BAB IV PEMBAHASAN
Analisis dan pemahaman atas internal control PT Lahanwicaksana Prima dilakukan dengan beberapa metode yaitu metode naratif dan kuisioner. Metode kuisioner di susun dalam bentuk daftar pertanyaan yang dirancang untuk memperoleh jawaban apakah terdapat elemen-elemen internal control yang seharusnya ada dalam perusahaan. Berikut ini adalah keterangan mengenai penyusunan kuisioner internal control tersebut: a.
Setiap pertanyaan memiliki tiga pilihan jawaban dan dijawab menggunakan check mark ( √ ) pada kolom jawaban yang telah disediakan.
b. Pertanyaan-pertanyaan dalam Internal Control Questionaire (ICQ) diminta untuk dijawab “Ya” (Y), “Tidak” (T), atau “Tidak Relevan “ (TR). Jawaban “Ya” akan menunjukkan ciri internal control yang baik, “Tidak” akan menunjukkan ciri internal control yang lemah, dan “Tidak Relevan” berarti pertanyaan tersebut tidak relevan untuk perusahaan tersebut. IV.1 Pemahaman atas Komponen Internal Control Dalam menilai keandalan internal control siklus penggajian, auditor harus terlebih dahulu memahami internal control yang diterapkan oleh perusahaan tersebut. Pemahaman ini dilakukan dengan cara mengevaluasi internal control yang meliputi: lingkungan pengendalian, penilaian risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, dan pemantauan. Evaluasi ini dapat dilakukan dengan pengamatan terhadap aktivitas perusahaan secara
langsung, wawancara dengan pemilik dan pegawai perusahaan serta menggunakan kuisioner atas internal control yang bersangkutan.
IV.1.1 Pemahaman atas Lingkungan Pengendalian Pemahaman atas lingkungan pengendalian dimaksudkan agar auditor dapat memahami sikap, kesadaran, dan tindakan-tindakan yang dilakukan oleh pimpinan yang berhubungan dengan lingkungan pengendalian. Dengan metode kuisioner yang dipakai ini dapat dilihat bagaimana keandalan dari setiap komponen internal control yang ada, sehingga secara langsung juga bisa dilihat bagaimana internal control tersebut bisa membantu perusahaan meminimalisasi kelemahan dari sistem yang diterapkan perusahaan serta mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan. Berdasarkan evaluasi yang dilakukan melalui daftar pertanyaan dan wawancara dengan pihak manager personalia, dapat disimpulkan bahwa keandalan lingkungan pengendalian yang ada pada perusahaan secara umum cukup memadai. Berikut ini akan diuraikan beberapa aspek yang berhubungan dengan lingkungan pengendalian. a. Integritas dan Nilai Etika Integritas dan nilai etika merupakan standar prilaku yang berlaku di suatu perusahaan, bagaimana standar tersebut dikomunikasikan dan diterapkan. Integritas dan nilai etika meliputi
tindakan
manajemen
untuk
menghilangkan
atau
menguragi motif atau godaan yang menyebabkan pegawai tidak jujur, melanggar hukum, ataupun bersikap tidak etis. Sikap disiplin juga diterapkan kepada setiap karyawan misalnya datang tepat pada waktunya, dan menjalankan pekerjaan dengan penuh. Setiap karyawan juga dituntut untuk bertindak etis dalam semua perbuatannya, misalnya bersikap sopan, tidak bersenda gurau ditempat kerja, dan lain sebagainya. Setiap penyimpangan yang terjadi harus segera dilaporkan pada atasan (manajer) untuk dapat ditindak lanjuti. Apabila karyawan melakukan pelanggaran, misalnya sering terlambat, maka kepada karyawan tersebut diberikan surat peringatan. Untuk pelanggaran yang sangat merugikan perusahaan atau melanggar hukum, maka karyawan dapat dikenakan sanksi PHK. Berdasarkan kuisioner internal control atas integritas dan nilai etika (lampiran 1), terlihat bahwa keandalan internal control atas integritas dan nilai etika pada PT Lahanwicaksana Prima adalah memadai. Perusahaan memiliki standar prilaku dan etika bagi pegawainya dalam melaksanakan pekerjaan. Standar tersebut juga dikomunikasikan kepada pegawainya dengan harapan mereka dapat bekerja secara jujur, bertanggung jawab, dan tidak melakukan
perbuatan-perbuatan
yang
dapat
merugikan
perusahaan secara keseluruhan. Komunikasi yang dilakukan berupa pemberitahuan lisan dan tertulis kepada pegawai saat pegawai diterima bekerja oleh perusahaan. Secara tertulis, semua
nilai-nilai integritas dan etika dalam perusahaan termuat dalam Buku Peraturan Kerja PT Lahanwicaksana Prima. b. Komitmen terhadap Kompetensi Kompetensi adalah pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas. Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen terhadap tingkat kompetensi untuk suatu pekerjaan tertentu dan bagaimana tingkatan tersebut diubah menjadi keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan. Dalam hal ini, perusahaan memberikan perhatian yang benar, sebab keberhasilan perusahaan ditentukan oleh faktor manusia dan tidak terlepas dari kompetensi masing-masing karyawan. Setiap karyawan yang diterima adalah karyawan yang lulus tes yang diberikan perusahaan. Dalam hal menerima karyawan baru, perusahaan memperhatikan kepribadian, tingkat pendidikan, dan keahlian untuk beberapa posisi tertentu. Perusahaan juga menyelenggarakan sistem percobaan selama 3 bulan bagi setiap karyawan baru yang diterima. Berdasarkan kuisioner internal control atas komitmen terhadap kompetensi (lampiran 2), terlihat bahwa keandalan internal control atas komitmen terhadap kompetensi dalam perusahaan adalah cukup memadai. Perusahaan dalam melakukan rekruitmen karyawan baru memperhatikan tingkat pengetahuan
dan keterampilan dari karyawan untuk mendapatkan pegawai yang memiliki kualitas yang baik. Untuk mengetahui kemampuan calon
karyawan,
PT
Lahanwicaksana
Prima
melakukan
wawancara dan berbagai tes. Wawancara dilakukan oleh bagian personalia dan bagian yang membutuhkan karyawan baru. Perusahaan mempertimbangkan hasil tes, wawancara, dan pengalaman dalam menyeleksi penerimaan karyawan baru. Perusahaan akan berusaha untuk menempatkan karyawan baru yang diterima pada posisi dan keahlian yang sesuai. Hanya saja perusahaan tidak memberikan program training ataupun pelatihan untuk
karyawan
baru
maupun
karyawan
lama
untuk
meningkatkan kemampuan perusahaan dalam memenuhi dan melaksanakan tugas yang diberikan kepada mereka. c. Filosofi Manajemen dan Gaya Operasi Filosofi manajemen dan gaya operasi suatu perusahaan mencerminkan adanya sikap pengendalian. Dalam perusahaan, hal ini ditandai dengan adanya tata tertib perusahaan, kebijakan perusahaan dan larangan bagi karyawan yang dikomunikasikan baik secara lisan maupun tertulis, dan dijadikan pedoman bagi karyawan. Manajemen terbuka atas saran dari bawahan, memberikan penekanan
akan
pentingnya
internal
control,
melakukan
pengarahan-pengarahan secara periodik untuk memperjelas arah operasional perusahaan.
