BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN
IV.1. Perencanaan Audit Operasional Untuk memulai suatu pemeriksaan, seorang auditor harus terlebih dahulu mengadakan perencanaan
pemeriksaan.
Perencanaan
pemeriksaan
merupakan
penyusunan
strategi
menyeluruh mengenai tindakan yang akan dilakukan dan ruang lingkup pemeriksaan. Luas sempitnya ruang lingkup pemeriksaan operasional akan tergantung pada pengendalian intern perusahaan auditan. Suatu perencanaan diperlukan sebelum melakukan pemeriksaan dengan maksud agar pemeriksaan dapat dilakukan dengan seefektif dan seefisien mungkin sehingga langkah-langkah yang diambil dalam pemeriksaan dapat lebih terarah. Namun waktu perencanaan lebih banyak diperlukan seandainya pemeriksaan itu mencakup ruang lingkup masalah yang luas. Dalam perencanaan pemeriksaan,maka hal-hal yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut : a. Perencanaan pekerjaan dilakukan beberapa waktu sebelum pemeriksaan dimulai,hal ini untuk mendapatkan hasil yang efektif. b. Pekerjaan pemeriksaan yang tidak perlu dan berlebihan harus dihindarkan dengan pengertian bahwa waktu yang dipakai untuk mengkaji dan menilai sistem pengendalian intern tidak boleh melebihi dari manfaat yang diharapkan. c. Penelaahan dan penilaian atas struktur pengendalian intern. Hal ini sangat berpengaruh terhadap pemilihan prosedur pemeriksaan apa yang akan dijalankan, waktu dan luasnya pemeriksaan.
d. Pengetahuan yang mendalam tentang kegiatan usaha perusahaan, bukan hanya masalah keuangan atau laporan keuangan saja, tetapi juga operasional auditan. Hal ini berkaitan erat dengan luasnya ruang lingkup pemeriksaan yang dilakukan. Dalam hal ini perencanaan untuk pemeriksaan pada PT PMJ ialah meliputi hal berikut : 1. Perencanaan waktu pelaksanaan, yang dimulai dari : a. Tahap awal dimulai dari diterimanya proposal di PT PMJ dengan persetujuan Direktur Utama sebagai objek penulisan skripsi. b. Kemudian melakukan Survey Pendahuluan (preliminary survey) untuk memperoleh informasi umum tentang perusahaan. c. Lalu dilanjutkan dengan melakukan wawancara dengan bagian yang terkait yaitu bagian akuntansi dan bagian penjualan serta membuat Internal Control Questionnare yang harus diisi dengan bagian yang terkait. Agar dapat lebih memahami prosedur penjualan di PT PMJ secara lebih baik lagi. 2. Membuat Program Kerja Audit a. Survey Pendahuluan Tujuannya untuk memperoleh informasi umum dari perusahaan auditan, mengenai kegiatan operasionalnya khususnya bagian penjualan. b. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Tujuannya ialah untuk mengetahui seberapa pentingnya Sistem Pengendalian Intern di perusahaan tersebut, kemudian mengidentifikasi kelemahan – kelemahan Sistem Pengendalian Intern dan juga dampaknya. Dilanjutkan proses pengembangan temuan
audit yang bersifat sementara Tentative Audit Objective (TAO) menjadi Firm Audit Obejective (FAO) yang merupakan temuan yang sudah pasti. c. Pengembangan hasil temuan audit rinci. Pada tahap ini FAO yang ada dikembangkan menjadi temuan (finding) dan kemudian menetapkan unsur – unsur temuan yaitu kondisi, kriteria, sebab, akibat dan rekomendasi.
IV.2. Pelaksanaan Audit Operasional Pelaksanaan audit operasional atas fungsi penjualan pada PT PMJ dilakukan melalui tahap – tahap sebagai berikut : IV.2.1 Survei Pendahuluan ( Preliminary Survey) Pemeriksaan pendahuluan dilakukan untuk memperoleh informasi yang bersifat umum mengenai latar belakang objek yang diperiksa dan juga memperoleh informasi khusus mengenai operasi auditan. Pemeriksaan pendahuluan dilakukan dengan cara : 1)
Melakukan survei langsung ke PT PMJ
2)
Mengadakan pengamatan fisik yang mencakup fasilitas, kinerja karyawan, kedisplinan dari personil atau karyawan yang terlibat didalam kegiatan penjualan.
