:EKONOMIKA DAN BISNIS PROGRAM STUDI: AKUNTANSI

RANCANGAN DATABASE SISTEM INFORMASI TERKOMPUTERISASI ATAS SIKLUS PENDAPATAN DAN SIKLUS PENGELUARAN PADA HOTEL FATAMORGANA BITUNG Oleh : MONIKA APRILIA RUMOKOY NIM : 232009118

KERTAS KERJA Diajukan kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis Guna Memenuhi Sebagian dari Persyaratan-persyaratan untuk Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi

FAKULTAS

:EKONOMIKA DAN BISNIS

PROGRAM STUDI: AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA 2014 i

ii

iii

MOTTO ♥ “Aku senantiasa mengucap syukur kepada Allahku karena kamu atas kasih karunia Allah yang di anugerahkan-Nya kepada kamu dalam Kristus Yesus. Sebab didalam Dia kamu telah menjadi kaya dalam segala hal: dalam segala macam perkataan dan segala macam pengetahuan, sesuai dengan kesaksian tentang Kristus, yang telah diteguhkan diantara kamu”. (1 Korintus 1:4-7) ♥ “Sebab aku ini mengetahui rancangan-rancangan apa yang ada pada-Ku mengenai kamu, demikianlah firman TUHAN, yaitu rancangan damai sejahtera dan bukan rancangan kecelakaan, untuk memberikan kepadamu hari depan yang penuh harapan.” (Yeremia 29:11) ♥ “Serahkanlah perbuatanmu kepada TUHAN, maka terlaksanalah segala rencanamu.” (Amsal 16:3) ♥ “Seberapa besar kesuksesan anda bisa diukur dari seberapa kuat keinginan anda, setinggi apa mimpi-mimpi anda, dan bagaimana anda memperlakukan kekecewaan dalam hidup anda.”-Robert Kiyosaki ♥ “Never say “No, I can’t “ if you dont ever Try it because where there is a will, there is a way. A successful comes to the one who tries to get it, But not for the one who only expects it”-Eliza Zuzana

iv

ABSTRACT Fatamorgana hotel was using manual methods in recording and processing the transactions. As the information technology assist improve the performance of the hotel is more accurate and reliable. Based on the background of this research aims to design database applications for revenue cycle and expenditure cycle on Fatamorgana Hotel by using application XAMPPcontrol panel designed by MySQL and can be accessed by Visual Basic 6. Methods of collecting data used in this research were using interview method with its store manager and observation. Data source on this research were revenue cycle and expenditure cycle from Fatamorgana Hotel. Analysis technique of the research was using descriptive qualitative. This worksheet derive designed system by using database for inflow and outflow cycle for Fatamorgana Hotel Bitung. By applying this database system, there are some benefits, such as data storage is now centralized, transaction calculation is now automatically and resulting an ontime information. This database system application is using application XAMPPcontrol panel designed by MySQL and can be accesed by Visual Basic 6,inclusive of 19 tables, 18 forms, 14 reports and one main menu. Database system application need the owner to well managed the system, so that giving such a training for the staff is needed. Staff is also should do data backup weekly.

Key word: revenue cycle, expenditure cycle, design database

v

SARIPATI Hotel Fatamorgana menggunakan cara manual dalam pencatatan dan pengelolaan transaksi-transaksi yang terjadi. Dengan adanya teknologi informasi membantu meningkatkan kinerja hotel lebih akurat dan dapat diandalkan. Berdasarkan latar belakang tersebut penelitian ini bertujuan untuk merancang database sistem informasi terkomputerisasi atas siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada Hotel Fatamorgana Bitung dengan aplikasi XAMPPcontrol paneldirancang dengan MySQL dengan basis data menggunakan Visual Basic 6. Metode Pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu wawancara dengan manajer hotel dan observasi. Siklus pendapatan dan siklus pengeluaran dari Hotel Fatamorgana yang menjadi sumber data pada penelitian ini. Teknik analisis yang digunakan yaitu teknik deskriptif kualitatif. Kertas kerja ini menghasilkan sistem rancangan database siklus pendapatan dan siklus pengeluaran untuk Hotel Fatamorgana Bitung. Dengan adanya sistem aplikasi database ini, beberapa keuntungan yang dapat diperoleh yaitu penyimpanan data-data transaksi yang terpusat, perhitungan transaksi yang otomatis, dan penyajian informasi yang tepat waktu. Bagian-bagian yang termasuk dalam menu utama aplikasi database terdiri dari 19 tabel,18form, 14 laporan, dan sebuah main (menu utama). Penggunaan aplikasi database ini mengharuskan agar pemilik melakukan pelatihan kepada karyawan supaya dapat menjalankan aplikasi ini. Karyawan juga harus melakukan backup data setiap minggu.

Kata kunci : siklus pendapatan, siklus pengeluaran, perancangan database

vi

KATA PENGANTAR Pada perusahaan jasa, sebagian besar melakukan aktivitas bisnisnya terkait dengan siklus pendapatan dan siklus pengeluaran, begitu juga dengan hotel Fatamorgana Bitung. Aktivitas penjualan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan yang telah terjadi berkaitan erat dengan siklus pendapatan, serta aktivitas pembelian dan pembayaran barang dan jasa yang berkaitan erat dengan siklus pengeluaran. Penelitian ini dilakukan oleh penulis untuk dapat membantu Hotel Fatamorgana Bitung dalam menyelesaikan permasalahan yang dihadapi dalam proses menyimpan, menampilkan, dan mencari kembali data-data mengenai penjualan yang jumlahnya sangat banyak serta menunjang pembuatan laporan penjualan dan pembelian dalam waktu yang cepat, dan akurat. Penulis menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangan dalam penelitian dan penulisan ini. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik diharapkan juga semoga penelitian ini dapat memberikan manfaat serta menambah wawasan keilmuan di bidang ekonomi bagi pembaca dan pihak lain yang berkepentingan.

Salatiga, 24 Januari 2014

Penulis

vii

UCAPAN TERIMA KASIH Puji dan syukur atas berkat dan kasih yang Tuhan Yesus berikan sehingga memampukan penulis untukmenyelesaikan tugas akhir dengan judul “Rancangan Database Sistem Informasi Terkomputerisasi atas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran pada Hotel Fatamorgana Bitung” dengan baik. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan tugas akhir ini tidak lepas dari kekurangan, bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih kepada pihak – pihak yang telah membantu, memotivasi, memberikan doa dan dukungan untuk menyelesaikan tugas akhir ini, antara lain kepada: 1.

Mami dan om-omku tercinta, Dra. Meiko .A. Tumundo, Drs. Oktavianus W.Ch. Tumundo, dan Agustivo .J.E. Tumundo SE, M.Si serta adik-adikku tersayang Sinyo Hardiknas Rumokoy dan Syalom Tumundo Tonaas Rumokoy, terima kasih atas cinta dan kasih sayang yang selalu diberikan kepada saya dan juga doa dan semangat setiap saat.

2.

Mamaku tercinta, Dientje Pinontoan yang selalu memberikan semangat dan doa, serta papaku tersayang Almh. Drs. Karel. D. Tumundo yang menjadi motivasiku meneruskan hidup mencapai masa depan, terima kasih banyak, Tuhan selalu menjaga kita semua.

3.

Ibu Elisabeth Penti Kurniawati SE, M.Ak., selakudosen pembimbing yang telah memberi ide, saran, dukungan, dan bimbingan selama penyusunan tugas akhir ini dengan sabar.

viii

4.

Seluruh dosen Fakultas Ekonomika dan Bisnis yang setia dalam berbagi pengetahuan selama masa kuliah.

5.

Staf Tata Usaha Fakultas Ekonomika dan Bisnis serta staf Perpustakaan Umum yang membantu penulis selama kuliah di Fakultas Ekonomika dan Bisnis.

6.

Tante-tanteku yang selalu menyemangati, Venny Lengkong, dan Deisy Tampi, serta saudara-saudariku tersayang Billy, Bella, Kezia, dan Avrello, terima kasih, Tuhan berkati.

7.

Sahabat-sahabat di Salatiga, Bella, Astrid, Cintya, Ceria, Adit, Hana,, Tika,Yusthin, Wenly, Kak Nana, Kak Mitra, Arvil, Zefa, Willy, Teza, Marcel dan Hendy, yang telah menemani dalam suka dan duka, terima kasih juga atas bantuan, semangat dan doa selama ini, Tuhan berkati kita semua.

8.

Hotel Fatamorgana, Om Utu selaku manajer, terima kasih atas semua bantuan informasi yang diberikan kepada saya.

9.

Teman-teman yang membantu dalam kesulitan selama ini, Kak Ando, Edward, Sabda, dan Mas Erick. Tuhan memberkati.

10. Seluruh pihak yang membantu penyusunan tugas akhir ini yang tidak dapat disebutkan satu per satu.

ix

DAFTAR ISI Halaman

Judul ......................................................................................................................... i Pernyataan Keaslian Karya Tulis Kertas Kerja ....................................................... ii Persetujuan Kertas Kerja ........................................................................................ iii Motto ...................................................................................................................... iv Abstract ....................................................................................................................v Saripati ................................................................................................................... vi Kata Pengantar ...................................................................................................... vii Ucapan Terima Kasih........................................................................................... viii Daftar Isi ..................................................................................................................x Daftar Tabel ......................................................................................................... xii Daftar Gambar ...................................................................................................... xiii PENDAHULUAN ...................................................................................................1 Latar Belakang Penelitian ............................................................................1 Masalah Penelitian .......................................................................................3 Persoalan Penelitian.....................................................................................4 Tujuan Penelitian..........................................................................................4 Manfaat Penelitian........................................................................................5 LANDASAN TEORI ...............................................................................................5 Siklus Pendapatan ........................................................................................5 Siklus Pengeluaran .......................................................................................5 Sistem Informasi Perhotelan........................................................................6 Database ......................................................................................................6 x

