ABSTRAK
PT. Sinar Sosro kantor penjualan Jember merupakan perusahaan penjualan minuman ringan. Adapun produk yang dihasilkan antara lain Teh botol Sosro, Fruit Tea Sosro, Tebs, Joy Tea Green, S-Tee dan Happy Jus. PT. Sinar Sosro kantor penjualan Jember mempunyai daerah pemasaran meliputi Jember dan sekitarnya. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui penerapan sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember. Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode penelitian deskriptif. Jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Adapun teknik pengumpulan data yang penulis gunakan adalah wawancara dan observasi. Metode penganalisaan data yang digunakan yaitu metode deskriptif, dimana data yang telah dikumpulkan kemudian disusun dan dianalisis sehingga memberikan keterangan bagi pemecahan masalah yang dihadapi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa perusahaan dalam melakukan pencatatan transaku secara manual. Sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang diterapkan perusahaan dapat membantu manajemen dalam aktivitas pengendalian atas penjualan dan penerimaan kas. Hal ini dapat dilihat bahwa perusahaan telah melakukan pemisahan fungsi yang cukup jelas antar bagian, otorisasi yang telah memakai, perusahaan juga menggunakan dokumen bemomor urut cetak, dan perusahaan juga melakukan langkah-langkah untuk penjualan asset.
Kata Kunci : Penjualan Tunai, Penerimaan Kas.
ABSTRACT
PT. Sinar Sosro office sale of Jember represent company of sale of light beverage. As for yielded product for example Tea bottle of Sosro, Fruit Tea Sosro, Tebs, Joy Tea Green, S-Tee and of Happy Juice. PT. Sinar Sosro office sale of Jember have marketing area cover Jember and its surroundings. Intention of this research is to know applying of cash sale accountancy information system and cash inflow at PT. Sinar Sosro Office Sale of Jember. In this research of writer use descriptive research method. Data type the used is primary data and data of sekunder. As for data collecting technique which is writer use is observation and interview. Method analysing of used data that is descriptive method, where data which have been collected is later;then compiled and analysed so that give boldness to trouble-shooting faced. Result of research indicate that company in doing record-keeping of my me manually. Sale accounting system and applied by cash inflow is company can assist management in operation activity of cash inflow and sale. This matter can be seen that company have done dissociation of selfexplanatory function between shares, authorization which have weared, company also use document of bemomor massage print, and company also do stages;steps for the sale of asset. Keyword : Cash Sale, Cash Inflow.
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Dalam era informasi saat ini, fungsi-fungsi organisasi bisnis modern berada di lingkungan yang sangat cepat berubah. Faktor globalisasi juga berpengaruh kepada lingkungan bisnis karena tingkat persaingan yang semakin ketat. Hal tersebut menuntut perusahaan-perusahaan untuk melakukan kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien untuk mempertahankan eksistensinya, sehingga pengetahuan merupakan kekuatan yang sangat penting untuk membantu manajer dalam pengambilan keputusan. Setiap organisasi harus memandang informasi sebagai suatu sumberdaya yang berharga. Dengan semakin maraknya informasi dari media cetak maupun elektronik, membuat pilihan masyarakat semakin beragam dan selektif dalam memilih jenis produk yang di butuhkan dan diinginkan. Hal ini tentunya menjadikan persaingan antar perusahaan semakin ketat, sehingga setiap perusahaan dituntut untuk selalu meningkatkan kreativitas dan inovasi guna mendapatkan pilihan dari masyarakat. Bagi para produsen yang cerdik dan handal dalam mengantisipasi perkembangan kebutuhan dan keinginan masyarakat tersebut, tentunya akan dapat meraih pasar dan secara langsung akan mendongkrak omset penjualan. Contoh kasus produsen yang cerdik dan handal dalam mengantisipasi perkembangan kebutuhan dan keinginan masyarakat adalah PT. Sinar Sosro. Pada era 70an, pandangan umum masyarakat mengenai teh adalah sebuah minuman yang hanya bisa diminum di rumah. Melihat kecenderungan tersebut, Keluarga Sosrodjojo (pendiri PT. Sinar Sosro) berinovasi untuk membuat teh dalam botol (ready to drink) sehingga memudahkan masyarakat agar dapat meminum teh dimana saja. Cara ini terbukti sukses, hingga sampai saat ini PT. Sinar Sosro adalah leader dalam bidang penjualan teh dalam botol. Kesuksesan tersebut
tentunya tidak membuat PT. Sinar Sosro berpuas diri dan tetap berusaha untuk meningkatkan kinerja guna mencapai penjualan yang maksimal Sebagian besar perusahaan menetapkan persoalan laba sebagai tujuan perusahaan. Untuk dapat mencapai tujuan tersebut, maka manajemen perusahaan harus dapat mengkoordinir secara rasional sumber daya dan alat-alat produksi yang digunakan, yaitu yang terdiri dari alam, manusia, dan modal dalam suatu wadah organisasi yang melaksanakan kegiatan berdasarkan uraian tugas dan dibantu oleh catatan yang terkoordinir untuk menciptakan laporan-laporan guna disampaikan kepada pimpinan sebagai alat untuk menetapkan kebijakan, perencanaan, dan pengendalian. Sistem informasi akuntansi menghasilkan informasi yang penting dan dibutuhkan oleh manajemen untuk kelangsungan suatu perusahaan. Penyusunan sistem informasi akuntansi ini disesuaikan dengan situasi, kondisi, dan kebutuhan perusahaan. Sistem informasi akuntansi yang baik dan tepat dapat menghindari adanya kesalahan dan penyimpangan yang terjadi dalam perusahaan. Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan,
mengklasifikasikan,
mengolah,
menganalisa
dan
mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak internal dan pihak eksternal perusahaan. Data atau informasi tersebut selanjutnya dianalisis, didistribusikan dan dikomunikasikan kepada pihak-pihak yang memerlukan. Informasi yang mempunyai nilai manfaat yang tinggi harus bersifat akurat, relevan, dapat diandalkan dan tepat waktu. Perusahaan dalam melaksanakan kegiatannya pada umumnya sangat memerlukan sistem akuntansi yang efisien dan efektif khususnya dalam menyajikan informasi yang sesuai dengan kebutuhaan manajemen maupun berbagai pihak luar perusahaan yang membutuhkannya. Informasi memang menjadi penentu dalam pengambilan keputusan, baik oleh manajemen perusahaan itu sendiri maupun pihak-pihak yang berkepentingan dengan perusahaan. Tujuan sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan yang dilaksanakan oleh aktivitas yang disebut pemrosesan informasi. Sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh pemroses informasi disediakan oleh sistem pemrosesan transaksi, seperti laporan
keuangan dari sistem pemrosesan transaksi. Namun sebagian besar diperoleh dari sumber lain, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan. Dalam suatu perusahaan, salah satu komponen pembentukan laba adalah penjualan. Dalam kondisi perekonomian yang penuh dengan ketidakpastian dan tingkat persaingan yang semakin tajam, sistern informasi atas penjualan semakin dibutuhkan dalam kegiatan perusahaan. Sistem penjualan yang baik dan maksimal pada kegiatan penjualan yang diterapkan dalam perusahaan dapat mendorong tercapainya tingkat penjualan yang diharapkan, sehingga laba yang diharapkan dapat dicapai pula. Penjualan pada PT. Sinar Sosro Jember dilakukan dengan dua (2) cara yaitu penjualan secara tunai dan penjualan secara kredit yang keduanya mempunyai prosedur yang berbeda, sebagai contoh prosedur yang dilakukan penjualan kredit meliputi prosedur pemesanan barang, persetujuan kredit, prosedur pengiriman barang, prosedur penagihan dan prosedur pencatatan piutang. Dengan pelaksanaan kegiatan penjualan dan sistem akuntansi penjualan yang baik maka diharapkan dapat diketahui perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu. Penjualan melibatkan perputaran keuangan yang sangat besar apabila tidak dikelola dengan baik dapat mempengaruhi kelangsungan hidup perusahaan. Masalah keuangan yang dihadapi oleh perusahaan merupakan masalah pokok (penentu) didalam perencanaan strategi penjualan, oleh karena itu diperlukan suatu sistem penjualan dan penerimaan kas yang baik dan tepat, sebab informasi penjualan yang kurang memadai dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Agar permasalahan dalam aktivitas penjualan perusahaan dapat diminimalisir, maka hal tersebut membutuhkan suatu alat yaitu sistem informasi akuntansi, karena dengan adanya sistem yang baik maka sistem tersebut akan menghasilkan informasi yang berperan penting sehingga dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Sistem akuntansi merupakan organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2010:3). Suatu sistem yang memadai merupakan salah satu persyaratan agar aktivitas perusahaan dapat berjalan dengan baik. Begitupun dengan aktivitas
penjualan kredit, dibutuhkan suatu sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang memadai. Dengan adanya sistem informasi akuntansi penjualan
yang memadai,
permasalahan yang ada dapat diatasi. Hal ini dikarenakan sistem informasi penjualan di perusahaan dituntut untuk menciptakan sistem yang baik mengenai harga, pasar, calon pembeli, syarat penyerahan, syarat pembayaran. Apabila perusahaan kurang memperhatikan penjualan, kemungkinan besar tujuan jangka pendek perusahaan dalam memperoleh laba akan tercapai, tetapi untuk tujuan jangka panjang hal tersebut sulit untuk tercapai. Hal ini disebabkan penjualan menghasilkan piutang yang memiliki resiko adanya piutang tidak tertagih, sehingga keadaan ini akan berpengaruh terhadap pendapatan perusahaan. Dengan adanya sistem tersebut, maka penjualan, terutama penjualan kredit dapat berjalan dengan baik sehingga tujuan perusahaan dalam menghasilkan laba dapat tercapai. Sistem akuntansi penjualan yang baik harus didukung dengan sistem akuntansi penerimaan kas yang baik pula, karena kas adalah harta perusahaan yang berharga sekaligus merupakan asset yang sangat rentan akan pencurian, penyelewengan, dan penyalahgunaan. Satu diantara pencegahan penyelewengan kas yaitu dengan cara melakukan pemisahan fungsi dalam penerimaan kas dan pencatatan, sehingga dapat dilakukan cross check. Sistem akuntansi penerimaan kas yang baik mutlak dimiliki perusahaan karena dengan sistem akuntansi penerimaan kas yang baik, maka kas sebagai asset perusahaan dapat dijamin keamanannya, dengan catatan pelaksanaan sistem harus baik. Objek penelitian penulis dalam menyusun skripsi ini adalah PT. Sinar Sosro yang merupakan perusahaan yang bergerak dibidang minuman teh dalam kemasan botol. PT. Sinar Sosro yang terletak di kota Jember tepatnya di Jl. Ikan Bandeng No.226 Sempusari Mangli. PT. Sinar sosro kantor penjualan Jember ini tidak memiliki cabang, barang-barang yang akan di jual sebagian besar di kirim ke seluruh penjuru kota Jember dan sekitarnya. PT. Sinar Sosro kantor penjualan Jember memiliki pemasok ± 50 pemasok tetap untuk pemesanan pembelian barang yang akan dijual kembali baik ke warung-warung atau toko-toko besar maupun ke pelanggan langsung. Dalam melakukan pemesanan pembelian
minuman teh pada PT. Sinar Sosro kantor penjualan Jember terdapat suatu proses Sistem Informasi Akuntansi pembelian tersebut sampai terjadi pencatatan. Penjualan PT. Sinar Sosro kantor penjualan Jember mengalami kemajuan yang cukup baik, hal ini didukung oleh masuknya pelanggan yang cukup potensial seperti, beberapa supermarket-supermarket maupun toko-toko di sekitar kota jember. Dalam operasinya PT. Sinar Sosro kantor penjualan Jember melakukan penjualan secara tunai dan dropping. Penjualan tunai sasaran operasi penjualannya adalah toko-toko, pengecer dan kosumen langsung (end user) dengan pembayaran secara tunai. Sedangkan penjualan dropping sasaran operasi penjualannya adalah grosir kecil maupun grosir besar dengan pembayaran umumnya secara kredit. Dalam kegiatan penjualannya, PT. Sinar Sosro kantor penjualan Jember melakukannya dengan secara tunai maupun kredit. Kekurang lengkapan dokumentasi penjualan serta mekanisme pengadaan barang yang tidak sesuai dengan prosedur dapat menyulitkan manajemen dalam pengendalian internal penjualan. Untuk itu manajemen harus dapat menghindari faktor-faktor penghambat dalam proses penjualan, seperti sulitnya penelusuran informasi atas karyawan yang melakukan transaksi penjualan karena adanya keterlibatan dalam hal penunjukan petugas pembuat surat pesanan penjualan oleh pemilik perusahaan, sulitnya penelusuran informasi mengenai retur penjualan yang dilakukan, kesulitan untuk melihat tanggal jatuh tempo piutang, tidak adanya evaluasi terhadap kinerja pelanggan, dan fungsi akuntansinya yang tidak independen. Dalam penerimaan barang, PT. Sinar Sosro kantor penjualan Jember melakukan pencatatan dari proses transaksi pembelian sampai barang diterima digudang, namun dalam pencatatannya perusahaan belum melakukannya sesuai dengan prosedur akuntansi yang baik. Perusahaan tidak memiliki standar operasi dan prosedur secara tertulis (SOP), dalam prosedur penerimaan barang tidak ada pemisahan fungsi antara penerimaan barang dengan bagian gudang, bagian gudang dan penerimaan barang masih tergabung. Pada PT. Sinar Sosro kantor penjualan Jember dokumen permintaan pembelian barang yang dibuat oleh bagian gudang sepenuhnya tergantung dari keputusan manajemen dan seringkah permintaan pembelian barang dilakukan secara lisan yang kemudian ditindak
lanjuti oleh bagian pembelian dengan membuat surat pesanan pembelian, hal ini tidak sesuai dengan fungsi pada bagian gudang dan bagian pembelian. Beberapa penelitian terdahulu telah mencoba untuk mengungkapkan sistem informasi akuntansi. Penelitian tersebut diantaranya dilakukan oleh Sri Wahyuni (2006) yang meneliti Sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada PT. Coca-Cola Bottling Indonesia Medan menemukan bahwa perusahaan dalam melakukan pencatatan transaksi sudah menggunakan komputer dan sistem pencatatan juga telah terkomputerisasi dengan memakai sistem yang telah diprogram khusus untuk semua fungsi akuntansi. Sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang diterapkan perusahaan dapat membantu manajemen dalam aktivitas pengendalian atas penjualan dan penerimaan kas. Hal ini dapat dilihat bahwa perusahaan telah melakukan pemisahan fungsi yang cukup jelas antar bagian, otorisasi yang telah memakai, perusahaan juga menggunakan dokumen beromor urut cetak, dan perusahaan juga melakukan langkah-langka untuk penualan asset. Penelitian lainnya dilakukan oleh Erlina Nanda Riani (2008) yang meneliti Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada PT. Indofarma Global Medika Medan, dimana hasil penelitian mereka menunjukkan bahwa PT. Indofarma Global Medika, Medan telah membuat kebijakan-kebijakan untuk mendukung aktiftas perasahaan, diantaranya dengan merancang berbagai dokumen dan catatan-catatan serta prosedur untuk sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang telah disesuaikan dengan syarat untuk mempermudah dalam pengawasan terhadap operasional perusahaan. Penelitian dilakukan oleh Moch.Atho’illah
Tamimi
(2013).
Hasil
penelitian
menunjukkan
bahwa
Perusahaan telah melakukan pemisahan tugas dan tanggung jawab antara fungsi kas dan fungsi pencatatan atau akutansi,pada sistem penerimaan dan pengeluaran kas diperusahaan diotorisasi oleh fungsi yang berwenang dan pemilik langsung Namun ada juga penelitian yang menunjukkan hasil yang belum dilaksanakan sistem informasi akuntansi yaitu penelitian yang dilakukan oleh Gatot Yusianto (2014) dengan penelitian berjudul Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Dan Penjualan Pada CV. Barezky Total (Studi Kasus Mikro Ekonomi Pada UMKM usaha Mikro, Kecil Dan Menengah), dimana
hasil penelitian menunjukkan masih terdapat beberapa kelemahan dalam Pengendalian Intern yang ditemukan . Pada struktur organisasi, yaitu terjadinya overlap tugas pada bagian administrasi dan gudang. Fungsi kasir dan administrasi dilakukan oleh petugas yang sama. Sistem pembelian barang dagangan yaitu tidak adanya dokumen permintaan pembelian barang dagang. Pada sistem otorisasi, yaitu adanya pemberian otorisasi yang tidak sesuai dengan fungsinya, seperti bagian penjualan dapat mengirim dan menerima penjualan tunai dari pembeli yang seharusnya dilakukan oleh bagian pengiriman, petugas gudang menerima pengiriman barang dari pemasok Dengan melihat fenomena-fenomena yang ada tersebut maka penulis melihat suatu perusahaan untuk dapat tetap bersaing di dunia bisnis yang semakin ketat ini. Sistem akuntansi adalah sarana yang dipakai manajer untuk mendapatkan Informasi yang diperlukan untuk manajemen perusahaan dan penyusun laporan keuangan bagi pemilk kreditur dan pihak pihak lain yang berkepentingan, PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember adalah salah satu perusahaan distributor, penghasilan utamanya berasal dari penjualan. Agar seluruh penjualan dan penerimaan kas dapat dicatat secara wajar, perlu diperhatikan sistem akuntansi yang ada yang mengarah pada aktivitas tersebut. Seluruh bidang yang terlibat dalam kegiatan penjualan serta penerimaan kas perlu diawasi agar tidak terjadi kesimpang siuran tugas, wewenang dan tanggung jawab. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh Sri Wahyuni (2006), Erlina Nanda Riani (2008), Moch.Atho’illah Tamimi (2013) dan Gatot Yusianto (2014) terdapat gap antar penelitian terdahulu. Hal ini merupakan fenomena yang menarik perhatian peneliti, maka penelitian ini ingin membuktikan bagaimana sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember
1.2
Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang, maka permasalahan yang timbul dari
penelitian ini adalah bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember ? 1.3
Batasan Masalah Fokus dari Penelitian ini adalah mengetahui tentang sistem informasi
akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas. Agar penelitian ini tetap focus dan tidak bias maka perlu dibatasi pada : 1. Sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas pada PT Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember. 2. Periode penelitian yaitu tahun 2014 1.4
Tujuan dan Kegunaan Penelitian
1.4.1 Tujuan Penelitian Sesuai dengan masalah yang dihadapi, maka tujuan penelitian ini adalah : Untuk mengetahui penerapan sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember 1.4.2 Kegunaan Penelitian Kegunaan Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi semua pihak, yaitu antara lain : 1. Aspek Teoritis Penelitian ini diharapkan dapat memberikan tambahan pengetahuan dan perbandingan bagi para peneliti dalam bidang akuntansi tentang sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas. Serta diharapkan dengan adanya penelitian ini, dapat menjadi bahan referensi dalam penelitian penelitian selanjutnya yang sejenis. 2. Aspek Praktis Penelitian ini akan lebih memperdalam ilmu pengetahuan, terutama pengetahuan dalam bidang akuntansi dan bekal tentang sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas 3. Perusahaan
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran bagi pihak manajer dalam menerapkan kebijakan terutama yang menyangkut penerapan Sistem Informasi Akuntansi sebagai upaya untuk mencapai tujuan perusahaan.
