BAB IV PEMBAHASAN
Dalam bab ini, penulis membahas mengenai pelaksanaan audit operasional pada PT. My Rasch Indonesia. Audit operasional merupakan suatu proses sistematis yang mencakup serangkaian langkah atau prosedur yang direncanakan untuk mendapatkan bahan bukti serta secara objektif menilai bukti yang berkaitan dengan aktivitas berdasarkan pada suatu kriteria yang ditetapkan manajemen. Dalam melaksanakan audit operasional diperlukan persiapan dan perencanaan yang baik untuk mendapatkan hasil yang maksimal sehingga pada akhirnya dapat mengatasi masalah yang dihadapi oleh perusahaan. Untuk memulai suatu audit, seorang auditor harus terlebih dahulu mengadakan perencanaan audit. Perencanaan audit merupakan penyusunan strategi menyeluruh mengenai tindakan yang akan dilakukan dan ruang lingkup audit. Luas sempitnya ruang lingkup audit operasional akan tergantung pengendalian intern. Semakin baik pengendalian intern di suatu perusahaan semakin sempit pula ruang lingkup audit operasional yang perlu diteliti auditor, begitu pula sebaliknya. Suatu perencanaan diperlukan sebelum melakukan audit dengan maksud agar audit dapat dilakukan dengan seefektif dan seefisien mungkin serta agar langkahlangkah yang diambil dalam audit dapat lebih terarah. Namun waktu perencanaan lebih banyak diperlukan seandainya audit itu mencakup ruang lingkup masalah yang luas.
38
Perencanaan pelaksanaan yang penulis buat dimulai dari: 1. Diterimanya proposal penelitian sebagai objek untuk pembuatan skripsi oleh PT. My Rasch Indonesia yang didahului dengan persetujuan atau ijin dari direktur perusahaan. 2. Tahap selanjutnya adalah memulai tahap survey pendahuluan dimulai dengan persetujuan direktur untuk menanyakan serta mendapatkan informasi umum dan latar belakang perusahaan. 3. Kemudian pada pertemuan selanjutnya, peneliti melakukan wawancara dengan para manajer untuk mengetahui keadaan operasional untuk selajutntnya diteliti di penulisan skripsi ini.
Berikut ini akan dibahas mengenai data – data yang telah diperoleh dan diteliti apakah audit operasional atas penjualan kredit dan piutang dagang pada PT. My Rasch Indonesia telah sesuai dengan program pemeriksaan akuntan.
IV.1
Tujuan Audit Operasional atas Fungsi Penjualan Kredit dan Piutang Dagang pada PT. My Rasch Indonesia Sesuai dengan ruang lingkup pembahasan audit operasional pada skripsi ini,
yang akan dibahas hanya mencakup tentang kegiatan penjualan kredit dan piutang dagang dalam meningkatkan kolektibilitas piutang perusdahaan. Tujuan pemeriksaan operasional atas fungsi penjualan kredit dan piutang dagang pada PT. My Rasch Indonesia yaitu:
39
1. Untuk menilai apakah pelaksanaan kegiatan penjualan kredit dan penagihan piutang telah terlaksana sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. 2. Untuk mendeteksi kelemahan dalam kegiatan penjualan kredit dan piutang usaha serta memberikan rekomendasi untuk mengatasi kelemahan kelemahan yang ditemukan. 3. Mengembangkan rekomendasi untuk mengatasi kelemahan – kelemahan yang ditemukan dan memberikan rekomendasi untuk meningkatkan penjualan perusahaan.