3)
Mengumpulkan bukti-bukti tertulis mengenai prosedur-prosedur dan kebijakan yang ditetapkan oleh perusahaan.
4)
Melakukan wawancara langsung dengan pejabat yang berwenang di bagian penjualan.
5)
Mengajukan daftar pertanyaan (Questioner) kepada pihak – pihak yang terkait dengan kegiatan perusahaan yang akan diperiksa.
Berdasarkan survei pendahuluan, wawancara dan daftar pertanyaan, informasi yang diperoleh pada tahap ini ialah sebagai berikut : a. Informasi khusus • Perusahaan melakukan penjualan secara tunai dan kredit • Jenis pelanggan, perorangan dan grosir. • Perusahaan menerima cara pembayaran baik tunai maupun cek dan giro • Kebijakan dalam memberikan kredit kepada pelanggan. • Perusahaan menerima pembayaran dalam mata uang rupiah. • Pejabat/pihak yang berwenang memberikan otorisasi untuk setiap transaksi yang terjadi terutama yang berhubungan dengan penjualan. b.Informasi Dokumen Catatan pembukuan dan dokumen pendukung yang digunakan dalam fungsi penjualan di PT PMJ yaitu : 1.Pesanan Pelanggan Permintaan barang dagangan baik dari pelanggan dan juga masing – masing outlet yang ada. Pesanan ini dapat berupa order pembelian yang telah dibuat
oleh
pelanggan, berdasarkan order pembelian tersebut dibuat order penjualan oleh pihak perusahaan Pesanan biasanya dikirim melalui fax atau melalui telepon.
2. Dokumen Pengiriman Dokumen ini berupa surat jalan, yang menunjukkan jenis dan jumlah barang yang dikirim,sesuai dengan pesanan pelanggan, surat ini kemudian akan ditandatangani
oleh pelanggan atau masing-masing kepala outlet, ini sebagai bukti bahwa barang sudah dirimkan oleh bagian pengiriman dan telah diterima baik oleh pemesan. 3. Faktur Penjualan Faktur berisi informasi jumlah barang, nama barang, harga satuan, total penjualan serta tanggal penjualannya. Faktur ini juga akan digunakan pada saat melakukan penagihan terhadap pelanggan serta sebagai dasar untuk mencatat piutang dan penjualan. 4. Jurnal Penjualan Catatan dari setiap transaksi penjualan yang telah terjadi. 5. Bukti Kas Masuk Formulir ini bisa juga disebut sebagai kwitansi, yang akan diberikan kepada pelanggan, ketika melakukan pembayaran atau pada saat melunasi piutangnya. Pada kwitansi dicantumkan nama pelanggan, nomor faktur, tanggal pembelian kode barang yang dibeli dan jumlah yang harus dibayarkan. 6. Bukti setor kebank Dokumen ini berupa slip penyetoran uang ke bank. Slip penyetoran ini digunakan sebagai bukti bahwa bagian keuangan telah menyetorkan uang kas perusahaan. Dalam slip ini berisi informasi: jumlah uang yang disetorkan, tanggal penyetoran dan nama penyetor. 7. Jurnal Penerimaan Kas Jurnal yang berisi daftar penerimaan kas, baik itu dari penjualan secara tunai dan juga penagihan piutang usaha. 8. Buku pembantu piutang
Buku yang berisi daftar piutang yang dimiliki perusahaan, didalamnya terdapat informasi nama pelanggan, penambahan piutang, pengurangan piutang dan nilai saldo piutang. c. Informasi Kepegawaian • Struktur organisasi perusahaan dan uraian tugas serta tanggung jawab untuk masing – masing bagian atau fungsi menurut struktur organisasi pada PT PMJ.
