PERANCANGAN APLIKASI DATABASE SISTEM PENJUALAN, PENERIMAAN KAS, PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS PADA TOKO SARANA
Oleh: IVAN SUBIJANTO NIM : 232008013
KERTAS KERJA Diajukan kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis Guna Memenuhi Sebagian dari Persyaratan-persyaratan untuk Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi
FAKULTAS PROGRAM STUDI
: EKONOMIKA DAN BISNIS : AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA 2013
ABSTRACT
This research aims to create a design of database information system that’s focused to make the process of transactions record more easier, related to the revenue cycle and expenditure cycle on a small scale business entity. This research uses the Microsoft Access 2007 for being the design tool. Selected research object for this research is “Sarana” Electronics Stores which located in Kudus, one city in the Central Java, Indonesia. This research chosen two existing transaction cycles from “Sarana” Electronics Stores, the revenue cycle and expenditure cycle, it’s had chosen because of this two cycles are related and this two cycles are the major activity in “Sarana” Electronics Stores. This research resulted in a design of database information system that can be used as a tool for the process of transactions record in “Sarana” Electronics Stores.
Keywords: Database Information System, Revenue Cycle, Expenditure Cycle.
SARIPATI
Penelitian ini bertujuan untuk membuat sebuah rancangan sistem informasi database yang difokuskan untuk mempermudah proses pencatatan transaksi yang berkaitan dengan siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada suatu entitas bisnis skala kecil. Penelitian ini menggunakan alat perancangan berupa Microsoft Access 2007. Objek penelitian yang dipilih adalah Toko Elektronik “Sarana” yang berada di Kudus, salah satu kota di Jawa Tengah, Indonesia. Penelitian ini memilih dua siklus transaksi yang ada pada Toko Elektronik “Sarana” yaitu Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran, karena kedua siklus tersebut saling berkaitan dan merupakan aktivitas utama pada Toko Elektronik “Sarana”. Penelitan ini menghasilkan sebuah rancangan sistem informasi database dengan yang dapat digunakan sebagai alat bantu dalam proses pencatatan transaksi pada Toko Sarana Elektronik.
Kata kunci : Perancangan Database, Siklus Pendapatan, Siklus Pengeluaran
KATA PENGANTAR
Kertas Kerja ini berjudul “Perancangan aplikasi database sistem penjualan, penerimaan kas, pembelian dan pengeluaran kas pada Toko Sarana Elektronik” disusun dalam rangka memenuhi sebagian persyaratan untuk memperoleh gelar kesarjanaan Fakultas Ekonomika dan Bisnis Jurusan Akuntansi Universitas Kristen Satya Wacana, Salatiga. Tujuan dari kertas kerja ini adalah untuk menerapkan teori-teori yang diperoleh selama kuliah dan berguna untuk menambah wawasan bagi penulis agar siap terjun dalam dunia kerja yang sesungguhnya. Dalam penyusunan kertas kerja ini penulis menyadari bahwa selesainya kertas kerja ini tidak terlepas dari bimbingan, dorongan semangat, nasehat dan bantuan lainnya baik secara moril maupun materiil dari berbagai pihak yang sangat membantu dalam menyelesaikan kertas kerja ini . Akhir kata penulis mengharapkan agar laporan kertas kerja ini dapat bermanfaat bagi pembaca. Penulis juga menyadari bahwa penulisan kertas kerja ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu adanya kritik dan saran yang membangun sangat diharapkan agar segala kekurangan yang ada dapat diperbaiki.
Salatiga, 15 Agustus 2013 Penulis
UCAPAN TERIMAKASIH
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmatNya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul “Perancangan Aplikasi Database Sistem Penjualan, penerimaan kas, pembelian dan pengeluaran kas Dengan Menggunakan Microsoft Access 2007”. Skripsi ini disusun dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan program Sarjana (S1) pada Program Sarjana Fakultas Ekonomika dan Bisnis, Program Studi Akuntansi, Universitas Kristen Satya Wacana, Salatiga. Selama proses penyusunan skripsi ini penulis mendapatkan bimbingan, arahan, bantuan, dan motivasi dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bp. Hari Sunarto, SE., MBA., PhD, selaku Dekan Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana. 2. Ibu Elisabeth Penti Kurniawati, SE., M.Ak. Selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu dan dengan penuh kesabaran memberikan bimbingan dan arahan yang sangat bermanfaat sehingga skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik. 3. Bp. Usil Sis Sucahyo, SE., MBA., selaku Kaprodi Akuntansi Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana. 4. Seluruh dosen Fakultas Ekonomika dan Bisnis yang telah mendidik dengan ilmu pengetahuan, baik langsung maupun tidak langsung sehingga penulis dapat menyelesaikan kuliah dan penulisan skripsi ini.
5. Staf Tata Usaha Fakultas Ekonomika dan Bisnis yang membantu penulisan selama kuliah di Fakultas Ekonomika dan Bisnis. 6. Orang tuaku atas cinta, perhatian, pengorbanan dan dukungan yang berlimpah yang selalu diberikan. 7. Sahabat-sahabatku di Kost Dipo 83 yang selalu memberikan motivasi, dukungan dan saran. 8. Serta sahabat-sahabat Fakultas Ekonomika dan Bisnis yang selalu menyemangati dan memberikan dorongan. 9. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah memberikan bantuan dan dukungannya. Semoga kebaikan kalian dibalas oleh Tuhan YME.
DAFTAR ISI
Halaman Judul............................................................................................... i Pernyataan Keaslian Karya Tulis Skripsi ...................................................... ii Halaman Persetujuan Skripsi ........................................................................ iii Abstract ......................................................................................................... iv Saripati ......................................................................................................... v Kata Pengantar .............................................................................................. vi Ucapan Terimakasih...................................................................................... vii Daftar Isi........................................................................................................ ix Daftar Tabel .................................................................................................. xii Daftar Gambar ............................................................................................... xiii Daftar Lampiran ............................................................................................ xvii Pendahuluan ......................................................................................... 1 Kajian Teori ......................................................................................... 3 Metode Penelitian ................................................................................ 10 Gambaran Objek Penelitian ................................................................ 14
Rangkaian Aktivitas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Toko Sarana Elektronik ............................................................................ 15 Siklus Pendapatan .................................................................... 16 Siklus Pengeluaran ................................................................... 21 Mengidentifikasi Entitas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Toko Sarana Elektronik ............................................................................ 25 Entitas Atribut, Relationship, dan kardinalitas Silus Pendapatan ................................................................................................. 28 Entitas Atribut, Relationship, dan kardinalitas Silus Pengeluaran ................................................................................................. 30 Desain Sistem Database Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Toko Sarana Electronik ............................................................................ 41 Table ........................................................................................ 41 Query ....................................................................................... 59 Form......................................................................................... 70 Report....................................................................................... 78 Menu Swichboard .................................................................... 107 Kesimpulan ............................................................................................... 118 Saran .................................................................................................. 119
Referensi ................................................................................................... 121
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1
Struktur Organisasi Toko Sarana Elektronik ........................ 15
Gambar 2
Flowchart Siklus Pendapatan Sebelum Terkomputerisasi Bagian Administrasi Penjualan Yang Merangkap Administrasi Keuangan, Bagian Gudang, dan Bagian Pemilik .................................... 19
Gambar 3
Flowchart Siklus Pendapatan Sesudah Terkomputerisasi Bagian Administrasi Penjualan Yang Merangkap Administrasi Keuangan, Bagian Gudang, dan Bagian Pemilik .................................... 20
Gambar 4
Flowchart Siklus Pengeluaran Sebelum Terkomputerisasi Bagian Administrasi Gudang, Kepala Pemilik, Bagian Administrasi Penjualan Yang Merangkap Administrasi Keuangan, dan Bagian Sales ...................................................................................... 23
Gambar 5
Flowchart Siklus Pengeluaran Sesudah Terkomputerisasi Bagian Administrasi Gudang, Kepala Pemilik, Bagian Administrasi Penjualan Yang Merangkap Administrasi Keuangan, dan Bagian Sales ...................................................................................... 24
Gambar 6
Table Analisis dan Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran ................................................................ 26
Gambar 6
REA Diagram Siklus Pendapatan ......................................... 31
Gambar 7
REA Diagram Siklus Pendapatan Beserta Atribut ................ 32
Gambar 8
REA Diagram Siklus Pengeluaran ........................................ 36
Gambar 9
REA Diagram Siklus Pengeluaran Beserta Atribut ............... 37
Gambar 10
REA Diagram Siklus Pendapatan Entitas Baru ..................... 39
Gambar 11
REA Diagram Siklus Pendapatan Entitas Baru Beserta Atribut ............................................................................................... 40
Gambar 12
REA Diagram Siklus Pengeluaran Entitas Baru ................... 41
Gambar 13
REA Diagram Siklus Pengeluaran Entitas Baru Beserta Atribut ............................................................................................... 42
Gambar 14 Desain Table Persediaan Barang ................................................ 41 Gambar 15 Table Persediaan Barang ............................................................ 44 Gambar 16 Desain Table Kas ....................................................................... 45 Gambar 17 Table Kas.................................................................................... 46 Gambar 18 Desain Table Penjualan .............................................................. 47 Gambar 19 Table Penjualan .......................................................................... 48 Gambar 20 Desain Table Penerimaan Kas ................................................... 49 Gambar 21 Table Penerimaan Kas ................................................................ 49
Gambar 22 Desain Table Kas Di Bank ......................................................... 49 Gambar 23 Table Kas Di Bank ..................................................................... 50 Gambar 24 Desain Table Detail Penjualan ................................................... 50 Gambar 25 Table Detail Penjualan ............................................................... 51 Gambar 26 Desain Table Pelanggan ............................................................. 52 Gambar 27 Table Pelanggan ......................................................................... 52 Gambar 28 Desain Table Pegawai ................................................................ 52 Gambar 29 Table Pegawai ............................................................................ 53 Gambar 30 Desain Table Persediaan Barang ................................................ 53 Gambar 31 Table Persediaan Barang ............................................................ 54 Gambar 32 Desain Table Kas ....................................................................... 54 Gambar 33 Table Kas.................................................................................... 55 Gambar 34 Desain Table Pembelian ............................................................. 56 Gambar 35 Table Pembelian ......................................................................... 56 Gambar 36 Desain Table Pengeluaran Kas ................................................... 57 Gambar 37 Table Pengeluaran Kas ............................................................... 57 Gambar 38 Desain Table Kas Di Bank ......................................................... 58 Gambar 39 Table Kas Di Bank ..................................................................... 58 Gambar 40 Desain Table Detail Pembelian .................................................. 59 Gambar 41 Table Detail Pembelian .............................................................. 59 Gambar 42 Desain Table Pemasok ............................................................... 60 Gambar 43 Table Pemasok ........................................................................... 60
Gambar 44 Desain Table Pegawai ................................................................ 61 Gambar 45 Table Pegawai ............................................................................ 61 Gambar 46 Query Persediaan ....................................................................... 62 Gambar 47 Query Penjualan ......................................................................... 63 Gambar 48 Query Detail Penjualan .............................................................. 64 Gambar 49 Query Penerimaan Kas ............................................................... 64 Gambar 50 Query Persediaan Barang ........................................................... 67 Gambar 51 Query Pembelian ........................................................................ 68 Gambar 52 Query Detail Pembelian ............................................................. 69 Gambar 53 Query Pengeluaran Kas .............................................................. 71 Gambar 54 Form Persediaan ........................................................................ 72 Gambar 55 Form Pelanggan ......................................................................... 73 Gambar 56 Form Pemasok............................................................................ 75 Gambar 57 Form Pegawai ............................................................................ 76 Gambar 58 Form Penjualan .......................................................................... 77 Gambar 59 Form Pembelian ......................................................................... 78 Gambar 60 Form Setoran Kas Di Bank ........................................................ 79 Gambar 61 Form Penarikan Kas Di Bank .................................................... 79 Gambar 62 Report Persediaan. ...................................................................... 88 Gambar 63 Report Pelanggan ....................................................................... 80 Gambar 64 Report Pemasok.......................................................................... 89 Gambar 65 Report Pegawai .......................................................................... 89 Gambar 66 Report Penjualan ........................................................................ 90
Gambar 67 Report Penerimaan Kas .............................................................. 91 Gambar 68 Report Saldo Piutang.................................................................. 94 Gambar 69 Report Pembelian ....................................................................... 97 Gambar 70 Report Pengeluaran Kas ............................................................. 98 Gambar 71 Report Saldo Hutang .................................................................. 101 Gambar 72 Report Saldo Kas ........................................................................ 104 Gambar 73 Report Kartu Piutang Per Pelanggan .......................................... 110 Gambar 74 Report Kartu Hutang Per Pemasok ............................................ 113 Gambar 75 Report Setoran Kas Di Bank ...................................................... 115 Gambar 76 Report Penarikan Kas Di Bank .................................................. 116 Gambar 77 Menu Utama Switchboard.......................................................... 117 Gambar 78 Switchboard Menu Persediaan Barang ...................................... 120 Gambar 79 Switchboard Menu Transaksi Penjualan .................................... 121 Gambar 80 Switchboard Menu Transaksi Pembelian ................................... 121 Gambar 81 Switchboard Menu Kas .............................................................. 122 Gambar 82 Switchboard Form Persediaan Barang ....................................... 122 Gambar 83Switchboard Form Transaksi Penjualan ..................................... 123 Gambar 84 Switchboard Form Transaksi Pembelian ................................... 124 Gambar 79 Switchboard Form Kas Di Bank ................................................ 124 Gambar 80 Switchboard Report Persediaan ................................................. 125 Gambar 81 Switchboard Report Transaksi Penjualan dan Pembelian .......... 126 Gambar 82 Switchboard Report Kas Di Bank ............................................. 127
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1
Nota Pembelian ..................................................................... 132
Lampiran 2
Nota Penjualan ...................................................................... 133
PERANCANGAN APLIKASI DATABASE SISTEM PENJUALAN, PENERIMAAN KAS, PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS PADA TOKO SARANA 1. PENDAHULUAN Sistem informasi penjualan, penerimaan kas, pembelian dan pengeluaran kas memiliki arti yang penting bagi perusahaan. Perusahaan dalam mengolah informasi
membutuhkan
kecepatan
dan
ketelitian
proses,
sehingga
memerlukan sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan bidang usahanya. Pelaksanaan sistem akuntansi penjualan, penerimaan kas, pembelian dan pengeluaran kas yang baik dan benar dapat meningkatkan efektivitas pengendalian intern penjualan , penerimaan kas dan pembelian. Melalui sistem akuntansi tersebut maka terciptalah suatu informasi yang akurat dan dapat dipercaya, yang dapat digunakan perusahaan sebagai alat untuk meningkatkan pengendalian intern penjualan, peneriman kas dan pembelian. Sehingga, perusahaan dapat menjalankan aktivitasnya secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan. Toko Sarana merupakan toko yang menjual peralatan-peralatan elektronik. Toko Sarana berada di daerah Simpang Tujuh RT.02/03 Kudus, memiliki karyawan berjumlah 8 orang dan memiliki 1 komputer di bagian kasir tapi belum digunakan secara optimal. Karena pada saat ini Toko Sarana masih melakukan pencatatan atas penjualan, penerimaan kas, pembelian dan pengeluaran kas secara manual dengan hanya menggunakan buku kas yang diisi
oleh
pemilik.
