43
BAB IV ANALISA HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Pada PT. Mitra Stania Prima Untuk mengetahui tentang sistem informasi akuntansi pembelian pada PT.Mitra Stania Prima maka dibawah ini penerapan sistem informasi akuntansi tersebut dijabarkan sebagai berikut : a. Dokumen yang digunakan 1) Purchase Request Purchase request adalah surat daftar pembelian yang dikeluarkan oleh Direkur Operasional & Direktur Keuangan dimana barang yang berisi kode barang, nama barang dan kuantitas barang yang akan dipesan, keterangan dan informasi pejabat yang mengotorisasi pembelian. 2) Quotation Price List Quotation Price List adalah dokumen penawaran harga dari pemasok barang. Dokumen ini biasanya diperbaharui sebulan sekali atau bila ada daftar informasi perubahan harga barang dari pemasok. 3) Purchase Order Purchase Order adalah surat order pembelian yang ditujukan kepada pemasok. Dalam surat pemesanan tersebut tercantumkan nomor PO, tanggal PO, kurs, nama dan alamat pemasok, nama dan kode barang,
44
jumlah pesanan, kemasan, harga per satuan barang, total harga, tanggal dan alamat pengiriman barang serta tanggal berlakunya surat pesanan tersebut, waktu pembayaran dan informasi pejabat yang mengotorisasi pembelian barang. Surat pesanan dibuat menjadi 3 rangkap dan didistribusikan kepada : a) Lembar ke-1 : Untuk Pemasok b) Lembar ke-2 : Untuk arsip bagian pembelian c) Lembar ke-3 : Untuk bagian finance yang menangani bagian hutang 4) Laporan Penerimaan Barang / Material Received Report (MRR) Material Received Report adalah Laporan yang berisi data-data mengenai barang yang diterima dari pemasok, yang mencantumkan nomor dan tanggal penerimaan barang, kode dan nama barang, jumlah barang yang diterima, nama pemasok, nomor surat jalan dari pemasok dan nomor PO. Laporan ini dibuat menjadi 4 rangkap dan distribusikan kepada : a) Lembar ke-1 : Untuk bagian produksi / Smelting b) Lembar ke-2 : Untuk bagian pembelian (Beserta fotokopi surat jalan) c) Lembar ke-3 : Diarsip menurut nomor oleh bagian gudang d) Lembar ke-4 : Untuk bagian finance yang menangani utang (Beserta surat jalan pemasok)
45
5) Payable Aging Report Payable Aging Report adalah dokumen ini berisi tentang data-data utang perusahaan pada pihak pemasok yang mencantumkan nama pemasok, nomor dan tanggal invoice, tanggal jatuh tempo dan total utang. 6) Voucher Pembayaran Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran kepada pemasok yang harus dilampiri dengan invoice dari pemasok, PO , dan material received report. 7) Cek / Bilyet Giro Bukti Pembayaran utang dagang kepada pemasok setelah mendapat otorisasi dari finance & accounting director serta president director b. Prosedur Pembelian Adapun prosedur pembelian yang diterapkan pada PT. Mitra Stania Prima : 1) Prosedur pembelian pada PT. Mitra Stania Prima dimulai dari direktur operasional & direktur keuangan. Bagian ini membuat dan melakukan rencana produksi dari awal hingga menghasilkan timah balok, juga melakukan kontrol terhadap persediaan yang telah mencapai reorder point dan data persediaan lainnya dari file persediaan yang kemudian dievaluasi sesuai dengan kebutuhan produksi untuk mendapatkan jumlah bahan baku
46
yang akan dibeli. Selanjutnya permintaan pembelian tersebut dicatat dalam purchase request. 2) Purchase request kemudian dikirim via email ke bagian pembelian setelah disetujui oleh pejabat yang berwenang yaitu oleh smelting manager. 3) Bagian pembelian mengevaluasi purchase request tersebut. Selanjutnya dilakukan seleksi pemasok dari file induk pemasok. Bagian pembelian langsung melakukan seleksi pemasok. Untuk barang yang sudah pernah dibeli, bagian pembelian langsung menghubungi pemasok melalui telepon atau email. 4) Setelah melakukan seleksi pemasok berdasarkan quotation price list yang diterima bagian pembelian membuat purchase order (3 Rangkap) yang telah diotorisasi oleh pejabat berwenang. Setelah diotorisasi, lembar ke-1 dikirimkan ke pemasok, lembar ke-2 diarsip sendiri oleh bagian pembelian dan simpan pada file transaksi pembelian (File Purchase Order), dan lembar ke-3 didistribusikan ke bagian finance yang menangani utang. 5) Karena barang yang dipesan adalah barang lokal, maka barang tersebut langsung dikirim ke lokasi perusahaan. 6) Barang yang dipesan beserta surat jalan diterima oleh bagian smelting yang selanjutnya dicocokan dengan informasi yang diterima dari bagian
