Bab III PROSES PENGUMPULAN DATA
III.1.
Sejarah dan Operasi Perusahaan PT Jagor Jaya didirikan pada tahun 1993. Pada mulanya PT Jagor Jaya adalah sebuah industri kecil dengan surat izin usaha perdagangan No.48/1021/PK/I/1993 tanggal 14 Januari 1993. Untuk mengenal PT Jagor Jaya, akan dipaparkan perjalanan usaha PT Jagor Jaya yang mulai berkembang menjadi perusahaan
yang
lebih
besar
dengan
No.26/Jabar.03.10/CK/ILMKA/IZ.00.01/IV/1997
surat yang
izin
industri
disahkan
oleh
Departemen Industri. PT Jagor Jaya ini didirikan oleh Bapak Marwansono Tjo. Pada awalnya dibuka pabrik yang terletak di Jl. Veteran II no.40 RT.003/RW.002 Desa Teluk Pinang, Ciawi tepatnya di kabupaten Bogor. PT Jagor Jaya pada awalnya bergerak dibidang specialist in metal precision casting yang memproduksi kepala gesper, kepala sabuk dan lain-lain. Perusahaan dilengkapi juga dengan divisi perdagangan dalam negeri yang memasarkan produk-produk tersebut. Divisi perdagangan produk gesper dan kepala sabuk tersebar di sejumlah kota di Indonesia, antara lain: 1.
Pulau Sumatera, meliputi: Medan, Bukit Tinggi, Padang, Pekanbaru, Palembang, Lampung.
2.
Pulau Jawa, meliputi: Jakarta, Serang, Tanggerang, Bekasi, Bogor, Cianjur, Cirebon, Bandung, Tasikmalaya, Tegal, Semarang, Solo, Yogyakarta, Surabaya, Malang.
38
3.
Pulau Bali
4.
Pulau Kalimantan, meliputi: Pontianak Untuk memanfaatkan daya guna dari unit produksi chorme atau plating
yaitu salah satu bagian dari proses produksi pembuatan gesper, maka dibuka juga usaha penerimaan jasa chorme atau plating untuk berbagai macam barang logam sistem bareel. Sejalan dengan itu, memasuki tahun 2000 PT Jagor Jaya memperbesar usahanya ke bidang lain yaitu: 1.
Industri Foldinggate
2.
Industri Furniture Industri produksi gesper dan penerimaan jasa chrome atau plating dapat
terus berkembang sampai memasuki tahun 2003, dimana perdagangan bebas dibuka oleh pemerintah yang menyebabkan begitu ketatnya persaingan produksi dalam negeri dengan produksi luar negeri (khususnya produk dari RRC dan Taiwan) yang menyebabkan terjadinya penurunan penjualan produk gesper yang di produksi oleh PT Jagor Jaya. Pada akhirnya manajemen perusahaan mengambil keputusan untuk melepaskan bisnis industri gesper dan furniture dan chrome. Sampai saat ini PT Jagor Jaya masih terus menjalankan industri folding gate. Khusus dalam perdagangan industri folding gate, PT Jagor Jaya mempunyai jaringan bisnis atau kerjasama di beberapa kota di Indonesia, antara lain: 1.
Pulau Batam
39
2.
Pulau Sumatera, meliputi: Medan, Padang, Palembang, Pekanbaru, Riau, Lampung
3.
Pulau Jawa, meliputi: Jakarta, Bogor, Bekasi, Tanggerang, Serang, Cilegon, Cikarang, Rengasdengklok, Karawang, Bandung, Yogjakarta, Purwokerto dan Pati.
4.
Pulau Kalimantan, meliputi:Pontianak, Samarinda, Banjarmasin dan Bontang.
VISI Menjadi Perusahaan rolling door terkemuka di Indonesia MISI Mengutamakan kepuasan pelanggan dan melakukan perbaikan terus menerus.
III.2.
Struktur Organisasi Di dalam perusahaan terdapat beberapa unit kerja yang masing-masing mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda sehingga dibentuklah sebuah struktur organisasi yang menggambarkan hubungan vertikal dan horizontal antara pemimpin dan karyawan. PT Jagor Jaya menerapkan struktur organisasi fungsional dimana perusahaan tersebut mengalokasikan tugas dan tanggung jawab dengan fungsi para karyawan dengan jelas dan bertanggung jawab langsung kepada atasannya. PT Jagor Jaya mempunyai lima divisi yaitu: divisi umum, divisi akuntansi, divisi keuangan, divisi pemasaran dan divisi keamanan.
