BAB III PROSES PENGUMPULAN DATA
III.1. Gambaran Umum Perusahaan PT Erafone Artha Retailindo (EAR) berdiri pada tanggal 15 Agustus 2002 berkedudukan di Mall Ambasador lantai 4 No.23 Jakarta Selatan, berdasarkan Akte Pendirian Notaris Myra Yuwono, S.H. No.15 atas Surat Keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia tanggal 12 Februari 1999, No. C.326-HT.03.02-Th.1999. PT EAR dimiliki oleh beberapa orang pemegang saham yang bersifat aktif dalam perusahaan dengan modal dasar sebesar Rp 2.000.000.000 (dua milyar rupiah) terbagi atas 2.000.000 (dua juta) lembar saham dan dari jumlah tersebut telah ditempatkan dan disetor penuh sebesar Rp 1.000.000.000 (satu milyar rupiah). Perusahaan bergerak di bidang penjualan retail untuk produk-produk telepon selular dengan merek Nokia. dan memiliki banyak pelanggan antara lain: Satelindo, Telkomsel, Excelcomindo Pratama, Toyota Astra Motor, Nestle Indonesia, British American Tobacco, Semen Cibinong Indonesia, Castrol Indonesia, Koperasi Jasindo, Pertamina, Surf Gold, Bank Niaga, Bank Bukopin, Bank Artha Graha, Bank Negara Indonesia, Daimler Chrysler, Garuda Indonesia Airlines, Electronic City dan masih banyak lagi. PT Erafone Artha Retailindo memiliki kurang lebih 38 outlet yang tersebar disekitar Jakarta, Tangerang, Depok, Bogor dan Bekasi, dengan jumlah karyawan lebih dari 100 orang.
26
III.2. Struktur Organisasi dan Uraian Jabatan Struktur organisasi merupakan suatu bagan yang memberikan gambaran mengenai pengaturan dan pembagian kerja diantara para anggota organisasi. Dengan melihat struktur organisasi dapat diketahui ruang lingkup kegiatan yang dilakukan oleh setiap fungsi, serta hubungan antara fungsi-fungsi didalam organisasi. Suatu perusahaan memerlukan struktur organisasi untuk mendukung kelancaran operasi perusahaan, memberikan batasan wewenang dan tanggung jawab setiap bagian. Bentuk struktur organisasi suatu perusahaan harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan itu sendiri, disesuaikan dengan jenis usaha, sifat, tujuan perusahaan dan sebagainya. Struktur organisasi yang baik bagi suatu perusahaan belum tentu baik bagi perusahaan lain. Beberapa aspek penting dalam pengorganisasian yang menyangkut penyusunan struktur organisasi adalah: 1.
Pembagian kerja, yaitu pemecahan tugas, dimana setiap individu hanya melakukan dan bertanggung jawab atas sejumlah kegiatan tertentu.
2.
Departementalisasi, yaitu pengelompokan kegiatan sehingga pekerjaan yang serupa dan saling berkaitan dapat dilakukan secara bersama.
3.
Koordinasi, yaitu proses untuk memudahkan kerjasama antara unit-unit organisasi yang terpisah guna mencapai tujuan bersama secara efisien.
4.
Rentang kendali, yaitu berupa jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang atasan. Struktur Organisasi PT EAR menggunakan struktur organisasi garis, dimana setiap
bawahan bertanggung jawab langsung kepada atasannya. Adapun uraian singkat mengenai pembagian tugas adalah sebagai berikut: 27
1.
Direktur Bertanggung jawab kepada: Pemegang Saham atau Komisaris Membawahi: Manajer Penjualan, Manajer Keuangan dan Manager Akuntansi. Tugas dan wewenang dari Direktur adalah sebagai berikut: a.
Meneruskan dan menentukan perincian pelaksanaan kebijakan umum yang telah digariskan oleh Dewan Komisaris.
b.
Merumuskan, menyusun, dan menetapkan rencana kerja yang akan dicapai.
c.
Melakukan koordinasi untuk pelaksanaan rencana kerja yang telah ditetapkan.
d.
Mengawasi dan mendukung kegiatan semua manajer dan mengevaluasi setiap laporan, serta menjaga agar tidak terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan tugasnya masing-masing.
e.
Membuat dan menyampaikan laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan rencana kerja kepada Komisaris.
f.