Berdasarkan kuisioner internal control atas filosofi manajemen dan gaya operasi (lampiran 3), terlihat bahwa keandalan filosofi manajemen dan gaya operasi perusahaan telah memadai. Manajemen PT Lahanwicaksana Prima menerapkan manajemen yang bersifat demokrasi dimana atasan bersedia mendengarkan
saran
dari
bawahannya.
Manajemen
juga
memperhatikan internal control perusahaan. Manajemen selalu berupaya terus memperbaiki sistem yang telah berjalan agar sesuai dengan perkembangan perusahaan dan perubahan eksternal yang ada, seperti perubahan lingkungan ekonomi. d. Partisipasi Dewan Komisaris dan Komite Audit Perusahaan hendaknya memiliki dewan komisaris yang berperan
aktif
dalam
menentukan
tujuan
dan
kebijakan
perusahaan, sehingga arah perusahaan menjadi lebih jelas dan terarah, demikian pula dengan komite audit. Namun dalam PT Lahanwicaksana Prima seperti terlihat dalam kuisioner internal control atas dewan komisaris dan komite audit (lampiran 4), keandalan internal control atas partisipasi dewan komisaris dan komite audit berada dalam kondisi yang buruk. Perusahaan memiliki dewan komisaris namun dewan komisaris tersebut tidak terlibat secara aktif dalam mengawasi pelaksanaan kebijakan, rencana, dan program kerja dalam rangka mencapai tujuan perusahaan. Dewan komisaris juga tidak aktif berpartisipasi dalam pengambilan keputusan yang terkait dengan operasi maupun
pencapaian tujuan perusahaan. Walaupun dalam uraian tugas, halhal diatas merupakan tanggung jawab dewan direksi, namun pada kenyataannya fungsi tersebut lebih banyak dijalankan oleh direktur, karena dewan komisaris tidak memiliki peran aktif dalam perusahaan. Selain itu juga perusahaan tidak membentuk komite audit seperti layaknya perusahaan lain, yang komite auditnya terdiri dari beberapa orang dari dewan komisaris (UU No 40 Tahun 2007). Sehinga tidak ada dewan komisaris yang dibentuk menjadi komite audit dalam PT Lahanwicaksana Prima. e. Struktur Organisasi Struktur organisasi suatu perusahaan menunjukkan garis tanggung jawab dan wewenang yang ada. Perusahaan memiliki struktur organisasi tertulis dan terus diperbaharui sesuai dengan perkembangan perusahaan, yang berarti pengendalian terus dilakukan melalui struktur organisasi ini. Dengan memahami struktur organisasi klien, auditor dapat mengerti garis wewenang dan garis organisasi yang ada dalam perusahaan sekaligus elemen fungsional usaha serta memperkirakan bagaimana internal control diterapkan. Secara umum, berdasarkan kuisioner internal control atas struktur organisasi (lampiran 5), dapat diambil kesimpulan bahwa dari segi struktur organisasi, keandalan internal control pada PT Lahanwicaksana Prima telah memadai, karena guna menjamin terlaksananya internal control yang andal, maka dibutuhkan
pemisahan fungsi yang memadai dalam struktur organisasi. Pemisahan fungsi dilakukan untuk menghindari terjadinya kesalahan baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja, yang dapat mengakibatkan kerugian perusahaan. PT Lahanwicaksana Prima bisa dikatakan telah memenuhi semua pengendalian yang seharusnya ada dalam internal control atas struktur organisasi, dimana dalam struktur organisasi tersebut terlihat jelas garis wewenang dan tanggung jawab yang ada dalam perusahaan, serta hubungan yang ada antara fungsi fungsi yang ada. f. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab dituliskan dalam uraian tugas. Uraian tugas memperjelas struktur organisasi, sehingga karyawan dapat mengetahui sampai sejauh mana wewenang diberikan kepadanya dan apa tanggung jawabnya terhadap perusahaan. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab dapat mendukung penetapan tujuan perusahaan. Oleh karena itu pimpinan perusahaan harus memastikan bahwa tujuan perusahaan dapat dipahami oleh karyawan. Berdasarkan kuisioner internal control atas pendelegasian wewenang dan tanggung jawab (lampiran 6), keandalan internal control atas pendelegasian wewenang dan tanggung jawab pada PT Lahanwicaksana Prima sudah kurang memadai. Setiap karyawan yang ada dalam perusahaan hanya mengetahui uraian
tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing secara lisan yang diberitahukan oleh manajer masing-masing bagian pada saat diterima berkerja di perusahaan. Pada dasarnya deskripsi tugas yang dimiliki oleh perusahaan ini telah memadai untuk pelaksanaan
aktivitas
sehari-hari,
namun
karena
tidak
