49
BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI REVENUE CYCLE
3.1 Gambaran Umum Perusahann 3.1.1 Sejarah Perusahaan Menurut Profile Perusahaan, “ sejarah Pegadaian dimulai pada saat Pemerintahan penjajahan Belanda (VOC) mendirikan Bank Van Leening yaitu lembaga keuangan yang memberikan kredit dengan gadai, lembaga ini pertama kali didirikan di Batavia pada tanggal 20 Agustus 1746. Pada saat Inggris mengambil alih pemerintahan (1881-1816) BankVan Leening milik pemerintahan dibubarkan, dan masyarakat diberi keleluasaan untuk mendirikan usaha pedagaian asal mendapat lisensi dari Pemerintah Daerah setempat. Pada saat Belanda berkuasa kembali dikeluarkan Staatblad (Stbl) No. 131 tanggal 12 Maret 1901 yang mengatur bahwa usaha pegadaian merupakan monopoli pemerintah dan tanggal 1 April 1901 didirikan Pegadaian Negara pertama di Sukabumi (Jawa Barat), selanjutnya setiap tanggal 1 April diperingati sebagai hari ulang tahun Pegadaian.
50 Sejak awal kemerdekaan, Pegadaian dikelola oleh Pemerintah dan sudah beberapa kali berubah status, yaitu sebagai Perusahaan Negara (PN) sejak 1 Januari 1961 kemudian berdasarkan PP. No. 7/1969 menjadi Perusahaan Jawatan (PERJAN) dan berdasarkan PP.No.10/1990 (yang diperbaharui dengan PP.No.103/2000) berubah lagi menjadi Perusahaan Umum (PERUM) hingga sekarang. Kini, usia Pegadaian telah lebih seratus tahu. Manfaatnya makin dirasakan oleh masyarakat menengah dan bawah. Meskipun Perusahaan membawa misi publik service obligation, ternyata masih mampu memberikan kontribusi yang signifikan dalam bentuk pajak dan bagian keuntungan kepada Pemerintah, disaat mayoritas lembaga keuangan lain berada dalam situasi tidak menguntungkan. Kepribadian perusahaan tercermin dari Misi dan Budaya Perusahaan yang dicanangkan. Sejak berdirnya, Pegadaian tetap berjuang untuk menunaikan Misi, yakni “Ikut membantu Program Pemerintah dalam upaya meningkatkan kesejahteraan masyarakat golongan menengah ke bawah melalui kegiatan utama berupa penyaluran kredit gadai dan melakukan usaha lain yang menguntungkan. Untuk melaksanakan Misi tersebut dicanangkan Budaya Perusahaan “Mengatasi Masalah Tanpa Masalah” yang diimplementasikan dalam Etos dan Budaya Kerja “Si Intan” yakni Inovatif, Nilai Moral Tinggi, Terampil, Adi Layanan dan Nuansa Citra. Sejalan dengan perkembangan lingkungan masa depan, Pimpinan dan seluruh Staf Pegadaian bertekad mewujudkan komitmen yang tertuang dalam
51 Visinya, yakni : Pada tahun 2010 menjadi Perusahaan yang modern, Dinamis dan Inovatif dengan usaha utama gadai. Adapun juga produk perkreditan yang ditawarkan oleh perusahaan ini seputar usaha gadai yang diberikannya, seperti : 1. Kredit Cepat dan Aman (KCA) Kredit KCA adalah pinjaman berdasarkan hukum gadai dengan prosedur pelayanan yang mudah, aman, dan cepat. Dengan usaha ini, Pemerintah melindungi rakyat kecil yang tidak memiliki akses ke dalam perbankan. 2. Kredit Tunda Jual Komoditas Pertanian Kredit Tunda Jual Komoditas Pertanian ini diberikan kepada para petani dengan jaminan gabah kering giling. Layanan ini ditujukan untuk membantu para petani pasca panen terhindar dari tekanan akibat fluktuasi harga pada saat panen dan permainan para tengkulak. Sistem kredit ini sama dengan gadai biasa. 3. Kredit Angsuran Sistem Gadai (KRASIDA) KRASIDA merupakan pemberian pinjaman kepada para pengusaha Mikro Kecil (dalam rangka pengembangan usaha) atas dasar gadai yang pengembalian pinjamannya dilakukan dengan angsuran. 4. Layanan Kredit Angsuran Fidusia (KREASI) KREASI memberikan dana kredit cepat dalam tempo singkat. Pengurusan mudah, dan pasti, serta fleksibel dalam menentukan jangka waktu pengembalian pinjaman sesuai keinginan nasabah.
