BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1
Sistem Informasi Akuntansi 2.1.1
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Bodnar dan Hopwood (2001, p1), sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengolah data menjadi informasi. Sedangkan menurut Jones dan Rama (2006, p4), “Accounting information sistem is subsistems from management information sistems that provides accounting and financial information as well as other information obtained in the routine processing of accounting transactions”. Dapat diterjemahkan sistem informasi akuntansi adalah subsistem dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan financial juga informasi lain yang diperoleh dari pemrosesan rutin transaksi akuntansi. Adapun menurut Romney dan Steinbart (2006, p6), sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem yang mengumpulkan, merecord, menyimpan dan memproses data untuk menghasilkan informasi bagi pembuat keputusan. Dan menurut McLeod (2001, p237), sistem informasi akuntansi adalah sistem yang bertugas untuk mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupun di luar perusahaan. 8
9
Dari definisi-definisi tersebut dapat diketahui bahwa sistem informasi akuntansi merupakan sekumpulan sumber daya yang saling bekerja sama dengan tujuan menghasilkan informasi khususnya yang berhubungan dengan transaksi keuangan yang terjadi pada suatu perusahaan untuk berbagai kepentingan.
2.1.2
Tujuan dan Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney dan Steinbart (2006, p7), kerjasama dari keenam komponen sistem informasi sebagaimana yang telah disebutkan diatas memungkinkan sistem informasi akuntansi untuk memenuhi 3 fungsi bisnis yang penting yaitu : 1) Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai aktivitas organisasi, sumber daya dan personel. 2) Mengubah data menjadi informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan sehingga manajemen dapat merencanakan, melaksanakan, mengendalikan, dan mengevaluasi aktivitas, sumber daya, dan personel. 3) Menyediakan pengendalian yang memadai untuk melindungi asset organisasi, termasuk datanya, untuk menjamin bahwa asset dan data tersedia ketika dibutuhkan dan datanya akurat dan dapat diandalkan.
10
Selain itu Romney & Steinbart (2006, p12) juga mengemukakan bahwa sebuah sistem informasi akuntansi yang dirancang dengan baik dapat melakukan hal-hal berikut : 1) Meningkatkan kualitas dan menurunkan biaya dari barang dan jasa. 2) Meningkatkan efisiensi. 3) Berbagi pengetahuan. 4) Meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari supply chainnya. 5) Meningkatkan struktur pengendalian internal. 6) Meningkatkan pembuatan keputusan.
2.2
Pengembangan Sistem Aplikasi Bisnis Seiring berjalannya waktu, sebuah sistem informasi akan membutuhkan pembaharuan untuk menyesuaikan dengan keadaan dan perubahan proses bisnis yang terjadi secara terus menerus. Untuk itu, perlu adanya pengembangan sistem yang berarti menyusun sebuah sistem yang baru untuk menganti sistem lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Menurut Jones dan Rama (2003, p671), System development life cycles (SDLC) terdiri dari empat tahap, yaitu: 1. Investigasi Sistem Investigasi sistem merupakan tahap pertama dalam siklus hidup sistem. Dalam tahap ini aktivitas yang dilakukan adalah mempelajari sistem yang berjalan, identifikasi perubahan yang diperlukan dan pertimbangan atas
11
solusi yang memungkinkan. Sasaran yang ingin dicapai adalah untuk memilih proposal yang layak dan sesuai dengan kebutuhan informasi. Model atau teknik yang digunakan dalam tahap ini adalah: a. The workflow table b. Overview activity diagram 2. Analisis Sistem Analisis sistem merupakan tahap kedua dalam siklus hidup sistem. Tujuan dari tahap ini untuk mempelajari sistem berjalan dan mengusulkan pemecahan secara lebih rinci dibandingkan dengan tahap investigasi. Sasaran dari tahap ini adalah mengembangkan persyaratan-persyaratan sistem baru. 3. Desain Sistem Desain sistem merupakan tahap ketiga dalam siklus hidup sistem. Tahap ini bertujuan untuk merinci bentuk fisik sistem (seperti dokumen, laporan, File, proses-proses, dan lainnya) dan pemilihan pemasok. Pada tahap ini model yang digunakan adalah UML Class Diagram, UML Activity Diagram, Risk Analysis Templates, UML Use Case Diagram, Use Case Description, Form Layout and Description, Input Control, Report Layout. 4. Implementasi sistem Implementasi sistem merupakan tahap keempat dalam siklus hidup sistem. Tahap ini bertujuan untuk membangun sistem informasi yang baru dan mengkonversikan dari sistem yang lama. Aktivitasnya antara lain pengembangan aplikasi, pengujian sistem, pelatihan user, membuat
12
perubahan atas proses bisnis, instalasi sistem dan konversi sistem baru dari sistem yang lama. Pada tahap ini yang digunakan adalah: a. Training manual b. User manual
2.3
Pengendalian Aplikasi Menurut Jones dan Rama (2006, p122), pengendalian dalam aplikasi terbagi menjadi empat kategori, yaitu: 1. Workflow Controls. 2. Input Controls. 3. General Controls. 4. Performance Reviews.
2.3.1
Workflow Controls Workflow controls adalah pengendalian terhadap proses yang berpindah dari satu event ke event berikutnya.. Workflow controls mengeksploitasi hubungan antara event dan berfokus pada tanggungjawab terhadap event, urutan event, dan alur informasi antara event dalam suatu proses bisnis.
