BAB IV PEMBAHASAN
Pembahasan yang akan dijabarkan pada bab ke empat ini mengenai pelaksanaan audit operasional pada objek yang dimaksud yakni PT. Centa Brasindo Abadi. Sebelum dilakukannya kegiatan audit atau pemeriksaan, penulis yang belajar sebagai seorang auditor, merasa perlu untuk menyusun suatu rencana audit. Dimana selayaknya seorang auditor harus mempersiapkan suatu program kerja untuk melaksanakan proses auditan yang akan dijalankan. Program Kerja Audit (PKA) merupakan suatu hal penting yang digunakan auditor untuk mencapai tujuan audit. PKA juga berguna sebagai suatu strategi dokumentasi audit berisi keseimbangan antara prosedur pelaksanaan untuk memperoleh pemahaman tentang bisnis klien dengan pengendalian intern yang dimiliki perusahaan. Dari PKA tersebut, diharapkan pelaksanaan pemeriksaan nantinya dapat berjalan secara efektif dan efisien. Adapun perencanaan audit atas fungsi penjualan adalah dengan membuat perencanaan waktu berupa jadwal audit yang dimulai dari: 1. Diperolehnya latar belakang perusahaan, struktur organisasi perusahaan dan kegiatan umum perusahaan. 2. Kegiatan wawancara dengan pihak-pihak terkait untuk memperoleh data-data dan informasi yang diperlukan. Dalam pertemuan tersebut penulis memperoleh data mengenai persetujuan penjualan, persetujuan kredit customer (piutang customer), serta data mengenai produk-produk yang di produksi dan dipasarkan perusahaan.
44
Tujuan dari pemeriksaan operasional atas fungsi penjualan pada PT. Centa Brasindo Abadi adalah sebagai berikut: 1. Menilai ketaatan kegiatan penjualan terhadap prosedur dan kebijakan perusahaan yang berlaku sehingga dapat dinilai tingkat efektifitas operasionalnya. 2. Menilai efektifitas kegiatan penjualan Penjualan dapat dikatakan efektif jika barang yang dibutuhkan customer tersedia tepat waktu, dengan kualitas dan kuantitas yang sesuai dengan permintaan customer dan diterima di tempat yang tepat. 3. Menilai efisiensi kegiatan penjualan Penjualan dikatakan efisiensi jika harga jual yang ditetapkan perusahaan sesuai dengan keuntungan yang ingin dicapai perusahaan dengan tetap menjaga kualitas barang yang dijual. 4. Dalam hal ini tujuan pemeriksaan pada dasarnya adalah mengevaluasi dan memberikan saran-saran serta rekomendasi perbaikan atas kelemahan yang ditemukan pada kegiatan perusahaan.
IV.1
Program Kerja Audit Tahap PKA yang dilakukan dalam audit operasional fungsi penjualan, yakni:
1. Audit Pendahuluan/Survei Pendahuluan Aktivitas audit ini dilakukan dengan tujuan mendapatkan informasi latar belakang terhadap objek pribadi yakni PT. Centa Brasindo Abadi, aktivitas operasi yang diaudit, serta menganalisis berbagai informasi yang telah diperoleh untuk mengidentifikasi hal-hal yang potensial mengandung kelemahan khususnya terkait pada fungsi penjualan. 45
2. Pengujian Pengendalian Internal Dengan tujuan untuk mengidentifikasi kelemahan sistem pengendalian internal dan dampak yang terjadi bagi perusahaan. 3. Audit Terinci Diarahkannya penilaian tingkat efektifitas dan efisiensi operasional penjualan serta penetapan unsur temuan (finding) berupa kondisi (condition), kriteria (criteria), sebab (cause), akibat (effect), rekomendasi (recommendation).
IV.1.1 Audit Pendahuluan (Preliminary Survey) Audit pendahuluan adalah langkah awal yang digunakan oleh auditor untuk mendapatkan gambaran mengenai kegiatan usaha perusahaan. Survei pendahuluan ini dilakukan untuk mendapatkan gambaran awal mengenai perusahaan, serta untuk memperoleh informasi yang bersifat umum mengenai latar belakang dan aktivitas operasi penjualan pada PT. Centa Brasindo Abadi. Demikian adalah prosedur pemeriksaan yang dilakukan adalah 1. Mengumpulkan data dan informasi mengenai struktur organisasi perusahaan, uraian tugas atau tanggung jawab setiap bagian di dalam perusahaan terkait dengan fungsi penjualan. 2. Mendengarkan penjelasan struktur organisasi dan job description perusahaan. 3. Melakukan wawancara terhadap pejabat perusahaan dan bagian terkait. 4. Mempelajari prosedur proses penjualan. 5. Melakukan pengamatan atas pelaksanaan fungsi penjualan yang berjalan dalam perusahaan.