Mengangkat, meminta pertanggungjawaban dan memberhentikan para manajer.
g.
Menyetujui dan manandatangani pengeluaran dalam jumlah material.
h.
Mengadakan rapat secara periodik untuk menilai dan mengevaluasi kegiatan dari bawahannya dan memberikan petunjuk untuk meningkatkan prestasi di masa mendatang.
2.
Manager Keuangan Bertanggung jawab kepada: Direktur Membawahi: Cashier & Account Payable dan Account Receivable. Tugas dan wewenang dari Manajer Keuangan adalah sebagai berikut: 28
a.
Mengawasi dan bertanggung jawab atas seluruh kegiatan para bawahannya dan penyajian transaksi-transaksi keuangan.
b.
Memastikan bahwa data transaksi keuangan dan bisnis dilakukan sesuai dengan sistem dan prosedur perusahaan.
c.
Mengelola dan mengawasi seluruh kekayaan perusahaan baik berupa uang tunai maupun rekening pada bank, surat-surat berharga, dan investasi perusahaan.
d.
Membuat anggaran dan mengatur pembelian barang.
e.
Membuat kegiatan arus kas yang meliputi kegiatan keuangan sesuai dengan anggaran yang disetujui .
f.
Mengendalikan dan mengawasi hutang, piutang, pendapatan dan biaya perusahaan untuk menghindari terjadinya kesalahan dan kecurangan.
g.
Memberikan petunjuk kepada para bawahannya dalam menjalankan tugasnya dan mengatasi masalah-masalah yang ada.
h.
Memberikan otorisasi atas semua pengeluaran uang untuk kegiatan operasional sehari-hari melalui pengeluaran kas.
i.
Memeriksa semua transaksi kegiatan keuangan dan laporan-laporan keuangan yang dihasilkan bawahannya.
Tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian adalah sebagai berikut: 1)
Cashier & Account Payable a.
Mengeluarkan uang kas perusahaan berdasarkan otorisasi pejabat yang berwenang dan meminta tanda tangan penerimaan uang.
29
b.
Bertanggung jawab atas persediaan uang dan bilyet giro/cek yang dipegang dan membuat laporan pengeluaran kas setiap akhir hari kepada manajer keuangan.
c.
Mempersiapkan bilyet giro/cek untuk pembayaran kewajiban kepada kreditur.
d.
Bertanggung jawab atas penerimaan kas atau giro dari hasil penagihan, membuat bukti penerimaan dan menyetorkan ke bank.
e.
Membuat laporan kas dan bank serta laporan hutang setiap bulan kepada manajer keuangan.
2)
Account Receivable a.
Mengawasi jumlah piutang perusahaan
b.
Memeriksa kelengkapan dokumen-dokumen penjualan.
c.
Membuat faktur penjualan dan melakukan penagihan kepada pelanggan bekerja sama dengan collector.
d.
Mengawasi dan mengendalikan jumlah batas kredit pelanggan sesuai dengan jumlah batas kredit yang telah ditetapkan.
e.
Memeriksa penerimaan pelunasan piutang pada bank setiap hari dan melakukan pengurangan pada saldo piutang.
f. 3.
Membuat laporan piutang kepada manajer keuangan setiap hari.
Manajer Penjualan Bertanggung jawab kepada: Direktur Membawahi: Marketing Communication, Digital Convergence Unit, Sales Supervisor, dan Warehouse. Tugas dan wewenang dari Manajer Penjualan adalah sebagai berikut: 30
a.
Merumuskan strategi penjualan dan target pasar untuk jangka panjang maupun jangka pendek.
b.
Menetapkan target penjualan produk.
c.
Menetapkan
perencanaan
pemasaran
dan
penjualan
kemudian
melaporkannya kepada Direktur. d.
Mengadakan kerja sama dan membina hubungan baik dengan para pelanggan dan pemasok.
e.
Mengkoordinasikan program pemasaran dengan pencapaian target penjualan.
f.
Mengawasi aktivitas bagian penjualan dibawahnya.
g.
Menentukan harga jual produk dan menetapkan ketentuan distribusi barang ke setiap outlet.
h.
Mengevaluasi hasil program pemasaran dengan target penjualan yang dicapai dilihat melalui laporan yang dihasilkan setiap periode tertentu agar dapat mencapai target yang ditentukan.
i.