47
pembelian lalu diterbitkan material received report (MRR) oleh bagian gudang sebanyak 4 rangkap yang didistribusikan kepada : a. Lembar ke-1 : Untuk bagian produksi / smelting b. Lembar ke-2 : Untuk bagian pembelian (Beserta fotokopi surat jalan) c. Lembar ke-3 : Diarsip menurut nomor oleh bagian gudang d. Lembar ke-4 : Untuk bagian finance yang menangani utang (Beserta surat jalan pemasok) 7) Bagian pembelian menginput material received report yang diterima dari bagian gudang ke file penerimaan barang (file PO Receiving Function) yang sebelumnya dicocokan dengan PO yang telah dibuat dahulu dan fotokopi surat jalan. Dengan terisinya file tersebut, file persediaan (file item inquiry) otomatis terupdate juga. 8) Bagian finance yang menangani utang menerima dokumen berupa invoice, surat jalan, dan PO. PO lembar ke-3 diterima dari bagian pembelian dan dokumen MRR lembar ke-4 dari
bagian gudang. Kepada pemasok
diberikan bukti tanda terima invoice. 9) Bagian finance yang menangani utang memeriksa semua dokumen yang diterimanya dan menghitung total invoice yang terhutang. Periksa total invoice apakah sudah sesuai dengan invoice, PO dan MRR bila sudah
48
sesuai kemudian diinput dan disimpan pada file transaksi utang dagang tetapi bila tidak sesuai bagian finance yang menangani utang akan menghubungi bagian purchasing untuk dilakukan cross chek ulang. 10) Setelah itu diterbitkan payable aging report berisi data-data utang dan waktu pembayaran kepada pemasok. Bila sudah jatuh tempo berdasarkan payable aging report tersebut maka dibuatkan voucher pembayaran. Pembayaran dilakukan dengan cek/giro yang diotorisasi oleh direktur keuangan atau direktur operasional dan direktur utama. Bila sudah melakukan pembayaran, bagian finance yang menangani utang menutup file utang dagang, sedangkan voucher pembayaran dan payable aging report diarsip menurut tanggal. Adapun teknologi yang digunakan untuk mendukung sistem informasi akuntasi pembelian yang diterapkan pada PT. MItra Stania Prima adalah sebagai berikut: 1) Brainware Operator bagian finance yang menangani utang, bagian purchasing
49
2) Software Software yang digunakan adalah sistem operasi Microsoft Windows 7 dengan program Microsoft Excel, Microsoft Word dan sistem FER.4EE yang dikembangkan accurate specialist 3) Hardware yang terdiri dari : a) Monitor LCD 15 Inch b) CPU dengan Processor Intel i3 c) Hard drive dengan kapaistas minimal 300GB d) Printer e) Mouse f) Keyboard 4) Database yang digunakan, meliputi : a) File Transaksi Pembelian (File Purchase Order) Berisi informasi mengenai barang yang dibeli, yang terdiri dari : no_PO, tanggal_PO, kode_pemasok, nama_pemasok, kode_barang, nama_barang,
unit_barang,
harga_stauan,
tanggal_dibutuhkan,
total_nilai_pembelian, currency b) File Penerimaan Barang (File PO Receiving Function)
50
Berisi informasi mengenai barang yang diterima, yang terdiri dari : kode_barang,
nama_barang,
kode_pemasok,
nama_pemasok,
tanggal_penerimaan, jumlah_barang_diterima, no_LOT. c) File Persediaan (File Item Inquiry) Berisi informasi mengenai posisi persediaan, yang terdiri dari : kode_barang, nama_barang, persediaan_awal, mutasi_debet_kredit, persediaan_akhir, lokasi, no_LOT. d) File Transaksi Utang Dagang (File Account Payable) Berisi utang timbul dari hasil transaksi pembelian serta utang yang telah dibayarkan. File ini terdiri dari beberapa field yang meliputi : kode_pemasok, nama_pemasok, tanggal_terima_invoice, no_invoice, tanggal_jatuh_tempo, jumlah_utang, pajak, total_uang, currency, keterangan. c. Pengendalian yang diterapkan 1) Pengendalian Umum (General Controls) a) Pengendalian organisasi, adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab yang jelas antara bagian pembelian, bagian gudang dan bagian utang. b) Pengendalian dokumentasi, yaitu dengan penggunaan formulir bernomor urut tercetak pada Purchase Order.
