ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN. Studi Kasus Koperasi Kredit Gentiaras Pringsewu, Lampung SKRIPSI

PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN Studi Kasus Koperasi Kredit Gentiaras Pringsewu, Lampung

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Progam Studi Akuntansi

Oleh:

Wahyu Puji Antono NIM : 092114023

PROGAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2013


ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN Studi Kasus Koperasi Kredit Gentiaras Pringsewu, Lampung

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Progam Studi Akuntansi

Oleh:

Wahyu Puji Antono NIM : 092114023

PROGAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2013

i


ii


iii


MOTTO DAN PERSEMBAHAN

Motto

Hatiku Bersukaria Karena Allah Penyelamatku

“Tuhan adalah kekuatanku dan perisaiku; kepada-Nya hatiku percaya. Aku tertolong sebab itu beria-ria hatiku, dan dengan nyanyianku aku bersyukur kepada-Nya.” (MAZMUR 28:7)

Kupersembahkan untuk :  Tuhan Yesus Yang Selalu Menjadi Pegangan Hidupku.  Bunda Perawan Maria dan Santo Martinus yang memberiku kekutan.  Bapak ( FB Marsudi), Ibu ( Ch Sartini) dan Kakak ( Maria Diah)  Sahabat-sahabatku

iv


UNIVERSITAS SANATA DHARMA FAKULTAS EKONOMI JURUSAN AKUNTANSI - PROGRAM STUDI AKUNTANSI

PERNYATAAN KEASLIAAN KARYA TULIS SKRIPSI

Yang bertanda tangan dibawah ini, saya menyatakan bahwa skripsi dengan judul: ANALISI DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (Studi Kasus di Koperasi Kredit Gentiaras Pringsewu, Lampung) dan diajukan untuk diuji pada tanggal 21 November 2013 adalah hasil karya saya Dengan ini saya menyatakan bahwa sesungguhnya dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya. Apabila saya melakukan hal tersebut diatas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima. Yogyakarta, 23 Oktober 2013 Yang membuat pernyataan,

Wahyu Puji Antono

v


LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Yang bertanda tangan dibawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma: Nama : Wahyu Puji Antono NIM

: 092114023

Demi perkembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul: ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN (Studi Kasus pada Koprasi Kredit Gentiaras Pringsewu Lampung) beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan kepada perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data. Mendistribusikan secara terbatas dan mempublikasikannya secara terbatas dan mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan royalti kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya Dibuat di Yogyakarta Pada tanggal: 23 Oktober 2013 Yang menyatakan:

Wahyu Puji Antono

vi


KATA PENGANTAR Puji syukur dan terimakasih kuucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul “ Analisis dan Perancangan Sistem Infromasi Akuntansi Penggajian, studi kasus di Koperasi Kredit Gentiaras Pringsewu, Lampung”. Skripsi ini disusun dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi, Jurusan Akuntansi, Universitas Sanata Dharma. Penulis menyadari bahwa tanpa bantuan dari berbagai pihak, skripsi ini tidak mungkin dapat diselesaikan. Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terimakasih kepada: 1. Dr. Ir. Paulus Wiryono Priyatamtama, S.J. Selaku Rektor Universitas Sanata Dharma

yang

telah

memberikan

kesempatan

untuk

belajar

dan

mengembangkan kepribadian kepada penulis. 2. Dr. H. Herry Maridjo, M.Si. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta yang telah memberikan kesempatan untuk belajar di Fakultas Ekonomi terutama di Prodi Akuntansi. 3. Drs. YP. Supardiyono, S.E., M.Si.., Akt., QIA., selaku Kepala Program Studi Akuntansi. 4. Trisnawati Rahayu, S.E., M.Si., Akt., QIA, Selaku dosen pembimbing yang telah berkenan membimbing dan membantu sepenuhnya dalam proses penulisan skripsi ini. 5. Dr. FA. Joko Siswanto, M.M., Ak., QIA., selaku dosen penguji skripsi. 6. Ilsa Haruti Suryandari, S.E., S.IP., M.Sc, Akt., selaku dosen penguji skripsi.

vii


7. Nicko Kornelius Putra, S.E., yang telah membimbing dan memberikan masukan-masukan yang berguna bagi penulis 8. Bapak Sutarno selaku manager Koperasi Kredit Gentiaras yang telah memberikan izin untuk melakukan penelitian dan segenap karyawan Koperasi Kredit Gentiaras yang telah membantu dengan mencarikan data yang dibutuhkan. 9. Bapak, ibu dan mbk diah yang selalu memberikan semangat, doa dan motivasi untukmenyelesaikan skripis ini. 10. Artan, Edu, dan Dita yang selalu memberikan motivasi dan membantu berdiskusi bersama. 11. Teman-teman akuntansi angkatan 2009 terutama teman-teman kelas A yang selalu berjuang bersama-sama dalam suka maupun duka. 12. Teman-teman Cana Community yang selalu memberikan semangat didalam doa. 10. Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan skripsi ini yang tidak dapat ditulis satu per satu. Penulis Menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangannya, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca. Yogyakarta, 23 Oktober 2013

Penulis viii


DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL ...................................................................................... i HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING .............................................. ii HALAMAN PENGESAHAN.......................................................................... iii HALAMAN MOTO DAN PERSEMBAHAN..... ........................................... iv HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI......... v LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUANPUBLIKASI UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS ....................................................................... vi KATA PENGANTAR .................................................................................... vii DAFTAR ISI.................................................................................................... ix DAFTAR TABEL............................................................................................ xiii DAFTAR GAMBAR... .................................................................................... xv ABSTRAK......................... .............................................................................. xvii BAB I.

PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ............................................................ 1 B. Rumusan Masalah....................................................................... 3 C. Batasan Masalah ......................................................................... 3 D. Tujuan Penelitian ........................................................................ 4 E. Manfaat Penulisan....................................................................... 4 F. Sistematika.................................................................................. 5

ix


BAB II

LANDASAN TEORI A. Sistem ......................................................................................... 7 B. Sistem Akuntansi ........................................................................ 13 C. Sistem Akuntansi Penggajian ..................................................... 17 D. Sistem Infromasi Akuntansi........................................................ 35 E. Pengembangan Sistem ................................................................ 43 F. Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC) ............................ 45 G. Sistem Pengendalian Intern Penggajian...................................... 55 H. Alat Pengendalian Transaksi ...................................................... 58 I. Alat Bantu Dokumentansi........................................................... 66 J. Koperasi dan Jenis Koperasi....................................................... 80 K. Fungsi dan Peranan Koperasi ..................................................... 83

BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian ........................................................................... 85 B. Teknik Pengumpulan Data.......................................................... 85 C. Tempat dan Waktu Penelitian ..................................................... 86 D. Objek Penelitian dan Subyek Penelitian ..................................... 86 E. Teknik Analisis Data .................................................................. 87 BAB IV GAMBARAN UMUM A. Sejarah dan Perkembangan ......................................................... 89 B. Visi, Misi dan Moto .................................................................... 93

x


C. Lokasi Perusahaan ...................................................................... 93 D. Jasa dan Pelayanan...................................................................... 93 E. Struktur Organisasi ..................................................................... 97 F. Personalia.................................................................................... 102 BAB V

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. Deskripsi Sistem Akuntansi Penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras ..................................................................................... 103 B. Bagan Alir Dokumen .................................................................. 111 C. Identifikasi Masalah.................................................................... 117 D. Perbandingan Sistem Akuntansi Penggajian Dalam Perusahaan dengan Teori ............................................................................... 124 E. Rancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian .................. 131 F. Rancangan Struktur Organisasi .................................................. 133 G. Rancangan Deskripsi Tugas........................................................ 135 H. Perancangan Input....................................................................... 136 I. Perancangan Output .................................................................... 152 J. Perancangan Prosedur Penggajian .............................................. 155 K. Perancangan Pengendalian SIA .................................................. 179

BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan ................................................................................. 186 B. Keterbatasan Penelitian............................................................... 187 C. Saran ........................................................................................... 187 xi


DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 189 LAMPIRAN .................................................................................................... 191

xii


DAFTAR TABEL Table 1.

Tabel simbol bagan alir dokumen (Document Flowchart)......... 67

Table 2.

Tabel Perbandingan Sistem Pengendalian Internal antara Teori dengan Praktek............................................................................ 118

Table 3.

Tabel Perbandingan Sistem Akuntansi Penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras denagn Teori Mengenai Fungsi antara Teori dengan Praktek............................................................................ 124

Table 4.

Tabel Perbandingan Sistem Akuntansi Penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras dengan Teori Mengenai Jaringan Prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian........................... 126

Table 5

Tabel Perbandingan Sistem Akuntansi Penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras dengan Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian antara Teori dengan Praktek. ...... 128

Table 6

Tabel Perbandingan Sistem Akuntansi Penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras dengan Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian Mengenai Fungsi antara Teori dengan Praktek .................................................................. 130

Table 7

Tabel Rangkuman Masalah dan Solusi Sistem Akuntansi Penggajian Koperasi Kredit Gentiaras........................................ 131

Table 8

.Table Rancangan Kamus Data untuk Data Karyawan............... 137

Table 9

Table Rancangan Kamus Data untuk Absensi Karyawan .......... 139

Table 10

Rancangan Kamus Data untuk Daftar Gaji Karyawan ............... 140

Table 11

Table Rancangan Pengendalian Aplikasi ................................... 180

Table 12

Table Rancangan Pengendalian Masukan (input) ...................... 182

Table 13

Table Rancangan Pengolahan Data .......................................... 184 xiii


Table 14

Table Rancangan Pengendalian Keluaran (output) .................... 184

xiv


DAFTAR GAMBAR Gambar 1.

Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian .................. 31

Gambar 2.

Struktur Organisasi Koperasi Kredit Gentiaras .......................... 97

Gambar 3.

Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian Koperasi Kredit Gentiaras .......................................................................... 111

Gambar 4.

Rancangan Struktur Organisasi Koperasi Kredit Gentiaras Khusus Sistem Akuntansi Penggajian ........................................ 134

Gambar 5.

Rancangan Entity Relationship Diagram (ERD) Database antar Tabel ........................................................................................... 144

Gambar 6.

Rancangan Form login................................................................ 145

Gambar 7.

Rancangan Form Menu............................................................... 146

Gambar 8

Rancangan Form Data Karyawan ............................................... 147

Gambar 9

Rancangan Form Absensi Karyawan.......................................... 149

Gambar 10 Rancangan Form Gaji Karyawan................................................ 150 Gambar 11. Rancangan Output Laporan Data Karyawan .............................. 152 Gambar 12. Rancangan Output Laporan Absensi Karyawan. ........................ 153 Gambar 13. Rancangan Output Laporan Gaji Karyawan ............................... 154 Gambar 14. Rancangan Slip Gaji Karyawan .................................................. 155 Gambar 15. Rancangan Flowchart Sistem Infrormasi Akuntansi Penggajian................................................................................... 163 Gambar 16. Rancangan DFD Diagram Konteks ............................................ 169 Gambar 17. Rancangan Diagram Berjenjang ................................................. 171

xv


Gambar 18. Rancangan Diagram 0 (nol) ........................................................ 173 Gambar 19 Rancangan Diagram Level 1 Proses 1 ........................................ 175 Gambar 20. Rancangan Diagram Level 1 Proses 2 ........................................ 176 Gambar 21 Rancangan Diagram Level 1 Proses 3 ........................................ 177 Gambar 22 Rancangan Diagram Level 1 Proses 4 ........................................ 178

xvi


ABSTRAK ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN STUDI KASUS KOPERASI KREDIT GENTIARAS PRINGSEWU, LAMPUNG Wahyu Puji Antono Universitas Sanata Dharma Yogyakarta Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah: (1) untuk mengetahui pelaksanaan sistem akuntansi penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras, (2) untuk mengetahui permasalahan dalam pelaksanaan sistem akuntansi penggajian yang terjadi di Koperasi Kredit Gentiaras. (3) untuk memberikan masukan mengenai rancangan sistem informasi akuntansi penggajian yang sesuai dengan kebutuhan Koperasi Kredit Gentiaras. Langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan penelitian ini adalah: (1) melakukan analisis diskriptif mengenai sistem akuntansi penggajian yang diterapkan di Koperasi Kredit Gentiaras, (2) mengidentifikasi masalah dan penyebab masalah yang dihadapi koperasi, (3) merancang sistem informasi akuntansi penggajian yang terdiri dari perancangan struktur organisasi terpusat untuk penggajian, perancangan proses, perancangan database, perancangan input secara elektronik, perancangan output secara elektronik dan perancangan pengendalian. Dari hasil penelitian dan analisis dapat disimpulkan bahwa: (1) Koperasi Kredit Gentiaras telah memiliki sistem akuntansi penggajian yang mendukung operasi perusahaan, namun sistem akuntansi penggajian masih memerlukan suatu pengembangan, (2) permasalahan yang muncul dalam sistem akuntansi penggajian yaitu pengendalian intern yang belum baik dan pengendalian manajemen yang kurang efektif, (3) perancangan sistem informasi akuntansi yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan meliputi perancangan struktur organisasi, database, input elektronik, output elektronik dan pengendalian.

xvii


ABSTRACT ANALYSIS AND DESIGN OF PAYROLL ACCOUNTING SYSTEM A CASE STUDY ON GENTIARAS CREDIT COOPERATIVE IN PRINGSEWU, LAMPUNG Wahyu Puji Antono Sanata Dharma University Yogyakarta The objectives of this research are : (1) assessing the implementation of the payroll accounting system in Gentiaras Credit Cooperatives, (2) finding out the problems in the implementation of payroll accounting systems that occur in Gentiaras Credit Cooperative. (3) Suggesting the design of payroll accounting information systemsin accordance with the needs of the Gentiaras Credit Cooperative. The steps taken to achieve the objectives of this study were: (1) conducting a descriptive analysis of the payroll accounting system implemented in the Gentiaras Credit Cooperative, (2) identifying problems and causes of the problems faced by cooperatives, (3) designing payroll accounting information systems which is consisting of designing a centralized organizational structure for payroll, designing process, designing database, designing an input electronically, designing an output electronically and a designing control. From the results of the research and analysis it could be concluded that : (1) Gentiaras Credit Cooperative has a payroll accounting systems that support the operations of the company, but the payroll accounting system still requirea development, (2) problems faced in the payroll accounting system were the inadeguate internal control and the ineffective management control, (3) the accounting information system design is proposed and is expected to meet the needs of the company included designing organizational structures, databases, electronic inputs, outputs and control electronic.

xviii


BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Sumber

daya

manusia

(SDM)

merupakan

modal

dasar

dari

pembangunan nasional. Oleh karena itu, Sumber Daya Manusia (SDM) sebaiknya diarahkan dan dikembangkan agar dapat mencapai tujuan bersama. Sumber Daya Manusia (SDM) sangat diperlukan oleh suatu perusahaan karena, sumber daya manusia dapat mewujudkan visi dan misi suatu organisasi. Sumberdaya manusia sebenarnya dapat dilihat dari dua aspek yaitu aspek kualitas dan aspek kuantitatif. Aspek kuantitas mencakup jumlah sumber daya manusia yang tersedia dan aspek kualitas merupakan kemampuan sumber daya manusia baik fisik maupun nonfisik dalam melaksanakan pembangunan. Salah satu cara untuk mengembangkan sumber daya manusia di dalam perusahaan yaitu dengan cara meningkatkan kompetensi individu karyawan di dalam organisasi. Di dalam pengembangan sumber daya manusia harus berusaha meningkatkan kemampuan teknis, teoritis, moral pegawai dan jabatan suatu pegawai dan diberikan suatu kontribusi kepada sumber daya manusia sebagai usaha yang telah dilakukan dalam mewujudkan tujuan organisasi berupa pembayaran gaji. Pembayaran gaji dalam suatu organisasi biasanya menemukan masalah dalam realisasinya, oleh karena itu pembayaran gaji karyawan mempunyai prosedur-prosedur dan peraturan yang ada. Karyawan memerlukan suatu 1

PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 2

informasi untuk mengetahui gaji yang akan diterima. Sistem di dalam penggajian terdapat kelebihan dan kekurangan dengan melihat dari praktek yang terjadi, sehingga kemudian dilakukan perbaikan baik pada organisasi yang terkait, tugas, fungsinya dan sistem serta prosedurnya itu sendiri. Sistem informasi akuntansi berperan penting untuk memperoleh informasi keuangan, termasuk informasi penggajian, serta dapat dijadikan sebagai alat pendeteksi penyimpangan yang terjadi. Sistem informasi akuntansi dapat membantu manajemen dalam membuat suatu keputusan dan manajemen dapat

menggunakan prosedur-prosedur

yang benar

dan

terkomputerisasi agar memperkecil terjadinya kesalahan. KOPDIT Gentiaras merupakan koperasi kredit yang anggotanya adalah semua kalangan masyarakat dan karyawan koperasi dengan melandaskan kegiatan dan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan asas kekeluargaan. Koperasi ini bergerak dalam bidang tabungan, dan pemberian kredit. Usaha-usaha yang telah dilakukan oleh karyawan mendapat penghargaan berupa gaji. Koperasi Kredit Gentiaras di dalam aktivitas organisasi sudah melakukan prosedur penggajian dan sudah menggunakan sistem akuntansi dalam melakukan pencatatan gaji. Belum terdapatnya sistem informasi akuntansi dan belum terdapat otorisasi yang jelas

serta

tugas-tugas

dalam

sistem

penggajian,

sehingga

dapat

memungkinkan terjadinya kecurangan. Koperasi Kredit Gentiaras seharusnya melakukan prosedur sistem informasi secara lengkap, sehingga dengan melakukan sistem informasi akuntansi yang baik dapat mengatasi adanya


resiko kecurangan serta adanya penghitungan dengan menggunakan rumus dari komputer. Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah diuraikan serta melihat pentingnya pengembangan sistem informasi akuntansi penggajian pada Koperasi Kredit Gentiaras Pringsewu, Lampung maka penulis tertarik untuk mencoba melakukan perancangan sistem informasi akuntansi penggajian pada Koperasi Kredit Gentiaras. Oleh karena itu penelitian ini diberi judul “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Studi Kasus di Koperasi Kredit Gentiaras Pringsewu, Lampung” B. Rumusan Masalah 1. Bagaimana sistem akuntansi penggajian yang dijalankan oleh Koperasi Kredit Gentiaras? 2. Apakah ada masalah dalam sistem akuntansi penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras? 3. Bagaimana perancangan sistem informasi akuntansi penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras?

C. Batasan Masalah Prosedur penggajian di koperasi sudah menggunakan sistem akuntansi dan sistem ini dapat menjadi langkah awal sistem informasi akuntansi, penyelesaian masalah pada pembuatan data flow diagram dan pembuatan


aplikasi penggajian sederhana. Aplikasi penggajian hanya sampai pembuatan slip gaji karyawan.

D. Tujuan Penelitian Untuk memberikan suatu alternatif perancangan sistem informasi akuntansi penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras Pringsewu, Lampung.

E. Manfaat Penelitian. 1. Bagi Koperasi Penelitian ini dapat digunakan sebagai evaluasi terhadap sistem yang sudah ada dan dapat menjadi acuan dalam sistem informasi akuntasi penggajian. 2. Bagi Penulis Penilitian ini dapat memperdalam mengenai sistem akuntansi penggajian dan dapat menjadi pembelajaran dalam membuat sistem informasi akuntansi yang baik. 3. Bagi Universitas Sanata Dharma Hasil dari penelitian ini dapat menjadi tambahan referensi pustaka perpustakan dan dapat digunakan sebagai pedoman oleh pihak-pihak yang berminat pada Sistem Informasi Akuntansi (SIA).


F.

Sistematika Penulisan BAB I

: Pendahuluan Pada bab ini akan bihas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, batasan masalah, manfaat penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II

: Tinjuan Pustaka Pada bab ini akan dibahas mengenai Pengertian sistem, sistem akuntansi, Komponen utama sistem informasi, Definisi Sistem Informasi Akuntansi, Metode sistem informasi, Bagan ailr data, Sistem informasi akuntansi penggajian, Penyusunan sistem untuk gaji, Sistem penggajian berbasis komputer, Analisa sistem, Tahap Perancangan, Pengertian koperasi, Jenis-jenis koperasi, Fungsi dan peranan koperasi.

BAB III

: Metode Penelitian Pada bab ini berisi tentang metode penelitian yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah.

BAB IV

: Gambaran Umum Perusahaan Pada bab ini berisi tentang sejarah perusahaan, maksud dan tujuan perusahaan, struktur organisasi perusahaan dan ketenagakerjaan.


BAB V

: Pembahasan Pada bab ini berisi analisa atas rumusan masalah yang diajukan penulis.

BAB VI

: Penutup Pada bab ini menjelaskan kesimpulan dari pembahasan yang berkaitan dengan rumusan masalah, keterbatasan penelitian, dan saran-saran dari penulis bagi koperasi.


BAB II LANDASAN TEORI A. Sistem 1.

Pengertian Sistem Menurut Mulyadi (2001:5), sistem adalah “suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang berulang-ulang”. Menurut Bodnar (2006:2) sistem adalah “rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”. Menurut Diana, Lilis (2011:3) sistem adalah “serangkaian bagian yang saling tergantung dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan dasar suatu sistem tergantung pada jenis sistem itu sendiri”. Menurut Hall (2004:6) sistem adalah “kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama”. Berdasarkan definisi yang telah diuraikan diatas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem adalah suatu unsur-unsur yang saling berhubungan satu sama lain untuk mencapai tujuan bersama.

7


2. Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu: (Jogiyanto 2005:3-5) a. Komponen sistem Suatu sistem terdiri sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. b. Batasan sistem (boundry) Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya. c. Lingkungan luar sistem Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. d. Penghubung sistem Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem

yang lainnya. Melalui

penghubung ini

memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem lainnya. e. Masukan sistem Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input)


dan masukan sinyal (signal input). Maintenanceinput adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. f. Keluaran sistem (output) Keluaran (output) adalah hasil dari enegri yang diolah dan diklasifikasikan menjadi

keluaran

yang berguna dan sisa

pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. g. Pengolah sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. h. Sasaran sistem Suatu sistem pasti menpunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. 3. Komponen Utama Sistem Informasi Menurut Mulyadi (2001:11-14). Komponen bangunan sistem informasi terdiri dari enam blok yaitu: a. Blog Masukan (Input Block) Masukan adalah data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan data tersebut ke dalam sistem. Cara untuk memasukkan


masukan ke dalam sistem dapat berupa tulisan tangan, formulir kertas, pengenalan karakteristik fisik seperti sidik jari dan papan ketik (keyboard). b. Blog Model (Model Blok) Blog Model terdiri dari logico-mathematical models yang mengolah masukan dan data yang disimpan, dengan berbagai cara yang berguna untuk memproduksi hasil yang dikehendaki. c. Blok Keluaran (Output Block) Produk suatu sistem informasi adalah keluaran yang berupa informasi yang bermutu dan dokumen untuk semua tingkat manajemen dan semua pemakai informasi, baik pemakai intern maupun pemakai luar organisasi d.

Blok Teknologi (Technology Block) Teknologi ibarat mesin untuk menjalankan sistem informasi. Teknologi menangkap masukan, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan menyampaikan dan mengakses data, menghasilkan dan menyampaikan keluaran, serta mengendalikan seluruh sistem.

e.

Blok Basis Data (Data Base Block) Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang digunakan untuk melayani kebutuhan pemakai informasi. Basis data diperlakukan dari dua sudut pandang: secara fisik dan secara logis. Basis data secara fisik berupa media untuk menyimpan data, seperti


kartu buku besar, pita mengetik, disk, diskette, chip dan microfilm. Basis data dipandang dari sudut pandang logis yang bersangkutan dengan struktur penyimpanan data, karena struktur tersebut menjamin ketepatan, ketelitian, dan relevansi pengambilan informasi untuk memenuhi kebutuhan pemakai. f.