BAB 3 METODE PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian Penelitian yang digunakan oleh peneliti adalah jenis penelitian deskriptif kualitatif.
Penelitian
deskriptif
kualitatif
adalah
suatu
penelitian
yang
menggambarkan subjek dan objek penelitian berdasarkan fakta yang ada di lapangan dan data-data yang diperoleh adalah kata-kata bukan angka. Penelitian dekriptif kualitatif ini adalah suatu metode dalam meneliti dimana pemecahan masalah yang diselidiki dengan menggambarkan atau melukiskan keadaan subjek atau objek penelitian. Penelitian ini memiliki tujuan untuk mengklasifikasikan mengenai suatu fenomena atau kenyataan sosial dengan mendeskripsikan sejumlah variabel yang berkenaan dengan masalah yang akan di teliti.
3.2 Fokus Penelitian Fokus penelitian yang dimaksud untuk mengungkapkan data yang dikumpulkan, diolah dan dianalisa dalam penelitian ini atau hal-hal yang dijadikan pusat perhatian dalam penelitian ini. Untuk keperluan penelitian ini penulis memfokuskan pada penerapan sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember
3.3 Lokasi dan Waktu Penelitian Daerah penelitian adalah tempat dimana penelitian ini dilaksanakan. Mengenai besar atau luasnya daerah penelitian ini tidak ada ketentuan yang pasti. Daerah penelitian dalam penelitian ini dilakukan pada Kantor Penjualan Jember yang berlokasi di Jalan Ikan Bandeng No.226 Desa Sempusari Kecamatan Kaliwates Jember. Penelitian ini dimulai pada awal bulan April sampai dengan akhir bulan Mei 2015. 3.4 Subyek Penelitian Atau Informan
Menurut Sugiyono (2010:221), penentuan informan dalam penelitian kualitatif berfungsi untuk mendapatkan informasi yang maksimum, karena itu orang yang dijadikan informan sebaiknya yang memenuhi kriteria sebagai berikut: 1. Mereka menguasai atau memahami penjualan, pembukuan, gudang, dan bagian-bagian lainnya di PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember. 2. Mereka sedang berkecimpung atau terlibat dalam kegiatan perusahaan. 3. Mereka mempunyai cukup waktu untuk diwawancarai. Dalam penelitian ini peneliti menentukan informan ini didasarkan atas kriteria atau pertimbangan-pertimbangan yang digunakan oleh penulis yang telah ditetapkan dianggap lebih mengetahui dan memahami masalah yang terjadi di lingkungan kerjanya. Informan yang dipilih dalam penelitian ini adalah bagian penjualan, bagian pembukuan, bagian gudang, dan bagian-bagian lainnya yang dianggap berkompeten dalam memberikan informasi yang diperlukan dalam skripsi ini.
3.5 Sumber Data Menurut Suharsimi Arikunto (2006), yang dimaksud dengan sumber data adalah subyek dari mana data-data diperoleh. Berdasarkan pengertian tersebut dapat dimengerti bahwa yang dimaksud dengan sumber data adalah dari mana peneliti akan mendapatkan dan menggali informasi berupa data-data yang diperlukan dalam penelitian. Data yang dikumpulkan dalam penelitian ini ada dua yaitu : 1. Data Primer Menurut Sugiyono (2010), “Data primer adalah sumber data penelitian yang diperoleh secara langsung dari sumber asli (tidak melalui media perantara). Data primer dapat diperoleh langsung dari pegawai perusahaan
bagian keuangan dengan jalan wawancara langsung tentang segala sesuatu berhubungan dengan penelitian.”
2. Data Sekunder Menurut Sugiyono (2010), “Data sekunder merupakan sumber data penelitian yang diperoleh peneliti secara tidak langsung melalui media perantara (diperoleh dan dicatat oleh pihak lain). Data sekunder diperoleh dari publikasi yang dikeluarkan oleh perusahaan dan sumber-sumber lain yang berhubungan”. Data sekunder yang penults peroleh seperti sejarah perusahaan, struktur organisasi perusahaan, serta dokumen terkait lainnya.
3.6 Teknik Pengumpulan Data Pengumpulan data dalam suatu penelitian sangat diperlukan, sebab tersedianya data yang cukup relevan dengan permasalahan penelitian dapat digunakan
untuk
menguji
sesuai
dengan
permasalahan.
Maka
untuk
mengumpulkan data baik data pokok maupun data pendukung digunakan metode pengumpulan data. Menurut Margono (2004:158), "Penggunaan Teknik alat pengumpul data yang tepat memungkinkan diperolehnya data yang obyektif.” Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah : a.
Observasi (pengamatan) suatu teknik pengumpulan data melalui pengamatan secara cermat terhadap obyek penelitian dan gejala serta peristiwa yang timbul dalam proses mekanisme yang berjalan.
b. Studi Pustaka
Adalah pengumpulan data yang dilakukan dengan mempelajari buku-buku yang berhubungan langsung dengan teori yang menjelaskan masalah yang diteliti c.
Interview (wawancara), yaitu metode/teknik yang digunakan dalam pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan secara langsung pada pihak yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. Wawancara dilakukan dengan bagian yang berkaitan dengan masalah penelitian yang sedang diteliti. Dengan melakukan tanya jawab secara langsung dengan pimpinan dan, karyawan PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember dengan harapan memperoleh data dan penjelasan lebih lanjut mengenai: a. Gambaran umum perusahaan, struktur organisasi, serta sejarah perusahaan b. Kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan. c. Sistem pengambilan keputusan dalam menentukan anggaran pendapatan dan biaya.
3.7 Teknik Analisis Data Analisis data menurut Moleong (2011) adalah proses mengorganisasikan dan mengurutkan data ke dalam pola, kategori, dan satuan uraian dasar sehingga dapat ditemukan tema dan dapat dirumuskan hipotesis kerja. Pada penelitian ini untuk dapat menganalisis data yang didapat dari lapangan, penulis menggunakan metode analisis deskripsi kualitatif. Tahap–tahap analisis data yang digunakan dalam penelitian kualitatif adalah sebagai berikut :ini antara lain : 1) Melakukan interview atau wawancara dengan bagian penjualan, bagian pembukuan, bagian gudang, dan bagian-bagian lainnya. PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember 2) Mempelajari sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas di PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember. 3) Mengevaluasi sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas di PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 4.1.1
Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Singkat Perusahaan Berawal keluarga Sosrodjojo memulai bisnisnya pada tahun 1940 di kota
Slawi, Jawa Tengah dengan memproduksi dan memasarkan teh seduh merek “Teh Cap Botol”. Tahun 1965, Keluarga Sosrodjojo mulai memperluas bisnisnya dengan merambah ke Jakarta dengan melakukan strategi CICIP RASA (product sampling) ke beberapa pasar di Jakarta. Awalnya, datang ke pasar-pasar dengan cara memasak dan menyeduh teh langsung di tempat. Setelah siap, seduhan teh tersebut langsung dibagikan kepada orang-orang yang ada di pasar. Namun cara ini kurang berhasil karena teh yang telah diseduh terlalu panas dan proses penyajiannya terlampau lama sehingga pengunjung di pasar yang ingin mencicipinya tidak sabar menunggu. Cara kedua, teh tidak lagi diseduh langsung di pasar, tetapi dimasukkan kedalam
panci-panci
besar
untuk
selanjutnya
dibawa
kepasar
dengan
menggunakan mobil bak terbuka. Lagi-lagi cara ini kurang berhasil karena teh yang dibawa tumpah selama perjalanan dari kantor ke pasar karena pada saat tersebut jalanan di Jakarta masih berlubang dan belum sebagus sekarang. Akhirnya muncul ide untuk membawa teh yang telah diseduh dan dikemas kedalam botol yang sudah dibersihkan. Ternyata cara ini cukup menarik minat pengunjung karena selain praktis juga bisa langsung dikonsumsi tanpa perlu menunggu tehnya dimasak seperti cara sebelumnya. Tahun 1969, diputuskan untuk menjual minuman tehdalam kemasan botol secara massal dengan nama Tehbotol Sosro. Nama “Tehbotol” diambil dari tehseduh merek ”Teh Cap Botol”, yang saat itu sudah mulai terkenal di Jakarta dan ”Sosro” dari nama keluarga pendirinya yakni ”Sosrodjojo”
Tahun 1969, seiring dengan semakin diminatinya Tehbotol Sosro oleh masyarakat Jakarta, Tehbotol Sosro kemudian diproduksi dengan lebih massal tetapi masih dalam skala industri rumahan dan menggunakan botol dengan desain umum / generic (image Botol Pertama tahun 1969). Agar bisa melayani pasar dengan lebih baik, Soegiharto Sosrodjojo dan saudara-saudaranya memutuskan untuk memisahkan usaha teh siap minum dalam kemasan dari usaha teh seduh keluarga Sosrodjojo yakni dengan mendirikan sebuah perusahaan baru. Perusahaan baru ini diharapkan akan bisa lebih focus dalam melayani dan mengembangkan pasar minuman teh siap minum dalam kemasan botol beling. Tahun 1972, Logo Teh botol Sosro berganti design dan mulai mencantumkan Logo Sosro di leher botol (image Botol Kedua tahun 1972). Tahun 1974, Logo Teh botol Sosro kembali mengalami perubahan design dan pada saat yang bersamaan botol Tehbotol Sosro dirubah bentuknya menjadi lebih unik & menonjol logo dan bentuk botol tersebut masih digunakan sampai saat ini – serta produksinya sudah mulai menggunakan mesin bertekhnologi tinggi yang di impor dari Jerman (image Botol Ketiga tahun 1974).
Pada tangal 17 Juli 1974, Soegiharto Sosrodjojo dan saudara-saudaranya resmi mendaftarkan perusahaan baru tersebut dengan nama PT. Sinar Sosro, yang berdomisili di Jalan Raya Sultan Agung Km. 28, Medan Satria, Bekasi – yang juga merupakan lokasi pabrik pertama Teh botol Sosro sekaligus merupakan Pabrik teh siap minum dalam kemasan yang pertama di Indonesia dan di dunia.
PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember merupakan distributor yang bertanggung jawab terhadap penjualan di wilayah Jember dan sekitarnya, dimana produk Sosro berupa minuman ringan. Hasil penjualan tersebut akan mempengaruhi tingkat laba yang akan diperoleh ataupun rugi yang akan diderita perusahaan. Sistem penjualan yang diterapkan umumnya telah lazim digunakan, baik dari fungsi-fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, sampai dengan jaringan prosedurnya.
4.1.2
Struktur Organisasi Untuk menyusun organisasi betapapun kecilnya terlebih dahulu perlu
disusun rencana kerjanya, karena organisasi pada umumnya diartikan sebagai wadah serta proses kerja sama sejumlah manusia, yang terlibat dalam hubungan formal dalam rangkaian hirarki untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Jadi dalam mencapai tujuan perusahaan yang efektif dan efisien maka perlu adanya suatu struktur organisasi yang baik. Dari struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab dapat dilihat dengan jelas, sehingga akan memudahkan orang-orang yang ada didalam suatu perusahaan untuk melaksanakan tugas naasing-masing. Jadi sewajarnya struktur organisasi yang dimiliki suatu perusahaan merupakan gambaran kegiatan yang dilaksanakan dan juga menyatakan fungsi-fungsi tertentu, dimana satu sama lain dihubungkan dengan garis-garis aturan dan tanggung jawab yang ada dalam perusahaan itu. Pengertian struktur organisasi itu sendiri adalah "gambaran secara ekonomis tentang hubungan kerja lama dari orang-orang, yang terdapat suatu badan dalam rangka usaha mencapai suatu tujuan".
Manager
Senior Administration Supervisor
Administrasi
Penjualan
Supervisor Saluran Distribusi Tidak Langsung
Piutang
Supervisor Saluran Distribusi Langsung
Kepala Gudang
Cash
Koordinator Gudang
Salesman
Sumber : Kantor Penjualan Jember,2015 Gambar 4.1
Pengawas Gudang
Struktur Organisasi PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan (KP) Jember Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan (KP) Jember yang berkaitan dengan saluran distribusi dalam sistem akuntansi penjualan adalah sebagai berikut 1. Manager a. Bertanggung jawab atas terselenggaranya kegiatan distribusi penjualan dan keuangan di Kantor Penjualan secara efektif, efisien dan konsisten dalam rangka memenuhi kepuasan pelanggan. b. Bertanggung jawab terhadap asset perusahaan yang ada di Kantor Penjualan. c. Bertanggung jawab mengelola wilayah operasi Kantor Penjualan d. Bertanggung jawab atas arus keluar masuk kas di Kantor Penjualan dan pengajuan anggaran bulanan Kantor Penjualan. 2. Senior Administration Supervisor a. Membuat budget operasional Kantor Penjualan, seperti trade promo dan Sumber Daya Kendaraan. b. Bertanggung jawab terhadap kantor pusat atas laporan yang telah dibuat oleh tim administrasi. c. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan administrasi termasuk laporan keuangan Kantor Penjualan. 3. Staf Administrasi Bagian administrasi terbagi menjadi 4, yaitu a. Administrasi penjualan 1) Bertanggung jawab atas data/laporan penjualan secara administrasi baik harian maupun periodik. 2) Menginput data/laporan yang sudah diperiksa kelengkapan buktibuktinya secara harian dan bulanan.
3) Mengotorisasi laporan dan bukti-bukti pada kolom input data.
b. Administrasi gudang 1) Bertanggung jawab atas arus keluar masuknya barang secara administrasi baik secara harian maupun periodik. 2) Menginput data/laporan yang sudah diperiksa kelengkapan buktibuktinya secara harian dan periodik. 3) Mengotorisasi laporan dan bukti-bukti pada kolom input data. c. Administrasi piutang 1) Bertanggung jawab atas kebenaran data piutang dan kelengkapan bukti secara administrasi baik barian maupun periodik. 2) Stock opname faktur kredit secara harian dan periodik. 3) Menganalisa piutang terhadap efektifitas penagihan piutang. 4) Membuat laporan harian hasil penagihan piutang. 5) Mengotorisas laporan dan bukti-bukti pada kolom input data. d. Administrasi cash book 1) Bertanggung jawab atas data keuangan secara administrasi baik harian maupun periodik. 2) Menginput data/laporan yang sudah diperiksa kelengkapan buktibuktinya. 3) Mengotorisasi laporan dan bukti-bukti pada kolom input data. 4. Sales Supervisor a. Melakukan perencanaan, mengevaluasi dan menindaklanjuti hasil laporan administrasi yang dibuat oleh supervisor. b. Mengadakan kerja sama dengan supervisor untuk memperoleh informasi data dan analisa potensi pasar.
c. Mengatur dan mengontrol SDM dan SDK yang menjadi tanggung jawabnya. 5. Sales Supervisor Saluran Distribusi Tidak Langsung a.
Melakukan pengembangan dan pemeliharaan dister serta sesuai wilayahnya.
b. Menyelesaikan piutang bermasalah. c. Melakukan supervisi terhadap laporan aktivitas salesman. d. Mengantisipasi perkembangan competitor (singkir pesaing). 6. Salesman Dropper a. Melakukan penjualan harian produk sosro ke dister menjadi tanggung jawabnya. b. Melakukan penagihan piutang dister. c. Membuat laporan aktivitas salesman 7. Sales Supervisor Saluran Distribusi Langsung a. Melakukan penjualan produk Sosro sesuai wilayahnya (khususnya produk One Way Product (OWP)). b. Menyelesaikan piutang bermasalah. c. Melakukan supervisi terhadap laporan aktivitas salesman. a. Mengantisipasi perkembangan competitor (singkir pesaing). 8. Salesman a. Melakukan pengembangan pasar dengan membuka outlet-outlet baru. b. Melakukan penjualan produk sosro sesuai wilayahnya (target semua produk). c. Membuat laporan aktivitas salesman 9. Kepala Gudang a. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional gudang untuk keluar masuk barang dan asset gudang. b. Membuat rekap data laporan aplikasi stock diserahkan ke unit manager, senior sales supervisor dan senior administration supervisor.
a. Melakukan stock opname setiap hari, mingguan dan akhir bulan. b. Bertanggung jawab dalam setiap keputusan seluruh kegiatan yang ada di gudang.
10. Koordinator Gudang a. Mengkoordinir pengawas gudang atas operasional yang ada di lingkungan gudang masing-masing. b. Bertanggung jawab atas stock fisik gudang dan berkoordinasi dengan pengawas gudang. 11. Pengawas Gudang a. Mengawasi seluruh transaksi penerimaan dan pengeluaran produk b. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan gudang, penataan produk terhadap kerapian dan kebersihannya.
4.1.3
Bidang Usaha Perusahaan PT. Sinar Sosro mernpunyai beberapa bidang usaha yang memiliki
keterkaitan antara satu bidang dengan bidang lainnya. Namun bidang usaha utama dari PT. Sinar Sosro adalah produksi teh alami siap saji atau siap minum. Sidang usaha lainnya yang dikembangkan oleh PT. Sinar Sosro adalah pandirian perusahaan distributor sehingga produk-produk PT. Sinar Sosro dapat diterima oleh konsumen. Salah satu dari pengembangan usaha tersebut adalah mendirikan perusahaan yang secara khusus menangani bidang usaha distribusi pemasaran dan penjualan dari produk-produk SOSRO yaitu PT. Sasana Caraka Mekarjaya (SCM). Peranan bidang usaha yang menangani secana khusus distribusi pemasaran dan penjualan ini, mempunyai tantangan yang sangat berat dan besar, karena sebagai barisan terdepan dalam menjalankan usaha GROUP SOSRO harus dapat memperkenalkan dan menarik perhatian masyarakat terhadap produk-
produk SOSRO, dan juga harus dapat mengantisipasi dan memantau perkembangan pasar serta para pesaingnya. Dapat kita artikan bahwa bidang usaha distribusi pemasaran dan penjualan ini adalah wakil dari perusahaan-perusahan produsen produk SOSRO (GROUP SOSRO) sehingga dalam pelaksanaan kegiatan usaha PT. Sasana Caraka Mekarjaya (SCM) harus selalu menjaga citra dan kredibilitas perusahaan.
