BAB IV PEMBAHASAN
IV. 1 Perencanaan Kegiatan Audit Operasional Sesuai dengan penentuan ruang lingkup yang telah ditetapkan dari penelitian ini, audit operasional akan dilakukan pada fungsi penjualan serta aktivitas yang terkait didalamnya seperti proses penerimaan barang dari pelanggan, pembuatan suruat jalan dan faktur, pengiriman barang, pencatatan dan penagihan piutang. Untuk memulai suatu kegiatan diperlukan perencanaan yang baik, hal ini dilakukan agar pemeriksaan yang dilakukan dapat berjalan efektif dan efisien serta pemeriksaan lebih sistematis dan terarah. Oleh karena itu, sesuai dengan ruang lingkup pembahasan audit operasionl pada PT. Aneka Satwitra Sarifood, maka pembahasan program kerja audit meliputi aktivitas-aktivitas yang terkait dengan fungsi penjualan yang berjalan dalam perusahaan, yaitu meliputi : a. Preliminary Survey (Survei Pendahuluan) Melakukan pengamatan langsung dan wawancara singkat untuk mendapatkan informasi umum tentang auditan, terutama mengenai kegiatan operasional perusahaan, sebagai langkah awal untuk memulai pemeriksaan yang lebih mendalam. b. Review and Testing of Management Control System (Penelaahan dan Pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen) Mengevaluasi dan menguji sistem pengendalian internal yang dimiliki perusahaan dengan cara mengajukan Internal Control Questionnaires
40
(ICQ) dan menelusuri dokumen penjualan yang bertujuan untuk mengidentifikasi kelemahan SPM dan dampaknya. c. Detail Examination (Pengujian Terinci) Pengembangan hasil temuan audit rinci dimana menetapkan bukti audit rinci menjadi temuan dan menetapan unsur-unsur temuan yang mencakup Kondisi, Kriteria, Sebab, Akibat dan Rekomendasi.
IV.2 Pelaksanaan Audit Operasional IV.2.1 Survey Pendahuluan Survey pendahuluan merupakan tahap pertama yang dilakukan dalam audit operasional. Tahap ini dilakukan untuk mempersiapkan audit lebih dalam. Audit ini lebih ditekankan pada usaha untuk memperoleh informasi latar belakang yang tentang perusahaan yang akan diaudit. Dalam tahap ini, kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan terdiri dari : a. Observing (Pengamatan) Penulis melakuan pengamatan fisik terhadap proses terjadinya transaksi penjualan di dalam perusahaan yang mencakup penerimaan order penjualan, pengiriman barang, pencatatan penjualan, hingga penerimaan kas. b. Inquiries of the client Melakukan wawancara pada bagian yang terlibat dalam proses penjualan untuk memperoleh data mengenai gambaran umum perusahaan dan bagaimana business process yang terjadi dalam perusahaan. c. Documentation (dokumentasi) Mengumpulkan serta meneliti dokumen-dokumen di dalam perusahaan yang terkait dengan aktivitas penjualan
41
d. Evaluation (evaluasi) Melakukan evaluasi terhadap semua informasi dan data yang diperoleh pada tahap-tahap sebelumnya dan membuat daftar atas temuan-temuan yang penting atas kegiatan operasional penjualan perusahaan.
IV.2.2 Evaluasi Sistem Pengendalian Internal atas Fungsi Penjualan Tahap selanjutnya setelah survey pendahuluan yaitu tahap evaluasi sistem pengendalian internal. Dengan evaluasi sistem pengendalian internal, penulis dapat menunjukan kekuatan dan kelemahan dalam pelaksanaan pengendalian internal atas fungsi penjualan pada PT. Aneka Satwitra Sarifood, maka penulis melakukan analisis melalui media kuesioner (Internal Control Questionnaire) yang bertujuan untuk membantu memperjelas pemahaman mengenai data-data dan aktivitas terkait. Kuesioner yang tersaji dalam halaman lampiran disusun berdasarkan 5 elemen dasar COSO (Committee od Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) : 1. Lingkungan pengendalian (control environment), merupakan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya, sehingga merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian internal. 2. Penilaian resiko (risk assesment), identifikasi entitas dan analisis terhadap resiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, menentukan bagaimana resiko harus dikelola. 3. Aktivitas pengendalian (control activities), kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arah sasaran manajemen dilaksanakan.