diberitahukan secara tertulis maka bisa berpotensi terjadinya konflik antara karyawan dan perusahaan. Yang menjadi sisi positifnya adalah setiap perubahan wewenang, tanggung jawab serta uraian tugas pun langsung diberitahukan kepada bagian yang bersangkutan. g. Kebijakan dan Praktik-Praktik Sumber Daya Manusia Sumber daya yang kompeten dan dapat dipercaya berpengaruh pada internal control yang efektif, kerena itu penting bagi perusahaan untuk memiliki kriteria dan proses seleksi yang memadai dalam menerima pegawai, serta memiliki program yang memadai untuk mengembangkan kompetensi atas kinerja karyawan. Beberapa
tindakan
yang
menunjukkan
kemampuan
PT Lahanwicaksana Prima dalam menerapkan kebijakan dan praktik sumber daya manusia adalah: 1. Semua perubahan yang terkait masalah penerimaan pegawai, pengangkatan pegawai, pemindahan pegawai ke bagian lain, skorsing pegawai dan pemberhentian pegawai dilakukan melalui bagian personalia
2. Pertimbangan perusahaan pada saat melakukan perekrutan pegawai baru harus didasarkan pada kriteria yang jelas sesuai dengan kebutuhan masing-masing bagian. Kriteria tersebut mencakup persyaratan pendidikan sesuai dengan bagian yang membutuhkan, dan pengalaman kerja yang memberikan nilai tambah bagi calon pegawai. 3. Penilaian prestasi pegawai dalam jangka waktu tertentu. Penilaian ini dilakukan oleh atasannya langsung guna meningkatkan efisiensi dan loyalitas karyawan terhadap perusahaan. Perusahaan melakukan penilaian atas kinerja masing-masing bagian yang ada. Atas prestasi kerja yang baik akan diberikan imbalan berupa kenaikan gaji ataupun promosi jabatan. Berdasarkan kuisioner internal control atas kebijakan dan praktik sumber daya manusia (Lampiran 7), internal control atas kebijakan
dan
praktik
sumber
daya
manusia
pada
PT Lahanwicaksana Prima cukup memadai. PT Lahanwicaksana Prima dalam menerima karyawan baru selalu melakukan seleksi atas kualitas karyawan terlebih dahulu agar sesuai dengan jabatan yang akan dipegang oleh karyawan tersebut. Selain itu perusahaan juga memperhatikan dan menilai prestasi karyawan dan memberikan promosi bagi karyawan yang berprestasi.
Namun beberapa hal yang tidak diterapkan oleh PT Lahanwicaksana Prima adalah: 1. Tidak ada program pelatihan (training) sebelum pegawai ditempatkan dalam perusahaan 2. Tidak ada program yang dilakukan atau diberlakukan perusahaan untuk memelihara hubugan yang baik antar karyawan 3. Tidak terdapatnya rotasi pekerjaan karyawan untuk mengatasi kejenuhan karyawan atas pekerjaannya IV.1.2 Pembahasan atas Penaksiran Risiko Pada tahap penilaian risiko, yang perlu diketahui oleh auditor adalah proses penilaian risiko yang diterapkan pada perusahaan yang dapat mempengaruhi kewajaran penyajian biaya gaji. Untuk penilaian risiko yang berhubungan dengan penyajian laporan keuangan sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan (SAK), perusahaan menerapkan internal control yang cukup seperti yang terlihat pada kuisioner internal control atas penaksiran risiko (lampiran 8). Beberapa hal baik yang diterapkan perusahaan terkait dengan internal control atas penetapan risiko : 1. Daftar gaji dan upah dibuat tepat pada waktunya untuk mencegah pembayaran gaji yang terlambat kepada pegawai, dan perhitungan yang ada dalam daftar gaji dan upah selalu diperiksa ulang oleh
bagian keuangan sebelum gaji dan upah dibayarkan, sehingga bila terdapat kekeliruan atau kesalahan perhitungan dapat segera diatasi
2. Sistem absensi yang digunakan dapat memastikan bahwa setiap karyawan yang ada dibayar sesuai dengan jam kerjanya, serta dapat memastikan bahwa tidak ada pegawai yang bisa melakukan absensi terhadap karyawan lain 3. Terdapat prosedur yang memadai atas penerimaan karyawan, kenaikan pangkat, dan pemberhentian karyawan. 4. Serta setiap penerimaan karyawan, pengangkatan karyawan, pemindahan karyawan ke bagian lain, skorsing pegawai, dan pemberhentian pegawai segera dilaporkan ke bagian finance Sedangkan beberapa kelemahan yang ada dalam hal internal control dalam penilaian risiko adalah: 1. Perusahaan tidak membuat slip gaji atau bukti pembayaran gaji yang
diberikan
kepada
pegawai
sehingga
mengetahui rincian gaji yang diterimanya.
pegawai Hal
ini
tidak bisa
menyebabkan terjadinya kesalahpahaman antara pegawai dan perusahaan mengenai jumlah gaji dan upah yang dibayarkan 2. Belum ada pemisahan antara bagian pembukuan dengan bagian pembayaran gaji dan upah
3. Tidak ada rotasi yang dilakukan antara petugas yang menyiapkan daftar gaji dan upah, serta petugas yang melakukan pembayaran gaji dan upah.
