ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT ASIA TRADEPOINT FUTURES

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT ASIA TRADEPOINT FUTURES Andrew Kurniahalim Titan Komar Darya Universitas Bina Nusantara, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11530, Indonesia, Telp. : (021) 53696969 / 53696999, E-mail: [email protected]

Abstract PT Asia Tradepoint Futures is a financial brokerage company that requires an integrated payroll accounting information system. PT Asia Tradepoint Futures still don’t have a payroll system which facilitates the process of calculating the employee's salary. The process of calculating the salaries of employees currently use a spreadsheet from Microsoft Excel, some of the difficulties and limitations faced by them is the potential for error calculation of the salary, salary information of employees at risk accessed by an unauthorized person, and process salary calculation that takes a long time due to the unintegrated system attendance at the company's payroll process. Therefore, the purpose of this research is to design an integrated payroll accounting information system for PT Asia Tradepoint Futures. The method design uses object-oriented analysis and design with unified process. Meanwhile, the collection method of supporting data are obtained based on interviews and observations at the company, and also books based on the theories used. The results achieved is a payroll accounting information system that helps company in carrying out its activities, so as to improve the efficiency and effectiveness of the company when the payroll process, improve internal controls, and also reduce potential errors in the payroll process at PT Asia Tradepoint Futures. (AK) Keywords: analysis and design, accounting information system, payroll

Abstrak PT Asia Tradepoint Futures merupakan perusahaan broker keuangan yang membutuhkan suatu sistem informasi akuntansi penggajian yang terintegrasi. PT Asia Tradepoint Futures masih belum memiliki suatu sistem penggajian yang mempermudah proses penghitungan gaji karyawan. Proses penghitungan gaji karyawan saat ini menggunakan spreadsheet dari Microsoft Excel, beberapa kesulitan dan keterbatasan yang dihadapi diantaranya adalah potensi kesalahan kalkulasi gaji karyawan, informasi gaji karyawan beresiko di akses oleh pihak yang tidak berwenang, dan proses perhitungan gaji yang membutuhkan waktu lama dikarenakan belum terintegrasinya sistem absensi dengan proses penggajian di perusahaan. Oleh karena itu, tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang suatu sistem informasi akuntansi penggajian yang terintegrasi untuk PT Asia Tradepoint Futures. Metode perancangan yang digunakan adalah analisis dan perancangan berorientasi objek dengan unified process. Sedangkan, metode pengumpulan data-data pendukung diperoleh berdasarkan hasil wawancara dan observasi pada perusahaan, serta buku-buku yang mendukung berdasarkan teori yang digunakan. Hasil yang dicapai adalah sistem informasi akuntansi penggajian yang membantu perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan ketika melakukan proses penggajian, meningkatkan pengendalian intern, serta mengurangi potensi kesalahan dalam proses penggajian pada PT Asia Tradepoint Futures. (AK) Kata kunci: analisis dan perancangan, sistem informasi akuntansi, penggajian