42
4. Informasi
&
komunikasi
(information
&
communication),
cara
mengkomunikasikan segala aktivitas pengendalian antar bagian yang terlibat dalam penjualan. 5. Pemantauan (monitoring), pengawasan kualitas kinerja oleh pihak yang tidak terlibat dalam aktivitas pengendalian / pihak yang memiliki wewenang lebih tinggi. Kuesioner terdiri dari tabel daftar pertanyaan yang akan disebarkan ke empat bagian utama yang terkait dengan fungsi penjualan, yaitu bagian penjualan, gudang, finance dan accounting. ICQ ini juga dilengkapi dengan kolom pilihan jawaban yang terdiri dari : •
“Ya”, yang artinya prosedur yang diterapkan telah dijalankan dengan baik.
•
“Tidak”, yang artinya prosedur yang ada diperusahaan belum dijalankan sebagaimana mestinya oleh bagian yang terkait.
•
“Tidak Tentu”, yang artinya adanya ketidak teraturan terhadap salah satu internal control terkait fungsi penjualan perusahaan.
Berdasarkan hasil pengumpulan data melalui kuesioner atas sistem pengendalian internal di dalam PT. Aneka Satwitra Sarifood terkait fungsi penjualan, berikut adalah hal-hal yang menjadi kelebihan sistem pengendalian internal fungsi penjualan di PT. Aneka Satwitra Sarifood : a) Bagian Penjualan
43
1. Bagian penjualan telah memiliki prosedur mengenai syarat penjualan dan mempunyai daftar uraian tugas secara tertulis untuk para karyawannya. 2. Selalu melakukan konfirmasi ulang setelah menerima SO dari costumer. 3. Bagian penjualan terpisah dari fungsi keuangan dan fungsi akuntansi serta memiliki daftar harga secara tertulis yang diperbaharui secara berkala 4. Mempunyai daftar konsumen secara tertulis serta pembuatan SO yang selalu didasarkan Form Permintaan Penjualan yang telah terotorisasi oleh pihak berwenang, mencantumkan deskripsi barang secara lengkap dan diberikan kepada semua pihak yang berkaitan dengan penjualan. 5. Telah terjalin komunikasi yang baik antar karyawan bagian penjualan sehingga pengiriman barang yang dipesan konsumen selalu tepat waktu. 6. Bagian penjualan selalu membuat laporan penjualan untuk diberikan kepada management setiap bulannya. b) Bagian Gudang 1. Bagian gudang mempunyai prosedur pengiriman & penyimpanan barang dan mempunyai daftar uraian tugas secara tertulis untuk para karyawannya
44
2. Dilakukan pencocokan secara berkala antara jumlah persediaan fisik dengan yang ada di kartu stok. 3. Bagian gudang melakukan pengeluaran barang yang didasarkan pada SO dan SJ, serta melakukan pengecekan terhadap mutu, spesifikasi & kuantitas pada barang yg akan dikirim kepada konsumen. 4. Selalu membuat laporan pengeluaran barang secara lengkap yang telah terotorisasi oleh pihak berwenang serta diberikan kepada pihak yang berkepentingan setelah melakukan pengiriman barang. 5. Bagian gudang memiliki kartu persediaan yang berguna apabila akan dilakukan stock opname barang. 6. Dilakukan peninjauan terhadap aktivitas dalam gudang oleh management secara berkala. c) Bagian Accounting 1. Hanya bagian accounting yang dapat mengakses pencatatan akuntans di dalam sistem yang di-update per transaksi tiap harinya 2. Bagian accounting memiliki prosedur & kebijakan yang mengatur pencatatan transaksi (penjualan) serta memiliki daftar uraian tugas secara tertulis untuk para karyawannya. 3. Bagian accounting memiliki fungsi yang terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi finance. 4. Pembukuan perusahaan hanya dapat diakses oleh bagian yang berwenang. 45
5. Perusahaan memiliki kartu piutang dan dilakukan rekonsiliasi dengan buku besar tiap bulannya oleh orang yang berbeda serta membuat Form AR sebagai bukti bahwa piutang telah dibayarkan. 6. Adanya pengecekan ulang secara periodik terhadap buku besar dan neraca saldo atas semua transaksi, serta menyusun rekonsiliasi bank dan laporan keuangan secara rutin. 7. Bagian accounting selalu membuat laporan keuangan untuk dilaporkan kepada management setiap bulanan dan tahun. d) Bagian Finance (Penerimaan Kas) 1. Bagian finance memiliki prosedur & kebijakan pembayaran piutang serta mempunyai daftar uraian tugas secara tertulis untuk para karyawan. 2. Melakukan rekonsiliasi secara berkala antara penerimaan dan pengeluaran kas secara periodik dan diadakan pemisahan piutang yang sudah dibayar dengan yang belum dibayar. 3. Dalam penerimaan pembayaran, bagian finance selalu mengacu kepada dokumen-dokumen yang terkait. 4. Pada saat penyerahan giro, selalu dimintai tanda tagan bukti penerimaan bank dari konsumen sebagai bukti pembayaran. 5. Dokumen pendukung transaksi terkait di cap “LUNAS” dan dikirimkan kebagian yang berkepentingan setelah transaksi selesai dibayar.