46
Hasil pemeriksaan pada tahap ini sudah dilakukan dan sudah tersaji di bab sebelumnya.
IV.1.2 Evaluasi Pengendalian Intern Atas Fungsi Penjualan Penulis memperoleh data-data yang berkaitan dengan pengendalian intern atas fungsi penjualan melalui kegiatan wawancara. Namun, penulis juga mempersiapkan suatu daftar pertanyaan berupa kuisioner yang terkait dengan aktivitas fungsi penjualan perusahaan yang diaudit. Hal tersebut dimaksudkan untuk mengetahui bagaimana pengendalian internal yang ada di dalam perusahaan, apakah sudah dilakukan oleh perusahaan dan berjalan dengan efektif, efisien, dan ekonomis. Kuisioner ini juga dapat membantu mempermudah dan memperjelas pemahaman mengenai informasi dari perusahaan yang terkait penjualan, dan mendeteksi kelemahan yang terjadi dalam perusahaan. Pertanyaan dalam kuisioner merupakan pertanyaan yang bersifat objektif, pertanyaan umum yang jawabannya disertai dengan jawaban singkat dalam kolom keterangan yang diberikan kepada pihak perusahaan terkait fungsi penjualan di perusahaan. Kuisioner tersebut dapat dijawab dengan jawaban “Ya” atau “Tidak”. Jawaban yang diperoleh dari kuisioner akan menggambarkan kemungkinan adanya indikasi kelemahan yang terjadi di perusahaan, sudah berjalan atau tidak berjalannya pengendalian atas penjualan di dalam perusahaan, ataupun pengendalian yang selama ini ditetapkan oleh perusahaan. Kelemahan yang ditemukan akan dievaluasi dan diberikan saran-saran untuk perbaikan. Berdasarkan evaluasi yang dihasilkan dari jawaban kuisioner, sangat membantu penulis untuk menemukan kelemahan dan kekuatan perusahaan dalam fungsi penjualan 47
perusahaan selain daripada wawancara yang dilakukan. Kelemahan yang ditemukan oleh penulis, diusahakan untuk dilakukan pengevaluasian lebih lanjut dan diberikannya saran-saran yang mungkin dapat membantu perusahaan menjadi lebih baik ke depannya.
Tabel 4.1 Kuisioner Bagian Penjualan No. 1
Pertanyaan
Ya
Apakah perusahaan memiliki
Tidak
Keterangan
Ya
prosedur penjualan secara tertulis ? 2
Apakah pelaksanaan kegiatan selalu mengikuti
pedoman
Ya
kebijakan
tersebut? 3
Apakah laporan penjualan selalu
Ya
dibuat setiap bulannya? 4
Apakah ada pejabat berwenang yang selalu
mengevaluasi
Ya
laporan
penjualan dengan seksama ? 5
Apakah perusahaan membuat target
Ya
penjualan setiap bulannya ? 6
Apakah fungsi penjualan terpisah
Ya
dari fungsi akuntansi? a.
b.
Apakah fungsi penjualan terpisah
Tentu saja, penagihan oleh
dari fungsi penagihan?
finance dan bagian penjualan.
Apakah fungsi penjualan terpisah
Ya
48
dari fungsi pengiriman? c.
Apakah fungsi penjualan terpisah
Ya
dari fungsi gudang? d.
Apakah fungsi gudang terpisah dari
Ya
fungsi pengiriman? 7
Apakah faktur yang batal disimpan
(disimpan di komputer Æ
Ya
untuk pemeriksaan?
kondisi pending (belum di print) kira-kira sebulan di hapus SO yang batal-batal itu.
8
Apakah faktur yang batal diarsip oleh
Ya
bagian akuntansi? 9
Apakah perusahaan memiliki daftar
Ya
harga barang secara tertulis? 10
Apakah
daftar
harga
barang
Ya
Bisa satu minggu sekali atau
diperbaharui secara berkala?
sering sesuai kebutuhan, juga tergantung harga bahan baku dari kondisi pasar.
11
Apakah setiap customer diberikan daftar harga barang yang sama?
12
Apakah
perusahaan
Tidak
memberikan
Ya
mempunyai
Ya
negosiasi harga? 13
Apakah pedoman
perusahaan pemberian
potongan
DISC
2.25
%
UNTUK
PEMBAYARAN <= 7 HARI.
49
harga/diskon yang jelas dan tertulis ?
