BAB III PROSES PENGUMPULAN DATA
III.1. Sejarah Singkat PT Kurnia Mulia Citra Lestari PT Kurnia Mulia Citra Lestari adalah perusahaan swasta yang didirikan berdasarkan akta notaris no.67 dihadapan Emmy Halim.SH, Mkn., tanggal 22 Agustus 2000 dengan Berita Negara no.4755. Perusahaan ini bergerak dibidang perdagangan barang (trading goods), produknya antara lain pompa air dan sparepart pompa air. Sebagai bagian yang integral untuk mendukung core business (bisnis utama) dari perusahaan ini, maka layanan perbaikan/service pompa dijadikan sebagai penunjang (supporting business) untuk perusahaan ini. Berikut ini adalah dokumen-dokumen sehubungan dengan izin usaha PT Kurnia Mulia Citra Lestari, selain daripada Akta Pendirian nomor 67 tersebut, antara lain sebagai berikut : •
Tanda Daftar Perusahaan Perseroan Terbatas No. 090515151461 Tanggal 26 Januari 2000 dari Kantor Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi DKI Jakarta.
•
Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) Menengah No. 04469 / 182451 Tanggal 22 Juni 2005 dari Dinas Perindustrian dan Perdagangan Jakarta Pusat.
•
Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak Tanggal 24 April 2003 dari pihak Kantor Pelayanan Pajak Jakarta Sawah Besar dengan NPWP No. 01.904.141.7026.000
27
PT Kurnia Mulia Citra Lestari ini berlokasi di Jl. Pangeran Jayakarta 141 Blok D2 No.14, Jakarta Pusat, 10730. Perusahaan ini berkerjasama dengan produsen pompa dan sparepart dari dalam dan luar negeri. Produsen dari dalam negeri diantaranya PT Indobara dan PT Tecco, produsen dari luar negeri diantaranya PT Calpeda dan PT Siemens. Produsen ini mengirimkan barangnya secara berkala dan dijual kembali oleh PT Kurnia Mulia Citra Lestari kepada pelanggan – pelanggannya. Walaupun usia perusahaan ini masih muda namun PT Kurnia Mulia Citra Lestari siap bersaing dengan usaha sejenis, ini dibuktikan dengan adanya inovasi terus menerus untuk mengembangkan usaha, PT Kurnia Mulia Citra Lestari sedang berencana untuk membuka cabang di Surabaya. Tujuan PT Kurnia Mulia Citra Lestari tidak hanya dapat menjual produk terbaik, tetapi juga dapat memberikan pelayanan terbaik. III.2. Struktur Organisasi PT Kurnia Mulia Citra Lestari Salah satu unsur yang penting untuk manajemen yang efektif adalah melalui struktur organisasi yang jelas. Struktur organisasi yang tepat bagi suatu perusahaan belum tentu tepat bagi perusahaan yang lain. Hal ini disebabkan karena perbedaan jenis usaha, besar kecilnya perusahaan, jumlah cabang dan sebagainya yang berbeda satu dengan yang lainnya. Dalam struktur organisasi yang baik akan terlihat pembagian wewenang dan tanggung jawab yang jelas, serta hubungan antara karyawan yang bersangkutan dapat terjalin dengan baik. Berikut struktur organisasi PT Kurnia Mulia Citra Lestari :
28
Dewan Komisaris
Direktur
KaDiv Gudang
KaDiv Bengkel
KaDiv Marketing
Sales Marketing
Bag. Gudang dan Pengiriman
Bag. Administrasi
Sumber : PT Kurnia Mulia Citra Lestari
Mekanik
KaDiv Keuangan / Akuntansi
Bag. Pembelian & Hutang
Staf Marketing
Debt Collector
KaDiv Pembelian
Bag. Piutang & Penagihan
Bag. Akuntansi & Keuangan
Gambar III.1 Struktur Organisasi PT Kurnia Mulia Citra Lestari
29
PT Kurnia Mulia Citra Lestari sampai saat ini memiliki karyawan sebanyak 56 orang dengan perincian sebagai berikut : Tabel III.1. Distribusi Jumlah Tenaga Kerja
KaDiv Staf
Total
Gudang Bengkel
Marketing
1 5
1 2 (Bag. Adm)
1 20 (Bag. Sales)
6 (Bag. Mekanik)
4 (Bag. Staf)
9
25
6
Keuangan / Akuntansi 1 5 (Bag. Debt Collector)
Pembelian 1 3 (Bag. Pembelian & Hutang)
3 (Bag. Piutang & Penagihan ) 3 ( Bag. Akuntansi & Keuangan ) 12 4 56
Sumber : PT Kurnia Mulia Citra Lestari
III.3. Uraian Fungsi dan Tugas III.3.1. Uraian Tugas Pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan pada PT Kurnia Mulia Citra Lestari dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Dewan Komisaris Dewan Komisaris PT Kurnia Mulia Citra Lestari memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : •
Merupakan pimpinan puncak yang merupakan pemilik atau pemegang saham perusahaan.