IV.2
Analisa Audit Operasional Atas Penjualan
IV.2.1 Analisa Pelaksanaan Penjualan Keberhasilan penjualan sangat ditentukan oleh berbagai kebijaksanaan yang diberlakukan dalam penjualan. Keseluruhan kebijaksaaan yang ada harus saling mendukung agar penjualan berjalan lancar dan dapat terawasi dengan baik. Dalam menjual produk, PT. My Rasch Indonesia (MRI) memberikan potongan harga atau discount, tergantung cara dan jumlah pembelian oleh para pelanggan. Pendisribusian barang pada PT. MRI dilakukan dengan cara menjual ke konsumen , dengan menjual ke pedagang besar dan ke para toko pengecer atau agen. Dari jenis saluran distribusi tersebut terdapat beberapa resiko yang harus ditanggung seperti menyimpan persediaan dan menanggung resiko kredit. Untuk persyaratan penjualan kredit PT. MRI memberikannya untuk setiap toko pengecer atau agen yang telah melakukan pembelian
40
secara tunai sebanyak tiga kali. Besarnya kredit yang diberikan disesuaikan dengan jumlah harga yang biasa dibeli oleh toko atau agen tersebut. Semakin besar jumlahnya, kredit yang diberikan juga besar. Dari syarat pemberian kredit oleh PT. MRI ini memang akan meningkatkan penjualan, karena pembayaran dapat dilakukan tidak pada saat menerima barang, tetapi penyeleksian terhadap calon debitur tersebut kurang menjamin, diperlukan kepercayaan yang besar terhadap toko atau agen tersebut. Untuk toko atau agen yang jumlah pembeliannya sedikit, kemungkinan kerugian terhadap piutang tidak terlalu besar, tetapi banyak juga toko atau agen yang jumlah pembeliannya besar, tentunya dengan modal kepercayaan saja tidak cukup, diperlukan jaminan yang jelas bahwa toko tersebut mau dan mampu melunasi utangnya dikemudian hari. Untuk itu data lengkap mengenai keberadaan dan keadaan keuangan toko tersebut harus diselidiki, seperti adanya identitas si pemilik toko, besar kecilnya penjualan toko itu ataupun penetapan syarat penjualan kredt lainnya yang dapat menjamin bahwa penagihan dapat berjalan lancar. Kebijakan penjualan kredit kepada toko – toko secara selektif harus ditingkatkan mengingat keadaan keuangan pada toko umumnya masih lemah, pembukuan yang belum terselenggara dengan baik atau mungkin tidak mempunyainya, serta nilai pesanan yang relatif lebih sedikit dibanding penjualan kepada pedagang besar. Selain itu juga untuk mengurangi banyaknya piutang ragu- ragu. IV.2.2 Analisa Pelaporan Penjualan Untuk keperluan pengendalian dan penilaian yang dilakukan terhadap pelaksanaan penjualan sehari – hari, dibutuhkan pelaporan mengenai ketetapan dalam memenuhi pesanan, prestasi yang dicapai oleh sales, biaya yang dikeluarkan, kunjungan yang dilakukan, pesanan yang diterima serta realisasi penjualan. Pelaporan penjualan erat hubungannya dengan adanya pencatatan penjualan. Dengan adanya laporan 41
penjualan akan memudahkan pimpinan untuk dapat mengendalikan pelaksanaan penjualan, apabila terdapat kecenderungan ke arah kondisi yang tidak memuaskan, agar dapat segera di tindak lanjuti, sebelum berkembang menjadi kerugian yang lebih besar. Pada PT. MRI pelaporan penjualan dilakukan oleh bagian penjualan atas dasar faktur penjualan, Laporan Aktivitas Sales Harian (LASH),nota kredit, surat jalan dan purchase order. Dari data penjualan akan dibuat laporan penjualan setiap hari persales, perproduk, per faktur penjualan, per toko dan jumlah penjualan yang dilakukan secara kredit atau tunai. Secara umum, pengendalian intern merupakan bagian dari masing – masing sistem yang dipergunakan sebagai prosedur dan pedoman pelaksanaan operasional perusahaan atau organisasi tertentu. Sedangkan Sistem Pengendalian Intern merupakan kumpulan dari pengendalian intern yang terintergrasi, berhubungan dan saling mendukung satu dengan yang lainnya. Di lingkungan perusahaan, pengendalian intern didefinisikan sebagai suatu proses yang diberlakukan oleh pimpinan (dewan direksi) dan management secara keseluruhan, dirancang untuk memberi suatu keyakinan akan tercapainya tujuan perusahaan yang secara umum dibagi kedalam tiga kategori, yaitu : 1. Keefektifan dan efesiensi operasional perusahaan 2. Pelaporan keuangan yang handal 3. Kepatuhan terhadap prosedur dan peraturan yang diberlakukan
Suatu pengendalian intern bisa dikatakan efektif apabila ketiga kategori tujuan perusahaan tersebut dapat dicapai, yaitu dengan kondisi :
42
1. Direksi dan manajemen mendapat pemahaman akan arah pencapaian tujuan perusahaan dengan meliputi pencapaian tujuan atau target perusahaan, termasuk juga kinerja, tingkat profitabilitas, dan keamanan sumber daya (asset) perusahaan 2. Laporan keuangan yang dipublikasikan adalah handal dan dapat dipercaya, yang meliputi laporan segmen maupun interim 3. Prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan sudah ditaati dan dipatuhi dengan semestinya Secara umum pengendalian yang dilakukan oleh PT. MRI dalam usaha meningkatkan efisiensi dan efektifitas penjualan telah dilakukan untuk menghindari terjadinya penyimpangan merugikan yang biasa terjadi pada setiap perusahaan dagang, terutama dalam prosedur, pemisahan fungsi dan pelaporan penjualan. Proses mereview sistem operasional atas penjualan pada PT. My Rasch Indonesia dilakukan dengan menggunakan serangkaian pertayaan yang terdapat dalam suatu daftar pertayaan yang akan disajukan sebagai berikut :
Tabel IV.1 KUESIONER AUDIT PENJUALAN No. 1.
