ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI EXPENDITURE CYCLE DAN INVENTORY PADA PT ASIA PUTRA PERKASA (APP) Andrew Sanjaya Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia
H. Imam Djajono, Ir., MM Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia
Herlin Tundjung Setijaningsih, S.E., M.Si., Ak. Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia
ABSTRAK Tujuan penelitian yang dilakukan adalah untuk mengidentifikasi dan menganalisis kebutuhan akan sistem informasi akuntasi dari segi proses, prosedur, maupun dokumen yang berkaitan dengan expenditure cycle dan inventory pada PT Asia Putra Perkasa, serta melakukan perancangan sistem informasi akuntansi yang berguna untuk mendukung proses bisnis yang terjadi. Metode perancangan yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah metode Object Oriented Analysis and Design (OOAD) yang mengacu pada penggunaan modeling and requirement discipline serta design discipline menurut teori Satzinger. Analisis yang dilakukan berhubungan dengan struktur organisasi dan proses bisnis yang berjalan. Adapun hasil yang dicapai dengan melakukan analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi expenditure cycle dan inventory adalah adanya aplikasi berbasis desktop application yang dapat membantu dalam aktivitas siklus pengeluaran dan persediaan yang terjadi pada perusahaan, khususnya dalam pembuatan dan penyimpanan data-data transaksi serta menghasilkan laporan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Simpulan yang didapat dari hasil analisis dan perancangan yang dilakukan adalah adanya penerapan aplikasi berbasis desktop application yang dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan mutu operasional perusahaan serta bermanfaat dalam meningkatkan kinerja yang terkait dengan siklus pengeluaran dan persediaan. (AS) Kata Kunci : object oriented, analysis, design, sistem, expenditure cycle, inventory ABSTRACT The purpose of the research is to identify and analyze the need for accounting information systems in terms of processes, procedures, and documents relating to the expenditure cycle and inventory at PT Asia Putra Perkasa, as well as doing the design of useful accounting information systems to support business processes that occur. Design method used in this thesis is a method of Object Oriented Analysis and Design (OOAD) which refers to the use of modeling and discipline requirements and design discipline based on theory of Satzinger. The analysis was related to organizational structure and business processes. The results achieved by
performing the analysis and design of accounting information systems expenditure and inventory cycle is a desktop application that can assist in the application expenditure and inventory cycle that occur in the company, particularly in the manufacture and storage of transaction data and generate appropriate reports with the needs of the company. Conclusions derived from the analysis and design is the implementation of a desktop application that can help company to improve the quality of the company's operations as well as useful in improving the performance associated with the expenditure and inventory cycle. Keyword : object oriented, analysis, design, system, expenditure cycle, inventory
1. Pendahuluan Di era informasi dan globalisasi saat ini, perusahaan-perusahaan cenderung menggunakan teknologi berbasis informasi dalam menjalankan kegiatan proses bisnisnya. Perkembangan teknologi informasi yang terjadi membuat perusahaan harus menggali kompetensi yang dimilikinya secara lebih mendalam agar lebih meningkatkan kinerja perusahaan saat ini dibandingkan dengan keadaan perusahaan sebelumnya. Hal ini juga diungkapkan oleh Perez-Arostegui, María N, BenitezAmado, Jose & Tamayo-Torres, Javier (2010 : 7) yang menyatakan bahwa “The existence of a flexible IT infrastructure, IT managerial knowledge and the integration of IT strategy with firm strategy will have a positive impact on firm's competitive position, which is evaluated through quality performance.” Kompetensi yang dimiliki perusahaan