•
Bertugas mengangkat dan memberhentikan Direktur.
•
Mengawasi
dan
mengontrol
perkembangan
perusahaan
serta
meminta
pertanggungjawaban atas hasil kerja Direktur.
30
2. Direktur Direktur PT Kurnia Mulia Citra Lestari memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : •
Memimpin perusahaan, mengkoordinasikan, mengarahkan dan mengawasi pelaksanaan kegiatan-kegiatan dibidang operasional, keuangan, administrasi didalam suatu kegiatan yang terpadu dalam rangka mencapai tujuan perusahaan.
•
Menentukan kebijakan perusahaan secara keseluruhan baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek.
•
Menyusun rencana kerja untuk setiap bagian dan mengawasi pelaksanaan kerja yang telah digariskan untuk mencapai tujuan perusahaan.
•
Menjaga disiplin kerja, dengan cara menilai prestasi kerja bawahannya secara berkala.
•
Bertanggung jawab atas masalah-masalah kepegawaian.
•
Menyusun strategi perusahaan serta menerapkannya kepada para manager agar apa yang telah disusun dapat dijalankan dengan baik.
•
Mengawasi semua bagian yang ada pada perusahaan tersebut.
3. Kepala Divisi Gudang Kepala Divisi Gudang PT Kurnia Mulia Citra Lestari memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : •
Bertanggung jawab terhadap keluar masuknya barang.
•
Bertanggung jawab menjaga kuantitas dan kualitas barang.
•
Mengawasi Staf Gudang dan bagian pengiriman barang agar melaksanakan tugasnya dengan sebaik-baiknya.
31
Dalam pelaksanaan tugasnya Kepala Divisi Gudang dibantu oleh staff-nya , yaitu: Bagian Gudang dan Pengiriman. Tugas dan wewenang Bagian Gudang dan Pengiriman PT Kurnia Mulia Citra Lestari adalah sebagai berikut :
Melakukan pengiriman barang kepada pelanggan sesuai dengan surat jalan.
Bertanggung jawab terhadap kelancaran dan keamanan barang pesanan sampai ke tempat tujuan.
Mendistribusikan surat jalan yang diterima setelah pengiriman barang ke masing-masing divisi terkait.
Memastikan bahwa barang yang dikirim telah diterima oleh pelanggan dalam kondisi baik.
Menerima dan mengeluarkan barang berdasarkan otorisasi manager penjualan melalui surat jalan.
Menjaga barang dari kerusakan, kehilangan dan sebagainya.
Memberitahukan ke bagian pembelian jika persediaan mulai menipis.
Menentukan cara penanganan dan penyimpanan persediaan di gudang.
4. Kepala Divisi Bengkel Kepala Divisi Bengkel PT Kurnia Mulia Citra Lestari memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : Dalam pelaksanaan tugasnya kepala divisi bengkel membagi staff-nya menjadi 2 bagian, yaitu: a. Bagian Administrasi Bagian Administrasi memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : •
Membuat memo yang berisi uraian jasa perbaikan pompa dan sparepart yang digunakan. Memo tersebut selanjutnya ditujukan kepada pihak keuangan. 32
b. Mekanik Mekanik memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : •
Memperbaiki pompa yang rusak dan melaporkan kepada bagian administrasi jasa perbaikan yang sudah dikerjakan beserta sparepart yang digunakan.
•
Memeriksa kebenaran pompa atau sparepart yang rusak terkait adanya retur penjualan.
5. Kepala Divisi Marketing. Kepala Divisi Marketing PT Kurnia Mulia Citra Lestari memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : •
Bertanggung jawab mencapai hasil penjualan yang telah ditentukan oleh perusahaan.