Yang
menjadi
permasalahan
adalah
semakin
berkembangnya usaha Toko Sarana, membuat transaksi penjualan dan pembelian baik secara kredit maupun secara tunai menjadi semakin kompleks, sehingga membuat pemilik Toko Sarana merasa kesulitan dalam mengolah data terkait dengan stock akhir persediaan, jumlah penjualan, jumlah pembelian, saldo kas akhir, saldo piutang dan saldo hutang. Dari penjelasan tersebut, maka masalah penelitiannya adalah Toko Sarana 1
membutuhkan akan adanya suatu rancangan aplikasi database , yang dapat membantu dalam mengolah data, serta mencegah terjadinya kecurangan. Karena dengan adanya aplikasi database, dapat membuat pengaksesan data menjadi lebih mudah dan kontrol data terpusat. Maka Persoalan penelitian yang akan dibahas yaitu bagaimana rancangan aplikasi Microsoft Acces 2007 pada sistem penjualan, penerimaan kas, pembelian, pengeluaran kas di Toko Sarana dan apa saja entitas pembelian serta penjualan pada Toko Sarana. Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat membantu Toko Sarana untuk dapat meningkatkan efektifitas, efisiensi, dan produktifitas kerja usahanya. Sistem informasi akuntansi yang dibuat dapat menghasilkan suatu informasi keuangan yang cepat, akurat dan tepat sehingga informasi tersebut dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Diharapkan aplikasi database yang dibuat dapat meminimalkan kesalahan pencatatan dibagian penjualan, penerimaan kas, pembelian maupun dibagian pengeluaran kas dan menghindari terjadinya dokumen yang hilang. Aplikasi database atau program database yang digunakan adalah Microsoft Acces 2007. Pada saat ini Microsoft Access 2007 merupakan salah satu aplikasi yang cukup populer yang digunakan dalam pembuatan database. Karena pada dasarnya aplikasi ini memang dibuat untuk organisasi yang sistem informasinya masih sederhana dan penggunannya yang relatif mudah.
2
2. TELAAH TEORITIS 2.1 Sistem Penjualan Pengertian dari sistem akuntansi itu sendiri menurut Romney dan Steinbart, (2009:28) adalah suatu sistem yang mengumpulkan, merecord, menyimpan dan memproses data untuk menghasilkan informasi bagi pembuat keputusan. Transaksi penjualan barang dagang dalam perusahaan dagang dapat dilakukan baik secara tunai maupun secara kredit, atau sebagian secara tunai dan sisanya dibayar secara kredit. Setiap transaksi penjualan barang dagang dicatat dalam akun penjualan. Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit menurut Mulyadi, (2008:211). a. Fungsi Penjualan Dalam sistem penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk pembayaran harga barang ke fungsi kas. b. Fungsi Kredit Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. c. Fungsi Gudang Dalam sistem penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman. d. Fungsi Pengiriman Fungsi
ini
bertanggung
jawab
untuk
membungkus
menyerahkan barang yang telah dibayar kepada pembeli.
3
dan
e. Fungsi Akuntansi Dalam sistem penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuatan laporan penjualan.
Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit menurut Mulyadi, (2008:214) adalah sebagai berikut: a. Surat Order Pengiriman Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera di atas dokumen tersebut. b. Tembusan kredit (Credit Copy) Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. c. Surat pengakuan (Acknowledgment Copy) Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman. d. Bill of Lading Bill of Lading merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum. e. Slip Pembungkus (Packing Slip) Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barang-barang yang diterimannya.
4
f. Tembusan Gudang Merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah seperti yang tercantum di dalamnya, agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang.
2.2 Sistem Penerimaan Kas Sistem penerimaan kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan penerimaan uang dari penjualan tunai atau dari piutang yang siap dan bebas digunakan untuk kegiatan umum perusahaan. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas adalah proses aliran kas yang terjadi di perusahaan adalah terus menerus sepanjang hidup perusahaan yang bersangkutan masih beroperasi. (Mulyadi, 2008:500) Aktivitas bisnis siklus penerimaan : 1. Penerimaan pesanan barang atau jasa dari pelanggan Yang dicatat dengan menggunakan sistem aplikasi pengolahan pesanan. 2. Pengiriman barang atau jasa kepada pelanggan Yang dicatat dengan menggunakan sistem aplikasi pengiriman. 3. Penagihan pada pelanggan Yang dicatat dengan menggunakan sistem aplikasi penagihan. 4. Penerimaan kas dari pembeli baik secara kredit atau tunai Yang dicatat dengan menggunakan sistem aplikasi penerimaan kas. (Krismiaji, 2005:167) 2.3 Sistem Pembelian Sistem pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua: pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok
5
dalam negri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negri. (Mulyadi, 2008, 299) Informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam sistem akuntansi pembelian adalah : a. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point) b. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok c. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok d. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu e. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu f. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian (Romney dan Steinbart, 2009:452)
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi. (Romney dan Steinbart, 2009:449) Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini: 1. Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. 2. Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 3. Fungi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok. 4. Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk menerima faktur tagihan dari pemasok dan mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar. (Romney dan Steinbart, 2009 :450 ) 6
2.4 Sistem Pengeluaran Kas Sistem akuntansi pokok yang digunakan untuk melaksanakan Pengeluaran Kas adalah Sistem Akuntansi Pengeluaran dengan menggunakan cek dan sistem pengeluaran kas dengan menggunakan uang tunai melalui dana kas kecil (Mulyadi, 2008: 509). Kas dapat berupa uang kontan yang disimpan perusahaan, rekening giro atau rekening lainnya yang dapat dicairkan sewaktu-waktu yang dibutuhkan. Kas dalam kegiatan operasionalnya diperlukan untuk membiayai seluruh kegiatan operasional perusahaan sehari-hari, mengadakan investasi baru dan lain-lain. Dalam pengeluaran kas terdapat dua sistem yaitu sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dan sistem akuntansi pengeluaran dengan melalui dana kas kecil. Jadi dapat disimpulkan, sistem akuntansi pengeluaran kas adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan pengeluaran baik dengan cek maupun dengan uang tunai untuk mempermudah dalam setiap pembiayaan pengelolaan perusahaan.
Aktivitas bisnis siklus pengeluaran : 1. Pemesanan barang Merupakan aktivitas utama dan pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan/perlengkapan. Keputusan penting yang dibuat dalam langkah ini adalah mengidentifikasikan apa, kapan, berapa banyak barang yang akan dibeli, dan mengidentifikasi dari pemasok mana barang akan dibeli. 2. Menerima dan menyimpan barang Merupakan aktivitas bisnis kedua dalam siklus pengeluaran. Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk menerima kiriman barang dari para pemasok dan bertanggung jawab pada manajer gudang, yang bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian produksi.
7
Bagian penyimpanan persediaan, yang juga bertanggung jawab atas penyimpanan barang tersebut. 3. Menyetujui dan membayar faktur vendor Tujuan untuk menyetujui dan membayar vaktur vendor adalah untuk memastikan bahwa perusahaan hanya membayar barang dan jasa yang dipesan dan diterima. (Romney dan Steinbart, 2006:63) 2.5 Database Menurut Romney dan Steinbart (2006 : 95) database adalah suatu gabungan file yang saling berhubungan dan dikoordinasi secara terpusat. Pendekatan database memperlakukan data sebagai sumber daya organisasi yang seharusnya dipergunakan serta dikelola oleh seluruh bagian organisasi, bukan hanya oleh satu departemen atau fungsi tertentu saja. Sistem database memisahkan tampilan logis dan fisik data. Tampilan logis adalah bagaimana pemakai atau programer secara konseptual mengatur dan memahami data. Sedangkan tampilan fisik menunjuk pada bagaimana dan dimana data secara fisik disimpan dan diatur dalam disk, tape, CD-ROM, atau media lainnya. Di dalam membuat suatu desain sistem database dibutuhkan beberapa langkah yang harus
dikerjakan (David, 2004:18), antara lain :
1. Membuat tabel dan kolom dari entitas serta atribut Tabel adalah pengelompokan secara logika dari informasi yang berhubungan, tabel dibentuk oleh baris dan kolom, baris sering disebut sebagai record dan kolom disebut sebagai field. 2. Memilih primary key Kunci utama (primary key) adalah atribut atau kombinasi dari beberapa atribut, yang secara unik mengidentifikasi baris tertentu dalam sebuah tabel (Romney: 2006:104).
8
3. Membuat Queries, Form dan Report Query adalah permintaan yang diberikan oleh user untuk mengambil informasi yang tersimpan dalam database. Fungsi dari Query adalah untuk menyaring dan menampilkan data dari berbagai kriteria dan urutan yang kita kehendaki. Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows. form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail. Report, seperti halnya form, digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas.
2.5.1 Entity Relationship Diagram (ERD) ERD merupakan suatu teknik grafis yang menggambarkan skema database (Romney, 2006:134). Disebut sebagai diagram E-R karena diagram tersebut menunjukkan berbagai entitas yang dimodelkan, serta hubungan (relationship) antar entitas tersebut. Entitas adalah segala sesuatu yang informasinya ingin dikumpulkan dan disimpan oleh organisasi. Langkah yang penting dalam mendesain database termasuk pula proses memutuskan entitas mana yang perlu dibuat modelnya. Model data REA mengklasifikasikan entitas ke dalam tiga kategori, yaitu sumber daya (resource) yang didapat dan dipergunakan organisasi, kegiatan (event) atau aktivitas bisnis yang dilakukan organisasi, dan pelaku (agent) yang terlibat dalam kegiatan tersebut. Membangun suatu diagram REA untuk siklus transaksi tertentu terdiri dari empat langkah berikut : 1. Identifikasi pasangan kegiatan pertukaran ekonomi mewakili hubungan dualitas dasar memberi-untuk-menerima dalam siklus tersebut. 2. Identifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan pertukaran ekonomi dan para pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut. 9
3. Analisis setiap kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah kegiatan tersebut harus dipecah menjadi suatu kombinasi dari satu atau lebih kegiatan komitmen dan kegiatan pertukaran ekonomi. 4. Tetapkan kardinalitas setiap hubungan, Terdapat tiga jenis yaitu: a) Hubungan satu-ke-satu (One-to-one relationship) b) Hubungan satu-ke-banyak (One-to-many relationship) c) Hubungan banyak-ke-banyak (Many-to-many relationship)
10
3. Metode Penelitian 3.1 Jenis dan Sumber Data Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer merupakan data yang didapat dari sumber pertama baik dari individu atau perorangan seperti hasil wawancara yang biasa dilakukan oleh peneliti. Data sekunder merupakan data primer yang telah diolah lebih lanjut dan disajikan baik oleh pihak pengumpul data primer atau oleh pihak lainya (Umar, 1997:69). Data primer diperoleh dari hasil wawancara secara langsung pada pemilik Toko Sarana dan observasi mengenai siklus penjualan, penerimaan kas, pembelian dan pengeluaran kas. Data sekunder diperoleh dari dokumen-dokumen terkait seperti nota penjualan, faktur penjualan, buku kas, laporan persediaan barang, nota pembelian dan data lain yang berkaitan dengan siklus penjualan, penerimaan kas, pembelian dan pengeluaran kas di Toko Sarana. 3.2 Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: a. Wawancara Metode ini dilakukan dengan melakukan wawancara secara langsung pada pemilik Toko Sarana tentang sistem penjualan, penerimaan kas, pembelian, dan pengeluaran kas. b. Observasi Metode ini dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung di lapangan mengenai pengolahan data-data di Toko Sarana yang berkaitan dengan sistem penjualan, penerimaan kas, pembelian dan pengeluaran kas.