46
6. Bagian finance selalu membuat pencatatan check register dan voucher register. 7. Bagian finance selalu mendapat konfirmasi dari bagian penerimaan apabila terjadi retur dan Laporan Penerimaan Kas diberikan secara berkala ke bagian accounting & management. 8. Membuat laporan pengeluaran giro dan penerimaan kas untuk dilaporkan kepada management secara berkala Selain kelebihan dalam pengendalian internal fungsi penjualan, adapun beberapa kelemahan yang didapat setelah mempelajari hasil kuesioner tersebut, antara lain : a. Bagian Penjualan 1) Kegiatan penjualan dalam perusahaan tidak hanya dilakukan oleh bagian penjualan 2) Setiap konsumen tidak diberikan daftar harga yang sama dan perusahaan tidak mempunyai pedoman dalam pemberian diskon yang tertulis secara jelas sehingga setiap konsumen diberikan diskon yang berbeda dan tidak diperbaharui secara berkala. 3) Sales Order tidak prenumbered (bernomor urut cetak) b. Bagian Gudang 1) Tidak hanya karyawan gudang yang memiliki akses keluar masuk gudang. 2) Tidak dilakukan audit persediaan secara berkala yang melibatkan bagian accounting 47
c. Bagian Accounting 1) Tidak dilakukannya update status piutang perusahaan serta tidak melakukan pengecekan ulang atas kelengkapan dan kesesuaian dokumen-dokumen yang terkait. 2) Fungsi akuntansi tidak terpisah dari fungsi penjualan d. Bagian Finance (Penerimaan Kas) 1) Bagian finance tidak melakukan penyetoran uang tunai, cek tunai, bilyet giro dari hasil penjualan pada hari yang sama. 2) Pembayaran piutang perusahaan tidak selalu tepat waktu.
IV.2.3 Program Pemeriksaan terinci atas Fungsi Penjualan Tahap selanjutnya yang akan dilakukan yaitu menjabarkan prosedur yang dilakukan dalam menelaah dokumen terkait beserta proses penjualan yang mengikutinya setelah mendapatkan hasil dari penyebaran kuesioner. Prosedur yang diambil pada program ini meliputi aktivitas observing, inquiring, documentation, tracing, & vouching dalam berbagai bidang yang terkait dengan fungsi penjualan, yaitu : a) Pemeriksaan atas Bidang Penjualan Tujuan Pemeriksaan : untuk menilai efektifitas, efisiensi dan keekonomisan dari aktivitas penjualan yang dilakukan oleh bagian penjualan sebagai kunci utama dari proses penjualan dan apakah pelaksanaan fungsinya telah berjalan dengan baik sesuai dengan kebijakan prosedur yang telah ditentukan oleh perusahaan. 48
