BAB IV PEMBAHASAN IV.1. Perencanaan Kegiatan Audit Operasional Sebelum memulai pemeriksaan operasional terhadap salah satu fungsi dalam perusahaan, seorang auditor seharusnya menyususun perencanaan pemeriksaan. Perencanaan pemeriksaan memuat tentang strategi secara menyeluruh mengenai tindakan yang akan dilakukan selama pemeriksaan dan ruang lingkup pemeriksaan. Tujuan dari penyusunan suatu perencanaan pemeriksaan adalah agar pemeriksaan dapat dilaksanakan seefisien dan seefektif mungkin. Di samping itu, perencanaan pemeriksaan dapat digunakan sebagai panduan bagi auditor agar dalam pelaksanaan pemeriksaan, auditor dapat lebih terarah. Maka, perencanaan audit operasional atas fungsi penjualan pada PT. Swasti Makmur Sejahtera adalah sebagai berikut : 1. Membuat perencanaan waktu pelaksanaan Waktu pelaksanaan dimulai dari : •
Diterimanya proposal oleh pihak PT. Swasti Makmur Sejahtera untuk menjadi obyek penelitian skripsi yang telah disetujui oleh direktur.
•
Pada pertemuan pertama, dilakukan survei pendahuluan yang dimulai dengan wawancara bersama Bapak Ir. Edy Kristanto, selaku direktur guna memperoleh informasi umum mengenai perusahaan. Informasi yang diperoleh berupa sruktur organisasi beserta uraian tugas dari masing-masing bagian dari struktur organisasi tersebut.
40
•
Pada pertemuan kedua, peneliti melakukan wawancara kepada Bapak Surya Jayadi selaku Sales Manager mengenai prosedur dan kebijakan serta siklus penjualan kredit perusahaan. Peneliti juga melakukan wawancara kepada Ibu Trise Suhenda selaku kepala bagian accounting perusahaan.
•
Pada pertemuan ketiga, peneliti meminta Sales Manager dan kepala bagian accounting untuk mengisi Internal Control Questionnaire. Kemudian, peneliti membahas hasil temuan yang diperoleh dari Internal Control Questionnaire bersama Manager dan kepala bagian accounting.
2. Membuat program kerja audit Pogram kerja audit, meliputi : a. Survei pendahuluan, yaitu survei yang dilakukan pertama kali dengan tujuan untuk memperoleh informasi umum tentang auditan dan prosedur operasional auditan, khususnya penjualan. b. Pengujian Sistem Pengendalian Manajemen (SPM), yaitu melakukan pengujian atas SPM yang ada dengan tujuan melihat arti pentingnya SPM tersebut, mengidentifikasi kelemahan SPM tersebut, mengidentifikasi dampak dari kelemahan SPM tersebut, serta mengubah Tentative Audit Objective (TAO) menjadi Finding Audit Objective (FAO). c. Pengembangan hasil temuan, yaitu memantapkan FAO menjadi temuan dan menetapkan unsur-unsur temuan yaitu kondisi, kriteria, sebab, akibat, dan rekomendasi.
41
Tujuan dari audit operasional atas fungsi penjualan adalah sebagai berikut : 1. Menilai apakah pelaksanaan penjualan yang berjalan saat ini telah berjalan sesuai dengan kebijakan dan perosedur yang telah di tetapkan oleh perusahaan. 2. Menilai apakah pelaksanaan penjualan dijalankan saat ini sudah efisien, efektif, dan ekonomis. 3. Mengidentifikasi kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam pelaksanaan penjualan saat ini dan melakukan evaluasi atas pelaksanaan penjualan untuk menemukan solusi untuk mengatasi kelemahan-kelemahan tersebut. 4. Mengembangkan hasil evaluasi menjadi rekomendasi yang dapat digunakan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada dan meningkatkan kinerja penjualan. IV.2. Tahap-Tahap Pelaksanaan Audit Operasional IV.2.1. Survei Pendahuluan (Preliminary Survey) Tahap awal dalam melaksanakan audit operasional adalah survei pendahuluan, dimana tujuan dari survei pendahuluan adalah untuk memperoleh gambaran dan informasi umum mengenai perusahaan, dan kegiatan operasional perusahaan meliputi kebijakan dan prosedur penjualan kredit yang berlaku di perusahaan, sehingga penulis mendapat pemahaman mengenai perusahaan dan aktivitas penjualan kredit perusahaan yang diaudit. Pelaksanaan survei pendahuluan atas fungsi penjualan dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Melakukan survei langsung ke PT. Swasti Makmur Sejahtera untuk memperoleh data-data yang bermanfaat dalam pelaksanaan audit operasional.
42
2. Melakukan wawancara dengan pejabat-pejabat yang berwenang, untuk memperoleh data-data yang akurat mengenai perusahaan, kebijakan dan prosedur penjualan, serta mengetahui bagaimana proses penjualan dilakukan oleh perusahaan tersebut. 3. Membuat daftar pertanyaan tertulis mengenai aktivitas penjualan dalam perusahaan tersebut, kemudian mengajukan daftar pertanyaan tersebut kepada pihak-pihak yang terkait dengan aktivitas perusahaan yang akan diaudit. 4. Mengumpulkan dokumen-dokumen pencatatan dari transaksi penjualan yang terjadi dalam perusahaan, kemudian menelusuri asal-usul dokumen-dokumen pencatatan tersebut untuk mengetahui apakah pencatatan tersebut telah dilakukan sesuai prosedur yang berlaku. 5. Melakukan observasi langsung terhadap proses terjadinya aktivitas penjualan dalam perusahaan, mulai dari penerimaan pesanan pelanggan, persetujuan kredit, pengiriman barang, pembuatan faktur penjualan dan surat jalan, pencatatan penjualan, sampai penerimaan kas. IV.2.2. Evaluasi Pengendalian Intern atas Fungsi Penjualan Setelah melakukan survei pendahuluan dan mendapatkan pemahaman mengenai perusahaan dan aktivitas perusahaan yang akan diaudit, maka tahap selanjutnya adalah melakukan evaluasi pengendalian intern atas fungsi penjualan. Evaluasi pengendalian intern atas fungsi penjualan dapat menunjukkan kekuatan dan kelemahan dalam pelaksanaan pengendalian intern atas fungsi penjualan yang dimiliki oleh perusahaan. Evaluasi pengendalian intern atas fungsi penjualan dapat dilakukan dengan berbagai cara yaitu wawancara, juga dapat dilakukan dengan melakukan pengamatan atas kegiatan operasional penjualan, serta dapat menyebarkan kuesioner pengendalian
43
intern (Internal Control Questionnaire) kepada pihak-pihak yang terkait dengan aktivitas penjualan. Dengan kuesioner ini, akan diperoleh jawaban yang dapat menunjukkan indikasi lemah atau tidaknya pelaksanaan pengendalian intern atas fungsi penjualan. Kelemahan yang ditemukan akan dievaluasi dan diberikan saran-saran perbaikan.