IV.1.3 Pemahaman atas Aktivitas Pengendalian Berikut akan dibahas hasil kuisioner lima subkomponen aktivitas pengendalian yang ada yaitu: 1. Pemisahan Tugas yang Memadai Pemisahan tugas diperlukan untuk mengurangi kesempatan seorang karyawan berada disuatu posisi yang memungkinkannya untuk melakukan, menutupi kesalahan dan kekeliruan yang berhubungan dengan tugasnya. Berdasarkan kuisioner internal control atas pemisahan tugas yang memadai (lampiran 9), keandalan internal control atas pemisahan tugas pada PT Lahanwicaksana Prima kurang memadai. Beberapa hal yang memperlihatkan hal tersebut adalah: •
Tidak adanya pemisahan fungsi antara bagian pembukuan dan pembayaran gaji sehingga risiko kecurangan masih bisa terjadi.
•
Tidak ada pemisahan fungsi antara fungsi pencatatan waktu dan fungsi perhitungan gaji dan upah yang berakibat terjadinya kecurangan (manipulasi) dan pembayaran gaji
•
Tidak adanya rotasi petugas yang menyiapkan daftar gaji dan upah dengan petugas yang melakukan pembayaran gaji sehingga mereka dapat berkerja sama untuk melakukan kecurangan.
2. Otorisasi yang Memadai atas Transaksi dan Kegiatan Perusahaan Dalam perusahaan, setiap transaksi dan kegiatan hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pihak yang berwenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, hendaknya terdapat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas transaksi dan kegiatan. Berdasarkan kuisioner internal control pada otorisasi yang memadai atas transaksi dan aktivitas perusahaan (lampian 10), keandalan internal control pada otorisasi yang memadai atas transaksi dan aktivitas perusahaan adalah memadai. Setiap prosedur kepegawaian pada PT Lahanwicaksana Prima telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Hal itu bertujuan untuk mengantisipasi adanya kecurangan dalam perhitungan gaji. Beberapa hal yang menunjukkan bahwa keandalan internal control pada otorisasi aktivitas dan transaksi perusahaan dalam kondisi yang memadai adalah: 1. Bagian
personalia
mengotorisasi
penerimaan
pegawai,
pengangkatan pegawai, pemindahan pegawai ke bagian lain, dan pemberhentian karyawan.
2. Setiap perubahan tarif pembayaran dan perubahan-perubahan gaji dan upah diotorisasi oleh general manajer dengan berkoordinasi dengan manajer personalia. 3. Setiap pegawai memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang telah disahkan direktur atau wakil manajemennya. 4. Daftar jumlah gaji dan upah yang dibuat oleh bagian personalia kemudian di cek kembali oleh bagian finance untuk memastikan bahwa pegawai yang tercantum dalam daftar gaji dan upah adalah memang pegawai perusahaan, bukan karyawan fiktif, serta tarif gaji dan upah yang dipakai sebagai dasar perhitungan gaji dan upah adalah tarif yang berlaku sesuai ketetapan pemerintah 3. Dokumentasi dan Catatan yang Memadai Dokumentasi dan pencatatan yang baik membantu perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya. Dokumentasi dan catatan hendaknya memadai untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa seluruh aktiva dikendalikan dengan layak dan seluruh transaksi di catat dengan benar. Berdasarkan kuisioner atas dokumentasi dan catatan yang memadai (lampiran 11), maka bisa dilihat bahwa internal control atas dokumen dan catatan pada PT Lahanwicaksana Prima cukup memadai. Meskipun ada beberapa hal yang belum diterapkan seperti tidak dibuatnya slip gaji yang diberikan kepada pegawai
dan perincian atas gaji yang dibayarkan sehingga karyawan tidak mengetahui rincian gaji yang diterimanya, yang kemungkinan bisa menimbulkan konflik antara karyawan dan perusahaan, namun secara umum dalam siklus kepegawaian dan penggajian yang diterapkan perusahaan, dokumen dan catatan yang digunakan sudah cukup memadai, seperti beberapa hal dibawah ini: 1. Surat perjanjian kerja, yang berisi perjanjian kerja antara perusahaan dan perkerja, beserta kesepakatan 2. Formulir data pekerja, yaitu dokumen yang berisi data-data tenaga kerja, seperti nama, alamat, tempat tanggal lahir, jabatan pekerja, dan lain-lain 3. Daftar hadir, yaitu dokumen yang mengindikasikan kehadiran pekerja setiap harinya selama satu bulan 4. Rekapitulasi daftar hadir, yaitu catatan yang berisi total jam kerja tiap pegawai dalam satu bulan 5. Daftar gaji dan upah, yaitu dokumen yang berisi jumlah gaji dan upah yang akan diterima pegawai setiap bulannya 6. Rekap daftar gaji dan upah, yang membuat ringkasan gaji dan upah tenaga kerja per divisi, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah 7. Voucher keluar (bukti kas keluar), yang merupakan perintah pengeluaran
uang
untuk
pembayaran
gaji
karyawan
berdasarkan rekpitulasi yang dibuat oleh manajer personalia dan telah diperiksa ulang oleh manajer keuangan
4. Pengendalian Fisik atas Aktiva dan Catatan Penting Perusahaan Dokumen memberikan
dan
keyakinan
catatan
hendaknya
memadai
bahwa
memadai
untuk
seluruh
