ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA GEN-B Oleh: SEPTIAN BOFI SAPUTRA NIM : 232009091
KERTAS KERJA Diajukan Kepada Fakultas Ekonomika Dan Bisnis Guna Memenuhi Sebagian Dari Persyaratan – Persyaratan Untuk Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi
FAKULTAS
: EKONOMIKA DAN BISNIS
PROGRAM STUDI : AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA 2014
i
ii
iii
MOTTO
MIMPI ITU PERLU, KALAU KITA INGIN MAJU
iv
ABSTRACT Trading companies would not be separated from the recording of a transaction that occurs in the company. The manual recording of transactions will require a long time and not a well – organized. The lack of knowledge of transactional recording and sometimes did not record the happening of transactions will make a difference between cash notes and cash money. This study analyzed and planned an information system of the receipt and expenditure cash on the branch of trading companies. The object of this study was Gen-B shop which located in Ambarawa. This process of creating Database information systems began from the analyzing activity in the Gen-B shop. Then it planned of the design system. After that, it will plan of Database Information system by using Microsoft Access 2007 application. Based on the analysis which is doing in Gen-B shop, this transactional recording have not meet a demand yet. So, Gen-B shop was given a suggestion to use Database Information system that have been planned. The usage of that Information system can be easily to make the process of transactional recording and save the receiving data and cash expulsion on Gen-B shop.
Keyword: information system of receiving data and cash expulsion, database
v
SARIPATI Perusahaan dagang tentunya tidak lepas dari pencatatan suatu transaksi yang terjadi pada perusahaannya. Pencatatan transaksi yang masih manual akan membutuhkan waktu yang lama dan tidak terorganisir dengan baik. Kurangnya pengetahuan mengenai pencatatan transaksi dan terkadang tidak mencatat transaksi yang terjadi akan menimbulkan selisih antara catatan kas dengan uang yang ada. Penelitian ini menganalisis dan merancang sebuah sistem informasi penerimaan dan pengeluaran kas pada perusahaan dagang yang sedang berkembang. Objek pada penelitian ini yaitu Toko Gen-B yang berada di Ambarawa. Proses pembuatan sistem informasi database ini berawal dari menganalisis aktivitas yang ada di Toko Gen-B. Kemudian merancangkan desain sistemnya. Setelah itu merancang sistem informasi database dengan menggunakan aplikasi Microsoft Access 2007. Berdasarkan analisis yang dilakukan pada Toko Gen-B, pencatatan transaksi masih belum memenuhi harapan. Untuk itu Toko Gen-B diusulkan untuk menggunakan sistem informasi database yang sudah dirancangkan. Pemakaian sistem informasi tersebut dapat mempermudah proses pencatatan transaksi dan penyimpanan data penerimaan dan pengeluaran kas pada Toko Gen-B.
Kata kunci : Sistem informasi penerimaan dan pengeluaran kas, database
vi
HALAMAN PERSEMBAHAN Puji syukur saya persembahkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat, penyertaan dan anugerah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan kertas kerja ini. Kertas kerja ini dapat terselesaikan atas bantuan dari pihak-pihak yang telah memberikan dukungan dan dorongan bagi penulis. Untuk itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1.
Bapak Dalyono dan Ibu Alexandra Juwariyah selaku orang tua dan seluruh keluarga penulis yang tak henti-hentinya memberikan bantuan dan doa sehingga penulis bisa menyelesaikan kertas kerja ini.
2.
Ibu Like Soegiono SE,M.Si selaku dosen pembimbing yang dengan sabar selalu memberi nasehat, arahan dan petunjuk kepada penulis.
3.
Seluruh pengajar dan staff pegawai FEB UKSW yang telah memberikan ilmu dan pengetahuan kepada penulis selama menempuh studi.
4.
Kakak-kakakku yang selalu memberikan nasehat, motivasi dan doa.
5.
Alin Triyastuti yang selalu memberi kasih sayang, cinta, dukungan, motivasi, doa dan semangat terhadap penulis.
6.
Pemilik Toko Gen-B yang telah mersedia menjadi objek penelitian dan memberikan informasi mengenai kertas kerja ini.
7.
Ryan Wisnu Ajie yang mengajari penulis tentang aplikasi kertas kerja ini.
8.
Sahabat penulis selama berkuliah, baik yang sudah lulus maupun yang masih berjuang, Erwan, Dede, Adityo, Nafi, Giras, Andreas, Baktiar, Fuat, Brian, Adi, Bryan, Papua, Sany, Rendi, Yulius, Yuni, Monroe serta teman-teman
vii
yang tidak dapat saya sebut satu persatu. Terima kasih atas persahabatan, masukan dan kebersamaan selama ini. 9.
Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, terimakasih atas semua bantuannya.