•
Membuat rencana kegiatan penjualan dan pembiayaannya.
•
Bertanggung jawab membuat laporan penjualan yang ditujukan untuk Direktur.
•
Mengawasi kegiatan operasi Sales dan Staf Marketing.
Dalam pelaksanaan tugasnya kepala divisi marketing membagi staff-nya menjadi 2 bagian, yaitu: a. Sales Marketing Tugas dan wewenang Sales Marketing PT Kurnia Mulia Citra Lestari adalah sebagai berikut :
Mempromosikan dan menawarkan produk kepada pelanggan secara berkala.
Memberikan laporan kepada manager penjualan mengenai hasil pemasaran produk.
Menjaga hubungan baik dengan pelanggan.
33
Melaksanakan strategi pemasaran yang disusun.
b. Staf Marketing Tugas dan wewenang Staf Marketing PT Kurnia Mulia Citra Lestari adalah sebagai berikut :
Menerima order pembelian dari pelanggan dan mengkonfirmasikan stok di gudang mengenai jenis dan jumlahnya.
Menerima order dari pelanggan.
Bertanggung jawab dalam membuat surat jalan dan faktur penjualan serta mendistribusikan formulir-formulir tersebut ke bagian-bagian yang terkait.
Membuat surat penawaran kepada pelanggan.
Mengatur jadwal pengiriman barang pesanan kepada pelanggan.
Melakukan pengecekan status kredit pelanggan ke bagian piutang sebelum melakukan penjualan kredit.
Menyimpan faktur penjualan untuk dijadikan dokumen pendukung dalam pembuatan laporan penjualan.
Membuat laporan penjualan secara berkala dan dilaporkan ke kepala divisi marketing.
6. Kepala Divisi Keuangan/Akuntansi Kepala Divisi Keuangan/Akuntansi PT Kurnia Mulia Citra Lestari memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : •
Mengatur dan menempatkan perkiraan keuntungan perusahaan dalam periode waktu tertentu.
•
Mengatur dan menjaga kondisi keuangan serta struktur permodalan perusahaan.
34
•
Mengatur alokasi dana dan penggunaan dana perusahaan secara efisien.
•
Menentukan sumber-sumber pendanaan bagi perusahaan.
•
Mengarahkan dan mengkoordinasikan pencatatan uang dan biaya-biaya lainnya.
•
Memeriksa laporan keuangan dan laporan hasil operasi lainnya beserta analisanya.
Dalam pelaksanaan tugasnya Kepala Divisi Keuangan/Akuntansi membagi staff-nya menjadi 3 bagian, yaitu: a. Debt Collector Tugas dan wewenang Debt Collector PT Kurnia Mulia Citra Lestari adalah sebagai berikut :
Melakukan penagihan kepada pelanggan berdasarkan perintah bagian piutang.
Bertanggung jawab untuk menerima pembayaran dari pelanggan (giro, cek, tunai) untuk seterusnya diserahkan kepada bagian keuangan.
b. Bagian Piutang dan Penagihan Tugas dan wewenang Bagian Piutang dan Penagihan PT Kurnia Mulia Citra Lestari adalah sebagai berikut :
Melakukan otorisasi atas persetujuan kredit.
Membuat laporan penagihan ke bagian keuangan.
Mempertanggung jawabkan laporannya kepada Manager Keuangan dan Akuntansi
Bertugas mencatat semua piutang yang telah dilunasi ataupun belum ada pelunasannya.
35
Membuat kwitansi pembayaran
Mengawasi piutang perusahaan.
Melakukan follow up pembayaran tagihan kepada pelanggan melalui telepon.
c. Bagian Akuntansi dan Keuangan Tugas dan wewenang Bagian Akuntansi dan Keuangan PT Kurnia Mulia Citra Lestari adalah sebagai berikut :
Menerima uang muka dari customer
Menerima pembayaran atas jasa service perbaikan pompa.
Membuat laporan penerimaan kas harian
Mengeluarkan kas operasional perusahaan
Membuat laporan pengeluaran kas operasional perusahaan.
Memastikan kebenaran penghitungan kas dengan jumlah yang tercantum dalam bukti-bukti yang ada.
Bertanggung jawab terhadap kas kecil perusahaan beserta pengeluarannya.
