BINUS UNIVERSITY Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil Tahun 2007/2008
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG USAHA PADA KOPERASI PEGAWAI SEKRETARIAT JENDERAL DEPDIKNAS Fadjelle Santonika
0800769584
Merry Aulia Tri A.N
0800770075
Nurul Intan W.
0800770195
Kelas/ Kelompok
:
07 PGA/ kelompok 3
ABSTRAK Dalam era globalisasi ini, kesuksesan suatu organisasi bergantung dalam mendapatkan data dan informasi yang cepat, tepat, efektif, efisien, serta akurat. Tujuan dari penelitian ini adalah agar dapat menerapkan sistem komputerisasi dengan menganalisa sistem yang sedang berjalan di Koperasi Sekretariat Jenderal Depdiknas yang dilanjutkan dengan merancang sistem informasi akuntansi yang dibutuhkan oleh Koperasi Sekretariat Jenderal Depdiknas seperti data karyawan, evaluasi kredit, transaksi piutang barang dan data-data yang lainnya. Metode penelitian yang dilakukan adalah studi kepustakaan, studi lapangan, metode perancangan, dan studi dokumentasi. Dari penelitian ini akan dihasilkan rancangan basis data yang secara terkomputerisasi beserta implementasi aplikasinya untuk mendukung proses penjualan kredit dan piutang usaha. Dengan adanya sistem basis data diharapkan dapat memenuhi kebutuhan informasi Koperasi Sekretariat Jenderal Depdiknas secara cepat, akurat dan efektif. Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan Kredit dan Piutang Usaha. vii
DAFTAR ISI Halaman Judul Luar. .......................................................................................i Halaman Judul Dalam. ................................................................................... ii Halaman Persetujuan Hard Cover.................................................................. iii Halaman Pernyataan Dewan Penguji ..............................................................iv Abstrak.......................................................................................................... vii Prakata ..........................................................................................................viii Daftar Isi ........................................................................................................xi Daftar Tabel ..................................................................................................xix Daftar Gambar............................................................................................... xx Daftar Lampiran ........................................................................................... xxv
BAB 1 : PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ......................................................................................... 1 1.2 Ruang Lingkup......................................................................................... 3 1.3 Tujuan dan Manfaat.................................................................................. 3 1.4 Metodologi Penelitian .............................................................................. 5 1.5 Sistematika Penulisan............................................................................... 7 xi
BAB 2 : LANDASAN TEORI 2.1 Landasan Teori Umum ............................................................................. 9 2.1.1 Sistem Informasi Akuntansi (SIA) ................................................... 9 2.1.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ................................ 9 2.1.1.2 Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi................................ 10 2.1.1.3 Siklus Sistem Informasi Akuntansi...................................... 12 2.1.2 Sistem Pengendalian Internal .......................................................... 13 2.1.2.1 Pengertian Sistem Pengendalian Internal ............................. 13 2.1.2.2 Unsur Pokok Sistem Pengendalian Internal ......................... 14 2.1.2.3 Tujuan Sistem Pengendalian Internal................................... 15 2.1.2.4 Tipe-tipe Aktivitas Pengendalian......................................... 16 2.1.3 Pengertian Analisis dan Perancangan Sistem................................... 19 2.1.3.1 Pengertian Analisis Sistem .................................................. 19 2.1.3.2 Pengertian Perancangan Sistem ........................................... 20 2.1.3.3 Pengertian Object Oriented Analysis Design (OOAD)......... 20 2.1.3.4 Pengertian Event ................................................................. 25 2.1.3.5 Pengertian Unified Modelling Language (UML) ................. 25 xii
2.1.4 Pengertian Perancangan Formulir ................................................... 32 2.1.5 Pengertian Rancangan Layar........................................................... 33 2.1.6 Pengertian Rancangan Laporan....................................................... 33 2.1.7 Database ......................................................................................... 34 2.1.7.1 Pengertian Database ............................................................ 34 2.1.7.2 Database Management Sistem (DBMS)............................... 35 2.1.7.3 Kamus Data......................................................................... 36 2.2 Landasan Teori Khusus ........................................................................... 36 2.2.1 Pengertian Koperasi........................................................................ 36 2.2.2 Penjualan Kredit ............................................................................. 27 2.2.2.1 Pengertian Penjualan dan Sistem Akuntansi Penjualan ........ 37 2.2.2.2 Pengertian Penjualan Kredit ................................................ 38 2.2.2.3 Kebijakan dalam Penjualan Kredit....................................... 38 2.2.2.4 Standar Kredit Dalam Penjualan Kredit ............................... 39 2.2.3 Piutang ........................................................................................... 40