40
STRUKTUR ORGANISASI PT. JAGOR JAYA
Direktur Utama Wakil Direktur Utama
KaDiv Umum
KaDiv Akuntansi
KaDiv Keuangan
KaDiv Pemasaran
KaDiv Keamanan
Staf akuntansi Staf Divisi Umum Salesman
Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi PT Jagor Jaya Sumber: PT Jagor Jaya (2008)
Staf Keuangan
Kasir
Staff Logistik
Staf Pengiriman
Staf keamanan
Divisi PPC
Kepala Produksi
Buruh Produksi
III.3.
Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Uraian tugas dan tanggung jawab dari setiap fungsi yang terdapat pada struktur organisasi PT Jagor Jaya adalah sebagai berikut: 1.
Direktur Utama Direktur utama memiliki tugas sebagai berikut: 1.
Merencanakan tujuan dan sasaran perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang
2.
Memimpin dan mengawasi jalannya perusahaan.
3.
Menyusun anggaran tahunan dan rencana kerja perusahaan.
4.
Mengambil keputusan untuk pemecahan masalah yang dihadapi manajemen.
2.
5.
Membuat dan mengesahkan kebijakan-kebijakan perusahaan.
6.
Menyetujui harga jual produk
7.
Memeriksa laporan keuangan perusahaan.
8.
Memeriksa laporan kegiatan program pemasaran dan penjualan.
Wakil Direktur Utama Wakil direktur utama bertanggung jawab kepada direktur utama Wakil direktur utama memiliki tugas sebagai berikut: 1.
Mengawasi dan mengatur seluruh kegiatan operasional
2.
Turut menetapkan kebijakan perusahaan
3.
Mengelola bisnis dan menilai hasil kerja dari setiap divisi
4.
Melaporkan hasil kerja setiap divisi kepada direktur utama
5.
Membantu menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi pada tiap divisi 42
3.
Kepala Divisi Umum Kepala divisi umum bertanggung jawab kepada direktur utama. Kepala divisi umum memiliki tugas sebagai berikut:
4.
1.
Menyeleksi, merekrut dan melatih karyawan yang akan diterima
2.
Pencatatan data karyawan dan administrasi
3.
Menetapkan sistem penggajian dan tunjangan sosial karyawan
4.
Membuat laporan gaji karyawan kepada wakil direktur utama
Kepala Divisi Akuntansi Kepala divisi akuntansi bertanggung jawab kepada wakil direktur utama. Kepala divisi akuntansi memiliki tugas sebagai berikut: 1.
Mengawasi
pekerjaan
akuntansi,
bertanggungjawab
atas
kebenaran dan keakuratan pembukuan dan laporan keuangan perusahaan. 2.
Membina hubungan baik dengan lembaga keuangan dan lembaga lainnya yang berhubungan dengan perusahaan, khususnya lembaga perpajakan .
3.
Membuat laporan bulanan termasuk rugi laba dan neraca
4.
Membuat laporan keuangan perusahaan dan informasi keuangan untuk kepentingan pihak luar perusahaan.
5.
Memeriksa kebenaran pencatatan akuntansi oleh staff akuntansi.
6.
Melaksanakan stock opname.
43
7.
Mencatat dan mengumpulkan data-data omzet tiap bulan dan mengurangi harga pokok dan biaya-biaya untuk mendapatkan nilai laba.
8. 5.
Melakukan pemeriksaan terhadap pencatatan akuntansi.
Staff Akuntansi Staff akuntansi bertanggungjawab kepada kepala divisi akuntansi. Staff Akuntansi memiliki tugas sebagai berikut: 1.
Mencatat segala transaksi yang berhubungan dangan kegiatan perusahaan
2.
Memelihara dokumen-dokumen dan catatan pembukuan.
3.
Bekerja sama dengan Bagian Keuangan dalam menyiapkan rekonsiliasi bank
4.
Membuat laporan atas transaksi yang menjadi tanggung jawabnya.
6.
Kepala Divisi Keuangan Kepala divisi keuangan bertanggung jawab kepada wakil direktur utama. Kepala Divisi keuangan memiliki tugas sebagai berikut: 1.