51
c) Pengendalian perangkat keras, merupakan pengendalian yang sudah dipasang di dalam komputer itu oleh pabrik pembuatnya untuk mendeteksi kesalahan atau tidak berfungsinya perangkat keras, misalnya bila mouse/keyboard yang tidak terpasang dengan baik maka secara otomatis sistem mengeluarkan peringatan. d) Pengendalian keamanan fisik, dengan penggunaan stabilizer dan UPS pada setiap komputer. e) Pengendalian keamanan data, dengan pemakaian password dan backup 2) Pengendalian Aplikasi (Application Controls) a) Pengendalian Input 1) Echo
check
untuk
mengecek
kebenaran
data
dengan
membandingkan antara data yang diketikkan dengan data yang seharusnya dimasukkan pada layar monitor. Contoh penerapan echo check yaitu pada saat penginputan purchase order yang akan dicocokkan antara form purchase order dengan hasil input di layar. 2) Verifikasi dokumen untuk menjamin kelengkapan dan kebenaran otorisasi. Hal ini diterapkan pada waktu membuat PO diperiksa kembali apakah jumlah barang yang dipesan telah benar dan apakah kolom otorisasi yang harus diotorisasi oleh pejabat berwenang sudah benar dan lengkap.
52
3) Field check untuk memeriksa kebenaran data yang dimasukkan dengan mencocokkan nilai dari field data tersebut dengan tipe fieldnya, apakah yang bertipe numeric, alphabetic, ataukah tanggal. Karena PT. Mitra Stania Prima telah menerapkan sistem komputer pada setiap proses transaksinya maka sistem tersebut yang akan langsung memeriksa nilai dari field data yang dimasukkan dengan tipe fieldnya. b) Pengendalian Proses Control total check untuk mendeteksi apakah semua data yang diolah telah lengkap dan benar. Contoh penerapannya yaitu pada saat menginput material received report harus memeriksa kembali apakah nama, kode dan jumlah barang yang dimasukkan dalam file PO receiving function sudah sesuai dengan yang tercantum pada material receiving report. c) Pengendalian Output 1) Laporan yang dihasilkan perlu diawasi distriusinya agar yang menerima laporan itu hanya pihak yang berhak saja. Hal ini diterapkan seperti dalam blok model sistem akuntansi pembelian. Salah satu contohnya yaitu pada saat membuat material receiving report rangkap 4 yang akan didistribusikan ke bagian produksi, bagian pembelian, diarsip menurut tanggal, bagian keuangan (beserta surat jalan pemasok).
53
2) Laporan yang sudah tidak digunakan oleh pemakai laporan pada saat tertentu, tetapi masih penting untuk digunakan di masa mendatang, maka laporan tersebut diarsip. d. Sistem Pelaporan Proses pembuatan laporan yang didistribusikan kepada pihak manajemen bersifat individual dalam arti tidak ada pelaporan yang pembuatannya terpusat pada tanggung jawab sebuah fungsi/bagian melainkan pelaporan dibuat oleh masing-masing bagian sesuai dengan uraian tugas masing-masing. Misalnya, bagian gudang melaporkan jumlah penerimaan barang per periode tertentu, bagian utang melaporkan saldo utang yang belum dibayar per periode tertentu. Sistem pelaporan akuntansi telah dibagi menjadi kelompok-kelompok dengan menggunakan kode-kode yang terinci. Misalnya, kode bahan baku untuk masing-masing jenis dan kode pemasok. Ada beberapa laporan yang disampaikan kepada pihak manajemen sehubungan dengan transaksi pembelian bahan baku, yaitu : 1) Laporan pembelian bahan baku selama sebulan berdasarkan jenis barang dan pemasok. Pembuatan laporan ini berdasarkan laporan penerimaan barang (material receiving report).