PT. Sasana Caraka Mekaijaya (SCM) sebagai distributor penyalur produkproduk SOSRO. dalam kegiatannya berusaha semaksimal mungkin untuk meningkatkan penjualan dan pemasaran produk-p.roduk SOSRO sesuai dengan target yang telah ditetapkan. Disamping itu PT. Sasana Caraka Mekaijaya (SCM) sangat mengutamakan dan memperhatikan mutu pelayanan penjualan dan pemasaran karena dalam kegiatan operasionalnya selain sebagai distributor produk-poduk SOSRO, PT. Sasana Caraka M.ekaijaya (SCM) juga wakil dari perusahaan GROUP SOSRO yang membawahi promosi, komunikasi dan citra perusahaan produk SOSRO. Jadi kontribusi dan krcdibilitas PT. Sasana Caraka Mekarjaya (SCM) sangat mempengauhi dan menentukan berhasil tidaknya distribusi pemasaran dan penjualan produk SOSRO, sehingga dalam kegiatan usahanya PT Sasana Caraka Mekarjaya
(SCM)
secara
terns-menerus
mengembangkan
faktor-faktor
pendukungnya. Tujuan PT. Sasana Caraka Mekarjaya 1. Untuk menunjang peningkatan pemasaran dan peinjualan poduk-poduk Sosro, sehingga dapat mennenuhi target seperti yang sudah ditetapkan. 2. Untuk pemerataan distribusi produk-produk Sosro, agar produk-produk tersebut diterima konsumen disemua wilayah dengan mudah dan cepat serta tersedia setiap saat.
3. Mempromosikan, mengamati dan mengantisipasi perkembangan dunia usaha yang semakin pesat dan ketat sehingga dapat mnenghadapi persaingan di era globalisasi saat ini. 4. Mempertahankan dan menarik konsumen disaat persaingan usaha yang sangat ketat dewasa ini sehingga dapat mencapai dan meningkatkan target penjualan. Begitu juga dengan sarana pendukung kegiatan operasionalnya dalam upaya untuk memenuhi dan meningkatkan target: pemasaran dan penjualan, PT. Sasana Caraka Mekarjaya menyediakan sarana penunjang dalam kegiatan operasionalnya.
1. Kendaraan : truck engkel, truck double, trek box, pick up, dan motor. 2. Alat bantu jual: cooler box, electric cooler, gerobak dorong, dan lainlain. Material promo: spanduk, umbul-umbul. kaos dan lain-lain. Disamping sarana tersebut PT. Sasana Caraka Mckarjaya (SCM) juga aktif mengadakan dan ikut serta dalam kegiatan event-event tertentu dalam rangka promosinya.
4.1.4
Hasil Produksi Produk PT. Sinar Sosro selalu menggunakan bahan asli tanpa pemanis,
pewarna, pengawet yang dapat merugikan konsumen. PT. Sinar Sosro menjaga keaslian dan kesegaran bahan baku untuk menunjang kualitas produk yang baik dan sempurna. Seluruh produk minuman ringan sosro akan disalurkan untuk dijual ke berbagai outlet baik modern maupun tradisional. Contoh modern outlet seperti hypermarket, supermarket, minimarket, dll. Contoh tradisional outlet seperti kios, toko klontong, grobak dorong, dll. Masing-masing outlet tersebut akan dipisahkan lagi berdasarkan saluran distribusinya, yaitu dister, subdister, retailer, dan konsumen akhi
PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember merupakan kantor cabang yang bertanggung jawab atas pendistribusian dan penjualan produk sosro di wilayah Jember dan sekitarnya. Produk sosro terdiri dari berbagai jenis minuman ringan berbasis teh maupun non teh, diantaranya terdiri dari l. Teh Botol Sosro -
Kategori Produk
: Teh siap minum
-
Tipe Kemasan
: Botol (220 ml), Kotak (200 ml, 250 ml), Pouch (230 ml, 1000 ml)
-
Variant Rasa
: Jasmine
-
Target
: Semua umur ( usia 10 - 45 tahun)
2. Fruit Tea Sosro -
Kategori Produk
: Teh siap minum rasa buah
-
Tipe Kemasan
: Botol (235 ml), Can (318 ml), Genggam (200 ml), Pet (500 ml), Pouch (230 ml)
-
Variant Rasa
: Apel, Strawberry, Guava, Blackcurrant, Fusion, Extreme
-
Target
: Usia 15 - 19 tahun (remaja)
3. Tebs -
Kategori Produk
: Teh siap minum bersoda
-
Tipe Kemasan
: Botol (230 ml), Can (330 ml)
-
Variant Rasa
: -
-
Target
: Usia 20 - 35 tahun
4. Joy Tea Green -
Kategori Produk
: Teh hijau siap minum
-
Tipe Kemasan
: Botol (234 ml), Pet (500 ml), Pouch (230 ml)
-
Variant Rasa
: Jasmine,
Cozy-Jasmine,
Cheerfull-Honey
Lemon, Passion-Apple Cinnamon -
Target
: Usia 19 - 45 tahun
5. S-tee -
Kategori Produk
: Teh siap minum
-
Tipe Kemasan
: Botol (318 ml)
-
Variant Rasa
: -
-
Target
: Usia 20 - 40 tahun
6. Happy Jus -
Kategori Produk
: Jus siap minum
-
Tipe Kemasan
: Gengam (200 ml), Pouch (188 ml)
-
Variant Rasa
: Jeruk, Apel, Anggur, Cherry B, Apple Berry
-
Target
: Usia 8 - 12 tahun (Anak-anak)
4.1.5
Jam Kerja Perusahaan Jam kerja pada PT. Sinar Sosro adalah sebagai berikut:
a. Senin – kamis
: 08.00 – 12.00; 13.00 – 16.00
b. Jumat
: 08.00 – 12.00; 13.30 – 16.00
c. Sabtu
: 08.00 – 13.00
4.1.6
Kegiatan Pemasaran Kegiatan pemasaran adalah kegiatan yang cukup penting bagi perusahaan
karena disinilah inti dari seluruh kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan. Bila mana kegiatan pemasaran ini tidak ditangani secara sungguh-sungguh, maka tidak mustahil bahwa kontinuitas usahanya akan terancam. Dengan demikian peranan bagian pemasaran tidak bisa diabaikan. Pendistribusian produk PT. Sinar Sosro ini sepenuhnya menjadi tanggung jawab dari PT. Sinar Sosro Kantor Penjualaqn Jember. Diperintahkan langsung oleh Unit Manager dan togas dari Supervisor Modern Mark adalah memasarkan produk perusahaan ke pasar-pasar modern seperti: 1. Perkulakan.
Perkulakan adalah pasar modern yang menjual produk dalam jumlah besar dalam arti lusinan atau perkarton. Contoh : Goro
2. Hypermarket. Hypermarket adalah pasar modem yang mc:njual produk dengan harga retail dalam arti dijual satuan ataupun lusinan (kartonan). Contoh: Carrefour
3. Supermarket Super market adalah pasar modern yang menjual produk dengan satuan maupun lusinan (kartonan). Contoh: Swalayan yang ada di Matahari, Ramayana, dan lain-lain.
4. Mini market Mini market adalah sejenis toko yang rnempunyai alat yang lebih modern dibandingkan dengan pasar tradisional. Contoh: Alfa Mart
4.2
Penyajian Data Sistem penjualan dan pendistribusian produk sangatlah berkaitan erat
dengan kegiatan usaha yang terjadi pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember. Saluran distribusi pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember terdiri dari saluran distribusi tidak langsung (SDTL) dan saluran distribusi langsung (SDL). Distribusi tidak langsung dilakukan dengan menjual produk sosro hanya ke dister, yang terdiri atas 42 dister. Dister-dister tersebut akan menyalurkan produk sosro ke subdister dan diteruskan sampai ke retail sehingga konsumen dapat memperoleh produk sosro dengan mudah, sedangkan distribusi langsung dilakukan dengan menjual produk sosro ke modern outlet dan dengan membuka atau mengembangkan retail baru. Hampir seluruh pendistribusian produk dalam kegiatan penjualan pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember dilakukan secara tidak langsung. Sistem Pembelian dan penjualan PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember masih manual, belum menggunakan sistem yang berbasis komputerisasi
4.2.1
Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember, sistem penjualan dibagi
menjadi dua, yaitu Sistem Penjualan Konvensional dan Sistem Penjualan Presell. Sistem Penjualan Konvensional maksudnya yaitu PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember selaku produsen menjual produknya dengan cara mendatangi konsumen, untuk selanjutnya tempat-tempat konsumen yang didatangi tadi
disebut outlet. Sedangkan Sistem Penjualan Presell maksudnya yaitu penjualan yang didasarkan atas pesanan pelanggan dengan cara pelanggan memesan barangnya terlebih dahulu dan kemudian PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember mengantarkannya ketempat pemesan tersebut. Pada sistem penjualan ini perusahaan menggunakan beberapa dokumen, yaitu 1. Dokumen Order Form, yaitu dokumen untuk mendokumentasikan pesanan pelanggan. 2. Dokumen Delivery List, yaitu daftar pelanggan yang memesan barang. 3. Dokomen Load Out Slip/Load In Slip, yaitu dokumen untuk pengeluaran barang dari gudang. 4. Selling Invoice atau Faktur Penjualan untuk transaksi penjualan. Faktur penjualan tunai terdiri dari dua rangkap. 5. Dokumen Route Header Form, yaitu dokumen untuk kepeduan rekapitulasi penjualan per-cute dan sebagai tanda terima pembayaran hasil penjualan dari salesman kepada kasir. 6. Dokumen Dandy Credit Summary, yaitu dokumen yang dgunakan untuk mencatat Credit Issuance dan Credit Colleetion (penjualan kredit yang dikeluarkan dan penjualan kredit yang tertagih). Adapun laporan-laporan yang dihasilkan dari sistem akuntansi penjualan, antara lain yaitu 1. Draft Settlement Report atau Laporan Settlement, yaitu laporan yang berisi penjualan setiap salesman secara mendetail. 2. Route Settlement Cash Summary, yaitu laporan untuk mengetahui informasi mengenai jenis transaksi yang terjadi pada hari yang bersangkutan, total uang yang diterima dan jumlah kredit yang diberikan sales center atau dapat juga digunakan untuk mengetahui penjualan harian dalam bentuk uang. 3. Laporan Summary of Load Out/Lout In, yaitu laporan yang berguna untuk mengetahui informasi penjualan dalam bentuk barang. Laporan ini dapat memberikan gambaran tentang posisi stock setiap hari, jumlah dan jenis
produk yang di bawa, yang terjual dan yang di bawa masuk kembali ke sales center oleh setiap salesman. 4. List of Credit Transaction, yaitu laporan yang memberikan informasi meliputi pembayaran dan pemberian kredit (credit collection dan credit issuance) dari setiap salesman secara detail. Prosedur penjualan yang digunakan perusahaan dibedakan menjadi dua, yaitu Prosedur Penjualan Presell dan Prosedur Penjualan Konvensional. Tidak adanya penjualan kredit, disebabkan karena perusahaan berusaha sedapat mungkin menghindan penjualan secara kredit yang menyebabkan perputaran modal perusahaan menjadi terhambat Sistem penjualan tunai dibagi menjadi dua, yaitu Sistem Konvensional dan Sistem Presell sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya. Berikut ini penjelasan dari masing-masing sistem penjualan 1. Sistem Penjualan Tunai Konvensional Penjualan tunai pada sistem konvensional, dimana prosedur yang dilakukan tidak seperti pada umumnya, karena tidak melalui pemesanan terlebih dahulu. Prosedur selengkapnya adalah sebagai berikut a. Tim Marketing bekerja sama dengan Physical Distribution Manager membuat selling forecasting, yang berisi informasi tentang hasil penjualan sebelumnya untuk mengetahui trend penjualan pada saat itu. Misalnya, apabila konsumen pada saat itu lebih banyak membeli Teh Botol, maka perusahaan akan lebih banyak memproduksi Teh Botol. b. Setelah barang selesai diproduksi, setiap salesman menerima selling forecasting untuk mengetahui trend penjualan pada hari itu, sehingga salesman dapat mengisi dokumen dengan tepat. Sebelum salesman berangkat sesuai dengan rutenya, terlebih dahulu salesman meminta barang ke gudang dengan mengisi dokumen berdasarkan selling forecasting. Dokumen terdiri darn rangkap 3 (tiga), yaitu - Lembar ke-1 untuk Bookkeeper - Lembar ke-2 untuk Shipper
- Lembar ke-3 untuk Salesman c. Shipper 1 memeriksa barang yang akan keluar sesuai. dengan yang tertera pada kolom LOS pada dokumen. Jika telah sesuai, maka Shipper I menginput data dari barang yang keluar. Dokumen Lembar ke-1 dan ke-2 dipegang oleh Shipper. d. Setelah proses pemuatan dan pemeriksaan barang (loading) di gudang selesai, maka salesman dan barang menuju ke Spot Checking atau tempat pemeriksaan kembali sebelum keluar dari perusahaan. Di Spot Checking ini barang yang akan keluar kembali diperiksa olch Shipper II atau Shipper lapangan dibantu oleh sekuriti. Jika ada selisih, maka terlebih dahulu di adjusment (disesuaikan) untuk kemudian diproses oleh Shipper ke persediaan barang dengan menghubungi Shipper I atau Shipper gudang. Setelah dicocokkan, maka Shipper II mengijinkan barang keluar dari perusahaan. e. Salesman mendatangi outlet-outlet dan melakukan transaksi tunai dengan pelanggan. Untuk transaksi tunai ini, salesman membuat invoice. Dokumen invoice ini terdiri dari rangkap 2 - Lembar ke-1 untuk Pelanggan - Lembar ke-2 untuk Salesman Pelanggan menyerahkan sejwnlah uang kas kepada salesman sebagai pembayaran, f. Sekembali dari rutenya, salesman mengembalikan sisa barang ke gudang dengan mengisi kembali dokumen pada kolom LIS. Shipper I atau Shipper gudang memeriksa sisa barang yang masuk dan sesuai dengan yang tertera pada kolom LIS dan menginput jumlah barang yang masuk ke gudang g. Salesman mengeluarkan dokumen RHF dan mengisi hasil penjualan dari rutenya pada hari itu berdasarkan dokumen dan invoice. Dokumen RHF ini dibuat rangkap 3 (tiga), yaitu -
Lembar ke-1 untuk Bookkeeper
-
Lembar ke-2 untuk Kasir
-
Lembar ke-3 untuk Salesman
Salesman menyerahkan dokumen RHF dan uang kas kepada kasir. h. Salesman mengumpulkan lembar ke-2 dokumen invoice dan lembar ke-3 dokumen RHF untuk digabungkan menjadi satu dalam paket RHF dan selanjutnya diserahkan kepada Bookkeeper. i. Shipper gudang menyerahkan dokumen lembar ke-1 yang telah diisi dan diperiksanya kepada RS Bookkeeper.
2. Penjualan tunai pada sistem presell Penjualan tunai pada sistem presell, merupakan penjualan dengan cara pelanggan atau calon pembeli memesan barang terlebih dahulu. Prosedur selengkapnya adalah sebagai berikut
a. Calon pembeli atau pelanggan memesan barang ke bagian penjualan, yaitu ke Preseller di sales center. b. Semua order form diserahkan Preseller kepada Dispatcher untuk diakumulasikan. Dispatcher kemudian membuat dokumen dan Delivery List untuk diserahkan dan dibawa oleh Deliveryman. c. Deliveryman mengambil barang di gudang dan menyerahkan dokumen yang memuat data seluruh pesanan yang dikirim. Dokumen LOS/LiS terdiri dari rangkap 3 (tiga), yaitu - Lembar ke-1 untuk Bookkeeper - Lembar ke-2 untuk Shipper - Lembar ke-3 untuk Deliveryman d. Shipper I (shipper gudang) memeriksa barang yang akan keluar gudang berdasarkan dokumen dan menginput barang yang keluar berdasarkan dokumen tersebut. e. Deliveryman beserta barang pang akan dikirim menuju Spot Checking untuk diperiksa kembali oleh Shipper II atau Shipper Lapangan yang dibantu oleh Sekuriti. Setelah diperiksa dan disetujui, maka Shipper 11 mengijinkan barang keluar dari perusahaan.
f. Deliveryman mendatangi outlet-outlet yang tertera pada daflar pemesan dan melakukan transaksi tunai dengan pelanggan. Untuk transaksi tunai ini Deliveryman mengeluarkan invoice. Dokumen invoice ini terdiri dari rangkap 2 (dua), yaitu -
Lembar ke-1 untuk Pelanggan
-
Lembar ke-2 untuk Deliveryman
Pelanggan menyerahkan sejumlah uang kas kepada Deliveryman sebagai pembayaran. g. Sekembalinya dari mengantarkan pesanan, Deliveryman kembali ke gudang untuk check in dengan mengisi kembali dokumen LOS/LIS pada kolom LIS. Shipper memeriksa sisa barang yang masuk (jika ada), sesuai dengan yang tertera pada kolom LIS, dan shipper gudang menginput data yang ada di dokurnen LOS/LIS untuk mengupdate persediaan barang digudang. h. Deliveryman mengeluarkan dokumen RHF dan mengisi hasil penjualan dari barang yang dikirim pada hari itu berdasarkan dokumen LOS/LIS dan invoice. Dokumen ini dibuat rangkap 3 (tiga), yaitu - Lembar ke-1 untuk RS Bookkeeper - Lembar ke-2 untuk Kasir - Lembar ke-3 untuk Deliveryman Deliveryman menyerahkan dokumen RHF Lmbar ke-2 dan kas kepada Kasir. i. Deliveryman mengumpulkan semua dokumen lembar ke-2 doku nen invoice dun lembar ke-1 dokumen RHF untuk d gabungkan menjadi satu dalam paket RHF dun selanjutnya diserahkan kepada Bookkeeper. j. Shipper gudang menyerahkan dokumen lembar ke-1 yang telah diisi dan diperiksanya pada Bookkeeper.
4.2.2
Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Sistem dan prosedur penerimaan kas pada PT. Sinar Sosro Kantor
Penjualan Jember terdiri dari penerimaan kas tunai dan penerimaan kas dari penagihan piutang. Dokumen yang dipakai untuk penerimaan kas yaitu l. Faktur penjualan kredit yang akan dilunasi oleh pelanggan. 2. Dokumen RHF, untuk penyetoran hasil penagihan kasir. 3. Dokumen Daily Credit Summary, untuk mendokumentasikan berapa piutang yang telah tertagih. Prosedur penerimaan kas pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember yang dibahas disini adalah prosedur penerimaan kas dari penjualan kredit Karena penerimaan kas dan penjualan tunai telah diuraikan sebelumnya. Penerimaan kas dari penagihan piutang ini berlaku bagi Sistem Presell. Adapun prosedur yang dilakukan oleh PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember dalain penerimaan kas adalah sebagai berikut 1. Salesman/Deliveryman menerima daftar tagihan dan faktur asli dari penjualan kredit pelanggan dari Bookkeeper di Sales Center. 2. Salesman/Deliveryman mendatangi pelanggan dan melakukan penagihan. 3. Pelanggan membayar tagihan dan menerima faktur penjualan asli dari penagih yang telah dibubuhi tanda "lunas" sebagai bukti telah melunasi tagihannya. 4. Sekembalinya dari tempat pelanggan, Salesman/Deliveryman mengisi dokumen Daily Credit Summary dan mengisi berapa jumlah kredit yang tertagih (credit collection). Dokumen Daily Credit Summary ini terdiri dari rangkap 2 (dua), yaitu - Lembar ke-1 untuk RS/AR Bookkeeper - Lembar ke-2 untuk SalesmanlDeliveryman 5. Kemudian Salesman/Deliveryman mengisi dokumen Route Header Form. Dokumen ini terdiri dari 3 (tiga ) rangkap, yaitu - Lembar ke-1 untuk RS Bookkeeper - Lembar ke-2 untuk Kasir - Lembar ke-3 untuk Salesman/Deliveryman
6. Salesman/Deliveryman menguMpulkan dokumen lembar ke-l dari dokumen Daily Credit Summary dan Route Header Form, dan menyerahkannya kepada RS Bookkeeper. 7. RS
Bookkeeper mengarsipkan
dokumen
Route Header
Form
dare
menyerahkan dokumen Daily Credit Summary pada A/R Bookkeeper. 8. A/R Bookkeeper mencatat piutang yang tertagih berdasarkan dokutnen Daily Credit Summary dan kemudian mengarsipkan dokumen tersebut.