IV.2.2
Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Pada tahap evaluasi sistem pengendalian intern ini bertujuan untuk menguji dan
mengevaluasi efektifitas pengendalian yang dilakukan oleh manajemen perusahaan. Jika pelaksanaan pengendalian intern atas penjualan pada PT PMJ telah memadai dan sesuai dengan kriteria pengendalian intern dalam standar pemeriksaan akuntansi, maka dapat dikatakan bahwa pengendalian intern perusahaan tersebut sudah sangat kuat. Tetapi jika sebaliknya, dapat dikatakan bahwa pengendalian intern di perusahaan tersebut masih lemah. Hal ini sangat penting,penulis perlu untuk mengetahui dahulu kondisi pengendalian intern di perusahaan tersebut. Hal ini sebagai tolak ukur bagi untuk menentukan luasnya pemeriksaan yang akan dilakukan oleh penulis. Untuk memperoleh data atas pengendalian intern perusahaan dapat diperoleh melalui beberapa cara yaitu : a. Wawancara dengan pejabat yang terkait di bidang penjualan. b. Observasi langsung atas kegiatan operasional yang akan diperiksa yaitu kegiatan penjualan,mulai dari tahap awal hingga selesai.
c. Dan juga dapat mempergunakan daftar pertanyaan (internal control questionnaire) untuk diisi oleh pejabat yang terkait guna mempermudah pemahaman atas data-data yang diperlukan. Daftar pertanyaan yang diajukan berupa pertanyaan umum yang sifatnya objektif, disertai dengan jawaban singkat dari masing-masing pertanyaan.
Dibawah ini merupakan hasil daftar pertanyaan yang telah diajukan pada PT PMJ ialah sebagai berikut :
PT PMJ Internal Control Questionnaires Fungsi Penjualan Pada PT PMJ
No.
Pertanyaan
Y/T
Keterangan
PENJUALAN 1.
Apakah
setiap
penjualan
Tetapi surat pesanan tidak diisi
diminta surat pesanan dari pelanggan ? 2.
Y
Apakah Penjualan dilakukan secara tunai dan kredit?
3.
secara lengkap.
Y
Apakah
fungsi
penjualan
terpisah
dari
fungsi
Y
pengiriman? 4.
Apakah fungsi penjualan terpisah dari fungsi akuntansi?
5.
Y
Apakah fungsi gudang terpisah dari fungsi pengiriman?
6.
Apakah daftar
perusahaan harga
produk
T memiliki secara
tertulis? 7.
Terdapat didalam satu unit.
Apakah formulir berikut bernomor urut tecetak (prenumberred) :
Y
8.
a. Faktur Penjualan
Y
b. Surat Jalan
Y
Apakah
ada
tertulis
kebijakan
dalam
secara
memberikan
potongan harga ?
9.
T
Apakah dokumentasi penjualan disimpan secara rapi sesuai nomor
10
urutnya oleh bagian penjualan ?
Y
Apakah
Y
selalu
dibuat
laporan
penjualan setiap bulannya? 11.
Apakah ada pejabat berwenang yang selalu mengevaluasi laporan penjualan itu dengan seksama?
12.
Apakah
tembusan
penjualan
selalu
Y
dokumen
diberikan
ke
bagian akuntansi? 13.
Apakah
bagian
Y Akuntansi
melakukan jurnal atas penjualan secara periodik berdasarkan copy faktur
penjualan
diotorisasi ?
yang
sudah Y
14.
Apakah
dilakukan
pengecekan
terlebih dahulu terhadap kesediaan persediaan sebelum
barang
digudang
transaksi
penjualan
dilakukan ? 15.
Y
Apakah ada pengecekan status kredit
pelanggan
melakukan
transaksi
sebelum penjualan Y
kredit ? 16.
Apakah perusahaan menetapkan batas kredit tertentu bagi setiap pelanggan ?
17.
Y
Apakah faktur yang batal diarsip oleh bagian akuntansi ?
18.
T
Apakah pengiriman barang selalu didukung oleh surat jalan
yang
telah diotorisasi ? 19.
Apakah
Y
pengiriman
barang
meminta tanda tanggan pelanggan sebagai
tanda
barang
diterima oleh pelanggan ?
telah Y
20.
Apakah bagian
Piutang secara
T
Dilakukan bila sudah lewat dari tanggal jatuh tempo saja
rutin mengirimkan surat tagihan kepada pelanggan ? 21.
Apakah bagian penagihan piutang mengembalikan faktur yg tidak dapat tertagih setiap bulannya?
22.
Apakah
Perusahaan
memiliki
dalam
syarat
kebijakan
pembayaran tertentu ? 23.
