ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI REVENUE CYCLE PADA PT CULLETPRIMA SETIA
Wara Murthi Binus University, Jakarta, Indonesia,
[email protected]
Stefanus Ariyanto, S.E., M.Ak (Dosen Pembimbing) Binus University, Jakarta, Indonesia
& Siswono, S.Kom., MM (Dosen Pembimbing) Binus University, Jakarta, Indonesia
ABSTRAK
The purpose of the research is to identify and analyze the need for good accounting information system that processes, procedures, and documents related to revenue cycle at PT Culletprima Setia. After that, do the design of useful accounting information systems to support business processes that occur, especially in this thesis is process of revenue cycle. The method used in this thesis is a method of objectoriented analysis and design with the unified process by Satzinger’s theory, the theory of internal control, accounting theory, and theory of accounting information system revenue cycle. The results achieved with the identification and analysis is the lack of use internal documentation and The resulting report failed to give information about sales activity. The recommendation given is to make the design of accounting information systems on revenue cycle activity with an applications web-based. The application will generate the required internal documentation along with a report that represents the overall sales activity. An example is the Sales Order, Nota Retur, Billing Statement, Laporan Penjualan tiap bagian, Jurnal, Daftar Piutang, Daftar Limit Kredit, dan Laporan Penerimaan Kas. Conclusions derived from the analysis and design is carried out by the application of web-based applications that can help PT Culletprima Setia to do the job despite having two different work places or have a high mobility rate and get the need for timely and accurate information. (WM)
Keywords: Systems, revenue cycle, sales, revenue, diagrams
Tujuan penulisan yang dilakukan adalah untuk mengidentifikasi dan menganalisis kebutuhan akan sistem informasi akuntasi baik itu proses, prosedur, maupun dokumen yang berkaitan dengan revenue cycle PT Culletprima Setia. Setelah itu memberikan rekomendasi dengan membuat perancangan sistem informasi akuntansi yang berguna untuk mendukung proses bisnis yang terjadi, dalam skripsi ini khususnya pada proses revenue cycle. Metode penulisan yang digunakan dalam skripsi ini adalah metode object-oriented
1
analysis and design with the unified process menurut teori Satzinger, teori pengendalian internal, teori akuntansi, dan teori mengenai sistem informasi akuntansi revenue cycle. Hasil yang dicapai dengan melakukan identifikasi dan analisis adalah kurangnya dokumentasi internal yang digunakan dan laporan yang dihasilkan kurang memberikan informasi mengenai aktivitas penjualan. Rekomendasi yang diberikan adalah membuat perancangan sistem informasi akuntansi revenue cycle pada aktivitas penjualan dengan berbasis web. Dari aplikasi tersebut akan menghasilkan dokumentasi internal yang dibutuhkan beserta laporan yang mewakili keseluruhan aktivitas penjualan. Contohnya adalah Sales Order, Nota Retur, Billing Statement, Laporan Penjualan tiap bagian, Jurnal, Daftar Piutang, Daftar Limit Kredit, dan Laporan Penerimaan Kas. Simpulan yang didapat dari hasil analisis dan perancangan yang dilakukan adalah dengan penerapan aplikasi yang berbasis web ini dapat membantu PT Culletprima Setia untuk melakukan pekerjaan walaupun memiliki dua tempat bekerja yang berbeda atau memiliki tingkat mobilitas yang tinggi dan mendapatkan kebutuhan akan informasi yang tepat waktu dan juga akurat. (WM)
Kata kunci: Sistem, revenue cycle, penjualan, pendapatan, diagram