4.3
Pembahasan
4.3.1
Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai Dalam hal ini akan dijelaskan mengenai evaluasi dari penulis dalam sistem
informasi akuntansi penjualan tunai pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember. Batasan-batasan yang diuraikan yaitu mengenai kelemahan dan kebaikan dari sistem yang diterapkan beserta alternative lain untuk menjadikan sistem tersebut menjadi lebih baik lagi. Obyek-obyek sistem yang dievaluasi adalah Fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, jaringan prosedur yang membentuk sistem serta catatan akuntansi yang digunakan. 1. Evaluasi terhadap Fungsi yang Terkait Terdapat kelemahan yang dapat menyebabkan perusahaan merugi, seperti penyelewengan. Kelemahan tersebut ada pada fungsi kasir dan administrasi yang dilakukan oleh seorang petugas. Seharusnya bagian kasir dan administrasi tidak melakukan perangkapan fungsi-fungsi tersebut karena fungsi tersebut adalah tugas-tugas bagian akuntansi dan keuangan. Telah disebutkan dalam tugas dan wewenang bagian akuntansi dan keuangan antara lain; mengorganisir dan mengawasi bagian-bagian akuntansi seperti hutang piutang, pembukuan dan sebagainya, mempersiapkan laporan harian, memeriksa pembukuan setiap bulan, dan memastikan transaksitransakti telah dibukukan ke dalam jurnal dan buku besar. Tugas-tugas tersebut berarti bahwa bagian kasir dan administrasi tidak seharusnya merangkap fungsi pencatatan buku besar dan piutang dagang, namun
bagian kasir dan administrasi hanya berfungsi sebagai kasir dan administrasi penjualan saja.
2. Evaluasi terhadap Prosedur yang Terkait Secara keseluruhan, sistem penjualan tunai yang berjalan saat ini cukup baik. Unsur pengendalian intern yang terdapat didalamnya telah diterapkan dengan cukup baik. 1) Otorisasi Transaksi Otorisasi transaksi dalam penjualan tunai adalah Supervisor Pemasaran menerima Rekapitulasi Laporan Penjualan Harian Salesman dan pengajuan Surat Permintaan Pengeluaran Barang dari Salesman, untuk mengevaluasi rencana penjualan berikutnya atau yang akan dilakukan. Tidak terdapat otorisasi kredit karena sebagian besar penjualan yang dilakukan adalah penjualan secara tunai. 2) Pengamanan Persediaan Barang dan Catatan Pengamanan persediaan barang dan catatan dilakukan dengan cara antara lain; pesanan dipenuhi atas dasar pesanan penjualan yang disetujui oleh Supervisor Pemasaran yang sebelumnya telah menerima Rekapitulasi Laporan Penjualan Harian dari Salesman, kuantitas barang yang berada di gudang maupun yang keluar dari gudang dihitung oleh petugas yang bertanggung jawab atas stok barang, dan barang dikirimkan ke customer setelah customer memesan atau pesanan penjualan diterima oleh bagian penerimaan pesanan. Yang bertugas sebagai bagian penerimaan pesanan dalam hal ini adalah Salesman. 3) Pemisahan Tugas Pemisahan tugas dalam sistem informasi akuntansi penjualan secara tunai telah berjalan dengan cukup baik dan fungsi-fungsi yang terdapat dalan sistem juga telah terpisah. Fungsi penerimaan pesanan dilakukan oleh Salesman. Fungsi gudang dilaksanakan oleh bagian gudang itu sendiri dan telah terpisah dari fungsi pengiriman yang dilaksanakan oleh salesman.
Fungsi pencatatan buku besar dilaksanakan oleh bagian kasir dan administrasi sama halnya dengan penjualan. 4) Dokumen dan Catatan yang Memadai a) Nota Penjualan Tunai Nota penjualan tunai dibuat berdasarkan order dari customer, diverifikasi sebelum dikirimkan kepada customer, dan dicocokkan dengan daftar harga oleh Salesman. b) Buku Besar Jurnal transaksi dibuat setiap hari oleh bagian kasir dan administrasi. Seharusnya tugas tersebut dilakukan oleh bagian akuntansi dan keuangan sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.
3. Evaluasi Terhadap Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan perusahaan dalam sistem penjualan tunai sama dengan dokumen yang seharusnya digunakan dalam sistem penjualan tunai. Hanya saja bentuk atau sifat dan namanya yang berbeda. Dalam perusahaan, mayoritas menggunakan dokumen soft copy. 1) Surat Permintaan Pengeluaran Barang Surat permintaan pengeluaran barang dari gudang yang dibuat oleh Salesman, disetujui oleh Supervisor Pemasaran, dan dilaksanakan oleh Bagian Gudang. Telah terdapat keterangan tanggal dan Salesman yang mengajukan permohonan permintaan pengeluaran barang. Diotorisasi oleh Supervisor dan Salesman yang terkait ketika permintaan barang disetujui dan telah diterima oleh Salesman. 2) Rekapitulasi Laporan Penjualan Harian Laporan Salesman perihal jenis dan jumlah barang pada posisi stok awal, diterima, return, uang tunai atau giro diterima, dan stok akhir yang dibuat setiap akhir hari kerja. Telah terdapat keterangan Salesman, tanggal, disetujui oleh Supervisor Pemasaran, diketahui oleh Sales Manager, dan dibuat oleh Salesman yang bertanggung jawab atas penjualan. Rekapitulasi Laporan Penjualan Harian digunakan sebagai bukti penyetoran uang atau giro kepada
bagian kasir dan administrasi pada akhir jam kerja Salesman dan diarsipkan oleh Salesman tersebut menurut tanggalnya. 3) Faktur Penjualan Faktur penujualan yang digunakan sebagai bukti penjualan Salesman ke pembeli atau customer dengan harga grosir dan semi grosir. Telah terdapat nomor urut tercetak, tanggal, tanda tangan penerima faktur (customer), keterangan customer, daftar kuantitas, total harga, dan ditandatangani oleh Salesman yang terkait.
4. Evaluasi terhadap Catatan Akuntansi Prosedur penjualan tunai pada sistem konvensional dimulai dari pengisian formulir atau dokumen permintaan barang oleh salesman kepada shipper atau bagian gudang dan jumlah barang yang diminta berdasarkan selling forcasting (pengalaman-pengalaman sebelumnya). Dokumen yang dipakai untuk keperluan tersebut adalah dokumen LOSILIS. Pada saat hendak keluar, salesman mengisi jurnlah barang yang dikeluarkan bagian gudang untuk keperluannya pada kolom LOS dan pada saat salesman kembali dari rutenya, salesman kembah ke gudang dengan sisa barangnya, hal ini karena tidak semua produk yang dibawanya tersebut lake toual. Selanjutnya salesman mengisi jumlah sisa barang tersebut pada kolorn LIS. Dokumen LOSILIS ini dipakai bagian gudang untuk menyesuaikan jurnlah barang yang keluar dan dokumen ini jugs digunakan bagian pembukuan untuk mengetahui jumlah barang yang terjual dan dibandingkan dengad dokumen RET sebagai bukti pembayaran oleh salesman, sehingga dengan dernikian terjadi cross check antara bagian gudang dan salesman. Untuk keperluan pengawasan atas persediaan, dokumen LOSILIS dijadikan dasar pemerikmn barang yang akan keluar dari perusahaan yang dilakukan oleh shipper lapangan daze sckuriti. Barang yang akan keluar diperiksa kuantitasnya dan hares sesuai dengan yang tertera pads dokumen LOSILIS, jika ada selisih, maka disesuaikan oleh shipper lapangan dan dikonfirmasikan ke gudang. Pemeriksaan ini dilakukan
untuk kepeduan kontrol atas persediaan dan untuk mencegah pencurian aktiva dalam hal ini persediaan. Transaksi penjualan tunai menggunakan faktur rangkap dua dan didistribusikan pada pembeli dan bagian pembukuan. Faktur penjualan dibuat prenumbered (bernomor unit cetak) sebagai kontrol atas dokumen. Dokumen yang rusak atau batal pada akhimya juga harus diserahkan ke bagian pembukuan untuk mencegah penyalahgunaan atas faktur tersebut. Salesman mengisi dokumen RHF berdasarkan faktur penjualan karena dokumen RHF merupakan rekapitulasi dari penjualan per-rute yang dilakukan oleh salesman. Dokumen RHF jugs diserahklcan pada bagian pembukuan berikut semua faktur penjualan yang asli. Bagian pembukuan meneliti dan membandingkan faktur penjualan yang ada dengan dokumen REF, hal ini untuk memastikan jumlah yang tertera pada dokumen RHF tepat dan cocok dengan total faktur penjualan yang ada. Sebelumnya, salah satu copy dokumen RHF digunakan oleh salesman untuk penyerahan kas hasil penjualan tunai pada kasir dan dengan demikian dapat dibandingkan data penerimaan kas hasil penjualan dari kasir dengan data penjualan dari bagian pembukuan. Untuk sistem presell, calon pembeli atau pelanggan memesan produk terlebih dahulu, kemudian baru diantarkan oleh salesman. Pemesanan dilakukan oleh calon pembeli biasanya dengan cara rnengirim faksimili kepada perumhaan (dalam hal ini ditangani oleh begun pemesanan yakni preseller). Presefer mengumpulkan semua order dan memberikannya kepada dispatcher untuk diakumulasikan dan selanjutnya membuat dokumen-dokumen yang diperlukan seperti daftar pengiriman barang, dokumen LOSILIS yang kuantitasnya telah diisi berdasarkan total pemesanan dan faktur penjualan yang telah diisi. Semua dokumen tersebut diserahkan kepada salesman. Salesman mengambil barang ke gudang berdasarkan dokumen LOSILIS yang telah diisi oleh bagian order penjualan Tidak berbeda dengan sistem konvensional, proses pengeluaran barang dalam sistem presell juga melalui cara yang sama, dimana dalam proses pengeluaran barang dilakukan pemeriksaan sebanyak dua kali, yakni di gudang
dan di spot checking berdasarkan dokumen LOSILIS. Begitu juga dengan tahaptahap selanjutnya sama dengan sistem konvensional. Menurut penulis, prosedur penjualan tunai yang diserahkan oleh perusahaan telah memadai dimana kontrol atas barang dan uang dapat dilakukan dengan baik antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Prosedur pengeluaran barang dan gudang yang melewati beberapa kali pemeriksaan baik oleh bagian gudang maupun sekuriti, ini akan meminimalisir terjadinya loss akan barang.
4.3.2 Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas 1. Evaluasi terhadap Fungsi yang Terkait Bagian yang terkait dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari penjualan tunai pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember yaitu bagian penjualan, bagian gudang, bagian pengiriman, bagian kasir dan bendahara. Unit organisasi yang ada pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember telah sesuai dengan teori seperti terdapat fungsi penjualan, fungsi gudang, fungsi pengiriman, fungsi kasir, dan fungsi akuntansi. Tanggung jawab dan tugas yang dilakukan pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember tidak sesuai dengan teori contohnya bagian penjualan yang menerima uang pembayaran dari pembeli. Seharusnya tugas menerima uang pembayaran dari pembeli dilakukan oleh bagian kasir. Bagian gudang tugasnya menyiapkan barang yang dibeli oleh pembeli sama dengan konsep teori. Bagian pengiriman tugasnya telah sesuai dengan teori yaitu menyerahkan barang kepada pembeli. Bagian kasir tugasnya menerima kas dari penjualan dan menyetorkan ke bank dan bendahara mencatat penerimaan kas di jurnal penerimaan kas. Pada dasarnya, semua bagian terkait yang ada pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember telah sesuai dengan konsep teori
2. Evaluasi terhadap Prosedur yang Terkait Prosedur Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari penjualan tunai yang diterapkan oleh PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember adalah pembeli memesan dan membayar barang kepada bagian penjualan lalu mendapatkan
barangnya. Kemudian, bagian kasir menerima kas dari bagian penjualan dan menyetorkannya ke bank. Setelah itu bagian keuangan mencatat transaksi penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank dari bagian kasir. Berdasarkan uraian tersebut prosedur penjualan tunai yang diterapkan pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember belum sesuai dengan teori penerimaan kas over the counter sale yang pembeli datang ke perusahaan, melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir, dan kemudian menerima barang yang akan dibeli. Pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember bagian yang menangani prosedur penerimaan kas adalah bagian penjualan namun pada teori prosedur yang menerima kas dari pembeli adalah bagian kasir.
3. Evaluasi Terhadap Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari penjualan tunai pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember adalah bukti penjualan dan bukti setor bank. Sementara, dokumen dalam teori adalah faktur penjualan tunai, pita register, bukti setor bank dan rekap harga pokok penjualan. Berdasarkan uraian di atas, bukti penjualan sama fungsinya dengan faktur penjualan tunai, sementara pita register tidak ada karena pencatatan transaksi penjualan masih manual dan rekap harga pokok produksi tidak digunakan pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember. Bukti penjualan kadang kala digunakan apabila ada pembeli yang meminta menggunakan bukti transaksi. Dokumen tersebut berisi informasi data mengenai nama, alamat pembeli, nama barang, kuantitas, harga, total harga dan juga otorisasi bagian terkait serta penerimaa barang. Sistem otorisasi yang dilakukan oleh bagian terkait dan penerima barang perlu dilakukan sebagai bukti bahwa barang telah terjual dan diterima oleh pembeli selain itu juga digunakan sebagai bukti pendukung yang valid untuk pencatatan ke dalam buku transaksi penjualan oleh bagian penjualan namundokumen tersebut tidak digunakan secara rutin, makamengakibatkan kurang validnya dokumen bukti transaksi yang dimiliki oleh PT. Sinar Sosro
Kantor Penjualan Jember. Bukti setor bank berisi informasi tentang bukti penyetoraan uang yang diterima oleh bagian kasir ke bank dengan semua jumlah penerimaan pada hari itu juga atau berikutnya, dokumen ini diisi oleh bagian kasir untuk penyetoran uang kemudian dijadikan dasar pencatatan penerimaan kas oleh bendahara.
4. Evaluasi terhadap Catatan Akuntansi Sistem dan prosedur penerimaan kas pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember dinilai sudah cukup baik, dimana penerimaan kas telah menggunakan dokumen yang cukup memadai. Dokumen yang dipakai dalam hal ini antara lain dokumen Daily Credit Summary, yakni untuk mendokumentasikan beberapa jumlah piutang yang tertagih dan ditujukan pada bagian pembukuan piutang untuk selanjutnya dicatat dan disesuaikan ke buku piutang, Dokumen lain yang dipergunakan yaitu dokumen Route Header Form yakni dokumen yang digunakan untuk mendokumentasikan jumlah dari uang kas yang didapat dari penagihan piutang dan sebagai alat bukti setoran kas oleh salesman kepada kasir serta sebagai dasar bagi pihak pembukuan untuk mencatat penerimaan kas pada buku kas. Untuk pembeli diberikan faktur penjualan lembar asli yang telah dibubuhi tanda "lunas" oleh salesman sebagai bukti bahwa ia telah melunasi hutangnya. Prosedur penerimaan kas pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember telah cukup baik, hat ini dapat dilihat, dari pemisahan fungsi penyimpanan dan pencatatan yang terpisah antara kasir dan bagian pembukuan, sehingga dapat dilakukan cross check. Dokumen RHF sebagai bukti penyerahan uang kas kepada perusahaan dibuat rangkap tiga, yakni untuk kasir, bagian pembukuan, dan untuk salesman, sehingga masing-masing bagian mempunyai data tentang penerimaan kas dan data-data tersebut dapat diperbandingkan. Dokumen DCS digunakan untuk mengisi jumlah piutang yang tertagih dan jadikan dasar o1eh bagian pembukuan seksi piutang untuk menyesuaikan jumlah piutang perusahaan. Dokumen DCS dapat juga dibandingkan dengan dokumen RHF sebagai dokumen untuk penyerahan kas. Jumlah yang tertera pada dokumen
RHF untuk kolom penerimaan kas dari penagihan piutang harus sama dengan kolom jumlah piutang tertagih (credit collection) pada dokumen DCS. Jadi, sebenarnya dokumen yang satu dengan dokumen yang lain saling berkaitan dan merupakan alat bagi manajemen untuk keperluan pengawasan. Pihak manajemen perusahaan telah melakukan pemisahan fungai-fungsi yang ada, misalnya fungsi pencatatan terpisah dengan fungsi penerimaan kas. Pengawasan dalam penerimaan kas sangat diperhatikan, karena manajemen sangat menyadari rawannya aktiva tersebut akan penyelewengan, pencurian, dan penyalahgunaan. Manajemen dapat melakukan cross check penerimaan kas dengan membandingkan dokumen RHF sebagai bukti penyerahan kas dari salesman dengan dokumen LOSILIS dari bagian gudang yang merupakan bukti barang keluar dan merupakan jumlah barang yang terjual, sehingga dapat dihitung berapa hasil penjualan, dan dengan demikian dapat dibandngkan. Untuk penerimaan kas dan penagihan piutang, dokumen RHF dibandingkan dengan dokumen DCS yang memuat data. piutang yang tertagih, sehingga dengan demikian akfiva; dalam hal ini kas dapat lebih terkontrol.
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan pada bab-bab sebelumnya maka penulis akan memberikan kesimpulan atas penulisan skripsi ini. Selain itu penulis akan memberikan saran-saran yang kiranya akan bermanfaat bagi manajemen perusahaan dimasa yang akan datang.