Mengatur arus keuangan perusahaan
2.
Mencatat segala pengeluaran dan pemasukan kas perusahaan
3.
Membuat laporan keuangan
4.
Membuat kas kecil
5.
Mengelola pembayaran gaji pegawai
6.
Membuat laporan pengeluaran dan pemasukan perusahaan 44
7.
Kasir Kasir bertanggung jawab kepada kepala divisi keuangan Kasir memiliki tugas sebagai berikut: 1.
Melakukan penerimaan kas dan pengeluaran kas
2.
Mencatat penerimaan dan pengeluaran kas pada buku kas harian
3.
Membuat nota bukti bank keluar untuk pembayaran pembelian barang dari supplier
4.
Memegang kas kecil untuk pengeluaran kas pabrik setiap hari
5.
Menerima cek/bilyet giro dari konsumen
6.
Membuat tanda terima penerimaan uang/cek/bilyet giro
7.
Menerima tagihan atas pembelian barang-barang pembelian dari supplier
8.
8.
Membuat cek untuk penambahan kas kecil/gaji staf
9.
Membuat nota bukti penerimaan kas
Kepala Divisi Pemasaran Kepala divisi pemasaran bertanggung jawab kepada wakil direktur utama. Divisi pemasaran memiliki tugas sebagai berikut: 1.
Merencanakan strategi pemasaran
2.
Mengusulkan pemasaran produk baru
3.
Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan pemasaran
4.
Mengevaluasi hasil pemasaran dan aktivitas pesaing
5.
Membuat program-program peningkatan penjualan
45
9.
Salesman Salesman bertanggung jawab kepada kepala divisi pemasaran Salesman memiliki tugas sebagai berikut: 1.
Menawarkan produk perusahaan kepada pelanggan.
2.
Membuat sales order.
3.
Melaksanakan promosi dan pameran yang diselenggarakan perusahaan.
10.
Kepala Divisi PPC (Production planning control) Kepala divisi PPC bertanggung jawab kepada kepala divisi pemasaran Kepala PPC bertugas: 1.
Memeriksa peralatan kerja sebelum dioperasikan dan melakukan perbaikan peralatan kerja sehingga tidak menggangu kelancaran kerja.
2.
Mengawasi penggunaan mesin agar sesuai dengan fungsi yang sebenarnya
3.
Melaporkan kerusakan yang terjadi, perbaikan yang dilaksanakan dan kondisi setelah perbaikan
4.
Memeriksa peralatan listrik dan fasilitas penerangan serta melakukan perbaikan
5.
Mengawasi
penggunaan listrik agar sesuai dengan daya dan
tegangan yang tersedia. 11. Kepala Logistik Kepala Logistik bertanggung jawab kepada kepala divisi PPC Kepala logistik memiliki tugas sebagai berikut: 46
1.
Mengelola persediaan bahan baku.
2.
Bertanggung jawab atas kehilangan bahan baku.
3.
Membuat laporan persediaan bahan baku.
4.
Melakukan pengendalian atas persediaan bahan baku.
5.
Meningkatkan sistem penjagaan fisik bahan baku.
12. Kepala Produksi Kepala produksi bertanggung jawab kepada kepala divisi PPC Kepala produksi memiliki tugas sebagai berikut: 1.
Memilih jenis cetakan
2.
Mengolah bahan baku
3.
Menyeleksi barang jadi sesuai permintaan pelanggan
4.
Mengatur proses produksi barang
13. Buruh Produksi Buruh produksi bertanggung jawab kepada kepala produksi. Buruh produksi memiliki tugas sebagai berikut: 1.
Mengolah bahan baku
2.
Mencetak bahan baku menjadi barang jadi
3.
Menghaluskan barang jadi
4.
Pengeringan barang jadi setelah diproduksi
5.
Takaran obat pewarnaan untuk barang jadi
6.
Pewarnaan barang jadi dan pengawasan
14. Staff Pengiriman Staff pengiriman bertanggung jawab kepada kepala logistik. Staff pengiriman memiliki tugas sebagai berikut: 47
1.
Mengawasi barang jadi yang sudah dikemas
2.
Mengepak dan mengirim barang kepada pelanggan
3.
Memberikan surat jalan kepada pemasok
4.
Meminta tanda tangan kepada pemasok saat barang telah diberikan.