13
Pengendalian yang termasuk dalam workflow controls antara lain: 1) Segregation of Duties Pembagian tugas antara internal agent merupakan konsep utama dalam merancang aktivitas pengendalian internal. Pengendalian internal menjadi lebih kuat apabila ada kebijakan yang memisahkan tugas antara (1) otorisasi, (2) eksekusi, (3) pencatatan transaksi dan (4) pengawasan sumber daya yang berhubungan. 2) Using Information from Prior Event to Control Activities Informasi dari aktivitas sebelumnya sering digunakan untuk pengendalian aktivitas bisnis. Dengan memanggil kembali informasi dari
aktivitas
sebelumnya,
secara
otomatis
komputer
dapat
menjalankan beberapa aktivitas peninjauan. 3) Required Sequence of Events Secara khusus, urutan di mana file maintenance dan events lainnya yang terjadi penting untuk dipertimbangkan dalam merancang sebuah sistem informasi akuntansi. Dalam usaha menghindari pembelian yang tidak sah, prosedur pemeliharaan supplier yang tepat harus diterapkan untuk memastikan supplier tersebut sah untuk perusahaan. Kemudian, pengendalian dalam event selanjutnya dapat digunakan untuk memastikan pembelian berasal dari supplier yang sah. Pengendalian ini dapat menarik keuntungan dari urutan yang
14
dibutuhkan di mana pemeliharaan file dan aktivitas lainnya yang terjadi. 4) Following-up on Events Sebuah organisasi seharusnya memiliki cara yang otomatis atau manual untuk meninjau kembali transaksi yang belum selesai. Ketika sebuah event terjadi, biasanya akan memberikan dugaan atau harapan event lainnya di masa mendatang. Sebagai contohnya ketika pemesan menyerahkan daftar permintaan, kita mengharapkan adanya event persetujuan, yang diikuti oleh pencatatan daftar permintaan. Proses ini dapat dirancang untuk membantu karyawan mengawasi apakah event yang diharapkan telah terjadi dan menindak-lanjuti berdasarkan event yang diharapkan. 5) Pre-numbered Documents Pre-numbered documents
menciptakan sebuah pengendalian
yang efektif dalam mengawasi semua event yang terjadi. Memeriksa urutan dokumen bernomor dapat membantu memastikan semua event dijalankan dan dicatat dengan tepat. 6) Recording Internal Agent(s) Accountable for an Event in a Process Seorang Internal agent biasanya ditunjuk bertanggung jawab pada beberapa event. Sehingga dengan mencatat internal agent yang bertanggung jawab atas sebuah event, dapat diketahui agent yang terlibat dalam event dan melihat apakah tanggung-jawab tersebut
15
dipelihara untuk individu tersebut. Sebagai contohnya activity diagram menunjukkan pemesan, sekretaris dan pengawas yang terlibat dalam memutuskan, menyetujui dan mencatat pesanan. Sistem seharusnya tetap mengikuti informasi mengenai semua agent tersebut. 7) Limitation of Access to Asset and Information Langkah penting dalam melindungi aset, seperti kas, persediaan, perlengkapan, dan data yaitu dengan membatasi akses hanya kepada karyawan yang memerlukannya untuk tugas-tugas mereka. Activity diagram dapat digunakan sebagai media untuk menganalisis dan mengontrol akses ke informasi. Sebagai contohnya kita dapat mengidentifikasi user yang melakukan activity yang membutuhkan informasi untuk mencatat beberapa file khusus, mengakses informasi dari file tertentu, dan membuat atau menggunakan dokumen atau laporan. Pengendalian terhadap aset dapat mengurangi kemungkinan karyawan memasuki sistem dan memasukkan pesanan yang tidak sah. 8) Reconciling Records with Physical Evidence of Assets Perhitungan fisik secara berkala pada persediaan adalah pengendalian penting yang digunakan oleh organisasi. Pengendalian tersebut penting untuk memastikan jumlah persediaan yang tercatat berdasarkan tanda terima, penjualan dan data persediaan lainnya sama dengan persediaan yang sesungguhnya tersedia.
16
2.3.2 Input Controls Input controls adalah pengendalian yang digunakan untuk mengendalikan input data ke dalam sistem komputer. Input controls terdiri dari: 1. Primary key Menentukan sebuah field yang unik untuk mengidentifikasi records. Dan file lain yang bersangkutan dapat link ke record tersebut dengan menginput primary key record tersebut. 2. Look-up feature. Pada beberapa attribute, informasi dapat disediakan dalam form yang memiliki sebuah drop down list. Contoh: ketika ingin menginput id_customer pada faktur penjualan, drop down list akan menyediakan sebuah daftar customer dimana user dapat memilih id yang diinginkan. 3. Scanning. Pengendalian dengan menggunakan scanning apabila data yang ingin dimasukkan terdapat bar code. Untuk itu user dapat menginput dengan menggunakan scanner daripada mengetik secara manual. Dengan demikan akurasi data yang dimasukkan lebih terjamin dan juga dapat menghemat waktu dalam menginput.
17
4. Record-checking. Record-checking meliputi perbandingan antara data yang telah dimasukkan dengan informasi yang terdapat pada tabel untuk memastikan apakah data tersebut valid. 5. Confirmation. Ketika sebuah atribut telah terhubung melalui Look-up feature dan
Record-checking,
sistem
dapat
membantu
user
dalam
mengkonfirmasi akurasi data yang dimasukkan dengan menyediakan informasi tambahan. 6. Referential integrity. User dapat menentukan sistem dalam menguatkan sebuah hubungan one-to-many seperti berikut: 1) Sebuah parent record tidak dapat dihapus apabila mempunyai hubungan dengan child record pada beberapa tabel. 2) Sebuah child record tidak dapat ditambah apabila tidak berhubungan dengan sebuah parent record. 7. Format-check. Pengendalian untuk memastikan kebenaran tipe data, panjang karakter, format pada field tertentu dari data yang dimasukkan. 8. Validation rules. Pengendalian yang mengatur batasan atau kondisi seperti apa data tersebut dapat dientri pada suatu field.
