83 BAB 4 PERANCANGAN USULAN SISTEM PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS PT BINTANG TOEDJOE
4.1
Prosedur Penjualan dan Penerimaan Kas Usulan Sistem penjualan dan penerimaan kas PT Bintang Toedjoe dimulai dengan
melakukan transaksi penjualan barang kepada customer, yaitu distributor-distributor, dan dimayoritaskan kepada PT Enseval Putra Megatrading. Proses transaksi penjualan finished good pada saat ini dapat dirinci sebagai berikut : 1.
Customer mengeluarkan purchase order (PO) kepada bagian Marketing dimana bagian Marketing kemudian akan membuat sales order (SO) berdasarkan PO tersebut. SO di PT. Bintang Toedjoe terbagi dua yaitu : •
SO Lokal Sales Order Lokal ditujukan untuk transaksi penjualan dimana barang yang dipesan dikirim hanya di dalam wilayah Indonesia
•
SO Ekspor Sales Order Ekspor ditujukan untuk transaksi penjualan dimana barang yang dipesan akan dikirim ke luar negeri selain wilayah Indonesia.
2.
Jika SO mendapat persetujuan dari kepala bagian Marketing dan kepala bagian Product Planning Inventory Control (PPIC) maka bagian PPIC akan mempersiapkan barang yang akan didistribusikan dan membuat delivery order (DO) yang akan diberikan kepada kepala bagian PPIC untuk mendapat persetujuan.
84 3.
Apabila DO telah disetujui oleh kepala bagian PPIC maka barang akan dikirimkan ke customer oleh dan transaksi akan tercatat di General Ledger.
4.
DO, SO serta PO akan diberikan ke bagian Finance dan bagian Finance akan mencetak invoice untuk customer atas transaksi tersebut.
5.
Bagian Finance akan melakukan konfirmasi atas pembayaran terhadap transaksi tersebut, Jika invoice atas transaksi tersebut telah dibayar, maka bagian Finance akan memberikan kuitansi berdasarkan invoice atas transaksi tersebut
6.
Jika bukti pembayaran telah diterima dan disetujui, maka akan dicatat di General Ledger dan Account Receivable dari customer tersebut berkurang
Sistem retur PT Bintang Toedjoe, apabila ada barang yang rusak, maka customer akan mengembalikan barang tersebut ke bagian PPIC beserta dengan invoice nya, setelah dilakukan pengecekan oleh bagian PPIC, maka akan dibuat surat keterangan retur penjualan, kemudian dikirim ke bagian finance, untuk dibuat credit memo dengan pilihan tukar barang atau potong bon, bila dipilih potong bon, maka akan mengurangi piutang dari customer.
85
Gambar 4.1 Gambar “Rich Picture Penjualan dan Penerimaan Kas usulan”
Gambar 4.2 Gambar “Rich Picture Retur usulan”
86 4.2
Usulan Untuk Mengatasi Permasalahan 1. Sistem yang baru akan memiliki kemampuan untuk menangani proses order dan proses retur, penyediaan data retur yang tepat sehingga dapat diketahui setiap barang yang di retur berasal dari invoice yang mana, dan kemudian akan dibuat Credit Memo. 2. Pemecahan masalah pada perusahaan dilakukan dengan cara mengembangkan aplikasi dalam sistem informasi akun penjualan dan penerimaan kas. Aplikasi yang baru akan mempunyai master harga sendiri per setiap jenis barang dan per customer. 3. Variasi diskon yang tersedia di aplikasi baru ini akan lebih bervariasi, dimana pengguna dapat membuat variasi diskon berdasarkan jumlah barang, waktu pembayaran, maupun persentase. 4. Pada aplikasi yang baru, pada saat entry sales order, telah dapat diketahui pembayaran hutang yang sudah jatuh tempo dan juga dapat dilakukan setting batas kredit maksimal per customer sehingga jika telah mencapai batas kredit maksimal, maka tidak dapat melakukan proses entry sales order. 4.3 Architecture Design 4.3.1
Criteria Perancangan kriteria sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan
kas PT Bintang Toedjoe terutama ditekankan pada kriteria usable (dapat diterapkan pada saat implementasi), correct (dirancang sesuai dengan kebutuhan ), dan comprehensible (kemudahan mempelajari sistem), karena tanpa pemenuhan ketiga kriteria ini sistem tidak memberikan manfaat yang signifikan kepada perusahaan.