15. Kepala Divisi Keamanan Kepala Divisi keamanan bertanggung jawab kepada wakil direktur utama. Kepala divisi keamanan memiliki tugas sebagai berikut: 1.
Melakukan kegiatan pemeliharaan untuk menghindari kecelakaan yang membahayakan keselamatan karyawan
2.
Membuat laporan bulanan yang disampaikan kepada wakil direktur utama
16. Staff Keamanan Staff keamanan bertanggung jawab kepada kepala divisi keamanan. Staff keamanan memiliki tugas sebagai berikut: 1.
Menjaga keamanan mesin-mesin, barang dan kendaraan yang ada di pabrik.
III.4.
2.
Menjaga pabrik dan kantor dari berbagai gangguan
3.
Mengawasi barang yang keluar masuk dari pabrik.
Fungsi pembelian dan Pengelolaan Bahan Baku Pembelian merupakan titik awal dari suatu aktivitas perusahaan, karena fungsi pembelian ini menyediakan persediaan bahan baku yang dibutuhkan 48
untuk kegiatan produksi perusahaan. Dalam perusahaan manufaktur seperti PT Jagor Jaya, kegiatan pembelian sangat penting, karena untuk melakukan kegiatan produksi terlebih dahulu harus tersedia bahan baku yang siap untuk diproduksi. Ketersediaan bahan baku yang tepat waktu akan berdampak pada ketepatan waktu penyelesaian pesanan dari pembeli. Ketidakefisienan dalam fungsi pembelian akan mengakibatkan fungsifungsi yang lain dalam perusahaan menjadi terhambat. Oleh karena itu, pengendalian yang efektif perlu dilakukan terhadap fungsi pembelian ini, karena pembelian menyangkut pengalokasian dana dalam persediaan barang yang cukup besar dan kelancaran kegiatan produksi barang sangat tergantung pada fungsi pembelian. Kegiatan pembelian bahan baku pada PT Jagor Jaya dilakukan secara kredit yang jatuh tempo dalam 30 hari. Jika perusahaan melunasi utang dalam waktu 10 hari maka akan mendapatkan potongan 2%. PT Jagor Jaya membeli bahan baku kepada kurang lebih 15 pemasok yang ada di kota Bekasi, Tangerang, Bogor, Jakarta dan Cibinong. Biasanya pemasok mengirimkan barang setelah 1 minggu sejak dilakukan pemesanan barang. Adapun kebijakan-kebijakan pada fungsi pembelian yaitu: 1.
Bagian Pembelian tidak diizinkan mengirimkan purchase order kepada pemasok tanpa persetujuan dari direktur.
2.
Bagian Pembelian hanya membuat purchase order berdasarkan surat pengajuan barang dari Bagian Gudang.
3.
Jika bahan baku dibutuhkan dalam waktu yang cepat, Bagian Pembelian diijinkan membeli bahan baku dari pemasok yang dapat 49
memenuhi kebutuhan bahan baku walaupun tidak dengan harga yang paling murah. 4.
Sebelum mengirimkan purchase order, Bagian Pembelian harus melakukan survei harga kepada para pemasok. Dokumen yang terkait fungsi pembelian adalah: 1.
Purchase order
2.
Form retur
Pengelolaan bahan baku yang baik sangat menentukan kinerja perusahaan. Perusahaan selalu mengupayakan penyelesaian produksi tepat pada waktunya dan pengiriman barang kepada pelanggan tidak terlambat. Karena hal ini sangat menentukan kepuasan pelanggan dan berdampak pada kinerja perusahaan. Hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan bahan baku ialah dalam hal penerimaan bahan baku, penyimpanan bahan baku, perawatan bahan baku, penjagaan bahan baku, pencatatan bahan baku, dan pengeluaran bahan baku. Perusahaan menggunakan bahan baku plat baja untuk membuat folding gate. Dalam satu hari Bagian Gudang rata-rata membuat 10 lembar surat pengajuan barang. Persediaan bahan baku tidak disimpan dalam suatu ruangan namun diletakkan disamping area produksi sehingga memudahkan kegiatan pengambilan bahan baku oleh Bagian Produksi. Perusahaan melakukan stock opname dua kali dalam satu tahun. Dibawah ini adalah informasi tentang spesifikasi bahan baku plat baja:
50
Lebar x Panjang
Ketebalan
025 x 134
0054 - 0060 0061 - 0067 0076 - 0083 0085 - 0091 0094 - 0100
025 x 138
0031 - 0045 0056 0057 - 0059 0062 - 0064
Gambar 3.2 Spesifikasi plat baja Adapun kebijakan-kebijakan yang terkait dengan pengelolaan bahan baku yaitu: 1. Stock opname dilakukan dua kali dalam satu tahun. 2. Hanya kepala gudang yang diijinkan membuat surat pengajuan barang. Dokumen yang digunakan dalam pengelolaan bahan baku diantaranya ialah: 1. Kartu gudang 2. Surat Pengajuan barang 3. Surat jalan 4. Laporan Penerimaan Barang
III.5.