PENDAHULUAN Banyak dari perusahaan yang menggantungkan proses bisnis dan melakukan managemen data dengan menggunakan Teknologi Informasi, yang tentunya saat ini semakin berkembang dengan pesat. Akuntansi merupakan salah satu kegiatan yang terdapat pada perusahaan dan sekarang sudah bergantung dengan Teknologi Informasi. “Nowadays accounting is a data management function dependent upon information technology. While accounting is a bookkeeping function can be performed manually, most organizations have computerized their accounting process to some extent” (Considine et al., 2012). Penerapan Teknologi Informasi ini diharapkan dapat membantu perusahaan dalam memenuhi semua kebutuhan termasuk kebutuhan akan Sistem Informasi Akuntansi (SIA). SIA berfungsi untuk menyediakan informasi akuntansi dan keuangan juga informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akuntansi (Rama dan Jones, 2008). Karena itu implementasi SIA diperlukan untuk menunjang aktivitas organisasi. Selain itu SIA juga menyediakan informasi lain, misalnya transaksi pembelian, penjualan, serta pencatatan persediaan. Salah satu subsistem dalam SIA adalah siklus pendapatan. Hal tersebut merupakan kegiatan yang penting dalam kelangsungan hidup perusahaan. Considine et al. (2012) menyatakan “Sales are the primary driver of all organizational activity, and the most intensive customer contact point.” Boynton dan Johnson (2006) dalam bukunya yang berjudul Modern Auditing yang diterjemahkan oleh Paul A. Rajoe menjelaskan bahwa “Siklus pendapatan perusahaan terdiri dari aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan pertukaran barang dan jasa dengan pelanggan dan penagihan pendapatan dalam bentuk kas.” Dari penelitian oleh Clark (2008) yang diterbitkan dalam jurnal penelitian Healthcare Financial Management menyebutkan bahwa: Meningkatkan siklus pendapatan dapat menjadi tugas menakutkan yang disebabkan oleh ruang lingkup dan kompleksitas dari proses antardepartemen yang ada. Karena mengoptimalkan pembayaran sangat penting untuk mengoptimalkan sistem margin yang sehat, keseluruhan siklus pendapatan harus berfungsi pada puncak kinerja. Jika tidak, seperti pipa berkarat, pendapatan pada siklus pendapatan dapat bocor diberbagai tahap prosesnya. Oleh karena itu diperlukan perencanaan dan pengorganisasian serta pengendalian bisnis yang baik agar alur informasi akuntansi yang didapatkan berkualitas dan dapat berguna untuk pengambilan keputusan terutama informasi akuntansi yang berasal dari siklus pendapatan. Dalam siklus pendapatan itu sendiri terdapat empat aktivitas utama yang dilakukan yaitu (1) Sales Order Entry, siklus pendapatan dimulai dengan menerima pesanan dari pelanggan. Urutan proses penjualan entri memerlukan tiga langkah: mengambil pesanan pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, dan memeriksa ketersediaan persediaan. (2) Shipping, kegiatan dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah mengisi pesanan pelanggan dan pengiriman barang dagangan yang diinginkan. Proses ini terdiri dari dua langkah: mengambil dan memuat pesanan dan pengiriman pesanan. (3) Billing, kegiatan dasar ketiga melibatkan
2
penagihan kepada pelanggan. Tugas-tugas yang terkait erat: faktur dan memperbarui piutang, yang dilakukan oleh dua unit yang terpisah dalam departemen akuntansi. (4) Cash Collection, Llngkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah mengumpulkan kas. Kasir, yang melapor kepada bendahara, menangani pengiriman uang pelanggan dan mendepositokan ke bank (Romney dan Steinbart 2006). Laporan yang dihasilkan merupakan informasi penting yang dapat digunakan oleh manajemen untuk membuat perencanaan strategis ke depannya. Iinformasi adalah data yang disajikan dalam bentuk yang berguna dalam kegiatan pengambilan keputusan (Gelinas, Dull, dan Wheeler, 2012). Pemberian informasi yang relevan serta mekanisme dukungan belajar diperlukan untuk meningkatkan pembelajaran organisasi yang efektif dan untuk meningkatkan kinerja dari perusahaan. Tampaknya bahwa kemampuan pembelajaran organisasi yang efektif tergantung pada penyediaan informasi yang relevan dan fasilitator belajar efisien (J-M Choe, 2002). PT Culletprima Setia adalah perusahaan swasta diindustri kaca Indonesia yang mengkhususkan diri dalam pembuatan piring, mangkuk, dan gelas dapur dibawah