Salatiga, 4 Februari 2014 Penulis
viii
DAFTAR ISI
Halaman Judul..................................................................................................... i Pernyataan Keaslian Karya Tulis Kertas Kerja ................................................... ii Halaman Pengesahan .......................................................................................... iii Halaman Motto.................................................................................................... iv Abstract ............................................................................................................... v Saripati ................................................................................................................ vi Halaman Persembahan ........................................................................................ vii Daftar Isi.............................................................................................................. ix Daftar Tabel ........................................................................................................ x Daftar Gambar ..................................................................................................... x 1. Pendahuluan .................................................................................................. 1 Latar Belakang ............................................................................................. 2 Manfaat Penelitian ....................................................................................... 3 2. Landasan Teori ............................................................................................. 3 Perancangan Sistem ...................................................................................... 3 Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas ..................................................... 4 3. Metode Penelitian .......................................................................................... 6 Kerangka Penelitian ...................................................................................... 9 4. Analisis dan Pembahasan ............................................................................ 10 Pemodelan Data dan Proses .......................................................................... 11 Perancangan Sistem Informasi .................................................................... 14
ix
Perancangan Database .................................................................................. 16 Keamanan Sistem Informasi ......................................................................... 67 5. Kesimpulan dan Saran ................................................................................. 16 Kesimpulan ................................................................................................... 68 Saran ............................................................................................................. 71 Keterbatasan Penelitian ................................................................................ 71 Daftar Pustaka................................................................................................... 72
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Jenis dan Sumber Data ........................................................................... 6 Tabel 2 Analisis Kebutuhan Sistem Informasi pada Gen-B ............................... 10
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. DFD (Data Flow Diagram) Level Konteks....................................... 11 Gambar 2. FDD (Functional Decomposition Diagram) ..................................... 12 Gambar 3. DFD (Data Flow Diagram) Level 0 .................................................. 13 Gambar 4. DFD (Data Flow Diagram) Level 1 Pemrosesan Pelaporan ............. 14 Gambar 5. Entity-Relationship Diagram (ERD)................................................. 15 Gambar 6.Desain Tabel Barang .......................................................................... 16 Gambar 7.Isi Tabel Barang ................................................................................. 17 Gambar 8.Desain Tabel Kas ............................................................................... 18
x
Gambar 9.Isi Tabel Kas....................................................................................... 18 Gambar 10.Desain Tabel Kas Detail ................................................................... 18 Gambar 11.Isi Tabel Kas Detail .......................................................................... 19 Gambar 12.Desain Tabel Pemindahan Kas ......................................................... 19 Gambar 13.Isi Tabel Pemindahan Kas ................................................................ 20 Gambar 14.Desain Tabel Pembelian ................................................................... 20 Gambar 15.Isi Tabel Pembelian .......................................................................... 21 Gambar 16.Desain Tabel Penjualan .................................................................... 21 Gambar 17.Isi Tabel Penjualan ........................................................................... 22 Gambar 18.Desain Tabel Pengeluaran Kas ......................................................... 23 Gambar 19.Isi Tabel Pengeluaran Kas ................................................................ 23 Gambar 20.Desain Tabel Penerimaan Kas.......................................................... 24 Gambar 21.Isi Tabel Penerimaan Kas ................................................................. 25 Gambar 22.Desain Tabel Pemasok ..................................................................... 25 Gambar 23.Isi Tabel Pemasok ............................................................................ 26 Gambar 24.Desain Tabel Kasir ........................................................................... 26 Gambar 25.Isi Tabel Kasir .................................................................................. 26 Gambar 26.Query Kas ......................................................................................... 27 Gambar 27.Query Kasir ...................................................................................... 28 Gambar 28.Query Pemasok ................................................................................ 28 Gambar 29.Query Pembelian .............................................................................. 30 Gambar 30.Query Penjualan ............................................................................... 31 Gambar 31.Query Penerimaan Kas ..................................................................... 32
xi
Gambar 32.Query Pengeluaran Kas .................................................................... 32 Gambar 33.Query Pemindahan Kas .................................................................... 33 Gambar 34.Query Pemindahan Kas Detail ......................................................... 33 Gambar 35.Crosstab Penerimaan Kas ................................................................ 34 Gambar 36.Crosstab Pengeluaran Kas ............................................................... 34 Gambar 37.Crosstab Setoran Kas ....................................................................... 35 Gambar 38.Crosstab Pemindahan Kas (Dari) ..................................................... 35 Gambar 39.Crosstab Pemindahan Kas (Ke) ....................................................... 36 Gambar 40.Formulir Barang ............................................................................... 38 Gambar 41.Formulir Kasir .................................................................................. 40 Gambar 42.Formulir Pemasok ............................................................................ 42 Gambar 43.Formulir Pengeluaran Kas ................................................................ 44 Gambar 44.Formulir Penerimaan Kas ................................................................ 46 Gambar 45.Formulir Pemindahan Kas ................................................................ 48 Gambar 46.Formulir Setoran Kas ....................................................................... 50 Gambar 47.Formulir Detail Pembelian Subform ................................................ 51 Gambar 48.Formulir Detail Penjualan Subform.................................................. 52 Gambar 49.Report Daftar Barang ....................................................................... 53 Gambar 50.Report Daftar Kasir .......................................................................... 54 Gambar 51.Report Daftar Pemasok .................................................................... 55 Gambar 52.Laporan Kas ..................................................................................... 56 Gambar 53.Laporan Pemindahan Kas................................................................. 57 Gambar 54.Laporan Setoran Kas ........................................................................ 58
xii
Gambar 55.Laporan Penerimaan Kas ................................................................. 59 Gambar 56.Laporan Pengeluaran Kas................................................................. 60 Gambar 57.Laporan Stok Barang........................................................................ 61 Gambar 58.Switchboard Menu Utama Sistem Gen-B ........................................ 63 Gambar 59.Switchboard Data Non-Transaksi .................................................... 64 Gambar 60.Switchboard Transaksi ..................................................................... 65 Gambar 61.Switchboard Menu Laporan ............................................................. 65 Gambar 62.Switchboard Laporan Non-Transaksi .............................................. 66 Gambar 63.Switchboard Laporan Transaksi ....................................................... 67
xiii