3.3 Teknik dan Langkah Analisis Data Dalam penelitian ini teknik analisis yang digunakan adalah yang bersifat kualitatif. Langkah-langkah dalam analisis yang dilakukan adalah: 1. Menentukan entitas apa saja yang ada dalam sistem penjualan, penerimaan kas, pembelian dan pengeluaran kas. 11
2. Menggambarkan relasi dan kardinalitas antar entitas-entitas tersebut menggunakan ERD. 3. Merancang database sistem penjualan, penerimaan kas, pembelian dan pengeluaran menggunakan Microsoft Acces 2007. Langkah-langkah dalam pembuatan database sistem terdiri dari: a. Membuat tabel dan menentukan Primary Key, Foreign Key dan Atribut. b. Membuat Queries. c. Membuat Form. d. Membuat Report. e. Membuat Switchboard menu. 4. Membuat transaksi selama satu bulan dan memasukkan transaksi tersebut ke dalam aplikasi database yang telah dibuat.
12
Contoh diagram ERD : Resource
Event
Agent
PENJUALAN No Nota Penjualan, Kode Pegawai, Kode Pelanggan,Nama Pegawai,Nama Pelanggan Tanggal Penjualan, Jumlah Penjualan, Total, Uang Muka, Total Piutang, Tanggal Pelunasan, Bayar Sisa Piutang
PERSEDIAAN BARANG
Kode Barang, Nama Barang, Harga Beli, Harga Jual
PELANGGAN Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, No Telp Pelanggan, Alamat Pelanggan
DETAIL PENJUALAN No Nota Penjualan, Kode Barang, Nama Barang, Jumlah Barang jual, Total
PENERIMAAN KAS KAS
Kode Akun Kas, Tanggal Kas, Saldo Kas
No Bukti Kas Masuk, No Nota Penjualan, Kode Pegawai, Kode Pelanggan,Nama Pegawai,Nama Pelanggan, Kode Akun Kas, Kode Penerimaan Kas, Tanggal Kas Masuk, Jumlah Penerimaan Kas
CONTOH ERD PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS
13
PEGAWAI Kode Pegawai, Nama Pegawai, Alamat Pegawai, No Telp Pegawai
Resource
Event
PERSEDIAAN BARANG
No Faktur, Kode Pegawai, Kode Pemasok,Nama Pegawai,Nama Pemasok, Tanggal Pembelian, Jumlah Pembelian, Total, Uang Muka, Total Hutang, Tanggal Pelunasan, Bayar, Sisa Hutang
Agent
PEMBELIAN
Kode Barang, Nama Barang, Harga Beli, Harga Jual
PEMASOK Kode Pemasok, Nama Pemasok, No Telp Pemasok, Alamat Pemasok, Kota
DETAIL PEMBELIAN No Faktur, Kode Barang, Nama Barang, Jumlah Barang beli, Total
KAS
PENGELUARAN KAS
PEGAWAI
Kode Akun Kas, Tanggal Kas, Saldo Kas
No Bukti Kas Keluar, No Faktur, Kode Pegawai, Kode Pemasok,Nama Pegawai,Nama Pemasok, Kode Akun Kas, Tanggal Pengeluaran Kas, Jumlah Pengeluaran Kas
Kode Pegawai, Nama Pegawai, Alamat Pegawai, No Telp Pegawai
CONTOH ERD PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS
14
4.
Analisis dan Pembahasan Gambaran Objek Penelitian Toko Sarana Elektronik merupakan suatu jenis perusahaan dagang yang
menjual peralatan elektronik seperti solder, booster, kipas angin dan antena. Toko Sarana berdiri sejak kurang lebih tahun 1980. Toko ini berlokasi di Jl. Ahmad Yani 84 A Kudus. Toko Sarana didirikan oleh Bapak Subijanto yang merupakan pemilik dari toko tersebut. Letak dari Toko Sarana cukup strategis karena berada di tengah perkotaan, sehingga membuat usaha Toko Sarana cepat berkembang. Kegiatan Operasional Toko Sarana dilakuakan setiap hari senin sampai dengan hari sabtu, dimana jam kerja dimulai pada pukul 08.00 sampai dengan pukul 20.00. Dalam pencatatan transaksi pendapatan maupun transaksi pengeluran ditangani oleh bagian keuangan yang sekaligus merangkap sebagai bagian administrasi penjualan. Sistem pencatatan pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran menggunakan sistem manual atau belum menerapkan sistem yang terkomputerisasi. Sistem pembayaran atas transaksi penjualan barang dilakukan dengan cara tunai maupun kredit. Toko Sarana melayani pembelian secara eceran maupun grosir.
15
Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan gambaran secara sistematis tentang hubungan orang-orang yang berada dalam suatu organisasi. Struktur organisasi pada Toko Sarana adalah sebagai berikut :
Pemilik
Bag Keu dan Admin
Bag Gudang
Bag Penjualan
Gambar 1 Stuktur Organisasi Toko Sarana Elektronik
Masing – masing bagian akan dijelaskan sebagai berikut : 1. Pemilik Membuat keputusan tentang kegiatan yang akan dilakukan perusahaan. Mengkoordinir perusahaan secara keseluruhan baik intern maupun ekstern. Memantau seluruh kegiatan perusahaan secara keseluruhan. Memesan barang yang diperlukan.
16
2. Bagian Keuangan dan Administrasi Bertanggungjawab terhadap keuangan perusahaan. Membuat laporan keuangan yang ada dalam perusahaan. Mengkoordinir keuangan yang diperlukan untuk pembelian bahan baku. Mengurus masalah pembayaran gaji pegawai. 3. Gudang Menerima barang dari pemasok. Menyimpan barang. Mencatat barang yang keluar dan barang yang masuk. 4. Bagian Penjualan Bertanggungjawab atas adanya piutang pada pelanggan.
Rangkaian Aktivitas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Siklus Pendapatan 1. Siklus dimulai ketika pelanggan datang sendiri ke toko yang kemudian dicatat oleh bagian administrasi penjualan yang sekaligus merangkap sebagai bagian administrasi keuangan. 2. Bagian administrasi penjualan kemudian melakukan pencatatan barang apa yang dibeli pelanggan. Selanjutnya bagian administrasi penjualan memberikan konfirmasi kepada pelanggan apakah pelanggan akan melakukan pembayaran secara tunai atau kedit.
17
3. Selanjutnya bagian administrasi penjualan membuat form pengambilan barang rangkap dua, nota penjualan rangkap tiga. Form pengambilan barang rangkap pertama dan nota penjualan rangkap kedua disimpan oleh bagian adminitrasi penjualan, form pengambilan barang rangkap kedua dan nota penjualan rangkap ketiga diserahkan bagian gudang untuk dicocokkan apakah barang yang dibeli pelanggan telah sesuai, dan notanota tersebut disimpan bagian gudang untuk sebagai arsip. 4. Setelah bagian gudang menerima form pengambilan barang rangkap kedua dan nota penjualan rangkap ketiga dan barang pelanggan telah sesuai, selanjutnya bagian gudang menyerahkan barang ke pemilik untuk dicatat. 5. Setelah bagian gudang menyerahkan barang ke pemilik untuk dicatat, bagian administrasi memberikan nota penjualan rangkap ketiga ke pemilik untuk sebagai bukti penjualan atas barang, dan sebagai bukti bahwa barang sudah dibeli. 6. Setelah pemilik memeriksa barang untuk diserahkan ke pelanggan, pemilik mengisi form pengambilan barang rangkap dua. Nota penjualan rangkap pertama diserahkan ke pelanggan, sedangkan nota penjualan rangkap kedua diserahkan kembali kebagian administrasi penjualan untuk sebagai bukti bahwa barang telah dibeli oleh pelanggan. Prosedur diatas terjadi pada saat pelanggan melakukan transaksi pembelian secara tunai. 7. Apabila pelanggan melakukan transaksi pembelian secara kredit, bagian administrasi penjualan menyerahkan nota penjualan rangkap pertama dan
18
kedua kepada pemilik, bagian administrasi penjualan juga memberikan nota pengambilan barang rangkap dua. 8. Setelah pemilik memeriksa barang untuk diserahkan ke pelanggan, pemilik mengisi nota pengambilan barang rangkap dua dan mengisi nota penjualan rangkap pertama dan kedua pada saat pelanggan telah melakukan pelunasan atas pembelian barang. 9. Kemudian nota penjualan rangkap pertama dan nota pengambilan barang rangkap pertama diserahkan ke pelanggan, sedangkan nota pejualan rangkap kedua dan nota pengambilan barang rangkap kedua diserahkan kembali kebagian administrasi penjualan untuk sebagai bukti bahwa pelanggan telah melakukan pelunasan atas pembelian dan barang telah diterima pelanggan.
19
Siklus Pendapatan Administrasi Penjualan yang Sekaligus Merangkap Sebagai Administrasi Keuangan
Gudang
Pemilik
B
Mulai Pelang gan datang
3 2 Form Barang
1 Nota Penjualan
Mencatat pesanan pelanggan
Ba an r g
3
2 Form Barang
1 Nota Penjualan
N Memperisapkan pesanan pelanggan
3 2 1
2 2
1 Nota Penjualan
3
Form Barang
Form Barang
Mengisi form pengambilan barang
1 Nota Penjualan
1 Nota Penjualan
B Ba
ran g
N Pelanggan
Gambar 2 Flowchart Siklus Pendapatan Sebelum Terkomputerisasi Bagian Administrasi Penjualan Yang Sekaligus Merangkap Administrasi Keuangan, Bagian Gudang, dan Bagian Pemilik
20
Siklus Pendapatan Administrasi Penjualan yang Sekaligus Merangkap Sebagai Administrasi Keuangan
Gudang
Pemilik
B
Mulai
3
Pelan ggan datan g
2
1 Nota Penjualan
Form Barang
Pesanan Pelanggan
Ba an r g
3
2 Form Barang
1 Nota Penjualan
Database
Database
Database Membuat form barang dan nota penjualan
Mempersiapkan Pesanan
Menyimpan nota penjualan
3 2
2 1
2
1 Nota Penjualan
3
Form Barang
Form Barang
Mengisi Form Pengambilan Barang
1 Nota Penjualan Database
Menyimpan form barang dan nota penjualan
Database 1 Nota Penjualan
B Ba
ran g
Pelanggan
Gambar 3 Flowchart Siklus Pendapatan Sesudah Terkomputerisasi Bagian Administrasi Penjualan Yang Sekaligus Merangkap Administrasi Keuangan, Bagian Gudang, dan Bagian Pemilik
21
Siklus Pengeluaran 1. Siklus dimulai pada saat ada permintaan dari pelanggan kemudian bagian adminstrasi gudang mengecek apakah barang ada di gudang masih ada atau tidak. Apabila barang masih ada, maka bagian administrasi gudang tidak perlu memberikan informasi ke pemilik dan ke bagian administrasi penjualan yang sekaligus merangkap sebagai administrasi bagian keuangan atas ketidak tersedianya barang yang akan dibeli pelanggan. 2. Apabila barang ternyata habis, maka bagian administrasi gudang membuat form order rangkap satu yang kemudian dikirimkan ke pemilik untuk meminta persetujuan atas jumlah barang yang akan di pesan ke pemasok. 3. Setelah pemilik menyetujui jumlah barang yang akan dipesan kepada pemasok, form order barang kemudian dikirim kembali kebagian administrasi gudang, dimana form tersebut selanjutnya dikirim ke bagian administrasi penjualan yang sekaligus merangkap sebagai administrasi bagian keuangan untuk meminta persetujuan dan melakukan pembayaran atas pembelian barang tersebut. 4. Setelah form pengiriman barang dikirim ke pemasok, bagian administrasi penjualan menunggu informasi dari pemasok mengenai informasi barang yang dipesan. 5. Setelah pemasok memberikan informasi atas barang yang dipesan, maka bagian administrasi penjualan yang sekaligus merangkap menjadi bagian administrasi keuangan melakukan pembayaran atas pembelian barang
22
yang dipesan, dimana pembayaran atas pembelian barang tersebut apakah dilakukan dengan tunai atau kredit. 6. Kemudian bagian administrasi penjualan yang sekaligus merangkap sebagai bagian keuangan memberikan informasi atas pembayaran yang dilakukan kepada pemasok melalui via transfer, apabila pembayaran dilakukan secara tunai, setelah barang dikirim, bagian administrasi keuangan selanjutnya menerima nota penjualan rangkap dua dan nota pengiriman barang rangkap kesatu dari pemasok, yang kemudian disimpan untuk sebagai arsip. 7. Dan apabila pembayaran dilakukan secara kredit, setelah barang dikirim, bagian administrasi keuangan selanjutnya menerima nota penjualan rangkap dua dan nota pengiriman barang rangkap kesatu dari pemasok, selanjutnya bagian administrasi keuangan melakukan pelunasan atas pembayaran kredit yang dilakukan. 8. Setelah barang dikirim, barang dan nota
penjualan rangkap kedua
kemudian diserahkan ke bagain administrasi gudang. Barang diserahkan ke pelanggan dan nota penjualan disimpan untuk sebagai arsip.