14
Apakah bagian akuntansi melakukan
Ya
jurnal atas penjualan secara periodik berdasarkan copy faktur penjualan yang sudah diotorisasi? 15
Apakah setiap penjualan dibuat sales
Ya
order oleh bagian penjualan? Jika “ya” : a.
Apakah
setiap
sales
order Ya
dimintakan persetujuan ke customer ? b.
Apakah sales order disimpan secara
Ya
rapi sesuai dengan nomor urutnya oleh bagian penjualan? c.
Apakah tembusan sales order selalu diberikan ke bagian gudang?
16
Apakah
formulir
tersebut
bernomor
sales urut
Tidak invoice
Ya
cetak
(prenumbered)? Jika “ya” : a.
Apakah bagian akuntansi cukup
Ya
mengawasi urutan faktur penjualan
50
dan isinya? b.
Apakah
bagian
akuntansi
dan
finance memeriksa : *
Jumlah kuantitas yang dikirim?
Ya
*
Harga?
Ya
*
Perhitungan?
Ya
*
Syarat kredit?
Ya
c.
Apakah setiap sales invoice dibuat
Ya
berdasarkan sales order? 17
Apakah
formulir
tersebut
bernomor
delivery
order
urut
cetak
Ya
(prenumbered)? Jika ”ya” : a.
Apakah setiap delivery order dibuat
Ya
berdasarkan sales order dan sales invoice? b.
Apakah delivery order dibuat oleh bagian gudang?
18
Tidak
Apakah formulir surat konfirmasi pesanan tersebut bernomor urut cetak (prenumbered)? Jika ”ya” :
a.
Apakah setiap penjualan diminta
Ya
Jika tidak ada PO, untuk 51
surat pesanan (purchase order) dari
pesanan dari PT yang sudah
customer?
besar, akan sulit untuk bukti pelaporan pajak mereka, dan juga untuk bukti cabang ke pusat.
b.
Apakah
penyelesaian
pesanan
Kurang tepat waktu, karena
customer selalu diselesaikan tepat
stok barang yg tersedia tidak
waktu?
ada,
sehingga
pesanan
Tidak customer lama. 19
Apakah pengiriman barang didukung oleh
delivery
order
yang
Ya
telah
diotorisasi? Jika ”ya”: a.
Bagian pengiriman barang meminta
Ya
Sebagai bukti juga kalau
tanda tangan customer sebagai tanda
barang sudah diterima dengan
barang telah diterima oleh customer?
baik oleh customer, dan juga bukti pengiriman
kalau (supir)
bagian sudah
mengirimkan barangnnya. 20
Apakah
dilakukan
pengecekan
terlebih dahulu terhadap persediaan barang di gudang sebelum transaksi penjualan dilakukan?
52
Jika ”ya” : a.
Pemeriksaan tersebut dilakukan oleh
Ya
pejabat yang berwenang?
Namun,
sering
terjadi
perbedaan
antara
kondisi
barang di gudang dengan laporan
dalam
catatan
perusahaan. 21
Apakah
perusahaan
memiliki
Ya
Apakah dilakukan pengecekan atau
Ya
kebijakan kredit? Jika ”ya” : a.
pemeriksaan terlebih dahulu terhadap status
kredit
customer
sebelum
melakukan transaksi penjualan? b.
Apakah
pemeriksaan
dilakukan
oleh
tersebut
pejabat
Ya
yang
berwenang? C
Apakah
perusahaan
menetapkan
Ya
batas kredit tertentu bagi setiap customer? 22
Apakah produksi pesanan customer
Ya
selalu diselesaikan tepat waktu? 23
Apakah
pesanan
customer
telah
dikirim tepat waktu, sesuai dengan
Tidak Selalu 53
jumlah yang dipesan oleh customer disertai kualitas barang yang pesan ? 24
Apakah
perusahaan
memiliki
Ya
Apakah harus mendapat persetujuan
Ya
kebijakan retur penjualan? Jika ”ya” : a.
dari manajer penjualan? b.
Apakah barang yang dikembalikan dibukukan dalam : •
Ya
Kartu gudang?
Kartu stock namanya, kartu stock
diurus
oleh
bagian
gudang. Kartu stock = kartu gudang = kartu persediaan Å
sejenis, hanya berbeda
sebutan nama saja. • 25
-
Kartu persediaan?
Apakah dibuat kartu piutang?
Ya
Jika “Ya” : a.
Apakah
secara
bulanan
atau
Ya
kuartalan diadakan pencocokan saldo perkiraan
control
(buku
besar
piutang) dengan kartu piutang?
54
b.