52 5. RAHN (Gadai Syariah) Rahn adalah produk jasa gadai yang berlandaskan pada prinsip-prinsip Syariah dengan mengacu pada Sistem Administrasi Modern. Pada sistem Gadai Syariah ini, nasabah hanya akan dibebani biaya administrasi dan jasa simpan barang jaminan. Selain dari produk – produk pelayanan kredit diatas, Pegadaian juga mempunyai beberapa produk lainnya, seperti : 1. Usaha Jasa Taksiran/ Sertifikasi Adalah jasa layanan kepada masyarakat yang peduli atas nilai harta perhiasan miliknya. Dengan biaya taksiran yang relatif terjangkau, masyarakat dapat mengetahui kualitas barang miliknya secara pasti, dengan juru tafsir yang berpengalaman dapat melakukan penaksiran barang dengan objektif. 2. Usaha Sewa Gedung Perum Pegadaian juga menyediakan sewa gedung yaitu Gedung Langen Palikrama, Gedung Serba Guna dan Harco Pasar Baru serta Kenari Baru. 3. Usaha Jasa Titipan Dalam dunia perbankan, layanan ini dikenal sebagai safe deposit box. Pegadaian menawarkan usaha ini kepada masyarakat untuk melindungi surat atau barang berharga harta benda lainnya bila akan ditinggalkan pemiliknya untuk sementara waktu dengan prosedur yang mudah dan biaya yang murah. “
53 3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan Umum Pegadaian Cabang Utama Senen Perusahaan Umum Pegadaian dalam perjalanan operasi dan berbagai kegiatan lain yang mendukungnya memiliki struktur organisasi perusahaan sebagai berikut : Manajer Cabang Utama
Wakil Manajer Cabang Utama
Asisten Manajer Administrasi dan Keuangan
Asisten Manajer Operasional
Usaha Lain
Penaksir
Layanan Konsumen
Keamanan
Kasir
Penyimpanan
Pemegang Gudang
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perum Pegadaian Cabang Utama Pasar Senen Sumber Profile Perum Pegadaian
3.1.3 Tugas dan Wewenang 1).
Manajer
Cabang
mempunyai
mengorganisasikan,menyelenggarakan, operasional,
administrasi
dan
fungsi dan
keuangan
merencanakan,
mengendalikan Kantor
Cabang.
kegiatan Dalam
pelaksanaan tugas sehari-hari, Manajer Cabang Utama dibantu oleh
54 seorang Wakil Manajer Cabang Utama dan bertanggung jawab langsung kepada Manajer Cabang Utama. Untuk menyelenggarakan fungsi, manajer cabang mempuyai tugas : a. Menyusun rencana kerja dan anggaran Kantor Cabang berdasarkan acuan yang telah ditetapkan; b. Merencanakan,
mengorganisasikan,
menyelenggarakan,
dan
menyelenggarakan,
dan
menyelenggarakan,
dan
mengendalikan operasional usaha inti; c. Merencanakan,
mengorganisasikan,
mengendalikan operasional usaha lain; d. Merencanakan,
mengorganisasikan,
mengendalikan penatausahaan barang jaminan bermasalah; e. Merencanakan,
mengorganisasikan,
menyelenggarakan,
dan
menyelenggarakan,
dan
mengendalikan pengelolaan modal kerja; f. Merencanakan,
mengorganisasikan,
mengendalikan kebutuhan dan penggunaan sarana prasarana Kantor Cabang; g. Merencanakan,
mengorganisasikan,
menyelenggarakan,
dan
mengendalikan pemasaran dan pelayanan konsumen; h. Mewakili kepentingan perusahaan baik ke dalam maupun keluar berdasarkan kewenangan yang diberkan oleh atasan. 2). Wakil Manajer Cabang Utama mempunyai fungsi merencanakan, mengkoordinasikan,
menyelenggarakan,
dan
mengawasi
kegiatan
operasional, administrasi, kepegawaian, dan keuangan Kantor Cabang
55 sesuai dengan kewenangannya. Wakil Manajer Cabang Utama dibantu oleh dua Asisten Manajer : a. Asisten Manajer Operasional; b. Asisten Manajer Administrasi dan Keuangan. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Wakil Manajer Cabang mempunyai tugas : a. Merencanakan, mengawasi
mengkoordinasikan,
kegiatan
operasional
menyelenggarakan usaha
inti
sesuai
dan
dengan
kewenangannya; b. Merencanakan,
mengkoordinasikan,
menyelenggarakan
dan
mengawasi kegiatan operasional usaha lain sesuai dengan kewenangannya; c. Merencanakan,
mengkoordinasikan,
menyelenggarakan
dan
menyelenggarakan
dan
mengawasi lelang barang jaminan; d. Merencanakan,
mengkoordinasikan,
mengawasi pengelolaan modal kerja sesuai dengan kewenangannya; e. Mengkoordinasikan dan mengawasi peklaksanaan pengeloaan barang jaminan bermasalah sesuai dengan kewenangannya; f. Merencanakan,
mengkoordinasikan,
menyelenggarakan
dan
mengawasi kebutuhan serta penggunaan sarana dan prasarana Kantor Cabang sesuai dengan kewenangannya; g. Melakukan pengawasan atas kegiatan pemberian uang pinjaman, pelunasan barang jaminan dan administrasinya;
56 h. Mewakili Manajer Cabang ke dalam/ ke luar perusahaan apabila Manajer Cabang berhalangan. 3). Asisten
Manajer
Operasional
mempunyai
fungsi
merencanakan,
mengkoordinasikan, melaksanakan, dan mengawasi penetapan taksiran serta penetapan besaran uang pinjaman sesuai dengan kewenangannya. Asisten Manajer Operasional dibantu oleh Petugas Usaha Lain, Penaksir dan Petugas Layanan Konsumen. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Asisten Manajer Operasional mempunyai tugas : a. Merencanakan, mengkoordinasikan, melaksanakan, dan mengawasi kegiatan operasional usaha inti; b. Merencanakan, mengkoordinasikan, melaksanakan, dan mengawasi kegiatan operasional usaha lain; c. Menangani barang jaminan bermasalah (taksiran tinggi, rusak, palsu, dan barang polisi); d. Melaksanakan pengawasan secara uji petik dan terprogram terhadap barang jaminan yang masuk. 4). Asisten
Manajer
merencanakan,
Administrasi
dan
mengkoordinasikan,
Keuangan melaksanakan
mempunyai dan
fungsi
mengawasi
administrasi, keuangan, keamanan, ketertiban dan kebersihan serta pembuatan laporan kegiatan operasional Kantor Cabang. Asisten Manajer Administrasi dan Keuangan dibantu oleh Petugas Keamanan (SATPAM), Kasir, Penyimpanan, dan Pemegang Gudang.