juga harus dimaksimalkan sehingga kegiatan perusahaan dapat dikelola dan dilaksanakan dengan baik, terutama membantu manajer dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan aktivitas-aktivitas dalam perusahaan seperti pembelian, produksi, pemasaran, penjualan, pencatatan akuntansi, dan aktivitas lainnya. Adapun informasi yang dihasilkan harus berkualitas, yaitu informasi yang akurat, relevan, dan tepat waktu sehingga keputusan bisnis yang tepat dapat dirancang yang kemudian disesuaikan dengan sistem informasi yang diterapkan pada masing-masing perusahaan. Malá, Jana; Cerná, L'ubica; Rusková, Dagmar (2013 : 532) juga menyatakan bahwa “Five basic criteria that are needed to be addressed in order to present information that can be identified as reliable include authority, accuracy, currency, coverage, and objectivity.” Dengan demikian, pengelolaan sistem informasi menjadi hal yang sangat penting untuk dilakukan. Sistem informasi akuntansi merupakan suatu sistem yang terstruktur dalam suatu unit usaha bisnis di dalam perusahaan yang membantu pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan. Hal ini juga dinyatakan oleh Soudani, Siamak Nejadhosseini (2012 : 136-145) bahwa “Accounting information systems as systems that operate functions of data gathering, processing, categorizing and reporting financial events with the aim of providing relevant information for the purpose of score keeping, attention directing and decision-making.” Pada proses pembelian, evaluasi dan pemilihan pemasok merupakan aspek penting yang membantu perusahaan mendapatkan barang dengan mutu yang terbaik dan harga yang bersaing. Selain itu, pembayaran utang juga harus diperhatikan dengan memprioritaskan tagihan-tagihan yang memiliki tanggal jatuh tempo terdekat. Adapun prosedur pembelian part melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan yang bertujuan agar pengawasan pembelian part dapat berjalan dengan baik. Salah satu penyebab terjadi kekacauan-kekacauan dalam prosedur pembelian part adalah lemahnya pengendalian internal pada sistem dan prosedur yang mengatur suatu transaksi. Untuk mengatasi masalah tersebut, setiap perusahaan membutuhkan penerapan teknologi informasi yang dapat menciptakan pengendalian internal secara memadai dalam mengatur pelaksanaan transaksi perusahaan. Dengan adanya teknologi informasi pada siklus tersebut maka akan memungkinkan perusahaan untuk menerapkan sistem informasi akuntansi yang terintegrasi, sehingga akan membantu dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan dan memudahkan manajemen dalam proses pengambilan keputusan.
2. Metode Penelitian Perancangan sistem informasi akuntansi untuk PT Asia Putra Perkasa pada siklus pengeluaran dan persediaan dilakukan dengan melakukan beberapa langkah dan metode penelitian. Perancangan sistem informasi akuntansi diawali dengan penelitian kepustakaan yang dilakukan dengan mengumpulkan referensi dan teori-teori dari buku-buku, artikel-artikel di Internet atau media cetak lainnya yang berkaitan dengan topik sistem informasi akuntansi. Setelah itu dilakukan penelitian lapangan dengan melakukan pengamatan langsung ke lapangan untuk menemukan masalah-masalah yang terjadi di PT Asia Putra Perkasa, wawancara dengan cara mengajukan
pertanyaan kepada pihak yang terkait untuk mengetahui masalah atau kelemahan dari sistem yang sedang berjalan, dokumentasi dengan melakukan penelusuran bukti-bukti beserta dokumendokumen yang terkait dengan pembelian, persediaan, dan perpajakan, serta prosedur analitis dengan melakukan penelitian mengenai prosedur yang dijalankan perusahaan, terutama yang berhubungan dengan siklus pengeluaran dan persediaan. Kemudian dilakukan analisis sistem yang berjalan dan merancang sistem baru dengan menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) oleh Satzinger. Sebagai hasil dari analisis sistem tersebut kemudian dibuat rancangan sistem aplikasi dengan menggunakan software Microsoft Visual Studio (VB.NET) 2010 dan Microsoft SQL Server 2008, serta perancangan database dengan menggunakan arsitektur two-tier.