18
9. Defaults. Pengendalian lain yaitu mengatur sebuah default pada saat penginputan data. Contoh: tanggal form diatur secara default mengikuti tanggal komputer. Hal ini berguna untuk mengantisipasi user salah memasukkan tanggal. 10. Computer-generated values. Pengendalian dengan menerapkan computer-generated values dapat menambah akurasi dan efisiensi data yang dimasukkan. Contoh: komputer dapat secara otomatis menghitung total harga dari penjualan. 11. Prompt user to accept or reject data. Beberapa aplikasi meminta user untuk meninjau ulang data yang telah dimasukkan, diubah, ataupun data yang ditolak. Pendekatan ini memungkinkan
user
untuk
mengidentifikasi
apakah
terdapat
kesalahan dan membutuhkan koreksi yang sepantasnya. 2.3.3
General Controls General controls terbagi dalam empat kategori: 1. Information Sistem (IS) planning. Perencanaan sistem informasi merupakan sebuah pengendalian yang penting, untuk memastikan bahwa sistem informasi perusahaan dapat mendukung kegiatan bisnis perusahaan dan dapat menjawab kebutuhan user. Perencanaan dibutuhkan untuk mengidentifikasi
19
kebutuhan, peluang dan prioritas investasi sistem informasi tersebut dimana untuk mendukung penerapan strategi perusahaan. 2. Organizing the Information Technology (IT ) function. Setelah perencanaan selesai, organisasi harus memastikan bahwa fungsi teknologi informasi yang memadai telah berada pada tempatnya untuk mencapai tujuannya. 3. Identifying and developing IS solutions. Pengendalian ini berfokus pada pengembangan project aplikasi spesifik. Dimana pengendalian dibutuhkan untuk memastikan setiap project telah direncanakan dan diatur dengan sebaik-baiknya. 4. Implementing and operating accounting sistem. Kategori pengendalian ini fokus pada pengaturan sumber daya TI pada saat operasi sistem akuntansi dijalankan. Pengendalian ini bertujuan
untuk
memastikan
keamanan
sumber
daya
dan
kelangsungan ketersediaan sumber daya. 2.3.4
Performance Reviews Langkah-langkah
yang
dilakukan
dalam
pengendalian
performance reviews yaitu: 1. Menentukan anggaran, ramalan, standar atau hasil periode lalu melalu file maintenance.
20
2. Menggunakan laporan untuk membandingkan hasil aktual dengan anggaran, ramalan, standar ataupun hasil periode lalu. 3. Melakukan tindakan koreksi, untuk meningkatkan kinerja atau merevisi referensi data (anggaran dan standar) pada tabel master jika dibutuhkan.
2.4
Protection of Information Assets Menurut Cannon, Bergmann, dan Pamplin (2006, p278) perlindungan aset informasi bertujuan untuk memastikan bahwa perlindungan yang memadai telah digunakan untuk menyimpan, mengakses, mengirim, dan akhirnya membuang informasi penting. 2.4.1
Perangkat Lunak Aplikasi Pengendalian perangkat lunak aplikasi menyediakan perlindungan dengan penggunaan gabungan dari identitas pengguna (user identity), otentikasi (authentication), otorisasi (authorization), dan tanggung jawab (accountability). Identitas
pengguna
adalah
sesuatu
yang
harus
diotentikasi atau diverifikasi. Otorisasi merupakan hak untuk melakukan fungsi tertentu. Sedangkan tanggung-jawab adalah mencatat informasi mengenai orang yang bertanggung jawab atas tindakan mereka. 1. Database View. Database view adalah pembatasan untuk pembacaan yang diletakkan pada kolom atau atribut tertentu dalam database.
21
2. Restricted User Interface. Cara lain untuk membatasi akses adalah dengan menggunakan pembatasan tampilan user, yang dapat merupakan sebuah menu dengan pilihan-pilihan tertentu yang berwarna abu-abu (yang artinya tidak dapat diganti) atau bahkan tidak ditampilkan. 3. Security Label. Pemikiran utama dalam keamanan adalah kemampuan user untuk melewati security label. Security label adalah pengendalian yang menetapkan siapa yang diperbolehkan untuk mengakses file dan bagaimana file tersebut digunakan. 2.4.2
Otentikasi Langkah pertama dalam pemberian akses adalah identifikasi user. Langkah kedua adalah otentikasi pernyataan identitas user terhadap referensi yang diketahui. Tujuan otentikasi ini adalah untuk memastikan pemberian akses pada orang yang tepat. Ada tiga tipe informasi yang dapat digunakan untuk membuktikan keaslian atau mengotentikasi seseorang, yaitu. 1. Sesuatu yang diketahui seseorang. Metode otentikasi ini menggunakan informasi yang diketahui seseorang, seperti penggunaan ID dan password. Merupakan salah satu metode otentikasi yang paling lemah, di mana password dapat
22
dengan mudah dapat dilupakan, dibagikan, diketahui, dan ditembus dengan alat teknis. 2. Sesuatu yang dimiliki seseorang Metode otentikasi ini menggunakan suatu barang yang dimiliki, misalnya penggunaan kartu khusus seperti kartu STM, ATM yang banyak digunakan sekarang ini sebenarnya menggunakan dua metode otentikasi, di mana juga harus menggunakan PIN sebagai alat otentikasi di samping penggunaan kartu. 3. Karakteristik fisik. Metode otentikasi ketiga ini berbasis pada karakteristik fisik yang unik yang dimiliki seseorang. Pencatatan karakteristik fisik dan proses pembandingan ini dikenal sebagai biometrics. Data biometrics yang digunakan untuk otentikasi ada beberapa macam yaitu sidik jari, telapak tangan, geometri tangan, pemindaian retina, pemindaian iris, pemindaian muka, dinamika tangan-tangan, dan pola suara.