57 Untuk menyelenggarakan fungsinya, Asisten Manajer Administrasi dan Keuangan mempunyai tugas : a. Merencanakan, melaksanakan dan mengawasi penerimaan dan pembayaran serta pengelolaan modal kerja; b. Merencanakan, mengkoordinasikan, melaksanakan dan mengawasi kebutuhan dan penggunaan sarana dan prasarana Kantor Cabang; c. Merencanakan, melaksanakan, dan mengawasi administrasi barang jaminan, barang jaminan yang lewat jatuh tempo dan barang jaminan bermasalah; d. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan kebersihan, ketertiban dan keamanan Kantor Cabang; e. Mengurus pembayaran gaji dan tunjangan, pajak dan pengeluaran lainnya. 5). Penaksir mempunyai fungsi melaksanakan penaksiran terhadap barang jaminan untuk menentukan mutu dan nilai barang dalam rangka mewujudkan penetapan uang pinjaman yang wajar. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Penaksir mempunyai tugas : a. Melaksanakan
penaksiran
terhadap
barang
jaminan
untuk
mengetahui mutu dan nilai barang, dalam menentukan dan menetapkan uang kredit gadai; b. Melaksanakan penaksiran terhadap barang jaminan yang akan dilelang, untuk mengetahui mutu dan nilai, dalam menentukan harga dasar barang yang akan dilelang;
58 c. Merencanakan dan menyiapkan barang jaminan yang akan disimpan agar terjamin keamanannya. 6). Penyimpan mempunyai fungsi mengurus gudang barang jaminan emas dengan cara menerima, menyimpan, merawat dan mengeluarkan serta mengadministrasikan barang jaminan. Untuk menyeleggarakan fungsi tersebut, Penyimpan mempunyai tugas : a. Secara
berkala
melakukan
pemeriksaan
keadaan
gudang
penyimpanan barang jaminan emas, agar tercipta keamanan dan keutuhan barang jaminan untuk serah terima jabatan; b. Menerima barang jaminan emas dan perhiasan dari Asisten Manajer Administrasi dan Keuangan atau Wakil Manajer Cabang Utama; c. Mengeluarkan barang jaminan emas dan perhiasan untuk keperluan pelunasan, pemeriksaan, atasan dan pihak lain; d. Merawat barang jaminan dan gudang penyimpanan, agar barang jaminan dalam keadaan baik dan aman; e. Melakukan pencatatan mutasi penerimaan/ pengeluaran barang jaminan yang menjadi tanggung jawabnya; f. Melakukan penghitungan barang jaminan yang menjadi tanggung jawabnya secara terprogram sehingga keakuratan saldo buku gudang dapar dipertanggungjawabkan. 7). Pemegang
Gudang
mempunyai
fungsi
melakukan
pemeriksaan,
penyimpana, dan pengeluaran barang jaminan selain barang kantong dalam rangka ketertiban dan keamanan serta keutuhan barang jaminan.