Prosedur pemeriksaan : a) Periksa prosedur & kebijakan penjualan dalam perusahaan serta daftar uraian tugas untuk para karyawannya, apakah ditentukan secara tertulis (formal) atau informal. b) Periksa prosedur persetujuan penawaran harga dengan konsumen, apakah meliputi syarat pembayaran dan daftar harga yang berbeda untuk tiap konsumen. c) Amati dokumen-dokumen penjulan, apakah telah dibuat secara benar dan bagian tertentu yang berwenang melakukan otorisasi. d) Amati apakah setiap pesanan telah dilengkapi dengan surat pesanan dari konsumen (Purchase Order) yang menyebutkan dengan jelas : 1. Nama jelas konsumen & penjual 2. No. urut & tanggal surat dibuat 3. Jenis barang & kuantitas pesanan 4. Paraf/cap dari konsumen yang berwenang sebagai bukti pembelian e) Amati apakah setiap PO memang dilengkapi dengan dokumen Sales Order, Surat Jalan, & invoice untuk kelengkapan bukti suatu
penjualan,
apakah
dokumen-dokumen
tersebut
mencantumkan : 49
1. Nama jelas konsumen & penjual 2. No.urut & tanggal surat dibuat 3. Spesifikasi barang (kode, jenis, harga barang & kuantitas pesanan) 4. Paraf/cap dari bagian yang berwenang f) Jika ada retur, periksa apakah barang yang dikembalikan konsumen
tidak
melewati
batas
waktu
maksimal
pengembalian barang dan apakah dokumen terkait benar-benar lengkap dan jelas secara tertulis. g) Amati apakah ada konfirmasi untuk dokumen-dokumen yang batal digunakan dalam transaksi h) Amati apakah Laporan penjualan selalu diberikan dengan baik ke pikah manajemen, apa sudah diberikan secara berkala dan selalu tepat waktu i) Memberikan saran dan rekomendasi yang bermanfaat bagi perusahaan berdasarkan masalah yang ditemukan
Hasil Pemeriksaan : Berdasarkan
pemeriksaan
prosedur
penjualan
diatas,
dapat
disimpulkan bahwa kegiatan penjualan perusahaan tidak hanya dilakukan oleh bagian penjualan, dimana hal ini dapat menyebabkan terjadi penjualan
50
gelap yang bisa saja menggunakan harga yang tidak resmi sehingga dapat merugikan perusahaan. Setiap konsumen tidak diberikan daftar harga serta potongan/diskon yang sama, selain itu diskon yang diberikan konsumen tidak diperbaharui secara berkala. Hal ini dikarenakan perusahaan tidak memiliki pedoman dalam pemberian potongan/diskon yang jelas dan tertulis bagi semua konsumennya. Dengan adanya pedoman ini, hubungan antar konsumen dapat terjaga dan terpelihara dengan baik. Perusahaan tidak memiliki Sales Order yang perenumbered (bernomor urut cetak) yang bisa menyebabkan terjadinya kekeliruan atas pesanan pelanggan. Sebaiknya penggunaan dokumen bernomor urut cetak untuk memudahkan pertanggungjawaban dan mendukung terciptanya praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi sehingga perusahaan tau mana pesanan yang lebih dulu dipesan dan dilayani agar kepuasan konsumen tetap terjaga dengan baik. b) Pemeriksaan atas Bagian Gudang Tujuan Pemeriksaan : untuk menilai apakah bagian gudang telah melaksanakan kewajibannya dengan baik sehubungan dengan kegiatan pengelolaan dan penyimpanan barang dan apakah pelaksanaan dilapang sudah sesuai dengan kebijakan yang teah ditetapkan oleh perusahaan.