54
2) Laporan rekonsiliasi utang yang akan menunjukkan saldo utang yang belum dibayar kepada pemasok yang disajikan setiap bulan 3) Laporan keuangan yang disajikan secara bulanan dan tahunan
55
d. Flow Chart Bagian Pembelian pada PT. Mitra Stania Prima PEMASOK PO
PEMBELIAN Mulai
PRODUKSI Kebutuhan Produksi
GUDANG Kontrol Persediaan
KEUANGAN PO
Menerima PR
MRR & Surat Jalan
Ka.Smelter Barang tiba &pemeriksaan Qty
Surat Jalan
Invoice
Pemilihan Pemasok & otorisasi
MRR MRR
Payable Aging Report
PO
Invoice File
MRR
File
File Voucher Pembayaran
Cek/Giro
File
56
B. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Pada PT. Mitra Stania Prima Dalam pembahasan ini diusahakan dapat memberikan kesimpulan dan saran yang aplikatif agar PT. Mitra Stania Prima dapat menyusun sistem informasi yang lebih sesuai dan lebih handal dengan biaya yang relatif rendah. Adapun evaluasi pada sistem informasi pembelian ini meliputi : 1. Evaluasi terhadap dokumen yang digunakan 2. Evaluasi terhadap prosedur pembelian 3. Evaluasi terhadap pengendalian yang diterapkan 4. Evaluasi terhadap sistem pelaporan Adapun uraian tentang tiap evaluasi akan dijabarkan pada poin-poin dibawah ini. 1. Evaluasi terhadap dokumen yang digunakan Dari hasil evaluasi dapat disimpulkan bahwa : a. Jenis-jenis dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian perusahaan yang terdiri dari : 1) Purchase Request 2) Quotation Price List (dari pihak eksternal) 3) Purchase Order 4) Material Receiving Report (MRR) 5) Payable Aging Report
57
6) Voucher Pembayaran 7) Cek Bilyet / Giro Secara umum sudah sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang diterima secara umum. Dalam hal ini pihak manajemen cukup berupaya untuk membangun sistem pengendalian dokumen yang memenuhi unsur-unsur sistem pengendalian internal. b.
Dokumen-dokumen diatas mempunyai format yang sederhana dan mudah dimengerti
oleh
para
pengguna
sehingga
mempermudah
dalam
pengisiannya. Hal ini dapat mengurangi resiko kesalahan dalam pengisian. c.
Belum semua dokumen yang digunakan bernomor urut cetak, masih ada dokumen yang penomorannya dilakukan secara manual, yaitu dokumen material receiving report yang diterbitkan oleh bagian gudang belum bernomor urut tercetak (prenumbered) melainkan ditulis tangan oleh petugas penerima. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya duplikasi dokumen atau dokumen tidak bernomor. Keadaan ini dapat menghambat dan
membingungkan
proses
pencarian
dokumen
sewaktu-waktu
dibutuhkan oleh pihak-pihak tertentu. Selain itu, hal ini tentu saja meningkatkan adanya resiko penyelewangan dokumen. Usulan penulis agar perusahaan menggunakan dokumen bernomor urut tercetak sehingga dapat dipertanggung jawabkan oleh fungsi yang bersangkutan.
58
d.
Tidak adanya dokumen tentang penawaran harga kepada pemasok. Permintaan penawaran harga hanya dilakukan secara lisan. Perusahaan melakukan ini agar informasi lebih cepat diterima oleh pemasok. Namun mengingat pembelian menyangkut transaksi yang mengikat kedua belah pihak baik perusahaan maupun pemasok, maka dibutuhkan formulir atau dokumen yang legal dan sah. Dan untuk menunjukan tender yang dilakukan secara kompetitif.
e.