59 Untuk menyelenggarakan fungsinya, Pemegang Gudang mempunyai tugas : a. Melakukan pemeriksaan secara berkala terhadap keadaan gudang penyimpanan barang jaminan selain barang kantong; b. Menerima barang jaminan selain barang kantong dari Asisten Manajer Administrasi dan Keuangan atau Wakil Manajer Cabang Utama atau Manajer Cabang; c. Melakukan pengelompokan barang jaminan sesuai dengan rubrik dan bulan kreditnya, serta menyusunnya sesuai dengan urutan nomor SBK, dan mengatur penyimpanannya; d. Merawat barang jaminan dan gudang penyimpanan agar barang jaminan baik dan aman; e. Mengeluarkan barang jaminan dari gudang penyimpanan untuk keperluan penebusan, pemeriksaan oleh atasan atau keperluan lain; f. Melakukan
pencatatan
dan
pengadministrasian
mutasi
(pemanbahan/pengurangan) barang jaminan yang menjadi tanggung jawabnya; g. Melakukan penghitungan barang jaminan yang menjadi tanggung jawabnya secara terprogram sehingga keakuratan saldo buku gudang dapat dipertanggungjawabkan. 8). Kasir mempunyai fungsi mengurus penerimaan dan pembayaran semua transaksi yang terjadi di Kantor Cabang. Untuk melaksanakan fungsi tersebut, Kasir mempunyai tugas :
60 a. Melaksanakan penerimaan pelunasan uang pinjaman dari nasabah sesuai dengan ketentuan yang berlaku; b. Menerima uang dari hasil penjualan barang jaminan yang dilelang; c. Membayarkan uang pinjaman kredit kepada nasabah sesuai dengan ketentuan yang berlaku; d. Melakukan pembayaran segala pengeluaran yang terjadi di Kantor Cabang. 9). Petugas Layanan Konsumen mempunyai fungsi memberikan informasi dan saran kepada nasabah yang merasa tidak puas terhadap segala kegiatan operasional Kantor Cabang. Untuk menyelenggarakan fungsi tersebut, Petugas Layanan Konsumen mempunyai tugas : a. Memberikan penjelasan yang sedetail/ sejelas mungkin kepada nasabah dan memberikan informasi lain yang diperlukan; b. Memberikan ketidakpuasan
layanan baik
kepada dalam
nasabah
pelaksanaan
yang
mengalami
pelayanan
meupun
permasalahan lain yang terjadi di Kantor Cabang; c. Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh pemimpin/ atasan. 10).Petugas Keamanan mempunyai fungsi melaksanakan dan mengendalikan ketertiban dan keamanan di dalam lingkungan Kantor Cabang. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Petugas Keamanan mempunyai tugas : a. Melaksanakan ketertiban dan keamanan di lingkungan Kantor Cabang;
61 b. Memberikan informasi kepada nasabah sesuai kebutuhan; c. Mengatur dan mengawasi keluar masuknya kendaraan dinas/non dinas dari dan ke dalam lingkungan Kantor Cabang; d. Mengantar Manajer Cabang dan atau pegawai untuk keperluan dinas terutama mengambil atau menyetor uang ke bank. 11).Petugas
Usaha
Lain
mempunyai
fungsi
merencanakan,
mengkoordinasikan, dan menyelenggarakan kegiatan operasional usaha lain yang berada di Kantor Cabang. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Petugas Usaha Lain mempunyai tugas : a. Menyelengarakan kegiatan pemasaran usaha lain yang ada di Kantor Cabang; b. Menyelengarakan kegiatan operasional usaha lain yang ada di Kantor Cabang; c. Mengumpulkan dan mengelola data kegiatan operasional usaha lain yang ada di Kantor Cabang;
62 3.2 Siklus Pendapatan Pemberian Kredit pada Perum Pegadaian 3.2.1
Klasifikasi Transaksi Penerimaan Kas dan Pandapatan dalam Perum Pegadaian
1). Transaksi Penerimaan Kas/ Bank Transaksi penerimaan kas/ bank adalah transaksi yang mengakibatkan bertambahnya saldo kas atau saldo di rekening bank perusahaan. Penerimaan kas/ bank berasal dari : a) Penerimaan kas/ bank yang berasal dari pendapatan usaha, yaitu : 1. Pendapatan sewa modal serta penerimaan piutang atas Pinjaman Yang Diberikan (PYD) kepada nasabah. 2. Penerimaan Kas/ Bank yang berasal dari pendapatan bea administrasi 3. Penerimaan Kas/ Bank yang berasal dari penjualan lelang. b) Pendapatan di luar usaha, yang meliputi : 1. Pendapataan bunga deposito dan jasa giro, baik rupiah maupun valuta asing. 2. Pendapatan selisih perhitungan kas dan diskon 3. Pendapatan SBK/ Kartu nasabah hilang 4. Pendapatan hasil penjualan, aktiva tetap, barang percontohan dan barang lelang milik perusahaan 5. Pendapatan sewa, denda angsuran dan lain – lain c) Penerimaan piutang non usaha, yang meliputi : 1. Piutang Pegawai 2. Piutang Klaim
63 3. Piutang Yayasan Dana Pensiun 4. Piutang Koperasi Perum Pegadaian d) Pencairan pinjaman/ kredit jangka panjang e) Transfer dan mutasi uang antar kantor f) Pencairan deposito g) Penerimaan jaminan tender dan pendapatan diterima dimuka h) Penerimaan dari pemotongan/ pemungutan pajak i) Penerimaan lainnya 2). Transaksi Pendapatan dan Piutang Transaksi pendapatan dan piutang adalah transaksi yang mengakibatkan bertambahnya pendapatan usaha sebagai hasil dari kegiatan utama perusahaan berupa pemberian pinjaman untuk nasabah dan usaha lainnya yang menunjang kegiatan utama, serta mengakibatkan timbulnya/ bertambahnya piutang usaha. Trasnsaksi pendapatan tersebut yakni Pendapatan Sewa Modal dari Pinjaman Yang Diberikan (PYD).