2.5
Metode Analisis dan Desain Berorientasi Object Menurut Mathiassen et. al. (2000,p3) metode analisis dan desain berorientasi object adalah metode yang menggunakan object dan class sebagai konsep utama dan membangun prinsip umum utama untuk analisis dan desain. Metode ini memiliki beberapa tujuan, yaitu :
23
1. Untuk menetapkan syarat sistem. 2. Untuk menghasilkan sebuah desain sistem tanpa ketidakpastian yang berarti. 3. Untuk
memahami
sebuah
sistem,
konteksnya,
dan
kondisi
untuk
implementasinya. Ada beberapa metode yang digunakan dalam analisis dan desain sistem yang berorientasi object, diantaranya adalah: 1. Rich Picture. Rich Picture adalah suatu gambar yang informal yang melukiskan pemahaman penggambar akan suatu situasi. Digunakan semasa pemilihan sistem untuk menggambarkan gambaran menyeluruh dari tugas yang menghadapi proyek pengembangan sistem. Rich Picture secara umum menggambarkan permasalahan sistem dan application domain. Rich Picture tidak memiliki notasi khusus. Namun seharusnya
melalui beberapa
persetujuan di antara proyek sebagaimana aspek tertentu digambarkan. 2. UML Class Diagram. UML class diagram adalah gambaran mengenai sekumpulan class dan hubungan antara class yang terstruktur. UML class diagram adalah pusat penggambaran dari analisis dan desain berorientasi object. Selama masa analisis, biasanya cukup untuk menggambarkan class dengan namanya. 3. UML Use Case Diagram. UML use case diagram adalah gambaran mengenai hubungan antara actor dan use case. Actor dan use case adalah dua elemen utama dalam penggambaran. Mereka dapat dihubungkan satu sama lain, dengan demikian
24
mengindikasikan actor yang ditentukan berpartisipasi dalam use-case yang ditentukan. Actor dan use-case juga dapat saling berhubungan melalui penggunaan struktur class diagram. 4. Navigation Diagram. Navigation Diagram adalah jenis khusus dari statechart diagram yang berfokus pada dinamika keseluruhan dari tampilan layar. Diagram ini menunjukkan window-window yang bersangkutan dan perpindahan di antara mereka. Sebuah window ditunjukkan sebagai sebuah state. State memiliki sebuah nama dan sebuah icon. Pergantian state sesuai dengan pergantian di antara dua window.
2.6
Produksi 2.6.1 Pengertian Produksi Menurut Horngren, Foster dan Datar (1994, p3) produksi adalah koordinasi dan pemasangan (assembly) dari sumber daya untuk menghasilkan barang atau produksi merupakan penciptaan/penambahan faedah bentuk, waktu, dan tempat atas faktor-faktor produksi sehingga lebih
bermanfaat
bagi
pemenuhan
kebutuhan
manusia.
Proses
transformasi/perubahan bentuk faktor-faktor produksi tersebut disebut proses produksi.
25
Jadi produksi adalah suatu proses konversi/perubahan masukan yang berupa sumber daya untuk menghasilkan keluaran berupa barang atau jasa agar dapat berguna untuk memenuhi kebutuhan manusia.
2.6.2
Siklus Hidup dan Strategi Produk Menurut Heizer dan Render (2006, p209), ada beberapa pilihan stategi saat produk berjalan melintasi siklus hidup produk, yaitu:
1) Fase Perkenalan Karena produk pada fase perkenalan ini sebagaimana teknik produksi mereka masih sedang “disesuaikan” dengan pasar, kondisi ini mungkin memerlukan adanya pengeluaran lain-lain untuk (1) penelitian, (2) pengembangan produk, (3) modifikasi dan perbaikan proses, dan (4) pengembangan pemasok. Sebagai contoh, saat telepon genggam dikenalkan pertama kali, keistimewaan pada telepon genggam yang diinginkan oleh masyarakat masih belum ditetapkan. Pada waktu yang bersamaan, manajer operasi masih mencari-cari teknik manufaktur yang terbaik. 2) Fase pertumbuhan Dalam fase pertumbuhan, desain produk telah mulai stabil, dan diperlukan peramalan kebutuhan kapasitas yang efektif. Penambahan kapasitas atau peningkatan kapasitas yang sudah ada untuk menampung peningkatan permintaan produk mungkin diperlukan.
26
3) Fase kematangan Pada saat sebuah produk dewasa, pesaing mulai bermunculan. Produksi jumlah besar dan inovatif sangat sesuai pada fase ini. Pengendalian biaya yang lebih baik, berkurangnya pilihan dan pemotongan lini produk mungkin efektif atau diperlukan untuk meningkatkan keuntungan dan pangsa pasar. 4) Fase Penurunan Manajemen mungkin perlu lebih tegas terhadap produk yang siklus hidupnya mendekati akhir. Produk yang hampir mati biasanya produk yang buruk bagi investasi sumber daya dan kemampuan manajerial. Kecuali jika produk yang hampir mati ini membuat kontribusi yang unik bagi reputasi perusahaan atau lini produknya, atau bisa dijual dengan harga yang tinggi, maka produksi mereka harus dihentikan. 2.6.3
Perencanaan Produksi Menurut Vincent Gaspersz (1998, p128) perencanaan produksi merupakan suatu proses penetapan tingkat output manufacturing secara keseluruhan guna memenuhi tingkat penjualan yang direncanakan dan inventori yang diinginkan. Rencana produksi mendefinisikan tingkat manufacturing, biasanya dinyatakan sebagai tingkat bulanan untuk periode satu tahun atau lebih, untuk setiap kelompok produk.