Saat invoice diterima dari pemasok bila terjadi perbedaan harga barang yang ada dengan price list, bagian pembelian hanya mengikut terjadinya perubahan harga tersebut. Hal ini kurang tepat karena bagian pembelian hanya mempercayai pihak pemasok saja dan bisa saja terjadi kerjasama antara bagian pemasok dan bagian pembelian yang tidak diketahui oleh perusahaan dan tentu saja hal ini merugikan perusahaan. Penulis menyarankan agar bagian pembelian membuat database daftar harga yang berlaku dimana setiap kali melakukan pesanan pembelian (Purchase Order) selalu dikonfirmasi kepada pemasok jikalau ada item-item tertentu yang mengalami perubahan harga sehingga dapat langsung di-update.
f.
Dokumen purchase request, purchase order, voucher pembayaran dan cek/bilyet giro telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Hal ini menunjukan telah adanya sistem otorisasi yang tepat dalam perusahaan yang akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya.
59
g.
Dokumen purchase order hanya dibuat 3 rangkap, yaitu untuk pemasok, untuk diarsip sendiri oleh bagian pembelian dan untuk bagian utang sehingga pihak-pihak terkait sering terlambat mengetahui adanya transaksi pembelian. Dokumen ini harusnya dibuat 4 rangkap karena bagian pembelian harus mendistribusikan juga dokumen ini kepada bagian gudang sebagai otorisasi untuk menerima dan memeriksa barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, waktu pengiriman dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. Pada sistem yang berjalan, bagian gudang hanya mendapat informasi secara lisan dari bagian pembelian bukan merupakan dokumen tembusan. Hal ini sangat tidak tepat karena hanya mengandalkan daya ingat manusia dan rasa saling percaya diantara rekan kerja sehingga bisa berakibat terjadinya penyimpangan dan penggelapan barang/dokumen. Selanjutnya pada dokumen PO tersebut telah mencantumkan no. PO, tanggal PO, currency, nama dan alamat pemasok, nama dan kode barang, jumlah pemesanaan, kemasan, tanggal dan alamat pengiriman barang serta tanggal berlakunya surat pesanan tersebut dan pejabat yang mengotorisasi pembelian.
h.
Pada dokumen laporan penerimaan barang (material receiving report) yang diterbitkan oleh bagian gudang hanya berisi nomor dan tanggal penerimaan barang, kode dan nama barang, jumlah barang yang diterima dari pemasok, nama pemasok, nomor surat jalan pemasok, no. PO, tetapi tidak tercantum pada kolom otorisasi bagian yang bersangkutan. Penulis
60
mengusulkan
agar
dokumen
material
receiving
report
tersebut
diperbaharui cetakannya dengan menambahkan kolom otorisasi yang terdiri dari yang menerima barang dan kepala gudang. 2. Evaluasi terhadap prosedur pembelian Dari hasil evaluasi terhadap prosedur pembelian yang ada, dapat ditemukan hal-hal sebagai berikut: a. Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi pembelian dalam perusahaan sudah cukup baik. Jaringan prosedur terdiri dari : 1) Prosedur permintaan pembelian 2) Prosedur pemilihan pemasok 3) Prosedur order pembelian 4) Prosedur penerimaan barang 5) Prosedur pencatatan utang 6) Prosedur pembayaran b. Dalam prosedur order pembelian, bagian pembelian kadang melakukan pemesanan barang kepada pemasok melalui telepon dan menunda membuat PO dengan mempertimbangkan bahwa pemasok sudah dikenal, untuk mempercepat pemesanan barang dan pemesanan barang sudah rutin terjadi. Hal ini dapat menyebabkan kebingungan pada bagian gudang yang menerima barang apalagi tidak mendapat tembusan dari bagian pembelian. Namun mengingat pembelian menyangkut transaksi yang mengingat kedua belah pihak baik perusahaan maupun pemasok, dibutuhkan
