BAB III PEMBAHASAN
3.1
Sejarah Singkat PT. Carrefour Pluit PT. Carrefour merupakan sebuah perusahaan paserba yang berasal dari Perancis yang memulai sejarahnya di Indonesia pada bulan Oktober 1998 dengan membuka unit pertama di Cempaka Putih, Jakarta Pusat. Dan pada saat yang hampir bersamaan, Continent, yang juga merupakan sebuah perusahaan paserba dari Perancis, membuka unit pertamanya di Pasar Festival kuningan Jakarta. Nama Carrefour berasal dari suatu penggabungan atas semua usaha yang dilakukan oleh Carrefour dan Promades (yang merupakan induk dari perusahaan Carrefour) yang dimulai pada awal penghujung tahun 1999. Penggabungan ini membentuk suatu grup usaha terbesar kedua di dunia dengan memakai nama Carrefour. Carrefour Pluit berdiri sejak tahun 1999 yang saat ini Store Manager dipimpin oleh Ibu. Henny I.D dengan urutan toko ke-4 setelah toko Carrefour Duta Merlin dan mempunyai kode toko 016.
3.2
Kegiatan Usaha PT. Carrefour Pluit Konsep dari carrfour merupakan konsep perdagangan eceran yang dirancang untuk memuaskan para konsumen. Di Indonesia, terutama di Jakarta, Carrefour dengan cepat, menjadi suatu alternatif belanja pilihan bagi seluruh keluarga. Ditambah dengan adanya fasilitas - fasilitas pelengkap seperti tempat makanan ringan, parkir gratis, voucher belanja, penggantian selisih harga
dengan grup usaha pesaing lainnya yang mencapai 10x
lipat total
penggantiannya, diskon besar-besaran. bahkan dengan adanya garansi harga dan garansi kualitas, maka paserba Carrefour benar-benar merupakan tempat belanja keluarga yang nyaman dan menyenangkan. 3.3
Tenaga Kerja PT. Carrefour Pluit Sampai sekarang ini memiliki sekitar 300 karyawan yang dipimpin oleh seorang Manager Toko (Store Manager). Terbagi menjadi 2 divisi besar yaitu Divisi komersial dan Divisi Support. 9 Divisi komersial dipimpin oleh 5 Divisi Manager tergantung pada besarkecilnya skala penjualan atau luas area tersebut, yang masing-masing divisinya terdiri dari level staff, senior staff, leader, sales manager dan divisi manager. 9 Divisi Support mencakup 9 fungsi yang masing-masing dipimpin oleh Manager. 9 Keduanya bertanggung jawab kepada Manager Toko (Store Manager). Setiap Divisi Manager dibantu oleh beberapa Manager pemasaran yang jumlahnya tergantung pada karakter atau kondisi departemennya. Terdapat 5 divisi komersial yaitu; Grocery, Produk Fresh, Bazaar, Elektronik, dan Textile.
3.4
Struktur Organisasi PT. Carrefour Pluit Didalam melaksanakan kegiatannya, perusahaan ini berada di bawah pengawasan langsung seorang direktur utama yang dibantu oleh manager operasional dan manager administrasi, keuangan, serta bagian-bagian lainnya.
Struktur organisasi PT. Carrefour Pluit.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
Adapun tugas dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut : -
Divisi Manager Bertugas memimpin, mengatur, dan mengawasi jalannya proses keluar masuk barang ditoko secara keseluruhan serta berhubungan dengan supplier.
-
Sales Manager Bertugas melaksanakan proses order barang secara berkala dan teratur sesuai dengan kondisi tingkat rata-rata penjualan hariannya masing-masing barang.
-
I T Manager Bertugas mengawasi segala proses yang berhubungan dengan perangkat keras, dan perangkat lunak yang digunakan dalam pekerjaan, bertugas mengawasi proses order barang secara periodik dan berkala, supaya menghindari order barang terlalu banyak yang bisa menyebabkan tingkat overstock yang tinggi.
-
Manager Akunting Bertugas memimpin, mengatur dan mengawasi jalannya kegiatan administrasi, keuangan dan akunting secara keseluruhan.