23
Siklus Pengeluaran Administrasi Gudang
Administrasi Penjaualan yang Merangkap Sebagai Administrasi Keuangan
Pemilik
Sales
1
1
1
2
Form order barang
Form order barang
Form order barang
Nota penjualan
Mulai
Permintaaan Pelanggan informasi keuangan
Pesanan pelanggan Mengecek form order barang
Mempersiap kan barang yang akan di pesan
Menyetujui pembelian barang
1 Form order barang Tidak
Tidak/Ya
Ya
1 Form order barang
2 3
1 2
Nota penjualan
Mengecek persediaan barang
Nota penjualan Selesai
N
Uang
Ba r ng a
N
Tidak
Persediaan barang
Membuat form order barang
1
Ya
Form order barang
Form order barang yang telah ditandatangani oleh pemilik
Tunai / Kredit
Pelanggan
Selesai
1 Form order barang
Gambar 4 Flowchart Siklus Pengeluaran Sebelum Terkomputerisasi Bagian Administrasi Gudang, Bagian Pemilik, dan Bagian Administrasi Penjualan Yang Merangkap Administrasi Keuangan, dan Bagian Sales
24
Siklus Pengeluaran Administrasi Gudang
Administrasi Penjaualan yang Merangkap Sebagai Administrasi Keuangan
Pemilik
Sales
1
1
1
2
Form order barang
Form order barang
Form order barang
Nota penjualan
Mulai
Perim antan pelan ggan
Informasi Keuangan
Pesanan pelanggan
Cek Barang Yang Akan Di Pesan
Mengecek form order barang Menyetujui Pembelian barang
Ba an r g
Mengecek Persediaan Barang
Database
1
Database
Form order barang Tidak
Tidak/Ya
Ya
1 Form order barang
2 1 3 Nota penjualan
2 Nota penjualan
Selesai
Uang
Menyimpan Nota Penjualan
Tidak
Persediaan barang
1
Ya
Form order barang
Form order barang yang telah ditandatangani oleh pemilik
Membuat Form order barang
Tunai / Kredit
Menyimpan form dan nota penjualan
Database Database
Selesai Database
1
Pelanggan
Form order barang
Gambar 5 Flowchart Siklus Pengeluaran Sesudah Terkomputerisasi Bagian administrasi Gudang, Bagian Pemilik, dan Bagian Administrasi Penjualan Yang Merangkap Administrasi Keuangan, dan Sales
25
Mengidentifikasi Masalah & Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Toko Sarana
Berikut ini merupakan analisis masalah dan kebutuhan informasi siklus pendapatan dan siklus pengeluaran Toko Sarana : MASALAH
Kesulitan untuk mengetahui stock akhir persediaan barang
Kesulitan untuk mengetahui jumlah penjualan
Kesulitan untuk mengetahui jumlah pembelian
Kesulitan untuk mengetahui total penerimaan kas
KEBUTUHAN INFORMASI
QUERY/FORM/REPORT
Stock akhir persediaan barang
Query Persediaan, Form Persediaan & Report Persediaan
Total Penjualan per hari / per bulan
Query Detail Penjualan, Query Penjualan, Detail Penjualan Subform, Form Penjualan, Report Detail Penjualan & Report Penjualan
Total Pembelian per hari / per bulan
Query Detail Pembelian, Query Pembelian, Detail Pembelian Subform, Form Pembelian, Report Detail Pembelian & Report Pembelian
Total Penerimaan Kas
Query Penerimaan Kas, Query Penerimaan Kas Lainnya, Form Penerimaan Kas, Form Penerimaan Kas Lainnya, Report Penerimaan Kas & Report Penerimaan Kas Lainnya
26
Kesulitan untuk mengetahui total pengeluaran kas
Total Pengeluaran Kas
Query Pengeluaran Kas, Query Pengeluaran Kas Lainnya, Form Pengeluaran Kas, Form Pengeluaran Kas Lainnya, Report Pengeluaran Kas & Report Pengeluaran Kas Lainnya
Kesulitan untuk mengetahui saldo kas akhir
Saldo Kas Akhir
Query Kas, Query Kas Di Bank, Form Kas, Form Kas Di Bank, Report Kas Di Bank & Report Saldo Kas
Kesulitan untuk mengetahui Saldo Piutang
Kesulitan untuk mengetahui Saldo Hutang
Saldo Piutang
Saldo Hutang
Report Saldo Piutang
Report Saldo Hutang
Gambar 6 Table Analisis Masalah dan Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Toko Sarana
27
Mengidentifikasi Entitas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Toko Sarana Elektronik
Siklus Pendapatan Siklus pendapatan Toko Sarana Elektronik memiliki beberapa entitas, yaitu : 1. Resource, terdiri dari persediaan dan kas 2. Event, terdiri dari penjualan, penerimaan kas dan setoran kas di bank 3. Agen, terdiri dari pelanggan dan pegawai Pada setiap entitas memiliki beberapa atribut, dimana setiap atribut terdiri dari primary key dan atribut yang mengikutinya. Berikut ini dijelaskan atribut-atribut setiap entitas pada siklus pendapatan Toko Sarana Elektronik : 1. Entitas Persediaan Barang Atribut entitas persediaan barang terdiri dari kode barang sebagai primary key; nama barang, harga beli, dan harga jual sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. 2. Entitas Kas Atribut entitas kas terdiri dari kode akun kas sebagai primary key; tanggal kas, jumlah kas masuk, jumlah kas keluar dan saldo kas sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. 3. Entitas Penjualan Atribut entitas penjualan terdiri dari nomor nota penjualan sebagai primary key; kode pegawai, nama pegawai, kode pelanggan, nama pelanggan, tanggal penjualan, jumlah penjualan, total, uang muka, total piutang, tanggal pelunasan bayar dan sisa piutang sebagai atribut lain yang mengikuti primary key.
28
4. Entitas Penerimaan Kas Atribut entitas penerimaan kas terdiri dari nomor bukti kas masuk sebagai primary key; nomor nota penjualan, kode pegawai, kode pelanggan, nama pegawai, nama pelanggan, kode akun kas, tanggal kas masuk dan jumlah penerimaan kas. 5. Entitas Setoran Kas Di Bank Atribut entitas setoran kas di bank terdiri dari no rekening bank, tanggal dan setoran kas. 6. Entitas Pelanggan Atribut entitas pelanggan terdiri dari kode pelanggan sebagai primary key; nama pelanggan, alamat, dan nomor telepon sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. 7. Entitas Pegawai Atribut entitas pegawai terdiri dari kode pegawai sebagai primary key; nama pegawai, alamat dan nomor telepon pegawai. Dalam suatu entitas akan berhubungan dengan entitas yang lainnya untuk menghubungkan entitas satu dengan entitas yang lain maka diperlukan kardinalitas, yaitu : 1. Hubungan entitas persediaan barang dengan entitas penjualan Dalam setiap persediaan barang bisa berkaitan dengan banyak penjualan, dan setiap penjualan bisa terdiri dari banyak persediaan barang jadi, sehingga hubungan entitas persediaan dengan entitas penjualan adalah many to many. 2. Hubungan entitas kas dengan penerimaan kas Dalam setiap kas bisa berkaitan dengan banyak penerimaan kas, dan setiap penerimaan kas bisa terdiri dari satu kas, sehingga hubungan entitas kas dengan entitas penerimaan kas adalah one to many. 29
3. Hubungan entitas penjualan dengan pelanggan Dalam setiap penjualan bisa berkaitan dengan satu planggan, dan setiap pelanggan bisa terdiri dari banyak penjualan, sehingga hubungan entitas penjualan dengan entitas pelanggan adalah one to many. 4. Hubungan entitas penjualan dengan pegawai Dalam setiap penjualan bisa berkaitan dengan satu pegawai, dan setiap pegawai bisa terdiri dari banyak penjualan, sehingga hubungan entitas penjualan dengan entitas karyawan adalah one to many. 5. Hubungan entitas penjualan dengan penerimaan kas Dalam setiap penjualan bisa berkaitan dengan banyak penerimaan kas, dan setiap penerimaan kas bisa terdiri dari satu penjualan, sehingga hubungan entitas penjualan dengan entitas penerimaan kas adalah one to many. 6. Hubungan entitas piutang dengan penerimaan kas Dalam setiap piutang bisa berkaitan dengan banyak penerimaan kas, dan setiap penerimaan kas bisa terdiri dari satu piutang, sehingga hubungan entitas piutang dengan entitas penerimaan kas adalah one to many. 7. Hubungan entitas penerimaan kas dengan pegawai Dalam setiap penerimaan kas bisa berkaitan dengan satu pegawai, dan setiap pegawai bisa terdiri dari banyak penerimaan kas, sehingga hubungan entitas penjualan dengan entitas penerimaan kas adalah one to many. 8. Hubungan entitas penerimaan kas dengan pelanggan Dalam setiap penjualan bisa berkaitan dengan satu pelanggan, dan setiap pelanggan bisa terdiri dari banyak penerimaan kas, sehingga hubungan entitas penjualan dengan entitas penerimaan kas adalah one to many. 30
Berikut ini adalah gambar REA Diagram hubungan antar entitas Siklus Pendapatan Toko Sarana Elektronik :
Resource
Event
Agent
Persediaan Barang
Penjualan
Pelanggan
Kas
Penerimaan Kas
Pegawai
Gambar 7 REA Diagram Siklus Pendapatan
31
Event
Resource
Agent
PENJUALAN PERSEDIAAN BARANG
PK : Kode Barang AT : Nama Barang, Harga Beli, Harga Jual
PK : No Nota Penjualan, FK : Kode Pegawai, Kode Pelanggan AT : Nama Pegawai, Nama Pelanggan Tanggal Penjualan, Jumlah Penjualan, Total, Uang Muka, Total Piutang, Tanggal Pelunasan, Bayar Sisa Piutang
PELANGGAN PK : Kode Pelanggan AT : Nama Pelanggan, No Telp Pelanggan, Alamat Pelanggan
PENERIMAAN KAS KAS PK : Kode Akun Kas AT : Tanggal Kas, Jumlah Kas Masuk, Saldo Kas
PK : No Bukti Kas Masuk FK : No Nota Penjualan, Kode Pegawai, Kode Pelanggan AT : Nama Pegawai,Nama Pelanggan, Kode Akun Kas, Kode Penerimaan Kas, Tanggal Kas Masuk, Jumlah Penerimaan Kas
PEGAWAI PK : Kode Pegawai AT : Nama Pegawai, Alamat Pegawai, No Telp Pegawai
Gambar 8 REA Diagram Siklus Pendapatan Beserta Atribut Keterangan: PK: Primary Key FK: Foreign Key AT: Atribut
32
Siklus Pengeluaran Siklus pengeluaran Toko Sarana Elektronik memiliki beberapa entitas, yaitu : 1. Resource, terdiri dari persediaan barang dan kas 2. Event, terdiri pembelian, pengeluaran kas dan penarikan kas di bank 3. Agen, terdiri dari pegawai dan pemasok Pada setiap entitas memiliki beberapa atribut, dimana setiap atribut terdiri dari primary key dan atribut yang mengikutinya. Berikut ini dijelaskan atribut-atribut setiap entitas pada siklus pengeluaran Toko Sarana Elektronik : 1. Entitas Persediaan Barang Atribut entitas persediaan barang terdiri dari kode barang sebagai primary key; nama barang, harga beli dan harga jual sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. 2. Entitas Kas Atribut entitas kas terdiri dari kode akun kas sebagai primary key; tanggal kas, jumlah kas masuk, jumlah kas keluar dan saldo kas sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. 3. Entitas Pembelian Atribut entitas pembelian terdiri dari nomor faktur sebagai
primary key; kode
pegawai, kode pemasok, nama pegawai, nama pemasok, tanggal pembelian, total, uang muka, total hutang, tanggal pelunasan, bayar dan sisa hutang sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. 4. Entitas Pengeluaran Kas Atribut entitas penerimaan kas terdiri dari nomor bukti kas keluar sebagai primary key; nomor faktur, kode pegawai, kode pemasok, nama pegawai, nama pemasok, kode
33
akun kas, tanggal pengeluaran kas dan jumlah pengeluaran kas sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. 5. Entitas Penarikan Kas Di Bank Atribut entitas penarikan kas di bank terdiri dari no rekening bank, tanggal dan penarikan kas. 6. Entitas Pegawai Atribut entitas pegawai terdiri dari kode pegawai sebagai primary key; nama pegawai, alamat dan nomor telepon pegawai 7. Entitas Pemasok Atribut entitas pelanggan terdiri dari kode pemasok sebagai primary key; nama pemasok, alamat, kota, dan nomor telepon sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. Dalam suatu entitas akan berhubungan dengan entitas yang lainnya untuk menghubungkan entitas satu dengan entitas yang lain maka diperlukan kardinalitas, yaitu : 9. Hubungan entitas persediaan barang dengan entitas pembelian Dalam setiap persediaan bahan baku bisa berkaitan dengan banyak pembelian, dan setiap pembelian bisa terdiri dari banyak persediaan bahan baku, sehingga hubungan entitas persediaan dengan entitas pembelian adalah many to many. 10. Hubungan entitas kas dengan pengeluaran kas Dalam setiap kas bisa berkaitan dengan banyak pengeluaran kas, dan setiap pengeluaran kas bisa terdiri dari satu kas, sehingga hubungan entitas kas dengan entitas pengeluaran kas adalah one to many.