Faktur dikembalikan bila faktur T
Hanya waktu jatuh tempo 30 hari dari tanggal transaksi T
Apakah Perusahaan melakukan penyisihan untuk piutang yang tidak tertagih ?
telah dapat ditagih
T
Setelah dilakukan pemeriksaan pendahuluan atas pengendalian intern pada fungsi penjualan, dan juga berdasarkan hasil wawancara serta pengamatan langsung dilapangan, didukung pula dengan jawaban – jawaban yang diperoleh dari internal control questionnaire maka diperoleh beberapa hal yang positif pada PT PMJ : 1. Fungsi penjualan sudah terpisah dengan fungsi pengiriman dan fungsi akuntansi. 2. Dokumen-dokumen penjualan seperti surat jalan dan faktur penjualan sudah bernomor urut cetak (prenumbered). 3. Selalu dilakukan pengecekan kesediaan barang di Gudang sebelum transaksi penjualan dilaksanakan. 4. Perusahaan sudah memiliki kebijakan dan prosedur penjualan secara tertulis. 5. Perusahaan sudah memiliki daftar harga semua produk secar tertulis dan diterapkan secara konsisten ke semua pelanggan. 6. Ada kebijakan tertulis untuk mengatur retur penjualan. 7. Proses pengiriman barang selalu disertai dengan dokumen-dokumen pendukung 8. Selalu melihat limit kredit setiap pelanggan sebelum melakukan penjualan kredit. 9. Ada bagian yang bertugas untuk mengotorisasi pemberian penjualan kredit. 10. Perusahaan melakukan pengarsipan pada bukti setor yang telah disahkan pihak bank. 11. Ada laporan penjualan yang selalu dilaporkan setiap bulan dan dievaluasi oleh pejabat yang berwenang.
IV.2.3 Pemeriksaan Terinci pada Fungsi Penjualan PT PMJ Langkah-langkah yang dilakukan dalam penyusunan prosedur audit rinci meliputi dua hal pokok, yaitu: 1. Tujuan pemeriksaan (Audit Objective) 2. Prosedur pemeriksaan (Audit Procedure) IV.2.3.1 Pemeriksaan Prosedur Penerimaan Pesanan Tujuan pemeriksaan prosedur pesanan adalah untuk memastikan bahwa semua pesanan dari pelanggan sudah ditangani sesuai dengan prosedur yang berlaku dari penerimaan pesanan sampai dengan pengiriman barang. Prosedur pemeriksaan penerimaan pesanan : 1. Dapatkan informasi mengenai prosedur dan kebijakan dalam prosedur penerimaan pesanan baik dari bagian penerimaan atau dari peraturan perusahaan. 2. Untuk mengevaluasi apakah kebijakan tersebut sudah cukup baik, dalam arti dapat meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan keekonomisan dalam kegiatan fungsi penjualan dan pemasaran. 3. Memeriksa data-data pelanggan dan kelengkapan otorisasi dokumen atas pesanan pelanggan,yaitu : a) Nama, alamat dan tujuan pengiriman barang sesuai dengan permintaan. b) Kolom paraf salesman dan kepala bagian keuangan yang menyutujui pesanan. c) Jenis,barang, jumlah, unit satuan telah sesuai dengan pesanan.
d) Tanggal penerimaan pesanan dan tanggal pengiriman
barang yang
dikehendaki e) Besarnya potongan harga yang diberikan serta syarat pembayaran yang telah disetujui. 4. Memeriksa keseluruhan pengiriman barang apakah telah seluruh pemesanan telah dipenuhi atau tidak. 5. Menentukan total kerugian yang dialami perusahaan jika terjadi penyimpangan dalam proses penerimaan pesanan. 6. Pastikan pihak yang bertanggungjawab atas penyimpangan tersebut. 7. Buat saran berdasarkan temuan yang ada. Dari pemeriksaan diatas ditemukan beberapa temuan antara lain : 1. Kolom paraf pada surat pesanan tidak diisi secara lengkap hanya ada tanda tangan dan tanggal waktu dipesan, tetapi tidak dicantumkan nama jelas pemesan dan juga petugas yang menerima pesanan.