Apakah dilakukan pengamanan yang
Ya
cukup terhadap kartu piutang? c.
Siapa orang yang memegang kartu piutang?
27
Finance.
Apakah catatan piutang di-update
Tidak
setiap hari? 28
Tergantung
pada
pihak
finance.
Apakah dibuat analisa umur piutang
Ya
atau laporan aging schedule secara periodik? 29
Apa
N60. 2,25 / 7
faktur
dan
diikutsertakan
delivery
dalam
order
Tidak Namun, jika diperlukan pihak
melakukan
yang
penagihan piutang? 30
berwenang
akan
menunjukkan bukti tersebut.
Apakah
terdapat
kebijakan
manajemen
tentang
penghapusan
Tidak
piutang? Jika “Ya” : a.
Apakah
piutang
yang
telah
Ya
dihapuskan masih tetap dilakukan usaha-usaha penagihannya? b.
Apakah hasil penagihan uang secara
Ya
Penagihan uangnya
disetor
tunai langsung diserahkan kepada
ke bank atas nama rek pusat
pusat dalam waktu yang tidak terlalu
dan dilaporkan ke pusat untuk
lama
pembayaran
dan
dalam
jumlah
yang
SI
no
brp.
55
semestinya?
(mengandalkan
kejujuran
bagian penjualan). 31
Apakah setiap akhir bulan dikirimkan
Tidak
daftar saldo tagihan kepada masingmasing customer? 32
Hanya telp ke cabang.
Apakah terdapat pemisahan fungsi yang
jelas
antara
Ya
penyelenggara
pembukuan piutang dengan bagian yang menerima dan mengeluarkan uang? 33
Apakah
perusahaan
memilki
Ya
Tunai, transfer, giro.
kebijakan syarat pembayaran tertentu kepada setiap customer? 34
Apakah customer selalu melunasi hutangnya tepat waktu?
35
Apakah
customer
yang
tidak
Langsung
retur,
Karena
melunasi hutangnya pada saat jatuh
apabila barang diam saja di
tempo dikenakan bunga? (diganti
tempat customer, maka akan
dengan istilah sistem retur)
percuma, lebih baik di retur (ditarik
kembali),
untuk
diberikan kepada customer Tidak lain yang lebih potensial. 36
Apakah penagihan dilakukan rutin
Tidak Hanya pada saat jatuh tempo. 56
dengan menggunakan media yang ada ? (telpon, email, faks). 37
Apakah penerimaan berupa cek atau giro diberikan ke bagian akuntansi?
38
Tidak
Apakah pada saat penerimaan giro,
Tergantung bagian penjualan
cek dan kas langsung disetorkan ke
cabang
bank pada hari itu juga atau paling
penerimaan
lambat keesokan harinya ?
giro, dan kas tersebut dalam
yang
melakukan
terhadap
cek,
melakukan transfer ke pusat. 39
Apakah bagian khusus finance yang bertugas menyetorkan uang kas ke bank ?
40
Apakah
Tidak pernah
melakukan
perhitungan fisik atas saldo kas yang ada di tangan secara mendadak ?
Tidak
Setelah dilakukannya survei pendahuluan terhadap pengendalian intern atas fungsi penjualan, serta hasil dari jawaban kuisioner yang dibagikan tersebut, didapati hal-hal positif mengenai : 1. Perusahaan telah memiliki prosedur penjualan secara tertulis. 2. Dokumen-dokumen penjualan seperti surat jalan dan faktur penjualan sudah bernomor urut cetak (prenumbered).
57
3. Perusahaan memilki syarat pemberian piutang customer, serta adanya batas limit kredit customer dalam melakukan persetujuan penjualan kredit. 4. Perusahaan mempunyai pedoman pemberian potongan harga secara tertulis. 5. Pengiriman barang didukung oleh surat jalan (DO) dan dokumen-dokumen yang mendukung yang telah diotorisasi oleh pihak terkait. 6. Perusahaan menyimpan bukti-bukti setoran yang telah disahkan oleh bank dengan baik. 7. Pencatatan atas setiap kegiatan penjualan selalu dicatat dengan baik oleh pihak perusahaan.
IV.1.3 Prosedur Audit Rinci atas Fungsi Penjualan IV.1.3.1 Prosedur atas Penerimaan Pesanan 1. Tujuan Pemeriksaan Untuk membuktikan bahwa pesanan telah terpenuhi dengan baik sesuai dengan pesanan customer dan kegiatan pemesan atas pembelian barang benar-benar dilakukan oleh pihak customer. 2. Prosedur Pemeriksaan a. Dapatkan informasi mengenai prosedur penerimaan pesanan dari customer, baik secara tertulis dan tidak tertulis. b. Periksa apakah selalu dilakukan pengecekkan stok barang yang ada di gudang. c. Periksa apakah pesanan dilengkapi dengan surat pesanan yang memilki kelengkapan data, seperti: •
Nama Perusahan, contact person, alamat. 58
•
Nomor dan tanggal.