Pertanyaan
Ya
Apakah fungsi bagian penjualan dipisahkan dari fungsi
X
Tidak
penerimaan uang dan fungsi pencatatan?
2.
Apakah perusahaan memiliki bagian kredit?
3.
Apakah penerimaan barang dari langganan telah disetujui oleh
X X
pejabat yang berwenang mengenai persayaratan kredit harga, dan syarat – syarat lainnya?
43
4 .
Bila harga jual yang diberikan berbeda dengan yang
X
tercantum pada daftar harga, apakah penyimpangan ini telah disetujui oleh pejabat yang berwenang (Manager penjualan) ?
5.
Apakah pengiriman barang didukung oleh surat jalan atau
X
dokumen pengiriman lainnya ?
6.
Jika ya, apakah dokumen tersebut diberi nomor urut tercetak ?
X
7.
Apakah nomor urut tersebut diperiksa oleh personel bagian
X
accounting?
8.
Apakah perusahaan menggunakan faktur penjualan sebagai
X
dasar dari penjualan ?
9.
Apakah
bagian
penagihan
menerima
tindakan
bukti
X
pengiriman barang langsung dari bagian pengiriman sebagai dasar untuk penagihan ke pembeli ?
10.
Apakah semua pengiriman barang dibuatkan faktur pajak
X
standar ?
11.
Apakah faktur penjualan kredit diberi nomor urut tercetak ?
X
12.
Apakah urutan nomornya diperiksa oleh personel bagian
X
accounting ?
13.
Apakah pengiriman faktur pajak ke pembeli tepat sebelum
X
jatuh tempo berlangsung ?
Berdasarkan data yang penulis peroleh dengan menggunakan metode kuesioner dan wawancara, maka penulis menemukan kelemahan dalam sistem operasional atas penjualan kredit, yaitu sebagai berikut :
44
1. Perusahaan tidak memiliki bagian kredit sehingga terjadinya perangkapan fungsi yang dilakukan oleh bagian penjualan dimana saat terjadinya penjualan kredit, bagian ini selain melakukan fungsi penjualan juga melakukan fungsi kredit, bagian penjualan juga merangkap sebagai fungsi penagihan. 2. Belum digunakannya dokumen pendukung Surat Order Pengiriman saat terjadinya piutang pada perusahaan
IV.2
Analisa Audit Operasional Atas Piutang Dagang Dengan adanya kegiatan penjualan secara kredit, maka akan menimbulkan
piutang dagang, piutang ini memerlukan adanya pengendalian yang tepat agar segala bentuk penyimpangan terhadap piutang dapat dikurangi atau dihilangkan. Untuk itu penulis akan mencoba melakukan evaluasi terhadap pengendalian yang dilakukan pada PT. MRI ke dalam 4 bagian yang dari ketiga bagian tersebut merupakan titik dimana dapat diambil tindakan utnuk mewujudkan pengendalian piutang dalam hal pemberian kredit, penagihan piutang dan pengendalian internal yang layak untuk prosedur akuntasi piutang, pencatatannya serta pemisahan tugas dalam bagian piutang. 1. Pemberian Kredit Hal pertama yang harus dihadapi perusahaan dalam rangka pengendalian piutang adalah mengenai persetujuan pemberian kredit yang berhubungan dengan banyaknya order yang diterima, pengambilan dan pengiriman barang dan pembuatan faktur. Pada PT. MRI kredit diberikan apabila pelanggan telah melakukan pembelian secara tunai sebanyak tiga kali. Dari persyaratan yang diberikan tersebut, penulis berpendapat kurang menjamin untuk mengetahui keadaan calon pelanggan yang sebenarnya agar mereka mampu membayar utangnya nanti. Diperlukan penyeleksian 45
terhadap calon pelanggan dari berbagai segi untuk mengurangi resiko kerugian akibat piutang ragu – ragu, karena sebagian besar kerugian dari piutang dagang yang diderita setiap perusahaan adalah akibat kurang selektif dalam mendapatkan pelanggan. Untuk menghindari atau paling tidak mengurangi jumlah kerugian akibat piutang tak tertagih ada beberapa faktor yang perlu dinilai untuk menyeleksi pelanggan, apakah benar – benar menyakinkan, walaupun dalam pelaksanaannya tidak selalu mudah, yaitu : a. Mengetahui kepribadian dan karakter calon pelanggan b. Mengetahui tentang keadaan keuangan calon pelanggan c. Mengetahui kelancaran penjualan calon pelanggan d. Bertahap dalam memberikan piutang