Internal Control Questionnaire (ICQ) PT. SWASTI MAKMUR SEJAHTERA No.
Pertanyaan
Ya
Tidak
Keterangan
√
Dibuat setiap
BAGIAN PENJUALAN 1.
Apakah perusahaan mempunyai daftar harga jual barang periodik secara tertulis ?
ada perubahan
2.
Apakah ada surat pesanan yang tertulis dari
√
pelanggan untuk setiap penjualan ? 3.
Apakah perusahaan memiliki kebijakan kredit
√
dan prosedur penjualan secara tertulis ? 4.
Apakah untuk setiap transaksi penjualan selalu
√
mengikuti kebijakan dan prosedur tersebut ? 5.
Apakah dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu terhadap
status
kredit
pelanggan
√
sebelum
melakukan transaksi penjualan ?
44
Apabila ”Ya”, apakah pemeriksaan tersebut
√
dilakukan oleh pejabat yang berwenang ? 6.
Apakah perusahaan memberikan batas kredit
√
tertentu bagi pelanggan ? 7.
Apakah perusahaan memiliki syarat pembayaran
√
tertentu untuk tiap pelanggan ? 8.
√
Apakah customer baru diperkenankan melakukan pembayaran secara kredit ?
Diwajibkan melakukan pembayaran secara tunai.
9.
Apakah dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu
√
terhadap ketersediaan barang sebelum melakukan transaksi penjualan ? Apabila ”Ya”, apakah pemeriksaan tersebut
√
dilakukan oleh pejabat yang berwenang ? 10.
Apakah formulir berikut bernomor urut cetak (prenumbered) : a. Surat Konfirmasi Pesanan ?
√
Nomor
urut
di tulis secara manual
b. Surat Jalan ?
√
c. Faktur Penjualan ?
√
45
√
d. Form Retur Penjualan ?
Nomor
urut
di tulis secara manual √
e. Surat Jalan Pengganti Retur ? 11.
untuk
√
Apakah untuk formulir-formulir di atas, hanya
√
Apakah
faktur
yang
batal,
diarsip
pemeriksaan ? 12.
pejabat yang berwenang yang boleh melakukan otorisasi ? 13.
14.
Apakah fungsi penjualan terpisah dari : - bagian keuangan ?
√
- bagian akuntansi ?
√
- bagian gudang ?
√
- bagian administrasi ?
√
Apakah bagian penjualan selalu menyimpan dokumen-dokumen
penjualan
dengan
√
rapi
berdasarkan nomor urutnya ? 15.
Apakah laporan penjualan selalu dibuat setiap
√
bulannya ?
46
16.
√
Apakah administrasi penjualan terpisah dari bagian penjualan ?
Administrasi penjualan tidak berada di
dalam
bagian penjualan 17.
Apakah perusahaan memiliki kebijakan bagi
√
pelanggan yang telat membayar hutangnya ? 18.
Apakah perusahaan memiliki kartu piutang, yang
√
berguna untuk menganalisis umur piutang ? 19.
Apakah perusahaan selalu melakukan konfirmasi
√
kepada pelanggan secara berkala mengenai piutang yang belum dibayarkan ? 20.
Apakah perusahaan memiliki kebijakan mengenai penghapusan piutang ?
√
Piutang yang telat dibayarkan tidak
akan
dihapus sampai piutang tersebut dibayarkan lunas
47
21.
√
Apakah bagian penjualan membuat faktur pajak berdasarkan faktur penjualan yang ada ?
22.
Bagian accounting
√
Apakah faktur pajak bernomor urut cetak (prenumbered) ?
Nomor
urut
diketik secara manual
GUDANG 23.
Apakah ada Form Pengeluaran Barang Jadi
√
sebelum barang dikeluarkan dari gudang ? Apabila ”Ya”, apakah Form Pengeluaran Barang
√
Jadi telah bernomor urut cetak (prenumbered) ? 24.
Apakah sebelum barang diserahkan ke bagian
√
pengiriman, selalu diperiksa dahulu jumlah dan jenis barang sesuai tidak dengan yang tertera di Form Pengeluaran Barang Jadi dan surat jalan ? 25.
Apakah pengiriman barang selalu disertai dengan
√
Faktur Penjualan yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang ? 26.
Apakah bagian gudang terpisah dari bagian
√
pengiriman barang ? 27.
Apakah surat jalan ditanda tangan pelanggan
√
sebagai tanda bahwa barang telah diterima oleh pelanggan ?
48
28.
√
Apakah pengiriman barang selalu dilakukan tepat waktu dan sesuai dengan pesanan pelanggan ?
Apabila barang pesanan harus diproduksi terlebih dahulu,maka menunggu barang selesai diproduksi baru dikirim ke pelanggan
29.
Apakah untuk retur penjualan, bagian gudang
√
melakukan pemeriksaan atas jumlah dan jenis barang sesuai tidak dengan yang tertera di Form Retur Penjualan terlebih dahulu sebelum barang dikirimkan kembali kepada pelanggan ? 30.
