BAB 2 LANDAS AN TEORI
2.1 Teori Umum 2.1.1 Sistem Informasi 2.1.1.1 Pengertian Sistem Informasi Pengertian sistem menurut O’Brien (2003, p8) sistem adalah sekelompok komponen-komponen yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan dengan menerima masukan dan menghasilkan keluaran dalam proses perubahan organisasi. Sedangkan menurut pendapat M cleod (2001, p11) sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. M enurut pendapat Hall (2002, p14) informasi didefinisikan sebagai data yang diproses, namun definisi ini tidak memadai. Informasi ditentukan oleh efeknya pada pemakai, bukan pada bentuk fisiknya. Sedangkan pengertian informasi menurut M cleod (2001, p15) suatu data yang diperoses atau data yang memiliki arti. Adapun menurut pendapat Romney (2003, p9), information is data that have been organized and processed to provide meaning, yang berarti bahwa informasi adalah data yang telah diorganisasi dan diproses serta memiliki arti. Adapun menurut Hall (2001, p17-18) penghasil informasi merupakan proses mengumpulkan, mengatur, memformat, dan
6
7 menyajikan informasi untuk pemakai. Informasi dapat berupa dokumen operasional seperti pesanan penjualan, suatu laporan yang terstruktur, atau pesanan dilayar komputer. Informasi yang berguna memiliki karekteristik sebagai berikut: 1. Relevant (Relevan). Isi sebuah laporan atau dokumen harus berkaitan dengan suatu tujuan. Dengan demikian laporan ini dapat mendukung keputusan manajer atau tugas staf administrasi. 2. Timely (Tepat Waktu). Waktu proses penghasilan informasi merupakan faktor yang kritikal dalam menentukan kegunaannya. Informasi tidak boleh lebih lama dari periode waktu yang akan didukungnya. 3. Acurate (Akurat). Informasi yang dihasilkan harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material. 4. Complete (Lengkap). Informasi yang dihasilkan harus lengkap dan tidak ada data penting yang diabaikan. 5. Summary (Rangkuman). Informasi harus dipermudah agar sesuai dengan kebutuhan pemakai. M enurut pandangan Hall (2002, p7) lainnya sistem informasi adalah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses
8 menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pemakai. Pendapat lain mengatakan (George M . Scott, 2001, p4) bahwa sistem informasi merupakan sistem yang diciptakan oleh para analisis dan manajer guna melaksanakan tugas khusus tertentu yang sangat esensial bagi berfungsinya organisasi. Jadi sistem informasi adalah suatu peroses pengumpulan data yang diolah sedemikian rupa sehingga membentuk suatu informasi yang digunakan untuk menunjang proses dalam pengambilan keputusan dan identifikasi masalah.
2.1.2 Sistem Informasi Akuntansi 2.1.2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi menurut Bodnar (2001, p1) adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Adapun menurut Jones dan Rama (2006, p5), the accounting information system is a subsystem of an M IS that provides accounting and financial information, as well as
other
information
obtained
in the routine processing
of
accounting transactions. SIA adalah sebuah subsistem dari M IS (Management Information System)
yang menyediakan
informasi
akuntansi dan keuangan, serta informasi lain yang diperoleh dalam proses rutin dari transaksi akuntansi.
9 Sedangkan pendapat lain mengatakan (Wilkinson et al, 2000, p7), an accounting information system is a unified structure within an entity, such as a business firm, that employs physical resources and other components to transform economic data into accounting information,
with the purpose of satisfying the
information needs of variety of users. Yang dapat diartikan, SIA adalah gabungan struktur entitas, seperti perusahaan bisnis, yang menggunakan sumber daya fisik dan komponen lain untuk mengubah data ekonomi menjadi informasi akuntansi, dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi dari berbagai pemakai. Jadi dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah subsistem dari Sistem informasi M anajemen yang menggabungkan berbagai aspek sumber daya agar menghasilkan informasi-informasi yang diperoleh dalam proses rutin transaksi akuntansi, dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi dari berbagai pengguna.
2.1.2.2 Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi M enurut Jones, Rama (2003, p6-p7) ada lima kegunaan sistem informasi akuntansi, antara lain: 1.
M emproduksi Laporan Eksternal Bisnis menggunakan sistem informasi akuntansi untuk memproduksi laporan khusus untuk memuaskan kebutuhan dari
10 Penginvestasi (investor), pemberi kredit (creditors), penagih pajak, agen-agen yang berkaitan, dan lain sebagainya. 2.
M endukung Aktivitas Rutin M anajer membutuhkan sistem informasi akuntansi untuk menangani aktivitas
operasi rutin
selama siklus
operasi
perusahaan. 3.
M endukung Keputusan Informasi dibutuhkan untuk mendukung keputusan rutin untuk semua bidang dan tingkatan pada perusahaan.
4.
Perencanaan dan Pengendalian Sistem informasi dibutuhkan untuk aktivitas perencanaan dan
pengendalian
dengan
baik.
Informasi memperhatikan
anggaran dan biaya standar yang disimpan oleh sistem informasi, dan laporan dirancang untuk membandingkan gambaran anggaran dengan jumlah yang sebenarnya. 5.
M engimplementasi Pengendalian Internal Pengendalian internal yang meliputi kebijaksanaan, prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi asset perusahaan dari kerugian atau penggelapan dan untuk memelihara data finansial yang akurat. Ini memungkinkan untuk membangun pengendalian didalam sebuah sistem informasi akuntansi untuk membantu mencapai tujuan tersebut.