Prosedur Fungsi Pembelian dan Pengelolaan Bahan Baku Prosedur-prosedur yang terkait dengan proses pembelian yaitu:
51
1.
Pengajuan pembelian Langkah-langkah yang berkaitan dengan prosedur pengajuan pembelian antara lain: a.
Bagian Marketing menerima pesanan dari pelanggan lalu Bagian Marketing akan membuat sales order sebanyak 4 rangkap yang diberikan kepada: 1. 1 lembar copyan kepada Bagian Produksi 2. 1 lembar copyan kepada Bagian Gudang 3. 1 lembar copyan kepada Bagian Pengiriman 4. 1 lembar asli dipegang oleh marketing.
b.
Setelah menerima 1 lembar copy sales order maka Bagian Produksi akan meminta barang kepada Bagian Gudang secara lisan. Kemudian Bagian Gudang akan memeriksa persediaan bahan baku. Jika persediaan bahan baku cukup maka akan diberikan kepada Bagian Produksi. Jika persediaan bahan baku kurang maka Bagian Gudang akan membuat surat pengajuan barang kepada Bagian Pembelian yang dibuat 2 rangkap 1 lembar asli sebagai arsip gudang dan 1 lembar copy untuk Bagian Pembelian.
2.
Pemilihan pemasok Bagian Pembelian akan menelepon sejumlah pemasok yang ada pada daftar pemasok perusahaan untuk menanyakan harga dan kualitas bahan baku yang diminta. Kemudian dipilih pemasok yang kualitas bahan baku yang paling baik dan harganya paling murah. 52
3.
Pembuatan pemesanan pembelian Langkah-langkah
yang
berkaitan
dengan
pembuatan
pemesanan
pembelian antara lain: a.
Bagian Pembelian akan membuat purchase order berdasarkan surat pengajuan barang yang diberikan oleh Bagian Gudang dan meminta persetujuan direktur. Jika disetujui maka direktur akan menandatangani purchase order. Bagian Pembelian akan mengirimkan purchase order melalui fax kepada pemasok.
b.
Jika pemasok dapat memenuhi permintaan bahan baku tersebut maka purchase order akan difotokopi yang akan diberikan kepada:
4.
1.
1 lembar kepada Bagian Gudang.
2.
1 lembar kepada Bagian Akuntansi.
3.
1 lembar asli akan diarsip oleh Bagian Pembelian.
Penerimaan barang Langkah-langkah yang berkaitan dengan penerimaan barang antara lain: a.
Barang dikirim bersama dengan surat jalan oleh pemasok. Bagian Gudang akan mencocokan surat jalan yang diberikan oleh pemasok dengan purchase order dan memeriksa jumlah, spesifikasi dan kualitas barang yang diminta. Biasanya untuk memastikan bahan baku tersebut baik maka Bagian Gudang akan memeriksa dengan cara melipat plat baja tersebut, jika dirasa oleh gudang plat baja tersebut baik dan bisa digunakan dalam produksi maka bahan baku tersebut akan diterima.
53
b.
Surat jalan dari pemasok berjumlah 1 lembar kemudian ditanda tangan oleh Bagian Gudang. Surat jalan akan difotokopi oleh bagian gudang sebanyak 2 lembar yang akan diberikan 1 lembar kepada bagian pembelian dan 1 lembar disimpan sebagai arsip. Surat jalan dari pemasok akan diberikan kepada bagian akuntansi.
5.
Pencatatan kewajiban Setelah menerima surat jalan yang diberikan oleh Bagian Gudang, maka Bagian Akuntansi akan membuat jurnal pembelian kredit. Surat jalan kemudian disimpan oleh Bagian Akuntansi sebagai bukti pencatatan transaksi.