Apakah
bagian
gudang
selalu
menyimpan
√
dokumen-dokumen dengan rapi sesuai dengan nomor urutnya?
49
31.
Apakah bagian gudang memiliki kartu gudang
√
yang berguna untuk melakukan stock opname barang setiap bulannya ? FINANCE 32.
Apakah bagian keuangan terpisah dari bagian
√
akuntansi ? 33.
Apakah bagian keuangan membuat laporan
√
penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan secara periodik ? 34.
35.
Apakah uang tunai, cek tunai, atau pun giro bilyet
√
Disetorkan
dari hasil penjualan disetorkan ke bank oleh
keesokan
bagian keuangan pada hari yang sama ?
harinya
Apakah bagian keuangan ikut memberikan persetujuan
kredit
untuk
setiap
√
transaksi
penjualan yang terjadi ? 36.
Apakah bagian keuangan yang membuat laporan
√
piutang yang belum atau telat dibayar oleh pelanggan ? 37.
Apakah untuk mengeluarkan uang kas bank harus
√
melalui otorisasi dari pejabat yang berwenang ? 38.
Apakah hanya pejabat yang berwenang yang dapat
mengakses
laporan
penerimaan
√
dan
pengeluaran kas ?
50
ACCOUNTING 39.
40.
Apakah bagian akuntansi secara rutin menyusun : - Laporan keuangan bulanan ?
√
- Laporan keuangan tahunan ?
√
Apakah pembukuan perusahaan hanya boleh
√
diakses oleh pejabat yang berwenang ? 41.
Apakah
laporan
keuangan
selalu
diberikan
√
kepada dewan direksi secara berkala dan tepat waktu ? 42.
Apakah dilakukan rekonsiliasi secara berkala antara
Laporan
Penjualan
dengan
√
Laporan
Pengeluaran Barang ?
Tabel IV.1. Kuesioner atas penjualan PT. Swasti Makmur Sejahtera Setelah dilakukan pemeriksaan terhadap pengendalian intern atas penjualan dan berdasarkan jawaban-jawaban yang diperoleh dari kuesioner yang telah diberikan sebelumnya, maka diperoleh beberapa kekuatan pada pelaksanaan pengendalian internal atas fungsi penjualan yaitu : 1. Perusahaan memiliki kebijakan kredit dan prosedur penjualan secara tertulis. 2. Dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu terhadap status kredit pelanggan sebelum melakukan transaksi penjualan. 3. Perusahaan menetapkan batas kredit tertentu dan syarat pembayaran tertentu untuk setiap pelanggan.
51
4. Dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu terhadap ketersediaan barang sebelum melakukan transaksi penjualan. 5. Dokumen-dokumen penjualan selalu disimpan dengan rapi sesuai dengan nomor urutnya. 6. Mengarsip faktur yang batal untuk pemeriksaan. 7. Dibuatnya laporan penjualan dan laporan penerimaan dan pengeluaran kas setiap bulannya dan dievaluasi oleh pejabat yang berwenang. 8. Pengiriman barang selalu disertai dengan Surat Jalan dan Faktur Penjualan yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. 9. Dilakukan rekonsiliasi secara berkala antara Laporan Penjualan dengan Laporan Pengeluaran Barang. IV.3. Hasil Penelitian Audit Operasional Atas Fungsi Penjualan Berdasarkan penelitian audit operasional yng telah dilakukan terhadap fungsi penjualan, selain ditemukan beberapa kekuatan pelaksanaan pengendalian internal yang telah disebutkan diatas, ditemukan juga adanya beberapa kelemahan pada pelaksanaan pengendalian internal atas fungsi penjualan yaitu : 1. Tidak ada kebijakan dalam hal pembuatan daftar harga jual barang tertulis. Di dalam perusahaan tidak terdapat kebijakan dalam hal pembuatan daftar harga jual barang tertulis. Daftar harga jual barang tertulis dibuat hanya berdasarkan fluktuasi yang terjadi atas harga bahan baku, baik yang mengakibatkan penurunan atau kenaikan harga jual barang. Sehingga, di dalam satu bulan daftar harga jual barang tertulis bisa dibuat berkali-kali tergantung fluktuasi atas bahan baku yang terjadi. Daftar harga jual barang tertulis juga harus dikirimkan kepada customer agar customer selalu mengetahui adanya perubahan harga jual barang.
52
Semestinya, perusahaan membuat kebijakan dalam hal pembuatan daftar harga jual barang tertulis. Daftar harga jual barang tertulis sebaiknya dibuat secara periodik untuk jangka waktu satu sampai tiga bulan. Apabila dalam jangka waktu satu sampai tiga bulan tersebut, terdapat fluktuasi harga bahan baku yang sangat signifikan maka perusahaan dapat membuat daftar harga jual barang tertulis yang baru. Perusahaan membuat daftar harga jual barang tertulis setiap kali terjadi fluktuasi atas bahan baku baik yang mengakibatkan harga jual barang menjadi turun atau naik, dikarenakan perusahaan ingin mempertahankan customer yang telah ada dan mencari customer baru sebanyak-banyaknya. Perusahaan beranggapan bahwa dengan dibuatnya daftar harga jual barang tertulis setiap terjadinya fluktuasi atas bahan baku dapat membuat customer memberi kepercayaan bahwa perusahaan yang memiliki harga jual barang yang paling baik diantara perusahaan lain yang bergerak di bidang yang sama. Dengan tidak adanya kebijakan dalam hal pembuatan daftar harga jual barang tertulis, maka berakibat pada pembuatan daftar harga jual barang tertulis secara terus-menerus walaupun fluktuasi yang terjadi tidak terlalu mempengaruhi harga jual barang di pasar. Hal ini juga mengakibatkan kurang efektifnya kinerja bagian penjualan. Karena bagian penjualan harus selalu meng-update harga bahan baku yang berguna untuk meng-update harga jual barang, dan juga membuat Sales Representative harus selalu melakukan pemberitahuan terhadap customer apabila terjadi kenaikan atau penurunan harga jual barang. Perusahaan juga akan mengeluarkan biaya yang besar karena harus selalu mengirimkan daftar harga jual barang tertulis yang baru kepada customer.