11 2.1.3 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan 2.1.3.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Sistem
informasi
akuntansi persediaan
(tanpa
adanya
pengolahan dari bahan baku ke barang jadi) atau kata lainnya persediaan untuk perusahaan dagang digolongkan ke dalam siklus konversi (conversion cycle) karena berdasarkan buku Boockholdt (1999, p523-525) yang dengan jelas memasukan persediaan untuk perusahaan dagang ke dalam siklus konversi. Adapun
menurut
Santoso
dan
Wiwit
Priyo
(http://ebursa.depdiknas.go.id/pustaka/ptk/abstrak.php?recid=1952&id =3) sistem informasi akuntansi persediaan adalah sistem informasi utama dan yang paling penting dalam menjalankan usaha retail karena persediaan yang begitu banyak harus dikoordinasi dengan sistem yang memadai. Sistem tersebut harus seefektif
dan
seefisien
mungkin dan
juga
dijalankan dengan harus memiliki
pengendalian yang baik untuk menciptakan kinerja yang optimal. Jadi kesimpulan dari Sistem Informasi Akuntansi Persediaan adalah suatu sistem berbasiskan komputer yang merubah data akuntansi menjadi informasi yang berguna bagi perusahaan yang dapat menyediakan informasi atau laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak terkait yang berhubungan dengan proses transaksi persediaan.
12 2.1.4 Analisa dan Perancangan Berorientasi Objek 2.1.4.1 Pengertian Analisis Sistem Pengertian analisis sistem menurut Jones dan Rama (2003, p678) adalah, systems analysis is the next phase of systems development. The task in systems analysis are similiar to those in systems investigation. However, the analysis phase is more detailed and requires more information. Analisis sistem adalah tahap lanjutan pada pembangunan sistem. Tugas dalam analisis sistem sama dengan investigasi
sistem.
Tetapi,
tahap
analisis
lebih
detail
dan
membutuhkan informasi yang lebih banyak. Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (2000, p356) analisis sistem merupakan tanggung jawab untuk pengembangan rancangan umum aplikasi-aplikasi sistem. Analisis sistem bekerja sama dengan pemakai untuk mendefinisikan kebutuhan informasi spesifik
mereka.
Kebutuhan-kebutuhan
tersebut
kemudian
dikomunikasikan ke fungsi perancangan sistem. Adapun pendapat James A. Hall (2002, p525) mengatakan bahwa analisis sistem adalah proses dua tahap yang meliputi survei sistem berjalan dan kemudian suatu analisis kebutuhan pemakai. M enurut Raymond M cleod, Jr (2001, p190) analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbarui. Langkah-langkah analisis sistem adalah sebagai berikut :
13 1.
M engumumkan penelitian sistem
2.
M engorganisasikan tim proyek
3.
M endefinisikan kebutuhan informasi
4.
M endefinisikan kriteria kinerja sistem
5.
M enyiapkan usulan rancangan
6.
M enyetujui atau menolak rancangan proyek Jadi dapat disimpulkan bahwa analisis sistem adalah penelitian
atas sistem yang sudah ada untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi yang diperlukan oleh sistem yang baru.
2.1.4.2 Pengertian Perancangan Sistem Pengertian perancangan sistem menurut Jones dan Rama (2003, p682) adalah, systems design is the third phase of systems development live cycle. The tasks in systems design are quite different from the systems investigation and analysis tasks. Perancangan sistem adalah tahap ketiga pada siklus hidup pengembangan sistem. Tugas dalam perancangan sistem berbeda dari tugas investigasi sistem dan analisis sistem. Jones dan Rama (2003, p683) juga menyebutkan bahwa
Systems
design
focuses
on
developing
a
physical
representation of the systems. Perancangan sistem berfokus pada membangun representasi fisik dari sistem. Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (2000, p526) Perancangan sistem merupakan formulasi spesifikasi rinci dari sistem yang diusulkan.
14 Pendapat
lain mengatakan (O’Brien, 2003,
p351-352),
systems design specifies how the system will accomplish this objective. Systems design consists of design activities that produce system specification satisfying the fuctional requirements that were developed in the systems analysis process. Yang artinya, perancangan sistem
adalah
menspesifikasikan
bagaimana sistem akan
diselesaikan sesuai dengan tujuannya. Perancangan sistem terdiri dari aktivitas perancangan yang menghasilkan spesifikasi sistem yang dapat memenuhi persyaratan fungsional yang telah ditentukan pada proses analisis sistem. Adapun teori lain M enurut M cLeod dan Schell (2004, p140) Perancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Langkah-langkah perancangan sistem yang dijabarkan dalam teori M cLeod dan Schell (2004, p140-143) sebagai berikut : 1.
M enyiapkan rancangan yang terinci
2.
M engidentifikasi berbagai alternative konfigurasi sistem
3.
M engevaluasi berbagai alternative konfigurasi sistem
4.
M emilih konfigurasi terbaik
5.
M enyiapkan usulan penerapan
6.
M enyetujui atau menolak penerapan sistem Jadi dapat kami simpulkan bahwa perancangan sistem adalah
penentuan proses dan data serta pendefinisian hardware, software,
15 komponen, modul dan interface yang diperlukan oleh sistem yang baru.