xiii
BAB 3 : ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Koperasi .................................................................................... 42 3.1.1 Tahun Berdiri Koperasi, Notaris, Nomor Akta dan Alamat ............. 42 3.1.2 Bidang Usaha ................................................................................. 43 3.1.3 Perkembangan Usaha...................................................................... 46 3.2 Struktur Organisasi Koperasi dan Pembagian Tugas dan Tanggung jawab................................................................................ 47 3.2.1 Struktur Organisasi Koperasi .......................................................... 47 3.2.2 Tugas dan Tanggung Jawab ............................................................ 48 3.3 Sistem Penjualan kredit yang sedang berjalan.......................................... 53 3.3.1 Prosedur Penjualan Kredit yang Sedang Berjalan............................ 53 3.3.2 Rich Picture Prosedur Penjulan Kredit yang Sedang Berjalan ......... 57 3.4 Activity Diagram Prosedur Penjualan Kredit yang Sedang Berjalan ........ 58 3.4.1 Event Table Sistem Penjualan kredit yang sedang berjalan.............. 58 3.4.2 Overview Activity Diagram Sistem Penjualan kredit yang sedang berjalan ............................................................................... 60 3.4.3 Workflow Table Sistem Penjualan kredit yang sedang berjalan....... 61 xiv
3.4.4 Detail Activity Diagram.................................................................. 63 3.4.4.1 Detail Activity Diagram Menerima Permohonan Piutang Barang.................................................................... 63 3.4.4.2 Detail Activity Diagram Menyiapkan Barang ...................... 64 3.4.4.3 Detail Activity Membuat Laporan Rekapitulasi Tagihan Barang............................................... 65 3.4.4.4 Detail Activity Diagram Menagih Piutang Barang............... 66 3.4.4.5 Detail Activity Diagram Menghimpun Kas atas Penagihan Piutang Barang.................................................................... 67 3.5 Analisis Temuan Hasil Survey................................................................. 68 3.6 Identifikasi Kebutuhan Informasi............................................................ 75
Bab 4 : Rancangan Sistem Informasi Akuntansi 4.1 Rancangan Prosedur System Penjualan Kredit yang Diusulkan................ 78 4.1.1 Prosedur Membuka Cash Register .................................................. 78 4.1.2 Prosedur Permohonan Piutang Barang ............................................ 78 4.1.3 Prosedur Menutup Cash Register .................................................... 79 4.1.4 Prosedur Mencetak Laporan Penjualan Kredit Bulanan.................. 79 xv
4.1.5 Prosedur Mencetak Kwitansi Angsuran Pembayaran Barang (KAPB), Laporan Tagihan Piutang Barang (LTPB) dan Form Daftar Tagihan Barang .......................................................... 79 4.1.6 Prosedur Menagih Piutang Barang .................................................. 80 4.1.7 Prosedur Memberikan Uang Total Tagihan Piutang Barang ............ 80 4.1.8 Prosedur Menghimpun Kas Atas Penagihan Piutang Barang........... 80 4.1.9 Prosedur Mencetak Laporan Penerimaan Kas (LPK) dari Piutang Barang ........................................................................ 81 4.2 Rancangan Rich Picture Sistem Penjualan Kredit yang diusulkan............ 82 4.3 Rancangan Event Table Sistem Penjualan Kredit yang diusulkan ............ 83 4.4 Rancangan Overview Diagram Sistem Penjualan Kredit yang diusulkan . 86 4.5 Rancangan Workflow Table Sistem Penjualan Kredit yang diusulkan...... 87 4.6 Rancangan Detail Diagram...................................................................... 90 4.6.1 Rancangan Detail Diagram Membuka Cash Register ...................... 90 4.6.2 Rancangan Detail Diagram Menerima Permohonan Piutang Barang ............................................................................... 91 4.6.3 Rancangan Detail Diagram Menutup Cash Register ........................ 92 4.6.4 Rancangan Detail Diagram Mencetak Laporan Penjualan Kredit Bulanan................................................................................ 93
xvi
4.6.5 Rancangan Detail Diagram Mencetak Kwitansi Angsuran Pembayaran Barang Anggota, Laporan Tagihan Piutang Barang Dan Daftar Tagihan Barang ............................................................ 94 4.6.6 Rancangan Detail Diagram Menagih Piutang Barang...................... 95 4.6.7 Rancangan Detail Diagram Memberikan Uang Total Tagihan Piutang Barang ............................................................................... 96 4.6.8 Rancangan Detail Diagram Menghimpun Kas atas Penagihan Piutang Barang ............................................................................... 97 4.6.9 Rancangan Detail Diagram Mencetak Laporan Penerimaan Kas dari Piutang Barang ................................................................. 98 4.7 UML Class Diagram Usulan.................................................................... 99 4.8 Use Case Diagram Usulan ...................................................................... 100 4.9 Tehnical Plattform.................................................................................. 101 4.10 Rancangan Database............................................................................. 102 4.11 Rancangan Formulir ............................................................................. 106 4.12 Rancangan Layar.................................................................................. 109 4.13 Rancangan Laporan .............................................................................. 134 4.14 Navigation Diagram ............................................................................. 140 4.15 Matriks Rencana Penerapan Sistem ...................................................... 141 xvii