61
ketegasan dalam menjalankan prosedur pembelian. Selain itu juga untuk mengantisipasi kemungkinan terjadinya kelalaian kedua belah pihak. Sebaiknya bagian pembelian lebih memperhatikan tentang prosedur pembelian sehingga tidak merepotkan bagian lain. c. Prosedur permintaan barang yang dilakukan perusahaan sudah cukup baik, yaitu direktur operasional dan direktur keuangan
yang mengajukan
permintaan barang dengan request purchase melalui email kepada bagian pembelian yang sudah mendapat otorisasi oleh smelting manager. d. Dokumen PO dibuat setelah diterimanya purchase request. Prosedur ini dilakukan untuk menghindari pembelian bahan baku/barang yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. e. Prosedur
penyeleksian
pemasok
dilakukan
secara
komputerisasi
berdasarkan file induk pemasok. Pemasok yang terdaftar dalam file ini merupakan pemasok tetap PT. Mitra Stania Prima. Penyeleksian dan penilaian pemasok tentang kualitas barang dilakukan dengan pengecekan SN dan PB oleh Laboratorium, sedangkan untuk penyeleksian harga hanya dilakukan tawar menawar terhadap pemasok yang baru. Sehingga perusahaan tidak mengetahui perkembangan harga di pasar karena perusahaan percaya kepada pemasok yang lama. Usulan dari penulis agar perusahaan sebaiknya melakukan penyeleksian pemasok baik untuk barang yang belum pernah dibeli maupun barang yang sudah pernah dibeli, agar perusahaan mendapatkan pemasok baru yang memberikan
62
harga yang lebih murah dan dengan mutu yang sama dari pemasok yang lama. f. Kelemahan dari prosedur penerimaan barang yaitu pada bagian gudang tidak mendapat tembusan PO, hanya sekedar informasi lisan dari bagian pembelian sehingga untuk pengecekan berdasarkan rasa saling percaya antar rekan sekerja atau meminjam dokumen PO yang diarsip oleh bagian pembelian. Usulan perbaikan agar bagian pembelian mendistribusikan dokumen PO ke bagian gudang sehingga mempermudah pengecekan barang yang diterima. Kelemahan kedua yaitu fungsi penyimpanan barang dan fungsi penerimaan hanya dilakukan di satu bagian saja yaitu bagian gudang. Hal ini menunjukan adanya kelemahan dari bagian pengendalian internal karena dapat menimbulkan penyelewengan terhadap barangbarang yang diterima. Seharusnya terdapat fungsi penerimaan barang tersendiri, dimana fungsi ini dibutuhkan untuk melakukan pengecekan secara independen terhadap fisik barang dan bertanggung jawab atas penerimaan dan penolakan barang yang diterima dari pemasok. Sedangkan fungsi gudang hanya untuk
menyimpan barang dan membuat kartu
gudang. g. Adanya penundaan penginputan dokumen material receiving report oleh bagian pembelian sehingga kadang terjadi keterlambatan informasi tentang ketersediaan bahan baku yang diperlukan untuk produksi akibat
63
ketidakcocokan informasi persediaan yang ada
dalam sistem dengan
keadaan secara fisik di bagian gudang. h. Adanya penundaan penginputan dokumen MRR oleh bagian pembelian. 3. Evaluasi terhadap pengendalian yang diterapkan a. Pengendalian Umum 1) Pengendalian Organisasi Secara umum sudah terlihat adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab yang jelas antara bagian pembelian, bagian gudang dan bagian utang. Tetapi masih ada terlihat kekurangan pendelegasian tugas yang tegas dibagian akuntansi dan keuangan, dimana bagian utang merangkap juga fungsi pengeluaran uang begitu pula bagian piutang merangkap langsung sebagai fungsi penerima uang. Hal ini tidak sesuai dengan prinsip-prinsip pengendalian internal yang berlaku secara umum karena membuka peluang terjadinya penyelewengan, penggelapan
uang
atau
pemalsuan
data
keuangan.