Diagram Hubungan Entitas..........................................................................7 Model data REA...........................................................................................7 METODOLOGI PENELITIAN ...............................................................................8 Objek penelitian ...........................................................................................8 Jenis Data .....................................................................................................9 Teknik dan Langkah Analisis.......................................................................9 PEMBAHASAN ....................................................................................................10 Gambaran Objek Penelitian .......................................................................10 Struktur Organisasi ....................................................................................11 Rangkaian Aktivitas Siklus Pendapatan dan Pengeluaran .........................13 Perancangan Database ...............................................................................26 KESIMPULAN DAN SARAN ..............................................................................52 Kesimpulan ................................................................................................52 Saran...........................................................................................................54 Keterbatasan penelitian..............................................................................55 DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................56 Lampiran................................................................................................................59

xi

DAFTAR TABEL Tabel 1 Masalah-masalah yang terjadi.....................................................................4 Tabel2 Tugas dan Tanggung jawab tiap bagian struktur organisasi ......................12 Tabel 3 Atribut-atribut Setiap Entitas Pada Siklus Pendapatan .............................26 Tabel 4 Atribut-atribut Setiap Entitas Pada Siklus Pengeluaran ............................28 Tabel 5 Pengguna Form.........................................................................................42 Tabel 6 Pengguna Laporan.....................................................................................46 Tabel 7 Bagian-bagian dalam Menu Utama aplikasi Database .............................50

xii

DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Struktur Organisasi................................................................................11 Gambar2 FlowchartSiklus Pendapatan fasilitas kamar .........................................16 Gambar3FlowchartSiklus Pendapatan fasilitas gedung ........................................17 Gambar4 RekomendasiFlowchart Siklus Pendapatan fasilitas kamar...................20 Gambar5RekomendasiFlowchartSiklus Pendapatan fasilitas gedung ...................23 Gambar6FlowchartSiklus Pengeluaran .................................................................25 Gambar7ERD (Fully Atribute) Siklus Pendapatan dan Pengeluaran .....................29

xiii

Pendahuluan Seiring berjalannya waktu, penggunaan teknologi informasi telah menjadi suatu kebutuhan utama dalam menunjang peningkatan kinerja suatu proses bisnis usaha. Dengan adanya teknologi informasi pada setiap organisasi perusahaan akan meningkatkan kinerja perusahaan yang lebih akurat dan dapat diandalkan. Oleh sebab

itu

setiap

perusahaan

sudah

seharusnya

mempersiapkan

sistem

informasinya sebagai langkah awal bagi manajemen perusahaan untuk mengambil suatu keputusan yang sesuai dengan kebijakan dan tujuan perusahaan. Sistem informasi dapat dilakukan secara manual dan terkomputerisasi. Pada prakteknya proses manual mengolah datanya dengan menyimpan setiap transaksi pada pembukuan. Pada sistem terkomputerisasi, data disimpan dalam komputer, sehingga dengan sistem terkomputerisasi lebih memudahkan kinerja perusahaan dalam pencatatan transaksi dalam jumlah yang banyak. Salah satu masalah operasional yang sering dihadapi oleh perusahaan khususnya hotel adalah lamanya dalam memproses pencarian kamar,pemesanan kamar, dan pembelian atau perbaikan sarana. Banyaknya transaksi yang dilakukan dan disimpan akan menyulitkan perusahaan untuk melakukan manajemen data yaitu memproses pencarian kamar, pemesanan kamar, dan pembelian atau perbaikan sarana. Pengolahan data yang lama akan menyebabkan kinerja perusahaan menjadi kurang optimal. Hotel Fatamorgana berdiri pada tahun 1992 sampai sekarang, dan merupakan salah satu bidang usaha yang bergerak pada jasa perhotelanyang beralamat di Jl. Samuel Languyu No. 14 Winenet Dua-Kota Bitung Sulawesi

1

Utara. Dengan ketersediaan unit kamar sebanyak ± 120 kamar dengan tingkat hunian mencapai ≤70 unit kamar per hari, membuat karyawan mengalami kesulitan dalam mengolah data-data transaksi tersebut. Penggunaandatabase

dapat membantu mempercepat pencatatan dan

penyajian informasi. Dalam penyajian informasi menggunakan database mempermudah pemilik dalam memeriksa informasi kamar yang sering dipesan, pemilik juga dapat melihat nama-nama pelanggan yang sering memesan kamar, dan mempercepat proses pengambilan keputusan oleh pemilik.Sehingga penerapan sistem informasi terkomputerisasi atas siklus pendapatan dan pengeluaran pada Hotel Fatamorgana Bitung dapat mempercepat proses penyusunan, perhitungan, dan pemeriksaan data. Untuk menunjang aktivitas transaksi pada hotel, memerlukan sistem informasi hotel yang baik.Transaksi hotel sehari-hari adalah menerima tamu (check in), mendata tagihan tamu, dan pembayaran tamu.Kemudian dari transaksi tersebut pemilik memeriksa kembali data-data transaksi yang telah dicatat oleh karyawan.Transaksi pendapatan dan pengeluaran menjadi transaksi utama pada Hotel Fatamorgana Bitung yang membuat penyajian informasi membutuhkan waktu lama. Dengan adanya sistem informasi hotel maka pihak hotel dan pemilik akan sangat terbantu dalam menyelesaikan tugas dan pekerjaannya. Perangkat yang saat ini dimiliki oleh Hotel Fatamorgana adalah komputer dengan spesifikasi Monitor, Processor Intel (R) Core (TM) 2 Duo CPU 1.80 GHz, Harddisk 80 GB, RAM 512 MB, Mouse dan Keyboard , dan Printer. Perangkat

2

ini dapat dioptimalkan untuk merancangkan database sistem informasi atas siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada Hotel Fatamorgana Bitung. Hotel Fatamorgana mempunyai beberapa siklus operasi dasar transaksi seperti siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus keuangan, dan siklus sumber daya manusia / penggajian. Aktivitas operasi jasa hotel ini lebih banyak pada aktivitas penjualan jasa hotel dan aktivitas pembelian kebutuhan hotel, sehingga fokus pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. Pada siklus pendapatan Hotel Fatamorgana memiliki beberapa aktivitas pencatatan transaksi, seperti : pemesanan kamar hotel, tamu, penjualan fasilitas hotel lain, dan penyewaan gedung. Sedangkan beberapa aktivitas pencatatan transaksi pada siklus pengeluaran, yaitu pembelian atau perbaikan sarana hotel, pengeluaran lain-lain dan supplier. Banyaknya aktivitas transaksi pada Hotel Fatamorgana yang dilakukan secara manual, misalnya dalam memproses pencarian kamar membuat karyawan membutuhkan waktu sehingga menyebabkan reservasi yang dilakukan oleh tamu menjadi lama. Permasalahan lainnya adalah dalam pembuatan laporan harian maupun bulanan. Banyaknya data-data transaksi seperti transaksi pemesanan kamar, pemesanan gedung, fasilitas hotel lain, data transaksi pembelian atau perbaikan sarana menjadi masalah bagi karyawan karena banyaknya data-data membuat penyusunan laporan oleh karyawan menjadi lama sehingga dalam pengambilan keputusan oleh pemilik membutuhkan waktu yang lama. Oleh sebab itu, masalah penelitian yang penulis angkat adalah Bagaimana Rancangan Database Sistem Informasi Terkomputerisasi Atas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Pada Hotel Fatamorgana Bitung.

3

Berikut ini adalah tabel masalah yang sering dihadapi adalah : Tabel 1 Masalah-masalah yang sering terjadi Pada Hotel Fatamorgana Keterangan

Masalah

Menyimpan data

Banyaknya data penjualan dan pembelian membuat karyawan kesulitan menyimpan datadata sehingga ada beberapa data penjualan dan pembelian yang lupa untuk disimpan. Banyaknya kamar membuat karyawan membutuhkan waktu lama dalam mengecek ketersediaan kamar yang masih kosong Pemilik kesulitan dan membutuhkan waktu yang lama dalam mencari data-data penjualan yang jumlahnya sangat banyak Banyaknya laporan penjualan dan pembelian yang dicatat oleh karyawan, membuat pemilik membutuhkan waktu lama dalam pengambilan keputusan.

Menampilkan data kamar Mencari data Laporan penjualan dan pembelian

Berdasarkan masalah penelitian di atas yang menjadi persoalan penelitian yang hendak dikaji adalah sebagai berikut: a. Bagaimana gambaran siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada Hotel Fatamorgana Bitung? b. Bagaimana perancangan database sistem informasi terkomputerisasi pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada Hotel Fatamorgana Bitung?

Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah untuk merancang database sistem informasi terkomputerisasi pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada Hotel Fatamorgana Bitung, agar penyajian informasinya lebih akurat dan tepat waktu.

4

Manfaat yang didapat dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Membantu karyawan mencatat dan menyajikan informasi kamar, dan informasi pelayanan jasa lainnya. 2. Membantu dan mempermudah pemilik memeriksa laporan setiap transaksi yang telah dicatat karyawan. 3. Membantu pemilik untuk pengambilan keputusan informasi secara cepat dan akurat.

Landasan Teori Siklus Pendapatan Menurut Romney & Steinbart (2011 :354) siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa kepada para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. Dengan demikian, siklus pendapatan merupakan proses yang dilakukan perusahaan yang terdiri dari transaksi-transaksi untuk menyediakan barang atau jasa kepada entitas lain untuk memperoleh penerimaan kas dari pemberian barang atau jasa ke entitas terrsebut.

Siklus Pengeluaran Siklus pengeluaran adalah suatu aktivitas berulang atas aktivitas bisnis dan proses data, yang terkait dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa. Menurut Romney& Steinbart (2011:74) siklus pengeluaran adalah rangkaian

5

kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk dapat berfungsi dengan baik. Dokumen yang dipakai untuk mencatat data kegiatan pada siklus pegeluaran adalah daftar permintaan barang, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan cek.

Sistem Informasi Perhotelan Menurut Abduh (2005 : 15) sistem informasi perhotelan adalah sistem yang mengelola proses yang ada pada penginapan seperti hotel, wisma, dan jenis penginapan lainnya dengan terkomputerisasi yang dapat memudahkan pengelola hotel dalam menjalankan proses perhotelan yang berupa pemesanan kamar hingga menghasilkan suatu faktur pembayaran hingga laporan keuangan berdasarkan periode-periode tertentu. Sistem ini akan menyediakan laporan tentang banyaknya tamu yang menginap, lama menginap, tingkat hunian, dan banyak fasilitas yang digunakan oleh tamu tersebut.

Database Database dibangun untuk mengatasi masalah yang berhubungan dengan file. Menurut Roomey dan Steinbart (2011 : 95), database adalah suatu gabungan file yang saling berhubungan dan dikoordinasi secara terpusat.

6

Tujuan awal dan utama dalam pengolahan data pada sebuah database adalah agar dapat menentukan kembali data dengan mudah dan cepat. Pemanfaatan database dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan yaitu kecepatan

dan

kemudahan,

efisiensi

ruang

penyimpanan,

keakuratan,

ketersediaan, kelengkapan, keamanan dan kebersamaan pemakai (Fathansyah, 2007 : 5).