Bekerja sama dengan para manajer untuk menentukan syarat-syarat penjualan
j.
kredit dan mengatasi masalah yang terjadi.
Tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian adalah sebagai berikut: 1)
Marketing Communication a.
Membuat program untuk penjualan dan publikasi di majalah, surat kabar dan media elektronik lainnya.
b.
Membuat program kerja sama dengan mitra bisnis dalam hal meningkatkan penjualan produk.
31
c.
Mempersiapkan produk pendukung untuk meningkatkan penjualan seperti dalam program hadiah atau bonus.
d.
Mengadakan pameran untuk memperkenalkan produk-produk terbaru kepada konsumen dan meningkatkan penjualan
e.
Membuat laporan hasil kerja setiap program yang telah dilaksanakan. Marketing Comunication mempunyai satu bagian untuk melayani
penjualan kepada para pelanggan dan mitra bisnis dalam jumlah yang besar, yaitu bagian Corporate. Bagian ini memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: a.
Melakukan penawaran penjualan kepada pelanggan baik melalui telepon, fax, maupun datang langsung ke tempatnya.
b.
Menjalin kerja sama yang baik dengan mitra bisnis dan mencari pelanggan baru untuk meningkatkan volume penjualan.
c.
Mempersiapkan administrasi penjualan berdasarkan pesanan pembelian yang dikeluarkan oleh pelanggan.
d.
Mengatur pengiriman barang kepada pelanggan berdasarkan surat jalan yang telah dibuat.
e.
Membuat laporan penjualan setiap bulan kepada Manajer Pemasaran setiap bulan.
2)
Digital Convergence Unit a.
Mempersiapkan pelatihan untuk pengenalan dan penggunaan setiap produk baru yang akan dipasarkan kepada setiap pramuniaga.
b.
Mempersiapkan program aplikasi dan perangkat lunak lainnya untuk fasilitas pendukung penjualan. 32
3)
Sales Supervisor a.
Mengawasi dan memastikan pelaksanaan program penjualan berjalan dengan baik.
b.
Mengatur pendistribusian barang untuk setiap outlet.
c.
Memperhatikan
kinerja setiap bawahan dan memberikan petunjuk
untuk mengatasi setiap persoalan yang ada. d.
Mengawasi pekerjaan bawahannya supaya terhindar dari penyimpangan dan kelalaian.
e.
Membuat laporan pertanggung-jawaban setiap minggu kepada Manajer Penjualan.
f.
Mengadakan rapat setiap minggu untuk mengevaluasi kinerja bawahannya dan memberikan motivasi.
Sales Supervisor memiliki beberapa bawahan sebagai berikut: 1.
Team Leader, yang mempunyai tugas: a.
Mengkoordinasikan dan memastikan semua pramuniaga (sales counter) supaya melakukan tugasnya dengan baik.
b.
Mempersiapkan dan memperhatikan ketersediaan barang di semua outlet.
c.
Mengatur pergantian jam kerja (shift) pramuniaga di setiap outlet.
d.
Memberikan laporan penjualan setiap minggu kepada Sales Supervisor.
2.
Sales Counter, bertugas untuk: a.
Melayani konsumen dengan ramah dan bertanggung jawab mempersiapkan semua administrasi penjualan. 33
b.
Menjual produk sesuai dengan persyaratan dan harga yang berlaku.
c.
Membuat laporan penjualan harian dan menyetorkan hasil penjualan ke bank setiap hari.
d. 3.
Bertanggung jawab atas semua barang yang ada di outlet.
Warehouse. a.
Bertanggung jawab atas keamanan persediaan barang di gudang.
b.
Menerima, menyimpan dan melakukan pengiriman barang ke setiap outlet sesuai dengan instruksi atasan berdasarkan surat jalan.
c.
Membuat kartu persediaan barang setiap hari dan membuat laporan persediaan kepada bagian akuntansi setiap bulan.
4.
Manajer Akuntansi. Bertanggung jawab kepada: Direktur Membawahi: General Ledger dan Stock. Tugas dan wewenang dari Manajer Akuntansi adalah sebagai berikut: a.
Menetapkan job description untuk bawahannya.
b.
Memeriksa dan mengawasi seluruh transaksi keuangan dan bisnis perusahaan.
c.
Memastikan bahwa voucher transaksi keuangan didukung dengan data yang memadai.
d.