e. Memberikan batas kredit yang wajar f. Mengetahui informasi lama pelanggan dalam bidang usahanya. Dari semua faktor diatas penulis berpendapat bahwa dalam pertimbangan persyaratan pemberian kredit jangan melihat dari segi teknis saja yaitu menyetujui hampir semua permohonan yang diajukan sepanjang persyaratan teknis terpenuhi, tetapi juga dilihat dari segi keuangannya juga. 2. Penagihan Atas Piutang Langkah selanjutnya yang harus dilakukan setelah member persetujuan pemberian kredit sampai dengan diterimanya barang oleh pelanggan adalah masalah penagihan piutang. Harus adanya suatu penagihan yang efektif, agar piutang dapat tertagih semua dan uangnya dapat digunakan pada sektor lain yang juga penting, seperti untuk pembayaran atas pembelian barang. Untuk menghindari kerugian piutang yang besar, sampai batas waktu tertentu utang yang belum bisa dibayar juga 46
dengan alasan yang tidak kuat, maka dengan sangat terpaksa barang pembeliannya yang masih ada akan ditarik kembali. Beberapa kendala yang terjadi dalam hal penagihan ini dapat penulis simpulkan sebagai berikut : a. Pindahnya toko ke tempat lain, tanpa pemberitahuan dan meninggalkan alamat yang baru, karena teryata keberadaan toko tersebut tidak permanen dan hanya untuk sementara b. Seringnya pelanggan menunda waktu pembayaran utang yang telah jatuh tempo. c. Tidak tertagihnya piutang secara penuh sesuai dengan jumlah yang tertera dalam faktur d. Kesalahan yang disebabkan intern seperti dalam hal dokumen yang diperlukan tidak lengkap dalam penagihan dan tidak rutinnya pengiriman jumlah piutang customer. e. Adanya kejadian yang diluar dugaan, misalnya sudah yakin atas kemampuan toko dalam hal keuangannya, tetapi karena adanya kebakaran, toko tersebut tidak bisa melunasi utang tepat waktu atau bahkan tidak bisa melunasinya, menyebabkan perusahaan memberikan tenggang waktu pembayaran yang cukup lama atau mencatatnya sebagai kerugian.
Dari kendala yang disebutkan diatas, penulis berpendapat bahwa semua itu berawal dari pemberian kredit yang harus dilakukan secara lebih hati – hati. Sistem penagihan pada PT. MRI sudah menggunakan dokumen dan prosedur yang baik. Tetapi dalam pemberian jarak waktu antara jatuh tempo dengan penagihan menurut penulis perlu dipertimbangkan agar penagihan tidak dilakukan tepat waktu tetapi perlu 47
dingatkan sebelumnya kepada setiap pelanggan atas utangnya tersebut, karena banyak pelanggan tidak bayar tepat waktu dengan alasan lupa mempersiapkan uangnya atau dananya masih tersimpan di bank dan sebagainya. 3. Pengendalian Intern yang layak Selain pemberian kredit dan penagihan, masih ada beberapa pengendalian yang diperlukan dalam piutang usaha, terutama yang menyangkut operasional di dalam perusahaan itu sendiri. Operasional tersebut meliputi prosedur akuntansi piutang usaha, pencatatan piutang usaha, penghapusan kerugian piutang usaha dan pemisahan tugas dalam bagian piutang. Dari penjualan kredit yang terjadi,maka bagian kredit akan membuat daftar umur piutang tiap pelanggan untuk setiap sales, agar diketahui pelanggan yang piutangnya sudah dan belum jatuh tempo serta bagaimana kebijaksanaan kredit dan kegiatan penagihan piutang yang telah dilakukan. Apabila jumlah piutang yang melampaui tanggal jatuh tempo semakin besar dengan waktu yang cukup lama, memberikan arti bahwa kebijaksanaan kredit terlalu longgar atau aktifitas penagihan yang kurang efektif. Metode penghapusan yang digunakan perusahaan ini adalah dengan metode cadangan, yaitu sebelum melakukan penghapusan piutang terlebih dahulu perusahaan membentuk cadangan kerugian piutang dengan cara menetapkan presentase tertentu dari saldo piutang. Setelah dibentuk cadangan penyisihan piutang, baru bisa dilakukan penghapusan piutang oleh bagian akuntansi bila telah disetujui penghapusannya.
