EVALUASI SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI PENERIMAAN KAS DAN PENGELUARAN KAS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA Oleh PASKANOVA CHRISTI GAINAU NIM: 232008196
KERTAS KERJA Diajukan kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis Guna Memenuhi Sebagian dari Persyaratan-persyaratan untuk Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi
FAKULTAS
: EKONOMIKA DAN BISNIS
PROGRAM STUDI
: AKUNTANSI
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS SALATIGA 2012
i
FAKULTAS EKONOMIKA DANBISNIS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA Jalan Diponegoro 52-60 Salatiga 50711 – Indonesia : (0298) – 321212, 311881 Fax. (0298) – 321433, 311881 Homepage: www.uksw.edu E-mail:
[email protected]
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS KERTAS KERJA Yang bertanda tangan di bawah ini, Nama : Paskanova Christi Gainau NIM : 232008196 Program Studi : Akuntansi Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga, menyatakan dengan sesungguhnya bahwa kertas kerja: Judul : EVALUASI SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI PENERIMAAN KAS DAN PENGELUARAN KAS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA Pembimbing : Elisabeth Penti Kurniawati., SE., MAk Tanggal diuji : 27 Januari 2012 adalah benar-benar hasil karya Saya. Di dalam kertas kerja ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan atau gagasan orang lain yang saya ambil dengan menyalin atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang saya aku seolah sebagai tulisan saya sendiri tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai dengan peraturan yang berlaku di Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga, termasuk pencabutan gelar kesarjanaan yang telah saya peroleh. Salatiga, 5 Januari 2012 Yang memberi pernyataan,
PASKANOVA CHRISTI GAINAU
ii
EVALUASI SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI PENERIMAAN KAS DAN PENGELUARAN KAS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA Oleh PASKANOVA CHRISTI GAINAU NIM: 232008196
KERTAS KERJA Diajukan kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis Guna Memenuhi Sebagian dari Persyaratan-persyaratan untuk mencapai Gelar Sarjana Ekonomi
FAKULTAS
: EKONOMIKA DAN BISNIS
PROGRAM STUDI
: AKUNTANSI Disetujui oleh:
Elisabeth Penti Kurniawati, SE., MAk Pembimbing
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS SALATIGA 2012
iii
Motto “Karena masa depan sungguh ada, dan harapanmu tidak akan hilang. Teruslah berharap pada Tuhan untuk capai masa depanmu” (Amsal 23:18)
“Serahkanlah segala kekuatiranmu kepada-Nya, sebab Ia yang memelihara kamu” (1 Petrus 5:7) “Janganlah takut, sebab Aku menyertai engkau, Janganlah bimbang, sebab Aku ini Allah-mu. Aku akan Meneguhkan bahkan akan menolong engkau, Aku akan memegang engkau dengan tangan kanan-Ku yang membawa kemenangan” (Yesaya 41:10)
iv
ABSTRACT
Every business organization needs a Transaction Processing System (TPS) that can provide financial information. It also applied to UKSW. Since 2003, UKSW’s TPS has used SiKASA application to process expenditure transaction only. Furthermore, technological development and user’s need which more complex then supporting development of “SiKASA versi dua”. Nonetheles, UKSW’s TPS that is supported by SiKASA application has not yet be evaluated until now. The aim of this research is to understand how is TPS in UKSW, as well as to evaluating it’s quality to know what the weaknesses which need to be improve to supporting the transaction processing until produce financial report. This research is useful for the executive of UKSW, academic, researcher, and also the programmers and system developers in UKSW. Observation and depth interviews was conducted with Vice Rector II, Bureau of Accounting and Finance Manager, Head of Accounting Department, Head of Finance Department, Employees of Accounting and Finance Department, and SiKASA programmers in UKSW. Qualitative descriptive analysis techniques is used for data analysis. The result shows that SiKASA have some weaknesses. First, about position of menu and tools of SiKASA are still random. Second, SiKASA have not been able to process transactions up to produce financial statements and is still limited to the trial balance. Third, financial statements was conducted by manually processing using Microsoft Excel and through consolidate with any financial information from the other unit/ systems that are separate from SiKASA. Fourth, SiKASA have not written procedures for consolidation financial information. Fifth, SiKASA can not accomodating the bill’s accountability, and tend to use policies and intervention of excecutive staff about it’s time limit. This weaknesses affects to the financial information presentation is not timely for the stakeholders.