5.1
Kesimpulan Berdasarkan data-data dan analisis yang dilakukan pada bab-bab
sebelumnya, maka penulis akan memberikan kesimpulan sebagai berikut: 1. Penjualan dilakukan dengan dua cara, yaitu penjualan konvensional dan penjualan presell. Penjualan konvensionat dilakukan dengan cara mendatangi konsumen langsmg ke outletnya, sedangkan penjualan presell dilakukan berdasarkan pesanan yang dilakukan pembeli terlebih dahulu untuk kemudian diantar oleh petugas perusahaan. 2. Perusahaan menerapkan prosedur yang baik dalam penjualan dan telah berjalan dngan baik
Dokumen yang dipakai dalam mendukung proses
penjualan dapat saling dibandingkan. Dengau demikian, terjadi cross check, sehingga barang yang keluar, kas yang masuk, dan piutang yang terjadi dapat dikontrol dengan baik. 3. Sistem akuntansi penjualan dari penerimaa kas yang diterapkan perusahaan dapat membantu manajemen dalam aktivitas pengendalian atas penjualan dan penerimaan kas. Hal int dapat dilihat bahwa perusahaan telah melakukan pemisahan fungsi yang cukup jelas antar bagian, dan perusahaaan juga menggunakan dokumen bernomor unit cetak, serta melakukan langkahlangkah untuk penjagaan asset.
5.2
Saran Dari kesimpulan diatas penulis memberikan saran-saran sebagai
pertimbangan dan jalan keluar dalam mengatasi permasalahan yang dihadapi yaitu. 1. Keadaan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang ada saat ini sudah cukup baik, untuk itu disarankan agar mempertahankan keadaan tersebut dan bahkan ditingkatkan lagi dimasa yang akan datang dengan membenkan perhatian dan bimbingan kepada karyawan ataupun bagianbagian yang texlibat. 2. Perusahaan sebaiknya membentuk fungsi kredit tersendiri yang khusus menangani masalah kredit agar pelaksanaannya lebih efisien 3. Perusahaan sebaiknya membuat bagian khusus untuk fungsi penagiihan, sehingga penagihan tidak dilakukan 1agi aleh bagian penjualan, dalam hal ini salesman dan agar tidak terjadi fungsi yang ganda
DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, Suharsimi,2006, Prosedur Penelitian. Rineka Cipta, Bandung Azhar, Susanto. 2008. Sistem Informasi Akuntansi, Struktur Pengendalian Resiko Pengembangan, Edisi Perdana, Lingga Jaya, Bandung Bodnar, George H and William S Hopwood, 2001. Accounting Information System. Eight Edition. New Jersey. Prantice – Hell Erlina Nanda Riani, 2008, Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada PT. Indofarma Global Medika Medan, Skripsi, Universitas Sumatera Utara, Medan Gatot Yusianto, 2014, Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Dan Penjualan Pada CV. Barezky Total (Studi Kasus Mikro Ekonomi Pada UMKM usaha Mikro, Kecil Dan Menengah), Skripsi Universitas Mercu Buana, jakarta H M Jogianto, 2001. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi, Yogyakarta Jusup, AL. Haryono. 2001. Dasar-dasar Akuntansi. STIE, Yogyakarta Kotler, Philip, 2006. Manajemen Pemasaran, PT. Indeks kelompok Gramedia, Jakarta La Midjan, 2003, Sistem Informasi Akuntansi I, Lembaga Informasi, Bandung La, Midjan dan Azhar, Susanto, 2003. Sistem Informasi Akuntansi II, Sistem Praktika Penyusunan Metode dan Prosedur, Edisi Kedelapan, Linggajaya, Bandung Marbun. 2003. Kamus Manajemen, Sinar Harapan, Jakarta. Margono. 2004. Metodologi Penelitian. Rineka Cipta, Jakarta Melia Delima, 2010, Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Pada PT X, Jakarta, Skripsi, Institut Pertanian Bogor, bandung Moch.Atho’illah Tamimi, 2013, Evaluasi Sistem Akutansi Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Pada Taman Botani Sukorambi, Skripsi, Universitas Negeri Jember, Jember
Moleong, L.J. (2011). Metodologi Penelitian Kualitatif Edisi Revisi. PT Remaja Rosdakarya, Bandung Mulyadi. 2010. Sistem Akuntansi. Salemba Empat, Jakarta Mukhtar, Ali Masjono, 2009. Audit Sistem Informasi, Cetakan Pertama, Rineka Cipta, Jakarta. . Prasasti Pratama, 2010, Tinjauan Atas Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Bandung 1, Skripsi, Universitas Widyatama, Bandung Romney, Marshall B., Steinbert, Paul J., 2005. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Sembilan, Jilid Satu, Salemba Empat, Jakarta. Sugiyono. 2010. Statistika untuk Penelitian. Alfabeta, Bandung Soemarso, S.R. 2009. Akuntansi Suatu Pengantar. Edisi 5. Salemba Empat, Jakarta. Sri Wahyuni, 2006, Sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada PT. Coca-Cola Bottling Indonesia Medan, Skripsi, Universitas Sumatera Utara, Medan Tata, Sutabri. 2004. Sistem Informasi Akuntansi, edisi 1, Andi, Yogyakarta. Widjajanto, Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Erlangga, Jakarta.
EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI DAN PENERIMAAN KAS PADA PT. SINAR SOSRO KANTOR PENJUALAN JEMBER
SKRIPSI
Diajukan guna melengkapi tugas akhir dan memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Studi Akuntansi (S1) dan memperoleh gelar Sarjana Ekonomi
Oleh : HARISKA BERLIAN AYU D. NIM 11 1042 1141
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JEMBER 2015
PENGESAHAN Skripsi
berjudul
EVALUASI
SISTEM
INFORMASI
AKUNTANSI
PENJUALAN TUNAI DAN PENERIMAAN KAS PADA PT. SINAR SOSRO KANTOR PENJUALAN JEMBER, telah diuji dan disahkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Muhammadiyah Jember pada :
Hari
:
Tanggal
:
Tempat
: Fakultas Ekonomi Universitas Muhammadiyah Jember
Tim Penguji,
Norita Citra Y, SE, MM NPK. 11 03 580 Anggota 1,
Anggota 2,
Dr. Arik Susbiyani,M.Si NPK 01 09 289
Diyah Probowulan,SE,MM NPK 05 03 524 Mengesahkan :
Dekan,
Ketua Program Studi,
Drs. Achmad Suharto, MP. NPK. 89 06 242
Norita Citra Y, SE, MM NPK 11 03 580
KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan hidayah-Nya serta shalawat dan salam semoga tetap tercurahkan kepada Nabi Muhammad SAW, keluarga, dan seluruh umat Islam pengikut jalan dri suri tauladan yang baik. Dalam kesempatan ini penulis mengucapkan syukur Alhamdulillah untuk setiap anugerah yang tiada terkira yang telah diberikan kepada penulis selama ini sehingga dapat melalui proses studi yang panjang ini dan menyelesaikan skripsi dengan judul " Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai Dan Penerimaan Kas Pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember Tujuan penulisan skripsi ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan strata satu (S1) pada Fakultas Ekonomi Universitas Muhammadiyah Jember Penyusunan ini tidak lepas dari bimbingan, bantuan dan dukungan yang sangat berarti dari berbagai pihak. Maka dalam kesempatan ini, peulis dengan ketulusan hati mengucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada :
1. Bapak Dr. Aminullah Elhady, Rektor Universitas Muhammadiyah Jember. 2. Bapak Drs. Achmad Suharto, MP selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Muhammadiyah Jember. 3. Ibu Norita Citra Y, SE, MM selaku Ketua Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Muhammadiyah Jember. 4. Ibu Dr. Arik Susbiyani,M.Si selaku Dosen Pembimbing Utama Skripsi. 5. Ibu Diyah P, SE.MM selaku Dosen Pembimbing Pendamping Skripsi 6. Seluruh dosen di Fakultas Ekonomi Universitas Muhammadiyah Jember yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan selama masa perkuliahan berlangsung. 7. Seluruh staf administrasi dan akademik di Fakultas Ekonomi Universitas Muhammadiyah
Jember
yang
telah
memberikan
kelancaran
administrasi selama kuliah dan penulisan skripsi ini. 8. Orang tua da keluarga yang telah memberi banyak dukungan.
proses
9. Teman-temanku semua yang telah membantu dalam memberikan dorongan dalam penulisan dari awal hingga akhir penyusunan skripsi ini. 10. Dan semua pihak yang telah ikut serta membantu dalam penyelesaian skripsi ini. Akhirnya penulis menyadari bahwa sebagai karya ilmia, skripsi ini masih jauh dari sempurna dan banyak berarti dalam sumbangan kepada ilmu maupun kepada masayarakat, oleh karena itu segala kritik dan saran akan selalu penulis terima dengan senang hati. Jember, Penulis
2015
DAFTAR ISI
Halaman Judul ...........................................................................
i
Halaman Pernyataan ..................................................................
ii
Halaman Pembimbingan ...........................................................
iii
Halaman Pengesahan ................................................................
iv
Halaman Moto ...........................................................................
v
Halaman Persembahan ..............................................................
vi
Kata Pengantar ...........................................................................
vii
Daftar Isi ....................................................................................
ix
Daftar Tabel ..............................................................................
xii
Daftar Gambar ...........................................................................
xiii
Daftar Lampiran ........................................................................
xiv
Abstrak ......................................................................................
xv
Abstract .....................................................................................
xvi
BAB 1
BAB 2
PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang ..............................................................
1
1.2
Rumusan Masalah ..........................................................
7
1.3
Batasan Masalah .............................................................
8
1.4
Tujuan dan Kegunaan Penelitian ...................................
8
1.4.1
Tujuan Penelitian .............................................
8
1.4.2
Kegunaan Penelitian .........................................
8
TINJAUAN PUSTAKA 2.1
Tinjauan Teori ................................................................
9
2.1.1
Sistem Informasi Akuntansi .............................
9
2.1.1.1
9
System .................................................
2.1.2
Informasi .............................................
10
2.1.1.3
Akuntansi ............................................
12
2.1.1.4
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
15
2.1.1.5
Manfaat Sistem Informasi Akuntansi...
16
2.1.1.6
Tujuan Sistem Informasi Akuntansi.....
17
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ............
19
2.1.2.1
Penegrtian Penjualan ...........................
19
2.1.2.2
Informasi Penjualan yang Dibutuhkan oleh manajemen ..................................
20
2.1.2.3
Klasifikasi Transaksi Penjualan ..........
21
2.1.2.4
Fungsi yang terkait Penjualan .............
22
2.1.2.5
Dokumen-dokumen Penjualan ............
22
2.1.2.6
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai ...................................................
24
Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas ..
29
2.2
Penelitian Terdahulu ......................................................
32
2.3
Kerangka Konseptual .....................................................
34
2.1.3
BAB 3
2.1.1.2
METODE PENELITIAN 3.1
Jenis Penelitian ...............................................................
36
3.2
Fokus Penelitian .............................................................
36
3.3
Lokasi/Tempat Penelitian ...............................................
36
3.4
Subyek Penelitian atau Informan ...................................
37
3.5
Sumber Data ...................................................................
37
3.6
Teknik Pengumpulan Data .............................................
38
3.7
Teknik Analisis Data ......................................................
39
BAB 4
HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1
4.2
4.3
BAB 5
Gambaran Umum Perusahaan ........................................
40
4.1.1
Sejarah Singkat Perusahaan ................................
40
4.1.2
Struktur Organisasi ...........................................
42
4.1.3
Bidang Usaha Perusahaan .................................
47
4.1.4
Hasil Produksi ...................................................
49
4.1.5
Jam Kerja Perusahaan .......................................
51
4.1.6
Kegiatan Pemasaran ..........................................
51
Penyajian Data ..............................................................
52
4.2.1
Sistem Akuntansi Penjualan Tunai ....................
52
4.2.2
Sistem Akuntansi Penerimaan Kas .....................
57
Pembahasan ....................................................................
58
4.3.1
Evaluasi Sistem Akuntansi Penjualan Tunai ......
58
4.3.2
Evaluasi Sistem Akuntansi Penerimaan Kas .....
63
KESIMPULAN DAN SARAN 5.1
Kesimpulan ....................................................................
67
5.2
Saran-saran .....................................................................
68
Daftar Pustaka ..................................................................................
69
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Surat Ijin Penelitian Lampiran 2 : Dokumentasi PT Sianr Sosro Kantor Penjualan Jember
DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, Suharsimi,2006, Prosedur Penelitian. Rineka Cipta, Bandung Azhar, Susanto. 2008. Sistem Informasi Akuntansi, Struktur Pengendalian Resiko Pengembangan, Edisi Perdana, Lingga Jaya, Bandung Bodnar, George H and William S Hopwood, 2001. Accounting Information System. Eight Edition. New Jersey. Prantice – Hell Erlina Nanda Riani, 2008, Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada PT. Indofarma Global Medika Medan, Skripsi, Universitas Sumatera Utara, Medan Gatot Yusianto, 2014, Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Dan Penjualan Pada CV. Barezky Total (Studi Kasus Mikro Ekonomi Pada UMKM usaha Mikro, Kecil Dan Menengah), Skripsi Universitas Mercu Buana, jakarta H M Jogianto, 2001. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi, Yogyakarta Jusup, AL. Haryono. 2001. Dasar-dasar Akuntansi. STIE, Yogyakarta Kotler, Philip, 2006. Manajemen Pemasaran, PT. Indeks kelompok Gramedia, Jakarta La Midjan, 2003, Sistem Informasi Akuntansi I, Lembaga Informasi, Bandung La, Midjan dan Azhar, Susanto, 2003. Sistem Informasi Akuntansi II, Sistem Praktika Penyusunan Metode dan Prosedur, Edisi Kedelapan, Linggajaya, Bandung Marbun. 2003. Kamus Manajemen, Sinar Harapan, Jakarta. Margono. 2004. Metodologi Penelitian. Rineka Cipta, Jakarta Melia Delima, 2010, Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Pada PT X, Jakarta, Skripsi, Institut Pertanian Bogor, bandung Moch.Atho’illah Tamimi, 2013, Evaluasi Sistem Akutansi Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Pada Taman Botani Sukorambi, Skripsi, Universitas Negeri Jember, Jember
Moleong, L.J. (2011). Metodologi Penelitian Kualitatif Edisi Revisi. PT Remaja Rosdakarya, Bandung Mulyadi. 2010. Sistem Akuntansi. Salemba Empat, Jakarta Mukhtar, Ali Masjono, 2009. Audit Sistem Informasi, Cetakan Pertama, Rineka Cipta, Jakarta. . Prasasti Pratama, 2010, Tinjauan Atas Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Bandung 1, Skripsi, Universitas Widyatama, Bandung Romney, Marshall B., Steinbert, Paul J., 2005. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Sembilan, Jilid Satu, Salemba Empat, Jakarta. Sugiyono. 2010. Statistika untuk Penelitian. Alfabeta, Bandung Soemarso, S.R. 2009. Akuntansi Suatu Pengantar. Edisi 5. Salemba Empat, Jakarta. Sri Wahyuni, 2006, Sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada PT. Coca-Cola Bottling Indonesia Medan, Skripsi, Universitas Sumatera Utara, Medan Tata, Sutabri. 2004. Sistem Informasi Akuntansi, edisi 1, Andi, Yogyakarta. Widjajanto, Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Erlangga, Jakarta.
BAB 3 METODE PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian Penelitian yang digunakan oleh peneliti adalah jenis penelitian deskriptif kualitatif.
Penelitian
deskriptif
kualitatif
adalah
suatu
penelitian
yang
menggambarkan subjek dan objek penelitian berdasarkan fakta yang ada di lapangan dan data-data yang diperoleh adalah kata-kata bukan angka. Penelitian dekriptif kualitatif ini adalah suatu metode dalam meneliti dimana pemecahan masalah yang diselidiki dengan menggambarkan atau melukiskan keadaan subjek atau objek penelitian. Penelitian ini memiliki tujuan untuk mengklasifikasikan mengenai suatu fenomena atau kenyataan sosial dengan mendeskripsikan sejumlah variabel yang berkenaan dengan masalah yang akan di teliti.
3.2 Fokus Penelitian Fokus penelitian yang dimaksud untuk mengungkapkan data yang dikumpulkan, diolah dan dianalisa dalam penelitian ini atau hal-hal yang dijadikan pusat perhatian dalam penelitian ini. Untuk keperluan penelitian ini penulis memfokuskan pada penerapan sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember
3.3 Lokasi dan Waktu Penelitian Daerah penelitian adalah tempat dimana penelitian ini dilaksanakan. Mengenai besar atau luasnya daerah penelitian ini tidak ada ketentuan yang pasti. Daerah penelitian dalam penelitian ini dilakukan pada Kantor Penjualan Jember yang berlokasi di Jalan Ikan Bandeng No.226 Desa Sempusari Kecamatan Kaliwates Jember. Penelitian ini dimulai pada awal bulan April sampai dengan akhir bulan Mei 2015.
36
37
3.4 Subyek Penelitian Atau Informan Menurut Sugiyono (2010:221), penentuan informan dalam penelitian kualitatif berfungsi untuk mendapatkan informasi yang maksimum, karena itu orang yang dijadikan informan sebaiknya yang memenuhi kriteria sebagai berikut: 1. Mereka menguasai atau memahami penjualan, pembukuan, gudang, dan bagian-bagian lainnya di PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember. 2. Mereka sedang berkecimpung atau terlibat dalam kegiatan perusahaan. 3. Mereka mempunyai cukup waktu untuk diwawancarai. Dalam penelitian ini peneliti menentukan informan ini didasarkan atas kriteria atau pertimbangan-pertimbangan yang digunakan oleh penulis yang telah ditetapkan dianggap lebih mengetahui dan memahami masalah yang terjadi di lingkungan kerjanya. Informan yang dipilih dalam penelitian ini adalah bagian penjualan, bagian pembukuan, bagian gudang, dan bagian-bagian lainnya yang dianggap berkompeten dalam memberikan informasi yang diperlukan dalam skripsi ini.
3.5 Sumber Data Menurut Suharsimi Arikunto (2006), yang dimaksud dengan sumber data adalah subyek dari mana data-data diperoleh. Berdasarkan pengertian tersebut dapat dimengerti bahwa yang dimaksud dengan sumber data adalah dari mana peneliti akan mendapatkan dan menggali informasi berupa data-data yang diperlukan dalam penelitian. Data yang dikumpulkan dalam penelitian ini ada dua yaitu : 1. Data Primer Menurut Sugiyono (2010), “Data primer adalah sumber data penelitian yang diperoleh secara langsung dari sumber asli (tidak melalui media
38
perantara). Data primer dapat diperoleh langsung dari pegawai perusahaan bagian keuangan dengan jalan wawancara langsung tentang segala sesuatu berhubungan dengan penelitian.”
2. Data Sekunder Menurut Sugiyono (2010), “Data sekunder merupakan sumber data penelitian yang diperoleh peneliti secara tidak langsung melalui media perantara (diperoleh dan dicatat oleh pihak lain). Data sekunder diperoleh dari publikasi yang dikeluarkan oleh perusahaan dan sumber-sumber lain yang berhubungan”. Data sekunder yang penults peroleh seperti sejarah perusahaan, struktur organisasi perusahaan, serta dokumen terkait lainnya.
3.6 Teknik Pengumpulan Data Pengumpulan data dalam suatu penelitian sangat diperlukan, sebab tersedianya data yang cukup relevan dengan permasalahan penelitian dapat digunakan
untuk
menguji
sesuai
dengan
permasalahan.