48
4. Penerimaan Pelunasan Piutang Usaha Setelah terlaksananya penjualan secara kredit, maka piutang usaha yang telah jatuh tempo, harus segera dilunasi oleh pihak pelanggan. Pengendalian terhadap penerimaan pelunasan piutang usaha merupakan bagian yang saling terkait dan sama pentingnya dengan kegiatan sebelumnya. Prosedur penerimaan piutang usaaha haruslah mudah dimengerti baik bagi pelanggan dan bagian penerima di perusahaan. Pengendalian yang dilakukan oleh PT. MRI dapat penulis analisa sebagai berikut : a. Bagian penagihan atau penjualan atau pengiriman pergi ke langganan. Apabila dari langganan telah dibuatkan tanda terima yang didalamnya menyebutkan nomor faktur, nomor surat jalan, nomor SPB, jumlah tagihan, serta saat pembayaran tersebut dilaksanakan, maka faktur penjualan lembar ke-1 diserahkan kepada langganan. Apabila tidak, maka kwitansi penagihan dan dokumen pendukungnya dibawa kembali dan diserahkan ke bagian akuntansi. Sebagian besar langganan menggunakan cara demikian dan sebagian kecil membayarnya dengan tunai pada saat faktur penjualan jatuh tempo. b. Bagian akuntansi setelah menerima surat tanda terima faktur penjualan tersebut menyimpannya dan apabila sudah jatuh tempo, menyerahkan kembali pada bagian penagihan atau penjualan atau pengiriman utnuk menukarkannya dengan sejumlah uang atau cek. c. Bagian penagihan atau penjualan atau pengiriman menyerahkan uang tersebut pada hari itu juga paling lambat besok paginya kepada bagian keuangan d. Bagian keuangan menerima uang tersebut dan mengeluarkan tanda terima kas. e. Tanda terima langsung diberikan ke bagian akuntansi untuk dicatat ke dalam buku kas sebelah debet dan pada lembar pemeriksaan sebelah kredit. Seperti 49
pada penjualan, maka posting ke dalam buku besar piutang dan buku pembantu piutang setiap saat. Proses review sistem operasional pada PT. My Rasch Indonesia dilakukan dengan menggunakan serangkaian pertayaan yang terdapat dalam suatu daftar pertayaan yang disajikan sebagai berikut :
Tabel IV.2 KUESIONER AUDIT PIUTANG USAHA No
Pertanyaan
Ya
1.
Apakah perusahaan mempunyai seorang auditor intern?
2.
Apakah perusahaan melakukan rotasi tugas pada karyawan tertentu?
3.
Apakah tugas petugas pembukuan piutang
dipisahkan dari
Tidak
X X X
fungsi kas?
4.
Apakah penagihan terpisah dari bagian pembukuan piutang dagang?
X
5.
Apakah saldo piutang secara berkala ditelaah oleh bagian kredit atau
X
petugas yang bertanggung jawab atas umur yang bertanggung jawab atas umur dan penagihan piutang?
6.
Apakah ada kebijakan perusahaan yang
menetapkan agar setiap
X
pelanggan dikirimi pemberitahuan piutang masing – masing?
7.
Jika perusahaan menerima cek mundur, apakah penerimaan tersebut
X
disetujui oleh petugas berwenang?
8.
Apakah cek – cek tersebut disimpan oleh
X
Petugas yang berwenang?