2.1.4.3 Pengertian Object Oriented Raymond M cleod, Jr (2001, p330) menyebutkan bahwa pengembangan
sistem informasi pada awalnya lebih
banyak
menggunakan teknik berupa bagan arus (flowchart) dan diagram arus data (Data Flow Diagram/DFD) yang menekankan pada proses, setelah
itu pengembangan
sistem informasi bergeser
dengan
menekankan pada data yang digunakan pada diagram hubungan entitas (Entity Relationship Diagram / ERD) dan kamus data. Namun, pada
awal
tahun
1990
kecenderungan
berubah
dengan
mengkombinasikan proses dan data menjadi suatu objek. Adapun teori Whitten, Bentley, dan Dittman (2002, p646) menyebutkan bahwa the approach of using object modeling during system analysis is called object oriented analysis. Pendekatan dengan menggunakan pemodelan objek sewaktu analisis sistem disebut dengan analisis object oriented. Sedangkan menurut Britton dan Doake (2000, p268) Object orientation is an approach to developing software systems that is based on data items and the attributes and operations that define them. Object Oriented adalah sebuah pendekatan untuk membangun
16 sebuah sistem software yang berdasarkan pada item data dan atribut serta operasi yang menjelaskan objek tersebut. Jadi yang dapat kami simpulkan bahwa object oriented adalah suatu
teknik
untuk
mengembangkan
sistem
informasi
yang
mengkombinasikan data dan proses menjadi sebuah objek untuk menjelaskan item data, atribut, dan operasi.
2.1.4.4 Pengertian Analisa dan Perancangan Berorientasi Objek M enurut pendapat M athiassen (2000, p12) Analisa dan Perancangan Berorientasi Objek adalah kumpulan dari langkahlangkah secara umum untuk menyelesaikan analisa dan perancangan. Sedangkan menurut Raymond M cleod, Jr (2001, p330) OOAD meliputi semua kegiatan siklus hidup sistem yaitu perencanaan, analisis, rancangan, penerapan, dan penggunaan. OOAD dibagi menjadi dua kemampuan sistem yang berorientasi objek, yaitu reusability dan interoperability. Reusability adalah kemampuan untuk menggunakan kembali pengetahuan dan kode program yang ada, dapat menghasilkan keunggulan saat suatu sistem baru dikembangkan atau sistem yang ada dipelihara atau direkayasa ulang. Interoperability
itu
sendiri
adalah
kemampuan
untuk
mengintegrasikan berbagai aplikasi dari beberapa sumber, seperti program yang dikembangkan sendiri dan perangkat lunak jadi serta menjalankan aplikasi-aplikasi ini di beragam platform perangkat
17 keras. Pada teori Raymond M cleod, Jr (2001, p339-p440) mengatakan bahwa
Reusability
dan
interoperability
menghasilkan
empat
keunggulan kuat, yaitu: 1.
Peningkatan kecepatan pengembangan
2.
Pengurangan biaya pengembangan
3.
Kode berkualitas tinggi
4.
Pengurangan biaya pemeliharaan dan rekayasa ulang sistem
Adapun beberapa kelemahan potensial yang dimiliki OOAD, yaitu : 1.
Diperlukan
waktu
lama
untuk
memperoleh
pengalaman
pengembangan 2.
Kesulitan metodologi untuk menjelaskan sistem bisnis rumit
3.
Kurangnya pilihan
peralatan
pengembangan
yang khusus
disesuaikan untuk sistem bisnis Jadi dapat disimpulkan bahwa Object Oriented Analysis Design (OOAD) adalah teknik pemodelan untuk menganalisa kebutuhan suatu sistem yang digunakan pada siklus hidup sistem yaitu perencanaan, analisis, rancangan, penerapan, dan penggunaan.
2.1.4.5 Pengertian Unified Modeling Language (UML) Pengertian UM L menurut Jones dan Rama (2003, p68) adalah, unified modeling language (UML) is a language used for specifying, visualizing, constructing, and documenting an information system. UML was developed as a tool for object oriented analysis and design,
18 it can be used to understand and document any information system. Unified modeling language (UM L) adalah bahasa yang digunakan untuk menspesifikasikan, memvisualisasikan, merekonstruksi dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. UM L digunakan sebagai alat untuk menganalisis dan mendesain sistem dengan metode pendekatan object oriented, metode ini dapat digunakan untuk mendokumentasi dan memahami berbagai sistem informasi. Sedangkan menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2002, p646) UM L adalah, The unified modeling language is a set of modeling conventions that is used to specify or describe a software system in terms of objects. Unified modeling language adalah sekumpulan ketentuan yang digunakan untuk menspesifikasi atau mendeskripsikan sistem software ke dalam suatu objek. Britton dan Doake (2000, p39) berpendapat bahwa UM L (Unified modeling language) combining the best elements of the main object oriented methodologies, while at the same time, reflecting best practices in industry. The UML standard notation has solid foundations, is well-documented and is already in use, but development of a standard 19 development process has proved much more difficult, yang artinya bahwa Unified modeling language mengkombinasikan element yang terbaik dari metodologi object oriented utama, sementara pada waktu yang sama, merefleksikan pelatihan yang paling baik dalam industri. Notasi standar UM L
19 memiliki dasar yang kuat, sangat baik bila di dokumentasikan dan siap untuk digunakan, tetapi pengembangan dalam proses standar terbukti jauh lebih sulit. Jadi dapat kami simpulkan bahwa UM L adalah sekumpulan bahasa modeling yang digunakan dalam menganalisis dan mendesain sistem dengan metode pendekatan object oriented.
2.1.4.6 Pengertian Activity Diagram M enurut pendapat Jones dan Rama (2003, p68) menyebutkan bahwa, Activity diagram play the role of a “map” in understanding business processes by showing the sequence of activities in the processes. Yang jika diartikan bahwa Activity diagram memiliki aturan yang sama seperti sebuah “peta” dalam memahami proses bisnis dan menunjukan serangkaian aktivitas dalam proses. Pada teori lainnya Whitten, Bentley, dan Dittman (2002, p655) menjelaskan bahwa, Activity diagram are used to graphically depict the sequential flow of activities of either a 20 business process or a use case. They also can be used to model actions that will be performed when an operation is executing as well as the result of those
actions.