Blok Pengendalian (Control Block) Semua sistem informasi harus dilindungi dari bencana

dan

acanaman, seperti bencana alam, api, kecurangan, kegagalan sistem, kesalahan dan penggelapan, penyadapan, ketidakefisienan, dan sabotase. 3. Metode Sistem Informasi Menurut Mulyadi (2001:53). Usulan desain sistem secara garis besar terdiri dari: 1.

Evaluasi Sistem Tahap Evaluasi Sistem menentukan persyaratan yang harus dipenuhi oleh blok teknologi dalam menjalankan sistem informasi yang dirancang dan memilih penjual teknologi yang memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratanyang dituntut oleh sistem informasi.

2.

Desain Sistem Secara Rinci Dalam tahap ini, analis sistem melakukan desain rinci masingmasing blok bangunan, sistem informasi menjadi bangunan sistem


informasi yang mampu memenuhi kebutuhan informasi para pemakai. 3.

Penyusunan Laporan Final desain Sistem Secara Rinci Hasil desain rinci sistem informasi ini disajikan oleh analis sistem dalam dokumen tertulis yang disebut: Laporan Final Desain Sistem Secara Rinci.

4. Akuntansi Sebagai Sistem Informasi Konsep akuntansi sebagai sebuah sistem infromasi, terdiri dari: (Wahyono, 2004:13-15). 1. Data akuntansi Data yang akan diolah dalam sistem akuntansi untuk mendapatkan informasi akuntansi. Data tersebut bisa berupa data keuangan maupun data non-keuangan. Semua data yang diperoleh tersebut dicatat dalam buku-buku perusahaan yang terdiri dari buku kas, buku bank, buku penjualan, buku pembelian dan sebagainnya. Jenis dan ragam buku tersebut tergantung kebutuhan masing-masing perusahaan.

Perusahaan

bersekala

kecil

mungkin

hanya

membutuhkan buku-buku seperti yang telah disebutkan diatas. 2. Pemrosesan data akuntansi Informasi akuntansi ini dilakukan melalui beberapa langkah, mulai dari pengklasifikasian data sampai pada penyusunan laporan. Pada tahap ini dilakukan penggolongan data, apakah suatu data termasuk transaksi penjualan, pembelian, biaya operasional.


3. Informasi akuntansi Informasi akuntansi akan dipergunakan oleh berbagai kelompok pemakai. Para pemakai informasi akuntansi dapat dikelompokkan menjadi dua golongan yaitu golongan pemakai yang memiliki kepentingan langsung dan golongan pemakai yang tidak memiliki kepentingan langsung. Golongan pertama, yaitu pengguna informasi yang memiliki kepentingan terhadap perusahaan, antara lain adalah pemilik perusahaan dan juga karyawan perusahaan yang ingin mendapatkan informasi mengenai kondisi perusahaan, termasuk untuk melihat gaji karyawan. Golongan kedua, yaitu pengguna informasi yang tidak memiliki kepentingan langsung, misalnya pemerintah, yang dalam hal ini instansi perpajakan yang ingin mempunyai dasar untuk menaksir pajak atau denda yang akan dikenakan terhadap perusahaan, sedangkan untuk koperasi informasi untuk golongan kedua adalah anggota koperasi, dengan asumsi melihat hasil kerja koperasi. B.

Sistem Akuntansi 1.

Pengertian Sistem Akuntansi Sistem akuntansi adalah kegiatan-kegiatan yang dijalankan oleh manusia, alat dan jaringan dokumen, catatan-catatan dan laporan-laporan yang ada dalam suatu organisasi yang berguna menyajikan informasi bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Sistem akuntansi tidak hanya diterapkan pada perusahaan saja, tetapi juga dapat diterapkan pada


individu atau organisasi-organisasi non perusahaan seperti pemerintahan, rumah sakit, dan lembaga sosial. (Sugiarto, Sudibyo 1985:23) Sistem Akuntansi harus dirancang untuk melayani berbagai pemakai dari informasi, termasuk didalamnya pemilik perusahaan, pengelola, kreditur dan pemerintah. Sistem akuntansi secara umum dapat diberi pengertian sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari unit-unit yang berkaitan secara fungsional dan mempunyai tujuan. (Sugiarto,Sudibyo 1985 :28) 2.

Unsur-Unsur Sistem Akuntasi Unsur- unsur dalam suatu sistem akuntansi yang utama adalah sebagai berikut: a. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam di atas secarik kertas. Formulir sering pula disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dengan formulir ini data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Dalam sistem akuntansi secara manual, media yang digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas. Dalam sistem akuntansi dengan komputer (Mulyadi 2001:3).


Formulir adalah suatu dokumen yang memuat informasi konstant yang tercetak dan mempunyai bagian luang untuk diisi dengan data dan formulir bagian integral dari suatu sistem akuntansi. Formulir dapat dirancang sebagai input untuk suatu sistem akuntansi, dan dapat pula dirancang sebagai output dari sistem yang sama atau sebagai catatan perantara yang ada di dalam sistem.(Sugiarto,Sudibyo 23;29) Didalam formulir mempunyai beberapa fungsi (Sugiarto,Sudibyo 90:1985): 1.

Untuk meningkatkan tanggung jawab otorisasi, pencatatan atau penyelesaian suatu transaksi perusahaan

2.

Mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan tulis-menulis.

3.

Untuk menyampaikan informasi penting dari satu orang ke orang yang lainnya baik dalam satu organisasi maupun antar organisasi.

4.

Untuk mencatat transaksi yang telah terjadi.

b. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, meringkas data keuangan dan data lainnya. Dalam jurnal data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongannya yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan dan terdapat kegiatan peringkasan data yang berupa jumlah rupiah tertentu kemudian diposting ke rekening buku besar.


c. Buku Besar Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dan rekening inidapat dipandang sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan. d. Buku Pembantu Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut yaitu buku pembantu. Buku pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir, yang berarti tidak ada catatan akuntansi lagi sesudah data akuntansi diringkas. e. Laporan Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil

cetak

komputer

dan

komputer.(Mulyadi 2001:4-5)

tayangan

pada

layar

monitor


C.

Sistem Akuntansi Penggajian 1.

Pengertian Penggajian Penggajian menurut Mulyadi (2001:374) merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer dan umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan. Menurut Mulyadi (2001:17) Sistem akuntansi penggajian adalah sistem akuntansi yang dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya. Manajemen sangat memerlukan informasi dalam penggajian oleh karena itu, informasi yang sangat dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian: a.

Jumlah gaji yang menjadi beban perusahaan selama perioda akuntansi tertentu.

b.

Jumlah

biaya

gaji

yang

menjadi

beban

setiap

pusat

pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu. c.

Jumlah gaji yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu.

d.

Rincian unsur biaya gaji yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.


2.

Fungsi-fungsi yang terkait. Menurut Mulyadi (2001:382), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut: a. Fungsi Kepegawaian Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, menentukan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. b. Fungsi Pencatat waktu Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. e.

Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.


f.

Fungsi Akuntansi Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan.

g.

Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan kedalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

3.

Dokumen yang digunakan. Menurut Mulyadi (2001:374-379), dokumen yangdigunakan dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut: a. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah Dokumen-dokumen

ini

umumnya

dikeluarkan

oleh

fungsi

kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan, pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirim ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.


b. Kartu Jam Hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. c. Kartu Jam Kerja Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan. Seperti telah disebutkan diatas, catatan waktu kerja ini hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan. Dalam perusahaan ini diperlukan informasi biaya tenaga kerja langsung pabrik untuk setiap pesanan yang diproduksi. Dalam perusahaan yang berproduksi masa, karyawan pabrik mengerjakan pekerjaan yang sama dari hari kehari sehingga tidak diperlukan data untuk melakukan distribusi biaya tenaga kerja langsung pabrik. Semua biaya tenaga kerja langsung dalam perusahaan ini dibebankan langsung kepada produk yang sama.


d. Daftar Gaji dan Upah Dokumen ini berisi gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan dan lain sebagainya. e. Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya denga produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan rekap daftar gaji dan upah. f. Surat Pernyataan Gaji dan Upah Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan. g. Amplop Gaji dan Upah Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Dihalaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan,


nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan tertentu. h. Bukti Kas keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah. 4.

Catatan akuntansi yang digunakan Menurut Mulyadi (2001:382), catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut: a. Jurnal Umum Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan. b. Kartu Harga Pokok Produk Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. c. Kartu Biaya Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja memproduksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah memorial. Kartu biaya dapat menggunakan formulir rekening dengan debit lebar.


d. Kartu Penghasilan Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar perhitungan PPh Pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan. Kartu penghasilan digunakan sebagai

tanda

terima

gaji

dan

upah

karyawan

dengan

ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Dengan tanda tangan pada kartu penghasilan karyawan ini, setiap karyawan hanya mengetahui gaji dan upahnya sendiri. 5.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem. Menurut Mulyadi (2001:386), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut: a.

Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Dalam prosedur ini fungsi pencatatan waktu mencatat waktu hadir karyawan. Pencatat waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus mengotorisasi setiap hadir dan pulang dari perusahaan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh.


b.

Prosedur Pencatatan waktu Kerja Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan. Pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut.

c.

Prosedur Pembuatan Daftar Gaji dan Upah Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan sebelumnya, dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh Pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji. Potongan PPh Pasal 21 dicantumkan di daftar gaji.

d.

Prosedur Distribusi Biaya Gaji dan Upah Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.

e.

Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji


dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji. Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan. 6.

Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian Menurut Mulyadi (2001:387-395), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut: a.

Bagian Pencatatan Waktu 1) Mencatat jam hadir karyawan 2) Membuat daftar hadir 3) Mendistribusikan daftar hadir dan jam hadir sebagai berikut: a) Kartu Jam Hadir Lembar pertama diserahkan kepada bagian gaji dan upah. b) Daftar hadir karyawan lembar pertama diserahkan kepada bagian gaji dan upah.

b.

Bagian Gaji dan Upah 1) Menerima kartu jam hadir lembar pertama dan daftar hadir karyawan lembar pertama dari bagian pencatatn waktu. 2) Membuat daftar gaji 3) Membuat rekap daftar gaji 4) Mendistribusikan daftar gaji, rekap daftar gaji dan surat pernyataan gaji sebagai berikut:


a) Daftar gaji lembar pertama dibuat untuk mengisi kartu penghasilan karyawan, dan daftar gaji tersebut diserahkan ke bagian utang. b) Daftar gaji lembar kedua diserahkan kebagian utang. c) Rekap daftar gaji lembar pertama dan kedua diserahkan ke bagian utang. d) Surat pernyataan gaji diserahkan ke bagian utang. e) Kartu penghasilan karyawan diserahkan ke bagian utang. 5) Menerima kartu penghasilan karyawan, daftar gaji lembar ketiga dan bukti kas lembar ketiga dari bagian kassa 6) Mengarsipkan secara permanen kartu penghasilan karyawan sesuai dengan abjadnya. 7) Mengarsipkan secara permanen bukti kas keluar lembar ketiga dan daftar gaji lembar kedua sesuai dengan tanggalnya c.

Bagian Utang 1) Menerima daftar gaji lembar pertama dan kedua dari bagian gaji dan upah. 2) Menerima rekap daftar gaji lembar pertama dan kedua bagian gaji dan upah. 3) Menerima surat pernyataan gaji bagian gaji dan upah. 4) Menerima kartu penghasilan karyawanbagian gaji dan upah. 5) Membuat bukti kas keluar


6) Mendistribusikan daftar gaji, rekap daftar gaji, surat pernyataan gaji, kartu penghasila karyawan dan bukti kas keluar sebagai berikut: a) Bukti kas keluar akan digunakan untuk membuat register bukti kas kelua, bukti kas keluar lembar pertama dan lembar ketiga diserahkan ke bagian kassa. b) Bukti kas keluar lembar kedua diserahkan ke bagian jurnal. c) Daftar gaji lembar pertama dan lembar kedua diserahkan ke bagian kassa. d) Rekap daftar gaji lembar pertama diserahkan ke bagian jurnal. e) Rekap daftar gaji lembar kedua diserahkan bagian kassa. f)

Surat pernyataan gaji diserahkan ke bagian kassa.

g) Kartu penghasilan karyawan diserahkan ke bagian kassa. 7) Menerima bukti kas keluar lembar pertama, daftar gaji lembar pertama dan rekap daftar gaji lembar kedua dari bagian kassa. 8)

Bukti kas keluar digunakan untuk membuat register bukti kas keluar dan mencatat register kas keluar sebagai berikut: Gaji dan Upah

xx

Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar

xx

9) Mendistribusikan bukti kas keluar, daftar gaji lembar pertama dan rekap daftar gaji lembar kedua kebagian bagian jurnal


d.

Bagian Kassa 1) Menerima bukti kas keluar lembar pertama dan lembar ketiga dari bagian utang. 2) Menerima daftar gaji lembar pertama dan lembar kedua dari bagian utang 3) Menerima rekap daftar gaji lembar kedua dari bagian utang 4) Menerima surat pernyataan gaji dan kartu penghasila kerja dari bagian utang. 5) Mengisi cek dan memintakan tanda tangan atas cek. 6) Menguangkan cek ke bank dan memasukan uang ke amplop 7) Membayarkan gaji ke karyawan dan menrima tanda tangan atas kartu penghasilan. 8) Membubuhkan

cap

lunas

pada

bukti

dan

dokumen

pendukungnya. 9) Mendistribusikan bukti kas keluar, daftar gaji, rekap daftar gaji, surat pernyataan gaji dan kartu penghasilan kerja sebagai berikut: a) Bukti kas keluar lembar pertama diserahkan ke bagian utang. b) Bukti kas keluar lembar ketiga diserahkan ke bagian pembuat daftar gaji dan upah. c) Daftar gaji lembar pertama diserahkan ke bagian pembuat utang.


d) Daftar gaji lembar kedua diserahkan ke bagian gaji dan upah. e) Rekap daftar gaji lembar kedua diserahkan ke bagian utang. f)

Kartu penghasilan karyawan diserahkan kebagian gaji dan upah.

g) Surat pernyataan gaji dimasukan ke dalam amplop gaji bersama dengan pemasukan uang gaji dan diserahkan ke karyawan. e.

Bagian Jurnal 1) Menerima rekap daftar gaji lembar pertama dan bukti kas keluar lembar ketiga dari bagian utang. 2) Membuat bukti memorial 3) Mencatat jurnal umum berdasarkan bukti memorial. Bagian jurnal umum untuk mencatat distribusi biaya gaji ke dalam jurnal umum sebagai berikut: Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya

xx

Biaya Administrasi dan Umum

xx

Biaya Pemasaran

xx

Gaji dan Upah

xx

4) Mendistribusikan bukti memerial rekap daftar gaji dan bukti kas keluar sebagai berikut: a) Bukti memorial diserahkan ke bagian kartu biaya.


b) Rekap daftar gaji lembar pertama diserahkan ke bagian kartu biaya. c) Bukti kas keluar lembar kedua diserhkan ke bagian kartu biaya. 5) Menerima bukti kas keluar lembar pertama, daftar gaji lembar pertama dan rekap daftar gaj lembar kedua dari bagian utang. 6) Mencatat register cek yang berasar dari bukti kas keluar lembar pertama. Pencatatan register cek adalah sebagai berikut. Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar

xx

Kas

xx

7) Mengarsipkan secara permanen bukti kas keluar lembar pertama, daftar gaji lembar pertama dan rekap daftar gaji lembar kedua dari bagian utang sesuai dengan nomor dokumen. 8) Transaksi selesai. f.

Bagian Kartu Biaya 1) Menerima bukti memorial, rekap daftar gaji, dan bukti kas keluar dari bagian jurnal. 2) Mencatat kartu biaya dari bukti memorial. 3) Mengarsipkan secara permanen bukti memorial, rekap daftar gaji, dan bukti kas keluar dari bagian jurnal sesuai dengan nomor dokumen. Untuk memberikan gambaran mengenai prosedur sistem penggajian dapat digambarkan sebagai berikut:


Bagian Gaji dan Upah

Bagian Pencatatan Waktu Mulai

1

8

KHJ Daftar Hadir Karyawan

Mencatat Jam Hadir Karyawan

Kartu penghasilan Karyawan

2 1

DG Bukti Kas 3 Keluar

2

KHJ

Membuat daftar gaji

T T

Membuat daftar hadir

KHJ Daftar Hadir Karyawan

Membuat Rekap daftar gaji 2 1

SPG 2

RDG

1 2

Daftar Gaji 1 1

Kartu Penghasilan Karyawan 2

KHJ = Kartu Jam Hadir DG = Daftar Gaji

Gambar 1 : Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian Sumber: Mulyadi (392-395)

A


BAGIAN UTANG

2

2

KPK SPG

RDG 2

RDG

DG

1

Bukti Kas Keluar

2

2 1

1

1

Daftar Gaji

9 Membuat buku kas keluar

KPK SPG 2 RDG

1 2 1

DG 3 2 Bukti Kas Keluar

1

3

DG = Daftar Gaji RDG = Rekap Daftar Gaji SPG = Surat Pernyataan Gaji KPK = Kartu Penghasilan Karyawan

4

Register Bukti Kas Keluar

Gambar 1 : Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan) Sumber: Mulyadi (392-395)


Bagian Kassa

4

6

KPK

KPK

SPG RDG

SPG RDG

2 2

DG

1

1

DG

3

Bukti Kas 1 Keluar

2 2

Dimasukkan ke dalam amplop gaji bersama dengan pemasukan uang gaji

3

Bukti Kas 1 Keluar

7

Mengisi cek & memasukkan tanda tangan atas cek

8

Menguangkan cek ke bank & memasukkan uang ke amplop gaji

Membayarkan gaji kepada karyawan & meminta tanda tangan atas kartu penghasilan karyawan

Membubuhkan cap lunas pada bukti dan dokumen pendukunnya DG = Daftar Gaji RDG = Rekap Daftar Gaji SPG = Surat Pernyataan Gaji KPK = Kartu Penghasilan Karyawan 6



Bagian Kartu Biaya

Bagian Jurnal

3

9

BKK RDG

2

5

BKK

1

2

BKK BKK

Membuat bukti memorial

BKK

2

RDG

2

RDG

1

Bukti Memorial

Register Cek

Kartu Biaya N

BKK

2

N

3 Selesai

1

Bukti Memorial

Jurnal Umum 5 BKK = Bukti Kas Keluar RDG = Rekap Daftar Gaji



D.

Sistem Informasi Akuntansi 1.

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Sistem Infromasi akuntansi merupakan kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya kedalam informasi. Informasi tersebut dikomunikasikan kepada para pembuat keputusan (Bodnar 2006:3). Menurut Diana, LiLis (2011:5) sistem informasi adalah sistem yang bertujuan untuk mengumpulkan dan memproses data serta melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan. Sistem Informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka pengkordiansiaan sumber daya untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan Tugas awal dari sistem informasi akuntansi adalah mengenali transaksi-transaksi yang akan diproses oleh sistem. Seluruh penukaran dengan entitas lain harus direfleksikan dalam laporan keuangan perusahaan. Sistem akuntansi secara rutin memproses transaksi-transaksi moneter. (Primatika, Aditya 2009 :4).

2.

Kontribusi Sistem Informasi Akuntansi Menurut Wahyono, Teguh (2004:5-6) pada prinsipnya, akuntansi adalah suatu bidang ilmu yang memproses data keuangan menjadi suatu informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan keuangan.


Pada perkembangan selanjutnya, akuntansi didefinisikan sebagi suatu ilmu yang menghasilkan informasi keuangan dan non-keuangan bagi manajemen untuk merumuskan strategi perusahaan. Sistem informasi sudah menjadi satu kesatuan dari proses akuntansi, mulai dari akuntansi keuangan, audit dan saat ini sampai sistem pengendalian manajemen. Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan tujuan dari pengendalian manajemen

adalah

untuk

membantu

manajemen

di

dalam

mengkoordinasikan subunit-subunit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian adalah mengkoordinasikan dan mengarahkan, tentu saja dalam dua proses tersebut dilakukan satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat terjadi. Manfaat utama dari perkembangan sistem infromasi bagi perusahaan adalah: a. Penghematan waktu (time saving) b. Penghematan biaya (cost saving) c. Peningkatan efektifitas (effectiveness) d. Pengembangan teknologi (technology development) e. Pengembangan personel akuntansi (accounting staff development)


Dengan berbagai manfaat dan kontribusi dari sistem informasi tersebut, maka diharapkan perusahaan dapat bertahan dari kompetisi dan dapat mengontrol kegiatan perusahaan. 3.

Tujuan-tujuan penting dalam semua sistem informasi akuntasni a. Kegunaan. Sistem harus menghasilkan informasi yang tepat waktu dan relevan untuk pengambilan keputusan manajemen dan personil operasi di dalam organisasi. b. Ekonomi Semua bagian komponen sistem termasuk laporan-laporan, pengendalian-pengendalian, mesin-mesin dan lain-lain harus menyumbangkan suatu nilai manfaat setidak-tidaknya sebesar biayanya. c.

Keandalan Output sistem harus mempunyai tingkat ketelitian yang tinggi dan sistem itu sendiri harus mampu beroperasi secara efektif bahkan pada waktu komponen manusia tidak hadir (absen) atau pada saat komponen mesin tidak beroperasi secara tempores.

d.

Pelayanan langganan Sistem harus memberikan pelayanan dengan baik dan efesien kepada para langganan pada saat berhubungan dengan langganan perusahaan.


e.

Kapasitas Sistem

harus mempunyai

kapasitas

yang memadai

untuk

menangani perioda-perioda operasi puncak seperi halnya periode aktivitas normal. f.

Kesederhanaan Sistem harus cukup sederhana, sehingga struktur dan operasinya dapat dengan mudah dimengerti dan prosedurnya gampang diikuti.

g.