9.
pakah nota kredit diberi nomor urut tercetak dibuatkan daftarnya?
X
50
10.
Apakah terdapat saldo piutang lain dalam perkiraan piutang usaaha?
11.
Apakah perusahaan menggunakan metode penyisihan piutang ragu –
X X
ragu?
12.
Apakah ada tindakan korektif atas piutang usaha yang mengalami
X
keterlambatan pembayaran?
13.
Apakah perusahaan tetap melakukan usaha penagihan bila aging
X
schedule terlihat sudah jatuh tempo?
Untuk jawaban “YA” menunjukkan bahwa system atas penjualan dan piutang usaha pada setiap yang ditanyakan adalah baik, dan sebaliknya jika jawabannya “TIDAK” menunjukkan bahwa setiap penjualan dan piutang usaha pada setiap yang ditayakan kurang baik Dalam melakukan penelitian atas pengendalian intern yang dilakukan oleh PT. My Rasch Indonesia, auditor juga memperhatikan hal – hal mengenai kebijaksanaan kredit dan syarat penjualan. Agar piutang yang timbul adalah piutang yang berpotensi, artinya memiliki tingkat tertagih yang tinggi, maka pemberian kredit kepada langganan haruslah tepat dengan melihat keuntungan dan kondisi – kondisi lain yang ada padanya. Kesalahan dalam memberikan persetujuan kredit dapat menyebabkan kolektibilitas piutang menjadi kecil dan tidak tepat waktu. Hal ini berarti risiko piutang yang tidak tertagihpun menjadi semakin besar. Di dalam melakukan Tanya jawab mengenai pengendalian intern atas piutang pada PT. My Rasch Indonesia, penulis mempergunakan kuisioner sebagai berikut :
51
Tabel IV.3 KUISIONER PENGENDALIAN PENJUALAN DAN PIUTANG USAHA Pertanyaan
Ya
1. Apakah perusahaan mempunyai seorang
Tidak
Komentar
X
controller atau seorang auditor intern? 2. Apakah perusahaan melakukan rotasi tugas
X
terhadap karyawan tertentu? 3. Apakah bagian pembukuan piutang usaha
X
terpisah dari bagian keuangan? 4. Apakah penagihan terpisah dari bagian
X
pembukuan piutang usaha? 5. Apakah tugas petugas pembukuan piutang
X
dipisahkan dari fungsi kas? 6. Apakah petugas yang menyusun sales memo
X
terpisah dari kas? 7.
Apakah saldo piutang secara berkala ditelaah oleh
X
bagian kredit atau petugas yang bertanggung jawab atas umur dan penagihan piutang ? 8.
Apakah ada kebijakan perusahaan yang menetapkan
X
agar setiap pelanggan dikirimi pemberitahuan saldo piutang masing – masing ? 9. Apakah proporsi piutang yang jatuh tempo
X
dalam 30, 60, dan 90 hari selalu diikuti perubahannya dengan aging schedule ? 10.Jika perusahaan menerima cek mundur,apakah
X
penerimaan tersebut disetujui oleh petugas berwenang?
52
11. Apakah cek – cek tersebut disimpan oleh
X
Oleh Kasir
petugas yang berwenang ? 12. Apakah pendiskontoan atau penjualan (factoring) cek
X
yang diterima disetujui oleh petugas yang berwenang? 13. Apakah nota kredit diberi nomor urut tercetak dan
X
dibuatkan daftarnya ? 14. Apakah terdapat saldo piutang lain dalam
X
Piutang yang timbul bukan karena aktivitas
perkiraan piutang dagang ?
penjualan dikelompokkan sebagai piutang lain – lain
15. Apakah buku tambahan dicocokkan secara
X
teratur dengan perkiraan yang bersangkutan pada buku besarnya ? 16. Apakah perusahaan menggunakan metode penyisihan
X
Karena melihat kondisi piutang
piutang ragu – ragu ?
usaha
yang
baik selama ini, belum digunakan
metode
penyisihan
piutang
ragu – ragu
17.Apakah ada tindakan kolektif atas piutang usaha yang
X
mengalami keterlambatan pembayaran ? 18.Apakah perusahaan tetap melakukan usaha
X
penagihan bila aging schedule terlihat sudah jatuh tempo ?