FOD yang sedang berjalan
Gambar 3.2 FOD yang sedang berjalan
FOD yang sedang berjalan
Gambar 3.3 FOD yang sedang berjalan
3.5
Sistem yang sedang berjalan PT. Carrefour dalam sistem yang dijalankan sampai saat sekarang ini masih menggunakan sistem manual, yaitu dengan cara mengecek jadwal order perhari dan persupplier dan pengeluaran barang pada jumlah barang yang terjual melalui sistem. Sedangkan permintaan pemesanan barang dilakukan jika jumlah persediaan telah mencapai titik minimum. Persediaan minimum ditentukan sebesar jumlah pemakaian barang selama barang itu dipesan sampai diterima (lead time) ditambah dengan persediaan penyelamat yang besarnya ditentukan berdasarkan perkiraan apabila yang dipesan mengalami terlambat datang.
3.5.1 Prosedur arus dokumen pengadaan dan penerimaan barang Dalam hal ini diberikan penjelasan tentang prosedur mengenai bagan alir dokumen dalam batas mengenai pemesanan order barang atau permintaan barang atas dasar bukan hanya terjadi pada transaksi penjualan per-hari, tetapi juga dikarenakan berbagai macam hal lainnya seperti misalnya, terdapat program promosi di media cetak atau yang sering disebut Action Spot yang hanya berlaku selama 3 hari. Maka terjadilah jumlah permintaan barang yang lebih dari permintaan barang yang jumlahnya normal. 3.5.1.1 Sistem Pemesanan Barang Sistem pemesanan barang dimulai dari konsumen yang membeli barang dengan pembelian dalam partai besar dengan syarat harus melakukan transaksi terlebih dahulu, untuk konsumen harus melengkapi syarat sebagai berikut : 1. Biodata konsumen ( Nama, alamat, No. Telp, ) 2. Manager yang berwenang untuk menandatangani proses indent atas nama perusahaan. 3. Pembayaran :
Konsumen dapat melakukan pembayaran dengan cara : -
Tunai Cicilan, dengan menggunakan kartu belanja carrefour.
Konsumen akan mendapat bukti transaksi belanja seperti: struk dan slip belanja. Laporan Persediaan Barang Laporan ini berisi informasi mengenai posisi stok persediaan barang di gudang.
Permintaan pemesanan barang : Untuk permintaan pemesanan barang, dilakukan dengan cara.
1. Membuat form purchase order, dengan syarat manager penjualan harus melampirkan bukti transaksi penjualan pada hari itu, di cek dan ditanda tangani oleh Manager Toko. 2. Transmit order ke supplier, setelah dokumen-dokumen permintaan barang sudah lengkap, maka dilakukanlah proses transmit purchase order yang langsung ditujukan ke supplier, dengan cara mem-fax form order konfirmasi permintaan barang yang telah dibuat. Proses dari sebuah permintaan barang tersebut mempunyai jangka waktu yang cukup lama (expected recieving date), tetapi terkadang supplier sering terlambat mengirim barang yang telah di pesan, dikarenakan banyak hal. Seperti banyaknya permintaan barang dari toko-toko lain yang jumlahnya mungkin lebih besar. Data-data yang disertakan untuk supplier berupa PO (Purchase Order) yang meliputi : 1. Kode Departemen 2. Kode Supplier 3. Nama Supplier 4. Nomor Order 5. Tanggal Order 6. Batas waktu pengiriman 7. Nomor Telepon 8. Nomor Fax 9. Kode Item 10. Barcode
11. Nama Item 12. Total Qty 13. Harga per-Unit 3.5.1.2 Sistem Persediaan Permintaan Barang. Pada laporan ini akan terlihat stok akhir, rata-rata penjualan perbulan, rata-rata penjualan perhari, dan terlihat pencapaian titik minimum dan yang harus di order.
Penerimaan barang : Pihak supplier dalam mengirim barang harus menyertakan dokumen-dokumen pengiriman barang yang meliputi : 1. PO ( Purchase Order ) yang meliputi :
1.1.
Kode Departemen
1.2.
Kode Supplier
1.3.
Nama Supplier
1.4.
Nomor Order
1.5.
Tanggal Order
1.6.
Batas waktu pengiriman
1.7.
No. Telepon
1.8.
No. Fax
1.9
Kode Item
1.10.
Barcode
1.11.
Nama Item
1.12.
Total Qty
1.13.
Harga per-Unit
2. Surat Jalan yang dibuat dari supplier meliputi : 2.1.
Nama Supplier
2.2.
Nomor surat jalan
2.3.
Tanggal pembuatan
2.4.
Alamat supplier
2.5.