27
Pada dasarnya proses perencanaan produksi dapat dikemukakan melalui empat langkah utama yaitu: 1. Mengumpulkan data yang berhubungan dengan perencanaan produksi. Misalnya ramalan penjualan, produksi periode lalu yang masih kurang dan harus diproduksi dan permintaan produk pada titik waktu tertentu. 2. Mengembangkan data yang relevan menjadi informasi yang teratur. 3. Menentukan kapasitas produksi, berdasarkan sumber-sumber daya yang ada. 4. Melakukan partnership meeting yang dihadiri oleh para manajer yang dianggap relevan dengan produksi.
2.6.4
Pengadaan Kebutuhan Material Sebelum proses produksi dilakukan perlu adanya pengadaan kebutuhan material atau persediaan yang dibutuhkan untuk memproduksi produk yang bersangkutan. Persediaan dapat dibedakan atas beberapa tipe yaitu (Baroto, 2002 p52) : 1) Supplies (persediaan bahan pembantu), yaitu barang persediaan yang diperlukan dalam proses produksi tetapi bukan merupakan bagian dari produk jadi. 2) Komponen, yaitu barang-barang yang terdiri atas bagian-bagian (parts) yang diperoleh dari perusahaan lain atau hasil produksi sendiri
28
untuk digunakan dalam pembuatan barang jadi atau barang setengah jadi. 3) Raw Materials (persediaan bahan mentah), yaitu barang persediaan yang dibeli atau dipasok dari supplier yang akan dijadikan sebagai masukan dalam proses produksi. 4) Work In Process (persediaan barang dalam proses), yaitu persediaan barang yang merupakan keluaran dari suatu bagian proses produksi, namun masih perlu diolah atau diproses lebih lanjut lagi untuk menjadi produk jadi. 5) Finished goods (persediaan barang jadi), yaitu persediaan barang yang sudah diproses dan siap untuk dikirim ke pelanggan.
2.7
Akuntansi Biaya Menurut Mulyadi (1991,p6), definisi akuntansi biaya adalah proses pencatatan, penggolongan, peringkasan dan penyajian biaya pembuatan dan penjualan produk atau jasa, dengan cara-cara tertentu, serta penafsiran terhadapnya. Objek kegiatan akuntansi biaya adalah biaya. Menurut Mulyadi (1991,p7) akuntansi biaya mempunyai tiga tujuan pokok, antara lain : 1. Penentuan harga pokok produk. 2. Pengendalian biaya. 3. Pengambilan keputusan khusus.
29
Menurut Carter dan Usry (2002), akuntansi biaya merupakan perhitungan biaya dengan tujuan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian, perbaikan kualitas dan efisiensi, serta pembuatan keputusan. Juga mengacu pada akuntansi manajemen. Jadi dapat simpulkan bahwa akuntansi biaya merupakan pencatatan, penggolongan, peringkasan dan penyajian
proses
informasi mengenai
besarnya biaya yang kemudian digunakan sebagai alat bantu manajemen untuk aktivitas–aktivitas perencanaan dan pengendalian, memperbaiki kualitas dan efisiensi, serta membuat keputusan – keputusan yang bersifat rutin maupun strategis. 2.7.1
Harga Pokok Produksi 2.7.1.1 Pengertian Harga Pokok Produksi Menurut Horngren, Foster dan Datar yang diterjemahkan susilaningtyas (1994,p51), harga pokok produksi (product cost) adalah penjumlahan dari biaya yang dibagikan ke produk untuk tujuan tertentu. Menurut Hansen dan Mowen yang diterjemahkan oleh Hermawan (1999,p49), harga pokok produksi mencerminkan total biaya barang yang diselesaikan selama periode berjalan.. Hilton (1999, p82) menyatakan “The cost of goods manufactured is the cost of direct labor, direct material, and
30
manufacturing overhead transferred from work in process inventory to finishes goods inventory during an accounting period” Dari definisi diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa harga pokok
produksi
adalah
biaya
yang
dikeluarkan
untuk
menghasilkan suatu barang. Harga pokok merupakan salah satu hal yang dijadikan landasan dalam pengambilan keputusan mengenai harga jual suatu produk, sehingga keputusan mengenai harga jual dapat dipertanggungjawabkan. 2.7.1.2 Sistem Akumulasi Biaya Produksi Dalam
perusahaan
manufaktur,
perhitungan
biaya
produksi meliputi perhitungan biaya bahan langsung, biaya tenaga kerja langsung, dan biaya-biaya yang termasuk dalam overhead pabrik. Sistem perhitungan biaya yang paling umum digunakan terdiri dua: 1. Metode harga pokok pesanan (Job Order Costing) Menurut Carter dan Usry (2002, p127), Job Order Costing merupakan suatu metode perhitungan biaya di mana biaya diakumulasikan untuk setiap pesanan (setiap batch, setiap lot, atau setiap pesanan pelanggan). Dalam metode ini biaya-biaya dikumpulkan untuk pesanan tertentu dan harga pokok produksi per satuan dihitung dengan cara membagi total biaya
31
produksi untuk pesanan tersebut dengan jumlah satuan produk dalam pesanan yang bersangkutan. Penggunaan metode harga pokok pesanan (Job Order Costing) memliki karakteristik sebagai berikut : a) Perusahaan memproduksi berbagai macam produk sesuai dengan spesifikasi pemesanan dan setiap jenis produk perlu dihitung harga pokok produksinya secara individual. b) Biaya
produksi
harus
digolongkan
berdasarkan