53
5. Hubungan antara Pengendalian Internal dan kolektibilitas Pada dasarnya hubungan antara pengendalian internal penjualan dan piutang dagang dengan kolektibilitas sangat erat didalam satu perusahaan, namun ada kalanya sistem yang dilakukan terdapat kebaikan dan kelemahannya. Adapun kebaikan dan kelemahan dari sistem penjualan dan piutang usaha, sistem penagihan dan penerimaan piutang usaha adalah sebagai berikut : 1. Kebaikan sistem penjualan dan piutang usaha : a. Adanya pemisahan antara bagian penjualan, gudang, dan akuntansi b. Adanya koordinasi antara bagian gudang dan bagian penjualan dalam pemesanan barang dari langganan, sehingga menghindarkan adanya masalah pesanan yang tidak dapat dipenuhi. c. Faktur penjualan, surat permintaan barang, nota kredit, dan surat jalan yang bernomor urut. d. Adanya pencocokkan antara kartu persediaan bagian akuntansi dengan persediaan bagian gudang. Kelemahan sistem penjualan dan piutang dagang : a. Antara fungsi bagian penjualan dan bagian kredit belum ada pemisahan b. Stock opname dilakukan hanya setahun sekali c. Konfirmasi piutang secara periodik belum dilakukan 2. Kebaikan sistem penagihan dan penerimaan piutang a. Adanya pemisahan fungsi antara bagian penagihan dengan penerimaan piutang . b. Adanya keharusan bagi bagian penagihan untuk menyerahkan hasil penagihannya pada hari itu juga atau paling lambat esok harinya. 54
Kelemahan sistem penagihan dan penerimaan piutang : a. Keterlambatan dalam pengiriman faktur ke beberapa langganan yang berada di luar Jakarta b. Tidak dibuatnya daftar analisa umur piutang secara periodik, sehingga jatuh tempo piutang belum terkendali dengan baik yang mengakibatkan pembayaran terlambat. c. Kelemahan pengendalian intern atas penjualan dan piutang usaha •
Tidak adanya job description sehingga terjadi perangkapan tugas
•
Kurang baiknya sistem otorisasi
•
Tidak berfungsinya bagian internal audit
•
Kurangnya pegawai yang kapable
•
Tidak adanya rotasi karyawan
TEMUAN AUDIT Pengendalian yang diterapkan dalam mengatasi yang sudah terjadi atau mengantisipasi hal yang belum terjadi 1. Bagian penjualan melakukan penagihan piutang Kondisi
: Dalam perusahaan penagihan piutang atas piutang penjualan dilakukan oleh salesman pada saat kunjungan rutin dilakukan ke pelanggan dilakukan.
Kriteria
: Seharusnya otorisasi atas penagihan dilakukan oleh debt collector di bawah pengawasan manager keuangan, Sales tidak berhak dan tidak memiliki kepentingan dalam penagihan .
55
Sebab
: Hal ini disebabkan karena belum ada bagian kredit secara khusus yang bertugas untuk menagih piutang usaha.
Akibat
: Kemungkinan piutang yang sudah dibayar tidak langsung disetorkan ke bagian keuangan, uangnya ditahan terlebih dulu oleh salesman sehingga hubungan antara bagian penagihan dan customer mengalami kesalah pahaman atas jumlah saldo piutang.
Rekomendasi : Sebaiknya melakukan konfirmasi jumlah saldo piutang dengan customer perminggu dan setiap hasil penagihan dan bukti penagihan yang belum dilunasi harus disetor pada hari yang sama ke bagian keuangan beserta dengan daftar penerimaannya.
2. Accounting merangkap juga sebagai finance Kondisi
: Uraian tugas untuk petugas verfikasi Account Receivable belum dipahami secara jelas dan tidak dikuat kan dalam surat keputusan.
Kriteria
: Dalam pembagian tugas Accounting dan finance harusnya dipisah sehingga kecil terjadi kemungkinan manipulasi data.
Sebab
: Hal ini disebabkan karena belum ada pembagian tugas dan wewenang untuk Accounting dan finance secara jelas dan tertulis.
Akibat
: Mengakibatkan kemungkinan data yang ada dimanipulasi.
Rekomendasi : Perusahaan dianjurkan untuk melakukan pengaturan terhadap Job desription atas bagian Account Receivable dengan surat keputusan tertulis.