Fleksibilitas Sistem harus cukup fleksibel untuk menampung perubahanperubahan kepentingannya cukup beralasan dalam kondisi di mana sistem beroperasi atau dalam kebutuhan yang diwajibkan oleh organisasi. (Barry, Cushing 1983 : 329)

4. Peranan Sistem Informasi Akuntansi a.

Kebutuhan Informasi Intern Menurut Barry, Cushing (1983:9-10), informasi yang dilaporkan

secara intern merupakan hal yang bebas, hal ini berarti bahwa harus dibuat pilihan atas dasar pertimbangan, informasi apa, yang harus diperoleh, kepada siapa informasi harus diberikan, berapa kali frekuensinya dan lain sebagainya. Terutama hal ini disebabkan karena fakta bahwa daerah informasi intern merupakan suatu tantangan yang jauh lebih besar bagi mereka yang menyusun pola sistem informasi akuntansi yang wajib diadakan dan yang penting pertimbangan utama adalah untuk mengusahakan biaya yang sekecil-kecilnya dengan


pemenuhan standar keandalan dan kegunaan yang minimum. Bila pelaporan informasi bersifat suka rela, maka pertimbangan utama dititik beratkan pada manfaat yang diperoleh dari tiap laporan harus melampaui atau melebihi biaya untuk menyediaan informasi yang bersangkutan. Tantangan yang paling besar dalam penyusunan pola suatu sistem yang bersangkutan. Tantangan yang paling besar dalam penyusunan pola suatu sistem informasi akuntansi adalah tertumbuk pada kenyataan bahwa pada umumnya sukar untuk mengukur manfaat yang timbul dari pelaporan suatu rangkaian informasi tertentu. Sistem

informasi

akuntansi

menyiapkan

informasi

bagi

manajemen dengan melakasanakan operasi-operasi tertentu atas semua data sumber yang diterimanya. Manajemen operasi perusahaan menerima informasi ini dan memanfaatkannya sebagai asas untuk pengambilan keputusan. Keputusan manajemen sebaliknya akan mempengaruhi operasi intern organisasi perusahaan termasuk sistem informasi akuntansi dan juga mempengaruhi hubungan organisasi perusahaan dengan lingkungan sekitarnya. Peranan penting informasi akuntansi dalam pembuatan keputusan manajemen dapat diidentifikasikan. Pertama informasi akuntansi memberikan dorongan kepada pengambilan keputusan manajemen dengan menunjukkan adanya suatu situasi yang mendukung tindakan manajemen. Sebagai contoh, suatu laporan biaya yang menunjukkan suatu perbedaan yang besar antara biaya yang sesungguhnya


dikeluarkan dengan biaya yang dianggarkan mungkin akan merangsang manajemen untuk mengadakan tindakan koreksi. Kedua, informasi akuntansi sering memberikan suatu dasar untuk mengadakan pilihan antara berbagai alternatif tindakan yang mungkin dilakukan. Sebagai contoh, informasi akuntansi sering dipergunakan sebagai dasar untuk menetapkan harga-harga. Pentingnya informasi akuntansi dalam peranan yang kedua ini adalah berkat sumbangnnya terhadap pengurangan ketidakpastian mengenai kualitas manfaat berbagai alternatif. Penyusunan sistem informasi akuntansi harus menentukan apa kebutuhan informasi manajemen dan ia harus bereaksi secara cepat terhadap perubahan-perubahan dalam kebutuhan tersebut. Sistem akuntansi harus disusun sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi dengan efektif. Jika manajemen tidak menerima informasi yang cukup atau menerima informasi yang tidak lengkap, maka

pelaksanaannya

tidak

akan

seefektif

sebagaimana

bila

informasinya cukup. Sistem informasi akuntansi memegang peranan yang penting dalam sumbangannya terhadap efektivitas organisasi perusahaan. b.

Pengolahan Transaksi Langkah-langkah dalam tahap pengolahan data dari siklus

akuntansi mencakup penghitungan atau kalkulasi gaji/upah dan berbagai penjumlahan lainnya serta penjumlahan lainnya serta


porsentase. Aktivitas penyimpanan ditunjukkan dengan menaruh data akuntansi dalam file yang lain. Suatu file atau arsip diartikan sebagai kumpulan pencatatan yang berhubungan secara logis seperti cacatan gaji atau pegawai. Suatu catatan (record) diartikan sebagai suatu kumpulan golongan data yang berhubungan secara logis seperti catatan gaji/upah semua pegawai. Suatu catatan (record) diartikan sebagai suatu kumpulan golongan data yang berhubungan secara logis seperti semua data gaji/upah yang berkenaan dengan seorang pegawai. Aktivitas pemutakhiran (updating) ditunjukkan dengan pembukuan transaksi dari buku harian dan dokumen sumber ke buku-buku besar dan file. Pemberian indeks terjadi bila setiap catatan diberi satu atau lebih kode identifikasi seperti nomor perkiraan, nomor persediaan produk atau nomor bagian/departemen untuk tujuan referensi. Pengamanan data yang disimpan menyangkut tehnik yang sederhana seperti filing cabinet yang bisa dikunci. Laporan seperti pembayaran atau upah pegawai dikeluarkan oleh sistem akuntansi. ( Barry, Cushing 1983:18) Gaji/Upah. Pembayaran gaji dan upah adalah jenis transaksi lain yang sangat mendasar dalam banyak satuan perusahaan. Transaksi ini akan disajikan dengan jurnal Gaji/Upah

xxx

Pada Utang Pajak

xxx

Pada Potongan lain

xxx


Pada Kas/Bank

xxx

Pembukuan ini merupakan ikhtisar dari puluhan, ratusan bahkan mungkin ribuan transaksi individual dengan para pegawai. Catatan yang terperinci harus diselanggarakan untuk tiap pegawai, terutama untuk memenuhi persyaratan pajak. Jumlah dalam perkiraan gaji/upah didistribusikan ke berbagai perkiraan biaya. Perkiraan gaji/upah sering dianalisa untuk menyiapkan berbagai laporan biaya yang terperinci untuk pengambilan keputusan. (Barry, Cushing 1983:20). c.

Dasar Data Gaji Dalam sistem pengolahan data secara manual, master file gaji/upah

pada umumnya diselenggarakan oleh departemen akuntansi dan suatu master file personil diselenggarakan oleh departemen personil (kepegawaian/persoanalia). Oleh karena satuan/entity pegawai dalam suatu file akan diintegrasi bila organisasi menkonversi sistem ke sistem yang diotomatiskan. Jadi dasar data gaji/upah dapat dianggap sebagai satuan subs dari dasar personil. (Barry, Cushing 1983:20). 4.

Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Menurut Bodnar, Hopwood (1995:359), proses bisnis manajemen sumber daya manusia berkaitan dengan pembuatan dan pengelolaan sistem informasi yang memproses informasi sumber daya manusia. Sistem sumber daya manusia menyediakan alat untuk memproses data karyawan, seperti alamat, penggajian dan histori karyawan


Mulyadi (2001:373) menjelaskan tentang gaji sebagai berikut: Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawaan yang mempunyai jenjang jabatan manajer dan umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan. Sistem informasi akuntansi penggajian adalah gabungan antara sekumpulan manusia dan sumber-sumber modal dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab atas tersedianya informasi keuangan dalam bidang pembayaran gaji, dimana informasi yang diperlukan tersebut berasal dari pengumpulan dan pengolahan data-data transaksi yang terjadi. (Primatika, Aditya2009 :10 ) E. Pengembangan Sistem 1. Pengertian Pengembangan Sistem Menurut Jogiyanto (2005:35-38), pengembangan sistem (system development) dapat berarti menyususn suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau perbaikan sistem yang telah ada. Pengembangan sistem dapat disebut juga dengan PIECES ( merupakan singkatan untuk memudahkan mengingatnya), yaitu sebagai berikut: a. Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat


tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi. b. Information

(informasi),

peningkatan

terhadap

kualitas

informasi yang disajikan. c. Economy (ekonomis), pengingkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurungan atas biaya yang terjadi. d. Control (pengndalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang akan terjadi. e. Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. f. Service (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem. 2. Konversi Sistem Menurut Mulyadi (2001:55-57), didalam pengembangan sistem diperlukan konversi sistem yang baru terhadap sistem yang lama, macam-macam dari konversi sistem yaitu sebagai berikut: a. Konversi Langsung Implementasi sistem baru secara langsung dan menghentikan pemakaian sistem yang lama. b. Konversi Paralel Implementansi sistem baru secara bersamaan dengan pemakaian sistem yang lama selama jangka waktu tertenu.


c. Konversi Modular Implementasi sistem baru ke dalam organisasi secara sebagiansebagian. d. Konversi Phase-in Konversi ini mirip dengan konversi modular bedanya adalah konversi modular membagi organisasi untuk implementasi sistem baru. Sedangkan konversi phase-in yang dibagi adalah sistemnya sendiri. F. Siklus Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle) Menurut Jogiyanto (2005:41) siklus hidup pengembangan suatu sistem merupakan suatu proses pengembangan sistem yang melewati beberapa tahapan dari mulai sistem itu direncanakan sampai dengan sistem tersebut

diterapkan,

dioperasikan

dan

dipelihara.

Siklus

hidup

pengembangan sistem terdiri dari beberapa tahap yaitu: 1. Kebijakan dan Perencanaan Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem yang lama mempunyai banyak kelemahan yang masih perlu diperbaiki (Jogiyanto, 2005:71)


2. Analisis Sistem a. Pengertian Analisis Sistem Menurut Jogiyanto(2005: 132), analisis sistem dapat didefinisiskan sebagai penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya

dengan

maksud

untuk

mengidentifikasi

dan

mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya b. Langkah-langkah analisis sistem adalah Menurut

Jogiyanto

(2005:130-149)

langkah-langkah

melakukan analisis sistem adalah: 1) Identify, yaitu mengidentifikasi masalah a) Mengidentifikasi Penyebab Masalah. b) Mengidentifikasi titik keputusan. c) Mengidentifikasi Personil-personil Kunci. 2) Understand, memahami kerja dari sistem yang ada a) Menentukan jenis penelitian. b) Merencanakan jadwal penelitian. c) Membuat jadwal wawancara. d) Mengatur jadwal observasi. e) Membuat penugasan penelitian.

dalam


f) Membuat agenda wawancara. g) Mengumpulkan hasil penelitian. 3) Analyze, yaitu menganalisis sistem a) Menganalisis kelemahan sistem. b) Menganalisis kebutuhan informasi/pemakai. 4) Report, yaitu membuat laporan hasil analisis. c. Teknik pengumpulan informasi dalam analisis sistem Teknik pengumpulan informasi dalam analisis sistem dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu: 1) Wawancara. 2) Kuesioner. 3) Metode analisis kelompok. 4) Pengamatan. 5) Pengambilan sample dan pengumpulan dokumen. 3. Desain Sistem a. Arti Desain Sistem Desain sistem dapat didefinisikan sebagai berikut ini. Menurut Robert J. Verzello/Jhon Reuter III: The stage of the development cycle which follow analysis: definition of functional requrement and preparation of implementation specifications; describing how a system is to constructed. (tahap

setelah

pengidentifikasian

analisis dari

dari

siklus

pengembangan

kebutuhan-kebutuhan

sistem:

fungsional

dan


persiapan untuk rancangan bagun implementasi; menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk). (Jogiyanto, 2005: 195) Dengan demikian desain sistem dapat diartikan sebagai berikut 1) Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem. 2) Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional. 3) Persiapan untuk rancang bangun implementasi. 4) Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk. 5) Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. b. Tujuan Desain Sistem Tahap desain sistem mempunyai dua maksud atau tujuan utama yaitu sebagai berikut ini. a. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem. b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancangan bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli tehnik lainnya. Tujuan kedua lebih condong pada desain sistem yang terinci, yaitu pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap untuk nantinya digunakan utuk pembuatan program komputernya. Untuk mencapai tujuan ini, analis sistem harus dapat mencapai sasaran sebagai berikut ini:


1) Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan. Ini berarti bahwa mudah ditangkap, metodemetode harus mudah diterapkan dan informasi harus mudah dihasilakan serta mudah dipahami dan digunakan. 2) Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan sesuai dengan yang telah didefinisikan pada tahap perencanaan sistem yang dilanjutkan pada tahap analisis sistem 3) Desain sistem harus efesisn dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen. Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simpanan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak dan pengendalian intern. (Jogiyanto, 2005: 197) c.

Faktor-faktor Organisasi Terdapat

lima

buah

faktor

organisasi

yang

harus

dipertimbangkan dalam desain sistem, yaitu sifat dari organisasi, tipe organisasi, ukurannya, strukturnya dan gaya manajemenya. 1) Sifat organisasi Kebutuhan informasi untuk suatu organisasi dengan organisasi yang lainnya berbeda. Misalnya perusahaan real estate, perusahaan asuransi atau perusahaan transportasi berbeda


dengan perusahaan manufaktur dalam bentuk informasi yang dibutuhkan. Demikian juga dengan perusahaan perdagangan besar dengan perdagangan eceran juga berbeda kebutuhan informasinya. Oleh karena itu, untuk mengidentifikasikan dan memahami kebutuhan informasi bagi suatu organisasi yang tertentu, pertama kali yang perlu dipahami adalah sifat organisasi tersebut. 2) Tipe organisasi Tipe organisasi dapat dikategorikan sebagai berikut ini. a) Organisasi

fungsional,

yaitu

setiap

manajer

bertanggungjawab untuk area fungsi tertentu, semacam produksi, pemasaran, personalia atau keuangan b) Organisasi

divisonal

yaitu,

tiap-tiap

manajer

divisi

bertanggungjawab terhadap semua fungsi dalam divisinya.. 3) Ukuran organisasi Ukuran organisasi juga merupakan faktor yang mempengaruhi kebutuhan informasi. Semakin besar organisasi, semakin banyak informasi yang dibutuhkan. 4) Stuktur organisasi Struktur internal organisasi juga merupakan faktor yang mempengaruhi kebutuhan informasi. Dari struktur organisasi maka dapat ditentukan departemen mana yang membutuhkan informasi.


5) Gaya manajemen Gaya

manajemen

(management

style)

juga

mempunyai

pengaruh terhadap bentuk dari sistem informasi. Gaya manajemen yang otokartik (autocartic) lebih senang dengan sistem informasi yang terpusat (centralized), sedang gaya manajemen yang demokratik (democratic) lebih senang pada sistem informasi yang tersebar (decentralized). (Jogiyanto, 2005: 206) d.

Desain Sistem Secara Umum a. Teknik Desain Sistem Secara Umum Pada desain sistem informasi, semua teknik-teknik yang digunakan di tahap analisis sistem dapat juga digunakan pada tahap ini, misalnya flowchart dan formulir-formulir. Disamping itu terdapat bebrapa teknik lain yang dapat diterapkan pada tahap desain sistem ini, yaitu teknik sketsa di kertas kosong dan prototyping (pembuatan prototipe). Teknik seketsa di kertas kosong (blank-paper sketching) dilakukan dengan menggunakan lembar kertas kosong untuk sketsa desain. Analisis sistem dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk physical system dan logical model. Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan alat yang tepat


digunakan untuk menggambarkan physical system. Simbol-simbol bagan alir sistem ini menunjukkan secara tepat, seperti simbol terminal, harddisk. Logical model dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user bagimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja. Logical model dapat digambarkan dengan diagram arus data (data flow diagram). Arus data di DAD dapat

dijelaskan

dengan

menggunakan

kamus

data

(data

dictionary). (Jogiyanto, 2005: 209). b. Langah-langkah Desain Input Secara Umum. Yang perlu didesain secara rinci untuk input adalah bentuk dari dokumen dasar yang digunakan untuk menangkap data, kodekode input yang digunakan secara umum yang perlu dilakukan oleh analis adalah mengidentifikasi terlebih dahulu input-input yang akan didesain secara rinci tersebut. Langkah-langkah ini adalah sebagai berikut.: 1)

Menentukan kebutuhan input dari sistem baru. Input yang didesain dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah dibuat. Input DAD ditunjukkan oleh arus data dari suatu kesatuan luar ke suatu proses dan bentuk tampilan input, di alat input yang ditunjukkan oleh suatu proses memasukkan data.


2)

Menentukan parameter dari input Setelah

input-input

yang

akan

didesain

telah

dapat

ditentukan, maka parameter dari input selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi(Jogiyanto, 2005: 217) a) Bentuk dari input, dokumen dasar atau bentuk isian dari alat input. b) Sumber input. c) Jumlah tembusan untuk input berupa dokumen dasar dan didistribusinya. d) Alat input yang digunakan. e) Volume input. f) 3)

Periode input.

Tahap Perancangan Tahap perancangan adalah proses untuk merancang sistem baru. Perancangan dikelompokkan ke dalam dua kelompok yaitu perancangan awal dan perancangan rinci. Dalam tahap perancangan, perancang sistem berkomunikasi dengan para pemakai sistem, untuk mengetahui proses pencatatan dan pengolahan data yang sesuai dengan kebutuhan pemakai. (Barry, Cushing 1983 : 9.10)


c. Perancangan awal Pada

tahap

perancangan

awal,

perancang

sistem

merancang berbagai komponen sistem di atas kertas atau masih dalam konsep. Berbagai hal yang dirancang dalam tahap ini: 1) Struktur organisasi yang terkait dalam sistem yang dirancang 2) Prosedur yang harus dilakukan 3) Dokumen dan laporan yang diperlukan 4) Basis data yang digunakan untuk mencatat berbagai data dan transaksi 5) Berbagai diagram, yaitu diagram aliran (flowchart), DFD (Data Flow Diagram), struktur organisasi dan sebagainya. d.

Perancangan Rinci Perancangan rinci merupakan tahap perancangan lanjutan dari

perancangan awal. Dalam tahap perancangan fisik, perancang sistem mulai mewujudkan berbagai rancangan yang telah dibuatnya. Contoh, rancangan dokumen yang sebelumnya hanya dibuat secara konsep (dengan memasukkan keterangan penting) mulai dibuat dalam ukuran sesungguhnya. Berbagai hiasan dan uraian lain ( misalnya tulisan “Terima Kasih” di akhir dokumen). Contoh lain, basis data yang sebelumnya masih dibuat dalam bentuk konsep. Kini benar-benar dibuat file-nya di komputer. Tidak semua rancangan pada tahap


perancangan konseptual dapat dilanjutkan ke dalam tahap perancangan rinci, misalnya struktur organisasi yang pada tahap awal, tidak perlu dilanjutkan pada tahap rinci. (Barry, Cushing 1983 : 9.13) G. Sistem Pengendalian Intern Penggajian Menurut Mulyadi (2001:162-163), mengenai sistem pengendalian intern (SPI) mencakup beberapa hal yaitu: 1.

Pengertian Sistem Pengendalian Intern Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong

efisiensi

dan

mendorong

dipatuhinya

kebijakan

manajemen. 2.

Tujuan Sistem Pengndalian Intern Sistem pengendalian intern mempuntai beberapa tujuan yaitu: a. Menjaga kekayaan organisasi. b. Mengecek ketelitian dan kendalan data akuntansi. c. Mendorong efiensi. d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

3.

Unsur Sistem Pengndalian Intern Unsur-unsur pokok dalam sistem pengndalian intern yaitu sebagai berikut: a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional yang tegas.


b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. 4.

Unsur-Unsur Pengendalian Intern Pada Sistem Akuntansi Penggajian Unsur

pengendalian

intern

sistem

akuntansi

penggajian

digolongkan kedalam beberapa kelompok (Mulyadi 2001:386-387) yaitu: a. Organisasi 1) Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan. 2) Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. b. Sistem otorisasi 1) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama. 2) Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada keputusan surat keputusan direktur keuangan.


3) Setiap potongan atas gaji karyawan selain pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian. 4) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu. 5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. 6) Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia. 7) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi. c. Prosedur pencatatan 1) Perubahan

dalam

catatan

penghasilan

karyawan

direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan 2) Tarif gaji dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi oleh fungsi akuntansi. d. Praktik yang sehat 1) Kartu jam harus dibandingkan denga kartu jam kerja. 2) Kartu jam hadir yang dimasukan ke mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. 3) Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungan oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.


4) Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan. 5) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji. H. Alat Pengendalian Transaksi Menurut Jogiyanto (2005:250-266), pengendalian secara umum terdiri dari: 1. Pengendalian Umum a. Pengendalian Organisasi Pengendalian organisasi dapat dilakukan dengan cara melakukan pemisahan

tugas

(segregation

of

duties)

dan

pemisahan

tanggungjawab (segregation of responsibilities) yang tegas. Dengan pemisahan tugas ini dapat memperkecil kecurangan dan kesalahan karena adanya saling pengecekan. b. Pengendalian dokumentansi Dokumentasi yang ada diantaranya adalah sebagai berikut: 1) Dokumentasi prosedur 2) Dokumentasi sistem 3) Dokumentasi program 4) Dokumentasi operasi 5) Dokumentasi data


c. Pengendalian perangkat keras Pengendalian perangkat keras (hardwere control) merupakan pengendalian

yang

sudah

dipasang

didalam

komputer.

Pengendalian perangkat keras dapat berupa pemeriksaan pariti (parity check), pemeriksaan gaung (echo check), pemeriksaan baca setelah rekam ( read after write check), pemeriksaan baca ulang (dual read check), pemeriksaan validasi (validity check) dan pemeriksaan kesalahan lain-lain (miscellaneous errors check). d. Pengendalian keamanan fisik Teknik untuk pengendalian keamanan fisik berupa pengawasan terhadap pengaksesan,pengawasan tersebut antara lain: 1) Penempatan satpam 2) Pengisian agenda kunjungan 3) Penggunaan tanda pengenal 4) Penggunakan closed-circuit television 5) Tersedianya pintu-pintu darurat satu arah. Alat-alat

pengamanan

tambahan

yang

digunakan

untuk

mengendalikan hal-hal yang dapatmenyebabkan sesuatu yang fatal yaitu, alat peredam kebakaran, UPS (Uninterupitable Power Systems), Stabilizer, AC (Air Conditioner), dan pendeteksi kebakaran.


e. Pengendalian keamanan data Untuk menjaga keamanan data agar data tersebut tidak hilang maka cara untuk pengendalian keamanan data yaitu: 1) Dipergunakan data log. 2) Proteksi file 3) Pembatasan pengaksesan (access restriction) 4) Data backup dan recovery. f. Pengendalian komunikasi Pengendalian

komunikasi

dimaksudkan

untuk

menangani

kesalahan selama proses mentransmisikan data dan untuk menjaga keamanan data. Pengendalian komunikasi dapat diterapkan dengan cara meletakan suatau alat pengkodean pada awal jalur transmisi data, yang akan mengubah data asli (disebut plainttext) ke dalam bentuk teks sandi rahasia (disebut chiphertext). 2. Pengendalian Aplikasi. Menurut Jogiyanto (2005:255-259), pengendalian aplikasi yang diterapkan selama proses pengolahan data yaitu sebgai berikut: a. Pengendalian Masukan Pengendalian masukan (input control) mempunyai tujuan untuk meyakinkan data transaksi yang valid telah lengkap, terkumpul semuanya serta bebas dari kesalahan sebelum dilakukan proses pengolahan terhadap data tersebut. Pada tahap ini pengendalianyang dapat dilakukan sebgai berikut:


1) Nomer urut tercetak pada dokumen dasar Dokumen dasar harus diberi nomor urut tercetak. Tujuannya untuk mengetahui bila ada dokumen yang hilang. 2) Ruang maksimum untuk masing-masing field di dokumen dasar. Dokumen dasar dirancang sedemikian rupa sehingga tidak ada filed data yang meleset, yang dapat dilakukan dengan menyediakan ruang maksimum untuk masing-masing filed data, sehingga kelebihan digit dapat terlihat. Pengendalian ini merupakan pengendalian untuk kebenaran data. 3) Kaji ulang (review) data. Personil yang mengisi dokumen dasar harus mengkaji ulang kembali data yang dicatatnya dengan meneliti kembali kebenaran datanya. 4) Verifikasi data (data verification). Dokumen dasar yang sudah diisi oleh seorang personil dapat diverifikasi kelengkapan dan kebenarnnya oleh personil yang lainnya. Pengendalian pada tahap pemasukan data dengan pengecekan yang telah terprogram di dalam program aplikasi dan disebut dengan

programmed

check.

Pengendalian

programmed check adalah sebagai berikut:

yang

berupa


a. Pengendalian masukan 1) Echo Check Pengendalian ini dilakukan dengan menampilkan semua input pada layar untuk dikaji kebenarannya. 2) Existence Check Pengendalian ini dilakukan dengan membandingkan input dengan daftar kode-kode yang valid yang sudah diprogram. 3) Matching Check Pengendalian ini dilakukan dengan membandingkan kode yang dimasukkan dengan filed di file induk yang bersangkutan. 4) Filed Check Filed

yang

dimasukkan

diperiksa

kebenaranya

dengan

mencocokkan nilai dari filed data tersebut dengan tipe filednya. 5) Sign Check Field dari data yang bertipe numerik dapat diperiksa untuk menentukan apakah data telah terisi secara benar dengan sebuah tanda misalnya positif atau negatif. 6) Relationship atau Logical Check Hubungan antara item-item data input harus sesuai dan masuk akal. 7) Limit atau Reasonable Check Nilai dari input data diperiksa untuk menentukan apakah nilai ini cukup beralasan atau tidak.