PENDAHULUAN Perkembangan teknologi dan sistem informasi pada saat ini sangat memungkinkan manusia untuk bekerja secara cepat, tepat, dan akurat. Hal tersebut berbeda dengan beberapa dasawarsa lalu, ketika sistem informasi komputer belum terlalu populer seperti pada saat ini, karena perkembangan teknologi pada saat itu belum mendukung sistem informasi yang canggih. Namun, pada masa kini hampir sebagian besar perusahaan memerlukan suatu sistem informasi yang dapat mendukung dan mempermudah proses bisnis perusahaan. Salah satu sistem yang diperlukan perusahaan adalah sistem informasi akuntansi untuk manajemen sumberdaya manusia (Human Resources Management). Dengan jumlah sumberdaya manusia yang sangat banyak yang dimiliki oleh perusahaan, tentunya perusahaan memerlukan suatu sistem penggajian yang dapat secara cepat dan tepat menghitung gaji para karyawan setiap bulannya. Kaur dan Grover (2012 : 55) dalam jurnal yang berjudul Computer Based Payroll System Implementation For E-Governance at Punjab Agricultural University, mengatakan bahwa, “Payroll is a critical operation for every organization to pay employee accurately their salary and emoluments on time”. Kesimpulan yang dapat diambil dari jurnal tersebut adalah keakuratan pembayaran gaji karyawan merupakan bagian penting dari kegiatan operasional setiap perusahaan. Sistem penggajian yang digunakan juga harus memiliki pengendalian internal, sehingga tidak dapat diakses dan disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab, serta mengurangi potensi terjadinya kecurangan ataupun manipulasi data terkait dengan proses penggajian. Othman, et al (2014 : 60) dalam jurnalnya yang berjudul Control Activities in the Payroll Process: A Case Study on the Malaysian Public Sector, mengungkapkan bahwa, “Payroll frauds come under a number of guises that can be broadly categorized into four types namely ghost employee, falsified hours and salary, commission schemes and false worker’s compensation claims. A ghost employee is someone on the payroll system who does not exist as a worker in an organization”. Menurut Saraswati, Rahayu, dan Husaini (2014 : 2) , dalam jurnal yang berjudul Analisis Sistem Akuntansi Penggajian & Pengupahan Karyawan Dalam Usaha Meningkatkan Pengendalian Intern Perusahaan, menyatakan bahwa, “Pengendalian intern dapat dilaksanakan dengan baik apabila terdapat struktur organisasi yang jelas antara pemisahan tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian, pencatatan yang sistematis untuk setiap transaksi keuangan, pengawasan yang rutin dari atasan kepada bawahan, kebijakan dan prosedur pengamanan, menangkap serta mengkomunikasikan informasi yang diperlukan oleh karyawan untuk melaksanakan tugasnya, juga kegiatan evaluasi untuk menilai seluruh kegiatan yang telah dilaksanakan.” Kesimpulan dari kedua jurnal tersebut adalah kecurangan penghitungan gaji dapat terjadi karena adanya kelemahan dalam sistem pengendalian pada proses penggajian. Dengan menggunakan suatu sistem penggajian yang dapat menghasilkan laporan secara terkomputerisasi dan sistematis, maka perusahaan akan memperoleh kemudahan dalam melakukan proses penghitungan gaji, mempercepat proses penghitungan gaji, dokumentasi laporan-laporan terkait penggajian yang lebih rapi, mengurangi potensi kecurangan pada proses penggajian, serta mempermudah manajemen perusahaan dalam proses pengambilan keputusan. Singh (2014 : 957) dalam jurnalnya yang berjudul Implementation and Development of a Proposed Payroll System, mengatakan bahwa, “Accuracy is an important objective of a payroll system, because employees are entitled to be fairly compensated for the work they have done, and a company's financial well-being depends on not overpaying employees for the time they have worked. Accuracy in payroll operations can save the hassle of time-consuming reconciliations as well as the expense of penalties”. Inti dari jurnal tersebut adalah karyawan harus memperoleh kompensasi yang adil atas pekerjaan yang telah mereka lakukan, oleh karena itu akurasi merupakan tujuan penting dari sistem penggajian. PT. Asia Tradepoint Futures merupakan perusahaan investasi atau perusahaan broker keuangan yang berpusat di Jalan HR Rasuna Said, Kuningan, Jakarta. Jenis investasi keuangan yang disediakan oleh PT Asia Tradepoint Futures diantaranya adalah index futures, forex dan komoditi. Saat ini, PT Asia Tradepoint Futures memiliki karyawan tetap sebanyak 76 orang dan karyawan tidak tetap sebanyak 39 orang. Dengan jumlah karyawan tersebut, PT Asia Tradepoint Futures masih belum memiliki suatu sistem penggajian yang mempermudah proses penghitungan gaji karyawan. Proses penghitungan gaji karyawan saat ini menggunakan spreadsheet dari Microsoft Excel, beberapa kesulitan dan keterbatasan yang dihadapi diantaranya adalah potensi kesalahan kalkulasi gaji karyawan, informasi gaji karyawan beresiko di akses oleh pihak yang tidak berwenang, dan proses perhitungan gaji yang membutuhkan waktu lama dikarenakan belum terintegrasinya sistem absensi dengan proses penggajian di perusahaan. Oleh karena itu, dengan adanya suatu sistem informasi akuntansi penggajian pada PT Asia Tradepoint Futures, diharapkan perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas ketika melakukan proses penggajian, selain itu keamanan data dan informasi gaji karyawan dapat lebih terjamin.