Mengkoordinasikan ketepatan pelaporan keuangan sesuai dengan target waktu yang telah ditetapkan.
34
e.
Mempersiapkan dan menghitung hak dan kewajiban seluruh transaksi perpajakan perusahaan yang akan disetor dan dilaporkan, baik Surat Pemberitahuan (SPT) masa maupun tahunan.
f.
Memeriksa kesesuaian data transaksi keuangan dengan laporan SPT perusahaan.
g.
Memeriksa dan memastikan kepatuhan seluruh kewajiban perpajakan sesuai dengan ketentuan perpajakan yang berlaku.
h.
Membuat dokumentasi perusahaan yang berkaitan dengan laporan keuangan termasuk data perpajakan.
i.
Melaksanakan tugas, kewajiban dan pengendalian intern yang memadai sesuai dengan sistem dan prosedur perusahaan.
j.
Mengawasi pekerjaan bawahannya supaya semua dapat berjalan dengan baik dan menilai kinerja bawahannya berdasarkan tanggung jawab mereka.
Tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian adalah sebagai berikut: 1.
General Ledger. a.
Melakukan input atas transaksi keuangan perusahaan ke program aplikasi perusahaan dengan benar.
b.
Memeriksa hasil input jurnal ke buku besar dan data-data pendukungnya.
c.
Melakukan rekonsiliasi terhadap akun-akun buku besar sampai menjadi laporan keuangan yang benar.
d.
Memastikan keberadaan aktiva tetap dan persediaan dengan cara melakukan stock opname.
e.
Melakukan perhitungan dan penjurnalan penyusutan aktiva tetap. 35
f.
Menyiapkan dan melakukan jurnal penutup dan jurnal pembalik sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku.
g.
Melakukan closing laporan keuangan sesuai dengan target waktu yang ditetapkan oleh perusahaan.
2.
Stock. a.
Mengumpulkan seluruh dokumen yang berkaitan dengan transaksi persediaan perusahaan dan diarsip berdasarkan tanggal dan nomor urut.
b.
Melakukan input transaksi barang masuk dan barang keluar.
c.
Memeriksa data hasil pembukuan persediaan sesuai dengan dokumen persediaan.
d.
Memeriksa kesesuaian nilai persediaan dengan akun persediaan yang tercantum pada laporan keuangan.
e.
Melakukan stock opname untuk memastikan bahwa fisik persediaan barang di gudang sesuai dengan kartu persediaan.
f.
Melakukan
pengendalian
intern
atas
pelaksanaan
pembukuan
persediaan sesuai dengan sistem dan prosedur perusahaan.
III.3. Prosedur Penjualan, Piutang Usaha, dan Penerimaan Kas PT Erafone Artha Retailindo Prosedur penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas pada PT EAR akan dijelaskan sebagai berikut: 1.
Prosedur Penjualan Prosedur penjualan dalam PT EAR dilakukan dengan dua cara yaitu
36
penjualan dalam bentuk tunai dan dalam bentuk kredit. Dibawah ini akan dijelaskan kedua cara tersebut diatas. 1)
Penjualan Tunai Penjualan tunai dilakukan di outlet-outlet Erafone yang mengharuskan ditaatinya prosedur berikut: a.
Semua pramuniaga telah diseleksi dan mengikuti pelatihan pengenalan produk yang akan dijual.
b.
Semua produk yang dijual harus sesuai dengan harga yang telah ditetapkan pada hari itu.
c.
Setiap pramuniaga melayani konsumen dengan ramah dan cekatan, serta memperkenalkan produk-produk Erafone dengan benar.
d.
Setiap transaksi penjualan yang terjadi, pramuniaga membuat kwitansi dan tanda terima barang yang telah dicetak pada voucher dengan nomor urut kepada konsumen.
e.
Konsumen dapat melakukan pembayaran dengan cara tunai, kartu debit, maupun dengan kartu kredit.
f.
Uang tunai yang diterima pada hari itu disetorkan ke bank dan dibuat rekap penjualan yang kemudian dilaporkan kepada bagian keuangan setiap hari beserta semua data-data penjualan.
2)
Penjualan Kredit Penjualan kredit ini diberlakukan untuk penjualan kepada pelanggan besar dan mitra-mitra bisnis (Corporate). Penjualan ini dibagi atas 2 (dua) jenis, yaitu: 1.