Diagram Hubungan Entitas Menurut Roomey dan Steinbart (2011 : 134) diagram hubungan entitas (entity-relationship diagram atau yang sering disebut ERD) merupakan suatu teknik grafis yang menggambarkan skema database. Disebut ERD karena diagram tersebut menunjukkan berbagai entitas yang dimodelkan, serta hubungan antar-entitas tersebut. ERD tidak hanya menunjukkan isi dari suatu database, tetapi juga secara grafis merupakan model sutau organisasi. Jadi, ERD dapat dipergunakan tidak hanya untuk mendesain database, tetapi juga untuk mendokumentasikan dan memahami database yang telah ada, serta untuk mengubah secara total proses bisnis.

Model data REA (Resource Event Agent) Menurut Romney dan Steinbart (2011 : 134) model data REA secara khusus dipergunakan dalam desain database sistem informasi akuntansi sebagai alat pembuatan model konseptual yang fokus pada aspek bisnis yang mendasari

7

aktivitas rantai nilai suatu organisasi-organisasi. Model data REA mengklasifikasi entitas ke dalam tiga kategori, yaitu : sumber daya (resource) yang didapat dan dipergunakan organisasi, kegiatan (event) atau aktivitas bisnis yang dilakukan organisasi, dan pelaku (agent) yang terlibat dalam kegiatan tersebut. Dalam data REA, entitas sumber daya (resource) adalah hal-hal yang memiliki nilai ekonomi bagi organisasi.Entitas kegiatan (event) adalah berbagai aktivitas bisnis yang informasinya ingin dikumpulkan perusahaan untuk tujuan perencanaan dan pengendalian. Sedangkan pelaku (agent) adalah entitas jenis ketiga dalam model REA. Pelaku adalah orang-orang dan organisasi yang terlibat dalam kegiatan yang informasinya ingin didapatkan untuk tujuan perencanaan, pengendalian, dan evaluasi.

Metodologi Penelitian Objek Penelitian Objek yang digunakan dalam penelitian ini adalah Hotel Fatamorgana Bitung yang usahanya bergerak dibidang jasa. Dipilihnya usaha jasa hotel sebagai objek penelitian karena pemilik hotel tidak terjun langsung di lapangan, mereka hanya mengandalkan kepercayaan pada karyawan saja dalam mengelola usahanya. Dengan tidak adanya pengawasan langsung dari pemilik, maka perlu adanya pengelolaan data yang lebih baik yang dapat mengurangi resiko kesalahan dalam pencatatan, memudahkan pencatatan transaksi dan penyimpanan transaksi, dapat menghasilkan informasi laporan keuangan secara akurat dan tepat waktu, serta mempercepat pengambilan keputusan.

8

Jenis Data Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Data primer adalah data yang dikumpulkan melalui penelitian lapangan dan mengelolanya sendiri (Supramono dan Utami, 2003:24). Data primer yang diambil adalah hasil wawancara pada manajer hotel dan hasil observasi pada saat karyawan mencatat transaksi mengenai siklus pendapatan dan siklus pengeluaran Hotel Fatamorgana Bitung. Sedangkan data sekunder mengacu pada informasi yang dikumpulkan dari sumber yang telah ada (Sekaran, 2006 : 315). Data sekunder dalam penelitian ini adalah catatan atau dokumen yang berhubungan dengan aktivitas pendapatan dan pengeluaran pada Hotel Fatamorgana seperti nota tagihan pembayaran, buku laporan pemesanan kamar, laporan penerimaan kas dan laporan pengeluaran kas.

Teknik dan Langkah Analisis Teknik analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik deskriptif kualitatif. Langkah analisis yang dilakukan penelitian ini adalah : a. Mengidentifikasi entitas yang berhubungan dengan siklus pendapatan dan pengeluaran pada Hotel Fatamorgana b. Menggambarkan relasi antar entitas dan kardinalitasnya. c. Merancang database siklus pendapatan dan siklus pengeluaran Hotel Fatamorgana Bitung. 1.) Membuat tabel,query,form,report, dan switchboard 2.) Membuat perintah-perintah dari langkah pertama

9

d. Mengimplementasikan sistem informasi yang baru dengan memasukkan data transaksi dari hotel untuk menguji kelayakan database sistem informasi yang baru.

Hasil Penelitian dan Pembahasan Gambaran Objek Penelitian Hotel Fatamorgana merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa berdiri pada tahun 1992 yang beralamat di Jl. Samuel Languyu No. 14 Winenet Dua-Kota Bitung Sulawesi Utara.Pemimpin dan pendiri Hotel Fatamorgana adalah Alm. Bapak Karel Dengah Tumundo. Sejak meninggalnya Bapak Karel Dengah Tumundo, Hotel Fatamorgana sekarang dipimpin dan dijalankan oleh dua anaknya yaitu Meiko Altje Tumundo dan Agustivo Jose Imanuel Tumundo. Sarana hotel yang tersedia antara lain adanya tempat parkir yang memadai, jalan lingkungan (komplek hotel) yang luas, adanya beberapa kamar hotel yang dilengkapi dengan garasi mobil untuk tamu yang menginap,adanya aula yang bisa di pakai untuk rapat dan acara lainnya. Sedangkan kebutuhan prasarana antara lain ruang lobby, perlengkapan yang cukup, kebersihan dan kenyamanan hotel, penyediaan perlengkapan kebutuhan tamu hotel, serta pelayanan sarapan pagi untuk tamu hotel yang menginap. Hotel Fatamorgana awalnya hanya memiliki jumlah kamar yaitu 25 kamar.Namun dengan berjalannya waktu usaha yang dihasilkan Hotel Fatamorgana sampai sekarang jumlah kamarnya semakin bertambah banyak.

10

Hotel Fatamorgana menambah kamarnya dengan memperluas lahan usahanya sehingga sekarang Hotel Fatamorgana memiliki ± 120 kamar dan 1 gedung besar yang nantinya di sewakan untuk kegiatan seperti meeting, resepsi pernikahan, dan lain-lain. Karyawan yang dimiliki adalah 7 karyawan laki-laki. Struktur Organisasi Hotel Fatamorgana

Pemilik Hotel 1

Pemilik Hotel 2

Manajer Hotel

Bagian Penjualan Kamar

Bagian Penjualan Gedung

Bagian Keuangan Penjualan Kamar

Bagian Keuangan Penjualan Gedung

Gambar 1 Struktur Organisasi Hotel Fatamorgana Bitung Sumber : Hasil Wawancara kepada Manajer Hotel

11

Beberapa tugas dari masing-masing bagian dalam struktur organisasi diatas : Tabel 2 Tugas dan Tanggung Jawab per Bagian Pada Hotel Fatamorgana Bagian

Tugas dan Tanggung jawab

Pemilik 1

• • • • • • •

Pemilik 2

• • • • • •

Manajer Hotel

• • • •

Bagian Penjualan • • Kamar Bagian Penjualan • • Gedung Bagian Keuangan Penjualan Kamar

• •

Bertanggung jawab penuh terhadap seluruh aktivitas hotel Pengambilan keputusan penuh atas pendapat dari bawahan Memeriksa pembukuan kas atas transaksi penyewaan kamar dan pembelian yang dicatat oleh bagian keuangan penjualan kamar. Memeriksa pembukuan kas atas transaksi penyewaan gedung yang dicatat oleh bagian keuangan penjualan gedung. Mengawasi dan mengevaluasi kinerja manajer dan karyawan Melakukan pembelian peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan hotel dan karyawan Mengurusi pemberian gaji karyawan Bertanggung jawab penuh terhadap seluruh aktivitas hotel Pengambilan keputusan penuh atas pendapat dari bawahan Memeriksa pembukuan kas atas transaksi penyewaan kamar dan pembelian yang dicatat oleh bagian keuangan penjualan kamar. Mengawasi dan mengevaluasi kinerja manajer dan karyawan Melakukan pembelian peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan hotel dan karyawan Mengurusi pemberian gaji karyawan Mengawasi kinerja karyawan Membantu pemilik melakukan pembelian perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan hotel dan karyawan Mencatat dan membuat laporan pembukuan kas transaksi penyewaan kamar dan pembelian yang diberikan bagian keuangan penjualan kamar. Mencatat dan membuat laporan pembukuan kas transaksi penyewaan gedung dan mencatat pembelian yang diberikan bagian keuangan penjualan gedung Mencatat semua pesanan kamar dari tamu Menagih piutang tamu Mencatat semua pesanan gedung dari tamu Menagih piutang tamu Menerima dan mencatat semua transaksi terkait dengan pembelian dan penjualan kamar Mencatat dan melaporkan jumlah pendapatan dan pengeluaran kepada manajer

12

Bagian Keuangan Penjualan Gedung

• •

Menerima dan mencatat semua transaksi terkait dengan penyewaan gedung Mencatat dan melaporkan jumlah pendapatan dan pengeluaran kepada manajer

Rangkaian Aktivitas Siklus Pendapatan, dan Pengeluaran Siklus Pendapatan a. Siklus Pendapatan untuk fasilitas kamar hotel 1. Siklus Pendapatan kamar hotel dimulai ketika ada pesanan dari tamu melalui telepon atau tamu yang datang langsung ke hotel 2. Setelah menerima pesanan maka karyawan bagian pelayanan kamar mengecek ketersediaan kamar sesuai spesifikasi kamar dari tamu. Apabila kamar

penuh/tidak

tersedia

kamar,

maka

karyawan

langsung

memberitahukannya kepada tamu . 3. Apabila kamar tersedia/ada kamar yang kosong maka bagian penjualan kamar hotel akan mencatat pesanan kamar sesuai spesifikasi pesanan kamar dari tamu ke daftar pesanan kamar kemudian daftar pesanan kamar yang tersedia di berikan kepada bagian keuangan penjualan kamar 4. Bagian keuangan penjualan kamar menerima daftar pesanan kamar dari bagian penjualan kamar, kemudian membuat nota penjualan kamar

13

5. Setelah membuat nota penjualan kamar rangkap tiga, maka nota penjualan rangkap 1 dan rangkap 2, dengan daftar pemesanan kamar diberikan kepada bagian penjualan kamar untuk diproses 6. Sedangkan nota penjualan rangkap 3 disimpan di bagian keuangan penjualan kamar sebagai arsip 7. Setelah nota penjualan kamar dua rangkap dan daftar pesanan kamar diterima bagian penjualan kamar, karyawan bagian pelayanan kamar mengantarkan tamu ke kamar pesanannya dan memberikan nota penjualan kamar rangkap 1. 8. Sedangkan nota penjualan kamar rangkap 2 dengan daftar pesanan kamar disimpan di bagian penjualan sebagai arsip. b. Siklus Pendapatan untuk non fasilitas kamar hotel 1. Siklus Pendapatan untuk penyewaan gedung dimulai ketika ada pesanan dari tamu melalui telepon atau tamu yang langsung datang menyewa 2. Setelah menerima pesanan maka karyawan bagian pelayanan gedung mengecek ketersediaan gedung, apakah tanggal yang dipesan tamu tersebut sudah dipesan atau belum. Apabila sudah dipesan sebelumnya, maka karyawan bagian pelayanan gedung langsung memberitahukannya kepada tamu.