Berdasarkan latar belakang dan permasalahan yang ada pada PT. Asia Tradepoint Futures, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul penulisan, “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT ASIA TRADEPOINT FUTURES”. Dengan adanya penelitian ini, penulis berharap dapat memberikan manfaat dan solusi bagi perusahaan, sehingga setidaknya dapat membantu mengurangi permasalahanpermasalahan yang ada pada sistem penggajian perusahaan. Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dijabarkan, maka dihasilkan identifikasi masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana proses penggajian yang sedang berjalan pada PT Asia Tradepoint Futures? 2. Apa masalah yang dihadapi pada proses penggajian yang sedang berjalan? 3. Solusi apa yang diusulkan untuk mengatasi atau meminimalisir masalah pada proses penggajian yang dihadapi oleh PT Asia Tradepoint Futures? Tujuan dari penelitian ini adalah: a) Menganalisis dan mengidentifikasi kelemahan-kelemahan yang terdapat pada proses penggajian yang sedang berjalan dalam perusahaan. b) Memberikan saran dan rekomendasi perbaikan atas kelemahan-kelemahan yang terdapat pada proses penggajian yang sedang berjalan dalam perusahaan. c) Merancang suatu sistem informasi akuntansi penggajian yang aman, efektif, dan efisien bagi PT Asia Tradepoint Futures.

METODE PENELITIAN Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini, meliputi: 1) Studi Pustaka Dilakukan melalui proses pengumpulan dan pembelajaran berdasarkan teori-teori yang didapatkan dari buku, artikel, jurnal, dan media informasi lainnya. 2) Studi Lapangan Studi lapangan dilakukan melalui 2 proses, yaitu: a) Observasi Mengamati secara langsung dan mengumpulkan informasi-informasi terkait proses bisnis yang sedang berjalan di PT Asia Tradepoint Futures. b) Wawancara Melakukan wawancara langsung dengan bagian keuangan dari PT Asia Tradepoint Futures pada tanggal 22 Desember 2014, guna memperoleh informasi terkait metode dan proses penggajian yang digunakan oleh PT Asia Tradepoint Futures. 3) Metode Analisis dan Perancangan Metode analisis dan perancangan yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process menurut (Satzinger, et al, 2005). Di dalam Unified Process digunakan tiga fase, yaitu: 1. Inception Phase Inception Phase bertujuan untuk mengembangkan perkiraan visi dari sistem, membuat business case, menentukan ruang lingkup, dan menghasilkan perkiraan kasar biaya dan jadwal. 2. Elaboration Phase Elaboration Phase bertujuan untuk memperbaiki visi, mengidentifikasi, dan mendeskripsikan semua persyaratan, menyelesaikan ruang lingkup, merancang dan menerapkan arsitektur inti dan fungsinya, mengatasi resiko tinggi, dan menghasilkan perkiraan yang realistis untuk biaya dan jadwal. 3. Construction Phase Construction Phase bertujuan untuk melanjutkan proses perancangan dan implementasi, dimana fase ini meliputi perincian kontrol sistem seperti validasi data, perbaikan rancangan user interface, penyelesaian fungsi pemeliharaan data, dan melengkapi fungsi help dan preference. Sedangkan aktivitas perancangan akan menggunakan tools pemodelan yang meliputi:

(1) Modeling and the Requirements Discipline: a) Activity Diagram b) Event Table c) Use Case Diagram d) Domain Model Class Diagram e) Use Case Description f) System Sequence Diagram (2) The Design Discipline: a) First-Cut Design Class Diagram b) Completed Three-Layer Sequence Diagram c) Updated Design Class Diagram d) Persistent Object e) Package Diagram f) Story Board g) Deployment Environment h) Software Architecture

HASIL DAN BAHASAN Berikut ini berbagai masalah yang berhasil diidentifikasi dari sistem berjalan pada PT Asia Tradepoint Futures: 1) Formulir pengajuan cuti berbentuk hardcopy Masalah: Formulir pengajuan cuti berbentuk hardcopy, sehingga beresiko hilang atau rusak. Akibat: Adanya potensi kesalahan dalam sisa hak cuti karyawan. Usulan: Menggunakan sistem yang dapat mengurangi secara otomatis sisa hak cuti karyawan apabila karyawan tersebut mengajukan cuti. 2) Durasi lembur tidak ditentukan oleh pimpinan divisi Masalah: Durasi lembur karyawan yang tidak ditentukan oleh pimpinan divisi dan tidak adanya pengawasan terhadap karyawan yang sedang melakukan lembur. Akibat: Karyawan dapat melakukan kecurangan ketika mengajukan form kerja lembur dengan melebih-lebihkan durasi kerja lemburnya. Usulan: Pengajuan lembur dilakukan oleh pimpinan divisi dengan menyertakan durasi lembur yang disesuaikan dengan perkiraan pekerjaan lembur yang diberikan. 3) Formulir kerja lembur berbentuk hardcopy Masalah: Formulir kerja lembur dan formulir pengajuan cuti berbentuk hardcopy, sehingga beresiko hilang atau rusak. Akibat: Adanya potensi kesalahan dalam perhitungan jam lembur dan uang lembur yang diterima karyawan. Usulan: Menggunakan sistem yang dapat menghitung secara otomatis uang lembur berdasarkan jam kerja lembur yang telah dilaksanakan oleh karyawan. 4) Rendahnya pengawasan terhadap data-data penggajian Masalah: Tidak adanya kontrol terhadap pembatasan hak akses data-data perusahaan yang berkaitan dengan proses penggajian. Akibat:

Data-data yang berkaitan dengan proses penggajian, seperti hasil perhitungan gaji karyawan dapat beresiko di akses dan dimanipulasi oleh pihak yang tidak memiliki kewenangan. Usulan: Menggunakan sistem yang dapat membatasi hak akses setiap karyawan, dengan menggunakan password. 5) Proses perhitungan uang makan membutuhkan waktu yang lama Masalah: Bagian finance harus melihat data rekapitulasi absensi karyawan untuk menghitung potongan uang makan bagi para karyawan yang terlambat. Akibat: Hal ini menghambat perhitungan gaji karyawan, karena bagian finance harus terlebih dahulu menghitung potongan uang makan bagi para karyawan yang terlambat sebelum memasukkan uang makan tersebut ke dalam komponen perhitungan gaji. Usulan: Menggunakan sistem yang dapat memotong uang makan karyawan yang terlambat kertika karyawan tersebut melakukan absen, sehingga akumulasi uang makan yang didapat oleh karyawan dapat terhitung secara otomatis.. 6) Proses perhitungan gaji membutuhkan waktu yang lama Masalah: Bagian HRD harus melakukan penghitungan uang makan dan jam lembur setiap karyawan berdasarkan laporan absensi dan formulir kerja lembur yang telah diisi dan ditandangani. Akibat: Hal tersebut memperlambat penyerahan laporan uang makan dan kerja lembur yang diperlukan oleh bagian Finance. Selain itu, proses perhitungan gaji pun menjadi ikut terhambat. Usulan: Menggunakan sistem yang terintegrasi antara laporan kerja lembur, laporan cuti / izin, dan uang makan karyawan. Sehingga, komponen-komponen laporan yang dibutuhkan dalam perhitungan gaji dapat segera digunakan oleh bagian Finance.