3.2.2
Definisi Pendapatan Pendapatan adalah kenaikan manfaat ekonomi selama suatu periode dlam
bentuk pemasukan atau penurunan kewajiban yang mengakibatkan kenaikan ekuitas yang tidak berasal dari kontribusi penanaman modal dan yag timbul dari aktivitas usaha gadai dan investasi serta aktivitas usaha lainnya yang dilakukan perusahaan selama satu periode. Pendapatan diukur menurut harga yang terjadi dalam transaksi. Jumlah pendapatan akan dikurangi dengan
64 begian pendapatan yang batal karena barang anggunannya tersangkut perkara polisi.
3.2.3
Pengertian Pendapatan Sewa Modal Pendapatan sewa modal adalah pendapatan yang diperoleh dari aktivitas
yang dilakukan oleh perusahaan dalam usaha pemberian kredit. Besarnya jasa kredit (sewa modal) dan tenggang waktu pelunasan berdasarkan golongannya dapat dilihat pada tabel yang berlaku di bawah ini :
Golongan
A B C1 C2 D1 D2
Besarnya Uang Tenggang Waktu Lelang Pinjaman xxx) Pelunasan (Rp) Masa Perhitungan Modal Sewa Modal x) 15 Hari
20.000 s/d 150.000 151.000 s/d 500.000 505.000 s/d 1.000 000 1.010.000 s/d 20.000.000 20.050.000 s/d 50.000.000 50.100.000 s/d 200.000.000
4 (empat) bulan 4 (empat) bulan 4 (empat) bulan 4 (empat) bulan 4 (empat) bulan 4 (empat) bulan
Bulan ke 5 Bulan ke 5 Bulan ke 5 Bulan ke 5 Bulan ke 5 Bulan Ke 5
Besarnya Sewa
1,125 % 1,625 % 1,625 % 1,625 % 1,625 % 1,625 %
Tabel 3.1 Tabel Pendapatan Sewa Modal Kredit Gadai
3.2.4
Definisi Piutang Pinjaman Yang Diberikan Piutang Pinjaman Yang Diberikan (PYD) adalah jasa yang diberikan
kepada pihak lain yang timbul sebagai akibatnya adanya trasaksi gadai, kelayakan usaha, syariah, dan usaha lainnya.
3.2.5
Definisi Pelunasan Pinjaman Yang Diberikan Pelunasan Pinjaman Yang Diberikan (PYD) adalah penerimaan sejumlah
uang yang berasal dari nasabah sebagai pelunasan atas transaksi gadai, usaha
65 mikro, marhun-bih, komoditas pertanian dan pinjaman yang diberikan usaha lainnya. Penerimaan dari pelunasan pinjaman yang diberikan diakui dan dicatat pada saat uang diterima oleh kasir. Besarnya nilai atas pinjaman yang diberikan ialah sebesar jumlah pinjaman pokok ditambah sewa modal
3.2.6 Definisi Lelang Lelang adalah penjualan barang jaminan milik nasabah sebagai upaya pengembalian uang pinjaman yang diberikan yang tidak dilunasi sampai batas waktu yang telah ditentukan. Lelang dicatat dan diakui pada saat terjadinya lelang.
3.2.7
Definisi Pengeluaran Barang Pengeluaran barang adalah suatu rangkaian memindahkan barang dan
tanggung jawab atas barang tersebut dari suatu tempat penyimpanan kepada nasabah.