IV.2.3.2 Pemeriksaan Prosedur Persetujuan Kredit Tujuan pemeriksaan terhadap fungsi ini adalah : 1. Untuk mengetahui apakah terdapat prosedur permohonan kredit dalam perusahaan. 2. Mengetahui apakah terdapat kebijakan pengelolaan piutang dan penagihan. 3. Untuk mengetahui apakah ada hambatan dalam penagihan piutang. 4. Melihat apakah dalam persetujuan kredit telah diiotorisasi oleh bagian yang berwenang.
Prosedur pemeriksaan persetujuan kredit ialah sebagai berikut : 1. Dapatkan informasi dan prosedur persetujuan kredit dalam perusahaan. 2. Mempelajari bagaimana penerapan prosedur persetujuan kredit dijalankan dalam operasional. 3.
Periksa apakah setiap sales order telah melalui persetujuan kredit.
4.
Periksa apakah setiap persetujuan kredit telah dilakukan otorisasi oleh pejabat yang berwenang.
5. Menentukan
total
kerugian
yang
dialami
perusahaan
jika
terjadi
penyimpangan dalam proses persetujuan kedit dan pihak yang bertanggung jawab atas penyimpangan tersebut. 6. Buat saran berdasarkan temuan yang ada. Dari pemeriksaan diatas didapatkan temuan sebagai berikut : Dalam tahap prosedur persetujuan kredit, tidak ada temuan karena masing-masing bagian sudah melakukan fungsinya dengan baik bagian keuangan selalu mengotorisasi persetujuan pemberian kredit.
IV.2.3.3 Pemeriksaan Prosedur Pengiriman Barang Tujuan pemeriksaan prosedur pengiriman barang adalah untuk mengetahui apakah barang yang dikirim telah sesuai dengan pesanan dan telah lengkap dokumen pengirimannya. Prosedur pemeriksaan prosedur pengiriman barang sebagai berikut : 1. Pelajari prosedur pengiriman barang yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
2. Periksa apakah sebelum pengiriman barang, dilakukan pengecekan antara dokumen dan barang yang akan dikirm. 3. Periksa apakah pengiriman barang dilakukan dengan otorisasi dan dicek serta ditandatangani oleh kepala gudang. 4. Periksa apakah dokumen pengiriman barang dicap “sudah dikirim/diterima” oleh pihak penerima barang. 5. Menentukan
total
kerugian
yang
dialami
perusahaan
jika
terjadi
penyimpangan dalam proses pengiriman barang dan pihak yang bertanggung jawab atas penyimpangan tersebut. 6. Buat saran berdasarkan temuan yang didapat. Dari pemeriksaan diatas didapatkan temuan sebagai berikut : 1. Jumlah barang yang diterima dibeberapa outlet jumlahnya terkadang tidak sesuai dengan surat jalan dan biasanya tetap dicatat sesuai dengan yang tertera disurat jalan bukan berdasarkan jumlah fisik barang yang ada
IV.2.3.4 Pemeriksaan Prosedur Pembuatan Faktur Tujuan pemeriksaan pembuatan faktur adalah : 1. Untuk mengetahui apakah terjadi penyelewengan dan ketepatan dalam pembuatan faktur. 2. Untuk memastikan pembuatan faktur telah sesuai dengan dokumen pendukung. 3. Untuk memastikan jangka waktu antara pembuatan faktur dan pengiriman barang tidak terlalu jauh.
Prosedur pembuatan faktur adalah sebagai berikut : 1. Dapatkan prosedur dan kebijaksanaan perusahaan dalam proses pembuatan faktur. 2. Periksa apakah faktur yang dibuat sesuai dengan surat order antara lain: a. Nama Pelanggan b. Harga Barang c. Jumlah barang d. Tanggal pembuatan faktur e. Nomor faktur 3. Periksa apakah faktur telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang sebelum dikirimkan ke pelanggan. 4. Periksa penomoran faktur (prenumbered) 5. Periksa pada laporan bulanan faktur yang diterbitkan dengan laporan penjualan bulanan apakah jumlah totalnya telah sama. 6. Periksa apakah terjadi pengembalian barang yang telah dibuat nota kreditnya untuk pengurangan nilai piutang pelanggan. Dari hasil pemeriksaan ditemukan hal sebagai berikut : Dalam prosedur ini tidak ada temuan, karena faktur selalu dibuat tepat waktu oleh bagian akuntansi, setelah semua dokumen pendukung telah sesuai.