14

3. Apabila gedung tersebut belum di pesan maka karyawan bagian pelayanan gedung mencatat pesanan gedung di daftar pesanan gedung kemudian diberikan ke bagian keuangan penjualan gedung 4. Daftar pesanan gedung yang di berikan bagian penyewaan gedung, oleh bagian keuangan penyewaan gedung dibuat nota penyewaan gedung tiga rangkap 5. Kemudian nota penyewaan gedung rangkap 1 dengan rangkap 2, dan daftar pesanan gedung diberikan ke bagian penyewaan gedung 6. Sedangkan nota penyewaan gedung rangkap 3 disimpan sebagai arsip 7. Setelah nota penyewaan gedung rangkap 1 dengan rangkap 2, dan daftar pesanan gedung yang diterima bagian penyewaan gedung, maka karyawan bagian pelayanan gedung memproses gedung dengan mendekor gedung sesuai dengan pesanan tamu 8. Setelah mendekor gedung sesuai dengan pesanan tamu, nota penyewaan gedung rangkap 2 dan daftar pesanan gedung disimpan sebagai arsip oleh bagian penjualan gedung. Sedangkan nota penyewaan gedung rangkap 1 diberikan kepada tamu sebagai bukti pembayaran penyewaan gedung Berikut ini adalah gambaran flowchart Siklus Pendapatan di Hotel Fatamorgana Bitung

15

Gambar 2 Flowchart Siklus Pendapatan Untuk Fasilitas Kamar Hotel Fatamorgana

FLOWCHART SIKLUS PENDAPATAN UNTUK FASILITAS KAMAR HOTEL BAGIAN PENJUALAN

BAGIAN KEUANGAN

TAMU

A

DAFTAR PESANAN KAMAR


MENGECEK PERSEDIAAN

MEMBUAT NOTA PENJUALAN KAMAR

Tersedia atau tidak TIDAK TERSEDIA

2

TERSEDIA

3


1 NOTA PENJUALAN KAMAR



A N

TAMU

B B

2 1


NOTA PENJUALAN KAMAR

MENGATAR TAMU KE KAMAR



2

KU NC IK

AM AR

TAMU N

16

Gambar 3 Flowchart Siklus Pendapatan Untuk Fasilitas Gedung Hotel Fatamorgana

17

Dalam siklus pendapatan untuk fasilitas kamar ini menggunakan dokumen daftar pesanan kamar dan nota penjualan kamar. Daftar pesanan kamar berisi nama hotel, alamat hotel, nomor telepon hotel, tanggal masuk (check in), jam masuk (check in), dan keterangan untuk nama kantor yang belum didata. Nota penjualan kamar berisi nama hotel, alamat hotel, nomor telepon hotel, jam check in, jam check out, nomor kamar, harga hotel per malam, harga restaurant, harga laundry, pajak, total harga, tanda-tangan dari karyawan yang menangani transaksi tersebut. •

Kelemahan dan rekomendasi siklus pendapatan Karyawan harus mengecek secara manual persediaan kamar terlebih

dahulu saat pelanggan memesan kamar dan menyebutkan spesifikasi kamar yang diinginkan. Jika kamar dengan spesifikasi tersebut tidak tersedia, maka karyawan akan memberitahukan kepada pelanggan. Setelah menggunakan database, karyawan cukup mengecek melalui database ketersediaan kamar, sehingga waktu yang dibutuhkan untuk memberikan informasi kepada pelanggan lebih cepat. Jika kamar yang dipesan pelanggan tersedia, maka akan dibuatkan nota penjualan 3 rangkap. Nota penjualan rangkap 1 dan kamar akan diberikan kepada pelanggan sedangkan nota penjualan rangkap 2 dan 3 akan disimpan urut nomor nota dalam tumpukan nota-nota lainnya. Setelah menggunakan database maka transaksi dalam nota penjualan rangkap 1 akan diinput kedalam file penjualan kamar untuk memperbaharui data yang tersimpan dalam database.

18

Pada saat check in,pelanggan akan diminta untuk membayar DP kamar dan karyawan akan mencatatnya kedalam daftar pesanan kamar. Setelah pelanggan akan check out, pelanggan akan membayar sisa uang dan karyawan akan mencatat kedalam nota penjualan kamar . Setelah menggunakan database maka akan langsung diinput dalam file penerimaan kas untuk memperbaharui data yang tersimpan dalam database. Kelemahan dalam siklus pendapatan yang lama dapat diperbaiki dengan rekomendasi yang tertera dalam siklus pendapatan yang baru bagi Hotel Fatamorgana, yaitu :

19

Gambar 4 Flowchart Rekomendasi Siklus Pendapatan Untuk Fasilitas Kamar Hotel Fatamorgana FLOWCHART SIKLUS PENDAPATAN UNTUK FASILITAS KAMAR HOTEL BAGIAN PENJUALAN

BAGIAN KEUANGAN

TAMU

A



MENGECEK PERSEDIAAN

File persediaan kamar

MEMBUAT NOTA PENJUALAN KAMAR

File Penjualan kamar

Tersedia atau tidak TIDAK TERSEDIA

2

TERSEDIA

3





A N

TAMU

B B

2 1


NOTA PENJUALAN KAMAR

MENGATAR TAMU KE KAMAR



2

KU NC IK

AM AR

TAMU N

20

Dalam siklus pendapatan fasilitas gedung ini pencatatan transaksinya menggunakan buku daftar pesanan gedung, dan nota penjualan gedung.Daftar pesanan gedung ini hanya berisi tanggal pemesanan gedung, jam, dan keterangan fasilitas gedung yang dipesan. Sedangkan nota penjualan gedung berisikan nama hotel, alamat hotel, nomor telepon hotel, nama gedung,tanggal pembayaran. keterangan pemakaian, fasilitas yang dipakai, harga fasilitas,pajak, total harga, tanda-tangan karyawan yang menangani transaksi tersebut. •

Kelemahan dan rekomendasi siklus pendapatan Karyawan harus mengecek secara manual persediaan gedung sesuai

tanggal yang dipesan. Jika gedung pada tanggal yang dipesan tersebut tidak tersedia, maka karyawan akan memberitahukan kepada pelanggan. Setelah menggunakan

database,

karyawan

cukup

mengecek

melalui

database

ketersediaan gedung, sehingga waktu yang dibutuhkan untuk memberikan informasi kepada pelanggan lebih cepat. Jika gedung yang dipesan pelanggan tersedia, maka akan dibuatkan nota penjualan 3 rangkap. Nota penjualan rangkap 1 dan kamar akan diberikan kepada pelanggan sedangkan nota penjualan rangkap 2 dan 3 akan disimpan urut nomor nota dalam tumpukan nota-nota lainnya. Setelah menggunakan database maka transaksi dalam nota penjualan rangkap 1 akan diinput kedalam file penjualan gedung untuk memperbaharui data yang tersimpan dalam database.

21

Pada saat pemesanan,pelanggan akan diminta untuk membayar DP gedung sebagai tanda jadi dan karyawan akan mencatatnya kedalam daftar pesanan gedung. Setelah pelanggan selesai menggunakan gedung, pelanggan akan membayar sisa uang dan karyawan akan mencatat kedalam nota penjualan kamar . Setelah menggunakan database maka akan langsung diinput dalam file penerimaan kas untuk memperbaharui data yang tersimpan dalam database. Kelemahan dalam siklus pendapatan yang lama dapat diperbaiki dengan rekomendasi yang tertera dalam siklus pendapatan yang baru bagi Hotel Fatamorgana, yaitu :

22

Gambar 5 Flowchart Rekomendasi Siklus Pendapatan Untuk Fasilitas Gedung Hotel Fatamorgana

23

Siklus Pengeluaran 1. Manajer melakukan pemesanan kepada supplier 2. Supplier menerima pesanan pembelian dan membuat nota pembelian rangkap tiga. Rangkap 2 disimpan oleh supplier, rangkap 1 diberikan pada bagian penjualan yang disimpan urut nomor dan rangkap 3 diberikan pada bagian pengangkutan. 3. Supplier melakukan pengiriman barang kepada hotel 4. Karyawan bagian keuangan hotel mengecek kembali pengiriman barang 5. Bagian penjualan hotel menerima pengiriman barang dan menyimpan stok 6. Setelah itu, karyawan bagian keuangan akan membayar pembeliannya dan bagian keuangan akan menerima nota pembelian yang akan disimpan dalam arsip pengeluaran kas.