Maka
untuk
mengumpulkan data baik data pokok maupun data pendukung digunakan metode pengumpulan data. Menurut Margono (2004:158), "Penggunaan Teknik alat pengumpul data yang tepat memungkinkan diperolehnya data yang obyektif.” Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah : a.
Observasi (pengamatan) suatu teknik pengumpulan data melalui pengamatan secara cermat terhadap obyek penelitian dan gejala serta peristiwa yang timbul dalam proses mekanisme yang berjalan.
39
b. Studi Pustaka Adalah pengumpulan data yang dilakukan dengan mempelajari buku-buku yang berhubungan langsung dengan teori yang menjelaskan masalah yang diteliti c.
Interview (wawancara), yaitu metode/teknik yang digunakan dalam pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan secara langsung pada pihak yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. Wawancara dilakukan dengan bagian yang berkaitan dengan masalah penelitian yang sedang diteliti. Dengan melakukan tanya jawab secara langsung dengan pimpinan dan, karyawan PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember dengan harapan memperoleh data dan penjelasan lebih lanjut mengenai: a. Gambaran umum perusahaan, struktur organisasi, serta sejarah perusahaan b. Kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan. c. Sistem pengambilan keputusan dalam menentukan anggaran pendapatan dan biaya.
3.7 Teknik Analisis Data Analisis data menurut Moleong (2011) adalah proses mengorganisasikan dan mengurutkan data ke dalam pola, kategori, dan satuan uraian dasar sehingga dapat ditemukan tema dan dapat dirumuskan hipotesis kerja. Pada penelitian ini untuk dapat menganalisis data yang didapat dari lapangan, penulis menggunakan metode analisis deskripsi kualitatif. Tahap–tahap analisis data yang digunakan dalam penelitian kualitatif adalah sebagai berikut :ini antara lain : 1) Melakukan interview atau wawancara dengan bagian penjualan, bagian pembukuan, bagian gudang, dan bagian-bagian lainnya. PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember 2) Mempelajari sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas di PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember. 3) Mengevaluasi sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas di PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 4.1.1
Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Singkat Perusahaan Berawal keluarga Sosrodjojo memulai bisnisnya pada tahun 1940 di kota
Slawi, Jawa Tengah dengan memproduksi dan memasarkan teh seduh merek “Teh Cap Botol”. Tahun 1965, Keluarga Sosrodjojo mulai memperluas bisnisnya dengan merambah ke Jakarta dengan melakukan strategi CICIP RASA (product sampling) ke beberapa pasar di Jakarta. Awalnya, datang ke pasar-pasar dengan cara memasak dan menyeduh teh langsung di tempat. Setelah siap, seduhan teh tersebut langsung dibagikan kepada orang-orang yang ada di pasar. Namun cara ini kurang berhasil karena teh yang telah diseduh terlalu panas dan proses penyajiannya terlampau lama sehingga pengunjung di pasar yang ingin mencicipinya tidak sabar menunggu. Cara kedua, teh tidak lagi diseduh langsung di pasar, tetapi dimasukkan kedalam panci-panci besar untuk selanjutnya dibawa kepasar dengan menggunakan mobil bak terbuka. Lagi-lagi cara ini kurang berhasil karena teh yang dibawa tumpah selama perjalanan dari kantor ke pasar karena pada saat tersebut jalanan di Jakarta masih berlubang dan belum sebagus sekarang. Akhirnya muncul ide untuk membawa teh yang telah diseduh dan dikemas kedalam botol yang sudah dibersihkan. Ternyata cara ini cukup menarik minat pengunjung karena selain praktis juga bisa langsung dikonsumsi tanpa perlu menunggu tehnya dimasak seperti cara sebelumnya. Tahun 1969, diputuskan untuk menjual minuman tehdalam kemasan botol secara massal dengan nama Tehbotol Sosro. Nama “Tehbotol” diambil dari tehseduh merek ”Teh Cap Botol”, yang saat itu sudah mulai terkenal di Jakarta dan ”Sosro” dari nama keluarga pendirinya yakni ”Sosrodjojo”
40
41
Tahun 1969, seiring dengan semakin diminatinya Tehbotol Sosro oleh masyarakat Jakarta, Tehbotol Sosro kemudian diproduksi dengan lebih massal tetapi masih dalam skala industri rumahan dan menggunakan botol dengan desain umum / generic (image Botol Pertama tahun 1969). Agar bisa melayani pasar dengan lebih baik, Soegiharto Sosrodjojo dan saudara-saudaranya memutuskan untuk memisahkan usaha teh siap minum dalam kemasan dari usaha teh seduh keluarga Sosrodjojo yakni dengan mendirikan sebuah perusahaan baru. Perusahaan baru ini diharapkan akan bisa lebih focus dalam melayani dan mengembangkan pasar minuman teh siap minum dalam kemasan botol beling. Tahun 1972, Logo Teh botol Sosro berganti design dan mulai mencantumkan Logo Sosro di leher botol (image Botol Kedua tahun 1972). Tahun 1974, Logo Teh botol Sosro kembali mengalami perubahan design dan pada saat yang bersamaan botol Tehbotol Sosro dirubah bentuknya menjadi lebih unik & menonjol logo dan bentuk botol tersebut masih digunakan sampai saat ini – serta produksinya sudah mulai menggunakan mesin bertekhnologi tinggi yang di impor dari Jerman (image Botol Ketiga tahun 1974).
Pada tangal 17 Juli 1974, Soegiharto Sosrodjojo dan saudara-saudaranya resmi mendaftarkan perusahaan baru tersebut dengan nama PT. Sinar Sosro, yang berdomisili di Jalan Raya Sultan Agung Km. 28, Medan Satria, Bekasi – yang juga merupakan lokasi pabrik pertama Teh botol Sosro sekaligus merupakan Pabrik teh siap minum dalam kemasan yang pertama di Indonesia dan di dunia.
42
PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember merupakan distributor yang bertanggung jawab terhadap penjualan di wilayah Jember dan sekitarnya, dimana produk Sosro berupa minuman ringan. Hasil penjualan tersebut akan mempengaruhi tingkat laba yang akan diperoleh ataupun rugi yang akan diderita perusahaan. Sistem penjualan yang diterapkan umumnya telah lazim digunakan, baik dari fungsi-fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, sampai dengan jaringan prosedurnya.
4.1.2
Struktur Organisasi Untuk menyusun organisasi betapapun kecilnya terlebih dahulu perlu disusun
rencana kerjanya, karena organisasi pada umumnya diartikan sebagai wadah serta proses kerja sama sejumlah manusia, yang terlibat dalam hubungan formal dalam rangkaian hirarki untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Jadi dalam mencapai tujuan perusahaan yang efektif dan efisien maka perlu adanya suatu struktur organisasi yang baik. Dari struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab dapat dilihat dengan jelas, sehingga akan memudahkan orang-orang yang ada didalam suatu perusahaan untuk melaksanakan tugas naasing-masing. Jadi sewajarnya struktur organisasi yang dimiliki suatu perusahaan merupakan gambaran kegiatan yang dilaksanakan dan juga menyatakan fungsi-fungsi tertentu, dimana satu sama lain dihubungkan dengan garis-garis aturan dan tanggung jawab yang ada dalam perusahaan itu. Pengertian struktur organisasi itu sendiri adalah "gambaran secara ekonomis tentang hubungan kerja lama dari orang-orang, yang terdapat suatu badan dalam rangka usaha mencapai suatu tujuan".
43
Manager
Senior Administration Supervisor
Administrasi
Penjualan
Supervisor Saluran Distribusi Tidak Langsung
Piutang
Kepala Gudang
Cash
Supervisor Saluran Distribusi Langsung
Koordinator Gudang
Pengawas Gudang
Salesman
Sumber : Kantor Penjualan Jember,2015 Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan (KP) Jember
44
Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan (KP) Jember yang berkaitan dengan saluran distribusi dalam sistem akuntansi penjualan adalah sebagai berikut 1. Manager a. Bertanggung jawab atas terselenggaranya kegiatan distribusi penjualan dan keuangan di Kantor Penjualan secara efektif, efisien dan konsisten dalam rangka memenuhi kepuasan pelanggan. b. Bertanggung jawab terhadap asset perusahaan yang ada di Kantor Penjualan. c. Bertanggung jawab mengelola wilayah operasi Kantor Penjualan d. Bertanggung jawab atas arus keluar masuk kas di Kantor Penjualan dan pengajuan anggaran bulanan Kantor Penjualan. 2. Senior Administration Supervisor a. Membuat budget operasional Kantor Penjualan, seperti trade promo dan Sumber Daya Kendaraan. b. Bertanggung jawab terhadap kantor pusat atas laporan yang telah dibuat oleh tim administrasi. c. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan administrasi termasuk laporan keuangan Kantor Penjualan. 3. Staf Administrasi Bagian administrasi terbagi menjadi 4, yaitu a. Administrasi penjualan 1) Bertanggung jawab atas data/laporan penjualan secara administrasi baik harian maupun periodik. 2) Menginput data/laporan yang sudah diperiksa kelengkapan bukti-buktinya secara harian dan bulanan. 3) Mengotorisasi laporan dan bukti-bukti pada kolom input data.
45
b. Administrasi gudang 1) Bertanggung jawab atas arus keluar masuknya barang secara administrasi baik secara harian maupun periodik. 2) Menginput data/laporan yang sudah diperiksa kelengkapan bukti-buktinya secara harian dan periodik. 3) Mengotorisasi laporan dan bukti-bukti pada kolom input data. c. Administrasi piutang 1) Bertanggung jawab atas kebenaran data piutang dan kelengkapan bukti secara administrasi baik barian maupun periodik. 2) Stock opname faktur kredit secara harian dan periodik. 3) Menganalisa piutang terhadap efektifitas penagihan piutang. 4) Membuat laporan harian hasil penagihan piutang. 5) Mengotorisas laporan dan bukti-bukti pada kolom input data. d. Administrasi cash book 1) Bertanggung jawab atas data keuangan secara administrasi baik harian maupun periodik. 2) Menginput data/laporan yang sudah diperiksa kelengkapan buktibuktinya. 3) Mengotorisasi laporan dan bukti-bukti pada kolom input data. 4. Sales Supervisor a. Melakukan perencanaan, mengevaluasi dan menindaklanjuti hasil laporan administrasi yang dibuat oleh supervisor. b. Mengadakan kerja sama dengan supervisor untuk memperoleh informasi data dan analisa potensi pasar. c. Mengatur dan mengontrol SDM dan SDK yang menjadi tanggung jawabnya. 5. Sales Supervisor Saluran Distribusi Tidak Langsung a. Melakukan pengembangan dan pemeliharaan dister serta sesuai wilayahnya.
46
b. Menyelesaikan piutang bermasalah. c. Melakukan supervisi terhadap laporan aktivitas salesman. d. Mengantisipasi perkembangan competitor (singkir pesaing). 6. Salesman Dropper a. Melakukan penjualan harian produk sosro ke dister menjadi tanggung jawabnya. b. Melakukan penagihan piutang dister. c. Membuat laporan aktivitas salesman 7. Sales Supervisor Saluran Distribusi Langsung a. Melakukan penjualan produk Sosro sesuai wilayahnya (khususnya produk One Way Product (OWP)). b. Menyelesaikan piutang bermasalah. c. Melakukan supervisi terhadap laporan aktivitas salesman. a. Mengantisipasi perkembangan competitor (singkir pesaing). 8. Salesman a. Melakukan pengembangan pasar dengan membuka outlet-outlet baru. b. Melakukan penjualan produk sosro sesuai wilayahnya (target semua produk). c. Membuat laporan aktivitas salesman 9. Kepala Gudang a. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional gudang untuk keluar masuk barang dan asset gudang. b. Membuat rekap data laporan aplikasi stock diserahkan ke unit manager, senior sales supervisor dan senior administration supervisor. a. Melakukan stock opname setiap hari, mingguan dan akhir bulan. b. Bertanggung jawab dalam setiap keputusan seluruh kegiatan yang ada di gudang.
47
10. Koordinator Gudang a. Mengkoordinir pengawas gudang atas operasional yang ada di lingkungan gudang masing-masing. b. Bertanggung jawab atas stock fisik gudang dan berkoordinasi dengan pengawas gudang. 11. Pengawas Gudang a. Mengawasi seluruh transaksi penerimaan dan pengeluaran produk b. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan gudang, penataan produk terhadap kerapian dan kebersihannya.
4.1.3
Bidang Usaha Perusahaan PT. Sinar Sosro mernpunyai beberapa bidang usaha yang memiliki
keterkaitan antara satu bidang dengan bidang lainnya. Namun bidang usaha utama dari PT. Sinar Sosro adalah produksi teh alami siap saji atau siap minum. Sidang usaha lainnya yang dikembangkan oleh PT. Sinar Sosro adalah pandirian perusahaan distributor sehingga produk-produk PT. Sinar Sosro dapat diterima oleh konsumen. Salah satu dari pengembangan usaha tersebut adalah mendirikan perusahaan yang secara khusus menangani bidang usaha distribusi pemasaran dan penjualan dari produk-produk SOSRO yaitu PT. Sasana Caraka Mekarjaya (SCM). Peranan bidang usaha yang menangani secana khusus distribusi pemasaran dan penjualan ini, mempunyai tantangan yang sangat berat dan besar, karena sebagai barisan terdepan dalam menjalankan usaha GROUP SOSRO harus dapat memperkenalkan dan menarik perhatian masyarakat terhadap produk-produk SOSRO, dan juga harus dapat mengantisipasi dan memantau perkembangan pasar serta para pesaingnya. Dapat kita artikan bahwa bidang usaha distribusi pemasaran dan penjualan ini adalah wakil dari perusahaan-perusahan produsen produk SOSRO (GROUP SOSRO) sehingga dalam pelaksanaan kegiatan usaha PT. Sasana Caraka Mekarjaya (SCM) harus selalu menjaga citra dan kredibilitas perusahaan.
48
PT. Sasana Caraka Mekaijaya (SCM) sebagai distributor penyalur produkproduk SOSRO. dalam kegiatannya berusaha semaksimal mungkin untuk meningkatkan penjualan dan pemasaran produk-p.roduk SOSRO sesuai dengan target yang telah ditetapkan. Disamping itu PT. Sasana Caraka Mekaijaya (SCM) sangat mengutamakan dan memperhatikan mutu pelayanan penjualan dan pemasaran karena dalam kegiatan operasionalnya selain sebagai distributor produk-poduk SOSRO, PT. Sasana Caraka M.ekaijaya (SCM) juga wakil dari perusahaan GROUP SOSRO yang membawahi promosi, komunikasi dan citra perusahaan produk SOSRO. Jadi kontribusi dan krcdibilitas PT. Sasana Caraka Mekarjaya (SCM) sangat mempengauhi dan menentukan berhasil tidaknya distribusi pemasaran dan penjualan produk SOSRO, sehingga dalam kegiatan usahanya PT Sasana Caraka Mekarjaya (SCM) secara terns-menerus mengembangkan faktor-faktor pendukungnya. Tujuan PT. Sasana Caraka Mekarjaya 1. Untuk menunjang peningkatan pemasaran dan peinjualan poduk-poduk Sosro, sehingga dapat mennenuhi target seperti yang sudah ditetapkan. 2. Untuk pemerataan distribusi produk-produk Sosro, agar produk-produk tersebut diterima konsumen disemua wilayah dengan mudah dan cepat serta tersedia setiap saat. 3. Mempromosikan, mengamati dan mengantisipasi perkembangan dunia usaha yang semakin pesat dan ketat sehingga dapat mnenghadapi persaingan di era globalisasi saat ini. 4. Mempertahankan dan menarik konsumen disaat persaingan usaha yang sangat ketat dewasa ini sehingga dapat mencapai dan meningkatkan target penjualan. Begitu juga dengan sarana pendukung kegiatan operasionalnya dalam upaya untuk memenuhi dan meningkatkan target: pemasaran dan penjualan, PT. Sasana Caraka Mekarjaya menyediakan sarana penunjang dalam kegiatan operasionalnya.
49
1. Kendaraan : truck engkel, truck double, trek box, pick up, dan motor. 2. Alat bantu jual: cooler box, electric cooler, gerobak dorong, dan lain-lain. Material promo: spanduk, umbul-umbul. kaos dan lain-lain. Disamping sarana tersebut PT. Sasana Caraka Mckarjaya (SCM) juga aktif mengadakan dan ikut serta dalam kegiatan event-event tertentu dalam rangka promosinya.