Kredit Sebagian 37
Pada kredit sebagian pelanggan dapat melakukan pembayaran seluruh jumlah piutang pada waktu jatuh tempo maupun membayar sebagian piutang di muka sebagai uang muka dan membayar sisanya kemudian, sesuai dengan jangka waktu yang ditentukan. Prosedur yang berlaku adalah sebagai berikut: a.
Bagian penjualan memberikan penawaran produk dan harga yang berlaku kepada pelanggan melalui telepon dan kemudian fax.
b.
Bagian penjualan menentukan jangka waktu piutang sesuai kesanggupan dan batas kredit pelanggan berdasarkan peramalan manajer penjualan.
c.
Pelanggan mengirimkan Pesanan Pembelian (PO) kepada bagian penjualan melalui fax sesuai kesepakatan yang ditentukan.
d.
Bagian penjualan kemudian membuat Surat Perintah Pengeluaran Barang (SP2B) sebanyak 5 (lima) rangkap yang dilampirkan dengan PO kepada bagian gudang.
e.
Bagian Gudang membuat masing-masing 5 (lima) rangkap Bukti Penerimaan Barang (BPB) kepada pelanggan yang dipakai juga sebagai bukti barang keluar, dan Surat Jalan (SJ) yang akan dikirimkan bersama dengan barang yang dipesan.
f.
Bukti Penerimaan Barang dan lampiran-lampirannya masingmasing satu rangkap diserahkan kepada pelanggan, bagian penjualan, bagian keuangan, bagian akuntansi, dan bagian gudang.
38
2.
Kredit Campuran Pada kredit campuran PT EAR bekerja sama dengan pihak bank untuk pemakaian kartu kredit dan pihak lainnya yaitu perusahaan lembaga pembiayaan (General Electric Consumers Finance). Prosedur yang berlaku adalah sebagai berikut: a.
Bagian penjualan melakukan perjanjian kerja-sama dengan pihak GE Finance dan membuat program penjualan setiap periode tertentu.
b.
Penjualan
dilakukan
pada
setiap
oultet
Erafone
dengan
menggunakan kartu belanja GE Smart Shopping yang dikeluarkan oleh GE Finance. c.
Pihak GE Finance menyediakan satu orang pramuniaga pada setiap outlet Erafone untuk melakukan penjualan dengan program tersebut.
d.
Setiap konsumen yang ingin melakukan pembelian dengan memakai program kerja-sama kartu belanja diharuskan mengisi formulir aplikasi kartu dan menerima fasilitas program tersebut.
e.
Konsumen membayar uang muka dan angsuran pertama kepada outlet Erafone dan dapat membayar secara angsuran sisa pembayarannya kepada pihak GE Finance.
f.
Pembayaran uang muka dan angsuran pertama dapat dilakukan secara tunai atau dengan kartu kredit.
g.
Pramuniaga membuat kwitansi dan tanda terima barang kepada konsumen beserta penyerahan barang tersebut. 39
h.
Pramuniaga membuat laporan penjualan dengan program GE kepada bagian keuangan setiap hari untuk dibuat faktur penagihan.
2.
Prosedur Penagihan dan Penerimaan Kas a.
Bagian keuangan menerima BPB beserta lampiran-lampirannya dari bagian penjualan untuk dibuat faktur kepada pelanggan.
b.
Faktur penjualan dan dokumen terlampir di copy dan di arsip oleh bagian keuangan dan dicatat oleh bagian keuangan ke dalam laporan penjualan dan laporan piutang.
c.
Bagian keuangan menghubungi untuk mengingatkan pelanggan pada saat sebelum jatuh tempo.
d.
Faktur asli beserta lampirannya diberikan kepada kurir untuk melakukan penagihan kepada pelanggan.
e.
Kurir memberikan faktur dan menerima bilyet gito/cek atas nama perusahaan atau tanda bukti pembayaran jika sudah dilunasi oleh pelanggan.
f.
Bilyet giro/cek tersebut diterima oleh bagian keuangan dan di setor ke bank dengan segera.
g.
Bagian keuangan membuat voucher penerimaan kas/bank untuk pengakuan kas diterima, yang akan diserahkan kepada bagian akuntansi untuk dibukukan.
3.
Prosedur Pencatatan dan Pelaporan a.
Bagian akuntansi menerima laporan penjualan dan laporan piutang dari bagian keuangan untuk dibukukan sebagai transaksi penjualan dan piutang ke buku besar. 40
b.