51
Prosedur Pemeriksaan : 1) Periksa prosedur yang dijalankan oleh bagian gudang, apakah sudah termasuk pengecekan kualitas & kuantitas barang secara berkala dan apakah prosedur tersebut tertulis secara formal atau informal. 2) Apakah ada pemisahan tugas dan tanggung jawab antar bagian gudang, apakah sudah berjalan semestinya sesuai dengan daftar uraian tugas yang telah tertulis. 3) Amati apakah bagian gudang selalu membuat dokumen-dokumen terkait aktivitas yang berhubungan dengan keluar masuknya barang dengan benar dan telah mendapat otorisasi oleh pihak yang berwenang 4) Pada saat melakukan pengiriman, apakah mengacu pada Surat Jalan yang mencantumkan informasi secara jelas tentang : a. No.urut & tanggal surat dibuat b. Nama jelas konsumen & penjual c. Spesifikasi/identitas barang pesanan d. Paraf dari pihak yang berwenang 5) Periksa apakah bagian gudang selalu membuat informasi jumlah stok barang digudang secara berkala terkait dengan aktivitas keluar masuknya barang 6) Membuat kesimpulan dari hasil pemeriksaan atas bagian gudang serta saran-saran yang diberikan berdasarkan temuan/penyimpangan yang terjadi. 52
Hasil Pemeriksaan : Berdasarkan prosedur pemeriksaan bagian gudang, dapat disimpulkan bahwa tidak hanya karyawan gudang saja yang dapat mengakses gudang. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya pengeluaran barang secara tidak resmi yang dapat dilakukan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab yang dapat mengakibatkan berkurangnya persediaan. Sehubungan dengan hal ini, sebaiknya hanya karyawan bagian gudanglah yang miliki otoritas penuh dengan isi gudang yang mengeluarkan serta menyimpan barang. Selain itu pengiriman barang yang tidak selalu tepat waktu, hal ini bisa berakibat pada kurangnya kepercayaan serta kepuasan pelanggan yang dapat mengakibatkan pelanggan jera melakukan transaksi penjualan dengan perusahaan. Oleh karena itu, komunikasi antar pihak yang bersangkutan harus terjaga dengan baik agar penjadwalan pengiriman barang bisa disusun dengan rapi sehingga tidak terjadi keterlambatan pengiriman barang. c) Pemeriksaan atas Bagian Finance (Penerimaan Kas) Tujuan Pemeriksaan : untuk menilai apakah bagian finance telah melaksanakan kewajibannya dengan baik dan apakah fungsinya yang berhubungan dengan pengelolaan aliran dana perusahaan telah dilaksanakan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan. Prosedur Pemeriksaan: 1. Periksa kelayakan pembayaran setiap konsumen, apakah mengacu pada kelancaran pembayaran piutang sehingga tiap konsumen memiliki urutan yang berbeda
53
2. Periksa apakah pada saat transakti penjualan, bagian tersebut akan mengupdate status piutang konsmen dalam sistem sesuai dengan status pembayaran yang dilakukan. 3. Amati apakah bagian finance benar-benar melakukan konfirmasi ulang sehubngan dengan status piutang yang akan jatuh tempo. 4. Periksa apakah bagian finance selalu membuat Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Piutang secara berkala untuk diserahkan dan dipertanggungjawabkan kepada management. 5. Membuat kesimpulan dari hasil pemeriksaan atas bagian finance serta memberikan saran-saran atas temuan/penyimpangan yang terjadi. Hasil Pemeriksaan : Berdasarkan hasil pemeriksaan prosedur di bagian finance, dapat disimpulkan bahwa perusahaan tidak menyetorkan uang tunai, cek tunai, bilyet giro dari hasil penjualan ke bank pada hari yang sama. Hal ini dapat menyebabkan kemungkinan hilangnya dokumen terkait yang dapat menyebabkan kerugian perusahaan. Selain itu, pembayaran piutang perusahaan tidak selalu lancar dan tepat waktu yang dapat mengakibatkan kurang lancarnya aliran dana yang masuk ke perusahaan dan dapat berdampak pada proses produksi barang sehingga bisa menghambat kegiatan penjualan perusahaan.
54
d) Pemeriksaan atas Bagian Accounting Tujuan Pemeriksaan : untuk menilai apakah bagian akuntansi telah melaksanakan fungsinya dengan baik sesuai dengan kebijakan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan yang meliputi rekapitulasi & penghitungan akhir laporan. Prosedur Pemeriksaan : 1. Periksa apakah bagian accounting benar-benar melakukan pengecekan ulang terhadap seluruh dokumen yang terkait dengan transaksi penjualan. 2. Periksa apakah dilakukan rekonsiliasi secara berkapa terhadap Buku Besar & Neraca Saldo sebagai dasar penyusunan Laporan Keuangan 3. Amati apakah Laporan Keuangan selalu diberika kepada management atau pihak yang berkepentingan secara berkala dan tepat waktu. 4. Membuat kesimpulan dari hasil pemeriksaan atas bagian accounting serta saran-saran yang diberikan berdasarkan temuan yang terjadi. Hasil Pemeriksaan : Berdasarkan prosedur pemeriksaan di bagian accounting, dapat disimpulkan bahwa perusahaan tidak melakukan update status piutang serta tidak melakukan pengecekan ulang atas kelengkapan dan kesesuaian dokumen-dokumen yang terkait. Hal ini dapat berakibat terjadinya penagihan ganda terhadap konsumen yang sebenarnya telah melakukan pembayaran. Selain itu, perusahaan tidak akan tau jumlah piutang sebenarnya yang telah tertagih. Bagian accounting merasa fungsinya tidak terpisah dari fungsi penjualan, karena mereka ikut membuat surat penagihan kepada konsumen terkait piutang 55
penjualan. Selain itu mungkin bagian accounting membantu bagian penjualan dalam mencari atau mendapatkan konsumen bagi perusahaan.