nama merek terkenal, BBC Glass. PT Culletprima Setia telah menyebarkan produknya ke seluruh wilayah Indonesia dan melakukan ekspor ke Amerika Latin, Afrika, Asia, dan Timur Tengah. Penjualan merupakan aktivitas utama dalam PT Culletprima Setia, tetapi prosedur yang dimiliki masih dirasa kurang dalam mewadahi semua aktivitas penjualan yang ada. Berdasarkan analisa terhadap proses bisnis yang berlangsung, didapatkan empat masalah yang terjadi, yaitu: Setelah mempelajari dan menganalisis siklus pendapatan pada PT Culletprima Setia, maka ditemukan beberapa kelemahan yang terjadi terutama mengenai kurangnya dokumen yang dipakai dalam melakukan transaksi penjualan yang dapat menurunkan tingkat efektivitas dan efisiensi perusahaan. Masalah – masalah tersebut yaitu: 1. Tidak adanya surat order dalam transaksi penjualan pada perusahaan. Ketika pelanggan melakukan pemesanan maka bagian marketing, akan langsung membuatkan surat jalan tanpa pembuatan surat order terlebih dahulu. Ini menyebabkan data penjualan hanya berdasarkan dari pihak eksternal saja dan apabila terjadi kesalahan dalam pemesanan, perusahaan tidak memiliki bukti nyata terhadap pesanan pelanggan. Jika pesanan telah dikirimkan dan ternyata salah, maka pelangan tidak mau menerimanya dan perusahaan mengalami kerugian baik secara materi maupun nonmateri. 2. Tidak adanya pemberian limit kredit pada pelanggan yang menyebabkan pelanggan dapat memesan barang berulang-ulang walaupun masih memiliki hutang yang belum lunas. Akibat lain selain tidak terdapat bukti pemesanan berdasarkan sales order adalah bagian keuangan dan akuntansi tidak dapat mengetahui apakah pelanggan masih dapat melakukan pembelian atau tidak berdasarkan jumlah piutang yang ada. Yang terjadi adalah pelanggan dapat dengan bebas melakukan pemesanan barang secara terus-menerus tanpa mengetahui apakah pelanggan masih sanggup untuk membayar atau tidak. Apabila ini diteruskan maka perusahaan akan mengalami penumpukan tagihan dan tingkat pembayaran hutang akan semakin rendah. 3. Tidak ada standar baku dalam proses retur penjualan. Mursyidi (2010) mendefinisikan retur barang sebagai pengembalian kembali barang dagang yang dibeli (purchase returns) atau penerimaan kembali barang dagang yang dijual (sales return). Di perusahaan sampai saat ini tidak memiliki prosedur retur penjualan yang baku. Jika terdapat klaim barang retur, maka pelanggan akan melaporkan ke bagian penjualan yang bersangkutan dan barang langsung dikirim kembali ke perusahaan. Bagian penjualan akan melakukan pemberitahuan kepada bagian keuangan dan akuntansi untuk langsung mengurangi Faktur Penjualan pelanggan. Tidak ada formulir yang dipakai untuk pengurangan tagihan dan informasi akan diberitahukan secara lisan. Hal ini tidak boleh dilakukan secara terus menerus karena dapat mengakibatkan kerugian pada perusahaan dan proses pun tidak terstandarisasi. 4. Laporan yang dihasilkan dari siklus pendapatan tidak memberikan informasi yang cukup untuk pengambilan keputusan manajemen. Untuk melakukan pengambilan keputusan dalam mendukung langkah selanjutnya pada periode berikut, manajemen akan membutuhkan banyak laporan yang digunakan. Hal ini dilakukan agar
3
perusahaan dapat meningkatkan laba dan kinerjanya. Minimnya laporan yang dihasilkan disebabkan karena perusahaan menganggap bahwa pemberitahuan informasi secara lisan masih dirasa cukup untuk dilakukan. Padahal dalam pemberian informasi, harus dilakukan dengan menggunakan data sebagai bukti agar informasi yang didapatkan itu nyata, tidak mengada-ngada. Hal ini mengakibatkan manajemen kesulitan dalam melakukan pengambilan keputusan. Faktor Analisis Kebutuhan Informasi
Faktor
Tabel 1 Analisis Kebutuhan Informasi Finding Laporan
Detil
Kebutuhan akan dokumentasi internal saat menerima penjualan
Bagian Marketing tidak membuat dokumentasi internal sebagai bukti telah dilakukannya penjualan setelah menerima Purchase Order dari pelanggan, tetapi langsung membuat Surat Jalan untuk mengirim barang.