6.
Prosedur retur pembelian Langkah-langkah yang berkaitan dengan prosedur retur pembelian antara lain: a.
Bagian Gudang akan membuat surat jalan yang terdiri dari 4 rangkap, kemudian ditandatangan oleh Bagian Gudang. Kemudian diserahkan kepada Bagian Pengiriman.
b.
Kemudian surat jalan dan bahan baku yang akan diretur serta fotokopi surat jalan pada saat barang diterima diawal transaksi dibawa oleh Bagian Pengiriman kepada pemasok. Surat jalan ditanda tangan oleh satpam dan lembar ke-1 surat jalan copyan diberikan kepada satpam pada saat akan keluar dari pabrik.
c.
Lembar ke-2 surat jalan copyan diberikan kepada pemasok setelah ditandatangani oleh pemasok.
54
d.
Lembar ke-3 surat jalan copyan akan diberikan kepada Bagian Akuntansi.
e.
Surat jalan asli akan diberikan kepada Bagian Gudang.
f.
Bagian Akuntansi akan mencatat transaksi retur berdasarkan surat jalan yang diterima.
g.
Bagian Gudang akan mencatat pengeluaran barang pada kartu gudang. Prosedur-prosedur dan aktifitas yang terkait dengan pengelolaan bahan
baku yaitu: 1.
Prosedur penerimaan bahan baku Langkah-langkah yang berkaitan dengan penerimaan barang antara lain: a.
Barang dikirim bersama dengan surat jalan oleh pemasok. Bagian Gudang akan mencocokan surat jalan yang diberikan oleh pemasok dengan purchase order dan memeriksa jumlah, spesifikasi dan kualitas barang yang diminta. Biasanya untuk memastikan bahan baku tersebut baik maka Bagian Gudang akan memeriksa dengan cara melipat plat baja tersebut, jika dirasa oleh gudang plat baja tersebut baik dan bisa digunakan dalam produksi maka bahan baku tersebut akan diterima.
b.
Surat jalan dari pemasok berjumlah 2 lembar kemudian ditanda tangan oleh Bagian Gudang dan lembar copy surat jalan akan diberikan pada Bagian Gudang sebagai bukti bahwa barang telah diterima dan Bagian Akuntansi sebagai bukti untuk mencatat transaksi. Bagian Gudang akan mencatat penambahan barang pada kartu gudang.
2.
Pelaksanaan pencatatan bahan baku
55
Setiap bahan baku yang keluar dan masuk akan di catat oleh Bagian Gudang pada kartu gudang. 3.
Penyusunan bahan baku dan tata letak Bahan baku yang datang akan diletakkan disamping area produksi. Bahan baku tidak disimpan dalam sebuah ruangan penyimpanan. Penyusunan bahan baku di pisahkan berdasarkan type bahan baku. Bahan baku yang baru datang akan disusun diatas bahan baku yang lama sesuai dengan type bahan baku.
.
4.
Prosedur pengeluaran bahan baku Jika Bagian Produksi meminta bahan baku kepada Bagian Gudang secara lisan. maka Bagian Gudang akan mencatat pengeluaran barang pada kartu gudang. Kemudian Bagian Produksi dapat mengambil bahan baku yang dibutuhkan sedikit demi sedikit sesuai dengan kebutuhan produksi. Bagian Produksi akan mengambil bahan baku dari mulai dari atas.
6.
Pelaksanaan penjagaan bahan baku Kegiatan penjagaan bahan baku dilakukan oleh staff gudang dimana staff gudang tersebut mengawasi bahan baku dari kantornya. Pada malam hari bahan baku akan dijaga oleh satpam yang bertugas jaga malam di pabrik tersebut.
7.
Prosedur permintaan barang Jika Bagian Gudang ingin memesan barang maka Bagian Gudang akan membuat surat pengajuan barang sebanyak 2 rangkap kemudian ditanda tangan oleh Bagian Gudang lalu yang akan diberikan kepada Bagian
56
Pembelian. Bagian Pembelian akan menyimpan 1 lembar copyan surat pengajuan barang dan lembar asli akan diarsip oleh Bagian Gudang. 8.