IV. 3 Hasil Pemeriksaan Audit Operasional atas Fungsi Penjualan pada PT. Aneka Satwitra Sarifood Setelah melakukan analisa dan evaluasi dari hasil wawancara, observasi, dan penyebaran kuesioner pada PT. Aneka Satwitra Sarifood, penulis menemukan beberapa permasalahan pada pengendalian internal fungsi penjualan dalam bentuk “Kondisi” yang sebenarnya terjadi di perusahaan yang akan dibandingkan dengan “Kriteria” yang seharusnya dilaksanakan, lalu “Sebab” yang menjadi permasalahan yang terjadi, “Akibat” yang ditimbulkan oleh permasalahan tersebut serta “Rekomendasi” perbaikan yang seharusnya dilakukan untuk mengatasi permasalahan yang akan membantu pihak manajemen perusahaan dalam memperbaiki sistem pengendalian internal atas fungsi penjualan PT. Aneka Satwitra Sarifood. Laporan Hasil Pemeriksaan Operasional atas Fungsi Penjualan pada PT. Aneka Satwitra Sarifood antara lain :
1. Adanya bagian lain yang melakukan aktivitas penjualan selain bagian penjualan a)
Kondisi : Aktivitas penjualan tidak hanya dilakukan oleh bagian
penjualan tetapi ada bagian lain yang melakukan kegiatan penjualan. Bagian accounting merasa fungsinya tidak terpisah dari bagian penjualan
56
karena membantu bagian penjualan dalam mencari atau mendapatkan konsumen bagi perusahaan. b)
Kriteria : Setiap bagian dalam perusahaan tentu memiliki tugas dan wewenang masing-masing sehingga dapat bekerja maksimal sesuai dengan tanggung jawabnya. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi adanya kecurangan pihak-pihak tertentu untuk melakukan prosedur-prosedur penjualan yang tidak diperlukan.
c)
Sebab : Perusahaan tidak memiliki peraturan secara tegas tentang pembagian uraian tugas serta wewenang setiap bagian yang ada diperusahaan.
d)
Akibat : Terjadinya kegiatan penjualan yang tidak sesuai dengan kebijakan/prosedur perusahaan, seperti penjualan semu yang bisa saja memakai harga tidak resmi yang dapat mengakibatkan perusahaan mengalami kerugian.
e) Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya memiliki daftar uraian tugas secara formal dan menjalin komunikasi dengan baik antar pihak terkait. Menempatkan sumber daya manusia yang kompeten yang dapat mengawasi kegiatan penjualan yang bisa menjaga proses alur penjualan sesuai dengan track-nya.