Yang
artinya
Activity
diagram
digunakan
menggambarkan secara jelas serangkaian urutan activities dari sebuah proses bisnis atau sebuah use case. Activity diagram juga dapat
20 digunakan untuk menggambarkan tindakan yang akan terjadi ketika sebuah operasi dilakukan sebagaimana hasil dari tindakan tersebut. Sedangkan menurut Bennet, M crobb, dan Farmer (2006, p113) Activity diagram can be used to model different aspects of a system at a high level, they can be used to model bussiness activities in an existing or potensial system. Yang artinya Activity diagram dapat digunakan untuk membuat model tingkat tinggi dari sebuah sistem dengan aspek yang berbeda, activity diagram dapat digunakan untuk memodelkan aktifitas bisnis dalam sebuah sistem yang ada atau potensial. Jadi dapat disimpulkan bahwa activity diagram adalah salah satu jenis diagram dalam unified modelling
language yang
menggambarkan serangkaian aktifitas dalam proses kegiatan bisnis dari sebuah sistem secara berurutan.
2.1.4.6.1 Overview Activity Diagram Pengertian overview activity diagram menurut Jones dan Rama (2003, p69) adalah The overview diagram presents a hig-level view of the business process by documenting the key events, the sequence of these events, and the information flows among these events. Yang artinya bahwa Overview diagram mempresentasikan sebuah proses bisnis secara high-level dengan mendokumentasikan key
21 events, rangkaian setiap event, dan informasi yang ada melalui event tersebut. Sebelum kita membuat overview activity diagram, kita perlu mengidentifikasi event-event dari sebuah proses bisnis yang bisa sangat kompleks. Kita juga perlu menyederhanakan dan mengorganisasikan informasi yang kita dapat dari proses bisnis. Pada teori Jones & Rama (2003,
p24)
menyebutkan
beberapa panduan
dalam
mengidentifikasi event, antara lain: 1.
Kenali event pertama dalam sebuah proses yang terjadi ketika seseorang atau departemen dalam organisasi tersebut bertanggung jawab atas suatu aktivitas
2.
Abaikan aktivitas yang tidak memerlukan partisipasi internal agent
3.
Kenali sebuah event baru ketika tanggung jawab berpindah dari satu internal agent ke internal agent yang lain
4.
Kenali sebuah event yang baru ketika proses terhenti dan dilanjutkan kembali oleh internal agent yang sama. Setelah perhentian proses, seseorang di luar organisasi atau proses itu sendiri akan melanjutkan proses. Atau proses akan dilanjutkan pada waktu yang telah terjadwal
22 5.
Gunakan nama event dan deskripsi yang menjelaskan event secara umum Adapun langkah-langkah dalam mempersiapkan
Overview Activity Diagram menurut Jones & Rama (2003, p73), adalah sebagai berikut: 1.
Baca narasi dan identifikasi key event
2.
Beri tanda notasi pada narasi untuk menunjukan cakupan event dan nama event tersebut
3.
Tampilkan agen-agen yang berpartisipasi dalam proses bisnis dengan menggunakan swimlane
4.
Gambar masing-masing event dan tunjukan urutanurutannya (garis penghubung penuh)
5.
Gambar dokumen-dokumen yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis. Tunjukan arus informasi dari event ke dokumen dan sebaliknya (garis penghubung putusputus)
6.
Gambar tabel / file yang dibuat atau digunakan dalam proses bisnis dan tunjukan arus informasi dari eventevent ke tabel / file dan sebaliknya (garis penghubung putus-putus)
23 2.1.4.6.2 Detailed Activity Diagram Detailed activity diagram menampilkan gambaran yang lebih detil dari aktivitas yang merupakan bagian dari satu atau dua event yang ada di dalam overview activity diagram (Jones dan Rama, 2006, p61). Pada teori Jones
dan
Rama
(2006,
p80)
mengatakan bahwa, dalam menyiapkan detailed activity diagram terdapat langkah-langkah sebagai berikut : 1.
M encatat narasi untuk menunjukkan aktivitas.
2.
M enyiapkan workflow table.
3.
M engidentifikasi detailed diagram yang penting.
4.
Untuk setiap detailed diagram, dilakukan beberapa substep : a.
M embuat
swimlane
untuk
agent
yang
berpartisipasi dalam event atau event yang ada di detailed diagram. b.
M enambahkan rounded retangle untuk setiap aktivitas dari event yang telah didokumentasikan dalam detailed diagram.
c.
Gunakan garis lurus untuk menunjukkan urutan dari aktivitas.
d.
M embuat semua dokumen yang dihasilkan atau digunakan.
24 e.
Gunakan garis putus-putus untuk menghubungan aktivitas dan dokumen.
f.
Gambarkan
tabel
yang dibuat,
dimodifikasi,
atau digunakan ke dalam kolom komputer. g.
Gunakan
garis
putus-putus
untuk
menghubungkan aktivitas dan tabel.