3. Hasil Dan Bahasan 3.1 Analisis Sistem Berjalan Perancangan sistem informasi akuntansi untuk PT Asia Putra Perkasa dimulai dengan melakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan. Adapun perusahaan sampai saat ini masih menggunakan sistem manual, dimana masih memiliki kekurangan dalam kegiatan operasionalnya seperti : 1. Adanya wewenang dan tanggung jawab pada suatu bagian yang belum mendukung sepenuhnya kegiatan proses bisnis yang berjalan pada perusahaan. Dalam hal ini, tanggung jawab dari staf IT hanya sebatas pada pengelolaan komputer dari segi hardware, seperti penggantian hard disk, monitor, dan lain sebagainya, serta dari segi software, seperti pemasangan sistem operasi, aplikasi, dan perangkat lunak lainnya pada komputer. 2. Adanya pihak yang memiliki wewenang dan tanggung jawab rangkap, dimana berpotensi mengurangi efektivitas dan efisiensi terhadap aktivitas pengelolaan dan pemantauan setiap bidang pekerjaan tersebut. Dalam hal ini, seorang direktur mengelola dan memantau dua bagian, yaitu operasional dan umum. Selain itu, Manajer Finance bertanggung jawab mengelola piutang dan utang perusahaan. Bagian Cash Receipt dan Reimbursement juga bertanggung jawab mengelola penerimaan dan pengeluaran kas. 3. Adanya pemahaman yang kurang memadai terkait mekanisme pelaporan atas wewenang dan tanggung jawab yang telah dilakukan oleh suatu bagian kepada bagian lain. Hal ini berpotensi terjadinya ketidakseimbangan pertanggungjawaban tugas yang dilaksanakan oleh suatu bagian, sebagai contoh dalam hal Manajer Accounting yang mempertanggungjawabkan tugas yang dilaksanakan oleh bagian Purchasing dan bagian Tax. 4. Adanya kesulitan dalam melakukan pemilihan Supplier yang sesuai dari segi ketepatan waktu, jumlah part yang dipesan dalam pengiriman part, serta jumlah intensitas retur pembelian yang terjadi. 5. Adanya standar yang belum ditetapkan mengenai jumlah minimum persediaan part yang ditetapkan sebagai dasar untuk pemesanan part tersebut. Selama ini, kegiatan pembelian dilaksanakan berdasarkan pada permintaan pembelian part untuk kebutuhan produksi, namun tidak ada batas minimum jumlah persediaan part yang harus tersedia di gudang, sehingga jika ada kegiatan produksi yang membutuhkan part tambahan harus menunggu part tersebut dipesan terlebih dahulu. 6. Adanya pengelolaan utang usaha yang kurang memadai terutama dalam mengetahui tanggal jatuh tempo utang usaha yang terjadi, dimana perusahaan menggunakan dokumen fisik untuk mengetahui informasi tagihan yang akan jatuh tempo. Hal ini berpotensi terhambatnya pemenuhan pembayaran utang usaha kepada Supplier yang berdampak pada pengelolaan arus kas perusahaan secara keseluruhan dan hubungan terhadap Supplier yang kurang baik. 7. Terkait pajak dalam kegiatan impor part, bagian pajak mengalami kendala dalam mendapatkan data jumlah nominal pembelian dan informasi terkait perhitungan pajak tersebut yang digunakan untuk menghitung Bea Masuk dan Pajak Dalam Rangka Impor, sehingga perusahaan menyerahkannya kepada perusahaan pelayaran dan berpotensi terjadinya kekeliruan dalam pembayaran beban-beban yang terkait dengan kegiatan impor part tersebut.