24

Berikut ini adalah gambaran flowchart Siklus Pengeluaran di Hotel Fatamorgana Bitung Gambar 6 Flowchart Siklus Pengeluaran Hotel Fatamorgana

25

Database Hotel Fatamorgana Bitung 1. Siklus Pendapatan Siklus pendapatan pada Hotel Fatamorgana Bitung memiliki beberapa entitasyaitu : a. Agent yang terdiri dari tamu, supplier, dan karyawan b. Event yang terdiri dari reservasi kamar, reservasi gedung, transaksi penjualan,

pemesanan

makanan

dan

minuman,

transfer,

dan

penerimaan kas c. Resource yang terdiri dari Fasilitas kamar, data kamar, fasilitas gedung, fasilitas lain, kas, dan bank Pada setiap entitas memiliki beberapa atribut yang terdiri dari primary key dan atribut yang mengikutinya.Berikut ini merupakanatribut-atribut setiap entitas pada siklus pendapatan Hotel Fatamorgana. Tabel 3 Atribut-atribut Setiap Entitas Pada Siklus Pendapatan Hotel Fatamorgana Entitas

Atribut

Tamu

Nomor tamu (primary key); nama tamu; alamat tamu; nomor telepon, alamat email; jumlah DP; tgl reservasi; dan jenis reservasi Kode karyawan (primary key); nama karyawan; no. KTP; alamat; nomor telepon; jabatan; username; password Kode fasilitas kamar (primary key); nama kelas; jenis fasilitas; dan harga kelas kamar Kode kamar (primary key); nomor kamar; kode fasilitas kamar (foreign key)

Karyawan Fasilitas Kamar Kamar

26

Fasilitas Gedung Kas Fasilitas lain Reservasi kamar Reservasi gedung

Transaksi kamar

Kode fasilitas gedung (primary key); jenis fasilitas gedung; dan harga gedung Kode kas (primary key); tanggal kas; keterangan; debet; kredit; kode karyawan (foreign key); kode bank (foreign key) Kode fasilitas lain (primary key); nama fasilitas; harga; jenis fasilitas Kode reservasi kamar (primary key); tanggal resrvasi; kode fasilitas kamar (foreign key); tgl check in; tgl check out; total harga; nomor tamu (foreign key); status; kode kamar (foreign key) Kode reservasi gedung (primary key); nomor tamu (foreign key); tgl reservasi; total harga; lama sewa; harga; kode fasilitas gedung (foreign key); status; tgl keluar Kode transaksi kamar (primary key); tgl transaksi;kode karyawan (foreign key); total harga; discount

Transaksi Kode kamar (foreign key); tgl check in; tgl check out; harga; kode

Detail Kamar

transaksi kamar (foreign key); kode reservasi kamar (foreign key)

Transaksi Gedung

Kode transaksi gedung (primary key); tgl transaksi; kode reservasi gedung (foreign key); kode karyawan (foreign key); total harga; discount

Check Out

Kode Check Out (primary key); nomor tamu (foreign key); nama tamu; alamat tamu; DP kamar; DP gedung; discount kamar; discount gedung; total biaya kamar; total biaya gedung; pembayaran

Detail Check out

Kode Check Out(foreign key); keterangan; quantity; harga; total

Makanan

Kode makanan (primary key); nomor tamu (foreign key); kode fasilitas lain (foreign key); harga; tgl pesan; quantity; total harga; status

Bank

Kode bank (primary key); nomor rekening; nama bank; nama pemilik; cabang; jumlah; keterangan

2. Siklus Pengeluaran Siklus pengeluaran Hotel Fatamorgana memiliki beberapa entitas yaitu : 1. Agent yang terdiri dari karyawan dan supplier 2. Event yang terdiri dari pembelian dan perbaikan sarana, biaya lain, dan pengeluaran kas

27

3. Resource yang terdiri dari kas Pada setiap entitas memiliki beberapa atribut yang terdiri dari primary key dan atribut yang mengikutinya.Berikut ini merupakan atribut-atribut setiap entitas pada siklus pengeluaran Hotel Fatamorgana. Tabel 4 Atribut-atribut Setiap Entitas Pada Siklus Pengeluaran Hotel Fatamorgana Entitas

Atribut

Supplier

Kode supplier (primary key); nama supplier; nama toko; alamat toko; dan nomor telepon

Karyawan

Kode karyawan (primary key); nama karyawan; no. KTP; alamat; nomor telepon; jabatan; username; password

Pembelian

Kode pembelian (primary key); tanggal pembelian; kode karyawan (foreign key); kode supplier (foreign key); keterangan; harga

Kas

Kode kas (primary key); tanggal kas; keterangan; debet; kredit; kode karyawan (foreign key); kode bank (foreign key)

Biaya lain

Kode biaya lain (primary key); kode karyawan (foreign key); tgl pembayaran; total; kode keterangan biaya lain (foreign key)

Keterangan Biaya lain

Kode keterangan biaya lain (primary key); keterangan biaya lain; klasifikasi

Mutasi Kas

Kode mutasi kas (primary key); dari kas; ke kas; jumlah; tanggal; kode karyawan (foreign key)

Berikut ini adalah hubungan antar entitas siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada Hotel Fatamorgana :

28

Gambar 7 Hubungan Antar Entitas (ERD) Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Hotel Fatamorgana

29

Pembahasan Table a. Table fasilitas kamar Table fasilitas kamar digunakan untuk menyimpan fasilitas tiap kamar. Tabel fasilitas kamar terdiri dari empat field yaitu kode fasilitas kamar, nama kelas, jenis fasilitas, harga kelas kamar. Kode fasilitas kamar berisi kode fasilitas yang tersedia pada tiap kamar, nama kelas berisi nama kelas kamar, jenis fasilitas berisi fasilitas yang tersedia, harga kelas per kamar berisi harga kamar per malam untuk tiap kelas.Table Fasilitas kamar berguna sebagai daftar untuk mengetahui fasilitas-fasilitas tiap kamar Hotel Fatamorgana. b. Table Fasilitas gedung Table fasilitas gedung digunakan untuk menyimpan data gedung.Tabel fasilitas gedung terdiri dari tiga field yaitu kode fasilitas gedung, jenis fasilitas, dan harga gedung. Kode fasilitas gedung menunjukkan kode fasilitas gedung yang tersedia, jenis fasilitas berisi nama fasilitas, dan harga gedung berisi harga gedung menurut fasilitas yang tersedia.Table Fasilitas gedung berguna sebagai daftar untuk mengetahui tiap fasilitas gedung yang ada pada Hotel Fatamorgana. c. Table fasilitas lain Table fasilitas lain digunakan untuk menyimpan fasilitas laundry dan pembelian makanan dan minuman. Tablefasilitas lain terdiri dari empatfield yaitu kode fasilitas lain, nama fasilitas lain, harga, dan jenis fasilitas. Kode

30

fasilitas lain berisi kode fasilitas lain yang dipakai, nama fasilitas lain menunjukkan nama fasilitas tambahan, harga berisi harga tiap fasilitas yang dipakai, dan jenis fasilitas berisi jenis dari tiap nama fasilitas lain.Table fasilitas lain berguna sebagai daftar untuk mengetahui tiap fasilitas hotel lainnya seperti makanan, minuman, dan laundry yang tersedia pada Hotel Fatamorgana. d. Table Bank Table bank digunakan untuk menyimpan uang yang diterima.Table bank terdiri dari tujuhfield yaitu, kode bank, nomor rekening, nama bank, nama pemilik, cabang,jumlah, dan keterangan.Table bank berguna sebagai daftar bank yang dimiliki oleh Hotel Fatamorgana. e. Table data kamar Table data kamar digunakan untuk menyimpan data kamar.Table data kamar terdiri dari tiga field yaitu kode kamar, nomor kamar, kode fasilitas kamar.Kode kamar berisi kode dari tiap kamar, nomor kamar berisi nomor kamar hotel, dan kode fasilitas kamar menunjukkan kode untuk fasilitas ditiap-tiap kamar. Table data kamar berguna sebagai daftar data-data kamar yang tersedia pada Hotel Fatamorgana. f. Table karyawan Table karyawan digunakan untuk menyimpan data karyawan hotel.Table karyawan terdiri dari delapanfield yaitu kode karyawan,

31

namakaryawan, nomor KTP, alamat, nomor telepon, jabatan, username, dan password.Tablekaryawan berguna sebagai daftar data-datakaryawan yang bekerja di Hotel Fatamorgana g. Tablesupplier Tablesupplier merupakan table yang digunakan untuk menyimpan data supplier.Table ini terdiri dari lima field yaitu kode supplier, nama supplier, nama toko, alamat toko, nomor telepon supplier.Tablesupplier berguna sebagai daftar data supplier Hotel Fatamorgana. h. Table tamu Table tamu merupakan table yang digunakan untuk menyimpan data tamu.Table ini terdiri dari delapan field yaitu nomor tamu, nama tamu, alamat tamu, telepon tamu, alamat email, jumlah DP, tanggal reservasi, jenis reservasi .Table tamu berguna sebagai daftar data-data tamu yang pernah melakukan transaksi di Hotel Fatamorgana . i. Table transaksi kamar Table transaksi kamar merupakan table yang digunakan untuk menyimpan data transaksi kamar.Table ini terdiri dari lima field yaitu kode transaksi kamar, tanggal transaksi, kode karyawan, total harga, dan discount.Table transaksi kamar berguna sebagai daftar transaksi-transaksi kamar yang terjadi di Hotel Fatamorgana.

32

j. Table Detail Transaksi Kamar Tabledetail transaksi kamar merupakan table yang digunakan untuk menyimpan detail data transaksi kamar.Table ini terdiri dari enam field yaitu kode kamar, tanggal check in, tanggal check out, harga, kode transaksi kamar,dan kode transaksi gedung. Table detail transaksi kamar berguna sebagai daftar detail transaksi kamar yang terjadi di Hotel Fatamorgana. k. Table Transaksi Gedung Tabletransaksi gedung digunakan untuk menyimpan data transaksi gedung.Tabletransaksi gedung terdiri dari enamfield yaitu, kode transaksi gedung, tanggal transaksi, kode reservasi gedung, kode karyawan, total harga, dan discount.Table transaksi gedung berguna sebagai daftar transaksitransaksi gedung yang terjadi pada Hotel Fatamorgana. l. Table Makanan Tablemakanan digunakan untuk menyimpan data makanan yang tersedia.Table ini terdiri dari delapanfield yaitu kode makanan,nomor tamu,kode fasilitas lain, harga, tanggal pesan, jumlah, total harga, dan status.Table makanan berguna sebagai daftar transaksi pemesanan makanan yang terjadi pada Hotel Fatamorgana.