IV.2.3.5 Pemeriksaan Prosedur Pencatatan dan Penagihan Piutang
Tujuan pemeriksaan ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk memastikan pencatatan piutang dengan jumlah pesanan pelanggan telah sama secara total. 2. Untuk mengetahui apakah sudah terdapat kebijakan tertulis mengenai pengelolaan piutang dan penagihannya. 3. Untuk memeriksa apakah kebijakan tersebut sudah dijalankan dengan baik oleh fungsi penagihan. 4. Untuk memastikan apakah laporan penjualan yang diberikan oleh manajer divisi penjualan dan pemasaran sama dengan pembukuan perusahaan. Prosedur pemeriksaan pencatatan dan penagihan piutang : 1. Dapatkan prosedur dan kebijaksanaan perusahaan dalam proses pencatatan piutang dan kebijaksanaan perusahaan tentang piutang. 2. Periksa apakah pengiriman faktur kepada pelanggan tepat waktu. 3. Periksa apakah informasi dalam faktur yang akan dikrim telah benar. 4. . Memeriksa apakah jumlah piutang yang terjadi sesuai dengan order penjualan. Dari hasil pemeriksaan diatas ditemukan beberapa hal sebagai berikut : 1. Perusahaan tidak memiliki kebijakan syarat pembayaran piutang. Dalam arti perusahaan hanya memberikan waktu jatuh tempo 30 hari dari tanggal transaksi, namun bila terjadi keterlambatan pembayaran tidak ada peraturan khusus dari perusahaan. 2. Perusahaan tidak pernah mengirimkan surat konfirmasi piutang secara periodik kepada pelanggan.
IV.3. Laporan Hasil Pemeriksaan Operasional atas Fungsi Penjualan pada PT PMJ Berdasarkan Tujuan awal penelitian ini adalah untuk mengevaluasi prosedur penjualan yang sudah berjalan dan menemukan hambatan – hambatan yang dihadapi oleh PT PMJ, khusunya di bidang penjualan. Melalui tahapan pelaksanaan audit yang sudah dilaksanakan , yaitu mulai dari survey pendahuluan, kemudian mengevaluasi sistem pengendalian intern di PT PMJ, hingga penyusunan prosedur untuk audit rinci maka penulis menemukan beberapa hal positif atas prosedur penjualan di PT PMJ, namun juga ditemukan beberapa kelemahan didalam prosedur penjualan yang masih memerlukan perbaikan agar menjadi lebih baik dimasa mendatang. Temuan yang ada berdasarkan fakta, data, dan bukti – bukti yang kuat. Sebagai hasil akhir dari pemeriksaan terhadap penjualan pada PT PMJ, penulis mengemukakan hasil dari pemeriksaan secara terinci atas temuan yang diperoleh,dimulai dari kondisi yang sebenarnya terjadi di perusahaan, dibandingkan dengan kriteria yang seharusnya dilakukan, sebab yang akan terjadi darti temuan tersebut dan akibat dari temuan tersebut, serta rekomendasi atas temuan. Laporan Hasil Pemeriksaan Operasional atas Fungsi Penjualan pada PT PMJ ialah sebagai berikut :
1. Otorisasi Pesanan Kurang Lengkap Kondisi : Pada surat pesanan tidak diisi dengan lengkap, ada sebagian yang hanya diisi tangggal saja tanpa ada tada tangan dan nama jelas yang melakukan pemesanan, dan ada juga sebagian
yang hanya membubuhkan tanda tangan dikolom pemesan tanpa ada tanggal pesanan dan nama jelas. Kriteria : Pengendalian Intern yang benar, mengharuskan setiap surat pesanan dan setiap dokumen harus diisi secara lengkap dan jelas siapa yang membuat order, menerima order dan mengotorisasi order penjualan terhadap pelanggan. Sebab : Perusahaan menggangap sudah mengenal baik para pelanggannya sehingga surat pesanan tidak perlu diisi dengan lengkap, dan bila terjadi hal yang kurang jelas dalam surat pesanan perusahaan akan menanyakan kembali kepada pelanggan lewat telepon. Akibat : Sulit untuk menulusuri siapa pihak yang menerima pesanan dan mengotorisasi penjualan jika suatu saat terjadi masalah dengan pelanggan misalnya pengiriman barang dilakukan sangat lambat atau tidak sesuai dengan keinginan pelanggan. Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya mewajibkan karyawan yang bertugas untuk menerima pesanan memeriksa kembali surat order pesanan dan karyawan tersebut harus mengisi dengan lengkap setiap surat order pesanan dan juga setiap surat pesanan seharusnya ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
2. Bagian Gudang merangkap sebagai bagian pengiriman barang Kondisi : Bagian gudang terkadang juga merangkap untuk melakuan pengiriman barang, sehingga tidak pemisahan tugas yang jelas. Kriteria : Pengendalian intern yang baik mengharuskan adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab yang jelas sehingga masing – masing karyawan dapat mempertanggung jawabkan tugasnya.