53
Perusahaan perlu membuat kebijakan dalam hal pembuatan daftar harga jual barang tertulis, yaitu dibuatnya daftar harga jual barang tertulis secara periodik. Perusahaan dapat membuat estimasi atas harga bahan baku dengan memprediksikan gejolak naik turunnya harga bahan baku selama satu sampai tiga bulan ke depan, sehingga dapat menghasilkan daftar harga jual barang tertulis bisa digunakan selama satu sampai tiga bulan ke depan. Di dalam daftar harga jual barang tertulis tersebut, juga perlu diberi keterangan bahwa harga jual barang tertulis dapat berubah sewaktuwaktu. Tetapi, apabila dalam jangka waktu tersebut terjadi fluktuasi atas harga bahan baku yang sangat signifikan, maka perusahaan dapat membuat daftar harga jual barang tertulis yang baru. Di samping customer tidak akan mengalami kebingungan pada saat pemesanan karena harga yang selalu berubah-ubah, tapi bisa membuat kinerja Sales Representative lebih efektif dan terfokus untuk mencari pesanan dari customer sebanyak-banyaknya. 2. Surat konfirmasi pesanan tidak bernomor urut cetak (Pre-numbered) Surat Konfirmasi Pesanan yang dipakai oleh perusahaan tidak bernomor urut cetak (pre-numbered). Perusahaan hanya menyediakan buku Surat Konfirmasi Pesanan kosong yang tidak bernomor urut cetak sehingga pada saat akan digunakan, nomor urut tersebut baru ditulis secara manual. Buku Surat Konfirmasi Pesanan ini dipercayakan kepada Sales Representative, karena Sales Representative yang akan mengisi Surat Konfirmasi Pesanan sesuai dengan pesanan pelanggan. Seharusnya, Surat Konfirmasi Pesanan memiliki nomor urut cetak (prenumbered). Hal ini dimaksudkan supaya bagian administrasi tidak kesulitan dalam membuat faktur penjualan, juga untuk memudahkan dalam penyimpanan Surat
54
Konfirmasi Pesanan agar tidak berceceran dan tidak dapat disalahgunakan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Situasi seperti ini terjadi dikarenakan adanya banyak customer yang ditangani oleh setiap Sales Representative dan adanya dua jenis barang yang dijual oleh perusahaan, yaitu plastik OPP dan PE ZIPPER. Dua jenis barang ini pun diproduksi di dua pabrik yang berbeda. Sehingga apabila nomor urut ditulis secara manual, dapat memudahkan Sales Representative dalam memproses pesanan customer dan pesanan dapat langsung diproses ke pabrik sesuai dengan pesanannya. Hal ini juga dilakukan untuk memudahkan penggantian atau perbaikan apabila terdapat kesalahan dalam pengisian Surat Konfirmasi Pesanan. Situasi seperti ini dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan atau adanya kecurangan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab, seperti adanya pesanan fiktif yang sengaja dibuat untuk dijual kembali agar mendapatkan keuntungan pribadi karena nomor urut ditulis secara manual. Dan dengan tidak adanya nomor urut cetak, dapat menimbulkan kesalahan dalam pemberian nomor urut sehingga ada nomor urut yang ganda atau terlewatkan karena pemberian nomor urut dilakukan secara manual. Sebaiknya situasi ini diperbaiki dengan cara mencetak nomor urut pada Surat Konfirmasi Pesanan. Hal ini dilakukan untuk menghindari kesalahan dalam pemberian nomor urut agar tidak ada nomor urut yang ganda atau terlewat. Dengan adanya nomor urut cetak pada Surat Konfirmasi Pesanan juga dapat meningkatkan kontrol perusahaan terhadap penggunaan Surat Konfirmasi Pesanan agar tidak disalahgunakan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Surat Konfirmasi Pesanan yang memiliki nomor urut cetak juga dapat memudahkan penelusuran
55
apabila terjadi kesalahan baik dalam proses produksi ataupun proses pengiriman barang. Surat Konfirmasi Pesanan juga sebaiknya dilengkapi dengan kode OPP atau PE ZIPPER. Hal ini dimaksudkan untuk membedakan surat konfirmasi pesanan untuk OPP dan PE ZIPPER sehingga pesanan tersebut dapat dilanjutkan ke pabrik yang sesuai. 3. Sebagian
besar
tugas
administrasi
penjualan
dikerjakan
oleh
Sales
Representative dan Sales Manager. Administrasi penjualan tidak berada di dalam bagian penjualan, tetapi administrasi penjualan tergabung di dalam bagian administrasi umum. Selain itu, karena tidak adanya pemisahan tugas yang jelas maka sebagian besar tugas administrasi penjualan dikerjakan sendiri oleh Sales Representative dan Sales Manager. Seharusnya, administrasi penjualan yang membuat dokumen-dokumen yang berkaitan dengan transaksi yang terjadi di bagian penjualan dan terdapat pemisahan tugas yang jelas. Hal ini juga dimaksudkan untuk meringankan tugas Sales Representative dan Sales Manager, serta menghindari kesalahan yang bisa dibuat oleh Sales Representative dan Sales Manager akibat banyaknya tugas yang harus dikerjakan. Sebagian besar tugas administrasi penjualan dikerjakan oleh Sales Representative dan Sales Manager. Hal ini dikarenakan terpisahnya administrasi penjualan dari bagian penjualan dan tidak adanya pemisahan tugas yang jelas. Perusahaan beranggapan bahwa apabila terdapat banyak tenaga kerja yang bekerja di bagian penjualan, maka kinerja di bagian penjualan menjadi kurang lincah sehingga
56