2.1.4.7 Pengertian Class Diagram Pengertian class diagram menurut Jones dan Rama (2003, p188) adalah, UML class diagram can be used to document (a) tables in an AIS, (b) relationships between tables, and (c) atributes of tables. Yang
artinya
UML
class
diagram
dapat
digunakan
untuk
mendokumentasikan : (a) Tabel dalam sistem informasi akuntansi, (b) Hubungan relasi antara tabel, dan (c) Atribut dari tabel tersebut. Sedangkan menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2002, p655) pengertian class diagram adalah, class diagram depict the system’s object structure. They show object classes that the system is composed of as well as the relationships between those object classes, artinya Class diagram menjelaskan struktur object classes. Class diagram
menunjukan object classes
yang
mengubah
sistem
sebagaimana hubungannya antara object classes. Adapun pendapat lain mengatakan (M athiassen, 2000, p69p70) The class diagram provides a coherent problem-domain
25 overview by describing all structural relations between the classes and objects in our model. Dapat diartikan bahwa Class diagram membentuk gambaran problem-domain yang berkaitan dengan mendeskripsikan semua hubungan struktural antara classes dan objects dalam model. Pada tahap problem domain dilakukan pengidentifikasian informasi-informasi yang harus ada pada suatu sistem untuk menghasilkan sebuah model sistem. Problem domain merupakan bagian dari keadaan yang akan diatur, dipantau dan dikontrol oleh sistem (M athiassen et al, 2000, p6). Sumber dari aktivitas ini adalah sistem terkomputerisasi dengan menggunakan bahasa alami. M athiassen (2000, p46-47) didalam bukunya menulis bahwa terdapat 3 subaktivitas dalam problem domain analysis yaitu: 1. Classes M erupakan tahapan dilakukannya pemilihan class dan event dari system definition untuk menghasilkan event table. Class adalah deskripsi dari kumpulan object yang mempunyai structure, behavioural pattern dan attributes yang sama. Object adalah suatu entitas yang memiliki identity, state dan behaviour (M athiassen et al, 2000, p51). M enurut M athiassen et al (2000, p53-55) untuk menjalankan aktivitas classes dapat dimulai
26 dengan mengidentifikasikan kandidat/calon yang mungkin untuk classes dan events dalam model problem domain. 2. Structure Tujuannya adalah untuk mendeskripsikan hubungan struktural antara class dan object. Sumber dari tahap ini adalah event table yang dihasilkan dari tahap sebelumnya, sedangkan hasil akhirnya adalah membuat class diagram, yaitu diagram yang menyediakan gambaran iktisar problem domain yang bertalian secara logis dengan menggambarkan hubungan stuktural antara classes dan objects didalam model (M athiassen et al, 2000, p69-70). M enurut M athiassen et al( 2000, p72- 79) terdapat 2 tipe structure dalam Object Oriented yaitu: •
Class structure M engekspresikan hubungan konseptual yang statis antar class. Hubungan statis ini tidak akan berubah, kecuali terjadi perubahan pada deskripsinya. Class structure dibagi menjadi 2 yaitu: a. Generalization structure, merupakan hubungan antara 2 atau lebih subclass dengan 1 atau lebih superclass (M athiassen et al, 2000, p72). Sebuah class yang umum (superclass) mendeskripsikan properti umum kepada grup dari special class (subclass).
27 b. Cluster,
merupakan
kumpulan
dari
class
yang
berhubungan (M athiassen et al 2000, p74). Cluster digambarkan dengan notasi file folder yang melingkupi class-class yang saling berhubungan didalamnya. Classclass dalam satu cluster biasanya memiliki hubungan berupa generalization atau aggregation. Sedangkan hubungan class dengan cluster yang berbeda biasanya berupa association structure. •
Object structure M engekspresikan hubungan dinamis dan konkret antar object. Hubungan ini dapat berubah secara dinamis tanpa mempengaruhi perubahan pada deskripsinya. Ada 2 macam object structure yaitu: a. Aggregation structure, mendefinisikan hubungan antara dua atau lebih object. M enurut M athiassen et al (2000, p79), terdapat 3 tipe aggregation structure yaitu: o
Whole-part, dimana whole merupakan jumlah dari parts, sehingga jika salah satu parts dihilangkan maka secara tidak langsung telah mengubah whole.
o
Container-content, dimana whole adalah container (tempat tampung) dari parts-nya, sehingga bila terdapat penambahan atau pengurangan terhadap
28 isinya (parts), tidak akan mengubah pengertian dari whole. o
Union-member, dimana whole merupakan union atau gabungan yang terorganisir dari anggotanya (parts), sehingga jika terdapat penambahan atau pengurangan anggota, tidak akan mengubah unionnya. Terdapat batasan jumlah anggota terendah, karena tidak mungkin sebuah union tanpa anggota.
b. Association structure, mendefinisikan hubungan antara dua atau lebih object, tetapi berbeda dengan aggregation (M athiassen et al, 2000, p76). Hubungan antar class pada aggregation mempunyai pertalian yang kuat sedangkan pada association tidak kuat. 3. Behavior Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk memodelkan keadaan problem domain yang dinamis dengan memperluas definisi class yang terdapat dalam class diagram, yaitu dengan menambahkan behavioural patterns dan attributes untuk setiap class. Sumber dari tahap ini adalah event table dan class diagram yang telah dihasilkan
dari tahap-tahap
sebelumnya.
Sedangkan
hasil
akhirnya adalah behavioral patterns yang diekspresikan secara grafis dalam Statechart Diagram (M athiassen et al, 2000, p8990). Dalam class activity, behavior dipandang sebagai kumpulan
29 event yang tidak berurutan yang meliputi suatu object. Sedangkan dalam
behavior
activity,
behavior
secara
lebih
tepat
dideskripsikan dengan menambahkan waktu terjadinya events. Object behavior di identifikasikan dengan event trace yaitu serangkaian events yang berurutan yang meliputi suatu object. Event trace antara satu object mungkin berbeda dengan object lain meskipun kedua object tersebut berada dalam class yang sama. Hal ini disebabkan karena sifat event trace yang unik untuk object tertentu. Deskripsi dari event trace yang mungkin untuk seluruh object dalam sebuah class disebut behavioral pattern (M athiassen et al, 2000, p90). Dalam memodelkan problem domain, dilakukan pengidentifikasian requirements untuk datadata yang akan disimpan oleh sistem. Untuk menspesifikasikan data tersebut digunakan attribute, yaitu deskripsi properti dari class atau event (M athiassen et al, 2000, p92). M enurut M athiassen et al (2000, p93) behavioral pattern memiliki struktur pengendalian sebagai berikut: •
Sequence adalah suatu set events yang akan terjadi satu persatu (secara berurutan).