Kode barang
2.6.
Nama barang
2.7.
Jumlah barang
Laporan penerimaan barang
Laporan ini berisi tentang barang yang diterima setelah proses pengecekan oleh pihak receiving.
Laporan Supplier Laporan ini berisi tentang struktur dari supplier
Recieving ( Penerimaan barang ) Admin recieving menerima semua dokumen (seperti : Fax order, invoice atau nota pengiriman/surat jalan) dari supplier atau supir. a. Administrasi recieving mencatat pada buku pengiriman, b. Checker (staff recieving) kemudian melakukan perhitungan fisik, dengan menggunakan bar-code scan, setelah selesai melakukan pengecekan jumlah barang yang dikirim dengan surat jalan yang diberikan, maka staff recieving mencetak recieving report (laporan mengenai jumlah barang yang diterima) kemudian diserahkan ke petugas administrasi recieving. c. Administrasi recieving selanjutnya melakukan pencocokan kuantiti dari laporan barang yang diterima dengan jumlah barang yang tertera pada surat jalan. Laporan tersebut ditandatangani oleh Manager penerimaan barang. d. Administrasi Receiving memberikan kembali dokumen ke Supplier untuk ditanda tangani
e. Dalam waktu dua kali sehari, Admin receiving menyerahkan dokumendokumen pada Tray Akunting
yang telah dicatat pada “buku kontrol
pengiriman” kepada Bagian Akunting. 3.5.2
Diagram Konteks
Gambar 3.4 Diagram konteks
3.5.3
Diagram 0 Proses Pemesanan Barang
Proses Pemasukkan faktur Pembelian ke Departemen.
Gambar 3.5 Diagram 0
3.5.4
Diagram 0 (Level1) Proses pemasukkan Barang ke Gudang
Proses Pemesanan Barang oleh konsumen ke Gudang
Gambar 3.5.1 Diagram 0 (Level 1)
3.5.5
Diagram Rinci Proses Memesan Barang
Proses Pemasukkan Barang
Proses Pemesanan Barang dari konsumen
Gambar 3.6 Diagram Rinci
3.5.6
Entity Relationship Diagram
Gambar 3.7 Entity Relation Diagram
3.5.7 Normalisasi
Gambar 3.8 Normalisasi
3.6
Masalah yang timbul Penulis mengamati bahwa pada sistem yang sedang berjalan sampai saat ini tidak terdapat adanya masalah, hanya saja terdapat kekurangan-kekurangan yang timbul dari beberapa faktor. Kekurangan yang terdapat pada sistem yang berjalan saat ini terdapat pada -
Sering terjadi ketidak cocokkan antara jumlah barang yang ada di sistem komputer dengan keadaan fisik barang sebenarnya yang ada di gudang yang disebabkan kurang telitinya pengecekan barang pada saat barang masuk di gudang penerimaan barang, disini berarti kesalahan terdapat pada kesalahan manusia (Human Error).
-
Masalah harga barang yang tidak berubah otomatis jika terdapat program promosi mingguan atau pun harian yang bisa menyebabkan kerugian dari pihak konsumen karena hal tersebut.
3.7
Pemecahan masalah Penulis memulai dengan pemecahan masalah yang timbul dari kekurangankekurangan yang disebutkan diatas, yaitu : -
Perusahaan sebaiknya menggunakan user yang dapat bekerja dengan baik dan ahli pada waktu penerimaan barang di recieving. Jadi tingkat ketidakocokkan jumlah antara jumlah barang disistem dengan jumlah fisik barang sebenarnya dapat dihilangkan.
-
Update stok barang yaitu dengan cara cycle count( kegiatan sejenis stok opname yang dilakukan oleh karyawan per subfamily dan jenis barang) dengan tujuan mengetahui jumlah stok barang yang dapat dipercaya dan tingkat kehilangan yang dapat dipercaya.
-
Perusahaan sebaiknya juga selalu mengawasi jalannya setiap program untuk acara-acara harga promosi yang diiklankan atau tidak, disini dikhususkan untuk kepala bidang IT (information tekhnologi ) yang merangkap sebagai Manager Organisasi sistem.