•
Jenis dan kuantitas barang.
•
Tanda tangan pihak yang bertanggung jawab dan memilki wewenang dalam transaksi tersebut.
d. Periksa apakah ada pesanan customer yang belum tercatat, baik sebagian barang atau seluruh barang. e. Buat kesimpulan atas hasil pemeriksaan dan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang akan diberikan kepada PT. Centa Brasindo Abadi. 3. Hasil Pemeriksaan Berdasarkan kinerja audit yang telah dilakukan oleh penulis dalam prosedur penerimaan pesanan, perusahaan telah cukup baik dalam menjalankan prosedur penerimaan pesanan customer. Terbukti dengan adanya purchase order (PO) yang benomor urut tercetak (prenumbered) dari setiap pesanan customer. Setiap customer yang melakukan pesanan secara kredit didukung pula terhadap kredibilitas customer dalam mengajukan kredit dan kelayakan kenaikan limit piutang, sehingga dengan adanya hal tersebut, pemberian kredit tidak dapat sembarang diberikan kepada customer. Tetapi terdapat hal yang kurang diperhatikan oleh perusahaan yaitu sebelum pesanan disetujui, bagian penjualan tidak dapat memastikan persediaan barang di gudang, hal tersebut dikarenakan bagian penjualan atau administrasi cabang tidak memiliki data mengenai persediaan barang di gudang (data berada di bagian akuntansi pusat), sehingga ketika memberikan perjanjian kepada customer dalam hal pengiriman barang, bagian penjualan hanya melakukan
59
perkiraan saja terhadap ketersediaan barang di gudang, hal tersebut mengakibatkan perkiraan yang salah apabila pada kenyataannya barang di gudang
kosong,
sehingga
membutuhkan
waktu
terhadap
penyelesaian
ketersedian barang. Hal ini tidak boleh dibiarkan terus-menerus, kesalahan ini menyebabkan proses pesanan customer menjadi tertunda, customer merasa dikecewakan dan bahkan customer dapat melakukan pembatalan terhadap pesanannya. Sebaiknya perusahaan menambahkan satu prosedur dimana seharusnya bagian penjualan dan administrasi cabang memiliki data persediaan barang di gudang. Sehingga sebelum menyetujui pesanan customer, bagian penjualan dan administrasi cabang juga dapat mengetahui jumlah ketersediaan barang dan dapat memperkirakan waktu penyelesaian ketersediaan barang yang diperlukan apabila pada kenyataannya barang di gudang kosong. Hal ini dimaksudkan agar pengiriman barang kepada customer dapat tepat waktu dan sesuai dengan kuantitas pesanan customer.
IV.1.3.2 Prosedur atas Persetujuan Kredit 1. Tujuan pemeriksaan Tujuan pemeriksaan prosedur persetujuan kredit adalah untuk mengetahui apakah perusahaan memiliki prosedur persetujuan kredit, apakah prosedur tersebut telah dilaksanakan dan diberlakukan, serta dalam proses-nya mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang dan telah dilakukan pengoreksian kembali terhadap kebenaran pelaksanaan pengecekkan status dan limit piutang customer mengenai persyaratannya. 60
2. Prosedur Pemeriksaan a. Dapatkan dan pelajari prosedur persetujuan kredit dan kelayakan kenaikan limit yang telah ditetapkan perusahaan. b. Periksa apakah persetujuan kredit telah diotorisasi. c. Periksa apakah bagian penjualan cabang telah melaksanakan tugasnya atas prosedur persetujuan penjualan kredit. d. Periksa apakah perusahaan sudah melakukan analisa dalam menentukan kriteria kredibilitas customer dalam melunasi kewajibannya. e. Periksalah apakah perusahaan mempunyai atau memberlakukan batas kredit kepada setiap customer. f. Buat kesimpulan atas hasil pemeriksaan disertai saran-saran perbaikan atas permasalahan yang akan diberikan kepada PT. Centa Brasindo Abadi. 