Sales Order
Dalam Sales Order akan berisi barang yang dipesan, jumlah barang yang dipesan, harga barang sesuai dengan Surat Penawaran Harga, Alamat Pengiriman
Kebutuhan akan dokumentasi yang mengakui bahwa pembayaran atau setoran telah diterima
Tidak ada tanda bukti terima ketika pelanggan telah melakukan pembayaran
Bukti Penerimaan Kas
Dalam Bukti Penerimaan Kas akan berisi total jumlah pembayaran pelanggan, Faktur Penjualan serta Faktur Pajak yang dibayar
Kebutuhan akan dokumentasi yang memberitahukan kepada pelanggan bahwa pembayaran piutang telah lewat jatuh tempo
Bagian Marketing tidak memiliki dokumentasi formal untuk memberitahu pelanggan mengenai batas pembayaran piutang yang sudah lewat dari tanggal jatuh tempo yang harus segera dibayarkan
Billing Statement
Dalam Billing Statement akan berisi total jumlah tagihan yang sudah jatuh tempo dan Faktur Penjualan atas tagihan tersebut
Kebutuhan akan dokumentasi atas barang yang dikembalikan dan pajak atas barang tersebut
Perusahaan tidak memiliki standar baku dalam proses retur barang
Nota Retur
Nota Retur ini dibuat dengan menggunakan format dari departemen pajak, sebagai bukti bahwa total jumlah barang yang dikembalikan telah termasuk pajak atas barang pengembalian
Manajemen tingkat atas membuat perencanaan strategis berdasarkan
Laporan yang dihasilkan masih kurang cukup untuk menggambarkan aktivitas
Laporan Penjualan perbagian
Laporan Penjualan ini akan berisi mengenai aktivitas penjualan setiap bagian baik Lokal,
4
laporan yang dihasilkan
penjualan yang terjadi
Promotion atau Ekspor Daftar Piutang
Daftar Piutang akan berisi pelanggan mana saja yang masih memiliki piutang terhadap perusahaan
Laporan Umur Piutang
Laporan Umur Piutang akan berisi mengenai pengelompokan piutang pada periode tertentu
Daftar Limit Kredit
Daftar Limit Kredit akan berisi mengenai jumlah limit kredit yang dimiliki oleh setiap pelanggan
Laporan Retur
Laporan Retur akan berisi mengenai aktivitas retur yang terjadi pada periode tertentu
Jurnal Penjualan
Jurnal Penjualan akan berisi jurnal akuntansi untuk mengakui terjadinya penjualan dan pajak atas penjualan tersebut
Jurnal Penerimaan Kas
Jurnal Penerimaan Kas akan berisi jurnal akuntansi untuk mengakui pembayaran atas piutang pelanggan
Laporan Status Transaksi
Laporan Status Transaksi akan berisi proses mana saja yang statusnya sudah “close” dan masih “open” sehingga dapat ditindaklanjuti lagi
Terdapat dua penelitian sebelumnya yang menyebutkan bahwa sistem informasi akuntansi khususnya pada siklus pendapatan harus dijalankan dalam sebuah perusahaan. Untuk memiliki implementasi sistem informasi akuntansi yang sukses, organisasi harus memberikan perhatian lebih kepada sistem dan faktor organisasional. Para stakeholder yang berbeda dari sistem dan kontrol kualitas data perlu bekerja sama untuk memastikan kualitas data dalam sistem informasi akuntansi (Xu, 2009). Terdapat empat langkah kerangka kerja dan metodologi untuk meningkatkan keseluruhan siklus pendapatan. (1) Menetapkan indikator pedoman kinerja utama. (2) Menciptakan struktur organisasi yang efektif. (3) Mempekerjakan pemimpin yang memiliki kinerja yang tinggi dan luar biasa. (4) Meningkatkan proses alur kerja (Clark, 2008). Karena itu, penulis akan melakukan perancangan sistem informasi akuntansi pada siklus pendapatan dengan tujuan untuk meminimalisir masalah-masalah yang sudah disebutkan sebelumnya.