66 3.3 Prosedur Sistem Berjalan pada Perum Pegadaian Cabang Utama Pasar Senen 3.3.1
Prosedur Penerimaan Pengembalian Pinjaman Yang Diberikan (PYD) dan Sewa Modal (SM) Perusahaan Umum Pegadaian Cabang Utama Senen 3.3.1.1
Data Input :
1). Surat Bukti Kredit 2). Slip Pelunasan 3.3.1.2 Proses Yang Berjalan : 1). Bagian kasir menerima Surat Bukti Kredit yang telah diperhitungkan besarnya sewa modal oleh petugas penghitung beserta
uang
sebagai
pembayaran
dari
nasabah
serta
membubuhkan paraf dan cap “lunas” Surat Bukti Kredit asli yang akan didistribusukan kepada bagian asman administrasi dan keuangan/bagian administrasi dan menyerahkan Slip Pelunasan kepada nasabah sebagai tanda untuk pengembalian barang jaminan ke petugas pengeluar barang jaminan serta melakukan pencatatan dalam bentuk Laporan Harian Kas. 2). Bagian asman administrasi dan keuangan/bagian administrasi mencatat setiap transaksi keuangan atas dasar “badan” Surat Bukti Kredit sesuai dengan golongan dan bulan kreditnya pada Buku Pelunasan, Kas Debet rangkap 2 yang selanjutnya pada akhir jam kerja dibukukan ke dalam Buku Kas rangkap 2, Ikhtisar Kredit dan Pelunasan, dan Rekapitulasi Pelunasan. Pada
67 akhir jam kerja Rekapitulasi Keuangan yang sudah dibuat oleh bagian
asman
administrasi
keuangan/bagian
adminstrasi
dicocokkan dengan Buku Gudang di bagian gudang. Pada akhir minggu, bagian asman administrasi dan keuangan/bagian administrasi menyerahkan : a. Buku Kas lembar 1 dan lampiran Kas Debet lembar 1 ke Kantor Wilayah b. Buku Kas lembar 2 dan lampiran Kas Debet lembar 2 sebagai arsip Kantor Cabang. 3). Bagian gudang mengambil “badan” Surat Bukti Kredit dari kasir sebagai dasar untuk mengambil barang jaminan yang ditebus. Kemudian bagian gudang mencocokkan Kitir yang dipegang nasabah dengan nomor “badan” Surat Bukti Kredit yang diambil dari kasir dengan nomor barang jaminan yang ditebus. Apabila telah sesuai, barang jaminan tersebut diserahkan kepada nasabah dan dicatat atas dasar Surat Bukti Kredit tersebut ke dalam Buku Gudang, menyimpan Kitir sebagai arsip dan menyerahkan kembali “badan” Surat Bukti Kredit ke bagian kasir. 3.3.2.3
Laporan Yang Dihasilkan :
1). Laporan Harian Kas 2). Rekapitulasi Pelunasan
68 3.3.2
Prosedur Pemeriksaan Administrasi Barang yang akan Dilelang pada Perusahaan Umum Pegadaian Cabang Utama Senen 3.3.2.1 Data Input : 1). Surat Bukti Kredit 2). Buku Kredit 3). Buku Pelunasan 3.3.2.2 Proses Yang Berjalan : 1). Sebelum lelang dilaksanakan, bagian asman administrasi dan keuangan/bagian administrasi meneliti dan menginventarisasi nomor-nomor Surat Bukti Kredit yang belum dilunasi pada masing-masing Buku Kredit dari seluruh golongan kredit yang sudah jatuh tempo dan memisahkan dwilipat Surat Bukti Kreditnya.
Kemudian
bagian
asman
administrasi
dan
keuangan/bagian adminstrasi mencatat seluruh nomor Surat Bukti Kredit yang sudah jatuh tempo pada Daftar Rekapitulasi Barang Jaminan yang akan dilelang dan Formulir Penjualan Lelang dan dituangkan dalam Berita Acara Penyerahan Barang Jaminan yang Akan Dilelang yang selanjutnya diserahkan kepada panitia pelaksana lelang. 2). Panitia pelaksana lelang meminta seluruh barang jaminan yang akan dilelang dari penyimpan/pemegang gudang sesuai dengan nomor-nomor Surat Bukti Kredit yang telah dicatat pada Daftar Rekapitulasi Barang Jaminan, melakukan pemeriksaan fisik dan menaksir ulang barang jaminan yang akan dilelang
69 sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan mencatat nilai taksiran baru pada bagian belakang Surat Bukti Kredit. Setelah semua barang jaminan yang akan dilelang diserahkan kepada panitia pelaksana lelang, dilakukan penandatanganan Berita Acara Penyerahan Barang ysng Akan Dilelang bersama dengan tandatangan dari petugas bagian penyimpanan/ pemegang gudang. 3.3.2.3 Laporan Yang Dihasilkan : 1). Berita Acara Penyerahan Barang yang Akan Dilelang 2). Berita Acara Lelang
3.3.3