Prosedur yang sedang berjalan pada PT Asia Putra Perkasa :
3.2 Usulan Penyelesaian Masalah Usulan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi perusahaan dalam rangka mendukung sistem informasi yang dirancang adalah sebagai berikut : 1. Adanya pembentukan tanggung jawab yang lebih terperinci pada suatu bagian dalam rangka mendukung suatu kegiatan proses yang berjalan pada perusahaan. Dalam hal ini, untuk mendukung sistem informasi yang dirancang sebaiknya diperlukan sistem basis data yang dikelola oleh database administrator yang bertanggung jawab dalam hal sebagai berikut : a. Mendefinisikan pola struktur database. b. Mendefinisikan struktur penyimpanan dan metode akses. c. Memberikan otoritas pada user untuk mengakses data. d. Melakukan spesifikasi integritas data. 2. Adanya pemisahan tugas yang jelas dalam pembagian wewenang dan tanggung jawab agar setiap bagian dapat bekerja secara proporsional serta menghindari terjadinya tumpah tindih pekerjaan. Dalam hal ini, perusahaan sebaiknya melakukan pemisahan tugas antara bagian operasional dan keuangan, bagian piutang dan utang, serta bagian penerimaan dan pengeluaran kas guna mencegah kerancuan batasan tugas dan tanggung jawab masingmasing bagian. Adapun bagian operasional terdiri dari bagian Plant & After Sales, sedangkan bagian keuangan terdiri dari Purchasing, Accounting, Finance, Legal, Database Administrator, dan HRD & GA. Tanggung jawab dan wewenang yang diusulkan adalah sebagai berikut : a. Account Receivable Menyusun aging account receivable berdasarkan berita acara penyelesaian proses produksi yang diotorasi oleh Manager Finance dan menyerahkannya kepada bagian Cash Receipt untuk dilakukan penagihan. b. Account Payable Menyusun aging account payable untuk menjamin semua utang usaha dibayar tepat waktu yang diotorasi oleh Manager Finance dan menyerahkannya kepada bagian Cash Reimbursement untuk proses pengeluaran dana. 3. Adanya pembentukan mekanisme pelaporan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab suatu bagian yang relevan dengan bagian yang lain, sebagai contoh dalam hal pelaporan yang terkait dengan kegiatan pembelian yang dilakukan bagian Purchasing kepada Direktur Umum dan bagian Tax kepada Manajer Finance terkait verifikasi atas pajak yang disetorkan. Selain itu, bagian Warehouse sebaiknya berada di bawah pengawasan bagian PPIC selaku pengendali perencanaan produksi dan persediaan.
4.
5.
6.
7.
Adanya perancangan sistem pencatatan informasi mengenai harga yang ditawarkan oleh Supplier yang berguna dalam membuat informasi perbandingan harga terbaru antar Supplier sebagai pedoman dalam pemilihan Supplier dari sisi harga, serta meningkatkan kemampuan penawaran harga oleh perusahaan ke Supplier pada saat melakukan pembelian. Selain harga, ketepatan waktu dan jumlah part yang dipesan dalam pengiriman part dan kualitas yang diukur dari jumlah intensitas retur pembelian yang terjadi dapat dievaluasi untuk melihat kinerja Supplier pada periode tertentu. Adanya perancangan sistem pengendalian atas Reorder Point berdasarkan persediaan part minimal yang telah ditentukan dengan fungsi reminder, dimana bagian PPIC dapat menginformasikan ke bagian Purchasing untuk melakukan pembelian part, sehingga persediaan part tersebut dapat tetap tersedia sesuai dengan jumlah kebutuhan yang digunakan oleh bagian Production dan kapasitas penyimpanan part di bagian Warehouse. Adanya perancangan sistem yang dapat melakukan aging semua utang usaha yang terjadi dan membuat fungsi reminder atas utang usaha yang akan jatuh tempo, sehingga bagian Finance dapat membuat perencanaan arus kas secara memadai serta menentukan waktu pembayaran utang usaha tersebut dengan mempertimbangkan diskon dan arus kas perusahaan. Adanya perancangan sistem yang melakukan perhitungan atas Bea Masuk dan Pajak Dalam Rangka Impor yang membantu perusahaan dalam menentukan pajak terkait kegiatan impor part yang dilakukan yang kemudian dibayarkan ke kas negara.
3.3 Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Setelah melakukan analisis dan merancang sistem yang baru, maka dapat diterapkan suatu sistem informasi akuntansi yang akan menyelesaikan masalah yang dihadapi perusahaan. Penyelesaian masalah yang dihadapi perusahaan dapat terselesaikan melalui prosedur kerja yang baru dirancang dan fitur-fitur pada aplikasi yang akan membantu kegiatan operasional perusahaan serta membantu manajemen memperoleh laporan terkait siklus pengeluaran dan persediaan. Prosedur kerja yang diusulkan :
Form Daftar Harga Produk :
Form Daftar Harga Produk digunakan untuk mengetahui daftar harga produk yang dimiliki oleh setiap Supplier. Form Daftar Utang Usaha :
Form Daftar Umur Utang Usaha digunakan untuk mengetahui status umur utang usaha yang akan jatuh tempo dan telah jatuh tempo. Form Perhitungan Pajak Impor Barang :
Form Perhitungan Pajak Impor Barang digunakan untuk menghitung nilai bea masuk dan pajak impor yang seharusnya ditanggung oleh perusahaan oleh karena adanya kegiatan impor dari luar negeri.