Sebab : Perusahaan melakukan penggabungan fungsi ini dengan asumsi untuk menghemat biaya dan perusahaan beranggapan dengan tidak ada pemisahan tanggung jawab maka penyimpanan barang di gudang menjadi tanggung jawab bersama antara bagian gudang dan juga bagian pengiriman. Akibat : Adanya perangkapan fungsi akan membuat karyawan kurang terfokus pada tugasnya, dan juga akan menyebabkan kurangnya kontrol terhadap stok persediaan barang di gudang. Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya memisahkan karyawan yang bekerja dan bagian pengiriman secara tertulis,sehingga karyawan tidak menjadi rancu lagi akan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Dan untuk memasuki bagian gudang hanya diperbolehkan untuk orang-orang yang memiliki otoritas tertentu saja.
3. Perusahaan tidak memiliki kebijakan dalam pemberian potongan harga kepada pelanggan Kondisi : Pemberian potongan harga berdasarkan kebijakan manager penjualan
tidak ada
kebijakan yang tertulis sehingga berbeda – beda untuk setiap pelanggan. Kriteria : Pemberian potongan
harus ada peraturan tertulis untuk mencegah terjadinya
kecurangan Sebab : Perusahaan menyerahkan wewenang pemberian potongan harga kepada manager penjualan karena dianggap lebih mengetahui kondisi yang ada. Akibat : Bisa terjadi kecurangan dengan menentukan potongan harga yang berbeda-beda. Misalnya potongan harga yang diberikan kepada pelanggan hanya 10% tetapi yang dilaporkan ke perusahaan potongan harga yang diberikan ialah 20%, sehingga akan merugikan perusahaan.
Rekomendasi : Seharusnya perusahaan menetapkan kebijakan dalam pemberian diskon kepada pelanggan, misalnya dari pembelian 1 juta – 5 juta jumlah diskon yang diberikan sebesar 5%. Dan harus ditetapkan secara konsisten kepada semua pelanggan.
4. Perbedaan jumlah barang yang tertera di surat jalan dengan jumlah fisik yang diterima. Kondisi : Pada beberapa pengiriman ke toko ditemukan jumlah barang yang ada tidak sesuai dengan jumlah barang yang ada di surat jalan. Dan biasanya akan tetap disesuaikan dengan jumlah yang ada di surat jalan sehingga akan ada perbedan stok ditoko yang akan merugikan karyawan di toko (outlet). Kriteria : Seharusnya pencatatan penerimaan barang disesuaikan dengan barang yang sesungguhnya diterima, jika ada perbedaan dengan surat jalan, sebaiknya surat jalan direvisi. Sebab : Bagian pengiriman tidak mau merubah surat jalan karena dianggap barang yang dikurang bisa ditambahkan pada pengiriman selanjutnya, sehingga surat jalan tidak perlu diubah. Akibat : Sering terjadi perbedaan stok barang di masing – masing outlet, karena terkadang bagian pengiriman lupa untuk menambahkan barang yang kurang pada pengiriman sebelumnya. Rekomendasi : Jika terjadi selisih antara barang yang diterima dengan jumlah barang di surat jalan, maka sebaiknya surat jalan diganti dan dikoreksi dengan jumlah yang sebenarnya ada.