Bagian akuntansi menerima voucher penerimaan kas/bank beserta data-data pendukung dan bukti pembayaran dari bagian keuangan dan dibukukan sebagai pelunasan piutang.
c.
Laporan penjualan yang diterima dari bagian keuangan dicocokkan dengan saldo buku besar penjualan.
d.
Laporan piutang yang diterima dari bagian keuangan dicocokkan dengan saldo buku besar piutang.
e.
Jika semua sudah cocok maka bagian keuangan melakukan posting pembukuan tersebut ke dalam neraca dan laba-rugi.
III.4. Proses Pengumpulan Data Perusahaan Untuk mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan, seorang auditor harus mengumpulkan bukti kompeten yang mencukupi untuk mendukung analisa yang diberikan. Yang akan dibahas disini adalah jenis bahan bukti audit yang dipilih penulis untuk menentukan prosedur audit mana yang akan digunakan kemudian. Penulis menggunakan tiga jenis bahan bukti yang utama sebagai berikut: a.
Tanya Jawab dengan Klien. Wawancara atau tanya jawab dengan klien adalah mendapatkan informasi tertulis atau lisan dari pimpinan dan karyawan dengan menjawab pertanyaan dari auditor. Tanya jawab dengan klien harus diperkuat dengan bahan bukti lain yang dilakukan dengan prosedur lain supaya informasi yang disampaikan dapat diandalkan keakuratannya. Sebagai contoh, apabila auditor ingin memperoleh informasi mengenai metode pencatatan dan pengendalian transaksi klien, biasanya
41
dimulai dengan menanyakan mengenai bagaimana struktur pengendalian intern beroperasi. Setelah itu auditor melaksanakan pengujian atas transaksi untuk menentukan apakah transaksi telah dicatat dan diotorisasi seperti yang dikatakan. b.
Observasi. Observasi atau pengamatan adalah penggunaan perasaan auditor untuk menetapkan aktifitas tertentu. Dalam keseluruhan audit akan ada banyak kesempatan untuk melihat, mendengar, dan menyentuh untuk mengevaluasi bermacam benda. Misalnya, auditor mungkin mengunjungi pabrik untuk memperoleh kesan umum tentang fasilitas klien, mengamati apakah peralatan telah berkarat
untuk
mengevaluasi
keusangannya,
dan
melihat
orang-orang
melaksanakan tugas-tugas akuntansi untuk menentukan apakah orang yang diberikan tanggung jawab telah melaksanakannya. Dalam pengamatan diperlukan tindak lanjut atas kesan awal dengan bahan bukti lain yang menguatkan. Meskipun demikian, pengamatan sangat bermanfaat bagi kebanyakan bagian audit. c.
Dokumentasi. Dokumentasi, biasanya disebut dengan pemeriksaan dokumen (vouching), merupakan pemeriksaan auditor atas dokumentasi dan catatan klien untuk menyokong informasi yang ada atau seharusnya ada dalam laporan keuangan. Dokumen yang diperiksa oleh auditor adalah catatan yang digunakan klien untuk menyediakan informasi dan melaksanakan usahanya dalam kondisi yang terorganisasi. Contohnya, klien biasanya menyimpan pesanan pelanggan, dokumen pengiriman, dan salinan faktur penjualan bagi setiap transaksi penjualan. Dokumen ini merupakan bahan bukti yang bermanfaat untuk verifikasi oleh auditor atas akurasi pencatatan transaksi penjualan oleh klien. 42
d.
Kuesioner. Kuesioner disusun sebagai pedoman pemeriksaan dalam melaksanakan tahap penelitian lapangan dan dirancang untuk membantu pemeriksa dalam menilai unit yang diperiksanya. Untuk menilai berfungsi atau tidaknya struktur pengendalian intern yang berjalan dalam perusahaan ini, maka penulis membuat pertanyaan-pertanyaan yang disusun secara sistematis serta terperinci dalam bentuk kuesioner pengendalian intern yang akan dijawab oleh pihak yang terkait dalam perusahaan. Pertanyaan tersebut menghasilkan dua macam jawaban, dimana jawaban âYâ berarti bahwa pengendalian intern berfungsi dengan baik dan âTâ berarti sebaliknya bahwa pengendalian intern tidak berfungsi dengan baik. Kesimpulan dapat diambil dari hasil jawaban yang terbanyak yaitu ya atau tidak. Tiga kelompok pertanyaan yang diajukan dalam pengendalian internal akan dijelaskan sebagai berikut, yaitu: 1.