8) Range Check Nilai yang dimasukkan juga dapat diseleksi supaya tidak keluar dari jangkauan nilai yang sudah ditentukan. 9) Self-checking Digit Check Pengecekan untuk memeriksa kebenaran dari digit-digit data yang dimasukkan. Pengecekan ini digunakan karena operator cenderung melakukan kesalahan memasukkan digit-digit data. 10) Sequence Check Memeriksa urutan dari record-record data yang dimasukkan dengan cara membandingkan nilai filed record tersebut dengan nilai record sebelumnya yang terakhir dimasukkan. 11) Label Check Menghindari kesalahan pengguna file, maka label internal yang ada dipita magnetik atau di disk magnetik dapat diperiksa untuk dicocokan dengan yang seharusnya digunakan. 12) Batch Control Total Check Diterapkan pada pengolahan data dengan metode batch processing untuk menentukan apakah kumpulan transaksi sudah lengkap. 13) Zero-balance Check Pengecekan selisish antara dua sisi harus imbang, seperti transaksi jurnal umum yang melibatkan beberapa rekening maka total rekening tersebut harus sama.


b. Pengendalian Pengolahan Tujuan dari pengendalian pengolahan ini adalah untuk mencegah kesalahan-kesalahan yang terjadi selama proses pengolahan data. Kesalahan-kesalahan dapat dibetulkan dengan pengecekan sebagai berikut: 1) Control total check Pengecekan ini dapat digunakan untuk mendeteksi kesalahankesalahan pembulatan, kesalahan akibat rusaknya data. 2) Matching check Untuk pengecekan pada saat pencarian data disuatau file tidak ketemu, dengan matching check dapat dideteksi. 3) Reference File Check Kesalahan penggunaan data yang diambil dari file acuan dapat dideteksi dengan cara mencetak file acuan yang digunakan setelah dilakukan proses pengolahan. 4) Limit and Reasonable Check Pengendalian terhadap batas limit dan kewajaran suatu nilai 5) Croosfooting check Dilakukan untuk menjumlahkan masing-masing item data secara kesamping dan secara tegak. 6) Proses Locking Proses konkurensi terjadi karena recored yang sama didalam suatu file dipergunakan oleh lebih dari satu pemakai.


c. Pengendalian keluaran Keluaran (output) dari pengolahan data disajukan dalam dua bentuk utama yaitu dalam bentuk hardcopy dan dalam bentuk softcopy. Untuk menghasilkan laporan dalam bentuk hardcopy dapat dilakukan sebagai berikut: 1) Tahap menyediakan laporan. 2) Tahap memproses program yang menghasilkan laporan. 3) Tahap pembuatan laporan di file. 4) Tahap mencetak laporan di media kertas. 5) Tahap pengumpulan laporan. 6) Tahap mengkaji ulang. 7) Tahap pemilihan laporan. 8) Tahap distribusi laporan. 9) Tahap kaji ulang oleh pemakai laporan. 10) Tahap pengarsipan. 11) Tahap pemusnahan laporan yang tidak dipakai. Pengendalian yang dilakukan dengan cara softcopy adalah: 1) Pengendalian pada informasi yang ditransmisiskan. 2) Pengendalian pada tampilan layar.


I. Alat Bantu Dokumentansi 1. Bagan Alir (Flowchart) dan Bagan AlirData Flowchart sistem digunakan oleh personal sistem dan manajemen. Flowchart sistem mengidentifikasi keseluruhan aliran operasi di dalam sebuah sistem. Sebuah flowchart sistem menunjukkan titik awal input, tahapan proses, mode pemrosesan. Di dalam mode pemrosesan dapat diketahui apakah masih menggunakan manual atau sudah menggunakan mesin. Fokus flowchart sistem adalah pada fungsi proses dan media, bukannya

pada

rincian

logika

setiap

fungsi

pemrosesan.

(Bodnar,Hopwood 2006:44). Flowchart

program

digunakan

terutama

oleh

personel

pengembangan sistem. Flowchart program juga disebut sebagai flowchart block, dibandingkan dengan flowchart sistem, lebih detail dalam menggambarkan setiap fungsi pemrosesan. Setiap fungsi pemrosesan yang tergambar dalam flowchart dirinci lebih detail dalam flowchart program. Flowchart sistem terkait dengan fase analisis dari sebuah proyek sistem, sedangkan flowchart program terkait dengan fase desain. Flowchart program merupakan tahapan awal desain sebelum dilakukan desain sistem secara keseluruhan dan penulisan kode program komputer. (Bodnar,Hopwood 2006:47). Systems Flowchart adalah penyajian secara grafis dari sistem informasi dan sistem operasi yang terkait. Sistem informasi meliputi,


proses aliran logis, input, output dan arsip. Sedangkan sistem operasi yang terkait mencakup entitas, aliran fisik, dan kegiatan operasi.. Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen. Banyak cara untuk menggambarkan bagan alir dokumen suatu sistem dan simbol-simbol untuk pembuatan bagan alir. Berikut adalah Alat analisis atau simbol dari systems flowchart dengan maknanya masing-masing (Diana, Lilis. 2012:41). Tabel 1. Tabel simbol bagan alir dokumen (Document Flowchart) Dokumen. Simbol ini digunakan untuk

menggambar

semua

jenis

dokumen yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi Dokumen dan tembusannya. Simbol 1

ini digunakan untuk menggambarkan

2 FAKTUR

Surat Masuk 2 SOP

Nomor

lembar

dokumen

2

Fakrut penjualan

2

Surat Masuk 2 SOP Fakrut penjualan

dokumen asli dan tembusannya.

dicantumkan.

Berbagai

dokumen.

Simbol

ini

2 2

digunakan untuk menggambarkan berbagai

jenis

dokumen

yang

digabungkan bersama di dalam satu


paket.

Catatan. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir Penghubung pada halaman yang sama. Dalam menggambar bagan alir, arus dokumen dibuat mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan Akhir

arus

dokumen

dan

mengarahkan pembaca ke simbol penghubung halaman yang sama 1

yang

bernomor

seperti

yang

tercantum dalam simbol tersebut 1

Awal arus dokumen yang berasal dari simbol penghubung halaman yang sama, yang bernomor seperti yang tercantum di dalam simbol tersebut.


Penghubung pada halaman yang berbeda. Jika untuk menggambarkan bagan alir suatu sistem akuntansi diperlukan lebih dari satu halaman, simbol ini harus digunakan untuk menunjukkan

kemana

dan

bagaimana bagan alir terkait satu dengan yang lainnya Kegiatan

manual.

Simbol

ini

digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual seperti: menerima order

dari

pembelian,

formulir,

mengisis

membandingkan,

memeriksa berbagai jenis kegiatan klerikal yang lain Keterangan komentar. Simbol ini memungkinkan

ahli

sistem

menambahkan

keterangan

untuk

pesan

yang

memperjelas

disampaikan dalam bagan alir.


Arsip

sementara.

digunakan tempat

Simbol

untuk

ini

menunjukkan

penyimpanan

dokumen

seperti almari arsip dan kotak arsip Arsip

permanen.

Simbol

ini

digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses dalam sistem akuntansi yang bersangkutan On-line computer process. Simbol ini

menggambarkan

pemasukkan

data ke dengan komputer secara online. Nama program ditulis di dalam simbol Keying (typing verifing). Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal Pita

magnetik

(magnetic

tape).

Simbol ini menggambarkan arsip komputer magnetik

yang

berbentuk

pita


On-line

storage.

menggambarkan

Simbol arsip

ini

komputer

yang berbentuk on-line

Ya

Keputusan.

Simbol

menggambarkan

keputusan

harus

dibuat

dalam

ini yang proses

Tidak

pengolahan data. Dthnya keputusan ya dan tidak.

tidak

digambarkan

jika

arus

dokumen mengarah ke bawah dan kekanan. Jika anak panah keatas datau kekiri, anak panah perlu dicantumkan Persimpangan garis alir. Jika dua garis

alir

bersimpangan

untuk

menunjukkan arah masing-masing garis, salah satu garis dibuat sedikit melengkukng

tepat

pada

persimpangan ke dua garis tersebut


Pertemuan garis alir. Simbol ini digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti arus garis lainnya Mulai/berakhir (terminal). Simbol ini digunakan untuk menggambarkan awal

dan

akhir

suatu

sistem

akuntansi Masuk ke sistem. Karena kegiatan di Dari Pemasok

luar sistem tidak perlu digambarkan dalam bagan alir, maka diperlukan simbol untuk menggambarkan masuk ke sistem yang digambarkan dalam bagan alir Keluar

ke

sistem

lain.

Karena

kegiatan di luar sistem tidak perlu digambarkan dalam bagan alir, maka Ke sistem Penjualan

diperlukan

simbol

untuk

menggambarkan keluar ke sistem lain Sumber data : Mulyadi (2001:60-63)


2. Bagan Alir Data (Data Flow Diagram) Menurut Mulyadi (2001:58) Bagan alir data adalah suatu model yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem. a. Beberapa Simbol yang digunakan untuk menggambarkan data flow diagram (Jogiyanto, 2005:700): 1) Kesatuan Luar (external entity) Kesatuan luar merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Kesatuab luar dapat berupa: a) Suatu kantor, departemen atau divisi dalam perusahaan tetapi di luar sistem yang sedang dikembangkan. b) Orang atau sekelompok orang di organisasi tetapi di luar sistem yang sedang dikembangkan. c) Suaru organisasi atau orang yang berada di luar organisasi seperti misalnya langganan, pemasok. d) Sistem informasi yang lain di luar sistem yang sedang dikembangkan. e) Sumber asli dari suatu transaksi. f) Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh suatu sistem.


Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak dan diberi identifikasi dengan huruf kecil diujung kiri atas. a.

b.

Langganan

Akuntansi atau

2) Arus data (data Flow) Arus data diberi simbol suatu panah dan mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukkan arus data yang dapat berupa masukan untuk suatu sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut: a) Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahan. b) Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem. c) Tampilan atau output dari layar komputer. d) Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file. e) Suatu isian yang dicatat pada buku agenda. f) Transmisi data dari komputer ke komputer lain. Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti.

a. Langganan

Order Langanan

1

Proses Order Langganan


3) Proses (Process) Suatu Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang tegak dengan sudut-sudut tumpulnya. Identifikasi nama proses atau

4) Simpanan data (data store) Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa: a) Suatu file atau database di sistem komputer. b) Suatu arsip atau catatan manual. c) Suatu kotak tempat data di meja seseorang d) Suatu tabel acuan manual. e) Suatu agenda atau buku Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horisontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya.

Media

Nama data store


3. Entity Relationship Diagram (ERD) a. Pengertian Entity Relationship Diagram Menurut Romney (2006: 134) Entity Relationship Diagram merupakan suatu teknik grafik yang menggambarkan skema database. Disebut sebagai diagram E-R karena diagram

tersebut

menunjukkan

berbagai

entitasyang

dimodelkan, serta hubungan antara-entitas tersebu. Diagram E-R tidak hanya menunjukkan isi dari databse tetapi digunakan untuk medokumentasikan dan memahami database yang telah ada. b. Jenis-jenis Entitas dalam ERD Jenis-jenis entitas yang digunakan yang terdapat di dalam entitas suatu diagram yaitu sebagai berikut: ( Romney, 2006:135-137) . 1) Sumber Daya (resource) Sumber daya merupakan hal-hal yang memiliki nilai ekonomi bagi organisasi. 2) Kegiatan (event) Berbagai aktivitas bisnis yang informasinya ingin dikumpulkan perusahaan untuk tujuan perencanaan dan pengendalian.


3) Pelaku (agent) Adalah orang-orang dan organisasi yang terlibat dalam kegiatan yang informasinya ingin didapatkan untuk tujuan perencanaan, pengendalian, dan evaluasi. c. Simbol-simbol yang digunakan didalam ERD Menurut Winarno (2006:7.9) ERD menggunakan dua macam simbol yang digunakan yaitu: 1) Entity Segala sesuatu yang informasinya ingin dikumpulkan dan disimpan oleh organisasi. Misalnya, pegawai dan pelanggan. Entitas digambarkan dalam bentuk persegi empat (Romney, 2006:134)

PEGAWAI

2) Relationship Relasi yang biasanya digunakan untuk menunjukkan kata kerja. Relasi biasanya digambar dengan bentuk segitiga (Winarno, 2006:7.9).

Mengirim gaji


d. Hubungan antar entitas Didalam entitas terdapat tiga hubungan yaitu: (Romney, Jhon Stembart. 2006:144) 1) Hubungan satu-ke-satu (one-to-one relationship) (1:1) Terjadi saat kardinalitas maksimun untuk setiap entitas dalam hubungannya adalah 1 satu. 2) Hubungan satu-ke-banyak (one-to-many relationship) (1:N) Terjadi saat kardinalitas maksimum dari suatu entitas dalam hubungannya adalah 1 dan kardinalitas maksimum entitas lainnya dalam hubungan tersebut adalah N. 3) Hubungan banyak-ke-banyak (many-to-many relationship) (M:N). Terjadi saat kardinalitas maksimum kedua entitas dalam suatu hubungan adalah N. 2. Kamus Data a. Pengertian Kamus Data Menurut Jogiyanto (2005:725) Kamus data atau data dictionaryadalah katalog fakta tentang data dan kebutuhankebutuhan informasi dari suatu sistem. Kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi anatar analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir ke sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem. Isi dari kamus data adaalah sebagai berikut:


1) Nama arus data Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir dari DAD, maka nama- dari arus data juga dicatat di kamus data. 2) Alias Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ada. 3) Bentuk data a) Data yang mengalir tercatat di suatu dokumen. b) Data yang mengalir biasanya terdapat di media laporan atau query atau dokumen hasil cetak komputer. c) Dalam yang mengalir biasanya dalam bentuk variabel. d) Poese rekaman data disimpan ke simpanan data. e) Data yang mengalir biasanya berbentuk field. Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa: a) Dokumen dasar atau formulir. b) Dokumen hasil cetak komputer. c) Laporan tercetak. d) Tampilan di layar monitor. e) Variabel. f) Parameter. g) Filed.


4) Arus Data Menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. 5) Penjelasan Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat, maka bagian penjelasan dapat diisi keterangan. 6) Periode Menunjukkan kapan terjadinya arus data ini dan perlu dicatat di

kamus

data

karena

dapat

digunakan

untuk

mengidentifikasikan kapan input data dimasukan ke sistem. 7) Volume Volume ini digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat input. 8) Struktur data Menunjukkan arus data yang dicatat di kamus data yang terdiri dari item-item data. J. Koperasi dan Jenis Koperasi 1. Pengertian Koperasi Menurut UU No 17 tahun 2012 tentang perkoperasian; Koperasi adalah badan hukum koperasi, dengan pemisahan kekayaan para anggotanya sebagai modal untuk menjalankan usahanya, yang


memenuhi aspirasi dan kebutuhan bersama di bidang ekonomi, sosial dan budaya. Menurut (Anoraga, Sundantoko 2002:1) Koperasi

adalah suatu

perkumpulan kerja sama yang beranggotakan orang-orang maupun badan-badan dimana ia memberikan kebebasan untuk keluar dan masuk sebagai anggotanya serta kesejahteraan para anggota harus benar-benar diperjuangkan. Koperasi menurut hukum dalam bagian 1 Undang-undang Koperasi Jerman 1889 (Munkaner 2011:13) Koperasi adalah perkumpulan denan keanggotaan yang bersifat tidak tertutup, yang bertujuan menunjang kegiatan ekonomi para anggotanya melalui suatu perusahaan yang dijalankan secara bersama-sama. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa Koperasi merupakan lembaga yang terdiri dari kumpulan orang dan mempunyai tanggung jawab untuk membantu ekonomi rakyat. 2. Jenis-jenis Koperasi Koperasi dibedakan menurut kegiatan usaha yang dijalankan. Secara garis besar maka koperasi dapat digolongkan menjadi dua jenis yaitu koperasi produksi dan koperasi kredit. (Anoraga, Sundantoko 2002:3) a.

Koperasi produksi Koperasi Produksi adalah koperasi yang bergerak dalam bidang kegiatan ekonomi pembuatan dan penjualan barang-barang baik


yang dilakukan koperasi sebagai organisasimaupun orang-orang anggota koperasi. Koperasi produksi juga pada umumnya didirikan oleh pengusaha kecil. Mereka bekerjasama untuk mencapai kepentingan bersama, yaitu supaya harga barang yang mereka hasilkan tidak turun. Selain itu mereka mengadakan kerjasama dengan pihak lain supaya menghilangkan persaingan antara pihak yang satau dengan pihak yang lain. Kerjasama yang baik dapat meningkatkan mutu dan menaikkan jumlah barang yang mereka hasilkan. Keuntungan yang mereka peroleh akan dibagi-bagi, yang berarti akan kembali kepada anggota menurut jasa masing-masing. b.

Koperasi Kredit Koperasi Kredit yaitu Koperasi yang usahanya ditujukan untuk menerima simpanan dan memberi pinjaman modal kepada para anggota yang memerlukan modal dengan syarat-syarat yang mudah dan bunga ringan. Koperasi kredit mempunyai tujuan yang layak dilakukan. Tujuan dari koperasi kredit yaitu membantu kebutuhan kredit para anggota yang sangat memerlukan dengan syarat-syarat yang ringan. Tujuan yang lain yaitu mendidik anggota supaya giat menabung secara teratur sehingga membentuk modal sendiri. Selain itu, mendidik supaya hidup hemat. Untuk memperbesar modal koperasi, maka sebagian dari laba tidak dibagikan kepada anggotanya dan dicadangkan. Untuk


mencapai tujuan dari pemberian kredit, perlu diadakan pengawasan sehingga tidak diselewengkan. K. Fungsi dan Peranan dari Koperasi 1. Fungsi Koperasi Fungsi Koperasi Menurut Reksohadiprodjo (1997 :2) adalah: 1.

Membangun dan mengembangkan potensi dan kemampuan ekonomi anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya, untuk meningkatkan kesejahteraan ekonomi dan sosialnya;

2.

Berperan serta secara aktif dalam upaya mempertinggi kualitas kehidupan manusia dan masyarakat;

3.

Memperkokoh perekonomian rakyat sebagai dasar kekuatan dan ketahanan perekonomian nasional dengan Koperasi sebagai sokogurunya;

4.

Berusaha untuk mewujudkan dan mengembangkan perekonomian nasional yang merupakan usaha bersama berdasar atas asas kekeluargaan dan demokrasi ekonomi.

2. Tugas Koperasi Menurut Reksohadiprodjo (1997:3) tugas yang dilakukan koperasi maka sebagai berikut : a.

Membangun serta mengembangkan potensi serta kemampuan ekonomi anggota khususnya dan masyarakat pada umumnya untuk meningkatkan kesejahteraan ekonomi dan sosialnya.


Dengan terhimpunya kekuatan dan potensi yang besar di wadah koperasi,

maka,

koperasi

tidak

hanya

memiliki

kekuatan

mengembangkan potensi secara optimal. Koperasi memiliki memilikikekuatan lebih besar di dalam perekonomian nasional. b.

Mempertinggi kualitas kehidupan manusia dan masyarakat Koperasi diharapkan sebagai wadah kerja sama ekonomi yang mampu meningkatkan kualitas kehidupan manusia dan masyarakat pada umumnya. Peningkatan kualitas hanya bisa dicapai oleh koperasi bila ia dapat mengembangkan kemampuanyadalam membangun dan meningkatkan kesejahteraan ekonomi anggotaanggota koperasi serta masyarakat disekitarnya. Koperasi benarbenar disarankan untuk meningkatkan kesejahteraan ekonomi. Setelah itu, koperasi akan memiliki peluang untuk turut serta meningkatkan kualitas kehidupan ekonomi masyarakat luas.

c.

Memperkokoh perekonomian rakyat sebagai dasar kekuatan dan ketahanan perekonomian nasional dengan koperasi sebagai pedomannya. Dalam rangka menggalang dan memperkokoh perekonomian rakyat, maka koperasi harus berusaha sekuat tenaga agar memiliki kinerja usaha yang tangguh dan efesien. Sebab dengan cara itulah koperasi dapat menjadikan perekonomian rakyat sebagai dasar kekuatan dan ketahanan perekonomian Indonesia.


BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian Penelitian ini merupakan jenis studi kasus, difokuskan di Koperasi Kredit Gentiaras Pringsewu,

Lampung. Penelitian ini membahas suatu

permasalahan yang terjadi didalam organisasi. Data yang diperoleh kemudian diolah dan dievaluasi serta selanjutnya dibuat kesimpulan. Kesimpulan yang dibuat hanya berlaku diorganisasi yang diteliti.

B. Teknik Pengumpulan data Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah 1. Wawancara Teknik wawancara adalah proses tanya jawab dalam penelitian yang berlangsung secara lisan dimana dua orang atau lebih bertatap muka mendengarkan keterangan atau informasi secara langsung 2. Observasi Merupakan

metode

pengumpulan

data

dengan

mengadakan

pengamatan langsung terhadap kegiatan-kegiatan pada perusahaan terutama pada objek penelitian untuk memperoleh gambaran jelas tetntang sistem akuntansi informasi penggajian karyawan koperasi.

85


3. Dokumentasi Teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan memperoleh catatan dan dokumen yang relevan tentang sistem akuntansi informasi penggajian.

C. Tempat dan waktu Penelitian 1. TempatPenelitian Penelitian dilakukan di Koperasi Kredit Gentiaras Pringsewu, Lampung. 2. Waktu Penelitian Penelitian dilakukan pada bulan Desember 2012 - Juni 2013.

D. Objek Penelitian dan Subyek Penelitian 1. Obyek Penelitian Objek penelitian yang dilakukan adalah sistem akuntansi penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras meliputi prosedur, dokumen, catatan dan laporan yang berkaitan dengan penggajian. 2. Subyek Penelitian Subjek penelitian adalah manajer, administrasi, front office dan bagian kasir Koperasi Kredit Gentiaras.


E. Teknik Analisis Data Langkah-langkah yang digunakan oleh penulis terhadap data yang diperoleh dari penelitian adalah: 1. Proses untuk menjawab masalah pertama menggunakan analisis diskriptif yaitu mendeskripsikan keadaaan sistem penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras, yang didalamnya meliputi: struktur organisasi dan fungsi, prosedur, dokumen, dan laporan yang berkaitan dengan sistem penggajian yang terdapat di koperasi. 2. Teknik analisis data yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah kedua adalah dengan cara melakukan identifikasi masalah. Langkah-langkah dalam melakukan identifikasi masalah: a. Identifikasi penyebab masalah Pada tahap ini teknik yang digunakan untuk mengidentifikasi yaitu dengan wawancara, dokumentasi, dan observasi terhadap

bagian-bagian

yang

terkait

dengan

sistem

penggajian b. Identifikasi titik keputusan Identifikasi ini mengacu pada bagan alir dokumen di perusahaan, sehingga bisa diketahui pada titik-titik manakah yang menyebabkan ada masalah.


c. Identifikasi personil kunci Identifikasi ini dilakukan dengan mengacu pada deskripsi jabatan yang terdapat dalam perusahaan. Langkah berikutnya adalah dengan membandingkan antara sistem penggajian beserta pengendalian intern yang terdapat dalam perusahaan dengan kajian teori. 3. Dalam menjawab masalah yang kedua penulis mengusulkan sebuah rancangan sistem informasi akuntansi penggajian. Perancangan yang akan diusulkan a. Merancang

struktur

organisasi

secara

terpisah

yang

mempunyai tanggung jawab mengenai penggajian dan perancangan diskripsi tugas untuk masing bagian. b. Merancang input dengan merancang formdaftar absen, daftar hadir, daftar gaji dan slip gaji dengan menggunakan microsoft access. c. Merancang

database

dengan

menggunakan

Entity

Relationship Diagram (ERD). d. Merancang bagan alir (flowchart) dan diagram arus data (Data Flow Diagram). e. Merancang output berupa slip gaji karyawan, daftar gaji, daftar absen, daftar hadir dan jurnal.


BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN A. Sejarah dan Perkembangan Koperasi Kredit Gentiaras. Awal berdirinya, Kopdit Gentiaras adalah merupakan bentuk Usaha Bersama (Simpan Pinjam) oleh 83 orang guru-guru SD negeri yang beragama Katolik, dalam wilayah Kecamatan Pringsewu (kategorial). Didirikan atas kesepakatan guru-guru tersebut dalam musyawarah tanggal 31 Maret 1988 di aula SMP Xaverius Pringsewu dan usaha bersama tersebut diberi nama Usaha Bersama Karyawan Katolik ( UBEKKA ) Gentiaras. Nama Gentiaras diambil dari nama seorang Uskup pertama di Lampung yaitu Mgr. A. Hermelink Gentiaras yang semasa hidupnya tekun dan rajin memperjuangkan bidang religius, pendidikan, dan sosial. Untuk mengabadikan namanya maka para anggota awal (83 orang) sepakat mengambil nama Gentiaras sebagai nama lembaga simpan pinjam yang mereka dirikan. Secara etimologi kata Gentiaras berasal dari kata 'Gentium' yang berarti membajak dan 'Arare' yang berarti bangsa, sehingga secara umum nama Gentiaras memiliki makna membangun manusia/bangsa gar berdaya dan berswadaya sehingga kemampuannya akan dapat menopang ekonomi rumah tangga. Tujuan awal dari usaha bersama tersebut adalah menggalang kerjasama antar anggota untuk membantu kebutuhan ekonomi keluarga dan Gereja Katholik. Pada Tahun Buku 1999Kopdit Gentiaras memperoleh Badan Hukum dengan nomor : 116/BH/KDK.7/V/1999 dari Pemerintah Kabupaten


Tanggamus. Kepengurusan periode 1994 - 1999 berakhir pada tahun ini. Di bidang kekaryaan, mulai dibentuk pelaksana harian yang strukturnya masih belum sempurna. Aset pada tahun ini Rp. 487.298. 641. Pada Tahun Buku 2000, Pada RAT tahun buku 1999 diadakan pergantian kepengurusan dengan hasil sebagai berikut : Pengawas

: Ketua

: Mt. Eddy Sunarto

Pengurus

: Ketua I

: FB Marsudi

Ketua II

: V. HadiSumitro

Anggota

: FX. Jayadi

Sekretaris

: C. Sartini : Y. Budi Sulistyo

Bendahara

: F. Sandiyono

Anggota

: PP. Situmorang

Manajemen : Manager

: Y. Triswantoro

Pejabat Kredit : MR. Sudarti , Petrus Sumaryanto Karyawan

: C. Sri Sulastri, A. Sri Harti, Klemens Sutarno,

M. Pulyono Pertumbuhan Aset pada akhir tahun buku ini mencapai : Rp. 1.211.770.218,Pada tahun buku ini, Kopdit Gentiaras mulai menerapkan sistem komputerisasi. Pada tahun buku 2001, tahun buku ini ditandai dengan mulai dibukanya kantor Kopdit Gentiaras yang sekarang di Jl. Kesehatan No.70 Pringsewu, sebelumnya Kopdit Gentiaras menempati ruang kantor yang terletak dirumah salah satu karyawan yaitu A. Sri Harti di Jl. Kesehatan no 68


Pringsewu yang ditempati sejak awal berdiri. Pertumbuhan Aset pada akhir tahun buku ini mencapai : Rp. 2.263.651.435,Pada Tahun buku 2002. Pada tahun buku ini, Kopdit Gentiaras mulai dilirik

oleh

lembaga-lembaga

Oicocredit.Pada

akhir

tahun

keuangan buku

antara

2002

lain

total

:

asset

PNM

dan

mencapai

Rp.3.531.335.423,- dengan jumlah anggota 1.234 orang. Pada tahun buku 2003 terjadi pergantian pengurus karena sekretaris lama C.Sartini tidak dapat aktif. Susunan pengurus menjadi sebagai berikut : Pengurus

: Ketua I

: FB. Marsudi

Ketua II

: PP. Situmorang

Sekretaris

: V. Hadi Sumitro

Bendahara

: F. Sandiyono

Total Asset pada akhir tahun buku 2003 mencapai Rp. 4.664.008.342,dengan jumlah anggota 1.658 orang. Tahun Buku 2004, Pada RAT Tahun buku 2004 diadakan pergantian pengurus untuk periode 2005-2009 dengan susunan sebagai berikut : Pengurus

: Ketua I

: Mt Eddy Sunarto

Pengawas

: Ketua

: FX Jayadi

Ketua II

: Alb. Suharta

Anggota

: Y. Budi Sulistyo

Sekertaris

: Anna Trihaswari : A. Parsidi

Bendahara

: Al. Indra Sulistya


Anggota

: V. Hadi Sumitro

Total Asset pada akhir tahun buku ini mencapai Rp. 9.250.973.975. Pada akhir tahun 2006, Kopdit Gentiaras telah berhasil menyelesaikan semua hutang baik kepada Puskopdit maupun pihak ke III lain, sehingga semua modal diperoleh dari simpanan dan pendapatan internal. Total Asset pada tutup buku tahun 2006 mencapai Rp. 11.454.584.960. Tahun buku 2007 total asset mencapai Rp. 12.679.373.242, kepengurusan Kopdit Gentiaras mengalami perubahan yang disebabkan oleh reposisi dan pergantian antar waktu. Pada tanggal 19 Maret 2007 Ketua II mengundurkan diri, sehingga formasi kepengurusan berubah menjadi sebagai berikut :

Pengurus

: Ketua I

: Mt Eddy Sunarto

Pengawas

: Ketua

: FX Jayadi

Ketua II

: Al. Indra Sulistya

Sekretaris

: A. Parsidi

Sekretaris

: Anna Trihaswari

Anggota

: Y. Budi Sulistyo

Bendahara : Alb. Suharta Anggota Manajemen : Manager

: V. Hadi Sumitro : Y. Triswantoro

Pejabat Kredit : MR. Sudarti , Petrus Sumaryanto, M. Pulyono Kasir

: A. Sri Harti, C. Sri Lestari

Administrator : Kl. Sutarno, Doni Tri Handoyo


B. Visi, Misi dan Motto Koperasi Kredit Gentiaras 1.

Visi Menjadikan koperasi Kredit Gentiaras yang sehat, kuat dan terpercaya berdasarkan semangat Mgr. A. Hermelink Gentiaras.

2.

Misi Kopdit Gentiaras a.

Memperkokoh struktur organisasi berbasis anggota.

b.

Mengembangkan sistem manajerial anggota sebagai manusia utuh yang berguna untuk meningkatkan produktivitas.

c.

Meningkatkan kesejahteraan anggota melalui pelayanan simpan pinjam, perlindungan resiko, audit dan pendidikan.

3.

Motto Simpan dengan teratur, Pinjaman yang bijaksana, angsur tepat waktu.

C. Lokasi Persusahaan

1. Koperasi pusat: Jl. Kesehatan No. 70 Pringsewu- Lampung. 2. Koperasi cabang Ambarawa: Jl. Ahmad Gardi Kec. Ambarawa Pringsewu – Lampung. 3. Koperasi cabang Lampung Timur: Jl Ir Sutami Km.41 ds Gunung Pasir Jaya Sekampung Udik Lampung - Timur

D.

Jasa dan Pelayanan

Jasa dan Pelayanan yang diberikanoleh Koperasi Kredit gentiaras antara lain:


1. Simpanan Bunga Harian (SIBUHAR) SIBUHAR adalah simpanan dengan perhitungan jasa harian. Perlakuan untuk SIBUHAR. a. Jasa pengendapan simpanan 0,02% perhari

dengan

pendapatan minimal untuk pertama 15 hari atau setara 0,6% per bulan. b. Dikenakan bea administrasi bulanan sesuai keputusan RAT. 2. Simpanan Sukarela Berjangka (SISUKA) Simpanan untuk keperluaan atau penggunaan direncanakan baru 6 bulan atau dengan system kontrak. Perlakuan terhadap SISUKA a. Sisuka ditabung kontrak minimal 6 bulan dengan jasa 9,6% atau 0,8% per bulan; atau untuk jangka 12 bulan dengan jasa 12% p.a atau 1% per bulan. b. Nominal tabungan sisuka minimal Rp 2.000.000 c. Dikenakan bea administrasi bulanan sesuai keputusan RAT d. Dikenakan denda dari jasa simpanan apabila pengambilan dilakukan sebelum selesai kontrak/jatuh tempo. 3. Simpanan Usia Lanjut (SIMULA) Simpanan untuk persiapan hari tua. Perlakuan untuk tabungan jenis ini adalah:


a. Jasa 1 (satu) % setiap bulan dari posisi saldo tabungan bulan lalu, dan langsung ditambahkan ke pokok simpanan (majemuk). b. Dikenai administrasi bulanan sesuai dengan keputusan RAT c. Tabungan dari bulan ke bulan dapat berbeda nominalnya, sehingga semakin besar tabungan akan semakin besar jasa tabungan. 4. Simpanan Pendidikan (SIPENDIK) Tabungan ini diselenggarakan untuk merencanakan biaya pendidikan anak. Perlakuan untuk tabungan jenis ini adalah: a. Diberi jasa 1(satu) % setiap bulan dari posisi saldo tabungan bulan lalu, dan langsung ditambahkan ke posisi simpanan. b. Dikenai administrasi bulanan sesuai dengan keputusan RAT. c. Tabungan dari bulan ke bulan dapat berbeda-beda nominalnya, sehingga semakin besar tabungan akan semakin besar jasa tabungan. 5. SANGJI (Sangu Menjalankan Ibadah/Jiarah) Simpanan ini berguna untuk mempersiapkan dana ibadah. Perlakuan untuk tabungan jenis ini adalah:


a. Diberi jasa 1 (satu) % setiap bulan dari posisi saldo tabungan bulan lalu, dan langsung ditambahkan ke pokok simpanan b. Tidak dikenai administrasi bulanan. c. Tabungan dari bulan ke bulan dapat berbeda-beda nominalnya, sehingga semakin besar. jasa dan pelayanan yang diberikan oleh Koperasi Kredit Gentiaras dapat menjadi sumber pendanaan bagi Kopdit Gentiaras Sumber-Sumber pendapatan antara lain: 1. Jasa Simpanan Anggota a. Simpanan Sukarela. b. Simpanan Usia Lanjut. c. Simpanan Pendidikan. d. Simpanan Menjalankan Ibadah Haji. e. Ditambah dengan SHU tahun yang berjalan. 2. Biaya Operasional Biaya operasional ini dipergunakan untuk operasional koperasi, berupa: a. Biaya Rapat. b. Biaya Asuransi. c. Biaya Penyusutan Peralatan. d. RAT. e. Solidaritas.


E. STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN

Gambar 2. Struktur Organisasi Koperasi Kredit Gentiaras


Deskripsi Jabatan Tugas wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian yang terdapat dalam struktur organisasi antara lain: Pengawas 1. Ketua a. Memimpin rapat. b. Mengadakan rapat anggota khusus. c. Melaksanakan tugas pengawasan pada umumnya. 2.

Sekertaris Membuat dan menyimpan dengan aman berita acara asli dan lengkap.

3.

Anggota Membantu kelancaran kerja pengawas.

Pengurus 1. Ketua I a. Menjalankan tugas-tugas memimpin rapat anggota dan rapat pengurus. b. Ikut menandatangani surat-surat berharga dan surat-surat lainnya yang berkaitan dengan penyelenggaraan keuangan c. Menjalankan tugas-tugas kepemimpinan umum atau tugas-tugas yang diamanatkan oleh rapat anggota. 2. Ketua II a. Menjalankan tugas-tugas ketua I, jika ketua berhalangan dalam menjalankan tugas.


b. Menjalankan tugas sebagai ketua panitia pendidikan. 3. Sekertaris a. Membuat serta memelihara berita acara asli dan lengkap dari rapat pengurus dan rapat anggota. b. Bertanggung jawab dalam memberitahukan kepada anggota sebelum rapat diselenggarakan. 4. Bendahara a. Memelihara dengan aman semua catatan transaksi, surat berharga, kekayaan dan barang lain milik Koperasi Kredit Gentiaras. b. Menandatangani surat berharga yang dapat diperjualbelikan atau dipindahtangankan dalam usaha Koperasi Kredit Gentiaras. c. Membuat laporan keuangan dalam waktu sepuluh hari setelah tiaptiap bulan berakhir dan menempelkan tembusannya di papan pengumuman Koperasi Kredit Gentiaras. d. Menerima pembayaran dari siapa pun atas nama Koperasi Kredit Gentiaras, menyimpan uang dengan aman di tempat tertentu yang ditetapkan oleh pengurus paling lambat 48 jam dari saat diterima. e. Melakukan semua tugas lain yang berkenaan dengan tugas bendahara pada umumnya seperti membuat perjanjian pinjaman, membantu anggota yang akan mengajukan permohonan pinjaman dan

membantu

keuangannya.

anggota

yang

ingin

mengetahui

posisi


5. Manajer a. Mengelolah koperasi. b. Mengembangkan usaha dengan cara produk-produk layanan c. Menghitung prestasi kerja. d. Memperhitungkan gaji. e. Membuat daftar gaji. f. Membuat Rekap daftar gaji. c. Membuat perencanaan pengembangan usaha jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang. d. Membuat Laporan Keuangan dan Statistik Bulanan yaitu laporan kas bulanan. 6. Front Office a. Membuat dan mengelola daftar hadir. b. Menerima tamu koperasi. c. Memberikan informasi yang bersifat umum pada pengunjung. d. Menerima kiriman surat atau barang dari pihak lain. 7. Tata Usaha a. Menerima dan membuat surat masuk dan surat keluar. b. Menyimpan arsip-arsip penting koperasi. c. Mengelola inventaris. 8. Administrator keuangan. a. Mengelolah lalu lintas data transaksi.


b. Melaporkan dan membuat transaksi harian, membuat neraca, junal dan laporan laba rugi. c. Merawat program/aplikasi komputer. 9. Kasir a. Mengatur lalu lintas uang. Uang masuk dan uang keluar, kasir bertugas memberikan uang kepada Teller dan kasir meminta uang kembali kepada Teller disaat Koperasi akan tutup. b. Menghitung mutasi uang; jumlah uang koin dan kertas atau bukti kas keluar. c. Mengeluarkan uang untuk keperluan harian. d. Mengirim gaji melalui reakening. 10. Kabag Kredit a. Menerima permintaan anggota untuk pinjaman b. Memberi bimbingan pada anggota tentang pengelolahan uang dan manajemen usaha (cerdas keuangan) c. melakukan Investigasi kemampuan ekonomi calon peminjam. d. Member rekomendasi kepada manajemem untuk mengabulkan pinjaman e. Mngelola arsip-arsip bukti-bukti pinjaman. 11. Kabag Penagihan a. Memonitor kelancaran angsuran.


b. Memberikan informasi tentang jatuh tempo angsuran dapat berbentuk surat atau SMS otomatis dengan mesin selambatlambatnya satu minggu sebelum jatuh tempo. c. Menjemput angsuran bagi anggota yang berhalangan dating ke kantor atau terlambat mengangsur. d. Memberik rekomendasi eksekusi jaminan pinjaman apabila tidak dibayar satu tahun. F. Personalia Koperasi Kredit Gentiaras mempunyai 31 Karyawan, 23 karyawan tetap dan 8 lainnya karyawan lepas. Sistem penerimaan Karyawan dan pelatihan yang berguna untuk meingkatkan kemampuan karyawan ditangani langsung oleh Pengurus yaitu Ketua II yang bertugas sebagai ketua bidang pendidikan. Ketua II akan dibantu oleh Tim Rekrutmen Karyawan yang dibentuk oleh ketua II. Perekrutan karyawan dilakukan dengan cara wawancara karyawan dan pemberian materi mengenai koperasi, calon karyawan akan melakukan tes tertulis mengenai materi yang sudah diberikan. Apabila dinyatakan diterima biasanya penggumuman hanya dipasang di Koperasi Kredit Gentiaras. Pembayaran gaji karyawaan di Koperasi Kredit Gentiaras setiap bulan tepatnya pada tanggal 1 awal bulan melalui transfer ke Rekening Koperasi Kredit Gentiaras.Koperasi Kredit Gentiaras. memberikan pelatihan untuk mengembangkan ketreampilan karyawan di bidangnya. Pelatihan diberikan 2 minggu setiap bulan, pelatihan dilaksanakan pada hari sabtu.


BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Deskripsi Sistem Akuntansi Penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras. Secara singkat, deskripsi kegiatan penggajian yang dilaksanakan Koperasi Kredit Gentiaras, yaitu Karyawan mengisi daftar hadir ke bagian front office, front office lalu mengirim dokumen daftar hadir kepada manager. Manager menrima daftar hadir karyawan dan membuat daftar gaji untuk perhitungan pajak. Manager membuat daftar gaji sebanyak tiga lembar dan mengirimkan tembusan daftar gaji ke bagian kasir. Kasir menerima daftar gaji dan membuat bukti kas keluar dari daftar gaji tujuannya untuk mengetahui kas yang keluar untuk gaji karyawan. Kasir mengirim kembali bukti kas keluar kepada manajer untuk menyetujui bukti kas keluar yang telah dibuat oleh kasir. daftar gaji akan dipakai oleh kasir sebagai acuan untuk mentransfer gaji karyawan ke rekening karyawan. Rekening karyawan bukan melalui bank tetapi, gaji akan masuk ke tabungan koperasi karyawan yaitu Simpanan Bulanan Harian (SIBUHAR). Kasir membuat kwitansi sebanyak dua lembar untuk bukti penyerahan uang kepada karyawan. kasir mengirim tembusan daftar gaji, bukti kas keluar dan kwitansi ke bagian adminstrasi keuangan. Administrasi keuangan akan membuat jurnal dan bukti kas keluar lembar kedua, daftar gaji karyawan

103


lembar pertama dan bukti memorial, diserahkan ke pembuat daftar gaji untuk dibuat Laporan Keuangan dan Statistik Bulanan (LKSB). 1. Fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penggajian: a.

Fungsi Kepegawaian Dapat ditangani oleh Pengurus yaitu Ketua 2 yang mempunyai tanggung jawab untuk mencari pegawai baru dan menyeleksi beberapa pegawai yang dibutuhkan di Koperasi Kredit Gentiaras serta menempatkan menurut keterampilan dan tingkat pendidikan, membuat surat kenaikan golongan yang disetujui oleh ketua pengurus melalui RAT dan membuat surat pemberhentian pegawai.

b.

Fungsi Pembuat Daftar Gaji Fungsi ini ditangani oleh Manager yang bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi gaji pokok serta potonganpotongan yang diberikan kepada karyawan. Daftar gaji tersebut dikelolah oleh bagian pembuat daftar gaji yang akan diberikan oleh kasir, untuk pembayaran gaji pegawai.

c.

Fungsi Pencatatan Waktu. Fungsi ini ditangani oleh front office Fransiska Yuli Atmajayanti, bertanggung jawab untuk menyelenggarakan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan atau instansi.

d.

Fungsi Akuntansi Fungsi ini ditangani oleh Administrator Keuangan Doni Tri Handoyo, bertanggung jawab untuk menuntut kewajiban yang timbul


dalam hubungannya dengan penggajian. Dokumen yang ada pada fungsi akuntansi antara lain; daftar gaji, perhitungan gaji dan daftar rekening tabungan. e.

Fungsi Keuangan Fungsi ini ditangani oleh kasir dan bertanggung jawab untuk mengirim uang ke karyawan yang dimasukkan ke dalam rekening karyawan yang terdapat di tabungan koperasi.

2. Dokumen yang digunakandalam transaksi penggajian. Dokumen yang terkait dengan sistem akuntansi yang sudah dilaksanakan oleh Koperasi Kredit Gentiaras adalah sebagai berikut: a.

Daftar hadir (absensi karyawan) Daftar hadir adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan. Dokumen ini dibuat oleh bagian Front Office. Dokumen ini dibuat satulembar yang akan diberikan kepada manager.

b.

Daftar Gaji Dokumen ini berisi jumlah gaji setiap pegawai yang ditambah dengan tunjangan-tunjangan dan dikurangi potongan-potongan.

c.

Bukti Kas Keluar Bukti kas keluar digunakan oleh bagian kasir sebagai tanda bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang untuk pembayaran gaji.


d.

Kwitansi. Kwitansia adalah sebagai bukti bahwa uang sudah diambil oleh karyawan. Gaji ditransfer melalui kasir, transfer dilakukan di koperasi kredit gentiaras. Apabila karyawan ingin mencairkan uang harus membawa buku tabungan Simpanan Bulanan Harian karyawan.

3. Catatan akuntansi yang digunakan. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penggajian pada Koperasi Kredit Gentiaras adalah sebagai berikut: a.

Bukti Memorial Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi keuangan yang berhubungan dengan pembayaran gaji pegawai atau transaksi-transaksi keuangan yang lain pada Koperasi Kredit Gentiaras.

b.

Tabel perhitungan Gaji Tabel perhitungan gaji ini merupakan catatan mengenai penghasilan yang diterima karyawan, prestasi kerja dan jam kerja dan dimasukan ke daftar gaji karyawan. Potongan-potongan terdapat di daftar gaji dan ini termasuk bagian potongan gaji karyawan.

c.

Database Penggajian Dalam transaksi penggajian, softwere yang digunakan adalah Microsoft excel yang digunakan untuk menghitung gaji karyawan yang di dalamnya terdapat informasi no rek, nama karyawan, jabatan, gaji pokok, biaya gaji, PPH, dan dana pensiun. Program belum


sepenuhnya menggunakan rumus yang tepat dalam menghitung penjualan. 4. Prosedur yang terkait dengan sistem akuntansi penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras: a. Prosedur Pengangkatan Karyawan Didalam prosedur ini, tim perekrutan karyawan yaitu ketua 2. Bagian pengangkatan karyawan mengangkat karyawan dan membuat surat

pengangkatan

karyawan

sebanyak

dua

lembar.

bagian

pengangkatan karyawan membuat data karyawan dua lembar. Surat pengangkatan karyawan lembar pertama dan data karyawan lembar kedua disimpan secara pemanen dengan urutan tanggal. Lembar kedua diberikan karyawan. Data karyawan lembar pertama diberikan kepada bagian pencatatan waktu. b. Prosedur Pembuatan Absensi Karyawan Prosedur manual pencatatan absensi karyawan dibuat oleh front office. Prosedur pembuatan absensi karyawan menerima data karyawan lembar pertama dan membuat daftar persensi karyawan. Seluruh

karyawan

wajib

mengisis

daftar

persensi

dengan

mengotorisasi daftar persensi karyawan pada waktu datang kerja dan pulang kerja sebagai bukti hadir. Setelah aktivitas di koperasi selesai bagian front office mencatat daftar hadir karyawan dan dikirim ke bagian pembuat daftar gaji, yang akan digunakan untuk menentukan


prestasi kerja karyawan didalam gaji. Data karyawan akan disimpan secara permanen sesuai tanggal pembuatan dokumen tersebut c.