hubungannya dengan produk menjadi dua kelompok berikut ini : biaya produksi langsung dan biaya produksi tidak langsung. c) Biaya produksi langsung terdiri dari biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja langsung, sedangkan biaya produksi tidak langsung disebut dengan istilah biaya overhead pabrik. d) Biaya produksi langsung dihitungkan sebagai harga pokok produksi pesanan tertentu berdasarkan biaya yang sesungguhnya terjadi, sedangkan biaya overhead pabrik diperhitungkan
ke
dalam
harga
pokok
pesanan
berdasarkan tarif yang ditentukan di muka. e) Harga pokok produksi per unit dihitung pada saat pesanan selesai diproduksi dengan cara membagi jumlah biaya produksi yang dikeluarkan untuk pesanan tersebut dengan
32
jumlah unit produk yang dihasilkan dalam pesanan yang bersangkutan. 2. Metode harga pokok proses (Process costing) Merupakan suatu metode di mana bahan baku, tenaga kerja, dan overhead pabrik dibebankan ke pusat biaya. Biaya yang dibebankan ke setiap unit produk hasil produksi ditentukan dengan membagi total biaya yang dibebankan ke pusat biaya tersebut dengan jumlah unit yang diproduksi. (Carter dan Usry, 2002, p156). Metode ini digunakan oleh perusahaan yang memproduksi secara massa. Dalam metode ini biaya untuk setiap proses selama jangka waktu tertentu, biaya per satuan dihitung dengan cara membagi total biaya produksi dalam proses tertentu,
selama periode tertentu,
dengan jumlah satuan produk yang dihasilkan dari proses tersebut selama jangka waktu yang bersangkutan. Dalam perusahaan yang melakukan produksi massa, karakteristik produksinya adalah sebagai berikut: a) Produk yang dihasilkan merupakan produk standar. b) Produk yang dihasilkan dari bulan ke bulan adalah sama. c) Kegiatan produksi dimulai dengan diterbitkannya perintah produksi yang berisi rencana produksi produk standar untuk jangka waktu tertentu.
33
Perbedaan metode harga pokok proses (Process costing) dengan metode harga pokok pesanan (Job Order Costing) yaitu terletak pada pembebanan biayanya. Pada metode harga pokok proses biaya
diakumulasikan
berdasarkan
proses
produksi
atau
berdasarkan departemen. Departemen merupakan fokus dari penelusuran biaya dalam perhitungan biaya berdasarkan proses dan digunakan bila semua unit yang dikerjakan dalam suatu departemen atau area kerja lain bersifat homogen.
2.7.2 Laporan Biaya produksi Menurut Carter dan Usry (2002, p163) definisi Laporan biaya produksi adalah kertas kerja yang menampilkan jumlah biaya yang diakumulasikan dan dibebankan ke produksi selama satu bulan atau periode lain. Laporan tersebut juga merupakan sumber informasi untuk menyiapkan ayat jurnal ikhtisar untuk mencatat biaya unit yang ditransfer dari satu departemen produksi ke departemen produksi lain dan akhirnya ke persediaan barang jadi. (Format Laporan Biaya Produksi dapat dilihat pada Lampiran L.1.1 dan L.1.2). Laporan biaya produksi untuk suatu departemen sebaiknya menunjukkan: 1. Biaya total dan biaya per unit dari pekerjaan yang diterima dari satu atau beberapa departemen lain. 2. Biaya total dan biaya per unit dari bahan baku, tenaga kerja, dan overhead pabrik yang ditambahkan oleh departemen tersebut. 3. Biaya dari persediaan barang dalam proses awal dan akhir.
34
4. Biaya yang ditransfer ke departemen berikutnya atau ke persediaan barang jadi. 2.7.2.1 Biaya Produksi Produk
yang
dihasilkan
dalam
siklus
manufaktur
umumnya memiliki komponen-komponen biaya yang terdiri dari : biaya bahan baku langsung, biaya tenaga kerja langsung dan biaya overhead pabrik. 1. Biaya bahan baku langsung Bahan baku langsung adalah semua bahan baku yang membentuk bagian integral dari produksi jadi dan dimasukkan secara eksplisit dalam perhitungan biaya produk (Carter dan Usry, 2002, p40). 2. Biaya tenaga kerja langsung Tenaga kerja langsung adalah tenaga kerja yang melakukan konversi bahan baku langsung menjadi produk jadi dan dapat dibebankan secara layak ke produk tertentu (Carter dan Usry, 2002, p40). 3. Biaya overhead pabrik Overhead pabrik terdiri atas semua biaya manufaktur yang tidak ditelusuri secara langung ke output tertentu (Carter dan Usry, 2002, p40). Overhead pabrik biasanya memasukkan semua biaya manufaktur kecuali bahan baku langsung dan
35
tenaga kerja langsung. Overhead pabrik dapat dikelompokkan dalam beberapa jenis yaitu sebagai berikut: a) Bahan baku tidak langsung adalah bahan baku yang diperlukan untuk penyelesaian suatu produk tetapi tidak diklasifikasikan sebagai bahan baku langsung karena bahan baku tersebut tidak menjadi bagian dari produk. Contoh : 1) Amplas 2) Pola kertas 3) Pelumas. b) Tenaga kerja tidak langsung adalah tenaga kerja yang tidak dapat ditelusuri langsung ke konstruksi atau komposisi dari produk jadi. Contohnya gaji supervisi, pembantu umum, pekerja bagian pemeliharaan. Dalam bisnis jasa, tenaga kerja tidak langsung dapat memasukkan gaji resepsionis, operator telepon dan pegawai yang menangani barang. c) Biaya overhead lainnya adalah biaya-biaya tidak langsung yang dikeluarkan untuk kepentingan proses produksi. Contoh : 1) Biaya reparasi yang diserahkan kepada pihak luar perusahaan. 2) Biaya listrik PLN.