34
11. Hubungan entitas utang dengan pengeluaran kas Dalam setiap utang bisa berkaitan dengan banyak pengeluaran kas, dan setiap pengeluaran kas bisa terdiri dari satu utang, sehingga hubungan entitas utang dengan entitas pengeluaran kas adalah one to many. 12. Hubungan entitas pembelian dengan pegawai Dalam setiap pembelian bisa berkaitan dengan satu pegawai, dan setiap pegawai bisa terdiri dari banyak pembelian, sehingga hubungan entitas pembelian dengan entitas pegawai adalah one to many. 13. Hubungan entitas pembelian dengan pemasok Dalam setiap pebelian bisa berkaitan dengan satu pemasok, dan setiap pemasok bisa terdiri dari banyak pembelian, sehingga hubungan entitas pebelian dengan entitas pemasok adalah one to many. 14. Hubungan entitas pembelian dengan pengeluaran kas Dalam setiap pembelian bisa berkaitan dengan banyak pengeluaran kas, dan setiap pengeluaran kas bisa terdiri dari satu pembelian, sehingga hubungan entitas pembelian dengan entitas pengeluaran kas adalah one to many. 15. Hubungan entitas pengeluaran kas dengan pemasok Dalam setiap penerimaan kas bisa berkaitan dengan satu pemasok, dan setiap pemasok bisa terdiri dari banyak pengeluaran kas, sehingga hubungan entitas pengeluaran kas dengan entitas pemasok adalah one to many. 16. Hubungan entitas pengeluaran kas dengan pegawai Dalam setiap pengeluaran kas bisa berkaitan dengan satu pegawai, dan setiap pegawai bisa terdiri dari banyak pengeluaran kas, sehingga hubungan entitas pengeluaran kas dengan entitas karyawan adalah one to many. 35
Berikut ini adalah gambar REA Diagram hubungan antar entitas Siklus Pengeluaran Toko Sarana Elektronik : Resource
Event
Agent
Persediaan Barang
Pembelian
Pemasok
Kas
Pengeluaran Kas
Pegawai
Gambar 9 REA Diagram Siklus Pengeluaran
36
Resource
Event
Agent
PEMBELIAN
PERSEDIAAN BARANG PK : Kode Barang AT : Nama Barang, Harga Beli, Harga Jual
PK : No Faktur FK : Kode Pegawai, Kode Pemasok AT : Nama Pegawai,Nama Pemasok, Tanggal Pembelian, Jumlah Pembelian, Total, Uang Muka, Total Hutang, Tanggal Pelunasan, Bayar, Sisa Hutang
PEMASOK PK : Kode Pemasok AT : Nama Pemasok, No Telp Pemasok, Alamat Pemasok, Kota
PENGELUARAN KAS KAS PK : Kode Akun Kas AT : Tanggal Kas, Jumlah Kas Keluar, Saldo Kas
PK : No Bukti Kas Keluar FK : No Faktur, Kode Pegawai, Kode Pemasok AT : Nama Pegawai,Nama Pemasok, Kode Akun Kas, Tanggal Pengeluaran Kas, Jumlah Pengeluaran Kas
PEGAWAI PK : Kode Pegawai AT : Nama Pegawai, Alamat Pegawai, No Telp Pegawai
Gambar 10 REA Diagram Siklus Pengeluaran Beserta Atribut Keterangan: PK: Primary Key FK: Foreign Key AT: Atribut
37
Perancangan Basis Data Untuk merancang basis data, hubungan many to many perlu dipisahkan menjadi one to many. Entitas yang memiliki hubungan many to many yaitu: 1. Siklus Pendapatan Entitas persediaan barang dengan entitas penjualan, dimana pemisahan entitas persediaan barang dengan entitas penjualan memunculkan entitas baru yaitu entitas detail penjualan. Untuk atribut entitas detail penjualan terdiri dari nomor nota penjualan, kode barang, nama barang, harga jual, dan jumlah barang jual. Berikut ini adalah gambar REA Diagram siklus pendapatan sebelum muncul entitas baru :
Resource
Event
Agent
Persediaan Barang
Penjualan
Pelanggan
Kas
Penerimaan Kas
Pegawai
38
Berikut ini adalah Gambar REA Diagram Siklus Pendapatan ketika ada entitas baru dari pemisahan entitas many to many : Event
Resource
Persediaan Barang
Penjualan
Agent
Pelanggan
Detail Penjualan
Kas
Penerimaan Kas
Gambar 11 REA Diagram Siklus Pendapatan Entitas Baru
39
Pegawai
Resource
Event
Agent
PENJUALAN No Nota Penjualan, Kode Pegawai, Kode Pelanggan,Nama Pegawai,Nama Pelanggan Tanggal Penjualan, Jumlah Penjualan, Total, Uang Muka, Total Piutang, Tanggal Pelunasan, Bayar Sisa Piutang
PERSEDIAAN BARANG
Kode Barang, Nama Barang, Harga Beli, Harga Jual
PELANGGAN Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, No Telp Pelanggan, Alamat Pelanggan
DETAIL PENJUALAN No Nota Penjualan, Kode Barang, Nama Barang, Jumlah Barang jual, Total
PENERIMAAN KAS KAS
Kode Akun Kas, Tanggal Kas, Saldo Kas
No Bukti Kas Masuk, No Nota Penjualan, Kode Pegawai, Kode Pelanggan,Nama Pegawai,Nama Pelanggan, Kode Akun Kas, Kode Penerimaan Kas, Tanggal Kas Masuk, Jumlah Penerimaan Kas
PEGAWAI Kode Pegawai, Nama Pegawai, Alamat Pegawai, No Telp Pegawai
Gambar 12 REA Diagram Siklus Pendapatan Entitas Baru Beserta Atribut Keterangan: PK: Primary Key FK: Foreign Key AT: Atribut
40
2. Siklus Pengeluaran Entitas persediaan barang dengan entitas pembelian, dimana pemisahan entitas persediaan barang dengan entitas pembelian memunculkan entitas baru yaitu entitas detail pembelian. Untuk atribut entitas detail pembelian terdiri dari nomor faktur , kode barang, nama barang, harga beli dan jumlah. Berikut ini adalah gambar REA Diagram siklus pengeluaran sebelum muncul entitas baru :
Resource
Event
Agent
Persediaan Barang
Penjualan
Pelanggan
Kas
Penerimaan Kas
Pegawai
41
Berikut ini adalah gambar REA Diagram siklus pengeluaran ketika ada entitas baru dari pemisahan entitas many to many : Event
Resource
Persediaan Barang
Pembelian
Agent
Pemasok
Detail Pembelian
Kas
Pengeluaran Kas
Gambar 13 REA Diagram Siklus Pengeluaran Entitas Baru
42
Pegawai
Resource
Event
PERSEDIAAN BARANG
No Faktur, Kode Pegawai, Kode Pemasok,Nama Pegawai,Nama Pemasok, Tanggal Pembelian, Jumlah Pembelian, Total, Uang Muka, Total Hutang, Tanggal Pelunasan, Bayar, Sisa Hutang
Agent
PEMBELIAN
Kode Barang, Nama Barang, Harga Beli, Harga Jual
PEMASOK Kode Pemasok, Nama Pemasok, No Telp Pemasok, Alamat Pemasok, Kota
DETAIL PEMBELIAN No Faktur, Kode Barang, Nama Barang, Jumlah Barang beli, Total
KAS
PENGELUARAN KAS
PEGAWAI
Kode Akun Kas, Tanggal Kas, Saldo Kas
No Bukti Kas Keluar, No Faktur, Kode Pegawai, Kode Pemasok,Nama Pegawai,Nama Pemasok, Kode Akun Kas, Tanggal Pengeluaran Kas, Jumlah Pengeluaran Kas
Kode Pegawai, Nama Pegawai, Alamat Pegawai, No Telp Pegawai
Gambar 14 REA Diagram Siklus Pengeluaran Entitas Baru Beserta Atribut Keterangan: PK: Primary Key FK: Foreign Key AT: Atribut
43
Desain Sistem Database Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Toko Sarana Elektronik Table Table adalah tempat untuk menyimpan data yang saling berhubungan, yang organisasi datanya dalam bentuk kolom (Field) dan baris (Record). Berikut ini adalah table dari masingmasing resource, event, dan agent. Siklus Pendapatan 1. Resource Pada siklus pendapatan Toko Sarana Elektronik terdapat 2 (dua) resource yang disimpan, yaitu table persediaan dan table kas. Didalam table persediaan terdapat 4 (empat) field, yaitu kode barang, nama barang, harga jual dan harga beli. Jenis data pada kode barang dan nama barang adalah Text, dengan field size 30 dan 20. Jenis data pada harga jual dan harga beli adalah number, dengan field size Long Integer format currency. Berikut ini adalah gambar desain table persediaan dan table persediaan :
Gambar 15 Desain Table Persediaan
44
Gambar 16 Table Persediaan
Table Kas Di dalam table kas terdapat 5 ( lima ) field, yaitu kode akun kas, tanggal kas dan saldo kas. Jenis data pada kode akun kas adalah Text dengan field size 5 (lima). Sedangkan untuk saldo kas Number dengan field size Long Integer dan Date/Time dengan format medium date untuk tanggal kas. Berikut ini adalah gambar field entitas kas :
Gambar 17 Desain Table Kas
45
Gambar 18 Table Kas
2. Event Pada siklus pendapatan Toko Sarana Elektronik terdapat 3 (tiga) event yang disimpan, yaitu table penjualan, table penerimaan kas dan table kas di bank. Table Penjualan Di dalam table penjualan terdapat 13 (tiga belas) field, yaitu nomor nota penjualan, kode pegawai, kode pelanggan, nama pegawai, nama pelanggan, tanggal penjualan, jumlah penjualan, total, uang muka, total piutang, tanggal pelunasan, bayar dan sisa piutang. Jenis data pada nomor nota penjualan adalah autonumber dengan field size Long Integer New Value Increment, dan Text untuk kode pelanggan, kode pegawai dengan field size 5 (lima) untuk kode pegawai dan kode pelanggan, field size 20 (dua puluh) untuk nama pegawai dan nama pelanggan, untuk jumlah penjualan, total, uang muka, total piutang, bayar dan sisa piutang adalah Number dengan field size Long Integer, format standart untuk jumlah penjualan dan currency untuk total, uang muka, total piutang, bayar dan sisa piutang. Jenis data untuk tanggal penjualan dan tanggal pelunasan adalah Date/Time dengan format medium date. Berikut ini adalah gambar field entitas penjualan dan table entitas penjualan:
46
Gambar 19 Desain Table Penjualan
47
Gambar 20 Table Penjualan
Table Penerimaan kas Di dalam table penerimaan kas terdapat 9 (sembilan) field, yaitu no bukti kas masuk, no nota penjualan, kode pegawai, kode pelanggan, nama pegawai, nama pelanggan, kode akun kas, tanggal kas masuk dan jumlah penerimaan kas. Jenis data pada nomor bukti kas masuk, kode pegawai, kode pelanggan, nama pegawai, dan nama pelanggan adalah Text dengan field size 5 (lima) untuk no bukti kas masuk, kode pegawai, kode pelanggan, dan kode akun kas. Number dengan field size Long Integer untuk no nota penjualan dan jumlah penerimaan kas. Jenis data untuk tanggal kas masuk adalah Date/Time dengan format medium date. Berikut ini adalah gambar field entitas penerimaan kas :
48
Gambar 21 Desain Table Penerimaan Kas
Gambar 22 Table Penerimaan Kas
Table Kas Di Bank Di dalam table kas terdapat 4 ( empat ) field, yaitu nomor rekening bank, tanggal , penarikan kas dan setoran kas. Jenis data pada nomor rekening bank adalah Autonumber dengan field size Long Integer New Values Increment. Number dengan field size Long Integer format standart untuk penarikan kas dan setoran kas, Date/Time dengan format medium date untuk tanggal. Berikut ini adalah gambar field entitas kas di bank :
Gambar 23 Desain Table Kas Di Bank
49
Gambar 24 Table Kas Di Bank
o
Table Detail Penjualan Di dalam table detail penjualan terdapat 5 (lima) field, yaitu nomor nota penjualan, kode barang, nama barang, jumlah barang jual dan total. Jenis data pada no nota penjualan, jumlah barang jual dan total adalah Number dengan field size Long Integer. Sedangkan jenis data untuk kode barang dan nama barang adalah Text dengan field size 30 (tiga puluh) untuk kode barang dan field size 10 (sepuluh) untuk nama barang. Berikut ini adalah gambar field entitas detail penjualan dan table entitas detail penjualan:
Gambar 25 Desain Table Detail Penjualan
50
Gambar 26 Table Detail Penjualan
3. Agent Pada siklus pendapatan Toko Sarana Elektronik terdapat 2 (dua) agent yang disimpan, yaitu table pelanggan dan table pegawai. Table Pelanggan Di dalam table pelanggan terdapat 4 (empat) field, yaitu kode pelanggan, nama pelanggan, alamat, dan nomor telepon. Jenis data pada kode pelanggan adalah Text, dengan field size 5 (lima) untuk kode pelanggan, field size 15 (lima belas) untuk nomor telepon pelanggan, field size 20 (dua puluh) untuk nama pelanggan dan alamat pelanggan. Berikut ini adalah gambar field entitas pelanggan dan table entitas pelanggan:
51
Gambar 27 Desain Table Pelanggan
Gambar 28 Table Pelanggan
Table Pegawai Di dalam table pegawai terdapat 4 (empat) field, yaitu kode pegawai, nama pegawai, alamat, nomor telepon. Jenis data pada kode pegawai adalah Text, dengan field size 5 (lima) untuk kode pegawai, field size 15 (lima belas) untuk nomor telepon pegawai, dan field size 20 (dua puluh) untuk nama pegawai dan alamat pegawai. Berikut ini adalah gambar
field entitas pegawai dan table entitas
pegawai:
Gambar 29 Desain Table Pegawai
52
Gambar 30 Table Pegawai
Siklus Pengeluaran 1. Resource Pada siklus pengeluaran Toko Sarana Elektronik terdapat 2 (satu) resource yang disimpan, yaitu table persediaan barang table kas. Di dalam table persediaan terdapat 4 (empat) field, yaitu kode barang, nama barang, harga jual dan harga beli. Jenis data pada kode barang dan nama barang adalah Text, dengan field size 30 dan 20. Jenis data pada harga beli dan harga jual adalah Number, dengan field size Long Integer format currency. Berikut ini adalah gambar field entitas persediaan dan table entitas persediaan :