57
2. Sales Order tidak prenumbered (bernomor urut cetak) a)
Kondisi : Surat Permintaan Penjualan/Sales Order yang tidak
prenumbered (tidak bernomor urut cetak) b)
Kriteria : Dokumen merupakan suatu bukti transakti yang penting
untuk diperhatikan keberadaannya. Bukti transaksi tersebut yang akan menunjukan kenyataan yang benar-benar terjadi di perusahaan. Segala dokumen yang akan digunakan untuk mendukung transaksi penjualan atau lainnya memiliki nomor urut cetak yang jelas agar terhindar dari kekeliruan misalnya tertukar antar konsumen. c)
Sebab : Dari wawancara yang dilakukan pada bagian penjualan, hal
ini terjadi karena kurang pedulinya pihak yang membuat Sales Order terhadap kegunaan nomor urut dalam dokumen. d)
Akibat : Dalam hal ini bisa saja terjadi kekeliruan pengiriman barang
akibat dari Sales Order yang tertukar antar konsumen karena tidak memiliki nomor urut cetak yang bisa berpengaruh kepada proses pengiriman barang kepada konsumen. e)
Rekomendasi : Pentingnya pengaruh nomor urut disetiap dokumen
yang berkaitan dengan aktivitas penjualan seharusnya membuat perusahaan mewajibkan adanya nomor urut tersebut. Perusahaan sebaiknya mencetak ulang Sales Order agar setiap dokumen dapat didentifikasi dengan baik oleh bagian penjualan
58
3. Tidak diberikan daftar harga & pemberian diskon yang sama pada tiap konsumen a) Kondisi : Pemberian daftar harga dan potongan harga hanya berdasarkan kebijakan dari manajer penjualan, tidak berdasarkan kebijakan prosedur dari perusahaan sehingga setiap konsumen diberi daftar harga serta potongan harga yang berbeda-beda. b) Kriteria : Perusahaan mempunyai peraturan/kebijakan secara formal (tertulis) tentang daftar harga serta kriteria pemberian potongan harga kepada setiap konsumen agar semuanya mempunyai kesempatan yang sama. c) Sebab : Manajer penjualan diberi wewenang oleh perusahaan dalam penentuan daftar harga serta potongan diskon kepada konsumen karena dianggap lebih mengerti keadaan yang ada dalam perusahaan. d) Akibat : Dalam hal ini bisa mengakibatkan penggunaan daftar harga yang berbeda-beda, bisa saja dilakukan mark-up secara sepihak dan tidak dilaporkan ke perusahaan. Mengenai potongan harga juga sama, misalnya yang seharusnya mendapat potongan 5% tetapi pelaporan ke perusahaan mendapat potongan sebesar 10%, dengan demikian perusahaan bisa mengalami kerugian. e) Rekomendasi : Perusahaan bagi memiliki kebijakan resmi tentang aturan penggunaan daftar harga dan potongan diskon yang sama kepada semua konsumen sesuai dengan jumlah penjualan. Misalnya pembelian ice cream diatas 5 – 10 can mendapat potongan sebesar 5 % yang berlaku bagi semua konsumen. 59
4. Tidak hanya karyawan gudang yang miliki akses keluar masuk gudang a) Kondisi : Lokasi penyimpanan barang yang disimpan dalam gudang dapat diakses siapa saja karena letaknya berada diujung ruangan serta berdampingan dengan bagian produksi. b) Kriteria : Gudang sebagai tempat penyimpanan aset perusahaan seharusnya dibatasi aksesnya dari pihak-pihak lain selain karyawan bagian gudang agar tidak terjadi penyalahgunaan terhadap barang yang ada dalam gudang, selain itu gudang seharusnya sistem keamanan gudang harus berfungsi dengan baik. c) Sebab : Lokasi gudang yang berada diatas kantor dan disudut ruangan lantai atas menyebabkan kesulitan pengawasan terhadap akses gudang. d) Akibat : Akses keluar masuk gudang yang tidak dibatasi bisa menyebabkan kehilangan barang yang bisa berdampak terhadap segala aktivitas perusahaan yang beruhubungan dengan produksi, pembelian serta penjualan. e) Rekomendasi : Sebaiknya perusahaan menambah sistem keamanan gudang, dan juga bisa menempatkan seseorang pada bagian gudang yang bisa mengawasi akses keluar masuk karyawan gudang sehingga aksesnya dapat dibatasi agar terhindar dari penyelundupan/penyalahgunaan barang dalam gudang. 5. Tidak dilakukan audit persediaan secara berkala yang melibatkan bagian accounting
60