3. Hasil Permeriksaan Berdasarkan audit yang telah dilakukan penulis dalam prosedur persetujuan kredit, perusahaan dirasa sudah sangat baik karena memilki prosedur persetujuan kredit, kelayakan kenaikan limit piutang customer, dan pengoreksian terhadap status limit piutang customer. Hal tersebut didukung pula dengan adanya dokumen yang mewakili informasi mengenai syarat kredibilitas customer. Dan tanpa otorisasi dari auditor dan pengoreksian yang dilakukan oleh bagian akuntansi terhadap status customer maka pesanan customer tidak dapat dijalankan. Akan tetapi terdapat juga kelemahan dalam prosedur persetujuan kredit, yakni pemberian otorisasi bagi customer baru yang ingin mengajukan pembelian 61
secara kredit ataupun customer lama yang ingin mengajukan kenaikan limit piutang, dimana pengotorisasiannya hanya dilakukan oleh kepala audit (sebagai satu pihak yang memberikan otorisasi). Hal tersebut menjadi suatu kendala dalam memproses pesanan customer jika suatu waktu kepala audit pusat sedang berada di luar kota yang kemudian mempengaruhi proses penyelesaian pesanan customer. Ketika kepala audit sebagai pemberi otorisasi tidak berada di tempat, maka pesanan terpaksa harus ditunda sampai kepala audit ini kembali ke kantor pusat. Hal tersebut kurang efektif jika customer harus menunggu kepala audit tersebut kembali ke kantor pusat, karena akan membuat customer harus menunggu dan menjadi kecewa akibat tertundanya pesanan tersebut dan kemungkinan besar yang dapat terjadi adalah customer baru akan mencari perusahaan lain yang dapat segera memenuhi pesanannya. Sebaiknya perusahaan memiliki kebijakan tertulis untuk masalah pengotorisasian persetujuan kredit terhadap pesanan customer yang biasa dilakukan oleh kepala audit pusat. Perusahaan menunjuk satu atau dua kepala bagian lain yang selalu berada di pusat untuk dipercayakan menggantikan pengotorisasian apabila kepala audit pusat sedang tidak berada di tempat, namun dalam hal ini pengotorisasian yang salah tetap harus dipertanggung jawabkan oleh pihak pemberi otorisasi.
IV.1.3.3 Prosedur Pembuatan Surat Jalan atau DO 1. Tujuan Pemeriksaan Untuk mengetahui apakah pembuatan surat jalan atau DO sesuai dengan SO yang ada telah dibuat oleh pihak yang berwenang. 62
2. Prosedur Pemeriksaan a. Pelajari dengan seksama setiap ketentuan pelaksanaan prosedur pembuatan surat jalan atau DO telah sesuai dengan SO yang ada sesuai dengan apa yang ditetapkan oleh perusahaan. b. Periksa apakah surat jalan atau DO telah diotorisasi oleh pihak gudang, telah terdapat: •
Nama customer
•
Jumlah pesanan customer
•
Tanggal pembuatan surat jalan.
•
Dan tanda tangan dari pihak gudang sebelum dilakukan pengiriman.
c. Periksa apakah pemberian nomor pada surat jalan sudah benar. d. Buat kesimpulan atas hasil pemeriksaan dan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang akan diberikan. 3. Hasil Pemeriksaan Berdasarkan pemeriksaan yang telah dilakukan oleh penulis, bagian akuntansi sudah cukup baik dalam menangani pembuatan surat jalan atau DO yang dibuat berdasarkan SO yang telah disetujui. Perusahaan juga telah menggunakan DO yang bernomor urut tercetak (prenumbered). DO ini menjadi suatu bukti terhadap SI yang juga merupakan pengendalian yang efektif terhadap arus dokumen perusahaan.