•
Selection adalah satu event yang terjadi dari satu set event.
•
Iteration adalah satu event yang terjadi berulang- ulang kali. Jadi dapat disimpulkan bahwa class diagram adalah diagram
yang digunakan untuk mendeskripsikan struktur dari suatu sistem
30 dengan menjelaskan tabel, hubungan relasi antara tabel, dan atribut dari tabel.
2.1.4.8 Pengertian Use Case Diagram Pengertian use case menurut M athiassen (2000, p343) use case diagram adalah, A use-case diagram shows the relationships among actors and use cases. Dapat diartikan bahwa Use case diagram menunjukan hubungan antara actors dan use cases. Sedangkan definisi use case diagram sendiri menurut Jones dan Rama (2006, p267) is a graphical presentation that can provide a list of use cases that occur in an application. Dapat diartikan use case diagram adalah tampilan grafikal yang berisi daftar dari use case yang terjadi di dalam sebuah aplikasi. Adapun menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2002, p655) Use case diagram graphically depict the interactions between the system and external systems and users. In other words, they graphically describe who will use the system and in what ways the user expect to interact with the system. The use case narative is used in addition to textually describe the sequence of steps of each interaction. Yang artinya Use case diagram menggambarkan interaksi antara sistem dan sistem eksternal serta user. Dengan kata lain, menjelaskan siapa yang akan menggunakan sistem dan bagaimana
31 user akan berinteraksi dengan sistem. Use Case Narative digunakan dalam menjelaskan secara tertulis urutan dari tiap langkah interaksi. Jadi dapat kami simpulkan bahwa use case diagram adalah salah satu diagram dalam UM L yang terdiri dari actor dan use case yang menunjukan hubungan atau interaksi antara user dan sistem serta melihat fungsi sistem dari pandangan pengguna sistem.
2.1.4.9 Pengertian Navigation Diagram M enurut M athiassen (2000, p344), a navigation diagram is a special kind of statechart diagram that focuses on the overall dynamic of the user interfaces. Navigation diagram adalah sejenis statechart diagram yang fokus pada keseluruhan user interface yang dinamis, diagram ini menunjukan windows yang ada dan transisi yang antara windows-windows tersebut. Jadi dapat disimpulkan bahwa navigation diagram adalah suatu diagram yang menunjukan bagaimana interaksi dari keseluruhan interface yang ada pada sebuah aplikasi.
2.1.4.10 Pengertian Database M enurut pendapat Connolly & Begg (2001, p15) pendekatan database adalah memisahkan struktur data dari program aplikasi dan menyimpannya dalam database. Dalam menganalisa kebutuhan informasi suatu organisasi, kita berusaha menentukan entity, atribut
32 dan relasi. Entity adalah objek dalam organisasi yang dapat dibedakan yang digambarkan dalam database. Atribut adalah property yang menggambarkan beberapa aspek suatu objek yang dikenal sebagai record. Sedangkan relasi adalah hubungan antara beberapa entity. Database menyajikan entity, atribut dan relasi yang logis antara entity. Adapun pengertian database berdasarkan pendapat O’Brien (2003, p145), database is an integrated collection of logically related data elements. Yang dapat diterjemahkan bahwa database adalah sebuah kumpulan yang terintegrasi dari elemen data yang berelasi secara logikal. Pendapat lain mengatakan (Gerald V. Post, 2001, p2) bahwa database is a collection of data stored in a standardized format, design to share by multiple users. Yang berarti bahwa database adalah sekumpulan data yang disimpan
dengan
format
yang telah
distandarisasi, yang didesign untuk disebarkan kepada multiple user. Adapun menurut pandangan M cleod (2001, p250) database berguna untuk mengatasi kendala memanajemen data usaha yang dilakukan meliputi penyortiran dan penggabungan file, pemrograman komputer yang ekstensif untuk mencari dan mencocokan catatan file, serta indeks file dan kaitan yang dibangun ke dalam catatan data. Konsep database dibangun di atas indeks dan kaitan untuk mencapai suatu hubungan logis antara beberapa file.
33 Dengan kata lain database bisa diartikan sebagai tabel atau file. Ada dua jenis file menurut Jones dan Rama (2006, p30), yaitu : 1.
Transaction File : file yang menyimpan informasi tentang event. Sebagai contoh, sebuah transaction file dapat berisi informasi seperti tanggal pemesanan, pelanggan yang membuat pesanan, dan jumlah uang untuk penjualan.
2.
Master File : file yang berisi informasi tentang entitas atau informasi lain selain
event.
Master
file berisi
dua
jenis
informasi : (1) reference data adalah data yang relatif tetap dan tidak dipengaruhi oleh transaksi dan (2) summary data adalah data yang berisi ringkasan transaksi yang sudah lewat. Relasi
antara
input form dengan
tabel (database)
berdasarkan buku Jones dan Rama (2006, p261-262) dibagi ke dalam 3 jenis relasi, yaitu : 1.
Satu form untuk mencatat data ke dalam satu tabel
2.
Satu form untuk mencatat data ke dalam dua atau lebih tabel
3.