3.8
Keuntungan dan kerugian Sistem yang sedang berjalan Keuntungan : - Memberikan data lengkap stok barang sampai yang terbaru. - Memberikan data lengkap transaksi penjualan barang. - Memberikan data lengkap proses order. - Memberikan data lengkap penerimaan barang. Kerugian - Up-date dan reorganisasi file stok barang harus dikerjakan beberapa kali untuk seluruh item barang yang mengalami selisih jumlah antara fisik barang dengan sistem komputer yaitu dengan cara cycle count (suatu kegiatan sejenis stock opname yang dilakukan oleh karyawan per subfamili dan jenis barang). Dengan tujuan mengetahui jumlah stok barang yang dapat dipercaya dan tingkat kehilangan yang dapat dipercaya.
3.9
Struktur database Telah dikertahui sebelumnya pada bab II telah dibuat normalisasinya berikut file yang terjadi atau tersedia dari hasil pemetaan/transformasi E-R Diagram.
a.
File Konsumen Field Konsumen.DBF Adalah file master yang berisi mengenai detail lengkap sebagian konsumen. Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
Kd_konsumen Character
10
Kode konsumen
Nama
Character
20
Nama konsumen
Alamat
Character
25
Alamat konsumen
No_telepon
Numeric
15
Nomor telepon
Field Kd_konsumen Field ini adalah nomor KTP yang berisi mengenai kode yang menerangkan data lengkap konsumen. Karena nomor ini bersifat unik field ini digunakan sebagai kunci utama ( Primary key ). b.
File Barang Adalah file master yang berisi seluruh informasi mengenai barang tersebut seperti, kode departemen, nama departemen, kode item, sub kode item, nama ietm, barkode, harga beli, harga jual, margin, jumlah terakhir, rata-rata penjualan tiap hari, kode supplier, nama supplier. File Stock Card Transaction Inquiry.DBF Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
Kd_dept
Numeric
2
Nama Departemen
Tanggal
Numeric
10
Tanggal terbaru
Kd_item
Numeric
10
Kode item
Sub kode
Numeric
4
Sub kode
Sales Normal Numeric
4
Sales normal
Sales Promosi Numeric
4
Sales promosi
Jumlah sales Numeric
5
Jumlah sales
Jumlah
Numeric
5
Jumlah rata-rata sales
Jumlah Order Numeric
5
jumlah order
Hadiah
Numeric
5
Barang hadiah
Terkirim
Numeric
5
Jumlah terkirim
Retur
Numeric
5
Retur
Promosi
Character
1
Promosi/Normal
Jumlah sales Numeric
5
Sales
Adjustment
5
Adjust
Numeric
Field Kd_Dept Field ini berisi mengenai kode departemen yang harus dimasukkan seperti Departemen 10 ( Depertemen yang isinya adalah barang-barang untuk dikonsumsi seperti makanan dan minuman). Karena Departemen ini bersifat sebagai field kunci utama ( Primary key ).
Field Kd_Item Field ini merupakan kode untuk jenis barang tertentu yang berisi detail tentang nama barang, jenis, dan harga dari barang tersebut. c.
File Supplier Adalah file master yang berisi seluruh informasi mengenai supplier tersebut seperti, kode departemen, nama depertemen, kode supplier, nama supplier, kontak list, hari order, nomor telepon, nomor fax, File Supplier.DBF Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
Kd_Dept
Numeric
2
Kode Departemen
Kd_Supplier Numeric
10
Kode Supplier
NM_supplier Character
30
Nama Supplier
No_Telepon
Numeric
20
Nomor telepon
No_Fax
Numeric
20
Nomor Fx
Kontak
Numeric
30
Kontak Person
Hari order
Numeric
10
Order hari
Periode Order Numeric
10
Periode order
Field Kd_Supplier Field ini berisi detail tentang supplier seperti nama supplier, kontak person, nomor telepon, nomor fax, hari order dan periode order. d.