Menjaga agar dana di kas kecil perusahaan selalu ada sesuai dengan jumlah batas yang ditetapkan perusahaan.
Membuat laporan keuangan perusahaan dan informasi keuangan untuk kepentingan manajemen dan pihak luar perusahaan.
Mencatat semua transaksi yang terjadi dalam perusahaan berdasarkan buktibukti yang ada ke dalam jurnal penerimaan dan pengeluaran kas/bank, melakukan posting dan menyusun laporan keuangan.
Bertanggung jawab atas kebenaran dan keakuratan pembukuan dan laporan keuangan perusahaan.
36
Turut memelihara dokumen-dokumen dan catatan pembukuan serta mencegah penyalahgunaannya.
Melakukan penyetoran penerimaan kas ke bank
7. Kepala Divisi Pembelian Kepala Divisi Pembelian PT Kurnia Mulia Citra Lestasi memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : •
Ikut mengawasi persediaan yang ada di dalam gudang.
•
Membuat rencana dan jadwal pembelian yang disesuaikan dengan permintaan masing-masing divisi yang membutuhkan.
Kepala Divisi Pembelian dalam tugasnya dibantu oleh bagian pembelian, yang memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut :
Melakukan pembelian pompa air dan sparepart pompa air sebagai persediaan barang dagang perusahaan.
Mengusahakan agar pembelian sesuai dengan kebutuhan dan tepat waktu.
Membuat surat pemesanan barang.
Melakukan pemesanan barang yang dibutuhkan melalui telepon
Membuat laporan pompa air dan sparepart berdasarkan pesanan pembelian.
Melakukan pembelian inventaris kantor dan kebutuhan marketing.
Mengawasi hutang-hutang yang jatuh tempo.
Memelihara dokumen-dokumen pembelian dan pembayaran hutang.
Mencatat pertambahan dan pengurangan saldo utang ke dalam catatan hutang.
Membuat laporan hutang yang ditujukan untuk direktur.
37
III.4. Kegiatan Organisasi PT Kurnia Citra Lestari bergerak dalam bidang perdagangan barang (trading goods), produknya antara lain pompa air dan sparepart pompa air. Sebagai bagian yang integral untuk mendukung core business (bisnis utama) dari perusahaan ini, maka layanan perbaikan/service pompa dijadikan sebagai penunjang (supporting business) untuk perusahaan ini. Bagian penjualan melakukan penawaran kepada distributor pompa maupun kepada pemakai perorangan. Kegiatan penjualannya dilakukan secara tunai dan kredit. Kriteria penilaian pemberian kredit didasarkan pada karakter pelanggan, jumlah pemesanan dan ketepatan pembayaran sebelumnya. Jika pelanggan tersebut baru, maka perusahaan perlu mencari informasi terlebih dahulu terkait dengan kredibilitasnya. Term pembayaran yang ditetapkan perusahaan adalah 1 bulan setelah barang diterima pelanggan. Berikut ini adalah beberapa jenis-jenis produk yang dijual oleh PT Kurnia Mulia Citra Lestari, yaitu : 1. Pompa Ebora 80 X 65 FSG GP 2. Pompa Ebora 100 X 80 FSJ MS 3. Pompa Ebora 150 X 125 FSG MS 4. Pompa Ebora 165 X 50 FSJ MS 5. Pompa Ebora CDXA 200 / 25 6. Pompa Ebora CDXM 120 / 07 7. EM Teco 3 HP 2P 2/3 V 8. EM Teco 20 HP 2P 3/6 V 9. EM Teco 60 HP 2P 3/6 V 38
10. EM Elektron 20 HP 970 rpm 3/6 V 11. EM Elektron 22 KW 1470 rpm 3/6 V 12. EM Elektron 30 KW 1470 rpm 4/6 V 13. EM Elektron 40 HP 980 rpm 3/6 V 14. Sparepart pompa : Gear Pump Koshin 15. Sparepart pompa : Shaft Sleeve Efan 16. Sparepart pompa : Gear Box 17. Dan lain – lain.