Penulis
mengusulkan agar perusahaan melakukan pemisahan tugas yang jelas antara bagian akuntasi dan bagian keuangan 2) Pengendalian Dokumentasi Penggunaan formulir bernomor urut tercetak hanya dilakukan pada dokumen purchase order, sedangkan material receiving report masih dilakukan secara manual. Penulis mengusulkan agar perusahaan menerapkan penggunaan formulir bernomor urut cetak untuk semua
64
dokumen dan setiap dokumen sebelum didistribusikan ke bagian lain harus diperiksa kolom otorisasinya, apakah sudah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang atau belum karena setiap penggunaan dokumen harus dipertanggung jawabkan oleh masing-masing petugas. 3) Pengendalian Perangkat Keras Bagian IT specialist melakukan parity checking dan equipment check untuk komputer yang mengalami kerusakan atau kesalahan operator. 4) Pengendalian Keamanan Fisik Pengendalian terhadap keamanan fisik sudah dilakukan dengan baik yaitu dengan adanya penggunaan stabilizer dan UPS pada setiap komputer. Tetapi perlu juga diperhatikan tentang lokasi fisik pusat komputer, dimana lokasinya harus jauh dari bahaya buatan manusia atau alam yaitu sebuah gedung yang memiliki konstruksi kuat dan memiliki pasokan daya listrik yang menunjang. Juga memiliki akses terbatas ke fasilitas komputer dan memiliki pendingin ruangan karena komputer bisa berfungsi dengan baik dalam kisaran temperature 20 25º c. 5) Pengendalian Keamanan Data Untuk mencegah penggunaan komputer oleh pihak-pihak yang tidak berhak, perusahaan telah melakukan pengendalian dengan pemakaian password dan juga pengendalian terhadap keamanan data dengan
65
adanya backup data, baik backup dokumentasi maupun backup file data. b. Pengendalian Aplikasi (Application Controls) 1) Pengendalian Input a) Telah dilakukan penerapan echo check saat penginputan PO yang akan dicocokan antara form purchase order dengan hasil input di layar dimana operator diberi kesempatan untuk membetulkan bila terdapat kesalahan pengetikan. b) Adanya verifikasi dokumen untuk menjamin kelengkapan dan kebenaran otorisasi pada saat membuat dokumen PO diperiksa kembali apakah jumlah barang yang dipesan telah benar dan apakah kolom otorisasi yang harus diotorisasi oleh pejabat berwenang sudah benar dan lengkap. Begitu pula pada saat bagian utang menyiapkan voucher pembayaran atas utang yang terjadi, terlebih dahulu bagian utang memeriksa kelengkapan dan kebenaran semua dokumen yang terkait dengan teliti. c) PT. Mitra Stania Prima telah menerapkan sistem komputer pada setiap proses transaksinya maka sistem tersebut yang akan memeriksa nilai dari field data yang dimasukan dari tipe fieldnya.
66
2) Pengendalian Proses Kelebihan : a) Penerapan control total check telah dilakukan yaitu pada saat menginput material receiving report, bagian pembelian memeriksa kembali apakah nama, kode dan jumlah barang yang dimasukkan ke dalam file PO Receiving Function sudah sesuai dengan yang tercantum pada material receiving report. b) Pengendalian secara matching check telah pula diterapkan yaitu pada saat menginput dokumen material receiving report ke komputer dengan menggunakan kode barang. Kode barang ini akan dicari dan dicocokkan dengan kode barang yang ada pada file persediaan. Begitu pula pada saat menginput data utang kepada pemasok ke file utang dengan kode pemasok, bila tidak terdapat kode pemasok yang perlu dimasukkan, maka sistem dengan otomatis menolak meneruskan transaksi. Kelemahan : a) Pengecekan limit and reasonable check masih belum diterapkan. Ini terlihat pada pengolahan persediaan, ada terlihat saldo persediaan bernilai negatif. Padahal sangat tidak wajar bila terdapat persediaan yang bernilai negatif.