Gambar 31 Desain Table Persediaan
53
Gambar 32 Table Persediaan
Table Kas Di dalam table kas terdapat 3 ( tiga ) field, yaitu kode akun kas, tanggal kas dan saldo kas. Jenis data pada kode akun kas adalah Text dengan field size 5 (lima). Sedangkan untuk saldo kas Number dengan field size Long Integer dan Date/Time dengan format medium date untuk tanggal kas. Berikut ini adalah gambar field entitas kas :
Gambar 33 Desain Table Kas
54
Gambar 34 Table Kas 2. Event Pada siklus pengeluaran Toko Sarana Elektronik terdapat 3 (tiga) event yang disimpan, yaitu table pembelian, table pengeluaran kas, dan table kas di bank. Di dalam table pembelian terdapat 13 (tiga belas) field, yaitu nomor faktur, kode pegawai, kode pemasok, nama pegawai, nama pemasok, jumlah pembelian, total, uang muka pembelian, total hutang, tanggal pelunasan, bayar dan sisa hutang. Jenis data pada nomor faktur adalah autonumber dengan field size Long Integer New Value Increment, Text untuk kode pemasok dan kode pegawai dengan field size 20 (dua puluh), sedangkan untuk jumlah pembelian, uang muka, total hutang, bayar dan sisa hutang adalah Number dengan Field Size Long Integer, format standard untuk jumlah pembelian, dan currency untuk total, uang muka pembelian, total hutang, bayar dan sisa hutang. Jenis data pada tanggal pembelian dan tanggal pelunasan adalah Date/Time dengan format medium date. Sedangkan jenis data pada nama pemasok dan nama pegawai adalah Text, dengan field Size 30 (tiga puluh). Berikut ini adalah gambar field entitas pembelian dan table entitas pembelian:
55
Gambar 35 Desain Table Pembelian
Gambar 36 Table Pembelian
56
Table Pengeluaran kas Di dalam table penerimaan kas terdapat 9 (sembilan) field, yaitu no bukti kas keluar, no faktur, kode pegawai, kode pemasok, nama pegawai, nama pemasok, kode akun kas, tanggal kas keluar dan jumlah pengeluaran kas. Jenis data pada nomor bukti kas keluar, kode pegawai, kode pemasok, nama pegawai, dan nama pemasok adalah Text dengan field size 5 (lima) untuk no bukti kas keluar, kode pegawai, kode pemasok, dan kode akun kas. Number dengan field size Long Integer untuk no faktur dan jumlah pengeluaran kas. Jenis data untuk tanggal kas keluar adalah Date/Time dengan format medium date. Berikut ini adalah gambar field entitas pengeluaran kas :
Gambar 37 Desain Table Pengeluaran Kas
Gambar 38 Table Pengeluaran Kas
57
Table Kas Di Bank Di dalam table kas terdapat 4 ( empat ) field, yaitu nomor rekening bank, tanggal , penarikan kas dan setoran kas. Jenis data pada nomor rekening bank adalah Autonumber dengan field size Long Integer New Values Increment. Number dengan field size Long Integer format standart untuk penarikan kas dan setoran kas, Date/Time dengan format medium date untuk tanggal. Berikut ini adalah gambar field entitas kas di bank :
Gambar 39 Desain Table Kas Di Bank
Gambar 40 Table Kas Di Bank
o
Table Detail Pembelian Di dalam table detail pembelian terdapat 5 (lima) field, yaitu nomor faktur, kode barang, nama barang, jumlah barang beli dan total. Jenis data pada nomor faktur, jumlah barang beli dan total adalah Number dengan field size Long Integer, dengan format standart pada jumlah barang beli. Sedangkan jenis data untuk kode barang dan nama barang adalah Text dengan field size 30 (tiga puluh) untuk kode barang, field size 10 (sepuluh) untuk nama barang. Berikut ini adalah gambar field entitas detail pembelian dan table entitas detail pembelian: 58
Gambar 41 Desain Table Detail Pembelian
Gambar 42 Table Detail Pembelian 3. Agent Pada siklus pengeluaran Toko Sarana Elektronik terdapat 2 (dua) agent yang disimpan, yaitu table pemasok dan table pegawai. Table Pemasok Di dalam table Pemasok terdapat 5 (lima) field, yaitu kode pemasok, nama pemasok, alamat, kota, dan nomor telepon. Jenis data pada kode pemasok, nama pemasok, alamat, kota, nomor telepon adalah Text, dengan field size 5 (lima) untuk kode pemasok, field size 10 (sepuluh) untuk kota, field size 15 59
(lima belas) untuk nomor telepon pemasok, field size 20 (dua puluh) untuk nama pemasok dan alamat pemasok. Berikut ini adalah gambar field entitas pemasok dan table entitas pemasok:
Gambar 43 Desain Table Pemasok
Gambar 44 Table Pemasok
Table Pegawai Di dalam table pegawai terdapat 4 (empat) field, yaitu kode pegawai, nama pegawai, alamat, nomor telepon. Jenis data untuk kode pegawai, nama pegawai, nomor telepon, dan alamat pegawai, adalah Text dengan field size 5 (lima) untuk kode pegawai, field size 15 (lima belas) untuk nomor telepon pegawai, dan field size 20 (dua puluh) untuk nama pegawai dan alamat pegawai. Berikut ini adalah gambar field entitas pegawai dan table entitas pegawai:
60
Gambar 45 Desain Table Pegawai
Gambar 46 Table Pegawai
Query Langkah kedua didalam membuat rancangan database adalah membuat query. Query merupakan objek database yang berfungsi untuk menyaring dan menampilkan data dari berbagai kriteria dan urutan yang kita kehendaki.
Siklus Pendapatan Didalam siklus pendapatan terdapat 4 (empat) query yaitu query persediaan, query penjualan, query detail penjualan dan query penerimaan kas. Keempat query tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
61
1. Query Persediaan Query persediaan bertujuan untuk mengetahui jumlah stock barang yang tersisa atas terjadinya transaksi penjualan. Query persediaan merelasikan hubungan antara table persediaan, table penjualan dan table detail penjualan. Hal ini dilakukan ketika ada transaksi penjualan maka secara otomatis stock pada table persediaan akan berkurang. Adapun field yang direlasikan, yaitu field Kode_Barang dari table_Persediaan dengan field Kode_Barang dari table Detail_Penjualan dan field No_Nota_Penjualan dari table Detail_Penjualan dengan field No_Nota_Penjualan dari table_Penjualan. Berikut ini adalah gambar query relasi antara table persediaan, table detail penjualan, dan table penjualan:
Gambar 47 Query Persediaan
62
2. Query Penjualan Query penjualan bertujuan untuk menampilkan data penjualan yang dilakukan pada saat terjadinya transaksi penjualan. Query penjualan merelasikan hubungan antara table penjualan, table pegawai dan table pelanggan. Hal ini dilakukan ketika terjadi transaksi penjualan dan pada saat menginput kode pelanggan maka akan secara otomatis nama pelanggan, nomor telepon, dan alamat pelanggan yang ada di table pelanggan akan muncul tanpa harus menginput satu-persatu, dan ketika menginput kode pegawai maka secara otomatis juga nama pegawai, nomor telepon dan alamat pegawai yang ada di table pegawai akan muncul. Adapun field yang direlasikan adalah field Kode_Pelanggan
dari
Table_Pelanggan dan
Table_Penjualan
dengan
Kode_Pelanggan
dari
field Kode_Pegawai dari Table_Penjualan dengan
Kode_Pegawai dari Table_Pegawai. Berikut ini adalah gambar query relasi antara table penjualan, table pegawai, dan table pelanggan:
Gambar 48 Query Penjualan 63
3. Query Detail Penjualan Query detail penjualan bertujuan untuk menampilkan data detail barang yang terjual per tanggal terjadinya transaksi penjualan. Query detail penjualan merelasikan hubungan antara table detail penjualan table persediaan, dengan table penjualan. Hal ini dilakukan agar ketika memasukkan kode barang maka secara otomatis nama barang dan harga barang yang ada di table persediaan akan muncul. Selain itu ketika terjadi transaksi penjualan maka pada saat menginput jumlah pada table persediaan secara otomatis stock barang pada table persediaan akan berkurang. Adapun field yang direlasikan adalah field No_Nota_Penjualan dati Table detail penjualan dengan No_Nota_Penjualan dati table penjualan, dan Kode_barang dari Table_Detail_Penjualan dengan field Kode_Barang dari Table_Persediaan. Berikut ini adalah gambar query relasi antara table detail penjualan, table penjulan, dengan table persediaan:
Gambar 49 Query Detail Penjualan
64
4. Query Penerimaan Kas Query penerimaan kas bertujuan untuk menampilkan kas yang masuk atas terjadinya transaksi penjualan. Query penerimaan kas merelasikan hubungan antara table penerimaan kas, table kas, table penjualan, table pelanggan, dan table pegawai. Hal ini dilakukan ketika transaksi penjualan terjadi dan ketika ingin melihat penerimaan kas maka saat menginput nomor nota penjualan secara otomatis tanggal penjualan, kode pelanggan, nama pelanggan, kode pegawai, nama pegawai, dan uang muka yang ada di table penjualan akan muncul. Adapun field yang direlasikan adalah field No_Bukti_Kas_Masuk dari table Penerimaan_Kas dengan field Kode_Akun_Kas dari table kas, field No_Nota_Penjualan dari Table_Penerimaan_Kas dengan No_Nota_Penjualan dari Table_Penjualan, Kode_Pegawai dari Table_Penerimaan_Kas dengan Kode_Pegawai
dari
Table_Pegawai,
dan
Kode_Pelanggan
dari
Table_Penerimaan_Kas dengan Kode_Pelanggan dari Table_Pelanggan. Berikut ini adalah gambar query relasi antara table penerimaan kas, table penjualan, table pegawai, dan table pelanggan:
65
Gambar 50 Query Penerimaan Kas
Siklus Pengeluaran Didalam siklus pengeluaran terdapat 4 (empat) query yaitu query persediaan, query pembelian, query detail pembelian dan query pengeluaran kas. Keempat query tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Query Persediaan Query persediaan bertujuan untuk untuk mengetahui jumlah stock barang yang tersisa atas terjadinya transaksi pembelian. Query persediaan merelasikan hubungan antara table persediaan, table detail pembelian dan table pembelian. Hal ini dilakukan ketika ada transaksi pembelian maka secara otomatis stock pada table persediaan akan bertambah. Adapun field yang direlasikan, yaitu 66
field Kode_Barang dari Table_Persediaan dengan field Kode_Barang dari table Detail_Pembelian dan field No_Faktur dari table Detail_Pembelian dengan field No_Faktur dari Table_Pembelian. Berikut ini adalah gambar query relasi antara table persediaan, table detail pembelian, dan table pembelian:
Gambar 51 Query Persediaan
2. Query Pembelian Query pembelian bertujuan untuk menampilkan data pembelian yang dilakukan pada saat terjadinya transaksi pembelian. Query pembelian merelasikan hubungan antara table pembelian, table pegawai dan table pemasok. Hal ini dilakukan ketika terjadi transaksi pembelian dan pada saat menginput kode pemasok maka akan secara otomatis nama pemasok, dan nomor telepon yang ada di table pemasok akan muncul tanpa harus menginput satu-persatu, dan ketika menginput kode pegawai maka secara otomatis juga 67
nama pegawai yang ada di table pegawai akan muncul. Adapun field yang direlasikan adalah field Kode_Pemasok dari Table_Pembelian dengan Kode_Pemasok dari Table_Pemasok dan
field Kode_Pegawai dari
Table_Pembelian dengan Kode_Pegawai dari Table_Pegawai. Berikut ini adalah gambar query relasi antara table pembelian, table pegawai, dan table pemasok:
Gambar 52 Query Pembelian
68
3. Query Detail Pembelian Query detail pembelian bertujuan untuk menampilkan data detail barang yang dibeli per tanggal terjadinya transaksi pembelian. Query pembelian rinci merelasikan hubungan antara table detail pembelian dengan table pembelian dan table persediaan. Hal ini dilakukan agar ketika memasukkan kode barang maka secara otomatis nama barang dan harga barang yang ada di table persediaan akan muncul. Selain itu ketika terjadi transaksi pembelian maka pada saat menginput jumlah pada table persediaan secara otomatis stock barang pada table persediaan akan bertambah. Adapun field yang direlasikan adalah field No_Faktur dari Table_Detail_Pembelian dengan field No_Faktur dari Table_Pembelian, field Kode_Barang dari Table_Detail_Pembelian dengan field Kode_Barang dari Table_Persediaan. Berikut ini adalah gambar query relasi antara table detail pembelian, table pembelian, dan table persediaan:
Gambar 53 Query Detail Pembelian 69