5. Faktur Penjualan yang batal tidak diarsip Kondisi : Pada PT PMJ tidak ada pengarsipan untuk faktur penjualan yang batal. Faktur penjualan yang batal langsung dibuang dan tidak diarsip bersama dengan faktur baru penggantinya.
Kriteria : Faktur yang batal seharusnya tetap diarsip dan dicap “batal” dan diarsip bersamaan dengan faktur pengganti untuk arsip terjadinya pembatalan faktur penjualan Sebab : Perusahaan beranggapan faktur yang batal tidak perlu diarsip karena faktur penjualan yang batal langsung dibuang dan dikoreksi dengan faktur yang baru,sehingga tidak perlu disimpan. Akibat : Akan ada nomor faktur yang hilang, sehingga nomor urut faktur jadi tidak berurutan lagi. Dan juga tanggung jawab bila terjadi penyelewengan atau kesalahan penagihan akan menjadi susah ditelusuri karena kurangnya bukti atas kejadian sebelumnya. Rekomendasi : Sebaiknya faktur penjualan yang batal tetap diarsip dan diberi cap “batal” dan kemudian diarsip bersamaan dengan faktur penggantinya. Hal ini untuk menghindari faktur yang batal disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab dan juga untuk menghindari kesulitan pembuktian jika terjadi perbedaan dengan arsip pelanggan.
6. Konfirmasi Piutang tidak dilakukan secara periodik Kondisi : Perusahaan tidak pernah mengirimkan pernyataan piutang kepada pelanggan sehingga terkadang terjadi keterlambatan pembayaran dari pelanggan Kriteria : Perusahaan harus mengirimkan pernyataan piutang secara periodik guna menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut. Praktek yang sehat dapat dilihat dengan cara melakukan pengecekan secara periodik ketelitian catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh pihak luar yang bebas. Sehingga perlu ada pernyataan piutang kepada pelanggan secara periodik.
Sebab : Perusahaan menganggap hal tersebut kurang begitu penting, karena selama ini belum pernah ada kesalahan penagihan piutang kepada pelanggan. Akibat : Kemungkinan terjadinya kesalahan pencatatan yang berlarut-larut dan catatan menjadi tidak akurat. Dan juga bila terjadi kecurangan oleh karyawan seperti penagihan piutang yang tidak disetorkan kepada perusahaan, akan tidak dapat dideteksi. Rekomendasi : Sebaiknya perusahaan membuat surat pernyataan piutang yang dikirimkan secara periodik kepada pelanggan hal ini untuk menghindari kemungkinan terjadinya kecurangan oleh karyawan.
7. Tidak memiliki Kebijakan syarat pembayaran tertenu Kondisi : Untuk Penjualan secara kredit, perusahaan tidak memiliki kebijakan khusus mengenai syarat pembayaran tertentu. Perusahaan hanya memberikan tenggang waktu pembayaran 30 hari setelah barang diterima oleh pelanggan. Dan bila pelanggan terlambat melakukan pembayaran, tidak ada kebijakan khusus yang dibuat oleh perusahaan. Kriteria :Perusahaan seharusnya memiliki syarat pembayaran pembayaran dalam penjualan kredit sehingga pelanggan dapat mempunyai acuan untuk melakukan pembayaran utang. Sehingga syarat tersebut dapat membuat pelanggan membayar utang tepat waktu dan tidak melewati dari tanggal jatuh tempo. Sebab :Perusahaan berpendapat tidak perlu ada kebijakan khusus untuk pembayaran. Meskipun sering terjadi keterlambatan pembayaran dari tanggal jatuh tempo,asalkan pelanggan tetap melakukan pelunasan atas hutangnya, hal tersebut masih dapat diterima. Akibat : Banyak pelanggan yang melakukan pembayaran melebihi dari tanggal jatuh tempo, yang akhirnya akan mempengaruhi cash flow perusahaan.
Rekomendasi : Perusahaan seharusnya membuat kebijakan baru untuk pembayaran piutang sehingga keterlambatan pembayaran piutang dapat dihindari. Misalnya dengan syarat pembayaran 2/10, n/30 bila pelanggan membayar dalam jangka waktu kurang atau 10 hari maka akan mendapatkan discount 10% dan jangka waktu pembayaran 30 hari.