Dua atu lebih form untuk mencatat data ke dalam satu tabel Berdasarkan teori-teori diatas dapat kami simpulkan bahwa
database sekumpulan data atau files yang saling berhubungan yang dibuat dan diatur oleh database management system dengan format yang
telah
multiple user.
distandarisasi
untuk kemudian disebarkan kepada
34 2.2 Teori Khusus 2.2.1 Pengertian Persediaan M enurut Carter & Usry (2004, p279) M anajemen persediaan yang efektif adalah penting untuk menyediakan layanan terbaik bagi pelanggan, untuk melakukan produksi secara efisien, dan untuk mengendalikan investasi dalam persediaan. Dalam perusahaan manufaktur, persediaan terdiri dari : persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik, persediaan suku cadang. Dalam perusahaan dagang persediaan hanya terdiri dari satu golongan, yaitu persediaan barang dagangan, yang merupakan barang yang dibeli dengan tujuan untuk dijual kembali (M ulyadi, 2001, p553). Berdasarkan pendapat Warren, Reeve, dan Fess (2002, p350), Inventory is use to indicate (1) merchandise held for sale in normal course of bussines and (2) materials in the process of production or held for production.
Dapat
diartikan
bahwa
persediaan
digunakan
untuk
mengindikasikan (1) barang yang diperoleh untuk dijual dalam bisnis dan (2) bahan-bahan dalam proses dari produksi atau diperoleh untuk produksi.
2.2.2 Metode Pencatatan Persediaan M enurut M ulyadi (2001, p556), ada 2 macam metode pencatatan persediaan, yaitu metode mutasi persediaan (perpetual inventory method) dan metode persediaan fisik (physical inventory method). Dalam metode mutasi
35 persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan. Dalam metode persediaan fisik, hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan.
2.2.3 Prosedur Persediaan Sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan sistem akuntansi persediaan (M ulyadi, 2001, p559) adalah : 1.
Prosedur pencatatan produk jadi Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam sistem akuntansi biaya produksi. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok produk jadi yang didebetkan kedalam rekening persediaan produk jadi dan dikreditkan kedalam rekening barang dalam proses.
2.
Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam sistem penjualan.
3.
Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli Jika produk jadi yang telah dijual dikembalikan oleh pembeli, maka transaksi retur penjualan ini akan mempengaruhi persediaan produk jadi, yaitu menambah kuantitas produk jadi dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh Bagian Gudang dan menambah kuantitas dan harga pokok produk jadi yang dicatat oleh bagian kartu persediaan dalam kartu persediaan produk jadi.
36 4.
Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan produk dalam proses Pencatatan persediaan produk dalam proses umumnya dilakukan oleh perusahaan pada akhir periode, pada saat dibuat laporan keuangan bulanan dan laporan keuangan tahunan.
5.
Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan yang dibeli.
6.
Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok Jika persediaan yang telah dibeli dikembalikan kepada pemasok, maka transaksi retur pembelian ini akan mempengaruhi persediaan yang bersangkutan, yaitu mengurangi kuantitas persediaan dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh Bagian Gudang dan mengurangi kuantitas dan harga pokok persediaan yang dicatat oleh bagian kartu persediaan dalam kartu persediaan yang bersangkutan.
7.
Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem akuntasi biaya produksi. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan bahan baku, bahan penolong, bahan habis pakai pabrik dan suku cadang yang dipakai dalam kegiatan produksi dan kegiatan non produksi.
8.
Prosedur
pencatatan
tambahan
pengembalian barang gudang
harga pokok
persediaan
karena
37 Transaksi pengembalian
barang
gudang mengurangi biaya dan
manambah persediaan barang di gudang. 9.
Sistem penghitungan fisik persediaan Sistem penghitungan fisik persediaan umumnya digunakan oleh perusahaan untu menghitung secara fisik persediaan yang disimpan digudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggung jawaban Bagian Gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan, dan pertanggungjawaban bagian kartu persediaan mengenai keandalan catatan persediaan yang diselenggarakannya, serta untuk melakukan penyesuaian (adjustment) terhadap catatan persediaan dibagian kartu persediaan
2.2.4 Fungsi yang Terkait Dalam Persediaan Fungsi yang terkait dalam persediaan : a.
Fungsi Penjualan
b.
Fungsi Pembelian
c.
Fungsi Gudang
d.
Fungsi Pengiriman barang
e.
Fungsi Penerimaan barang
f.
Fungsi Akuntansi
38 2.2.5 Informasi yang Diperlukan Manajemen •
Jumlah persediaan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
•
Jumlah persediaan yang diterima dari Bagian Produksi.
•
Kuantitas produk yang keluar.
•
Nama petugas yang melakukan pengeluaran barang dari Gudang
•
Otorisasi pejabat yang berwenang.
2.2.6 Dokumen Dalam Persediaan 1.
Laporan produk selesai dan bukti memorial. Laporan produk selesai digunakan oleh Bagian Gudang untuk mencatat tambahan kuantitas produk jadi dalam kartu gudang. Bukti memorial diguanakan untuk mencatat tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan produk jadi dalam kartu persediaan dan digunakan sebagai dokumen sumber dalam mencatat transaksi selesainya produk jadi dalam jurnal umum.
2.
Surat order pengiriman dan Faktur penjualan Surat order pengiriman diterima oleh Bagian Gudang dari bagian order penjualan. Setelah Bagian Gudang mengisi surat order pengiriman tersebut dengan kuantitas produk jadi yang diserahkan kepada Bagian Pengiriman, atas dasar surat order pengiriman tersebut Bagian Gudang mencatat kuantitas yang diserahkan ke Bagian Pengiriman dalam kartu gudang. Harga pokok produk jadi yang dijual dicatat oleh bagian kartu
39 persediaan dalam kartu persediaan atas dasar tembusan faktur yang diterima oleh bagian tersebut dari bagian penagihan. 3.
Laporan penerimaan barang dan memo kredit Laporan penerimaan barang digunakan oleh Bagian Gudang untuk mencatat kuantitas produk jadi yang diterima dari pembeli ke kartu gudang. M emo kredit yang diterima dari bagian order penjualan digunakan oleh bagian kartu persediaan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok produk jadi yang dikembalikan oleh pembeli kedalam kartu persediaan.