67
Usulan penulis agar diterapkan pengendalian limit and reasonable check pada sistem komputerisasi file persediaan dengan cara memperbaiki logika program dan memberi peringatan. 3) Pengendalian Output Kelebihan : a) Laporan yang dihasilkan telah diawasi distribusinya, material receiving report rangkap 4 yang akan didistribusikan ke bagian produksi, bagian pembelian, diarsip menurut tanggal, bagian keuangan (beserta surat jalan pemasok). b) Telah dilakukan pengarsipan untuk laporan yang sudah tidak digunakan oleh pemakai laporan pada saat tertentu, tetapi masih penting untuk digunakan di masa mendatang. Kelemahan : a) Terdapat laporan yang tepat waktu karena penundaan proses penginputan yaitu pada proses penginputan dokumen material receiving report. Hal ini menyebabkan keterlambatan dalam menerima informasi oleh bagian produksi yang membutuhkan bahan
68
b) baku untuk produksi. Penulis mengusulkan agar manajemen melakukan evaluasi dan pendisiplinan terhadap bagian-bagian yang bermasalah. c) Masih terlihat adanya dokumen yang diarsip hanya sekedar saja. Sebaiknya dokumen-dokumen yang masih diperlukan diarsip secara teratur menurut tanggal atau nomor urut sehingga memudahkan dalam pencarian dokumen tersebut. 4. Evaluasi terhadap sistem pelaporan Seperti yang telah diuraikan dalam uraian sebelumnya bahwa proses pembuatan laporan bersifat individual dimana pelaporan dibuat oleh masingmasing bagian sesuai dengan uraian tugas masing-masing. Sistem pelaporan yang bersifat individual ini memiliki kelemahan yang cukup signifikan bila dibandingkan dengan sistem pelaporan yang bersifat konsolidasi. Manajemen harus memperhatikan banyak laporan untuk menganalisis suatu proses atau mengevaluasi suatu aktivitas sementara biasanya banyak laporan untuk menganalisis suatu proses atau mengevaluasi suatu aktivitas sementara biasanya mereka hanya memiliki waktu yang terbatas untuk mengolah informasi-informasi tersebut. Dengan sistem pelaporan yang bersifat konsolidasi, manajemen memiliki laporan yang sifatnya komprehensif dan laporan-laporan tersebut dapat langsung dibandingkan sehingga pengolahan informasi tidak membutuhkan waktu yang lama dan pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat.
69
Berdasarkan hal diatas, penulis mengusulkan agar perusahaan membangun sistem pelaporan yang bersifat konsolidasi dimana fase demi fase dapat terekam oleh sistem informasi, mulai dari permintaan pembelian sampai dengan pelunasan utang dengan berbagai bentuk-bentuk laporan yang disesuaikan dengan kebutuhan manajemen/users dimana laporan-laporan tersebut merupakan hasil konsolidasi yang komprehensif dan komparatif dalam batasan – batasan periode tertentu. Dari laporan-laporan yang sudah ada pada sistem yang sedang berjalan seperti yang diuraikan sebelumnya, semuanya hanya merupakan laporan operasional dan belum adanya laporan-laporan pengendalian. Karena itu penulis mengusulkan beberapa laporan yang diperlukan untuk mengendalikan aktivitas pembelian, yaitu : a. Laporan Monitoring Pembelian Sejauh ini laporan yang ada tidak menginformasikan kepada manajemen status terakhir proses pembelian. Manajemen tidak dapat mengetahui dengan cepat apakah pembelian untuk bahan-bahan tertentu sudah dilakukan,
apakah barang-barang yang dipesan sudah diterima dan
apakah sebuah pesanan pembelian telah dipenuhi semuanya oleh pemasok atau masih ada item-item yang belum diserahkan oleh pemasok. Laporanlaporan yang ada hanya menginformasikan secara global per periode tanpa adanya laporan yang lebih rinci karena sifatnya hanya menggambarkan
70
kegiatan operasional. Dengan adanya laporan monitoring pembelian halhal yang tersebut diatas dapat diketahui oleh manajemen dengan cepat. b. Laporan Monitoring Pembayaran Dengan laporan ini manajemen dapat mengetahui berapa pembayaran yang telah dilakukan pada saat tertentu, kepada siapa saja pembayaran dilakukan, dengan apakah pembayaran dilakukan, berapa pembayaran yang dilakukan dengan tunai, cek/giro atau transfer. Informasi ini berguna untuk memantau saldo bank, mengendalikan pengeluaran uang dan membandingkan antara arus kas masuk dengan arus kas keluar.
71
5. Flow Chart Bagian Pembelian pada PT. Mitra Stania Prima yang disarankan oleh Penulis PEMASOK
PEMBELIAN
Surat Permintaan Penawaran
Mulai
PRODUKSI Kebutuhan Produksi
GUDANG Kontrol Persediaan
KEUANGAN PO
Menerima PR Surat Penawaran harga
PO
Surat Jalan
Invoice
Ka.Smelter Barang tiba &pemeriksaan Qty
Surat Permintaan Penawaran
Surat Penawaran harga
Pemilihan Pemasok & otorisasi
MRR & Surat Jalan
Invoice
MRR MRR
File
Payable Aging Report
File
PO Voucher Pembayaran
PO
Cek/Giro MRR File File