aktiva
dikendalikan dengan layak dan seluruh transaksi dicatat dengan benar. Beradasarkan
kuisioner
internal
control
pada
pengendalian fisik atas aktiva dan catatan (lampiran 12), keandalan internal control atas pengendalian fisik atas aktiva dan catatan pada PT Lahanwicaksana Prima memadai, hal ini dapat dilihat dari: 1. Adanya tempat khusus untuk menyimpan harta dan catatan perusahaan, dan akses ke tempat tersebut dibatasi serta diawasi. Hanya orang-orang yang diotorisasi yang berhak menggunakan peralatan, dokumen dan catatan perusahaan. 2. Ada kotak penyimpanan uang kas untuk menghindari kemungkinan terjadinya pencurian uang kas, dan yang berhak memiliki akses ke kotak penyimpanan tersebut hanyalah orangorang yang mendapat otorisasi 3. Terdapat alat pemadam kebakaran yang diletakkan dibeberapa tempat dalam perusahaan guna mengamankan harta dan catatan penting perusahaan dan mencegah kemungkinan terjadinya bahaya kebakaran
4. Ruang penyimpanan aktiva dan catatan penting perusahaan dilengkapi dengan sistem fire proof save yang merupakan alat pengaman dari bahaya kebakaran
5. Pengecekan Independen atas Kinerja Pengendalian aktivitas terdiri dari empat kategori, yaitu: pemisahan tugas yang memadai, otorisasi yang memadai atas aktivitas dan transaksi, dokumen dan catatan yang memadai dan pengendalian fisik atas aktiva dan catatan. Pengendalian ini memerlukan pengecekan terpisah secara terus menerus untuk memantau efektivitas pelaksanaannya. Kunci penting yang diperlukan dalam pelaksanaan pengecekan terpisah adalah independensi karyawan yang melaksanakan pengecekan tersebut. Pada kuisioner internal control pengecekan independen atas kinerja (lampiran 13) terlihat bahwa internal control pada pengecekan independen atas kinerja PT Lahanwicaksana Prima telah cukup memadai, beberapa hal yang mendukung pernyataan tersebut adalah: 1. Adanya pemisahan antara fungsi pencatatan waktu hadir dan fungsi akuntansi. Pemisahan fungsi ini secara otomatis melakukan pengecekan terpisah terhadap pelaksanaan masingmasing fungsi dalam pelakanan suatu transaksi.
2. Pengecekan pelaksanaan tugas karyawan yang dilakukan oleh masing-masing kepala bagian yang ada dalam perusahaan 3. Adanya pembuatan rekap lembur yang dibuat oleh manajer personalia berdasarkan catatan jam lembur yang dibuat kepala bagian masing-masing, yang sekaligus pengecekan independen atas jam lembur pegawai. IV.1.4 Pemahaman atas Arus Informasi dan Komunikasi Tujuan sistem informasi dan komunikasi suatu satuan usaha adalah memberikan informasi-informasi kepada manajemen yang dibutuhkan dan mengambil keputusan berdasarkan informasi yang ada. Untuk memahami sistem penggajian yang ada dalam perusahaan, maka dilakukan penilaian terhadap prosedur yang berhubungan dengan sistem penggajian tersebut. Berdasarkan kuisioner internal control atas pemahaman informasi dan komunikasi (lampiran 14), terlihat bahwa Pemahaman atas informasi dan komunikasi pada PT Lahanwicaksana Prima cukup memadai. Hal ini terlihat dari sistem komunikasi yang telah diterapkan sehingga dapat menjalin terjadinya komunikasi yang baik antara bawahan dan atasan, frekuensi rapat antar bagian juga merupakan sarana komunikasi yang diterapkan perusahaan, serta kebijakan dan tujuan perusahaan yang dikomunikasikan secara memadai melalui pertemuan-pertemuan, rapat, maupun secara lisan dari pimpinan kepada karyawan.
Yang masih perlu diperbaiki adalah dalam hal sistem informasi yang ada, karena sistem informasi yang ada belum dapat memastikan kelengkapan pencatatan transaksi yang terjadi, serta sistem informasi yang ada belum dapat membantu menghindari pencatatan ganda atas beban gaji yang terjadi.
IV.1.5 Pemantauan Aktivitas pemantauan berkaitan dengan efektivitas internal control yang dijalankan perusahaan secara periodik dan terus menerus untuk menentukan apakah internal control telah dilaksanakan dengan semestinya dan telah diperbaiki sesuai dengan keadaan. Pemantauan yang ada pada perusahaan secara umum dapat dikatakan memadai, seperti terlihat pada kuisioner internal control atas pemantauan (lampiran 15), perusahaan mempunyai kepala bagian di setiap fungsi yang ada untuk mengawasi setiap aktivitas bawahannya, dan menanggapi keluhan-keluhan yang disampaikan oleh bawahannya melalui jalan musyawarah. Selain itu, sejalan dengan perkembangannya, perusahaan telah beberapa kali mengubah struktur organisasi, prosedur dan kebijakan yang ada. Perubahan ini dimaksudkan untuk menyempurnakan efektivitas internal control perusahaan agar sesuai dengan perkembangan dan perubahan lingkungan perusahaan. Walaupun perusahaan tidak memiliki komite audit bukan berarti aktivitas pemantauan tidak dilakukan, dalam
PT Lahanwicaksana Prima ini, fungsi pemantauan lebih banyak dilakukan oleh pemilik perusahaan. Hanya saja pemantauan tidak dilakukan dengan langsung terlibat aktif dalam operasi perusahaan.