5
Berdasarkan uraian-uraian di atas, penulis akan mengidentifikasi dan menganalisis kebutuhan informasi siklus pendapatan serta masalah-masalah yang kerap terjadi pada PT Culletprima Setia, mengetahui prosedur dan proses bisnis yang membentuk siklus pendapatan PT Culletprima Setia serta dokumen-dokumen yang terkait dalam siklus pendapatan pada PT Culletprima Setia, dan membuat perancangan sistem informasi akuntansi siklus pendapatan yang dapat mendukung proses bisnis di PT Culletprima Setia.
METODE PENELITIAN Terdapat dua metode yang digunakan dalam penulisan ini yaitu metode analisis dan metode perancangan. Metode analisis yang digunakan untuk menganalisis penggambaran proses bisnis adalah dengan membuat detailed activity diagran berdasarkan pendekatan Jones dan Rama. Sedangkan metode perancangan yang digunakan adalah Object Oriented Analysis and Design dengan pendekatan Satzinger. Dimana tahap-tahapannya adalah (1) Modeling and The Requirements Discipline: Activity diagram, Event table, Use case diagram, Use case description, Statechart diagram, Domain class diagram, dan System sequence diagram; dan (2) Design discipline: Deployment, Software architecture, First-cut design class diagram, Three layer sequence diagram, Updated design class diagram, Package diagram, Persistent object, dan User interface. Pengumpulan data yang dibutuhkan dilakukan dengan cara studi literatur yaitu membaca buku, artikel, jurnal, informasi dari internet dan informasi lainnya yang berkaitan dengan topik yang dibahas. Selain itu dilakukan juga studi lapangan dengan cara observasi atau peninjauan langsung; wawancara terhadap pihak-pihak terkait yang berhubungan dalam siklus penjualan yaitu bagian marketing, keuangan, akuntasi, dan pajak; dan dokumentasi dokumen-dokumen yang digunakan dan dihasilkan. Dengan dilakukannya analisis dan perancangan ini, maka diharapkan dapat menghasilkan sistem informasi akuntansi yang dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan kinerja pada bagian penjualan khususnya dan memberikan laporan yang relevan untuk manajemen tingkat atas
HASIL DAN PEMBAHASAN Setelah melakukan analisis dan perancangan terhadap berdasarkan proses bisnis yang berlangsung, maka dapat dijelaskan mengenai rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi atau meminimalisir masalah-masalah yang ada. 1. Tidak adanya surat order dalam transaksi penjualan pada perusahaan. Rekomendasi yang diusulkan untuk memberikan praktek terbaik dalam siklus pendapatan perusahaan adalah sebaiknya perusahaan membuat sales order untuk merekam transaksi penjualan yang terjadi. Sales order ini akan dibuat rangkap dua. Sales order adalah sebuah dokumen formal yang disusun dengan menggunakan formulir customer order. Dokumen ini dibuat rangkap untuk mengajukan pengiriman dan menerima pembayaran dari pelanggan. Sales order disiapkan oleh penjual di unit penjualan (Considine et al., 2012). Masing-masing rangkap sales order akan dipegang oleh pelanggan dan perusahaan. Hal ini dilakukan agar pelanggan mengetahui barang apa saja yang dipesan dan bagi perusahaan dapat meningkatkan pelayanannya terhadap pelanggan selain itu perusahaan juga memiliki bukti penjualan yang dibuat oleh pihak perusahaan sendiri. Perancangan:
6
Gambar 1 User Interface Menu Transaksi Sales Order
Gambar 2 User Interface button “Tambah SO” Pada Penjualan Keterangan gambar: Menu transaksi Sales Order hanya dapat diakses oleh bagian marketing. Tampilan awal transaksi Surat Penawaran Harga dapat dilihat pada gambar 1. Bagian marketing dapat menggunakan menu transaksi Sales Order untuk membuat dokumen pesanan penjualan dari pelanggan dengan menekan button “Tambah SO”, mencetak data transaksi Sales Order dengan menekan button “Print”, melihat data transaksi Sales Order secara detil dengan menekan button “View”, melakukan perubahan atau updates transaksi Sales Order dengan menekan button “Edit”, dan menghapus data transaksi Sales Order dengan menekan button “Delete.”