36
Menurut (Carter dan Usry, 2002, p415) ada berbagai macam dasar pembebanan biaya overhead pabrik kepada produk yaitu sebagai berikut : 1) Satuan Produk Metode yang paling sederhana dalam pembebanan biaya overhead pabrik ke produk. Rumus : Estimasi biaya overhead pabrik = Biaya overhead pabrik per unit Estimasi unit produksi
2) Biaya bahan baku Jika biaya overhead yang dominan bervariasi dengan nilai bahan baku, dasar yang dipakai untuk membebankan biaya overhead pabrik ke produk adalah biaya bahan baku yang dipakai. Rumus : Estimasi biaya overhead pabrik Persentase Estimasi
biaya
bahan
baku
X 100%
biaya
overhead
= pabrik dari bahan baku langsung
langsung
3) Biaya tenaga kerja langsung Menggunakan suatu dasar biaya tenaga kerja langsung untuk membebankan overhead pabrik ke pesanan atau produk memerlukan pembagian estimasi overhead dengan estimasi
37
biaya tenaga kerja langsung untuk menghitung suatu persentase. Rumus : Persentase
Estimasi biaya overhead pabrik X 100%
=
biaya
overhead
pabrik dari biaya tenaga kerja langsung
Estimasi biaya tenaga kerja langsung
4) Jam tenaga kerja langsung Apabila biaya overhead pabrik mempunyai hubungan erat dengan waktu untuk membuat produk, maka dasar yang dipakai untuk membebankan adalah jam tenaga kerja langsung. Dasar jam tenaga kerja didesain untuk mengatasi kelemahan kedua dari penggunaan dasar biaya tenaga kerja langsung. Rumus : Estimasi biaya overhead pabrik Biaya overhead pabrik per jam tenaga kerja Estimasi
jam
tenaga
kerja
= langsung
langsung
5) Jam mesin Metode ini didasarkan pada waktu yang diperlukan untuk melakukan operasi yang identik oleh suatu mesin atau sekelompok mesin.
38
Rumus : Estimasi biaya overhead Biaya overhead pabrik pabrik
= per jam kerja mesin
Estimasi jam mesin
2.7.2.2 Unit Ekuivalen Produksi Menurut Garrison dan Noreen (2000, p141) yang diterjemahkan oleh A.TotokBudisantoso, S.E, Akt. unit ekuivalen adalah jumlah unit selesai yang seharusnya diperoleh dari bahan dan usaha yang digunakan untuk menghasilkan barang setengah jadi. Menurut Carter dan Usry (2006, p164) unit ekuivalen adalah jumlah dari sumber daya (seperti bahan baku, tenaga kerja, atau overhead) yang diperlukan untuk menyelesaikan satu unit produk. Jadi dapat disimpulkan bahwa unit ekuivalen merupakan jumlah biaya bahan baku, tenaga kerja, dan overhead yang diperlukan untuk menyelesaikan satu unit produk. Ada dua metode untuk menghitung unit ekuivalen produksi untuk suatu periode menurut Garrison dan Noreen (2000, p142) yang diterjemahkan oleh A.TotokBudisantoso, S.E, Akt., , yaitu:
39
1. Metode Rata-Rata Tertimbang Metode
rata-rata
tertimbang
adalah
metode
yang
menggabungkan unit dan biaya dari periode sekarang dengan unit dan biaya periode sebelumnya. 2. Metode FIFO Metode FIFO dalam process costing adalah metode yang menganggap bahwa unit ekuivalen dan biaya per unit hanya berkaitan sela periode tertentu saja.
2.7.2.3 Tarif Departementalisasi Dalam departementalisasi biaya overhead pabrik, tarif biaya overhead dihitung untuk setiap departemen produksi dengan dasar pembebanan yang mungkin berbeda diantara departemendepartemen produksi yang ada. Suatu pesanan atau produk yang melalui suatu departemen akan dibebankan dengan overhead untuk pekerjaan yang dilakukan di departemen tersebut, menggunakan tarif overhead departemen yang telah ditentukan sebelumnya. Pada perusahaan yang mempunyai dua atau lebih departemen produksi, pembebanan biaya overhead dilakukan dengan dua tahap. Pada tahap pertama, biaya overhead pabrik
40
menyeluruh dibebankan ke masing-masing departemen produksi dengan
menggunakan
penelusuran
langsung,
penelusuran
penggerak dan alokasi. Pada tahap kedua, overhead dibebankan ke produk dengan mengalihkan tarif departemental dengan jumlah penggerak yang digunakan oleh departemen bersangkutan. Total overhead yang dibebankan ke produk adalah jumlah nilai yang diterima setiap departemen. 2.7.2.4 Jenis Laporan Produksi Menurut Garisson dan Noreen (2000, p143) yang diterjemahkan oleh A.Totok Budisantoso, S.E., Akt.ada 2 jenis laporan produksi, yaitu: a. Laporan Produksi-Metode FIFO Tahapan dalam penyusunan laporan produksinya adalah: 1. Tahap
pertama:
menyiapkan
skedul
kuantitas
dan
menghitung unit ekuivalen. Metode unit FIFO membagi unit yang dikirimkan keluar menjadi dua bagian. bagian pertama berisi unit dalam persediaan awal dan bagian yang lain terdiri dari unit yang dimasukkan dan diselesaikan selama periode sekarang. 2. Tahap kedua : menghitung biaya per unit ekuivalen. Dalam menghitung biaya per unit dengan menggunakan metode FIFO, hanya diperhitungkan biaya yang terjadi selama
41