Keyword: Transaction Processing System, Cash Inflow Cycle, Cash Expenditure Cycle.
v
SARIPATI Setiap organisasi bisnis tentunya membutuhkan suatu sistem informasi untuk memproses transaksi bisnisnya. Sistem informasi tersebut adalah Sistem Pemrosesan Transaksi. Sistem Pemrosesan Transaksi yang berkualitas dapat mendukung organisasi untuk menyediakan informasi keuangan yang berkualitas juga. Sejak tahun 2003, Sistem Pemrosesan Transaksi di UKSW telah menggunakan program aplikasi SiKASA, namun hanya untuk transaksi pengeluaran kas. Selanjutnya, seiring perkembangan teknologi dan kebutuhan yang semakin kompleks maka dikembangkanlah SiKASA versi dua, untuk transaksi penerimaan dan pengeluaran kas. Namun demikian, hingga saat ini Sistem Pemrosesan Transaksi UKSW yang didukung dengan aplikasi SiKASA belum dievaluasi. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana Sistem Pemrosesan Transaksi di UKSW sekaligus mengevaluasi kualitas Sistem Pemrosesan Transaksi tersebut guna mengetahui kelemahan sistem yang perlu diperbaiki demi menunjang pemrosesan transaksi hingga penyajian laporan keuangannya. Penelitian ini bermanfaat bagi pimpinan UKSW, para akademisi, peneliti serta programer SiKASA. Penelitian ini dilakukan melalui proses observasi dan wawancara mendalam terhadap Pembantu Rektor II, Manajer Biro Akuntansi dan Keuangan, Kepala Bagian Akuntansi, Kepala Bagian Keuangan, Pegawai Bagian Akuntansi dan Keuangan serta programer SiKASA. Analisis data dilakukan menggunakan teknik analisis kualitatif deskriptif. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa masih terdapat beberapa kelemahan dalam Sistem Pemrosesan Transaksi (SiKASA). Kelemahan pertama, bahwa kedudukan menu dan tools SiKASA yang masih acak sehingga mempersulit pengguna dalam menggunakan SiKASA. Kedua, SiKASA belum dapat memproses transaksi hingga menghasilkan laporan keuangan dan masih terbatas pada neraca saldo. Ketiga, pemrosesan laporan keuangan dilakukan secara manual menggunakan program microsoft excel dengan mengkonsolidasikan setiap informasi keuangan dari unit/sistem lain yang terpisah dari SiKASA. Keempat, SiKASA belum memiliki prosedur tertulis terkait konsolidasi informasi keuangan antar sistem/unit. Kelima SiKASA belum dapat mengakomodasi pertanggungjawaban bon secara optimal, dan cenderung mengandalkan kebijakan dan intervensi dari pimpinan terkait batas waktu pertanggungjawaban bon tersebut. Hal ini berdampak pada penyajian informasi keuangan yang tidak tepat waktu bagi pemangku kepentingan.
Kata Kunci: Sistem Pemrosesan Transaksi, Siklus Penerimaan Kas, Siklus Pengeluaran Kas
vi
KATA PENGANTAR
Penelitian ini menganalisis Sistem Keuangan dan Akuntansi Satya Wacana (SiKASA) dan selanjutnya mengevaluasi SiKASA ini dengan dilihat dari enam dimensi,
yakni
completeness,
user
interface,
efficiency,
design
and
documentation, maintenance, and availability. Penelitian ini bermanfaat bagi UKSW,
yaitu
sebagai
pedoman
dalam
menentukan
kebijakan
terkait
pengembangan SiKASA ke depan demi meningkatkan kualitas sistem pemrosesan transaksinya. Penelitian ini terdiri dari lima bagian pokok, yaitu pendahuluan, tinjauan pustaka, metode penelitian, analisis data, dan penutup. Pendahuluan mencakup latar belakang penelitian, masalah penelitian, persoalan penelitian dan tujuan penelitian. Tinjauan pustaka terdiri dari sistem pemrosesan transaksi, kualitas sistem pemrosesan transaksi, siklus akuntansi penerimaan kas, siklus akuntansi pengeluaran kas. Metode penelitian meliputi objek penelitian, jenis dan sumber data, metode pengumpulan data, serta teknik dan langkah analisis. Analisis data terdiri dari gambaran umum objek penelitian, pemrosesan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas di UKSW, dan kualitas sistem pemrosesan transaksi UKSW. Selanjutnya, penutup terdiri dari kesimpulan, saran, dan keterbatasan penelitian. Penulis berharap penelitian ini dapat berguna bagi pembaca. Kritik dan saran yang membangun juga diharapkan untuk memperkaya penelitian ini. Akhir kata, penulis mohon maaf apabila dalam penelitian ini terdapat kesalahan.