Pengendalian intern atas prosedur penjualan tunai dan kredit. Pertanyaan mengenai prosedur penjualan perusahaan diajukan dengan maksud
untuk
mengetahui
pelaksanaan
transaksi
penjualan
secara
keseluruhan, yang meliputi keberadaan, kelengkapan, akurasi, klasifikasi dan ketepatan waktu. 2.
Pengendalian intern atas prosedur penagihan piutang dan penerimaan kas. Pertanyaan mengenai prosedur penagihan piutang dan penerimaan kas diajukan dengan maksud untuk mengetahui bagaimana proses penagihan dan penerimaan kas dalam PT EAR.
3.
Pengendalian intern atas pencatatan dan pelaporan. 43
Pertanyaan mengenai prosedur pencatatan dan pelaporan diajukan dengan maksud untuk mengetahui bagaimana pencatatan dan pelaporan dilakukan. Pertanyaan-pertanyaan
yang
diajukan
untuk
menilai
struktur
pengendalian intern atas fungsi penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas pada PT EAR dinyatakan pada kuesioner berikut ini:
44
1. Pengendalian Intern atas Prosedur Penjualan Tunai dan Kredit No. 1.
Pertanyaan Apakah
perusahaan
mempunyai
Y
T
Keterangan
prosedur
penjualan secara tertulis baik tunai maupun
V
kredit? 2.
Apakah
perusahaan
melakukan
promosi-
promosi melalui brosur atau sarana lainnya V untuk meningkatkan penjualan? 3.
Apakah pihak penjualan merasa dukungan dari
Kurangnya
iklan dan promosi cukup memadai? 4.
Apakah
pencatatan
penjualan
dengan pesanan pelanggan dan
V
sosialisasi promosi
V
Tidak ada bagian
didukung dokumen V
pengiriman yang telah diotorisasi? 5.
Apakah faktur penjualan prenumbered dan berurutan?
6.
V
Apakah fungsi dan bagian penjualan terpisah dari: -
Bagian kas?
V
-
Bagian akuntansi?
V
-
Bagian penagihan?
V
-
Bagian kredit?
kredit tersendiri
45
No. 7.
Pertanyaan
Y
Keterangan
Apakah perusahaan menggunakan daftar harga yang diotorisasi?
8.
T
Apakah
V
pemberian
potongan
harga
dan
perubahan harga produk mendapat persetujuan V dari pejabat yang berwenang? 9.
Retur penjualan: a. Apakah harus mendapat persetujuan pejabat yang berwenang?
V
b. Apakah dibuat bukti penerimaan barang kembali? c. Apakah
V barang
yang
dikembalikan
dibukukan dalam: -
Kartu gudang?
V
-
Buku Persediaan?
V
d. Apakah bagian akuntansi nota kredit dengan
bukti
penerimaan
barang
kembali? 10.
11.
V
Apakah persyaratan kredit pelanggan beserta
Kredit
ditentukan
perubahannya disetujui oleh pejabat yang V
oleh
bertanggung jawab?
penjualan
manajer
Apakah perusahaan menetapkan batasan kredit maksimal bagi setiap konsumen?
V
46
No.
Pertanyaan
12.
Apakah setiap pengiriman barang didasarkan atas surat pesanan pembelian?
13.
T
Keterangan
V
Apakah dilakukan pemeriksaan antara surat jalan dan surat pesanan pembelian?
14.
Y
V
Apakah dalam penjualan tunai penerimaan barang oleh konsumen dilakukan setelah V pembayaran dilakukan?
47
2. Pengendalian Intern atas Prosedur Penagihan piutang dan Penerimaan Kas No. 1.
Pertanyaan Apakah
penagihan
atas
Y piutang
usaha
Keterangan Penagihan piutang
dilakukan oleh bagian penagihan yang terpisah dari bagian lainnya?
T
oleh V
keuangan
bagian dibantu
oleh collector 2.
Apakah penerimaan uang tunai atau giro/cek hasil penjualan atau tagihan dilakukan oleh: a. Seseorang
yang
tidak
melakukan
penyetoran ke bank?