4.15.1 Matriks Jadwal Pengolahan Data............................................... 141 4.15.2 Matriks Distribusi Laporan ....................................................... 141 4.15.3 Matriks Level Akses ................................................................. 142
Bab 5 : Simpulan dan Saran 5.1 Simpulan ................................................................................................ 143 5.2 Saran ..................................................................................................... 145
DAFTAR PUSTAKA DAFTAR RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN FOTOCOPY SURAT SURVEY
xviii
DAFTAR TABEL Table 3.1 Event Table Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan............ 58 Table 3.2 Workflow Table Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan..... 61 Table 4.1 Event Table usulan Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas ....................................................................................... 83 Table 4.2 Workflow Table usulan Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas ....................................................................... 87 Table 4.3 Rancangan Database Master Barang Dagangan............................. 102 Table 4.4 Rancangan Database Master Anggota ........................................... 102 Table 4.5 Rancangan Database Master admin............................................... 103 Table 4.6 Rancangan Database Transaksi Faktur Penjualan Kredit ............... 103 Table 4.7 Rancangan Database Transaksi Faktur Penjualan Kredit Detail ..... 104 Table 4.8 Rancangan Database Transaksi Piutang Barang ............................ 104 Table 4.9 Rancangan Database Transaksi Kwitansi Angsuran Pembayaran Barang (KAPB) ............................................................................. 105 Table 4.10 Rancangan Database Transaksi Penerimaan Kas ......................... 105 Table 4.11 Matriks Jadwal Pengolahan Data................................................. 141 Table 4.12 Matriks Distribusi Laporan ......................................................... 141 Table 4.13 Matriks Level Akses ................................................................... 142
xix
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Aktivitas utama dan hasilnya dalam OOAD ............................... 20 Gambar 2.2 Problem Domain Analysis.......................................................... 21 Gambar 2.3 Application Domain Analysis..................................................... 23 Gambar 2.4 Class .......................................................................................... 29 Gambar 2.5 Generalization............................................................................ 30 Gambar 2.6 Cluster ....................................................................................... 30 Gambar 2.7 Aggregation ............................................................................... 31 Gambar 2.8 Assosiation................................................................................. 31 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas..................................................................... 47 Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Penjualan kredit yang sedang berjalan......... 57 Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan ............................................................................ 60 Gambar 3.4 Detail activity diagram Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan (Menerima permohonan piutang barang) ....................... 63
xx
Gambar 3.5 Detail activity diagram Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan (Menyiapkan barang) .................................................... 64 Gambar 3.6 Detail activity diagram Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan (Membuat Laporan Rekapitulasi Tagihan Barang)......... 65 Gambar 3.7 Detail activity diagram Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan(Menagih Piutang Barang).............................................. 66 Gambar 3.8 Detail activity diagram Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan (Menghimpun Kas atas Penagihan Piutang Barang)....... 67 Gambar 4.1 Rich picture usulan Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas .................................................................................. 82 Gambar 4.2 Overview diagram usulan Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas.................................................................... 86 Gambar 4.3 Diagram Usulan Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas (Membuka Cash Register)......................................... 90 Gambar 4.4 Detail Diagram Usulan Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas (Menerima Permohonan Piutang Barang) .................. 91 Gambar 4.5 Detail Diagram Usulan Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas (Menutup Cash Register)........................................... 92 Gambar 4.6 Detail Diagram Usulan Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas (Mencetak Laporan Penjualan Kredit Bulanan) ......... 93 xxi