sebagian tugas administrasi penjualan dikerjakan oleh Sales Representative dan Sales Manager. Dengan dikerjakannya sebagian tugas administrasi penjualan oleh Sales Representative dan Sales Manager, maka akan berakibat pada kurang efektifnya kinerja bagian penjualan. Karena karyawan bagian penjualan selain mengerjakan tugasnya, juga harus membuat database penjualan sendiri dan menginput data sendiri, serta membuat laporan penjualan dan analisa penjualan sendiri. Hal ini juga dapat menyebabkan penyalahgunaan kekuasaan dalam pembuatan dokumendokumen yang berhubungan dengan transaksi penjualan. Untuk memperbaiki kondisi ini, sebaiknya perusahaan membuat pemisahan tugas yang jelas, sehingga baik Sales Representative, Sales Manager dan administrasi penjualan dapat mengerjakan tugasnya sesuai dengan pemisahan tugas yang dibuat. Perusahaan juga sebaiknya membentuk administrasi penjualan sendiri di dalam bagian penjualan. Perusahaan bisa menggunakan staf administrasi penjualan yang tergabung dalam bagian administrasi umum, untuk menghindari biaya tambahan. 4. Tidak adanya kebijakan mengenai penghapusan piutang tak tertagih Dalam menyelesaikan transaksi penjualan secara kredit, perusahaan tidak memiliki kebijakan mengenai penghapusan piutang tak tertagih untuk piutang yang telah melewati tanggal jatuh tempo. Perusahaan hanya akan memberikan sanksi kepada customer, namun perusahaan akan terus mencatat sebagai piutang dan akan dihapus apabila customer telah melunasi piutangnya. Semestinya, perusahaan memiliki kebijakan mengenai penghapusan piutang tak tertagih. Piutang yang telah melewati tanggal jatuh tempo terlalu lama dan
57
mendapat pemberitahuan dari customer bahwa customer tidak sanggup membayar piutangnya, sebaiknya dihapuskan dari akun piutang perusahaan. Hal ini dilakukan agar akun piutang yang disajikan di laporan keuangan perusahaan wajar. Kondisi ini terjadi dikarenakan perusahaan beranggapan bahwa apabila piutang yang tak tertagih atau telah melewati tanggal jatuh tempo dihapuskan, maka akan timbul kemungkinan customer tersebut kembali merugikan perusahaan dengan cara mengganti nama perusahaannya. Dengan nama perusahaan yang baru, customer dapat berpura-pura sebagai customer baru dan memberikan kesan yang baik bagi perusahaan, sehingga perusahaan memberikan kepercayaan untuk melakukan transaksi pembelian secara kredit yang kemudian akan merugikan perusahaan. Dengan tidak adanya kebijakan dari perusahaan mengenai penghapusan piutang tak tertagih, maka akan mengakibatkan akun piutang di dalam laporan keuangan perusahaan tidak wajar atau dengan kata lain berbeda dengan piutang yang sebenarnya. Atas kondisi ini, perusahaan sebaiknya membuat kebijakan mengenai penghapusan piutang tak tertagih agar akun piutang yang terdapat di laporan keuangan wajar. Dan apabila perusahaan tidak ingin menghapus piutang yang tak tertagih oleh customer sebelum customer membayar, sebaiknya perusahaan meminta pengacara atau debt collector untuk melakukan penyelidikan atas status customer tersebut. Apabila customer tersebut memang tidak memungkinkan untuk membayar piutangnya (bangkrut), maka pengacara akan membuat berita acara sehingga piutang tersebut dapat dihapuskan dari akun piutang perusahaan. Tetapi, apabila customer berjanji akan segera melunasi piutangnya, pengacara atau debt collector dapat meminta customer memberikan jaminan kepada perusahaan sehingga apabila
58
customer tetap tidak membayar jaminannya dapat digunakan sebagai pelunasan atas piutangnya dan piutangnya dapat dihapuskan. Sebaiknya, perusahaan juga selalu memeriksa profil dan kredibilitas customer-customer baru yang ingin melakukan transaksi pembelian, terutama yang ingin melakukan pembelian secara kredit. 5. Faktur pajak tidak dibuat oleh bagian penjualan Faktur pajak yang dikeluarkan oleh perusahaan tidak dibuat oleh bagian penjualan, melainkan dibuat oleh bagian accounting walaupun bagian penjualan telah memiliki database mengenai data-data customer yang diperlukan dalam pembuatan faktur pajak. Faktur pajak dibuat berdasarkan faktur penjualan yang ada. Faktur pajak tersebut dibuat seminggu setelah pengiriman barang, tepatnya pada saat collector akan melakukan penagihan ke customer. Seharusnya faktur pajak dibuat oleh bagian penjualan secara langung pada saat bagian penjualan mengeluarkan surat jalan dan faktur penjualan. Hal ini dimaksudkan untuk menghemat waktu dan membuat faktur pajak yang dikeluarkan aktual. Faktur pajak selama ini dibuat oleh bagian accounting, bukan oleh bagian penjualan dikarenakan tidak adanya administrasi penjualan di dalam bagian penjualan. Sehingga, di dalam bagian penjualan tidak ada karyawan yang mengerti dan khusus menangani tentang pembuatan faktur pajak. Sedangkan administrasi umum hanya dapat membantu membuatkan surat jalan dan faktur penjualan, karena tidak adanya pembagian tugas yang jelas. Hal ini dapat mengakibatkan hilangnya faktur penjualan yang diberikan oleh bagian administrasi. Di samping itu, karena tugas dari bagian accounting sangatlah banyak, hal ini dapat juga mengakibatkan terlambatnya pembuatan faktur pajak
59
sehingga faktur pajak tidak aktual lagi. Hal ini juga memungkinkan terjadinya kesalahan dalam pembuatan faktur pajak, dikarenakan bagian accounting tidak mengetahui jenis perusahaan yang dimiliki oleh customer. Karena apabila perusahaan yang dimiliki oleh customer merupakan perusahaan pemerintah, tidak perlu dibuatkan faktur pajak atas transaksi penjualan yang terjadi. Dalam hal ini, faktur pajak sebaiknya dibuat oleh bagian penjualan karena bagian penjualan telah menggunakan sistem computerized untuk database-nya. Dan sebaiknya di dalam database tersebut telah dimasukkan data-data customer yang dibutuhkan dalam pembuatan faktur pajak. Sehingga pada saat bagian penjualan membuat surat jalan dan faktur penjualan, faktur pajak secara otomatis dapat langsung tercetak. Hal ini selain dapat memudahkan tugas dari bagian accounting, juga dapat mempersingkat waktu dan membuat kerja bagian penjualan menjadi lebih efektif serta mengurangi tingkat kesalahan yang mungkin dibuat oleh bagian accounting. 6. Faktur pajak tidak bernomor urut cetak (Pre-numbered) Faktur pajak yang dikeluarkan oleh perusahaan tidak bernomor urut cetak (pre-numbered). Nomor urut faktur pajak diketik secara manual, pada saat akan dikeluarkan. Faktur pajak ini dikeluarkan oleh bagian accounting. Seharusnya, faktur pajak yang dikeluarkan oleh perusahaan memiliki nomor urut cetak (pre-numbered). Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan dalam pembuatan faktur pajak dan memudahkan dalam hal penyimpanan faktur pajak tersebut. Nomor urut faktur pajak diketik, pada saat faktur pajak tersebut akan dikeluarkan, disebabkan karena perusahaan beranggapan bahwa dengan nomor urut