4. Query Pengeluaran Kas Query pengeluaran kas bertujuan untuk menampilkan total kas yang dikeluarkan atas terjadinya transaksi pembelian. Query pengeluaran kas merelasikan hubungan antara table pengeluaran kas, table pembelian, table pegawai, table pemasok, dan table kas. Hal ini dilakukan ketika transaksi pembelian terjadi dan ketika ingin melihat pengeluaran kas maka saat menginput nomor faktur secara otomatis tanggal pembelian, kode pemasok, nama pemasok, kode pegawai, nama pegawai, dan uang muka yang ada di table pembelian akan muncul. Adapun field yang direlasikan adalah field No_Faktur dari Table_Pengeluaran_Kas dengan field No_Faktur dari Table_Pembelian, field Kode_Pegawai dari Table_Pengeluaran_Kas dengan field
Kode_Pegawai
dari
Table_Pegawai,
field
Kode_Pemasok
dari
Table_Pengeluaran_Kas dengan field Kode_Pemasok dari Table_Pemasok, dan field No_Bukti_Kas_Keluar dari table pengeluaran kas dengan Kode_Akun_Kas dari table kas. Berikut ini adalah gambar query relasi antara table pengeluaran kas, table pembelian, table pegawai, table pemasok, dan table Kas:
70
Gambar 54 Query Pengeluaran Kas
71
Form Langkah selanjutnya adalah membuat form. Form berfungsi untuk mempermudah user dalam menginput data kedalam database. Didalam membuat form penulis membagi form menjadi 2 (dua) bagian, bagian pertama terdiri dari form persediaan, form pelanggan, form pemasok, form pegawai dan form transaksi yang merupakan bagian kedua, terdiri dari form penjualan, form pembelian, form penerimaan kas, form pengeluaran kas, form pengerimaan kas lainnya dan form pengeluaran kas lainnya. Kelima form tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Form Persediaan Form Persediaan berguna untuk mempermudah menginput data barang, baik barang masuk maupun barang keluar. Data barang yang sudah diinput bisa dijadikan informasi pada form-form lainnya seperti form penjualan dan form pembelian. Berikut ini adalah gambar desain form persediaan :
72
Gambar 55 Form Persediaan
2) Form Pelanggan Form pelanggan berguna untuk menginput data pelanggan, sehingga data yang sudah diinput bisa dijadikan informasi untuk form penjualan. Berikut ini adalah gambar desain form pelanggan:
73
Gambar 56 Form Pelanggan
3) Form Pemasok Form Pemasok berguna untuk menginput data pemasok, sehingga data yang sudah diinput bisa dijadikan informasi untuk form pembelian. Berikut ini adalah gambar desain form pemasok:
74
Gambar 57 Form Pemasok
4) Form Pegawai Form pegawai berguna untuk menginput data pegawai, sehingga data yang sudah diinput bisa dijadikan informasi untuk form penjualan dan form pesanan. Berikut ini adalah desain form pegawai:
75
Gambar 58 Form Pegawai
5) Form Transaksi Form transaksi digunakan untuk mempermudah didalam menginput semua transaksi pembelian dan penjualan agar pencatatan transaksi dapat dilakukan dengan cepat. Didalam form transaksi terdapat 4 (empat) form, yaitu form penjualan, form pembelian, form setoran kas di bank, dan form penarikan kas di bank. 1) Form Penjualan Form penjualan berguna untuk mempercepat transaksi penjualan dan mempermudah dalam menginput data yang berhubungan dengan transaksi
76
penjualan barang kepada pelanggan. Berikut ini adalah gambar desain form penjualan :
Gambar 59 Form Penjualan
2) Form Pembelian Form pembelian berguna untuk mempermudah dalam menginput data yang berhubungan dengan transaksi pembelian barang kepada pemasok. Dalam form ini yang melakukan transaksi pembelian adalah pegawai. Berikut ini adalah gambar desain form pembelian:
77
Gambar 60 Form Pembelian
3) Form Setoran Kas Di Bank Form setoran kas di bank berguna untuk mengetahui jumlah penerimaan kas yang diterima dari pembayaran atas penjualan oleh pelanggan melalui transfer di bank dan mutasi kas yang dilakukan oleh pemilik, dari kas di tangan ke kas di bank. Berikut ini adalah gambar desain form penerimaan lainnya:
78
Gambar 61 Form Setoran Kas Di Bank
4) Form Penarikan Kas Di Bank Form penarikan kas di bank berguna untuk mengetahui jumlah pengeluaran kas untuk pembayaran pembelian kepada pemasok dan mutasi kas yang dilakukan oleh pemilik, dari kas di bank ke kas di tangan. Berikut ini adalah gambar desain form penerimaan lainnya:
Gambar 62 Form Penarikan Kas Di Bank
79
Report Report berguna untuk mengetahui dan menampilkan data-data yang telah disimpan dalam database. Didalam membuat report penulis membagi report menjadi 5 (lima) bagian, yaitu report persediaan, report pelanggan, report pemasok, report pegawai dan report transaksi. Kelima report tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: 1) Report Persediaan Report persediaan digunakan untuk melihat atau mengecek data stock akhir persediaan yang telah tersimpan di table persediaan. Berikut ini adalah gambar desain report persediaan:
80
81
82
83
84
85
86
87
Gambar 63 Report Persediaan 2) Report Pelanggan Report pelanggan digunakan untuk melihat atau mengecek data pelanggan yang telah tersimpan di table pelanggan. Berikut ini adalah gambar desain report pelanggan:
Gambar 64 Report Pelanggan
88
3) Report Pemasok Report pemasok digunakan untuk melihat atau mengecek data pemasok yang telah tersimpan di table pemasok. Berikut ini adalah gambar desain report pemasok:
Gambar 65 Report Pemasok
4) Report Pegawai Report pegawai digunakan untuk melihat atau mengecek data pegawai yang telah tersimpan di table pegawai. Berikut ini adalah gambar desain report pegawai :
Gambar 66 Report Pegawai 89
5) Report Transaksi Report transaksi digunakan untuk melihat dan mengecek data yang berasal dari transaksi penjualan dan pembelian. report transaksi terdiri dari 11 (sebelas) report, yaitu report penjualan, report penerimaan kas, report pembelian, report pengeluaran kas, report saldo kas, report saldo piutang, report saldo hutang, report kartu piutang, report kartu hutang, report penarikan kas di bank dan report setoran kas di bank. Kesebelas report tersebut adalah sebagai berikut: 1) Report Penjualan Report penjualan digunakan untuk melihat atau mengecek data penjualan yang telah tersimpan di table penjualan. Berikut ini adalah gambar desain report penjualan:
Gambar 67 Report Penjualan
2) Report Penerimaan Kas Report penerimaan kas digunakan untuk melihat dan mengecek data total penerimaan kas yang diterima perusahaan atas transaksi penjualan yang telah
90
tersimpan di table penerimaan kas. Berikut ini adalah gambar desain report penerimaan kas:
91
92
Gambar 68 Report Penerimaan Kas
93
3) Report Saldo Piutang Report saldo piutang digunakan untuk melihat dan mengecek berapa piutang yang belum dibayar oleh pelanggan yang telah tersimpan di table saldo piutang. Berikut ini adalah gambar desain report saldo piutang:
94
95
Gambar 69 Report Saldo Piutang
96
4) Report Pembelian Report pembelian digunakan untuk melihat atau mengecek data pembelian yang telah tersimpan di table pembelian. Berikut ini adalah gambar desain report pembelian:
Gambar 70 Report Pembelian
5) Report Pengeluaran Kas Report pengeluaran kas digunakan untuk melihat dan mengecek data total pengeluaran kas yang dikeluarkan. Didalam laporan pengeluaran kas terdapat 1 (satu) subreport yang diambil dari report pembelian. Berikut ini adalah gambar desain report pengeluaran kas:
97
98
99
Gambar 71 Report Pengeluaran Kas
100
6) Report Saldo Hutang Report saldo hutang digunakan untuk melihat dan mengecek berapa hutang yang belum dilunasi oleh pemasok yang telah tersimpan di table saldo hutang. Berikut ini adalah gambar desain report pelunasan hutang:
101
102
Gambar 72 Report Saldo Hutang
103
7) Report Saldo Kas Report saldo kas digunakan untuk melihat atau mengecek data saldo akhir kas perusahaan. Didalam report saldo kas terdapat beberapa subreport yang diambil dari report penjualan, report piutang, report pembelian, report hutang, report penerimaan lainnya, dan report pengeluaran lainnya. Berikut ini adalah gambar desain report saldo kas:
104
105
106
107
108
Gambar 73 Report Saldo Kas
109
8) Report Kartu Piutang Per Pelanggan Report kartu piutang digunakan untuk melihat atau mengecek data jumlah saldo piutang per pelanggan. Didalam report kartu piutang terdapat beberapa subreport yang diambil dari report detail penjualan dan report detail piutang. Berikut ini adalah gambar desain report kartu piutang:
110
111
Gambar 74 Report Kartu Piutang Per Pelanggan
112
9) Report Kartu Hutang Per Pemasok Report kartu piutang digunakan untuk melihat atau mengecek data jumlah saldo hutang per pemasok. Didalam report kartu piutang terdapat beberapa subreport yang diambil dari report detail pembelian dan report detail hutang. Berikut ini adalah gambar desain report kartu hutang:
113
114
Gambar 75 Report Kartu Hutang Per Pemasok
10) Report Setoran Kas Di Bank Report setoran kas di bank digunakan untuk melihat atau mengecek data saldo akhir setoran kas di bank. Berikut ini adalah gambar desain report setoran kas di bank:
Gambar 76 Report Setoran Kas Di Bank
115
11) Report Penarikan Kas Di Bank Report penarikan kas di bank digunakan untuk melihat atau mengecek data saldo akhir penarikan kas di bank. Berikut ini adalah gambar desain report penarikan kas di bank:
Gambar 77 Report Penarikan Kas Di Bank
116
Menu Utama Switchboard Menu utama switchboard digunakan untuk menampilkan dan menjalankan seluruh aplikasi database yang telah di rancang pada Microsoft Access, seperti form dan report. Didalam menu switchboard terdapat 5 (lima) bagian, yaitu: 1. Persediaan Barang Menu persediaan barang digunakan untuk mengakses seluruh form dan report yang berkaitan dengan persediaan barang. Didalam menu persediaan barang terdapat form persediaan barang, report persediaan barang dan kembali ke menu utama. 2. Transaksi Penjualan Menu transaksi penjualan digunakan untuk mengakses seluruh form dan report yang berkaitan dengan transaksi penjualan. Didalam menu transaksi penjualan terdapat form transaksi penjualan, report transaksi penjualan, form pelanggan, form pegawai dan kembali ke menu utama. 3. Transaksi Pembelian Menu transaksi pembelian digunakan untuk mengakses seluruh form dan report yang berkaitan dengan transaksi pembelian. Didalam menu transaksi pembelian terdapat form transaksi pembelian, report transaksi pembelian, form pemasok, form pegawai dan kembali ke menu utama. 4. Kas Menu kas digunakan untuk mengakses seluruh form dan report yang berkaitan dengan kas. Didalam menu kas terdapat report kas di tangan, form kas di bank, report kas di bank dan kembali ke menu utama. 5. Keluar Dari Aplikasi
117
Menu keluar dari aplikasi adalah perintah yang digunakan untuk menutup atau keluar dari aplikasi Microsoft Access. Berikut ini adalah hierarki menu pada tampilan switchboard Toko Sarana Elektronik : Menu Utama o Persediaan Barang o Transaksi Penjualan o Transaksi Pembelian o Kas o Keluar Dari Aplikasi Menu Persediaan Barang o Form Persediaan Barang o Report Persediaan Barang o Kembali Ke Menu Utama Menu Transaksi Penjualan Form Transaksi Penjualan o Form Penjualan o Form Penerimaan Kas Lainnya o Kembali ke Menu Transaksi Penjualan Report Transaksi Penjualan o Report Penjualan o Report Penerimaan Kas o Report Penerimaan Kas Lainnya o Report Kartu Piutang o Report Saldo Piutang 118
o Kembali ke Menu Transaksi Penjualan Form Pelanggan Form Pegawai Kembali Ke Menu Utama Menu Transaksi Pembelian
Form Transaksi Pembelian o
Form Pembelian
o
Form Pengeluaran Lainnya
o
Kembali ke Menu Transaksi Pembelian
Report Transaksi Pembelian o
Report Pembelian
o
Report Pengeluaran Kas
o
Report Pengeluaran Kas Lainnya
o
Report Saldo Hutang
o
Report Kartu Hutang
o
Kembali Ke Menu Transaksi Pembelian
Form Pemasok Form Pegawai Kembali Ke Menu Utama Menu Kas
Form Kas Di Bank
Report Saldo Kas
Kembali Ke Menu Utama
Keluar Dari Aplikasi 119
Berikut ini disajikan tampilan switchboard menu utama yang terdiri dari 5 (lima) menu, yaitu menu persediaan, transaksi penjualan, transaksi pembelian, kas dan keluar dari aplikasi.