Pelaksanaan pengendalian jumlah persediaan Jika Bagian Gudang melihat jumlah persediaan bahan baku telah menipis maka Bagian Gudang akan melakukan permintaan barang. Bagian Gudang tidak memiliki daftar persediaan minimum bahan baku. Data-data yang berkaitan dengan pengendalian intern atas fungsi pembelian
dan pengelolaan bahan baku tidak hanya diperoleh melalui wawancara, tapi juga dilakukan pengamatan atas kegiatan operasi pembelian dan pengelolaan bahan baku. Selain itu dibuat sebuah kuisioner untuk membantu mempermudah dan menjelaskan pemahaman atas data-data terkait. Pertanyaan dalam kuesioner merupakan pertanyaan umum yang bersifat objektif dan disertai dengan jawaban singkat atas masing-masing pertanyaan. Kuesioner dapat dijawab "Ya", "Tidak", dan "Tidak Tentu". Jawaban "Ya" menunjukan adanya kekuatan dalam pelaksanaan pengendalian atas pembelian dan pengelolaan bahan baku yang dilakukan perusahaan. Jawaban "Tidak" menunjukan kelemahan dalam pengendalian atas pembelian dan pengelolaan bahan baku perusahaan. Sedangkan jawaban "Tidak Tentu" menunjukan bahwa kegiatan pembelian dan pengelolaan bahan baku tidak dilakukan secara teratur. Jawaban yang diperoleh dari kuesioner tersebut akan menggambarkan adanya indikasi kemungkinan lemah atau tidaknya pengendalian atas pembelian dan pengelolaan bahan baku yang selama ini ditetapkan perusahaan. Kelemahan yang ditemukan akan dievaluasi dan diberikan saran-saran perbaikan. Hasil kuesioner akan disajikan dibawah ini 57
PT JAGOR JAYA Internal Control Questionnaire Fungsi Pembelian dan Pengelolaan Bahan baku Pembelian No.
Pertanyaan
Ya
Tidak Tidak Tentu
1.
Apakah
√
Bagian Pembelian memiliki job descripstion
yang dibuat secara tertulis? 2.
√
Apakah terdapat kebijakan dan prosedur pembelian yang tertulis?
3.
Apakah Bagian Pembelian terpisah dengan Bagian
√
Penerimaan? 4.
Apakah dalam prosedur pembelian terdapat dokumen: 1. Surat Permintaan Barang
√
2. Purchase Order
√
3. Surat Penawaran Harga
5.
√
Apakah untuk setiap pembelian selalu digunakan pesanan
√
pembelian? 6.
Apakah
sebelum
dipersiapkan
Purchase
Order
√
disyaratkan harus ada Surat Permintaan Barang? 7.
Apakah Bagian Pembelian memiliki daftar harga yang
√
berlaku dari pemasok?
58
8.
Apakah Bagian Pembelian selalu mempertimbangkan
√
syarat penawaran dari pemasok seperti pengangkutan dan jangka waktu pengiriman? 9.
Apakah bagian pembelian memiliki anggaran pembelian?
√
10.
Apakah terdapat arsip mengenai prestasi pemasok untuk
√
dapat dijadikan pedoman dalam memilih pemasok? 11.
√
Apakah Bagian Pembelian selalu mencoba untuk memusatkan pembelian pada perusahaan tertentu untuk mendapatkan diskon kuantitas?
12.
√
Apakah pemasok mengirimkan barang yang dipesan tepat pada waktu yang telah ditentukan?
13.
√
Apakah Bagian Pembelian memiliki daftar tanggal pengiriman bahan baku dari pemasok?
14.
√
Apakah Bagian Pembelian mencari informasi untuk mendapatkan pemasok yang baru?
15.
√
Apakah Bagian Pembelian melakukan pembelian kepada pemasok di luar dari pemasok yang terdaftar?
16.
Apakah pemesanan pembelian dilakukan dengan otorisasi
√
manajemen? 17.
Apakah terdapat rotasi pekerjaan yang dilakukan
√
perusahaan ? 18.
Apakah Bagian Pembelian membuat surat penawaran
√
harga untuk mengumpulkan informasi harga dari para
59
pemasok? 19.
√
Apakah bahan baku yang dibeli dapat digunakan dalam produksi? √
20.
Apakah laporan pembelian dibuat secara bulanan?
21.