7
Setelah pelanggan melakukan tawar menawar harga dan terjadi kesepakatan mengenai harga, maka bagian marketing akan membuatkan dokumen Sales Order untuk mencatat pesanan pelanggan. Bagian marketing dapat memilih button “Tambah SO” untuk membuat Sales Order yang baru No Sales Order akan tergenerate secara otomatis dan disable. Sales Order akan dibuat berdasarkan Surat Penawaran Harga, untuk itu bagian marketing dapat memilih No SPH yang akan dibuatkan Sales Order. No SPH yang akan ditampilkan hanya No SPH yang masih berlaku atau masih dalam jangka waktu dua bulan setelah dibuat. Setelah memilih No SPH, maka akan keluar data yang diambil dari Surat Penawaran Harga, data-data tersebut akan disable. Bagian marketing dapat menekan tombol “Add” untuk menambah barang ke dalam tabel. Jika terdapat data barang yang ingin dihapus, maka bagian marketing dapat mencentang data tersebut, setelah itu menekan tombol ”Delete.” Khusus untuk “Kurs”, “Uang Muka, dan “Potongan Harga” dapat diisi dengan angka nol. Ketika semua data yang diperlukan sudah terisi maka bagian marketing dapat klik tombol “Save” untuk menyimpan data Sales Order. 2. Tidak adanya pemberian limit kredit pada pelanggan yang menyebabkan pelanggan dapat memesan barang berulang-ulang walaupun masih memiliki hutang yang belum lunas. Rekomendasi yang diusulkan adalah perusahaan membuat limit kredit terhadap semua pelanggannya. Ketika surat order sudah dibuat, maka sebelum rangkap satu dikirimkan ke pelanggan, maka surat order tersebut harus dikirimkan ke bagian keuangan dan akuntansi untuk dilihat sejarah pembayaran hutang pelanggan apakah masih dapat melakukan pemesanan lagi atau tidak. Jika pelanggan masih dapat digolongkan untuk melakukan pemesanan maka surat order akan dikembalikan ke bagian marketing dan setelah itu surat order akan dikirimkan ke pelanggan. Jika limit kredit sudah dalam batas maksimal, maka pelanggan tidak dapat melakukan pemesanan. Apabila ingin melakukan pemesanan baru lagi, maka pelanggan diharuskan untuk melunasi hutang-hutang yang sebelumnya terlebih dahulu. 3. Tidak ada standar baku dalam proses retur penjualan. Organisasi harus memperkirakan dari persentase penjualannya bahwa akan terdapat barang yang dikembalikan. Terdapat banyak alasan yang dapat menyebabkan barang yang telah dijual dikembalikan lagi oleh pelanggan, berikut beberapa alasannya (1) perusahaan mengirimkan barang dagangan yang salah ke pelanggan, (2) barang yang dikirimkan adalah barang yang telah rusak, (3) barang rusak dalam pengiriman, dan (4) pelanggan menolak pengiriman barang karena keterlambatan pengiriman barang atau pengiriman barang tertunda. Saat barang dikembalikan, pelanggan berhak untuk meminta kembali uang yang telah dibayarkan sebelumnya (Hall, 2011). Rekomendasi yang diusulkan untuk menangani masalah retur penjualan adalah perusahaan membuat standar baku untuk melakukan retur penjualan. Jika terdapat pelanggan yang ingin melakukan retur penjualan maka pelanggan diharuskan untuk membuat formulir pengembalian barang yang didalamnya berisi keterangan alasan mengapa barang dikembalikan dan dengan apa pelanggan ingin menukarkan barang yang dikembalikan apakah dengan menukar barang yang sejenis atau dengan mengurangkan total pembayaran. Setelah itu formulir akan dikirimkan ke perusahaan. Bagian gudang produksi akan mengecek terlebih dahulu jumlah barang yang diretur dengan keterangan yang terdapat pada memo pengembalian barang. Jika telah sesuai maka bagian gudang produksi akan memberikan memo pemberitahuan mengenai barang yang diretur ke bagian accounting. Setelah itu accounting akan membuatkan nota retur yang berisi perihal jumlah barang yang dikembalikan dan juga pajak atas barang yang dikembalikan. Perancangan:
8
Gambar 3 User Interface Menu Transaksi Nota Retur
Gambar 4 User Interface button “Tambah Nota Retur” Keterangan gambar: Menu transaksi Nota Retur hanya dapat diakses oleh bagian accounting. Tampilan awal transaksi Nota Retur dapat dilihat pada gambar 3. Bagian accounting dapat menggunakan menu transaksi Nota Retur jika terdapat barang yang dikembalikan oleh pelanggan akibat rusak pada proses produksi atau rusak selama perjalanan. Nota Retur ini digunakan juga untuk mengurangi pajak penjualan atas barang yang dikembalikan. Untuk membuat Nota Retur yang baru, bagian accounting dapat memilih button “Tambah Nota Retur”, mencetak data transaksi Nota Retur dengan menekan button “Print”, melihat data transaksi Nota Retur secara detil dengan menekan button “View”, melakukan perubahan atau updates transaksi Nota Retur dengan menekan button “Edit”, dan menghapus data Nota Retur dengan menekan button “Delete.”