Form Stock Opname :
Form Stock Opname digunakan untuk menyesuaikan jumlah stok persediaan Part di dalam sistem dengan jumlah stok persediaan Part secara fisik di gudang. Form Perhitungan ROP :
Form Master Part digunakan untuk mengetahui Part yang dimiliki oleh perusahaan dan dapat melakukan perhitungan ROP dengan memasukkan data demand, safety stock, dan lead time.
4. Simpulan Dan Saran Setelah dilakukan analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi pada PT Asia Putra Perkasa, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa pada sistem yang berjalan pada saat ini : 1. Terkait dengan penentuan Supplier dimana perusahaan mengalami kesulitan dalam memilih Supplier yang sesuai, dapat didukung dari segi penentuan harga dengan perancangan sistem pencatatan informasi mengenai harga Part dan produk dengan membuat Daftar Harga Part dan Daftar Harga Produk yang berguna dalam membuat informasi perbandingan harga terbaru antar Supplier sebagai pedoman dalam pemilihan Supplier dari sisi harga. Selain itu juga dapat didukung dari segi kinerja Supplier dengan membuat Penilaian Supplier yang berguna dalam menilai Supplier berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan oleh perusahaan. 2. Terkait dengan pengelolaan utang usaha dimana perusahaan mengalami kesulitan dalam mengetahui informasi tagihan yang akan jatuh tempo, dapat didukung dengan sistem yang
3.
4.
dapat membuat Daftar Umur Utang Usaha yang dilengkapi dengan fitur reminder yang akan memberikan tanda utang mana yang akan jatuh tempo dan telah jatuh tempo. Hal tersebut dapat membantu Manajer Purchasing untuk membuat permintaan pembayaran kepada Manajer Finance, sehingga perusahaan dapat mengantisipasi timbulnya beban bunga yang harus dibayar kepada pihak Supplier luar negeri. Terkait dengan penentuan dasar jumlah untuk pemesanan kembali persediaan Part dimana perusahaan belum menetapkan standar pemesanan kembali tersebut, dapat didukung dengan sistem yang dapat menghitung nilai Reorder Point (ROP) persediaan part, serta dilengkapi dengan fitur reminder yang menampilkan data part yang telah mencapai batas minimum. Hal tersebut dapat membantu bagian PPIC dalam menjaga stok minimum part yang tersedia di gudang, sehingga tidak membutuhkan waktu lebih lama lagi untuk memesan kepada Supplier ketika part-part tersebut dibutuhkan dan proses produksi dapat berjalan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Terkait dengan beban bea masuk dan pajak impor yang ditanggung perusahaan dimana perusahaan mengalami kendala dalam mendapatkan data jumlah nominal pembelian dan informasi terkait perhitungannya, dapat didukung dengan sistem yang dapat melakukan perhitungan Pajak Dalam Rangka Impor dimana data jumlah transaksi pembelian dapat diakses berdasarkan kode Transaksi Pembelian. Hal tersebut membantu Manajer Finance dalam menyiapkan dana yang diperlukan untuk membayar beban tersebut secara terjadwal, sehingga setelah pembayaran dilakukan, Part yang ada di pelabuhan dapat segera dilakukan bongkar muat dan dikirim ke gudang.