Prosedur Pembuatan Daftar Gaji 1) Bagian pembuat daftar gaji yaitu manajer bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji setiap bulannya. Bagian pembuat daftar menerima daftar hadir karyawan, kemudian menghitung prestasi kerja karyawan. Bagian pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan sebanyak dua lembar. Daftar gaji dibuat dengan tujuan sebagai acuan perhitungan PPh. Pembuat daftar gaji mengotorisasi daftar gaji karyawan. Daftar gaji lembar pertama dan kedua dikirim ke kasir, daftar hadir karyawan disimpan secara permanen sesuai tanggal pembuatannya. 2) Bagian bagian pembuat daftar gaji menerima Bukti kas keluar lembar pertama, kedua daftar gaji karyawan lembar pertama, kedua dan ketiga untuk penyetujuan bukti kas keluar. Pembuat daftar gaji akan melihat apabila sama dengan daftar gaji maka akan disetujui dan diotorisasi, tetapi kalau tidak sama maka akan dikembalikan kekasir dan diperiksa kembali dan dihitung kembali. 3) Bagian pembuat daftar gaji menerima daftar gaji lembar kedua, Bukti kas kelua lembar kedua dan bukti memorial. Bagian pembuat daftar gaji membuat dan mengotorisasi Laporan Keuangan dan Statistik Bulanan (LKSB). Bagian pembuat daftar


gaji menyimpan daftar gaji karyawan lembar pertama, bukti kas keluar dan bukti memorial secara permanen sesuai tanggal pembuatan. Laporan Keuangan dan Statistik Bulanan (LKSB) akan dipakai sebagai evaluasi di RAT (Rapat Anggota Tahunan). d.

Prosedur Pembayaran Gaji 1) Prosedur pembayaran gaji Koperasi Kredit Gentiaras melibatkan bagian administrator dan bagian kasir. Bagian kasir menerima daftar gaji karyawan lembar pertama dan lembar kedua yang sudah dibuat oleh bagian manajer dan sudah diotorisasi oleh manager. Bagian kasir membuat bukti kas keluar sebanyak dua lembar dan mengotorisasi bukti kas keluar. Bukti kas keluar lembar pertama, kedua dikirim ke manager bersamaan dengan daftar gaji karyawan lembar pertama dan kedua untuk penyetujuan

bukti

kas

keluar.

Apabila

disetujui

akan

dikembalikan dan sudah diotorisasi. Tetapi, apabila belum akan di kembalikan ke kasir dan harus diperiksa kembali dan tidak diotorisasi oleh bagian pembuat daftar gaji. Bagian kasir mengirimkan kembali Daftar gaji lembar pertama, daftar gaji lembar kedua, bukti kas keluar lembar pertama dan kedua yang sudah ditandatangai oleh kasir ke bagian pembuat daftar gaji untuk diotorisasi. 2) Bagian kasir menerima daftar gaji karyawan lembar pertama dan lembar kedua serta bukti kas keluar lembar pertama dan lembar


kedua. Kasir mentransfer gaji karyawan ke rekening tabungan SIBUHAR (Simpanan Bulanan Harian). Kasir membuat kwitansi dua lembar, lembar pertama untuk karyawan sebagai tanda bukti penyerahan uang. Pencairan uang karyawan harus menunjukan tabungan SIBUHAR kepada kasir sebagai bukti uang sudah masuk dan sebagai bukti pengambilan uang. Kwitansi lembar lembar kedua disimpan permanen secara urut nomor, daftar gaji karyawan lembar pertama dan bukti kas keluar lembar pertama di simpan secara pemanen sesuai dengan tanggal dibuatnya dokumen tersebut. Bukti kas keluar lembar kedua dan daftar gaji karyawan lembar kedua dikirim ke bagian administasi untuk dibuat bukti memorial sebagai acuan pembuatan jurnal dan dikirim ke bagian pembuat daftar gaji..


B. Bagan Alir Dokumen

Gambar3. Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian Koperasi Kredit Gentiaras Sumber: Data diolah


Gambar 3. Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian Koperasi Kredit Gentiaras (Lanjutan) Sumber : data diolah


Gambar 3. Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian Koperasi Kredit Gentiaras (Lanjutan) Sumber: data diolah


Gambar 3. Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian Koperasi Kredit Gentiaras (Lanjutan) Sumber: data diolah






C. Indentifikasi Masalah Masalah dapat meyebabkan menyebabkan tujuan dari sistem tidak tercapai. Salah satu langkah dalam menganalisis masalah adalah Identity. Masalah yang terjadi dalam hubungannya dengan sistem akuntansi penggajian dan pengendalian internalnya. Masalah yang terjadi dalam perusahaan antara lain: 1. Pengendalian intern yang belum dijalankan dengan baik. 2. Pengendalian manajemen yang belum efektif. 3. Sistem otorisasi yang masih belum baik. Masalah yang terjadi di perusahaan perlu diidentifikasi lagi. Cara untuk mengidentifikasi adalah sebagai berikut: 1. Mengidentifikasi Penyebab Masalah Suatu masalah di dalam sistem tentu saja ada penyebabnya. Apabila mengidentifikasi masalah terdapat kekeliruan maka, akan menyebabkan

suatu

sistem

tidak

akan

mencapai

sasaran.

Mengidentifikasi masalah dapat dilakukan dengan mengkaji ulang dahulu subyek permasalahannya dan kemudian menguraikan penyebab

masalah

tersebut.

Dengan

membandingkan

sistem

pengendalian Intern yang ada di perusahaan dengan teori yang ada.


Tabel 2. Tabel Perbandingan Sistem Pengendalian Internal antara Teori dengan Praktek. Pengendalian Intern

Ya

Tidak Keterangan

Organisasi 1. Fungsi pembuatan daftar gaji dan

V

Fungsi pembuatan daftar

upah sudah terpisah dari fungsi

gaji dan upah sudah

keuangan.

terpisah

dari

fungsi

keuangan.

Fungsi

pembuatan daftar gaji dipegang oleh manager dan

fungsi

keuangan

dipegang oleh kasir.

2. Fungsi pembuatan daftar gaji terpisah dari fungsi administrasi

V

Fungsi ini masih belum terpisah.

Tugas

dari

pembuat

daftar

gaji

masih membuat Laporan Keuangan dan Statistik Bulanan

(LKSB).

Seharusnya laporan ini dibuat

oleh

administrasi.

bagian


3. Fungsi pencatatan waktu hadir

V

Fungsi pencatatan sudah

sudah terpisah dari fungsi operasi

terpisah dan dipegang oleh front office

4. Fungsi administrasi sudah terpisah dari fungsi keuangan

V

fungsi

keuangan

biasanya dilakukan oleh administrasi.

Misalnya

membayar gaji. Sistem Otorisasi 5. Setiap

orang

yang

namanya V

Sudah memiliki surat

tercantum dalam daftar gaji dan

pengangkatan

dan

upah

diotorisasi

oleh

harus

memiliki

surat

keputusan pengangkatan sebagai karyawan

perusahaan

Pengurus yaitu Ketua I

yang

ditandatangani oleh direktur utama 6. Setiap perubahan gaji dan upah V karyawan

karena

perubahan

Sudah

terdapat

perubahan gaji, namun

pangkat, perubahan tarif gaji dan

bukan

upah, tambahan keluarga harus

surat hanya penyampian

didasarkan pada surat keputusan

lisan.

Direktur Keuangan

dalam

bentuk


7. Daftar absen sudah diotorisasi oleh

V

fungsi pencatatan

Daftar

absen

diotorisasi

oleh

tidak front

office 8. Daftar gaji sudah diotorisasi oleh V

Daftar

fungsi personalia

gaji

sudah

diotorisasi, tetapi oleh manajer

9. Bukti kas keluar untuk pembayaran V

Bukti kas keluar sudah

gaji dan upah sudah diotorisasi

diotorisasi oleh bagian

oleh fungsi akuntansi

kasir.

Prosedur Pencatatan 10.

Perubahan

penghasilan

dalam

catatan

V

karyawan

Koperasi

belum

catatan

ada

penghasilan

direkonsiliasi dengan daftar gaji

sehingga

belum

dan upah

direkonsiliasi

Praktik yang sehat 11. Absensi karyawan pada diawasi

V

oleh fungsi pencatat waktu

Absensi biasanya tidak diawasi oleh pencatat waktu

12. Pembuat daftar gaji dan upah diverifikasi

kebenarannya

dan

V

Pembuat

daftar

gaji

kadang-kadang

ketelitian perhitungan oleh fungsi

diverifikasi

oleh

Tim

akuntansi.

penggajian

yaitu

administrasi

dan


manajer. 13. Catatan

penghasilan

karyawan

V

Koperasi

belum

disimpan oleh pembuat daftar gaji

mempunyai catatan atas

dan upah.

penghasilan

atau

slip

gaji untuk karyawan. Sumber data : Mulyadi (2001:386-387) dan data yang diolah dari hasil wawancara. Dari perbandingan diatas dan melihat ada perbedaan antara teori dengan praktek.

Dari

hasil

tersebut

dapat

diidentifikasi

kemungkinan-

kemungkinan terjadinya masalah yang ada dalam Koperasi Kredit Gentiaras. Kemungkinan terjadinya masalah adalah: Permasalahannya yaitu pengendalian intern pada sistem akuntansi penggajian belum terlaksana dengan baik, dapat terlihat dari: 1. Sistem otorisasi yang belum jelas. Hal tersebut dapat terlihat pada bagian pembuat daftar hadir tidak adanya otorisasi dari daftar hadir. Hal ini menyebabkan tidak ada pengawasan sehingga tidak adanya kejelasan siapa yang bertanggung jawab atas daftar hadir karyawan. 2. Masih terdapat rangkap jabatan. Hal tersebut dapat terlihat dari bagian adminstrtasi dan bagian kasir dalam pembayaran gaji karyawan. Pembayaran gaji karyawan dapat dilakukan oleh bagian kasir

atau

bagian

administrator.

penyelewengan terhadap gaji karyawan.

Hal

ini

menyebabkan


3. Belum adanya tindakan pengendalian terhadap dokumen yang digunakan untuk merekam transaksi penggajian. Hal tersebut dapat terlihat pada slip pembayaran atau catatan penghasilan karyawan. Koperasi kredit belum mempunyai slip pembayaran gaji karyawan atau catatan penghasilan karyawan. 2. Mengidentifikasi titik keputusan Penyebab permasalahan mengenai pengendalian internal di koperasi kredit gentiaras yaitu tanggung jawab, pemisahan tugas dan praktek yang sehat. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya masalah ini adalah: 1. Belum adanya otorisasi yang jelas terhadap daftar hadir karyawan. Terlihat dari tidak adanya pengawasan terhadap daftar hadir. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan kecurangan karyawan. 2. Belum adanya pemisahan tugas antara fungsi administrator dan fungsi

kasir.

Titik

keputusan

ini

dapat

mengakibatkan

penyelewengan. 3. Pemisahan tugas belum baik, seharusnya Laporan Keuangan dan Statistik Bulanan dibuat oleh bagian administrasi, tetapi laporan tersebut dibuat oleh pembuat daftar gaji. Titik keputusan ini mengakibatkan kecurangan dalam laporan.


4. Informasi yang kurang jelas mengenai rincian gaji yang diberikan kepada karyawan. Titik keputusan ini mengakibatkan proses pembuatan laporan keuangan akan menjadi sulit. 3.

Mengidientifikasi personil-personil kunci. Identifikasi personil-personil kunci dapat dilakukan dengan mengacu deskripsi jabatan. 1. Manajer a. Mengelolah koperasi. b. Mengembangkan usaha dengan cara produk-produk layanan c. Menghitung prestasi kerja. d. Memperhitungkan gaji. e. Membuat daftar gaji. g.

Membuat perencanaan pengembangan usaha jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang.

h.

Membuat LKSB (Laporan Kas Statistik Bulanan)

2. Front Office a.

Membuat dan mengelola daftar hadir

b.

Menerima tamu koperasi.

c.

Memberikan

informasi

yang

bersifat

umum

pengunjung. d.

Menerima kiriman surat atau barang dari pihak lain.

3. Administrator keuangan. a.

Mengelolah lalu lintas data transaksi.

pada


b.

Melaporkan dan membuat transaksi harian, membuat neraca, junal dan laporan laba rugi.

c.

Merawat program/aplikasi komputer.

4. Kasir 5.

Mengatur lalu lintas uang

6.

Menghitung mutasi uang; jumlah uang koin dan kertas atau bukti kas keluar.

7.

Mengeluarkan uang untuk keperluan harian

8.

Mengirim gaji melalui reakening.

D. Perbandingan Sistem Akuntansi Penggajian dalam Perusahaan dengan Teori. 1.

Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian Perbandingan sistem akuntansi penggajian dalam koperasi dengan teori yang terkait dengan fungsi-fungsi di koperasi dapat dilihat di tabel 4

Tabel 3. Tabel Perbandingan Sistem Akuntansi Penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras denagn Teori Mengenai Fungsi antara Teori dengan Praktek. Teori

Parktek Ya

Fungsi Kepegawaian

Keterangan

Tidak Yang bertanggung jawab di fungsi

√

kepegawaian adalah Ketua II


Fungsi

Fungsi pencatatan waktu, dipegang oleh

Pencatatan

√

bagian front office.

Waktu Fungsi Pembuat Daftar Gaji

Yang bertanggung jawab di Fungsi √

pembuat daftar gaji adalah manajer, namun harus diawasi oleh pengawas. Agar tidak terjadi kesalahan baik salah hitung dan pengendalian intern yang baik

Fungsi Akuntansi √

Yang bertanggung jawab di fungsi akuntansi adalah administrasi

Fungsi Keuangan

√

Yang bertanggung jawab di fungsi ini adalah bagian kasir, dan bertanggung jawab untuk membayar gaji, tetapi terkadang

bagian

adminstrasi

yang

membayar

gaji.

Seharusnya

ada

pemisahan tugas yang tegas. Sumber data : Mulyadi (2001:382-384) dan data yang diolah dari hasil wawancara. 2.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian Perbandingan sistem akuntansi penggajian dalam koperasi dengan teori yang terkait dengan jaringan prosedur di koperasi dapat dilihat di tabel 4


Tabel 4 Tabel Perbandingan Sistem Akuntansi Penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras dengan Teori Mengenai Jaringan Prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian. Teori

Parktek Ya

Prosedur Pencatatan

Keterangan

Tidak Koperasi melalukan pencatatan waktu

√

Waktu Hadir

hadir yang dipegang oleh fornt office. Front office membuat buku persensi dan karyawan menadatangani buku persensi.

Prosedur Pembuatan

Pembuatan daftar gaji di koperasi adalah √

manager. Tetapi, belum ada pengawasan

Daftar Gaji

sehingga dapat terjadi kesalahan hitung

Prosedur

Di koperasi terdapat biaya gaji per

Distribusi Biaya √

departemen,

namun

Gaji

perusahaan

dagang

berbeda atau

dengan

perusahaan

lainnya. Biaya gaji dimasukan ke dalam biaya jabatan per bagian, dimasukan kedalam

daftar

gaji.

Biaya

jabatan

dihasilkan dari penghasilan bruto x 5%. Dibuat oleh manager karena perhitungan


biaya jabatan dijadikan satu dengan perhitungan atau pembuatan daftar gaji.

Prosedur

Prosedur pembuatan bukti kas keluar

Pembuatan

√

dilaksanakan oleh bagian kasir, karena kas

Bukti Kas

yang keluar akan langsung melalui kasir.

Keluar

berdasarkan tugas dan wewenang tugas kasir.

Prosedur

Prosedur

Pembayaran Gaji

√

pembayaran

dilakukan

oleh

bagian kasir. kasir mentransfer gaji di rekening karyawan ke buku tabungan SIBUHAR (Simpanan Bulanan Harian) ke masing

karyawan.

Tetapi,

biasanya

dilakukan oleh bagian administrasi. Hal ini akan berbahaya apabila ada pengaduan dari karyawan. Sumber data : Mulyadi (2001:385-386) dan data yang diolah dari hasil wawancara. 3.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian Perbandingan sistem akuntansi penggajian dalam koperasi dengan teori yang terkait dengan dokumen di koperasi dapat dilihat di tabel 5


Tabel 5 Tabel Perbandingan Sistem Akuntansi Penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras dengan Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian antara Teori dengan Praktek. Teori

Parktek Ya

Keterangan

Tidak

Dokumen

Koperasi

pendukung

√

tidak

memiliki

dokumen

perubahan gaji dan upah, tetapi saat

perubahan gaji

terdapat perubahaan gaji koperasi akan

dan upah

melakukan rapat pengurus dan hanya dibicarakan secara lisan dan dicatatat dalam buku RAT

Kartu Jam

Koperasi tidak memiliki kartu jam hadir.

Hadir

√

Jam hadir karyawan dicatat oleh front office sendiri.

Kartu Jam

√

Kerja

Di koperasi tidak ada kartu jam kerja. Jam kerja

karyawan

berdasarkan

daftar

persensi yang sudah dibuat oleh front office Daftar Gaji

√

Koperasi memiliki daftar gaji yang dibuat oleh manager. Untuk menetukan gaji


karyawan per bagian Rekap Daftar

√

Gaji

Koperasi tidak memiliki rekap daftar gaji karena koperasi tidak membebankan upah atau gaji langsung karyawan karena penggajian

didalam

koperasi

dengan

perusahaan manufaktur atau perusahaan berbeda dan tidak membutuhkan rekap daftar gaji.. Surat

Koperasi tidak memiliki surat pernyataan

Pernyataan Gaji

√

gaji.

Dikarenakan

cara

transfer

dan

mebawa bukti tabungan sudah cukup. Tetapi dengan begitu karyawan tidak mengetahui gaji berasal dari mana saja. Amplop Gaji

Koperasi tidak memiliki amplop gaji

dan Upah

√

karena

sudah

menggunakan

transfer

rekening ke karyawan.

Bukti Kas keluar

Koperasi sudah memiliki bukti kas keluar √

yang sudah dibuat oleh bagian kasir. bukti kas keluar untuk mencatat kas yang keluar untuk transaksi baik transaksi untuk kegiatan penggajian

koperasi

termasuk

untuk


Kwitansi

Koperasi sudah memiliki kwitansi yang √

dibuat oleh bagian kasir sebagai bukti karyawan untuk pencairan gaji.

Sumber data : Mulyadi (2001:374-381) dan data yang diolah dari hasil wawancara. 4.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian Perbandingan sistem akuntansi penggajian dalam koperasi dengan teori yang terkait dengan catatan akuntansi di koperasi dapat dilihat di tabel 6.

Tabel 6 Tabel Perbandingan Sistem Akuntansi Penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras dengan Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian Mengenai Fungsi antara Teori dengan Praktek. Teori

Parktek Ya

Keterangan

Tidak

Jurnal Umum

Koperasi sudah melakukan pencatatan √

setiap kejadian yang ada dalam jurnal umum dan termasuk penggajian namun akan dicatat ke bukti memorial terlebih dahulu.

Kartu Harga Pokok

Koperasi tidak menggunakan pencatatan √

untuk

harga

pokok

sehingga

menggunakan harga pokok

tidak


Kartu Biaya

√

Koperasi

dalam

pencatatan

tidak

menggunakan kartu biaya. Biaya akan langsung dicatat di Laporan Keuangan dan Statistik Bulanan (LKSB) Kartu

√

Koperasi dalam pencatatan untuk gaji

Penghasilan

karyawan

Karyawan

penghasilan.

tidak

menggunakan

karena

gaji

kartu

karyawan

langsung ditransfer, sehingga koperasi tidak membuat surat pernyataan gaji Sumber data : Mulyadi (2001:382) dan data yang diolah dari hasil wawancara. E. Rancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Perancangan sistem informasi akuntansi penggajian sebaiknya dibuat berdasarkan permasalahan atau kelemahan dari sistem yang lama. Berikut adalah rangkuman dari beberapa permasalahan sistem akuntansi penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras Pringsewu, Lampung. Tabel 7 Tabel Rangkuman Masalah dan Solusi Sistem Akuntansi Penggajian Koperasi Kredit Gentiaras No

Identifikasi Masalah

Solusi

1

Pengendalian Intern yang

- Penulis

merancang

struktur

belum dilaksanakan

organisasi dan job description

dengan baik

yang secara tegas memisahkan


tanggung jawab dan wewenang masing-masing bagian. - Penulis merancang formulir data karyawan untuk mempermudah pencarian data karyawan. - Penulis

merancang

formulir

absensi karyawan tujuan agar perusahaan

mengetahui

alasan

kenapa karyawan tidak masuk. - Penulis merancang formulir slip gaji karyawan tujuannya untuk memberikan

informasi

kepada

karyawan dari hasil gaji yang diterima. 2

Pengendalian manajemen kurang efektif

- Penulis akan merancang laporanlaporan yang memadai seperti; Laporan

kehadiran

Karyawan,

Laporan Lembur, LaporanGaji Karyawan dan Jurnal. Sumber: data yang diolah


F. Rancangan Struktur Organisasi Rancangan struktur organisasi dikhususkan untuk pembayaran gaji dan dirancang dengan tujuan agar semua kegiatan perusahaan dalam pembayaran gaji karyawan dapat teorganisir dan terkoordinasi dengan baik sehingga pengendalian intern di dalam perusahaan dapat berjalan dengan baik. Perancangan ini juga termasuk wewenang dan tugas yang harus dilaksanakan oleh setiap bagian dalam pembayaran gaji yang terdapat di Koperasi Kredit Gentiaras. Rancangan struktur organisasi untuk penggajian di koperasi kredit gentiaras akan dilakukan dengan cara melihat struktur organisasi yang sudah ada yang dikhususkan dalam pembayaran gaji. Struktur organisasi dalam pembayaran gaji masih belum sempurna untuk menunjang pengendalian intern. Belum ada pemisahaan tanggung jawab secara tegas dan tugas-tugas dari masing-masing bagian masih belum terlaksana dengan baik.Rancangan struktur organisasi khusus Penggajian untuk Koperasi Kredit Gentiaras. Dapat dilihat pada gambar 4


RANCANGAN STRUKTUR ORGANISASI KHUSUS PENGGAJIAN KOPERASI KREDIT GENTIARAS. RAT

FRONT OFFICE

MANAGER

Administrasi Keuangan

KASIR

KARYAWAN

Gambar 4. Rancangan Struktur Organisasi Koperasi Kredit Gentiaras Khusus Sistem Penggajian Sumber: data yang diolah


G. Rancangan Deskripsi Tugas Rancangan wewenang dan tanggung jawab pada masing-masing bagian dalam rancangan strukrur organisasi yang terkait dengan penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras Pringsewu. 1. RAT (Rapat Anggota Tahunan) a. Mengevaluasi progam kerja baik pendek maupun panjang. b. Mengevaluasi laporan-laporan keuangan. 2. Manager a. Mengelolah koperasi. b. Mengembangkan usaha dengan cara produk-produk layanan. c. Bertanggung jawab terhadap kinerja karyawan. d. Menandatanganni dokumen-dokumen koperasi. a. Memperhitungkan gaji. d. Membuat daftar gaji. e. Membuat Laporan Manajemen. 3. Front Office a. mengelola daftar hadir. b. Menerima tamu koperasi. c. Memberikan informasi yang bersifat umum pada pengunjung. d. Menerima kiriman surat atau barang dari pihak lain. 4. Administrator keuangan. b. Mengelolah lalu lintas data transaksi.


c. Melaporkan dan membuat transaksi harian, membuat neraca, junal dan laporan laba rugi. f. Merawat program/aplikasi komputer. g. Membuat Laporan Keuangan dan Statistik Bulanan 5. Kasir a. Mengatur lalu lintas uang. Uang masuk dan uang keluar, kasir bertugas memberikan uang kepada Teller dan kasir meminta uang kembali kepada Teller disaat Koperasi akan tutup. b. Menghitung mutasi uang; jumlah uang koin dan kertas atau bukti kas keluar. c. Membayar gaji karyawan. H. Perancangan Input Input merupakan awal untuk memulai suatu informasi. Input dibuat dari bahan-bahan mentah dari informasi penggajian yang terdapat di Koperasi Kredit Gentiaras, yang terdiri dari transaksi-transaksi yang dilakukan oleh Koperasi terutama transaksi penggajiannya. Sistem dibuat untuk menghasilkan output yang bermanfaat bagi Koperasi terutama di sistem penggajiannya. Adapun sistem yang dirancang oleh penulis sebagai berikut:


1. Rancangan Kamus Data Kamus data merupakan bagian dari pembentukan ERD yang berisi katalog data dan terurai di dalam tabel. Kamus data yang dirancang oleh penulis untuk transaksi penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras adalah sebagai berikut: Tabel 8. Rancangan Kamus Data untuk Data Karyawan No Filed

Data Type

Name

Default

Filed

Value

Size

Format

Primary

Key/ Keterangan

Foreign Key

1

No Rek

Text

Not Null

10

-

PK

Nomor Rekening

2

Nama

Text

Not Null

30

-

-

Nama Karyawan

Text

Not Null

30

Text

Date/Time

Not null

Karyawan 3

Tempat

Tempat Lahir

Lahir 4

Tanggal Lahir

Medium date

-

Tanggal Lahir


5

Jenis

Lookup Wizard/

Not Null

5

Text

-

Jenis Kelamin

Kelamin 6

Pendidikan

Text

Not Null

10

Text

-

Pendidikan terakhir

7

No SK

Text

Not Null

30

Text

-

Nomor Surat Keputusan

8

Status

Lookup Wizard/

Not Null

5

Text

-

StatusKawin/Tidak Kawin

9

Bagian

Text

Not Null

30

-

-

Bagian Departemen

10

Tgl

Date/Time

Not null

-

Short Date

-

Tanggal pengangkatan Karyawan

diangkat 11

Masa Kerja Text

Not Null

5

-

-

Masa Kerja Karyawan

12

PTKP

Not Null

-

Currency

-

Penghasilan Tidak Kena Pajak

Lookup Wizard/

Sumber: data yang diolah


Tabel 9 . Rancangan Kamus Data untuk Absensi Karyawan No Filed

Data Type

Name

Default

Filed

Value

Size

Format

Primary

Key/ Keterangan

Foreign Key

1

No Rek

Text

Not Null

10

-

-

Nomor Rekening

2

Nama

Text

Not Null

30

-

-

Nama Karyawan

3

Bagian

Text

Not Null

30

-

-

Bagian Departemen

4

Tanggal

Date/Time

Not Null

-

Short Date

-

Tanggal

5

Hadir

Number

Not Null

-

Long Integer

-

Kehadiran

6

Keterangan Text

Not Null

50

-

-

Keterangan/Alasan Absen



Tabel 10. Rancangan Kamus Data untuk Daftar Gaji Karyawan No Filed Name

Data Type

Default

Filed

Value

Size

Format

Primary

Key/ Keterangan

Foreign Key

1

No Rek

Text

Not Null

10

-

-

Nomor Rekening

2

Nama

Text

Not Null

30

-

-

Nama Karyawan

3

Bagian

Text

Not Null

30

-

-

Bagian Departemen

4

Jenis Kelamin

Lookup

Not Null

5

-

-

Jenis Kelamin

Not Null

5

-

-

Status Kawin/Tidak Kawin

Wizard/ Text 5

Status

Lookup Wizard/ Text

6

Gaji Pokok

Currency

Not Null

-

Currency

-

Gaji Pokok

7

Prestasi

Currency

Not Null

-

Currency

-

Prestasi Karyawan berasal dari Nilai Jam kerja, analisa dan


survey, penagihan, antar pot gaji, dan perjalanan 8

Tambahan

Currency

Not Null

-

Currency

-

Pendapatan

bulan

ini

dengan

Jumlah semua nilai jam kerja dengan index tertentu. 9

Gaji Kotor

Currency

Not Null

-

Currency

-

(Query) 10

Bonus/THR

Currency

Not Null

-

Jumlah dari Gaji Pokok ditambah Prestasi ditambah tambahan

-

Bonus yang diterima pada saat hari raya atau ada bonus dari pembagian SHU

11

Penghasilan

Currency

Not Null

-

Bruto 12

Biaya Jabatan

Currency

-

(Query) Currency

Not Null

-

Currency (Query)

Jumlah dari gaji kotor ditambah penghasilan bruto

-

Penghasilan Bruto x 5%


13

Gaji Bersih

Currency

Not Null

-

Currency

-

(Query) 14

PTKP

Lookup

Not Null

-

Currency

PKP

Currency

-

PPh Ps21

Currency

penghasilan

Penghasilan Tidak Kena Pajak data diambil dari data karyawan

Not Null

-

Currency

-

(Query) 16

dari

bruto dikurang biaya jabatan

Wizard/ 15

Pengurangan

Not Null

-

Currency

Penghasilan Kena Pajak, dari Gaji bersih dikurangi PTKP

-

Pajak Penghasilan secara manual hitungan PKP x 5%

17

Pendapatan

Currency

Not Null

-

Bersih 18

Dana Pensiun

Currency

-

(Query) Currency

Not Null

-

Currency

Pengurangan dari Gaji Bersih dikurangi dengan PPh Ps 21

-

Dana

Pensiun

pengisiannya

secara dicari

manual dengan

pendapatan bersih dikali index tertentu.


19

Gaji Diterima

Currency

Not Null

-

Currency

-

(Query) 20

No Transaksi

Text

Not Null

-

-

Pengurangan

pendapatan

bersih dikurangi dana pensiun -

No

transaksi

melalui transfer Sumber: data yang diolah

dari

pengiriman

gaji


1. Rancangan Entity Relationship Diagram (ERD)

Gambar 5 . Rancangan Entity Relationship Diagram (ERD) Database antar Tabel Sumber: data yang diolah


2. Rancangan Form dan Dokumen Penggajian 1. Form Login

Gambar 6. Rancangan Form login Sumber:data diolah

Keterangan: Form login berfungsi sebagai pengaman agar hanya user user saja yang dapat menggunakan aplikasi ini. Form login pada gambar 6 terdiri dari: a.

UsernName: diisi nama atau pengguna user yang akan menggunakan aplikasi penggajian

b.

Password: diisi pasword user, berfungsi sebagai pengaman aplikasi penggajian


2. Form Menu.

Gambar 7 Rancangan Form Menu Sumber: data diolah Keterangan: Form menu pada gambar 7 terdiri dari: a. Formulir: formulir berfungsi untuk mengakses formulir data karyawan, data absensi dan daftar gaji b. Laporan: laporan berfungsi untuk mengakses laporan data karyawan, laporan absensi karyawan, laporan daftar gaji karyawan dan laporan slip gaji. c. Exit: exit berfungsi untuk keluar dari program aplikasi penggajian.


3. Form Data Karyawan.

Gambar 8 Rancangan Form Data Karyawan. Sumber: data diolah Keterangan: Form data Karyawan berfungsi untuk menampilkan dan menginput data karyawan yang baru dan yang akan bekerja di koperasi. Form data karyawan pada gambar 8 terdiri dari: a. Filed No Rek: berfungsi untuk menggirim gaji kepada karyawan melalui rekening. b. Filed Nama Karyawan: diisi nama karyawan secara manual. c. Filed Tempat Lahir: diisi tempat lahir karyawan secara manual. d. Field Tanggal Lahir: diisi tanggal lahir karyawan secara manual. e. Field Jenis Kelamin, Status, dan PTKP menggunakan filed pilihan. Apabila ingin mengisi field user tinggal memilih salah satu yang telah disediakan tetapi, proses yang digunakan masih manual.


f. Field Pendidikan: diisi pendidikan terakhir karyawan secara manual. g. Field SK (Surat Keputusan): diisi surat keputusan pengangkatan karyawan secara manual. h. Filed tanggal diangkat: field ini bertujuan untuk mengetahui, kapan seseorang mulai diangkat sebagai karyawan di koperasi. i. Field Bagian: filed ini berfungsi untuk menunjukkan dimana karyawan ditempatkan. j. Field masa kerja: field ini bertujuan untuk mengetahui masa kerja karyawan mulai dari penggangkatan sampai aktif di koperasi dengan batas waktu yang tidak dapat ditentukan.


4. Form Absensi Karyawan.

Gambar 9 Rancangan Form Absensi Karyawan. Sumber: data diolah

Keterangan: Form Absensi Karyawan berfungsi untuk mendata karyawan pada saat kerja tujuannya untuk menghitung prestasi kerja karyawan. Form absensi karyawan sudah terhubung langsung dengan data karyawan. Form absensi karyawan pada gambar 9 terdiri dari: a. Filed No Rek, Nama karyawan, Bagian, tanggal diangkat, dan masa kerja sudah secara otomatis terisi dari form data karyawan. b. Field PTKP: menggunakan fungsi pilihan, tujuannya untuk perhitungan pajak.


5. Form Gaji Karyawan.

Gambar 10 Rancangan Form Gaji Karyawan Sumber: data diolah Keterangan: Form gaji Karyawan: berfungsi untuk mencatat dan menghitung gaji karyawan secara keseluruhan. Form gaji karyawan pada gambar 10 terdiri dari: a. No Rek: no rek terisi secara manual untuk memasukan gaji ke reking karyawan. b. No slip: no slip terisi manual untuk slip gaji karyawan c. Nama karyawan: terisi secara manual untuk memasukan nama karyawan. d. Bagian: terisi secara manual untuk mengisi penempatan karyawan didalam koperasi.


e. Jenis kelamin dan Status: terisi dengan cara pilihan. “L” atau “P” untuk jenis kelamin. Pilihan “K/0”, ”K/1” dan “K/2” untuk status f. Gaji pokok: diisi secara manual. g. Prestasi kerja: diisi secara manual h. Tambahan: diisi secara manual, tambahan disini dari pendapat pada bulan tersebut dan akan dibagikan kepada karyawan dengan sekala tertentu. i. Gaji kotor: terisi secara otomatis dari penjumlahan gaji pokok, prestasi kerja dan tambahan. j. Biaya jabatan: terisi secara otomatis dari gaji kotor x 5%. k. PTKP: terisi secara otomatis dari data karyawan. l. PKP: terisi secara otomatis dari gaji bersih-PTKP. m. PPh Psl 21: terisi secara manual, karena format yang digunakan berbeda. n. Pendapatan bersih: terisi secara otomatis dari pendapatan brutoPPh Ps 21. o. Dana Pensiun: diisi secara manual, karena dana pensiun tidak ditargetkan dan karyawan boleh menentukan sendiri dana pensiun tersebut dari pendapatan bersih. p. Gaji yang diterima: diisi secara otomatis dari pendapatan bersihdana pensiun.


q. Keterangan: menggantikan tabel no transaksi yang sudah dibuat tujuannya untuk memberikan info tentang pengiriman gaji sudah terkirim atau belum. I. Perancangan Output 1. Laporan Data Karyawan Laporan data karyawan merupakan print out dari form data karyawan yang sudah terisi. Laporan data karyawan sudah didesain sedemikian rupa sehingga menampilkan data yang diperlukan. Laporan ini diperlukan untuk pembuatan absensi karyawan dan gaji karyawan.

Gambar 11 Rancangan Output Laporan Data Karyawan. Sumber: data diolah 2. Laporan Absensi Karyawan. Laporan Absensi karyawan merupakan print out dari form absensi karyawan yang sudah terisi. Laporan absensi karyawan sudah didesain sedemikian rupa sehingga menampilkan data yang diperlukan. Laporan ini diperlukan untuk prestasi kerja karyawan.


Gambar 12 Rancangan Output Laporan Absensi Karyawan. Sumber: data diolah 3. Laporan Gaji Karyawan Laporan gaji karyawan sudah terisi secara otomatis dari input form gaji karyawan dan sudah di desain sedemikian rupa, tetapi tidak mengubah daftar gaji yang sudah dibuat oleh perusahaan hanya menambahkan item gaji pokok, prestasi dan tambahan. jenis ukuran kerta F4 atau folio.


Gambar13 Rancangan Output Laporan Gaji Karyawan Sumber:data diolah

4. Slip Gaji Karyawan Slip gaji dibuat secara otomatis dari input form gaji karyawan, apabila form sudah tersimpan kedalam laporan gaji karyawan maka secara otomatis slip gaji sudah terisi.


Gambar 14 Rancangan Slip Gaji Karyawan Sumber:data diolah J. Rancangan Prosedur Penggajian Perancangan prosedur penggajian untuk Koperasi Kredit Gentiaras terdiri dari rancangan diagram arus data/data flow diagram (DFD), dan bagan alir dokumen (flowchart) dan membuat rancangan jurnal yang diperlukan dalam proses penggajian. 1. Rancangan bagan alir dokumen Rancangan bagan alir dokumen untuk koperasi kredit gentiaras meliputi:


a. Fungsi Terkait 1) Fungsi Kepegawaian Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi

calon

karyawan,

memutuskan

penempatan

karyawan. Ketua 2 yang mempunyai tanggung jawab untuk mencari pegawai baru dan menyeleksi beberapa pegawai yang dibutuhkan di Koperasi Kredit Gentiaras serta menempatkan menurut keterampilan dan tingkat pendidikan, membuat surat pengangkatan karyawan, membuat surat kenaikan golongan yang disetujui oleh ketua pengurus melalui RAT dan membuat surat pemberhentian pegawai. 2) Fungsi Pencatatan Waktu Fungsi pencatatan waktu ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Tugas fungsi ini terletak pada fron office tujuannya untuk mencatat absensi karyawan. 3) Fungsi Pembuat Daftar gaji. Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto, potongan yang menjadi beban setiap karyawan. Tugas fungsi ini terletak pada manajer yang bertujuan membuat daftar gaji karyawan dan perhitungan gaji karyawan.


4) Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah. Fungsi ini didalam koperasi diberikan kepada administrasi keuangan. 5) Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab mengisi gaji karyawan dan dibagikan ke karyawan yang berhak.

Fungsi ini didalam

koperasi diberikan kepada kasir yang bertugas untuk mentrasfer gaji karyawan. b. Jaringan Prosedur 1) Prosedur Pengangkatan Karyawan Didalam prosedur ini, tim perekrutan karyawan yaitu ketua 2, bagian pengangkatan karyawan mengangkat karyawan dan membuat surat pengangkatan karyawan sebanyak dua lembar. lembar pertama disimpan secara pemanen dengan urutan tanggal. Lembar kedua diberikan karyawan.

Bagian

pengangkatan karyawan memasukan data karyawan ke aplikasi penggajian dengan form data karyawan dan membuat dokumen data karyawan. Dokumen data karyawan dikirim ke bagian pencatatan waktu.


2) Prosedur Pembuatan Waktu Hadir Didalam prosedur pembuatan ini yang dibuat oleh front office. Bagian prosedur pencatatan waktu menerima dokumen data karyawan dan membuat daftar persensi. Seluruh karyawan wajib mengisi daftar persensi dengan mengotorisasi daftar persensi karyawan pada waktu datang kerja dan pulang kerja sebagai bukti hadir. Setelah aktivitas di koperasi selesai bagian front office menginput data ke aplikasi penggajian dengan form daftar hadir karyawan dan mencetak daftar hadir karyawan satu lembar lalu dikirim ke bagian pembuat daftar gaji dan dokumen data karyawan di simpan secara permanen sesuai tanggal dibuat dokumen tersebut. 3) Prosedur Pembuatan Daftar Gaji a) Bagian pembuat daftar gaji yaitu front office bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji setiap bulannya. Daftar gaji karyawan dibuat langsung oleh Manajer. prosedur pembuat daftar gaji menerima daftar hadir karyawan kemudian membuat perhitungan prestasi kerja dengan MS Excel 2007. Daftar gaji akan dibuat dengan mengisi form yang sudah tersedia. Daftar gaji karyawan akan dilihat dari kemampuan kerja pokok dan prestasi karyawan. Gaji akan hitung dari gaji pokok, yang terdiri jumlah dari kemampuan kerja karyawan, ditambah dengan prestasi


kerja yang didalamnya teridiri dari nilai jam kerja, analisa dan survey, penagihan, antar potongan gaji dan perjalanan dan ditambah dengan tambahan, tambahan berasal dari nilai jam kerja karyawan. Daftar gaji dibuat untuk tujuan sebagai acuan perhitungan PPh. Pembuat daftar gaji, membuat dokumen daftar gaji dan slip gaji karyawan, secara otomatis disave di hardisk. Pembuat daftar mengotorisasi print out daftar gaji dan slip gaji karyawan. Dokument print out daftar gaji dan slip gaji karyawan diserahkan ke bagian kasir dan print out daftar hadir karyawan disimpan secara permanen sesuai tanggal dibuat. b) Bagian pembuat daftar gaji menerima print out daftar gaji, slip gaji karyawan, bukti kas keluar lembar pertama dan lembar kedua. Bagian pembuat daftar gaji menyetujui bukti kas keluar dengan melihat daftar gaji. Apabila setuju dokumen menerima print out daftar gaji, slip gaji karyawan, bukti kas keluar lembar pertama dan lembar kedua dikembalikan dan apabila tidak setuju manajer tidak mengotorisasi dan dikembalikan ke kasir untuk diperiksa kembali. 4) Prosedur Pembayaran Gaji a) Bagian Kasir menerimaPrint out dokumen daftar gaji dan slip gaji karyawan. Kasir membuat bukti kas keluar dua


lembar dan mengotorisasi bukti kas keluar. Bukti kas keluar lembar pertama, lembar kedua, slip gaji karyawan dan daftar gaji karyawan dikirim ke bagian daftar gaji dan disetujui oleh daftar gaji yaitu manajer. apabila disetujui akan diotorisasi dan dikembalikan ke kasir. tetapi, apabila tidak disetujui akan dikembalikan ke kasir dan kasir memeriksa serta menghitung kembali bukti kas keluar dan dikirim kembali ke manajer. b) Kasir menerima kembali print out bukti kas keluar lembar pertama, lembar kedua, slip gaji karyawan dan daftar gaji karyawan mentransfer

dari gaji

bagian

pembuat

karyawan

ke

daftar

gaji.

rekening

Kasir

tabungan

SIBUHAR (Simpanan Bulanan Harian). Kasir membuat kwitansi untuk bukti pembayaran kepada karyawan. kwitansi lembar kedua disimpan permanen dan secara urut nomor. Kwitansi lembar pertama diserahkan ke karyawan bersamaan dengan slip gaji, tetapi karyawan harus menunujkkan tabungan SIBUHAR sebagai bukti. Bukti kas keluar lembar pertama disimpan permanen dan sesuai tanggal pembuatannnya. Daftar gaji dan bukti kas keluar lembar kedua dikirim kepada admimistrasi keuangan untuk membuat Laporan Keuangan dan Statistik Bulanan (LKSB).


c. Catatan yang digunakan 1) Laporan Data Karyawan Laporan data karyawan secara otomatis akan terisi apabila sudah memasukan data kedalam form data karyawan, berisi mengenai data karyawan dan PTKP. 2) Laporan Absensi Karyawan Laporan absensi karyawan secara otomatis akan tercetak apabila sudah mengisi form absensi karyawan, form karyawan sudah terintergrasi dengan data karyawan. 3) Laporan Gaji Karyawan Laporan gaji karyawan berisi tentang gaji pokok, gaji bersih, potongan, dan biaya yang ada. Laporan ini akan tercetak otomatis apabila sudah mengisi form gaji karyawan. 4) Laporan Keuangan dan Statistik Bulanan (LKSB) Laporan mengenai semua transaksi selama satu periode, termasuk laporan untuk biaya gaji. 5) Slip Gaji Karyawan Slip gaji berisi mengenai gaji yang diterima oleh karyawan dan didalam slip gaji ada informasi tentang besarnya pendapatan yang diterima kepada karyawan. 6) Bukti Kas Keluar Bukti kas keluar berisi informasi mengenai kas yang dipakai untuk keperluan perusahaan dan.Bukti kas keluar juga


digunakan oleh bagian kasir sebagai tanda bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang untuk pembayaran gaji. 7) Kwitansi Kwitansi digunakan sebagai tanda bukti apabila melakukan transaksi pembayaran, tidak terkecuali dalam pembayaran gaji karyawan 2. Rancangan Flowchat Rancangan bagan alir (flowchart) untuk penggajian pada Koperasi Kredit Gentiaras adalah sebagai berikut:


BAGIAN PENGANGKATAN KARYAWAN Mulai

Mengangkat dan menempatkan karyawan

Membuat SPK

2

SPK SPK

1

Input Data Karyawan

Memproses dan Mencetak data karyawan

2

SPK SPK

Database Data Karyawan

1

DK

1

T

KARYAWAN

SPK = Surat Pengangkatan Karyawan DK = Data Karyawan

Gambar 15 Rancangan Flowchart Sistem Infrormasi Akuntansi Penggajian Sumber : data diolah


Gambar 15. Rancangan Flowchart Sistem Infrormasi Akuntansi Penggajian (Lanjutan) Sumber: data yang diolah


Gambar 15. Rancangan Flowchart Sistem Infrormasi Akuntansi Penggajian (Lanjutan) Sumber: data yang diolah


Gambar 15. Rancangan Flowchart Sistem Infrormasi Akuntansi Penggajian (Lanjutan) Sumber : data yang diolah


Gambar 15. Rancangan Flowchart Sistem Infrormasi Akuntansi Penggajian (Lanjutan) Sumber : data yang diolah


2.

Rancangan Diagram Arus Data (Data Flow Diagram). Diargam arus data dirancang untuk menggambarkan aliran data pada sistem informasi akuntansi penggajian pada koperasi kredit gentiaras dan menggambarakan sistem informasi akuntansi penggajian pada Koperasi Kredit Gentiaras. Berikut ini adalah rancangan diagram arus data KoperasiKredit Gentiaras: a. Rancangan Context Diagram Context Diagram adalah diagram arus data yang pertama kali dibuat dan menggambarkan hubungan input/output antara sistem. Context Diagram akan menggambarkan proses utama dari sistem informasi akuntansi penggajian yang selanjutnya akan dipecah kebali secara rinci. Berikut ini adalah rancangan Context Diagram


c. Manajer

Daftar Gaji, Potongan, Dana Pensiun, Prestasi Kerja

Input daftar gaji

a. Karyawan

Data Karyawan dan Presensi

Persensi Karyawan 0

b. Front Office

Data Karyawan Slip Gaji Penggajian e. Kasir

Daftar Gaji dan BKK

Transfer Gaji Karyawan

Daftar Gaji

d. Adminsitrasi keuangan

Jurnal

LKSB

f RAT

RAT : Rapat Anggota Tahunan BKK : Bukti Kas Keluar LKSB : Laporan Keuangan dan Statistik Bulanan

Gambar 16. RancanganContext Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Koperasi Kredit Gentiaras Sumber : data yang diolah


b. Rancangan Diagram Berjenjang Diagram

berjenjang

digunakan

untuk

mempersiapkan

penggambaran diagram ke level-level yang lebih bawah lagi dan menggambarkan semua proses yang terjadi dalam sistem informasi akuntansi. Rancangan diagram berjenjang sistem informasi akuntansi penggajian terdiri dari empat porses yaitu memproses administrasi karyawan, menghitung gaji karyawan, transfer gaji karyawan dan membuat laporan penggajian. Berikut ini adalah rancangan diagram berjenjang Koperasi Kredit Gentiaras.


0

Transaksi penggajian

1

2

3

4

Merekam administrasi keuangan

Menghitung dan merekam gaji karyawan

Proses transfer gaji karyawan

Membuat laporan penggajian

2.3

1.1

1.2

2.1

2.2

2.3

2.4

2.5

Merekam data karyawan

Membuat absensi karyawan

Merekam data gaji pokok

Merekam prestasi kerja karyawan

Merekam tunjangan karyawan

Merekam potongan karyawan

Merekam Total gaji karyawan

3.1

Membuat slip gaji dan bukti kas keluar

3.2

4.1

4.2

Mentransfer gaji karyawan

Membuat Jurnal

Membuat LKSB

LKSB = laporan keuangan dan statistik bulanan

Gambar 17. Rancangan Diagram Berjenjang Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Koprasi Kredit Gentiaras Sumber : data yang diolah


c. Rancangan Diagram Level 0. Diagram Level 0 adalah gambaran diagram arus data berdasarkan proses yang terdapat di diagram berjenjang. Diagram Level 0 merupakan proses yang berhubungan dengan pembuatan laporan kepada manajemen. Berikut ini adalah rancangan diagram level 0 Koperasi Kredit Gentiaras.