60
yang diketik memudahkan bagian accounting dalam pembuatan faktur pajak tersebut. Di samping itu, perusahaan beranggapan dengan cara ini akan mengurangi tingkat kesalahan dalam pemberian nomor urut yang ganda atau terlewat. Akibat dari tidak bernomor urut cetaknya faktur pajak adalah adanya kemungkinan terjadi kesalahan dalam pemberian nomor urut. Sehingga ada nomor urut dari faktur pajak yang terlewat atau ganda yang kemudian dapat disalahgunakan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab dan merugikan perusahaan. Sebaiknya perusahaan memperbaiki situasi ini dengan mencetak nomor urut pada faktur pajak. Hak ini dapat mengurangi tingkat kesalahan dalam pemberian nomor urut faktur pajak, sehingga tidak ada nomor urut yang ganda atau terlewat. Di samping itu, hal ini juga dapat meningkatkan kontrol perusahaan pada penggunaan faktur pajak sehingga tidak ada penyalahgunaan atas faktur pajak tersebut. 7. Pengiriman barang tidak selalu dikirimkan tepat waktu Perusahaan selalu berusaha mengirimkan pesanan tepat waktu dan sesuai dengan pesanan. Namun, hal ini belum dapat sepenuhnya dilakukan oleh perusahaan. Hal ini terjadi pada pesanan yang diterima dalam jumlah yang besar, dimana jumlah stock yang ada di gudang tidak mencukupi jumlah pesanan tersebut. Sehingga, perusahaan baru dapat mengirimkan pesanan sesudah proses produksi selesai. Pengiriman barang sebaiknya dilakukan tepat waktu sesuai dengan pesanan customer. Hal ini dimaksudkan untuk memegang kepercayaan customer dalam memilih perusahaan sebagai suppliernya dan menjadi pelanggan tetap perusahaan. Di samping itu, juga dapat meningkatkan keefektifan kinerja bagian produksi dalam memenuhi pesanan customer.
61
Kondisi ini terjadi karena perusahaan tidak memiliki stock barang dalam jumlah yang banyak. Sehingga apabila pesanan yang diterima dalam jumlah yang sangat banyak, perusahaan harus memproduksi pesanan tersebut terlebih dahulu sebelum akhirnya dikirimkan kepada pelanggan. Dan perusahaan beranggapan kualitas barang harus selalu dijaga, walaupun pesanan terpaksa dikirimkan tidak tepat waktu. Kondisi ini dapat mengakibatkan hilangnya kepercayaan dari customer kepada perusahaan, karena perusahaan tidak memenuhi waktu pengiriman yang telah ditetapkan. Hal ini juga dapat mengakibatkan kurang efektifnya kinerja bagian produksi dalam memenuhi pesanan customer. Sehingga, dampak jangka panjangnya adalah berkurangnya jumlah customer bagi perusahaan. Perusahaan bisa memperbaiki kondisi ini dengan cara menghitung waktu yang dibutuhkan untuk proses produksi dengan jelas, sebaiknya melakukan koordinasi dengan bagian produksi terlebih dahulu, sehingga di dapat tanggal pengiriman barang yang pasti agar pengiriman pesanan pun dapat dilakukan tepat waktu. Di samping itu, perusahaan juga harus meningkatkan kinerja bagian produksi terutama dalam hal keefektifan, dengan membuat jadwal produksi sehingga dalam waktu yang singkat pesanan customer dapat terpenuhi. Perusahaan juga dapat mengirimkan terlebih dahulu sebagian dari pesanan customer, sehingga customer dapat melanjutkan kegiatan operasi perusahaannya dan membuat customer percaya bahwa perusahaan telah memberikan yang terbaik untuk customernya. IV.4. Prosedur Audit Rinci Atas Fungsi Penjualan Berdasarkan temuan hasil evaluasi sistem pengendalian intern diatas, maka perlu disusun prosedur audit rinci. Prosedur audit rinci merupakan langkah-langkah yang
62
disusun untuk pelaksanaan tahap audit rinci. Prosedur audit rinci harus direncanakan dengan matang dan dilaksanakan dengan baik guna mendapatkan bukti-bukti audit yang diperlukan auditor dalam pemeriksaan operasionalnya. Berikut ini prosedur audit rinci atas penjualan yang dapat digunakan dalam pelaksanaan tahap audit rinci : 1. Pemeriksaan terhadap Prosedur Penerimaan Pesanan Pelanggan Tujuan Pemeriksaan : Untuk mengetahui apakah pemrosesan pesanan pelanggan telah sesuai dengan prosedur yang berlaku dan sesuai dengan pesanan pelanggan. Prosedur Audit : a. Periksa apakah terdapat prosedur dan kebijakan pengelolaan dan pemrosesan pesanan pelanggan dibuat secara tertulis atau tidak tertulis. b. Pelajari prosedur dan kebijakan tersebut, kemudian periksa apakah pengelolaan dan pemrosesan pesanan pelanggan telah dijalankan secara efisien, efektif, dan ekonomis sesuai dengan prosedur dan kebijakan tersebut. c. Periksa kelengkapan isi dari surat pesanan pelanggan apakah ditulis dengan jelas mengenai kuantitas barang, jenis barang, maupun kode barang. d. Periksa apakah dilakukan pengecekan barang ke gudang terlebih dahulu sebelum melakukan transaksi penjualan. e. Periksa apakah terdapat pesanan pelanggan yang belum terpenuhi, baik yang sebagian maupun seluruhnya. f. Selidiki alasan keterlambatan pemenuhan pesanan pelanggan dan pihak mana yang bertanggung jawab atas keterlambatan tersebut. g. Periksa apakah terdapat pesanan yang belum diproses, kemudian selidiki alasan penundaan pemrosesan pesanan tersebut.