periode sekarang, dan mengabaikan biaya-biaya yang berkaitan dengan persediaan awal barang dalam proses. Dengan menggunakan metode FIFO, biaya per unit hanya berkaitan dengan pekerjaan yang dikerjakan pada periode sekarang. 3. Tahap ketiga : menyiapkan rekonsiliasi biaya. Tujuan rekonsiliasi biaya adalah menunjukkan bagaimana biaya dibebankan ke departemen selama satu periode. Dengan menggunakan metode FIFO, ada dua elemen biaya yang berkaitan dengan unit persediaan awal barang dalam proses. Elemen yang pertama adalah biaya yang melekat pada unit dari periode sebelumnya. Kedua, elemen biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan unit produksi ini. b. Laporan Produksi-Metode rata-rata tertimbang Digunakan untuk meringkas semua aktivitas yang dilakukan dan akhirnya dimasukkan dalam Barang Dalam Proses setiap departemen untuk periode tertentu. Tahapan penyusunan laporan produksi dengan menggunakan metode rata-rata tertimbang sama dengan tahapan dalam metode FIFO. Meskipun demikian, karena metode FIFO membedakan unit persediaan awal dan unit yang dimulai pada awal tahun,
42
rekonsiliasi biaya dalam laporan produksi lebih rumit daripada metode rata-rata tertimbang. 2.7.3 Jurnal Akuntansi Biaya 1. Biaya bahan Asumsikan bahwa departemen pertama (departmen A), jurnal untuk memasukkan bahan ke dalam proses produksi adalah : Barang dalam proses – Departemen A
xxxxx
Bahan baku
xxxxx
Jika bahan ditambahkan lagi dalam departemen B, jurnalnya adalah sebagai berikut: Barang dalam proses – Departemen B
xxxxx
Bahan baku
xxxxx
2. Biaya tenaga kerja Jurnal untuk mencatat biaya tenaga kerja untuk periode tertentu : Barang Dalam Proses – Departemen A
xxxxx
Barang Dalam Proses – Departemen B
xxxxx
Utang Upah dan gaji
xxxxx
3. Biaya overhead Jurnal untuk mencatat pembebanan biaya overhead ke produk :
43
Barang Dalam Proses – Departemen A
xxxxx
Barang Dalam Proses – Departemen B
xxxxx
Overhead pabrik
xxxxx
4. Menyelesaikan aliran biaya Jurnal untuk menunjukkan transfer biaya barang yang setengah jadi dari Departemen A ke Departemen B : Barang Dalam Proses – Departemen B
xxxxx
Barang Dalam Proses – Departemen A
xxxxx
Sesudah Departemen B menyelesaikan pekerjaan , biaya barang jadi ditransfer ke rekening barang jadi : Barang Jadi
xxxxx
Barang Dalam Proses – Departemen B
xxxxx
Akhirnya apabila barang tersebut dijual, biaya atas barang yang terjual tersebut akan ditransfer ke rekening harga pokok penjualan : Harga Pokok Penjualan Barang Jadi
2.8
xxxxx xxxxx
Analisis Varians Menurut Garrison dan Noreen (2000, p407), varians adalah perbedaan antara harga standar dengan harga dan penyimpangan standar harga dengan
44
harga sesungguhnya serta kuantitas standar dengan kuantitas sesungguhnya. Tindakan dalam menghitung dan menginterpretasikan selisih disebut analisis selisih.
2.8.1
Varians Biaya Bahan Baku Langsung Menurut Garrison dan Noreen (2000, p408), penentuan varians bahan baku langsung dibagi menjadi 2 bagian yaitu : 1. Varians harga bahan baku langsung Dengan rumus perhitungan : varians = (AQ x AP)-(AQ x SP) Keterangan : AQ = Actual Quantity of inputs (kuantitas input sesungguhnya) AP = Actual Price (harga sesungguhnya) SP = Standard Price (harga standar) 2. Varians pemakaian bahan atau varians kuantitas atau varians efisiensi dengan rumus perhitungan : Varians = (AQ x SP) – (SQ X SP) Keterangan : AQ = Actual Quantity of inputs (kuantitas input sesungguhnya) SQ = Standard Quantity (standar kuantitas) SP = Standard Price (harga standar)
45
2.8.2
Varians Biaya Tenaga Kerja Langsung Varians tenaga kerja dapat dihitung sesudah menentukan standar tenaga kerja. Menurut Garrison dan Noreen (2000, p413), penentuan varians tenaga kerja dibagi menjadi 2 bagian yaitu : 1. Varians tarif tenaga kerja langsung Dengan rumus perhitungan: Varians = (AH x AR) – (AH x SR) Keterangan : AH = Actual Hours (jam sesungguhnya) AR = Actual Rate (tarif sesungguhnya) SR = Standard Rate (tarif standard) 2. Varians efisiensi tenaga kerja langsung Dengan rumus perhitungan : Varians = (AH x SR) - (SH x SR) Keterangan : AH = Actual Hours (jam sesungguhnya) SR = Standard Rate (tarif standard) SH = Standard Hours Allowed for output (jam standar yang diizinkan)
2.8.3
Varians Overhead Pabrik Analisis varians overhead pabrik memerlukan analisis yang lebih detil daripada analisis varians pada biaya langsung. Menurut Garrison dan Noreen (2000, p416), penentuan varians Biaya Overhead Pabrik variable dibagi menjadi 2 bagian yaitu :
46
1. Varians tarif Biaya Overhead Pabrik Variabel Dengan rumus perhitungan : Varians = (AH x AR) - (AH x SR) Keterangan : AH = Actual Hours (jam sesungguhnya) AR = Actual Rate ( tarif sesungguhnya) SR = Standard Rate (tarif standar) 2. Varians efisiensi Biaya Overhead Pabrik Variable Dengan rumus perhitungan : Varians = (AH x SR) - (SH x SR) Keterangan : AH = Actual Hours (jam sesungguhnya) SH = Actual Rate ( tarif sesungguhnya) SR = Standard Hours allowed for output (jam standar yang diizinkan)