33

m. Table pembelian Table pembelian digunakan untuk menyimpan data pembelian kebutuhan hotel.Table ini terdiri dari enamfield yaitu kode pembelian, tanggal pembelian, kode karyawan, kode supplier, keterangan, dan harga.Table pembelian berguna sebagai daftar transaksi-transaksi pembelian Hotel Fatamorgana. n. Table biaya lain Table biaya lain digunakan untuk menyimpan data pengeluaran lain. Table biaya lain terdiri dari limafield yaitu, nomor nota biaya lain, kode karyawan, tanggal pembayaran, total pembayaran, dan kode keterangan biaya lain. Table biaya lain berguna sebagai daftar dari transaksi biaya lain yang menunjukkan transaksi pengeluaran Hotel Fatamorgana. o. Table Keterangan Biaya lain Tableketerangan biaya lain digunakan untuk menyimpan keterangan biaya lain. Tableketerangan biaya lain terdiri dari tiga field yaitu, kode keterangan biaya lain, keterangan biaya lain, dan klasifikasi.Table keterangan biaya lain berguna sebagai daftar yang menunjukkan keterangan biaya lain Hotel Fatamorgana. p. Table reservasi kamar Table reservasi kamar merupakan table reservasi yang digunakan untuk menyimpan data reservasi kamar.Table ini terdiri dari sembilan

34

fieldyaitu kode reservasi kamar, tanggal reservasi kamar, kode fasilitas kamar, tanggal check in, tanggal check out, total harga, nomor tamu, status, dan kode kamar.Table reservasi kamar berguna sebagai daftardata-data reservasi kamar pada Hotel Fatamorgana. q. Table reservasi gedung Tablereservasi gedung merupakan table reservasi yang digunakan untuk menyimpan data reservasi gedung.Table ini terdiri dari sembilan field yaitu kode reservasi gedung, nomor tamu, tanggal reservasi, total harga, lama sewa, harga, kode fasilitas gedung, status, dan tanggal keluar.Table reservasi gedung berguna sebagai daftar data-data reservasi gedung pada Hotel Fatamorgana. r. Table kas Table kas digunakan untuk menyimpan data kas.Table kas terdiri dari tujuh field yaitu kode akun kas, tanggal kas, keterangan, debet, kredit, kode karyawan, dan kode bank.Table kas berguna sebagai daftar yang berisi datadata kas terkait pendapatan dan pengeluaran yang terjadi pada Hotel Fatamorgana. s. Tablemutasi kas Tablemutasi kas merupakan table yang digunakan untuk menyimpan data mutasi kas.Table ini terdiri dari enam field yaitu, kode mutasi, dari, ke,

35

jumlah, tanggal, dan kode karyawan.Table mutasi kas berguna sebagai daftar dari data mutasi kas Hotel Fatamorgana. Pembahasan Form a. Form Fasilitas kamar Form fasilitas kamar ini digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput fasilitas kamar. Form ini berisi kode fasilitas kamar, nama kelas, jenis fasilitas, dan harga kelas per kamar. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol tambah untuk mengisi data baru, tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus datadantombol keluar untuk menutup form ini. b. Form Fasilitas gedung Form fasilitas gedung ini digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput fasilitas gedung. Form ini berisi kode fasilitas gedung, jenis fasilitas, dan harga gedung. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol tambah untuk mengisi data baru, tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus datadantombol keluar untuk menutup form ini. c. Form Fasilitas lain Form fasilitas lain ini digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput fasilitas lain. Form ini berisi kode fasilitas lain, jenis fasilitas, dan harga. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol tambah

36

untuk mengisi data baru, tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus datadantombol keluar untuk menutup form ini. d. Form Bank Form Bank ini berisi kode bank, nomor rekening, nama bank, nama pemilik, cabang, jumlah , dan keterangan akun. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol tambah untuk mengisi data baru, tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus datadantombol keluar untuk menutup form ini. e. Form kamar Form kamar digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput data kamar. Form ini berisi kode kamar, nomor kamar, status, nama kelas kamar, jenis fasilitas kamar, dan harga kamar. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol tambah untuk mengisi data baru, tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus datadantombol keluar untuk menutup form ini. f. Form Karyawan Form karyawan digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput data karyawan. Form ini berisi kode karyawan, nama karyawan, Nomor KTP, alamat, nomor telepon, jabatan, username, dan password. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol tambah untuk

37

mengisi data baru, tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus datadantombol keluar untuk menutup form ini. g. FormSupplier Form supplier ini digunakan untuk

memudahkan pengguna dalam

menginput data supplier. Form ini berisi kode supplier, namasupplier, nama toko, alamat, dan nomor telepon. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol tambah untuk mengisi data baru, tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus datadantombol keluar untuk menutup form ini. h. Form tamu Form tamu ini digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput data tamu. Form ini berisi nomor tamu, nama tamu, alamat tamu, nomor telepon, alamat email, jumlah DP, tanggal reservasi, dan jenis reservasi. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol tambah untuk mengisi data baru, tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus datadantombol keluar untuk menutup form ini. i. Form transaksi kamar Form transaksi kamar ini digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput data transaksi kamar. Form ini berisi kode transaksi kamar, tanggal transaksi, reservasi kamar, nomor kamar, nama tamu, harga kamar, fasilitas lain, harga fasilitas, nama karyawan, tanggal check in, tanggal check out, lama nginap, total harga kamar, total harga fasilitas, dan total harga. Dalam form ini

38

terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol tambah untuk mengisi data baru, tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus data,dantombol keluar untuk menutup form ini. j. Form transaksi gedung Form transaksi gedung ini digunakan untuk

memudahkan pengguna

dalam menginput data transaksi gedung. Form ini berisi kode transaksi gedung, tanggal transaksi, reservasi gedung, jenis fasilitas, nama tamu, harga gedung, fasilitas lain, harga fasilitas, nama karyawan, total harga gedung, total harga fasilitas, dan total harga. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol tambah untuk mengisi data baru, tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus data,dantombol keluar untuk menutup form ini. k.

Form check out kamar dan pembayaran Form check out kamar dan pembayaran ini digunakan untuk

memudahkan pengguna dalam menginput kamar yang telah kosong dan sebagai penginput jumlah pembayaran pesanan. Form ini berisi kode kamar, nomor kamar, nama kelas kamar,dan jenis fasilitas kamar. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol check out untuk menghapus data kamar yang disewa, dan tombol keluar untuk menutup form ini. l. Form Penjualan makanan/minuman/laundry Form

penjualan

makanan/minuman/laundry

ini

digunakan

untuk

memudahkan pengguna dalam menginput data penjualan makanan dan

39

minuman. Form ini berisi kode makanan dan minuman, nama tamu, tanggal pesan, nama fasilitas, dan total harga. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol tambah untuk mengisi data baru, tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus datadantombol keluar untuk menutup form ini. m. Form pembelian atau pengeluaran Form pembelian dan pengeluaran ini digunakan untuk

memudahkan

pengguna dalam menginput data pembelian atau pengeluaran. Form ini berisi kode pembelian atau pengeluaran, nama karyawan, tanggal pesan, nama supplier, keterangan, dan total harga. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus data, tombol tambah untuk menambah data baru, dantombol keluar untuk menutup form ini. n. Form Keterangan Biaya lain Form keterangan biaya lain ini digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput data pengeluaran selain untuk pembelian barang.Form ini berisi kode keterangan biaya lain, keterangan biaya lain, dan klasifikasi biaya. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus data, tombol tambah untuk menambah data baru, dantombol keluar untuk menutup form ini. o. Form Reservasi kamar

40

Form reservasi kamar ini digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput data reservasi kamar. Form ini berisi kode reservasi kamar, nama tamu, tanggal reservasi, kode kamar, fasilitas kamar, tanggal check in, tanggal check out, lama nginap, harga kamar, dan total harga. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus data, tombol tambah untuk menambah data baru, dantombol keluar untuk menutup form ini. p. Form Reservasi gedung Form reservasi gedung ini digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput data reservasi gedung. Form ini berisi kode reservasi gedung, nama tamu, tanggal reservasi, fasilitas gedung,dan total harga. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus data, tombol tambah untuk menambah data baru, tombol pembatalan reservasi dantombol keluar untuk menutup form ini. q. Form Kas Form kas ini digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput data penerimaan dan pengeluaran kas. Form ini berisi kode akun kas, tanggal, nama karyawan, keterangan, debet, kredit, transaksi kamar, transaksi gedung, pembelian, penjualan makanan dan minuman,biaya lain, kas ditangan, dan kas dibank.Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus data,

41

tombol tambah untuk menambah data baru, dantombol keluar untuk menutup form ini. r. Form Mutasi Kas Formmutasikas ini digunakan untuk

memudahkan pengguna dalam

menginput mutasi kas ke bank. Form ini berisi kode mutasi kas, tanggal mutasi, nama karyawan, mutasi dari, mutasi ke,dan jumlah mutasi.Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus data, tombol tambah untuk menambah data baru, dantombol keluar untuk menutup form ini. Tabel 5 Pengguna form pada Hotel Fatamorgana Bitung

Dari tabel pengguna form diatas, diketahui bahwa setiap pengguna form memiliki user dan password berbeda. Pemilik 1 memiliki wewenang dalam menggunakan form fasilitas kamar,form fasilitas gedung,form fasilitas lain,form bank, form kamar,form karyawan,form supplier,form tamu,dan form mutasi kas.

42

Pemilik 2 hampir memiliki wewenang sama dengan pemilik 1, tetapi pemilik 2 tidak memiliki wewenang dalam menggunakan form fasilitas gedung karena pemilik 2 hanya bertanggung jawab dalam aktivitas yang berhubungan dengan penyewaan kamar. Manajer memiliki wewenang yang sama dengan pemilik 1 karena manajer yang bertanggung jawab dalam penyewaan kamar dan penyewaan gedung pada Hotel Fatamorgana dan kemudian melaporkannya kepada pemilik 1 dan pemilik 2. Karyawan bagian pelayanan kamar memiliki wewenang dalam menggunakan form fasilitas kamar,form fasilitas lain,form kamar,form tamu,form transaksi kamar,form penjualan makanan/minuman/laundry,form keterangan biaya lain,dan form reservasi kamar. Karyawan bagian pelayanan gedung memiliki wewenang menggunakan form fasilitas gedung,form tamu,form transaksi gedung,dan form reservasi gedung. Karyawan bagian keuangan memiliki wewenang dalam menggunakan form bank,form supplier,form check out kamar dan pembayaran,form pembelian dan pengeluaran,form kas,dan form mutasi kas.

Pembahasan Laporan a. LaporanData Reservasi kamar Laporan data reservasi kamar digunakan untuk mengetahui data-data reservasi kamar yang terjadi di Hotel Fatamorgana. b. Laporan Data Reservasi Gedung Laporan data reservasi gedung digunakan untuk mengetahui data-data reservasi gedung yang terjadi di Hotel Fatamorgana.

43

c. Laporan Data Transaksi Kamar Laporan data transaksi kamar digunakan untuk mengetahui data-data transaksi kamar yang terjadi di Hotel Fatamorgana. d. Laporan Data Transaksi Gedung Laporan data transaksi gedung digunakan untuk mengetahui data-data transaksi gedung yang terjadi di Hotel Fatamorgana. e. Invoice Invoice digunakan sebagai rincian transaksi yang dilakukan oleh tamu selama menginap dan diberikan kepada tamu saat transaksi pembayaran atau check out. f.