IV.2 Pembahasan atas Prosedur Penggajian dan Kepegawaian IV.2.1 Pembahasan atas Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Pegawai Fungsi ini merupakan fungsi penting bagi audit atas penggajian, karena mempengaruhi biaya gaji untuk periode yang bersangkutan. Pencatatan waktu hadir menunjukkan jumlah jam kerja pegawai dalam satu bulan. Sistem pencatatan waktu yang digunakan perusahaan adalah Finger Scan dimana mesin absensi tersebut langsung terhubung dengan komputer manajer personalia melalui sistem online, sehingga setiap absensi yang dilakukan oleh pegawai langsung terdeteksi dan terupdate secara otomatis di komputer manajer personalia. Sistem absensi yang diterapkan perusahaan tidak memungkinkan pegawai melakukan absensi terhadap pegawai lain. Berdasarkan prosedur pencatatan waktu hadir, ditemukan kelemahan internal control perusahaan atas kegiatan pencatatan waktu hadir pegawai. Kelemahan tersebut adalah ketika jaringan sistem online dari mesin absensi ke komputer manajer personalia terputus karena
kesalahan jaringan pada sistem (server error) ataupun karena terputusnya jaringan listrik sehingga absensi tidak bisa dilakukan atau terdeteksi di komputer manajer personalia. Selain itu jika hal tersebut terjadi, maka kemungkinan terjadinya human error dalam penghitungan daftar jam kerja pegawai dan daftar jumlah gaji akan semakin besar. Sejauh ini hal-hal diatas memang jarang terjadi di perusahaan, namun hendaknya perusahaan siap mengantisipasi hal diatas, agar bisa segera diatasi apabila hal tersebut benar-benar terjadi. Sebagai contoh antisipasinya adalah memberlakukan sistem absensi cadangan (mesin print pada kartu absen khusus) yang bisa digunakan pada saat server error terjadi ataupun pada saat jaringan listrik terputus.
IV.2.2 Pembahasan atas Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah Berdasarkan prosedur pembayaran gaji dan upah ditemukan adanya kekuatan-kekuatan internal control atas kegiatan pembayaran gaji dan upah. Kekuatan-kekuatan tersebut antara lain: a.
Daftar gaji dan upah serta rekap daftar gaji dan upah dibuat oleh bagian personalia setelah terlebih dahulu menghitung jumlah jam kehadiran pegawai berdasarkan rekap daftar pegawai. Hal ini dilakukan untuk meyakinkan bahwa pegawai dibayar atas jam kerja yang sebenarnya sehingga tidak merugikan perusahaan.
b.
General manager memeriksa ulang daftar gaji dan upah serta voucher keluar (bukti kas keluar) yang telah dibuat. Hal ini
dilakukan untuk meyakinkan bahwa perhitungan gaji dan upah, serta voucher keluar dibuat secara benar dan teliti. Selain kekuatan-kekuatan tersebut, juga terdapat kelemahankelemahan internal control atas kegiatan pembayaran gaji dan upah. Kelemahan-kelemahan tersebut antara lain: a.
Tidak ada pemisahan tugas antara bagian yang membuat rekap jumlah jam kerja pegawai dengan bagian pembuat rekap daftar gaji pegawai sehingga kemungkinan kecurangan bisa terjadi, seperti penambahan pegawai fiktif.
b.
Tidak ada slip gaji yang dibuat oleh perusahaan, sehingga pegawai tidak mengetahui rincian gaji yang diterimanya setiap bulan, hal ini berpotensi menimbulkan konflik antara pegawai dan perusahaan.
c.
Tidak adanya job rotation atas pegawai yang melakukan penghitungan maupun pembayaran gaji dan upah.
d.
Tidak digunakannya formulir yang pre-numbered untuk voucher ataupun kas keluar. PT Lahanwicaksana Prima tidak memberlakukan kebijakan
pemotongan gaji karyawan, karena semua aspek pajak (PPh pasal 21) disubsidi penuh oleh kantor pusat. Sehingga gaji yang diterima oleh karyawan tiap bulannya adalah murni take home pay tanpa dipotong biaya asuransi maupun PPh pasal 21 untuk pajak penghasilan. Namun kebijakan ini tidak berlaku bagi karyawan yang berada pada tingkat
manajerial, karena khusus untuk karyawan dalam tingkat manajerial perusahaan tetap memberlakukan pemotongan untuk pajak penghasilan sesuai dengan ketentuan pajak penghasilan PPh pasal 21, yang besarnya bergantung dari jumlah gaji masing-masing pegawai tiap bulannya.
IV.3 Perbandingan Teori dan Prosedur yang Diterapkan Perusahaan Untuk
memahami
keandalan
prosedur
penggajian
pada
PT
Lahanwicaksana Prima, maka dilakukan perbandingan antara prosedur penggajian PT Lahanwicaksana Prima dengan prosedur penggajian yang baik dan benar. Perbandingan Prosedur Penggajian Menurut Teori Arens dan Loebbecke dengan Pelaksanaan Prosedur Penggajian PT Lahanwicaksana Prima Teori Arens dan Loebbecke Fungsi kepegawaian dipisahkan dari fungsi pencatatan waktu dan fungsi penggajian Rekapitulasi absensi dan catatan lembur dilakukan oleh bagian pencatatan waktu Distribusi gaji dilakukan oleh bagian penggajian Bukti kas keluar dan formulir yang digunakan hendaknya pre-numbered Petugas yang melakukan pembayaran gaji hendaknya dilakukan oleh seseorang yang tidak terlibat dalam fungsi penggajian
PT Lahanwicaksana Prima Fungsi kepegawaian tidak dipisahkan dari fungsi pencatatan waktu dan fungsi penggajian Audit kartu absensi dan catatan lembur dilakukan oleh bagian personalia Distribusi gaji dilakukan oleh bagian keuangan Bukti kas keluar dan formulir yang digunakan tidak pre-numbered Petugas yang melakukan pembayaran gaji adalah petugas dari bagian keuangan (memiliki hubungan dengan fungsi penggajian)
IV.4 Pemahaman atas Internal Control Siklus Penggajian dan Kepegawaian
Pemahaman atas internal control siklus penggajian dan kepegawaian dapat dilihat pada kuisioner internal control atas siklus penggajian dan kepegawian (lampiran 16). Dari lampiran tersebut bisa dilihat bahwa internal control atas siklus penggajian dan kepegawaian pada PT Lahanwicaksana Prima berada dalam keadaan yang cukup memadai. Hanya ada beberapa hal yang belum diterapkan oleh perusahaan yaitu job rotation pada karyawan yang melakukan penghitungan maupun pembayaran gaji, tidak ada petugas yang mengawasi waktu hadir karyawan serta tidak dibuatnya slip gaji untuk karyawan. Selain dari beberapa hal di atas, internal control yang diterapkan ataas siklus penggajian dan kepegawaian PT Lahanwicaksana Prima telah cukup baik.