III.5. Prosedur Penjualan dan Penerimaan Kas PT Kurnia Mulia Citra Lestari III.5.1. Prosedur Penerimaan Pesanan Pelanggan 1. Pelanggan mengirimkan purchase order kepada perusahaan yang diterima oleh staf marketing melalui telepon, fax atau email. 2. Kemudian staf marketing mengecek keberadaan barang ke bagian gudang, apabila stoknya tidak tersedia atau tidak mencukupi, maka bagian gudang melaporkan ke bagian pembelian untuk pemesanan kembali barang tersebut. 3. Apabila stok mencukupi maka staf marketing melakukan konfirmasi ke pelanggan bahwa puchase order-nya telah diterima, dan akan melakukan penyesuaian harga, setelah harga disepakati maka bagian piutang juga akan mengkonfirmasi kepada pelanggan jenis pembayarannya, akan dilakukan secara tunai atau kredit. Untuk penjualan kredit, staf marketing harus meminta persetujuan kredit dari bagian piutang. Untuk penjualan secara tunai, prosedur persetujuan kredit tidak diperlukan dan langsung ke prosedur pembuatan surat jalan dan faktur. 39
III.5.2. Prosedur Persetujuan Kredit 1. Jika penjualan dilakukan secara kredit, staf marketing harus mengkonfimasi terlebih dahulu kepada bagian piutang mengenai kelayakan pemberian kredit pada pelanggan yang bersangkutan. Apabila pelanggan tersebut layak mendapat kredit karena memiliki sejarah atau latar belakang penjualan yang baik, maka bagian piutang memberikan persetujuan kredit sesuai kebijakan yang berlaku. Staf marketing melanjutkan prosedur selanjutnya yaitu pembuatan surat jalan dan faktur. 2. Apabila pelanggan tersebut tidak layak mendapat kredit maka tidak diberikan persetujuan kredit. Dan purchase order yang telah diberikan oleh pelanggan dianggap batal atau ditunda sampai ada pelunasan atas piutang sebelumnya. Dan staf marketing harus menghubungi kembali pelanggan tersebut dan menjelaskan alasan penundaan yang berkaitan dengan persetujuan kredit yang diminta oleh pihak pelanggan. 3. Untuk pelanggan yang harus pertama kali melakukan transaksi penjualan pada perusahaan atau untuk pelanggan atas nama perorangan harus melakukan pembayaran secara tunai. Jika pelanggan tersebut telah melakukan beberapa kali transaksi dan menunjukkan itikad baik dalam pembayaran dari setiap transaksi yang telah dilakukan maka dapat dipertimbangkan untuk diberi persetujuan kredit, sesuai dengan kebijakan yang berlaku. III.5.3. Prosedur Pembuatan Surat Jalan dan Faktur 1. Setelah mendapat persetujuan kredit dari bagian piutang, staf marketing membuat surat jalan dan faktur berdasarkan purchase order yang telah diterima dan disetujui. 40
2. Membuat surat jalan rangkap 3, yang masing-masing didistribusikan sebagai berikut : a. Lembar pertama, asli, berwarna putih. Lembar ini disimpan oleh bagian piutang, setelah ditanda tangani oleh penerima barang sebagai bukti perusahaan telah mengirimkan barang sesuai dengan pesanan pelanggan. b. Lembar kedua, copy, berwarna merah. Lembar ini diberikan kepada pelanggan pada saat pengiriman barang, sebagai bukti bahwa pelanggan telah menerima barang yang dipesan. c. Lembar ketiga, copy, berwarna kuning. Lembar ini diarsip oleh bagian gudang dan pengiriman, sebagai bukti barang telah dikirim dan pengeluaran barang dari gudang yang pada akhirnya digunakan sebagai dasar pengurangan kartu stok persediaan. 3. Membuat faktur penjualan rangkap tiga, yang masing-masing didistribusikan sebagai berikut a. Lembar pertama, asli, berwarna putih Lembar ini untuk sementara disimpan oleh bagian piutang, yang pada akhirnya diberikan kepada pelanggan pada saat ia telah melunasi piutang tersebut. Lembar ini diberikan oleh bagian piutang kepada debt collector pada saat penagihan sebagai bukti pendukung. b. Lembar kedua, copy, berwarna merah Lembar ini berikan sementara kepada pelanggan yang belum melunasi pembayarannya. Untuk nantinya diberikan kembali kepada pihak piutang