9
Bagian accounting dapat memilih button “Tambah Nota Retur” untuk membuat Nota Retur yang baru. Setelah itu tampilan yang akan keluar dapat dilihat pada gambar 4. No Nota Retur akan tergenerate secara otomatis dan disable. Nota Retur akan dibuat berdasarkan Faktur Pajak, untuk itu bagian accounting dapat memilih No Faktur Pajak yang akan dibuatkan Nota Retur. Setelah memilih No Faktur Pajak, maka akan keluar data yang diambil dari Faktur Pajak, data-data tersebut akan disable. Pelanggan dapat memesan lebih dari satu jenis barang. Karena itu jika barang yang dikembalikan hanya satu jenis saja atau tidak semua jenis barang yang dibeli dikembalikan, maka bagian accounting dapat mencentang barang yang dikembalikan saja. Ketika semua data yang diperlukan sudah terisi maka bagian tax dapat klik tombol “Save” untuk menyimpan data Nota Retur. Pesan “Masukan semua inputan” akan muncul jika semua data belum terisi. Nota retur yang dihasilkan disesuaikan dengan Nota retur yang telah ditentukan oleh pemerintah. 4. Laporan yang dihasilkan dari siklus pendapatan tidak memberikan informasi yang cukup untuk pengambilan keputusan manajemen. Rekomendasi yang diberikan adalah selain membuat laporan penjualan, laporan penerimaan kas, laporan laba rugi, dan neraca sebaiknya laporan lain juga dibuat, antara lain adalah laporan penjualan per pelanggan, laporan limit kredit pelanggan, laporan penerimaan kas, dan laporan status transaksi. Berikut adalah beberapa ncontoh laporan yang dihasilkan.
Gambar 5 Laporan Penjualan
10
Gambar 6 Laporan Penerimaan Kas
SIMPULAN DAN SARAN Hasil dari analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi siklus pendapatan pada PT Culletprima Setia adalah dengan sistem informasi akuntansi yang telah dirancang memungkinkan perusahaan untuk memiliki dokumen penjualan yang lebih lengkap dan resmi karena terdapat nomor atau kode surat di setiap dokumen yang dibuat. Dokumen atau surat tersebut dapat menjadi alat bukti terjadinya transaksi penjualan di perusahaan tanpa harus bergantung pada dokumen atau surat dari pelanggan. Perusahaan juga dapat melihat jumlah piutang setiap pelanggan dan aliran pembayaran piutang pelanggan, apakah pembayaran piutang pelanggan tersebut macet atau lancar. Sehingga memungkinkan untuk membantu perusahaan dalam menentukan jumlah limit kredit pelanggan tersebut apakah dapat ditambah atau dikurangi. Sedangkan untuk limit kredit sendiri sudah dapat dilihat berapa yang telah pelanggan pakai sehingga dapat membantu perusahaan dalam membuat keputusan untuk dapat memberikan kesempatan kepada pelanggan tersebut melakukan penjualan lagi atau tidak. Sistem ini juga telah memiliki prosedur retur penjualan yang pasti atau baku dan juga langsung berhubungan dengan pajak atas barang yang dikembalikan. Jenis laporan yang dihasilkan juga beragam dan dapat membantu perusahaan dalam membuat rencana strategis untuk kegiatan perusahaan selanjutnya, khususnya kegiatan yang berkaitan dengan siklus penjualan. Laporan yang dihasilkan anta lain Laporan penjualan umum dan laporan penjualan perbagian, daftar piutang, laporan umur piutang, laporan penerimaan kas, daftar limit kredit, laporan retur, jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas, dan laporan status transaksi. Dan selain semua yang dihasilkan oleh sistem baik laporan atau dokumen, sistem informasi akuntansi ini dirancang agar pengguna sistem tidak perlu khawatir dengan tingkat mobilitas yang tinggi karena sistem ini dibuat dengan berbasiskan web sehingga pengguna dapat mengakses di mana saja dan kapan