a) Kondisi : Berdasarkan hasil wawancara, perusahaan tidak melakukan audit terhadap persediaan secara berkala yang melibatkan bagian accounting, hanya berdasarkan pada kartu stok persediaan dan penghitungan fisik saja. b) Kriteria : Penting dilakukannya audit persediaan secara berkala yang melibatkan bagian akuntansi untuk membantu manajemen dalam menyusun rencana ke depan bagi perusahaan dalam meningkatkan produksi misalnya yang dikarenakan permintaan konsumen mengalami kenaikan pada saat-saat tertentu sehingga perusahaan tidak secara mendadak ketika ingin mengambil keputusan. c) Sebab : Perusahaan tidak memiliki tenaga yang cukup ahli untuk melakukan audit persediaan secara berkala sehingga selama ini hanya mengandalkan pada perhitungan fisik dan kartu stok persediaan saja. d) Akibat : Terjadinya penyalahgunaan terhadap persediaan barang yang ada, sehingga bisa saja penyelundupan barang terjadi dan tidak bisa terdeteksi. Hal ini bisa berdampak ke bagian produksi yang tentunya akan berpengaruh ke bagian penjualan. e) Rekomendasi : Melakukan audit persediaan secara berkala dengan melibatkan bagian akuntansi sangatlah penting untuk menghindari hal-hal penyelewengan persediaan barang. Perusahaan membentuk tim khusus untuk melakukan audit secara berkala terhadap persediaan. 6. Tidak dilakukannya update status piutang perusahaan serta tidak melakukan pengecekan ulang atas kelengkapan dan kesesuaian dokumen-dokumen yang terkait. 61
a) Kondisi : Perusahaan tidak memperbaharui status piutang tiap konsumen dan tidak mengecek ulang atas kelengkapan dan kesesuaian dokumen terkait transaksi penjualan. b) Kriteria : Dokumen merupakan hal yang penting dalam suatu transaksi, oleh karena itu setiap transaksi wajib diperiksa kelengkapan serta kesesuaian
dokumennya.
Mengenai
status
piutang
konsumen,
perusahaan wajib melakukan perbaharuan terhadap status tersebut agar tidak mengalami double tagih ke konsumen. c) Sebab : Perusahaan memiliki anggapan bahwa update status piutang tidak perlu, karena yang terpenting piutang sudah bisa tertagih jadi kelengkapan serta kesesuaian dokumen dinomorduakan. d) Akibat : Hal ini bisa saja mengakibatkan penagihan piutang ke konsumen berkali-kali, sikap perusahaan yang kurang peduli terhadap kesesuaian dan kelengkapan dokumen bisa dimanfaatkan oleh pihak yang bertanggung jawab untuk memanipulasi dokumen tersebut. e) Rekomendasi : Sebaiknya update status piutang sangatlah penting dilakukan untuk memperbaharui database perusahaan tentang piutang para konsumen agar tidak terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh karyawan. Dokumen yang mendukung transaksi piutang pun wajib di cek kesesuaian serta kelengkapannya karena dokumen adalah bukti transaksi secara tertulis yang mendukung suatu kejadian. Perusahaan juga perlu melatih sumber daya manusianya agar lebih peduli untuk hal-hal seperti ini yang cukup fatal jika dihiraukan. 7. Pembayaran piutang perusahaan tidak selalu tepat waktu. 62
a) Kondisi : Pembayaran piutang perusahaan tidak menentu dan tidak selalu tepat waktu oleh para konsumen. b) Kriteria : Pembayaran piutang perusahaan yang tepat waktu akan menjadikan aliran kas masuk ke perusahaan menjadi lancar. Hal ini juga berpengaruh ke bagian perusahaan yang lain seperti proses produksi yang membutuhkan dana untuk pembelian bahan baku. Perusahaan pasti akan mengutamakan kelancaran pembayaran dalam memilih konsumen. c) Sebab : Tidak ada kriteria khusus untuk pemberian persetujuan kredit terhadap konsumen. Perusahaan merasa syarat khusus dalam memberikan kredit ke konsumen tidak begitu penting dan tidak memperhatikan dampak dari hal tersebut. d) Akibat
:
Cukup
banyak
konsumen
yang
terlambat
membayar
kewajibannya dan memungkinkan terjadinya penipuan oleh konsumen yang tidak bertanggung jawab karena piutangnya tidak akan dibayar. e) Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya memiliki kriteria khusus dalam memberikan persetujuan kredit ke konsumen dengan memperhatikan faktor-faktor tertentu serta adanya pemberian sanksi kepada konsumen yang terlambat membayar piutangnya.
63