Gambar 1 Use Case Diagram

SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi penggajian untuk PT Asia Tradepoint Futures, penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa proses penggajian yang sedang berjalan pada PT Asia Tradepoint Futures sudah cukup efektif dan penerapan sistem pengendalian intern sudah cukup memadai, hal ini dapat ditunjukkan dengan adanya: 1) Pemisahan tugas yang memadai antara bagian finance dengan bagian accounting. 2) Formulir kerja lembur yang mewajibkan tanda tangan pimpinan divisi dan karyawan yang melakukan lembur. 3) Formulir pengajuan cuti yang diperiksa oleh bagian HRD dan memerlukan persetujuan pimpinan divisi. Walaupun demikian penulis masih menemukan hal-hal yang perlu dilakukan perbaikan, hal ini dapat ditunjukkan dengan :

1) Tidak adanya pembatasan hak akses pada data-data perusahaan yang berkaitan dengan 2) 3)

proses penggajian. Pengajuan lembur tidak dibatasi durasi kerja lemburnya oleh pimpinan divisi yang memberikan perintah lembur, sehingga karyawan dapat melebih-lebihkan durasi kerja lemburnya. Formulir pengajuan cuti diarsipkan dalam bentuk kertas sehingga berpotensi hilang, akibatnya sisa hak cuti karyawan yang mengajukan cuti tidak diperbarui.

Oleh karena itu, penulis memberikan rekomendasi kepada perusahaan dengan perancangan sistem informasi penggajian yang terintegrasi, yang dapat meminimalisir kekurangan yang ada pada sistem yang sedang berjalan. Berikut ini adalah simpulan dari perancangan sistem informasi akuntansi penggajian pada PT Asia Tradepoint Futures : 1. Proses pengajuan cuti karyawan dilakukan melalui sistem, dan kemudian pimpinan divisi akan melakukan verifikasi persetujuan pengajuan cuti tersebut, sehingga hak cuti karyawan akan berkurang secara otomatis apabila pengajuan cutinya disetujui. Hal ini dapat mengurangi potensi kesalahan dalam penghitungan sisa hak cuti karyawan. 2. Proses pengajuan lembur dilakukan dan diverifikasi secara langsung oleh pimpinan divisi kepada karyawan yang bersangkutan, dimana pimpinan divisi menentukan estimasi durasi kerja lembur yang akan dilakukan karyawan. Sehingga, hal tersebut dapat meminimalisir terjadinya penyalahgunaan durasi kerja lembur. 3. Perhitungan uang makan dapat diproses lebih cepat, dikarenakan sistem absensi yang dapat menghitung besarnya potongan uang makan bagi karyawan yang terlambat, sehingga bagian keuangan dapat memperoleh perhitungan bersih dari uang makan yang sudah dipotong. 4. Perhitungan uang lembur secara otomatis sudah dihitung oleh sistem ketika pengajuan lembur diverifikasi oleh pimpinan divisi, sehingga proses penghitungan gaji karyawan menjadi lebih cepat. 5. Sistem informasi akuntansi penggajian yang dirancang dapat memudahkan proses perhitungan gaji dan potongan gaji, seperti pajak penghasilan pasal 21 atau cicilan pinjaman karyawan. 6. Sistem informasi akuntansi penggajian ini dapat menghasilkan laporan-laporan terkait penggajian yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam proses pengambilan keputusan, seperti jurnal umum penggajian, laporan gaji, laporan lembur, laporan cuti, laporan pajak, dan laporan kehadiran karyawan. Saran-saran yang dapat diberikan berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi penggajian pada PT Asia Tradepoint Futures adalah sebaagai berikut: 1.

2.

3. 4. 5.