4.
Bukti memorial. Bukti memorial ini dilampiri dengan laporan produk dalam proses digunakan untuk mencatat jurnal tambahan harga pokok persediaan produk dalam proses dalam jurnal umum. Bukti memorial juga digunakan sebagai dokumen sumber dalam mencatat readjustment persediaan harga pokok produk dalam proses.
5.
Laporan penerimaan barang dan bukti kas keluar Laporan penerimaan barang digunakan oleh Bagian Gudang sebagai dasar pencatatan tambahan kuantitas barang dari pembelian kedalam kartu gudang. Bukti kas keluar yang dilampiri dengan laporan penerimaan barang, surat order pembelian, dan faktur dari pemasok dipakai sebagai dokumen sumber dalam pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli dalam register bukti kas keluar. Bukti kas keluar
40 juga dipakai sebagai dasar pencatatan tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan kedalam kartu persediaan. 6.
Laporan pengiriman barang dan memo debet. Laporan pengiriman barang digunakan oleh Bagian Gudang untuk mencatat kuantitas persediaan yang dikirimkan kembali kepada pemasok kedalam kartu gudang. M emo debet yang diterima dari Bagian Pembelian digunakan oleh bagian kartu persediaan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok kedalam kartu persediaan.
7.
Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang Bukti ini dipakai oleh Bagian Gudang untuk mencatat pengurangan persediaan karena pemakaian intern. Bukti ini digunakan oleh bagian kartu persediaan untuk mencatat berkurangnya kuantitas dan harga pokok persediaan karena pemakaian intern. Bukti ini juga digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan pemakaian persediaan kedalam jurnal pemakaian bahan baku atau jurnal umum
8.
Bukti pengembalian barang gudang. Dokumen ini digunakan oleh Bagian Gudang untuk mencatat tambahan kuantitas persediaan ke dalam kartu gudang. Dokumen ini juga dipakai oleh bagian kartu persediaan untuk mencatat tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan kedalam kartu persediaan, untuk mencatat berkurangnya biaya kedalam kartu biaya, dan untuk mencatat pengembalian barang gudang tersebut ke dalam jurnal umum.
41 9.
Kartu penghitungan fisik (inventory tag), daftar hasil penghitungan fisik (inventory summary sheet) dan bukti memorial. Kartu penghitungan fisik digunakan untuk merekam hasil penghitungan persediaan. Daftar hasil penghitungan fisik digunakan untuk meringkas data yang telah direkam dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik. Bukti memorial merupakan dokumen sumber yang digunakan untuk membukukan adjustment rekening persediaan sebagai akibat dari hasil penghitungan fisik kedalam jurnal umum.
2.2.6.1 Laporan-Laporan Dalam Persediaan M enurut Boockholdt (1999, p655), laporan-laporan yang dihasilkan dalam sistem informasi akuntansi persediaan sebagai berikut : 1. Inventory Status Report Laporan status persediaan meliputi semua barang yang dicatat sebagai persediaan, jumlah barang yang ada di gudang, dan biaya. Di dalam sistem batch, laporan ini dicetak secara harian atau mingguan. Karyawan menggunakan laporan ini untuk menentukan
kuantitas barang yang masih tersedia pada saat
laporan tersebut dicatat. 2. Query Inventory Items Report Laporan yang hanya menampilkan barang yang diinginkan oleh karyawan.
42 3. Reorder Report Laporan yang berisikan persediaan barang yang seharusnya dipesan kembali bila jumlah barang telah menipis. 4. Physical Inventory Report Laporan yang dihasilkan secara periodik, berisikan
hasil
pengecekan fisik untuk setiap barang yang ada di gudang.
2.2.7 Unsur Pengendalian Intern Persediaan Organisasi 1.
Perhitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh suatu panitia yang terdiri dari fungsi pemegang kartu perhitungan fisik, fungsi penghitung, fungsi pengecek.
2.
Tim yang dibentuk harus terdiri dari karyawan selain karyawan fungsi gudang dan fungsi akuntansi persediaan, karena karyawan dikedua fungsi inilah yang justru dievaluasi tanggung jawabnya atas persediaan.
Sistem Otorisasi dan prosedur pencatatan 1.
Daftar hasil penghitungan fisik persediaan ditandatangani oleh ketua panitia penghitungan fisik persediaan.
2.
Daftar hasil penghitungan fisik persediaan ditandatangani oleh ketua panitia penghitungan fisik persediaan.
43 3.
Pencatatan hasil penghitungan fisik persediaan didasarkan atas kartu penghitungan fisik yang telah diteliti kebenarannya oleh pemegang kartu penghitungan fisik.
4.
Harga satuan yang dicantumkan dalam daftar hasil penghitungan fisik berasal dari kartu persediaan yang bersangkutan.
5.
Adjustment terhadap kartu persediaan didasarkan pada informasi (kuantitas maupun harga pokok total) tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik.
Kontrol Akses M enurut pendapat Hall (2002, p140), kontrol akses adalah suatu fitur penting dari sebuah gudang data (Data Warehouse) yang dibagi dengan pelanggan dan pemasok. Organisasi seharusnya menetapkan prosedur untuk mengawasi otorisasi individu pada situs pelanggan dan pemasok yang akan diberikan akses pada gudang datanya (Data Warehouse). Hak istimewa akses seharusnya ditetapkan untuk setiap pengguna luar yang dikontrol dengan password. Pandangan pengguna perlu diciptakan untuk mambatasi akses orang luar hanya untuk data yang disetujui.