Gambar 78 Menu Utama Switchboard
Didalam menu persediaan barang terdapat 1 (satu) form, 1 (satu) report dan 1 (satu) perintah, yaitu form persediaan barang, report persediaan barang dan kembali ke menu utama. Berikut ini disajikan tampilan switchboard menu persediaan barang:
Gambar 79 Switchboard Menu Persediaan Barang
120
Didalam menu transaksi penjualan terdapat 3 (tiga) form, 1 (satu) report dan 1 (satu) perintah, yaitu form transaksi penjualan, report transaksi penjualan, form pelanggan, form pegawai dan kembali ke menu utama. Berikut ini disajikan tampilan switchboard menu transaksi penjualan :
Gambar 80 Switchboard Menu Transaksi Penjualan
Didalam menu transaksi pembelian terdapat 3 (tiga) form, 1 (satu) report dan 1 (satu) perintah, yaitu form transaksi pembelian, report transaksi pembelian, form pemasok, form pegawai dan kembali ke menu utama. Berikut ini disajikan tampilan switchboard menu transaksi pembelian :
Gambar 81 Switchboard Menu Transaksi Pembelian 121
Didalam menu kas terdapat 1 (satu) form, 1 (report) report dan 1 (satu) perintah, yaitu form kas di bank, report kas dan perintah untuk kembali ke menu utama. Berikut ini disajikan tampilan switchboard menu kas:
Gambar 82 Switchboard Menu Kas
Form Persediaan Barang Didalam form persediaan barang terdapat 1 (satu) form dan 1 (satu) perintah, yaitu form persediaan dan perintah untuk kembali ke menu persediaan barang. Berikut ini disajikan tampilan switchboard form persediaan barang:
Gambar 83 Switchboard Form Persediaan Barang
122
Form Transaksi Penjualan Didalam form transaksi penjualan terdapat 2 (dua) form dan 1 (satu) perintah, yaitu form penjualan, form pengeluaran kas lainnya dan perintah untuk kembali ke menu transaksi penjualan. Berikut ini disajikan tampilan switchboard form transaksi penjualan:
Gambar 84 Switchboart Form Transaksi Penjualan
Form Transaksi Pembelian Didalam form transaksi pembelian terdapat 2 (dua) form dan 1 (satu) perintah, yaitu form pembelian, form penerimaan lainnya dan perintah untuk kembali ke menu transaksi pembelian. Berikut ini disajikan tampilan switchboard form transaksi pembelian :
123
Gambar 85 Switchboard Form Transaksi Pembelian
Form Kas Di Bank Didalam form Kas terdapat 2 (dua) form, dan 1 (satu) perintah yaitu form kas di bank BCA, form kas di bank BRI dan perintah untuk kembali ke menu kas. Berikut ini disajikan tampilan switchboard form kas :
Gambar 86 Switchboard Form Kas Di Bank
124
Report Persediaan Didalam report persediaan terdapat 1 (satu) report dan 1 (satu) perintah, yaitu report persediaan barang dan perintah untuk kembali ke menu persediaan barang. Berikut ini disajikan tampilan switchboard report persediaan :
Gambar 87 Switchboard Report Persediaan
Report Transaksi Penjualan Didalam report transaksi penjualan terdapat 5 (lima) report dan 1 perintah, yaitu report penjualan, report penerimaan kas, report penerimaan kas lainnya, report saldo piutang, report kartu piutang per pelanggan, dan perintah untuk kembali ke menu transaksi penjualan. Berikut ini disajikan tampilan switchboard report transaksi penjualan :
125
Gambar 88 Switchboard Report Transaksi Penjualan
Report Transaksi Pembelian Didalam report transaksi pembelian terdapat 5 (lima) report dan 1 (satu) perintah, report pembelian, report pengeluaran kas, report pengeluaran kas lainnya, report saldo hutang, report kartu hutang per pemasok, dan perintah untuk kembali ke menu transaksi pembelian. Berikut ini disajikan tampilan switchboard report transaksi pembelian :
Gambar 89 Switchboard Report Transaksi Pembelian
126
Report Kas Di Bank Didalam report transaksi pembelian terdapat 5 (lima) report dan 1 (satu) perintah, report setoran kas di bank BCA, report setoran kas di bank BRI, report penarikan kas di bank BCA, report penarikan kas di bank BRI, report saldo kas dan perintah untuk kembali ke menu kas. Berikut ini disajikan tampilan switchboard report kas di bank :
Gambar 90 Switchboard Report Kas Di Bank
127
5.
Kesimpulan dan Saran
Kesimpulan Berdasarkan analisis dapat diketahui bahwa perancangan aplikasi database sistem pendapatan dan pengeluaran pada Toko Sarana Elektronik membutuhkan 17 (tujuh belas) table yang berfungsi untuk menyimpan data, yaitu table persediaan, table detail penjualan, table penjualan, table detail pembelian, table pembelian, table pelanggan, table pemasok, table pegawai, table penerimaan kas, table pengeluaran kas, table kas, table penerimaan kas lainnya, table pengeluaran kas lainnya, table kas di bank BCA, table kas di bank BRI, table saldo hutang dan table saldo piutang. Perancangan aplikasi database pada toko Sarana Elektronik juga membutuhkan 24 (dua puluh empat) query yang berfungsi untuk mengambil informasi berdasarkan data-data yang disimpan dalam tabel yang kemudian diolah menjadi sebuah data yang baru yaitu query persediaan, query detail pembelian, query detail penjualan, query pembelian, query penjualan, query pengeluaran kas, query penerimaan kas, query penerimaan kas lainnya, query pengeluaran kas lainnya, query penjualan kredit, query pembelian kredit, query pegawai, query pelanggan, query pemasok, query pengeluaran kas lainnya, query penerimaan kas lainnya, query kartu hutang, query kartu piutang, query setoran kas di bank BCA, query penarikan kas di bank BCA, query kas di bank BCA, query setoran kas di bank BRI, query penarikan kas di bank BRI, query kas di bank BRI, query uang muka pembelian dan query uang muka penjualan. Sistem pendapatan dan pengeluaran pada Toko Sarana Elektronik dalam perancangan database membutuhkan 12 (dua belas) form yang berfungsi memudahkan pengguna dalam menginput data ke dalam database, yaitu form persediaan, form penjualan, form detail 128
penjualan, form pembelian, form detail pembelian, form penerimaan kas lainnya, form pengeluaran lainnya, form pegawai, form pelanggan, form pemasok, form kas di bank BCA dan form kas di bank BRI. Toko Sarana Elektronik dalam perancangan database juga membutuhkan 26 (dua puluh enam) report/laporan yang berfungsi untuk mengetahui dan menampilkan data-data yang telah disimpan di dalam database, yaitu laporan persediaan, laporan pembelian, laporan detail pembelian, laporan uang muka pembelian, laporan penjualan, laporan detail penjualan, laporan uang muka penjualan, laporan penerimaan kas, laporan bayar penjualan, laporan pengeluaran kas, laporan penerimaan kas lainnya, laporan pengeluaran kas lainnya, laporan bayar pembelian, laporan saldo hutang, laporan saldo piutang, laporan saldo kas, laporan setoran kas di bank BCA, laporan penarikan kas di bank BCA, laporan setoran kas di bank BRI, laporan penarikan kas di bank BRI, laporan kartu hutang per pemasok, laporan pelunasan hutang, laporan kartu piutang per pelanggan, laporan pelunasang piutang, laporan pegawai, laporan pelanggan dan laporan pemasok. Sedangkan untuk memudahkan pengguna dalam menampilkan form dan report maka perlu dibuat switchboard (menu utama). Dengan selesainya penelitian ini maka diharapkan dapat mempermudah dan mempercepat proses pencatatan siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada Toko Sarana Elektronik.
129
Saran Dengan memperhatikan hasil penelitian yang peneliti lakukan, maka dapat disarankan beberapa hal penting, yaitu: 1.
Toko Sarana Elektronik sebaiknya mengubah sistem pencatatan tiap transaksi pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran yang sebelumnya dilakukan secara manual menjadi terkomputerisasi. Manfaat dari sistem terkomputerisasi tersebut antara lain adalah meningkatkan efisiensi dalam pencatatan dan penyimpanan data transaksi, serta meminimalisasi kesalahan pencatatan baik yang disengaja maupun tidak disengaja.
2.
Memberikan pelatihan kepada pemilik dan pegawai bagian administrasi, agar dapat menguasai dan tau bagaimana cara menjalankan program database Microsoft Acces 2007 yang telah dirancang oleh penulis secara optimal.
3.
Melakukan Back-up data secara periodik satu bulan sekali agar terhindar dari kerusakan dan kehilangan data.
130
DAFTAR PUSTAKA Kronke M David, 2004, “Database Processing Dasar-dasar, Desain dan Implementasi”, Erlangga Jakarta. Krismiaji, Sistem Informasi Akuntansi, Yogyakarta : Unit Penerbit dan Percetakan AMP YKPN, 2005. Marshall B. Romney & Paul John Steinbart, 2006, “Accounting Information System”, Pearson Prentice Hall. Marshall B. Romney & Paul John Steinbart, 2009, “Accounting Information System”, Pearson Prentice Hall. Mulyadi, 2008, “Sistem Akuntansi”, Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta. Umar Husein, 1997, “Riset Akuntansi”, Gramedia Pustaka Utama Jakarta. Membangun Aplikasi Pembelian - Penjualan dan Inventori dengan MS. Access, Andi, Yogyakarta. Microsoft Office Access 2007, 2007, Mahir dalam 7 Hari Microsoft Access 2007, Andi, Yogyakarta.
131