41
pada saat pelunasan, dan dijadikan dasar pencatatan pada piutang pelanggan. c. Lembar ketiga, copy, berwarna kuning Lembar ini disimpan sebagai arsip oleh akuntansi dan keuangan yang digunakan sebagai dasar pencatatan pada pembukuan perusahaan, dilampirkan, diarsip pada bukti penerimaan kas pada saat pembayaran, dan dicatat pada pembukuan perusahaan. Surat jalan dan faktur yang telah dibuat, kemudian diberikan kepada manager penjualan untuk diperiksa dan diotorisasi. 4. Setelah diotorisasi staf marketing mendistribusikan faktur dan surat jalan ke bagian gudang dan menyimpan purchase order sebagai dasar pencatatan laporan penjualan. III.5.4. Prosedur Pengiriman Barang 1. Bagian gudang menerima surat jalan dan copy faktur penjualan sementara berwarna merah yang telah diotorisasi, kemudian menyiapkan barang sesuai dengan surat jalan tersebut. Setelah barang dipacking dan siap kirim, bagian gudang menandatangani surat jalan tersebut sebagai tanda barang sudah keluar dari gudang. Oleh karena bagian gudang merangkap sebagai bagian pengiriman, maka tidak ada serah terima kepada bagian pengiriman. 2. Bagian gudang/pengiriman melakukan pengiriman barang dan memastikan barang telah dikirim oleh pelanggan dengan baik. Pelanggan diharuskan menandatangani surat jalan yang dibawa oleh bagian gudang/pengiriman, copy berwarna merah kemudian diberikan kepada pelanggan sebagai bukti barang telah diterima dengan baik. Dan bagian pengiriman memberikan copy faktur 42
penjualan sementara berwarna merah (karena pelanggan tidak melakukan pembayaran langsung pada saat pengiriman barang). 3. Bagian gudang / pengiriman membawa kembali dua lembar sisa dari surat jalan (asli, copy kuning). Lembar surat jalan yang asli diberikan kepada bagian piutang. Lembar copy surat jalan yang berwarna kuning, disimpan pihak gudang/pengiriman sebagai bukti telah mengirimkan barang sesuai pesanan kepada pelanggan. III.5.5. Prosedur Pencatatan Penjualan dan Penagihan Piutang 1. Bagian piutang berdasarkan copy surat jalan dan faktur yang diterima melakukan pencatatan penjualan di buku penjualan. Buku ini selain fungsinya untuk mencatat penjualan, juga sebagai dasar pencatatan piutang. 2. Bagian piutang membuat kwitansi pembayaran yang dibuat rangkap dua yang masing-masing didistribusikan sebagai berikut :
Lembar pertama, asli, berwarna putih Lembar ini diberikan kepada pelanggan yang telah melunasi pembayarannya. Dan sebagai bukti bahwa perusahaan telah menerima pembayaran tersebut.
Lembar kedua, copy, berwarna merah Lembar ini dibawa kembali oleh debt collector, dan diberikan kepada bagian akuntansi dan keuangan sebagai bukti bahwa pelanggan telah melakukan pembayaran, dicatat di pembukuan perusahaan dan diarsip oleh bagian akuntansi dan keuangan.
3. Bagian piutang untuk mendistribusikan kwitansi tersebut kepada debt collector sekaligus faktur asli untuk diberikan kepada pelanggan, dan ditukarkan dengan
43
copy faktur berwarna merah serta pembayaran dari pelanggan (dapat berupa giro, cek atau tunai). III.5.6. Prosedur Pemrosesan dan Pencatatan Penerimaan Kas 1. Debt collector membawa kembali pembayaran dari pelanggan untuk diserahkan kepada bagian akuntansi dan keuangan. 2. Bagian akuntansi dan keuangan menyetor pembayaran dari pelanggan ke bank pada saat jumlah saldo telah mencapai limit yang ditetapkan. 3. Bagian akuntansi dan keuangan membuat bukti penerimaan kas dengan melampirkan bukti setoran bank dan copy faktur berwarna kuning. 4. Berdasarkan bukti penerimaan kas tersebut bagian akuntansi dan keuangan untuk dijurnal dan diarsip oleh bagian akuntansi dan keuangan. 