Prosedur Pelaksana Lelang Sistem Berjalan pada Perusahaan Umum Pegadaian Cabang Utama Senen 3.3.3.1 Data Input : 1). Berita Acara Penyerahan Barang Lelang 2). Daftar Rekapitulasi Barang Lelang 3). Formulir Penjualan Lelang 3.3.3.2 Proses Yang Berjalan : 1). Berdasarkan Berita Acara Penyerahan Barang Lelang, Daftar Rekapitulasi Barang Lelang dan Formulir Penjualan Lelang, panitia pelaksana lelang mencocokkan dengan barang jaminan yang akan dilelang dan menetapkan harga penjualan dengan pedoman sebagai berikut :
70 a. Apabila taksiran baru lebih rendah dari UP + SM penuh, maka harga minimal lelang harus sebesar UP + SM penuh dibulatkan ke atas menjadi ratusan rupiah penuh. b. Apabila taksiran baru lebih tinggi dari UP + SM penuh, maka harga minimal lelang adalah sebesar UP maksimal berdasarkan taksiran baru + SM penuh dari UP taksiran baru dibulatkan menjadi ratusan rupiah penuh. Harga penjualan lelang yang telah disetujui oleh pelaksana lelang langsung dicatat pada Daftar Rincian Penjualan Lelang. Setelah
lelang
selesai
dilaksanakan,
panitian
lelang
menerbitkan Berita Acara Lelang dan menyerahkannya uang pendapatan lelang beserta barang jaminan yang tidak laku dilelang dicatat pada Register Barang Lelang Milik Perusahaan kepada bagian kasir. 2). Bagian kasir menerima Berita Acara Lelang dan Register Barang Lelang Milik Perusahaan dan uang hasil pendapatan lelang yang kemudian dismpan dalam brankas dan melakukan pencatatan ke dalam Laporan Harian Kas. Berita Acara Lelang dan Register Barang Lelang Milik Perusahaan beserta lampirannya diteruskan ke bagian asman administrasi dan keuangan/bagian administrasi. 3). Setelah menerima Berita Acara Lelang dan Register Barang Lelang Milik Perusahaan dari bagian kasir, kemudian bagian asman
administrasi
dan
keuangan/bagian
administrasi
71 mencatat nomor-nomor Barang Jaminan yang dilelang ke dalam Buku Kredit dan selanjutnya dibuatkan Kas Debet rangkap 2 untuk menerima hasil lelang dan Kas Kredit rangkap 2 untuk pembebanan biaya lelang penjual sesuai ketentuan serta pembelian barang Lelang Milik Perusahaan (bila ada) dan selanjutnya dicatat ke dalam Buku Kas rangkap 2 yang akan didistribusikan kepada : a. Buku Kas lembar satu beserta dengan Kas Debet lembar satu dan Kas Kredit lembar satu diserahkan kepada Kantor Wilayah b. Buku Kas lembar dua beserta Kas Debet lembar 2, Kas Kredit lembar 2, Berita Acara Lelang, dan Register Barang Lelang Perusahaan disimpan sebagai arsip Kantor Cabang.. 3.3.3.3Laporan Yang Dihasilkan : 1) Laporan Harian Kas 2) Berita Acara Lelang 3) Ikhtisar Kredit dan Pelunasan 4) Laporan Sisa Uang Kelebihan 5) Laporan Saldo Barang Lelang Milik Perusahaan
72 3.3.4
Prosedur Penerimaan dari Penjualan Lelang Sistem yang Sedang Berjalan Perusahaan Umum Pegadaian Cabang Utama Senen 3.3.4.1 Data Input : 1). Berita Acara Lelang 3.3.4.2 Proses Yang Berjalan : 1). Setelah proses selesai, panitia pelaksana lelang menyerahkan Berita Acara Lelang yang telah ditandatangani beserta lampirannya bersama sejumlah uang yang terima dari hasil lelang kepada bagian kasir. 2). Bagian kasir yang telah menerima Berita Acara Lelang mencocokkan jumlah uang yang disertakan dalam Berita Acara Lelang tersebut dan mencatatnya dalam Laporan Harian Kas. Uang yang telah diterima disimpan ke dalam brankas dan Berita Acara Lelang diserahkan kepada bagian asman administrasi dan keuangan/bagian administrasi. 3). Setelah menerima Berita Acara Lelang dari bagian kasir, bagian asman administrasi dan keuangan/bagian administrasi mencatat dalam Kas Debet yang dibuat dalam 2 rangkap dan dibukukan dalam Buku Kas rangkap 2, Formulir Penjualan Lelang,
dan
Buku
Uang
Kelebihan
Lelang
yang
didistribusikan kepada : a. Buku Kas lembar 1, Kas Debet lembar 1 dan Berita Acara Lelang lembar 1 diserahkan ke Kantor Wilayah
73 b. Buku Kas lembar 2, Kas Debet lembar 2 dan Berita Acara Lelang lembar 2 serta Buku Uang Kelebihan Lelang disimpan sebagai arsip Kantor Cabang. 3.3.4.3 Laporan Yang Dihasilkan : 1). Laporan Harian Kas 2). Formulir Penjualan Lelang
3.4
Gambaran Sistem Informasi Akuntansi Revenue Cycle yang Berjalan Pada Perusahaan Umum Pedagaian Cabang Utama Senen Gambaran dari sistem informasi akuntansi revenue cycle yang sedang berjalan pada perusahaan umum pegadaian cabang utama senen akan diperlihatkan pada rich picture berikut ini.