Adapun saran-saran yang dapat diberikan kepada PT Asia Putra Perkasa terkait dengan sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut : 1. Perusahaan diharapkan mengadakan pelatihan bagi karyawan sebelum sistem diterapkan agar dapat mengoperasikan sistem dengan baik, serta menambah pemahaman karyawan akan cara kerja sistem yang akan menunjang tingkat keberhasilan penerapan sistem yang baru. 2. Perusahaan diharapkan melakukan perawatan atau maintenance infrastruktur yang mendukung sistem terkomputerisasi tersebut untuk mencegah kerusakan yang akan mengganggu kinerja sistem tersebut. 3. Perusahaan diharapkan selalu melakukan peninjauan dan evaluasi sistem informasi akuntansi secara berkala yang dapat menjaga kesesuaian sistem yang digunakan dengan proses bisnis yang dijalankan oleh perusahaan. Apabila terdapat perubahan atau perkembangan proses bisnis, pengembangan sistem informasi akuntansi dapat dilakukan untuk menyesuaikannya dengan proses bisnis yang berjalan dalam perusahaan saat itu.
Referensi Alex T. Naibaho. 2013. Analisis Pengendalian Internal Persediaan Bahan Baku Terhadap Efektivitas Pengelolaan Persediaan Bahan Baku. Jurnal EMBA Vol. 1 No. 3 Juni 2013, ISSN 2303-1174. Assauri, Sofjan. (2008). Manajemen Produksi dan Operasi (edisi revisi). Jakarta : Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Brigham, Eugene F., Houston, Joel F. diterjemahkan oleh Ali, Akbar Yulianto. (2006). Dasar-dasar manajemen keuangan. Jakarta : Salemba Empat. Gelinas, U.J. & Dull, Richard B. (2008). Accounting Information System, 7th edition. Canada : Thomson South-Western. Hall, James A. (2011). Introduction to Accounting Information System, 7th edition. Canada : Cengage Learning. Ikatan Akuntan Indonesia (2012). Standar Akuntansi Keuangan Per 1 Juni 2012. Jakarta : Ikatan Akuntan Indonesia. Jones, Frederick L. & Rama, Dasaratha V. diterjemahkan oleh Wibowo, M. Slamet. (2008). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat. Kieso, D.E., Weygant, J.J., & Warfield, T.D. (2008). Intermediate Accounting, 12th edition. Asia : John Wiley & Sons, Pte. Ltd. Lucy Sri Musmini. 2013. Sistem Informasi Akuntansi Untuk Menunjang Pemberdayaan Pengelolaan Usaha Kecil. VOKASI Jurnal Riset Akuntansi Vol. 2 No.1, April 2013,ISSN 2337-537X. Malá, Jana; Cerná, L'ubica; Rusková, Dagmar. 2013. The Quality of Information in Project Management. Page 532-XIV. Retrieved from Proquest document ID : 1368589618.
Mardiasmo. (2009). Perpajakan : Edisi Revisi 2009. Yogyakara : Andi. O'Brien, James A. & Marakas, George M. (2010). Introduction to Information Systems, 15th edition. New York : McGraw-Hill. Perez-Arostegui, María N, Benitez-Amado, Jose & Tamayo-Torres, Javier. 2010. Information technology-enabled quality performance: an exploratory study. Industrial Management & Data Systems. Vol. 112 Iss. 3. Retrieved from Proquest. Resmi, Siti. (2011). Perpajakan : Teori dan Kasus. Jakarta : Salemba Empat. Romney, Marshall & Steinbart, Paul. (2006). Accounting Information System, 10th edition. New Jersey : Pearson Prentice Hall. Satzinger, John W., Jackson, Robert B., & Brud, Stephen D. (2005). Object-Oriented Analysis & Design with the Unified Process. Canada : Cengage Learning. Soudani, Siamak Nejadhosseini. 2012. The Usefulness of an Accounting Information System for Effective Organizational Performance. International Journal of Economics and Finance. Vol. 4 Iss. 5. Retrieved from Proquest.
Riwayat Penulis Andrew Sanjaya lahir di kota Jakarta pada tanggal 26 Oktober 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang sistem informasi dan akuntansi pada tahun 2013. Saat ini bekerja sebagai Auditor di KAP Tanudiredja, Wibisana & Rekan (Pricewaterhouse Coopers).