4.1.4
Hasil Produksi Produk PT. Sinar Sosro selalu menggunakan bahan asli tanpa pemanis,
pewarna, pengawet yang dapat merugikan konsumen. PT. Sinar Sosro menjaga keaslian dan kesegaran bahan baku untuk menunjang kualitas produk yang baik dan sempurna. Seluruh produk minuman ringan sosro akan disalurkan untuk dijual ke berbagai outlet baik modern maupun tradisional. Contoh modern outlet seperti hypermarket, supermarket, minimarket, dll. Contoh tradisional outlet seperti kios, toko klontong, grobak dorong, dll. Masing-masing outlet tersebut akan dipisahkan lagi berdasarkan saluran distribusinya, yaitu dister, subdister, retailer, dan konsumen akhi PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember merupakan kantor cabang yang bertanggung jawab atas pendistribusian dan penjualan produk sosro di wilayah Jember dan sekitarnya. Produk sosro terdiri dari berbagai jenis minuman ringan berbasis teh maupun non teh, diantaranya terdiri dari l. Teh Botol Sosro -
Kategori Produk
: Teh siap minum
-
Tipe Kemasan
: Botol (220 ml), Kotak (200 ml, 250 ml), Pouch (230 ml, 1000 ml)
-
Variant Rasa
: Jasmine
-
Target
: Semua umur ( usia 10 - 45 tahun)
50
2. Fruit Tea Sosro -
Kategori Produk
: Teh siap minum rasa buah
-
Tipe Kemasan
: Botol (235 ml), Can (318 ml), Genggam (200 ml), Pet (500 ml), Pouch (230 ml)
-
Variant Rasa
: Apel, Strawberry, Guava, Blackcurrant, Fusion, Extreme
-
Target
: Usia 15 - 19 tahun (remaja)
3. Tebs -
Kategori Produk
: Teh siap minum bersoda
-
Tipe Kemasan
: Botol (230 ml), Can (330 ml)
-
Variant Rasa
: -
-
Target
: Usia 20 - 35 tahun
4. Joy Tea Green -
Kategori Produk
: Teh hijau siap minum
-
Tipe Kemasan
: Botol (234 ml), Pet (500 ml), Pouch (230 ml)
-
Variant Rasa
: Jasmine, Cozy-Jasmine, Cheerfull-Honey Lemon, Passion-Apple Cinnamon
-
Target
: Usia 19 - 45 tahun
5. S-tee -
Kategori Produk
: Teh siap minum
-
Tipe Kemasan
: Botol (318 ml)
-
Variant Rasa
: -
-
Target
: Usia 20 - 40 tahun
6. Happy Jus -
Kategori Produk
: Jus siap minum
-
Tipe Kemasan
: Gengam (200 ml), Pouch (188 ml)
-
Variant Rasa
: Jeruk, Apel, Anggur, Cherry B, Apple Berry
-
Target
: Usia 8 - 12 tahun (Anak-anak)
51
4.1.5
Jam Kerja Perusahaan Jam kerja pada PT. Sinar Sosro adalah sebagai berikut:
a. Senin – kamis
: 08.00 – 12.00; 13.00 – 16.00
b. Jumat
: 08.00 – 12.00; 13.30 – 16.00
c. Sabtu
: 08.00 – 13.00
4.1.6
Kegiatan Pemasaran Kegiatan pemasaran adalah kegiatan yang cukup penting bagi perusahaan
karena disinilah inti dari seluruh kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan. Bila mana kegiatan pemasaran ini tidak ditangani secara sungguh-sungguh, maka tidak mustahil bahwa kontinuitas usahanya akan terancam. Dengan demikian peranan bagian pemasaran tidak bisa diabaikan. Pendistribusian produk PT. Sinar Sosro ini sepenuhnya menjadi tanggung jawab dari PT. Sinar Sosro Kantor Penjualaqn Jember. Diperintahkan langsung oleh Unit Manager dan togas dari Supervisor Modern Mark adalah memasarkan produk perusahaan ke pasar-pasar modern seperti: 1. Perkulakan. Perkulakan adalah pasar modern yang menjual produk dalam jumlah besar dalam arti lusinan atau perkarton. Contoh : Goro 2. Hypermarket. Hypermarket adalah pasar modem yang mc:njual produk dengan harga retail dalam arti dijual satuan ataupun lusinan (kartonan). Contoh: Carrefour 3. Supermarket Super market adalah pasar modern yang menjual produk dengan satuan maupun lusinan (kartonan). Contoh: Swalayan yang ada di Matahari, Ramayana, dan lain-lain. 4. Mini market Mini market adalah sejenis toko yang rnempunyai alat yang lebih modern dibandingkan dengan pasar tradisional. Contoh: Alfa Mart
52
4.2
Penyajian Data Sistem penjualan dan pendistribusian produk sangatlah berkaitan erat dengan
kegiatan usaha yang terjadi pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember. Saluran distribusi pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember terdiri dari saluran distribusi tidak langsung (SDTL) dan saluran distribusi langsung (SDL). Distribusi tidak langsung dilakukan dengan menjual produk sosro hanya ke dister, yang terdiri atas 42 dister. Dister-dister tersebut akan menyalurkan produk sosro ke subdister dan diteruskan sampai ke retail sehingga konsumen dapat memperoleh produk sosro dengan mudah, sedangkan distribusi langsung dilakukan dengan menjual produk sosro ke modern outlet dan dengan membuka atau mengembangkan retail baru. Hampir seluruh pendistribusian produk dalam kegiatan penjualan pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember dilakukan secara tidak langsung. Sistem Pembelian dan penjualan PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember masih manual, belum menggunakan sistem yang berbasis komputerisasi
4.2.1
Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember, sistem penjualan dibagi
menjadi dua, yaitu Sistem Penjualan Konvensional dan Sistem Penjualan Presell. Sistem Penjualan Konvensional maksudnya yaitu PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember selaku produsen menjual produknya dengan cara mendatangi konsumen, untuk selanjutnya tempat-tempat konsumen yang didatangi tadi disebut outlet. Sedangkan Sistem Penjualan Presell maksudnya yaitu penjualan yang didasarkan atas pesanan pelanggan dengan cara pelanggan memesan barangnya terlebih dahulu dan kemudian PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember mengantarkannya ketempat pemesan tersebut. Pada sistem penjualan ini perusahaan menggunakan beberapa dokumen, yaitu 1. Dokumen Order Form, yaitu dokumen untuk mendokumentasikan pesanan pelanggan. 2. Dokumen Delivery List, yaitu daftar pelanggan yang memesan barang. 3. Dokomen Load Out Slip/Load In Slip, yaitu dokumen untuk pengeluaran barang dari gudang.
53
4. Selling Invoice atau Faktur Penjualan untuk transaksi penjualan. Faktur penjualan tunai terdiri dari dua rangkap. 5. Dokumen Route Header Form, yaitu dokumen untuk kepeduan rekapitulasi penjualan per-cute dan sebagai tanda terima pembayaran hasil penjualan dari salesman kepada kasir. 6. Dokumen Dandy Credit Summary, yaitu dokumen yang dgunakan untuk mencatat Credit Issuance dan Credit Colleetion (penjualan kredit yang dikeluarkan dan penjualan kredit yang tertagih). Adapun laporan-laporan yang dihasilkan dari sistem akuntansi penjualan, antara lain yaitu 1. Draft Settlement Report atau Laporan Settlement, yaitu laporan yang berisi penjualan setiap salesman secara mendetail. 2. Route Settlement Cash Summary, yaitu laporan untuk mengetahui informasi mengenai jenis transaksi yang terjadi pada hari yang bersangkutan, total uang yang diterima dan jumlah kredit yang diberikan sales center atau dapat juga digunakan untuk mengetahui penjualan harian dalam bentuk uang. 3. Laporan Summary of Load Out/Lout In, yaitu laporan yang berguna untuk mengetahui informasi penjualan dalam bentuk barang. Laporan ini dapat memberikan gambaran tentang posisi stock setiap hari, jumlah dan jenis produk yang di bawa, yang terjual dan yang di bawa masuk kembali ke sales center oleh setiap salesman. 4. List of Credit Transaction, yaitu laporan yang memberikan informasi meliputi pembayaran dan pemberian kredit (credit collection dan credit issuance) dari setiap salesman secara detail. Prosedur penjualan yang digunakan perusahaan dibedakan menjadi dua, yaitu Prosedur Penjualan Presell dan Prosedur Penjualan Konvensional. Tidak adanya penjualan kredit, disebabkan karena perusahaan berusaha sedapat mungkin menghindan penjualan secara kredit yang menyebabkan perputaran modal perusahaan menjadi terhambat Sistem penjualan tunai dibagi menjadi dua, yaitu Sistem Konvensional dan Sistem Presell sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya.
54
Berikut ini penjelasan dari masing-masing sistem penjualan 1. Sistem Penjualan Tunai Konvensional Penjualan tunai pada sistem konvensional, dimana prosedur yang dilakukan tidak seperti pada umumnya, karena tidak melalui pemesanan terlebih dahulu. Prosedur selengkapnya adalah sebagai berikut a. Tim Marketing bekerja sama dengan Physical Distribution Manager membuat selling forecasting, yang berisi informasi tentang hasil penjualan sebelumnya untuk mengetahui trend penjualan pada saat itu. Misalnya, apabila konsumen pada saat itu lebih banyak membeli Teh Botol, maka perusahaan akan lebih banyak memproduksi Teh Botol. b. Setelah barang selesai diproduksi, setiap salesman menerima selling forecasting untuk mengetahui trend penjualan pada hari itu, sehingga salesman dapat mengisi dokumen dengan tepat. Sebelum salesman berangkat sesuai dengan rutenya, terlebih dahulu salesman meminta barang ke gudang dengan mengisi dokumen berdasarkan selling forecasting. Dokumen terdiri darn rangkap 3 (tiga), yaitu - Lembar ke-1 untuk Bookkeeper - Lembar ke-2 untuk Shipper - Lembar ke-3 untuk Salesman c. Shipper 1 memeriksa barang yang akan keluar sesuai. dengan yang tertera pada kolom LOS pada dokumen. Jika telah sesuai, maka Shipper I menginput data dari barang yang keluar. Dokumen Lembar ke-1 dan ke-2 dipegang oleh Shipper. d. Setelah proses pemuatan dan pemeriksaan barang (loading) di gudang selesai, maka salesman dan barang menuju ke Spot Checking atau tempat pemeriksaan kembali sebelum keluar dari perusahaan. Di Spot Checking ini barang yang akan keluar kembali diperiksa olch Shipper II atau Shipper lapangan dibantu oleh sekuriti. Jika ada selisih, maka terlebih dahulu di adjusment (disesuaikan) untuk kemudian diproses oleh Shipper ke persediaan barang dengan menghubungi Shipper I atau Shipper gudang. Setelah dicocokkan, maka Shipper II mengijinkan barang keluar dari perusahaan.
55
e. Salesman mendatangi outlet-outlet dan melakukan transaksi tunai dengan pelanggan. Untuk transaksi tunai ini, salesman membuat invoice. Dokumen invoice ini terdiri dari rangkap 2 - Lembar ke-1 untuk Pelanggan - Lembar ke-2 untuk Salesman Pelanggan menyerahkan sejwnlah uang kas kepada salesman sebagai pembayaran, f. Sekembali dari rutenya, salesman mengembalikan sisa barang ke gudang dengan mengisi kembali dokumen pada kolom LIS. Shipper I atau Shipper gudang memeriksa sisa barang yang masuk dan sesuai dengan yang tertera pada kolom LIS dan menginput jumlah barang yang masuk ke gudang g. Salesman mengeluarkan dokumen RHF dan mengisi hasil penjualan dari rutenya pada hari itu berdasarkan dokumen dan invoice. Dokumen RHF ini dibuat rangkap 3 (tiga), yaitu -
Lembar ke-1 untuk Bookkeeper
-
Lembar ke-2 untuk Kasir
-
Lembar ke-3 untuk Salesman
Salesman menyerahkan dokumen RHF dan uang kas kepada kasir. h. Salesman mengumpulkan lembar ke-2 dokumen invoice dan lembar ke-3 dokumen RHF untuk digabungkan menjadi satu dalam paket RHF dan selanjutnya diserahkan kepada Bookkeeper. i. Shipper gudang menyerahkan dokumen lembar ke-1 yang telah diisi dan diperiksanya kepada RS Bookkeeper.
2. Penjualan tunai pada sistem presell Penjualan tunai pada sistem presell, merupakan penjualan dengan cara pelanggan atau calon pembeli memesan barang terlebih dahulu. Prosedur selengkapnya adalah sebagai berikut a. Calon pembeli atau pelanggan memesan barang ke bagian penjualan, yaitu ke Preseller di sales center.
56
b. Semua order form diserahkan
Preseller kepada Dispatcher untuk
diakumulasikan. Dispatcher kemudian membuat dokumen dan Delivery List untuk diserahkan dan dibawa oleh Deliveryman. c. Deliveryman mengambil barang di gudang dan menyerahkan dokumen yang memuat data seluruh pesanan yang dikirim. Dokumen LOS/LiS terdiri dari rangkap 3 (tiga), yaitu - Lembar ke-1 untuk Bookkeeper - Lembar ke-2 untuk Shipper - Lembar ke-3 untuk Deliveryman d. Shipper I (shipper gudang) memeriksa barang yang akan keluar gudang berdasarkan dokumen dan menginput barang yang keluar berdasarkan dokumen tersebut. e. Deliveryman beserta barang pang akan dikirim menuju Spot Checking untuk diperiksa kembali oleh Shipper II atau Shipper Lapangan yang dibantu oleh Sekuriti. Setelah diperiksa dan disetujui, maka Shipper 11 mengijinkan barang keluar dari perusahaan. f. Deliveryman mendatangi outlet-outlet yang tertera pada daflar pemesan dan melakukan transaksi tunai dengan pelanggan. Untuk transaksi tunai ini Deliveryman mengeluarkan invoice. Dokumen invoice ini terdiri dari rangkap 2 (dua), yaitu -
Lembar ke-1 untuk Pelanggan
-
Lembar ke-2 untuk Deliveryman
Pelanggan menyerahkan sejumlah uang kas kepada Deliveryman sebagai pembayaran. g. Sekembalinya dari mengantarkan pesanan, Deliveryman kembali ke gudang untuk check in dengan mengisi kembali dokumen LOS/LIS pada kolom LIS. Shipper memeriksa sisa barang yang masuk (jika ada), sesuai dengan yang tertera pada kolom LIS, dan shipper gudang menginput data yang ada di dokurnen LOS/LIS untuk mengupdate persediaan barang digudang.
57
h. Deliveryman mengeluarkan dokumen RHF dan mengisi hasil penjualan dari barang yang dikirim pada hari itu berdasarkan dokumen LOS/LIS dan invoice. Dokumen ini dibuat rangkap 3 (tiga), yaitu - Lembar ke-1 untuk RS Bookkeeper - Lembar ke-2 untuk Kasir - Lembar ke-3 untuk Deliveryman Deliveryman menyerahkan dokumen RHF Lmbar ke-2 dan kas kepada Kasir. i. Deliveryman mengumpulkan semua dokumen lembar ke-2 doku nen invoice dun lembar ke-1 dokumen RHF untuk d gabungkan menjadi satu dalam paket RHF dun selanjutnya diserahkan kepada Bookkeeper. j. Shipper gudang menyerahkan dokumen lembar ke-1 yang telah diisi dan diperiksanya pada Bookkeeper.
4.2.2
Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Sistem dan prosedur penerimaan kas pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan
Jember terdiri dari penerimaan kas tunai dan penerimaan kas dari penagihan piutang. Dokumen yang dipakai untuk penerimaan kas yaitu l. Faktur penjualan kredit yang akan dilunasi oleh pelanggan. 2. Dokumen RHF, untuk penyetoran hasil penagihan kasir. 3. Dokumen Daily Credit Summary, untuk mendokumentasikan berapa piutang yang telah tertagih. Prosedur penerimaan kas pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember yang dibahas disini adalah prosedur penerimaan kas dari penjualan kredit Karena penerimaan kas dan penjualan tunai telah diuraikan sebelumnya. Penerimaan kas dari penagihan piutang ini berlaku bagi Sistem Presell. Adapun prosedur yang dilakukan oleh PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember dalain penerimaan kas adalah sebagai berikut 1. Salesman/Deliveryman menerima daftar tagihan dan faktur asli dari penjualan kredit pelanggan dari Bookkeeper di Sales Center. 2. Salesman/Deliveryman mendatangi pelanggan dan melakukan penagihan.
58
3. Pelanggan membayar tagihan dan menerima faktur penjualan asli dari penagih yang telah dibubuhi tanda "lunas" sebagai bukti telah melunasi tagihannya. 4. Sekembalinya dari tempat pelanggan, Salesman/Deliveryman mengisi dokumen Daily Credit Summary dan mengisi berapa jumlah kredit yang tertagih (credit collection). Dokumen Daily Credit Summary ini terdiri dari rangkap 2 (dua), yaitu - Lembar ke-1 untuk RS/AR Bookkeeper - Lembar ke-2 untuk SalesmanlDeliveryman 5. Kemudian Salesman/Deliveryman mengisi dokumen Route Header Form. Dokumen ini terdiri dari 3 (tiga ) rangkap, yaitu - Lembar ke-1 untuk RS Bookkeeper - Lembar ke-2 untuk Kasir - Lembar ke-3 untuk Salesman/Deliveryman 6. Salesman/Deliveryman menguMpulkan dokumen lembar ke-l dari dokumen Daily Credit Summary dan Route Header Form, dan menyerahkannya kepada RS Bookkeeper. 7. RS Bookkeeper mengarsipkan dokumen Route Header Form dare menyerahkan dokumen Daily Credit Summary pada A/R Bookkeeper. 8. A/R Bookkeeper mencatat piutang yang tertagih berdasarkan dokutnen Daily Credit Summary dan kemudian mengarsipkan dokumen tersebut.
4.3
Pembahasan
4.3.1
Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai Dalam hal ini akan dijelaskan mengenai evaluasi dari penulis dalam sistem
informasi akuntansi penjualan tunai pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember. Batasan-batasan yang diuraikan yaitu mengenai kelemahan dan kebaikan dari sistem yang diterapkan beserta alternative lain untuk menjadikan sistem tersebut menjadi lebih baik lagi. Obyek-obyek sistem yang dievaluasi adalah Fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, jaringan prosedur yang membentuk sistem serta catatan akuntansi yang digunakan.
59
1. Evaluasi terhadap Fungsi yang Terkait Terdapat kelemahan yang dapat menyebabkan perusahaan merugi, seperti penyelewengan. Kelemahan tersebut ada pada fungsi kasir dan administrasi yang dilakukan oleh seorang petugas. Seharusnya bagian kasir dan administrasi tidak melakukan perangkapan fungsi-fungsi tersebut karena fungsi tersebut adalah tugastugas bagian akuntansi dan keuangan. Telah disebutkan dalam tugas dan wewenang bagian akuntansi dan keuangan antara lain; mengorganisir dan mengawasi bagianbagian
akuntansi
seperti
hutang
piutang,
pembukuan
dan
sebagainya,
mempersiapkan laporan harian, memeriksa pembukuan setiap bulan, dan memastikan transaksitransakti telah dibukukan ke dalam jurnal dan buku besar. Tugas-tugas tersebut berarti bahwa bagian kasir dan administrasi tidak seharusnya merangkap fungsi pencatatan buku besar dan piutang dagang, namun bagian kasir dan administrasi hanya berfungsi sebagai kasir dan administrasi penjualan saja.
2. Evaluasi terhadap Prosedur yang Terkait Secara keseluruhan, sistem penjualan tunai yang berjalan saat ini cukup baik. Unsur pengendalian intern yang terdapat didalamnya telah diterapkan dengan cukup baik. 1) Otorisasi Transaksi Otorisasi transaksi dalam penjualan tunai adalah Supervisor Pemasaran menerima Rekapitulasi Laporan Penjualan Harian Salesman dan pengajuan Surat Permintaan Pengeluaran Barang dari Salesman, untuk mengevaluasi rencana penjualan berikutnya atau yang akan dilakukan. Tidak terdapat otorisasi kredit karena sebagian besar penjualan yang dilakukan adalah penjualan secara tunai. 2) Pengamanan Persediaan Barang dan Catatan Pengamanan persediaan barang dan catatan dilakukan dengan cara antara lain; pesanan dipenuhi atas dasar pesanan penjualan yang disetujui oleh Supervisor Pemasaran yang sebelumnya telah menerima Rekapitulasi Laporan Penjualan Harian dari Salesman, kuantitas barang yang berada di gudang maupun yang keluar dari gudang dihitung oleh petugas yang bertanggung jawab
60
atas stok barang, dan barang dikirimkan ke customer setelah customer memesan atau pesanan penjualan diterima oleh bagian penerimaan pesanan. Yang bertugas sebagai bagian penerimaan pesanan dalam hal ini adalah Salesman. 3) Pemisahan Tugas Pemisahan tugas dalam sistem informasi akuntansi penjualan secara tunai telah berjalan dengan cukup baik dan fungsi-fungsi yang terdapat dalan sistem juga telah terpisah. Fungsi penerimaan pesanan dilakukan oleh Salesman. Fungsi gudang dilaksanakan oleh bagian gudang itu sendiri dan telah terpisah dari fungsi pengiriman yang dilaksanakan oleh salesman. Fungsi pencatatan buku besar dilaksanakan oleh bagian kasir dan administrasi sama halnya dengan penjualan. 4) Dokumen dan Catatan yang Memadai a) Nota Penjualan Tunai Nota penjualan tunai dibuat berdasarkan order dari customer, diverifikasi sebelum dikirimkan kepada customer, dan dicocokkan dengan daftar harga oleh Salesman. b) Buku Besar Jurnal transaksi dibuat setiap hari oleh bagian kasir dan administrasi. Seharusnya tugas tersebut dilakukan oleh bagian akuntansi dan keuangan sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.