63
IV.1.3.4 Prosedur Pengiriman Barang 1. Tujuan Pemeriksaan Hal ini dilakukan untuk mengetahui bahwa semua pesanan telah dikirim kepada customer sudah tepat waktu, sesuai dengan jenis serta jumlah barang yang di pesan oleh customer berdasarkan DO. 2. Prosedur Pemeriksaan a. Pahami prosedur pengiriman barang yang dilaksanakan oleh perusahaan. b. Pastikan bahwa DO terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak. c. Pastikan bahwa DO diotorisasi terlebih dahulu oleh bagian gudang perusahaan sebelum diserahkan ke bagian pengiriman. d. Pastikan bahwa barang yang dikirim terlebih dahulu dicocokkan sesuai dengan surat jalan atau DO. e. Pastikan bahwa pengiriman barang didasarkan pada DO. f. Pastikan bahwa barang telah diantar dan diterima oleh customer (atau oleh si penerima barang) disertai dengan pemberian tanda tangan atau cap oleh si penerima pada DO tersebut. g. Buat kesimpulan atas hasil pemeriksaan dan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang akan diberikan. 3. Hasil Pemeriksaan Berdasarkan pemeriksaan yang telah dilakukan oleh penulis dalam prosedur pengiriman barang, ditemukan bahwa surat jalan atau DO telah terkontrol dengan baik karena disertai dengan pemberian nomor urut tercetak (prenumbered) dan diotorisasi oleh bagian gudang perusahaan. Bagian gudang juga dibantu bagian pengiriman melakukan persiapan pengiriman dengan 64
melakukan pengecekkan kembali terhadap pesanan barang customer, akan tetapi pada saat barang disiapkan untuk dikirim, ternyata jumlah barang di dalam gudang tidak sesuai dengan catatan kartu stok barang di gudang, juga pada catatan laporan di kantor pusat. Hal ini dimungkinkan karena wilayah gudang yang dimiliki PT.Centa Brasindo Abadi terletak di daerah pemukiman penduduk, dan lokasi antara pabrik dan gudang menjadi satu, dimana akses keluar masuk gudang yang tidak ketat dapat menimbulkan kecurian barang, hal tersebut juga terjadi karena akses keluar masuk barang juga dilakukan oleh bagian pengiriman yang membantu pihak gudang dalam proses persiapan pengiriman barang (membawa barang masuk ke kontainer). Sehingga jika hal tersebut terjadi (jumlah ketersedian barang kurang) bagian gudang hanya dapat melaporkan hal tersebut kepada pusat bahwa ketersediaan barang hanya dapat terpenuhi sebagian, ini merupakan permasalahan yang sering terjadi yang mengakibat pihak pusat tidak dapat menyalahkan pihak manapun untuk menanggung resikonya. Sebaiknya perusahaan melakukan pemisahan bagian yang jelas antara kegiatan produksi oleh pabrik dan gudang penyimpanan yang dimiliki dengan pengamanan yang sangat ketat, misalnya keadaan gudang yang harus selalu terkunci rapat dimana tidak diperkenankannya orang masuk dan keluar kecuali bagian gudang yang akan melaksanakan tanggung jawabnya. Persiapan maupun penerimaan atas pengiriman barang dari pabrik sebaiknya hanya bagian gudang dengan pengawasan kepala gudang, tanpa adanya campur tangan pihak lain, sehingga apabila terdapat kekurangan persediaan, semakin jelas hal tersebut merupakan tanggung jawab kepala gudang dan staf-stafnya. Bagian audit 65
perusahaan juga harus lebih rutin melakukan kegiatan stock opname sebagai pengendalian terhadap kinerja bagian gudang.
IV.1.3.5 Prosedur Pencatatan Penjualan dan Penagihan Piutang 1. Tujuan pemeriksaan Prosedur pencatatan penjualan disertai dengan penagihan piutang adalah untuk mengetahui apakah kinerja yang dilakukan perusahaan telah berjalan secara efektif dan efisien, serta untuk memastikan bahwa piutang sudah benar dilakukan proses penagihannya dan sudah dibayarkan tepat waktu oleh customer sesuai dengan prosedur perusahaan. 2. Prosedur pemeriksaan a. Dapatkan dan pelajari prosedur pencatatan penjualan dan piutang usaha telah berjalan. b. Periksa apakah transaksi penjualan telah dicatat ke jurnal yang tepat. c. Memeriksa apakah ada bagian khusus yang melakukan penagihan. d. Periksa apakah piutang yang dicatat didukung oleh dokumen yang lengkap. e. Periksa apakah ada customer yang belum melakukan pembayaran saat jatuh tempo. f. Apakah perusahaan memberikan sanksi terhadap customer yang telat membayar, dan berjalan sesuai kebijakan. g. Buat kesimpulan atas hasil pemeriksaan disertai saran-saran perbaikan atas permasalahan yang akan diberikan kepada perusahaan. 3. Hasil pemeriksaan
66
Berdasarkan pemeriksaan yang dilakukan oleh penulis dalam prosedur pencatatan dan penagihan piutang, perusahaan telah cukup baik memiliki sales invoice (SI) yang bernomor urut tercetak (prenumbered). Namun masih ditemukan kelemahan bahwa sanksi yang diberikan kepada customer yang melakukan keterlambatan pembayaraan melewati tanggal jatuh tempo bukan berupa bunga melainkan retur (penarikan barang kembali), perusahaan beranggapan dengan ditariknya barang kembali sebagai pengurangan piutang customer dengan maksud untuk dialihkan kepada customer lain yang mungkin dapat lebih cepat menjual barang dagangannya sehingga mempercepat pula pemasukan uang ke perusahaan. Hal tersebut menimbulkan kelemahan yang penulis temukan, yakni perusahaan tidak menghiraukan masalah yang terjadi dengan diberlakukannya proses ini, proses ini menyebabkan barang yang ditarik seringkali tidak sesuai dengan kondisi pada awal barang tersebut dikirim. Contohnya kondisi packing dus sobek, sticker kemasan hilang, pengaman plastik pada tutup botol sudah tidak ada, yang mengakibatkan perusahaan mengeluarkan biaya perbaikan kondisi barang demi menjaga kualitas dari prioritas perusahaan, ditambah dengan ongkos transportasi dari pengambilan barang ke customer. Saran penulis adalah, sebaiknya perusahaan hanya melakukan retur/ pengambilan barang atas barang-barang yang masih dalam kondisi baik tanpa harus dilakukan perbaikan, dan customer sendiri juga bertanggung jawab terhadap pengembalian barang ke gudang. Menurut pendapat penulis, perusahaan telah memilki syarat pemberian kredit berdasarkan kredibilitas customer, sehingga seharusnya perusahaan melakukan tindakan tegas berdasarkan syarat pemberian kredit tersebut, jika hal tersebut tidak dapat terpenuhi, maka terpaksa 67
perusahaan harus menggunakan jalur hukum terhadap kewajiban customer tersebut.