V
b. Seseorang yang tidak berhubungan dengan buku besar atau buku piutang? 3.
V
Apakah penerimaan uang tunai dan giro/cek disetor ke bank setiap hari dan dalam bentuk V semula?
4.
Apakah bagian keuangan selalu melakukan penghitungan penagihan
akan
dan
jumlah
uamg
mencocokkannya
hasil dengan V
dokumen yang mendukung? 5.
Apakah penerimaan uang pada hari tertentu dicocokkan dengan salinan kwitansi dan bukti V setoran ke bank?
48
No. 6.
Pertanyaan
Y
Keterangan
Apakah dilakukan analisa piutang berdasarkan umurnya secara berkala?
7.
T
V
Apakah ada kebijakan mengenai cadangan piutang ragu-ragu yang dibentuk dalam jumlah
Tidak ada cadangan V
piutang ragu-ragu
yang cukup? 8.
Apakah
piutang
yang
dihapuskan
perlu
mendapat persetujuan dan pengesahan pejabat V yang berwenang? 9.
Apakah surat pernyataan piutang dikirim kepada pelanggan sebulan sekali?
10.
Apakah
faktur
penjualan
Tidak V
dan
dokumen
pendukungnya diberi cap lunas pada saat
surat
pernyataan piutang Ada
V
ada
kelemahan
dalam sistem
piutang dibayar? 11.
Apakah bukti penyetoran ke bank disimpan oleh orang yang melakukan penyetoran ke bank V dengan pemeriksaan terlebih dahulu?
12.
Apakah diusahakan pembuatan cek kepada nama perusahaan sehingga orang lain tidak V dapat mengambilnya?
13.
Apakah setiap collector dalam melaksanakan tugasnya
selalu
diotorisasi
oleh
bagian V
keuangan?
49
No.
Pertanyaan
Y
14.
Apakah setiap hasil penagihan dan penerimaan uang dibuatkan bukti?
15.
Apakah
saldo
piutang
T
Keterangan
V serta
tingkat
Diperiksa
oleh
kolektibilitasnya diperiksa secara periodik oleh V
Manajer Keuangan
pejabat yang berwenang?
dan
Manajer
Penjualan 16.
Apakah ada kebijakan mengenai potongan
Potongan
penjualan kepada pelanggan yang melakukan
V
pelunasan hutangnya sebelum jatuh tempo? 17.
diberikan pada awal perjanjian
Apakah pelanggan menerima tagihan atas piutang didukung dengan bukti penjualan?
18.
harga
V
Apakah dilakukan penelitian khusus terhadap konsumen yang baru pertama kali melakukan
V
transaksi kredit pada perusahaan?
50
3. Pengendalian Intern atas Prosedur Pencatatan dan Pelaporan No. 1.
Pertanyaan Apakah
sistem
otorisasi
Y dan
V
Apakah perusahaan membuat rekonsiliasi bank secara bulanan?
3.
V
Apakah rekonsiliasi menunjukkan hal-hal yang sudah lama tidak terselesaikan?
4.
Keterangan
prosedur
pencatatan atas penjualan tertulis secara jelas? 2.
T
V
Apakah orang yang membuat rekonsiliasi: a. Melihat
kelengkapan
semua
cek V
berdasarkan nomor urut? b. Melakukan tindak lanjut pada pos-pos rekonsiliasi? 5.
V
Apakah pencatatan yang dilakukan oleh bagian akuntansi diotorisasi dengan cara memberikan V tanda tangan pada dokumen sumber?
6.
Apakah faktur yang batal disimpan untuk pemeriksaan?
7.
V
Apakah bagian akuntansi memeriksa kembali ketepatan data (jumlah) dalam faktur penjualan V dan pelunasan piutang yang dibuat?
8.
Apakah total buku piutang dicocokkan dengan saldo buku besar secara berkala?
V
51
No. 9.
Pertanyaan
V
V
Apakah pengarsipan berkas-berkas dilakukan secara teratur di setiap bagian?
12.
Keterangan
Apakah laporan penjualan disiapkan secara teratur oleh bagian akuntansi setiap bulan?
11.
T
Apakah perusahaan mengadakan buku-buku tambahan piutang?
10.
Y
V
Apakah perusahaan memiliki bagian yang melaksanakan pemeriksaan yang independen
V
atas transaksi keuangan perusahaan?
52
