
serta
membandingkannya dengan record pengiriman yang ditampilkan di komputer. 5. Menerima Kas Pelanggan menerima faktur atau rekening pelanggan dengan menyobek potongan faktur yang memasukan Pelanggan# maupun jumlah faktur yang belum di bayar. 6. Mencatat Penerimaan
37
Petugas piutang usaha mengirimkan ke setiap pelanggan kredit untuk pembayaran dengan mencatat penerimaan kas di sistem komputer. 7. Menyetorkan Kas Pada
akhir
hari,
kasir
menjumlahkan
cek
–
cek
dan
membandingkan total tersebut dengan daftar nota pengiriman uang. Petugas menggunakan sistem untuk mulai mencatat setoran. 8. Merekonsilasi Kas Setiap hari, kontroler membandingkan jumlah pada slip setoran dengan jumlah pada jurnal penerimaan kas.
Menurut Mulyadi (2001, p469-470), prosedur penjualan tunai adalah sebagai berikut: a. Prosedur Order Penjualan b. Prosedur Penerimaan Kas c. Prosedur Penyerahan Barang d. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai e. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank f. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
38
2.3.4
Sistem File Dalam buku Jones & Rama (2006, p41-43) yang diterjemahkan oleh M. Slamet Wibowo. Dua jenis penting dari file data adalah file induk dan file transaksi. Adapun penjelasan dari file data, antara lain : 1. File Induk File induk mempunyai ciri-ciri berikut : a.
File induk menyimpan data yang relatif permanen mengenai agen-agen eksternal, agen-agen internal, atau barang dan jasa. Contohnya mencakup file persediaan (barang dan jasa), file pelanggan (agen-agen eksternal) dan file karyawan (agen-agen internal).
b. File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual. c. Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan. Data acuan merupakan data
deskriptif
yang
relatif
permanen
dan
tidak
dipengaruhi oleh transaksi, sebagai contoh di dalam file pelanggan tedapat nama pelanggan dan semua file induk berisi data acuan. Sedangkan data ringkasan diubah ketika kejadian, seperti pesanan dan pengiriman yang terjadi. 2. File Transaksi Jenis file data kedua yang juga penting adalah file transaksi. File transaksi mempunyai ciri-ciri berikut :
39
a. File transaksi menyimpan data tentang kejadian. Contohcontoh kejadian dari siklus pendapatan meliputi pesanan, pengiriman dan penagihan kas. b. File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi. c. File transaksi mencakup informasi kuantitas dan harga. Kuantitas mengacu pada kuantitas barang atau jasa yang berhubungan dengan kejadian sebagai contoh kuantitas barang yang dipesan.
Menurut Boockholdt (2001,p334-337), “All accounting systems use master files. A master file is the computer readable equivalent of a ledger in a manual systems.” Reference and balance data in master files Example General ledger master file
Reference data Account number
Balance data Account balance
Account description Inventory master file
Item number
Quantity on hand
Item description
Quantity on order
Reorder point Order quantity Customer master file
Customer number
Balance owed
40
Name and address Credit limit Vendor master file
Vendor number
Yea-
to-date
Name and address
purchases
Discount policy Payroll master file
Employee number
Year-to-date
Name and address
earnings
Personal data
witholding
Deduction code
amount
and
Witholding code
“Transaction files batch processing systems use transaction files. In these systems clerk, accumulate source documents – each represented one accounting transaction of a certain type – into batches prior to processing.” Data in typical transaction file records Example Journal
Data field
voucher Account number
transaction file
Type Reference
Date
Reference
Debit or credit code
Reference
Description
Reference
Amount
Balance
Source number
Reference
41
Payroll
transaction Employee number
file
Sales
Reguler hours
Balance
Overtime hours
Balance
Vacation time
Balance
Sick time
Balance
order Customer number
transaction file
Reference
Salaes person number Purchase
Reference Reference
order Reference
number
Reference
Item number
Balance
Quantity
Reference
Price
2.3.5
Sistem Pengendalian Internal Menurut COSO (Romney, 2003, p196) Internal control as the process because implemented by the board of directors, management, and those under their direction to provide reasonable assurance that control objectives are achieved with regard to the following : 1. Effectiveness and efficiency of operations 2. Reliability of financial reporting 3. Compliance with applicable laws and regulations
42
Sedangkan menurut COSO (Rama dan Jones, 2008, p133) mengidentifikasi lima komponen pengendalian internal yang saling berkaitan : 1. Lingkungan pengendalian 2. Penentuan resiko 3. Aktivitas pengendalian 4. Informasi dan Komunikasi 5. Pengawasan
Dalam bukunya, Wing Wahyu Winarno (2006, p11) menyatakan komponen pengendalian internal menurut COSO (The Committee of Sponsoring Organizations) ada lima, yaitu: a. Control environment atau lingkungan pengendalian Lingkungan pengendalian merupakan sarana dan prasarana yang ada di dalam organisasi atau perusahaan untuk menjalankan struktur pengendalian intern yang baik. Beberapa komponen yang mempengaruhi lingkungan pengendalian intern adalah: •
Komitmen manajemen terhadap integritas dan nilai-nilai etika
•
(Commitment to integrity and ethical values).
Filosofi yang dianut oleh manajemen dan gaya operasional
yang
dipakai
oleh
manajemen
(Manajement’s philosophy and operating style). •
Struktur organisasi (Organizational structure).
43
•
Komite Audit untuk Dewan Direksi (The audit committee of the board of directors).
•
Metode pembagian tugas dan tanggung jawab (Methods of assigning authority and responsibility).
•
Kebijakan dan praktik yang menyangkut sumber daya manusia (Human resources policies and practices).