Gambar 4.7 Detail Diagram Usulan Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas(Mencetak Kwitansi Angsuran Pembayaran Barang anggota, Laporan Tagihan Piutang Barang, dan Daftar tagihan barang).......................................................... 94 Gambar 4.8 Detail Diagram Usulan Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas (Menagih Piutang Barang) ...................................... 95 Gambar 4.9 Detail Diagram Usulan Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas (Memberikan Uang Total Tagihan Piutang Barang)... 96 Gambar 4.10 Detail Diagram Usulan Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas (Menghimpun Kas atas Penagihan Piutang Barang) 97 Gambar 4.11 Detail Diagram Usulan Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas (Mencetak laporan penerimaan kas (LPK) dari piutang barang).................................................................. 98 Gambar 4.12 UML Class Diagram Usulan Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas .................................................................. 99 Gambar 4.13 Use Case Diagram Usulan Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas................................................................. 100 Gambar 4.14 Rancangan Formulir Faktur Penjualan Kredit ......................... 106 Gambar 4.15 Rancangan Formulir Kwitansi Angsuran Pembayaran Barang 107 Gambar 4.16 Rancangan Formulir form daftar Tagihan Barang.................... 108 Gambar 4.17 Rancangan Layar Form Login ................................................. 109 Gambar 4.18 Rancangan Layar Form Login jika Login tidak sesuai ............. 109 Gambar 4.19 Rancangan Layar Form Utama ................................................ 110 xxii
Gambar 4.20 Rancangan Layar Menu Utama Data Anggota......................... 111 Gambar 4.21 Rancangan Layar Menu Utama Data Karyawan....................... 112 Gambar 4.22 Rancanagn Layar Menu Utama Data Barang dan Supplier....... 113 Gambar 4.23 Rancangan Layar Menu Utama Data Faktur Penjualan Kredit . 114 Gambar 4.24 Rancangan Layar Menu Utama Data Piutang Barang .............. 115 Gambar 4.25 Rancangan Layar Menu Utama Data Kwitansi Angsuran Pembayaran Barang................................................................... 116 Gambar 4.26 Rancangan Layar Menu Utama Data Penerimaan Kas ............. 117 Gambar 4.27 Rancangan Layar Menu Utama Laporan.................................. 118 Gambar 4.28 Rancangan Layar Form Add ms_anggota ................................ 119 Gambar 4.29 Rancangan Layar Form Updete/ Delete ms_anggota................ 120 Gambar 4.30 Rancangan Layar Form Add ms_karyawan ............................. 121 Gambar 4.31 Rancangan Layar Form Updete/ Delete ms_karyawan............ 122 Gambar 4.32 Rancangan Layar Form Add ms_barang dan ms_barang_dagangan.......................................................... 123 Gambar 4.33 Rancangan Layar Form Add ms_supplier ................................ 124 Gambar 4.34 Rancangan Layar Form Updete/ Delete ms_barang_dagangan. 125 Gambar 4.35 Rancangan Layar Form Updete/ Delete ms_barang ................. 126 xxiii
Gambar 4.36 Rancangan Layar Form Updete/ Delete ms_supplier ............... 127 Gambar 4.37 Rancangan Layar Form Add tr_fpk ......................................... 128 Gambar 4.38 Rancangan Layar Form Updete/ Delete tr_piutang_barang ...... 129 Gambar 4.39 Rancangan Layar Form Add tr_kapb....................................... 130 Gambar 4.40 Rancangan Layar Form Updete/ Delete tr_kapb....................... 131 Gambar 4.41 Rancangan Layar Form Add tr_penerimaan_kas...................... 132 Gambar 4.42 Rancangan Layar Form Updete/ Delete tr_penerimaan_kas ..... 133 Gambar 4.43 Rancangan Laporan Penjualan Kredit Harian .......................... 134 Gambar 4.44 Rancangan Laporan Penjualan Kredit Bulanan........................ 135 Gambar 4.45 Rancangan Laporan Tagihan Piutang Barang .......................... 136 Gambar 4.46 Rancangan Laporan Penerimaan Kas....................................... 137 Gambar 4.47 Rancangan Laporan Jurnal Penjualan Kredit............................ 138 Gambar 4.48 Rancangan Laporan Jurnal Penerimaan Kas ............................ 139 Gambar 4.49 Navigation diagram................................................................. 140
xxiv
DAFTAR LAMPIRAN Faktur Penjualan Kredit................................................................................. L1 Kwitansi Angsuran Pembayaran Barang........................................................L2 Form Daftar Tagihan Barang ......................................................................... L3 Laporan Penjualan Kredit Harian................................................................... L4 Laporan Penjualan Kredit .............................................................................. L5 Laporan Tagihan Piutang Barang................................................................... L6 Laporan Penerimaan Kas............................................................................... L7 Jurnal Penjualan Kredit ................................................................................. L8 Jurnal Penerimaan Kas .................................................................................. L9 Laporan Barang Keluar ................................................................................ L10
xxv