Sedangkan kriteria efficient ( terjadi efisiensi dalam kegiatan
87 perusahaan setelah penerapan sistem) , reliable (dapat diandalkan untuk mempertahankan keutuhan data agar sistem dapat menghasilkan laporan yang dapat diandalkan) , dan flexible (sampai sejauh mana sistem dapat mengikuti perubahan) merupakan kriteria penting yang bersifat membantu kelancaran jalannya sistem. Karakteristik secure, maintainable, dan testable mendapatkan prioritas yang rendah, sementara karakteristik reusable, portable, dan interoperable merupakan karakteristik yang tidak memiliki relevansi atau hubungan dengan sistem informasi penjualan dan penerimaan kas yang diusulkan. Criterion
Very Important Less Important Important x Usable x Secure x Efficient x Correct x Reliable x Maintainable x Testable x Flexible x Comprehensible Reusable Portable Interoperable
Irrelevant
Easily fulfilled
x x x
Tabel 4.1 Tabel kriteria sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas
4.3.2
Component architecture Sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas PT Bintang
Toedjoe menggunakan arsitektur client-server dengan bentuk centralized data dimana pada client terdapat komponen user interface dan function, sedangkan
88 pada server hanya terdapat komponen model. Gambar berikut ini menunjukkan arsitektur sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas PT Bintang Toedjoe.
Gambar 4.3 Gambar “Component Diagram”
4.3.3
Process Architecture Deployment diagram dirancang dengan menggunakan centralized
pattern dimana pada client terdapat komponen user interface, function
89 sedangkan pada server terdapat komponen model. Semua data yang diinput melalui komponen user interface client akan diproses oleh klien itu sendiri melalui komponen function pada klien, kemudian server akan menampung segala input dari client untuk dibaca dan diproses melalui komponen function dan model yang ada pada server.
Gambar 4.4 Gambar “Deployment Diagram”
90
Gambar 4.5 Gambar “Arsitektur Jaringan”
91 4.4
Component Design 4.4.1 Model Component Dalam perancangan sistem, terdapat beberapa perbaikan terhadap analysis document yang dibuat sebelumnya. Berdasarkan event table, maka class diagram direvisi menghasilkan class diagram baru, yaitu ditambahnya kelas credit memo. 4.4.1.1
Class
* +
+
+
+
mengupdate
+
*
*
* *
Karyawan Finance
Karyawan PPIC
* +
*
*
*
*
*
* *
Karyawan Marketing
*
Barang
Pelanggan
Retur Penjualan
Piutang
Bukti Kas Masuk
Invoice
+
menyiapkan
Meretur
*
+
Mengirim
Mencatat
Karyawan
Memesan
Delivery Order
Event
Sales Order
Class
*
* *
Tabel 4.2 Tabel Event Table
* *
*
92
Gambar 4.6 Gambar Revised Class Diagram
93 4.4.1.2
Behavior Credit Memo Kelas “CreditMemo” menggambarkan event dimana setelah
karyawan finance menerima surat keterangan retur penjualan dari karyawan PPIC, maka akan menyiapkan credit memo , yang akan memotong piutang atau menukarnya dengan barang. Gambar dibawah ini menunjukkan pola behavioral dari kelas Credit Memo.
Gambar 4.7 Gambar statechart kelas “CreditMemo”
4.4.2
Function Component Komponen model menyatakan kebutuhan function dan kebutuhan model.
Terdapat beberapa komponen function dalam perancangan sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas PT Bintang Toedjoe yaitu analisa umur piutang, mencetak laporan penjualan, mencetak laporan retur penjualan, dan mencetak laporan penerimaan kas, sedangkan seluruh function yang lainnya dapat diimplementasikan dalam operasi dalam komponen model.