•
Pengaruh dari luar (External influences).
b. Control activities atau kegiatan pengendalian Kegiatan pengawasan merupakan berbagai proses dan upaya yang dilakukan oleh manajemen perusahaan untuk menegakkan pengawasan atau pengendalian operasi perusahaan. COSO mengidentifikasi setidak-tidaknya ada lima hal yang dapat diterapan oleh perusahaan, yaitu: •
Pemberian otorisasi atas transaksi dan kegiatan (Proper authorization of transactions and activities).
•
Pembagian tugas dan tanggung jawab (Segregation of duties).
•
Rancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang baik (Design and use of adequate documents and records).
•
Perlindungan yang cukup terhadap kekayaan dan catatan perusahaan (Adequate safeguards of assets and records).
44
•
Pemeriksaan independen terhadap kinerja perusahaan (Independent checks on performance).
c. Risk assessment atau pemahaman risiko Manajemen perusahaan harus dapat mengidentifikasi berbagai risiko yang dihadapi oleh perusahaan. Dengan memahami risiko, manajemen dapat mengambil tindakan pencegahan, sehingga perusahaan dapat menghindari kerugian yang besar. Ada tiga kelompok risiko yang dihadapi perusahaan, yaitu: •
Risiko strategis, yaitu mengerjakan sesuatu dengan cara yang salah (misalnya: harusnya dikerjakan dengan komputer ternyata dikerjakan secara manual).
•
Risiko finansial, yaitu risiko menghadapi kerugian keuangan. Hal ini dapat disebabkan karena uang hilang, dihambur-hamburkan, atau dicuri.
•
Risiko informasi, yaitu menghasilkan informasi yang tidak relevan, atau informasi yang keliru, atau bahkan sistem informasinya tidak dapat dipercaya.
d. Information and communication atau informasi dan komunikasi Perancang sistem informasi perusahaan dan manajemen puncak harus mengetahui hal-hal di bawah ini:
45
•
Bagaimana transaksi diawali
•
Bagaimana data dicatat ke dalam formulir yang siap diinput ke sistem komputer atau langsung dikonversi ke sistem komputer.
•
Bagaimana file data di baca di organisasi dan diperbaharui isinya
•
Bagaimana data diproses agar menjadi informasi dan informasi diproses lagi
menjadi informasi yang lebih
berguna bagi pembuat keputusan •
Bagaimana informasi yang baik dilakukan
•
Bagaimana transaksi berhasil
e. Monitoring atau pemantauan Pemantauan adalah kegiatan untuk mengikuti jalannya sistem informasi akuntansi, sehingga apabila ada sesuatu berjalan tidak seperti yang diharapkan, dapat diambil tindakan segera. Berbagai bentuk pemantaun di dalam perusahaan dapat dilaksanakan dengan salah satu atau semua proses berikut ini: •
Supervisi yang efektif
(effective supervision) yaitu
manajemen yang lebih atas mengawasi manajemen dan karyawan di bawahnya. •
Akuntansi
pertanggungjawaban
(responsibility
accounting) yaitu perusahaan menerapkan suatu system akuntansi yang dapat digunakan untuk menilai kinerja
46
masing-masing manajer, masing-masing departemen, dan masing-masing proses yang dijalankan oleh perusahaan. •
Audit internal (internal auditing) yaitu pengauditan yang dilakukan oleh auditor di dalam perusahaan.
2.3.6
Laporan yang Dihasilkan Dalam buku Wilkinson (2000, p436-442) Laporan dari sistem penjualan dibutuhkan untuk menganalisis operasional perusahaan dan menbantu keputusan perencanaan dan pengendalian perusahaan. Laporan tersebut berikut ini : 1. Operational Listings and Reports a. The Montly Statement Berisi daftar transaksi penjualan untuk setiap pelanggan. Laporan ini dibuat berdasarkan informasi piutang dagang, tagihan penjualan, dan penerimaan kas dari pelanggan. b. The Open Orders Report Berisi pesanan jumlah penjualan yang belum dikirmkan seluruhnya dan ditagih. c. The Sales Invoice Register Berisi
daftar
seluruh
tagihan
penjualan,
berdasarkan nomor dokumen sales invoice.
diurutkan
47
d. The Shipping Register Berisi daftar seluruh pengiriman, diurutkan berdasarkan tanggal pengiriman e. The Cash Receipt Journal Berisi daftar jumlah yang diterima, diurutkan berdasarkan kronologis. f.
The Credit Memo Register Berisi daftar seluruh retur penjualan, diurutkan berdasarkan nomor credit memo.
g. Scheduled Managerial Reports h. The Accounts Receivable Aging Schedule Laporan yang dibuat berdasarkan informasi yang dipakai untuk membuat monthly statement, dan berisi data mengenai saldo piutang setiap pelanggan. i. Reports On Critical Factors Berisi informasi mengenai kinerja perusahaan, seperti ratarata jumlah pemesanan pelanggan dan presentase pengiriman barang tepat waktu. j. Sales Analyses Berisi kinerja keuangan relatif untuk setiap salesperson, daerah penjualan, lini produk, dan pelanggan. k. Cash Flow Statement Berisi sumber penerimaan kas, penggunaan kas untuk operasional, dan penggunaan khusus lainnya selama periode
48
akuntansi. Informasi dalam laporan ini digunakan sebagai untuk membuat dasar untuk membuat perencanaan kas (cash forecasting) dan penganggaran (budgeting). 2. Demand Managerial Reports a. Demand report Laporan yang digunakan unuk untuk mengelola keputusan dan pengendalian.
Menurut Mulyadi (2001, p462-463), informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari penerimaan kas dari penjualan tunai adalah: a.
Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
b.
Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai.
c.
Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
d.
Nama dan alamat pembeli. Informasi ini diperlukan dalam penjualan produk tertentu.