Salatiga, 19 Desember 2011
Penulis
vii
UCAPAN TERIMA KASIH Puji Syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Kuasa karena berkat dan Kasih-Nya penulis dapat menyelesaikan penelitian ini tepat pada waktunya. Dalam penelitian ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah memberikan dukungan kepada penulis. 1.
Elisabeth Penti Kurniawati, SE., MAk selaku dosen spembimbing, yang telah bersedia meluangkan waktu, memberikan arahan, koreksi, bimbingan, dan saran serta dengan penuh pengertian menuntun penulis dalam menyelesaikan penulisan kertas kerja ini, sekaligus telah menjadi salah satu responden peneliti. Terima kasih juga karena penulis telah diberi kesempatan untuk mengikuti Pekan Ilmiah Dosen “Call for Paper 2011”.
2.
Papa, Mama, Kk Joni, Kk Jeki, Kk Erni; ketiga ponakan tersayang Ichel, Avil, Ken. Kk Ing, Kk Dina. Terima Kasih atas semua dukungan, dorongan, nasihat yang diberikan selama penulis menjalani studi hingga penyelesaian penelitian ini.
3.
Ibu Entri Sulistari selaku Pembantu Rektor II, Ibu Endang selaku mantan Kepala Bagian Akuntansi, Mas Dedy selaku Kepala Bagian Akuntansi, Ibu Atik selaku Kepala Bagian Keuangan, Pak Teguh selaku kepala BTSI, Pak Partono selaku Kepala Bagian Sistem Informasi, Mas Edi selaku Programer SiKASA, Mba Chrisna, sebagai salah satu staff Bagian Keuangan. Terima kasih banyak karena telah bersedia meluangkan waktu untuk diwawancara serta memberikan kesempatan bagi penulis untuk melakukan observasi.
4.
Bapak Marthen Ndoen selaku wali studi yang telah memberikan dorongan, masukan, dan nasihat yang sangat mendukung penulis selama menempuh masa studi di UKSW.
5.
Bapak Hari Sunarto selaku Dekan Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana.
6.
Bapak Usil Sis Sucahyo selaku kaprogdi Akuntansi Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana.
viii
7.
Bapak dan Ibu dosen yang telah mengajar
penulis melalui berbagai
matakuliah yang diampu selama penulis menjadi mahasiswa FEB UKSW. 8.
Ibu Sotya Fevriera, Ibu Istiarsih Saptuti, dan Bapak Suwandhi, yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk menjadi asisten Statistika pada semester genap 2010/2011, semester antara 2010/2011 dan semester ganjil 2011/2012. Terima kasih telah turut mendukung penulis selama penulisan ini.
9.
Koh Wimpi, yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk menjadi asisten Lab Pengantar Akuntansi semester ganjil 2011/2012.
10. Ibu Gustin Tanggulungan dan Bapak Marwata, selaku dosen penguji yang telah memberikan kontribusi pemikiran bagi perbaikan penulisan ini walaupun sebenarnya penulis menyadari masih jauh dari kesempurrnaan. Terima Kasih banyak. Proud of you my lecturers. 11. Keluarga yang turut mendukung dalam penyelesaian studi dan penelitian ini; Bapa Bongso, Mama Bongso, Kk Sely, Kk George. Terima kasih untuk dukungan doa dan materiil yang diberikan selama ini. 12. Sahabat-sahabatku tercinta; Isye, She, Okky, Rino, Erik, Wely, Ame, Jun, Sally. Terima kasih untuk doa, dukungan dan kebersamaan indah yang sangat menyemangati penulis selama menempuh studi dan menyelesaikan penulisan ini. Nice to be with you! 13. Seluruh teman-teman FEB angkatan 2008, Golden Generation. Terima Kasih untuk kebersamaan selama menjalani studi di FEB UKSW, senang berkenalan dengan kalian semua. Bravo For us. 14. Keluarga Bapak dan Ibu Mulyono; atas kepedulian, pengertian dan kasih sayangnya dari awal penulis menjalani studi di UKSW hingga penyelesaian penulisan ini. 15. Teman-teman kost Cungkup 51a; Utin sayang atas dukungan, semangat dan printernya. Danke banyak Sodara. K Liza Syg, K Icha Syg, Eda, K Endy, K Acha, K Flor, K Liza Gitaris, K Ai, Nita, Tita, Enda, Novel, Ache, Eni, Dinda, Dewi, Unne, K Helly, K Ing, K Dece. Terima Kasih untuk doa, dukungan dan kebersamaan indah yang turut memotivasi penulis selama studi dan penulisan ini. I love u All.