IV.5 Penilaian Risiko Pengendalian Setelah mendapatkan pemahaman atas internal control penggajian dan kepegawaian PT Lahanwicaksana Prima, maka langkah selanjutnya adalah melakukan penilaian atas risiko pengendalian. Keperluan pengujian pengendalian menggunakan atribut pengujian pengendalian yang mencakup Test of Control, TRAO (Transaction Related Audit Objective), dan Key Internal Control. Tujuan dilakukannya pengujian atas pengendalian (Test of Control) adalah untuk memberikan keyakinan yang memadai atas internal control yang dinyatakan dalam kuisioner memang benar-benar berfungsi dan dijalankan dengan efektif dalam perusahaan. Pengujian atas pengendalian juga dilakukan untuk mengetahui apakah semua Transaction Related Audit Objective (tujuan audit terkait transaksi) telah dilaksanakan dengan efektif
sehingga
dapat
diandalkan
oleh
auditor
untuk
mengurangi
luas
pemeriksaannya. Sedangkan key of internal control adalah internal control yang utama, yang dianggap paling menentukan. Langkah-langkah yang ditempuh untuk menetapkan tingkat risiko pengendalian pada fungsi penggajian meliputi: a.
Mengidentifikasi tujuan audit berkaitan dengan transaksi atas fungsi penggajian yaitu:
Atribut Pengujian Internal Control atas Siklus Kepegawaian dan Penggajian Transaction Related Audit Objective Pembayaran gaji yang dicatat adalah untuk pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan yang benarbenar ada (existence)
Key of Internal Control
- Laporan absensi karyawan diotorisasi oleh manajer personalia - Catatan kepegawaian yang memadai dan diperbaharui - Bukti kas keluar diotorisasi sebelum pembayaran gaji Transaksi penggajian yang - Bukti kas keluar untuk ada dicatat (completeness) pembayaran gaji harus pre-numbered dan diberi keterangan Transaksi penggajian yang - Verifikasi intern atas dicatat adalah untuk jumlah perhitungan dan jam kerja karyawan yang jumlah uang sebenarnya dan pada tingkat - Tingkat gaji beserta gaji yang tepat, potongan potongannya gaji diperhitungkan dengan diotorisasi dengan layak (accuracy) layak Transaksi penggajian - Adanya bagan akun diklasifikasikan dengan (charts of accounts)
Test of Control - Memeriksa daftar hadir karyawan - Memeriksa catatan kepegawaian - Meninjau struktur organisasi, mendiskusikan dengan karyawan dan mengamati pekerjaan yang sedang dilakukan Memeriksa urutan bukti kas keluar untuk pembayaran gaji - Memeriksa apakah ada indikasi internal control - Memeriksa otorisasi catatan kepegawaian
- Meninjau bagan akun (charts of accounts)
layak (classification) Transaksi penggajian dicatat tepat waktu (timing)
Transaksi penggajian dimasukkan pada rekap gaji dan diiktisarkan dengan layak (posting and summarization)
-
yang memadai Klasifikasi akun-akun diversifikasi Adanya prosedur yang mengharuskan pencatatan transaksi segera setelah gaji dibayarkan Verifikasi intern atas tanggal Verifikasi intern atas isi dari rekap gaji Membandingkan total pada rekap gaji dengan total pada buku besar
- Memeriksa apakah ada indikasi internal control - Memeriksa prosedur manual dan mengamati ketika pencatatan dilakukan
- Memeriksa apakah ada indikasi internal control - Memeriksa laporan iktisar
b. Mengidentifikasi pengendalian khusus yang membantu pencapaian tujuan audit berkaitan dengan transaksi. Pada tahap ini dilakukan identifikasi atas pengendalian yang dilakukan dengan penelaahan kembali dokumen-dokumen pemahaman atas internal control perusahaan, terutama yang berkaitan dengan penggajian c. Mengidentifikasi dan mengevaluasi kelemahan-kelemahan yang ada. Pada tahap ini dilakukan identifikasi kelemahan yang ada dalam perusahaan, yang dimaksud dengan kelemahan adalah pengendalian yang tidak memadai. Setiap kelemahan perlu dicari pengendalian kompensasi yang dapat mengatasi kelemahan tersebut. VI.6 Matriks Pengendalian Risiko Setelah pemahaman atas internal control siklus penggajian dan kepegawaian selesai, dilakukan proses penilaian atas risiko pengendalian. Penilaian risiko pengendalian dilakukan dengan membuat matriks risiko
pengendalian yang juga berguna untuk mengidentifikasikan kekuatan (control) dan kelemahan (weakness). Di bawah ini adalah matriks pengendalian risiko atas fungsi penggajian dan kepegwaian pada PT Lahanwicaksana Prima: Matriks Pengendalian Risiko atas Fungsi Penggajian dan Kepegawaian PT Lahanwicaksana Prima
weakness
Control