File Permintaan Barang (Purchase Order/PO)
Adalah file transaksi tentang transaksi keseluruhan permintaan pemesanan
barang yang berisi seperti, kode departemen, nama
departemen, kode supplier, nama supplier, nomor purcahse order, tanggal order, batas pengiriman, kode item, sub kode item, nama item, jumlah, jumlah harga. File Confirm order for promotion Item. DBF Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
Kd_ Departemen
Numeric
2
Departemen
Kd_ supplier
Numeric
10
Supplier
Tgl_order
Numeric
10
Tanggal
No_ order
Numeric
10
Order
Batas waktu kirim
Numeric
10
Batas waktu
No_ Telepon
Numeric
10
Telepon
No_ Fax
Numeric
10
Fax
Kd Item
Numeric
10
Item
Kod_ Item
Numeric
13
Barang
Nm_Item
charakter
30
Item
Jumlah order pak
Numeric
2
Jumlah
Jumlah per-pak
Numeric
2
Jumlah
Jumlah total
Numeric
2
Total
Harga satuan
Numeric
15
Satuan
Total harga
Numeric
15
Harga
Field Kd_Dept Field ini berisi mengenai kode departemen yang harus dimasukkan seperti Departemen 10 (Depertemen yang isinya adalah barang-barang untuk dikonsumsi seperti makanan dan minuman). Karena Departemen ini bersifat sebagai field kunci utama (Primary key). Field Kd_Supplier Field ini berisi detail tentang supplier seperti nama supplier, kontak person, nomor telepon, nomor fax, hari order dan periode order. Field No_Order Field ini menerangkan nomor order yang telah dibuat yang berisi kode supplier, nama supplier, tanggal pembuatan order, kode item, nama item, jenis, ukuran, dan jumlah order. e.
File Laporan penerimaan barang (Receiving Report/RR) Adalah file transaksi tentang keeluruhan transaksi penerimaan barang yang berisi seperti, kode departemen, nama departemen, kode supplier, nama supplier, nomor telepon, nomor order, tanggal order, batas pengiriman, tanggal pengiriman, kode item, barkode, nama item, kapasitas, jumlah per-pak, jumlah total. File Receiving Report.DBF Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
Kd_Dept
Numeric
2
Departemen
No_RR
Numeric
10
Laporan
No_Order
Numeric
15
Nomor Order
Tgl_Terima
Numeric
15
Terima
Kd_Supplier
Numeric
10
Kode supplier
Kd_Item
Numeric
13
Kode Item
Nm_Item
Character
30
Nama Item
Sub_Kd
Numeric
15
Sub Kode
Jumlah
Numeric
5
Diterima
Hadiah
Numeric
1000
Diterima
Field Kd_Dept Field ini berisi mengenai kode departemen yang harus dimasukkan seperti Departemen 10 ( Depertemen yang isinya adalah barang-barang untuk dikonsumsi seperti makanan dan minuman). Karena Departemen ini bersifat sebagai field kunci utama (Primary key). Field No_RR Field ini berisi nomor penerimaan barang yang menerangkan data lengkap tentang garang yang diterima, kode supleri, nama supplier, kode item, nama item, jumlah batang yang diterima. 3.9.1
Spesifikasi Masukkan Setelah dibuat analisa sistem database maka penulis dapat membuat rancangan masukkan. Pada dasarnya spesifikasi masukkan terdiri dari dialog disain.
Dialog Pasif. Stok Card Transaction Date
:
Item Code
:
Sub Code
:
Dialog aktif Proses diatas dibagi lagi menjadi bagian dalam setiap prosesnya. Login
:
Password :
User login: Password :
Departemen :
Konfirmasi masukkan departemen (Yes/No) :
Management Main Menu ------------------------------------------------------------------------------------Departemen : 10 Pilihan
:2
2.
Komersial sistem
Order Proses ------------------------------------------------------------------------------------Dept
: 10
Pilihan : 5 5.
Print/Transmit Order
Stok Card Tansaction
Departemen : 10 ------------------------------------------------------------------------------------Date
:
Item Code
:
Sub Code
:
--------------------------------------------------------------------------------------Date Qty Ord Qty FreeGd DelQty RtnQty Promote SalQty AdjQty ---------------------------------------------------------------------------------------
Gambar 3.8 Spesifikasi Masukkan
3.9.2
Spesifikasi keluaran Spesifikasi keluaran merupakan hala yang tidak diabaikan karena laporan atau eluaran yang dihasilkan harus memudahkan bagi setiap unsur pemakai yang memerlukan. Adapun spesifikasi output atau keluaran adalah sebagai berikut :
Stok Card Tansaction
Departemen : 10 ------------------------------------------------------------------------------------Date
: 28/08/2008
Item Code
: 000003 PEPSI COLA CAN 330 ML
Sub Code
: 001 COLA COLA
--------------------------------------------------------------------------------------Date
Qty OrdQty FreeGd DelQty RtnQty Pro SalQty AdjQty
------------- ----- -------- -------- --------- --------- --- -------- --------28/08/2008 140
P
3