63
h. Memberikan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang terjadi di dalam perusahaan. Hasil Pemeriksaan : Perusahaan telah memiliki prosedur dan kebijakan secara tertulis untuk mengelola dan memproses pesanan pelanggan, sehingga memudahkan prosedur tersebut dijalankan oleh bagian-bagian yang terkait. Namun, dalam hal pemenuhan pesanan pelanggan, perusahaan masih belum dapat memenuhi pesanan pelanggan tepat waktu dikarenakan tiadk tersedianya stock barang dalam jumlah yang banyak. 2. Pemeriksaan terhadap Prosedur Persetujuan Kredit Tujuan Pemeriksaan : Untuk mengetahui apakah persetujuan kredit atas transaksi penjualan yang terjadi telah mengikuti kebijakan kredit yang berlaku di perusahaan dan telah mendapatkan persetujuan kredit dari pihak yang berwenang. Prosedur audit : a. Periksa apakah terdapat kebijakan persetujuan kredit dan syarat pembayaran yang harus dipenuhi oleh customer dibuat secara tertulis atau tidak tertulis. b. Pelajari kebijakan persetujuan kredit dan syarat pembayaran tersebut, kemudian periksa apakah persetujuan kredit ditangani dan hanya diotorisasi oleh pihak yang berwenang. c. Periksa apakah sebelum transaksi penjualan terjadi, bagian piutang dagang memeriksa terlebih dahulu status piutang dari customer tersebut. d. Periksa apakah customer telah menyanggupi syarat pembayaran yang diberikan oleh perusahaan.
64
e. Memberikan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang terjadi di dalam perusahaan. Hasil Pemeriksaan : Perusahaan telah memiliki kebijakan dalam memberikan persetujuan kredit yang diajukan oleh pelanggan. Perusahaan juga telah memiliki syarat pembayaran tertentu untuk pelanggan tertentu. Sehingga, pelanggan yang masih memiliki piutang dan tidak memiliki etikat baik untuk membayar piutangnya tidak diperkenankan untuk melakukan pembelian kembali dan piutangnya tidak akan dihapuskan sampai dengan pelanggan tersebut membayar lunas piutangnya. 3. Pemeriksaan terhadap Prosedur Pengiriman Barang Tujuan Pemeriksaan : Untuk mengetahui apakah pengiriman barang telah mengikuti prosedur yang berlaku dan telah sesuai dengan pesanan customer serta memiliki dokumen pengiriman yang lengkap. Prosedur audit : a. Periksa apakah terdapat prosedur pengiriman barang yang ditetapkan dalam perusahaan. b. Pelajari prosedur tersebut, dan periksa apakah pengiriman barang di dalam perusahaan telah sesuai dengan prosedur pengiriman tersebut. c. Periksa apakah sebelum barang dikirimkan, dilakukan pengecekan terlebih dahulu antara barang yang akan dikirim dengan dokumen pengiriman yang ada oleh kepala gudang. d. Periksa apakah dokumen pengiriman barang telah diotorisasi oleh kepala gudang.
65
e. Periksa apakah dokumen pengiriman barang mendapatkan otorisasi dari customer, yang menandakan barang telah diterima. f. Periksa apakah terdapat pengiriman barang yang mengalami kesalahan dalam hal kuantitas atau jenis barang. g. Selidiki pihak mana yang bertanggung jawab atas kesalahan dalam pengiriman barang tersebut. h. Memberikan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan. Hasil Pemeriksaan : Perusahaan telah memiliki prosedur secara tertulis dalam pengiriman barang kepada pelanggan. Perusahaan belum bisa mengirimkan barang pesanan pelanggan tepat waktu. Hal ini dikarenakan tidak adanya stock barang dalam jumlah yang sesuai pesanan pelanggan, sehingga pengiriman barang kepada pelanggan harus menunggu selesainya proses produksi. Perusahaan juga selalu melakukan pemeriksaan sebelum pengiriman barang dilaksanakan untuk mengurangi resiko adanya kesalahan pengiriman barang. 4. Pemeriksaan terhadap Prosedur Pembuatan Surat Jalan dan Faktur Penjualan Tujuan Pemeriksaan : Untuk mengetahui apakah pembuatan surat jalan dan faktur penjualan telah dilakukan dengan tepat dan untuk mengetahui apakah surat jalan dan faktur penjualan telah dibuat sesuai dengan pesanan customer. Prosedur audit : a. Periksa apakah di dalam perusahaan terdapat prosedur pembuatan surat jalan dan faktur penjualan.