Dokumen kepegawaian yang memadai Mesin pencatat waktu kehadiran yang memadai Audit ulang sebelum gaji dan upah dibayarkan Pemisahan fungsi antara bagian pembukuan dan pembayaran gaji Otorisasi untuk penerimaan dan pemberhentian pegawai, perubahan data dan gaji pegawai, serta pencatatan waktu hadir Bukti kas keluar di posting ke buku besar Semua transaksi dicatat menurut perkiraan tertentu Sistem online dalam absensi yang otomatis langsung terupdate di komputer manajer personalia dan memudahkan pembuatan rekapitulasi daftar kehadiran pegawai Tidak digunakannya formulir Pre-numbered untuk bukti kas keluar Tidak ada job-rotation atas petugas yang melakukan pembayaran gaji pegawai
C C C C
Posting and Summarization
Timing
Classification
Accuracy
Completeness
Existance
Tujuan Internal Control
C C
C C
C
C
C
C
C C
C
W W
W W
C
Tidak dibuatnya slip gaji untuk diberikan kepada pegawai Penetapan Risiko Pengendalian
W
W
M
M
W L
L
M
Keterangan: C : Control W : Weak L : Low M : Medium Menetapkan risiko pengendalian low atau medium yaitu dengan menelaah masing-masing kolom untuk pengendalian terkait dan kelemahan serta mempertanyakan “Apakah ada kemungkinan salah saji atau ketidakberesan yang material dari jenis yang dapat dikendalikan tidak dicegah atau dideteksi dan diperbaiki oleh pengendalian ini, dan apa dampak dari kelemahan ini ?” Kalau kemungkinannya tinggi maka risiko pengendalian rendah. Misalkan untuk tujuan internal control existence yaitu pembayaran gaji yang dicatat adalah untuk pembayaran ke pegawai yang bukan pegawai fiktif, seperti yang terlihat pada matriks pengendalian risiko, penetapan risikonya medium. Dari matriks pengendalian risiko di atas, ditemukan adanya kelemahan audit objektif atas transaksi, yaitu pegawai yang menyiapkan daftar gaji dan upah dengan petugas yang melakukan pembayaran gaji tidak dirotasikan. Hal ini dapat mengakibatkan kecurangan, yaitu petugas bisa saling berkerja sama untuk melakukan pembayaran gaji dan upah pada pegawai fiktif dan mengambil keuntungan. Prosedur audit yang seharusnya dilakukan adalah dengan mencocokan daftar gaji dan slip gaji dengan data pegawai. Dengan demikian
L
kecurangan terhadap pembayaran gaji dan upah pada karyawan fiktif dapat dihindari. Oleh karena itu penetapan risiko pengendaliannya medium, karena pengendalian yang ada masih dapat membantu mencegah kecurangan tersebut terjadi. Kelemahan lain yang terdapat pada PT Lahanwicaksana Prima adalah tidak digunakannya
formulir
pre-numbered
untuk
voucher
keluar
(formulir
pengeluaran kas). Hal ini bisa berdampak terjadinya manipulasi atau kecurangan dalam penggunaan voucher keluar, sehingga perusahaan bisa mengalami kerugian atas penggunaan voucher keluar yang tidak semestinya. Prosedur audit yang seharusnya dilakukan adalah dengan memberi nomor urut atas voucher keluar yang digunakan sehingga kecurangan bisa dicegah bahkan biasa diatasi. Kelemahan
lain
juga
terjadi
pada
prosedur
penggajian
PT
Lahanwicaksana Prima yaitu tidak dibuatnya slip gaji untuk pegawai sehingga pegawai tidak mengetahui rincian gaji yang diterimanya. Penerimaan gaji hanya bisa diketahui dengan melakukan pengecekan rekening pribadi masing-masing oleh pegawai. Hal ini akan berdampak terjadinya kesalahpahaman antara pegawai dengan perusahaan mengenai jumlah gaji yang dibayarkan. Prosedur audit yang seharusnya dilakukan adalah membuat slip gaji yang kemudian diberikan dan ditanda tangani oleh masing-masing pegawai sebagai bukti serah terima gaji sehingga kesalahpahaman antar pegawai dan perusahaan bisa diatasi.
IV.7 Peranan Internal Control atas Prosedur Penggajian dan Kepegawaian terhadap Penentuan Sifat, Saat dan Lingkup Audit
Berdasarkan pemahaman atas internal control prosedur penggajian dan kepegawaian, hasil pengujian pengendalian, internal control quistionaire, dapat ditarik kesimpulan bahwa internal control atas prosedur penggajian dan kepegawaian pada PT Lahanwicaksana Prima cukup memadai. Dengan pengendalian yang cukup memadai maka: a.
Sifat audit. Internal control yang cukup memadai memungkinkan auditor untuk mengurangi pelaksanaan tes yang bersifat detail (substantive test of transaction dan test of detail of balances). Sehingga auditor dalam melakukan audit terhadap perusahaan lebih memfokuskan pada test of control dan oleh karena itu pula, biaya audit dapat diperkecil
b.
Saat pelaksanaan audit. Internal control yang memadai memungkinkan auditor untuk bisa mulai melakukan audit sebelum tanggal neraca. Hal ini dapat terjadi karena pelaksanaan audit lebih berfokus pada test of control yang dilakukan bisa sebelum tanggal neraca. Karena pelaksanaan substantive test of transaction dan test of detail of balances harus dilakukan setelah tanggal neraca.
c.
Lingkup
pelaksanaan
audit.
Internal
control
yang
memadai
memungkinkan auditor untuk mempersempit ruang lingkup pelaksanaan audit, sehingga waktu dan biaya pelaksanaan audit dapat diminimalisasi.