5. Bukti penerimaan kas tersebut dilaporkan ke bagian piutang. Berdasarkan bukti penerimaan kas tersebut, bagian piutang mengurangi saldo piutang pelanggan. III.5.7. Prosedur Retur Penjualan 1. Apabila ada barang yang kualitas dan kuantitasnya tidak sesuai pesanan, maka pelanggan berhak untuk meminta retur penjualan, namun hal tersebut harus dikembalikan ke perusahaan dalam jangka waktu 3 hari. Jika sudah lewat dari 3 hari maka bukan menjadi tanggung jawab perusahaan lagi. 2. Jika barang yang dikembalikan adalah barang yang rusak, maka harus diperiksa terlebih dahulu oleh bagian bengkel. Jika bagian bengkel telah menyetujui kerusakan tersebut karena kesalahan perusahaan, maka barang tersebut akan ditukar dengan barang yang sama ke bagian gudang. Surat jalan yang ada tetap ditanda tangani dengan kepastian bahwa barang pengganti akan dikirimkan berikut dengan pesanan selanjutnya. 44
3. Jika barang yang dikembalikan adalah barang yang salah dikirim maka akan langsung diperiksa oleh bagian gudang dan pihak gudang akan mengirimkan berikut dengan pesanan selanjutnya. 4. Pengembalian barang tidak akan membuat perubahan pada isi sales order yang terkait, karena dengan asumsi bahwa barang pengganti pasti akan diberikan kemudian hari. Sehingga dengan demikian tanggal jatuh tempo atas barang pengganti pun tidak berubah, tetap seperti tanggal yang ada pada sales order sebelumnya. Keadaan ini berlaku untuk pengembalian dengan jumlah kecil. 5. Untuk pengembalian dalam jumlah unit banyak, sales order baru akan diberikan dengan tanggal jatuh tempo yang sesuai dengan tanggal pengiriman unit barang pengganti. 6. Barang rusak yang diretur oleh pelanggan dapat diretur kembali kepada produsen, sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Hal tersebut sudah disetujui oleh perusahaan berdasarkan perjanjian sebelum pembelian dengan pihak produsen.
45
III.6. DIAGRAM ALIR SISTEM YANG BERJALAN Bagian Order Penjualan Mulai
1 Menerima order dari pelanggan
3 2 Purchase Order
Melaporkan ke bagian pembelian
tidak ada
1 Surat jalan
Pengecekan keberadaan barang di gudang
ada Membuat faktur Mengkonfirmasi jenis penjualan pelanggan
kredit
Batal dan informasikan ke pelanggan
tidak setuju
Pengecekan status kredit pelanggan ke bag. piutang
tunai
3 2 1 Faktur Penjualan
setuju
Purchase Order
Membuat surat jalan
2 Surat Jalan
3
1
3
4
5
2
T 1
Gambar III.2 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Pesanan Pelanggan, Persetujuan Kredit dan Pembuatan Surat Jalan dan Faktur Sistem Yang Berjalan
46
Bagian Pengiriman dan Gudang
2
4
3
2
2
Faktur Penjualan
1 Surat jalan
Menyiapkan barang
Mengirimkan barang kepada pelanggan
Meminta tanda tangan pelanggan di surat jalan
2
Faktur Penjualan
1
3
2
Surat jalan
Pelanggan 6 T
Gambar III.3 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pengiriman Barang Sistem Yang Berjalan 47
Bagian Piutang dan Penagihan
3
6
1
1
Faktur Penjualan
Surat Jalan
Membuat kwitansi
Surat Jalan
1
1
Faktur Penjualan
1
2
Kwitansi
T
7
Gambar III.4 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Penjualan dan Penagihan Piutang Sistem Yang Berjalan 48
Debt Collector
7
1
2
Kwitansi
1 Faktur Penjualan
Melakukan penagihan kepada pelanggan
Menerima pembayaran dari pelanggan
1 Faktur Penjualan
2 1 Kwitansi
Diberikan kepada pelanggan sebagai bukti bayar
Bersama dengan pembayaran
8
Gambar III.5 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Penjualan dan Penagihan Piutang Sistem Yang Berjalan ( Lanjutan )
49
Bagian Akuntansi dan Keuangan
8
9
5
Bersama dengan pembayaran
Kwitansi
2
2
3
Kwitansi
Faktur Penjualan Bukti Setor Bank
Menerima pembayaran pelanggan
T Mengisi bukti setor bank
T
Bukti Setor Bank
Selesai Menyetor ke bank
9
Gambar III.6 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pemrosesan dan Pencatatan Penerimaan Kas Sistem Yang Berjalan 50