Laporan Data pemesanan fasilitas lain Laporan data pemesanan fasilitas lain digunakan untuk mengetahui data-

data transaksi pemesanan fasilitas lain yang terjadi di Hotel Fatamorgana. g. Laporan Data Pembelian atau pengeluaran sarana Laporan data pembelian atau pengeluaran digunakan untuk mengetahui data-data transaksi pembelian atau pengeluaran perbaikan saran yang terjadi di Hotel Fatamorgana. h. Laporan Data Biaya lain Laporan data biaya lain digunakan untuk mengetahui data-data transaksi biaya lain yang terjadi di Hotel Fatamorgana.

44

i. Laporan Data Kas Laporan data kas digunakan untuk mengetahui data-data transaksi pendapatan dan pengeluaran kas yang terjadi di Hotel Fatamorgana. j. Laporan Data kamar Laporan data kamar digunakan untuk mengetahui data reservasi kamar dan transaksi check in kamar yang terjadi di Hotel Fatamorgana. k. Laporan Data Rekapitulasi Kas Laporan data rekapitulasi kas digunakan untuk mengetahui saldo kas awal dan saldo kas akhir dan berisi detail saldo kas yang di bank dan saldo kas yang ada ditangan, dan rugi laba. l. Laporan rekapan pemakaian kamar Laporan rekapan pemakaian kamar digunakan pemilik untuk mengetahui kamar yang paling banyak dipesan oleh tamu. m. Laporan Rekapan pemesanan fasilitas lain Laporan rekapan pemesanan fasilitas lain digunakan pemilik untuk mengetahui fasilitas yang paling banyak dipesan oleh tamu n. Laporan Rekapan pemesanan gedung Laporan rekapan pemesanan gedung digunakan pemilik untuk mengetahui fasilitas gedung yang sering dipesan oleh tamu.

45

Tabel 6 Pengguna laporan pada Hotel Fatamorgana Bitung

Dari tabel pengguna laporandiatas, diketahui bahwa setiap pengguna laporan memiliki user dan password berbeda. Pemilik 1 memiliki wewenang dalam menggunakan laporan reservasi kamar,laporanreservasi gedung,laporan transaksi kamar, laporan transaksi gedung, Invoice,laporan pemesanan fasilitas lain, laporan pembelian dan pengeluaran, laporan biaya lain, laporan kas, laporan data kamar, laporan data rekapitulasi kas, laporan rekapan pemakaian kamar, laporan rekapan pemesanan fasilitas lain, dan laporan rekapan pemesanan gedung. Pemilik 2 hampir memiliki wewenang sama dengan pemilik 1, tetapi pemilik 2 tidak memiliki wewenang dalam menggunakan laporan reservasi gedung, laporan transaksi gedung, dan laporan rekapan pemesanan gedung karena pemilik 2 hanya bertanggung jawab dalam aktivitas yang berhubungan dengan transaksi penyewaan kamar. Manajer memiliki wewenang yang sama dengan pemilik 1 karena manajer yang bertanggung jawab dalam penyewaan kamar dan penyewaan gedung pada Hotel Fatamorgana. Karyawan bagian pelayanan kamar memiliki

46

wewenang dalam menggunakan laporan reservasi kamar, laporan transaksi kamar, laporan pemesanan fasilitas lain,dan laporan biaya lain. Karyawan bagian pelayanan gedung memiliki wewenang menggunakan laporan reservasi gedung, dan laporan transaksi gedung. Karyawan bagian keuangan memiliki wewenang dalam menggunakan Invoice, laporan pembelian dan pengeluaran,laporan biaya lain, dan laporan kas.

Pembahasan Switchboard Switchboard berguna untuk memudahkan pengguna untuk menjalankan aplikasi yang telah dibuat sebelumnya seperti form dan report. Di dalam menu utama terdapat 3 bagian yaitu : 1. Transaksi Di dalam menu transaksi terdiri dari form transaksi kamar yang berguna untuk menginput data transaksi terkait penjualan kamar, form transaksi gedung yang berguna untuk menginput data transaksi terkait penjualan gedung, form check out kamar berguna untuk menginput data kamar yang sudah selesai dipesan oleh tamu, form pemesanan makanan dan minuman berguna untuk menginput transaksi terkait

pemesanan manakanan dan

minuman, form pembelian dan pengeluaran berguna untuk menginput transaksi pembelian dan pengeluaran hotel, form biaya lain berguna untuk menginput transaksi terkait pengeluaran lain, dan kembali ke menu utama.

47

2. Menu Data-data Didalam menu data-data terdiri dari form fasilitas kamar yang berguna untuk menginput data fasilitas pada setiap kamar, form fasilitas gedung berguna untuk menginput data fasilitas gedung, form fasilitas lain yang berguna untuk menginput fasilitas lain, form bank yang berguna untuk menginput nama bank yang digunakan, form kamar yang berguna untuk menginput data kamar, form karyawan yang berguna untuk menginput data karyawan, form supplier yang berguna untuk menginput data supplier, form tamu yang berguna untuk menginput data tamu, dan kembali ke menu utama. 3. Menu Laporan transaksi Di dalam menu laporan transaksi terdiri dari laporan data reservasi kamar berguna untuk memberikan informasi tentang transaksi reservasi kamar, laporan data reservasi gedung berguna untuk memberikan informasi tentang transaksi reservasi gedung, laporan data transaksi kamar berguna memberikan informasi tentang transaksi penjualan kamar, Invoice berguna untuk memberikan rincian seluruh transaksi tamu selama menginap sebagai bukti tagihan yang diberikan kepada tamu saat pembayaran, laporan data transaksi gedung berguna untuk memberikan informasi tentang transaksi penjualan gedung, laporan data penjualan makanan dan minuman berguna untuk memberikan informasi tentang penjualan makanan dan minuman,laporan data pembelian atau pengeluaran yang berguna untuk memberikan informasi tentang pembelian atau pengeluaran hotel, laporan data biaya lain berguna

48

untuk memberikan informasi tentang transaksi biaya lain, laporan data kas berguna memberikan informasi tentang kas, laporan data kamar berguna untuk memberikan informasi tentang data kamar hotel beserta fasilitas kamar,laporan data rekapitulasi kas berguna untuk mengetahui rincian saldo yang ada di rekening bank dan kas ditangan dan rekapan saldo awal dan akhir, laporan rekapan pemakaian kamar berguna supaya pemilik dapat melihat kamar yang sering dipesan oleh tamu dengan kamar yang tidak pernah dipesan agar pemilik bisa memberikan promo atau discount spesial untuk setiap kamar yang jarang dipesan oleh tamu, laporan rekapan pemesanan makanan/minuman berguna agar pemilik mengetahui menu makanan/minuman yang paling sering dipesan oleh tamu sehingga pemilik bisa memberikan promo spesial untuk menu yang lain, laporan rekapan pemesanan gedung berguna untuk mengetahui fasilitas gedung yang sering dipesan oleh tamu, dan kembali kemenu utama. 4. Keluar berguna untuk keluar dari aplikasi. Pembahasan Menu Utama Di dalam menu utama terdapat 5 bagian yaitu:

49

Tabel 7 Bagian-bagian dalam menu utama aplikasi database pada Hotel Fatamorgana

50

1. Data Penunjang Menu data penunjang berisi form untuk semua data-data transaksi pada hotel yang berguna untuk melihat data kamar, data fasilitas gedung, data karyawan, data supplier, data bank, data karyawan, data fasilitas kamar,data tamu, dan data keterangan biaya lain. 2. Reservasi Menu reservasi berisi form untuk reservasi kamar dan reservasi gedung. Form reservasi kamar berguna untuk menginput transaksi saat tamu melakukan pemesanan kamar dan pemesanan untuk gedung. 3. Transaksi Menu transaksi berisi transaksi jual-beli, transaksicheck out kamar dan pembayaran. Pada transaksi jual-beli terdapat form pembelian atau pengeluaran yang berguna untuk menginput transaksi terkait pembelian dan penjualan yang berguna untuk menginput transaksi pembelian dan penjualan yang terjadi. Padaform transaksi penjualan makanan dan minuman berguna untuk menginput transaksi terkait penjualan makanan dan minuman, form transaksi kamar dan transaksi gedung berguna untuk menginput transaksi terkait kamar dan gedung yang sudah di reservasi sebelumnya,form check outkamar berguna untuk menginput transaksi kamar yang tak disewa tamu,form biaya lain yang berguna untuk menginput transaksi pengeluaran kas selain untuk pembelian barang.

51

4. Kas Menu kas berisi semua pendapatan dan pengeluaran kas dan mutasi kas yang terjadi di Hotel Fatamorgana.Form kas dan mutasi kas berguna untuk menginput semua transaksi pendapatan dan pengeluaran. 5. Laporan Menu laporan terdiri dari laporan data reservasi kamar, laporan data reservasi gedung, laporan data transaksi kamar, laporan data transaksi gedung, Invoice,laporan penjualan makanan/minuman/laundry,laporan pembelian atau pengeluaran, laporan biaya lain, laporan data kas, laporan data kamar, laporan rekapitulasi kas, laporan rekapan pemakaian kamar, laporan rekapan pemakaian gedung, dan laporan pemesanan makanan/minuman.

KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Dari hasil bahasan dapat disimpulkan mengenai siklus pendapatan dan siklus pengeluaran yang terjadi pada Hotel Fatamorgana : 1. Siklus pendapatan yang terjadi pada Hotel Fatamorgana Bitung meliputi aktivitas hasil penjualan kamar, minuman,makanan, laundry dan penyewaan gedung. 2. Siklus pengeluaran yang terjadi pada Hotel Fatamorgana Bitung meliputi aktivitas pembelian perlengkapan hotel, perbaikan sarana hotel, serta pengeluaran lainnya. 52

Dalam

perancangan

database

siklus

pendapatan

dan

siklus

pengeluaranHotel Fatamorgana membutuhkan aplikasi database yang baik dengan rincian 18 tabel yang berfungsi menyimpan data yaitu:tabel fasilitas kamar, tabel fasilitas gedung, tabel fasilitas lain, tabel bank, tabel kamar, tabel karyawan, tabel supplier, tabel tamu, tabel transaksi kamar, tabel detail transaksi kamar, tabel transaksi gedung, tabel makanan, tabel pembelian atau pengeluaran, tabel biaya lain, tabel keterangan biaya lain, tabel reservasi kamar, tabel reservasi gedung, tabel kas, dan tabel mutasi kas. Hotel Fatamorgana juga membutuhkan 18formyaitu :form fasilitas kamar,form fasilitas gedung,form fasilitas lain,form bank,form kamar,form karyawan,form

supplier,form

tamu,form

transaksi

kamar,form

transaksi

gedung,form check out kamar,form penjualan makanan dan minuman,form pembelian dan pengeluaran,form biaya lain,form reservasi kamar,form reservasi gedung,form kas, dan form mutasi kas. Laporan juga dibutuhkan untuk membantu pengguna mendapatkan informasi dari setiap transaksi.Hotel Fatamorgana ini memiliki 12 laporan yaitu laporan data reservasi kamar, laporan data reservasi gedung, laporan data transaksi kamar, laporan data transaksi gedung,Invoice, laporan data pemesanan fasilitas lain, laporan data pembelian atau pengeluaran sarana, laporan data biaya lain, laporan data kas, laporan data kamar, laporan rekapitulasi kas, dan laporan rekapan pemakaian kamar. Untuk mempermudah pengguna untuk memanggil form dan laporan yang telah dibuat maka dibuatkanlah Menu Utama.

53

Saran Dengan memperhatikan hasil penelitian yang dilakukan, maka dapat disarankan beberapa hal penting : 1.

Hotel Fatamorgana sebaiknya mengubah sistem pencatatan transaksi yang awalnya

manual

menjadi

terkomputerisasi

dengan

alasan

untuk

mempermudah pencatatan transaksi yang dilakukan dalam setiap aktivitas yang terjadi, mengurangi biaya dokumen karena hanya berupa softcopy serta memudahkan pencarian data dan informasi karena sudah tersimpan dalam database sehingga dapat mempercepat waktu pengambilan keputusan mengenai penjualan jasa dan pembelian barang. 2.

Menjalankan aplikasi yang telah dirancang melalui program MySQL dan Visual Basic 6, agar proses pencatatan transaksi dan penyimpanan data penjualan dan pembelian dengan aman, mudah dan cepat.

3.

Hotel Fatamorgana sebaiknya menambah 2Personal Computer (PC), 1 Personal Computer (PC) sebagai server atau sebagai pusat data yang terletak diruang manajer, dan 1 Personal Computer (PC)untuk menjalankan aplikasi yang terletak di receptionist, serta menambah printer untuk mencetak invoice.

4.

Sistem informasi yang terkomputerisasi juga memiliki resiko dalam penerapannya, seperti terserang virus, listrik padam, petir, sehingga bisa membuat data-data hilang. Cara untuk mengatasinya adalah mengaktifkan anti virus kedalam komputer agar komputer selalu aman oleh virus, menambah UPS (Uninterruptible Power Supply)untuk melindungi data, 54

software, dan mencegah terjadinya kerusakan hardware komputer yang diakibatkan oleh listrik padam, dan manajer harus melakukan backup data setiap harinya untuk menjaga keamanan data. 5.

Memberikan pelatihan kepada karyawan bagian pelayanan kamar, karyawan bagian pelayanan gedung, karyawan bagian keuangan penjualan kamar, dan karyawan bagian keuangan penjualan gedung dan tiap karyawan harus memiliki user id dan password sendiri agar dapat menjalankan aplikasi rancangan database dengan MySQL dan Visual Basic 6.

6.

Manajer harus melakukan backup data setiap harinyadengan menggunakan media penyimpanan Compact Disk (CD).

Keterbatasan Penelitian Setiap penelitian tentu mempunyai keterbatasan, demikian halnya dengan penelitian ini. Adapun dalam penelitian ini adalah tidak semua transaksi Hotel Fatamorgana tercakup dalam aplikasi.

55

DAFTAR PUSTAKA Fathansyah, Ir (2007). Basis Data. Bandung: Informatika. Gunawan, Michael R. H (2010). Perancangan database pada Siklus Pendapatan PT. Tunggal Djaja Indah Semarang.Skripsi Program S1 Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana (tidak dipublikasikan). Hutabarat, Nancy N. M (2011). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi atas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran pada Isya Collection.Skripsi

Program

S1

Fakultas

Ekonomika

dan

Bisnis

Universitas Kristen Satya Wacana (tidak dipublikasikan). Sukmawati, Inge (2011).Perancangan Basis Data Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Rumah Makan Kembang Joyo Pati.Skripsi Program S1 Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana (tidak dipublikasikan). Ihalauw, John J. O. I., 2008. “Konstruksi Teori Komponen dan Proses”, PT Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta. Kenneth C. Laudon.Windows Server 2003 Network Infrastructure Implementing and Maintaining (Exam 70-291).Prentice Hall Certification Series.New York University.2004 Romney, Marshall B., Steinbart, dan Paul Jhon., 2011. “Sistem Informasi Akuntansi”, Edisi 9,Buku 1, Salemba Empat, Jakarta.

56

Soesilowati, Vika (2006). Siklus Penerimaan Kas Pelayanan Jasa Penginapan Quality Hotel Wahid Salatiga. Skripsi Program S1 Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana (tidak dipublikasikan). Sukmawati, Inge (2011).Perancangan Basis Data Siklus Pendapatan dan SiklusPengeluaran Rumah Makan Kembang Joyo Pati.Skripsi Program S1 Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana (tidak dipublikasikan). Supramono, dan Intiyas Utami. 2003. Desain Proposal Penelitian, Salatiga: Fakultas Ekonomi Universitas Kristen Satya Wacana Syamsir Abduh (2005).Sistem Informasi Perhotelan. Universitas Trisakti, Jakarta Uma Sekaran (2006). Metodologi Penelitian Untuk Bisnis, Edisi 4,Buku 1, Salemba Empat, Jakarta.

57

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

A. DATA DIRI Nama

: Monika Aprilia Rumokoy

NIM

: 232009118

Alamat

: Jl. Samuel Languyu no. 14, Winenet Dua Link.I Aertembaga, Kota Bitung-Sulawesi Utara.

Jenis Kelamin

: Perempuan

Agama

: Kristen Protestan

Telepon

: 085799903878

E-mail

: [email protected]

B. PENDIDIKAN 2009- 2014

: Universitas Kristen Satya Wacana, Salatiga Fakultas Ekonomika dan Bisnis, JurusanAkuntansi

2006 - 2009

: SMA Negeri 2 Bitung

2003 - 2006

: SMP Negeri 2 Bitung

1997 - 2003

: SD Katolik Aertembaga

1996 -1997

: TKHang Tua Bitung

C. PENGALAMAN PRIBADI Pengalaman Organisasi •

Anggota Kepengurusan LK FEB unit “Ascarya Journalistic” 2009

•

Bendahara Kepengurusan LK FEB unit“Ascarya Journalistic” 2010

•

Bendahara panitia “Dies Natalis FEB ke 51” 2010

•

Panitia “ Electro Vaganza” 2011

•

Bendahara panitia “Workshop Karya Tulis Ilmiah” 2011.

•

Bendahara panitia “Pentas Seni Budaya Indonesia” 2011

•

Panitia “Leadership Outbound Training” 2012

58

LAMPIRAN I

Kumpulan Tabel 1. Tabel Fasilitas Kamar

2. Tabel Fasilitas Gedung

3. Tabel Fasilitas Lain

59

4. Tabel Bank

5. Tabel Kamar

6. Tabel Karyawan

60

7. Tabel Supplier

8. Tabel Tamu

9. Tabel Transaksi Kamar

61

10. Tabel Detail Transaksi Kamar

11. Tabel Transaksi Gedung

12. Tabel Check Out

13. Tabel Detail Check Out

62

14. Tabel Makanan

15. Tabel Pembelian

16. Tabel Biaya Lain

63

17. Tabel Keterangan Biaya Lain

18. Tabel Reservasi Kamar

19. Tabel Reservasi Gedung

64

20. Tabel Kas

21. Tabel Mutasi Kas

65

LAMPIRAN II Kumpulan Form 1. Form Fasilitas Kamar

2. Form Fasilitas Gedung

3. Form Fasilitas Lain

66

4. Form Bank

5. Form Kamar

6. Form Karyawan

67

7. Form Supplier

8. Form Tamu

9. Form Transaksi Kamar

68

10. Form Transaksi Gedung

11. Form Check Out Kamar dan Pembayaran

12. Form Penjualan Makanan/ Minuman/Laundry

69

13. Form Pembelian dan Pengeluaran

14. Form Keterangan Biaya Lain

15. Form Reservasi Kamar

70

16. Form Reservasi Gedung

17. Form Kas

18. Form Mutasi Kas

71

LAMPIRAN III

Kumpulan Laporan 1. Laporan Data Reservasi Kamar

2. Laporan Data Reservasi Gedung

3. Laporan Data Transaksi Kamar

72

4. Laporan Data Transaksi Gedung

5. Invoice

6. Laporan Data Pemesanan Fasilitas Lain

73

7. Laporan Data Pembelian atau perbaikan sarana

8. Laporan Data Biaya Lain

9. Laporan Data Kas

74

10. Laporan Data Kamar

11. Laporan Data Rekapitulasi Kas

75

12. Laporan Rekapan Pemakaian Kamar

13. Laporan Rekap Data Fasilitas Lain

14. Laporan Rekapan Data Gedung

76

LAMPIRAN IV Tampilan Menu Utama

77

LAMPIRAN V

Daftar Pertanyaan Wawancara -

Apakah terdapat kesulitan dalam pencatatan transaksi terjadi dalam hotel? Contohnya?

-

Apakah terdapat kesulitan dalam mengolah data kamar hotel?

-

Berapa orang karyawan yang bekerja di dalam hotel? Adakah pembagian tugas yang nyata didalamnya?

Jawaban Wawancara -

Ya, banyaknya data penjualan dan pembelian membuat karyawan kesulitan menyimpan data-data sehingga ada beberapa data penjualan dan pembelian yang lupa untuk disimpan. Dalam penghitungan

juga

masih

dilakukan

secara

manual

dengan

kalkulator. -

Ya, banyaknya data kamar membuat karyawan kesulitan dalam mengecek kamar yang masih kosong.

-

Karyawan yang bekerja di dalam hotel ada 10 orang dengan pembagian kerja seimbang.

78

:EKONOMIKA DAN BISNIS PROGRAM STUDI: AKUNTANSI

Recommend Documents