IV.1.3.6 Prosedur Pemrosesan dan Pencatatan Penerimaan Kas 1. Tujuan Pemeriksaan Hal ini dilakukan bertujuan untuk menilai apakah pemrosesan penerimaan kas dari hasil penagihan piutang telah dicatat sesuai dengan ketentuan akuntansi dan dapat berjalan dengan efektif. 2. Prosedur Pemeriksaan a. Periksa mengenai kebijakan pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas tersebut telah berjalan secara efektif dan efisien. b. Periksa apakah penerimaan kas dari hasil penjualan kredit telah dicatat atau diposting ke akun dengan benar. c. Periksa apakah bukti penerimaan kas yang ada telah sesuai dengan SI yang telah dibuat sebelumnya. d. Periksa apakah bukti penerimaan kas dan fungsi penagihan kas dipisahkan. e. Periksa apakah bukti penerimaan kas yang diterima langsung disetorkan ke bank. f. Buat kesimpulan atas hasil dan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang akan diberikan kepada perusahaan. 3. Hasil pemeriksaan Proses kebijakan dan pencatatan sudah berjalan dengan baik dimana setiap bukti atas pelaporan penerimaan kas diserahkan ke bagian akuntansi untuk 68
dilakukan pencatatan disertai dengan bukti setoran yang masuk pada laporan bank. Jumlah penagihan dari SI yang ada, telah ditagihkan sesuai dengan DO yang dilakukan dan nominalnya disesuaikan dengan jumlah barang yang dikirimkan, mengikuti harga beli normal. Akan tetapi terdapat kelemahan pada perusahaan ini, karena fungsi dari pada penjualan, penagihan dan penerimaan kas hampir terdapat penyatuan fungsi, yakni dilakukan oleh bagian penjualan cabang. Pihak pusat yakni bagian finance hanya melakukan penagihan berupa follow up ke cabang melalui telpon terhadap pembayaran customer. Hal ini yang membuka peluang bagian penjualan untuk tidak langsung menyetorkan uangnya kepada pihak pusat dan memakai uang untuk keperluan pribadinya terlebih dahulu hingga jatuh tempo customer. Apabila saat jatuh tempo bagian penjualan tidak mampu membayar pinjamannya atau tanggung jawabnya mengakibatkan perusahaan harus menanggung akibat kerugian dari tidak terpenuhinya tanggungjawabnya tersebut. Sejauh ini, perusahaan juga tidak memiliki kebijakan terhadap tindakan bagian penjualan tersebut. Sebaiknya perusahaan memberdayakan satu orang audit di tiap cabang untuk melakukan pengendalian terhadap kinerja fungsi tersebut dan melaporkan secara rutin situasi yang terjadi ke kantor pusat kepada kepala audit pusat. Hal lain yang mungkin dapat dilakukan adalah bagian pusat langsung melakukan penagihan kepada customer atas hutangnya (konfirmasi piutang ke customer) dan tidak hanya melakukan follow up kepada bagian penjualan cabang saja. Ataupun perusahaan sebaiknya meminta tanggung jawab cabang dengan langsung memotong profit tahunan bagian penjualan cabang tersebut sejumlah piutang 69
yang belum disetorkan oleh cabang, sehingga kerugian tidak sepenuhnya menjadi tanggungan pihak pusat.
70