74
Nasabah tidak setuju dengan jumlah kredit yang diberikan +
(a) FPK
BJ
(a)
(a)
(a)
Penaksir + Besar UP
(a) +
FPK (a)
(c)
Nasabah
Saat Pengentryan data untuk membuat SBK, sistem sering mengalami error
SBK Asli Baru (b)
(c)
(b)
P a y $ t (a) BP o
$ $ + + Uang Cicilan SBK asli + $ $ Uang Pelunasan
$
FPK
BJ
(a)
(a) (a)
(c)
(a) +
(b)
Penaksir melakukan salah taksir kredit terhadap barang jaminan
+ Printer
(a) FPK
Kuasa Pemutus Kredit BJ (a) + (b)
Computer (a)
(a) + (b) Computer
(b) $ Kasir
UP
SBK asli (b)
(b)
Saat pengambilan barang hilang atau rusak
Manajer/ Wakil manajer (c) Konfirmasi Status BJ
(a) (a)
(c)
+ BJ
(c) FPK
Peserta lelang mengajukan harga lelang yang dinali masih dibawah harga yang ditentukan
data BJ
Penyimpan/ Pemegang Gudang (c)
(a)
(b)
(c)
(b)
BJ
(c)
(a) (b) Barang Lelang
(c) Panitia Lelang Penyimpanan/ Gudang
(c)
(c) Comput er
(c) Negosiasi Harga Barang Lelang (c) Peserta Lelang
(c) Kasir
Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Berjalan Pada Perum Pegadaian Cabang Utama Pasar Senen
75 3.5
Permasalahan yang Dihadapi pada Sistem Informasi Akuntansi Revenue Cycle pada Perum Pegadaian Cabang Utama Senen 1). Tidak adanya fungsi dalam perusahaan yang bertugas melakukan penagihan terhadap nasabah yang belum melakukan pelunasan sampai batas jatuh tempo kredit gadainya. Dalam perusahaan tidak terdapat fungsi yang menangani penagihan terhadap nasabah yang belum melakukan pelunasan sampai batas jatuh tempo kredit gadainya yang selama ini penagihan dilakukan oleh pegawai dari fungsi lain yaitu bagian kasir. Dalam prosedur perusahaan, kasir bertugas sebagai tempat arus masuk dan keluarnya uang. Pemecahan masalah dapat dilakukan dengan menembahkan fungsi pada bagian Asman Administrasi dan Keuangan untuk melakukan fungsi penagihan tersebut. 2). Terjadi perangkapan fungsi pada bagian kasir yaitu sebagai tempat keluar masuknya uang dan penerimaan pendaftaran Karyawan kasir pada perusahaan melakukan fungsi yang tidak sesuai dengan prosedur perusahaan. Dalam prosedur perusahaan terlihat bahwa fungsi kasir adalah melaksanakan penerimaan pelunasan uang pinjaman dari nasabah, menerima uang dari hasil penjualan barang jaminan yang dilelang, membayarkan uang pinjaman kredit kepada nasabah, dan melakukan pembayaran segala pengeluaran yang terjadi di kantor cabang. Dalam hal ini menggambarkan bahwa fungsi kasir adalah sebagai penyalur arus uang masuk dan keluar.
76 Pemesahan atas masalah yang terjadi adalah dengan melakukan pemecahan fungsi kasir yaitu a). kasir yang bertugas sebagai tempat penerimaan dan pengeluaran uang b) kasir yang berfungsi sebagai customer service yang menerima pendaftaran calon nasabah. 3).
Sistem yang digunakan pada bagian kasir tidak usable, dalam hal ini bagian
kasir
masih
melakukan
penghitungan
besar
uang
yang
dipinjamkan kepada nasabah secara manual. Sistem
yang
digunakan
oleh
bagian
kasir
tidak
menyediakan
penghitungan secara komputerisasi, dalam hal ini kasir masih melakukan penghitungan secara manual untuk mengetahui besar uang yang dapat dipinjamkan jika nasabah ingin membuka kredit ataupun melakukan perpanjangankredit gadainya Pemecahan masalah yang dapat dilakukan adalah dengan merancang sistem komputerisasi baru yang dapat diandalkan untuk memudahkan fungsi kasir dalam melakukan penghitungan pemberian ataupun perpanjangan kredit 4).
Laporan yang dilaporkan dalam setiap kegiatan yang berhubungan dengan pendapatan dan penerimaan kas tidak mendetail. Dalam kegiatan membuat laporan yang berhubungan dengan pendapatan dan penerimaan kas, Perum Pegadaian dinilai masih kurang dalam melaporkan pendapatan dan penerimaan kas. Laporan dan dokumen yang selama ini digunakan belum dapat menjelaskan secara detail nilai dari transaksi yang terjadi seperti pelaporan detail total pendapatan dari
77 pembayaran cicilan, pelunasan kredit, ataupun dari pendapatan bea administrasi atas perpanjangan kredit. Hal ini mengakibatkan kurangnya pengendalian atas nilai dari pendapatan dan penerimaan yang diterima perusahaan. Selain itu juga dapat mengakibatkan kontrol secara internal seperti perubahan status barang jaminan yang semula berstatus barang jaminan menjadi barang gadai menjadi sangat kurang. Bila hal ini terjadi, dapat mengakibatkan adanya kecurangan yang mungkin dapat dilakukan oleh pihak dalam perusahaan. Pemecahan masalah yang dapat diusulkan berdasar pada metode analisis dan perancangan berorientasi objek adalah dengan merancang laporan baru yang dapat memberikan lebih detail laporan yang berhubungan dengan pendapatan dan penerimaan kas, seperti laporan pelaporan detail total pendapatan dari pembayaran cicilan, pelunasan kredit, ataupun dari pendapatan bea administrasi atas perpanjangan kredit serta laporan atas perubahan status barang jaminan. Dengan adanya perancangan laporan yang baru ini diharapkan dapat memenuhi kekurangan atas informasi mengenai pandapatan dan penerimaan kas.