3. Evaluasi Terhadap Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan perusahaan dalam sistem penjualan tunai sama dengan dokumen yang seharusnya digunakan dalam sistem penjualan tunai. Hanya saja bentuk atau sifat dan namanya yang berbeda. Dalam perusahaan, mayoritas menggunakan dokumen soft copy. 1) Surat Permintaan Pengeluaran Barang Surat permintaan pengeluaran barang dari gudang yang dibuat oleh Salesman, disetujui oleh Supervisor Pemasaran, dan dilaksanakan oleh Bagian Gudang. Telah terdapat keterangan tanggal dan Salesman yang mengajukan
61
permohonan permintaan pengeluaran barang. Diotorisasi oleh Supervisor dan Salesman yang terkait ketika permintaan barang disetujui dan telah diterima oleh Salesman. 2) Rekapitulasi Laporan Penjualan Harian Laporan Salesman perihal jenis dan jumlah barang pada posisi stok awal, diterima, return, uang tunai atau giro diterima, dan stok akhir yang dibuat setiap akhir hari kerja. Telah terdapat keterangan Salesman, tanggal, disetujui oleh Supervisor Pemasaran, diketahui oleh Sales Manager, dan dibuat oleh Salesman yang bertanggung jawab atas penjualan. Rekapitulasi Laporan Penjualan Harian digunakan sebagai bukti penyetoran uang atau giro kepada bagian kasir dan administrasi pada akhir jam kerja Salesman dan diarsipkan oleh Salesman tersebut menurut tanggalnya. 3) Faktur Penjualan Faktur penujualan yang digunakan sebagai bukti penjualan Salesman ke pembeli atau customer dengan harga grosir dan semi grosir. Telah terdapat nomor urut tercetak, tanggal, tanda tangan penerima faktur (customer), keterangan customer, daftar kuantitas, total harga, dan ditandatangani oleh Salesman yang terkait.
4. Evaluasi terhadap Catatan Akuntansi Prosedur penjualan tunai pada sistem konvensional dimulai dari pengisian formulir atau dokumen permintaan barang oleh salesman kepada shipper atau bagian gudang dan jumlah barang yang diminta berdasarkan selling forcasting (pengalamanpengalaman sebelumnya). Dokumen yang dipakai untuk keperluan tersebut adalah dokumen LOSILIS. Pada saat hendak keluar, salesman mengisi jurnlah barang yang dikeluarkan bagian gudang untuk keperluannya pada kolom LOS dan pada saat salesman kembali dari rutenya, salesman kembah ke gudang dengan sisa barangnya, hal ini karena tidak semua produk yang dibawanya tersebut lake toual. Selanjutnya salesman mengisi jumlah sisa barang tersebut pada kolorn LIS. Dokumen LOSILIS ini dipakai bagian gudang untuk menyesuaikan jurnlah barang yang keluar dan
62
dokumen ini jugs digunakan bagian pembukuan untuk mengetahui jumlah barang yang terjual dan dibandingkan dengad dokumen RET sebagai bukti pembayaran oleh salesman, sehingga dengan dernikian terjadi cross check antara bagian gudang dan salesman. Untuk keperluan pengawasan atas persediaan, dokumen LOSILIS dijadikan dasar pemerikmn barang yang akan keluar dari perusahaan yang dilakukan oleh shipper lapangan daze sckuriti. Barang yang akan keluar diperiksa kuantitasnya dan hares sesuai dengan yang tertera pads dokumen LOSILIS, jika ada selisih, maka disesuaikan oleh shipper lapangan dan dikonfirmasikan ke gudang. Pemeriksaan ini dilakukan untuk kepeduan kontrol atas persediaan dan untuk mencegah pencurian aktiva dalam hal ini persediaan. Transaksi
penjualan
tunai
menggunakan
faktur
rangkap
dua
dan
didistribusikan pada pembeli dan bagian pembukuan. Faktur penjualan dibuat prenumbered (bernomor unit cetak) sebagai kontrol atas dokumen. Dokumen yang rusak atau batal pada akhimya juga harus diserahkan ke bagian pembukuan untuk mencegah penyalahgunaan atas faktur tersebut. Salesman mengisi dokumen RHF berdasarkan faktur penjualan karena dokumen RHF merupakan rekapitulasi dari penjualan per-rute yang dilakukan oleh salesman. Dokumen RHF jugs diserahklcan pada bagian pembukuan berikut semua faktur penjualan yang asli. Bagian pembukuan meneliti dan membandingkan faktur penjualan yang ada dengan dokumen REF, hal ini untuk memastikan jumlah yang tertera pada dokumen RHF tepat dan cocok dengan total faktur penjualan yang ada. Sebelumnya, salah satu copy dokumen RHF digunakan oleh salesman untuk penyerahan kas hasil penjualan tunai pada kasir dan dengan demikian dapat dibandingkan data penerimaan kas hasil penjualan dari kasir dengan data penjualan dari bagian pembukuan. Untuk sistem presell, calon pembeli atau pelanggan memesan produk terlebih dahulu, kemudian baru diantarkan oleh salesman. Pemesanan dilakukan oleh calon pembeli biasanya dengan cara rnengirim faksimili kepada perumhaan (dalam hal ini ditangani oleh begun pemesanan yakni preseller). Presefer mengumpulkan semua order dan memberikannya kepada dispatcher untuk diakumulasikan dan selanjutnya membuat dokumen-dokumen yang diperlukan seperti daftar pengiriman barang, dokumen LOSILIS yang kuantitasnya telah diisi berdasarkan total pemesanan dan
63
faktur penjualan yang telah diisi. Semua dokumen tersebut diserahkan kepada salesman. Salesman mengambil barang ke gudang berdasarkan dokumen LOSILIS yang telah diisi oleh bagian order penjualan Tidak berbeda dengan sistem konvensional, proses pengeluaran barang dalam sistem presell juga melalui cara yang sama, dimana dalam proses pengeluaran barang dilakukan pemeriksaan sebanyak dua kali, yakni di gudang dan di spot checking berdasarkan dokumen LOSILIS. Begitu juga dengan tahaptahap selanjutnya sama dengan sistem konvensional. Menurut penulis, prosedur penjualan tunai yang diserahkan oleh perusahaan telah memadai dimana kontrol atas barang dan uang dapat dilakukan dengan baik antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Prosedur pengeluaran barang dan gudang yang melewati beberapa kali pemeriksaan baik oleh bagian gudang maupun sekuriti, ini akan meminimalisir terjadinya loss akan barang.
4.3.2
Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas
1. Evaluasi terhadap Fungsi yang Terkait Bagian yang terkait dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari penjualan tunai pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember yaitu bagian penjualan, bagian gudang, bagian pengiriman, bagian kasir dan bendahara. Unit organisasi yang ada pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember telah sesuai dengan teori seperti terdapat fungsi penjualan, fungsi gudang, fungsi pengiriman, fungsi kasir, dan fungsi akuntansi. Tanggung jawab dan tugas yang dilakukan pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember tidak sesuai dengan teori contohnya bagian penjualan yang menerima uang pembayaran dari pembeli. Seharusnya tugas menerima uang pembayaran dari pembeli dilakukan oleh bagian kasir. Bagian gudang tugasnya menyiapkan barang yang dibeli oleh pembeli sama dengan konsep teori. Bagian pengiriman tugasnya telah sesuai dengan teori yaitu menyerahkan barang kepada pembeli. Bagian kasir tugasnya menerima kas dari penjualan dan menyetorkan ke bank dan bendahara mencatat penerimaan kas di jurnal penerimaan kas. Pada dasarnya, semua bagian terkait yang ada pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember telah sesuai dengan konsep teori
64
2. Evaluasi terhadap Prosedur yang Terkait Prosedur Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari penjualan tunai yang diterapkan oleh PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember adalah pembeli memesan dan membayar barang kepada bagian penjualan lalu mendapatkan barangnya. Kemudian, bagian kasir menerima kas dari bagian penjualan dan menyetorkannya ke bank. Setelah itu bagian keuangan mencatat transaksi penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank dari bagian kasir. Berdasarkan uraian tersebut prosedur penjualan tunai yang diterapkan pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember belum sesuai dengan teori penerimaan kas over the counter sale yang pembeli datang ke perusahaan, melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir, dan kemudian menerima barang yang akan dibeli. Pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember bagian yang menangani prosedur penerimaan kas adalah bagian penjualan namun pada teori prosedur yang menerima kas dari pembeli adalah bagian kasir.
3. Evaluasi Terhadap Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari penjualan tunai pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember adalah bukti penjualan dan bukti setor bank. Sementara, dokumen dalam teori adalah faktur penjualan tunai, pita register, bukti setor bank dan rekap harga pokok penjualan. Berdasarkan uraian di atas, bukti penjualan sama fungsinya dengan faktur penjualan tunai, sementara pita register tidak ada karena pencatatan transaksi penjualan masih manual dan rekap harga pokok produksi tidak digunakan pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember. Bukti penjualan kadang kala digunakan apabila ada pembeli yang meminta menggunakan bukti transaksi. Dokumen tersebut berisi informasi data mengenai nama, alamat pembeli, nama barang, kuantitas, harga, total harga dan juga otorisasi bagian terkait serta penerimaa barang. Sistem otorisasi yang dilakukan oleh bagian terkait dan penerima barang perlu dilakukan sebagai bukti bahwa barang telah terjual dan diterima oleh pembeli selain itu juga digunakan sebagai bukti pendukung yang valid untuk pencatatan ke dalam buku transaksi penjualan oleh bagian penjualan namundokumen tersebut tidak digunakan secara
65
rutin, makamengakibatkan kurang validnya dokumen bukti transaksi yang dimiliki oleh PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember. Bukti setor bank berisi informasi tentang bukti penyetoraan uang yang diterima oleh bagian kasir ke bank dengan semua jumlah penerimaan pada hari itu juga atau berikutnya, dokumen ini diisi oleh bagian kasir untuk penyetoran uang kemudian dijadikan dasar pencatatan penerimaan kas oleh bendahara.
4. Evaluasi terhadap Catatan Akuntansi Sistem dan prosedur penerimaan kas pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember dinilai sudah cukup baik, dimana penerimaan kas telah menggunakan dokumen yang cukup memadai. Dokumen yang dipakai dalam hal ini antara lain dokumen Daily Credit Summary, yakni untuk mendokumentasikan beberapa jumlah piutang yang tertagih dan ditujukan pada bagian pembukuan piutang untuk selanjutnya dicatat dan disesuaikan ke buku piutang, Dokumen lain yang dipergunakan yaitu dokumen Route Header Form yakni dokumen yang digunakan untuk mendokumentasikan jumlah dari uang kas yang didapat dari penagihan piutang dan sebagai alat bukti setoran kas oleh salesman kepada kasir serta sebagai dasar bagi pihak pembukuan untuk mencatat penerimaan kas pada buku kas. Untuk pembeli diberikan faktur penjualan lembar asli yang telah dibubuhi tanda "lunas" oleh salesman sebagai bukti bahwa ia telah melunasi hutangnya. Prosedur penerimaan kas pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Jember telah cukup baik, hat ini dapat dilihat, dari pemisahan fungsi penyimpanan dan pencatatan yang terpisah antara kasir dan bagian pembukuan, sehingga dapat dilakukan cross check. Dokumen RHF sebagai bukti penyerahan uang kas kepada perusahaan dibuat rangkap tiga, yakni untuk kasir, bagian pembukuan, dan untuk salesman, sehingga masing-masing bagian mempunyai data tentang penerimaan kas dan data-data tersebut dapat diperbandingkan. Dokumen DCS digunakan untuk mengisi jumlah piutang yang tertagih dan jadikan dasar o1eh bagian pembukuan seksi piutang untuk menyesuaikan jumlah piutang perusahaan. Dokumen DCS dapat juga dibandingkan dengan dokumen RHF sebagai dokumen untuk penyerahan kas. Jumlah yang tertera pada dokumen RHF
66
untuk kolom penerimaan kas dari penagihan piutang harus sama dengan kolom jumlah piutang tertagih (credit collection) pada dokumen DCS. Jadi, sebenarnya dokumen yang satu dengan dokumen yang lain saling berkaitan dan merupakan alat bagi manajemen untuk keperluan pengawasan. Pihak manajemen perusahaan telah melakukan pemisahan fungai-fungsi yang ada, misalnya fungsi pencatatan terpisah dengan fungsi penerimaan kas. Pengawasan dalam penerimaan kas sangat diperhatikan, karena manajemen sangat menyadari rawannya aktiva tersebut akan penyelewengan, pencurian, dan penyalahgunaan. Manajemen dapat melakukan cross check penerimaan kas dengan membandingkan dokumen RHF sebagai bukti penyerahan kas dari salesman dengan dokumen LOSILIS dari bagian gudang yang merupakan bukti barang keluar dan merupakan jumlah barang yang terjual, sehingga dapat dihitung berapa hasil penjualan, dan dengan demikian dapat dibandngkan. Untuk penerimaan kas dan penagihan piutang, dokumen RHF dibandingkan dengan dokumen DCS yang memuat data. piutang yang tertagih, sehingga dengan demikian akfiva; dalam hal ini kas dapat lebih terkontrol.
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan pada bab-bab sebelumnya maka penulis akan memberikan kesimpulan atas penulisan skripsi ini. Selain itu penulis akan memberikan saran-saran yang kiranya akan bermanfaat bagi manajemen perusahaan dimasa yang akan datang.
5.1
Kesimpulan Berdasarkan data-data dan analisis yang dilakukan pada bab-bab sebelumnya,
maka penulis akan memberikan kesimpulan sebagai berikut: 1. Penjualan dilakukan dengan dua cara, yaitu penjualan konvensional dan penjualan presell. Penjualan konvensionat dilakukan dengan cara mendatangi konsumen langsmg ke outletnya, sedangkan penjualan presell dilakukan berdasarkan pesanan yang dilakukan pembeli terlebih dahulu untuk kemudian diantar oleh petugas perusahaan. 2. Perusahaan menerapkan prosedur yang baik dalam penjualan dan telah berjalan dngan baik Dokumen yang dipakai dalam mendukung proses penjualan dapat saling dibandingkan. Dengau demikian, terjadi cross check, sehingga barang yang keluar, kas yang masuk, dan piutang yang terjadi dapat dikontrol dengan baik. 3. Sistem akuntansi penjualan dari penerimaa kas yang diterapkan perusahaan dapat membantu manajemen dalam aktivitas pengendalian atas penjualan dan penerimaan kas. Hal int dapat dilihat bahwa perusahaan telah melakukan pemisahan fungsi yang cukup jelas antar bagian, dan perusahaaan juga menggunakan dokumen bernomor unit cetak, serta melakukan langkah-langkah untuk penjagaan asset.
67
68
5.2
Saran Dari
kesimpulan
diatas
penulis
memberikan
saran-saran
sebagai
pertimbangan dan jalan keluar dalam mengatasi permasalahan yang dihadapi yaitu. 1. Keadaan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang ada saat ini sudah cukup baik, untuk itu disarankan agar mempertahankan keadaan tersebut dan bahkan ditingkatkan lagi dimasa yang akan datang dengan membenkan perhatian dan bimbingan kepada karyawan ataupun bagian-bagian yang texlibat. 2. Perusahaan sebaiknya membentuk fungsi kredit tersendiri yang khusus menangani masalah kredit agar pelaksanaannya lebih efisien 3. Perusahaan sebaiknya membuat bagian khusus untuk fungsi penagiihan, sehingga penagihan tidak dilakukan 1agi aleh bagian penjualan, dalam hal ini salesman dan agar tidak terjadi fungsi yang ganda
DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, Suharsimi,2006, Prosedur Penelitian. Rineka Cipta, Bandung Azhar, Susanto. 2008. Sistem Informasi Akuntansi, Struktur Pengendalian Resiko Pengembangan, Edisi Perdana, Lingga Jaya, Bandung Bodnar, George H and William S Hopwood, 2001. Accounting Information System. Eight Edition. New Jersey. Prantice – Hell Erlina Nanda Riani, 2008, Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada PT. Indofarma Global Medika Medan, Skripsi, Universitas Sumatera Utara, Medan Gatot Yusianto, 2014, Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Dan Penjualan Pada CV. Barezky Total (Studi Kasus Mikro Ekonomi Pada UMKM usaha Mikro, Kecil Dan Menengah), Skripsi Universitas Mercu Buana, jakarta H M Jogianto, 2001. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi, Yogyakarta Jusup, AL. Haryono. 2001. Dasar-dasar Akuntansi. STIE, Yogyakarta Kotler, Philip, 2006. Manajemen Pemasaran, PT. Indeks kelompok Gramedia, Jakarta La Midjan, 2003, Sistem Informasi Akuntansi I, Lembaga Informasi, Bandung La, Midjan dan Azhar, Susanto, 2003. Sistem Informasi Akuntansi II, Sistem Praktika Penyusunan Metode dan Prosedur, Edisi Kedelapan, Linggajaya, Bandung Marbun. 2003. Kamus Manajemen, Sinar Harapan, Jakarta. Margono. 2004. Metodologi Penelitian. Rineka Cipta, Jakarta Melia Delima, 2010, Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Pada PT X, Jakarta, Skripsi, Institut Pertanian Bogor, bandung Moch.Atho’illah Tamimi, 2013, Evaluasi Sistem Akutansi Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Pada Taman Botani Sukorambi, Skripsi, Universitas Negeri Jember, Jember
Moleong, L.J. (2011). Metodologi Penelitian Kualitatif Edisi Revisi. PT Remaja Rosdakarya, Bandung Mulyadi. 2010. Sistem Akuntansi. Salemba Empat, Jakarta Mukhtar, Ali Masjono, 2009. Audit Sistem Informasi, Cetakan Pertama, Rineka Cipta, Jakarta. . Prasasti Pratama, 2010, Tinjauan Atas Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada PT. Sinar Sosro Kantor Penjualan Bandung 1, Skripsi, Universitas Widyatama, Bandung Romney, Marshall B., Steinbert, Paul J., 2005. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Sembilan, Jilid Satu, Salemba Empat, Jakarta. Sugiyono. 2010. Statistika untuk Penelitian. Alfabeta, Bandung Soemarso, S.R. 2009. Akuntansi Suatu Pengantar. Edisi 5. Salemba Empat, Jakarta. Sri Wahyuni, 2006, Sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada PT. Coca-Cola Bottling Indonesia Medan, Skripsi, Universitas Sumatera Utara, Medan Tata, Sutabri. 2004. Sistem Informasi Akuntansi, edisi 1, Andi, Yogyakarta. Widjajanto, Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Erlangga, Jakarta.