94 Function <
>
Function <>
LaporanPenerimaanKas
Function <>
LaporanTransaksiPenjualan
+cetaklaporanpenerimaankas()
Function <>
AnalisaUmurPiutang
+cetaklaporanpenjualan()
LaporanReturPenjualan
+analisaumurpiutang()
+cetaklaporanreturpenjualan()
Component <<model>>
Karyawan -KodeKaryawan : String -NamaKaryawan : String -Password : String -Jabatan : String
KaryawanFinance
KaryawanPPIC
KaryawanMarketing
+menyiapkan() +mencatat() +mengupdate()
+mengirim() +mengupdate() +meretur()
+memesan()
1
1
1
1..*
1..*
DeliveryOrder
-NoInvoice : String -TglJatuhTempo : Date -NoSO : String -IDCustomer : String -LimitKredit : String -JumlahHutang : String -KodeBarang : String -NamaBarang : String -Satuan : String -Jumlah : String -Quantity : String -Harga : String -Discount : String -Potongan : String -NamaMarketing : String -NamaPembuatInvoice : String +menyiapkan() +mencatat()
-NoDO : String -TglDO : Date -NoSO : String -IDCustomer : String -AlamatKirim : String -KodeBarang : String -NamaBarang : String -Satuan : String -Jumlah : String -Quantity : String -NamaPengirim : String -NamaPembuat : String +mengirim() +mencatat()
BuktiKasMasuk
1..*
1..*
-NoBuktiKasMasuk : String -TglBuktiKasMasuk : Date -NoInvoice : String -NamaCustomer : String -NamaBank : String -NomorGiro/Cek : String -Nominal : String +mencatat()
1 0..*
Invoice
1
1
1
SalesOrder
ReturPenjualan -TglRetur : Date -NoRetur : String -Metode : Boolean -NoInvoice : String -Keterangan : String +mencatat()
-NoSO : String -TglSO : Date -IDCustomer : String -LimitKredit : String -MataUang : String -NamaMarketing : String -NamaPembuatSO : String +memesan() +mencatat()
0..*
1..*1 DetilRetur 1
1 1..*
-NamaBarang : String -Quantity : String +mencatat()
1..* 1..*
DetilSO -JumlahHutang : String -KodeBarang : String -NamaBarang : String -Satuan : String -Jumlah : String -Quantity : String -Harga : String -Discount : String -Potongan : String +mencatat()
1
1 Barang
1..*
-KodeBarang : String -NoBarang : String -NamaBarang : String -MerekBarang : String -KategoriBarang : String -TglPemberianHarga : Date -Satuan : String -Quantity : String -Harga : String -MinimumStock : String -KodeLokasi : String -Tempat : String -Keterangan : String +mengirim() +mengupdate()
1..*
1
1..*
1
1..* 1
Pelanggan
1
1
-IDCustomer : String -NamaCustomer : String -AlamatCustomer : String -AlamatKirim : String -Wilayah : String -Telepon : String -LimitKredit : String -ContactPerson : String -HP : String -Faximile : String +memesan() +meretur() 1 1 1 Piutang
CreditMemo
1
-Metode -NoRetur : String -TglCreditMemo : Date -NoInvoice : String -Keterangan : String -NamaGudang : String -NamaCustomer : String -Alamat : String -KodeBarang : String -NamaBarang : String -Satuan : String -Quantity : String -JumlahRetur : String -Harga : String -Keterangan : String +meretur()
1
1
-NamaCustomer : String -JenisPembayaran : String -NomorCek/Giro : String -NamaBank : String -Nominal : String -TglCek : Date -TglPembayaran : Date -TotalPiutang : String -PiutangYgDibayar : String -SisaBayar : String -NamaPembuat : String +mencatat() +mengupdate()
Gambar 4.8 Gambar FunctionComponent
1
1 1..*
95
4.4.3
Connecting Component Connecting Component digunakan untuk mengukur coupling dan
cohesion yang ada, pada sistem PT Bintang Toedjoe diperlukan operation call sebagai berikut :
Gambar 4.9 Gambar “Connecting Component”
Objek “Compute” mempunyai operation “menghitung” , yang akan memanggil operation “mencatat” pada class “Invoice”, sehingga hanya diperlukan satu operation tetapi melibatkan dua class. Menghubungkan class dengan calling operation dapat menyebabkan low coupling.