ix
16. Teman-teman Senat Mahasiswa 2009/2010-2010/2011: K Jose, K Andre, Koh Maikel, Gabby, K Rani, Ester, Rein, Yuni, Jho, Ariz. Terima kasih telah memberikan pengalaman berharga bagi penulis dalam berorganisasi. 17. Seluruh staff pegawai Perpustakaan yang sudah sangat membantu mencarikan dan menyediakan buku serta fasilitas perpustakaan bagi penulis selama penulisan ini berlangsung. Terima Kasih untuk motivasi-motivasi yang selalu diberikan bagi penulis. 18. Seluruh pihak yang tidak sempat penulis sebutkan satu per satu.
Terima Kasih banyak atas partisipasi, kerjasama dan dukungan kepada penulis. Berkat Tuhan Yesus Melimpah atas hidup saudara sekalian. Amien!!
x
DAFTAR ISI Halaman Judul ...................................................................................
i
Surat Pernyataan Keaslian Kertas Kerja .......................................... .
ii
Halaman Persetujuan ........................................................................ .
iii
Halaman Motto .................................................................................
iv
Abstract .............................................................................................
v
Saripati ..............................................................................................
vi
Kata Pengantar .................................................................................. .
vii
Ucapan Terima Kasih .........................................................................
viii
Daftar Isi .............................................................................................
xi
Daftar Tabel ........................................................................................
xiii
Daftar Gambar ……………………………………………………......
xiv
Daftar Lampiran ..................................................................................
xv
I.
PENDAHULUAN ....................................................................
1
Latar Belakang Penelitian...........................................................
1
Masalah Penelitian......................................................................
2
Persoalan Penelitian....................................................................
3
Tujuan Penelitian........................................................................
3
TINJAUAN PUSTAKA ..........................................................
4
Sistem Pemrosesan Transaksi....................................................
4
Kualitas Sistem Pemrosesan Transaksi......................................
4
Siklus Akuntansi Penerimaan Kas.............................................
12
Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas...........................................
13
III. METODE PENELITIAN .......................................................
13
Objek Penelitian ........................................................................
13
Jenis dan Sumber Data ..............................................................
13
II.
xi
Metode Pengumpulan Data .......................................................
14
Teknik dan Langkah Analisis ....................................................
14
IV. ANALISIS DATA ....................................................................
15
Gambaran Umum Objek Penelitian ...........................................
15
Pemrosesan Transaksi Penerimaan Kas .....................................
17
Pemrosesan Transaksi Pengeluaran Kas ....................................
18
Kualitas Sistem Pemrosesan Transaksi .....................................
22
Tabel Analisis Kualitas TPS UKSW ..........................................
33
PENUTUP ................................................................................
40
Kesimpulan .................................................................................
40
Saran ...........................................................................................
41
Keterbatasan penelitian ..............................................................
42
DAFTAR PUSTAKA .........................................................................
43
DAFTAR RIWAYAT HIDUP ..........................................................
45
LAMPIRAN-LAMPIRAN.................................................................
47
V.
xii
DAFTAR TABEL Tabel 4.1
: Ringkasan Evaluasi Kualitas TPS di UKSW
xiii
DAFTAR GAMBAR Gambar 4.1
: Struktur Organisasi Kantor Pembantu Rektor II (2009)
xiv
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1
: Tampilan Awal SiKASA
Lampiran 2
: Tampilan Transaksi Penerimaan Kas pada SIASiK
Lampiran 3
: Contoh Transaksi Surat Permintaan Realisasi Anggaran
Lampiran 4
: Contoh Transaksi Surat Permintaan Bon Sementara
Lampiran 5
: Contoh Transaksi Mutasi Kas/Bank
Lampiran 6
: Bukti Transaksi Pembayaran Uang Kuliah
Lampiran 7
: Bukti Transaksi Bukti Penerimaan Kas
Lampiran 8
: Tampilan tombol copy untuk menjadi Transaksi fix
Lampiran 9
: Tampilan menu-menu SiKASA yang masih acak
Lampiran 10 : Flowchart Penerimaan Kas Lampiran 11 : Flowchart Pengeluaran Kas
xv