saja. Selain yang dapat dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi yang dirancang, perusahan juga diharapkan untuk meningkatkan pengendalian internal terutama yang terdapat pada siklus pendapatan sehingga semua prosedur yang ada dapat berjalan dengan lancar. Perusahaan dapat mengembangkan sistem berbasis web terhadap bagian lain yang ada di perusahaan sehinga dapat bekerja secara berdampingan. Atau dapat juga mengembangkan sistem siklus pendapatan ini sehingga dapat memperbaiki kelemahan yang mungkin ada pada sistem yang dirancang ini. Evaluasi terhadap kebutuhan akan sistem juga perlu dilakukan oleh perusahaan agar perusahaan mengetahui sistem apa saja yang
11
dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Sistem yang dirancang ini merupakan berbasis web, karena itu perusahaan diharapkan untuk memiliki koneksi internet di setiap komputer yang ada. Jika koneksi internet sudah terpasang, maka perusahaan dapat membuat pembatasan hak akses ke situs-situs yang mungkin akan sering diakses oleh karyawan sehingga dapat mengganggu kinerja karyawan dalam bekerja, misalnya saja situs media sosial. Sebuah sistem harus dirawat secara teratur, untuk itu perusahaan diharapkan untuk melakukan maintenance sistem secara periodik agar sistem dapat terawat dengan baik dan dapat terus dikembangkan serta diperbaiki sehingga dapat menunjang siklus pendapatan perusahaan dengan lebih maksimal lagi. Untuk menentukan limit kredit yang dimiliki oleh pelanggan, perusahaan dapat melihat sejarah pembelian yang dilakukan oleh pelanggan tersebut pada laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem ini. Selain itu penilaian secara subjektif juga diperlukan sebagai faktor lain dalam memnentukan limit kredit terhadap pelanggan, karena tidak semua aktivitas yang dilakukan oleh pelanggan tersebut dapat diketahui oleh sistem.
REFERENSI Boynton, W. C., Johnson, R. N., & Kell W. G. (2006). Modern Auditing: Assurance Services and The Integrity of Financial Reporting. (7th edition). The United State of America: John Wiley & Sons, Inc. Clark, J. J. (2008). Strengthening The Revenue Cycle a 4-Step Method for Optimizing Payment. Healthcare Financial Management, 62(10), 44-6, 48, 50. Considine, B., Parkes, A., Olesen, K., Blount, Y., & Speer, D. (2012). Accounting Information Systems: Understanding business processes. (4th edition). The United State of America: John Wiley and Sons Australia, Ltd. Gelinas, U. J, JR., Dull, R. B., & Wheeler, P. R. (2012). Acoounting Information Systems. (9th edition). South-Western: Cengage Learning. Hall, J. A. (2011). Introduction to Accounting Information System. (7th edition). South-Western: Cengage Learning. J-M Choe. (2002). The Organisational Learning Effects of Management Accounting Information Under Advanced Manufacturing Technology. European Journal of Information Systems, 11(2), 142158. Mursyidi. (2010). Akuntansi Dasar. Bogor: Ghalia Indonesia. Rama D. V. & Jones F. L. (2008). Sistem Informasi Akuntansi. Buku 1. (Edisi 18). Jakarta: Salemba Empat. Romney, M. B. & Steinbart, P. J. (2006). Accounting Information Systems. (10th edition). New Jersey: Pearson Prentice Hall. Xu, H. (2009). Data Quality Issues for Accounting Information Systems' Implementation: Systems, Stakeholders, and Organizational Factors. Journal of Technology Research, 1, 1-11.
RIWAYAT PENULIS Wara Murthi lahir di Jakarta, 01 Juli 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara (Binus University), Jakarta dalam bidang Sistem Informasi dan Akuntansi, program Ganda pada tahun 2013.
12