Tambahan

Absensi Karyawan

b Front Office

rekam data dan absensi karyawan

Data dan absensi Karyawan

Prestasi Kerja

2

1 Merekam Administrasi karyawan

Data dan Absensi Karyawan

a

rekam slip gaji Slip Gaji Karyawan

Memproses transfer gaji karyawan

Gaji Karyawan

rekam BKK Bukti Kas Keluar rekam GK

Gaji Karyawan

e slip gaji, bukti kas keluar, gaji karyawan

Gaji Karyawan

Kasir

4 rekam jurnal f LKSB RAT

Jurnal

Membuat LKSB laporan penggajian

c Manajer

Data Gaji, Tunjangan, dan Potongan

3

Karyawan

hitung gaji karyawan

Menghitung dan merekam daftar gaji

d. Administrasi keuangan

RAT : Rapat Anggota Tahunan LKSB :Laporan Keuangan dan Statistik Bulanan

Gambar 18. Rancangan Diagram Level 0 Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Koperasi Kredit Gentiaras Sumber: data yang diolah


d. Rancangan Diagram Level 1 Diagram level 1 proses 1 adalah gambaran dari diagram arus data yang berupa pecahan dari proses diagram level 0 dari pecahan proses utama diagram berjenjang yang terdapat lima proses. Diagram level 1 proses adalah proses awal dari arus data suatu sistem, proses awal ini menggambarkan rancangan arus data sistem penggajian yang terdapat dikoperasi. Tetapi, diagram level 1 akan dipecah menjadi beberapa proses untuk menunjukkan arus data sistem informasi akuntansi untuk penggajian. Berikut ini adalah rancangan diagram level 1 Koperasi Kredit gentiaras:


1

Gaji Pokok

rekam potongan, tunjangan

Potongan, Tunjangan

data dan persensi karyawan

a Karyawan

rekam gaji pokok

Absensi Karyawan rekam data karyawan

Data Karyawan

data karyawan

1.1 Merekam Data Karyawan

rekam absensi karyawan

1.2 membuat absensi karyawan

d Administrasi Keuangan

data karyawan dan absensi karyawan

b

absensi karyawan Front Office

Gambar 19. Rancangan Diagram Arus Data Level 1 proses nomor 1 Sistem Infromasi Akuntansi Penggajian Koperasi Kredit Gentiaras Sumber: data yang diolah


2 Data karyawan

2.1 c Manajer

data gaji karyawan

2.3 hitung tunjangan karyawan

merekam tunjangan karyawan

merekam data gaji pokok

hitung potongan karyawan

tunjangan karyawan

2.2

merekam pertasi kerja karyawan

2.4 merekam potongan karyawan

potongan karyawan

prestasi kerja karyawn 2.5 total gaji Karyawan

Absensi karyawan

rekam prestasi kerja

3

merekam total gaji karyawan

absensi karyawan Prestasi Kerja

daftar gaji

daftar gajii

Gambar 20. Rancangan Diagram Arus Data Level 1 Proses nomor 2Sistem Infromasi Akuntansi Penggajian Koperasi Kredit Gentiaras Sumber: data yang diolah


3 daftar gaji karyawan 2

3.1

rekam bukti kas keluar

daftar gaji karyawan

e.

Bukti Kas Keluar

Kasir membuat bukti kas keluar dan slip gaji

rekam slip gaji

Slip Gaji

4 daftar gaji, bukti kas keluar, slip gaji proses transfer gaji

a.

transfer gaji karyawan

3.2 slip gaji

Slip gaji

Karyawan mentransfer gaji karyawan

Gambar 21. Rancangan Diagram Arus Data Level 1 Proses Nomor 3 Sistem Infromasi Akuntansi Penggajian Koperasi Kredit Gentiaras Sumber: data yang diolah


4 Bukti kas Keluar, Daftar Gaji 3

d Adminstrasi Keuangan

4.1 Daftar gaji, Bukti Kas Keluar dan Memorial

rekam jurnal Junal

membuat Jurnal

memproses junal

laporan Keuangan Bulanan

f RAT

4.2

bukti kas keluar

LKSB

Bukti Kas Keluar

Daftar Gaji daftar gaji

LKSB = Laporan Keuangan dan Statistik Bulanan

Gambar 22. Rancangan Diagram Arus Data Level 1 Proses Nomor 4 Sistem Infromasi Akuntansi Penggajian Koperasi Kredit Gentiaras Sumber: data yang diolah


1.

Rancangan Jurnal Perancangan Jurnal untuk penggajian adalah sebagai berikut: Biaya Gaji

xxx

PPh Ps 21

xxx

Kas

xxx

(untuk mencatat terjadinya pembayaran gaji) Koperasi Kredit Gentiaras tidak ada utang gaji karyawan, karena utang gaji di koperasi akan tergolong sebagai pinjaman. Sehingga, apabila karyawan ingin utang maka karyawan harus melalui prosedur peminjaman. Oleh karena itu, tidak tergolong sebagai dengan transaksi penggajian. K. Perancangan Pengendalian Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Sistem yang sudah dirancang harus bisa mencegah, mengoreksi dan melacak kesalahan-kesalahan yang terjadi pada sistem tersebut baik yang sengaja mauapun tidak sengaja. Untuk dapat memaksimalkan suatu sistem maka harus terdapat pengendalian, yaitu:


1.

Pengendalian Aplikasi Tabel 11. Table Rancangan Pengendalian Aplikasi Pegendalian

Pengendalian

yang Deskripsi Pengendalian

dibutuhkan Pengendalian Pemisahan organisasi

tanggung

tugas jawab

dan a. Fungsi pembuat daftar antar

bagian terutama dalam penggajian

gaji terpisah dari fungsi keuangan. b. Fungsi waktu

pencatatan hadir

terpisah

dari fungsi operasi. Pengendalian a. Dokumentasi Prosedur dokumen

a. Dokumentasi terhadap

b. Dokumentasi Sistem

prosedur,

sistem,

c. Dokumentasi Program

program, operasi, dan

d. Dokumentasi Operasi

data

e. Dokumentasi Data

tujuannya

untuk

pengoperasian

suatu

sangat

perlu

sistem. b. Pelatihan

terhadap

karyawan

terutama,

karyawan

yang

mengoperasikan sistem.


Pengendalian a. Pemeriksaan perangkat keras (Hardwere)

pariti Didalam pengendalian ini

(parity check) b. Pemeriksaan

sudah

terdapat

gaung komputer

(echo check)

dan

di sudah

dibuat oleh pabrik yang

c. Pemeriksaan validitas memproduksi komputer. (validity check) d. Pemeriksaan kesalahan lainnya (miscellaneous errors check) Pemeriksaan keamanan fisik

a. Pengawasan terhadap pengaksesan fisik

tanda

pengenal

b. Pengatur lokasi fisik c. Penggunaan

a. Penggunaan

alat

pengaman

b. Tata

tertib

mengakses hanya tertentu

untuk sistem karyawan terutama

sistem penggajian c. Penggunaan

UPS

(Uninteruptible Power System) Pengendalian a. Dipberlakukan keamanan data

log b. Proteksi file

data

a. File yang bersangkutan diproteksi b. Hanya dapat diakses


c. Pembatasan

oleh beberapa orang

pengaksesan d. Data

backup

yang berkepentingan dan

recovery

c. Data tidak disimpan (save) di suatu media saja.

Sumber: data yang diolah 2. Pengendalian Aplikasi a. Pengendaliam masukan Tabel 12. Table Rancangan Pengendalian Masukan (input) Pegendalian Nomer

Pengendalian yang dibutuhkan

urut

tercetak Untuk nomer tercetak hanya diberikan untuk

pada dokumen dasar

slip gaji, dokumen yang lain didasarkan pada tanggal pembuatannya.

Ruang untuk

maksimum Semua kolom dalam form input mempunyai masing-masing filed size atau besarnya filed sudah dibatasi

field di dokumen dasar Kaji ulang data

Setiap menambah data baik edit data maupu hapus data secara terinput secara otomatis otomatis

Verifikasi data

Semua dokumen


Pegendalian


Echo Check

Sebelum data di input ditampilkan terlebih dahulu di layar dan di input di database.

Existence check

Tipe currency pada input data PTKP dan Jenis kelamin dan Status untuk tipe text

Matching Check

a. Nomor rekeing dengan nama karyawan b. Nama karyawan dengan No slip gaji.

Field Check

Total Gaji Bersih, Total PTKP, Total PKP, PPh Ps21, Pendapatan Bersih, Dana Pensiun dan Gaji yang diterima

pada input data

Total Gaji Bersih. Sign Check

Total Gaji Bersih, Total PTKP, Total PKP, PPh

Ps21,

Penddapatan

Bersih,

Dana

Pensiun dan Gaji yang diterima pada input data Total Gaji Bersih. Reasonable Check Sumber: data yang diolah

Gaji yang diterima


b. Pengendalian pengolahan data. Tabel 13. Table Rancangan Pengolahan Data Pegendalian


Matching Check

Dilakukan pada search engine yang ada pada setiap form

Record Locking

Dilakukan oleh sofwere itu sendiri yaitu security warning dan Primey Key


c. Pengendalian keluaran (output). Tabel 14. Table Rancangan Pengendalian Keluaran (output) Pegendalian

Pengendalian

yang Deskripsi Pengendalian

dibutuhkan Tahap

Pemberian no urut slip

menyediakan

gaji

a. Pemberian pada

laporan

no

slip

tujuannya

urut gaji agar

memudahkan pencarian

apabila

karyawan membutuhkan slip gaji. Tahap

Pengamanan pada waktu Print laporan di koperasi

Mencetak

mengeprint laporan

laporan

saat ini letaknya terdapat di

bagian

administrasi,


tujuannya

untuk

memudahkan pada saat membutuhkan Baik

untuk

maupun

laporan. menjurnal

untuk

laporan

kepada manajemen Tahap

pemberian

tanggal tanggal

distribusi

tersedia pada laporan.

laporan

memudahkan

pencarian

terhadap

laporan yang dibutuhkan.

Tahap

Tempat

pengarsipan

laporan (save laporan)

laporan

penyimpanan Penyimpanan

terhadap

data disimpan pada drive (hardisk) dengan kunci yang sudah disedian di komputer pada saat login komputer.



BAB VI PENUTUP A. Kesimpulan Berdasarkan analisis dan perancangan yang telah dilakukan, maka kesimpulan yang dapat dibuat adalah sebagai berikut: 1.

Sistem akuntansi penggajian di Koperasi Gentiaras belum baik karena; tampilan daftar gaji menimbulkan multitafsir. Hal ini dapat dilihat dari, tampilan prestasi kerja dan tambahan ke dalam daftar gaji. Tambahan yang terdapat di perhitungan gaji informasinya tidak detail.

2.

Masih terdapat masalah pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian yaitu; (1) belum adanya struktur organisasi yang terpusat untuk penggajian, (2) belum adanya tanggung jawab yang jelas, (3) masih terdapat rangkap tugas, (4) belum adanya otorisasi terhadap dokumen daftar hadir, (5) belum adanya pemeriksaan terhadap perhitungan gaji, (6) belum adanya slip gaji karyawan.

3.

Perancangan

Sistem

Infrormasi

Akuntansi

sebagai

berikut:

Merancang aplikasi penggajian dengan microsof access, dalam bentuk; form login, form menu, form data karyawan, form absensi karyawan, dan form daftar gaji. Merancang output slip gaji karyawan, daftar gaji karyawan, absensi karyawan dan data karyawan.

186


B. Keterbatasan Penelitian Keterbatasan penelitian ini adalah tidak bisa memperoleh data secara lengkap.

C. Saran 1. Koperasi sebaiknya memperjelas informasi penggajian, terutama untuk tambahan yang terdapat di perhitungan gaji. 2. Koperasi sebaiknya mulai melakukan pemisahan fungsi-fungsi yang terkait beserta deskripsi pekerjaan yang jelas untuk semua bagian di koperasi agar tidak terjadi perangkapan tugas dan wewenang. Koperasi harus melakukan otorisasi yang jelas agar tidak terjadi penyelewengan atau kecurangan, terutama pada dokumen-dokumen yang penting termasuk daftar hadir agar tercipta pengendalian yang baik. Koperasi harus membuat dokumen slip gaji tujuannya agar karyawan mendapatkan infomasi mengenai potongan, bonus dan gaji pokoknya yang didapat karyawan selama satu bulan. 3. Koperasi sebaiknya memaksimalkan penggunaan komputer dan database penggajian yaitu microsoft access karena kelebihan microsoft access adalah dapat terintegrasi disetiap komputer, mudah untuk digunakan dan softwere ini sudah terinstal di setiap komputer. 4. Koperasi sebaiknya mulai menggunakan persensi dengan fingerprint, karena koperasi sudah mendirikan dua cabang, yang kemungkinan


untuk masa yang akan datang karyawan di koperasi akan lebih banyak daripada saat ini.


DAFTAR PUSTAKA

Anoraga, Sudantoko. 2002. Koperasi, Kewirausahaan dan Usaha kecil. Jakarta: PT Rineka Cipta. Barry, Cushing. 1983. Sistem informasi Akintansi dan Organisasi Perusahaan. Diterjemahkan oleh Drs Ruchyat Kosasih. Jakarta: Penerbit eralngga Bodnar, Hopwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. EdisiSembilan.Diterjemahkanoleh Julianto Agung Saputra., SE., S.Kom., M.Si. dan Lilis Setiawati. Yogyakarta: Andi Offset. Danke, Yuanita. 2012. Analisis Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pada Siklus Penggajian Dalam Rangka Efektivitas Pengendalian Internal Studi Kasus Pada Perusahaan plastik Injection. Jurnal Ilmiah Mahasiswa Akuntansi Vol 1, No. 1. Diana, Lilis. 2012. Sistem Informasi Akuntansi:Perancangan,proses dan Penerapan. Yogyakarta: Andi Offset. Eka Nova, Magdalena. 2012. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Terkomputerisasi Pada PT PD (Kantor Pusat). Jurnal Ilmiah Mahasiswa Akuntansi Vol 1 (Universitas Widya Mandala). Gunawan, Yuliana. 2005. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Atas Siklus Penggajian Pada PT X. Skripsi:Jurusan Akuntansi. Fakultas Ekonomi. Universitas Kristen Petra Surabaya. Hall, James. 2004. Sistem Informasi Akuntansi.Edisi keempat. Terjemahan oleh Dewi Fitrisari S.S., M.Si. dan Deny Arnos Kwary S.S., M. Hum, Jakarta: PT Salemba Empat. Jogiyanto. 2005. Analisis dan Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Kristanti, Ameylia. 2012. Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Terkomputerisasi Atas Siklus Penggajian Pada PT Duta Audio Inti di Surabaya. Jurnal Ilmiah Mahasiswa Akuntansi Vol 1, No. 1 Mulyadi.2001. Sistem Akuntansi. Edisi ketiga. Jakarta: PT Salaemba Empat Munkner. 2011. Membangun UU Koperasi Berdasarkan Prinsip-Prinsip Koperasi. Cetakan pertama, Jakarta: Penerbit Reka Desa.

189


Primatika, Aditya. 2009. Analisis Efektivitas Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Karyawan.Skripsi : Jurusan Akuntansi. Fakultas Ekonomi.Universitas Brawijaya Malang. Reksohadiprodjo. 1997. Manajemen Koperasi. Cetakan pertama, Yogyakarta: Penerbit BPFE Yogyakarta. Romney, Jhon Stembart. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi sembilan. Terjemahan oleh Dewi Fitrisari S.S., M.Si. dan Deny Arnos Kwary S.S., M. Hum, Jakarta: PT Salemba Empat Sugiarto, Sudibyo. 1985. Sistem Akuntansi dan Permasalahannya. Yogyakarta: BPFE. Undang-undang RI Nomor 17 Tahun 2012 Tentang Perkoperasian. Departemen Koperasi, Jakarta, 2012 Wahyono, Teguh. 2004. Sistem Informasi Akuntansi Analisis, Desain, dan Pemrograman Komputer. Yogyakarta: Andi Offset. Wahyu, Wing. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Penerbit UPPYKPN Yogyakarta.


191


Daftar Wawancara A. Organisasi 1. Bagaimana sejarah berdirinya Koperasi Kredit Gentiaras? 2. Dimana letak Koperasi Kredit Gentiaras? 3. Apa tujuan dan motto dari berdirinya Koperasi Kredit Gentiaras? 4. Bagaimana struktur ogranisasi Koperasi? 5. Apa saja tugas dan wewenang dari masing-masing bagian yang bertugas di Koperasi Kredit Gentiaras? 6. Bagaimana perkembangan Koperasi Kredit Gentiaras pada tahun 2013 ini? 7. Bagaimana perekrutan karyawan di Koperasi Kredit Gentiaras? 8. Apa saja pelayanan yang diberikan oleh Koperasi Kredit Gentiaras B. Sistem Akuntansi Penggajian 1. Bagaimana sistem pembayaran gaji karyawan di Koperasi Kredit Gentiaras? 2. Dokumen apa saja yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian? 3. Bagaimana prosedur penggajian didalam Koperasi Kredit Gentiaras? 4. Bagian apa saja yang menjalankan prosedur akuntansi penggajian?


Pada tahap ini penulis menggunakan daftar pertanyaan sistem pengendalian intern, jika jawaban yang diberikan “Ya” berarti pengendalian internya sudah dilakukan sedangkan jika jawaban yang diberikan “Tidak” berarti sistem pengendalian internya belum dilakukan. Berikut ini adalah daftar pertanyaan sistem pengendalian intern PERTANYAAN Organisasi 1. Apakah Fungsi pembuat daftar gaji dan upah sudah terpisah dari fungsi keuangan? 2. Apakah fungsi pembuat daftar gaji terpisah dari fungsi administrasi? 3. Apakah fungsi pencatatan waktu hadir terpisah dari fungsi operasi ? 4. Apakah fungsi administrasi terpisah dari fungsi keuangan? SISTEM OTORISASI DAN PENCATATAN 5. Apakah setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah memiliki surat keuputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangai oleh direktur utama? 6. Apakah setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan? 7. Apakah daftar absen sudah diotorisasi? 8. Apakah daftar gaji sudah diotorisasi? 9. Apakah Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah sudah diotorisasi oleh fungsi akuntansi 10. Apakah Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah? PRAKTIK YANG SEHAT 11. Apakah Absensi karyawan pada diawasi oleh fungsi pencatat waktu? 12. Apakah Pembuat daftar gaji dan upah diverifikasi kebenarannya dan ketelitian perhitungan oleh fungsi akuntansi? 13. Apakah Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh pembuat daftar gaji dan upah?

Ya

Tidak

√ √ √ √ √

√

√ √ √ √

√ √

√




Bukti Memorial


Bukti Kas Keluar



Daftar Persensi

Koperasi Kredit Gentiaras

N0

Jabatan

Nama

Hari

Tanggal

Jam Kerja Jam masuk Jam pulang

TTD

Keterangan


TABUNGAN SIBUHAR


DAFTAR KARYAWAN KOPERASI GENTIARAS KABUPATEN PRINGSEWU PROVINSI LAMPUNG No

No. Induk

Nama

Tempat Lahir

Lahir Tanggal

JK

Pendidikan

No. SK

Jabatan

/No Rek 1

00008

A

PADANGBULAN

31-Des-48

L

D2

041/KARY/GA/VI/2010

MANAJER

2

00043

B

PRINGSEWU

07-Mei-52

L

SPG

041/KARY/GA/VI/2010

KABAG PENAGIHAN

3

00137

C

PRINGSEWU

23-Sep-56

L

D3

101/KRY/GA/VI/2013

KABAG KREDIT

4

00042

D

LAMPUNGSELATAN

11-Apr-54

P

D2

041/KARY/GA/VI/2010

STAF KREDIT

5

00041

E

MATARAM

03-Agust-50

P

S1

041/KARY/GA/VI/2010

STAF KREDIT

6

00421

F

PRINGSEWU

11-Okt-64

L

S1

041/KARY/GA/VI/2010

STAF KREDIT

7

00138

G

GISTING

03-Apr-63

P

SMA

041/KARY/GA/VI/2010

KASIR PUSAT

8

02764

H

SRAGEN

03-Sep-78

L

S1

041/KARY/GA/VI/2010

ADMINISTRATOR

9

02945

I

TANJUNGKARANG

01-Agust-76

L

D3

041/KARY/GA/VI/2010

ADMINISTRATOR

10

02571

J

AMBARAWA

05-Apr-78

L

S1

041/KARY/GA/VI/2010

STAF KREDIT

11

03214

K

AMBARAWA

18-Jul-86

P

S1

041/KARY/GA/VI/2010

ADMINISTRATOR

12

01221

L

PRINGSEWU

08-Mei-78

P

S1

066/KRY/GA/V/2012

CUSTUMER SERVICE

14

03828

M

RIAU

31-Agust-85

P

066/KRY/GA/V/2012

TELLER

15

04311

N

MARGODADI

25-Okt-11

P

110/KARY/GA/VII/2012

KASIR UNIT AMBARAWA

16

05066

O

PODOREJO

28-Mar-90

P

103/KRY/GA/VII/2012

TELLER

17

05066

P

PURBASARI

11-Nop-91

P

103/KRY/GA/VII/2012

TELLER

13

03858

Q

PRINGSEWU

08-Jan-91

P

066/KRY/GA/V/2012

TELLER

18

02990

R

L

STAF KREDIT UNIT AMBARAWA

19

03695

S

L

STAF KREDIT UNIT LAMPUNG TIMUR

20

01179

T

L

KASIR UNIT LAMPUNG TIMUR


21

05134

U

P

TELLER UNIT LAMPUNGTIMUR

22

03842

V

L

STAF UNIT AMBARAWA

23

00653

W

L

PENJAGA PUSAT

KWITANSI PEMBAYARAN


LAPORAN KEUANGAN DAN STATISTIK BULANAN



pendapatan bulan ini : Rp 815.379.925

Index Prestasi

A

B

C

0,9

0,40

0,50

D

E

F

G

H

I

J

K

L

M

N

O

P

Q

0,20

0,20

0,75

1,00

0,40

0,40

0,40

0,40

0,40

0,40

0,40

1,00

0,70

0,50

Komputer

500.000

Kasir

500.000

2,50

Operator

600.000

1,00

Akun

750.000

Analisa Pinj Perkantran Managemen

1.000.000 600.000 1.750.000

1,3 0,80

0,20

0,70

0,60

25

25

16

0,30

0,40

Nilai Jam

8000

7000

Jum Jam

157

137

Penagihan

5

25

Jasa kerja

500.000

Tambahan

*penagihan 5000-8000

T

U

V

0,40

0

0

0,50

0,50

0,50

W

1,00 1,50

1,00

0,40

0,40

0,40

0,50

0,60

25.000

S

1,00

1,00

M Kerja

R

25

21

0,40

0,20

7250

6000

172

50

39

8

0,40

0,60

0,75

1,00

0,60

14

16

9

4

4

4

2

2

2

1

0

0

1

6000

6000

6000

6000

6000

6000

6000

5100

5100

5100

3300

2600

2600

2000

2000

3000

6000

2500

2500

149

56

203

163

203

147

164

161

172

164

13

180

141

44

44

2

150

140

145

25

8

5

6

15

10

15

22

27

5

4

4

4

4

4

0

40

35

35


Perhitungan Gaji


Daftar Gaji


ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN. Studi Kasus Koperasi Kredit Gentiaras Pringsewu, Lampung SKRIPSI

Recommend Documents