Apakah dalam purchase order ditetapkan persetujuan: √
1. Spesifikasi (jenis barang yang dipesan)
√
2. Kualitas √
3. Kuantitas
√
4. Jumlah Rupiah 5. Harga satuan 22.
√ laporan
√
Dalam melakukan pembelian barang apakah Bagian
√
Apakah
Bagian
Pembelian
membuat
perbandingan harga antar pemasok? 23.
Pembelian menggunakan model EOQ ?
60
Pengelolaan Bahan Baku
No. Pertanyaan
Ya
Tidak Tidak Tentu
1.
√
Apakah terdapat pemisahan tugas antara Bagian Penerimaan dan Bagian Gudang ?
2.
Apakah permintaan pembelian dilakukan oleh Bagian
√
Gudang? 3.
Apakah perusahaan memiliki safety stock ?
√
4.
Apakah perusahaan menggunakan sistem just in time?
√
5.
Apakah pengajuan pemesanan bahan baku di buat dengan mempertimbangkan:
6.
7.
1. Sales order
√
2. Jumlah persediaan bahan baku
√
Apakah bahan baku yang datang dicocokkan dengan: 1. Surat jalan
√
2. Purchase order
√ √
Apakah bahan baku disimpan dalam suatu ruangan penyimpanan ?
8.
Apakah Bagian Gudang memiliki kartu gudang?
√
61
9.
kekurangan
√
Apakah kertas informasi produk yang ada pada bahan
√
Apakah
Bagian
Gudang
mengalami
persediaan? 10.
baku selalu terawat dengan baik? 11.
Apakah bahan baku yang diterima langsung disimpan
√
oleh Bagian Gudang? 12.
Apakah persediaan bahan baku diletakkan terpisah
√
dengan bahan penolong dan barang jadi? 13.
√
Apakah Bagian Gudang memiliki daftar persediaan minimum ?
14.
Apakah
ada
pengecekan
secara
berkala
√
atas
kemungkinan adanya keusangan dan penurunan mutu bahan baku? 15.
Apakah penyusunan bahan baku dipisahkan berdasarkan
√
jenisnya? 16.
√
Apakah terdapat pos-pos penjagaan yang mengawasi arus keluar masuk bahan baku secara efektif?
17.
Apakah stock opname dilakukan tanpa konfirmasi
√
kepada pihak gudang terlebih dahulu? 18.
Apakah petugas yang ditunjuk untuk melakukan stock
√
opname bukan dari Bagian Gudang? 19.
Apakah Bagian Gudang memeriksa apakah jumlah bahan
√
baku yang diambil oleh Bagian Produksi sama dengan
62
jumlah bahan baku yang diminta? 20.
Apakah terdapat dokumen tertulis dari bagian produksi
√
untuk meminta bahan baku kepada bagian gudang ? 21.
√
Apakah bagian gudang selalu memeriksa kualitas bahan baku dengan baik ?
22.
Apakah
bahan baku sisa yang tidak digunakan lagi
√
dimanfaatkan lebih lanjut ? 23.
Apakah Bagian Produksi selalu menggunakan bahan
√
baku yang tepat untuk proses produksi? 24.
Apakah setiap bahan baku dapat digunakan untuk
√
produksi? 25.
Apakah penyusunan bahan baku menggunakan metode
√
FIFO ?
Berdasarkan jawaban-jawaban yang diperoleh dari kuisioner yang telah diberikan sebelumnya, maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut: 1.
Adanya pemisahan tugas antara Bagian Pembelian dan Bagian Penerimaan.
2.
Adanya laporan pembelian bulanan yang dilakukan oleh staf pembelian dan staf gudang serta dievaluasi oleh wakil direktur.
3.
Sebelum melakukan pembelian disyaratkan harus ada surat pengajuan barang dari Bagian Gudang.
4.
Selalu dilakukan pengecekan fisik barang yang diterima dengan Purchase Order dan surat jalan dari supplier.
63
5.
Secara berkala dilakukan stock opname pada persediaan bahan baku.
6.
Bagian Gudang memiliki kartu gudang sebagai informasi persediaan bahan baku di gudang.
7.
Bagian gudang belum memiliki alat yang dapat secara akurat memeriksa kualitas bahan baku.
8.
Pengeluaran bahan baku yang dibutuhkan Bagian Produksi dilakukan oleh Bagian Produksi sendiri.
9.
Pengelolaan bahan baku perusahaan menggunakan sistem just in time.
64