Perusahaan perlu memberikan sosialisasi dan pelatihan awal kepada para karyawannya dalam menggunakan sistem informasi akuntansi penggajian yang diusulkan penulis. Perusahaan masih dapat mengembangkan sistem informasi akuntansi penggajian yang diusulkan penulis ke dalam ruang lingkup yang lebih luas lagi, seperti perekrutan karyawan, penilaian kinerja karyawan, dan pemutusan hubungan kerja karyawan. Melakukan back-up database secara berkala untuk mencegah hilangnya datadata penting perusahaan. Meningkatkan kualitas sistem absensi melalui integrasi antara mesin finger print dengan sistem yang dirancang. Perusahaan diharapkan melakukan penilaian dan evaluasi sistem secara berkala, untuk mengetahui kemampuan sistem dan memperbaiki kekurangan sistem, sehingga sistem dapat disempurnakan lagi.

REFERENSI Bodnar, G.H. & Hopwood W.S. (2010). Accounting Information Systems. (10th Edition). New Jersey: Pearson Education. Boynton, W.C., & Johnson, R.N. (2006). Modern Auditing. (8th Edition). USA: John Wiley & Sons, Inc. Considine, B., Parkes, A., Olesen, K., Blount, Y., & Speer, D. (2012). Accounting Information Systems: Understanding Business Process. (4th Edition). Queensland: John Wiley & Sons Australia, Ltd. Kementerian Keuangan Republik Indonesia. (2015). Peraturan Menteri Keuangan Nomor 122/PMK.010/2015 Penyesuaian Besarnya Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP). Jakarta: Pusat Kebijakan Pendapatan Negara. Dull, R.B., Gelinas U.J., & Wheeler P.R. (2012). (9th Edition). Accounting Information Systems: Foundations in Enterprise Risk Management. Canada: South-Western, Cengage Learning. Hall, J.A. (2011). Accounting Information Systems. (7th Edition). Canada: South-Western, Cengage Learning. Kaur, P. & Grover, D. Dr. (2012). Computer Based Payroll System Implementation For EGovernance at Punjab Agricultural University. International Journal of Engineering Research and Development (Online), Volume 5, Issue 3, diakses tanggal 18 Maret 2015 dari http://citeseerx.ist.psu.edu Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia. (2004). Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia. Jakarta: Biro Hukum Sekretariat Jenderal Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI. Mardiasmo. (2011). Perpajakan. (Revisi 2011). Yogyakarta: C.V Andi Offset. Othman, R. Ishak, I.F., Ariffin, N.K., & Ismail, R. 5 September (2014). Proceedings of ICFC 2014. Control Activities in the Payroll Process: A Case Study on the Malaysian Public Sector (Online), diakses tanggal 18 Maret 2015 dari [email protected] Rainer, R.K., Prince, B., & Cegielski, C. (2015). Introduction to Information Systems. (5th Edition). Singapore: John Wiley & Sons Singapore Pte. Ltd. Resmi, S. (2013). Perpajakan. (Edisi 7). Jakarta: Salemba Empat. Saraswati, K.M., Rahayu, S.M., & Husaini, A. (2014). Analisis Sistem Akuntansi Penggajian & Pengupahan Karyawan Dalam Usaha Meningkatkan Pengendalian Intern Perusahaan. Jurnal Administrasi Bisnis (Online), Vol 8, No. 1, diakses tanggal 19 Maret 2015 dari administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D. (2005). Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process. (4th Edition). Boston: Course Technology, Cengage Learning. Singh, G. (2014). Implementation and Development of a Proposed Payroll System. International Journal of Research (Online), Volume 1, Issue 6, diakses tanggal 18 Maret 2015 dari http://www.internationaljournalofresearch.org Warren, C.S., Reeve, J.M., & Duchac, J.E. (2014). Accounting. (25th Edition). USA: South-Western, Cengage Learning. Weygandt, J.J., Kimmel, P.D., & Kieso, D.E. (2011). Financial Accounting. (IFRS Edition). USA: John Wiley & Sons, Inc.

RIWAYAT PENULIS Andrew Kurniahalim lahir di kota Jakarta pada 9 Maret 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi dan Akuntansi pada tahun 2015.