66
b. Pelajari prosedur tersebut, dan periksa apakah perusahaan telah menjalankan prosedur tersebut dengan baik. c. Periksa apakah surat jalan dan faktur penjualan telah dibuat sesuai dengan surat konfirmasi pesanan, terutama mengenai data pelanggan, jenis barang, kuantitas barang, harga barang, dan tanggal pembuatan surat jalan dan faktur penjualan. d. Periksa apakah sebelum surat jalan dan faktur penjualan diserahkan ke bagian pengiriman barang, telah mendapatkan otorisasi dari pihak yang berwenang. e. Periksa apakah surat jalan dan faktur penjualan yang dibawa kembali oleh bagian pengiriman barang telah diotorisasi oleh customer. f. Periksa apakah terdapat kesalahan dalam pembuatan surat jalan dan faktur penjualan sehingga mengakibatkan kesalahan dalam pengiriman barang. g. Selidiki siapa yang bertanggung jawab atas kesalahan pembuatan surat jalan dan faktur penjualan tersebut. h. Memberikan saran-saran atas temuan yang didapat dalam prosedur pembuatan surat jalan dan faktur penjualan. Hasil Pemeriksaan : Perusahaan telah memiliki prosedur secara tertulis dalam pembuatan surat jalan dan faktur penjualan yang digunakan dalam proses pengiriman barang. Namun, surat konfirmasi pesanan yang digunakan sebagai dasar pembuatan surat jalan dan faktur penjualan masih belum bernomor urut cetak.
67
5. Pemeriksaan terhadap Prosedur Pencatatan Penjualan dan Penagihan Piutang Tujuan Pemeriksaan : Untuk mengetahui apakah pencatatan penjualan dan penagihan piutang telah dijalankan dengan efektif dan efisien, serta untuk mengetahui apakah customer membayar piutangnya tepat pada waktunya. Prosedur audit : a. Periksa apakah perusahaan membuat prosedur pencatatan penjualan dan penagihan piutang. b. Pelajari prosedur tersebut, kemudian periksa apakah pencatatan penjualan dan penagihan piutang telah mengikuti prosedur tersebut. c. Periksa apakah perusahaan memiliki bagian khusus untuk
mencatatkan
penjualan. d. Periksa apakah transaksi penjualan yang terjadi di perusahaan telah dicatatkan ke dalam jurnal yang tepat. e. Periksa apakah perusahaan memiliki bagian khusus untuk melakukan penagihan piutang. f. Periksa apakah dalam melakukan penagihan piutang, bagian penagihan selalu membawa dokumen yang lengkap. g. Periksa apakah bagian penagihan mempunyai kartu piutang, dan melakukan pemeriksaan secara berkala. h. Periksa apakah perusahaan memiliki kebijakan mengenai piutang tak tertagih dan sanksi apakah yang diberikan kepada customer yang telat melakukan pembayaran piutangnya.
68
i. Memberikan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang ada di dalam perusahaan. Hasil Pemeriksaan : Perusahaan telah memiliki prosedur secara tertulis dalam mencatatkan penjualan dan piutang. Bagian Administrasi yang mencatatkan penjualan dan piutang yang terjadi di perusahaan. Perusahaan juga telah memiliki kartu piutang yang diperiksa secara berkala. Namun, perusahaan belum memiliki kebijakan tentang penghapusan piutang yang terjadi di perusahaan. Perusahaan hanya memberikan sanksi kepada pelanggan yang terlambat membayar piutangnya an terus berusaha menagih piutang tersebut, sehingga piutang tersebut akan terus dicatatkan sampai piutang tersebut lunas dibayar oleh pelanggan. 6. Pemeriksaan terhadap Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas Tujuan Pemeriksaan : Untuk mengetahui apakah proses pencatatan penerimaan kas telah sesuai dengan ketentuan akuntansi yang berlaku. Prosedur audit : a. Periksa apakah terdapat prosedur dalam pencatatan penerimaan kas, kemudian selidiki apakah prosedur telah dijalankan dengan efektif dan efisien. b. Periksa apakah fungsi penerimaan kas terpisah dari fungsi penagihan. c. Periksa apakah pencatatan penerimaan kas dari hasil penagihan piutang telah dicatatkan pada akun yang benar. d. Periksa apakah untuk penerimaan kas dibuatkan bukti penerimaan kas yang sesuai dengan faktur penjualan yang ada.
69
e. Periksa apakah pencatatan tersebut diperiksa secara berkala oleh pejabat yang berwenang. f. Selidiki apakah terdapat penyimpangan dari pencatatan penerimaan kas yang dibuat, kemudian selidiki pihak mana yang bertanggung jawab. g. Memberikan saran-saran perbaikan atas temuan yang ada di dalam perusahaan. Hasil Pemeriksaan : Perusahaan telah memiliki prosedur secara tertulis untuk mencatatkan penerimaan kas. Pencatatan penerimaan kas dilakukan oleh bagian accounting, setelah mendapatkan bukti penerimaan kas dari bagian administrasi. Dan bagian accounting juga yang membuat laporan penerimaan kas yang nantinya diperiksa oleh pejabat yang berwenang. 7. Pemeriksaan terhadap Prosedur Retur Penjualan Tujuan Pemeriksaan : Untuk mengetahui apakah retur penjualan yang diberikan kepada customer telah sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang berlaku di perusahaan. Prosedur audit : a. Periksa apakah perusahaan telah menetapkan prosedur untuk retur penjualan, kemudian pelajari prosedur tersebut. b. Periksa apakah prosedur tersebut telah dijalankan sesuai dengan ketetapan yang berlaku. c. Periksa apakah retur penjualan yang diajukan oleh customer masih dalam jangka waktu yang ditetapkan oleh perusahaan untuk proses retur. d. Periksa apakah proses retur penjualan telah mendapat otorisasi dari pihak yang berwenang.
70
e. Periksa apakah barang yang diretur oleh customer memang tidak sesuai dengan pesanan customer berdasarkan surat konfirmasi pesanan yang ada. f. Selidiki pihak mana yang bertanggung jawab atas retur penjualan yang terjadi. g. Memberikan saran-saran untuk memperbaiki permasalahan yang terjadi di dalam perusahaan. Hasil Pemeriksaan : Perusahaan telah memiliki prosedur dan kebijakan secara tertulis mengenai proses retur penjualan. Pelanggan yang ingin melakukan retur penjualan hanya boleh melakukan proses retur penjualan dalam jangka waktu tiga hari. Kemudian, proses retur penjualan akan dilanjutkan oleh perusahaan sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang berlaku.
71