56
3. Tidak terdapat kriteria-kriteria pelanggan yang dapat disetujui melakukan pembelian kredit Kondisi
: Perusahaan tidak melakukan kunjungan atas customer untuk konfirmasi saldo, tidak pernah dibuat statement of account untuk customer dan sulit untuk menilai hasil kerja dari bagian ini
Kriteria
: Membuat kriteria–kriteria tertulis pelanggan yang seperti apa saja yang dapat diberikan pembelian secara kredit.
Sebab
: Hal ini disebabkan karena tidak adanya bagian credit control pada perusahaan.
Akibat
: Sehingga mengakibatkan terjadi peningkatan penjualan, tapi dalam hal penagihan piutang atas penjualan tersebut tidak maksimal.
Rekomendasi : Perusahaan lebih baik membuat peraturan atau kriteria dasar untuk pelanggan yang dapat diberikan kredit.
4. Terjadi gangguan teknis pada sistem Kondisi
: Timbulnya surat jalan dikarenakan sistem komputerisasi mengalami gangguan teknis atau error.
Kriteria
:
Kriteria
yang
berlaku
adalah
tidak
memperbolehkan
mengeluarkan surat jalan secara manual tanpa terkecuali / tanpa syarat Sebab
: Komputer mengalami gangguan ketika penjualan terjadi sehingga mengharuskan membuat surat jalan secara manual.
57
Akibat
: Hal tersebut mengakibatkan kemungkinan tidak tercatatnya penjualan yang dicatat secara manual ke dalam sistem. Sehingga data di dalam sistem menjadi tidak valid
Rekomendasi : Lebih baik perusahaan harus sering backup sistem komputerisasi dan bagian admin harus sigap dalam melakukan pencatatan penjualan.
5. Bagian penjualan langsung mendapatkan bonus atas penjualan yang dilakukan Kondisi
: Di dalam perusahaan bagian penjualan berusaha keras agar setiap transaksi yg ditanganinya permohonan kreditnya disetujui.
Kriteria
: Dikarenakan di dalam perusahaan diterapkan kebijakan, bagian penjualan langsung mendapatkan bonus dari setiap penjualan yang ditanganinya.
Sebab
: Sehingga mengakibatkan piutang dapat diberikan dengan mudah oleh perusahaan ke pelanggan.
Akibat
: Sehingga kemungkinan piutang perusahaan yang tidak tertagih akan meningkat.
Rekomendasi : Seharusnya kebijakan perusahaan diubah agar bonus tak diberikan langsung, bonus dikeluarkan ketika piutang telah terbayar.
58
6.Perusahaan Tidak Mempunyai Kebijakan Yang Memadai Dalam Hal Penjualan Kredit Terutama Dalam Proses Penagihan Piutang Perusahaan. Kondisi
: Di dalam perusahaan tidak terdapat kebijakan yang memadai untuk mendukung kegiatan penjualan kredit terutama dalam proses penagihannya. Perusahaan memang tidak mempunyai masalah untuk mencari dan mendapatkan pelanggan, tetapi perusahaan tidak mempunyai kebijakan yang memadai pada tahap penagihan piutang.
Kriteria
: Perusahaan seharusnya memiliki kebijakan yang cukup untuk setiap kegiatan operasionalnya agar semua kegiatan dapat diawasi dan dikendalikan oleh manajemen perusahaan dan dari kebijakan tersebut manajemen perusahaan dapat mengevaluasi apakah kegiatan operasional perusahaan sudah berjalan dengan efektif, efisien, dan ekonomis.
Sebab
: Hal ini disebabkan karena perusahaan menganggap hal tersebut dapat menyebabkan perusahaan kesulitan untuk mendapatkan dan mempertahankan perusahaan
pelanggan.
mengalami
Hal
kesulitan
ini ketika
akan
menyebabkan
harus
melakukan
penagihan piutang kepada pelanggan. Akibat
: banyak pelanggan yang terlambat membayar piutangnya, tertunggaknya piutang perusahaan, banyak pelanggan yang melunasi piutangnya lewat dari jatuh tempo dan mengak ibatkan jumlah yang dilaporkan dalam neraca menjadi overstated.
59
Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya membuat kebijakan – kebijakan yang memadai untuk setiap kegiatan operasinya agar perusahaan terhindar dari kerugian yang material. Penulis juga menyarankan agar perusahaan melakukan pemeriksaan khusus atau audit investigasi yang difokuskan pada penanganan piutang perusahaan. Tujuannya untuk mengetahui apakah ada kecurangan dalam penanganan piutang perusahaan.
60
